Curso Excel 2007 (Parte A)

Herramientas para la productividad
EXCEL 2007
SEMANA 5
TABLA DE CONTENIDO EXCEL 2007
TABLA DE CONTENIDO EXCEL 2007.......................................................................................2

3. NCLEO TEMTICO 3. ............................................................................................................3
Descripcin general del software aplicativo de hoja de clculo ..................................3
3.1. Objetivo especfico: ..............................................................................................................3
3.2. Competencia ...........................................................................................................................3
3.3. Desarrollo temtico .............................................................................................................3
3.3.1 introduccin ........................................................................................................................3
3.3.2 Descripcin de los principales recursos de la hoja de clculo...........................5
3.3.2.1 componentes de la ventana de Microsoft Excel 2007 ................................................ 6

Barra De Ttulo ............................................................................................................................... 6
Cinta de Opciones ........................................................................................................................ 11
Barras de Herramientas (de acceso rpido) ......................................................................11
Barra de Referencia (o Barra de Frmulas) .......................................................................12
rea del Libro de Excel ..............................................................................................................12
Barra de Estado. ........................................................................................................................... 15
3.3.3 Acciones de desplazamiento, seleccin y edicin de datos.............................. 15

Prctica 1.................................................................................................................................................15
Modificar el ancho de columnas y el alto de filas ............................................................. 16
Prctica 2.................................................................................................................................................18
Autocompletar. ............................................................................................................................. 20
Desplazar celdas........................................................................................................................... 21
Insertar columnas y filas. ..........................................................................................................22
Aplicar formato a las celdas. ....................................................................................................25
Aplicar formatos de tabla. ........................................................................................................28
Seleccionar mltiples columnas y filas. ...............................................................................34
3.3.4 Operaciones bsicas con datos numricos ............................................................ 40

Usar el Auto relleno. ...................................................................................................................40
Prctica 3.................................................................................................................................................40
Operaciones bsicas con nmeros. .......................................................................................46
[ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]
3. NCLEO TEMTICO 3.
Descripcin general del software aplicativo de hoja de
clculo
Todas las actividades profesionales y laborales se han visto gratamente beneficiadas a partir
de la aparicin en el mundo informtico de las Hojas de Clculo. Estos programas estn
diseados para facilitar la organizacin de informacin de cualquier tipo y efectuar con ella
multitud de operaciones que apoyan el anlisis de resultados.
3.1. Objetivo especfico:

Introducir al estudiante en el manejo bsico de los principales mens, vistas y operaciones de
una hoja de clculo.
3.2. Competencia
El estudiante estar en condiciones de identificar, definir y aplicar las herramientas esenciales
de la hoja de clculo como recurso en el manejo eficiente de datos numricos.
3.3. Desarrollo temtico

3.3.1 introduccin
La Hoja de Clculo Microsoft Excel 2007, es una poderosa herramienta para efectuar clculos
matemticos que permitan la solucin de problemas reales, simplificando el esfuerzo que
podra demandar el tratamiento de los nmeros con otros recursos. Brinda excelentes
ayudas para administrar grandes listas de datos, como tambin para realizar estudios
estadsticos y financieros. Es por esto que se considera de gran utilidad en la Gestin
Empresarial.
En realidad, cuando se ejecuta la aplicacin Microsoft Excel 2007, se est ejecutando un libro
que contiene hojas de clculo. Cada una de esas hojas de clculo est conformada por 16.384
columnas (si, como los libros de contabilidad que permiten el registro de movimientos
[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ]
contables a travs de columnas de informacin especfica) y 1.048.576 filas (algo as como los
renglones de libro de contabilidad). Se puede equiparar con una gran tabla en la que cada
casilla (que se conoce como celda) puede almacenar valores numricos, texto, fechas, horas,
funciones y frmulas.
Toda informacin que se registre en una hoja de clculo Excel puede ser resumida, ordenada,
totalizada, filtrada, usada para efectuar clculos matemticos y adems puede ser convertida
en grficas e informes.
Como adelanto a las cosas interesantes que encontraremos en Excel 2007, les muestro la
tabla Especificaciones y lmites de Excel obtenida con la funcin F1 (ayuda) al escribir
especificaciones en su ventana para bsqueda:
Para entrar en materia, ejecute la Hoja de Clculo Microsoft Excel 2007 que se representa
con el icono
Si no se encuentra en el escritorio de Windows, utilice el men iniciar

que est en la
esquina inferior izquierda del escritorio de windows, busque en el submen
, en la carpeta Microsoft Office:
3.3.2 Descripcin de los principales recursos de la hoja

de clculo
Cuando se ejecuta Microsoft Excel 2007, se presenta la ventana:
La apariencia de esta ventana puede ser diferente en algunos aspectos, dependiendo de la

configuracin inicial de Microsoft Excel en cada computador. Por ejemplo, es posible que a la
derecha aparezca una subventana llamada Panel de tareas de Inicio, que puede ser
cerrada si se presionan las teclas <ctrl.> y la tecla <F1> simultneamente.
3.3.2.1 componentes de la ventana de Microsoft Excel 2007

