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PROGETTAZIONE EUROPEA:

SUGGERIMENTI PER LA STESURA


DI PROGETTI DI RICERCA EUROPEI

A cura di:
Dott.ssa Federica Fasolato
Divisione Ricerca
Sezione Internazionale e Nazionale
ricerca@unive.it
Per ulteriori chiarimenti e informazioni possibile contattare la
Divisione Ricerca (ricerca@unive.it, tel. 0412348294)
Ultimo aggiornamento il 31/12/2010

1 PREPARAZIONE AL PROGETTO.............................................................................................................................3
1.1 PRESUPPOSTI..............................................................................................................................................................3
1.1.1 Conoscere il VII Programma Quadro per la Ricerca e lo Sviluppo Tecnologico...............................................3
1.1.2 Caratteristiche dei Programmi Specifici Cooperation e Capacities...................................................................5
1.1.3 Ricerca in Collaborazione: creare il gruppo di progetto....................................................................................6
1.2 LE FASI DELLA PROGETTAZIONE.........................................................................................................................7
1.2.1 Perch? Definire gli obiettivi.............................................................................................................................8
1.2.2 Cosa? Definire i risultati....................................................................................................................................8
1.2.3 Chi? Definire le responsabilit ..........................................................................................................................9
1.2.4 Quando? Pianificazione.....................................................................................................................................9
1.2.5 Quanto? Definizione del budget.......................................................................................................................13
1.2.6 Suggerimenti per la scrittura del testo..............................................................................................................14
2 FORMULARI PER LA PRESENTAZIONE DEL PROGETTO...............................................................................14
2.1 PARTE A.....................................................................................................................................................................15
2.1.1 Vedere allegato 1 a pag. 32 modulo A1 coordinatore......................................................................................15
2.1.2 Vedere allegato 2 a pag. 33 modulo A2 Coordinatore......................................................................................16
2.1.3 Vedere allegato 3 a pag. 34 modulo A3_1_Coordinator.pdf............................................................................17
2.2 PARTE B.....................................................................................................................................................................17
2.2.1 Le parti del formulario: Frontespizio...............................................................................................................17
2.2.2 Lindice ...........................................................................................................................................................18
2.2.3 Il Progetto........................................................................................................................................................18
2.2.3.1 1: Scientific and/or technical quality, relevant to the topics addressed by the call ......................................................18
2.2.3.2 2. Implementation............................................................................................................................................................ 27
2.2.3.3 3. Impact.......................................................................................................................................................................... 28

3 REVISIONE E VALUTAZIONE..................................................................................................................................29
4 PROCEDURE INTERNE DELLATENEO...............................................................................................................30
4.1 INTRODUZIONE.......................................................................................................................................................30
4.2 DECISIONI FORMALI..........................................................................................................................................................30
4.3 FASE DI PRESENTAZIONE DEL PROGETTO: DOCUMENTI DA TRASMETTERE ALLA DIVISIONE RICERCA..................................................31
5 GLOSSARIO DEI PRINCIPALI ACRONIMI UTILIZZATI...................................................................................31
FIGURA 1 - SCHEMA VII PROGRAMMA QUADRO..................................................................................................4
FIGURA 2 - VII PQ: PRINCIPALI SCHEMI DI FINANZIAMENTO.........................................................................6
FIGURA 3 - ESEMPIO DI DIAGRAMMA PBS............................................................................................................10
FIGURA 4 - ESEMPIO DIAGRAMMA DI WBS..........................................................................................................10
FIGURA 5 - ESEMPIO DI DIAGRAMMA PERT.........................................................................................................11
FIGURA 6 - ESEMPIO DI DIAGRAMMA DI GANTT................................................................................................12
FIGURA 7 - ESEMPIO DI GRIGLIA LOGICAL FRAMEWORK (QUADRO LOGICO).......................................12
FIGURA 8 ESEMPIO DI WORK PACKAGE LIST.....................................................................................................20
FIGURA 9 ESEMPIO DELIVERABLE LIST...............................................................................................................21
FIGURA 10 ESEMPIO DI TABELLA MILESTONES.................................................................................................21
FIGURA 11 ESEMPIO TABELLA DESCRIZIONE WP.............................................................................................23

FIGURA 12 ESEMPIO DI DIAGRAMMA DI PERT SEMPLIFICATO....................................................................24


FIGURA 13 ESEMPI DI TABELLE STAFF EFFORT.................................................................................................26
FIGURA 14 SCHEMA DI VALUTAZIONE PER COLLABORATIVE PROJECT..................................................29

PREPARAZIONE AL PROGETTO

1.1 PRESUPPOSTI
Il primo elemento da verificare il valore aggiunto europeo del proprio progetto di ricerca e la
rispondenza a uno dei temi specifici (topic) previsti dal bando al quale si intende rispondere con il
progetto. Un progetto ha infatti un valore aggiunto europeo quando la ricerca da svolgere necessita
di una collaborazione internazionale e non pu quindi essere finanziata da altri strumenti nazionali o
regionali; la rispondenza ad un topic si verifica invece attraverso la lettura del Programma di
Lavoro (Work Programme spesso abbreviato anche con WP), che descrive le singole tematiche di
ricerca che la Commissione Europea ha individuato come strategiche per lanno in corso e che
intende finanziare. In collaborazione con la Divisione Ricerca si individueranno i programmi
europei pi adatti alle proprie esigenze e i temi e i topic corrispondenti alle proprie idee di ricerca.
Si proceder poi ad unapprofondita lettura dei documenti tecnici che descrivono gli orientamenti
delle politiche europee. Poich lambito dello sviluppo del progetto ricerca in collaborazione,
sar prioritario cercare potenziali partner interessati a collaborare nella ricerca in ambito Europeo.
La Divisione Ricerca potr dare indicazioni anche in riferimento ai network europei pi idonei. In
sintesi si proceder quindi a: creare il gruppo di progetto, definirne i compiti e le priorit e
strutturare il progetto nelle modalit del VII PQ.

1.1.1 Conoscere il VII Programma Quadro per la Ricerca e lo Sviluppo


Tecnologico
Il settimo programma quadro per la Ricerca ha preso avvio il primo gennaio 2007 e terminer il 31
dicembre 2013, con una disponibilit finanziaria di oltre 53 miliardi di euro, distribuiti annualmente
per ciascun Programma Specifico. Rispetto al vecchio programma quadro, il budget quasi
raddoppiato, ma gli aumenti saranno pi sensibili e tangibili nellultimo periodo del programma e
non allinizio.
I progetti presentati nelle varie call devono contribuire a realizzare una societ basata sulla
conoscenza, come sancito dallobiettivo della prima strategia di Lisbona: Fare dellEuropa
leconomia basata sulla conoscenza pi competitiva e dinamica del mondo.
In particolare, il programma dedicato alla Ricerca il VII Programma Quadro per la Ricerca e lo
sviluppo Tecnologico (2007-2013), gestito dalla DG Research e dallAgenzia Europea per la
Ricerca (REA).
Lobiettivo secondo quanto stabilito a Lisbona nel 2000 di rafforzare la posizione dellEuropa nei
seguenti pilastri: TRAINING AND EDUCATION, INNOVATION, RESEARCH

IMPORTANTE: i progetti devono perci contenere le seguenti caratteristiche, definite


QUALITY FACTORS:
1. Come trasferire i risultati della ricerca e la tecnologia alle imprese e al Territorio;
2. Formazione;
3. Impatto innovativo del progetto.
Rispetto ai precedenti programmi le procedure rendicontative sono state semplificate, la
strutturazione dei Work Programme aperta ai contributi degli interessati attraverso la rete dei
Delegati Nazionali per i programmi. I programmi specifici sono 4 (a cui si aggiunge Euratom e il
programma del JRC): 2 con approccio Top-down (Cooperation e Capacities) cio con temi di
ricerca stabiliti dai comitati della Direzione Generale Ricerca, 2 (People e Ideas) con approccio
Bottom-up, cio i temi di ricerca sono proposti da chi presenta il progetto, ma rispettando
comunque due fondamentali condizioni:
1) Devono rientrare nelle macro-aree scientifiche di volta in volta stabilite nei bandi;
2) Devono comunque essere temi che rispondono agli obiettivi generali del VII Programma
Quadro
I bandi del VII PQ sono pubblicati annualmente sullOfficial Journal (Gazzetta Ufficiale Europea)
e sul sito Cordis, sito specifico per i bandi e limplementazione del VII PQ:
http://cordis.europa.eu/fp7/home_it.html
Per ogni bando vengono pubblicati una serie di documenti tecnici utili per la presentazione del
progetto:
- Call Fiche (Testo del bando che riporta sinteticamente le informazioni relative al
budget disponibile, alle date di scadenza, agli schemi di finanziamento previsti nel
bando, ai topic (tematiche) di ricerca attivi, alle procedure di valutazione, ai requisiti
di ammissibilit.
- Workprogramme (programma di lavoro) specifico per ogni bando
- Guide for Applicant (guida per il proponente)
- Altri documenti utili per quello specifico bando
- Accesso alla procedura EPSS (Electronic Proposal Submission Service)

