Instituto Tecnolgico de Saltillo

Taller de Administracin
UNIDAD 4
Mecnica del Proceso
Administrativo
Enrique Avia Meja
Ing. En Sistemas Computacionales

4.1 Planeacin
4.1.1 Elementos y principios de la planeacin
La planeacin es la fase inicial de todo proceso administrativo, toda organizacin
requiere de esta etapa preliminar para el logro de una eficiencia mxima. La
planeacin es un proceso continuo, y por supuesto siempre est sujeto a cambios,
sujeto siempre al desarrollo constante de la empresa. Para desarrollar
adecuadamente la planeacin es necesario llevar a cabo una serie de etapas que
son conocidas tambin como elementos fundamentales de la planeacin.
Visin. La visin no es ms que una proyeccin de lo que la organizacin desea
ser en un largo plazo, una declaracin de la visin responde a esta pregunta:
Qu queremos llegar a ser?
Misin. La misin no es ms que el propsito fundamental que tiene la
organizacin, empresa o institucin. En otras palabras la misin es una
declaracin de la razn de ser de una empresa. Esta declaracin debe responder
a una pregunta clave: Cul es Nuestro Negocio? En todo sistema social, las
empresas tienen una funcin o tarea fundamental que la sociedad misma le
asigna.
Objetivos. El punto de partida de la accin administrativa consecuentemente de la
planeacin, es la fijacin de objetivos. Un objeto es un fin a alcanzar. Si una
organizacin o empresa, dentro de su planeacin no considera sus objetivos,
simplemente esa empresa ser como un mero barco a la deriva del mar. Los
objetivos son claves, y deben ser siempre especificados dentro de la organizacin
misma, cada miembro del personal, debe saber qu objetivos se persiguen solo de
esa manera podr enfocar sus esfuerzos a la realizacin de lo que la empresa
quiere alcanzar. Los objetivos de toda empresa, representa los resultados que la
empresa desea obtener.
Polticas. Las polticas son una gua para orientar la accin o criterios a seguir
para la toma de decisiones, en problemas que se reten una y otra ves, dentro de la
empresa misma. Las polticas definen un rea dentro de la cual debe tomarse una
decisin (margen discrecional) La determinacin de polticas, no est reservada
exclusivamente para la alta gerencia, sino a los dems niveles que existen en la
empresa.
Reglas o Normas. Las reglas describen la accin no accin requerida y
especifica. Regula la conducta de cada miembro de la organizacin existiendo
Normas Generales y Normas Especficas.

Programas. Un programa establece la secuencia de acciones que habr de

realizarse y el tiempo que tomar para ejecutar cada una de las partes del
programa mismo.
Procedimientos. Son una serie de tareas concatenadas que forman el orden
cronolgico y la forma de establecida de ejecutar el trabajo, que deba hacerse de
forma repetitiva. Estos son de vital importancia para cualquier organizacin o
empresa, y mximo lo son para la planeacin porque estos establecen la
secuencia de operaciones que deben seguirse.
Presupuestos. Son estados de resultados anticipados a travs de los cuales, los
planes son traducidos a trminos financieros. Permiten al ejecutivo ver claramente
que el capital ser gastado, por quien y donde, que costo, ingresos, unidades o
productos. De esta manera podr dirigir mejor el plan dentro de los lmites del
presupuesto. Aparte de ser instrumentos de planeacin tambin son elementos de
control.

4.1.2 Estrategias
En otras palabras estrategia no es ms que El Arte del General, su etimologa
proviene del Griego: Strategas que significa estrictamente un general. Estrategia
se refera a la forma de dirigir las fuerzas militares para derrotar al enemigo o
disminuir las consecuencias de una derrota. Para fines administrativos las
estrategias son indispensables para el desarrollo de un plan en cualquier
organizacin. Las estrategias son cursos de accin general o alternativas, que
muestra la direccin y el empleo general e inteligente de los recursos disponibles
con que cuenta la empresa. Y por supuesto tambin es el empleo general de los
esfuerzos de toda la organizacin. El contar con una amplia gama de alternativas
o estrategias para selecciona, ayuda a elegir la ms adecuada para minimizar
dificultades en el logro de los objetivos.

4.1.3 Tcnicas cuantitativas y cualitativas de planeacin

Tcnicas Cuantitativas:
En estos tipos de tcnicas se presentan la aplicacin de mtodos racionales
(matemticos y lgicos), esto implicara estudiar el modelo matemtico establecido
por la tcnica que se desee aplicar, resultando siempre una cantidad numrica
(ndice) que puede ser comparado con otros ya establecidos.

Tcnicas Cualitativas
Estos tipos de tcnicas se presentan mtodos no matemticos basados en
confrontaciones, comparaciones, consensos, entre otros.

