20 Estrategias Para Dejar de

Procrastinar
By Francisco Sez 14 Julio, 2014

Aplazar una cosa fcil hace que sea difcil. Aplazar una cosa difcil la
hace imposible. ~ George Claude Lorimer
Aunque, como explicaba la semana pasada, la procrastinacin se puede
enfocar de una manera positiva, lo cierto es que, en general, procrastinar
es un enemigo de tu productividady te impide aprovechar todo tu
potencial.
He recopilado esta listasin orden ni conciertode mltiples estrategias,
algunas sencillas y otras no tanto, que combinadas o de forma
independiente, pueden ayudarte a reducir bastante tu nivel de
procrastinacin:
1.

Utiliza la Regla de los Dos Minutos. La Regla de los Dos

Minutos tiene su origen en GTD y dice que si ests planificando una
accin que se puede hacer en menos de dos minutos, no la planifiques;
hazla. Puedes extender ese tiempo a 5 10 minutos. Si haces de esta
regla un hbito, habr una multitud de tareas que no vas a tener la
oportunidad de posponer.

2.

Da un pequeo primer paso. Si temes a una tarea por el motivo

que sea, plantate trabajar solo 5 minutos y dejarlo. Cuando empiezas a
trabajar el miedo se desvanece y coges inercia para continuar y terminar
el trabajo. Al dar el primer paso vences esa resistencia y empiezas a ver
de otra manera cosas que antes te parecan imposibles. Deja de pensar
y hazlo.

3.

Las rutinas ayudan. Si conviertes la tareas repetitivas y aburridas

en rutinas, terminars hacindolas sin apenas esfuerzo. Las rutinas son
hbitos o costumbres que haces de forma casi inconsciente y simplifican
tu vida.

4.

Toma decisiones. Muchas veces vas aplazando una tarea

inconscientemente, simplemente porque no te paras a pensar en ella.
Dedica un par de minutos para aclarar qu significa realmente esa tarea
y toma una decisin al respecto. Puede que decidas demorarla de una
manera racional, en cuyo caso no ests procrastinando y no te sentirs
mal por ello.

5.

Haz un seguimiento de tu tiempo. Anota en algn sitio qu

tareas realizas cada da y cuanto tiempo has dedicado a cada una.
Al anotar tu tiempo creas un compromiso interno que te hace ser ms
responsable con respecto a cmo lo utilizas.

6.

Aprende a decir no. Apuesto a que muchas de las tareas que

pospones son compromisos que te has buscado por no saber decir que
no.

7.

No tengas miedo a abandonar. Puede que no sea el momento

de hacer algo. A veces creemos que tenemos que hacer algo
simplemente porque lo hemos empezado. Si el tiempo hace que ese
proyecto ya no tenga tanto sentido o no sea lo suficientemente
importante, simplemente djalo y haz otras cosas. Esperar no significa
procrastinar.

8.

Gestiona tu energa, no tu tiempo. Es importante que trabajes

en tus mejores momentos. Si ests agotado o de mal humor, tus
probabilidades de procrastinar aumentan considerablemente. Para tener
una mejor actitud, descansa lo suficiente, controla tu nutricin y haz
ejercicio.

9.

Utiliza la estrategia de Seinfeld. Jerry Seinfeld, actor y cmico,

utiliza esa estrategiapara no dejar de escribir chistes cada da. Si tienes
que hacer una tarea todos los das, coge un calendario y marca con una
X cada da que lo haces. El objetivo es no romper la cadena de equis en
el calendario.

10.
Divide el trabajo en tareas pequeas y concretas. Un
proyecto grande y complejo puede resultar abrumador. Al dividirlo en
pequeas tareas consigues ver claro el camino y la resistencia a
enfrentarte a l disminuye.

11.

Establece una recompensa para cuando termines esa tarea

que se resiste. Motvate pensando en lo que hars despus de hacerla
algo que realmente te apetezca, te relaje y no suponga ningn
esfuerzo. Define tus propios incentivos.