Barra De Ttulo
Presenta el nombre del programa Microsoft Excel, despus del nombre que se haya dado al
Libro de Excel (por defecto, propone el nombre de Libro 1).
En la parte derecha estn siempre tres botones cuya finalidad es permitir el control sobre la
ventana de Word: Maximizar,/Minimizar
parte de la pantalla y Cerrar
para , Restaurar
es decir ocupar toda o
que termina la ejecucin del programa Microsoft Excel.
En la parte derecha, se encuentran 2 servicios muy interesantes y de gran utilidad:

el Botn de Office
la Barra de Herramientas de acceso rpido
El botn de Office contiene, entre otros, los recursos que se encontraban en el men Archivo
en versiones anteriores de Excel:
la Barra de Herramientas de acceso rpido es de una inmensa utilidad cuando se hace un uso
intensivo de Excel, pues permite adicionar todas las funcionalidades que comnmente se
usan en esta hoja de clculo:
Deshacer
ltimas
acciones
Men personalizar Barra
de acceso rpido
Acceso
rpido a
GUARDAR
Rehacer
ltimas
acciones
Por defecto, trae accesos rpidos a Guardar, Deshacer y Rehacer. Entrando al men
Personalizar Barra de Acceso Rpido se podrn adicionar/quitar accesos rpidos:
Bastar con seleccionar o

no estos accesos rpidos
propuestos para que
aparezcan en la barra
Oculta los mens de Excel
Para encontrar ms accesos rpidos se puede entrar un poco ms en las opciones

disponibles de esta barra de accesos rpidos. Para eso, haga clic en Ms comandos, la
antepenltima opcin que se ve en la imagen anterior. Se muestran TODAS LOS COMANDOS
que tiene Excel 2007 disponibles:
Como ejemplo, se ha seleccionado en Tipo de Comandos la opcin Todos los comandos y

se han pasado a la Barra de acceso rpido los comandos Configurar pgina, Justificar y
Nuevo. En la siguiente imagen, se est por llevar a la barra el comando Vista peliminar:
Si no deseara un comando de la barra de herramientas de acceso rpido, bastar con

seleccionarlo (en la parte derecha de esa ventana) y hacer clic en el botn Quitar (parte
central, debajo del botn Agregar).
El resultado final, se ver la barra de herramientas de acceso rpido de la siguiente forma:
10
Cinta de Opciones
Contiene los mens de comandos, cada uno de los cuales presenta una variedad de opciones
(comandos) para realizar, enmarcados dentro de un bloque especfico. Dentro de estos
mens existen tres tipos de opciones:
Comandos Inmediatos, que ejecutan la accin sobre el contenido de la hoja de clculo en el
momento en que son seleccionados. Algunos tienen asociada una combinacin de teclas,
que pueden ser usadas para ejecutar la misma accin desde el teclado sin necesidad de abrir
el men. Se reconocen por ser conos (imgenes) simples, si nada asociado a ellas.
Comandos con mens desplegables, los cuales se identifican por tener un triangulo a la
derecha que indica que al seleccionarlos se abrir otro men con ms opciones.
Comandos con Ventana, en los que al hacer clic se despliega una ventana conocida como
cuadro de dilogo solicitando informacin para aplicarla al contenido de la hoja de clculo.
Barras de Herramientas (de acceso rpido)

La barra de herramientas, explicada en el apartado anterior Barra de Ttulo ha pasado ahora,
en Excel 2007, a un plano menos importante que en Excel 2003, puesto que los mens de la
Cinta de Opciones son totalmente grficos en lo que a comandos se refiere.
11
Barra de Referencia (o Barra de Frmulas)
Esta barra es de suma importancia en el momento de trabajar con Microsoft Excel.

Los elementos que la componen cambian su apariencia, dependiendo de las acciones que se
estn ejecutando y el contenido de la(s) celda(s) seleccionad(s).
El cuadro de nombres
, indica el nombre de la celda actual (donde est
ubicado el cursor) o punto de insercin. Sirve adems para mover el punto de insercin a la
celda que se escriba en el cuadro, o para darle un nombre a un conjunto de celdas, entre
otras cosas.
El sector
contenido de la celda activa. El botn
cambia para mostrar el

llama al asistente de funciones.
El botn
ubicado en el extremo derecho de esta barra sirve para aumentar o disminuir
el espacio disponible para ver el contenido de una celda seleccionada. Muy til cuando ese
contenido es ms largo que la lnea misma.
rea del Libro de Excel
12
Como se mencion en un principio, una hoja de Excel 2007 se compone de 16.384 columnas y
1.048.576 filas.
Cada columna tiene un nombre, que corresponde a una, dos o tres letras del alfabeto. En la
imagen se observa que la primera columna se llama columna A, la segunda se llama columna
B, etc.
Para darle un nombre a fila, se les asign una numeracin consecutiva. As la primera fila se
llama fila 1, la segunda se llama fila 2, etc.
En esos trminos, la ltima celda de cada hoja se llamar XFD1048576 (columna XFD en la fila
1.048.576).
La celda activa se resalta automticamente mediante un margen grueso:
Observe que la hay un cambio de color de fondo tanto en la columna como en la fila que
interceptan la celda activa. Esa informacin visual ayuda a localizar el punto de insercin y,
ms importante an, permite determinar el nombre la celda que est conformado por el
nombre de la columna unido al nmero de la fila: en este caso el punto de insercin o celda
activa es la celda A1.
Para saber a qu hoja del libro pertenece esa celda, se dispone de la siguiente barra que est
en la parte baja:
Se observa en la imagen que la hoja actual es la Hoja1. Cuenta tambin con botones de
navegacin
que aceleran el desplazamiento entre hojas del libro: hacer clic en el
primer botn activa la primera hoja del libro. El segundo botn activa la hoja anterior a la
actual. El tercero activa la hoja siguiente, mientras que el ltimo activa la ltima hoja del libro.
Parece excesivo tener una barra de navegacin para 3 hojas, pero dado que es posible
insertar hojas a necesidad, no es de extraar que un libro tenga 50 o 60 hojas.
Ubicando el cursor del mouse sobre un nombre hoja es posible hacer clic con el botn
derecho para obtener el siguiente men:
13
Insertar
: Es usado para crear una nueva hoja de Excel o para

adicionar algunas aplicaciones disponibles en Excel. Se
presenta un men. Si solo se desea crear una nueva hoja
es ms rpido haciendo clic en
14
Eliminar
: Elimina la hoja en donde est ubicado el cursor, no sin

antes revisar si la hoja tiene algn contenido, para
preguntar si se est seguro de realizar esa accin.
Cambiar
nombre
de : Para hacer ms claro el tipo de contenido que se tiene

en una hoja, lo mejor el cambiar el nombre por un texto
ms diciente. Ejemplo: Lista telefnica en lugar de
Hoja 1.
Mover o copiar
: Es posible mover el lugar que tiene una hoja en el orden

preestablecido o copiar todo su contenido, no solo en el
mismo archivo de Excel sino tambin a otro archivo que
est abierto. Se presenta un men para ello.
Ver cdigo
: Para quienes requieren y conocen de programacin VB,

esta opcin habilita Visual Basic.
Proteger hoja
: Cuando se comparte un archivo Excel, esta opcin

permite definir mediante un men una contrasea de
seguridad y los permisos que tendrn quienes van a
manipular esa hoja.
Color
etiqueta
de : Presenta un men de colores para resaltar el nombre de

la hoja en cuestin.
Ocultar/
Mostrar
: Es posible ocultar una hoja o hacerla visible (mostrar)

para quienes van a usar el archivo Excel.
Barra de Estado.
En esta barra se muestra una breve informacin acerca del comando que ha sido
seleccionado o del estado actual del espacio de trabajo, tiene 3 botones que permiten
cambiar la forma como se ve una hoja, adems de un zoom deslizable (extremo derecho)
que aumenta/disminuye el tamao para quienes tienen limitaciones visuales, entre otras
cosas, y est ubicada como ltimo elemento del Excel abierto, pero no por eso deja de ser
muy importante.
3.3.3 Acciones de desplazamiento, seleccin y edicin

de datos
Prctica 1.
Por el momento no le contar por qu le solicito que ingrese el siguiente nombre en la celda
C1: Federico Garca Lorca
Para hacerlo, haga clic sobre la celda C1, lo que la activa como celda actual y empiece a
escribir Federico Garca Lorca. Presione <enter>.
El resultado
Parece que el nombre escrito est ocupando las celdas C1 y D1, pero en realidad solo est
ocupando C1.
15
Ahora ingrese ESCRITOR en la celda D1. Haga clic en la celda D1 y teclee la palabra ESCRITOR.
Presione <enter>:
Ahora parece que se perdi parte de lo escrito en la celda C1.

Han sucedido varias cosas:
Cuando se escribi el nombre en la celda C1, pareca ocupar tambin la celda contigua.
Eso se debe a que como D1 estaba vaca, Excel se permiti mostrar el nombre
completo pues no tapaba ninguna informacin.
Cuando se escribi en la celda D1, dej de estar vaca y Excel ahora solo muestra en C1
lo que se alcance a ver dado el ancho de la columna.
En ambos casos, al presionar <enter> se activ la celda ubicada debajo de la celda que
tena el punto de insercin.
Lo sucedido hace necesario hablar del ancho de las columnas y del alto de las filas. Es claro
que el nombre Federico Garca Lorca, aunque est en C1 no se ve completo razn por la cual
se debe solucionar ese inconveniente. Podra ser disminuyendo el tamao de la fuente hasta
que se vea completo. Pero no es solucin pues si el nombre es muy largo la letra ser tan
pequea que no se podra leer.
Modificar el ancho de columnas y el alto de filas

La solucin perfecta en este caso: hacer que la columna C1 sea lo suficientemente ancha para
que el nombre se vea completo.
Esta modificacin se har en la seccin nombres de columna:
16
1. Desplace el puntero de Mouse hasta la seccin nombres de columna

