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6. LIGAR CUENTAS CON TERCEROS Esto se hace con el fin de activar todos los
informes en el modulo de IMPUESTOS Y TERCEROS, pues si las transacciones no
tienen un responsable, obviamente no se expedirn los diferentes informes de terceros
con relacin a las cuentas.
Administrador
Contabilidad general
Cartilla de cuentas
Se le da clic derecho sobre cada uno de los cdigos de CLASE (1 Activo, 2 Pasivo, 3
Patrimonio, 4 Ingresos, 5 Gastos, 6 Costos de ventas, etc.) y se toma la opcin de
TERCEROS, ante dicha accin aparecer un visto bueno frente a cada uno de los
cdigos contables.
7. CREACION DE USUARIOS Esto es para decidir quien esta autorizado a entrar al
programa y que actividades puede desarrollar en el mismo, el Administrador del
programa puede a voluntad por ejemplo dejar un usuario trabajando un solo documento
y sin consultar los dems mdulos.
Parmetros
Globales
Lista de usuarios
Aqu como en toda parte del software damos clic derecho para que nos muestre las
opciones que tenemos, entre esas Crear.
8. LISTA DE CONCEPTOS FRECUENTES Cuando estamos haciendo los diferentes
registros de documentos, hay conceptos que se repiten constantemente, por ejemplo:
Paga fras No.; Abono a fra. No.; pago primera quincena mes de; pago segunda quincena
mes de y etc. Para ahorrarnos ese tiempo de estar digitando cada vez la misma frase
utilizaremos esta herramienta. La cual se llama desde el documento en el campo
concepto oprimiendo la tecla CTRL y la techa asignada al concepto grabado, o si se
nos olvido cual tecla asignamos entonces oprimimos la tecla CTRL y la BARRA
ESPACIADORA ante lo cual aparecer un cuadro conteniendo todas los conceptos
frecuentes que haya creado. Los pasos para crearlos son:
Parmetros
Globales
Lista de conceptos frecuentes
9. CREACION DE B ANCOS Y SUCURSALES BANCARIAS En este software no hay
necesidad de crearle un cdigo contable a cada cuenta bancaria para poder saber su
movimiento en forma independiente y su saldo, pues contamos con el modulo de
BANCOS para que el funcione debemos crear el banco y la sucursal donde tenemos
nuestra cuenta bancaria. Se procede a crearlos de la siguiente manera:
Parmetros
Globales
Bancos y Sucursales
Clic derecho, crear.
10. CREACION DE CUENTAS BANCARIAS Despus de haber creado el banco y la
correspondiente sucursal bancaria, procedemos a ir al modulo de Bancos para crear cada
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una de las diferentes cuentas bancarias corrientes y de ahorro que poseemos en los
diferentes bancos.
Administrador
Bancos
Cartilla de cuentas bancarias
Clic derecho, crear
11. CREACION DE FORMAS DE PAGO Aqu le indicamos al software cuales sern las
diferentes formas de pago que utilizare tanto para los deudores como para los
acreedores.
Parmetros
Globales
Formas de pago, clic derecho, crear
1. Negociable Esta forma de pago no tiene fecha sugerida, es para aquellos
clientes especiales que son ocasionales y llegan a un acuerdo especial
para pagar en periodos de pago no iguales, por ejemplo: abono a los tres
das, otro abono a los 4 das, etc.
2. Fija En esta forma de pago se pueden asignar desde el mismo documento
varias cuotas de pago con una periodicidad igual en das, por ejemplo: 3
cuotas de 10 das cada una. Se debe tener cuidado pues la fecha de la
primera cuota no se la asigna automticamente ya que aun no se sabe
como ser el negocio y cuando pagara la primera cuota, a los 15 das o a
los 7 das, por lo tanto el usuario debe indicarle al software cuando se
vencer la primera obligacin, de no hacerlo as, quedara mal registrado,
pues grabara que la primera cuota se vence el mismo da de generada la
deuda.
3. Da X Esta forma de pago es parecida a la negociable solo que divide
en numero de cuotas el valor de la deuda e igualmente se le debe indicar
cuando es el vencimiento de la primera cuota.
4. Esquemtica Esta forma es especial, pues aqu puedo indicarle que la
deuda se divida en cuotas y cada una de ellas se le puede indicar que se
cobre nicamente el primer lunes de cada semana, o el tercer mircoles
de cada quincena y as sucesivamente cualquier combinacin.
5. Normal Y por ultimo esta forma de pago, donde el usuario debe indicarle
en cuantas cuotas se divide, de cuantos das se conforma cada cuota y que
porcentaje de la deuda debe cancelar hasta que complete el 100% de la
deuda.
Cuando es por primera vez que se crea la empresa debemos eliminar estos tipos de formas de pago y
crearlos nuevamente.
