Licenciatura en Gestin Educativa Escuela para la Innovacin Educativa - UNSE

LGE
TEORA Y
TECNOLOGAS DE GESTIN
III
ESPACIO CURRICULAR

Modulo III

Autor:

Lic. Fernando Jose Cordoba

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Herramientas de Gestin: Los planes operativos

I La administracin como proceso

La administracin se define como el proceso de disear y
mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupos,
alcancen con eficiencia las metas seleccionadas. Este proceso tiene
cuatro etapas bsicas: planeacin, organizacin, direccin y control.

Entorno

Planeamie

Control

Entorno

Organizaci

Direccin
Entorno

Entorno

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Planeacin: es la etapa en que los administradores definen la misin,

los objetivos y dems planes para la organizacin. Requiere de un
complejo proceso de decisin.
Organizacin: es aquella parte de la administracin que implica
establecer una estructura intencional de los papeles que deben
desempear las personas en una organizacin. Es intencional en el
sentido de que asegura que se asignen todas las tareas necesarias para
cumplir las metas. El propsito de una estructura organizacional es la
creacin de un ambiente propicio para la actividad humana. Por ello
constituye una herramienta administrativa y no un fin.
Direccin: consiste en influir sobre las personas para que contribuyan
a la obtencin de las metas de la organizacin. Para lograr una buena
direccin, es decir que sea eficaz y eficiente, es necesario tener presente
los siguientes aspectos:
1- Un proceso de motivacin de modo tal de lograr una mezcla de
impulsos para que se concrete la influencia
2- Un proceso de comunicacin que sea movilizador

y le d el

dinamismo necesario a la organizacin

3- Un perfil de liderazgo acorde a las necesidades de direccin,
influencia y a las caractersticas de los grupos a dirigir
Control:

implica medir y corregir, segn el caso, el desempeo

individual y organizacional para asegurar que lo hechos se ajusten a los

planes. Es decir que las actividades de control se relacionan con la
medicin

de

los

logros.

El

proceso

bsico

de

control,

independientemente donde se encuentre o quin lo realice, comprende

tres pasos: establecer estndares o puntos de referencia con respecto a
los cuales los administradores establecen

los controles; medir el

desempeo, es decir el nivel de ejecucin; y luego corregir las

desviaciones en caso de que no coincidan los planes con la ejecucin.

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II La Planeacin, tipos
La planeacin es la etapa bsica del proceso administrativo que
incluye seleccionar misiones y objetivos, y determinar el conjunto de
acciones que permitan alcanzarlo.
Es as que la planeacin provee de un enfoque racional en la
obtencin de objetivos, el que requiere de los administradores un
esfuerzo intelectual por imaginar y construir un futuro incierto y poco
controlable. Es decir, planificar es ms que hacer planes; es construir el
futuro que se desea.
La naturaleza de la planeacin puede ser analizada al examinar
sus cuatro aspectos principales:
1- Contribucin al propsito y a los objetivos: ya que cada plan sea
principal o de apoyo debe contribuir al logro de los objetivos
organizacionales. Esto se deduce de que la organizacin existe
para el logro de su misin y objetivos a travs de la cooperacin
deliberada.
2- Supremaca de la planeacin entre las tareas del administrador:
esto se debe a que la organizacin, direccin y control se han
diseado para el logro de los objetivos por lo que la planeacin
precede

la

ejecucin

de

todas

las

otras

funciones

administrativas.
3- Generalizacin de la planeacin: es decir que se trata de una
funcin que debe ser ejecutada por todos los administradores,
an sabiendo que su carcter y alcance varan segn la posicin
que cada uno de ellos tenga en la estructura de la organizacin.
Es decir que algunos participarn en planes generales y otros en
ms especficos; en planes inmediatos o a largo plazo. Cualquiera
sea la situacin, desde el gerente general o propietario hasta el
supervisor o jefe de cuadrillas, todos elaboran planes, todos
planifican.

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4- Eficiencia del plan: se relaciona bsicamente con su propsito, es

decir el nivel o grado con que logra los objetivos que se persiguen.
Esta eficiencia puede se medida en trminos de costo-beneficio; o
sea la contribucin o aporte al logro de los objetivos a costos
realmente razonables, para lo que se deber observar los aspectos
cuantitativos (costo, tiempo, etc.) y los aspectos cualitativos
(satisfaccin grupal, imagen, etc.)
De esto tambin se desprenden las consecuencias que pueden
traer consigo una planificacin errnea, ya que ello afectara a la salud
y bienestar de toda la organizacin.
Dentro de la planeacin, en las organizaciones se pueden
distinguir dos tipos de planes:
Planes estratgicos: son diseados por los altos ejecutivos y
la administracin de mando medios. Tiene como finalidad el
logro de los objetivos organizacionales
Planes operativos: son diseados principalmente por la
administracin de mandos medios e indican como sern
implantados los planes estratgicos mediante la accin diaria.
Estratgica
Largo plazo
Alta estructura
Variables
externas/internas
Alta incertidumbre
Flexible
No rutinario