2. Ubique el puntero cercano a la lnea que separa la columna C y la D, hasta que cambie
a la forma
que indica que est listo para disminuir/aumentar el ancho de la
columna C. (ojo, la columna a la izquierda del puntero)
3. Mantenga presionado el botn derecho de Mouse y arrastre para aumentar el ancho
de la columna C (hacia la derecha). Cuando el mensaje que muestra el valor del ancho
se acerque a 20, suelte el botn derecho del Mouse.
Funcion, ahora se ve completo el nombre. Pero cuando haya 500 nombres escritos en las
celdas de la columna C se va a tomar el tiempo para determinar cul no se ve completo?
Deshaga el cambio de ancho de columna (clic en el botn deshacer
).
Pdale a Microsoft Excel que determine el mejor ancho de columna segn el largo de los
datos que contenga:
1. Desplace el puntero de Mouse hasta la seccin nombres de columna
2. Ubique el puntero cercano a la lnea que separa la columna C y la D, hasta que cambie a la
forma
que indica que est listo para disminuir/aumentar el ancho de la columna C.
(ojo, la columna a la izquierda del puntero)
3. Haga doble clic.
17
En este caso, Excel ajust automticamente el mejor ancho para la columna C teniendo en
cuenta su contenido. Si en lugar de un solo nombre, esta columna hubiera tenido 15.000
nombres, el ancho se habra ajustado teniendo en cuenta el nombre ms largo.
Para modificar el alto de las filas se sigue igual procedimiento pero sobre la seccin Nmero
de Fila:
El puntero cambia a
que indica que se puede aumentar/disminuir el alto de la fila superior.
Haga doble clic y listo. Se realiza el ajuste automtico de alto de fila.
Pruebe a auto ajustar el ancho de la columna D.
Por ltimo, borre el contenido de las celdas C1 y D1:
1. Haga clic sobre la celda C1, para activarla
2. Oprima la tecla <Suprimir>
Repita estos pasos en la celda C2. La hoja debe quedar vaca.
Prctica 2.
Se necesita usar Excel para hacer un listado de precios de un
almacn de ropa femenina llamado Almacn AABBCC
Ingrese en la celda A1 el nombre del almacn cometiendo
voluntariamente el siguiente error: Almacn CCBBCC y presione
<enter>. No olvide ajustar el ancho de la columna:
18
Corregir un dato mal registrado en una celda se puede hacer directamente en la celda o en la
Barra Referencia (Barra de frmulas), que es la que se sugiere usar.
Active la celda A1 y observe la Barra de Referencia muestra el contenido de la celda:
En la barra de referencia, seleccione las letras CC que no son correctas:
Cuando hizo clic para seleccionar entr en modo de edicin, lo que hizo que se mostrara
en la barra de referencia. El botn
en el contenido. El botn
le permitir anular los cambios que haya hecho
acepta los cambios y equivale a pulsar la tecla <enter>.
Reemplace la seleccin por AA.

Presione <enter> o haga clic en el botn
Contine ingresando informacin:
En la celda A8 debe registrarse Bata amarilla en seda. Cuando escriba la primera letra (B)
suspenda y observe:
19
Autocompletar.
Excel est intentando facilitar su trabajo, supone que va a escribir el mismo contenido de la
celda A5, pues de todas las que ya tienen un contenido, A5 es la nica que comienza con B y,
en consecuencia, le sugiere autocompletar el contenido de la celda A8.
Si lo que propone autocompletar es lo que se iba a escribir, presione <enter> para aceptar.
Si no, sencillamente contine escribiendo el contenido real de la celda.
Autocompletar solo funciona a nivel de la misma columna de la celda activa y no funciona
con valores numricos.
Continu registrando informacin de valor en dlares:
20
Observe que cuando se ingresan nmeros en una celda, estos se alinean a la derecha,
mientras que los contenidos de texto se alinean a la izquierda de la celda.
Guarde el libro de Excel con el nombre almacn AABBCC
Desplazar celdas.
Es posible que se necesite ubicar los datos de una o ms celdas en otra parte de la hoja de
clculo. Para lograrlo se hace uso del Mouse tanto para seleccionar el grupo de celdas a
mover, como para moverlas.
Para mover el contenido de la celda A1 a la celda B1, active la celda A1 y acerque el puntero
del Mouse al borde la celda. Cuando el puntero cambie a
celda:
est disponible para mover la
Presione el botn izquierdo del Mouse, no lo suelte, mueva el Mouse hasta la celda B1 y
cuando observe que la celda B1 adquiere un marco en tono gris suelte el botn del Mouse.
Ahora el texto Almacn AABBCC est en la celda B1.
Para mover un grupo de celdas, seleccinelas haciendo clic sobre la primera celda y sin soltar
el botn del Mouse, dirjase a la ltima celda a seleccionar.
1. Seleccione el rango de celdas A3:B8 ( se lee como rango A3 hasta B8):
2. Acerque el puntero del Mouse al borde de la seleccin hasta que el puntero cambie a
21
3. Mueva el bloque seleccionado de tal manera que los artculos queden en la columna B y el
los valores en la C, sin cambiar la fila.
Insertar columnas y filas.

