Estudio de Caso Diseo de un Programa de Capacitacin: Dilema del Gerente de Capacitacin
Sunit, hiciste un trabajo excelente al lograr identificar las necesidades de
capacitacin de los gerentes de primera lnea. La eleccin de temas para el programa de capacitacin tambin es buena. Sin embargo, nuestro trabajo an se encuentra a la mitad. Quiero que ordenes los puntos que te seal relacionados con el diseo de un programa de capacitacin Y, quiero que te concentres en cmo podemos hacerle para lograr que este programa de capacitacin sea ms efectivo, dijo VK Prasad (Prasad), Vicepresidente de Desarrollo de Recursos Humanos de Direc2U, compaa de ventas directas que tiene transacciones con una lnea de aparatos de consumo. Sunit Verma (Verma) haba estado trabajando como Gerente de Capacitacin de Direc2U durante los ltimos seis meses. Durante este perodo se haba involucrado en la capacitacin de diez grupos de representantes de ventas en capacitacin. Durante los ltimos tres meses, la mayor parte de su tiempo y empeo haban estado dedicados a la identificacin de necesidades de capacitacin para los gerentes de primera lnea de la compaa. La semana pasada, Verma pas la mayor parte del tiempo en la identificacin de las necesidades de capacitacin bajo la asesora de Prasad. Tambin identificaron los temas que se iban a impartir en el programa de capacitacin propuesto para El caso que se presenta en este documento fue escrito por Debapratim Pyrkayastha, del ICFAI Center for Management Research. Se escribi con la intencin de ser utilizado como base para fomentar el dilogo en clase ms que ilustrar el manejo efectivo o ineficaz de una situacin administrativa. El caso se compil como resultado de una experiencia generalizada. 2008, ICFAI Center for Management Research (ICMR) Ninguna parte de esta publicacin podr copiarse, almacenarse, transmitirse, reproducirse o distribuirse de ninguna manera ni por medio alguno sin el permiso del titular de los derechos de autor.
los gerentes de primera lnea. A partir de ese momento, se le confi a Verma la
responsabilidad de disear el programa de capacitacin. Verma haba redactado el borrador de una propuesta para el diseo de la capacitacin y se haba presentado con Prasad para que ste la ratificara, pero ahora tal pareca que haba cambios de consideracin a efectuar, antes de que se obtuviera la aprobacin de la propuesta del diseo de capacitacin. *** Antes de unirse como Gerente de Capacitacin a Direc2U, Verma no haba tenido experiencia laboral prcticamente. Se haba graduado de una supuesta escuela comercial al Norte de India con especializacin en Desarrollo de Recursos Humanos. Fue capacitado durante el verano en una de las compaas lderes de rpido movimiento de bienes de consumo de la India, como parte de su currculo en Maestra en Administracin de Negocios en donde se haba involucrado en un proyecto de anlisis de necesidades de capacitacin (TNA, por sus siglas en Ingls) para los representantes de ventas de la compaa era esa su nica experiencia en la funcin de capacitacin. De hecho, Prasad, que lo haba entrevistado inicialmente para ocupar el puesto, qued bastante impresionado con el trabajo de su proyecto. A Verma tambin le atraa la oportunidad de colocarse en Direc2U, se trataba de una compaa con una curva de crecimiento que se haba abierto camino para ocupar un nicho por s misma en el mercado de su bien capacitada fuerza de ventas, a pesar de haber incursionado en el mercado apenas una dcada antes. Al haber desarrollado un vnculo en la funcin de capacitacin y desarrollo durante su internado del verano, Verma sinti que al unirse a Direc2U como Gerente de Capacitacin sera un arranque ideal para su carrera. Verma qued seleccionado para el puesto y se uni a la compaa en el mes de abril del ao 2008. Una vez que Verma se uni a la compaa, Prasad tuvo un par de reuniones con Verma para que se familiarizara con las responsabilidades de su empleo. Tambin le proporcionaron una gran cantidad de materiales de capacitacin que se haba desarrollado para el personal, e informacin concerniente con los diversos programas de capacitacin que se haban llevado a cabo durante el ao anterior en Direct2U. La primera tarea de Verma fue la de asumir el papel de administrador de capacitacin, en un programa de capacitacin para representantes de ventas que estaba programado para arrancar en cuatro das. Se le pidi que estuviera presente durante el programa de capacitacin y que tambin coordinara las diversas actividades de capacitacin, llevando un registro de costos, etc. Como gil aprendiz, Verma pronto adquiri las habilidades que se requeran 2
