Trabajar con Access

ABRIR MICROSOFT ACCESS

Podemos utilizar dos mtodos:
1. Hacer doble clic en el icono de acceso directo que se encuentra en el escritorio
2. Vamos al botn Inicio. Seleccionamos la opcin TODOS LOS PROGRAMAS, buscamos la carpeta que
pone MICROSOFT WORD y dentro de esta carpeta hacemos clic sobre MICROSOFT ACCESS.

SALIR DE ACCESS
Para salir de Access podemos usar tres opciones:
-

Hacer clic en el botn cerrar

Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4
Ir al botn de office y pinchar en SALIR DE ACCESS:

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LA VENTANA DE LA APLICACIN
Cuando abrimos la aplicacin de Excel, se nos abre un espacio de trabajo o interfaz de usuario muy intuitiva
que nos permitir escoger entre varias opciones.

CREAR UNA NUEVA BASE DE DATOS

Crear una base de datos requiere dos pasos a seguir:

1. DISEO. Se hace generalmente en papel y en l se determinan los datos que va a contener, cmo
van a agruparse los mismos, las relaciones que se establecern entre los datos, etc.
2. CREACIN. Una vez realizado el diseo es el momento de generar la base de datos en Access. Es
necesario crear las tablas que contendrn los registros, de relacionarlas, para agilizar las consultas,
los informes y dems operaciones de mantenimiento que deseemos hacer con la informacin
almacenada.
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PARTES DE LA PANTALLA DE ACCESS

BOTN DE OFICE

Nos permitir abrir un nuevo archivo, abrir uno ya existente, guardar los cambios efectuados, cerrar la base
de datos, salir de Access, etc.

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BARRA DE ACCESO RPIDO (O DE INICIO RPIDO)

Contiene los iconos para ejecutar de forma inmediata los comandos ms habituales: deshacer, rehacer,
guardar, etc. La barra de inicio rpido se puede personalizar, pudiendo agregar otros comandos.

BARRA DE TTULO
En la barra de ttulo aparece el nombre del documento con el que estamos trabajando as como el nombre
de la aplicacin que estamos usando (en este caso Access). En el extremo de la izquierda aparecen los
botones para minimizar, maximizar y cerrar

FICHAS O BANDAS DE OPCIONES

Contienen todas las todas las opciones del programa agrupadas por pestaas: pestaa INICIO, pestaa
CREAR, pestaa DATOS EXTERNOS, pestaa HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS, pestaa HOJA DE DATOS.

FICHAS DE COMANDOS
Dentro de cada banda de opciones (de cada pestaa) aparecen diferentes fichas o conjuntos de comandos.

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BARRA DE ESTADO:
Est situada en la parte inferior de la ventana del programa y en ella podemos consultar la informacin de
estado del documento as como las opciones de vista.

PANEL DE EXPLORACIN O PANEL DE OBJETOS

Est situado en la parte izquierda de la pantalla y nos permite ver los objetos de la base de datos.

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ELEMENTOS BSICOS DE LA BASE DE DATOS

LAS TABLAS
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene
informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o
pedidos. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el cdigo del cliente,
nombre del cliente, direccin,... Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina
registro o fila, as todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman
otro registro,...
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de
CLIENTES podra ser:

VISTAS O CONSULTAS
Se emplean para operar con la informacin de la base de datos: extraer o seleccionar registros que cumplan
determinado tipo de condiciones. Tambin se pueden insertar nuevos registros, modificarlos o eliminarlos.

FORMULARIOS
Nos permiten visualizar, modificar o introducir datos. En lugar de insertar o modificar la informacin de la
base de datos directamente a travs de las tablas, debemos hacerlo a travs de los formularios. De lo
contrario correramos el riesgo de borrar registros accidentalmente.

INFORMES
Son una forma de presentar los datos o resultados obtenidos a partir de los datos en un formato fcil de
leer, interpretar y comprender. Los informes podran imprimirse o convertirse en archivos PDF.

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GUARDAR UNA BASE DE DATOS

CERRAR UNA BASE DE DATOS

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HACER UNA COPIA DE SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS

REPARAR BASE DE DATOS

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DISEO Y CREACIN DE TABLAS EN ACCESS

De forma automtica cuando se crea una base de datos, Access abre una tabla para poder introducir los
datos.