Figura 1 - Schema VII Programma Quadro

1.1.2 Caratteristiche dei Programmi Specifici Cooperation e Capacities


I Programmi Specifici Cooperation e Capacities sono implementati annualmente dai Work
Programme (programmi di lavoro), dove sono contenute le tematiche di volta in volta scelte dalla
DG Research. Si raccomanda di leggere comunque lintero documento: anche se apparentemente
certe tematiche possono non essere interessanti, in realt la trasversalit con cui i vari comitati
scrivono i work programme pu riservare sorprese: possono esserci spunti di ricerca interessanti
anche nei Temi pi lontani dalla ricerca che si svolge quotidianamente. La struttura di un WP
complessa ne diamo di seguito uno schema:
Schema di Work Programme
1 livello Tema:
ENERGY(esempio)
2 livello

Attivit:
ACTIVITY
ENERGY.2:
RENEWABLE
ELECTRICITY
GENERATION
3 livello Area: AREA
ENERGY.2.3:
WIND
pensata per essere
stabile nel corso del
VIIPQ ma con
flessibilit
4 livello Topic:
ENERGY.2010.2.32: Support to the
coordination of
stakeholders
activities in the
field of wind
Energy
(soggetto aperto per
proposte nei bandi,
solo nellanno di
riferimento)

Il 4 livello quello che interessa di pi il ricercatore e al quale deve strettamente rispondere il


progetto di ricerca proposto.
Come vengono costruiti i Work Programme:
5

La Direzione Generale Ricerca indica per ogni settore le priorit: si scrivono cos le Roadmaps.
Da dove vengono gli input?
Piattaforme Tecnologiche
Istituzioni Nazionali ed Europee
Ricercatori
Delegati Nazionali
Lobby di categoria
Risultati dei progetti precedenti
Documenti da consultare per ogni tematica del VII Programma Quadro:
White papers : input dagli stakeholders
Green papers : lancio politiche del futuro
Siti utili: tutti i siti tematici di Cooperation (http://www.unive.it/) e www.Euractiv.com
Nei Work Programme vengono indicati per ogni Topic di volta in volta gli schemi di finanziamento
ammissibili, di seguito elenchiamo i 3 principali:
Sigla
Durata
Oggetto
Programma
Specifico
CP=Collaborative
project
NoE= Network of
Excellence

CSA= (CA e SA)


Coordination and
Support Action

Da un minimo di 2
anni fino ad un
massimo di 5 anni
Da un minimo di 3
anni ad un massimo
di 7 anni
Da un minimo di 6 ad
un massimo di 48
mesi

Progetti di Ricerca in
collaborazione, si
finanzia la ricerca
Non orientato ad
una ricerca ma a
creare una rete di
ricerca su uno
specifico argomento
CA: Networking,
coordinamento,
diffusione di
precedenti risultati di
ricerca
SA: conferenze,
studi, seminari,
workshop, ricordarsi
per la dimensione
europea

Cooperation
Capacities
Cooperation
Capacities

Cooperation
Capacities
Ideas
People

Figura 2 - VII PQ: principali schemi di finanziamento

1.1.3 Ricerca in Collaborazione: creare il gruppo di progetto


Una caratteristica rilevante di Cooperation e Capacities la ricerca in Collaborazione (un
coordinatore che gestisce un gruppo di partner per la realizzazione di un progetto di ricerca)
Come strutturare il partenariato?
Coinvolgere pi paesi Europei (e paesi Associati)
C un numero minimo: almeno 3 paesi diversi (in alcune call for proposal sono date
specifiche indicazioni per il coinvolgimento di pi paesi anche extraeuropei) ma non c un
numero massimo: lunica avvertenza da ricordare che il gruppo di progetto deve essere
funzionale alla realizzazione del progetto; partenariati troppo ampi sono difficili da gestire.
Pur non essendo obbligatorio (tranne in alcune azioni specifiche di Capacities) nel
partenariato caldamente raccomandato coinvolgere se possibile almeno una PMI
(compatibilmente con le tematiche di progetto).
6

ATTENZIONE: lattivit di coordinamento dellintero progetto (management) NON pu essere


subappaltata. Questa una tipica attivit di cui si occupa il coordinatore.
Come cercare potenziali partner?
Contatti gi esistenti (diretti e indiretti)
Infodays (in occasione dei lanci dei bandi)
Divisione Ricerca attraverso:
1. Liste dei progetti approvati (ogni tema di Cooperation per esempio, ne produce
annualmente)
2. National Contact Point (rete APRE)
3. Delegazione di Bruxelles
Associazioni di categoria
Internet: siti tematici per la ricerca partner (chiedere alla Divisione Ricerca)
Come contattare un partner?
Inviando un abstract di massima del progetto sul quale si avanza la proposta di collaborazione,
tenendo conto che a seconda della confidenzialit delle informazioni, alcuni dati del progetto
potrebbero non venir comunicati nelle prime fasi o comunicati solo in parte.
Come verificare laffidabilit di un partner?
Prima di iniziare il progetto sarebbe bene riunire tutti i partner principali ed avere un feedback
positivo da tutti sullidea di progetto. Il possibile partner che non risponde o non collabora pu
essere a rischio, meglio chiarire subito le posizioni, e non durante la stesura del progetto.
Come verificare la disponibilit di un partner?
Verificando se:
Ha un interesse strategico nei risultati del progetto ?
Condivide la vostra stessa visione a lungo termine? (cio non partecipa al progetto solo per
un ritorno economico a breve termine)
Ha una effettiva disponibilit/capacit di cofinanziare con risorse umane? (Attenzione ai
partner troppo piccoli)
La prima risposta a queste domande se positiva, potrebbe gi delineare il profilo di un buon partner.
Bisogna tenere presente che il suo curriculum deve includere preferibilmente esperienze di
eccellenza nel settore del progetto e che deve condividere con voi gli obiettivi del progetto perch
ritenuto un argomento importante.
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1.2 LE FASI DELLA PROGETTAZIONE


La progettazione in ambito europeo si svolge necessariamente secondo le logiche gi note di Project
Management, adattate al contesto specifico e alle necessit di raggiungere gli obiettivi indicati dal
VII PQ.
Per i progetti pi complessi, sono fondamentali le riunioni di progettazione, in cui si incontrano i
partner e si predispone un lavoro preparatorio e di gruppo, si definiscono i tasks (attivit) e si
calendarizza il proseguimento della progettazione a distanza.
La breve premessa che segue pu essere considerata una preliminare mappa logica per
lorganizzazione del lavoro di progettazione, che in ambito europeo deve poi seguire i formulari
predisposti nel bando (call for proposal). Per strutturare un progetto occorre innanzitutto rispondere
alle seguenti domande:
1) Definire obiettivi chiari : Perch? (gli obiettivi non sono i risultati)
2) Definire i risultati: Cosa? (devono essere misurabili)
3) Definire le responsabilit: Chi? (partner e rispettivi ruoli, responsabilit dei
risultati)
7

Pianificare le attivit: Quando? (utilizzare i diagrammi temporali GANTT , il


diagramma WBS per la struttura delle attivit, il diagramma PERT per le
relazioni tra attivit)
5) Allocare budget alle attivit: Quanto? (stimare le risorse necessarie per
ciascuna attivit)
4)

1.2.1 Perch? Definire gli obiettivi


Esistono sempre degli obiettivi generali di ampio respiro e livello, cio il contesto sul quale si
innesta lobiettivo specifico del progetto: le politiche europee su una determinata tematica
desumibili dai Libri Bianchi e da Decisioni europee, le indicazioni date nei Work Programme
(Tema, Area). Spesso il linguaggio da usare utilizza verbi allinfinito con valenza positiva:
rafforzare, migliorare, risolvere, facilitare
Gli obiettivi generali possono essere pi di uno; lobiettivo specifico del singolo progetto sar
invece sempre UNO solo: da realizzare durante il progetto, oppure da dimostrare, oppure da
sviluppare come nuova conoscenza.
Lobiettivo specifico il fine del singolo progetto, in termini di benefici sostenibili per i destinatari
del progetto.
1 Livello: Obiettivi Generali (medio- lungo termine)
2 Livello: Obiettivo Specifico (breve- medio termine)

1.2.2 Cosa? Definire i risultati


I risultati devono avere come caratteristica principale la loro quantificazione e la possibilit quindi
di essere misurati. Spesso viene richiesto di fornire degli indicatori per la misurazione di questi
risultati: cio definire a priori in che misura il progetto avr successo.
1 Livello: Risultati principali definiti anche deliverables
2 Livello: Risultati intermedi necessari per la realizzazione dei risultati principali
Cosa sono i deliverables? In sintesi sono quei risultati concreti che possono essere spediti alla
Commissione europea. Di seguito alcuni esempi non esaustivi :
Prototipo
Software
Pubblicazioni
Report
Policy Brief
Etc
Bisogna inoltre sempre considerare che i risultati prodotti dovranno avere una dimensione europea
in termini di:
1) Valore aggiunto europeo: miglioramento a livello comunitario (respiro europeo: i risultati non
devono essere realizzati solo in chiave nazionale) quindi la tematica deve essere di importanza
comunitaria; - lazione deve essere trasferibile nel territorio dellUnione Europea e gestita da un
consorzio tra partner di pi nazioni. Si dimostra il Valore Aggiunto, quando nel progetto appare il
partenariato internazionale, in cui ci sia collaborazione. Non c valore aggiunto, quando pi partner
svolgono ciascuno un proprio compito, perseguendo propri obiettivi e giungendo a prodotti separati
ed indipendenti tra loro.
2) Impatto sulle politiche comunitarie rilevanti rispetto al tema di cui si occupa il progetto o
anche su politiche collegate
3) Effetto moltiplicatore: stimare la diffusione del risultato ottenuto
4) Innovazione: miglioramento rispetto allo stato attuale
8

1.2.3 Chi? Definire le responsabilit


In questa fase si definiscono ruoli e responsabilit rispetto alle varie attivit previste dal progetto. In
ambito europeo avremo queste due figure chiave:
a) COORDINATOR (capofila):
ovvero il Principale Beneficiario che: firma il contratto Grant Agreement, linterlocutore diretto
con la Commissione. Questo potere pu essere mediato da un contratto interno fra i partner
(Consortium Agreement) e da apposite strutture di gestione interna del progetto.
b) PARTNER:
Si tratta di definire i partecipanti (partner) e le responsabilit di ciascuno nella realizzazione del
progetto. Le caratteristiche dei partner sono le seguenti:
Ognuno ha un ruolo chiaramente definito
Ad ogni partner collegato un risultato di progetto
Complementariet di ciascuno (diverse competenze)
Tipologie diverse di partner (universit, PMI, Enti di Ricerca, Enti locali, ecc)
c) STAKEHOLDERS:
Nel partenariato possono essere coinvolti anche stakeholders esterni, interessati per esempio ai
risultati del progetto, questi partner esterni potrebbero entrare nel progetto per esempio nellambito
di un Comitato finale di valutazione o molto pi spesso come Comitato consultivo.
CONSORTIUM AGREEMENT:
Per regolare i rapporti di partenariato si utilizza lo strumento del Consortium Agreement (Accordo
privato tra i partner sulla gestione del Consorzio: implementazione progetto, responsabilit dei
membri, gestione finanziaria del progetto, gestione IPR, etc.). Il modello pi comune utilizzato dalle
Universit disponibile al seguente link:
http://www.unive.it/nqcontent.cfm?a_id=68581

1.2.4 Quando? Pianificazione


Per la fase di pianificazione delle attivit da realizzare, si raccomanda lutilizzo dei seguenti
strumenti tipici del Project Management:
1)

PBS (Product breakdown structure): per la definizione dei risultati, es. costruzione di
unautomobile:
Vettura

Telaio
1.0

Sospensioni
2.0

Motore
3.0

Cruscotto
4.1

Interni
4.0

Sedili
4.2

Impianto elettrico
5.0

Rivestimento
4.3

Figura 3 - Esempio di diagramma PBS

2) WBS (work breakdown structure)


Per la definizione delle attivit: diagramma di flusso delle attivit:

Vettura

Telaio
1.0

Sospensioni
2.0

Motore
3.0

Interni
4.0

Impianto elettrico
5.0

Cruscotto
4.1

Sedili
4.2

Rivestimento
4.3

Scrivere
le specifiche
4.1.1
Progettare
il cruscotto
4.1.2
Collaudare
il cruscotto
4.1.3

Figura 4 - esempio diagramma di WBS

3) diagramma di PERT: per la definizione delle relazioni tra attivit e definizione delle fasi
del progetto ( ricerca, dimostrazione, disseminazione, valutazione, etc.). Esempio:

10

Figura 5 - esempio di diagramma PERT

Questo diagramma aiuta a determinare i Work Packages (pacchetti di lavoro) richiesti dai
formulari europei: descrivere un Work Package per ciascun risultato principale del progetto.
Ogni WP contiene dei Tasks (attivit) e dei Deliverables (letteralmente, elementi
consegnabili, che rimangono dopo la fine del progetto). Tutti questi elementi dovranno
essere numerati coerentemente (es. WP1task.1.1, del.1.1)
4) GANTT, o anche Workplan : diagramma temporale delle attivit per lo sviluppo temporale
delle attivit di progetto:
WPdescription / Task

WP1 - Project Management


WP2 - Market Analisys and
Studies
2.1 - Planning and studies

10

11

12

13

14

15

16

17

D1.
1

18
D1.
2

D2.1

2.2 - Market analysis

D2.2

WP3 - System adaptation and


localization
3.1 - Italian pilot

D3.1

3.2 - Hungarian/Polish pilot

D3.2

3.3 - Franch / Flammish pilot

D3.3

WP4 - Market testing and Trials


4.1 - Pilot 1 trials
4.2 - Pilot 2 trials
4.3 - Pilot 3 trials
4.4 - Assesment and evaluation of
results

D4.1

WP5 - Business Plan


5.1 - Draft Business Plan

D5.1

5.2 - Deployment Business Plan

D5.
2

WP6 - Dissemination and Business


partner screening
6.1 - Web site and materials
preparation
6.2
- Dissemination activities

D6.1
D6.2

11

Figura 6 - esempio di diagramma di GANTT

5) Infine la Commissione Europea al fine di facilitare la stesura della modulistica consiglia di


seguire come griglia generale di lavoro, il Quadro Logico Logical Framework- in cui si
riversano gli obiettivi, i risultati e la attivit da intraprendere in una struttura a matrice. Di
seguito, si trova lesempio classico di questo schema:
Progetto Presupposti/Rischi Indicatori
di
Controllo

Fonti di
Verifica

Obiettivo Globale/Impatto
Obiettivo Specifico del
Progetto
Risultati da raggiungere
Attivit da
intraprendere/Realizzazion
i
Figura 7 - esempio di griglia Logical Framework (Quadro logico)

Tale griglia infatti utile a definire le seguenti variabili (richieste anche nei formulari del
VII Programma Quadro):
Presupposti/Rischi:
Sono tutti quei fattori esterni che possono influire sulla messa in opera del progetto.
Bisogna tenere conto dei presupposti killer che sono in grado di invalidare il nostro
progetto e rendere cos non finanziabile la nostra domanda : esempio di presupposto killer
una tecnologia non validata.
Si segue una logica verticale, ci significa che il presupposto ci permette di ottenere
lattivit secondo il seguente schema: con il presupposto avremo una condizione di
ammesso che, la quale ci porter al conseguimento dellattivit con la condizione di
allora avremo che.
Indicatori di Controllo:
Sono descrizioni operative quantificabili, dei differenti livelli di obiettivi: globali,
specifici, e dei risultati. Nel livello delle attivit saranno indicati i mezzi previsti per la
loro realizzazione e cio le risorse fisiche e non fisiche, umane e materiali (Mezzi) che
rispondono sostanzialmente alla specificazione Come, Chi, Quando, Dove.
Un buon indicatore deve essere: SMART, Specific, Measurable, Avaible (disponibile ad
un costo accettabile), Relevant (pertinente con lobiettivo), Time bound (legato ad un
tempo dato).
Fonti di Verifica:
Indicano lorigine e la forma in cui sono disponibili le informazioni per la realizzazione
degli obiettivi. (Le fonti di verifica delle attivit sono i costi). Le fonti devono essere:
- accessibili;
- affidabili;
- pertinenti.
Verifica Finale del Logical Framework:
12

La logica verticale completa e corretta


Gli indicatori e le fonti di verifica sono accessibili e affidabili
Le condizioni di partenza sono realistiche
Le ipotesi sono realistiche e complete
I rischi sono accettabili
Le probabilit di riuscita sono elevate
I fattori di qualit sono stati presi in considerazione ed eventualmente tradotti in
attivit, risultati o ipotesi
I benefici giustificano i costi

1.2.5 Quanto? Definizione del budget


Ogni domanda deve essere accompagnata da un budget.
La stima delle risorse necessarie alla realizzazione del progetto deve essere realistica e realizzata
DOPO la definizione dei risultati, attivit e ruolo dei partner. In ogni caso si tratta di un budget
previsionale.
Le spese devono essere sufficientemente dettagliate in modo da permettere la distinzione fra costi
eleggibili e costi non eleggibili. I costi devono essere corrispondenti al principio di buona gestione
finanziaria e cio devono essere in rapporto diretto con lesecuzione delloggetto del finanziamento
e devono essere necessari alle condizioni del mercato, contabilizzabili, identificabili e controllabili.
Costi Eleggibili:
Oltre ai costi da sostenere (acquisti di materiale, viaggi, spese generali, ecc.) importante stimare il
tempo delle risorse umane individuate per realizzare ciascuna attivit e produrre determinati
risultati: definire quindi lo Staff Effort (tabelle dove sono esplicitati i mesi uomo per ciascun
partner, per ciascun Work Package).
Per il calcolo dei costi del personale impiegato nel progetto, bene riferirsi alle tabelle stipendiali
correnti ( o a una media previsionale) e al Tempo produttivo ufficiale di ciascuna risorsa
indicata. Il MIUR nel 2007 ha dato indicazioni per il personale docente e per estensione PTA e
collaboratori di ricerca, assegnisti, ecc. circa il tempo produttivo annuo, che si attestava sulle 1512
ore annue.
Tale normativa stata superata dallentrata in vigore della legge 240/2010 (Riforma Gelmini) che
fissa il tempo produttivo a 1500 ore annue, art. 6 comma 1 e 2.
Le spese saranno divise in Voci.
Alcuni esempi di costi eleggibili:
-Personale: sia per il personale strutturato che per quello assunto specificamente sul progetto,
valgono le seguenti condizioni di ammissibilit da rispettare per poter esporne il costo:
che il personale sia direttamente reclutato dal beneficiario in base alla legislazione
nazionale;
che il personale debba lavorare sotto la supervisione tecnica e la responsabilit del
beneficiario;
che i costi di personale riflettano il valore totale della remunerazione: salario comprensivo di
oneri previdenziale e sociali;
che il personale sia remunerato in accordo con le procedure interne del beneficiario;
che il personale presti la propria attivit lavorativa in prevalenza presso la struttura titolare
del progetto.
-Viaggi e Soggiorni (meglio se fissati nel fine settimana in cui c un costo inferiore, attenzione a
verificare il regolamento interno di Ateneo sulle Missioni)
-Conferenze
13

-Materiale
-Macchinari ed Attrezzature (nuovi o doccasione, viene calcolato lammortamento degli stessi se
acquistati nel periodo di eleggibilit) riferirsi al Regolamento di Ateneo
-Servizi
-Spese generali (overheads)
Fondamentale dividere le spese, come sopra indicato, sia nella fase di preparazione del progetto
che di gestione. Allo scopo alleghiamo a titolo di esempio un modello, vedere pag. 35.

1.2.6 Suggerimenti per la scrittura del testo


La lingua da utilizzare linglese. La Commissione Europea ammette ufficialmente tutte le lingue
dei 27 Paesi Membri, ma se si decide di presentare il progetto in una lingua che non sia linglese,
bisogna corredare il progetto con una traduzione. Si consiglia quindi di scrivere il progetto in
inglese.
Come sviluppare il testo:
rispondere a tutte le domande che vengono richieste nel formulario
utilizzare terminologia rilevante nel contesto del Programma e della Call for Proposal
linguaggio coerente in tutti i capitoli della proposta
introdurre nuovi concetti allinizio, spiegare ed elaborare (NON introdurre nuovi concetti
successivamente)
una figura (tabella o grafico) dice di pi di 3 pagine di testo
riferimenti a dati pubblici (statistici) per quanto rilevanti
testo breve e denso
curare particolarmente il WP sullo sfruttamento dei risultati e il WP della Disseminazione
(assegnare specifiche responsabilit ai partner per questi due WP)
Alcuni punti della struttura del progetto a cui porre attenzione:

Impatto Europeo della proposta: mettere in relazione il progetto con gli obiettivi europei
contenuti nel Work Programme
Essere realisticamente ambiziosi (nello sviluppo della ricerca)
Strutturare in maniera chiara il progetto e definire risultati misurabili
Consorzio a rilevanza europea, ben bilanciato e con una buona complementariet
Attenzione ai grafici, ai numeri e scrivere un eccellente sommario
Definire una buona struttura di management
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FORMULARI PER LA PRESENTAZIONE DEL PROGETTO

Una volta individuato il Topic di interesse su cui presentare il proprio progetto, stabilito il
partenariato minimo (almeno 3 partner provenienti da 3 diversi Stati Membri o Paesi Associati, a
meno che non ci siano prescrizioni diverse nel bando), il coordinatore di progetto procede alla
stesura. I formulari sono predisposti di volta in volta on-line e vi si pu accedere tramite
registrazione in procedura EPSS ( Electronic on-line Proposal Preparation and Submission): tale
procedura infatti autentica coloro che vi accedono e fornisce password per i successivi accessi,
anche per gli eventuali partner. Per accedere e autenticarsi bisogna entrare dal sito
http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm, alla pagina relativa al bando dinteresse.

14

In questo stadio due sono i documenti necessari per una corretta preparazione della domanda:
Guide for Applicants guida del proponente (per schema di finanziamento)
Manuale EPSS
Sempre disponibili tra i materiali scaricabili on-line per ogni call for proposal attiva
http://cordis.europa.eu/home_it.html
I progetti europei vengono presentati utilizzando sempre un formulario che si divide in 2 parti:
"part A" che la parte relativa alle informazioni amministrative dei partecipanti e che nella
sezione A.3 contiene anche lo schema riassuntivo del budget e la parte "part B" che riguarda
invece la proposta scientifica vera e propria del progetto e che la pi complessa da realizzare.
Dopo lautenticazione in procedura EPSS, utile inserire dove richiesto il PIC participant
identification code (per il coordinatore e per ciascun partecipante), cio il codice identificativo per il
VII PQ di ciascun Ente Legale partecipante, assegnato dal sistema URF (Unique Registration
Facility). Linserimento del PIC attiva tutte le informazioni amministrative relative allente a cui
stato attribuito: indirizzo, nome, regime dei costi indiretti, tipologia di ente, codice nace, ecc. Il
numero disponibile presso la Divisione Ricerca.

2.1 PARTE A
Il primo modulo riguarda gli estremi di progetto: la Carta didentit del progetto.
Di seguito una griglia per la compilazione ed un esempio del Form A.1 solo per il coordinatore:
Proposal Acronym
Collaborative Projects
Proposal Title
Duration in months
Call Identifier
Topic Codes most relevant to your
proposal
Free Keywords
Abstract
Similar proposals or signed
contracts

Lacronimo non deve superare i 20 caratteri e deve essere


mantenuto uguale anche anche in ogni pagina della parte B
Al momento di entrare in procedura EPSS bisogna indicare lo
schema di finanziamento specificato nel per il Topic in cui si
presenta il progetto
Il titolo non deve essere pi lungo di 200 caratteri e devessere
comprensibile anche ai non specialisti nel campo di ricerca
Durata espressa in mesi del progetto
Esempio: FP7-SSH-2009-A, questo dato si trova sia nei Work
Programme sia nella call fiche
Consultare il Work Programme per verificare il codice del topic
Inserire alcune parole chiave rilevanti
Attenzione al limite max: in genere 2000 caratteri
Segnalare se si sono presentate altre proposte simili in call
precedenti

2.1.1 Vedere allegato 1 a pag. 32 modulo A1 coordinatore


Form A.2 per il coordinatore e per il partner, griglia esempio:
Participant number
PIC (participant identification
Code)
Legal Name
Organisation Short Name

Numero assegnato a ciascun partecipante: il coordinatore sempre


il nr.1
Codice identificativo dellEnte partecipante rilasciato dal sistema
unico di registrazione della Commissione e disponibile presso il
Lear (responsabile amministrativo delle informazioni dellente
verso la Commissione)
(Universit Ca Foscari Venezia) Nome con cui lente pubblico
stato registrato
Un nome abbreviato dellEnte partecipante: UNIVE

15

Legal Address
Non-profit Organisation
Public body
Research organisation
Nace code
Small and medium-sized enterprises
Dependencies with other
participants
Character of dipendence
Contact Point
Title
Address
Sex
Phone and fax numbers
e-mail

Indirizzo della sede legale dellEnte (per Ca foscari: sede centrale


Dorsoduro 3246 30123 Venezia)
Se lente ha gi un Pic, in questo campo compare (oppure no) una
spunta
Idem
Idem
Idem
Da compilare solo a cura di una SME
Da compilare solo se due partecipanti (Enti giuridici) sono
dipendenti luno dallaltro
Vedi casella precedente
Il Team Leader o il responsabile scientifico
Scegliere tra le proposte
Se diverso dalla sede legale, specificarlo
Richiesta solo per informazioni statistiche
Inserire numeri telefonici e di fax completi di prefissi
e-mail del ricercatore/responsabile scientifico

2.1.2 Vedere allegato 2 a pag. 33 modulo A2 Coordinatore


Form A.3 per il coordinatore, con il budget aggregato, sulle righe le tipologie di costi, in colonna le
attivit ( RTD, management, other activities, demonstration):
Indirect costs
ICPC
Lump sum funding method
Type of Activity (nelle colonne)

Personnel Costs (nelle righe)

Sub-Contracting (nelle righe)

Other direct costs


Total Budget
Requested EC contribution

Indicare il tipo di costi indiretti (per Ca Foscari 60% costi diretti:


ovvero transitional Flat rate in caso di CP collaborative project, se
CSA Coordination and Support Action il 7%)
Se ci sono partner ICPC (International Cooperation Partner
Countries: Paesi Terzi con i quali sono stati siglati specifici accordi
di collaborazione nellambito del VII PQ)
I paesi ICPC possono optare per il lump sum, indicare qui la tariffa
a seconda del tipo di paese
Inserire le somme relative ai vari tipi di attivit previste nel
progetto:
RTD activities
Demonstration activities
Other activities
Management
Costi delle ore effettivamente lavorate dalle persone che
direttamente realizzano attivit di progetto e che rifletteranno la
remunerazione lorda e altri costi statutari inclusi nella
remunerazione.
Il subcontraente una terza parte che in accordo con uno o pi
partecipanti (business agreement) realizza una parte del progetto
senza la supervisione diretta del partecipante o dei partecipanti e
senza una relazione di subordinazione.
Inserire la somma prevista per i sub-contratti
Altri costi diretti non compresi nelle due categorie precedenti
Somma dei costi eleggibili (diretti+indiretti)
Il contributo richiesto dovr essere determinato applicando i limiti
indicati di seguito per attivit :
RTD = 75% (SME, universit, altri enti pubblici, organismi di
ricerca)
Demonstration activities = 50%
Other activities = 100%
Management = 100%

16

Indicare per ogni tipologia di costo i dati aggregati per ciascun partner per ciascuna attivit: sulle
righe la tipologia dei costi, le colonne indicano le attivit previste per il progetto il loro costo e
infine si calcola il costo totale e il cofinanziamento richiesto alla UE. Per ciascun partner il budget
aggregato.
2.1.3 Vedere allegato 3 a pag. 34 modulo A3_1_Coordinator.pdf
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2.2 PARTE B
E la parte di formulario specifica per la stesura della parte scientifica del progetto: varia da un
programma specifico allaltro. La parte B dei progetti da presentare in Cooperation, per esempio,
non uguale alla parte B dei progetti per i bandi del programma specifico People.
Prenderemo in esame un tipico schema di progetto collaborative project per una bando (call for
proposal) di un qualsiasi Tema di Cooperation.

