MANUAL DE NORMAS Y

Cdigo: MNP.AD.INT
PROCEDIMIENTOS PARA EL
CONTROL DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO DEL
COMERCIAL SEBASNAYDER C.A Pgina: 01

INTRODUCCIN
El presente manual fue elaborado con el propsito del controlar el proceso
administrativo del comercial Sebasnayder C.A, as mismo este comercio tiene como misin
Contribuir a mejorar la calidad de vida de muchas bodegas a travs de la distribucin de
productos y servicios de consumo masivo.
Es importante destacar que un adecuado control de proceso administrativo en un
comercial de vveres proporciona establecer medidas para corregir actividades, para que
alcancen exitosamente los planes obtenido, tambin analizar las causas que originan
desviaciones para evitar que se presente nuevamente a futuros.
En este orden de ideas es necesario mencionar que en el presente manual se
desglosa los siguientes captulos:
Captulo I: Donde se conoce el objetivo, alcance, misin, resea histrica,
generalidades, actualizacin, distribucin, codificacin.
Captulo II: Organigramas, descripcin del cargo.
Captulo III: Objetivo, poltica, Alcance, responsabilidades, normas, procedimiento,
diagrama de flujo.
Captulo IV: definiciones, formatos, instructivo de llenado.
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LA EMPRESA
1.1. Objetivo
Elaborar un manual de normas y procedimientos para mantener el control
administrativo del Comercial Sebasnayder C.A.
1.2. Alcance
El presente manual esta dirigido a los administradores del Comercial
Sebasnayder C.A quienes tienen la responsabilidad de la ejecucin de los
Procedimientos aqu descritos.
1.3. Misin
El Comercial Sebasnayder C.A es un negocio de vveres al mayor que
satisface a clientes en ofrecerle productos de excelencia y la mejor relacin de
calidad y precio.

1.4 Visin
Ofrecer la mejor opcin a nuestros clientes en surtido, precios y servicio en las
pequeas bodegas y abastos.
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Elaborado:
.

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PROCEDIMIENTOS PARA EL
CONTROL DEL PROCESO

Cdigo: MNP.AD.CI

ADMINISTRATIVO DEL
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COMERCIAL SEBASNAYDER C.A

LA EMPRESA

1.5Resea Histrica
Sebasnayder en un comercio mayorista dedicadas a la comercializacin, venta y
distribucin de productos de consumo masivo en distintas bodegas de valencia qu
brinda una solucin a las necesidades primarias de toda persona como es la
alimentacin, mediante la comercializacin de productos de alta calidad y al mejor
precio.

El Comercial empez con sus operaciones en el ao 2012, con su apertura en el

estado Carabobo-Valencia. La cual logramos mantener exitosamente el negocio,
cumpliendo as con nuestros mayores objetivos.

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MNP.AD.GM.CI
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GENERALIDADES DEL MANUAL

1.6 Responsabilidades
2.3.21 Secretaria
1.5.2 Emitir Cheque
1.5.3 Hacer Inventario
1.5.4 Compra y Ventas de Mercancas
1.5.5 Realiza Facturas de Ventas
1.5.6 Recibir Llamadas
1.5.7 Ordena Mercanca de Pedidos
1.7 Actualizacin
En este presente manual ser revisado por los Gerentes del comercial cada seis
meses o antes en caso de que haya cambios en el sistema administrativo de la
organizacin.
1.8 Distribucin
1.7.1 Gerentes
1.7.2 Administradores
1.7.3 Contador
1.7.4 Vendedor
1.7.5 Despacho

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Cdigo:
MNP.AD.GM.CI

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GENERALIDADES DEL MANUAL

1.9 Codificacin
MNP: Manual y Normas de Procedimiento
AD: Administracin
INT: Introduccin
GM: Generalidades del Manual
C: Captulo
C.A: Compaa Annimo
01: Corresponde al nmero consecutivo asignado al manual
ORGG: Organigrama General
ORGD: Organigrama de Departamento
CPA:CONTROL DE PROCESO ADMINISTRATIVO
OPM: Objetivo y Poltica del Manual

P: Procedimiento
DF: Diagrama de Flujo
F: Formato

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MNP.AD.ORGG.C.II
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ORGANIGRAMAS

2.1 Organigrama General

GERENCIA

Departamento
Fnanciero

Contabilidad

Admistrador

Departamento de
Venta

Almacn

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Ventas

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ORGANIGRAMAS

2.2 Organigrama del Departamento

*Supervisin y control sobre las

actividades del departamento

Gerente
General
*Chequeo de la
contabilidad general de la
empresa, etc.

Contador

Administrador

Compra
Venta
Recibir
mercancas,
etc.

*Analizar los
precios, la
distribucin, etc.

Almacn

Despacho

Ayudante de Almacen
Facturacion
*Descargar la Mercanca,
llevar la mercanca a los
clientes, etc.