y la administracin qued bastante complacida con l. Por supuesto, Prasad
siempre estuvo presente para guiarlo y Verma estaba muy tranquilo con su nuevo trabajo. Prasad se haba unido a Direc2U en el ao 2000 como Gerente de Capacitacin. En ese tiempo, la compaa se encontraba en una etapa formativa. El departamento de Recursos Humanos de la compaa era casi inexistente. Haba un par de personas involucradas en la administracin de sueldos y salarios, mientras que Prasad, sin ayuda, se ocup de la funcin de capacitacin de la compaa. Conforme la compaa creci, la administracin de la compaa reconoci su contribucin promocionndolo para ocupar el puesto de Vicepresidente en el departamento de nueva creacin de Desarrollo de Recursos Humanos. Verma sinti que Prasad era responsable en gran medida de la creacin del departamento de Desarrollo de Recursos Humanos de Direc2U. En el ao 2006, Prasad diriga la funcin de capacitacin de la compaa con la asistencia de un Creador de Facilidades y un Coordinador de Realimentacin. Prasad imparta la capacitacin y se atrajo a un buen nmero de personas como recursos de la industria. En el ao 2008, con un rpido movimiento de mercancas que llegaba a los Rs 800 millones y con el incremento de la fuerza de ventas a aproximadamente 600, Prasad sinti la necesidad de contar con un Gerente de Capacitacin y de aqu se reclut a Verma. Verma sinti que Prasad era muy accesible y que siempre estaba dispuesto a dar orientacin. De hecho, Verma lo admiraba por haber puesto en marcha un departamento de Desarrollo de Recursos Humanos en Direc2U partiendo de la nada (Vase la Tabla I que presenta la estructura del departamento de Desarrollo de Recursos Humanos de Direc2U). Tabla I Estructura del Departamento de Desarrollo de Recursos Humanos de Direc2U
VP - DRH
Gerente de Personal
Gerente Dotacin de Personal
Gerente de Capacitacin
Gerente Compensacin y Prestaciones 3
Creadores de Facilidades
Coordinador de Realimentacin
A dos meses de ocupar su nuevo trabajo, Verma ya diriga algunas de las
sesiones de los programas de capacitacin. En el mes de julio del ao 2008, apenas despus de que Verma haba dirigido su cuarto programa de capacitacin en Direc2U, estando sentado en su estacin de trabajo leyendo algunos documentos de realimentacin del personal en capacitacin sobre el programa de capacitacin, Prasad le habl por telfono y le pidi que fuera a la oficina del Director Ejecutivo. *** Bienvenido jovencito. Prasad me dijo que agarraste el ritmo muy rpido. Por favor, sintate, dijo Raj Pal Singh (Singh) Director Ejecutivo de Direc2U, conforme Verma iba entrando al saln. Singh estuvo sentado en el saln con Prasad y el do aparentemente haba tenido una larga pltica antes de que llamaran a Verma. Sunit, t ests bien consciente de que en Direc2U le ponemos mucha importancia a la funcin de la capacitacin. Hemos logrado un ritmo de crecimiento elevado en este mercado fragmentado principalmente debido a nuestra fuerza de ventas bien capacitada, dijo Prasad. Continu explicando que la alta direccin de Direc2U le pona mucho nfasis a la capacitacin y al hecho de que la buena capacitacin haba contribuido al logro de las tasas de crecimiento elevado de la compaa durante los ltimos cinco aos. En unos cuantos aos, a futuro, la compaa quera introducir la participacin de la capacitacin y el desarrollo en todos los niveles de la compaa, y para el 2013 tambin quera crear un nuevo puesto de Gerente de Desarrollo Organizacional. As que, adems de los diversos programas de capacitacin de ventas que dirigen a la base de la fuerza de ventas, tambin nos gustara comenzar algunos programas de desarrollo administrativo para los gerentes subalternos y los gerentes de mandos intermedios en los aos venideros. Adems, nos gustara arrancar con un programa corto de capacitacin para los gerentes de primer nivel en el 2009, agreg Prasad. Singh dijo, De hecho, siento que nuestros gerentes de primer nivel no son nuestra mayor fuerza. Hay espacio considerable para mejorar. Toda buena compaa cuenta con gerentes de primer nivel muy fuertes y tenemos que mejorar esta rea Prasad me dijo que ya ests familiarizado con el proceso de Anlisis de Necesidades de Capacitacin, as que sentimos que debemos de confiarte la responsabilidad de llevar a cabo un Anlisis de Necesidades de Capacitacin para los gerentes de primer nivel. Verma estaba muy feliz porque le asignaron esta misin. Le agradeci a Singh y a Prasad y a partir del da siguiente inici a trabajar en la nueva tarea.
