Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
SEMINARIO:
LA AUDITORIA OPERACIONAL ADMINISTRATIVA Y EL CONTADOR PBLICO
TEMA:
EL INFORME FINAL DEL TRABAJO DE AUDITORIA OPERACIONAL ADMINISTRATIVA Y SU
SEGUIMIENTO
PRESENTAN;
YASMIN T. MORALES VILLALVAZO
WENDY QUIJADA SILVA
ERNESTO TREJO MOTA
SALVADOR GMEZ GARCA
JORGE DAVID LPEZ CRUZ
CONDUCTOR DE SEMINARIO:
C.P. HCTOR HERNNDEZ MRQUEZ.
DEL 2002
AGRADECIMIENTOS.
Agradecemos :
para la
mejores profesionistas.
formacin de
NDICE
INTRODUCCIN.....................................................................................................................................5
CAPTULO I. El Informe de Auditora Operacional-Administrativa.
1.1 Antecedentes del Informe de Auditora........................................................................................8
1.2 Definiciones del Informe de Auditora Operacional Administrativa.............................................8
1.3 Caractersticas.................................................................................................................................9
1.4 Objetivo e Importancia del Informe de Auditora
1.5 Propsito del Informe de Auditora
Operacional Administrativa..........................12
Operacional Administrativa................................................12
Administrativa.
rea Auditada.......................................48
el Seguimiento.................................................58
de Seguimiento..................................................................69
Ordinario.............................................................................................................77
Especiales...........................................................................................................78
5.2
Informe Normal............................................................................................................................83
5.3
5.4
El
Informe
Pblico
6.2
de
Auditora
Operacional-Administrativa
Enfocado
al
Sector
.....98
El seguimiento del Informe de Auditora Operacional Administrativa Enfocado al Sector Publico. . .190
Conclusiones........................................................................................................................................212
Bibliografa............................................................................................................................................213
INTRODUCCIN.
Los dueos de las empresas, los gerentes, los directores, el estado y todos los individuos
econmicamente activos de un negocio, buscan constantemente obtener informacin financiera, de
funcionamiento y de administracin que les sea de utilidad para la toma de decisiones, para as
establecer instrumentos de control que le ayuden a mejorar sus procedimientos operativos y de
vigilancia.
En la mayora de pases se han implementado un gran tipo de herramientas para la evaluacin
y control de las actividades, con lo cual se pretende realizar un examen peridico por una persona
o entidad la cual puede ser ajena o pertenecer a la empresa y con un criterio que no esta sesgado
a ningn inters, que proporcione seguridad plena de la informacin, esto ha dado el surgimiento a
la auditoria.
La auditoria adquiere cada da un papel ms importante, porque a travs de esta actividad se
obtiene un mejor desempeo de las funciones de las entidades.
Est premisa llevar a mejorar el manejo de los recursos tanto humanos como materiales y
financieros, en virtud a la estrecha vigilancia que ejercen los auditores.
En nuestro pas se desenvuelve un mercado global, por lo cual es importante la preparacin y
canalizacin de especialistas de alta calidad los cuales tienen como objetivo el eficientar las
actividades.
Sin embargo, la auditora corre el riesgo de pasar a un segundo trmino si no
presenta
resultados que contengan calidad y consistencia; o que simplemente, no cumplan con los
requerimientos de los niveles directivos, quienes con bases a las conclusiones obtenidas por los
auditores, podrn tomar decisiones que corrijan irregularidades o que mejoren el funcionamiento
de las entidades.
La finalidad de toda auditoria es informar sobre cualquier aspecto detallado. Es por tal motivo
que el informe de auditoria representa el producto final del trabajo del auditor; el cual ser de gran
importancia.
El informe debe describir los descubrimientos ms importantes as como presentar argumentos
convincentes para respaldar las recomendaciones.
En resumen esta unidad (El informe final del trabajo de auditora operacional-administrativa y
su seguimiento) ha hecho notar el desarrollo desde su comienzo hasta su actividad
dentro del
sobre
la
cualquier
CAPTULO I
EL INFORME DE AUDITORA
OPERACIONAL-ADMINISTRATIVA.
Burton
destaca
los
aspectos
seguimiento
de
sugerencias.
La evolucin del informe de auditora se di en cuatro etapas:
1.- La misin del auditor era buscar si se haban cometido errores y
fraudes.
2.- Los auditores tienen ahora una nueva actividad que es la de verificar, certificar
que
la
Se le conoce tambin como el diagnstico por ser sta su verdadera naturaleza, es decir, la de
una apreciacin sobre la eficiencia con que se efectan las operaciones de la empresa, que se
acompaa de las recomendaciones que se estiman necesarias al caso, pero sin constituir , por
lo menos actualmente, una opinin tipo dictamen de estados financieros, y en igual forma las
sugerencias tampoco son de carcter especfico.
Es la narracin escrita o verbal sobre los resultados que se obtienen de un cargo, cuya
presentacin debe causar impacto de profesionalismo, calidad, y
importancia.
confianza
dada
su
sugerencias
de
carcter
En nuestra opinin:
El informe de auditora operacional-administrativa tambin conocido como el diagnstico
constituye el producto terminado de la auditora, por medio del cual se
dan
conocer
los
el
Precisin Correccin.
J)
Concisin.
K) Sencillez.
L) Adecuacin.
M) Cortesa.
N) Originalidad.
A) Oportunidad.
Es presentar los resultados en el momento preciso, es decir, a tiempo para que las
observaciones sean atendidas.
B) Integridad.
Se debe incluir todos los hechos importantes observados, y proporcionar informacin completa
acerca de las situaciones advertidas, las conclusiones y las recomendaciones.
C) Competencia.
Presentar la informacin de modo que los resultados correspondan a los objetivos de
la
auditora
D) Relevancia.
Considerar solamente los hechos importantes que repercutan en la
operacin
del
rea
auditada.
E) Objetividad.
Presentar con imparcialidad los hechos comprobados, que debern estar respaldados con
evidencia indudable.
F) Conviccin.
Hacer que las evidencias guen al lector a las mismas conclusiones a las que
llego el auditor.
G) Claridad.
Cuidar que la estructura, terminologa y redaccin empleadas, permitan que la informacin que
se presenta sea entendida por las personas a quienes se dirige el informe. Deber tomar en cuenta
al lector potencial de su informe y tendr que ubicarse en el uso de un lenguaje sencillo que sea
entendible, eliminar hasta donde sea posible el uso de tecnicismos.
H) Utilidad.
Aportar elementos que contribuyan a la mejor administracin y utilizacin de los recursos de la
entidad.
I)
Precisin o Correccin.
La precisin est determinada fundamentalmente por el uso de palabras, segn su significado.
del receptor.
positivo,
Concisin.
Por concisin se debe entender que cada idea se exprese con el menor nmero de palabras
lector.
K) Sencillez.
La sencillez de vocabulario puede hacer que el informe de auditora adquiera una mayor
fuerza de veracidad y persuasin, con un consiguiente aumento de atractivo y
eficacia.
L) Adecuacin.
La adecuacin se define como una actitud de lgica armona con el destinatario. Quin o
quines van a leer el informe? Esta es la pregunta que sirve de base para adecuar la redaccin a
las necesidades del lector.
Adecuar el informe al destinatario significa ayudarlo a comprender fcilmente lo que se le
quiere decir.
M) Cortesa.
Se refiere al tacto para asentar en un informe sus aseveraciones. Es muy comn que como
resultado de la auditora algn elemento (persona) de la entidad resulte afectado y se le apliquen
calificativos fuertes tales como: descuido, ineficaz, desperdicio, etc.
Esto no quiere decir que se tengan que omitir pero con cortesa; aplicando calificativos que no
hieran susceptibilidades.
N) Originalidad.
Aunque a veces resulte difcil apartarse de formulismos y frases rutinarias es
necesario
intentarlo. Conviene evitar la actitud indiferente de escribir sin pensar. A veces se le logra
simplemente recurriendo a la naturalidad y sencillez.
Operacional-Administrativa.
El objetivo es analizar las condiciones en que el contador pblico pueda emitir un informe desde
el punto de vista de su profesin precisando la naturaleza y alcance de tal informe, con el propsito
de proteger los intereses de los usuarios del mismo.
Los objetivos principales que se persiguen al realizar un informe de auditora
son:
Informar.
Es dar a conocer al titular de la entidad los resultados importantes del trabajo. (Toma de
conciencia).
Persuadir.
Demostrar que los resultados son vlidos y tienen razn de ser. (
Aceptacin).
Obtener Resultados
Presentar recomendaciones para cambios constructivos. ( Accin).
1.5 Propsito del Informe de Auditora Operacional-Administrativa.
Es informar en forma clara, pero concisa, el por qu? y cmo? de la
auditora.
Este cumple muchas funciones altamente importantes, tanto para el auditor como para la
administracin. Las siguientes funciones deben ser cuidadosamente consideradas durante el
desarrollo de la auditora y en la determinacin de cmo redactar el documento
Reportar condiciones.
sealado.
auditora.
Redactar.
Es manifestar por escrito un conjunto de ideas debidamente ordenas y articuladas, de tal forma
que de su lectura se concluya nica y exclusivamente aquello que se plane
expresar.
La redaccin consiste en combinar palabras, frases, oraciones y prrafos para expresar ideas
previamente elaboradas.
Al elaborar un informe de auditora, el auditor debe tomar en cuenta dos aspectos esenciales:
fondo y forma.
El fondo lo constituyen los elementos soportes y conclusiones que el auditor utiliza para la
elaboracin del informe. La forma es el modo particular de expresar los elementos soportes y
conclusiones.
Una
ortografa.
Es impresionante ver que en la prctica los trabajos bien realizados pierden su calidad y
contenido por la pobre redaccin con que son formulados y salpicados
Recomendaciones.
1. - Antes de iniciar la redaccin de un informe, es conveniente ordenar todos los puntos que se deben
incluir en l.
Ejemplo:
Empiece usted por definir el contenido general del informe a continuacin desglose los puntos
de cada captulo en ideas cortas y as subsecuentemente. Este ejercicio es para ordenar tanto las
ideas generales como las particulares.
2. - Al redactar el informe se deben utilizar expresiones cortas y apoyndose en esquemas. El orden
ms conveniente de las ideas expresadas, ser determinado por la importancia de ellas. Ejemplo:
a) Se observ que la oficina del titular del rea de ventas dependen directamente cinco reas, de las
cuales tres, son sustantivas y dos son de apoyo contando entre las primeras las de ventas al
mayoreo, ventas al menudeo y ventas al extranjero y entre las segundas la de apoyo administrativo
y la de gestin, que utiliza plazas del rea sustantiva, es decir, plazas de vendedores, lo cual,
dificulta que el rea de ventas cumpla con sus programas de trabajo al no contar con la
disponibilidad de todos sus recursos, por lo que se recomienda instruir a esta unidad en el sentido
de que utilice sus recursos conforme han sido autorizados.
b) Se observ que de la oficina del titular del rea de ventas dependen directamente de cinco reas.
De ellas, tres son sustantivas y dos son de apoyo.
reas Sustantivas
reas de Apoyo
Ventas al mayoreo
Administrativo
Ventas al menudeo
Gestin
Ventas al extranjero
El rea de gestin utiliza plaza de vendedores. Lo anterior dificulta que el rea cumpla con sus
programas de trabajo, pes no cuenta con la disponibilidad de todos sus
recursos.
emplean
5. - Ser preciso y convincente. Se es preciso cuando se redacta en la forma ms directa y breve posible.
Se es convincente cuando el argumento preciso no requiere de explicaciones excesivas
en el texto.
6. - Antes de presentar el informe, es conveniente leerlo en voz alta para apreciar la fluidez fontica.
De esta forma se localizar la repeticin de ideas o palabras. Si ste es el caso, se recomienda
seguir, en el orden en que se indican los siguientes
procedimientos:
7. - Evitar que los trminos que puedan originar duda o confusin en los lectores y el uso innecesario
de tecnicismos.
8. - Utilizar correctamente las palabras, de tal manera que facilite la comprensin de las ideas que
expresa en el informe.
9. - La redaccin del Informe debe caracterizarse por la cortesa. Expresar con tacto los asuntos
delicados y confidenciales y haga referencia a las personas con respeto y
10.
distincin.
- Indicar el nombre de los documentos o reportes a los que se hace referencia, en lugar de la
innecesarias.
1.7 Anatoma del Informe de Auditora Operacional-Administrativa.
El
informe de auditora esta integrado por varias secciones, que dan como resultado un
A) De Identificacin.
1. - Cartula Interior.
2. - ndice.
3. - Objetivos.
4. - Alcance.
B) De Contenido.
1. - Destinatario.
2. - Resumen.
3. - Resultados.
C) De Complemento.
1. - Anexos.
A) De Identificacin.
1. -Cartula interior.
Presenta un resumen de los datos ms importantes de la auditora para su fcil e inmediata
identificacin.
Se prepara en una hoja membretada de le entidad y deber de reunir como mnimo: Titulo
(Informe de auditoria), rea o departamento auditado, fecha o periodo revisado,
fecha
de
Ejemplo:
Revisin No.37
Primas.
2. - ndice.
En este punto se enumeran los aspectos que se tratan en el informe y se indica la pgina en
que se encuentra.
Ejemplo:
INDICE
PAGINA
I.OBJETIVOS
II.ALCANCE
III.RESUMEN
IV.RESULTADOS
V.ANEXOS
10
3. - Objetivos.
Obedece a una finalidad o intencin. Se puede escribir un texto para
exhortar,
protestar,
ensear, etc. Para el caso del informe de auditoria su objetivo es claro: informar y comunicar
resultados. Aqu se sealan los propsitos que se persiguieron con la revisin efectuada, tales
como: evaluar, verificar, analizar, comprobar, etc., las operaciones de un rea de la
entidad.
Ejemplos:
Comprobar que la materia prima, sean distribuidos en los tanques de almacenamiento que les
corresponda.
prima.
4. - Alcance.
Seala las reas o programas evaluados, cantidad e importe de las actividades u operaciones
revisadas, la metodologa utilizada as como el periodo sujeto a examen y la profundidad que se
di a las pruebas.
Dado que no es prctico revisar la totalidad de las operaciones al 100%, excepto en caso de
fraudes o situaciones verdaderamente excepcionales el auditor interno habr de aplicar sus
procedimientos de revisin a slo una parte del total de las operaciones susceptibles de
ser
revisadas.
El alcance tambin llamado extensin del nmero de muestras a seleccionar y revisar se har
aplicando el plan de muestreo que ms se adapte a las circunstancias y necesidades del auditor en
funcin a la naturaleza de las muestras o en el momento que juzgue adecuado atendiendo a su
criterio profesional.
Ejemplos:
Se comprob que por cada 10 toneladas de materia prima recibida el 31 de marzo y 1 de abril
del ao en curso, el 10% reunier las especificaciones referidas en la tabla de control de
calidad.
exportacin.
B) De Contenido.
1. -Destinatario.
Definido el propsito del informe referido, el siguiente paso consiste
en
identificar
destinatario. Para quin o para quines se escribe? Quin o quines sern los
al
lectores
potenciales del informe? . El auditor asume que los resultados de su trabajo ataen
fundamentalmente a la administracin de la empresa a los auditados y a otros
interesados.
eventuales
2. - Resumen.
Es un indicador importante a travs del cual se cumplen lo objetivos del informe. En el se
sintetizan los principales problemas detectados en la revisin con la finalidad de atraer la atencin
del titular de la entidad hacia aquellos aspectos que requieren mayor esmero para
su resolucin.
pero
como
una
transcripcin
sntesis
de
las
observaciones
determinadas.
Los resultados deben de proporcionar informacin valiosa para la toma de decisiones, por ello
el auditor vincular las diferentes desviaciones para mostrar como, en su conjunto, repercuten y
afectan la planeacin, programacin, y ejecucin para el logro de
objetivos.
aquellos lineamientos, norma y polticas que ayudan al auditor a tener un punto de referencia
para reconocer, clasificar y medir los objetivos, metas y realizaciones de las
organizaciones.
15 Tanques con capacidad de 10 toneladas cada uno, para el almacenamiento de materia prima
para elaborar productos de exportacin, se encuentran infestados de ratas.
c) De Complemento.
1. - Anexos.
Son todos aquellos documentos que sirvan como evidencia para argumentar lo manifestado en
el contenido del informe. El objetivo principal de incluir anexos al informe consiste en aclara al
lector los aspectos que por su extensin e importancia debe agregarse al contenido del informe
estos anexos pueden ser: grficas, cuadros comparativos, relaciones elaboradas por el auditor
etc.
Su finalidad es:
forma
separada,
aunque
formando
parte
del
contenido general del informe, con el propsito de contribuir la mayor concisin del texto, hacer
del mismo un material de lectura ms fcil.
similar,
para
su
distribucin entre los empleados responsables de su correccin y los funcionarios que debieran
conocer dichas observaciones.
1.8 Aplicacin de la Norma 400 con relacin al Informe de Auditora Operacional- Administrativa.
Norma 400
Planeacin de la auditora.
Los auditores internos deben planear cada auditora. La planeacin se debe documentar,
incluyendo:
1.
2.
3.
4.
5.
las
actividades y controles a auditar, identificando reas que requieren mayor atencin de auditora
invitando a los auditados a que presenten comentarios y recomendaciones.
6.
7.
8.
auditora.
Los auditores internos deben recopilar, analizar, interpretar y documentar la informacin que
soporta los resultados de auditora.
El proceso de examen y evaluacin de la informacin es como sigue:
1.
Se debe recolectar informacin respecto a todos los asuntos relacionados con los objetivos de
la auditora y el alcance del trabajo.
2.
La informacin debe ser suficiente, competente, relevante y til a efectos de que proporcione
bases slidas sobre los hallazgos y recomendaciones de auditora.
3.
4.
presentando.
que
Los papeles de trabajo que documenten la auditora deben ser preparados por el auditor y
revisados por el responsable del departamento de auditora interna. Estos papeles contendrn
la informacin recopilada y los anlisis y bases que soportan los hallazgos y recomendaciones
a reportar.
Comunicacin de resultados.
auditora.