*Revisin de facturas para

el despacho, revisin de
todos los pedidos prefacturados, etc.

*Verificar la
mercanca q` este
en buen estado,
despachar
mercanca, etc.

Bodegas

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C.A

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MNP.AD.CPA.CII

Elaborado: :
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CONTROL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Nombre del Cargo: Gerente
Gerente: Dueo
Departamento:
General
Administrativo
Reportado a: Gerente

Supervisado a : Personal Administrativo

Objetivo General del Cargo

Controlar las actividades de administracin, elaboracin e interpretando las
herramientas contables, tales como: registrar estado de cuenta, estado financieros,
presupuesto y otras necesidades para garantizar la efectiva distribucin de la administracin
de los recursos materiales y financieros.
2.3 TAREAS ESPECIALES
2.3.1 Secretaria
2.3.2 Emitir Cheque
2.3.3 Hacer Inventario
2.3.4 Compra y Ventas de Mercancas
2.3.5 Realiza Facturas de Ventas
2.3.6 Recibir Llamada
2.3.7 Ordena Mercanca de Pedidos

2.4 PERFIL DEL CARGO

2.4.1 Educacin: Manual de Normas y procedimientos para el control del proceso
administrativo del Comercial Sebasnayder C.A.
2.4.2 Experiencia: 4to aos de experiencia de alimentos de consumo masivo.
2.4.3 Conocimientos: Alimentos de consumo masivo.
2.4.4 Habilidades: Organizar el trabajo, tratar de forma cortes al pblico en general,
realizar clculos
Elaborado: :

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Aprobado por:

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Fecha:

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PROCEDIMIENTOS PARA EL
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ADMINISTRATIVO DEL
COMERCIAL SEBASNAYDER
C.A

Cdigo:
MNP.AD.OPM.CIII
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OBJETIVO Y POLITICA DEL MANUAL

3.1 Objetivo
Mantener un buen control en el proceso administrativo para que los resultados sean
competitivos.

3.2 Poltica
La Poltica de este manual en el rea administrativa manejar en forma cuidadosa
el control en la elaboracin Procesamiento y distribucin de la informacin y
documentacin referente a las entradas y salidas de los bienes, as como vigilar
que no se agoten los materiales mximos y mnimos.
El rea Administrativa se dedicar a la recepcin, almacenamiento, entrega y

conservacin de los materiales.

Revisado por:

Aprobado por:

Fecha:

Fecha:

Elaborado: :
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PROCEDIMIENTOS PARA EL
CONTROL DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO DEL
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C.A

Cdigo:
MNP.AD.P.CIII
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3.3 PROCEDIMENTO PARA EL CONTROL ADMINSTRATIVO

3.3.1 Procedimiento de Venta

3.3.2 Procedimiento de Compra
3.3.3 Procedimiento de Facturacin

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Fecha:

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PROCEDIMIENTOS PARA EL
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3.3.1 PROCEDIMIENTO VENTA

1. Objetivo
Efectuar la comercializacin de los productos
2. Alcance
Mantener un anlisis de las ventas
3. Responsabilidad
Departamento de Ventas
4. Nombre del Cargo

Cdigo:
MNP.AD.PV.CIII
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Venta
5. Normas del Procedimiento

Verificar las Facturas al realizar una venta

Anlisis de el alcance de las venta

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Fecha:

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PROCEDIMIENTOS PARA EL

Cdigo:
MNP.AD.PC.CIII

CONTROL DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO DEL
COMERCIAL SEBASNAYDER
C.A

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3.3.2 PROCEDIMENTO DE COMPRAS

1. Objetivo
Efectuar las compra de los productos que sern comercializados por el Comercial.
2. Alcance
Contar con disponibilidad y una amplia gama de productos.
3. Responsabilidad
Departamento de Administracin
4. Nombre del Cargo
Compra
5. Normas del Procedimiento

Determinar productos a compras

Pedidos de mercanca a proveedores

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Fecha:

Elaborado: :
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PROCEDIMIENTOS PARA EL
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COMERCIAL SEBASNAYDER
C.A

Cdigo:
MNP.AD.PF.CIII
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3.3.3 PROCEDIMENTO DE FACTURACION

1. Objetivo
.Facturar los productos vendidos
2. Alcance
Generacin de documentos descriptivo de los productos, cantidad y valor de la
compra
3. Responsabilidad
Departamento de Facturacin
4. Nombre del Cargo

Facturacin
5. Normas del Procedimiento

Verificacin de productos, cantidad, precios y descuentos.