Para insertar una columna, es necesario que primero se seleccione la columna que se debe
desplazar con la insercin. Esto es, que si se requiere insertar una columna entre las
columnas B y C, primero debe seleccionar la columna C, pues pasar a ser columna D,
mientras que la nueva columna se llamar columna C.
En los datos del Almacn AABBCC, se olvid la columna correspondiente a la talla de cada
prenda. Esa informacin debe aparecer entre Artculo y Valor, razn por la cual es necesario
insertar una columna entre ambos.
22
1. Para seleccionar la columna se deber hacer clic en la seccin nombre de columna sobre la
columna que se va a desplazar. Garantice que el puntero del Mouse tiene la forma
antes
de hacer clic:
Sin sacar el cursor de la columna seleccionada haga clic con el botn derecho del Mouse para
obtener el siguiente men emergente, del cual se selecciona la opcin Insertar:
23
La informacin de valor de las prendas est ahora en la columna D.

Diligencie la nueva columna C, con los siguientes datos:
Grabe (guarde) los cambios (si an no lo ha hecho, haga clic en el botn

acceso rpido y asgnele un nombre al archivo de Excel).
de la barra de
Ejecute una Vista preliminar

para observa cmo se ver la tabla al imprimirla (recuerde
que Vista preliminar la incluimos en la barra de herramientas de acceso rpido, aunque
tambin la consigue en el men Imprimir del botn de Oficce):
24
Realmente es necesario embellecerlo un poco. Para volver a la hoja de Excel (es decir, para
salir de vista preliminar) haga clic en el botn Cerrar vista preliminar que se observa en el
men superior.
El procedimiento para insertar filas es similar, pero aplicado al nmero que identifica la fila
sobre la cual se desea insertar una fila nueva.
Aplicar formato a las celdas.

Muy similar a lo aprendido en el apartado sobre Microsoft Word en lo referente a
embellecer un documento, en Microsoft Excel se logran mejoras interesantes.
Logre que el nombre de la empresa quede centrado arriba de Artculo-Talla-Valor, usando el
icono Combinar y centrar
del bloque Alineacin que se encuentra en
el men de comandos INICIO: El efecto de esta orden se traduce en unir 2 o ms celdas en
una sola y centrar el contenido de la primera celda que se ha combinado.
1. Seleccione las celdas que se van a combinar, para el ejemplo es el rango B1:D1.
25
Haga clic en el icono Combinar y Centrar
Aunque en la ventana de Microsoft Excel se ven las lneas que demarcan las celdas, al
momento de imprimir (o hacer una vista previa) esas lneas no aparecen.
En el bloque Fuente del men de comandos INICIO existe un icono para hacer los bordes de
las celdas, llamado Borde exterior
. Tiene anexo un pequeo tringulo invertido con el
cual es posible seleccionar el tipo de borde de celda.
26
Aplique borde a todas las celdas de la tabla excluyendo el nombre de la empresa, de la

siguiente manera:
1. Seleccione el rango de celdas a los que se les aplicar el borde, es decir B3:D8
2. Haga clic en el tringulo invertido del icono Borde exterior para seleccionar
, que hace bordes al interior de la seleccin.
El resultado:
Genere una vista preliminar:
Va mejorando, pero embellecer quita tiempo, faltaran varios cambios de forma.
27
Aplicar formatos de tabla.

Existe una manera muy rpida de lograr que la informacin tenga una presentacin
decente.
1. Seleccione toda la informacin de la tabla en hoja de clculo(ubquese en la celda B3,
oprima el botn izquierdo del mouse y no lo suelte hasta llegar a la cela B8) :
2. Haga clic en el botn

comandos INICIO:
28
que se encuentra en el bloque Estilos del men de
3. Revise todos los posibles estilos (utilice la barra de desplazamiento para ve ms

autoformatos). Seleccione el que sea de su agrado y haga doble clic en l para Aceptar.
Excel le preguntar sobre el rango de datos para aplicar el estilo y si esos datos tienen
encabezado (nombre dado a la primera celda de cada columna de la tabla):
Si aplica un estilo de tabla y el resultado no le agrada, use la opcin deshacer

Para el ejemplo se aplic el Estilo de tabla oscuro 5:
El resultado:
Observe que se ha aplicado un elemento adicional

a cada encabezado de la tabla, que se
conoce como filtro y del cual hablaremos en su debido momento, ms adelante en este
manual. Adicionalmente, Excel le asigna un nombre a los datos a los que se le aplic el estilo
(ahora el rango de celdas B3:D8 se llama algo as como Tabla1, pero por ahora no nos
ocuparemos del aprovechamiento de esta situacin. Por ltimo, se aplicar un formato
sobre los valores, para que sea evidente que se trata de dinero:
29
1. Seleccione todos los valores (rango D4:D8)y haga clic con el botn derecho del Mouse para
que aparezca el men emergente:
Observe la gran cantidad de comandos de este men emergente.