***
Verma dedic la mayor parte de las siguientes dos semanas al diseo de
cuestionarios dirigidos a los diversos gerentes. Refin ms los cuestionarios con la ayuda de Prasad. Adems de enviar los cuestionarios a los gerentes en los diversos niveles, Verma tambin consult a expertos de la industria y tambin realiz giras en los territorios de ventas de algunos de los gerentes de primer nivel para obtener experiencia directa del entorno del campo. Para el mes de octubre de 2008, Verma haba reunido toda la informacin que necesitaba, y la tabul y analiz bajo la asesora de Prasad. Llegaron a la siguiente conclusin: A los gerentes de primer nivel les fue bien en las habilidades de ventas, pero les faltaban algunas habilidades avanzadas de venta. A muchos de los gerentes de primer nivel les faltaban habilidades efectivas para la administracin de equipos. No exista una manera formal de preparar a los miembros del equipo. Teniendo como base los resultados, Verma sugiri que la compaa dirigiera un programa de capacitacin con duracin de una semana completa para los gerentes de primer nivel enfocado en habilidades avanzadas de ventas, habilidades administrativas, y de preparacin. Tambin podemos tener una sesin sobre actitud positiva presentada por algn capacitador corporativo destacado, agreg Verma. Prasad contest, Pon ese plan sobre papel. Disea un programa de capacitacin, identifica los conceptos que se van a impartir en el programa de capacitacin, la tcnica y las herramientas que se van a utilizar, etc. Y tambin prepara una propuesta del diseo de la capacitacin que le enviaremos al Sr. Singh. *** Verma se pas la semana que sigui en el diseo del programa de capacitacin. Identific el concepto y los temas que le ayudaran a lograr los objetivos de capacitacin. Tuvo plticas con algunas personas de recursos que con anterioridad haban estado comisionadas por la compaa para tomar sesiones en sus programas de capacitacin. Para el fin de la semana tambin haba efectuado una identificacin tentativa de las personas de recursos que impartiran la capacitacin sobre los diversos temas. Adems identific uno o dos temas de capacitacin que l mismo impartira. 5
El da siguiente, Verma fue con Prasad con la propuesta del diseo de la
capacitacin. Despus de revisar dicha propuesta y algunos de los materiales de apoyo que Verma haba trado consigo, Prasad dijo, Hiciste un buen trabajo. Pero siento que tienes que pasar ms tiempo en esto. Est bien, primero permteme hacerte una pregunta. Por qu llevamos a cabo este programa de capacitacin? Llevamos a cabo este programa de capacitacin con el fin de mejorar los niveles de conocimiento y habilidad de nuestros gerentes de primer nivel, de modo que puedan representar una diferencia positiva en el campo, contest Verma. As que, Se cumplir este objetivo con slo presentar un programa de capacitacin? O, se cumplir nuestro objetivo si los gerentes interiorizan la capacitacin?, pregunt Prasad. Por supuesto, el personal en capacitacin tiene que interiorizar la capacitacin para que el programa de capacitacin tenga xito. Seor, no entiendo lo que usted est tratando de decir, dijo Verma. Prasad sonri y contest, La edad promedio de nuestros gerentes de primer nivel es de 30 aos. La mayora de estos gerentes tienen aproximadamente diez aos de experiencia. Dime, por qu deberan estar entusiasmados con el programa de capacitacin? Qu podras posiblemente ensearles que no lo sepan ya? Pero, seor, hemos visto en el estudio del Anlisis de Necesidades de