La tabla es el elemento bsico de la base de datos, ya que todo lo que queramos que contenga debe estar
metido en una tabla.
Para crear una tabla usaremos la opcin DISEO DE TABLA

Nos aparecer una tabla en la que tendremos que ir introduciendo el nombre del campo y el tipo de datos
que contendr ese campo (datos de tipo numrico, tipo texto, tipo moneda, tipo fecha y hora)

Imaginemos que queremos hacer una tabla en la que vamos a introducir datos de varios empleados. En la
tabla que estamos diseando queremos que los campos sean los siguientes: Nombre, Apellido 1, Apellido 2,
fecha de nacimiento, Ciudad y Sueldo.

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Para introducir el nombre de los campos (originalmente se llamarn campo 1, campo 2, campo 3) hacemos
clic sobre la celda, escribimos el nombre que queramos asignarle y pulsamos la tecla INTRO.
Cada campo lleva asociado un tipo de datos que tendrn que estar relacionados con el tipo de campo con el
que vamos a trabajar: en el caso del campo NOMBRE el tipo de datos ser TEXTO; en el caso de la EDAD el
tipo de datos ser NMERO; el caso de SUELDO, el tipo de datos ser MONEDA, etc.

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DESCRIPCIN DE LOS CAMPOS: Sirven para establecer una explicacin/aclaracin sobre el campo y para
sealar as informacin a otros usuarios que vayan a introducir nuevos datos en los campos o que vayan a
hacer alguna consulta en la base de datos.

PROPIEDADES DEL CAMPO

Adems del tipo de datos, se pueden especificar multitud de propiedades de un campo. Las principales son
las siguientes:
-

TAMAO DEL CAMPO: esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres o cifras que
puede contener un campo. En el caso de los campos de tipo texto, se introduce directamente el
nmero de caracteres permitidos. En el caso de los datos de tipo numrico puede seleccionarse la
opcin BYTE (para nmeros enteros de 0 a 255) o DOBLE (Para nmeros casi infinitamente grandes o
pequeos)

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FORMATO: nos permite determinar la forma en la que se nos presentarn los datos de la tabla. Por
ejemplo, para los datos tipo moneda se puede escoger el formato Euro; para los campos tipo fecha y
hora, se puedes escoger opciones como fecha corta o fecha larga, para los datos de tipo S/NO
tenemos disponibles las opciones S/no, Verdadero/falso

LUGARES DECIMALES: nos permite asignar el nmero de decimales que podemos asignar a un tipo
de dato numrico o moneda (automtico, 0, 1, 2, 3, 4, 5)

MSCARA DE ENTRADA: esta propiedad se emplea para limitar los tipos de datos que se pueden
introducir en un campo y para establecer cmo se introducen. Las mscaras de entrada se
introducen mediante una sintaxis especfica, que incluye elementos como el 0 para especificar que
obligatoriamente deber haber un dgito, la L para especificar que obligatoriamente debe haber
una letra, etc.

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VALOR PREDETERMINADO: El valor predeterminado de un campo ser el que aparezca

automticamente en l cuando se introduzca un nuevo registro.
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-

REGLA DE VALIDACIN: sirve para especificar una condicin que debern cumplir todos los datos
que se introduzcan en este campo. Se puede introducir manualmente o bien emplear el generador o
asistente para reglas de validacin, que abriremos pulsando en el botn situado a la derecha de la
propiedad.

TEXTO DE VALIDACIN: aqu se indica el texto que se presentar cuando no se cumpla la regla de
validacin.
REQUERIDO: cuando un campo es requerido, la base de datos obliga a que introduzcamos en l
informacin.

Una vez terminemos de establecer las propiedades del campo le damos a GUARDAR. Si no le hemos puesto
nombre a la tabla Access nos solicitar que le pongamos un nombre a la tabla.

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INTRODUCCIN DE DATOS EN UNA TABLA

Para abrir una tabla en Access debemos acudir al panel de exploracin de la izquierda. Nos saldr una lista
con todas las listas que tenemos creadas. Seleccionamos la lista con la que deseemos trabajar.

AADIR NUEVOS REGISTROS

Podemos ir a la tabla y buscar la ltima fila de la tabla en la que aparece

La otra opcin es ir a la pestaa inicio, al grupo de botones de registros y seleccionar la opcin NUEVO.

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PRESENTACIN DE LOS DATOS DE LOS CAMPOS
En la ficha inicio de Access disponemos de una serie de botones que permiten determinar el formato o
presentacin de los datos:
Pulsando en la flechita de la esquina que aparece en el grupo de herramientas de fuente abrimos el cuadro
de dilogo FORMATO DE HOJA DE DATOS, con el que determinaremos otras propiedades de las celdas de la
tabla: relieve, color de fondo de la celda, estilos de borde, etc.

ELIMINAR REGISTROS
Para borrar registros los seleccionamos (ya sea uno o varios) pinchando con el botn izquierdo del ratn:
-

Podemos darle a la tecla SUPR

Podemos hacer clic con el botn derecho y en el desplegable que se abre escogemos eliminar
O podemos ir a la pestaa INCIO y seleccionar la opcin ELIMINAR.

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OCULTAR COLUMNAS
Si queremos ocultar una columna podemos seleccionarla y hacer clic con el botn derecho. Se nos va a
mostrar una ventana donde podemos escoger la opcin ocultar columnas.

COPIAR Y PEGAR DATOS

Al igual que en Word e en Excel para copiar/cortar datos haremos clic sobre el dato que deseemos copiar o
pegar, haremos clic en el botn derecho, seleccionaremos copiar o pegar, iremos a la celda donde queramos
pegar los datos, clic botn derecho y seleccionar pegar.
Tambin podemos hacerlos desde la pestaa inicio en el grupo de herramientas PORTAPAPELES.

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BUSCAR DATOS
Iremos a la ficha INICIO, al grupo de herramientas BUSCAR. Seleccionamos la opcin BUSCAR

BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS

Ir a Ficha INICIO, ir conjunto de herramientas de buscar (a la derecha)

En la ventana que se abre, seleccionar la opcin reemplazar.

Escribiremos el texto que queremos buscar, el texto por el que queremos reemplazar y tendremos la opcin
de REEMPLAZAR (para una sola vez) o REEMPLAZAR TODOS (para que el cambio se aplique a todos los
cambios)

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ORDENAR CAMPOS
Access nos permite ordenar los campos de forma ascendente o descendente.
Ascendente:
caso de fecha.

ordenara de la A a la Z en caso de campos tipo texto, de ms antiguo a ms reciente en

Descendente:
caso de fecha.

ordenara de la Z a la A en caso de campos tipo texto, de ms reciente a ms antiguo en

Los iconos para ordenar estn en la pestaa INICIO.

APLICAR FILTROS
Los filtros en Access se aplican de la misma manera que en Excel. Access nos dar diferentes opciones para
filtrar segn la naturaleza de los campos: numricos, de texto, fecha, etc.
Para aplicar un filtro hacemos clic sobre la pestaita que aparece al lado del nombre de la columna. Se abrir
un men en el que podremos especificar los criterios para realizar el filtro. Los pasos a seguir son los mismos
que en Excel.

Filtros de texto

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Filtros de fecha

Filtros de nmeros

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CAMBIAR EL NOMBRE A UNA TABLA

Vamos al panel de exploracin. Cuando encontremos el nombre de la tabla cuyo nombre queremos cambiar
hacemos clic con el botn derecho. Se abre un men en el que podremos escoger la opcin CAMBIAR
NOMBRE. Escribimos el nuevo nombre que le queramos asignar a la tabla y le damos a la tecla INTRO.

ELIMINAR UNA TABLA

Al igual que en el caso anterior, vamos al panel de exploracin, buscamos la tabla que queramos eliminar,
cuando la encontremos pinchamos sobre ella y con el botn derecho del ratn hacemos un clic. Se abrir un
men en el que escogeremos la opcin ELIMINAR. Access nos preguntar si estamos seguros de eliminar la
tabla.

COPIAR UNA TABLA

Vamos al panel de exploracin. Al igual que en los casos anteriores, buscamos la tabla que queramos copiar,
hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre ella. Seleccionamos la opcin copiar, nos vamos a un
punto del panel de exploracin en el que no haya nada. Le damos al botn derecho del ratn y
seleccionamos la opcin pegar. Se nos abrir un men como el siguiente en el que se nos pregunta si
deseamos copiar la estructura, la estructura y los datos o si deseamos anexar los datos a la tabla existente.
Escogemos la opcin que deseemos y le damos a aceptar.

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EXPORTAR E IMPORTAR TABLAS

Access puede importar o exportar tablas de otros sistemas de bases de datos.
Las opciones de exportar o importar las encontraremos en la pestaa datos externos:

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