2. Haga clic en la opcin Formato de celdas:
30
3. En el cuadro de dilogo Formato de celdas seleccione la pestaa Nmero si no es la vista

actual :
Elija la categora Moneda, que le aplicar el formato de dinero a la seleccin:
Observe como se ver cada valor en

. Usted puede
cambiar el smbolo de moneda, aumentar o disminuir el nmero de decimales y decir cmo
quiere que se muestren los valores cuando son negativos.
Por ahora, haga clic en el botn Aceptar y ejecute una vista preliminar:
31
Antes de terminar, es interesante revisar el cuadro de dilogo Formato de celdas en ms

detalle:
Queda claro que la pestaa Nmero sirve para definir como se quiere ver el dato de la celda
para que refleje su significado.
La pestaa Alineacin:
Permite definir la ubicacin de los datos dentro de la celda, as como la orientacin que
tendr:
32
La pestaa Fuente:
Permite hacer todos los cambios

posibles alrededor del tipo de letra.
Cada cambio se muestra en la
pequea seccin Vista previa.
La pestaa Bordes:
Se pueden modificar las caractersticas

del tipo de lnea de borde de las celdas.
33
La pestaa Sombreado:
Pone a disposicin los colores o efectos
de relleno que se deseen para rellenar
las celdas.
Seleccionar mltiples columnas y filas.

Cuando se desea realizar una misma accin sobre varias columnas no es necesario hacerlo en
cada columna individualmente. Es ms eficiente seleccionar las columnas a modificar y luego
realizar la accin.
Columnas contiguas:
1. Para seleccionar la primera
columna se deber hacer clic
en la seccin nombre de
columna. Garantice que el
puntero del Mouse tiene la
forma
antes de hacer clic.
Seleccione la columna C:
34
2. Sin dejar de presionar el botn izquierdo del Mouse, desplcelo hasta la columna deseada
y sultelo.
Mueva el Mouse con el botn izquierdo presionado hasta la columna F:
3. La accin que desee realizar (cambiar el ancho de columna, color, formato de celdas de
toda columna, etc.) afectar las columnas seleccionadas.
Por ejemplo, para cambiar el ancho de columna, haga clic con el botn derecho del Mouse en
cualquier parte del rea seleccionada y escoja la opcin Ancho de columna:
35
Ingrese 4 en el cuadro de dilogo de Ancho de Columna y acepte:
36
El resultado:
Igual procedimiento se debe seguir para modificar filas contiguas.
Columnas no contiguas.
1. Para seleccionar la primera columna se deber hacer clic en la seccin nombre de columna.
Garantice que el puntero del Mouse tiene la forma
antes de hacer clic.
Seleccione la columna B:
37
2. Mantenga presionada la tecla <ctrl> mientras selecciona las dems columnas a modificar.
Seleccione las columnas D, F y H, haciendo clic y sin soltar la tecla <ctrl.>:
3. La accin que desee realizar (cambiar el ancho de columna, color, formato de celdas de
toda columna, etc.) afectar las columnas seleccionadas.
Por ejemplo, cambie el formato de las todas las celdas de estas columnas a fecha, haciendo
clic con el botn derecho del Mouse en cualquier parte de cualquiera de las columnas
seleccionadas y escoja la opcin Formato de Celdas:
38
Seleccione en el cuadro de dilogo Formato de Celdas
Podra aprovechar para poner Borde a las celdas. Al terminar haga clic en Aceptar. Igual, se
aplic un Efecto de Relleno, a dos colores.
39
3.3.4 Operaciones bsicas con datos numricos

Hasta este momento se han hecho cosas con Microsoft Excel seguramente un poco
interesantes, pero no se ha usado en realidad ni el 0.5% de su potencia como hoja de clculo.
Antes de iniciar este captulo, es bueno hablar un poco sobre una excelente herramienta
llamada Auto rellenar.
Usar el Auto relleno.

Asociado a toda celda o seleccin siempre habr un cuadrito mgico llamado Control de
Relleno, de gran utilidad, ubicado en el extremo inferior derecho del marco de la celda:
Al acercar el puntero del Mouse al control de relleno, la forma del puntero cambia a una
pequea cruz , que indica que se puede usar esa herramienta:
Prctica 3.
Cree un nuevo libro Excel.
Ingrese la siguiente informacin:
40
Haga clic en A1, acerque el puntero del Mouse hasta el Control de relleno y cuando el
puntero adquiera la forma , arrastre (arrastrar se debe interpretar como mantener
oprimido el botn derecho del Mouse) hasta la celda A15:
En forma automtica, el control de relleno copi el valor de A1 en la dems celdas

seleccionadas. Por qu? Porque cuando solo se ha indicado una celda que contiene un valor
numrico, el control de relleno asume que ese valor debe ser copiado.
Seleccione las celdas B1 y B2, acerque el puntero del Mouse hasta el Control de relleno y
cuando el puntero adquiera la forma , arrastre (arrastrar se debe interpretar como
mantener oprimido el botn derecho del Mouse) hasta la celda B15.
41
Interesante: El control de relleno entendi que se quera rellenar las celdas vacas con
incrementos de 5, a partir del anlisis del contenido de las dos primeras celdas.
Seleccione C1 y C5 y realice la misma operacin:
En esta oportunidad auto rellen con decrementos de cinco unidades.