2.2.1 Le parti del formulario: Frontespizio


Cover Page
Proposal full title: (inserire il titolo per esteso del progetto) esempio:
Venice Reasearchers Night
Proposal acronym: inserire lacronimo, es. VENIGHT
Type of funding scheme: Collaborative Project Small or medium-scale focused research project
(indicare il tipo di schema di finanziamento)
Work programme topics addressed: (elencare il topic o pi topic a cui il progetto si rivolge, in
maniera sintetica, se pi di uno indicarlo in ordine di importanza)
Name of the coordinating person: prof. Mario Rossi
List of participants: (inserire la lista dei partecipanti nello stesso ordine con il quale sono stati
inseriti nel Form A2; ricordarsi sempre che il nr.1 il coordinatore)
Participant no. *
Participant Organisation name
Country
1 (Coordinator)
Universit Ca Foscari Venezia
Italy
2
Universitet
Germany
3
Universit
Slovenia
4
Universit
Argentina
5
Universit
Brasile
6
University of
UK

.
*
Please use the same participant numbering as that used in section A2 of the administrative
forms (usare la stessa numerazione utilizzata nei form A2)
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17

2.2.2 Lindice
Table of Contents
importante scrivere un indice ordinato e comprensivo di tutti gli argomenti trattati. Seguire
comunque lo schema base fornito nella Guide for Applicants di ciascun bando.

2.2.3 Il Progetto
Proposal
Di seguito la struttura del Form B e i punti proposti schematicamente nello stesso.
La lunghezza massima per lintera sezione 1 di 20 pagine, ma opportuno verificare sempre
queste indicazioni nella Guide for Applicants. (esclusi i grafici: Gantt, WorkPackage e Pert)

2.2.3.1 1: Scientific and/or technical quality, relevant to the topics addressed by the
call
1.1

Concept and objectives

Spiegare lidea progettuale. Quali sono le problematiche che hanno portato a proporre questo
progetto?
Descrivere in dettaglio gli obiettivi S&T. Mostrare come sono legati al topic. Gli obiettivi
dovrebbero essere quelli ottenibili durante il progetto, non attraverso sviluppi successivi.
Dovrebbero essere descritti in una forma misurabile e verificabile, anche attraverso Milestones. Le
Milestones sono momenti di verifica del progetto, stati di avanzamento dei lavori: ad ogni milestone
corrispondono delle verifiche: se i risultati sono positivi, si passa alla fase successiva. (Usare la
tabella proposta dal Form, al punto 1.3)
In questa fase si risponde alla domanda: Perch?
Poi si prosegue descrivendo:
Risultati principali
Traguardi principali per realizzare gli obiettivi del progetto
Risultati dettagliati
Risultati intermedi necessari per realizzare i risultati principali (deliverables)
monitorare lavanzamento del progetto (fine di ogni attivit/task nel progetto)
Materiali: database, software, pubblicazioni, report, materiale promozionale,
questionari
Immateriali: conoscenza nuova (in report), valore aggiunto provato .
In questa fase si risponde alla domanda: Cosa?
1.2
Progress beyond the state-of-the-art
Descrivere brevemente in cosa il progetto supera lo stato dellArte, e i suoi contenuti innovativi
rispetto alla situazione scientifica esistente. Le parole chiave saranno: nuovo e innovativo; Lo
stato dellarte andr descritto attraverso concetti chiari, dati precisi, non usare espressioni vaghe
(del tipo: noto che); non omettere informazioni rilevanti, o dati ricavati da progetti
preesistenti.
(Per questo consultare i database della Commissione Europea, per ciascuna tematica raggiungibile
dalla pagina del sito Cordis:
18

http://cordis.europa.eu/fp7/projects_en.html e http://cordis.europa.eu/fp6/projects.htm )
1.3
European coverage and comparative perspective
I risultati del Progetto descritti sopra dovranno essere ripresi brevemente per illustrarne la
dimensione europea, soprattutto descrivendo ci che ciascun partner del Consorzio (dimensione
europea e transnazionale) metter in atto per raggiungere i risultati previsti. Ogni partner deve
infatti essere necessario alla realizzazione degli obiettivi e al conseguimento dei risultati.
In questa fase si risponde alla domanda: Chi?
1.4
S/T methodology and associated work plan
E la parte pi tecnica del progetto : attraverso gli strumenti tipici del Project Management si
presentano i vari aspetti del progetto. Utilizzare tutte le tabelle eventualmente proposte nel
formulario.
IN PARTICOLARE:
Lista dei Workpackages
Lista dei deliverables (risultati)
Descrizione di ogni Workpackage
Staff Effort: Tabella dei mesi persona
Lista dei milestones
Diagramma di Pert: relazione logica tra WP
Gantt chart (diagramma temporale)
In questa fase si risponde alla domanda: Quando? (Pianificazione dei lavori)
Per quanto riguarda i work packages: ricordarsi di assegnare un WP a ciascun risultato principale
del progetto. WP obbligatori: WP 0 = Management; Wp X (di solito lultimo) = Dissemination. Il
numero dei WP deve essere appropriato rispetto alla complessit del lavoro e del valore generale
del progetto. La Pianificazione deve essere sufficientemente dettagliata in modo tale da poter
giustificare limpiego di risorse proposto e poter permettere un monitoraggio dei progressi da parte
della Commissione. Utilizzare allo scopo una WBS, e spiegarne brevemente la strategia.
Scomponendo il progetto in parti pi piccole secondo una struttura ad albero, descrivere brevemente
le fasi del progetto ( principalmente ci sono 3 o 4 fasi : definizione, sviluppo, dimostrazione,
valutazione e disseminazione)
Si ottiene a partire dalle macrofasi del progetto e ogni livello inferiore rappresenta una
definizione sempre pi dettagliata di un componente del progetto
Table 1.3 a: Work package list (es. Tratto da un progetto call for proposal SSH)
Work
package
No1

Work package title

Project Management

Type of activity2

MGT

Lead
partici
pant
No3

Lead
participant
short name

Personmonths4

Start
month5

End
month5

UNIVE

Indicare
compless
ivamente
quanti
mesi
persona
per
ciascun
WP

36

19

Titolo dellattivit di
ricerca: (museums,
archives and libraries
in Europe)

RTD

LIU

40

15

Titolo dellattivit di
ricerca
(Citizenship,
social memories and
heritage insitutions)

RTD

UiO

39

13

26

Titolo del WP che


include altre attivit

OTHER

AEGE

55

24

Conclusions and
dissemination

DISSEMINATION

ULEIC

28

36

TOTAL

162

Figura 8 esempio di Work package list


2

Work package number: WP 1 WP n.


Please indicate one activity per work package:
RTD = Research and technological development (; DEM = Demonstration; MGT = Management of the
consortium; OTHER = Other specific activities, if applicable in this call including any activities to prepare for
the dissemination and/or exploitation of project results, and coordination activities) According to the description
of the funding scheme given previously.

3
4
5

Number of the participant leading the work in this work package.


The total number of person-months allocated to each work package.
Measured in months from the project start date (month 1).

ATTENZIONE: seguire la legenda proposta. Il numero dei WP varia da progetto a progetto,


lesempio sopra puramente indicativo; come si vede va indicato il numero dei mesi uomo
complessivo allocato per ciascun WP.
La commissione chiede anche tabelle riassuntive dei deliverables: fare attenzione alla numerazione
logica. I deliverables sono risultati concreti da consegnare dopo la fine del progetto.
Table 1.3 b: Deliverables List

Del.
no.

Deliverable name

WP no.

Nature

Dissemination
level

Delivery
date

0.1

website

PP

1.3

Policy Brief

RE

24

1.1

......

2.2

............

5.1

Conference

PU

32

5.2

Publication

PU

36

5.3

Active Dissemination

PU

36

1.2

20

Figura 9 esempio Deliverable list


Deliverable numbers in order of delivery dates. Please use the numbering convention <WP number>.<number of
deliverable within that WP>. For example, deliverable 4.2 would be the second deliverable from work package 4.
Please indicate the nature of the deliverable using one of the following codes:
R = Report, P = Prototype, D = Demonstrator, O = Other
Please indicate the dissemination level using one of the following codes:
PU = Public
PP = Restricted to other programme participants (including the Commission Services).
RE = Restricted to a group specified by the consortium (including the Commission Services).

Table 1.3 c List of milestones


Come detto sopra le milestones sono momenti di controllo in cui il gruppo di progetto chiamato a
prendere decisioni riguardo allavanzamento verso lo stadio successivo del progetto. Una milestone
ha luogo quando previsto il raggiungimento di 1 primo grosso risultato: se positivo il feedback,
allora si procede con le altre fasi del progetto. Anche qui fare attenzione alla numerazione (coerenza
con i Workpackage - WP)
Milestone
number
1
2
3
4
5
6

Milestone name

Meeting
Pilot
.
..
..