Capacitacin que existe una insuficiencia de habilidades y nos sentamos juntos e identificamos las necesidades de capacitacin, replic Verma. Estoy de acuerdo en que existe una necesidad de capacitacin y no tengo problemas con los temas que has propuesto. Lo que estoy tratando de decir es que la capacitacin para una persona con experiencia no es lo mismo que capacitar a un novato. Quiero que me respondas a estas preguntas Cmo puedes garantizar la transmisin del aprendizaje? Cmo te aseguras de que los gerentes estn motivados a lo largo del programa de capacitacin?, pregunt Prasad. Verma dijo, Como usted lo dijo, la mayora de los gerentes son personas maduras. As que, deben de poder comprender el significado del programa de capacitacin. Es decir, slo si comprenden porqu deben de aprender algo nuevo. Tienes que poder desarrollar una necesidad de saber en ellos La manera de 6
presentar el programa de capacitacin, la metodologa de la capacitacin, las
herramientas de capacitacin que se utilicen, todos influyen en determinar si el programa de capacitacin tendr xito o no, dijo Prasad. As que, qu cambios sugiere?, pregunt Verma. Prasad sonri y contest, Sunit, se que podrs inferirlo de inmediato por t mismo. Slo ponte a pensar un poco. Te dar un indicio Tu diseo de capacitacin depende demasiado en el mtodo de clase. Verma pregunt, Pero, no cree usted que una clase lcida y participativa ayudar en el logro de nuestro objetivo? No estoy diciendo que el mtodo de clase es malo. De hecho, hasta ahora he utilizado capacitadores corporativos externos que se apoyaban en gran medida en el mtodo de clase en las pocas ocasiones que llevamos a cabo algunas de las sesiones de capacitacin para los gerentes de mandos intermedios. La respuesta del personal en capacitacin fue fenomenal El problema con el mtodo de aprendizaje tipo clase, es que los participantes adultos con frecuencia no quieren que se les diga. No podemos esperar que una persona con un historial de experiencia de pronto regrese a su etapa de formacin acadmica, que se siente atentamente y diga ensame Trata de encontrar maneras en que podamos aprovechar su experiencia en lugar de lograr el objetivo del aprendizaje, replic Prasad. Entonces Prasad le dijo a Verma que estaba contento con el avance que sta haba tenido en los ltimos seis meses. Estaba contento en lo particular con la manera en que haba llevado a cabo el Anlisis de Necesidades de Capacitacin e identificado las necesidades de capacitacin. Sin embargo, le pidi que preparara la propuesta del diseo de capacitacin de nuevo y que se reportara con l en el trmino de dos das. El da siguiente era domingo, Verma se estaba poniendo al da con compaeros de grupo de su escuela de negocios que ahora trabajaban en diferentes industrias. Pero, apenas poda evitar que su mente divagara y se regresara a la pltica que haba sostenido con Prasad el da anterior. Tena que llegar con una propuesta definitiva del diseo de capacitacin para el da siguiente. Verma saba que Prasad ya saba lo que quera que hiciera, pero Prasad quera que se presentara con la respuesta. Verma tampoco quera desilusionar a Prasad, de modo que Qu cambios debera de hacer en el diseo de la capacitacin de manera que los gerentes de primer nivel estuvieran motivados e interiorizaran la capacitacin? 7
Qu cambios adicionales tendra que hacer en el diseo de la capacitacin
para asegurar la mejor transmisin del aprendizaje? Qu mtodos y herramientas de capacitacin tena que adoptar para asegurarse de esto?