PRINCE2 como complemento a PMBOK

para la gestin de proyectos (project

management)
Wednesday 28 May 2008Espaol, Negocios
PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) es una metodologa de gestin de
proyecto desarrollada inicialmente por el Central Computer and Telecommunications
Agency (CCTA) del gobierno de Reino Unido y que actualmente tambin es usado en
organizaciones privadas.
PRINCE2 se basa en los mismos principios que PMBOK y amplia los conceptos que
este presenta, proporcionando tcnicas complementarias para reducir el riesgo e
incrementar la calidad en los proyectos de la forma ms efectiva. No obstante,
PRINCE2 deja fuera de su alcance aspectos que si cubre PMBOK, como por ejemplo:

Gestin de personas: motivacin, lideraje y delegacin

Tcnicas de planificacin genricas como Critical path y Gantt Charts
Tcnicas de gestin del riesgo
Tcnicas de anlisis financiero o presupuestario

Estructura general
PRINCE2 se encuentra compuesto por procesos que tienen lugar durante el transcurso
del proyecto y, a su vez, interaccionan con diferentes componentes bsicos:

Componentes bsicos
Como hemos apuntando, los procesos de PRINCE2 interactan con 8 componentes
bsicos:

Business Case: Documentacin corresponde a la fase previa al inicio del

proyecto, la cual definir el rumbo del proyecto.
Organizacin: El proyecto requerir recursos de la organizacin, debern
tomarse decisiones de inversin y efectuar un control presupuestario.
Planes: Espina dorsal del proyecto, donde se detalla la planificacin de las
diferentes partes del mismo.
Controles: Es necesario es garantizar el cumplimiento de los requisitos, el
control de las desviaciones en tiempo/costes y la verificacin de que la
viabilidad del proyecto no se ve afectada segn los criterios establecidos en el
Business Case.
Gestin del riesgo: Anlisis del riesgo y definicin de estrategias para afrontarlo.
Gestin de la calidad: Los requerimientos de calidad son descritos mediante
Product Descriptions, preparados por el Project Manager y aprobados por el
Project Board.
Gestin de configuraciones: Proporciona mecanismos para realizar seguimiento
y control de los entregables y los aspectos pendientes (issues).
Gestin del cambio: Verifica el impacto de cambios potenciales sobre el
Business Case, siendo un apoyo fundamental para la toma de decisiones.

Procesos
Los proyectos gestionados mediante PRINCE2 se descomponen en etapas (stages) y se
encuentran gestionados por los siguientes procesos:

Puesta en marcha del Proyecto (Starting up a Project): Diseo y eleccin del

equipo de trabajo (incluido el Project Board), definicin de la necesidad a cubrir
y el approach para afrontarla.
Direccin del Proyecto (Directing a Project): Tiene lugar durante todo el
proyecto y permite al Project Manager consultar y solicitar apoyo/autorizacin al
Project Board.
Iniciacin del Proyecto (Initiating a Project): Anlisis y definicin de los
requerimientos y elementos crticos mediante la creacin del documento PID
(Project Initiation Document).
Gestin de los limites de las etapas (Managing Stage Boundaries): Gestin de la
transicin de una etapa a la siguiente, proporcionando informacin al Project
Board para validar la aceptacin del paso de etapa.
Control sobre una etapa (Controlling a Stage): Trabajo diario del Project
Manager, el cual se encarga de la gestin de cambios, recoleccin de
informacin sobre el grado de avance, toma de decisiones para la aplicacin de
medidas correctivas y, en caso de ser necesario, escalado de problemas o
peticiones al Project Board.
Gestin de la entrega del producto (Managing Product Delivery): Sistema de
autorizacin de trabajo, el cual ofrece mecanismos para establecer que trabajo
debe ser realizado mediante Work Packages.
Cierre del proyecto (Closing a Project): Se valida que las necesidades han sido
cubiertas, se realizan sugerencias de cara a futuro y se liberan los recursos
ocupados.
Planificacin (Planning): La planificacin tiene lugar de forma repetida en
diversos procesos (p.ej. Planificacin del proyecto, Inicio de una etapa, etc.). El
objetivo es la creacin de planes y calendarios en base a los requerimientos,
actividades y recursos disponibles.