4.1.4Planeacin estratgica, tctica y operativa

Planeacin Estratgica.
Es la planeacin de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales
de la empresa y tienen como finalidad bsica el establecimiento de guas
generales de accin de la misma.
Este tipo de planeacin se concibe como el proceso que consiste en decidir sobre
los objetivos de una organizacin, sobre los recursos que sern utilizados, y las
polticas generales que orientarn la adquisicin y administracin de tales
recursos, considerando a la empresa como una entidad total.
Planificacin tctica.
La planificacin tctica es una extensin de la planificacin estratgica y los
planes tcticos son creados para todos los niveles de una organizacin. Establece
las medidas especficas necesarias para implementar el plan estratgico de la
empresa. Los planes tcticos son normalmente de corto plazo y describen lo que
una empresa tiene que hacer, el orden de los pasos necesarios para llevar a cabo
esas tareas y el personal y las herramientas necesarios para alcanzar los objetivos
estratgicos de la organizacin. El plan tctico de una empresa puede incluir la
entrada de muchos de sus departamentos. Despus de completar e implementar
el plan tctico de tu empresa, debes revisarlo regularmente para verificar que tu
compaa se est adhiriendo a los pasos que se indican.
Planificacin operativa.
La planificacin operativa se centra en los productos y los servicios de una
empresa y desarrolla planes para maximizar la cuota de mercado y desarrollar
proyecciones financieras. La planificacin operativa se centra en la produccin,
equipo, personal, inventario y procesos de una empresa. Un plan operativo utiliza
indicadores financieros de la organizacin para analizar la rentabilidad. Por
ejemplo, el plan puede incluir el anlisis de la contribucin de proporcin para
determinar qu procesos son necesarios para aumentar las ganancias. Esto
podra incluir centrarse en la venta de productos de alta calidad o la reduccin de
los costos variables.

4.1.5 Anlisis FODA

Antes de definir una estrategia de negocio siempre es til realizar un anlisis
FODA. Qu es esta herramienta ya clsica de la administracin de empresas?
Simple: un cuadro de situacin que resume las Fortalezas, Oportunidades,
Debilidades y Amenazas que enfrenta una empresa, y que permite trazar cursos
de accin sobre la base de un diagnstico tanto interno como externo.
Las debilidades y fortalezas son los aspectos internos de la empresa o del
emprendedor que afectan las posibilidades de xito de una estrategia. Por
ejemplo, el desconocimiento del mercado, la falta de capital y la inexperiencia
suelen ser debilidades de muchos negocios que se inician; mientras que el
entusiasmo, la capacidad de trabajo y las ganas de crecer estn entre las
fortalezas comunes. Una empresa en marcha tambin tiene debilidades de ndole
muy diversa segn el sector y el equipo de trabajo. Ejemplos habituales son las
fallas en la produccin, insuficiente marketing o falta de gente adecuada para usar
nuevas tecnologas; las fortalezas pueden venir de la mano de la experiencia
especfica de la alta gerencia, o pueden ser el resultado de otros activos como una
base de clientes fieles o un producto muy diferenciado.
Las siguientes preguntas te servirn de disparadores para hacer un balance de la
situacin de tu empresa tanto a nivel interno como con relacin al contexto:
Fortalezas:
Qu cosas son las que tu empresa hace muy bien, mejor que muchos otros?
Tu empresa es fuerte en el mercado o en el segmento al que apunta? Por qu?
El equipo de gente est comprometido con la empresa y con la visin a futuro?
Debilidades:
Qu cosas son las que tu empresa no hace bien, incluso peor que otros?
Cules son las razones detrs de los problemas existentes?
Los defectos vienen de la mano de insuficientes recursos o de una mala
asignacin de los mismos?

Oportunidades:
El mercado en el que opera tu empresa est en crecimiento?
Los productos o servicios satisfacen tendencias de consumo, o podran
adaptarse para hacerlo?
Existen nuevas tecnologas o cambios en el marco regulatorio que tu empresa
puede aprovechar?
Amenazas:
Qu cosas hacen los competidores de mejor forma que tu empresa?
Qu obstculos legales, impositivos o normativos enfrenta tu negocio?
Existen nuevas tecnologas o modas de consumo que amenacen el futuro de tus
productos o servicios?

4.2 Organizacin
4.2.1 concepto e importancia
Se reconocen tres aspectos de porque la organizacin es importante:
La organizacin, por ser el elemento final del aspecto terico, recoge,
complementa y lleva hasta sus ltimos detalles todo lo que la planeacin ha
sealado respecto a cmo debe ser una empresa.
Tan grande es la importancia de la organizacin, que en algunas ocasiones ha
hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la
administracin, dando lugar a que la contrapongan a sta ltima, como si la
primera representara lo terico y cientfico, y la segunda lo prctico y emprico.
Construye el punto de enlace entre los aspectos tericos, que Urwick llama
mecnica administrativa, y los aspectos prcticos, que el mismo autor conoce bajo
la denominacin de dinmica: entre lo que debe de ser y lo que es.

4.2.2 proceso de organizacin, tipos y tcnicas de

organizacin.
Proceso de organizacin. Es un conjunto de pasos parcialmente ordenados para
alcanzar un objetivo dentro de la organizacin. La transformacin desde un estado
hacia otro, por medio de agentes coordinados, con el propsito certero de lograr
estos objetivos, son derivados de la responsabilidad del encargado del proceso.
Dentro de estos procesos organizacionales podemos encontrar aquellos que son
ms significativos, o sea los que influyen de manera ms evidente en los
empleados:
Motivacin: La motivacin es la gasolina del cerebro, esta crea la necesidad para
luego tener el impulso y lograr el fin.
Comunicacin: Debe fluir en forma vertical, descendente (del lder al trabajador)
y ascendente (del trabajador al lder). Estos a travs de un control de flujos.
Liderazgo: No se mide por la capacidad o habilidad en si misma, sino por el influir,
Estatus, Claridad en lo que quiere, lealtad y sinceridad por parte del lder.
Trabajo en equipo: Trabajar complementando su dotes y habilidades individuales
por lograr una meta en comn dentro de la organizacin y aquellos objetivos
trazados a cada integrante.
Sus niveles:
Institucional Establecimiento de la Visin y elaboracin de Estrategias.
Intermedio Transformacin de las estrategias en programas de accin. Interaccin
entre un componente ligado a la incertidumbre (externa) y un componente
orientado a la certeza y a la lgica (nivel operacional)
Operacional Ejecucin cotidiana y eficiente de las tareas de la organizacin.
Para realizar un proceso de organizacin su estructura debe ser de un carcter tal
que muestre los cargos, sus relaciones, mecanismos de coordinacin y control de
los miembros de la organizacin. Adems deben figurar los niveles de autoridad y
de responsabilidad. En el proceso de organizacin participan los sistemas; para
ello vamos a definirlos: Procesos, procedimientos y mecanismos de resolucin de
conflictos. Se basa en el establecimiento de mtricas para evaluacin de
resultados. A su vez identifica los criterios de asignacin de recursos.

Organizacin formal
Es un sistema de tareas bien definidas, cada una de estas tiene en s una
determinada cantidad especfica de autoridad, responsabilidad y deber de rendir
cuentas.
Esta organizacin facilita la determinacin de objetivos y polticas, es una forma de
organizacin fija y predecible, lo que permite a la empresa anticipar sus futuros
logros.
Organizacin Lineal
Se origin con los antiguos ejrcitos y en la organizacin eclesistica de la era
medieval.
Es una organizacin muy simple y de conformacin piramidal, donde cada jefe
recibe y transmite todo lo que sucede en su rea, cada vez que las lneas de
comunicacin son rgidamente establecidas.
TECNICAS DE ORGANIZACIN
Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organizacin racional; son
indispensables durante el proceso de organizacin y aplicables de acuerdo con las
necesidades de cada grupo social.
ORGANIGRAMAS
Es el diagrama que representa la estructura formal de la empresa. En el aparecen
con toda claridad:
La estructura jerrquica, que define los diversos niveles de la organizacin.
Los rganos que componen la estructura.
Los canales de comunicacin que unen los rganos.
Los nombres de quienes ocupan los cargos (en algunos casos).
Los organigramas son conocidos tambin como grficas de organizacin o cartas
de organizacin, los organigramas son representaciones graficas de la estructura
formal de una organizacin, que muestran las interrelaciones, las funciones, los
niveles jerrquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella.

ANALISIS DE PUESTOS
Es una tcnica en la que se clasifican pormenorizadamente las labores que se
desempean en una unidad de trabajo especifica e impersonal (puesto), as como
las caractersticas, conocimientos y aptitudes, que debe poseer el personal que lo
desempea.
Los objetivos primordiales de esta tcnica son:
a) Mejorar los sistemas de trabajo.
b) Delimitar funciones y responsabilidades.
c) Evitar fugas de autoridad y responsabilidad.
d) Fundamentar programas de entretenimiento.
MANUALES
Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemtica,
informacin acerca de la organizacin de la empresa.
Son de gran utilidad ya que:
Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.
Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y
cmo se debe hacer.
Son una fuente de informacin, pues muestran la organizacin de la empresa.
Ayudan a la coordinacin y evitan la duplicidad y la fugas de responsabilidad.
Son una base para el mejoramiento de sistemas.
Reducen costos de incrementar la eficiencia.