12. REPRESENTANTE LEGAL, CONTADOR, REVISOR FISCAL: Aqu le digo al
software quienes son los funcionarios que deseo aparezcan para incluirlos en los
balances contables. A quienes tienen el modulo de Gestin de Ventas Aqu le indico
quienes van a ser mis vendedores para asignrselo a los clientes y poderles liquidar las
comisiones por ventas o cobros,
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Parmetros
Particulares
Lista de funcionarios
Clic derecho, crear
13. CREACION DE TIPOS DE DOCUMENTOS A UTILIZAR Aqu creo los tipos de
documentos que voy a utilizar, ser sugiere para el mayor aprovechamiento de las
herramientas del software, que a cada transaccin comercial se le cree un tipo de
documento independiente, ejemplo:
FV
Factura de Venta
FC
Factura de Compra
FG
Factura de Gastos
CE
Comprobante de Egreso
RC
Recibo de Caja
NC
Nota Crdito
ND
Nota Debito
CA
Cancelacin Cuentas de Resultado
AJ
Ajustes por inflacin
Para crear cada tipo de documento se utilizan las iniciales del documento como se
indica en el ejemplo anterior.
Cuando se estn creando los tipos de documentos se le debe indicar a que
MODULO corresponde: Contabilidad, Gestin de Ventas, Gestin de Compras,
Inventarios, y a continuacin a que CLASE, es decir si estoy creando el RC recibo
de caja, debo indicarle que pertenece al modulo de Contabilidad y la clase es Recibo
de caja, as de sencillo.
14. CDIGOS CONTABLES ESPECIALES PARA LOS BALANCES GENERALES
Y EL DOCUMENTO AUTOMATICO DE CANCELACION DE CUENTAS DE
RESULTADO Es en esta tabla donde debo revisar que estn creados los cdigos
necesarios para estos procedimientos normales de la contabilidad, aunque el software le
avisara si alguna de estas cuentas no esta creada, pero para evitar esta incomodidad es
recomendable despus de depurar mi plan de cuentas revisar esta tabla y dejarla acorde
con nuestro PUC.
Parmetros
Particulares
Contabilidad
Cuentas de uso especifico
15. DEFINICION DEL ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS Aunque la mayora
de contadores no utiliza esta opcin debido al poco manejo practico para acomodar los
subtotales y totales del informe, ya que no es como en EXCELL donde puedo incluir
formulas y maquillar al gusto la presentacin final del informe para presentarlo al
Gerente. De todas formas para quien quiera trabajarlo, debe tener en cuenta las
codificaciones: C (cuenta); T (totales), cada vez que utilice una de estas opciones debe
irlas numerando para poder tomarlas como celdas o campos referencias al sumarlas o
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restarlas en el esquema del informe. Se pueden guiar por el esquema que viene con el
software.
Parmetros
Particulares
Contabilidad
Estado de resultados clasificado
16. DEFINICION TABLA DE AJUSTES INTEGRALES POR INFLACION Aunque a
partir del ao 2007 ya no se utilizara esta opcin, de todas formas se les indica como
funciona:
Parmetros
Particulares
Contabilidad
Ajustes integrales por inflacin
1. Concepto Aqu se coloca el nombre de la cuenta a la que se le va a
aplicar el ajuste por inflacin;
2. Rubro a ajustar Aqu se coloca el cdigo contable de donde se va a
tomar el valor para aplicarle el PAAG;
3. Debito Aqu el software colocara el valor resultante de aplicarle el PAAG
al rubro a ajustar;
4. Crdito Aqu el software colocara la respectiva contrapartida del ajuste
por inflacin
5. Excepciones Si dentro del cdigo contable que voy a aplicarle el ajuste
por inflacin, hay un rubro o cdigo que no deseo se le aplique el PAAG,
es aqu donde debo colocarlo.
17. CREACION TABLA DE IMPUESTOS Debo crear un cdigo contable por cada tarifa
de impuestos que maneje la empresa, as sea que solo se maneje una sola tarifa debe
crersele una subcuenta, esto para que cuando haya necesidad de crear una nueva tarifa,
el software nos deje crearle una subdivisin a la cuenta mayor. As mismo se deben crear
las tablas para los descuentos en ventas y compras, devoluciones en ventas y compras, y
los valores bases ( las diferentes cuentas de ingreso o ventas que voy a manejar para que
el programa sepa a que cifra se le deben liquidar los diferentes impuestos, descuentos y
devoluciones.)