Seleccione la celda D1, que contiene, ya no un valor, sino un texto y repita el proceso con el
control de relleno:
42
Extrao, no? Se sabe los nombres de los meses en orden! Siempre que necesite escribir la
secuencia de los meses del ao, ya sabe cmo ahorrar muchsimo tiempo.
Seleccione E1 y E2 y ya sabe cmo proceder.
Calcul que se deseaba auto rellenar dejando un mes de por medio y as lo hizo.
Si el control de relleno se sabe los meses, tambin debe saberse los das. Realice la misma
operacin en la columna F:
43
Sin comentarios. Seleccione las dos primeras celdas de la columna G y haga lo propio.
Auto rellen dejando 2 das de por medio.

El dato en H1 es interpretado por Excel como una fecha: primero de enero de 2008. Aplquele
el control de relleno hasta la celda H15:
44
Auto rellen con los primeros 15 das de ao 2008. Mucho trabajo se ahorra.
Por ltimo, ya sabe qu hacer en la columna I:
Auto rellen con la fecha del primer da de cada mes para lo cual debi cambiar de ao.
Esto y mucho ms se puede hacer con el control de auto relleno.
Ahora se va a trabajar en la Hoja2. Haga clic en la pestaa Hoja2 de la parte baja izquierda de
la ventana de Excel.
45
Operaciones bsicas con nmeros.

Hasta este momento, se han usado celdas para que contengan valores digitados o textos.
Pero una celda tambin puede tener frmulas matemticas.
Frmulas
Es importante recordar siempre que cuando se va a usar una celda para que haga clculos
matemticos, lo primero que se debe ingresar es el signo igual (=) o el signo de la suma (+).
En la celda A1 ingrese lo siguiente:
=785+1250+300
(no olvide al final presionar la tecla <enter>)
A1 ahora muestra el valor 2335, que es el resultado de sumar los 3 nmeros.

Haga clic sobre la celda A1:
Observe que la celda A1 muestra el resultado de la operacin, mientras que la barra de

referencia muestra los valores que intervienen en la operacin.
Ingrese en la celda A2 la siguiente frmula:
=100+12*5
46
El signo asterisco
El signo slash /
*
se usa para indicar multiplicacin.
se usa para indicar divisin.
Las operaciones de multiplicacin y divisin tienen mayor jerarqua que las operaciones de
suma y resta. Eso hace que en cualquier frmula primero se efecten las operaciones de
mayor jerarqua y luego las de menor. En el ejemplo, primero se realiz la multiplicacin (12*5
da 60) y luego efectu la suma (100 + 60).
Para romper la jerarqua de los operadores matemticos, se deben usar los parntesis, que
obligan a que primero se evalen las operaciones que estn entre parntesis.
Se quiere obtener el valor promedio entre 10 y 20, cuya frmula dice que es la suma de los
valores dividida por la cantidad de valores sumados.
No se obtiene el mismo resultado de 10+20/2 que de (10+20)/2.
En el primer caso, por jerarqua, primero se efecta la divisin (20/2 da 10) y luego la suma
(10+10) que da 20.
En el segundo caso, primero se efecta la operacin suma por estar entre parntesis (10+20
da 30) y luego la divisin (30/2) que da 15. Este es el resultado correcto.
Volviendo a Excel, haga esa operacin de la siguiente manera:
En C2 se ingres la frmula =(10+20)/2, por lo tanto lo que se observa es correcto.

Qu pasa si se cambia el Valor 1 por 30?
47
Eso ya no se ve bien. El valor promedio debera dar 25.

La razn es que la frmula de promedio sigue siendo (10+20)/2.
La forma correcta de crear una frmula en Excel es hacer uso del nombre de la celda y no del
valor de la celda. Esto se conoce como Referencia Relativa.
La frmula usando referencias relativas es:
=(A2+B2)/2
Se interpreta como la suma del valor que contiene la celda A2 ms el valor que contiene la
celda B2, dividido por 2.
Ingrese la nueva frmula:
Cuando se escribe =A2 Excel automticamente genera un marco en color sobre la celda A2
para indicar que ya entendi que usar el valor de esa celda. Contine:
Al escribir B2 hace un marco verde sobre la celda B2. Contine y presione <enter> al
terminar:
48
El resultado del promedio es el esperado. De ahora en adelante, si se cambia el Valor 1 o el

Valor 2, automticamente el valor del promedio se re-calcula. Cambie el Valor 1 por 10.
Al escribir 10 en la celda A2, inmediatamente el promedio cambio a 15.

En resumen, las frmulas deben contener referencias relativas a las celdas y no los valores de
las celdas.
Ingrese la siguiente informacin.
Ahora haga uso del Control de Relleno en la celda C2, para auto rellenar hasta la celda C9.
49
Si lo desea, puede comprobar con una calculadora que los promedios mostrados son reales.
El control de relleno hizo un buen trabajo.
Haga clic en la celda C3, para revisar la frmula.
Observe, en la barra de referencia, que el valor calculado es correcto, porque la frmula hace
referencia a los valores contenidos en las celdas A3 y B3.
Haga clic en la celda C5:
Verifique. Todas las frmulas son correctas sin que haya tenido que ingresarlas usted mismo.
La razn es que cuando usted copia o duplica frmulas con referencias relativas, Excel
arregla cada frmula dependiendo de la fila y/o columna en que est.
Existe otro tipo de referencia conocido como Referencia Absoluta, que se usa cuando no se
desea que las referencias a celdas cambien cuando se copia la frmula a una nueva posicin.
Las referencias relativas se convierten en referencias absolutas cuando se adiciona el
carcter $ delante de la letra de la columna o del nmero de fila (o de ambos) que se quiere
50
mantener invariable. Cuando se quiere que no cambie ni el ndice de filas ni de columnas, se

debe poner el carcter $ delante de cada uno de los dos ndices.
Direccin relativa
Direcciones absolutas
: F9
: F$9$, F$9, F9$
Un ejemplo sencillo en el que se calcula un costo y se obtiene el valor correspondiente al

impuesto IVA, haciendo uso de una referencia absoluta:
Observe la frmula que el Control de Relleno coloc en las celdas E3 a E8: en todos los casos
realiz el clculo relativo de la multiplicacin Cantidad * Valor Kilo y rest de manera relativa
el Descuento, para luego multiplicar por el valor del porcentaje IVA de manera absoluta
($A$2). Si cambiar el porcentaje del IVA, por ejemplo, a 18%, bastar con ir a la celda A2 y
escribir 18% para que todas las frmulas se recalculen automticamente.
LOS ERRORES
Cuando Excel detecta alguna anomala en la forma como fue definida una frmula, el
contenido de la celda puede mostrar algunas de las siguientes indicaciones:
####
La columna no es lo bastante ancha para mostrar el dato.
#DIV/0!
La frmula est intentando dividir por cero.
#NOMBRE? Mala referencia a funcin o celda.
#VALOR!
Una celda contiene un valor que no se puede utilizar.
#REF!
Referencia invlida a una celda.
51

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TABLA DE CONTENIDO EXCEL 2007

TABLA DE CONTENIDO EXCEL 2007.......................................................................................2

3.3.2.1 componentes de la ventana de Microsoft Excel 2007 ................................................ 6

3.3.3 Acciones de desplazamiento, seleccin y edicin de datos.............................. 15

3.3.4 Operaciones bsicas con datos numricos ............................................................ 40

[ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

3.1. Objetivo especfico:

3.3. Desarrollo temtico

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ]

Si no se encuentra en el escritorio de Windows, utilice el men iniciar

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3.3.2 Descripcin de los principales recursos de la hoja

La apariencia de esta ventana puede ser diferente en algunos aspectos, dependiendo de la

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ]

3.3.2.1 componentes de la ventana de Microsoft Excel 2007

es decir ocupar toda o

que termina la ejecucin del programa Microsoft Excel.

En la parte derecha, se encuentran 2 servicios muy interesantes y de gran utilidad:

la Barra de Herramientas de acceso rpido

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[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ]

Bastar con seleccionar o

Oculta los mens de Excel

Para encontrar ms accesos rpidos se puede entrar un poco ms en las opciones

[ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

Como ejemplo, se ha seleccionado en Tipo de Comandos la opcin Todos los comandos y

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ]

Si no deseara un comando de la barra de herramientas de acceso rpido, bastar con

[ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

Barras de Herramientas (de acceso rpido)

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ]

Barra de Referencia (o Barra de Frmulas)

Esta barra es de suma importancia en el momento de trabajar con Microsoft Excel.

cambia para mostrar el

rea del Libro de Excel

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[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ]

: Es usado para crear una nueva hoja de Excel o para

: Elimina la hoja en donde est ubicado el cursor, no sin

de : Para hacer ms claro el tipo de contenido que se tiene

: Es posible mover el lugar que tiene una hoja en el orden

: Para quienes requieren y conocen de programacin VB,

: Cuando se comparte un archivo Excel, esta opcin

de : Presenta un men de colores para resaltar el nombre de

: Es posible ocultar una hoja o hacerla visible (mostrar)

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3.3.3 Acciones de desplazamiento, seleccin y edicin

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ]

Ahora parece que se perdi parte de lo escrito en la celda C1.

Modificar el ancho de columnas y el alto de filas

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1. Desplace el puntero de Mouse hasta la seccin nombres de columna

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En la barra de referencia, seleccione las letras CC que no son correctas:

le permitir anular los cambios que haya hecho

acepta los cambios y equivale a pulsar la tecla <enter>.

Reemplace la seleccin por AA.

Contine ingresando informacin:

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est disponible para mover la