12.
Haz que sea divertido. Si se trata de una tarea aburrida, busca
maneras de hacerla divertida. Juegos, estrategia Seinfield, tcnica
Pomodoro, recompensas en cada avance, etc.
13.
Hazlo pblico. Si se trata de un reto importante, hazlo pblico.
Habla de ello con tu familia y con tus amigos, pblicalo en tus redes
sociales, en tu blog Te sentirs responsable y comprometido, y te
costar aplazar el trabajo.
14.
Utiliza las palabras adecuadas. Expresa las acciones de forma
clara, concisa y motivadora. Las palabras importan cuando te enfrentas a
una nueva tarea.
15.
Utiliza una lista de tareas corta. Un lista larga puede arruinar tu
sensacin de control y convertirse en una fuente de estrs y
frustracin. Cuanto ms corta sea tu lista de prximas acciones, ms fcil
te resultar estar focalizado en lo que de verdad tienes que hacer.
16.
Utiliza herramientas que te gusten. No quieras hacerlo todo
con una hoja de papel y un lpiz. Utilizar cosas atractivas puede ayudarte
a empezar con ms ganas una determinada tarea.
17.
Revisa regularmente tus objetivos. Si una tarea es complicada,
incierta o aburrida, pero es importante para lograr un objetivo, tener
siempre presente esa meta debera ayudarte a no procrastinar.
18.
Trabaja tus hbitos. Si te conoces a ti mismo y averiguas por qu
aplazas constantemente cierto tipo de tareas, podrs cambiar tus
hbitos y encaminarlos hacia una menor procrastinacin y una mayor
productividad.
19.
Evita las distracciones. Cuantas ms tentaciones tengas para
hacer otra cosa en vez de lo que tienes que hacer, ms fcil ser
procrastinar. Mantn el mvil, las notificaciones y el acceso a internet
desconectados cuando te dispongas a afrontar tareas complicadas.

20.
Tienes un sistema? Si tienes un sistema de productividad
personal como GTD, ser ms fcil que tengas claro qu tienes que
hacer y por qu no debes aplazarlo.

Cmo dejar de
procrastinar y no morir
en el intento
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Sandra Gonzalezjunio 10 2015

Muchos nos consideramos multitaskers porque leemos los informes y correos al
mismo tiempo, o porque respondemos los mails escribiendo a mil por hora,
chateamos con el novio/a en el celular, y hasta comemos pegados a la pantalla.
Pero, de igual manera, nos quedamos con las tareas pesadas para ltima hora y

siempre nos falta tiempo ara completar nuestras labores. Y esto slo le pasa a
un procrastinador.
A todos nos gusta dejar las cosas para despus; sobretodo cuando son tareas
tediosas o no nos gustan. Eso es procrastinacin. Destinamos tiempo para hacer
algo, pero en realidad estamos en 10 cosas a la vez y no avanzamos ni
terminamos ninguna.
Las tpicas excusas mentales son naaa, es que no tengo ganas de pensar en eso
ahora, mejor lo dejo para despus y avanzo en el diseo o redaccin de esto otro
que me gusta ms. Qu pasa entonces? En vez de disfrutar del proceso creativo
de diseo o redaccin, las emociones quedan atoradas en lo que tenamos que
hacer y no nos gusta; y nos demoramos todava ms en terminar esa tarea que
empezamos porque nos gusta.
Pero, cmo se puede corregir la procrastinacin? Corrigiendo los malos
hbitos laborales. Es necesario aprender a:
1. Adoptar y respetar un horario de trabajo
2. Priorizar tareas y ejecutarlas en un plazo sensato
3. Disfrutar cada momento

En las siguientes lneas voy a darte consejos para que puedas cumplir con cada
uno de estos puntos. No es tarea fcil. Dejar de procrastinar requiere de tiempo,
esfuerzo y ganas. Pero con esta gua prctica seguro lo logrars sin problema.
1. Adoptar y respetar un horario de trabajo

Esto es lo bsico para desarrollar un buen hbito laboral. Se supone que debemos
trabajar 8 horas al da. Pero en la realidad, no creo que nadie aguante tanto.
Menos si tenemos una pantalla con internet y un mundo de distracciones a
nuestros pies.
Para respetar el horario de trabajo tenemos que calcular de manera realista
nuestras horas laborales: cunto tiempo te tomas por la maana para prender
el computador, hacerte un caf, saludar a todos en la oficina, etc? No tienes
que dejar este ritual matutino. Pero s asigna un tiempo para esas actividades; y
no lo cuentes como tiempo productivo.
Pueden ser 30 minutos yendo por todas las salas de la oficina o los 5 minutos que
te toma abrir la ventana, prender el computador y destapar un yogurt. Pero debes
considerar que es tiempo que no va a volver. As que ya no empezaste tu trabajo a
las 9:00 o 9:30 hrs. Ves? Ser realistas ayuda.
Consejos para lidiar con el correo electrnico
Supongamos que luego de prender el computador, abres tu correo y tienes 50
correos. Cunto tiempo pasas respondiendo correos? No tienes idea? Pues
mdelo. Lo peor del trabajo en digital es que nos hemos vuelto esclavos del correo
electrnico y no sabemos siquiera cmo trabajar con l.
Idealmente, y sobretodo si trabajas con tecnologa, deberas usar un sistema de
trabajo colaborativo como Slack o Trello. Porque si solo usas correo, pues bueno,
te ests quedando atrs. De verdad te invito a descubrir este tipo de herramientas
digitales, te aseguro que facilitarn enormemente tu trabajo.

2. Priorizar tareas y ejecutarlas en un plazo sensato

La Regla de los 2 Minutos

Implementar un sistema rpido de priorizacin de tareas tiene relacin con el
sentido de urgencia. Para ello, lo mejor es usar la Regla de los 2 Minutos:

Lo soluciono yo en 2 minutos?

Lo puede hacer alguien ms por mi?

De verdad es urgente, no puede esperar.

Priorizar correctamente tareas puede hacerse en dos partes: de lo que

requiere ms tiempo a lo que requiere menos tiempo (Regla de los 2 Minutos) y de
lo ms urgente a lo menos urgente.
No importa si te toma dos horas o 10 minutos, todo es tema de priorizar
correctamente y responder de lo ms urgente a lo menos urgente.
Ok, voy respondiendo todo; voy en el correo 15 y me encuentro con un incendio:
el cliente quiere que lo llame ASAP. Este correo fue recibido a las 9:05 de la
maana y ya son las 9:45, el cliente insiste en que es muy urgente y, adems, si
usa Mailtrack.io ya sabe que lo vi porque lo abr. Sigo con lo mo o lo llamo?
Este es el segundo exacto en que se va toda la planificacin de trabajo al carajo.
La mayora de la gente acude al llamado de urgente y responde de inmediato al
correo, llama al cliente o a la persona a cargo del proyecto para que le diga qu
pas. Y as ya nos podemos imaginar que nuestro da laboral se puso a la orden
de otra persona.

Nadie se va a morir si pasa media hora (no somos doctores o s?). Y por mucho
que nos paguen, a menos que tengamos firmada una clusula en un contrato que
nos obligue a responder a los clientes en un horario 24/7 y en un lapso
de tiempo especfico, pues no pasa nada. Responde el correo, anota ese
problema como urgente y sigue revisando tus dems correos. Puede que exista un
incendio peor en otro correo ms adelante.
Y si de verdad es algo que no puede esperar? Delega o aplica la Regla de Los 2
Minutos: llama al cliente para calmarlo y dile que ya ests al tanto del asunto; pero
que necesitas tiempo para entregarle la mejor solucin. Este tipo de respuestas
siempre son profesionales, porque as el cliente se da cuenta de que no lo ests
dejando a la deriva.
Creando la lista de tareas
Qu hago luego de responder los correos? Una lista de las tareas por hacer. Por
alguna razn la mayora de la gente en el ambiente de oficina le dice lista de
pendientes. Nombre que no me agrada mucho porque Duh! Obvio que todo est
pendiente, cierto?
Paso 1: Hacer una lista

Haz una lista de todo lo que tienes que hacer y ojo, responder correos ya no va en
esta lista, porque ya lo hiciste. Lo que s va en la lista son las tareas asociadas a
esos correos. Por ejemplo: tengo 5 correos de clientes cotizando cosas diferentes,
tengo 3 correos de clientes que quieren cambios de diseo, tengo 4 invitaciones a
eventos o webinar, etc.

Entonces, todo lo que te tome menos de 2 minutos en hacerse, hazlo de

inmediato. Si sabes que una tarea demora ms de 2 minutos, lo dejas anotado en
la lista. Y as vas depurando la lista de tareas.
Ok, respondo las invitaciones a eventos, respondo uno, dos, tres, 25 correos; me
quedan menos correos y menos cosas por hacer. Ya me cans, voy por una
bebida. NO! Termina de escribir la bendita lista y luego ve por un premio.
En serio, as a lo perrito Pavlov. Si ya tienes la tentacin de pararte del asiento, no
lo hagas. En lugar de pararte, piensa en un refuerzo positivo y elige mentalmente
la recompensa que te dars despus: ir a molestar al compaero de trabajo, ver
un captulo de una serie, etc.Hacer la lista y priorizar tareas es la primera tarea
de la maana. As que si evitas distracciones al principio, es ms probable que
logres terminar tus tareas a tiempo. No dije que sera fcil. No te pares de esa
silla! Termina la lista.
Sobre las interrupciones

Supongamos que llega alguien a conversar un rato cuando vas en medio de la

lista de correos. Paro todo y converso con el colega distractor?
DING DING DING
NO!
Claro que si es el jefe, pues no te queda de otra.