Parmetros
Particulares
Terceros e impuestos
Impuestos, descuentos y valores
Clic derecho, crear
Se llenan los campos de acuerdo al impuesto, ejemplo:
Descripcin
IVA 16%
Tipo
IVA
Clase de tarifa
Porcentaje
Tarifa
16
Base
0
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Redondear
Naturaleza
Cuenta debito ventas
Cuenta debito compras
Cuenta crdito ventas
Cuenta debito compras
Al peso
Crdito
24080202
24080201
24080101
24080102
Esto para cuando cada campo debito o crdito tiene un cdigo contable especial para
esa operacin, pues cuando es Retencin en la Fuente por ejemplo, seria de la
siguiente forma:
Descripcin
RteFte Compras 3.5%
Tipo
Retencin en la fuente
Clase de tarifa
Porcentaje
Tarifa
3.5
Base
566000
Redondear
Al peso
Cuenta debito ventas
13551501
Cuenta debito compras
23654001
Cuenta crdito ventas
13551501
Cuenta crdito compras
23654001
Como podrn observar solo hay dos cdigos y no cuatro como en el caso del IVA,
pues en este caso se coloca en las casillas de ventas el mismo cdigo y lo mismo
sucede con el cdigo de compras como podrn apreciar en el ejemplo anterior.
Y si no hay un cdigo equivalente como seria por ejemplo la retencin en la fuente
de Honorarios cuando me los prestan pero yo no vendo esa clase de servicios,
entonces seria as:
Descripcin
RteFte Honorario 10%
Tipo
Retencin en la fuente
Clase de Tarifa
Porcentaje
Tarifa
10
Base
0
Redondear
Al peso
Cuenta debito ventas
23652501
Cuenta debito compras
23652501
Cuenta crdito ventas
23652501
Cuenta crdito compras
23652501
Como se podr observar en este ultimo caso, se coloca el mismo cdigo contable en
todos los cuatro campos.
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Particulares
Terceros e impuestos
Ingresos y retenciones
1. Clic derecho, crear
2. Se escribe el nombre del concepto, ejemplo SALARIOS y se oprime
ENTER
3. Se da clic derecho sobre el concepto creado y se toma la opcin LIGAR
CUENTAS
4. Aparece el plan de cuentas, se digita la o las cuentas de donde se tomara
la informacin para este concepto y se oprime la tecla INSERT sobre
cada una de ellas, las cuales quedaran sombreadas y con el cdigo del
concepto al frente de la cuenta. De esta forma ya queda listo para luego
sacar e imprimir el informe por el modulo de Terceros e Impuestos.
22. PARAMETRIZACION INFORME DE CONCEPTOS PARA DECLARACION
DE IVA As como en la definicin de los conceptos tributarios, lo mismo sucede con
este informe. Aqu debe crear los diferentes conceptos a ser incluidos en este informe y
luego se ligan a los cdigos contables de donde tomara los valores para imprimir el
correspondiente informe en el Modulo de Terceros e Impuestos.
Parmetros
Particulares
Terceros e impuestos
Conceptos para declaracin de IVA
1. Clic derecho, crear
2. Se escribe el nombre del concepto, ejemplo IVA EN VENTAS y se
oprime ENTER
3. Se da clic derecho sobre el concepto creado y se toma la opcin LIGAR
CUENTAS
4. Aparece el plan de cuentas, se digita la o las cuentas de donde se tomara
la informacin para este concepto y se oprime la tecla INSERT sobre
cada una de ellas, las cuales quedaran sombreadas y con el cdigo del
concepto al frente de la cuenta. De esta forma ya queda listo para luego
sacar e imprimir el informe por el modulo de Terceros e Impuestos.
23. PARAMETRIZACION INFORME DE CONCEPTOS PARA DECLARACIN
DE RETENCION As como en la definicin de los conceptos tributarios, lo mismo
sucede con este informe. Aqu debe crear los diferentes conceptos a ser incluidos en este
informe y luego se ligan a los cdigos contables de donde tomara los valores para
imprimir el correspondiente informe en el Modulo de Terceros e Impuestos.
Parmetros
Particulares
Terceros e impuestos
Conceptos para declaracin de Retencin
1. Clic derecho, crear
2. Se escribe el nombre del concepto, ejemplo Retefuente Compras 3.5%
y se oprime ENTER
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INVENTARIOS
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421040
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2. Niveles 2
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informacin por cada uno de los grupos de inventario que movio las
ventas.
3. Articulo: Aqu nos enviara a contabilidad un documento con dos lneas
(costo de ventas e inventario) por cada articulo vendido en el periodo
seleccionado para enviar los costos del inventario a la contabilidad,
(normalmente un mes). Una opcin poco recomendada, sobre todo en las
empresas que venden muchos artculos, seria un documento demasiado
extenso y difcil de manipular contablemente.
4. Documento: La opcin recomendada a manejar, ya que nos permite
hacer una auditoria por cada documento y de ser necesario hacer alguna
modificacin, es mas fcil eliminar una sola factura de venta y volverla a
digitar, que eliminar todo el movimiento del mes para hacer una
correccin.
