Libros de Gerencia Resumidos

Ataque su da!
Antes de que este lo ataque a usted
Mark Woods y Trapper Woods

RESUMEN EJECUTIVO
Logr dominar a ese len? Sali ileso de ese encuentro con
un toro? Logr esquivar la estampida? Est usted acaso en
un zoolgico? En la selva?
No, simplemente est tratando de organizar su da. Pero este
pareciera abalanzarse sobre usted como una bestia salvaje,
que no le permite moverse, pensar y cumplir con sus objetivos personales y laborales.
Ataque su da! No deje que este lo ataque a usted. El presente libro es una gua prctica para aprender a aprovechar el
tiempo y llevar a cabo todos nuestros objetivos.

significa repartir el tiempo entre nuestro trabajo y nuestra vida

personal? No, esta es la vieja forma de pensar.
La nueva manera de pensar consiste en lograr un equilibrio
dentro de un mar de cambios; tener la habilidad para adaptarnos a los cambios sin perder nuestro camino; significa llevar a
cabo nuestras actividades gracias a nuestra flexibilidad.
El primer paso para crear un verdadero sistema de gestin del
tiempo es reconocer que todos los das recibimos tres regalos:
- Tiempo: sin el cual no podemos ejecutar las actividades.
- Energa: esencial para llevar a cabo las actividades.
- Eleccin: para determinar qu actividades llevar a cabo.

Lo que importan son las actividades, no el reloj

Ya usted sabe cul es el problema: Los tiempos han cambiado.
No es que el tiempo en cuanto tal haya cambiado sino que los
tiempos en los que vivimos han cambiando. No es que no tengamos suficiente tiempo. De hecho, tenemos la misma cantidad de tiempo que siempre hemos tenido y que siempre
tendremos.
El problema es que tenemos ms eventos y actividades que
administrar en la misma cantidad de tiempo. Esto se debe, en
parte, a la tecnologa, a la Internet y a las expectativas de hacer
ms con menos. Estamos conectados las 24 horas del da, los 7
das de la semana, los 365 das del ao y casi no tenemos la
oportunidad de descansar. En cierto sentido, hemos tenido que
comprimir nuestras vidas, pues nos vemos en la necesidad de
embutir cada vez ms eventos en la misma cantidad de
minutos al da.
Todo esto ha generado un cambio de paradigma. Antes separbamos nuestra vida personal de nuestro trabajo con una lnea
imaginaria. Pero para buena parte de las personas, esto no les
funcion ms, pues significaba poner en oposicin estas dos
esferas de la vida, lo que les generaba mucho estrs. Nos
empezamos a sentir culpables independientemente de a qu
lado de la lnea estuviramos.
En cambio, el nuevo paradigma implica que veamos nuestro
trabajo y nuestra vida personal como una sola esfera en la que
estn integradas durante las 24 horas del da.
Tal vez esto no le suene sensato. Tal vez le parezca el verdadero fin del equilibrio entre trabajo y vida personal. Y es que
acaso lograr un equilibrio entre trabajo y vida personal no

Si queremos maximizar estos tres regalos diarios, debemos

implementar las siguientes cinco habilidades.

1) Escoger actividades
La primera habilidad para gestionar nuestro tiempo es saber
escoger nuestras actividades. Y esto significa tambin saber
rechazar actividades. Es decir, saber decir que no.
La mayor parte de las personas creen que saber decir no
significa nicamente decirle no a los dems. Pero lo verdaderamente importante es saber decirnos que no a nosotros mismos. Siempre tendemos a aceptar actividades rpidas, divertidas, familiares, sencillas y que nos rinden una satisfaccin
instantnea.
Cuando escogemos actividades que nos rinden una satisfaccin
instantnea (por oposicin a actividades que agregan valor),
nuestra productividad se desploma y con esta, por lo general,
nuestra autoestima.
Tomar buenas decisiones, saber qu actividades escoger y qu
rechazar, implica asumir una perspectiva a largo plazo; es
decir, decidir lo que queremos que ocurra en el futuro y luego
especificar las actividades necesarias para que dicho futuro se
haga realidad.
Esto significa crear un claro panorama de los resultados que
queremos obtener con las actividades que decidamos llevar a
cabo. Si llevamos a cabo actividades sin un plan claro en mente, no estaremos ms que acelerando sobre una carretera
congelada. Estaremos agotando nuestra energa sin llegar a
ninguna parte.

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2) Hacerles seguimiento a las actividades

La siguiente habilidad de gestin del tiempo consiste en hacerles seguimiento a las actividades. Esto supone estar pendientes
de cosas intangibles: pensamientos, ideas, fechas, promesas,
recordatorios y estrategias.
Estas cosas intangibles se deben organizar para que no se nos
escape nada. Esto es particularmente importante en esta era en
la que estamos sobrecargados de informacin.
Cules son los mejores instrumentos de gestin del tiempo?
Debemos usar una agenda de papel, una agenda electrnica o
una combinacin de ambas? Cualquiera de las tres posibilidades es viable. Lo importante es que sean instrumentos sencillos. En todo caso, es importante que no dupliquemos nuestras
tareas entre las diferentes agendas que utilicemos.

que lo cerremos y revisemos nuestros mensajes electrnicos

de 3 a 6 veces al da. No ms!

3) Ordenar actividades
La vieja manera de ver el tiempo consiste en considerar que
este es lineal. Pero, qu tal si lo viramos como si fuera espacio? El tiempo es el espacio en el que vivimos. As como una
caja es un espacio que llenamos de cosas, una hora es una
"caja de tiempo" que llenamos con actividades. Esto nos
permitir gestionar mejor el tiempo.
Cuando consideramos que una hora es un espacio dentro del
cual llevaremos a cabo las actividades, nos vemos forzados a
ser ms realistas a la hora de planificar. Una caja (sea de
cartn o de tiempo) slo puede contener una cantidad limitada
de cosas (o actividades).

Una manera sencilla de utilizar instrumentos de gestin del

tiempo es verlos como cestas. Las cestas sirven para recolectar
cosas y trasportarlas. Debemos ver nuestras agendas de papel y
electrnicas como cestas en las que recolectamos y llevamos
nuestra informacin.

Solemos creer que planificar nuestro da es lo mismo que

hacer una lista de las cosas que tenemos que hacer. Pero esto
no es as. En realidad, planificar significa establecer el orden
en el que llevaremos a cabo las actividades. Para tal fin,
debemos seguir el siguiente mtodo:

Para que no se nos olvide nada, recomendamos usar seis

cestas:

- Un lugar en el que podamos estar a solas: este lugar debe

estar lejos de todo ruido y distraccin. Tambin debe ser un
sitio en el que podamos sentarnos, pensar y escribir.

- Cesta uno: el calendario mensual: sirve para recolectar los

eventos futuros y planificar actividades tales como: citas,
fechas y lmites de tiempo.
- Cesta dos: la cesta para tirarlo todo: se parece a la cesta uno.
La diferencia es que los eventos y actividades estn an por
ser programados. En otras palabras, sabemos que haremos
estas cosas, pero no sabemos exactamente cundo. La cesta
dos nos permite no olvidarnos de estas cosas.
- Cesta tres: la cesta diaria: es el calendario para las actividades diarias tales como: citas, cosas por hacer, cosas que
surjan durante el da.
- Cesta cuatro: la cesta de la memoria: es el lugar para
documentar informacin importante, delegar actividades y
hacerle seguimiento a una secuencia de eventos e informacin. Es donde anotamos la informacin importante que recibimos durante el da. Esta es informacin que probablemente
usaremos en otro momento.
- Cesta cinco: la cesta de la informacin: incluye informacin
que debemos tener a la mano: objetivos, proyectos, documentos, imgenes, nuestra direccin, nuestro directorio telefnico, etc.
- Cesta seis: la cesta de las comunicaciones: aqu estn incluidos nuestros mensajes de voz y nuestros mensajes electrnicos. Los mensajes de voz no suelen ser un problema. En cambio, los mensajes electrnicos son una fuente de distraccin,
de irrelevancias y de tentaciones que nos hacen perder el
tiempo. Hoy en da, la mayora de las personas viven en su
buzn. Lo tienen abierto todo el da. Por tanto, es importante