Copia y archivo de las facturas

Revisado por:

Aprobado por:

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Elaborado: :
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CONTROL DEL PROCESO

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MNP.AD.P.CIII

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COMERCIAL SEBASNAYDER
C.A

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PROCEDIMENTO PARA EL CONTROL ADMINSTRATIVO

RESPONSABLE
PASOS
DEPARTAMENTO DE VENTA
Comercial

Programar visita al cliente

Pedido
Seguimiento del pedido
Facturacin o remisin de mercanca

DEPARTAMENTO DE COMPRA
Administrador

Determinar productos a comprar

Seleccin del proveedor
Pedido de mercanca a proveedor

Calcular el total de la venta

Establecer el tipo de venta ya sea de
contado, acredit o anticipado.
Entregar factura

DEPARTAMENTO DE FACTURACION
Facturador

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Aprobado por:

Fecha:

Fecha:

Elaborado: :
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PROCEDIMIENTOS PARA EL

Cdigo:
MNP.AD.DF.CIII

CONTROL DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO DEL
COMERCIAL SEBASNAYDER
C.A

3.4 DIGRAMA DE FLUJO

INICIO

3.4.1 Diagrama de Venta

Restablecer el
contacto con el
cliente

Entregar la
factura al cliente

Restablecer el
contacto con el
cliente

Hacer firma y
copia de la
factura al cliente

El cliente firmo
la factura
SI

NO

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Guardar facturas

NO

Recibir notas u
observaciones

FIN

Elaborado: :

Revisado por:
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Aprobado por:
Fecha:

Fecha:
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CONTROL DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO DEL
COMERCIAL SEBASNAYDER
C.A

3.4 DIGRAMA DE FLUJO

Cdigo:
MNP.AD.DF.CIII
Pgina: 20

INICIO

3.4.2 Diagrama de Compra

Recibir informacin de
los stocks de mercanca

Consultar la informacin de
las ventas efectuadas

Revisar y chequear la
informacin

Calcular la cantidad
existentes de cada
producto

Determinar la rotacin
de los productos

Producto de alta
rotacin

NO

NO

Redefinir punto de
reorden

SI
Consultar punto de reorden

Revisado por:
Elaborado: Fecha:
Fecha:
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ADMINISTRATIVO DEL
COMERCIAL SEBASNAYDER
C.A

3.4 DIGRAMA DE FLUJO

Aprobado por:
Fecha:
Cdigo:
MNP.AD.DF.CIII
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3.4.2 Diagrama de Compra

Analizar si la cantidad es la
establecida como punto de
reorden

Comprar le
producto
NO

SI

Establecer la cantidad a
comprar

FIN

Esperar
alcanzar punto
de reorden

Revisado por:

Aprobado por:

Fecha:

Fecha:

Elaborado: :
Fecha:

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ADMINISTRATIVO DEL
COMERCIAL SEBASNAYDER
C.A

3.4 DIGRAMA DE FLUJO

INICIO
3.4.3 Diagrama de Facturacin
Calcular valor de la venta

Ingresar a la factura ya que es

manual

Establecer tipo de venta

Contado

Cdigo:
MNP.AD.DF.CIII
Pgina: 22

SI

NO

Factura
contado

A crdito
SI

NO

Con
anticipado

Factura a
crdito

Revisado por:

Aprobado por:

Fecha:

Fecha:

Elaborado: :
Fecha:

Cdigo:

MANUAL DE NORMAS Y
MNP.AD.DF.CIII
PROCEDIMIENTOS PARA EL
CONTROL DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO DEL
COMERCIAL SEBASNAYDER C.A Pgina: 23

3.4 DIGRAMA DE FLUJO

1
3.4.3 Diagrama de Facturacin
Verificar concordancia
de precio y descuento

Es correcto

NO
Corregir

SI
Corroborar datos de la factura

Error al Facturar

SI
Anular factura

NO
Entregar factura
al cliente

FIN

Revisado por:

Aprobado por:

Fecha:

Fecha:

Elaborado: :
Fecha:

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PROCEDIMIENTOS PARA EL
CONTROL DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO DEL
COMERCIAL SEBASNAYDER
C.A

Cdigo:
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Pgina: 25

FORMATO

2
1
4
3
5
9
6

8
7

11
10

Revisado por:

Aprobado por:

Fecha:

Fecha:

Elaborado: :
Fecha:

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CONTROL DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO DEL
COMERCIAL SEBASNAYDER
C.A

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FORMATO
4.1 Definiciones
1. Sello de comercio Sebasnayder C.A
2. Numero de pedido
3. Nombre del Cliente
4. Fecha del Pedido
5. Direccin del cliente
6. Cantidad del pedido
7. Descripcin de los pedidos
8.Precio Unitario
9. Valor Total
10. Observacin
11.Total de la compra

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Fecha:

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Elaborado: :
Fecha:
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C.A

Cdigo: MNP.AD.F.CIV
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FORMATO

4.2
Instructivo

Revisado por:

Aprobado por:

Fecha:

Fecha:

Elaborado:
Fecha: