12 passos para planejar um projeto

por Thiago Reis em Projetos

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27
Mai
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Conferir listas um trabalho que fazemos sempre no nosso dia a dia, para cada tarefa.
Desde a compra no mercado s operaes feitas por um piloto antes de decolar,
precisamos estar atentos para cumprir determinada rotina. No entanto, poucas so as
pessoas que trabalham com checklist, importante aliado para o cumprimento das etapas.
Afinal, o mais fundamental de planejar um projeto conferir sempre o que falta para ele
ser concludo. O que no estiver ocorrendo de acordo com o planejado dever ser
anotado em um checklist dirio.
O checklist fundamental para as etapas crticas de um planejamento. Listamos nesse
post 12 atividades para que o seu planejamento seja uma referncia para novos gerentes

e um lembrete para os colaboradores mais experientes. recomendvel verificar esses

passos constantemente para se certificar de que nenhuma etapa importante foi perdida.
1 . Defina o escopo
O que precisa ser concludo? Essa a principal questo ao se analisar um projeto. Por
isso, definir o escopo talvez seja a mais importante etapa. Esse escopo precisa estar
claro, articulando e definindo o projeto, apontando qual a sua importncia, revelando o
que precisa ser realizado em cada etapa e o tempo de execuo previsto para cada
atividade.
2 . Identifique os apoiadores do seu projeto
Um bom projeto definido deve ter patrocinadores ou partes interessadas os
stakeholders. Para esses dois grupos, a concluso do projeto importante. Por isso,
preciso deixar claro quem so essas pessoas. Alm de financiar o projeto, elas podem ter
a influncia necessria para manter o trabalho em uma situao de crise. Esse grupo de
pessoas precisa saber tudo o que est ocorrendo, tanto as boas quanto as ms notcias. O
interesse de patrocinadores e stakeholders importante para definir o caminho do
projeto.
3 . Determine os recursos que esto disponveis
Sempre com o acompanhamento do escopo, definido na primeira etapa, preciso ter
com clareza quais os recursos necessrios para completar o projeto. Eles so de carter
tcnico? preciso um conjunto de habilidades especiais ou de treinamento? Os
colaboradores necessrios j esto no local de trabalho e disponveis ou precisam ser
empregados ou contratados? Isso lhe dar uma boa noo sobre o que precisar ser feito
para preencher eventuais faltas de recursos.
4 . Verifique o cronograma
Uma parte fundamental no planejamento de um projeto entender qual o cronograma
associado a cada etapa. O escopo e os recursos disponveis devem trazer informaes de
quanto tempo ser necessrio para concluir o projeto. No entanto, essas informaes
geralmente precisam ser atualizadas. Presses do mercado, por exemplo, podem
adiantar o prazo, como o caso de interesse de um importante cliente para a rea
comercial. Novas tecnologias tambm podem forar a mudana de prazo. Por essas e
outras razes, preciso determinar se uma mudana nos prazos ser vivel com os
recursos disponveis. Ideias criativas so um grande aliado nesse caso. Explicamos em
um post anterior por que o seu projeto precisa de um cronograma realista, confira aqui.
5 . Liste as grandes etapas
Monte a sua Estrutura Analtica do Projeto (EAP). Enquanto a EAP repartida em
entregas, servios, hbridos, etc., voc precisa comear a pensar que essas atividades
precisam caminhar juntas at o mais alto nvel dessa hierarquia. Isso lhe ajudar a
determinar se voc tem capturado o grande quadro sobre o que precisa ser feito para
completar um projeto.

6 . Quebre em pequenas etapas

Aps determinar quais so as grandes etapas, preciso que elas sejam quebradas em
pequenas etapas, dividindo as tarefas entre as equipes. Por exemplo, uma das grandes
etapas pode ser a Documentao Completa. As pequenas etapas seriam ento compostas
por entregas ao longo das linhas de Manuais Tcnicos, Notas de Verso e Manual de
Treinamento. Isso pode ser quebrado ainda mais em Escrever o Manual, Design do
Manual e Imprimir o Manual. Esse processo ajuda a garantir que cada entrega receba
seu visto para concluso.
7 . Desenvolva um plano preliminar
Chegando neste ponto, voc sabe o que o projeto , quanto tempo voc tem para faz-lo,
os recursos que esto disponveis e, em linhas gerais, o que precisa ser feito. O prximo
passo desenvolver um plano preliminar. Esta a sua primeira tentativa de combinar as
datas, entregas e recursos. a hora de identificar dependncias e inclu-las em um plano
preliminar. Por que ainda no definitivo? No momento que sua equipe coloca os olhos
nele, sero identificadas diversas imperfeies. o que ocorre na prxima etapa.
8 . Crie seu plano de projeto base
Com o plano preliminar pronto, preciso o feedback da equipe. Revise-o com os
principais colaboradores, expondo seu pensamento e ouvindo suas ideias. Eles iro
reconhecer reas que voc talvez tenha deixado passar, que podem ser tecnicamente
impossveis ou talvez conflitar ou beneficiar alguma outra iniciativa em andamento.
Junte tudo, pondere cada sugesto e ento desenvolva a verso 1.0 do seu plano de
projeto.
9 . Faa ajustes, refine o projeto
Agora, o seu projeto est em uma fase avanada. Reflita com base na realidade como
est cada passo. As coisas esto indo bem? Esto atrasadas? Faa ajustes de maneira
adequada. Refinar o planejamento de um projeto pode ajudar na execuo de tarefas,
trazendo mais recursos para conclu-las a tempo ou reduzindo o escopo para uma
entrega em uma fase futura.
10 . Monitore o progresso
O progresso precisar ser algo constantemente monitorado em uma base diria. O plano
est correndo bem? As questes esto sendo abordadas e resolvidas em tempo hbil?
funo de um gerente de projetos incluir como o progresso e o sucesso sero
monitorados durante toda a durao do projeto.
11 . Documente tudo
Ao se planejar um projeto, preciso ter a clara noo de que as coisas vo ser diferentes
do que previsto no plano inicial. Certifique-se de prosseguir com essas alteraes por
escrito, com a documentao atualizada. No h nada pior do que um gerente de
projetos ou um gerente perceber que estava trabalhando na verso errada do documento

de especificao ou do cronograma do projeto e encontrar-se separado de onde o resto

da equipe estava indo.
12 . Mantenha todos atualizados
Finalmente, voc precisa incluir mecanismos no seu plano de projeto que ir manter
todos atualizados. Pode ser desde uma simples mensagem est tudo bem ou at uma
chamada de conferncia de emergncia a fim de resolver um problema que acabou de
surgir. No deixe o plano de comunicao ao acaso. Os colaboradores precisam saber o
que est ocorrendo.
Caso no tenham a informao que determinada etapa precisa de auxlio, fica
praticamente impossvel poderem ajudar no que for necessrio.
Aqui esto 12 fcies etapas necessrias para planejar um projeto. Cumprir cada etapa
com ateno ajuda a conduzir o projeto por um bom caminho, alcanando os objetivos
almejados. um bom ponto de partida para ter certeza de que seu projeto chegue ao
final da estrada so e salvo, no acha?