5. Tipo de documento: Aqu nuevamente esta agrupando el movimiento de
ventas pero esta vez por tipo, es decir un resumen por facturas de venta,
otro resumen por devoluciones en ventas, etc.
37. GENERALIDADES INVENTARIOS: CAPTURA DE CENTROS DE COSTO
Por lnea: cada vez que facture un articulo o un servicio dentro de una factura,
me exigir un centro de costo, especial para aquellas empresas que manejan
procesos de fabricacin o de proyectos de ingeniera y que dentro de la misma
factura se manejan varios procesos.
Por documento: En esencia es el mismo concepto anterior, pero con una
diferencia, la empresa esta organizada de tal forma que maneja dichos procesos
de fabricacin o proyectos de ingeniera por separado, documentos de ventas o
devoluciones por procesos sin mezclarlos en ningn momento.
Ninguno: Cuando no se van a manejar centros de costos en facturacin de
ventas.
38. LISTA DE CUENTAS A UTILIZAR EN INVENTARIOS Cuando trabajo el modulo
de inventarios el software no me va a preguntar que cdigo contable voy a afectar con la
operacin, sino que articulo voy a comprar, vender o devolver segn sea el caso. Es por
eso que necesitamos asignarle a las diferentes transacciones de inventario los cdigos
contables que va a afectar cuando traslade los costos de inventario a contabilidad.
Parmetros
Particulares
Inventarios
Lista de cuentas a utilizar
Aqu deben crearse las cuentas de:
Inventario
14
Costo de ventas
61
Cuenta puente
75
Debo tener bien claro el concepto de contabilidad: Partida doble o sumas
iguales. Cual cdigo contable va a ser debitado y cual va a ser acreditado. Y si
uno de estos documentos carga un saldo, cual documento lo descarga, visualizo
el caso:
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EB Entrada a Bodega
14
75
SB Salida de Bodega
75
14
De esta forma cuando le de la entrada carga el inventario y la contrapartida
seria la cuenta puente en compras. Y cuando de la salida de bodega
descargara el inventario y la contrapartida seria la cuenta puente para
equilibrar el proceso.
Si no le pongo la lgica a los procesos que realizo, no voy a entender los
informes y empezare a decir que el software no funciona. Un ejemplo de cmo
seria incorrecta la misma operacin seria la siguiente:
EB Entrada a Bodega
14
75
SB Salida de Bodega
61
14
En este caso con la entrada a bodega estara cargando el inventario y la
contrapartida seria la cuenta puente en compras.
Y con la salida de bodega estara descargando el inventario y la contrapartida
seria COSTO DE VENTAS.
Como podr observarse, aparentemente estara bien, pues esta moviendo el
costo de ventas al salir la mercanca, pero y si no la estoy vendiendo? Pues
de venderlo lo hara con una factura de venta y no con una salida de bodega
Y adems estara dejando un saldo pendiente en la cuenta puente de compras.
39. CREACION CARTILLA DE GRUPOS DE INVENTARIO Es aqu donde creamos
la estructura u organigrama de mi inventario.
Parmetros
Particulares
Inventarios
Cartilla de grupos
Y aqu de acuerdo a la estructura que le defin a cada nivel empiezo a crear los
diferentes grupos y sus subgrupos segn el ejemplo en esta cartilla:
Ejemplo:
1
PASTILLAS GRAVADAS 16%
0101
Analgsicos 16%
0102
Reconstituyentes 16%
0103
Vitaminas 16%
2
PASTILLAS EXENTAS
0201
Analgsicos Exentas
0202
Reconstituyentes Exentos
0203
Vitaminas Exentas
3
UNGUENTOS o CREMAS 16%
0201
Analgsicos 16%
0202
Desinflamatorios 16%
Donde 01 Pastillas Gravadas 16% , 02 Pastillas Exentas y 03 Ungentos o cremas
16% serian los grupos
Y 0101 analgsicos 16%, 0102 reconstituyentes 16%, 0103 vitaminas 16%, 0201
analgsicos Exentas, 0202 Reconstituyentes Exentos, etc, serian los subgrupos o
divisiones del inventario.
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Inventarios
Cartilla de Bodegas
Clic derecho, crear
1. Nombre: nombre de la bodega
2. Ubicacin: cuando manejo varias bodegas, necesito la direccin donde
esta ubicada cada una de mis bodegas
3. Negativos: ac le indico si voy a manejar existencias negativas en esta
bodega, es decir, que si puedo facturar una venta aunque no tenga
existencias de inventario.
4. Responsable: quien es la persona que responde por cada una de mis
bodegas ubicadas en las diferentes direcciones
5. Usuarios: esta pestaa aparece cuando son varias las personas que
manejan el software y por lo tanto debo indicarles si pueden o no trabajar
las diferentes opciones o mens del programa.
41. CREACION CARTILLAS DE FAMILIAS DE INVENTARIO Esta es una
herramienta para cuando quiero analizar mi inventario segn el proveedor o la lnea del
producto, por ejemplo seria la familia de BAYER, el cual vende productos como:
insecticidas, detergentes, aromatizantes, etc. O el caso de FAMILIA, quien tiene
productos como: papel higinico, servilletas, paales, toallas, etc.
Parmetros
Particulares
Inventarios
Cartilla de Familias
Clic derecho, crear
42. CARGA FABRIL para el modulo de Ensamble de Productos Es aqu donde creo los
diferentes cargos para las formulas del modulo de ensamble de productos.
Parmetros
Particulares
Inventarios
Carga Fabril
Clic derecho, crear
1. Cdigo: el software lo asigna
2. Nombre: el nombre del cargo del empleado
3. Cuenta rubro: debo seleccionar una de las cuentas creadas en LISTA
DE CUENTAS A UTILIZAR en este mismo modulo de inventarios. Si
no existe debemos ir a crearla: Parmetros / Particulares / Inventarios /
Lista de cuentas a utilizar
4. Naturaleza: aqu selecciono se es neto o porcentual el valor a asignarle.
5. Operacin: Y es aqu donde le digo que se va a hacer con ese valor, si
se suma o se resta.
43. Definicion de formatos de Inventario
Aqu el usuario puede crear si desea los rtulos para cada referencia de artculos
de inventario.
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o Margen de negociacin:
El porcentaje de control para no
exceder el calculo del precio de venta. Si vale 1.000 pesos el cien
por ciento seria que no se podra vender en ms de 2.000 pesos.
Es un campo obligatorio, Normalmente se le coloca 100.000 en
porcentaje para que el usuario tenga la libertad en calcular el
precio de venta.
o Redondeo: Para que el usuario escoja si va a manejar centavos, o
aproximar al peso, o a la decena, centena o miles el precio de
venta.
4. Simulacin de precios de venta:
o Aqu el programa le mostrara el resultado de la parametrizacin
anterior, liquidndole el IVA si es gravado, mostrando el valor
resultante del porcentaje de utilidad, de impuesto al consumo de
haber sido asignado y el total de cuanto seria el precio de venta,
para que el usuario haga los ajustes necesarios hasta encontrar el
valor que desea en la venta del producto. Es aqu donde se refleja
la diferencia de la parametrizacin de la lista de precios:
Incremento:
Tomara el precio base y le sumara el
porcentaje de incremento, Ejemplo:
Precio Base
1,000,000.00
Incremento 40%
400,000.00
Precio de Venta
1,400,000.00
Rentabilidad: Tomara el precio base y lo multiplicara
por el 100% de si mismo, luego tomara el 100% del
precio base y le restara el porcentaje de rentabilidad,
luego tomara el resultado de la primera formula y la
dividir por el resultado de la segunda formula para
darnos el precio de venta. Ejemplo:
Precio Base
1,000,000.00
Rentabilidad 40%
400,000.00
Porcentaje 100%
1,000,000.00
Precio Base
1,000,000.00
Por el 100%
1,000,000.00
Sub Total
1,000,000,000,000.00
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Precio de Venta =
Precio base * 100%
1,000,000,000,000.00
100% menos Rentabilidad
600,000.00
Precio de venta =
(Pb*100) / (100%-Rentabilidad)
1,666,666.67
5. I.V.A. Incluido: Si deseo que el software me haga la operacin de al
colocar el precio de venta, haga el calculo inverso para desglosar aparte
el IVA, es decir, si escribo el precio de venta de 116.000 el programa
calculara y contabilizara el valor de venta en 100.000 y el IVA en 16.000
6. Impuesto de consumo incluido: Se aplicara el mismo concepto de IVA
Incluido
BODEGAS
1. Nombre de la bodega: Aqu aparecern todas las bodegas creadas por
el usuario
2. Localizacin: Cuando las bodegas no estn en la misma direccin o
domicilio de la empresa, aqu se colocara dicha ubicacin en la ciudad o
municipio.
3. Tope Mnimo: Se coloca cuanto es lo mnimo en existencia que debe
haber de dicho articulo para hacer el pedido al proveedor
correspondiente.
4. Tope Mximo: Se coloca cuanto es lo mximo en existencia que debe
haber de dicho articulo para no mantener dinero congelado en las
bodegas.
5. Punto de reorden: Cuanto es la cantidad que debe haber antes de llegar
al Tope Mnimo y hacer el pedido correspondiente.
DESCUENTOS
1. Descuento Bsico: En el caso de que se vaya a dar descuento sobre el
artculo aqu le asignamos ya sea liquidar un PORCENTAJE o un VALOR
FIJO.
2. Descuento Adicional:
En aquellas empresas que manejan doble
descuento liquidado al mismo tiempo en las facturas, si el usuario no
comprende el concepto, ES MEJOR QUE LO IGNORE o consulte con su
CONTADOR o ASESOR DE PRODUCCION o ASESOR DE VENTAS,
quienes deben dominar el tema, es algo parecido a la diferencia que hay
entre Utilidad por Incremento y Utilidad por Rentabilidad explicado
arriba.
45. REFERENCIAS ALTERNAS DE ARTCULOS
Esta opcin fue creada para aquellas empresas donde si no hay un articulo
especifico, otros pueden hacer la misma funcin. Por ejemplo, hablemos de un
taller de vehculos automotores, pastillas para frenos de Renault
1. Reco
2. Renosa
3. Safrenos
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GESTION DE VENTAS
47. CREACION DE VENDEDORES: Aqu le indico quienes van a ser mis vendedores
para asignrselo a los clientes y poderles liquidar las comisiones por ventas o cobros, asi
mismo aqu le digo al software quienes son los funcionarios que deseo aparezcan para
incluirlos en los balances contables: Representante legal, contador, revisor fiscal.
Parmetros
Particulares
Lista de funcionarios
Clic derecho, crear
48. SELECCION DE VENDEDORES Aqu le indico quienes son mis vendedores, les
asigno las listas de precios para venta de artculos y servicios y si se les va a liquidar
comisiones por venta o cobro.
Parmetros
Particulares
Gestin de ventas
Seleccin de vendedores
1. Marco con un clic las casillas VENTA y RECAUDO frente a los
vendedores
2. Adicionalmente doy clic derecho sobre el vendedor y tomo la opcin de
lista de precios asignada
3. Aparecen las diferentes listas de precios creadas y al frente de cada una
de ellas estn dos casillas que corresponden a Artculos y Servicios, les
doy clic para marcarlas.
4. Oprimo nuevamente clic derecho y tomo la opcin de regresar
5. Oprimo la tecla ACEPTAR
6. De esta forma estaremos listos para registrar ventas
49. TABLA DE COMISIONES GESTION DE VENTAS
Parmetros
Particulares
Gestin de ventas
Tabla de comisiones
Pongo los valores y al frente el porcentaje si se va a liquidar segn la proporcin
a lo vendido o cobrado, o coloco un valor en el campo bonificacin si se le va a
pagar un valor fijo segn el rango de lo vendido o cobrado
50. GENERALIDADES GESTION DE VENTAS
Generalidades
1. En esta pestaa le indico quien es el usuario encargado de facturacin en
este punto de red Helisa;
Calle 7 N 59 - 40 Santa Ines del Reposo Telfono 6770105 Fax 6492488 Celular 315 8227985 Bucaramanga
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WILSON MARQUEZ
Kit
GESTION DE COMPRAS
52. Generalidades Gestion de Compras
Afectar los descuentos como menor valor de las compras y costo en
inventario: En esencia su nombre lo dice y no necesita ser explicado. Significa
lo que dice.
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1.
2.
3.
4.
CONTABILIDAD
CONSULTAR LOS LIBROS
CARTILLA Y BALANCES
Aparece CARTILLA DE CUENTAS, dar clic sobre la flecha negra frente a esta opcin y
seleccionar BALANCE DE PRUEBA
5. Ubicarse sobre el cdigo contable a analizar y dar enter o doble clic sobre el para visualizar que
documentos hicieron el movimiento
IMPRIMIR BALANCE DE PRUEBA
1.
2.
3.
4.
CONTABILIDAD
ELABORAR LOS INFORMES
LIBROS PRINCIPALES
BALANCE DE PRUEBA
a. En la pestaa Cartilla de Cuentas se puede seleccionar una o varias cuentas,
nicamente oprimiendo la tecla INSERT o dando doble clic sobre ellas para marcarlas
o seleccionarlas
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b. Revisar la pestaa parmetros y acomodar el informe segn se desee, ya sea entre varios
meses o cualquier otra seleccin
IMPRIMIR LIBRO AUXILIAR
2.
3.
4.
5.
CONTABILIDAD
ELABORAR LOS INFORMES
LIBROS DE MOVIMIENTO
LIBRO AUXILIAR
a. Cuando al ir a elaborar un informe observemos la pestaa CONFIGURACION quiere
decir que debemos indicarle al software que campos quiero visualizar, pues el por
defecto incluye todos los campos en el informe y al imprimir no veremos los valores,
pues nos limita el tamao del papel. Es por eso que debemos dar clic derecho en el
cuerpo de esta pestaa y deseleccionar los campos que no deseamos en ese momento
imprimir, luego colocamos el puntero del Mouse sobre las lneas de divisin de los
ttulos: FECHA, DOCUMENTO, CONCEPTO, etc. y dando un clic sostenido podemos
cambiar el ancho de las columnas como si estuviramos en EXCELL
MODIFICAR O BORRAR DOCUMENTOS GRABADOS
1. UTILITARIOS
2. MODIFICAR Y BORRAR ASIENTOS
3. CONTABILIDAD
a. Nos aparecen todos los documentos grabados, dndole clic derecho sobre alguna
transaccin podemos eliminar ese registro o modificarlo
b. Pero si lo que deseamos es borrar todo el documento escogemos la ultima opcin del
clic derecho: Borrar el documento
HACER ABONOS O PAGOS
Sin importar si son pagos de DEUDORES o ACREEDORES, al digitar el valor en la columna
correspondiente, el software desplegara en una ventana nueva los tipos y nmeros de documentos que
ese tercero debe o se le debe, DEBO APLICAR EL ABONO O PAGO sobre la factura ubicndome
frente a la factura a afectar y OPRIMIENDO LA TECLA TAB, para que actualice el estado de
cartera correspondiente.