Se debe emitir un reporte por escrito y firmado, cada vez que se concluya con un examen de
auditora. Durante el transcurso de la auditora se podrn emitir, formal o
informalmente,
de
informes
parciales
no
Otra tcnica consiste en la revisin de los borradores de los informes de auditora por
inadecuadas
oportunos.
verdadera,
parcial
sin
Los informes concisos van al grano y evitan detalles innecesarios, expresan pensamientos
completos en el menor nmero de palabras posibles.
d) Los informes constructivos son los que como resultado de tono y contenido ayudan tanto a los
auditados como a la organizacin y promueven el mejoramiento en donde es
requerido.
e) Los informes oportunos son emitidos sin retraso indebido y permiten la pronta y efectiva toma
de acciones.
4.
a) Aunque el formato y contenido del informe de auditora pueden variar por la organizacin o por
el tipo de auditora, deben contener en lo mnimo, el propsito, alcance y los resultados de la
auditora.
b) Los informes de auditora pueden incluir informacin de antecedentes y de resumen. La
informacin de antecedentes puede identificar las unidades organizacionales, las funciones
revisadas y proporcionar informacin explicatoria importante.
Tambin
pueden
incluir
el
estado
que
guardan
las
observaciones
conclusiones
d) La declaracin de alcances deber identificar las actividades auditadas e incluir, cuando sea
conveniente, informacin adiciona, como la referida el periodo sujeto a examen. En ocasiones
es necesario identificar las actividades no auditadas, para delinear los lmites de la auditora
debindose as mismo describir la naturaleza y extensin de la auditoria
e) Los resultados pueden abarcar observaciones, conclusiones (opiniones) y
f)
realizada.
recomendaciones.
g) Las conclusiones (opiniones) constituyen la evaluacin del auditor interno sobre los efectos de
las observaciones en las actividades revisadas. Cuando el informe de auditoria incluye
conclusiones, estas debern claramente identificadas como tales.
aspectos especficos,
a) Las recomendaciones se basan en las observaciones y conclusiones del auditor interno. Tiene
por objeto llamar la atencin para que se corrijan las condiciones existente o para que se
mejore las operaciones. Las recomendaciones pueden sugerir alternativas para corregir o
mejor la gestin, sirviendo de gua a la administracin para el
logro
de
los
resultados
deseados.
b) Los logros de los auditados, en trminos de mejoras, desde la ltima auditora, o el
establecimiento de una operacin bien controlada, pueden incluirse en el informe de auditora.
Esta informacin puede ser necesaria para dar una adecuada visin de las condiciones
existentes y para dar una correcta perspectiva y un razonable equilibrio al informe
6.
de auditoria.
El director de auditora interna, o quien l designe, deber revisar y aprobar el informe final
antes de emitirlo y decidir a quien se le distribuir el reporte.
a) El director de auditora interna o la persona que l designe para ello deber aprobar y firmar
todo los informes finales. Si las circunstancias especficas lo permiten se debe tomar en cuenta
al auditor encargado o al supervisor encargado para que firme el informe como representante
del director de auditora interna.
b) Los informes de auditora se deben entregar a aquellos miembros de la
pueden asegurar que los resultados de auditora sean
debidamente
organizacin
considerados.
que
Esto
significa que el informe de auditora bebe llegar a aquellos funcionarios que estn en una
posicin en la que se pueden tomar medidas correctivas o asegurar que se estn tomando
dichas medidas. El informe final de auditoria debe as mismo entregarse al jefe de la unidad
auditada. Por su parte los niveles superiores de la organizacin pueden recibir solo informes
concentrados. Los informes tambin pueden ser entregados a otros involucrados como son los
auditores externos y los comits de auditora.
c)
En ocasiones alguna informacin no conviene que sea revelada a todos los que reciben el
informe, en virtud de su confidencialidad o propiedad exclusiva o cuando est relacionada con
actos ilegales o impropios. En tales caso dicha informacin podr ser presentada en un informe
por separado. Si las situaciones reportadas involucran a los niveles de mayor rango en la
administracin, el informe de auditora deber ser entregado al comit de auditora o alguna
otra rea que posea un nivel parecido dentro de la organizacin.
Seguimiento.
Como parte del proceso de auditora, los auditores internos debern hacer un seguimiento
sobre los hallazgos reportados que requieren alguna accin, para asegurarse que la administracin
ha solucionado oportuna y adecuadamente las observaciones de auditora. Un
seguimiento
siguientes:
La responsabilidad de seguimiento debe ser definida en el escrito o manual que fija autoridad
al grupo de auditoria interna.
Al decidir la dimensin del seguimiento, los auditores internos deben considerar las propias
acciones de seguimiento llevadas a cabo por otros miembros de la
organizacin.
Las actividades de seguimiento debern ser incluidas en el plan de trabajo del grupo de
auditoria interna.
satisfactorias.
Los auditores internos deben llevar un seguimiento para asegurarse que se toman acciones
apropiadas sobre los hallazgos reportados en la auditora.
Los auditores internos deben cerciorarse que se han tomado acciones correctivas para
alcanzar los resultados deseados, o que la administracin o el consejo de administracin asuman
el riesgo por no adoptar acciones correctivas sobre los hallazgos reportados.
1.9 El Informe Normal y el Confidencial.
En ocasiones alguna informacin no conviene que sea revelada a todos los que reciben el
informe, en virtud de su confidencialidad o propiedad exclusiva o cuando est relacionada con
actos ilegales o impropios. En tales caso dicha informacin podr ser presentada en un informe por
separado. Si las situaciones reportadas involucran a los niveles de mayor
rango
en
la
administracin, el informe de auditora deber ser entregado al comit de auditora o alguna otra
rea que posea un nivel parecido dentro de la organizacin.
Los informes referentes a las designaciones de auditora de ndole confidencial, cuyo informes
invariablemente habr de tener el mismo carcter, los auditores con frecuencia tienen la necesidad
de informar, tambin de manera confidencial ciertos aspectos relativos a la
ejecucin
de
su
trabajo.
De acuerdo con lo anterior ha de inferirse que de una designacin de auditora no confidencial
ser posible que se origine un informe que si fuese, al menos parcialmente.
En todo informe marcado con el rtulo de confidencial, el auditor general deber, con el objeto
de hacer resaltar esta caracterstica, imprimir su sello de goma con la misma leyenda en la parte
superior derecha de la cubierta de cada uno de los ejemplares del informe, antes de elevarlo a la
autoridades superiores para su examen y resolucin. En el original del informe dichos sellos se
imprimirn en la cubierta exterior de cartulina, a dems en la cubierta interior.
El auditor general tambin podr imprimir el sello de confidencial a cualquier
informe
que
hubiese recibido de el auditor informante sin la expresa clasificacin, siempre que, a juicio de
aquel funcionario superior, el informe de que se trate debiera ser tratado en forma
confidencial.
CAPTULO II
PREPARACIN DEL INFORME DE
AUDITORA OPERACIONALADMINISTRATIVA.
Tratamiento de la Informacin.
La informacin es la materia prima con la que trabaja en auditor. Establecido este hecho
surgen las siguientes preguntas: Qu informacin se debe buscar?, Dnde se encuentra esta
informacin?, Cmo darle una coherencia? Y otras ms.
El auditor antes de iniciar la recopilacin de informacin necesita:
cualitativas.
Cualitativas
Programacin, previsin
Modelos
previsin cuantitativos
cualitativos
de
previsin
Nivel organizacional
Cultura, estilo de la direccin
Estructura
tcnicas
de
anlisis
de Anlisis funcional
diseo
Funciones y actividades
Tcnicas
de
actividad dedicaciones,
de trabajo.
carga
Proceso
Racionalizacin de procesos,
Diagramas
manuales de procesos
Flujos, capacidad
Anlisis
documental,
Indicadores
de
personal,
sustituibilidad incertidumbre
Recursos materiales
correspondientes.
Los papeles de trabajo que documentan la auditora deben ser preparados por el auditor y
revisados por el responsable del departamento de auditori interna. Estos papeles contendrn la
informacin recopilada y los anlisis y bases que soportan los hallazgos y recomendaciones
reportar.
2.2
sugerencia.
finales).
Otra tcnica consiste en la revisin de los borradores de los informes de auditora por el jefe de
la unidad auditada.
Estas discusiones y revisiones ayudan a asegurar que no ha habido inadecuadas
interpretaciones ni malos entendidos de los hechos, al dar la oportunidad al auditor de aclarar
asuntos especficos y de expresar sus puntos de vista sobre las observaciones, conclusiones y
recomendaciones.
Este examen debe incluir un estudio integral de cada observacin con los papeles de auditora
en que se apoyan los comentarios, la descripcin de los problemas y las sugerencias derivadas del
criterio del auditor; es necesario enfatizar que no deben admitirse observaciones y sugerencias que
no estn respaldadas por evidencia suficiente y competente en cdulas de
1.
auditora.
Todos los papeles de trabajo deben estar revisados y firmados por el gerente o el supervisor
de
auditora. Esta es una norma de carcter universal que no puede dejar de aplicarse bajo ninguna
circunstancia.
2.
En consecuencia, tanto el auditor en jefe como sus ayudantes deben tener un conocimiento
profundo de los mtodos, procedimientos y sistemas que se han examinado en la
3.
empresa.
Tanto el auditor en jefe como sus ayudantes deben estar convencidos de la autenticidad de
cada observacin incluida en los papeles de trabajo.
4.
El auditor debe clasificar los problemas detectados de acuerdo con su importancia, a la luz del
impacto presente y futuro sobre los recursos de la entidad.
5.
Los papeles de auditora deben incluir no slo descripciones de problemas, sino sugerencias
tiles, claras y objetivas para corregirlos.
6.
El auditor y sus ayudantes deben discutir, analizar y evaluar cada una de las sugerencias para
corregir los problemas detectados.
7.
8.
sean:
van
implantar y con la estructura del rea en la que se van a implantar y con la estructura de otras
reas que se relacionen con sta.
En resumen, antes de proceder al inicio del proceso de preparacin del informe, el auditor y
sus ayudantes deben trabajar sobre los papeles que contienen las descripciones de los sistemas,
el sealamiento de fallas y el detalle de las sugerencias, a fin de agotar todas las posibilidades
existentes respecto a todo aquello que pueda:
Eliminarse.
Combinarse.
Transferirse.
Cambiarse.
Corregirse.
y Complementacin.
el
supervisor de auditora, se tiene la certeza de que las observaciones y sugerencias representan los
puntos de vista definitivos en torno a los problemas localizados dentro de los sistemas y
procedimientos en vigor. Procede, a continuacin, solicitar a los gerentes y a los directores de las
reas involucradas en la auditora, la celebracin de una junta para comentar las recomendaciones
del auditor, llegar a conclusiones respecto a ellas y establecer de manera conjunta las acciones
necesarias para su implantacin dentro de la estructura de la entidad.
A dicha reunin debe asistir el gerente o el supervisor de auditora y el ayudante que ms haya
sobresalido en el desarrollo del examen del flujo de transacciones.
Un elemento indispensable para que la junta se lleve a cabo, son los papeles de trabajo y las
cdulas que contienen las observaciones y sugerencias derivadas de la auditora
operacional.
En la mayora de las ocasiones, los gerentes y directores solicitan que el auditor demuestre la
autenticidad de las fallas que se reportan; por ello, el legajo de cdulas de auditora debe estar
escrupulosamente completo y ordenado tanto para la localizacin inmediata de los papeles
requeridos como para la clara y rpida lectura de sus datos por el personal del cliente o de la
empresa.
La reunin para discutir las observaciones y sugerencias debe llevarse a cabo
con
los
ejecutivos a cuyo cargo estn los departamentos o reas funcionales que involucran los hallazgos
y recomendaciones del auditor.
La discusin debe ser conducida por el gerente o supervisor de auditora considerando los
siguientes aspectos esenciales.
1.
Iniciar la reunin explicando previamente los objetivos de la auditora en cada una de las reas
que fueron revisadas. Esta explicacin deber ser breve y sin tecnicismos.
2.
3.
Se debe hacer nfasis para reconocer y agradecer la colaboracin de todo el personal de cada
una de las reas funcionales que han sido auditadas.
4.
Comenzar la reunin en su aspecto propiamente tcnico dando lectura a cada una de las
observaciones y sugerencias de acuerdo con el texto de las cdulas de auditora. Este hecho
permite recordar a los ayudantes que deben redactare sus recomendaciones en forma clara y
objetiva.
5.
Enfatizar la mejor disposicin en que se encuentra el auditor para ofrecer las pruebas en que
basa cada una de sus observaciones.
6.
Hacer hincapi en que las sugerencias propuestas son nicamente el punto de vista de los
auditores y que, en consecuencia, el punto de vista de los ejecutivos que tienen a su cargo las
reas involucradas es importante y valioso para depurar o mejorar dichas
7.
sugerencias.
Respecto a las sugerencias que reflejan su punto de vista, el auditor debe procurar Convencer
antes que Vencer.
8.
Es vital tomar nota acuciosa de las respuestas y puntos de vista que los ejecutivos expresen
respecto a cada una de las sugerencias y las observaciones de los
auditores.
del
reporte
de
auditora; por ello, es conveniente que los comentarios de directores y gerentes se transcriban
literalmente a los papeles de trabajo y se lean en voz alta antes de dar paso a las siguiente
recomendacin.
9.
incapacidad
del
personal.
Respecto a este ltimo punto, el gerente de auditora deber hacer comentarios en privado con
el superior a quien reporte el empleado o el ejecutivo involucrado en este tipo
de hallazgos.
10. Cuando procede, se admiten y son recomendables los comentarios positivos acerca del
desempeo y las actitudes constructivas del personal en las reas auditadas; sin embargo,
debe tomarse en consideracin la importancia de evitar tambin los excesos para no incurrir en
adulaciones que resultan molestas y que restan categora a la imagen del
auditor.
11. Como corolario del punto anterior, el auditor debe aceptar y solicitar un plazo razonable para
su evaluacin, los puntos de vista expresados por los directores y gerentes en discrepancia
con las observaciones y sugerencias.
En relacin con las observaciones y sugerencias que los ejecutivos acepten durante la reunin
a la que se ha hecho referencia en los prrafos anteriores, es importante poner en prctica los
puntos que se detallan a continuacin.
1.
El auditor debe lograr que los ejecutivos de las reas involucradas establezcan y se
comprometan a respetar fechas o plazos en
los
que
las
recomendaciones
aceptadas
De acuerdo con las fechas o plazos establecidos por la empresa para cumplir las
recomendaciones aceptadas, es necesario que el auditor las anote claramente en los papeles
de trabajo.
3.
responsabilidad.
disponible.
Contrastar la actividad actual con la actividad planificada en el proyecto: Debe existir algn
mecanismo que permita comparar el progreso real con lo planificado.
tomar
las
Diagrama de Gantt.
Diagrama de
Nmero Fecha
Fecha
Real
Real
Pers.
Inicio
Trmino
Inicio
Trmino
XXX
XXX
Gantt
Auditoria 1
2
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
XXX
Actividad 5
XXX
Auditor 1
Registro:
nnnnnnn
General
Detalle
Del
----/----/----
Al ----/----/----
Auditora 1
Actividad 1
Auditora 1
Actividad 2
Auditora 1
Actividad 3
Hecho por:
Auditor 1
Revisado por:
Director de Auditora.
Los recursos deben comprender tambin las habilidades con las que cuenta el grupo de
trabajo de auditora y el entrenamiento y experiencia que estos tengan. Tener en cuenta la
disponibilidad del personal para la realizacin del trabajo de auditora, como los peridos de
vacaciones que estos tengan, otros trabajos que estn realizando, etc.
cumplir
cliente.
d) Consultas. Tener una seguridad razonable de que, cuando sea necesario, el auditor solicita
una ayuda de personas u organismos, internos o externos, que tengan niveles adecuados de
competencia, juicio y conocimientos para resolver aspectos tcnicos.
e) Supervisin y control de trabajos. Proporcionar una seguridad razonable
de
que
la
planificacin, la ejecucin y la supervisin del trabajo se han realizado cumpliendo con las
Normas Tcnicas de Auditora.
f)
a clientes.
informacin
completa a sus socios, en su caso, respecto a su clientela y exigirn confirmaciones peridicas por
escrito a estos en el sentido que no se encuentran dentro de ninguna de las limitaciones a la
independencia que sealan las Normas de Auditora, como otras normas internas de carcter
profesional que se hubieran desarrollado al respecto.
As mismo, el auditor deber disponer las acciones necesarias para que, en el caso de que
alguno se coloque en cualquiera de las mencionadas limitaciones lo comunique a
quien
se
considere oportuno para tomar las medidas que eviten mantenerse en los supuestos de falta de
independencia
Del mismo modo el auditor
los trabajos en que intervenga directamente. A este fin, deber establecer los procedimientos que
estime adecuados para obtener informacin al respecto
podr, en caso de que el auditor no cuente con recursos suficientes, ser proporcionada en base a
programas de entrenamiento, seminarios, conferencias, etc. desarrolladas por la Corporacin a
que pertenezca, o por cualquier otro organismo o entidad que imparta cursos afines a la profesin
y como mnimo debern cumplir los requisitos corporativos y los programas complementarios
desarrollados por el propio auditor.
Adicionalmente, se completar el desarrollo profesional del personal por medio de
comunicaciones escritas sobre informacin tcnica, sobre artculos publicados en revistas, sobre
nuevos libros, etc., a travs del mantenimiento de una biblioteca tcnica.
el
plan
de
dificultad
inherente y complejidad del tema objeto del trabajo, as como asegurarse que la experiencia y la
especializacin del personal asignado es adecuada a las caractersticas del
cliente.
Se debern programar por anticipado los trabajos a realizar indicando las necesidades de
personal y sus caractersticas
que aporte, cuando se considere necesario, elementos de contraste sobre aspectos relevantes de
su trabajo.
As mismo, establecer procedimiento para la utilizacin de otros profesionales ajenos a la
auditoria, cuando encuentre situaciones especiales que as lo aconsejen en atencin a las
consideraciones desarrolladas en el trabajo.
Establecer un sistema de planificacin, ejecucin y supervisin del trabajo en todas sus fases,
para comprobar que ste se realiza de acuerdo con las normas de auditora y de calidad
establecidas por el auditor de cuentas.
Para facilitar la planificacin, ejecucin y supervisin, el auditor debe
proporcionar
su
personal, guas orientativas en cuanto a la forma y contenido de los papeles de trabajo, del alcance
y caractersticas de la evidencia a documentar en los mismos y respecto a la naturaleza, extensin
y oportunidad de las instrucciones de trabajo a ser incluidas en los programas
Es as mismo conveniente que el auditor
de auditora.
conveniencia
de
continuar con ellos, atendiendo a los problemas que hubieran surgido de las auditoras respectivas
y especialmente, atendiendo a situaciones, que por ejemplo, el impago de honorarios,
la
Establecer un sistema de inspeccin interna para comprobar que los procedimientos de control
de calidad se estn cumpliendo.
Dicha inspeccin se instrumentar a travs de un programa sistemtico a desarrollar por el
de
los
anteriores.
por
preguntas
enfocadas
garantizar
una
emisin
profesional del reporte de auditora; deben ser respondidos por el auditor en jefe que tuvo a su
cargo el desarrollo del examen del rea o reas auditadas y aprobadas por el gerente o el director
de auditora interna o, en su caso, por el socio responsable de formar el
informe.
1.- Clasificacin.
Pregunta cerrada simple.
Pregunta cerrada con respuestas mltiples.
Preguntas cerradas y abiertas de cdigo mltiple.
2.- Contenido de los cuestionarios.
Elementos de diseo
Debido a que estos cuestionarios constituyen un esfuerzo final para detectar cualquier omisin
en que se hubiere incurrido durante la auditora, su utilidad depende de las respuestas sinceras y
objetivas a cada una de las preguntas que los integran.
Los cuestionarios de control de calidad permiten al auditor llevar a cabo una supervisin final
sobre el cumplimiento de ciertos puntos esenciales de la auditora que ya deben estar satisfechos
antes de la emisin del informe; dichos puntos se sealan a continuacin.
a) El borrador del reporte debe incluir las observaciones y sugerencias relativas a todos los
problemas de verdadera importancia en el rea auditada y no slo los de carcter contable o
financiero.
b) El auditor en jefe y sus ayudantes deben estar absolutamente seguros de que se determinaron
las causas verdaderas de todos los problemas detectados.
c)
El auditor en jefe y sus ayudantes deben estar convencidos de que midieron la importancia de
todos los problemas detectados en relacin con su posible efecto financiero y de que se
esforzaron por cuantificar dichos problemas a fin de expresarlos en unidades monetarias
dentro del borrador del informe.
d) As mismo, el auditor y sus ayudantes deben estar seguros de que ya se han tomado en
consideracin los problemas adicionales, presentes o futuros, encontrados por la falta de
solucin a un problema principal y de que esta consideracin se ha incluido en el borrador del
reporte de auditora.
e) El auditor y sus ayudantes deben estar absolutamente seguros de haber identificado todos los
riegos a que est expuesta la empresa por las anomalas detectadas durante el desarrollo del
examen y de haber incluido mencin de tales riesgos en el borrador de su
informe.
Los cuestionarios de control de calidad deben incluir preguntas que permitan corroborar si los
puntos anteriormente detallados han sido cumplidos satisfactoriamente durante la auditoria
operacional.
Es necesario hacer hincapi en la forma en que deben responderse las preguntas del
cuestionario: La honestidad y sencillez son factores esenciales. Cada pregunta tiene que ser leda
con atencin para que el auditor pueda recapacitar en torno a la informacin que posee y a su
conocimiento de las caractersticas de operacin en el rea auditada.
Las respuestas a los cuestionarios de control de calidad deben complementarse comentarios
adicionales del auditor en los casos en que un simple SI o un NO resulten insuficientes y puedan
provocar dudas.
Finalmente es necesario sealar que los cuestionarios deben ser fechados y firmados tanto por
el auditor que ha respondido las preguntas, como por el gerentes, director o socio
que
SI NO NA Referencia
en PT
auditora
como
descripciones
Qu puede transferirse?
g) Qu puede cambiarse?
1.7 Aplico las siguientes interrogantes durante el estudio de cada fase del
flujo de transacciones:
b) Qu?
c)
Cmo?
d) Cundo?
ha
e) Quin?
f)
Dnde?
g) Por qu?
1.8 Di respuesta satisfactoria a cada interrogante en los casos
aplicables?
1.9 Determino todos los factores variables y constantes que
intervienen en los principales problemas detectados?
1.10 Est satisfechos en el sentido de haber llegado a determinar la
causa verdadera de los problemas detectados?
1.11
usted
evidencia
en
papeles
de
trabajo
para
apoyar
Nombre
Fecha
Preparado por:
Autorizado por:
empresa.
A medida que avanza la auditora, pondr por escrito, inmediatamente, los detalles mientras
todava estn frescos en su mente, con lo que evitar la posibilidad de tener que volver a recopilar
los datos.
Se deben detener presentes varios aspectos fundamentales al redactarlo y el mtodo para
organizar los hallazgos debe ser objeto de particular atencin. Todos los hechos que reflejen
circunstancias fuera de lo normal, deficiencias, irregularidades, embotellamientos, puntos dbiles,
desperdicio exagerado, prdidas innecesarias, mtodos inadecuados, etc., se
mencionaran
en
las
cuales
debern
hacer.
El informe deber ser uniforme en cuanto a diseo, esto es, en cuanto a plan general, pero no
en cuanto a contenido, tambin deber expresar la finalidad y alcance del estudio de auditora, las
limitaciones que se tuvieron los problemas que se encontr
los
hallazgos,
opiniones,
conclusiones y recomendaciones.
El borrador del informe constituye la versin final de los hallazgos derivados de la auditora
operacional-administrativa; es la base para el trabajo de mecanografa y, en consecuencia, su
redaccin debe ser clara, objetiva y sin ninguna clase de errores.
El borrador del informe constituye la versin final de los hallazgos derivados de la auditora
operacional-administrativa; es la base para el trabajo de mecanografa y, en consecuencia, su
redaccin debe ser clara, objetiva y sin ninguna clase de errores.
Auditada.
Los sistemas que se siguen para informar de los descubrimientos hechos en el curso de una
auditora son muy variados. En ocasiones se prepara el informe y se presenta lo descubierto hasta
el trmino de la auditora.
En otros casos antes de presentar el informe final a la direccin, se hace un intercambio de
impresiones con los afectados, con el objeto de darles la oportunidad de manifestar sus
observaciones personales respecto a los hallazgos hechos.
Ventajas:
Se puede obtener ms informacin del rea auditada para el mejor desempeo de nuestro
trabajo.
Despus de la discusin con el rea auditada, el auditor puede tomar con ms certeza sus
apreciaciones y as defenderlas con profesionalismo hasta las ltimas
consecuencias.
Este procedimiento hace que comprendan mejor los aspectos que requieren interpretacin y
determinen los mejores procedimientos.
Desventajas:
No es conveniente ya que un informe mal elaborado puede echar por tierra el mejor trabajo de
auditoria as como sus sugerencias. Por tal motivo pueden no ser aceptadas en demrito de la
calidad profesional del auditor.
Las personas involucradas en el rea afectada, pueden hacer correcciones a los hallazgos
encontrados y de esta forma pude perder veracidad en los resultados de nuestra
auditora.
Si no se tiene experiencia en reuniones de esta naturaleza, los jefes del rea auditada pueden
ejercer algn tipo de presin en cuanto a las observaciones as como las sugerencias, de tal
manera que puede variar la opinin del auditor.
durante la
prctica
de
recomendaciones y sugerencias.
La publicacin definitiva del reporte de auditora debe llevarse a cabo slo si el cuestionario de
control de calidad ha sido aprobado por el gerente, el director o el socio responsable del examen
del reas o reas examinadas. La emisin de dicho informe contempla los siguientes
pasos:
Envi a destinatarios.
El borrador como tal, es susceptible de cambios para mejorar su contenido; sin embargo, el
informe mecanografiado una vez entregado a sus destinatarios se convierte en el representante del
departamento de auditora interna o del despacho de contadores pblicos.
La mecanografa debe ser pulcra, de excelente calidad y debe estar de acuerdo
tcnicas y usos modernos para garantizar una presentacin actualizada del reporte de
con
las
auditora.
La confronta, a su vez, forma parte de las responsabilidades del auditor y en la mayora de las
ocasiones se lleva a cabo por los ayudantes. Consiste en comparar acuciosamente la versin
mecanogrfica del informe de auditoria con el borrador correspondiente.
En relacin con la confronta es necesario recordar a los ayudantes que la colocacin incorrecta
de una coma o de unpunto y la falta de un acento pueden cambiar radicalmente el sentido del
informe de auditora.
Finalmente cabe sealar que es necesario que el gerente de auditora, el director o socio lean
con cuidado el informe mecanografiado que ya pas la confronta; no es excepcional que en esta
lectura se localizan algunos errores cuya correccin debe llevarse a cabo de
inmediato.
En la preparacin del informe final el auditor trata de que ste tenga una calidad que satisfaga
las normas apetecidas y gane la estima de la direccin. Una comunicacin que realmente transmita
los hechos esenciales, es la culminacin del trabajo del auditor.
Parte importante de la responsabilidad que tiene el auditor es transmitir de una manera eficaz
la informacin que ha obtenido en sus investigaciones y que tiene que ver directamente con los
problemas de la empresa.
El texto de su informe debe ser interesante y ameno, adems de transmitir el mensaje de un
modo objetivo y fcil de entender. Necesita rendirse con la mayor brevedad, a efecto de que la
direccin pueda actuar con oportunidad. Un informe bien concebido estimula la accin e influye
rotundamente en la decisin que se tome.
El auditor deber revisar cuidadosamente el informe antes de darlo por terminado para quedar
plenamente satisfecho con el mismo, se plantear las siguientes preguntas:
1.
2.
3.
4.
informe?
respectiva?
Est redactado el informe con la claridad necesaria para que mis exposiciones no sean mal
entendidas?
5.
6.
debe
prevalecer en el informe, la expresin correcta de mis ideas y toda la informacin que necesita
el lector?
7.
8.
informe es correcto
Antes de entregar el borrador para escribirlo en forma definitiva, se acostumbra que
un
supervisor o algn otro empleado del departamento de auditora le de los toques finales y lo
prepare para su versin definitiva.
escribirlo
en
forma
definitiva y presentarlo. El auditor lo llevar al auditor que lo prepar a efecto de tener con l un
cambio de impresiones sobre los puntos a corregir.
Administrativa.
Enfatizar los aspectos significativos que mejoren las operaciones de la entidad, relacionados
con los cambios en los sistemas y procedimientos tendientes a la reduccin de costos y
gastos.
relativa).
de
la
sugerencia
conjuntas.
Comentar el borrador del informe con los responsables afectados por las observaciones y
sugerencias.
Enviar copia del informe a todos los afectados por el mismo, as como el ejecutivo superior
responsable de la operacin revisada.
necesarias.
organizacin
que
considerados.
Esto significa que el informe de auditora bebe llegar a aquellos funcionarios que estn en una
posicin en la que se pueden tomar medidas correctivas o asegurar que se estn tomando dichas
medidas. El informe final de auditora debe as mismo entregarse al jefe de la unidad auditada. Por
su parte los niveles superiores de la organizacin pueden recibir solo informes concentrados. Los
informes tambin pueden ser entregados a otros involucrados como son los auditores externos y
los comits de auditora.
El auditor interno entregar oficialmente su informe a travs de un oficio o memorando, en el
que se incluirn, como mnimo los siguientes datos:
Nmero de referencia.
Periodo revisado.
Indicacin que se comentaron los resultados obtenidos con los responsables de rea
auditada.
Una vez que el ttular del rgano Interno de control present su informe al ttular de la
dependencia o entidad, es necesario que el auditor interno haga un seguimiento de las medidas
adaptadas, como resultado de las observaciones y recomendaciones que se
indicaron
en
el
informe de auditora, puesto que el verificar que las medidas correctivas y preventivas se lleven a la
prctica constituye una de sus responsabilidades.
En el caso de que no se hayan tomado las medidas sugeridas en asuntos que en opinin de
auditor, son importantes para lograr los objetivos de las reas auditadas, debe hacer constar ese
hecho en los informes que presente posteriormente ante los niveles decisorios o autoridades
competentes.
El envo del informe a los destinatarios constituye el ltimo evento de la auditora y debe
llevarse a cabo una vez que los trabajos de mecanografa, confronta y firma del informe estn
incluidos.
El informe se enva a los directores y gerentes que participaron en la junta
en
que
se
accionistas.
que
el
orden
secuencia de las pginas vayan a alterarse. El auditor en jefe necesita estar alerta ante un posible
error de esta naturaleza que podra causar una impresin particularmente negativa en los
destinatarios.
Cuando el reporte final sale del departamento de auditoria interna o del despacho concluye
todo un proceso de actividades profesionales que, sin embargo, debe todava complementarse con
los trabajos de seguimiento.
La distribucin del departamento de Auditoria ha de ser como sigue:
Ejemplar
Objeto
Por
Original
Conservacin en el
de control de la auditora
correspondiente
Primera Copia
de
trabajo
papales
de
de
auditora
correspondiente
Segunda Copia
clase
de
cada
designacin
auditora,
copia
con
de
designacin
la
a
la
tercera
respectiva
una
auditara
reservada
El auditor no deber de mover el informe por un falso concepto por ahorro de tiempo, postergar
la informacin de la totalidad del borrador de su informe hasta despus de marcharse de
la
dependencia que fue examinada y basar la discusin de los resultados del examen practicado en
sus papeles de trabajo.
Si la reunin fue basada nicamente en los papeles de trabajo, existira la posibilidad de que
la exposicin de los hechos en el informe llegase a diferir significativamente de la forma en que
fueron discutidos de palabra, debido a la variacin, muchas veces sustanciales, que por lo comn
existe entre el lenguaje hablado y el escrito.
La discusin previa del informe en modo alguno ha de significar que el auditor habr de
quedar respaldado al resultado de la misma ah que invariablemente tendr que aceptar las
negaciones de los funcionarios locales y modificar su informe en consecuencia. Si dichos
funcionarios no lo puedan demostrar en la discusin, a plena satisfaccin del auditor, que
existan razones fundadas para variar el criterio original de este ltimo, el auditor no deber
alterar la redaccin de su borrador.
El auditor tendr que conservar como papel de trabajo de importancia, la parte del borrador de
su informe que hubiese sido discutido con los funcionarios superiores de la oficina a la que se
le haya practicado el examen.
preguntas que pudieran surgir y a discutir todo aspecto que necesite de la aprobacin
la
de
lo que le interesa
a ste.
Finalidades
La discusin parcial del borrador del informe, de toda auditara operacional-administrativa no
reservada de la parte del borrador que no fue de naturaleza confidencial, con los funcionarios
superiores de la dependencia a que se refiere la auditara, tendr las siguientes finalidades desde
el punto de vista del auditor:
II) Sealar las reas de las operaciones o del trabajo individual en que el auditor hubiese
observado algn punto dbil que requiera atencin.
c)
de:
II) Efectuar las modificaciones necesarias en el borrador del informe si hubiese fundamento
suficiente para ello.
d) Prestar asistencia tcnica en relacin con cualquier material de la competencia del auditor, as
como aclarar las dudas de interpretacin o aplicacin de procedimientos internos que pudiesen
tener los funcionarios locales.
Salvo casos excepcionales debidos a la naturaleza de la investigacin, o bien que se tratara de
observaciones que le dieran el carcter de Informe confidencial, el auditor
interno
llegar
deber
a
un
las operaciones
efectuada.
Si hay desacuerdo entre los responsables de las reas examinadas y el auditor, ste solicitar
que se le presenten por escrito los puntos e vista contrarios, debidamente razonados, y los incluir
en su informe.
En esa discusin el auditor interno podr conseguir pruebas adicionales y elementos de juicio
que, posiblemente, no se le hayan aportado en el desarrollo de su trabajo, lo cual le permitir
obtener la certeza de la solidez de la evidencia que obtuvo: adems de que con esta accin, el
auditor interno demuestra su buena voluntad hacia el auditado.
2.10
reas.
determinadas.
Esta consideracin cobra mayor importancia ante el hecho de que tales fechas representan
para el auditor un parmetro que ser utilizado para programar nuevas revisiones enfocadas a
verificar que las recomendaciones se han puesto en vigor.
Es muy importante contar con un plazo adecuado para que los cambios propuestos
se
emprenda y puedan llevarse a cabo, debiendo considerar que los problemas que los propios
cambios implican son entre otros. La conservacin de un buen ambiente
El plazo puede elegir segn las siguientes formas de aplicar los cambios en la
1.
2.
3.
organizacin:
ao)
depender de la magnitud
de los mismos, ya que puede referirse a toda la organizacin de la empresa. Sin embargo, este
procedimiento radical no siempre produce buenos resultados en virtud de que frecuentemente da
lugar a que los jefes pierdan su seguridad, a que renuncien buenos elementos, y en general, a que
se lesione el espritu de grupo de la empresa .
Tampoco es conveniente ni adecuado hacer que la empresa se acomode inmediatamente
los nuevos cambios, ms an cuando est formada parte de los planes a largo plazo del negocio.
Sin embargo pueden aprovecharse determinadas situaciones que por su naturaleza permitan
acelerar el plazo para llevar a cabo la reorganizacin, como el cambio o llegada de
nuevos
directivos, situacin que puede aprovecharse para reestructurar inmediatamente el rea que le
corresponder a ese nuevo
En otras ocasiones, para una reorganizacin total, tal vez sea preferible poner en prctica un
plan de carcter intermedio entre la estructura existente y la proyectada, y en el cual se incluyan
todos aquellos pasos necesarios para corregir los defectos o fallas ms importantes en el que se
ha venido incurriendo
de reorganizacin.
Los cambios proyectados a corto plazo son aquellos en que la aplicacin vara
entre 6 meses
2.11
Aqu debern de participar todas las personas que estn de alguna forma involucrados en el
rea o reas en donde se originaron las observaciones encontradas a lo largo de la auditoria, ya
sea subordinados y jefes del rea afectada.
Debe quedar bien definido que personas debern establecerse para el seguimiento ya que a
stas, se les informar de los hallazgos en encontrados en el examen y de esta manera, al tener
mejor conocimiento del rea afectada pueden intervenir dando su opinin acerca de cmo podra
llevarse a cabo el seguimiento, es decir, ayudar al mejoramiento del rea en su totalidad y as
cumplir con los objetivos de la empresa y a su mejor desarrollo.
As mismo como ya se menciono anteriormente se deben establecer las fechas para llevar a
cabo el seguimiento y comprometerse a cumplir con los plazos fijados.
CAPTULO III
SEGUIMIENTO DEL INFORME DE
AUDITORA OPERACIONALADMINISTRATIVA.
recomienda:
recomendaciones.
Promover que el rea auditada programe acciones oportunas que aseguren el cumplimiento de
las recomendaciones.
Evaluar los logros y mejoras alcanzados como resultado de la aplicacin de las recomendaciones.
Establecer mecanismos que permitan verificar el resultado de la aplicacin de las recomen-
deficiencias.
El seguimiento se define como un proceso por el que los auditores internos determinan la
propiedad, efectividad y oportunidad de las acciones tomadas
por
la
administracin
sobre
en el reporte de auditora.
estilo. Tal vez encuentre necesario discutir con la direccin general ciertos aspectos de sus
sugerencias, con la idea de impulsar todava ms una administracin
eficiente.
pormenores.
de
auditora
pueden
grupos:
procedimientos.
Las recomendaciones que involucran ajustes o cambios poco significativos, cabe sealar que
el conocimiento que sobre los sistemas tienen empleados de las reas sujetas a modificaciones
facilita que las sugerencias se cumplan con mayor prontitud y eficacia.
Es necesario que el auditor participe en los trabajos de implantacin asesorando al personal en
aquellos puntos en que, a su juicio, es necesario. Cabe aclarar que el auditor debe dejar
perfectamente establecido, que la responsabilidad de la implantacin es
empresa en general y de los empleados del departamento auditado en
del personal de la
particular.
Una intervencin profunda del auditor en la implantacin de sus propias sugerencias, crea el
peligro de conflictos de independencia cuando en revisiones posteriores se enfrente al estudio y la
evaluacin e mtodos y procedimientos cuyos detalles fueron diseados por
l.
Lo cierto es que el auditor debe auto-considerarse como una parte importante del camino que
conduce a la solucin de los problemas que aquejan a su empresa o a su cliente, esforzarse por
contemplar dichos problemas como verdaderamente suyos.
Estas reflexiones basadas en hechos reales y no en hiptesis conducen al
concepto
de
enfoque de negocios en la auditora, puesto en vigor con mpetu en algunas firmas mexicanas de
contadores pblicos durante la dcada de los 80.
El enfoque de negocios en la auditora obliga al auditor a contemplar la empresa como suya; l
es el propietario o principal accionista y tiene el compromiso de mantener esta actitud mental
durante el desarrollo de todo su trabajo y, con ms nfasis,
El auditor que aplica este enfoque de negocios enriquece su examen y provoca mayores
beneficios para la empresa.
La solucin de los problemas localizados en los sistemas ser ms gil y eficaz si el propietario
de la compaa est presente para coordinar y supervisar las actividades que se hacen necesarias.
Ese propietario debe ser el auditor.
Las recomendaciones que implican cambios sustanciales en los sistemas. En estos casos la
seleccin, el diseo y la implantacin de los nuevos procedimientos deben asignarse considerando
las siguientes opciones:
externa.
sugerencias.
Es importante sealar que se requiere una comunicacin constante y formal enfocada a que el
diseo de los procedimientos satisfaga, a juicio del auditor, los requisitos de control interno
establecidos en su reporte.
Dicha comunicacin debe partir del propio auditor y consiste esencialmente
en
visitas
peridicas. Lo que se busca con ello es que el personal encargado de los trabajos de implantacin
encuentre apoyo y asesora para resolver problemas especficos inherentes a una
resiste-
los
trabajos
de
implantacin,
en los
trminos descritos.
La contratacin de asesora externa para establecer nuevos sistemas o modificar los ya
existentes es muy controvertida.
Existen los ejecutivos que se oponen a este servicio porque consideran que es inevitable que
surja un vaci entre los externos, los procedimientos creados por ellos y el personal de la empresa
que vive diariamente desde adentro todas las circunstancias que influyen en el desarrollo de los
trabajos que presupone un sistema.
El asesor externo es un visitante que por su mismo carcter de protagonista transitorio,
contempla la empresa desde una dimensin que se aparta de su realidad cotidiana; su trabajo y
sus propuestas enfrentan el inconveniente que deriva de este hecho.
El riesgo es alto y evidente: Al concluir su intervencin, el asesor externo entregar un
manual de organizacin y procedimientos cuyo contenido es muy tcnico y satisface los
requerimientos bsicos y universales de control, mas no las necesidades de la empresa; el destino
de dicho manual podra ser un librero en la oficina del director gerente, a gran distancia de los
acontecimientos y de los problemas detectados por la auditoria
operacional-administrativa.
delegacin
de
Estas
son apenas algunas de las cosas que llenan de satisfaccin al auditor al vigilar que se cumplan con
las metas emanadas de la auditora realizada por l.
importancia.
Puede analizar con los supervisores responsables los cambios, nuevas instalaciones o
modificaciones, organizacin de funciones, entrenamiento de personal, mejores medios de
comunicacin e informacin, compra y utilizacin de nuevo equipo, expansin o contraccin,
especializacin o diversificacin, centralizacin o descentralizacin, nuevas y mejores normas,
polticas, mtodos y procedimientos.
decisiones.
Cuando no es posible demorar la accin, el auditor necesita analizar de nuevo una situacin de la
manera ms objetiva posible y decidir qu alternativa parece ms ventajosa,
dadas
las
circunstancias.
El seguimiento del auditor empezar inmediatamente al terminarse la auditora o iniciara algn
tiempo despus, para dar tiempo a que las recomendaciones puedan
cumplirse.
Para llevar a cabo la labor del seguimiento el auditor necesitar antes estudiar minuciosamente
la lista de recomendaciones que figuran en su informe de auditora y pasar a investigar cada una
de ellas a fin de determinar su situacin en trminos de ejecucin.
Conviene que el auditor enfoque primero sus esfuerzos a trabajar con quienes estn tratando
de cumplir con las recomendaciones ms fciles de realizar.
Toda recomendacin que no sea admitida de buen grado y puesta en obra deber vigilarse
muy cerca para que se cumpla. Todas aquellas situaciones que no hayan sido objeto de atencin en
un plazo razonable, sern puestas en conocimiento del director general.
Conviene recordar que el programa de auditora susceptible de xito, ser el que prescriba
estudios y evaluaciones peridicas de las funciones y actividades de la
empresa.
resultados.
puntos:
respuestas.
Los trabajos del seguimiento comienzan con estas entrevistas que se basan en el informe de
auditora operacional-administrativa. Durante ellas el auditor da lectura a las sugerencias y a las
fechas en que los departamentos involucrados se comprometieron a
concluir
los
cambios
sugeridos.
El objetivo de las entrevistas es obtener informacin de carcter verbal sobre el cumplimiento
de las sugerencias contenidas en el reporte de auditora.
Otros comentarios relativos a trabajos en proceso para la implantacin de las sugerencias,
constituyen aspectos sujetos a verificacin y dan al auditor una pauta inicial
para
planear
el
esta
persona
utilizar.
cumplimiento
de
las
auditora
de
aos
correctiva.
siguiente:
b.
Recibir y evaluar las respuestas de la gerencia sobre los hallazgos de auditora, durante la
auditora o dentro de un lapso razonable de tiempo despus de que el reporte fue
emitido.
Las respuestas son ms tiles si incluyen informacin suficiente para el director de auditoria
interna para evaluar la propiedad y oportunidad de la accin correctiva.
c.
d.
e.
Reportar a la direccin del estado que guardan las respuestas a los hallazgos de
auditoria.
pueden
presentarse
dos
Correcciones definitivas.
Correcciones temporales.
aceptacin
del
personal
las
recomendaciones de auditor. Son una muestra indudable del xito alcanzado en la auditora
operacional-administrativa; son el resultado de los esfuerzos conjuntos del personal de la empresa
y de los auditores que tuvieron a cargo el desarrollo el examen y la preparacin del informe con
las observaciones y sugerencias.
Las correcciones temporales son el resultado de la resistencia al cambio y se localizan
frecuentemente en la ejecucin de actividades asignadas a personal de menor
jerarqua.
respecto con el auditor. En estos casos, el auditor deber tratar de obtener una explicacin clara
del motivo o motivos subyacentes y convencer a los renuentes de que modifiquen su
actitud.
Es importante sealar que en algunas ocasiones los directores y los gerentes se refieren a
promesas sobre nuevas fechas para el cumplimiento de
las
recomendaciones.
Cuando
esto
irregularidades.
Ests cdulas son el resultado de una auditora de seguimiento, en la cual se constata de que
las recomendaciones hechas por el auditor y las acciones implantadas por el rea revisada, hayan
sido aplicadas
Las acciones realizadas por el rea operativa para dar solucin a la problemtica
planteada.
irregularidades.
Las cdulas de seguimiento deben ser comentadas con el responsable del rea auditada,
antes de quedar plasmadas en el informe de seguimiento de auditora.
programadas.
Monto de la partida de ingreso o gasto que se tomo como muestra para su revisin y
original.
10
11
Tipo de auditoria.
12
13
14
Anotar el porcentaje de avance que el auditor considera que se tiene, de acuerdo con
las acciones implementadas por el rea que fue auditada y a esa fecha no se ha
solventado la observacin.
15
16
18
19
efecto.
(1)
Cdula de Seguimiento
Hoja No. De
(2)
Nmero de auditora
(3)
Nmero de observacin.
(4)
Monto fiscalizable:
(5)
Monto fiscalizado:
(6)
Monto de la irregularidad:
(7)
Sector:
(8)
Registro:
rea auditada:
(10)
Observacin:
Observacin
(15)
Solventada:
(12)
Situacin Actual
(16)
No Solventada:
(9)
(13)
Replanteamiento
(17)
Avance:
(14)
Fecha Compromiso
(18)
Observacin Original:
Recomendaciones Originales:
(19)
Responsable
problemas
que
se
siguientes:
consecuencia, fortalece la postura del auditor durante la discusin del borrador a que nos referimos
posteriormente.
La situacin encontrada por el auditor en sus trabajos de seguimiento es el tercero y ltimo
componente del borrador de este informe. Aqu debe describirse de manera breve y objetiva el
panorama que el auditor o sus ayudantes encontraron con motivo de la aplicacin de los
procedimientos de auditora.
Enfatizar que existen sugerencias de auditora que no fueron corregidas en su momento, para
solucionar problemas especficos.
Hacer hincapi en que dichas sugerencias fueron comentadas y aceptadas por ellos con toda
oportunidad.
Sealar que a la fecha de una nueva intervencin de los auditores, los trabajos
para
seguimiento.
La secuencia de esta reunin debe controlarla el propio auditor. Hay que dar lectura, una por
una, a las sugerencias originales y al reporte de la situacin actual; por cada asunto tratado el
auditor debe obtener nuevamente la respuesta de los funcionarios
involucrados.
Su estructura es similar
elementos:
Cartula.
Resumen.
El resumen est formado por el destinatario, los prrafos de alcance, intermedio y de opinin,
la firma y la fecha que limita la responsabilidad del auditor en relacin con eventos posteriores a la
terminacin del seguimiento.
Es importante sealar que en el prrafo de alcance el auditor debe especificar que su trabajo
tuvo el propsito de verificar el cumplimiento de acciones prometidas por la empresa para resolver
problemas detectados por la auditora operacional-administrativa.
El periodo al cual estuvieron referidos los procedimientos de auditora.
El dato es esencial
involucradas.
En el prrafo intermedio es necesario incluir un resumen elocuente de los hallazgos del auditor
relativos a la implementacin de sus recomendaciones.
Contenido.
3.10
Esto significa que el informe de seguimiento deber de llegar a los funcionarios que estn en
posicin de corregir dichas observaciones.
El auditor entregar el informe de seguimiento a travs de un oficio en el que se incluirn lugar
y fecha de elaboracin, nmero de referencia, referencia del oficio, periodo revisado, indicacin de
que se comentaron los resultados y firma del ttular del rgano interno de
control.
3.11
recomendaciones.
Algunas veces esta fecha es una cuestin de criterio porque es necesario que exista
disponibilidad por parte de la entidad para llevar a cabo el trabajo de auditora.
CAPTULO IV
TIPOS DE INFORME
Tipos de Informe.
informe.
ser:
Peridicos.- Son los que se formulan conteniendo informacin sobre los trabajos desarrollados
en determinado lapso con objeto de enterar a la direccin de los trabajos y avances de
stos.
Finales.- Son los que se presentan al culminar el trabajo y con el cual se da fin a la auditora
operacional-administrativa.
investigacin.
en:
Narrativo.- Aquel que cita en forma detallada y cronolgica el trabajo efectuado con precisin
de datos y circunstancias.
Importanda.- Se detalla por orden de importancia, los trabajos efectuados, de forma tal que
queden en condiciones de interpretar fcilmente su contenido.
Extractado.- Presenta de antemano una sntesis de cada tema para posteriormente explicarlo
detalladamente; su objetivo consiste en que permite dar un rpido conocimiento de las
alternativas y problemas.
incluir:
Informes de entidades que llevan sus cuentas sobre la base de efectivo, lo cual difiera
sustancialmente para la preparacin de prcticas.
que
Informes preparados con fines limitados se pueden presentar en forma de carta en la que se
hace referencia a estudios especiales ( emisiones de bonos)
Informes orales este tipo de informe se da en muchas ocasiones, pero en cierto grado esto es
inevitable debido a que parte del trabajo es llevado a cabo conjuntamente con personal de la
organizacin.
En otros casos es el resultado de acciones emergentes necesarias. Puede ser tambin el
preludio para un reporte escrito formal, adems este ser una parte del mecanismo que complete a
los informes escritos, este no se convierte en un registro de tipo permanente, trayendo consigo
problemas de malentendidos posteriores.
atencin
inmediata. Tambin pueden servir para reportar avances del trabajo, en casos ser de naturaleza
meramente formal y cuando se manejen mediante memoranda son de carcter informal. Este
puede ser una buena herramienta para preparar el informe final.
Informes en formas de cuestionario.- Normalmente este tipo de informe es utilizado slo para
efectos internos dentro del propio departamento de auditora interna. Se trabaja mejor cuando
el alcance de la revisin de auditora se hizo al amparo de procedimientos especficos de
trabajo, y usualmente son para niveles bajos de operacin.
Este tipo de informe puede ser usado bajo circunstancias especiales, pero est limitada su
cuantitativa o financiera.
administracin, pero en otros casos son solamente para la administracin. Estos documentos son
de especial utilidad para la alta administracin quien no hace una revisin exhaustiva
de
los
reportes individuales.
Tambin son de utilidad para el auditor general quien con este instrumento tendr una
perspectiva general del esfuerzo de su departamento, y sobre una base
integrada.
Los informes de progreso. Tienen por objeto mostrar lo que se ha venido haciendo, las
situaciones excepcionales descubiertas, las medidas correctivas aplicadas y las recomendaciones propuestas hasta la fecha.
CAPTULO V
EJEMPLOS DE INFORMES
Ejemplos de Informes.
5.1 Informe Estilo Dictamen.
A los Seores del comit de auditora:
Hemos examinado el departamento de compras de materia prima y materiales de la Compaa
La Moderna, S.A. de C.V. por el perodo de nueve meses terminado el 30 de Septiembre de 2002.
Los manuales polticas y procedimientos
auditora.
Nuestros exmenes fueron realizados de acuerdo con las normas de auditora interna y las
Normas de Auditora generalmente Aceptadas, las cuales requieren que la auditora sea planeada
y realizada de tal manera que permita obtener una seguridad razonable de que los
manuales
de
circunstancias.
Consideramos que nuestros exmenes proporcionan una base razonable para sustentar nuestra
opinin.
Existen algunos problemas relacionados con la organizacin del Departamento de Compras y
con la necesidad de incrementar las medidas de supervisin que Hasta la fecha ha desarrollado la
Gerencia; as mismo, observamos la falta de manuales de procedimientos que incluyan normas
especficas y de observancia uniforme para el desarrollo de las actividades en el rea sujeta a
examen.
En nuestra opinin, basada en la auditora operacional llevada a cabo y excepto por lo que se
seala en el prrafo anterior, los mtodos y los procedimientos que configuran el
compras de materias primas y materiales vigentes en esta
fecha,
son
sistema
de
razonablemente
compaa.
Alcance
Nuestro trabajo de auditora fue efectuado de conformidad con estndares de auditoria
generalmente aceptados. Nuestra revisin se limito al rea de suministros y las actividades de
cmputo que le son relativas.
Resumen
1. El departamento de suministros est excedido en inventarios al 31 de diciembre del 2002 por un total
de $ 875,000.00 dando origen a inversiones innecesarias y sobrecupo de los
almacenes.
2. La facturacin de tiempo de computador fue realizada a cuotas superiores a las autorizadas por un
importe total en exceso de $1,215,000.00 por el ao del 2002.
costos de capital de $ 351,000.00 causados por el pago de intereses a la tasa promedio del 34%
prevaleciente durante el ao de referencia.
El exceso de inventarios fue causado en parte por el hecho de que la empresa no registr
devoluciones de partes devueltas de las reas de produccin; como resultado, las compras fueron
fincadas sobre la base de unos registros que no reflejaban las devoluciones apuntadas. Aun
cuando los registros fueron ajustados al cierre del ejercicio para que reportaran las existencias
fsicas, la informacin que suministraron durante el ao fue errnea.
Recomendaciones
a. Se deben revisar los procedimientos para que permitan registrar las partes no usadas devueltas de
las reas de produccin.
b. Reduccin compras hasta que se absorban los sobrantes de inventarios.
3.
Hallazgos
Las cuotas base para facturacin de tiempo de computador no fueron ajustados al inicio del
ejercicio para que reflejaran los costos correctos. Al cierre del 2002 el centro de cmputo factur
en exceso $ 1,215,000.00 , mismo que se considera como reserva financiera.
Como resultado, los departamentos usuarios fueron cargados con exceso de tiempo de
computador, y el ingreso del perodo est sobreestimado.
El centro de cmputo no ha reducido sus cuotas de cobro a efecto de contar con una reserva
que cubra posibles incrementos en costos, o bien que se reduzcan sus
usuarios.
Recomendaciones.
a) Se deben establecer procedimientos que permitan ajustar peridicamente las cuotas de cmputo y
que reflejen costos corrientes.
b) Los cobros expedidos deber ser acreditados a los usuarios para que se refleje un ingreso correcto.
Comentarios del Auditado.
El personal de La Moderna, S.A. de C. V. est de acuerdo con
los
hallazgos
recomendaciones y empiezan a adoptar medidas correctivas. Sin embargo, con respecto a las
cuotas de tiempo de computador, solicita que se mantenga una reserva de $ 75,000.00 para iniciar
el ao 2002.
El departamento de auditoria interna desea expresar su agradecimiento por la cooperacin
recibida durante la revisin por parte del personal y funcionarios de La Moderna, S.A.
de C.V.
A t e n t a m e n t e.
Pedro Hernndez,
Auditor General
Distribucin
Y. Garca
Vicepresidente General
C. Montes
Vicepresidente de Finanzas
A. Gonzlez
Vicepresidente de Compras
F. Ramrez
Vicepresidente de Produccin
R. Jimnez
Vicepresidente de Mercadotecnia
P- Hernndez
Ref. CI-32/68
Asunto: Informe de Auditora
de
comisin
Ref.
32/68,
del
Ing.
Francisco Herrera Espaa. Por el periodo comprendido del 1 de Noviembre del 2000 al 31 de
Octubre del 2001, en el que se determinaron las observaciones que se describen
Sin otro particular, reitero a usted la seguridad de mi atenta y distinguida
en el anexo.
consideracin.
A t e n t a m e n t e.
El Contador Interno.
rea o Departamento:
Rengln
Revisado:
Periodo
Revisado:
CONFIDENCIAL
Revisin No. 40
ndice
I.Objetivos
II.Alcance
III.Resumen
IV.Resultados
I. Objetivos.
Comprobar que la estructura orgnica del departamento de Control y Mantenimiento de
Vehculos se encuentra autorizada y opera en la prctica.
Verificar la razonabilidad del monto de los gastos que se realizan por concepto de reparacin
de trasportes en talleres externos.
Comprobar que los saldos de las tarjetas de refacciones correspondan a las
existencia fsicas.
Comprobar que los trasportes presten sus servicios para los fines de la
entidad.
II.Alcances.
Se constato al 100% la plantilla del personal que se encuentra adscrito al rea de Control Y
mantenimiento de Vehculos.
Se comprob el total de gastos hechos por la reparacin de trasportes en talleres externos, por
los meses de Diciembre del 2000 y Mayo, Junio del 2001.
Se verificaron selectivamente (50%) los saldos en tarjetas contra las existencias fsicas de
refacciones .
Se verific el procedimiento para abastecer el combustible y lubricantes los tractocamiones y
automviles de los funcionarios.
Se verificaron las bitcoras de mantenimiento de los tractocamiones por los meses de
Noviembre y Diciembre del 2000 y Septiembre del 2001, con respecto al consumo
de lubricantes.
Se verific al 100% que los trasportes de la entidad prestan el servicio para fines de la
organizacin.
Se verific en un 100% el presupuesto asignado contra el ejercido en el rea de Control y
Mantenimiento de Vehculos.
III.
Resumen.
no fueron comprobados.
Resultados.
necesario
entonces
que
el
Departamento
Jurdico
finque
trasporte.
las
responsabilidades
seguros.
los
gastos
general.
Lo anterior se constat al pasar revista los das 5 y 6 de febrero del 2001 ( Sbado y Domingo),
y no encontrar fsicamente en el estacionamiento a las unidades antes citadas ni obtener evidencia
de que estuvieran prestando servicios a la entidad.
Esto nos llevo a entrevistar a los chferes, quienes nos informaron que esta situacin se debe
a que, tanto el jefe del rea de control y mantenimiento de vehculos, as como los chferes de
estas unidades deseaban obtener beneficios econmicos adicionales a sus percepciones adems
de que no existe un servicio de vigilancia para la entrada y salida de los
transporte.
Esta situacin da lugar a que la entidad sea multada por las autoridades correspondientes, al
ser utilizadas las unidades para fines distintos a las que estn destinadas, as como los
compartimientos para la carga de los productos terminados se contaminen por transportar artculos
en mal estado, animales, etc.
Adems de lo anterior la vida probable de estas unidades se reducir, con la consecuencia de
efectuar gastos adicionales para su mantenimiento.
Por lo anterior, se sugiere que las unidades dejen de prestar el servicio de
mudanza
Mantenimiento
de
vehculos
contempla, a partir de noviembre de 2000, cinco plazas que no estn autorizadas por las oficinas
centrales, ni son necesarias para el funcionamiento de la planta.
Las erogaciones que se han efectuado por este concepto importante hasta la fecha 50,000.00.
Esto es consecuencia de que el superintendente de planta autorizo la creacin de esas plazas sin
consultar al Departamento de Recursos Humanos, lo que ocasiona la desviacin de recursos
financieros al incluir en la nomina a estos empleados.
En tales circunstancias, el superintendente de planta debe ordenar la baja de este personal y
solicitar a la direccin de finanzas la autorizacin de las remuneraciones pagadas por esas
5.- Bitcoras para el Abastecimiento de Combustible y Lubricantes sin
plazas.
autorizacin.
en las bitcoras.
Registro:
Hoja No. de
Area Revisada:
Tipo de Auditoria:
No. De Auditoria:
Oficio No.
Fecha:
los
auditores comisionados con los servidores pblicos superiores y de mandos medios, responsables
de atenderlas.
De las (anotar la cantidad total de observaciones determinadas) observaciones que se
consignan en el apartado V cdulas de observaciones, destacan
(Citar de manera clara y precisa la principal problemtica detectada, de acuerdo con los
sealamientos del numeral).
Al respecto, le solicito gire sus instrucciones a fin de que se implementen las
medidas
correctivas y preventivas acordadas a los trminos y plazos establecidos con el rea auditada, toda
vez que en un plazo de (mencionar el tiempo en que se realizara la auditora de seguimiento)
realizaremos la auditora de seguimiento correspondiente, a fin de constatar la solventacin de las
observaciones detectadas.
Atentamente .
Titular del rgano Interno de Control
(o de Control Interno o a quien ste haya designado).
(Nombre y firma del titular o de quien ste haya designado).
C.c.p. (Anotar las instancias a las cuales se turnara copia del informe)
Nombre de la Entidad
Sector :
Registro:
Hoja No.
de
rea Revisada:
Tipo de Auditora:
No. De Auditora:
Informe de Auditora
Nmero de Auditora:
Sector: (Nombre del sector o dependencia, rgano Desconcentrado o
Entidad).
Nombre de Entidad
Sector:
Registro:
Hoja No.
de
rea Revisada:
Tipo de Auditora:
No. De Auditora:
ndice
Pagina
I.
Antecedentes.
II.
III.
IV.
V.
Cedulas de Observaciones.
Nombre de Entidad
Sector:
Registro:
Hoja No.
de
rea Revisada:
Tipo de Auditora:
No. De Auditora:
I. Antecedentes.
Indica la causa que dio origen a la revisin, as como el nmero y fecha de la orden de
auditoria, fecha de notificacin y los datos de quien la recibi.
Sealar el rea que se audito, as como su objetivo primordial.
II.Periodo, Objetivo y Alcance de la Revisin.
II.1. Periodo.
Deber sealarse el lapso en el que se realizo la auditora.
II.2. Objetivo.
Deber sealarse los propsitos que se persiguieron con la revisin efectuada, mismos que
debieron determinarse desde el momento de hacer la planeacin de la auditora, dichos objetivos
debern presentarse de manera clara y concisa.
Nombre de Entidad
Sector:
Registro:
Hoja No.
de
rea Revisada:
Tipo de Auditora:
No. De Auditora:
II.3. Alcance.
Se puntualizara el periodo que comprendi la revisin y el ejercicio analizado, identificado por
cada partida, cuenta o rubro de revisin, el volumen de las actividades y operaciones revisadas,
as como el importe que representaron, de acuerdo con los universos
determinados
de
conformidad
con
las
finalidad de captar la atencin en inters haca aquellos aspectos relevantes que requieren mayor
cuidado y celeridad para su resolucin.
Por ello, es necesario realizar un anlisis de los resultados obtenidos, a fin de identificar las
causas originales que provocan las deficiencias , efectuando
una
interrelacin
de
las
observaciones que permita visualizar la problemtica y las repercusiones que pueden originar en
otras reas, programas u operaciones.
IV.
Deber plasmarse la opinin que como resultado de la operacin practicada tiene el auditor
sobre los logros alcanzados, el cumplimiento de objetivos, metas, normatividad aplicable y
confiabilidad de los sistemas de control e informacin del rea auditada.
La recomendacin que se plantee deber apoyar a la solucin de la problemtica detectada,
cuidando de mantener congruencia con las recomendaciones contenidas en las cedulas del
observaciones. Adems, la recomendacin debe ser objetiva, aplicable, concreta y dirigirse al
origen de las desviaciones, evitando en todo momento textos ambiguos que no fomenten acciones
concretas.
V.Observaciones.
En este apartado se anexa copia de las cedulas de observaciones debidamente
firmadas.
CAPTULO VI
CASO PRCTICO.
Caso Prctico.
6.1 El Informe de Auditora Operacional-Administrativa Enfocado al Sector
Pblico.
Orden de Auditora.
Instituto de Seguridad y Servicio Social de los Trabajadores del Estado
7-
Para tal efecto se servir proporcionar a los C. C. Auditores Pblicos: C.P. Jos Villagrana
Robles Coordinador de Auditoria C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditoria, los registros,
reportes, informes, correspondencia, y dems efectos relativos a sus
operaciones,
de
consecucin de metas que estime necesario, as como suministrarles todos los datos e informacin
que soliciten para la ejecucin de la auditora.
las
facilidades
necesarias para la realizacin de su cometido. Y queda apercibido que de no dar las facilidades
necesarias, oponerse a la prctica de la auditoria o no proporcionar en forma completa y oportuna
los informes, datos y documentos a los auditores comisionados, se les proceder de conformidad
con la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos.
A t e n t a m e n t e.
Director General
Sector: No Sectorizado
rea Revisada: Coordinacin de
Presente .
Sector: No Sectorizado
Hoja No. 2 de 12
No. De auditora:
7-21.01.00
1.
2001.
2.
Incremento a los Costos Unitarios del Servicio de Limpieza por el Periodo del 16 de Febrero al
31 de Diciembre de 2001.
3.
Febrero de 2001.
4.
5.
6.
2001.
2001.
8.
9.
2001.
Sector: No Sectorizado
Hoja No. 3 de 12
No. De auditora:
7-21.01.00
DIT-02/00-
Al respecto, les cito gire sus instrucciones a fin de que se implementen las medidas correctivas
y preventivas acordadas conforme a los trminos y plazos establecidos con el rea auditada, toda
vez que en un plazo de 30 das realizaremos la auditora de seguimiento correspondiente, a fin de
constatar las solventacin de las observaciones detectadas.
A t e n t a m e n t e.
Sector: No Sectorizado
Hoja No. 4 de 12
No. De auditora: 7-21.01.00
Informe de Auditoria.
Sector:
No Sectorizado.
Dependencia:
Area Auditada
Tipo de Auditoria:
Especifica.
Periodo Revisado:
Fecha de Inicio:
Fecha de Conclusin:
Fecha de Distribucin:
Coordinador
Sector: No Sectorizado
ndice.
I.
Antecedentes.
V.Cedula de Observaciones.
Hoja No. 5 de 12
No. De auditoria: 7-21.01.00
Sector: No Sectorizado
Hoja No. 6 de 12
No. De auditoria:
7-21.01.00
I. Antecedentes.
El ISSTE es una institucin que proporciona proteccin, a los grupos ms necesitados por
motivo de edad o incapacidad.
En el ao de 1959, el presidente Adolfo Lpez Mateos present al Congreso de la Unin la
iniciativa de la ley para la creacin de ISSSTE. Su aprobacin fue publicada en el Diario Oficial de
la Federacin el 30 de Diciembre. Por lo que en enero de 1960 la nueva Institucin comenz sus
actividades.
El ISSSTE de acuerdo a su ley, amplio las reas de sus servicios, cubriendo tanto prestaciones
relativas a la salud, extendiendo estos beneficios a los familiares de
los
trabajadores
pensionistas.
Las personas protegidas por el Instituto comprenden a los trabajadores al servicio de la
Federacin y del Departamento del Distrito Federal, trabajadores de Organismos Pblicos que por
Ley o por acuerdo del Ejecutivo Federal sean incorporados al rgimen.
La ampliacin de la atencin a la salud, marco un proceso de construccin, adquisicin y
adaptacin y adaptacin de centros hospitalarios, entre los que se encontraban el Hospital 20 de
Noviembre y Hospitales privados.
En la actualidad el ISSSTE protege alrededor de ocho y medio millones de habitantes
del pas.
El ISSSTE se rige por una Junta Directiva constituida por 11 personas entre los cuales
se
cuentan cuatro secretarios de Estado y el Director General del Instituto, que es nombrado por el
Presidente de la Republica.
Sector: No Sectorizado
Hoja No. 7 de 12
No. De auditoria:
7-21.01.00
Para otorgar los servicios de salud se tiene 1.202 unidades mdicas: 1096 de primer nivel, 95
de segundo y 11 de tercer nivel de atencin. Entre estas ltimas est el Centro Medico Nacional 20
de Noviembre.
El reto, la responsabilidad y el compromiso social para el Instituto de Seguridad y Servicios
Sociales de los Trabajadores del Estado, consiste en proporcionar a los servidores pblicos y
familiares asegurados mas y mejore servicios de salud, prestaciones, viviendas
crditos
pensiones, que les permitan la tranquilidad de saber que el nivel y la calidad de su vida no
sufrieran, dentro de lo posible.
II.Periodo, Objetivo y Alcance de la Revisin.
II.1. Periodo.
Esta revisin se efecto de acuerdo a la orden de auditoria No. 234 De fecha 05 de Noviembre
del 2001.
En donde se comprende el periodo de revisin del 01 de Enero
en la ciudad de Mxico.
II.2. Objetivos.
Valuar el Control Interno, para el correcto manejo de todas las bases de licitacin que sean
publicadas por el Instituto.
Verificar que las bases de licitacin estn elaboradas de acuerdo a las Leyes tanto del organismo
como la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Publico.
Sector: No Sectorizado
Hoja No. 8 de 12
No. De auditoria:
7-21.01.00
Revisar que las bases de licitacin estn debidamente elaboradas, y revisadas por los
funcionarios competentes del Instituto.
Revisar que en el Instituto haya una correcta supervisin del servicio por parte de la empresa
que nos preste el servicios y que el servicio se este llevando a cavo a lo que marca el contrato
de prestacin del servicio y lo que se requiri en las bases de licitacin por parte de este
Instituto.
Verificar que las bases de licitacin contemplan toda la informacin sustantiva para una
adecuada toma de decisiones en la evaluacin de ofertas y asignaciones.
servicio
de
designado.
Revisar que las prorrogas de contratos que son autorizadas no rebasen el limite autorizado
normativamente.
II.3. Alcance.
de
limpieza,
Se comprobaron el total de los gastos hechos para las partidas 3507, 3508, 3509
correspondientes a servicio de limpieza, servicio de vigilancia por el ejercicio comprendido del
01 de enero al 31 de diciembre del 2001.
Sector: No Sectorizado
Hoja No. 9 de 12
No. De auditoria:
7-21.01.00
Se verifico selectivamente (50%) los gastos hechos para la partida 3510 de combustibles, por
los meses comprendidos febrero, mayo y septiembre.
Las pruebas se llevaron a cabo en conformidad con las Norma Generales de Auditoria Pblica
y aplicando los Procedimientos de Auditoria.
III.
2001.
Esta Delegacin no cont con la suficiencia presupuestal para cubrir el contrato, esta
situacin se confirma con diversos oficios girados por esta delegacin a la Subdireccin General de
Finanzas.
Incremento a los Costos Unitarios del Servicio de Limpieza por el Periodo del 16 de
Febrero al 31 de Diciembre de 2001.
Durante la vigencia del contrato, la delegacin otorgo 2 incrementos al costo unitario por
diciembre.
Sector: No Sectorizado
Hoja No. 10 de 12
No. De auditoria:
7-21.01.00
febrero de 2001, esta delegacin formalizo una prorroga al contrato del ejercicio de 2000, con la
empresa Master Clean, S.A. de C.V..
detectada.
2001.
Pblico).
Sector: No Sectorizado
Hoja No. 11 de 12
No. De auditoria:
7-21.01.00
Incremento a los Costos Unitarios del Servicio de Limpieza por el Periodo del 16 de
Febrero al 31 de Diciembre de 2001.
La Subdireccin de Administracin conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurdica,
Requieran a la empresa Master Clean, S.A. de C.V. el pago de los $ 348,392.74 por
concepto de incrementos improcedentes del ejercicio 2001.
En caso contrario el servidor pblico se apegara a la sancin que seala la Ley Federal de
Responsabilidades de los Servidores Pblicos, por ser quien autorizo los incrementos en
2000, ya que desde esa fecha se viene arrastrando la problemtica.
Requieran a la empresa Master Clean, S.A. de C.V. el reintegro de los $ 78,948.00 por
concepto de servicios no devengados.
Sector: No Sectorizado
V. Observaciones.
Hoja No. 12 de 12
No. De auditoria: 7-21.01.00
Hoja
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
1)
2001.
Contrato
Diferencia
4754,250.00
($ 504,250.00)
Diferencia
Contrato
Disponibilidad
-$504,250
$4,754,250
$4,250,000
Esta situacin se confirma con diversos oficios girados por esta delegacin a
la
Subdireccin
General de Finanzas, donde requiere una ampliacin presupuestal de $ 172,000.00 para poder
cubrir el contrato de limpieza.
C.P. Jos Villagrana Robles
Coordinador de Auditora
Hoja
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Es de comentar que a la fecha de la presente revisin, la partida 3507 no cuenta con suficiencia
para cubrir el resto del ejercicio.
Causas.
- El comit estatal de Adquisiciones en su sesin primera extraordinaria del 12 de Febrero del 2001
autoriza la celebracin de la licitacin de limpieza, no obstante de carecerse de suficiencia
presupuestal.
- Incumplimiento del Comit Estatal de Adquisiciones y Subdelegada de Administracin y Obras
Pblicas (no licitar sin suficiencia presupuestal).
Efectos.
- Se tengan que afectar otras partidas presupustales para cubrir el dficit de la partida 3507, por
importe de $ 438,756.00
- Posible aplicacin de sanciones conforme a los artculos 59 a 64 de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.
un
Hoja
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
Correctivas.
La presente situacin de auditoria ser turnada a la Sub. contralora de Procedimientos y
Responsabilidades, a efecto de que determine la posible aplicacin de sanciones, por el
incumplimiento en el artculo 45 Fraccin 1 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios
del Sector Pblico.
Se solicite nuevamente a nivel central, la ampliacin a la partida 3507, para estar en condiciones
de cumplir en tiempo los compromisos de pago.
En el caso de que se incurra en mora y los proveedores soliciten el pago de gastos financieros,
stos estarn a cargo de los servidores pblicos que autorizaron la celebracin de la licitacin
(artculo 51 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector
Pblico).
Preventiva.
El Comit Estatal de Adquisiciones, se abstenga de emitir disposiciones en contravencin a lo
dispuesto por la Normatividad que rige la materia.
La Subdelegada de Administracin no deber publicar o adjudicar contratos si no cuenta con la
total suficiencia presupuestal.
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Subdirector de Admn.
Subdirector Jurdico.
Hoja
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
2) Incremento a los Costos Unitarios del Servicio de Limpieza por el Periodo del 16 de
Febrero al 31 de Diciembre de 2001.
Para la prestacin del servicio de limpieza en el periodo del 16 de Febrero al 31 de Diciembre del
2001, se formaliz un contrato con la empresa Master Clean, S.A. de C.V., con un costo total de
$ 4754,250.00
Durante la vigencia del contrato, la delegacin otorgo 2 incrementos al costo unitario por
elementos, derivado de los aumentos al salario. en los meses de abril y
diciembre.
100%
Original
12%
3%
Modificac Modificac
100%
12%
3%
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditora.
Hoja
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
esta comisin de Auditoria considera que el otorgamiento de los incrementos es improcedente, ya
que tanto las bases de licitacin como el contrato de prestacin de servicios, claramente estipulan
que los precios son fijos y que la empresa absorber cualquier incremento que se derive durante la
prestacin del servicio.
Es importante mencionar que los 2 incrementos, fueron formalizados mediante convenios
modificatorios al contrato, en los cuales se indica que los mismos se dan por incremento a los
salarios mnimos y que dichas modificaciones se contemplan en las bases y sus especificaciones
tcnicas de la licitacin, en el contenido del contrato y en apego al artculo 52 de la Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico. En relacin a lo antes expresado es
conveniente realizar las siguientes aclaraciones:
Pblico.
Hoja
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
De igual forma dicho articulo establece, que se abstendr de hacer modificaciones que se refieran
a precios.
Como se puede observar los supuestos utilizados refuerzan la opinin de esta comisin de
Auditoria.
C.P. Jos Villagrana Robles
Coordinador de Auditora
Hoja
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Con fecha 21 de Octubre del 2001, el Subdirector de Administracin, entrego a esta Comisin de
Auditoria, un escrito que se denomina:
Fundamento legal a los incrementos de salario mnimo, en dicho documento la funcionaria
establece los siguientes supuestos para otorgar los incrementos.
Pblico.
El artculo 82 de la Ley Federal del trabajo, establece que el salario es la retribucin que
debe pagar el patrn al trabajador por su trabajo.
El artculo 90 de la misma Ley, indica que el salario mnimo es la cantidad menor que debe
recibir en efectivo el trabajador, por los servicios prestados en una jornada
laboral.
Hoja
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Como puede observarse el salario lo debe pagar el patrn al trabajador y en este caso, el
instituto no contrata la mano de obra, sino un servicio subrogado en el cual el patrn, es la
empresa contratada.
incremento.
Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico refiere que las modificaciones no podrn
afectar a los precios originalmente pactados.
Causas.
Hoja
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Efectos.
- Afectacin al presupuesto institucional por un importe de $ 348,392.74, derivados de incrementos
de costos improcedentes.
Soluciones.
Correctivas.
La Subdireccin de Administracin conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurdica,
implementarn las siguientes medidas:
Requieran a la empresa Master Clean, S.A. de C.V. el pago de los $ 348,392.74 por
concepto de incrementos improcedentes del ejercicio 2001.
necesarios.
Hoja
10
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
es
los
supuestos
30 de Abril de 2002.
Subdirector de Admn.
Subdirector Jurdico.
Hoja
11
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito FederalAudito
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
3)
Contratacin del Servicio de Limpieza en el Periodo del 1 de Enero al 15 de Febrero
2001.
Para la prestacin del servicio de limpieza , durante el periodo del 1 de enero al 15 de febrero de
2001, esta delegacin formalizo una prorroga al contrato del ejercicio de 2000, con la empresa Master Clean, S
Convenio
Diferencia
$106,202.
Original
Modificatorio
500000
450000
400000
350000
300000
250000
200000
150000
100000
50000
0
Contrato
siguientes
Hoja
12
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
2000.
El precio pagado durante el periodo del 1 de enero a l 15 de febrero de 2001, representa una
diferencia de $ 106,202.84, en relacin al importe contratado originalmente.
Causas.
originalmente.
Hoja
13
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Efectos.
- Afectacin Econmica al instituto por $ 106,202.84, derivado del pago de la prorroga de 2001,
con los incremento de precio improcedente otorgado en 2000.
Soluciones.
Correctiva.
La Subdelacin de Administracin conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurdica, implementaran
las siguientes medidas:
En caso contrario el servidor pblico se apegara a la sancin que seala la Ley Federal de
Responsabilidades de los Servidores Pblicos, por ser quien autorizo los incrementos en
2000, ya que desde esa fecha se viene arrastrando la problemtica.
necesarios.
Es importante mencionar, que en el expediente de la licitacin, fuel localizada la fianza original No.
75139 presentada por Master Clean, S.A. de C.V., para garantizar el cumplimiento del contrato
2000, misma que previo anlisis de la Unidad Jurdica, podra ser utilizada para requerir
C.P. Jos Villagrana Robles
Coordinador de Auditora
el pago de
Hoja
14
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
las afectaciones originadas por los pagos improcedentes efectuados a dicha empresa. No se emite
mencionar que se tendr que calcular y requerir a la empresa, el importe que resulte del pago
improcedente, por concepto de los centros de trabajo del Sistema Integral de Tiendas
y Farmacias.
Preventiva.
Las modificaciones y prrrogas a los contratos, debern efectuarse con estricta sujecin a lo
dispuesto en el artculo 53 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector
Pblico,
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Subdirector de Admn.
Subdirector Jurdico.
Hoja
15
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
4)
Distrito Federal.
El costo unitario contratado para las unidades mdicas del Estado corresponden al calculo del
factor de 30.4 das.
Por lo anterior se concluye que la empresa ofreci y el Instituto contrat el servicio de lunes a
domingo, en la totalidad del los Hospitales.
Al respecto ni el Departamento de Servicios Generales ni
la
Subdireccin
Mdica
pudieron
certificar que el servicio se prest en el ejercicio de 2001 los das Domingo y das Festivos en los
centros de trabajo de la zona sur del Distrito Federal, ya que no cuentan con la lista de asistencia
correspondientes; es importante mencionar que los Hospitales. si labora los
C.P. Jos Villagrana Robles
Coordinador de Auditora
domingos.
Hoja
16
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
De lo antes expuesto, se deriva el incumplimiento de la empresa en la prestacin del servicio, en el
hospital Regional Adolfo Lpez, al no cubrir un total de 60 domingos y das festivos, con 50
empleados, que representan un importe de $ 78,948.00.
Dias no Laborados
$2,322,152.11
$78,948.00
3%
Causas.
Hoja
17
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Nula supervisin a la presentacin del servicio, por parte del Departamento de Servicios
Generales.
Efecto.
- Afectacin econmica al instituto por $ 78,948.00, derivado del pago a Master Clean, S.A. de
C.V., por concepto de servicios no proporcionados.
Soluciones
Correctivas.
La Subdelegacin de Administracin conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurdica,
implementarn las siguientes medidas de solucin:
Requieran a la empresa Master Clean, S.A. de C.V. el reintegro de los $ 78,948.00 por
concepto de servicios no devengados.
C.P. Jos Villagrana Robles
Coordinador de Auditora
Hoja
18
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
En caso contrario la devolucin del importe estar a cargo de los siguientes servidores
pblicos.
licitacin.
Lic. Rodolfo Prez Lpez Coordinador del Departamento de Servicios Generales.Responsable de la coordinacin en la prestacin del servicio y supervisin del
mismo.
necesarios.
Preventiva.
En futuras licitaciones, tanto la Subdelegada como el Jefe de Servicios Generales, en sus
respectivo mbitos de actuacin,
Hoja
19
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
No se omite mencionar que es necesario, se de a conocer a los centros de trabajo, las condiciones
de trabajo en que se prestar el servicio.
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Subdirector de Admn.
Subdirector Jurdico.
Hoja
20
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
5) Prestacin del Servicio de Limpieza en el Periodo del 1 de Enero a
16 Febrero de 2001.
Para la presentacin del servicio de limpieza durante el periodo de 1 de Enero a 16 de Febrero del
2001 la Delegacin celebr una prrroga al contrato del ejercicio del 2000. con la empresa Master
Clean, S.A. de C.V..
Al respecto se observa que la modificacin en comentario, se formaliz cuando ya haba vencido la
vigencia del contrato 2000 y que el importe
pagado, representa
$ 50,250.00 de ms, en
Durante el ejercicio de 2000. se otorg un incremento a los costos pactados, sin que se
haya localizado la modificacin formal al contrato.
el
Hoja
21
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
artculo 52 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico, (Las
modificaciones se realizaran siempre y cuando, los precios sean
igual
los
pactados
que
se
Hoja
22
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
pblicos antes sealados, conjuntamente con el jefe de la Unidad Jurdica Delegacional, requieran
a la empresa Master Clean, S.A. de C.V., el reintegro de los $ 50,250.00 determinados, o en su
caso al Lic. Armando Trevio Abate Subdirector de Administracin por ser quien autorizo el
incremento de los precios.
Es de mencionar que la falta de implementacin de las presentes medidas de solucin,
es
Fecha Compromiso
Pblico.
30 de Abril de 2002.
Subdirector de Admn.
Subdirector Jurdico.
Hoja
23
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
6) Convenio Celebrado Al Contrato De Servicio De Vigilancia de 2000. Para La Prestacin
Del Servicio Del 1De Enero Al 15 De Febrero Del 2 001.
Para la prestacin de servicio de vigilancia, durante el periodo del 1 de Enero al 15 de Febrero de
2001, se formaliz un convenio al contrato del ejercicio 2000, con
la
empresa
Lideres
en
pactados
contrato ).
C.P. Jos Villagrana Robles
Coordinador de Auditora
en
Hoja
24
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
$4,000,000.00
$3,507,284.95 100%
$3,500,000.00
$3,000,000.00
$2,500,000.00
$2,000,000.00
$1,500,000.00
$1,000,000.00
$500,000.00
$0.00
$591,416.67
$486,145.16
1
17% Contrato
Convenio
14%
Modificacin
Modificacin
$486,145.16
14%
Convenio
$591,416.67
17%
Contrato
$3,507,284.95
100%
Modificacin
Convenio
Contrato
Hoja
25
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
CAUSAS.
Lic. Amado Trevio Abate. Subdirector de Administrador y el Lic. Luis Fernando Basteris
Cantn Delgado de la Zona Sur del Distrito Federal son los servidores pblicos que
autorizaron el incremento de precios y la prorroga al contrato del 2000.
EFECTO.
Hoja
26
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
CORRECTIVAS.
El Subdirector de Administracin conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurdica, requerirn a la
empresa Lideres en Vigilancia, S.A. de C.V., el reintegro de los $ 591,416.67 determinados como
improcedente por concepto del incremento a los precios estipulado en el convenio modificatorio al
contrato del 2000.
Que los funcionarios competentes que autorizaron dicho incremento en los precios se aboquen a la
bsqueda de las bases de licitacin a fin de constatar que el incremento es procedente y en caso
de no localizarlas los funcionarios antes mencionados estarn sujetos a lo dispuesto en la Ley
Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos. En caso contrario el Jefe de la Unidad
Jurdica proceda conforme a derecho a requerir que este importe
sea
reintegrado
por
los
ISSSTE.
PREVENTIVA.
Toda modificacin a contrato deber estar estrictamente apegada a lo dispuesto en el artculo 44
de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico. y dems Normatividad
de Orden Federal e Institucional que rige la materia, de igual forma no proceder incremento
alguno que no est normado en las bases de licitacin y pactado en contrato.
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Subdirector de Admn.
Subdirector Jurdico.
Hoja
27
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
7) Lneas de Telefona Celular Contratadas Fuera de Norma en el Ejercicio de
2001.
celular.
Del anlisis a nivel jerrquico de los servidores pblicos usuarios y del ejercicio del gasto, se derivo
lo siguiente:
02290
asignado
al
Subdelegado).
No obstante lo anterior, en ambas lneas hay excedente entre el limite marcado y el gasto mensual
por $ 13,080.72.
Las 6 lneas restantes se consideran fuera de norma, por exceder el numero de lneas
autorizadas al Delegado (2) y estn asignadas a servidores pblicos, de nivel jerrquico
inferior (4) sin que se cuente con la autorizacin expresa del Director General del
CONTRATO S
02125
00007
00008
02291
02368
02378
C.P. Jos Villagrana Robles
Coordinador de Auditoria
IMPORT E
$19,343.25
$14,191.20
$4,723.90
$47,236.53
$7,979.64
$2,228.30
$95,702.82
Instituto.
Anexo 1
Hoja
28
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Causas.
Incumplimiento por parte de la Delegacin estatal, a los siguientes procesos
normativos.
telefona
celular,
para
las
Acuerdo por el que se expiden las normas, criterios y bases generales en materia de
racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria que se debern observar, durante el
ejercicio fiscal de 2001 en el ISSSTE.
Hoja
29
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Como se observa la normatividad que rige la materia, es clara al referir que el nico en autorizar
lneas adicionales es el Director General del Instituto no teniendo el Delegado Estatal la facultad
para ello; de igual forma los excedentes al limite mensual, sern cubiertos por los usuarios sin
excepcin.
Efectos.
Requerirn a los usuarios de las lneas con numero de contrato VI 01879 y VI 02280, el
reintegro al Instituto a los $ 13,080.72, por concepto de gastos excedentes al limite
autorizado.
Por lo que se refiere al contrato 0215, 0007, 0008, 02291, 02368 y 02378, se solicite al
Director General del ISSSTE, la autorizacin para regularizar dichas lneas.
Hoja
30
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
En el caso de que las lneas no sean autorizadas, se requerir a los usuarios el pago total
erogado que asciende a $ 95,702.86 y se cancelen de manera inmediata los
contratos.
Si las 6 lneas son autorizadas, se tendr que requerir a los usuarios el importe excedente
del gasto ($ 51,907.28) ya que la normatividad es clara al indicar que estos excedentes,
sern cubiertos por los usuarios y no establecen ningn tipo de autorizacin,
para
Hoja
31
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
La omisin a las presentes medidas de solucin, es susceptible de sancin, conforme a la Ley
Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos.
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Subdirector de Admn.
Subdirector Jurdico.
Hoja
32
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
siguiente:
Jurdica
Auditora,
Causas.
combustible
de
acuerdo a la plantilla vehicular, asignada a cada unidad), 3.4 (Los vales de combustible
debern ser utilizados nica y exclusivamente en vehculos oficiales) y a las polticas de
operacin en el punto 5.2.1.3 (Utilizar los vales de combustible nica y exclusivamente en
el vehculo el cual fue destinado).
C.P. Jos Villagrana Robles
Coordinador de Auditora
Hoja
33
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Soluciones.
Correctivas.
El Subdelegado de Administracin conjuntamente con el Jefe de Servicios Generales, solicitara a
la Subdireccin de Servicios Generales la regularizacin de las dotaciones a vehculos particulares,
remitiendo a la Contralora General del ISSSTE la evidencia de dicha
autorizacin.
Hoja
34
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
Preventiva.
El Jefe del Departamento de Servicios Generales de escrito cumplimiento al Manuel de
Procedimientos para la Dotacin de Combustible y Lubricantes, mismo que refiere que nicamente
se le otorgara combustible a los vehculos oficiales asignados a cada centro de trabajo, en el caso
de que por las limitantes de la plantilla vehicular, sea necesario dotar combustible a vehculos
particulares, se tendr que recurir en forma previa la autorizacin de la Subdireccin de Servicios
Generales.
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Subdirector de Admn.
Subdirector Jurdico.
Hoja
35
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
9. Publicacin de las Convocatorias para las Licitaciones Pblicas de Limpieza DIT01/01SL y Vigilancia DIT 02/01SV del ejercicio 2001.
Para la celebracin de las Licitaciones Pblicas DIT-01/01SL
(Limpieza)
DIT-02/01/SV
$5,750.00
$4,025.00
$2,472.50
$12,247.50
47%
33%
20%
100%
Publicacion de
Convocatorias 1
2
$2,472.50
$5,750.00
$4,025.00
Hoja
36
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
De lo anterior se deriva que la publicacin efectuada en el peridico de circulacin nacional
(El Economista) y la publicacin efectuada en el peridico de circulacin en el Distrito Federal
(El Universal) son improcedentes con un costo de $ 6,497.50 ya que la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico en su articulo 30, establece que las convocatorias
se publicarn en el Diario Oficial de la Federacin.
Causa.
Efectos.
Generacin de gastos improcedentes por $ 6,497.500.00 que afectan el patrimonio
institucional.
Soluciones.
Correctivas.
El Jefe de la Unidad Jurdica, requieran al Lic. Armando Trevio Abate, Subdirector
de
Hoja
37
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
es
Preventiva.
Invariablemente la Subdelegacin de Administracin publicar las convocatorias de licitaciones
pblicas, de conformidad en lo dispuesto en el articulo 30 de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Subdirector de Admn.
Subdirector Jurdico.
Hoja
38
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
10. Contenido de la Convocatoria DIT-01/01SL (Limpieza 2001).
Del anlisis efectuado al contenido de la convocatoria DIT-01/01 (servicio de limpieza 2000), se
derivan las siguientes inconsistencias:
proposiciones.
prestara el servicio.
Causa.
Incumplimiento al artculo 29 Fracciones II, III, IV, VII y VIII de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del sector Pblico, (contenido de la convocatoria), por parte de la
Subdireccin de Administracin y Departamento de Servicios Generales.
Efectos.
- Existi la posibilidad de que los proveedores se inconformaran por lo que se hubiera interrumpido
el proceso licitatorio.
C.P. Jos Villagrana Robles
Coordinador de Auditora
Hoja
39
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
Correctivas.
El departamento de Servicios Generales en la elaboracin de la convocatoria para licitaciones
pblicas, invariablemente d cumplimiento al contenido mnimo que establece el artculo 29
Fracciones II, III, IV, VII y VIII de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector
Pblico y los puntos 9.3, 9.4, 9.5 y 9.6 de las Polticas, Bases y Lineamientos en materia de
Adquisiciones, Arrendamiento y Prestacin de Servicios del ISSSTE
Preventiva.
Toda convocatoria ser sometida previo a su publicacin, ante el Subcomit de revisin y anlisis
de bases a efecto de que la misma contemple los requisitos que establece la norma y la Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Subdirector de Admn.
Subdirector Jurdico.
Hoja
40
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
11. Contenido De La Convocatoria De La Licitacin De Limpieza del 2001.
Con fecha 27 de Febrero del 2001, se publico la convocatoria para la celebracin de la Licitacin
Pblica Nacional LPNMCP/SL/01/01, para la contratacin del servicio de limpieza por el periodo del
16 de febrero al 31 de diciembre del 2001.
Del anlisis realizado al contenido de dicha convocatoria se deriv lo
- La convocatoria pblica en el diario de la entidad, carece del logotipo
siguiente:
institucional.
mismas.
dudas.
se
Hoja
41
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Causas.
-Incumplimiento Del Departamento de Servicios Generales a los siguientes preceptos normativos, en
el proceso de la elaboracin de la convocatoria.
Ley de adquisiciones, Arrendamientos y Servicio del Sector Pblico.
Artculo 29 (Convocatoria)
Efectos.
- Se limita la participacin de empresas por falta de informacin en las
bases.
Hoja
42
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
Correctiva.
El Jefe del Departamento de Servicios Generales, en la elaboracin de las convocatorias, d
escrito cumplimiento a lo dispuesto en el artculo 29 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y
Servicios del Sector Pblico y a los puntos 9.2, 9.3, 9.4, 9.5 y 9.6 de la Polticas, Bases y
Lineamientos en material de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del Instituto Servicios y
Seguridad Social de los Trabajadores del Estado.
Preventiva.
Las convocatorias previo a su publicacin, sern sometidas ante el Sub. Vomit de revisin y
anlisis de bases.
La Subdelegado de Administracin, supervise el proceso de elaboracin de las convocatorias
pblicas.
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Subdirector de Admn.
Subdirector Jurdico.
Hoja
43
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
12. Contenido de las Bases de Licitacin del Servicio de Limpieza del 2001.
Del anlisis al contenido de las bases de licitacin DIT-01/010SL (2001), se determinaron las
siguientes observaciones en su contenido:
Se carece de datos bsicos para una adecuada prestacin del servicio: elementos
requeridos por centro de trabajo, duracin de jornada laboral, turnos y los das en que se
prestara el servicio.
Hoja
44
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Causa.
licitacin).
Efectos.
Las bases de licitacin no aportan datos necesarios para una adecuada toma de decisiones,
para la evaluacin de ofertas tcnicas y econmicas, para tener una adecuada supervisin de
la presentacin del servicio, tal y como se muestra en observaciones por
separado.
Hoja
45
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Correctivas.
El departamento de Servicios Generales en la elaboracin de las bases de licitacin,
de
de
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Subdirector de Admn.
Subdirector Jurdico.
Hoja
46
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
13. Contenido De Las Bases De Licitacin Del Servicio De Limpieza del
2001.
Para las presentes bases, no se localiz evidencia de sancin del Subcomit de Revisin y
Anlisis de Bases.
El punto 3.6.I menciona que los licitantes entregarn sus dudas por escrito, cuando menos
con dos das de anticipacin a la celebracin de la junta de
aclaraciones
de
bases;
situacin que se considera limitante, ya que aquel proveedor que adquiera las bases el
ultimo da de su venta, no tendra posibilidad de realizar cuestionamientos.
El punto 3.9 refiere que el contrato se firmar a mas tardar dentro de los 20 das siguientes
a la fecha de notificacin del fallo, omitiendo indicar que son 20 das
C.P. Jos Villagrana Robles
Coordinador de Auditoria
naturales.
Hoja
47
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Causas.
Incumplimiento del departamento de Servicios Generales a los siguientes preceptos normativos, en
el proceso de elaboracin de bases:
Ley de adquisiciones y Obras Pblicas.
Administrativo.
Efectos.
Las bases no contemplan informacin sustantiva, para una adecuada toma de decisiones
en la evaluacin de ofertas y asignacin.
Hoja
48
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
Correctivas.
El Departamento de Servicios Generales en la elaboracin de las bases de licitacin deber de
tomar en consideracin lo dispuesto en los artculos 31 y 44 de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico, oficios circulares SP/100/252/00 y SP/100/1217/00
de la Secretaria de Contralora y Desarrollo Administrativo y en las Polticas, Bases y Lineamientos
en material de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del Instituto.
Preventiva.
Previo a la publicacin de la convocatoria, las bases de licitacin sern turnadas al Subcomit de
Revisin y Anlisis de Bases.
La Subdelegada de Administracin, supervise que el proceso de elaboracin de bases se de con
estricto apego a la normatividad que rige en la materia.
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Subdirector de Admn.
Subdirector Jurdico.
Hoja
49
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
14. Deficiencias en el Contenido de la Convocatoria de la Licitacin Pblica Nacional DIT02/00-SPV De Vigilancia y Seguridad.
Se analizo el contrato de la convocatoria de la licitacin de 2001, con los siguientes
resultados.
No hace mencin al lugar, periodos y horarios, en que los interesados podrn obtener las
bases.
Causa.
Hoja
50
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Deficiente elaboracin de la convocatoria, por parte del Jefe de Servicios Generales y falta
de supervisin, por parte de la Subdelegacin de Administracin.
Efectos.
Pblicas.
licitatorio.
Soluciones.
Correctivas.
El Jefe de Servicios Generales para la elaboracin de la convocatoria,
deber
tomar
consideracin lo dispuesto en el artculo 29 de la Ley antes mencionada, as como los puntos 9.2,
9.3, 9.4, 9.5 y 9.6 de Las Polticas, Bases y Lineamientos en material de Adquisiciones,
Arrendamiento y Servicios del ISSSTE.
Preventiva.
La Subdelegada de Administracin someta ante el Subcomit
de
Anlisis
de
Bases,
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Subdirector de Admn.
Subdirector Jurdico.
la
Hoja
51
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
15. Contenido de las Bases de la Licitacin Pblica Nacional DIT-02/00-SPV, Para la
Contraprestacin del Servicio de Vigilancia del 2001.
Del anlisis efectuado a las bases de licitacin del 2001, se observo lo
siguiente.
Establece que los licitantes dentro de 2 horas previas al acto de prestacin y apertura de
proposiciones tcnicas, sern registrados y harn entrega dela documentacin que
son:
Oferta tcnica y econmica, garanta, aspectos econmicos y requisitos para participar en esta
licitacin, situacin improcedente ya que la documentacin en comentario deber entregarse en el
acto de recepcin y apertura de propuestas.
dominio.
Causas.
29.
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditora.
Hoja
52
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Generales.
Efectos.
Al no contemplar todos los requisitos, en el instituto corri el riesgo de que algn proveedor
se inconformara.
Para la elaboracin de ofertas, no se cuenta con los parmetros necesarios para una
adecuada toma de decisiones.
Soluciones.
Correctivas.
El Jefe de Servicios Generales elabore las bases con fundamento en el artculo 31 de la Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico, as como en los puntos 9.7, 9.8, 9.9
inciso del I al XVI, 9.10 y 9.11 de Polticas, Bases y Lineamientos en material de Adquisiciones,
Arrendamiento de Bienes Muebles y Servicios de cualquier naturaleza.
Hoja
53
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
PREVENTIVA.
Previo a la publicacin de la convocatoria, las bases de licitacin sern turnadas al Subcomit de
Revisin y Anlisis de Bases.
La Subdelegada de Administracin, supervise que el proceso de elaboracin de bases se de con
estricto apego a la normatividad que rige en la materia.
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Subdirector de Admn.
Subdirector Jurdico.
Hoja
54
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
16) Inconsistencias Determinadas en el Proceso de Contratacin del Servicio de Vigilancia
del Periodo del 16 de Febrero al 31 de Diciembre del 2001.
Del anlisis a la documentacin proporcionada por la empresa Servicio Clave, S.A. asignada, se
observ lo siguiente.
Hoja
55
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
De lo antes expuesto se debi de haber descalificado al proveedor.
La empresa Servicios Clave, S.A., presenta dos propuestas econmicas, en las bases de
licitacin en el punto 2.4.2 propuestas econmicas, no indica que se tengan que presentar
dos propuestas.
cotizaciones.
Se hizo una reduccin de 39% en la prestacin del servicio, debido a que se requirieron
137 elementos habiendo contratado, tan solo 98.
Se le adjudica a la empresa Servicios Clave, S.A. la cual debi de haber sido descalificado,
desde el acto de apertura de oferta tcnica.
Esta situacin fue motivo de inconformidad por parte de la empresa Corporativo Sanfer,
S.A. de C.V. ante la Secretaria de Contralora y Desarrollo Administrativo.
Hoja
56
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Causas.
- Incumplimiento del Jefe de Servicios Generales a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios
del Sector Pblico en sus siguientes artculos:
tres
las
bases), 38 (Se debi de declarar desierta la licitacin ya que ninguno de los 2 proveedores
cumplieron los requisitos de las bases).
Efectos.
bases.
SECODAM.
Hoja
57
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
Correctivas.
De conformidad al artculo 31 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector
Pblico los procesos licitatorios, debern asegurar al Instituto, las mejores condiciones disponibles
en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y dems circunstancias pertinentes, de
acuerdo a lo que establece la propia ley.
Dichas licitaciones, se realizarn con estricta sujecin a los procedimientos que establece la Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del sector Pblico, Oficio circular SP/100/262/00 de la
Secretaria de Contralora y Desarrollo Administrativo, Polticas, Bases y Lineamientos en materia
de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestacin de Servicios del ISSSTE y dems normatividad que
rige la materia.
Preventiva.
Es necesario que el personal operativo del Departamento de Servicios Generales, reciba la
capacitacin necesaria para efectos de manejo de los procedimientos licitatorios e Interpretacin
de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Subdirector de Admn.
Subdirector Jurdico.
Hoja
58
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
17) Anlisis al Proceso Licitatorio LPNMCP/SV/SA/01/01, Servicio Subrogado de Vigilancia
del 2001.
La Delegacin estatal celebr contrato con la empresa Servicio Clave, S.A. de C.V., por el periodo
del 1 de Abril al 31 de Diciembre del 2001, para la prestacin del servicio de vigilancia con un
importe de $ 3,507,284.95).
Del anlisis al proceso de licitacin, se determinaron las siguientes
situaciones:
Bases.
naturales.
Punto 4.1 Pagos.- No indica con que anticipacin el proveedor deber iniciar los tramites de
pago.
Hoja
59
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Se omiti indicar, lo referente a penas convencionales, por atraso
Causas.
Adquisiciones
Obras
9.7
ultimo
prrafo (Se revisan las bases por el Subcomit antes de la publicacin de la convocatoria),
9.9 Inciso V segundo prrafo (No podr ser causa de descalificacin, el que un participante
se ausente en el acto de presentacin y apertura de proposiciones); Inciso XVIII,
sealamiento de las penas convencionales por atraso.
Hoja
60
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Efectos.
Para la evaluacin de ofertas, no se cuente con los parmetros necesarios para una
adecuada toma de decisiones.
Soluciones.
Correctivas.
El Jefe de Servicios Generales elabore las bases de licitacin y se lleve a cabo el proceso licitatorio
con fundamento en el artculo 33, 45, 46 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios
del sector Pblico, as como a los puntos 9.7, 9.9 y 9.10 de Polticas, Bases y Lineamientos en
materia de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y
Prestacin
de
Servicios
cualquier naturaleza.
de
Hoja
61
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
Preventiva.
El jefe de Servicios Generales someta las bases de licitacin, ante el Subcomit de Revisin y
Anlisis de Bases previo a la publicacin.
La Subdelegada de Administracin supervise la elaboracin de las bases.
Las bases de licitacin sern revisadas previamente a la convocatoria, por el Subcomit de
Adquisiciones conforme a lo establecido en el punto 2.1 del oficio SP/100/252/00 publicado en el
Diario Oficial de la Federacin del 15 de marzo de 2001.
As como al punto 9.7, 9.9 y 10 de las Polticas, Bases y
Lineamientos
en
Servicios
2001.
Fecha Compromiso
materia
de
cualquier
30 de Abril de 2002.
Subdirector de Admn.
Subdirector Jurdico.
de
Hoja
62
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
combustible.
Hoja
63
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Causas.
licitacin
cuenta
con
la
normatividad.
Incumplimiento de los Servidores Pblicos que tienen asignados los vehculos propiedad
del Instituto, a las circulares emitidas por la Subdelegacin de Administracin, en el sentido
de que los vehculos oficiales, debern de pernoctar en el estacionamiento
Delegacin.
de
la
Hoja
64
de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Efectos.
hbiles.
Soluciones.
Correctivas.
El Subdelegado de Administracin gire instrucciones al Jefe de Servicios Generales, para que lleve
a cabo las siguientes acciones:
- Los vehculos debern pernoctar los sbados, domingos y das festivos, en el lugar
establecido por el Departamento de Servicios Generales.
Hoja
65 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
En caso de requerir una ampliacin a la dotacin, tendr que existir la solicitud por escrito,
explicando el motivo por el cual se requiere y la autorizacin a dicha
ampliacin.
Enviar observaciones a las reas solicitantes, que no cumplan con los lineamientos en
materia de control de combustible y lubricante.
PREVENTIVA.
Fecha Compromiso
aplicado.
30 de Abril de 2002.
Subdirector de Admn.
Subdirector Jurdico.
Sector: No Sectorizado
VI. Anexos.
Hoja No. 12 de 12
No. De auditoria: 7-21.01.00
Contrato de Servicio.
Folio D-02125
Radiomvil Dipsa, S.A. de C.V. R.F.C. RDI841003 QJ4 Lago Alberto No.366 Col. Anahuac Del.
Miguel Hidalgo C.P. 11320 Mxico D.F.
Nombre del Distribuidor: Bodega Celular
Numero Fuerza de Venta:
Numero de Celular: 1141-20-89 No. Min: 05908
Dir. I.P.:
Modelo: 8260
ESN: # decimal:
Investigacin Crediticia
comportamiento
como
empresa
moral.
mismo, declaro que conozco la naturaleza y Fianza:173.91 + IVA ( Gratis en el primer ao)
alcance de la informacin que se solicitara.
Observaciones
Direccin:
Tel. Particular. 55-25-43.12
Firma Dipsa.
Representante Legal:
Tel.54-34-56-78.
Contrato de Servicio.
Folio D-00007
Radiomvil Dipsa, S.A. de C.V. R.F.C. RDI841003 QJ4 Lago Alberto No.366 Col. Anahuac Del.
Miguel Hidalgo C.P. 11320 Mxico D.F.
Nombre del Distribuidor: Bodega Celular
Numero Fuerza de Venta:
Numero de Celular: 1141-20-25 No. Min: 05909
Dir. I.P.:
Modelo: 8260
ESN: # decimal:
Investigacin Crediticia
comportamiento
como
empresa
moral.
mismo, declaro que conozco la naturaleza y Fianza:173.91 + IVA ( Gratis en el primer ao)
alcance de la informacin que se solicitara.
Observaciones
Direccin:
Tel. Particular. 54-21.87.66
Firma Dipsa.
Representante Legal:
Tel.59-33-42-55
No. De Identificacin: 101223109
Contrato de Servicio
Folio D-00008
Radiomvil Dipsa, S.A. de C.V. R.F.C. RDI841003 QJ4 Lago Alberto No.366 Col. Anahuac Del.
Miguel Hidalgo C.P. 11320 Mxico D.F.
Nombre del Distribuidor: Bodega Celular
Numero Fuerza de Venta:
Numero de Celular: 1141-20-44 No. Min: 05910
Dir. I.P.:
Modelo: 8260
ESN: # decimal:
Investigacin Crediticia
comportamiento
como
empresa
moral.
mismo, declaro que conozco la naturaleza y Fianza:173.91 + IVA ( Gratis en el primer ao)
alcance de la informacin que se solicitara.
Observaciones
Direccin:
Tel. Particular. 55-33-76-55
Firma Dipsa.
Representante Legal:
Tel.51-23-45-67
No. De Identificacin: 111823046
Contrato de Servicio.
Folio D-02291
Radiomvil Dipsa, S.A. de C.V. R.F.C. RDI841003 QJ4 Lago Alberto No.366 Col. Anahuac Del.
Miguel Hidalgo C.P. 11320 Mxico D.F.
Nombre del Distribuidor: Bodega Celular
Numero Fuerza de Venta:
Numero de Celular: 1141-20-77 No. Min: 05911
Dir. I.P.:
Modelo: 8260
ESN: # decimal:
Investigacin Crediticia
comportamiento
como
empresa
moral.
mismo, declaro que conozco la naturaleza y Fianza:173.91 + IVA ( Gratis en el primer ao)
alcance de la informacin que se solicitara.
Observaciones
Direccin:
Tel. Particular. 55-12-43-90
Firma Dipsa.
Tel.55-28-14-55
No. De Identificacin: 111833140
Contrato de Servicio.
Folio D-02368
Radiomvil Dipsa, S.A. de C.V. R.F.C. RDI841003 QJ4 Lago Alberto No.366 Col. Anahuac Del.
Miguel Hidalgo C.P. 11320 Mxico D.F.
Nombre del Distribuidor: Bodega Celular
Numero Fuerza de Venta:
Numero de Celular: 1141-20-12 No. Min: 05915
Dir. I.P.:
Modelo: 8260
ESN: # decimal:
Investigacin Crediticia
comportamiento
como
empresa
moral.
mismo, declaro que conozco la naturaleza y Fianza:173.91 + IVA ( Gratis en el primer ao)
alcance de la informacin que se solicitara.
Observaciones
Direccin:
Tel. Particular. 55-25-43.44
Representante Legal:
Tel.54-34-56-78.
Firma Dipsa.
Contrato de Servicio.
Folio D-02378
Radiomvil Dipsa, S.A. de C.V. R.F.C. RDI841003 QJ4 Lago Alberto No.366 Col. Anahuac Del.
Miguel Hidalgo C.P. 11320 Mxico D.F.
Nombre del Distribuidor: Bodega Celular
Numero Fuerza de Venta:
Numero de Celular: 1141-20-99 No. Min: 05916
Dir. I.P.:
Modelo: 8260
ESN: # decimal:
Investigacin Crediticia
comportamiento
como
empresa
moral.
mismo, declaro que conozco la naturaleza y Fianza:173.91 + IVA ( Gratis en el primer ao)
alcance de la informacin que se solicitara.
Observaciones
Direccin:
Tel. Particular. 55-11-43-56
Representante Legal:
Tel.54-34-56-78.
No. De Identificacin: 112243210
Contrato de Servicio.
Folio VI 0180079
Radiomvil Dipsa, S.A. de C.V. R.F.C. RDI841003 QJ4 Lago Alberto No.366 Col. Anahuac Del.
Miguel Hidalgo C.P. 11320 Mxico D.F.
Nombre del Distribuidor: Bodega Celular
Numero Fuerza de Venta:
Numero de Celular: 22-45.56.12 No. Min: 05908
Dir. I.P.:
Modelo: 8260
ESN: # decimal:
Investigacin Crediticia
comportamiento
como
empresa
moral.
mismo, declaro que conozco la naturaleza y Fianza:173.91 + IVA ( Gratis en el primer ao)
alcance de la informacin que se solicitara.
Observaciones
Direccin:
Tel. Particular. 55-33-28-77
Representante Legal:
Tel.55-45-34-23.
Firma Dipsa.
Contrato de Servicio.
Folio VI 02290
Radiomvil Dipsa, S.A. de C.V. R.F.C. RDI841003 QJ4 Lago Alberto No.366 Col. Anahuac Del.
Miguel Hidalgo C.P. 11320 Mxico D.F.
Nombre del Distribuidor: Bodega Celular Numero Numero Fuerza de Venta:
de Clelular: 22-45.33-45 No. Min: 05908 Dir. I.P.:
Lugar y Fecha: Mxico D.F. 15 de Enero 2001
Penalizacin
C.V.
vigente(s)
cancelacin
el
en
anticipada
equivalente
el
momento
acepto
que
ha
de
ante
Modelo: 8260
20
la
el ESN: # Hexa decimal:
ESN: # decimal:
Investigacin Crediticia
Direccin:
Tel. Particular. 55-33-28-77
Representante Legal:
Tel.55-45-34-23.
Firma Dipsa.
01-01/30-09-01
INSTITUTO DE SEGURIDAD
TRABAJADORES DEL ESTADO
SERVICIO
SOCIAL
16,820.22
2,323.03
19,433.25
DE
LOS
01-01/ 30-09-01
INSTITUTO DE SEGURIDAD
TRABAJADORES DEL ESTADO
SERVICIO
SOCIAL
12,340.17
1,851.03
14,191.2O
DE
LOS
01-01/
01-01/ 30-09-01
30-09-01
DE
LOS
DE
LOS
39282
R.F.C. STL-670215-8MO
Nombre :
Factura : 0039282
Edif. D
Delegacin:
Tlalpan
P.A.
Colonia:
Barrio de
Estado:
14070
Fecha:
31-12-01
Tels.
56-06-97-30
Precio Unit.
Total
5.04348
47,309.57
Subtotal
47,309.57
I.V.A
7096.43
Cuatrocientos pesos
Total $
54,406.00
San
Fernando
Ciudad:
Mxico
R.F.C.
Cantidad.
9,380
Descripcin
Lts Magna sin
las
personas involucradas en las reas auditas, ya que sin su ayuda no hubiera sido posible la
elaboracin de la primera parte de nuestro trabajo; el cual comprende, las observaciones en
encontradas durante el desarrollo de la auditoria y el informe final realizado.
Atentamente.
SEGUIMIENTO
SEGUIMIENTO
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado
Hoja No. 1 de
No. De auditoria:
7-21.01.00
Oficio No.:
Fecha:03 de Junio 2002.
Lic. Benjamn Gonzlez Ruaro.
Director General.
Fray Servando Teresa de Mier No. 32
Col. Centreo Mxico D.F. 06080
Presente .
Como resultado de la revisin practicada a la coordinacin de servicios generales al amparo y
en cumplimiento a la orden de
auditoria No.
De fecha
, envo el
determinadas en
atenderlos.
Sector: No Sectorizado
Al respecto, les cito gire sus instrucciones a fin de que se de celeridad a la atencin de las
observaciones pendientes de resolucin, conforme a los trminos y plazos establecidos con el rea auditada, toda vez que
como pendientes de atender.
Sector: No Sectorizado
Hoja No. 3 de
No. De auditoria:
7-21.01.00
Informe de Auditoria.
Sector:
No Sectorizado.
Dependencia:
Area Auditada
Tipo de Auditoria:
Especifica.
Periodo Revisado:
Fecha de Inicio:
Fecha de Conclusin:
Fecha de Distribucin:
Coordinador
Sector: No Sectorizado
Hoja No. 4 de
No. De auditoria:
ndice.
Pgina.
I.Antecedentes.
II.
V Cedula de Observaciones.
7-21.01.00
Sector: No Sectorizado
Hoja No. 5 de
No. De auditoria:
7-21.01.00
I. Antecedentes.
El ISSSTE es una institucin que proporciona proteccin, a los grupos ms necesitados por
motivo de edad o incapacidad.
En el ao de 1959, el presidente Adolfo Lpez Mateos present al Congreso de la Unin la
iniciativa de la ley para la creacin de ISSSTE. Su aprobacin fue publicada en el Diario Oficial de
la Federacin el 30 de Diciembre. Por lo que en enero de 1960 la nueva Institucin comenz sus
actividades.
El ISSSTE de acuerdo a su ley, amplio las reas de sus servicios, cubriendo tanto prestaciones
relativas a la salud, extendiendo estos beneficios a los familiares de
los
trabajadores
pensionistas.
Las personas protegidas por el Instituto comprenden a los trabajadores al servicio de la
Federacin y del Departamento del Distrito Federal, trabajadores de Organismos Pblicos que por
Ley o por acuerdo del Ejecutivo Federal sean incorporados al rgimen.
La ampliacin de la atencin a la salud, marco un proceso de construccin, adquisicin y
adaptacin y adaptacin de centros hospitalarios, entre los que se encontraban el Hospital 20 de
Noviembre y Hospitales privados.
En la actualidad el ISSSTE protege alrededor de ocho y medio millones de habitantes
del pas.
El ISSSTE se rige por una Junta Directiva constituida por 11 personas entre los cuales
se
cuentan cuatro secretarios de Estado y el Director General del Instituto, que es nombrado por el
Presidente de la Republica.
Sector: No Sectorizado
Hoja No. 6 de
No. De auditoria:
7-21.01.00
Para otorgar los servicios de salud se tiene 1.202 unidades mdicas: 1096 de primer nivel, 95
de segundo y 11 de tercer nivel de atencin. Entre estas ltimas est el Centro Medico Nacional 20
de Noviembre.
El reto, la responsabilidad y el compromiso social para el Instituto de Seguridad y Servicios
Sociales de los Trabajadores del Estado, consiste en proporcionar a los servidores pblicos y
familiares asegurados mas y mejore servicios de salud, prestaciones,
viviendas
crditos
pensiones, que les permitan la tranquilidad de saber que el nivel y la calidad de su vida no
sufrieran, dentro de lo posible.
II.Periodo, Objetivo y Alcance de la Revisin.
II.1. Periodo.
La auditoria de seguimiento se reviso en el periodo comprendi del 02 de Mayo al 03 Junio del
2002.
II.2. Objetivos.
Llevar a cabo la revisin de las observaciones por medio de la auditoria de seguimiento as
como su cumplimiento.
II.3 Alcance.
Revisar al 100% las observaciones encontradas en la auditoria.
III.
Tipo de auditoria
Observaciones Sujetas
a Seguimiento. %
Seguimiento
100
Observaciones
Solventadas
80
Observaciones No
Solventadas
20
Sector: No Sectorizado
Tipo de Au
V. Ob
Hoja
de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Seguimiento.
Observacin Original.
16. Prestacin del Servicio de Limpieza en el Periodo del 1 de Enero a 16 Febrero de
2001.
Para la presentacin del servicio de limpieza durante el periodo de 1 de Enero a 16 de Febrero del
2001 la Delegacin celebr una prrroga al contrato del ejercicio del 2000. con la empresa Master
Clean, S.A. de C.V..
Al respecto se observa que la modificacin en comentario, se formaliz cuando ya haba vencido la
vigencia del contrato 2000 y que el importe pagado, representa
$ 50,250.00 de ms, en
es
Hoja
de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Seguimiento.
Situacin Actual.
de
comprobar
Fecha Compromiso
Subdirector de Admn.
Estado.
ante
la
Hoja
de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Seguimiento.
Observacin Original.
17. Incremento a los Costos Unitarios del Servicio de Limpieza por el Periodo del 16 de
Febrero al 31 de Diciembre de 2001.
Para la prestacin del servicio de limpieza en el periodo del 16 de Febrero al 31 de Diciembre del
2001, se formaliz un contrato con la empresa Master Clean, S.A. de C.V., con un costo total de
$ 4754,250.00
Durante la vigencia del contrato, la delegacin otorgo 2 incrementos al costo unitario por
elementos, derivado de los aumentos al salario mnimo en los meses de abril y
diciembre.
100%
Original
12%
3%
Modificac Modificac
100%
12%
3%
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditora.
Hoja
de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Seguimiento.
Observacin Original.
esta comisin de Auditoria considera que el otorgamiento de los incrementos es improcedente, ya
que tanto las bases de licitacin como el contrato de prestacin de servicios, claramente estipulan
que los precios son fijos y que la empresa absorber cualquier incremento que se derive durante la
prestacin del servicio.
Es importante mencionar que los 2 incrementos, fueron formalizados mediante convenios
modificatorios al contrato, en los cuales se indica que los mismos se dan por incremento a los
salarios mnimos y que dichas modificaciones se contemplan en las bases y sus especificaciones
tcnicas de la licitacin, en el contenido del contrato y en apego al artculo 52 de la Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico. En relacin a lo antes expresado es
conveniente realizar las siguientes aclaraciones:
Pblico.
Hoja
de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Seguimiento.
Observacin Original.
De igual forma dicho articulo establece, que se abstendr de hacer modificaciones que se refieran
a precios.
Como se puede observar los supuestos utilizados refuerzan la opinin de esta comisin de
Auditoria.
C.P. Jos Villagrana Robles
Coordinador de Auditora
Hoja
de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Seguimiento.
Observacin Original.
Con fecha 21 de Octubre del 2001, el Subdirector de Administracin, entrego a esta Comisin de
Auditoria, un escrito que se denomina:
Fundamento legal a los incrementos de salario mnimo, en dicho documento la funcionaria
establece los siguientes supuestos para otorgar los incrementos.
Pblico.
El artculo 82 de la Ley Federal del trabajo, establece que el salario es la retribucin que
debe pagar el patrn al trabajador por su trabajo.
El artculo 90 de la misma Ley, indica que el salario mnimo es la cantidad menor que debe
recibir en efectivo el trabajador, por los servicios prestados en una jornada
laboral.
Hoja
de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Seguimiento.
Observacin Original.
Como puede observarse el salario lo debe pagar el patrn al trabajador y en este caso, el
instituto no contrata la mano de obra, sino un servicio subrogado en el cual el patrn, es la
empresa contratada.
incremento.
Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico refiere que las modificaciones no podrn
afectar a los precios originalmente pactados.
Hoja
de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Seguimiento.
Solucin Original.
Correctiva Original.
La Subdireccin de Administracin conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurdica,
implementarn las siguientes medidas:
Requieran a la empresa Master Clean, S.A. de C.V. el pago de los $ 348,392.74 por
concepto de incrementos improcedentes del ejercicio 2001.
necesarios.
es
Hoja
de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Seguimiento.
Situacin Actual.
Fecha Compromiso
Subdirector de Admn.
Subdirector Jurdico.
Hoja
10
de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Seguimiento.
Observacin Original.
18. Prestacin del Servicio de Limpieza en el Ejercicio de
2001.
Distrito Federal.
El costo unitario contratado para las unidades mdicas del Estado corresponden al calculo del
factor de 30.4 das.
Por lo anterior se concluye que la empresa ofreci y el Instituto contrat el servicio de lunes a
domingo, en la totalidad del los Hospitales.
Al respecto ni el Departamento de Servicios Generales ni
la
Subdireccin
Mdica
pudieron
certificar que el servicio se prest en el ejercicio de 2001 los das Domingo y das Festivos en los
centros de trabajo de la zona sur del Distrito Federal, ya que no cuentan con la lista de asistencia
correspondientes; es importante mencionar que los Hospitales. si labora los
C.P. Jos Villagrana Robles
Coordinador de Auditora
domingos.
Hoja
11
de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Seguimiento.
Observacin Original.
De lo antes expuesto, se deriva el incumplimiento de la empresa en la prestacin del servicio, en el
hospital Regional Adolfo Lpez, al no cubrir un total de 60 domingos y das festivos, con 50
empleados, que representan un importe de $ 78,948.00.
Dias no Laborados
$2,322,152.11
$78,948.00
3%
Hoja
12
de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Solucin Original.
En caso contrario la devolucin del importe estar a cargo de los siguientes servidores
pblicos.
licitacin.
Lic. Rodolfo Prez Lpez Coordinador del Departamento de Servicios Generales.Responsable de la coordinacin en la prestacin del servicio y supervisin del
mismo.
necesarios.
Situacin Actual.
La subdelegacin Administrativa conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurdica, solicitaron el
reintegro de los $ 78,948.00, por lo que se encuentra en juicio en conjunto con las anteriores
observaciones que tampoco han sido solventadas.
Fecha Compromiso
Subdirector de Admn.
Subdirector Jurdico.
Coordinador de Auditora
Supervisor de Auditora.
Hoja
13
de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Seguimiento.
Observacin Original.
19. Contratacin del Servicio de Limpieza en el Periodo del 1 de Enero al 15 de Febrero de
2001.
Para la prestacin del servicio de limpieza , durante el periodo del 1 de enero al 15 de febrero de
2001, esta delegacin formalizo una prorroga al contrato del ejercicio de 2000, con la empresa
Master Clean, S.A. de C.V..
Convenio al Contrato de 2000.
$438,756
$332,553.
Serie2
Serie1
Convenio
Diferencia
$106,202.
Original
Modificatorio
500000
450000
400000
350000
300000
250000
200000
150000
100000
50000
0
Contrato
Hoja
14
de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
2000.
El precio pagado durante el periodo del 1 de enero a l 15 de febrero de 2001, representa una
diferencia de $ 106,202.84, en relacin al importe contratado originalmente.
Solucin Original.
Correctiva Original.
La Subdelacin de Administracin conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurdica, implementaran
las siguientes medidas:
En caso contrario el servidor pblico se apegara a la sancin que seala la Ley Federal de
Responsabilidades de los Servidores Pblicos, por ser quien autorizo los incrementos en
2000, ya que desde esa fecha se viene arrastrando la problemtica.
Hoja
15
de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria:
Especifica
7-21.01.00
Cedula de Seguimiento.
Solucin Original.
necesarios.
Es importante mencionar, que en el expediente de la licitacin, fue localizada la fianza original No.
75139 presentada por Master Clean, S.A. de C.V., para garantizar el cumplimiento del contrato
2000, misma que previo anlisis de la Unidad Jurdica, podra ser utilizada para requerir el pago de
las afectaciones originadas por los pagos improcedentes efectuados a dicha empresa. No se emite
mencionar que se tendr que calcular y requerir a la empresa, el importe que resulte del pago
improcedente, por concepto de los centros de trabajo del Sistema Integral de Tiendas
y Farmacias.
Situacin Actual.
La Subdelegacin de Administracin en conjunto con el Jefe de la Unidad Jurdica estn en
tramites para hacer efectiva la fianza No 75139 con la que se garantizo el cumplimiento del
contrato del 2000,
Fecha Compromiso
Subdirector de Admn.
Subdirector Jurdico.
Coordinador de Auditoria
Supervisor de Auditora.
las
personas involucradas en las reas auditas, ya que sin su ayuda no hubiera sido posible la
elaboracin de la segunda parte de nuestro trabajo; el cual comprende, las correccin de las
observaciones y el informe final de seguimiento.
Atentamente.
CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFIA
Dr. Y C.P. Fabian Martinez Villegas, El Contador Publico y La Auditoria Administrativa, PAC,
S.A. DE C.V.,1996.
2000.
Marcombo,1998.
Edicin.
Snchez Curiel Gabriel, Auditoria Operacional El Examen del Flujo de Transacciones, ECASA,
Mxico, 1987.
Victor Brink / Herman UIT, Auditoria Interna Moderna Evaluacin de Operaciones Y Controles,
ECAFSA, 2001.
Gubernamental.
http://www.geocities.com/gehg48/Aainf.html.
http://www.geocities.com/gehg48/Aef23html .
http://www.geocities.com/gehg48/Aef24a.html .
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/ahaa.htm l.
http://www.issste.gob.mx/website/delegac.../dir_delegacin.htm .
http://www.universidadabierta.edu.mx/SerEst/AdmEmpresas/AdministracinVII/AudAdn.htm l.
http://www.usc.clu.edu/auditoria/proceso.htm l.