ROBERTO SAFFIRIO

Anteprima di:

PRESENTAZIONI EFFICACI

Strategie per Organizzare e Realizzare

Esposizioni di Successo

Titolo
"PRESENTAZIONI EFFICACI"

Autore
Roberto Saffirio

Editore
Bruno Editore

Sito internet
brunoeditore.it

di Silvio Saffirio

L'autore di questo lavoro si chiama Saffirio come pure l'estensore di questa

breve nota introduttiva. Ma Roberto Saffirio e io non siamo semplicemente
omonimi: siamo cugini. E il fatto che un cugino scriva la prefazione al libro di
un altro conferisce al libro stesso il diritto all'accesso al Guinness dei Primati e
l'iscrizione d'ufficio all'Albo d'Oro (di prossima pubblicazione) del nepotismo
spudorato.

Eppure questo libro meritava un introduzione e vorrei non venire privato del
piacere di pensare che nessuno (so che non vero) meglio di me meritasse di
scriverla. un libro sull'arte (s, "arte", perch, malgrado i tecnicismi, tale
rimarr) di organizzare una riunione, un meeting, un incontro tra persone.
un prontuario di regole fondate sullesperienza personale e sulla
interiorizzazione delle altrui vicissitudini. Nella mia carriera di pubblicitario
ho vissuto centinaia di volte lesperienza di una riunione sbagliata. Talvolta
ancora arrossisco al ricordo. Figurarsi, dunque, se non

condivido

lesigenza

di

schematizzare,

di

stabilire

regole,

di

"ingegnerizzare", almeno un p e con buonsenso, una materia fluida quanto i

comportamenti umani.

Vista la piega assunta dal discorso aggiungo un altro tocco di esperienza

privata. David Abbott uno dei pi grandi copywriter della pubblicit
mondiale, disse da qualche parte che introdurre in un messaggio
pubblicitario qualcosa di personale, qualcosa che riguardi strettamente la
sfera della nostra esperienza individuale, avrebbe in realt rappresentato il
vero ingrediente universale del messaggio stesso.

Sono concetti che non si spiegano: si capiscono e basta. Qualcosa di

personale, qualcosa che si pensi con convinzione, qualcosa che discenda
dalla nostra esperienza di vita. Senza questo, nessuna perorazione, discorso,
orazione, presentazione, conclusione che dir si voglia, perforer la spessa e
grigia coltre di nubi che difende la nostra smarrita consapevolezza. Ed
giusto che sia cos.

Mai come nellultimo secolo lumanit occidentale stata bombardata da

frasi a effetto, arringata, abbindolata e soggiogata da idee-forza rivelatesi poi
tragiche fregature. Talvolta facciamo

ancora finta di credere agli slogan, per un riflesso automatico delle leggi non
abrogate del potere, ma di fatto non ci frega pi nessuno. Sappiamo far scattare
sistemi automatici antiretorici di fronte alle ancora non estinte ondate di
retorica consunta.

Un meeting, un convegno, un congresso, un consesso di qualsiasi tipo o "una

riunione", come usa spesso chiamarli, sono esperienze di dialettica fattiva.
Devono seguire - se si persegue uno scopo di efficacia - delle best practices
che in questo libro sono affabilmente e meticolosamente descritte. Ma non
daranno risultato senza il soffio vitale dellintima convinzione che promana
dal leader, o meglio ancora, dallintero team che governa, ad esempio, l
impresa organizzatrice della "riunione".
A condizione che si manifestino convinzioni radicate, anche un meeting
organizzato un p male potr dare risultati mirabili. Meglio, ovviamente, se si
curer scrupolosamente ogni dettaglio. Nel caso opposto - quello di un
meeting ben organizzato ma privo d'anima - non si andr molto lontano. E
l'esperienza di queste vuote riunioni ormai diffusa.

Sono finiti gli anni '80, gli anni delle bugie alle quali tutti

credevano. Sono passati gli anni '90, gli anni delle bugie alle quali tanti
fingevano di credere. Abbiamo oltrepassato ormai (fa effetto, vero?) il primo
decennio del nuovo millennio, quello nel quale non si dicono pi bugie (alle
quali non si crederebbe) ma neppure la verit (perch fa paura o non la si
conosce). Adesso c una grande attesa di concretezza, di seriet, di analisi
impietose, di ricette dolorose e di buoni esempi.

Laugurio a questo libro e a chi lo legger che inizi, finalmente, nelle cose e
nelle parole, un epoca di Leggerezza, Rapidit ed Esattezza, ovvero i temi
delle prime tre Lezioni Americane di Italo Calvino. E che queste parole
guidino le persone che daranno inizio a una nuova, attesa fase della storia.
Perch questa, signori, finita.

Organizzare un convegno comporta prima di ogni altra cosa la capacit di

saper scegliere gli elementi adeguati alla composizione di un pacchetto servizi
di successo. Attenzione: "adeguati" alle esigenze della manifestazione, non
giusti in senso assoluto.

Ad esempio, il titolo del convegno dipende dal taglio che si vuol dare
all'evento: serioso, provocatorio, scientifico; i relatori da convocare per
discutere sul tema si selezionano in base alla loro posizione nei confronti della
tesi da dibattere: pi posizioni, pi dibattito; la location, a cominciare dalla
citt che generalmente indicata dal committente oppure, in assenza di altri
criteri, scelta in base al vecchio principio della facile raggiungibilit da pi
punti del Paese.

L'analisi degli elementi fondamentali per l'organizzazione deve essere

condotta con molta meticolosit, scorrendo analiticamente l'elenco di una
qualsiasi check-list congressuale, voce per voce.

Prima di ogni cosa, per, occorre scegliere il modello espositivo che si

desidera sviluppare.

Per farlo baster scorrere l elenco che segue individuando il modello

che, per durata, metodologia e contenuti, meglio si addica ai bisogni
della presentazione da organizzare.

Dalla lettura di questo semplice elenco di tipologie di incontro si pu

facilmente dedurre che, se esistono cos tante possibilit per definire una
riunione, una certa differenza tra luna e laltra soluzione ci deve essere. E
occorre tenerne conto per non snaturare levento o, peggio ancora, rovinarlo.

Lelenco possiede soltanto la valenza di un monito, poich questo libro

prende in esame la formula pi generica e adattabile a tutte quelle citate: la
presentazione. Per l approfondimento di tutte le altre si rimanda il lettore a un
caposaldo del settore: I congressi. Prodotto e mercato (Giancarlo Fighiera,
1990, editore Franco Angeli).

SEGRETO n. 1: riunire delle persone semplice; tenerle insieme

possibile. Interessarle diabolicamente complicato.

La formula prescelta per limpostazione dellintervento ha un impatto

immediato sul tempo disponibile per lesposizione, sul suo grado di
necessario approfondimento e sulla collocazione temporale allinterno del
programma.

Per un simposio occorre preparare un intervento profondo e breve

poich molti saranno i contributi e numerosi i relatori. Per un assemblea

occorre sapere se lintervento far parte di una mozione di maggioranza o
minoranza; per un seminario dovr essere ricco e completo mentre per un
workshop dovr lanciare diversi temi in "sessione plenaria" da svilupparsi in
seguito nei sottogruppi di lavoro.

L'intervento di apertura sar sempre pi generale e aperto di quello di

chiusura.

Il libro presenta dunque un modello di sviluppo degli interventi altamente

modulare, in modo tale che le fasi che necessitino di un maggior sviluppo o
approfondimento possano essere meglio indirizzate allo scopo.

La struttura
Centro congressuale o albergo? gi un bel dilemma. Tra le richieste pi
frequenti c' quella di un albergo centrale, in posizione silenziosa, nel quale i
partecipanti siano lontani dalla vita quotidiana, ma dal quale uscendo
possano trovarsi rapidamente nelle vie pi frequentate. Questo non aiuta.

Allora si potrebbe provare in una struttura con la quale si gi avuta

un'esperienza positiva. Ma nemmeno questa una soluzione troppo brillante
perch il committente pu supporre strani rapporti commerciali tra la
organizzatore e lalbergatore.

Il Convention Bureau in Italia non funziona come nel resto d Europa. La

associazione albergatori , per ovvie ragioni, un'organizzazione di parte. Ci
siamo! Le guide e gli annuari. Pubblicazioni che abbondano in questo settore e
che riportano classificazioni di ogni genere. Forchette per i ristoranti, bicchieri
per le degustazioni di vino, stelle per gli alberghi. E poi le varianti delle tre
stelle superiori per gli alberghi con qualche pretesa in pi; cinque stelle lusso
per la TopClass.

Alle volte sembra di leggere i giornali sportivi del luned per i quali un
giocatore meritevole di un cinque, di un sei e di un otto secondo la testata che
lo valuta. Nellannuario degli organizzatori congressuali, forse, la
classificazione della bravura dovrebbe essere espressa in sfere di cristallo e
bacchette magiche: tre sfere, discreto; quattro sfere, esperto; quattro sfere e una
bacchetta, un vero mago!

Non c' dubbio sul fatto che uno dei maggiori pregi del territorio italiano sia
quello di presentare una notevole densit e variet d offerta in pochi
chilometri quadrati. Ma questa qualit diventa controproducente quando deve
fare i conti con la classificazione delle strutture. noto infatti che un albergo
- ad esempio un tre stelle - situato in citt, estremamente dissimile rispetto a
un tre stelle extra-urbano. E ancora, che un tre stelle della costa diverso da
un analogo albergo di montagna. Per non parlare delle escursioni di prezzo all
interno delle diverse stagioni.

Purtroppo, per individuare possibili criteri di scelta della sede congressuale

alberghiera che prescindano dalla localit, dalla classificazione e dal prezzo,
bisogna scendere nei dettagli, scoprendo tuttavia che, anche in questo caso, si
fatica non poco per trovare standard di valutazione affidabili.

La disponibilit di posti nelle sale un dato insignificante se si considerano i

miracoli che spazi modulari e pareti mobili riescono a compiere. E la
dotazione di attrezzatura delle sale risulta essere un criterio di scelta ancor
meno valido dal momento che proiettori, lavagne a fogli mobili, puntatori
laser e impianti audio, che un tempo venivano considerati servizi aggiuntivi,
oggi sono

quasi sempre inclusi nel pacchetto sala.

Si passa allora in rassegna la dotazione delle camere per scoprire che un

frigobar, un tv-color e una postazione wi-fi non si negano pi a nessuno.
allora il turno della ristorazione, ma se si opta per il menu internazionale o
congressuale c poco da comparare, mentre il menu tipico troppo rischioso
per il lavoro dei partecipanti nelle sessioni pomeridiane.

Resta qualcosa da dire sulle possibilit per il tempo libero come la palestra, la
piscina, la sauna, il campo da tennis, bench le reali possibilit d utilizzo non
derivino tanto dalla struttura quanto dallintensit del programma di lavoro.
Sembra proprio che la classificazione a stelle degli alberghi rappresenti un
indicazione valida per i livelli di comfort richiesti dal turista di vacanze, ma
assai poco significativa per chi ha lesigenza di orientarsi tra le offerte,
soprattutto in funzione dei livelli di servizio, per il lavoro.

Tra gli albergatori pi avveduti comincia a circolare la voce che siano i clienti a
dover determinare gli standard e non gli operatori stessi. Un'affermazione che
si basa sul fatto che la crescente offerta di valore aggiunto nelle dotazioni
strutturali sortisce

spesso un duplice risultato: il progressivo aumento di costi da parte del

fornitore e la frequente sensazione di frustrazione da parte del cliente, causa
inutilizzo. Resta comunque valido il principio per cui i primi minuti di
soggiorno in una struttura sono fondamentali per il giudizio che una persona si
former su di essa.

SEGRETO n. 2: il primo impatto con una struttura come il primo

amore: non si scorda mai!
Un buon metodo per attribuire valutazioni standard alle strutture alberghiere
pu quindi essere quello di utilizzare la formula "SERV" che, uscendo
dall'ambito delle classificazioni tradizionali, prende in considerazione quattro
fattori relativi ad altrettante variabili fondamentali per il successo della
manifestazione: Spazio - Elasticit - Riferimenti - Variet.

Sar sufficiente attribuire un valore compreso tra 1 e 10 a ciascuno dei quattro

fattori dellacronimo per ottenere una pratica e veloce valutazione comparata
tra tutte le strutture esaminate. Soggettiva, ma funzionale.

Serve per valutare sia lestensione in metri quadri utilizzabili come aule
lavoro, spazi comuni, angoli riservati ecc., sia la duttilit del suo utilizzo per
favorire scelte personalizzate. sempre pi diffusa la tendenza a cercare uno
spazio attrezzato grezzo da interpretare secondo le esigenze. Nascono cos le
idee delle sfilate di moda nei capannoni industriali dismessi o i concerti rock
realizzati su piattaforme di automezzi semovibili in grado di raggiungere i
luoghi pi diversi.

Quello di spazio un concetto astratto che non si riduce ai metri quadri con
cui si misura una stanza. Non un concetto assoluto, ma relativo a causa di
diversi fattori, quali: la dimensione, la distanza e la durata. Oltre all'effettiva
dimensione dello spazio, infatti, occorre calcolare la durata potenziale dello
utilizzo e le distanze tra i vari elementi che lo compongono.

Uno spazio angusto non sar, infatti, un problema per una manifestazione che
prevede una sessione plenaria di solo un ora, mentre sar un vero dramma per
un seminario di una giornata d estate. Nello stesso modo, a parit di metri
quadri, uno spazio frazionato sar un problema per un assemblea, ma un vero
e proprio gioiello prezioso per lo svolgimento di un workshop.

Elasticit
Serve per valutare il grado di flessibilit delle risorse umane addette alla
struttura. Il segreto nella rapidit, nella precisione e nella completezza con
cui una squadra in grado di realizzare un allestimento. Un team di
specialisti nel quale le diverse competenze risultino adeguate alle esigenze anche le pi stravaganti - di ciascuna manifestazione. Accrediti, badge,
cartelline lavori, relazioni, buffet, cartellonistica, arredamento verde,
coffee-break, traduzioni simultanee sono componenti consuete in ogni
convegno. Ma chiaro che a gestirle ci sono persone che spesso, facendo
parte di organizzazioni diverse, collaborano per la prima volta tra di loro.
Non sempre in armonia.

A mano a mano che ci si avvicina al momento dellapertura lavori

diminuiscono le possibilit di confronto e discussione sulle soluzioni da
adottare rispetto agli inevitabili problemi che si generano. E uno sguardo
deve essere altrettanto efficace di un intero ragionamento, a tutto vantaggio
dellefficienza.

Una struttura fortemente piramidale, con addetti specializzati in ruoli molto

definiti pu rivelarsi un problema nell'affrontare un imprevisto o un
emergenza. Leccessiva frammentazione delle

competenze non , infatti, quasi mai un viatico per la flessibilit. In questi casi
meglio disporre di un proprio tuttofare di fiducia.

Un ultima riflessione sullelasticit riguarda le tre canoniche componenti

delle strutture ricettive di base: camere, ristorante e sale. Accade spesso che,
per motivi di organizzazione interna, le tre componenti abbiano tre gestioni
separate, ma accade altrettanto spesso che risulti pressoch impossibile
ottenere un caff non previsto dai fogli operativi di lavoro affidati agli addetti,
che le attese di autorizzazione per entrare in possesso di una camera si
moltiplichino e che... i conti non tornino. In sintesi, bisogna sempre prevedere
una subdola voce di spesa in cui, anche se non in modo esplicito,
contabilizzare il costo materiale, economico e psicologico della funzione di
coordinamento.

Riferimenti
Servono per valutare lapporto, dallaltro capo del filo del telefono, di uno
specialista competente in materia con il quale risolvere i problemi dialogando
nel medesimo gergo tecnico. Il suo grado di preparazione pu comodamente
essere valutato in "numero mail": tante mail, poca preparazione e viceversa.

Nessuna planimetria utile se non esiste qualcuno in grado di sfruttarla

gestendo gli spazi e collocando le esigenze. Un buon conference manager
deve essere assolutamente in grado di risolvere in loco molti piccoli problemi,
suggerendo soluzioni originali e interessanti grazie alla conoscenza dei
vincoli e delle opportunit del territorio.

I riferimenti cui si fa cenno non riguardano per soltanto il vertice della

struttura o dei reparti, ma anche e soprattutto, i componenti dei reparti stessi.
Chiunque abbia un briciolo di esperienza in materia sa che i migliori alleati di
chi organizza un evento sono i facchini, i portieri, i barman e i camerieri. Una
vera e propria "squadra speciale" in incognito al servizio del successo.

Variet
Serve per valutare la differenziazione dei siti disponibili in albergo. Ci sono
strutture che, in un fazzoletto di metri, dispongono di angoli estremamente
diversi tra loro come la palestra, il minigolf allaperto, le sale congressuali, la
sala ristorante e la hall. Non c dubbio che a una maggiore variet
corrisponda sempre una maggior attrattivit della location. Non tuttavia
scontato che a ci si abbini anche un maggior livello di

comfort congressuale. La confusione nasce in genere dalla numerosit degli

elementi, mentre l ordine, dalla semplicit.

SEGRETO n. 3: lo spazio la nostra idea di utilizzo di un luogo, la

concezione delle misure necessarie per il movimento.

Spazio, Elasticit, Riferimenti e Variet, non sono fattori strettamente

elencati in ordine di importanza, ma sono termini facilmente memorizzabili
per osservare, valutare e selezionare all'insegna del concetto di servizio:
"SERV".

Alla voce to serv, il World Book Encyclopedia Dictionary cita testualmente:

Produrre azione o azioni utili, aiutare, fare attivit vantaggiosa per altri.
Indipendentemente da ogni tipo di classificazione delle strutture, nel caso del
turismo congressuale questa deve essere anche la prima e ultima finalit di un
organizzatore.

Un buon organizzatore congressuale sa utilizzare appieno e al meglio le

strutture disponibili. In un albergo come in un agriturismo; in centro come in
periferia. E, parafrasando il titolo di un noto film: Le stelle stanno a
guardare!

ROBERTO SAFFIRIO
Anteprima di:

PRESENTAZIONI EFFICACI

Strategie per Organizzare e Realizzare

Esposizioni di Successo