MODIFICAR SECUENCIA NUMERACION DOCUMENTOS
Si eliminamos un documento grabado y deseamos registrarlo nuevamente con el mismo nmero,
debemos ir a:
PARAMETROS
PARTICULARES
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LISTA DE DOCUMENTOS
Sobre el documento deseado se da clic derecho y se le indica que numero deseo seguir grabando
o desactivo la numeracin automtica si es el caso.
CREAR SERVICIOS PARA FACTURAR
Cuando necesite crear un nuevo SERVICIO PARA FACTURARLO A LOS CLIENTES, debe ir a:
GESTION DE VENTAS
LISTA DE SERVICIOS
INSERT o Clic derecho: crear
En el campo Cdigo se coloca el numero de servicio a crear, o sea que si he creado 5 y voy a
crear uno nuevo, este seria el 6
En la pestaa lista de precios debo colocar en el campo: margen de negociacin el valor de
1000, esto es obligatorio, pues el programa lo exige, significa que el usuario puede dar
descuentos por encima o por debajo del costo del producto o servicio.
En el campo redondear se aconseja seleccionar la opcin Al peso, esto es para no manejar
centavos
En la pestaa IMPUESTOS, a cada documento que aparece all debo adjudicarle el valor
Bruto y el IVA. Esto es obligatorio pues son los cdigos contables que el contabiliza al
terminar de hacer la factura de venta
CREAR ARTICULOS PARA COMPRAR Y VENDER
INVENTARIOS
CARTILLA DE ARTICULOS
CREAR ARTICULOS
Aqu debo seleccionar a que grupo pertenece y siempre debo tomar el grupo de detalle, por
ejemplo si existe el 01 y luego el 0101, debo tomar el ultimo 0101 y no el 01 solo, pues no le
dejara facturar ya que no se mueven las cuentas mayores sino las de detalle
Al igual que en la creacin de servicios, el cdigo es el numero de orden de creacin de
artculos en este caso, algunas empresas lo utilizan como una segunda referencia (pero no
admite letras, solo nmeros)
En el campo nombre del articulo, aqu colocamos como deseamos salga impreso en la factura
En el campo referencia colocamos la del articulo si la tiene, de lo contrario debemos crearle
una, pues es como el numero de cedula para identificar el articulo entre los dems.
En los dems campos de esta pestaa, prcticamente le decimos que el articulo es facturable,
que clase de medida es y el tipo de unidad
De ah podemos saltar directamente a la pestaa LISTA DE PRECIOS y en el campo margen
de negociacin colocamos 1000 y en el campo redondeo seleccionamos Al peso para no
manejar centavos
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Al finalizar cada mes debemos registrar el documento tipo TICO Traslado costos inv a
contabilidad, esto es para cuando vendemos artculos, el software haga el traslado
correspondiente a nuestra contabilidad, esto generalmente se hace cuando termino el mes y ya
no vamos a facturar mas en el mismo, y obviamente la fecha del documento es la del ultimo da
del mes
CERRAR PERIODO O CREAR NUEVO MES
Cuando terminamos un mes calendario y debemos continuar con los registros del nuevo mes o periodo,
vamos a:
UTILITARIOS
CIERRE DE PERIODO
EJECUTAR
Si por cualquier motivo debemos regresar a registrar una nueva transaccin pendiente o modificar
algn documento lo nico que debo hacer es darle doble clic sobre el nombre de la empresa (para que
cierre todos los mens abiertos en ese momento) y oprimir la tecla de la flecha que apunta hacia mi
izquierda para devolverme en los meses y ejecutar la accin deseada
GRABAR UN DOCUMENTO O TRANSACCION COMERCIAL
Cuando necesito registrar una venta, compra, recibo de caja, comprobante de egreso o cualquier otra
operacin normal de nuestra empresa, lo nico que debo hacer es dar doble clic sobre la empresa si
estn abiertos los mens, esto para que los cierre y luego oprimir nuevamente doble clic o ENTER, si
sabemos el tipo de documento que vamos a registrar lo digitamos en el campo tipo o de lo contrario
podemos dar nuevamente ENTER y el software me desplegara todos los tipos de documentos que
puedo registrar
GUARDAR DOCUMENTO REPETITIVO O INCOMPLETO
Cuando estoy grabando un documento demasiado extenso o no tengo todos los datos, no necesito
