RECEPCION Y ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

Unidad2Recepcin

almacenamiento

DEFINICIONES

Recepcin tcnica: Es una inspeccin visual d o n d e se determina y se

registra en el acta de recepcin todo lo relacionado con los aspectos
tcnicos Del medicamento y dispositivos mdicos.
Recepcin administrativa: Es verificar que los medicamentos y
dispositivos mdicos solicitados correspondan con lo recibido y facturado
por el proveedor. Igualmente confirmar las condiciones Durante el tiempo
de transporte, embalaje, envase, producto, cantidad y precio.
2. Responsable de la recepcin

El jefe de almacn o quien haga sus veces efectuar la recepcin

administrativa y el director Del servicio farmacutico of la persona que
ste delegue, realizar la recepcin tcnica de los medicamentos y
dispositivos mdicos adquiridos.
3. Transporte de medicamentos y dispositivos mdicos
El traslado y entrega de los medicamentos y dispositivos mdicos estn
sometidos a las disposiciones tcnicas establecidas en la Resolucin
1403/07, en el Cdigo de Comercio y dems Normas que reglamentan el
transporte de sustancias especiales que se relacionen con medicamentos.
El transporte puede ser propio o contratado. El remitente deber indicar al
transportador los aspectos sealados en la legislacin vigente, las
caractersticas y condiciones especiales de los medicamentos.
Las Normas anteriormente mencionadas se pueden consultar en:

Http://www.minproteccionsocial.gov.co/Normatividad
Veamos ahora todos los aspectos relacionados con el transporte de
medicamentos y dispositivos mdicos:
z Embalaje

Los medicamentos que se van a transportar deben colocarse en cajas o

disponerse dentro de cubiertas que garanticen una adecuada proteccin contra
los agentes externos.
Debern ser elaborados con materiales apropiados para su conservacin.

Los documentos que acompaan el envo deben ser de fcil acceso y

conservacin, en los cuales se debe indicar por lo menos: fecha de envo,
nombre y direccin Del remitente, nombre y direccin Del cliente, descripcin
Del medicamento y dispositivo mdico, la cantidad y nmero de lote.
z Condiciones de transporte
Los medicamentos deben transportarse de modo que su integridad no se
deteriore, las condiciones de almacenaje se mantengan, se protejan contra
hurto, se conserve su identificacin, se evite la contaminacin o confusin con
otros productos. Se deber cumplir con las siguientes condiciones especficas:
g Almacenamiento a temperaturas controladas, debe asegurarse que se
mantenga la cadena de fro y la integridad del producto.
g Cuando se use hielo seco en la cadena de fro se deben observar las
precauciones de seguridad y verificar que los medicamentos no entren en
contacto directo con el hielo seco, ya que se podran congelar
g Para los medicamentos que requieren condiciones especiales de
almacenamiento deben existir registros y controles que demuestren que se
cumplen estas exigencias durante el transporte.
El transportador responder por la conservacin de la calidad de los
medicamentos durante el transporte de los mismos.
4. Procedimiento para la recepcin

La recepcin de los productos debe cumplir con los procedimientos

administrativos y tcnicos de verificacin para su ingreso al sistema
contable del almacn o servicio farmacutico. El proceso tiene dos
momentos importantes: la recepcin administrativa y la tcnica.
4.1 Recepcin administrativa - Estudio de la documentacin

Se estudiar previamente la documentacin que permita establecer las

siguientes condiciones:
La entrada al almacn desde el punto de vista contable contiene tres
informaciones: Qu producto ingresa, el valor (compra) y el proveedor del

mismo (factura). Para que el responsable del inventario pueda verificar

estas variables es necesario que oportunamente haya recibido el contrato
de suministro o la orden de compra de los productos que van a ingresar al
almacn o servicio farmacutico.
Se debe asegurar que los productos se reciban de acuerdo con lo pactado
en el momento de la compra.
z
Recepcin y estudio de la documentacin que
entrega el proveedor
El jefe de almacn verifica que haya llegado el producto solicitado, del
proveedor seleccionado, en las cantidades requeridas y con el valor y plazo
estipulados en el contrato de suministro o la orden de compra. Se constata
que exista una correspondencia de lo recibido con lo pactado y si el
producto cumple o no con las condiciones pactadas en la compra.
g Nombre genrico (o denominacin
producto solicitado vs. el despachado.

