T2Ti Tecnologia da Informao Ltda T2Ti.

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CNPJ: 10.793.118/0001-78
Projeto T2Ti ERP

Mdulo Suprimentos
Gesto de Contratos

Objetivo
O objetivo deste artigo dar uma viso geral sobre o Mdulo
Suprimentos
Gesto
de
Contratos.
Todas
informaes
aqui
disponibilizadas foram retiradas no todo ou em partes do material
informado nas Referncias.

Braslia DF www.t2ti.com t2ti.com@gmail.com

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Introduo
Embora na maioria das empresas os negcios realizados sejam
baseados em contratos, apenas uma pequena parcela destas
organizaes possui uma gesto integrada e eficiente do processo de
contratao.
O processo de Gesto de Contratos tambm possui uma sigla: CLM Contract Lifecycle Management, cujo significado Gesto do Ciclo de
Vida dos Contratos.

Importncia
Os contratos so o melhor reflexo de qualquer negcio. So os reflexos
do que a organizao decidiu comprar e vender.
Administrar adequadamente todo o processo de contratao tornou-se
fator decisivo de competitividade, gesto e governana para que as
empresas possam maximizar o desempenho dos contratos, reduzir as
perdas e os custos com materiais e servios e ainda garantir o
compliance das transaes de negcios.

Alguns Benefcios

Agilidade na criao de contratos padro pr-aprovados pelo

Jurdico. Maior facilidade na busca e acesso aos dados dos
contratos. Padronizao e maior controle das clusulas e termos
contratuais.
Garantia de que o contrato foi aprovado devidamente, respeitando
as polticas e aladas.
Otimizao do desempenho geral dos contratos.
Eliminao dos contratos de prazo indeterminado.
Melhora no processo da renovao de contratos atravs da anlise
dos dados de desempenho.
Reduo dos gastos com materiais e servios.
Rastreabilidade de mudanas e garantia de que se estar
trabalhando sempre com a verso correta.

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Modelo de Funcionamento do CLM

Gerenciar o ciclo de vida dos contratos com os clientes, fornecedores e
prestadores de servios da empresa.

Contratao
O ciclo de vida de um contrato inicia-se no processo de contratao.
neste momento que a deciso de compra ou venda, para suprir uma
necessidade, torna-se efetiva.

Solicitaes: as solicitaes para a compra ou venda de produtos e

servios, podem ser registradas no sistema, e todos os
acontecimentos ocorridos durante este processo ficam disponveis
no histrico desta contratao, incluindo as propostas,
negociaes, justificativas e aprovaes.
Workflow: atravs do workflow possvel acompanhar o status do
processo de contratao. A atribuio dos responsveis e prazos
para cada atividade permite a anlise da eficincia do processo.
Qualificao de empresas: a anlise prvia do cliente, fornecedor
ou prestador de servios facilitada atravs do controle de
documentos e questionrios de avaliao.

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Elaborao
Aps o processo de contratao, inicia-se a elaborao propriamente
dita do contrato.

Biblioteca de templates: a padronizao e criao de templates

(modelos) de contratos e documentos (aditivos, propostas,
notificaes, outros) agiliza o processo de elaborao, alm de
garantir o cumprimento das condies analisadas e estabelecidas
pelo jurdico.
Integrao com um processador de textos: o processo de
elaborao e manuteno dos contratos facilitado com uma
integrao como essas.
Distribuio e aprovao eletrnicas: O workflow tambm permite
o gerenciamento eletrnico de todas as tratativas (negociaes,
revises, troca de mensagens) entre o jurdico / gestor do
contrato, e o cliente, fornecedor ou prestador de servios.

Repositrio
Todos os contratos e aditivos da empresa permanecem armazenados em
um banco de dados nico, onde sero gerenciados e consultados.

Armazenamento de documentos digitalizados: tanto os contratos

elaborados pela prpria empresa, quanto queles enviados pelos
clientes, fornecedores ou prestadores de servios, aps assinados,
so digitalizados e anexados ao sistema. Alm dos contratos,
todos os documentos gerados durante o ciclo de vida do contrato
podem ser anexados (aditivos, medies, atestados, certides,
relatrios, outros).
Inventrio dos contratos: possvel saber exatamente quantos
contratos existem em cada empresa / departamento / rea.
Controle de acesso: o perfil de acesso dos usurios garante a
confidencialidade das informaes contratuais.

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Gerenciamento
Com o contrato fisicamente arquivado, todas as informaes contratuais
permanecem ativas e so gerenciadas com eficincia.

Datas do contrato: alertas automticos notificam os usurios com

a devida antecedncia, sobre a proximidade dos prazos de
vigncia, renovaes, reajustes, rescises e outros. Os clientes,
fornecedores ou prestadores de servios tambm podem ser
notificados automaticamente por e-mail.
Controle
financeiro:
a
gesto
financeira
permite
um
acompanhamento preciso dos compromissos previstos e realizados
(integrao com os mdulos contbil e financeiro).
Obrigaes e documentos: gerencie a entrega / validade de todos
os documentos, bem como o cumprimento de todas as obrigaes
contratuais, fiscais, trabalhistas, previdencirias, ambientais,
outras.
Gesto de terceiros: possvel gerenciar todos os terceiros
(funcionrios dos fornecedores / prestadores de servios), seus
documentos (incluindo medicina e segurana do trabalho),
obrigaes, qualificaes, treinamentos e equipamentos.

Compliance
Alm do gerenciamento propriamente dito do objeto do contrato,
fundamental garantir a conformidade com os regulamentos e estratgias
da empresa.

Auditoria e indicadores de desempenho: atravs de alertas

automticos por email, relatrios, grficos, questionrios de
avaliao / inspeo personalizados, possvel monitorar as noconformidades dos contratos.

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T2Ti ERP
O ERP construdo para no Projeto T2Ti implementar um mdulo de
gesto de contratos com as seguintes caractersticas:

Digitalizao dos contratos integrado ao mdulo GED;

Criao de templates para facilitar o desenvolvimento de novos
contratos;
Integrao com um processador de textos, de preferncia
OpenSource, como o OpenOffice;
Inventrio dos contratos;
Controle de acesso aos contratos;
Cadastro dos dados dos contratos para controle de: prazos de
vigncia, renovaes, reajustes, rescises e outros;
Controle financeiro dos contratos;

Concluso
O mdulo de contratos no ser to completo quanto outros que so
oferecidos no mercado. Vale ressaltar que nosso foco so as empresas
de pequeno e mdio porte. Portanto, a soluo apresentada est de bom
tamanho para o nosso pblico alvo.

Referncias
Gesto de Contratos CML
http://www.fagusconsultoria.com.br/conteudo/index.php?option=com_content&task=v
iew&id=26&Itemid=42
Kaizen - Gesto de Contratos
http://www.kaizen.com.br/solucoes/gestao-de-contratos-clm

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