perder la informacin para poder salir del software y apagar el equipo, tambin para cuando una
transaccin se repite todos los meses, por ejemplo el pago de nominas, causar los diferentes honorarios,
las provisiones de obligaciones laborales, etc. Procedo de la siguiente forma:
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Ahora si puedo salir ignorando el documento si no esta completo o grabndolo si esta listo para
contabilizarlo en ese mes
LLAMAR DOCUMENTO DE LA LIBRERA
Si al llamar un asiento guardado en librera necesito cambiarle una o varias palabras al contenido del
concepto, solo debo oprimir clic derecho y tomar la opcin de REEMPLAZAR CONCEPTO
LIQUIDAR IMPUESTOS DESDE EL DOCUMENTO
Si lo que deseo es liquidar un impuesto desde la grabacin del documento, solo debo registrar la
primera lnea con su respectivo cdigo contable y valor
A continuacin doy clic derecho y escojo el tipo de impuesto que voy a liquidar y oprimo la
tecla ACEPTAR
CREAR UN CDIGO CONTABLE MIENTRAS SE GRABA UN DOCUMENTO
Si al estar haciendo un registro contable de cualquier documento, veo que no existe un cdigo contable
que necesito, lo puedo crear desde el mismo documento, solo necesito tener desplegada la cartilla de
cuentas, esto se hace dndole un clic sobre el botn de los tres puntos seguidos debajo del campo
CUENTA y al desplegarse la cartilla oprimo la tecla INSERT y procedo a crear el cdigo
necesario.
CREAR UN BENEFICIARIO MIENTRAS SE GRABA UN DOCUMENTO
Si al estar haciendo un registro contable de cualquier documento, veo que no existe un beneficiario que
necesito, lo puedo crear desde el mismo documento, solo necesito tener desplegada la cartilla de
BENEFICIARIO, esto se hace dndole un clic sobre el botn de los tres puntos seguidos debajo del
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Para decirle al software cuales son las empresas o personas que me venden productos o
artculos, debo crearlos primero en el modulo de CUENTAS POR PAGAR
Y luego procedo a ir al modulo GESTION DE COMPRAS
ADMINISTRACION DE PROVEEDORES
DEFINIR PROVEEDORES
All me aparecen todos las hojas de vida de quienes cree en el modulo CUENTAS POR PAGAR
en la ventana superior,
Me ubico sobre cada una de las hojas de vida de los proveedores y en la pantalla inferior doy
clic derecho y tomo la opcin de: AGREGAR ARTCULOS / SERVICIOS
Le aparecer una nueva ventana en la parte derecha con la cartilla de Servicios y Artculos, all
le dar doble clic o insert sobre lo que me venda este proveedor
Despus le dar nuevamente clic derecho y tomare la opcin de agregar
De esta forma podr salir y registrar una compra al proveedor, pues el programa solo me
mostrara a quienes les adjudique artculos o servicios, los dems sern solo acreedores
CONSULTAR ESTADO DE CUENTA DEUDORES
Este mismo procedimiento es para consultar estado de acreedores, solo que se entra es al modulo de
CUENTAS POR PAGAR
IMPRIMIR ESTADO DETALLADO POR EDADES DE DEUDORES
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CONTABILIDAD
ELABORAR LOS INFORMES
LIBROS PARA AUDITORIA
AUDITORIA FORMATO MOVIMIENTO
En la pestaa clasificacin doy clic en la columna condicin frente al concepto que
conozco parcialmente y tomo la opcin de Que incluya, luego al frente en el campo texto
que somete a condicin escribo la informacin que se, puedo hacer varias combinaciones:
nombre de beneficiario, cdigo de cuenta, etc.
En la pestaa calendario escojo las fechas a revisar
En la pestaa parmetros en el campo:
o Nivel de totales
PRIMERO
o Columnas a mostrar
Debito; crdito
Y en la pestaa configuracin armo el informe a mi gusto, es decir debo dar clic derecho para
deseleccionar lo que no deseo ver en el informe y luego acomodo el tamao de las columnas
colocando el puntero del Mouse entre las lneas que dividen los campos del titulo y con clic
sostenido arrastro hasta el ancho deseado para el informe
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UTILITARIOS
REVISAR Y REAFECTAR LOS LIBROS
DARLE CLIC SOBRE LA PALABRA AZUL MODULOS
DARLE CLIC SOBRE LA PALABRA AZUL MESES
OPRIMIR LA TECLA EJECUTAR
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