Instructivo POA 2015 Def.

GESTIN PARA EL INGRESO SOCIAL
INSTRUCTIVO PARA EL SEGUIMIENTO AL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE PARTICIPACION Y

COOPERACIN CELEBRADO ENTRE EL DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL DPS- Y LAS
ADMINISTRACIONES MUNICIPALES A TRAVS DEL PLAN OPERATIVO ANUAL (POA).
INDICE
1.
Consideraciones metodolgicas
a.
Actividades a realizar por el director/a regional y el grupo de trabajo ms familias en accin
b. Comit de Seguimiento
c. Campos de la matriz POA

d. Pasos para diligenciar la matriz POA
e. Carpeta virtual
f.
4.
Cuadro especfico de actividades
Anexos
Direccin de Ingreso Social

Conmutador (57 1) 5960800 Ext 7275 * Calle 7 No. 6-54 Piso 2- Bogot Colombia * www.dps.gov.co



ACTIVIDADES A REALIZAR POR EL DIRECTOR/A REGIONAL Y EL GRUPO DE TRABAJO MS FAMILIAS EN ACCIN
NN y lderes construyen
propuesta POA 2015.
(Dic. 2014)
La propuesta es validada
con DR (enero de 2015)
DR y equipo recibe
capacitacin (enero de
2015)
El comit de Seguimiento socializa la

programacin y se firma acta de
aprobacin. (Febrero 27 de 2015)
*La matriz ser programada para hacer un balance de la ejecucin a la mitad del perodo
El DR y equipo como insumo a los Comits hacen seguimiento a la matriz y a la

publicacin de evidencias, en donde se detectarn alertas sobre la ejecucin al Convenio
1. Primer Comit de Socializacin (febrero 2015)
2. Comit de cierre (antes de 30 de nov)

El Enlace Municipal consolida el

avance de cumplimiento en la
matriz y publica las evidencias en
los tiempos programados.

COMIT DE SEGUIMIENTO
i. Liderado por el director regional (supervisor del convenio)
ii. Por ser el ltimo ao de ejecucin conviene invitar otros actores como por ejemplo a las madres
veedoras, personeros, secretarios de despacho. Estas personas no podrn participar en la toma de
decisiones con su voto.
iii. Se propone que adicionalmente al ejercicio de seguimiento, se presenten los indicadores de la
ficha municipal.
CAMPOS DE LA MATRIZ POA
La matriz POA consta de varias columnas, que no pueden ser modificadas. En caso de ser necesario por favor solicite
a nivel nacional, la modificacin para determinar los pesos, a continuacin se explica cada una de ellas.
No son objeto de modificacin el objeto del convenio, y las obligaciones contractuales.
1.
Tipo: Se refiere al aspecto operativo al que corresponde cada actividad, estn divididas en tres tipos Oferta,
Coordinacin/Administracin/Formacin y Operacin. Con el fin de simplificar el seguimiento, las dos
primeras sern justificadas con su respectiva fuente de verificacin (como lo indique el cronograma), mientras
que las actividades derivadas del tipo operacional sern justificadas con la ficha de seguimiento despus de
cada periodo de pago. Cada una de ellas tiene su evaluacin independiente para llegar al 100% en cada una.
2.
Obligaciones Contractuales: describe las obligaciones del municipio, como aparecen en el convenio
interadministrativo suscrito entre el DPS- FIP y el municipio.
3.
Nmero de actividad: se han enumerado las actividades para facilitar la relacin con el cuadro especfico de
actividades y sus respectivos anexos.
4.
Actividades: en esta columna aparecen las actividades a desarrollar durante el ao para hacer seguimiento al
cumplimiento de las obligaciones, las cuales son consideradas como mnimas para la operacin del programa.
Cada actividad tiene un peso determinado (de acuerdo con su importancia para la gestin del programa), con
el fin de alcanzar el 100%, en la ejecucin de la obligacin. As mismo, algunas actividades contienen sub
actividades con un determinado peso porcentual para alcanzar el 100% de la respectiva actividad .
5.
Fuente de Verificacin: contiene el nombre del documento que soporta o evidencia el cumplimiento de las
obligaciones.
Cabe sealar que un informe puede ser el soporte de una o varias obligaciones contractuales. El alcalde
puede conservar documentos adicionales para soportar el cumplimiento de las obligaciones.
Es importante sealar que para las obligaciones contractuales de tipo Operacin, la verificacin se har por
cada periodo de pago segn los resultados del indicador referido en la ficha de seguimiento municipal.
6.
Plazo mximo de cumplimiento de la actividad: es la fecha mxima en la que la actividad debe estar realizada
o ejecutada por el enlace municipal, con el respectivo cargue de la evidencia en la carpeta de google drive.
7.
Cronograma de seguimiento: contiene las columnas de los meses y trimestres del ao, se debe registrar por
parte del enlace municipal la fecha en la que realmente se ejecut la actividad.

8.
Observaciones Enlace: en esta columna se deben consignar los comentarios del enlace municipal si no hay
cumplimiento de alguna actividad en las fechas propuestas o si es necesario modificar alguna actividad o
soporte, caso en el que se debe informar a la regional, para que a su vez sea informado a Nivel Nacional.
9.
Evaluacin avance de cumplimiento: Consta de 4 columnas, que determinan la evaluacin y seguimiento de

cada una de las actividades.
Revisin DR I Semestre: El equipo de MFA debe revisar de acuerdo con el cronograma, las actividades que
correspondan al primer semestre, que efectivamente est publicada la evidencia bajo los siguientes
requisitos: a. que se haya cargado en el tiempo, b. que corresponda a lo solicitado (calidad).Si se encuentra
incumplimiento de alguno de los criterios o la actividad excede la fecha establecida, se debe considerar
como incumplido.
Estado de la actividad a 30 de junio: Se ver reflejado el cumplimiento de la actividad, en verde cuando se
escoja si cumple en el criterio de revisin y se visualizar el porcentaje alcanzado para esa actividad, rojo
cuando se escoja no cumple en el criterio de revisin y se visualizar el porcentaje en 0%.
Revisin DR II Semestre: El equipo de MFA debe revisar de acuerdo con el cronograma, las actividades que
correspondan al segundo semestre, que efectivamente est publicada la evidencia bajo los siguientes
requisitos: a. que se haya cargado en el tiempo, b. que corresponda a lo solicitado (calidad).Si se encuentra
incumplimiento de alguno de los criterios o la actividad excede la fecha establecida, se debe considerar
como incumplido.
Estado de la actividad a 31 de diciembre: Se ver reflejado el cumplimiento de la actividad, en verde
cuando se escoja si cumple en el criterio de revisin y se visualizar el porcentaje alcanzado para esa
actividad, rojo cuando se escoja no cumple en el criterio de revisin y se visualizar el porcentaje en 0%.
Existen actividades que solo tendrn revisin en el primer semestre, otras solo en el segundo semestre, otras
que tendrn revisin en los dos semestres del ao y otras que no tendrn revisin ni evaluacin a travs de
sta herramienta debido a que se desarrollar solo en municipios priorizados. El instrumento de seguimiento
establece la periodicidad de medicin en cada uno de los casos.
PASOS PARA DILIGENCIAR EL POA

Paso 1. Envo desde el NN al director regional y equipo de MFA los dos tipos de matriz, una para los municipios que
tienen poblacin indgena y otra para los que no.
Paso 2. Citacin a comit de instalacin del POA, para socializar las modificaciones y las actividades a desarrollar para
este 2015.
Paso 3. El equipo de MFA abrir en el google drive para cada municipio una carpeta para el ao 2015 y en ella colgar la
matriz correspondiente, poblacin SISBEN o poblacin indgena.
Paso 4. El equipo de MFA, enviar correo a los enlaces con el fin de informar que ya se encuentran las carpetas, para el
cargue de las evidencias.
Paso 5. El EM deber diligenciar los datos principales de la matriz y cada vez que realice una actividad consignar la fecha
en el cronograma en la que realmente fue cumplida, dar guardar y actualizar la matriz. Las observaciones deben ser
diligenciadas exclusivamente cuando la actividad no se realiza en la fecha programada, explicando las razones.
Paso 6. El equipo de MFA de la regional deber realizar las revisiones de la matriz, una vez se cumplan los plazos y

escoger si cumple, no cumple, teniendo en cuenta los criterios antes mencionados a. que se haya cargado en el
tiempo, b. que corresponda a lo solicitado (calidad). Dar guardar y actualizar la matriz.
MES
Febrero
Marzo
CANTIDAD DE
ACTIVIDADES
5
5
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Importante: sobre las actividades operativas, se solicita al EM una vez reciba la ficha de seguimiento, diligencie para cada
periodo de pago el porcentaje obtenido, en cada uno de los indicadores, esto generar la evaluacin respetiva, la cual se
visualizar en rojo o verde para cada semestre y arrojar un porcentaje anual de cumplimiento. El EM deber dar guardar y
actualizar la matriz.
Paso 7. El profesional de seguimiento, apoyado en las matrices y evidencias del google drive, elaborar el informe
semestral de supervisin (julio 31 de 2015 y enero 30 de 2016), para ser enviado a la subdireccin de contratos del DPS.
Carpeta virtual
Con el fin de facilitar el proceso de revisin, anlisis y evaluacin de las actividades del convenio las direcciones regionales
(equipo MFA), debern abrir una nueva carpeta en el google drive existente y denominarla AMAZONAS2015 y all crear
nuevamente las carpetas de cada municipio para incluir toda la informacin de las actividades para el ao 2015.
Actividades:
El equipo de MFA de la direccin regional, ser el encargado de organizar en el archivo virtual, la informacin para
dar inicio al nuevo ao 2015. La carpeta virtual contiene carpetas con los nombres de los municipios. Dentro de cada
municipio se ha de subir una carpeta con el nmero de actividad a la que corresponde con el documento que lo
evidencia en ella.
El Enlace Municipal o Indgena ser el encargado del desarrollo de las actividades, la elaboracin de la fuente de
verificacin y su correspondiente cargue de las evidencias en la carpeta virtual creada para tal fin, as como en el
diligenciamiento y actualizacin de las fechas de cumplimiento de las actividades.
El responsable del seguimiento ser el/la Director/a Regional junto con el profesional de seguimiento de la DR y el
Equipo Regional de MFA

De todas formas si tienen dificultades, pueden comunicarse con raranguren@dps.gov.co
Cuadro especfico de actividades
OFERTA
ACTIVIDADES
FUENTE DE
VERIFICACION
ESPECIFICACIONES
1.1
Aseguramiento. Elaborar una

programacin conjunta con
Alcalda y entidades de salud, y
Cronograma
apoyar en la convocatoria, para
planificacin.
realizar jornadas que permitan el
aseguramiento
de
los
beneficiarios(as).
1.2
Vacunacin.
Elaborar
una
programacin conjunta con
Alcalda y entidades de salud, y
apoyar en la convocatoria a los
menores
con
esquemas
incompletos de vacunacin, para
realizar jornadas que permitan
completar dichos esquemas.
1.3
Educacin.
Analizar
la
informacin de los listados de
los menores que no se Acta de reunin
encuentran
matriculados
a Matricula
SIMAT
febrero de 2015 priorizados. 2015
Convocarlos
y
buscar
su
vinculacin al sistema educativo.
de
Cronograma
de
planificacin
Evidencia
de
convocatoria
Primer jornada de
vacunacin
Desde el NN a travs de las secretarias

de salud se enviar el listado de los
menores no asegurados. Por parte del
EM se debe garantizar la convocatoria
de todas las familias para que a junio 30
se tenga el aseguramiento de las
familias pertenecientes al programa en
el municipio.
Para evidenciar se debe colgar el
cronograma de planificacin.
Desde el NN a travs de las secretarias
de salud se enviar el listado de los
menores que no se encuentren con
esquemas completos de vacunacin y
elaborar un cronograma para convocar
a las familias a las jornadas de
vacunacin programadas por las EPS y
ESE, que permita a los menores
completar dichos esquemas.
cronograma de planificacin y evidencia
de las acciones de convocatoria
realizadas.
Desde el NN se enviarn los listados y el
EM analizar la informacin de los
menores no matriculados 2015
priorizados, para que conjuntamente
con las secretarias de educacin,
convoque a dichos menores y busque
vincularlos al sistema educativo.
Para evidenciar se debe colgar el acta
de la reunin y se ver reflejado en el
SIMAT.

RESPONSABLE DE
ELABORACION Y
SEGUIMIENTO
-Enlace
-Equipo DR
-Secretarias
de
salud
-Madres
representantes y
de apoyo
-Enlace
-Equipo DR (S)
-Secretarias
de
salud
-Madres
representantes y
de apoyo
-Enlace
-Equipo DR (S)
-Secretarias
de
educacin
-Madres
representantes y
de apoyo

1.4
Educacin. Realizar matriculatn Acta del encuentro.

para el ao 2016
SIMAT
1.5
Discapacidad. Convocar a los

responsables de las UGD y la
secretara
de
educacin
Cronograma
municipal con el fin de definir el
planificacin
cronograma de convocatoria y
aplicacin del RLCPD en los
establecimientos educativos.
1.6
Discapacidad. Convocar a las

familias
en
las
fechas
determinadas,
para
que
participen en la aplicacin del
RLCPD
Evidencias de las
convocatorias
Cruce SIMAT de
menores inscritos en
el RLCPD
1.7
Alfabetizacin. Apoyar, en los

municipios priorizados, en la
convocatoria al ministerio o
secretaria de educacin, para
vincular a los adultos a la
estrategia de alfabetizacin.
Evidencias de las
convocatorias.
Cruce SIMAT de
adultos de MFA
libres
de
analfabetismo
ADMINISTRATIVO, FSICO
Y FINANCIERO
ACTIVIDADES
2.1
2.2
de
Conjuntamente con las secretarias de

educacin e instituciones educativas
organizar una jornada de matrculas
para el ao 2016
Evidencia el acta de reunin y las
actividades como cuas radiales,
volantes, etc. utilizadas para la
convocatoria realizada.
Apoyados en la circular conjunta entre
el Ministerio y el DPS, convocar a los
actores de las UGD, para determinar el
cronograma
de
convocatoria
y
aplicacin a los menores del RLCPD
Cronograma de planificacin
Realizar todas las convocatorias
necesarias para que los beneficiarios
participen en la aplicacin del RLCPD
Evidencia las actividades como cuas
radiales, volantes, etc. utilizadas para la
Participar en las reuniones establecidas
y apoyar en las convocatorias de los
adultos pertenecientes al Programa.
Esta actividad no tendr calificacin
dado que no aplica para todos los
municipios, slo se evaluar su
cumplimiento en los municipios donde
aplique.
Evidencia el acta de reunin y las
actividades como cuas radiales,
volantes, etc. utilizadas para la
FUENTE DE
VERIFICACION
ESPECIFICACIONES
Colgar acta de reunin del comit de

Acta de reunin de seguimiento en donde conste la
Aprobar las actividades del
socializacin
y socializacin de las actividades y las
POA para 2015
aprobacin
fuentes de verificacin, as como las fechas
de cumplimiento de la evidencia.
Colgar acta de reunin del comit de
seguimiento en donde conste la revisin
Realizar la reunin de cierre Acta de reunin
del cumplimiento de las actividades, y la
determinacin de acciones de mejora.

-Enlace
-Equipo DR (S)
-Equipo DR (S)
-Secretarias
de
educacin
-Madres
representantes y
de apoyo
-Enlace
-Secretarias
de
educacin
-Madres
representantes y
de apoyo
-Enlace
-Secretarias
de
educacin
-Madres
representantes y
de apoyo
-Enlace
-Secretarias
de
educacin
-Madres
representantes y
de apoyo
RESPONSABLE DE
ELABORACION Y
SEGUIMIENTO
-Enlace
-Equipo DR
-Alcalde
-Enlace
-Equipo DR

3.1
4.1
4.2
ADMINISTRATIVO, FSICO Y
FINANCIERO
5.1
5.2
Seguimiento
a
la
contratacin, permanencia,
Contrato con RP
exclusividad
del
enlace
municipal por un ao en el
municipio
1. Se deben colgar en la carpeta creada

copias de los contratos y RP
2. El equipo de MFA de acuerdo con la
revisin de los contratos debe actualizar la
matriz de seguimiento a la contratacin de
enlaces municipales e indgenas en los
casos en que aplique, que se encuentra en -Enlace
google drive.
-Equipo DR
En caso de inconsistencias en cuanto a
perfiles y tiempo de vinculacin con lo
establecido en el convenio habr que
presentar como fuente de verificacin las
cartas enviadas a los alcaldes en los que se
solicite el cumplimiento del convenio.
Copia de certificado
Destinar
un
rubro
de
disponibilidad
presupuestal
para
la
Se debe colgar la copia del CDP
presupuestal
(CDP)
operacin del programa.
ao 2015.
Se deben colgar las fotografas del espacio
fsico y mobiliario destinado para el
Asegurar un espacio fsico
ejercicio de las funciones del enlace
permanente
debidamente Fotos, inventario del
municipal o indgena y el inventario del
dotado,
con acceso al mobiliario
mobiliario de la oficina, en caso de no
pblico.
tener inventariado, se debe buscar la
certificacin del jefe de almacn.
Se diligenciar un formato por parte de la
Elaborar e implementar el
administracin y el EM, el cual debe ser
plan de medios para todas Plan
de
medios
firmado por el Alcalde Municipal, quien se
las actividades del ciclo aprobado
por
la
compromete con la ejecucin de dichas
operativo
(pagos, administracin
actividades, ste documento firmado ser
verificacin,
novedades, municipal
la evidencia a colgar en la actividad
PQR)
correspondiente. (Anexo I)
En el Anexo II se establecen los
lineamientos para que la administracin
municipal elabore un protocolo de
Elaborar e implementar el
atencin a la poblacin beneficiaria. Una
protocolo de atencin al
vez est construido, debe ser colgado en la
Protocolo de atencin
ciudadano que evidencie la
actividad correspondiente, si la Alcalda
al ciudadano
adecuada orientacin e
cuenta con dicho documento, se debe
informacin a las titulares.
evidenciar que aplica para los beneficiarios
del programa, de lo contrario se debe
construir una para la atencin de los
beneficiarios (as) del programa. (Anexo II)

-Enlace
-Equipo DR
-Enlace
-Enlace
-Equipo DR
-Nivel Nacional
-Enlace
-Equipo DR
-Nivel Nacional

ADMINISTRATIVO, FSICO Y FINANCIERO
6.1
1. Se debe colgar copia de la tabla de

retencin de la alcalda.
En los municipios donde an no se tenga
construida la tabla de retencin incluyendo
Ms Familias en Accin se deber
solicitar su incorporacin y aplicacin cuyo
compromiso y tiempo de ejecucin deber
reflejarse en un acta.
2. Se debe colgar como evidencia el
acuerdo de confidencialidad firmado por el
Alcalde, si existe acuerdo por parte de la
Alcalda con el EM, se debe adjuntar en la
misma carpeta.
2. Se debe colgar como evidencia el
acuerdo de confidencialidad firmado por el
Acuerdo
de
Alcalde, si existe acuerdo por parte de la
confidencialidad
Alcalda con el EM, se debe adjuntar en la
misma carpeta.
El equipo de MFA regional, colgar en el
google drive las actas y listas de asistencia
para evidenciar la participacin del enlace
Actas y listas de en espacios de formacin y actualizacin,
asistencia
es importante aclarar que los pesos para
esta actividad se vern reflejadas una vez
se establezca la cantidad de capacitaciones
en cada semestre
Evidenciar a travs de las ayudas de
memoria y listados de asistencia, la
participacin en las capacitaciones
Ayuda de memoria
Esta actividad ser evaluada para todos
listados de asistencia
los municipios en el segundo semestre
para el cierre del POA, aun cuando el
municipio lo cumpla en el I semestre
1. Tabla de retencin
documental de la
alcalda donde se
evidencie la inclusin
Revisin sobre la custodia y
de la serie Ms
cuidado de los documentos
Familias en Accin. En
frente a los requerimientos
su defecto tabla del
de gestin documental
enlace
municipal
sobre la organizacin
del archivo.
de
la
-Enlace
-Equipo DR
6.2
Firmar el acuerdo
confidencialidad
de
informacin
7.1
Facilitar la participacin del

Enlace Municipal o Indgena
en
los
eventos
de
actualizacin, instruccin e
informacin de los procesos
operativos convocados por el
programa
8.1
Llevar
a
cabo
una
capacitacin al comit de
veedura del municipio para
el
fortalecimiento
de
capacidades
9.1
Hacer seguimiento en el
Comit
de
Certificacin
sobre los avances operativos
Para la verificacin de sta actividad se
del programa, adems de la Acta de Comit de debe colgar copia del Acta del Comit de -Enlace
aprobacin de novedades, se Certificacin (6)
Certificacin, de acuerdo con los -Equipo DR
revisar la ficha municipal de
lineamientos establecidos
seguimiento y se plantearn
acciones de mejora.

Enlace
-Equipo DR
-Enlace
-Equipo DR

10.1
TCNICO Y OPERATIVO
11.1
Elaborar informes de gestin

de los procesos de MFA de
acuerdo con los soportes
documentales y digitales del
municipio
Informe de gestin y
cierre del Convenio,
en el que se incluyan
las
actividades
realizadas con las
madres lderes y de
apoyo, durante la
vigencia del convenio.
Verificacin
General
Educacin
verificacin
Indgena
educacin
Verificacin General Salud
Ficha de seguimiento
Verificacin Indgena Salud
Cobros por giro General
Cobros por giro Indgena
Novedades aprobadas
El informe se elaborar de acuerdo con el

modelo establecido, y aunque esta
actividad no se ve reflejada en la matriz
-Enlace
POA, debe evidenciarse en el informe final
-Equipo DR
de gestin (Anexo III).
Esta actividad ser evaluada
en el
segundo semestre
El EM deber para cada periodo de pago,
digitar el porcentaje alcanzado en su
municipio para cada semestre, (1,2,3,
primer
semestre),
(4,5,6,
segundo
semestre) esta informacin la debe extraer
de las fichas de seguimiento municipal, por
lo cual es obligatorio que los equipos
regionales hagan entrega de las fichas a los
enlaces. La herramienta calcular el
-Enlace
promedio del primer semestre (pagos 1,2 y
-Equipo DR
3) y segundo semestre (4, 5 y 6) para cada
indicador se ha establecido un valor
mnimo; s el promedio arrojado es igual o
superior, se entender como alcanzado
(verde) y s el resultado es debajo del valor
se entender como no alcanzado (rojo),
del que se realizarn las respectivas
acciones correctivas que se vern
reflejadas en el comit de certificacin