Work package(s)
involved
0
1
2
2
3
4

Expected date1(si
intende il mese
dallinizio edel
progetto)
3
16
22
30
36
42

Means of verification2
(come si verifica che la
milestone stata
raggiunta)
..
Prototype completed

Figura 10 esempio di tabella Milestones


Measured in months from the project start date (month 1).
Show how you will confirm that the milestone has been attained. Refer to indicators if appropriate. For example: a
laboratory prototype completed and running flawlessly; software released and validated by a user group; field survey
complete and data quality validated.
2

Seguire le indicazioni proposte dalla Commissione: attenzione agli indicatori, devono essere
verificabili.
Table 1.3 d: Work package description
Descrizione dei Work Package WP :
Un WP per ogni risultato principale del progetto
Struttura e numero dei WP secondo la complessit del lavoro e divisione dei ruoli
Descrizione precisa del lavoro da compiere
Indicazione della durata
Numerare i WP: WP1, WP2 etc.
Task T (Attivit)
Definizione dettagliata del lavoro
Numerare Task/Attivit coerentemente ai WPs:
WP1 Task 1.1, Task (T) 1.2
Deliverable D (Risultati)
Un risultato per ogni Task/Attivit
Numerare Deliverables coerentemente alle Tasks/Attivit
Esempio: Task 1.1 Deliverable (D) 1.1
21

A titolo di esempio proponiamo la descrizione del WP management e la sua relativa tabella:


Work package number
Work package title
Activity Type1
Participant number
Participant short name
Person-months per participant:

0
Start date or starting event:
MANAGEMENT
MGT
1
2
3
4
UNIVE
UNIBA
UNIPRI SOTON
M
M
12
2
2
1

5
.

Objectives:

1) To ensure that the project meets its objectives within budget and scheduled timescales.
2) To ensure that milestones are achieved and ensure deadlines for deliverables are met.
3) To monitor project progress and report back to the consortium and to the EC and implement
any changes required.
4) To efficiently co-ordinate and manage the administrative aspects of (titles project) such as the
overall legal, contractual, financial and administrative issues of the project.
5) To coordinate knowledge management and to keep the project website updated.

Description of work (possibly broken down into tasks), and role of participants

T1.1: Prepare and organise the Launch Meeting and draft the meeting report. At this meeting there will
be discussion of the milestones and deliverables, the critical connections between partners, WPs and
WP tasks will be given special focus. Actions will be taken to minimise risk.
T1.2: Finalise the (title project) Project Manual.
T1.3: Development of the website and online project space. The latter will consist of a restricted area
for registered project participants, while the website will offer an open area for discussion and
dissemination of results and work in progress. The restricted area is to be run as part of WP1
operations; WP8 is responsible for the dissemination aspects of website.
T1.4: Coordination across WPs, including attendance at WP meetings, general project update meetings,
and ensuring information flow across the consortium. Ensuring progress towards goals.
T1.5: Operation of the Project Management Committee, including preparing, organising and chairing
all MC meetings.
T1.6 Drafting and dissemination of meeting minutes, points of action and decision on behalf of the MC.
T1.7: Establishing and building and efficient network which will permit partners to engage with
institutions and experts working on related projects, and with related FP7 projects, such as .

Il testo sopra riportato una guida a quanto potrebbe essere contenuto in questo schema

Deliverables:

22

D1.1: The PROJECT Launch meeting


(Month 1).
D1.2: Project update (Month 6).
D1.3: Project update (Month 12).
D1.4: Project update (Month 24).
D1.5: Policy brief (Month 24).
D1.6: Project update (Month 30).
D1.7: Policy brief (Month 30).
D1.8: Policy brief (Month 36).
Milestones :
M1.1: Project manual (Month 2).
M1.2: Establishment of NETWORK (Month
5).
Figura 11 esempio Tabella descrizione WP
Please indicate one activity per work package:
RTD = Research and technological development; DEM = Demonstration; MGT = Management of the consortium;
OTHER = Other specific activities, if applicable (including any activities to prepare for the dissemination and/or
exploitation of project results, and coordination activities).

A questo punto pu essere utile un diagramma di Pert che metta in evidenza le relazioni tra WP, o
altri strumenti del programma specifico del pacchetto Office per il Project Management:

23

WP1 RTD

WPO
Management

WP X
Dissemination

WP2 RTD

WP3 DEM

Figura 12 esempio di diagramma di Pert semplificato

Table 1.3 e

Summary of staff effort

Un sommario visivo dello Staff effort cio del personale impiegato nel progetto, molto utile per i
valutatori (evidenziare in grassetto il partner leader di WP, che ne ha quindi in capo il
coordinamento )
Participant
no./short name
UNIVE

Total

WP0

WP1

WP2

Total person
months

12

Di seguito alcuni esempi di Staff Effort (in alcuni sono evidenziate delle criticit):
Typical Project workplan (man-months)
WP1
WP2
WP3
WP4
WP5
WP6
total
P1(coordinator) 10
4
4
18
24

P2
P3
P4
P5
P6
P7
Total

12

12

2
14
5

2
2
2

18

23

Esempio 1: primo punto critico il WP che nessuno vuole


WP1
WP2
WP3
WP4
P1(coordinator) 10
4
P2
2
2
2
2
P3
P4
12
2
2
P5
14
2
P6
5
2
P7
Total
12
18
23
8
Esempio 2: secondo punto critico il WP che fa troppo
WP1
WP2
WP3
WP4
P1(coordinator) 10
4
P2
2
2
2
2
P3
P4
12
2
2
P5
14
2
P6
5
2
P7
Total
12
18
23
8

2
3
12
3
11

12
3
28
19
18
6
104

6
8

35

WP5
4
2
3
12
3
11
35

WP5
4
2
3
12
3
11
35

Esempio 3: terzo punto critico il partner che non sa ci che vuole


WP1
WP2
WP3
WP4
WP5
P1(coordinator) 10
4
4
P2
2
2
2
2
2
P3
3
P4
12
2
2
12
P5
14
2
3
P6
5
2
11
P7
Total
12
18
23
8
35

WP6
2

6
8

WP6
2

6
8

WP6
2

6
8

total
18
12
3
28
19
18
6
104

total
18
12
3
28
19
18
6
104

total
18
12
3
28
19
18
6
104

Esempio 4: quarto punto critico la PMI (piccola e media impresa) inserita allultimo
momento 1
1

La partecipazione di una PMI al progetto pu infatti costituire un vantaggio in sede di valutazione, se il suo ruolo
pertinente e necessario allo sviluppo del progetto

25

WP1
P1(coordinator) 10
P2
2
P3
P4
P5
P6
P7
Total
12

WP2
4
2

WP3

WP4

12

2
14
5

2
2
2

18

23

WP5
4
2
3
12
3
11
35

WP6
2

6
8

total
18
12
3
28
19
18
6
104

Esempio 5: quinto punto critico il partner di un nuovo stato membro inserito allultimo
momento2
WP1
WP2
WP3
WP4
WP5
WP6
total
P1(coordinator) 10
4
4
18
P2
2
2
2
2
2
2
12
P3
3
3
P4
12
2
2
12
28
P5
14
2
3
19
P6
5
2
11
18
P7
6
6
Total
12
18
23
8
35
8
104
Figura 13 esempi di tabelle Staff Effort

A questo punto va inserito il diagramma temporale: GANTT CHART del progetto. Il Diagramma
chiarisce levoluzione temporale per ciascuna attivit del progetto in rapporto alla durata effettiva
del progetto; attenzione alla concatenazione delle attivit. Lo scopo di tale rappresentazione :

definire il "cosa fare" in una certa quantit di tempo (durata)


definire un riferimento per il controllo dell'avanzamento
definire eventi o date chiave (milestones)

Questo un esempio parziale solo per il primo anno di un progetto tipo.


1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 0
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
WP0
MANAGEMENT
WP1
1.1
1.2
1.3
1.4

4
1
ye
ar

WP2
2.1 research

2.2

Anche il partner di un nuovo stato membro visto con favore dai valutatori, ma deve essere integrato e utile allo
sviluppo delle attivit di progetto

26

2.3 research

Legenda:
milestone
deliverable
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2.2.3.2 2.