Operativa
Corto plazo
Niveles medios y bajos
estructura
Variables internas
Poca incertidumbre
Puede ser rgido
Puede ser rutinario

La planificacin estratgica es un proceso de una relevancia

mayor, si se busca lograr el xito organizacional, ya que por medio de la
misma se logra activar la participacin de todos los integrantes de la
organizacin, recayendo sobre ellos la determinacin del futuro de la
organizacin.

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Los responsables de la planificacin estratgica deben estar

atentos a los cambios que se lleven a cabo, ya sea en el mbito interno
como en el externo de la organizacin, adaptando la estrategia a los
diversos requerimientos. Es por ello que el proceso de planificacin
estratgica debe ser continuo.

P. Estratgica

P. Operativa

Visin
Misin
Objetivos de largo
plazo
Estrategias

Programas
Proyectos
Presupuestos
Pronsticos
Procedimientos

Los planes que especifican los detalles de cmo debern lograrse

los objetivos generales se conocen como planes operativos. Estos planes
tienden a abarcar periodos ms cortos. Los planes operacionales
suponen la existencia de objetivos, ya que definen la forma de
alcanzarlos.
Los planes operativos pueden clasificarse en planes de uso nico
(presupuestos, programas, proyectos, pronsticos) y planes de uso
permanente (reglas, procedimientos, polticas)
Lectura recomendada
http://www.terras.edu.ar/biblioteca/17/17GSTN_Flores_Unidad_5.pdf
pg. 5 a 8
Para reflexionar: En la gestin actual de nuestra
institucin educativa debemos identificar cules son
los

planes

regularidad

con
se

los
los

que

trabajamos,

formula,

quines

con

qu

son

los

responsables de su formulacin y su ejecucin.

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III

PROYECTOS

SOCIALES.

CMO

ELABORAR UN PROYECTO

Qu es un Proyecto?

Un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas con

el fin de alcanzar objetivos especficos, dentro de los lmites de un
presupuesto y de un perodo dados. (ONU, 1984)

Un

conjunto

de

actividades

concretas

interrelacionadas

coordinadas entre s que se realizan con el fin de producir

determinados bienes y servicios capaces de satisfacer necesidades
o resolver problemas. (Ander-Egg)

Un proyecto es la respuesta a un problema y la puesta en marcha

de un proceso

La elaboracin de un proyecto supone la capacidad de traducir las

ideas en accin. A la vez hay que pensarlos teniendo en cuenta los
objetivos a

alcanzar,

junto

con

la capacidad para

integrar la

informacin recibida y la informacin elaborada... Para ello hay que

organizar la mente; Ander-Egg y Aguilar, nos proponen que nos
formulemos diez preguntas:
Qu...........se quiere hacer

Naturaleza del proyecto.

Por qu.....se quiere hacer

Origen y fundamentacin.

Para qu.....se quiere hacer

Objetivos, propsitos.

Cunto.......se quiere hacer

Metas.

Dnde........se quiere hacer

localizacin fsica

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Cobertura espacial.
Cmo..........se va a hacer

actividades y tareas.
Mtodos y tcnicas.

Cundo...se va a hacer

calendarizacin o cronograma (ubicacin en

el tiempo)

A quines.....va dirigido

Destinatarios o beneficiarios.

Quines.....lo van a hacer

Con qu se va a hacer
Cmo se va a costear

Recursos Humanos.
Recursos Materiales.
Recursos Financieros.

A continuacin desarrollemos cada uno de los pasos:

DENOMINACIN DEL PROYECTO
La denominacin nos permite caracterizar en pocas palabras lo
que se quiere hacer en el proyecto.
El primer paso consiste en identificar el proyecto, titularlo;
haciendo referencia a la institucin u organismo responsable de la
ejecucin del proyecto, y, eventualmente a si forma parte de un
conjunto de proyectos.
Es importante concretar las actividades a desarrollar a travs del
ttulo, sin plantear el problema previamente ni la solucin.
Puede incluir datos sobre:
- aquello que se quiere hacer,
- localizacin del proyecto,
- poblacin a la que va dirigido,
- instituciones que participan.
NATURALEZA DEL PROYECTO
Aqu se plantearn los datos importantes como ser:
a- Descripcin del proyecto.

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b- Fundamentacin del mismo.

c- Objetivos.
d- Metas.
e- Localizacin fsica y cobertura espacial
f - Beneficiarios.
a- Descripcin del proyecto.
Se pretende caracterizar y desarrollar la idea central; ampliando su
ttulo, que hasta ahora nos brind una informacin limitada, pero sin
extenderse demasiado.
SITUACIN INICIAL POBLACIN
OBJETIVO: CARACTERIZACIN
En este espacio, acotado, se debe llegar a fundamentar la razn de ser
del proyecto:
- Clara definicin del problema.
- Antecedentes a nivel macro y micro, con resultados.
b- Fundamentacin del mismo
Aqu se desarrollarn las razones que justifican su realizacin.
Explicando el problema, su importancia. Para detectar el problema se
utilizan varias herramientas: encuestas, investigacin participativa,
observacin, etc. Se agrega adems la evaluacin de la propuesta ms
adecuada. Se considerarn razones tcnicas como polticas.
Para identificar un problema partimos de un diagnstico, en donde:
Identificacin de las necesidades o problemas sociales
Involucrar a la propia poblacin en la identificacin y resolucin
de sus propios problemas y necesidades.
Utilizamos la tormenta de ideas como ejercicio para describir y
formular el problema.

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Para explicar el problema utilizamos la tcnica el rbol del

problema.

El buen

diagnstico

debe

considerar

los aspectos

relevantes

profundizar en ellos de manera de dejar de manifiesto la realidad:

a) Ubicacin: determinar la ubicacin con respecto no solo su
geografa, sino distribucin interna de los equipamientos, distancia
de los centros de trabajo, de los centros de toma de decisiones.
b) Descripcin General: la descripcin general de un diagnstico es
un elemento importante, debe dar cuanta de

forma general,

amplia, de la realidad pasada y presente.

c) Datos de Poblacin: aqu es donde se incorporan los datos
respecto al nmero de personas, familias, grupos etreos, nivel
educacional, distribucin por sexo, numero de viviendas, actividad

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econmica predominante, y otros datos interesantes tales como

etnicidad, religin...
d) Equipamiento: aqu se hace una breve resea del equipamiento
con que cuenta el espacio y la poblacin diagnosticada. No solo es
enumerar sino considerar el acceso a los servicios que prestan, a que
sector esta orientado y como se incorpora dentro de la dinmica
social.
e) Accesibilidad: cuando hablamos de accesibilidad, no solo se hace
referencia a las vas de acceso al espacio diagnosticado que tambin,
sino como es posible acceder a contactos. La accesibilidad debe ser
entendida como la posibilidad de llegar a las fuentes de informacin,
acceder a las organizaciones, es la forma en que se es recibido e
integrado o no dentro del espacio o colectivo. La vinculacin lograda
durante el diagnstico es clave para el trabajo posterior.
c- Objetivos
Se indican los efectos que se pretenden alcanzar con su realizacin.
Explicitar los objetivos es responder a la pregunta: Para qu se hace el
proyecto? Se trata de indicar los efectos que se pretenden alcanzar con
su realizacin.
Es la expresin del PROPSITO del proyecto. Es optar por el positivo,
promover algo.
La buena formulacin de los objetivos asegura la elaboracin de un
buen proyecto. En torno a los objetivos, se da coherencia a las
actividades del proyecto, de aqu que sea necesario el objetivo principal
y objetivos especficos. El primero es la intencin central; los especficos
complementan, aunque a veces no son necesarios.
No hay que confundir al decir: promover, coordinar, realizar una
investigacin, que aqu se estn explicitando medios, pero NO fines.

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Cmo expresar un OBJETIVO?

Cualidades de un OBJETIVO

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d- Metas
En este sentido los objetivos deben adquirir un carcter operativo y no
quedar en buenas intenciones. Indicando cunto se quiere lograr con la
realizacin del proyecto, dentro de un plazo determinado y en un
espacio delimitado.
e- Localizacin fsica y cobertura espacial
Consiste en determinar su ubicacin geogrfica. Pudindose utilizar
mapas, por ejemplo. Por su parte la cobertura espacial, indicar la zona
que cubrir el proyecto. O sea el lugar en que se realizar y la zona de
influencia.
g- Beneficiarios
Aqu se identificar quines sern los beneficiarios inmediatos y los
indirectos o beneficiarios finales. Para ellos debemos identificar con
precisin los destinatarios, indicando por ejemplo:
-su situacin general,
-ocupacin,
-acceso a los servicios.
LAS ACTIVIDADES Y TAREAS A REALIZAR
Se debe precisar las actividades que hay que ejecutar para
alcanzar los objetivos propuestos. Un cuadro como el siguiente puede
ser de utilidad:
META

PRODUCTO

ACTIVIDADES TAREAS

TCNICAS

Es necesario establecer un curso que fije la dinmica del proyecto.

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ESTRATEGIA DE INTERVENCIN
Intervencin: proceso a travs del cual se orienta una accin
para modificar un estado de realidad identificado intersubjetivamente,
ya sea de orden natural o de orden social, suponiendo que esa accin
incide sobre la restante. (Cimadevilla, 2003).
Un criterio bsico y central en la seleccin de mtodos y tcnicas,
es el de dar preferencia a aquellos que facilitan, promueven o posibilitan
la participacin de la gente en el desarrollo del proyecto.
Hay que establecer los mecanismos de insercin e implicacin de
los beneficiarios en la realizacin del proyecto. (Ander Egg).
METODOS Y TCNICAS A UTILIZAR
Se debe tambin explicitar el instrumental metodolgico y tcnico
que se utilizar para las diferentes actividades.
La idea consistir en lograr el ptimo en la combinacin de
tecnologas apropiadas

y de

alto

rendimiento;

seleccionando

la

alternativa que mejor se adapte a los fines del proyecto. Para el caso de
proyectos de trabajo social, por ejemplo, la seleccin de los mtodos y
tcnicas es el de dar preferencia a los que promuevan la participacin
de la gente.
ACTIVIDADES
Es un conjunto de tareas especficas que deben realizarse para
alcanzar cada uno de los objetivos especficos o productos de un
proyecto.
Es la expresin prctica de los objetivos especficos. Es, entonces,
recomendable agrupar conjuntos de actividades detrs de cada objetivo
especfico definido anteriormente.
Muestra lo que se har para lograr los resultados esperados. Es,
entonces, recomendable ordenar las actividades con un criterio de
prioridad, identificando las cruciales de cuyo cumplimiento dependen
otras posteriores.

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Deben poder ubicarse en el espacio y tiempo, representadas en

un Cronograma.
Requieren de recursos para su ejecucin, representados en un
Presupuesto.
DETERMINACIN

DE

LOS

PLAZOS

CALENDARIO DE ACTIVIDADES
Este tem es el de la calendarizacin del
proyecto; que permite juzgar si el proyecto ser
factible. O sea si lo que se pretende hacer,
realmente se va a poder llevar a cabo coherentemente.
Se debe tener en cuenta que para la elaboracin definitiva del
calendario del proyecto, se debe contar previamente con el calendario
financiero; que asegure el suministro de insumos para cuando sean
necesarios.
Interaccin con otras Instituciones:
El Cronograma y el Presupuesto deben incluir las Actividades y
Aportes comprometidos

por otras

Instituciones participantes

del

Proyecto.
DETERMINACIN DE LOS RECURSOS NECESARIOS
Es imprescindible para su realizacin de un conjunto de bienes,
medios y servicios. Que se pueden clasificar como:
a- recursos humanos,
b- materiales,
c- tcnicos y
d- financieros.
a.-Personas adecuadas y capacitadas para la realizacin de las tareas.
b- Es decir herramientas, equipos, instrumentos, infraestructura fsica.

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c-Establecindose las alternativas tcnicas elegidas y las tecnologas a

utilizar.
d- Estimacin de fondos que se pueden obtener y las fuentes con las
que se puede contar. Se debe hacer hincapi en los recursos
financieros, ya que de stos depender que el proyecto tenga curso y no
sea una mera declaracin de buenos propsitos, tal y como lo sealan
los autores.
CALCULO DE LOS COSTOS DE EJECUCIN Y ELABORACIN DEL
PRESUPUESTO
Se busca especificar cada uno de los rubros, detallando todo lo
necesario como por ejemplo la cantidad de personal, expresado en
trminos monetarios.
El presupuesto comprende:
-Costo de personal,
-Dietas o viticos,
-Locales (construccin, compra o alquiler),
-Material y equipo,
-Gastos de funcionamiento,
-Imprevistos (un 5% del presupuesto total de gastos),
-Beneficios (ingresos financieros, provenientes del mismo proyecto).
Es muy importante elaborar el presupuesto del proyecto. Porque para
saber qu cosas hacer, es preciso tener asegurado con qu hacerlo.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y DE GESTION DEL PROYECTO
Su diseo debe presentar la estructura de gestin para ejecucin
del mismo; que es la columna

vertebral en torno a la cual se

estructuran y secuencian las distintas actividades. Asignndoseles

responsabilidades

quienes

ejecutarn y

llevarn

cabo

las

actividades.
Sera positivo hacer figurar en el diseo:

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a- Un organigrama, donde

se ubica el proyecto dentro de

la

organizacin ejecutante y cmo sta se inserta.

b- Manual de procedimientos, se indica como desempear el trabajo u
cules son las normas y procedimientos.
c- Funciones del personal del proyecto, sealar el responsable y de qu
parte del trabajo
d- Relaciones e interacciones del personal, determinar los niveles de
autoridad y jerarqua y de todas las relaciones de comunicacin.
e- Modalidades y mecanismos de coordinacin, como se coordina tanto
externa, como internamente
f- Sistemas de evaluacin interna y seguimiento, en cuanto a
responsabilidades y funciones
g-Canales de informacin, a quin hay que informar y qu tipo de
informacin; as como la frecuencia.
Las formas de estructurar los proyectos pueden ser:
a- Funcional,
b-Por proyecto,
c- Matricial.
Cualquiera de las formas de estructurarlo, va a presentar tanto
ventajas, como virtudes.
a-Cuando el proyecto est inserto dentro de un organismo ya existente.
b-Crear una unidad administrativa-operativa para cada proyecto.
c-El proyecto es dirigido por un director, con personal que pertenece a
las unidades administrativas del organismo responsable.
RESULTADOS ESPERADOS (Productos)
Es el elemento cuantificador y cualificador de los propsitos u
objetivos del proyecto en un marco de tiempo. Seala cunto queremos
alcanzar de cada objetivo, de qu calidad es lo que queremos lograr y en
qu lapso de tiempo se va a conseguir.

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Es el PUNTO FINAL DE REFERENCIA de la evaluacin.

INDICADORES DE EVALUACIN DEL PROYECTO
Permiten comprobar a travs de la experiencia, la progresin hacia
metas. Nos van mostrando los cambios o resultados de una actividad;
los alcances de una meta.
Cmo expresar un RESULTADO ESPERADO?

Indicadores
Un indicador es un valor identificable en una variable que sirve para
medir su comportamiento.
Son aproximaciones al concepto que buscan medir.
La eleccin de los indicadores depende de los objetivos del proyecto.
Permiten identificar los aspectos evaluables de la intervencin.
Deben medir lo importante y atribuible a la accin del proyecto
Deben ser simples y comprensibles.
Para poder medir resultados es necesario establecer para cada
objetivo, uno o ms indicadores. Es una medida que indica si el objetivo
fue total o parcialmente alcanzado. Sirven de patrn para medir,
evaluar o mostrar el progreso de una actividad respecto a los resultados
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esperados en cuanto a la entrega de insumos, la obtencin de productos

y el logro de los objetivos. Son relevantes en el proceso de formulacin,
seguimiento y evaluacin.
Existen distintos tipos de indicadores: cuantitativos y cualitativos.
Factores externos condicionantes o pre-requisitos para el logro de los
efectos e impacto del proyecto.
Se trata de los factores externos que intervienen en el proyecto.; en los
cuales la gerencia del proyecto no tiene control, por lo cual stos deben
explicitarse en el proyecto.
Es bueno poder identificar estos elementos que no forman parte del
proyecto, para poder mejorar su probabilidad de xito.
Marco institucional
Informacin que detallar las caractersticas de la institucin donde se
elabora y donde ser aprobado el proyecto para su ejecucin. Si la
institucin es la misma para ambos casos, la tarea ser fcil. De no ser
as, es importante detallar ms ante la institucin responsable.
Qu hay que tener en cuenta?
Naturaleza de la organizacin;
Mandato;
Situacin jurdica y administrativa;
Instalaciones y servicios;
Estructuras orgnica;
Procedimientos administrativos;
Personal;

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Para reflexionar: En la gestin actual de nuestra

institucin educativa debemos identificar cules son
los proyectos con los que trabajamos, quienes los
formularon, cuales son las temticas o problemas
atendidos.

Actividades: Participe en el Foro para intercambiar opiniones

sobre la formulacin de proyectos educativos.

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Bibliografa

Ander-Egg, Ezequiel y Aguilar Idaez, Mara Jos Como elabora un

proyecto, Gua para disear proyectos sociales y culturales. 18
edicin ,ampliada y revisada. Ediciones Lumen/Hvmanitas
Argentina.
Geli, Alejandro Coordinador Qu es administracin Ediciones
Macchi Argentina
Mura, Ral Gandini, Vernica Manual de Teoras y Tecnologas de
Gestin I UNSE Argentina
SOLANA Ricardo Administracin de Organizaciones Ediciones
Interocenicas S.A.- Argentina

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