Paso 2: Priorizar Tareas

Ya tienes tu lista reducida por tiempo? Pues ahora prioriza por el gusto que le
tienes a la actividad o por la cantidad de energa que necesitas para completarla.
Si te toma una hora arreglar los logos, pero es algo que odias; entonces, eso va al
principio. Si es una tarea creativa como redactar, requiere ms tiempo; as que
djalo para despus del almuerzo. Ordena las tareas segn la cantidad de energa
o esfuerzo de concentracin que necesites para resolverlo.
Fijar plazos para cada tarea y hacer lo ms tedioso al principio
Ponerse plazos equivale a poner una fecha de entrega para cada tarea y
cumplirla.Siempre deja lo ms tedioso para el inicio; porque si no, no lo vas a
hacer nunca.
Supongamos que cotizar sea la parte ms tediosa de mis tareas, as que lo dejo
para la maana. Con dos horas debera bastar. Agarro el calendario y pongo, de
11:00 a 13:00 cotizar y ya. As vas organizando por tiempo tu da. Pro tip: cada
25 minutos puedes darte ratos libres y recompensas.
Qu pasa si son las 13:00 y no tengo mi tarea lista? No hay recompensa. No es
necesario castigarse, pero s vas a tener que comenzar la tarea siguiente.
Si no terminaste lo previsto en el plazo asignado, qu pas? Te interrumpi una
llamada? Te dio hambre? Anota el problema que surgi y sigue con la siguiente
tarea.

Procesos Crticos
Muchos de los que trabajen en equipo sabrn que existen los llamados procesos
crticos. Es decir, tareas que van ligadas unas con otras de manera que si no
termino una accin, no puedo avanzar con la siguiente. Por ejemplo, no pudo
construir una casa, sin haber comprado el terreno, sin haber cotizado con
empresas constructoras o sin haber comprado los materiales.
En tales casos, es primordial que se respeten estas fechas de entrega o avances
de proyecto. De lo contrario, se atrasa el trabajo de todos.
Si trabajas solo, igual tendrs procesos crticos. Por ejemplo, para cotizar un sitio
web, tienes que establecer los requerimientos y funcionalidades primero. Para
estos casos es ideal contar con una herramienta de trabajo colaborativo. Esta te
avisar cuando una tarea est demasiado atrasada y puede afectar el resultado
final. Es decir, avisa cuando peligra el proyecto.
Adems, usando un sistema de trabajo con tareas explcito saltarn a la vista
quines son los que estn al da en sus tareas y quines no; de manera que los
miembros del grupo se puedan ayudar mutuamente y evitar atrasos.
Trabajando en el computador, todo el da
Qu podemos hacer para evitar las distracciones?

Decirle a la gente que no llame, no converse ni grite cerca, etc.

No funciona? Pues lleva tu trabajo (lase laptop) a un lugar donde puedas

concentrarte media hora con tranquilidad

Cerrar todas las ventanas del navegador, dejar slo las que necesitamos para la
tarea que vamos a hacer y abrir slo los programas que vas a usar. Todo lo
dems, se cierra.

Usar una app para medir tiempo en cada actividad = mtodo Pomodoro: 25
minutos de trabajo y 5 de break.

Al final del da, revisa las veces que no alcanzaste a completar tus tareas y busca
soluciones.

No puedes trabajar sin msica pero a cada rato salen comerciales en YouTube y
los tienes que adelantar? Instala EndlessPlayer y podrs ver videos de YouTube
sin comerciales. Otra opcin es buscar un compilado ya listo. Te da
hambre? Ten una barrita de cereal o una manzana cerca. Te da fro o
calor? Pues mantn a la mano un sweater. Busca soluciones a las
distracciones, porque son propias de cada uno y nadie lo har por ti.
3. Disfrutar cada momento

Disfrutar el momento es un estilo de vida que puede alcanzar cualquiera que se lo

proponga.Qu ganas con preocuparte por el futuro? Es mejor que te
ocupes de vivir en el presente. Cuando la mente comienza a funcionar sin
preocupaciones, te permitir estar presente y con toda tu atencin en el minuto
que ests viviendo. Y as podrs experimentar la vida a tu antojo. Qu ganas
con ir pensando en el camino lo que tienes que hacer en casa cuando
llegues? Come tu comida con calma, toma esos 5 minutos de break y vvelos,
saboralos, convrsalos o, simplemente, haz algo que disfrutes.
La vida es corta, as que mejor disfrtala.