Implementation

2.1
Management structure and procedures
Descrivere la struttura organizzativa del gruppo progetto (il consorzio) ed i meccanismi e organi
esecutivi e consultivi del progetto. Dimostrare come essi si combinano con la complessit e le
dimensioni del progetto.
(Lunghezza massima per la Sezione 2.1: 5 pagine)
2.2
Individual participants
Breve scheda relativa ad ogni Ente partner partecipante, includendo il suo contributo e lesperienza
apportata per lo sviluppo del progetto, con una breve descrizione dello staff di ricerca coinvolto
(persone che parteciperanno al progetto).
(Lunghezza massima per la Sezione 2.2: 1 pagina per ciascun partecipante)
2.3
Consortium as a whole
Descrivere come i partecipanti collettivamente costituiscono un consorzio capace di raggiungere gli
obiettivi del progetto, come sono adatti e coinvolti nelle attivit loro assegnate. Dimostrare la
complementariet tra i partecipanti. E importante spiegare come la composizione del consorzio sia
ben bilanciata in relazione agli obiettivi del progetto: ad eccezione del coordinatore, nessun partner
deve prevalere sugli altri per ci che apporta al progetto, attenzione ai WP assegnati nelle tabelle, ai
WP leader (leader di workpackage). In genere questi ultimi possono essere considerati Partner
principali, soprattutto se il progetto di grandi dimensioni (IP = Integrated project). Nello scrivere
questa sezione tenere presente i seguenti punti:

Ogni partner ha un ruolo chiaramente definito

Collegare i risultati ai partner del progetto

Devesserci complementariet fra i partner

Tipologie diverse di partner

A seconda della tematica di progetto e soprattutto se richiesto dal bando bene coinvolgere degli
stakeholders esterni, anche se non sono partner diretti, essi sono portatori dinteresse come per
esempio associazioni di categoria, associazioni di altra natura, decisori politici, con i seguenti ruoli:

Utilizzatori finali dei risultati del progetto da inserire magari in un comitato di valutazione

Oppure da inserire in un Comitato consultivo

Infine descrivere molto brevemente lo strumento giuridico che consentir di governare il Gruppo di
Progetto: il Consortium agreement.
2.4

Resources to be committed
27

Oltre alla tabella A3 e alla tabella staff efforts , indicare ogni altro costo rilevante (es. viaggi,
attrezzatura). Descrivere come la totalit delle risorse necessarie saranno reperite, comprese
quelle complementari al contributo comunitario. Mostrare come le risorse saranno integrate in
modo coerente, mostrare ladeguatezza al progetto dellintero piano finanziario. Per quantificare i
costi di personale dellintero progetto, bene farsi dare da ciascun partecipante il costo standard di
ciascun membro dello staff; per i membri del progetto, personale strutturato del nostro Ateneo, si
tenga in considerazione la recente Legge 240/2010 art. 6 (comma 1 e 2) che pone come limite del
tempo produttivo annuo per la ricerca 1500 ore.
Attenzione: la tabella di budget di questa sezione deve necessariamente coincidere con quella
aggregata del Form A3. Si suggerisce comunque di tenere internamente una tabella analitica per
ciascun partner e dettagliarla anche per ciascun WP, dei costi previsti ( allo scopo vedere allegato 4
a pag. 35: Budget_esempio ).
(Lunghezza massima sezione 2.4: 2 pagine)
In questa fase si risponde alla domanda: Quanto? (Quantificazione delle risorse utilizzate)
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2.2.3.3 3. Impact
3.1
Expected impacts listed in the work programme
Descrivere come il progetto contribuir al raggiungimento degli impatti attesi indicati nel piano di
lavoro in relazione al topic (tema) in questione. Descrivere i passi necessari a realizzare gli impatti.
Spiegare perch questo contributo richiede un approccio Europeo (anzich nazionale o locale).
Indicare come altre attivit di ricerca nazionali o internazionali siano state eventualmente prese in
considerazione. Descrivere qualsiasi fattore anche esterno che potrebbe influenzare il
raggiungimento dellimpatto e gli eventuali correttivi e gli indicatori di controllo.
(Presupposti/Rischi e Indicatori di controllo: da Quadro logico vedi capitolo 1.2.4).
Questa una delle sezioni pi delicate della stesura del progetto e spesso la pi trascurata: ricordare
sempre che la Commissione infatti molto interessata a dare la massima diffusione dei risultati del
progetto. Perci curare molto bene il prossimo paragrafo.
3.2
Dissemination and/or exploitation of project results, and management of intellectual
property
E importante dettagliare un buon piano di disseminazione dei risultati del progetto che deve
evidenziare: lutilit a livello politico dei risultati di ricerca (un obiettivo chiave), sarebbe bene
identificare una persona responsabile degli aspetti della comunicazione dellintero progetto;
infine sar sempre necessario definire i potenziali fruitori del progetto sin dallinizio.
Se la natura e loggetto del progetto lo prevedono importante produrre dei policy brief facilmente
leggibili: ogni 6 mesi e il pi importante a fine progetto. Il policy brief un esempio di
deliverable .
Allo scopo proponiamo di seguito un griglia standard di redazione di un policy brief:
Titolo del progetto ed acronimo
Nome del coordinatore e consorzio
Rationale del progetto/ Contesto di Ricerca
Obiettivi: generali e specifici
Approccio scientifico / metodologia
28

Nuova conoscenza, nuovi concetti e valore aggiunto a livello europeo


Con particolare sviluppo di questultimo punto.
Se il progetto invece definisce chiaramente nuovi trovati e possibilit di sfruttamento commerciale
dei risultati, bene fare attenzione alla gestione dei Diritti di propriet intellettuale (sezione da
sviluppare attentamente anche allinterno del Consortium Agreement). La Commissione valuter se
il piano presentato sufficientemente dettagliato (come le nuove conoscenze verranno trasmesse e
in che tempi) e soprattutto che beneficio ne trarr larea UE, rispetto ai paesi concorrenti.
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REVISIONE E VALUTAZIONE

Terminato di scrivere la proposta nelle sue parti (Form A e Form B) e controllata la correttezza dei
requisiti formali, pu essere utile una prima personale revisione confrontando i punti del del Form
B con i criteri di valutazione espressi nel bando (si trovano sempre ben delineati nelle varie Guide
for Applicants). Le tre macro categorie che verranno valutate saranno sempre: S&T Quality,
Implementation, Impact. Esempio di griglia per la valutazione proposta dalla Commissione (Fonte:
Guide for Applicants Cooperation, Theme SSH)
Evaluation criteria applicable to Collaborative project proposals
S/T QUALITY

IMPLEMENTATION

IMPACT

Scientific and/or
technological excellence

Quality and efficiency of the


implementation and the
management

Potential impact through


the development,
dissemination and use of
project results

(relevant to the topics


addressed by the call)

Soundness of concept, and


quality of objectives
Progress beyond the state-of
the-art
Quality and effectiveness of the
S/T methodology and
associated work plan
Appropriate
comparative
perspective and the largest
possible European coverage in
relation to the subject of
research
(though
not
necessarily simply by reason of
a
geographically
diverse
consortium).

Appropriateness of the
management structure and
procedures
Quality and relevant experience
of the individual participants
Quality of the consortium as a
whole (including
complementarity, balance)
Appropriateness
of
the
allocation and justification of
the resources to be committed
(staff, equipment )

Contribution, at the European


[and/or international] level, to
the expected impacts listed in
the work programme under the
relevant topic/activity

Appropriateness of measures
for the dissemination and/or
exploitation of project results,
and management of intellectual
property.

Figura 14 schema di valutazione per Collaborative Project

Oltre alla qualit scientifica (contenuto scientifico della proposta) sar importante tener presente
nellordine i seguenti suggerimenti:
Redigere una sintesi organica del progetto (obiettivi, risultati, approccio R&D, partnership,
utilit dei risultati, sfruttamento)

Descrivere un convincente background e stato dellarte

Chiarire obiettivi, metodi, risultati e deliverables

Organizzare un piano di lavoro ben strutturato

Descrivere unappropriata struttura del management

Illustrare un piano dettagliato per limplementazione e lo sfruttamento dei risultati


Stendere un buon budget: descrizione realistica dei costi
Strutturare un consorzio bilanciato (ruoli, qualifiche)
29

Infine buona prassi sottoporre il progetto anche ad una revisione formale (non scientifica) alla
Divisione Ricerca.
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PROCEDURE INTERNE DELLATENEO

4.1 INTRODUZIONE
Si vuole dare in questa parte una sintesi dei passaggi da compiere allinterno del nostro Ateneo, per
procedere alla compilazione e la realizzazione di qualsiasi idea progettuale da presentare su bandi
emanati dalla Commissione Europea (VII programma Quadro e altri). Si rimanda comunque per
completezza di informazioni alla Procedura per la presentazione e la Gestione di Progetti e
disponibile al seguente link:
http://www.unive.it/nqcontent.cfm?a_id=15758.
Lintenzione di presentare un progetto europeo deve essere portata a conoscenza del Dipartimento
(sede di rendicontazione per il progetto) e degli organi decisionali di tale struttura (Direttore e
Consiglio) e gestionali (Segreteria Dipartimentale o di Centro) PRIMA della definitiva
presentazione del progetto (ovvero prima della scadenza prevista dal Bando); sar bene quindi
fornire al Direttore e alla segreteria le seguenti informazioni:
1) Oggetto della Ricerca;
2) Finanziamento che si prevede di ottenere ed eventuale cofinanziamento se previsto da
bando, con quali modalit verr sostenuto (cash, ore uomo, altro);
3) Durata stabilita per il progetto;
4) Inserimento tra le risorse necessarie alla realizzazione del progetto di personale strutturato e
non strutturato (collaboratori, assegnisti, eventuali dottorandi e studenti, professionisti)
afferenti al dipartimento o centro;
5) Eventuale previsione di utilizzo di laboratori, biblioteche, attrezzature multimediali e altra
strumentazione disponibile presso i dipartimenti o centri;
6) Compatibilit del progetto con i Regolamenti di Ateneo in materia di Ricerca e
Trasferimento Tecnologico.

4.2 DECISIONI FORMALI


Lorgano decisionale della struttura deve approvare la partecipazione al bando da parte del
Ricercatore proponente il progetto. Questa operazione necessaria SEMPRE, latto formale di
delibera deve contenere la dichiarazione della struttura proponente che sosterr finanziariamente
tutti gli oneri del progetto ( dallinizio e per lintera durata del progetto):
a) sia nel caso di presentazione del progetto in via telematica (per esempio: procedura EPSS
del VII Programma Quadro);
b) sia nel caso in cui si renda necessario ottenere una lettera dintenti o un impegno formale da
parte del rappresentante legale di Ca Foscari (Il Rettore in carica o suoi delegati alla firma);
c) sia nel caso in cui il progetto preveda un cofinanziamento a titolo oneroso per il
Dipartimento
La Delibera o il Decreto durgenza del Direttore (che verr portato a ratifica al successivo Consiglio
utile) dovr essere corredata dal budget di progetto e dal progetto stesso ( come previsto dagli
specifici formulari di ciascun bando).