comn

internacional)

del

g Concentracin y forma farmacutica en el caso de medicamentos.

g Precios unitarios y totales (por producto y valor total de la factura) acordados.
g Fecha y hora de entrega.
g Cantidad pedida vs. cantidad recibida vs. cantidad facturada.
4.2 Recepcin tcnica - Inspeccin de los productos recibidos

Se proceder por el director del servicio farmacutico, o la persona que

delegue, a realizar una inspeccin de los medicamentos y dispositivos
mdicos para verificar las condiciones tcnicas, la cantidad de unidades, el
nmero de lote, fechas de vencimiento, registro sanitario, laboratorio fabricante,
condiciones de almacenamiento durante el transporte, manipulacin, embalaje,
material de empaque y envase y las condiciones administrativas y tcnicas
establecidas en la negociacin.
Para tal efecto se escoger una muestra al azar del
total del lote recibido.
Es importante que durante la recepcin se cuente con la ficha tcnica del
medicamento y/o dispositivo mdico, sobre la informacin de las
especificaciones del producto, tiempo de vida til, condiciones de
almacenamiento y la informacin que la institucin considere necesaria. Esta
informacin es brindada por el proveedor al momento de cotizar los productos.

Se prohbe la recepcin o tenencia de muestras mdicas en el servicio

farmacutico o almacn.
Los medicamentos de control especial que son monopolio del Estado, una vez se
realice la respectiva

Recepcin tcnica, debern almacenarse bajo seguridad y en

independiente de los dems medicamentos.

un sitio

Cuando los medicamentos no cumplan con las especificaciones tcnicas se

comunicar al proveedor y al jefe de compras o quien gaga sus veces.
Se debe garantizar que los productos recibidos cumplan con todas las
especificaciones tcnicas y las establecidas en el momento de la compra.
g Producto: En los medicamentos debe garantizarse que el principio activo
sea exactamente al solicitado, en la forma farmacutica y concentracin
estipulada.
g Fecha de vencimiento: No debe recibirse el producto que tenga menos de
dos terceras partes de su vida til, o por lo menos, un ao para su vencimiento.
g Nmero de lote: El nmero de lote es importante porque en caso de
presentarse un problema de calidad orienta el seguimiento. En lo posible no se
debe aceptar ms de dos lotes en un mismo pedido de un producto.
g Certificaciones solicitadas: Si el contrato de suministro o la orden de
compra as lo estipula, debe entregarse con el pedido ciertos documentos que
acrediten aspectos de calidad, como el registro sanitario INVIMA y el protocolo
de calidad.

Se revisan adems otras caractersticas para los medicamentos:

g Embalaje: Sellados en buen estado y secos.
g Envase: Hermeticidad en cierre, sin perforaciones, contenido completo.
g Tapas: Presencia de banda de seguridad.
g Etiqueta: Impresin firme y clara.
g Blster: Sellados, llenos, con informacin bsica.
Otros aspectos a tener en cuenta:
g Anlisis organolptico: Se refiere al anlisis de las caractersticas que se pueden percibir por
los sentidos (color, olor, textura) de un producto por parte de responsable del almacn.
g Inspeccin visual: Examina caractersticas de uniformidad en el color, acabado, etc.
g Control de pasa, no pasa: Evala si una caracterstica est por debajo o por encima de un
lmite fijado.
g Defecto: Cualquier desviacin del producto a las especificaciones previamente establecidas.
Se clasifica en:
g Defecto crtico: El que puede llegar a impedir la utilizacin del producto.
g Defecto Mayor: Sin ser crtico, tiene la posibilidad de reducir considerablemente el uso del
producto.
g Defecto menor: No reduce materialmente el uso del producto.
Con el objetivo de poder tomar la decisin de aceptacin o rechazo de un lote de recepcin, se
definen unos niveles aceptables de calidad (NAC): el 1% para defectos crticos, 6.5% para defectos
mayores y 15% para defectos menores.
La clasificacin de los defectos encontrados durante la inspeccin se cruza con el NAC y el resultado
de este cruce permite aceptar o rechazar el lote de recepcin. Ello se acepta si el nmero de
defectuosos es igual o inferior al establecido por el NAC respectivo. Si es superior al establecido en
la tabla se rechaza. Ver anexo 2 Inspeccin, clasificacin y determinacin de defectos en el material
de acondicionamiento, en los productos y en la forma farmacutica en los medicamentos.