- Treinta minutos cada da: para ordenar las actividades. Por

qu 30 minutos? Porque cuando no nos sentimos apurados
por organizar nuestras actividades, nuestro corazn y nuestra
mente se complementan y nos ayudan a tomar mejores
decisiones.
- El mejor momento para organizar nuestro da: esto depende
de cada cual; puede ser en la maana o en la noche.
- Instrumentos de gestin del tiempo: las que nos funcionen
mejor.
Ahora estamos listos para organizar nuestro da. Debemos
practicar los siguientes pasos cada da durante los treinta
minutos antes mencionados:
- Paso uno: decidir qu actividades debemos poner sobre el
plato hoy. Para tal fin, debemos revisar nuestras seis cestas.
Luego, debemos pasar las actividades que queremos llevar a
cabo a la cesta diaria, es decir, la cesta tres.
- Paso dos: asignamos un valor a cada actividad con el fin de
jerarquizarlas. Puede ser un sistema numrico, de colores, etc.
- Paso tres: organizar nuestro da, es decir, determinar cundo, dnde y cmo tenemos pensado llevar a cabo nuestras
actividades.

4) Flexejecutar actividades
Ahora viene la siguiente habilidad a la hora de gestionar nuestro tiempo: la flexejecucin. Ya hemos organizado nuestro da

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y hemos comenzado con las actividades. Pero, como ya sabemos, las cosas no saldrn tal cual las hemos planificado.

estar completamente presentes en la pizzera con nuestro hijo y

luego hacer la llamada.

En un da cualquiera podemos caer vctimas del fuego cruzado

de las interrupciones, los imprevistos, etc. Entonces ha llegado
el momento de flexejecutar. Esta palabra es un hbrido entre
"flexibilidad" y "ejecucin". La idea es llevar a cabo nuestras
actividades, pero de manera flexible, dependiendo de todos los
imprevistos. Para flexejecutar, debemos:

5) Concentrarnos en las actividades

La quinta y ltima habilidad para gestionar el tiempo es la habilidad de concentracin. Debemos aprender a hacer un inventario personal de las actividades negativas que no nos permiten
concentrarnos. Algunas de estas actividades pueden ser:

- Estar dispuestos a dejar de lado nuestra lista de actividades

cuando las prioridades hayan cambiado.

- Mala planificacin.

- Aprovechar cualquier oportunidad que se nos presente

durante el da.

- Navegar en la Red.

- Socializar.

- Tener la capacidad de cambiar nuestro estilo de trabajar

cuando esto sea necesario.

- Tratar de hacer demasiado.

- Habituarnos a reservar cierto tiempo cada da para poder

lidiar con los imprevistos.

- Procrastinar.

- Permanecer conectados las 24 horas del da, los 7 das de la

semana y los 365 das del ao sin que esto se convierta en
una fuente de frustracin.

- Fechas de entrega poco realistas.

Todo esto implica que seamos capaces de hacer varias cosas a

la vez. Pero sin abusar. Cuando hacemos varias cosas a la vez,
no ponemos toda nuestra atencin en cada cosa que hacemos.
Por tanto, lo mejor es hacer a la vez cosas que sean sencillas.
Una manera de "contaminar" nuestro tiempo es, por ejemplo,
llevar nuestro hijo a comer pizza y atender una llamada telefnica por quince minutos mientras nuestro hijo mira fijamente
al espacio. En consecuencia, es importante que le dediquemos
un tiempo exclusivo a las cosas que son importantes. Debemos

- Perderse en los detalles.

- Incapacidad para priorizar.

Si queremos evitar este tipo de interrupciones, debemos seguir el siguiente mtodo:

1. Tomar la actividad de la lista que nos preocupa ms, por
ejemplo, tratar de hacer demasiado
2. Escribir "Nunca debo tratar de ____". Debemos escribir
esta afirmacin durante tres semanas en nuestra lista de actividades. Al cabo de las tres semanas, habremos dejado de
hacer ms de lo que podemos hacer.
3. Repetir el procedimiento con otra actividad de la lista. Y
as sucesivamente.

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Ttulo original: Attack Your Day!

Editorial: FT Press
Publicado en: Octubre de 2012

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