ANEXO I
Plan de medios
Nota, el formato se adjunta en el archivo en Excel para ser enviado a los EM.
Se consideran tres aspectos para el manejo de la comunicacin e informacin en torno al programa: el manejo de la imagen
del programa MFA y el DPS, la gestin de contenidos y la difusin de informacin.
1. Manejo de la imagen del programa MFA y el DPS
Toda accin de comunicacin o informacin relacionada con el programa MFA debe incluir su imagen (logo) o mencin, as
como la del DPS. Los siguientes son los lineamientos en relacin con este tema:
Si el municipio produce cualquier material impreso o audiovisual vinculado a las acciones del programa, deber
incorporar logos del DPS y de MFA, o hacer su mencin si es sonoro. Lo mismo en caso de organizacin de eventos.
El uso de la imagen institucional debe ajustarse a los lineamientos establecidos en el manual de identidad
corporativa del DPS (http://www.dps.gov.co/documentos/10450_manual_identidad_DPS2014.pdf) y sus respectivas
actualizaciones.
Las administraciones municipales que elaboren materiales de divulgacin deben presentar las artes o diseos
previamente al equipo regional de MFA para verificar el correcto uso del Manual de identidad institucional y los
lineamientos que se presentan a continuacin:
o En el caso de producir materiales de divulgacin sonora:
Debe incorporar en la introduccin los crditos respectivos as: El DPS - Departamento para la
Prosperidad Social y la Alcalda de....
Se debe utilizar el nuevo nombre del programa: Ms Familias en Accin.
Debe cerrar con la frase: Todos por un nuevo pas. Paz, equidad, educacin.
o Para materiales audiovisuales (videos, cuas de TV, pginas de Internet):
Deben incorporar los mismos elementos de inicio y cierre que los sonoros.
Deben incluir los logos del programa Ms Familias en Accin, DPS, Presidencia de la Repblica y
Todos por un nuevo pas.
o Para material impreso:
Deber incluir los logos del programa Ms Familias en Accin, el DPS - Departamento para la
Prosperidad Social y el de Presidencia de la Repblica Todos por un nuevo pas.
o Para eventos masivos:
Los pendones y/o vallas debern incluir los mismos aspectos de imagen que los impresos.

Deben utilizarse los logos oficiales de MFA, DPS y lema de gobierno:

o http://www.dps.gov.co/documentos/10475_Logos_DPS_aplicaciones_varias.pdf
o http://www.dps.gov.co/documentos/10480_Logo_DPS_Presidencia.pdf
o https://drive.google.com/folderview?id=0B7XfW_VafW-MdW9kUTNCZjRGVFk&usp=sharing
o http://www.dps.gov.co/documentos/10476_Logo_Presidencia.pdf
2. Gestin de contenidos
Los equipos municipales en cabeza del enlace municipal, son responsables de brindar informacin pertinente y oportuna
sobre el programa MFA. La gestin de contenidos se refiere a la estrategia o medio ms apropiada (afiche, cartelera, cua
radial, volante, plegable, etc.) para transmitir informacin sobre el programa a las personas a las que se dirige: madres
titulares y lderes, instituciones municipales y departamentales, etc. Todos los contenidos producidos por el enlace y su
equipo para distribucin masiva en el municipio deben ser concertados con el equipo regional MFA.
3. Difusin de informacin (estrategia de comunicacin/informacin)
Cada municipio cuenta con caractersticas propias, as como con disponibilidad y acceso a medios diferentes, por lo que debe
hacer los ajustes de esta propuesta de estrategia de comunicacin/informacin.
Las estrategias contemplan unos objetivos de comunicacin/informacin (qu quiero/debo decirle a cada uno de los pblicos
objetivos), pblicos objetivos (las personas o instituciones a las que se les quiere decir algo) y medios (a travs de qu es
mejor decir lo que quiero informar/comunicar). Aunque el programa tiene varios pblicos objetivos en el municipio, nos
centraremos en las madres titulares y madres lderes.
3.1. Pblicos objetivos.
Madres titulares: Son, junto con los nios beneficiarios, el centro del programa. Deben tener informacin oportuna y
pertinente para cumplir con las corresponsabilidades, hacer los trmites correspondientes en las entidades de salud
y educacin, asistir a las actividades de bienestar comunitario, retirar sus incentivos, presentar novedades y
actualizacin de informacin a tiempo, conocer su estado en el programa, etc.
Las madres titulares estn ubicadas en la zona urbana y rural, algunas viven en alta dispersin geogrfica, unas con
celular y otras no, las que tienen celular no necesariamente con seal celular, algunas con acceso a internet otras no,
etc.
Madres lderes: Son lderes en su comunidad al servicio del programa de manera voluntaria. Tienen capacidad de
convocatoria, de transmisin de informacin, de organizacin de eventos, entre otros. Casi siempre conoce a la
totalidad de madres titulares que representa. Generalmente cuentan con mejores medios de comunicacin como un
celular, saben leer y escribir. Participan en escenarios como el Comit de Madres lderes y en general tienen mayor
inters y acceso a informacin.
3.1.1. Objetivo de comunicacin/informacin.
Para madres titulares: Informar sobre todas las actividades de bienestar comunitario, fechas de procesos y
novedades, actualizacin de datos y generalidades del programa.
Para madres lderes: Informar sobre todas las fechas de procesos y novedades, capacitaciones y generalidades del
programa.
3.1.2. Medios.
Para madres titulares: El diagnstico de comunicacin e informacin realizado en 2014 dice que los seis medios ms

utilizados por los enlaces y apoyos para informar a las madres titulares son, en orden: Llamada telefnica, las madres
lderes, carteleras, voz a voz, radio y perifoneo.
Se observa que cinco de los seis medios utilizados son orales/sonoros, dos son unidireccionales (Radio y perifoneo) y
tres permiten interaccin personalizada (Llamada, las madres lderes y el voz a voz) y slo las carteleras son
informacin fija. Esto no descarta el uso de peridicos, televisiones locales y otros medios.
Establecido que los medios orales/sonoros son los que ms se utilizan, se puede inferir que son los de mayor
efectividad. De acuerdo con lo anterior y a la caracterizacin de las titulares y en lnea con el objetivo de
comunicacin planteado la estrategia de comunicacin/informacin municipal de MFA debe centrarse en el siguiente
uso de medios:
Medio
Llamada telefnica
Frecuencia
Cada vez que sea necesario.
Las madres lderes
Cada dos meses o cada vez que

sea necesario
Carteleras
mural MFA
Permanente
pendn
Voz a voz
Cada vez que sea necesario
Radio
Das previos al inicio de los

procesos de ciclo operativo
(actualizacin escolar, entrega de
incentivos, etc.) y de las
actividades
de
bienestar
comunitario.
Das previos al inicio de los
procesos de ciclo operativo
(actualizacin escolar, entrega de
incentivos, etc.) y de las
actividades
de
bienestar
comunitario.
Perifoneo
Observaciones
Para procesos personalizados
como actualizacin de datos o
novedades.
Para informar sobre los procesos
operativos
(novedades,
actualizaciones,
entrega
de
incentivos, etc.) y las actividades
de bienestar comunitario.
Para
publicar
fechas
de
actividades
de
bienestar
comunitario y ciclo operativo.
Para
dar
consejos
sobre
educacin, salud, etc.
Para procesos personalizados
como actualizacin de datos o
novedades.
Cuas y noticias en emisoras
locales.
Para informar en las zonas del

municipio en donde no hay
lderes elegidas, en las zonas
rurales, en la cabecera municipal,
etc.
Para madres lderes: El diagnstico de comunicacin e informacin realizado en 2014 dice que los seis medios ms
utilizados por los enlaces y apoyos para informar a las madres lderes son, en orden: Llamada telefnica, voz a voz,
radio, carteleras, titulares y mensajes de texto.

Con las madres lderes ocurre casi lo mismo que con las titulares en cuanto al tipo de medio utilizado por los enlaces
municipales. Los medios orales/sonoros son los ms utilizados.
Se propone la siguiente estrategia y uso de medios:
Medio
Llamada telefnica
Frecuencia
Cada vez que sea necesario.
Voz a voz
Radio
Carteleras / pendn mural MFA
Permanente
Las madres titulares
Mensajes de texto
Observaciones
Para convocar a reuniones
informativas.
informativas. Puede hacerse a
travs de madres titulares.
Cuas y noticias en emisoras
locales.
Para
publicar
fechas
de
actividades
de
bienestar
comunitario y ciclo operativo.
Para informar sobre las fechas de
los comits municipales, etc.
informativas o pasar informacin
en general.
informativas.


ANEXO II
Protocolo de atencin al ciudadano
El protocolo de atencin es una gua o manual que contiene orientaciones bsicas fundamentales para facilitar la gestin del
servidor pblico frente a los ciudadanos, con el fin de lograr un mejor manejo y una mayor efectividad en el uso de un canal
especfico.
La apuesta de construccin de un protocolo de atencin al ciudadano, tiene que ver con la aplicacin de la Ley 1474 de 2011,
con el fin de generar confianza de los beneficiarios hacia las instituciones y de sta forma disminuir al mximo los reclamos, y
peticiones, adicionalmente pretende trascender hacia el empoderamiento de agentes movilizadores en el territorio, que
coadyuven en la construccin y fortalecimiento de los canales de comunicacin en las comunidades.
Por lo anterior, se debe construir el protocolo de atencin para los beneficiarios de MFA, con los siguientes parmetros:
Definicin del horario de atencin presencial en la oficina, publicado en un sitio visible.
Definicin del horario de atencin extramural, publicado en un sitio visible.
Definicin del horario de atencin para corregimientos, publicado en un sitio visible.
Definicin de canales de comunicacin, presencial, telefnica, virtual.
Para cada uno establezca el ciclo de atencin:
Quin recibe al beneficiario?
Qu tipo de servicio solicita el ciudadano?
Cul es el resultado que l espera?
Qu tipo de respuesta le doy?
Para todos los casos enuncie siempre los atributos del buen servicio, amabilidad, cordialidad
Definicin de los canales que tienen los beneficiarios para interponer quejas, reclamos o peticiones, publique en sitio visible
la ruta.
Para mayor informacin puede acceder al modelo sugerido por el DNP
https://www.servicioalciudadano.gov.co/LinkClick.aspx?fileticket=_bz0nfuRIh0%3D&tabid=40&language=es-CO


ANEXO III
Informe de gestin y cierre del Convenio
El informe final de gestin de los tres (3) aos de ejecucin del convenio, realizado por el enlace municipal o indgena, deber
contener los siguientes puntos que adems servirn de insumo para la elaboracin del informe de la direccin regional.
El equipo regional, y director regional debern desarrollar el presente informe con, los siguientes puntos, haciendo nfasis en
lo que respecta a los municipios que en la ficha de seguimiento hayan presentado indicador en rojo por dos periodos
continuos:
1) Resumen del informe realizado sobre la capacidad de oferta de las instituciones de salud y educacin en el
municipio
2) Copia de la Matriz de seguimiento a contratacin de enlaces municipal e indgena actualizada.
3)
Copia del rubro presupuestal junto a archivo fotogrfico que muestre con mobiliario y espacio fsico disponible.
4) Informe justificativo de no ms de media pgina con las acciones realizadas para fortalecer las estrategias pblicas
de difusin
5) Copia de certificacin de serie documentada de MFA y tabla de retencin documental de la alcalda.
6) Resumen de los informes de comisin de los enlaces municipales e indgenas.
7) Resumen de informes sobre prcticas de cuidado y funcionamiento de los sistemas de salud
8) Resumen de informes/ayudas memoria sobre los encuentros de madres lderes y de apoyo y base de datos
actualizada.
9) Resumen de Informes/Ayudas memoria de la asamblea de rendicin de cuentas y encuentros de bienestar.
10) Identificacin de desafos para el mejor desarrollo del programa en el municipio.
11) En el caso de que se hayan establecido acciones de mejora, comentar brevemente (no ms de 200 palabras) qu
accin de mejora se realiz y cul ha sido su desarrollo para la mejora de la accin del Programa MFA. En caso de

que las acciones de mejora no se hayan podido desarrollar, sealar cules han sido las causas.


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INSTRUCTIVO PARA EL SEGUIMIENTO AL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE PARTICIPACION Y

Actividades a realizar por el director/a regional y el grupo de trabajo ms familias en accin

c. Campos de la matriz POA

Cuadro especfico de actividades

Direccin de Ingreso Social

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Direccin de Ingreso Social

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ACTIVIDADES A REALIZAR POR EL DIRECTOR/A REGIONAL Y EL GRUPO DE TRABAJO MS FAMILIAS EN ACCIN

El comit de Seguimiento socializa la

El DR y equipo como insumo a los Comits hacen seguimiento a la matriz y a la

Direccin de Ingreso Social

El Enlace Municipal consolida el

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Evaluacin avance de cumplimiento: Consta de 4 columnas, que determinan la evaluacin y seguimiento de

PASOS PARA DILIGENCIAR EL POA

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De todas formas si tienen dificultades, pueden comunicarse con raranguren@dps.gov.co

Cuadro especfico de actividades

Aseguramiento. Elaborar una

Desde el NN a travs de las secretarias

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Educacin. Realizar matriculatn Acta del encuentro.

Discapacidad. Convocar a los

Discapacidad. Convocar a las

Alfabetizacin. Apoyar, en los

Conjuntamente con las secretarias de

Colgar acta de reunin del comit de

Direccin de Ingreso Social

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1. Se deben colgar en la carpeta creada

Direccin de Ingreso Social

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ADMINISTRATIVO, FSICO Y FINANCIERO

1. Se debe colgar copia de la tabla de

Facilitar la participacin del

Direccin de Ingreso Social

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Elaborar informes de gestin

El informe se elaborar de acuerdo con el

Direccin de Ingreso Social

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Deben utilizarse los logos oficiales de MFA, DPS y lema de gobierno:

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Las madres lderes

Cada dos meses o cada vez que