Anlisis organolptico para inspeccin de productos

Productos

Observaciones

Tabletas

Se observar que no tengan manchas, que no estn

decoloradas, que no estn quebradas ni pegajosas,
que no tengan polvo adherido a la superficie; igual
tamao, color y apariencia.

Cpsulas

No deben estar abiertas o vacas, no deben tener

polvo adherido, no deben estar deformadas, sin
trazas de humedad, igual color y apariencia.
Que no se observen materiales extraos, ni turbidez
ni presencia de gas.

Soluciones
Contenido completo, que estn en frascos cerrados
hermticamente, incluyendo banda de seguridad.
Que sean homogneas, sin gas ni materiales
extraos.
Emulsiones
Contenido completo, que estn en frascos cerrados
hermticamente, incluyendo banda de seguridad.
Que al agitarlas se redispersen adecuadamente.
Suspensiones

Contenido completo, que estn en frascos cerrados

hermticamente, incluyendo banda de seguridad.

Lquidos inyectables

Que no tengan partculas en suspensin. Que no

tengan turbidez. Que el contenido est completo.

Polvos para reconstruir

No deben estar apelmazados. Los polvos para

inyeccin deben desprenderse fcilmente del
frasco y deben tener color uniforme. Que disuelvan
fcilmente.

Polvos o granulados para reconstruir a solucin Que dispersen

oral
uniforme.
Cremas y ungentos

fcilmente.

Color

granulado

Que los tubos no estn colapsados ni con

perforaciones o rupturas. Que el cierre est
hermtico.

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Equipo para la administracin de soluciones Advertir si los sellos no estn intactos o si los
Parenterales
protectores no estn en su sitio.

Equipo para transfusin de sangre

Guantes quirrgicos

Nota de advertencia: NO USAR CON SANGRE O

CON COMPONENTES SANGUINEOS.
Advertir si los sellos no estn intactos o si los
protectores no estn en su sitio.
Si estn empolvados, se debe colocar aviso de
que el polvo de la superficie debe ser removido
aspticamente antes de iniciar los procesos de
operacin.
Si son estriles, verificar que el paquete no est
abierto o daado.

z Acta de recepcin
Se elaborar un acta que recoja detalladamente la informacin que arroje el procedimiento de
recepcin, fecha y hora de entrega, nombre del producto en su denominacin genrica y comercial,
cantidad de unidades, nmero de lote, registro sanitario, fechas de vencimiento, condiciones de
transporte, manipulacin, embalaje, material de empaque y envase, condiciones administrativas
y tcnicas establecidas en la negociacin y la que permita identificar en todo momento la muestra
tomada. El acta ser firmada por la persona que realiza la recepcin tcnica para su archivo en el
almacn y copia del acta para el servicio farmacutico. Anexo 3 Formato recepcin tcnica
z Registro de ingreso de medicamentos y dispositivos mdicos
Una vez autorizada la recepcin del producto, se produce su incorporacin al sistema contable del
almacn.
El almacn o servicio farmacutico registrar en los medios existentes para tal fin, preferiblemente
computarizados, la cantidad, fecha, valor unitario, valor total, proveedor, etc., de los medicamentos
y dispositivos mdicos recibidos.
5. Control del proceso de recepcin y de almacenamiento
Porcentaje de cumplimiento de entregas por parte del proveedor:
Nmero de entregas efectuadas en trminos pactados x 100
Nmero total de entregas pactadas.
Porcentaje de cumplimiento de las buenas practicas de almacenamiento:
Nmero de medicamentos vencidos, deteriorados y averiados x 100
Total de medicamentos almacenados.

Anexo 1. Formato control de temperatura, humedad y red de frio.

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Anexo 2. Inspeccin, clasificacin y determinacin de defectos en el material de acondicionamiento,

en los productos y en la forma farmacutica en los medicamentos.

Defecto
Rotulacin
Ausencia de nombre genrico, nmero del registro sanitario, laboratorio
fabricante, nmero de lote, fecha de expiracin, formulacin del producto,
cantidad o volumen.
Ausencia de las condiciones especiales de almacenamiento cuando el
producto as lo requiera. (Ejemplo. Conservarse bajo refrigeracin).
Ausencia de la va de administracin para soluciones y polvos parenterales
Rotulacin del envase: individual
Ausencia del nombre genrico, nmero de lote o fecha de expiracin.
Ausencia de la cantidad contenida en el envase para soluciones
parenterales
Ausencia de la formulacin del producto por unidad posolgica sin
necesidad de especificar excipientes
Cuando se utilizan etiquetas
Etiquetas rotas, sucias o arrugadas.
Etiquetas torcidas o mal pegadas (solamente en medicamentos para
reconstituir y que el nivel hasta donde debe hacerse est marcado en la
etiqueta)
Envase de vidrio
Frasco sin contenido o sin indicacin del contenido
Color del envase (debe ser el que requiere el medicamento con fines de
proteccin)
Ausencia de bandas de seguridad
Manchas o suciedad en su interior
Grietas o rayones en cualquier parte del recipiente con excepcin de
envases de inyectables en los cuales se considera crtico.
Envase plstico
Presencia de olor objetable
Envase sin contenido
Ausencia de bandas de seguridad

Categora del defecto

Crtico Mayor Menor

Envase abombado
Suciedad interior
Presencia de poros o grietas que afectan su utilizacin
Deficiente hermeticidad del cierre
Suciedad exterior
Superficie defectuosa (rebajas, burbujas, hendiduras que afecten su
apariencia).
Deformaciones que afectan su apariencia
Tubos colapsibles
Perforaciones, grietas o roturas
Hermeticidad del cierre
Tubos deformados
Suciedad exterior
Materiales laminados (blister)
Blister roto
Blister vaco
Blister mal sellado
Superficie arrugada, rayada o defectuosa
Cierres (tapas y agrafes)
Ausencia de agrafes cuando se requiera
Agrafe roto
Carencia de perforaciones (cuando se requiera)
Agrafes flojos
Formas farmacuticas lquidas estriles
Turbidez (en soluciones)
Presencia de partculas extraas
Color no apropiado
Floculacin (en soluciones)
Color no uniforme: En caso de degradacin
Mala distribucin del colorante
Aspecto del polvo: Apelmazamiento que sugiere humedad
Mala dispersin en caso de polvo para suspensin
Formas farmacuticas lquidas no estriles
Falta de homogeneidad en emulsiones

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Presencia de gas
Presencia de materiales extraos
No redispersin en suspensiones
Formas farmacuticas lquidas no estriles
Falta de homogeneidad en emulsiones
Presencia de gas
Presencia de materiales extraos
No redispersin en suspensiones
Preparaciones slidas no estriles: polvos y granulados
No se dispersan fcilmente (polvo para suspensin)
Color no uniforme
Presencia de material extrao
Granulado no uniforme en color y tamao
Tabletas
Bordes erosionados, tabletas laminadas, porosas, manchadas y
moteadas.
Polvo adherido a la superficie
3. Formato recepcin tcnica
Acta de Recepcin Tcnica de Medicamentos No
Proveedor
Factura No

Fecha de llegada

Nombre
genrico

Fecha

Fecha de la inspeccin

Concentracin

Nombre
comercial

Orden de compra/Contrato No

Fecha

No de cajas

Laboratorio
Fabricante

Forma
farmacutica

Unidad
de
manejo

Presentacin

Nmero
de lote

Nmero
de
registro

Fecha de
vencimiento

Cantidad
recibida

Cantidad
de
la
muestra

Cumple
especificaciones
Advas

Observaciones:

Responsable de la recepcin tcnica:

Firma

Tcnicas