30

4.3 FASE

DI PRESENTAZIONE DEL PROGETTO: DOCUMENTI DA TRASMETTERE ALLA DIVISIONE

RICERCA

La documentazione specificata pi sotto dovr essere inviata alla Divisione Ricerca per un controllo
formale, e per beneficiare degli incentivi concessi a chi presenta progetti su bandi europei dal Fondo
di Supporto alla Ricerca:
Quando? Condizioni e Tempistica:
a) si partecipa ad un bando del VII Programma Quadro
b) si partecipa ad un bando in cui sia esplicitamente richiesta una lettera dintenti firmata dal
legale Rappresentante dellAteneo.
c) il bando preveda un cofinanziamento a titolo oneroso del progetto
d) nel caso di bandi di Fondazioni private, sia richiesta lautenticazione dellAteneo o la firma
del legale rappresentante nei moduli previsti.
Cosa? - Documenti previsti:
1) Progetto come da formulario specifico o abstract di progetto
2) Budget completo
3) Delibera o Decreto durgenza della struttura interessata.
Naturalmente tutte queste operazioni devono essere portate a termine in tempo utile per presentare il
progetto, entro circa una settimana dalla data di scadenza prevista dal bando, tenendo presente
la possibilit che nel caso sia necessaria la firma del Legale Rappresentante, il Rettore o il Pro
Rettore vicario non siano presenti in Ateneo per la firma degli atti richiesti.
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GLOSSARIO DEI PRINCIPALI ACRONIMI UTILIZZATI

CP=Collaborative project, progetto realizzato in cooperazione, collaborazione (con altri Enti:


Universit, Piccole e Medie Imprese, organizzazioni non governative, Enti locali, ecc.)
CSA= (CA e SA) Coordination and Support Action, azione di coordinamento e supporto
DG = Directorate General (direzione generale) della Commissione Europea, abbreviazione (es.
Research and Innovation DG)
EPSS = Electronic Proposal Submission Service, procedura informatizzata disponibile on line sul
sito Cordis, attiva ad ogni pubblicazione di bando, obbligatoria dal 2007 per la presentazione dei
progetti del VII Programma Quadro
ERC = European Research Council http://erc.europa.eu/
GANTT = (dal nome del suo ideatore) diagramma temporale di flusso delle attivit di progetto
JRC = Joint Research Center http://ec.europa.eu/dgs/jrc/index.cfm
NoE= Network of Excellence, rete di collaborazione per la diffusione della ricerca
PBS = Product Breakdown Structure, diagramma dei risultati / prodotti del progetto
PIC = participant identification code , codice unico rilasciato dalla Commissione Europea per
ciascun partecipante (Ente giuridico) al VII Programma Quadro
PERT = Program Evaluation and Review Technique, diagramma per le relazioni tra attivit (tempi
minimi e massimi per la realizzazione di ogni attivit)
PMI = Piccole e Medie imprese, in inglese lacronimo SME = small medium enterprise
URF = Unique registration facility, sistema unico di registrazione degli enti giuridici che
partecipano al VII Programma Quadro
WBS = Work Breakdown Structure , struttura analitica di progetto diagramma per la struttura delle
attivit previste nel progetto
31

WP = Work Programme spesso abbreviato anche con WP. Descrive le singole tematiche di ricerca
che la Commissione Europea ha individuato come strategiche per lanno in corso e che intende
finanziare. Ogni Programma Specifico ha il suo WorkProgramme annuale.
WP = work packages, allinterno di un progetto sono letteralmente i pacchetti di lavoro, cio le
macro-attivit (ogni work package deve essere poi scomposto in task=attivit)

32

Page 1 out of 1

Proposal Number

Proposal Acronym

000000

Proposal Title
Duration in months

Call identifier

FP7-SSH-2009-A

Topic code(s) most relevant to your proposal


-

Free Keywords

Abstract (max. 2000 char.)

Similar proposals or signed contracts?


a) Has this proposal (or a very similar one) been previously submitted
to a call for proposals of the 7th EU RTD Framework Programme?

IF YES
- please give the call identifier

- please give the proposal or contract number (if known)

b) Is this proposal (or a very similar one) currently being


submitted to another call under FP7?
IF YES please give the call identifier

Page 1 out of 2

Proposal Number

Proposal Acronym

000000

Participant Number

If your organisation has already registered for FP7,


999897341

enter your Participant Identification Code


Organisation Legal name

UNIVERSITA' CA' FOSCARI VENEZIA

Organisation short name

UNIVE

Legal address

DORSODURO

Street name

Number

Town

VENEZIA

Country

Italy

Internet homepage

Postal Code/Cedex

www.unive.it

Certain types of organisations benefit from special conditions under the FP7 participation rules.
The Commission also collects data for statistical purposes.
The guidance notes will help you complete this section.
The status of the organisation is set by the proposal coordinator. If you would like
to modify this information, the coordinator must modify it in the proposal set-up page
Non-profit organisation

yes

Public body

yes

Research organisation

yes

Higher or secondary education establishment

yes

Main area of activity (NACE code)


Higher education

3246
30123

Page 2 out of 2
1. Is your number of employees smaller than 250? (full time equivalent)

no

2. Is your annual turnover smaller than 50 million?

no

3. Is your annual balance sheet total smaller than 43 million?

no

4. Are you an autonomous legal entity?

no

You are NOT an SME if your answer to question 1 is "NO"


and/or your answer to both questions 2 and 3 is "NO".
In all other cases, you might conform to the Commission's definition of an SME.
Please check the additional conditions given in the guidance notes to the forms
Following this check, do you conform to the Commission's definition of an SME

no

Are there dependencies between your organisation and (an)other participant(s) in this proposal?

if Yes:
Participant Number

Organisation Short Name

Character of dependence

None

None

None

Person in charge (For the co-ordinator (participant number 1) this person


is the one who the Commission will contact in the first instance)
Family name

First name(s)

Title

Sex

Position in the organisation


Department/Faculty/Institute/Laboratory name/...
Address (if different from the legal address)
-

Street name

Number

Town

Country

Phone 2

Postal Code/Cedex
Phone 1
Fax

E-mail

Page 1 out of 1

Proposal Number

000000

Proposal Acronym

Participant Number

In FP7, there are different methods for calculating indirect costs. The various options are explained in the guidance notes
**. Please be aware that not all options are available to all types of organisations.
The method of determining indirect costs is set in the Proposal setup page.
If you would like to modify this information, you have to do it from the proposal set-up page.
Transitional Flat Rate (p.t. 60%)

My legal entity is established in an ICPC


and I shall use the lump sum funding method
(If yes, please fill below the lump sum row only.
If no, please do not use the lump sum row)

no

Type of Activity
Demonstration

RTD

Coordination

Management

Support

Other

Total

Personnel costs (in )

Subcontracting (in )

Other direct costs (in )

Indirect costs (in )

Lump sum, flat-rate or scale of unit


(option only for ICPC) (in )

Total budget (in )

Requested EC contribution (in )

Total Receipts (in )

Further guidance (eg. On the meaning of personnel costs, subcontracting etc.) can be found in Annex 3 to the Guide for Applicants

Organisation legal name

Short name Team leader

Town Country SME, University or Institute?


(please insert Y or N above!!)

Project resources
Personnel (incl. permanent staff!)
Consumables
Durable equipment
Travel and subsistence
Subtotal
Subcontracting
Total
Cost model (A,B or C; see box)
Overhead
Total + Overhead
EU contribution to Total+OH

Costs ()

Specifics
Specify person months per WP
(Specify below)

(Specify below)

READ EXPLANATORY NOTE!


Make sure to at least complete
all mandatory yellow fields!
Datasheet is NOT protected
Please take care not to remove
formula's included in the tables
(Orange fields)

Define before overhead!

Durable equipment
What

Euro

Total
Total indicated above:
Subcontracting
What

Total
Total indicated above:

PLEASE TYPE Y or N at G3!

Balanced

Euro

Who

Balanced

COST MODELS
A: (replaces former AC model)
Non-profit public bodies, secondary and
higher education establishments, and
research organisations and SMEs, which
are unable to identify with certainty their
real indirect costs for the project, may opt
for a flat-rate of 60% of the total direct
eligible costs (excluding subcontracting and
reimbursement of resources made available
by third parties which are not used on the
premises of the participant).
B: (mainly Industry)
A participant other than mentioned at A
may opt for a flat-rate of 20% of its total
direct eligible costs (excluding its direct
eligible costs for subcontracting and the costs
of reimbursement of resources made
available by third parties which are not used
on the premises of the participant).
C: ("FC" or "Full Cost")
Real indirect costs : Any participant may use
a simplified method of calculation of its full
indirect eligible cost at the level of its legal
entity if it is in accordance with its usual
accounting and management principles and
practices. Use of such method is only
acceptable where the lack of analytical
accounting or the legal requirement to use
a form of cash-based accounting prevents
detailed cost allocation. The simplified
approach must be based on actual costs
derived from the financial accounts of the
period in question.

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