Aportaciones principales de PRINCE2 sobre PMBOK

Project Board
PRINCE2 introduce la idea de disponer de una junta o Project Board, cuyo principal
objetivo radica en facilitar la correcta ejecucin del proyecto. En repetidas ocasiones,
sobretodo en organizaciones que no trabajan orientadas a proyectos y estos son

puntuales, el Project Manager controla y dirige el proyecto pero no dispone de

suficiente autoridad. Sin embargo, si se constituye un Project Board con miembros
pertenecientes a la cpula directiva media o alta, el Project Manager puede superar las
limitaciones en su autoridad mediante esta junta.
Product Breakdown Structure, Product Descriptions y Product Flow Diagram
PRINCE2 se orienta a la generacin de productos, entendiendo producto como un
elemento tangible (p.ej. maquinaria, documentos, etc.) o intangible (p.ej. software).
Con dicha finalidad, PRINCE2 presenta la tcnica de la generacin del Product
Breakdown Structure (PBS). El PBS es utilizado para la identificacin tanto de los
entregables (productos especficos) como de los productos (p.ej. documentos)
necesarios para la gestin (productos de gestin).
Los productos de gestin son comunes para todos los proyectos, dado que estos son
principalmente los que PRINCE2 establece:

No obstante, segn el proyecto, este esquema puede reducirse o ampliarse en funcin de

las necesidades. Por otra parte, los productos especficos dependen en su totalidad del
proyecto y cada uno de ellos sera documentado mediante un Product Description que
contendr:

Objetivo
Requerimientos
Tareas necesarias
Recursos necesarios
Criterios para su aceptacin
Mecanismos para medir los criterios de aceptacin

Ejemplo de PBS de productos entregables:

Una vez se dispone del PBS, se procede a elaborar el Product Flow Diagram donde se
definen las dependencias entre productos y el orden de creacin. Ejemplo de PFD:

Las cajas corresponden a productos a ser desarrollados y las elipses a productos ya

elaborados y que quedan fuera del alcance.
Una vez definidos el Product Breakdown Structure y el Product Flow Diagram, se
procede a la definicin de tareas y actividades orientadas a la generacin de los
diferentes productos.
Esta tcnica puede ser considerada como complementaria a la generacin del Work
Breakdown Structure (WBS) que define PMBOK para la descomposicin de las fases y
actividades del proyecto.
Work Packages
Los paquetes de trabajo se representan por un conjunto de informacin que detalla la
creacin de uno o ms productos. El contenido de los mismos se encuentra compuesto
por los siguientes elementos:

Product Descriptions (uno o varios)

Planificacin en tiempo y coste
Autorizacin del Project Manager
Informacin sobre potenciales riesgos
Indicaciones sobre:

o
o

Cmo el trabajo ser revisado, comprobado y aprobado

Cmo seran reportados los problemas y sugerencias

En definitiva, los Work Packages se convierten en PID (Product Initiation Document)

con un mbito mucho ms reducido que, adicionalmente, son utilizados como elementos
clave en diversos procesos:

Control sobre una etapa:

o Autorizacin de un work package
o Recepcin de un work package completado
Gestin de la entrega de productos:
o Aceptacin un work package
o Ejecucin un work package
o Entrega de un work package

Gestin del cambio

La gestin del cambio permite organizar y analizar solicitudes para la incorporacin de
cambios al proyecto y garantizar las siguientes premisas:

Si un producto debe ser modificado, se deben validar los cambios en el Product

Description.
Una vez un producto ha sido aprobado, el Project Manager no puede autorizar
ningn cambio sobre el mismo sin la aprobacin del Project Board.

Todos los cambios o solicitudes de cambio deben ser registrados en un Issue Log,
especificando:

Descripcin
Evaluacin
Decisiones
Estado

De esta forma se facilita la catalogacin, seguimiento y revisin de cuestiones durante el

proceso de Control y en la finalizacin de cada etapa (Managing Stage Boundaries).
Quality Review
En cualquier momento del proyecto se pueden efectuar revisiones de calidad con el
objetivo de:

Validar que los productos cumplen los requisitos (Product Descriptions)

Proporcionar oportunidades de mejora continua
Involucrar a todas las partes que tienen un determinado interes en los diferentes
productos
Proporcionar un mecanismo para la monitorizacin y el control

Las revisiones pueden ser efectuadas por personas independientes al Project Manager y
constan de diversos pasos bsicos:

Confirmacin de que el producto se encuentra listo para ser revisado.

Revisin del producto
Elaboracin del listado de dudas a contrastar con el responsable del producto
Reunin de contraste donde se definiran acciones futuras
Notificacin al Project Manager y seguimiento

Conclusin
PRINCE2 puede resultar de utilidad para cualquier Jefe de proyecto, permitiendo la
seleccin de aquellas ideas o tcnicas que parezcan ms idneas para la tipologa de
trabajo que este desempeando. No obstante, cabe destacar que PMBOK es
conceptualmente ms completo que PRINCE2 y que por tanto, este segundo debe ser
tratado como un complemento al primero.
Finalmente, sealar que en la web de PRINCE2 se encuentra disponible para su
descarga gratuita todo un conjunto de plantillas para la elaboracin del Business Case,
PID, Plan de comunicacin, Reportes de final de etapa/proyecto, Registro de
incidencias/sugerencias, etc.