Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros

de Andaluca

TRIA

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TRIA
Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros de Andaluca

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Fines de TRIA:
La revista TRIA, de periodicidad anual, trata de ser un rgano de expresin y de formacin
profesional permanente de los asociados, al servicio de todos los archiveros y estudiosos de
estos temas en general, en el mbito andaluz y espaol. Su campo son todos los problemas
tericos y prcticos que plantea la profesin, sin limitaciones apriorsticas de ningn tipo, exceptuando el inters y la calidad de los trabajos presentados para su publicacin. Las ideas y
opiniones vertidas en los trabajos publicados son responsabilidad de sus autores, y en ningn
caso expresan el estado de la opinin de la revista o de la Asociacin como tal.
Edita:
Asociacin de Archiveros de Andaluca
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Sevilla 41080
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Colaboraciones
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Los autores se atendrn a las normas de presentacin de artculos recogidas en la
seccin PUBLICACIONES de www.archiverosdeandalucia.org
ISSN: 1134-1602
Dep. Legal: SE-4.480-2004
De los textos publicados los autores
De la edicin la Asociacin de Archiveros de Andaluca
No est permitida la reproduccin total o parcial de esta obra, ni su tratamiento
informtico, ni su transmisin por cualquier medio ya sea electrnico, mecnico,
fotocopia u otros medios sin el permiso previo y por escrito de la Asociacin de
Archiveros de Andaluca.

ndice
1
Presentacin del Presidente de la Asociacin de Archiveros de Andaluca
Jorge Prez Caete.............................................................................................. 7
La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)
Antonia Heredia Herrera................................................................................... 11
El reto de los archivos de las entidades locales ante el
nuevo marco normativo: documentos y archivos, documento electrnico, transparencia, racionalizacin y sostenibilidad.
Ana Verd Peral................................................................................................... 37
LA LEY DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA INFORMACIN Y BUEN GOBIERNO Y SUS EFECTOS EN EL MBITO DE APLICACIN DEL DERECHO DE ACCESO A LOS DOCUMENTOS Y A LA INFORMACIN
Concepcin Barrero Rodrguez......................................................................... 55
Sin Archivos no hay transparencia ni acceso a los Documentos Pblicos. documentos, archivos e informacin
ante el anteproyecto de ley de transparencia pblica de
andaluca
Esther Cruces Blanco......................................................................................... 77
ACTAS DE LAS VI JORNADAS TCNICAS EN LA ADMINISTRACIN LOCAL
M Isabel Vila Gonzalez, Ricardo Manuel Fernndez de la Cruz ................ 107
Gestin documental y gobierno abierto. Nuevos roles
para nuevos retos
Julio Cerd Daz................................................................................................... 113
Un paseo por iARXIU: un servicio de preservacin y archivo
electrnico
Raimon Nualart Mercad................................................................................... 125

Normas tcnicas de Interoperabilidad e instrumentos

para el documento electrnico
Miguel A. Amutio Gmez.................................................................................... 151
Los Archivos en la Web. Evidencia o no de un desfase en la
gestin
Mnica Martnez Mouton.................................................................................. 185
EL ARCHIVO DE CASTILLA-LA MANCHA
Francisco Jos Gallo Len.................................................................................. 191
Simbiosis corporativa entre el archivo de televisin y sus
usuarios
Eugenio Lpez de Quintana Senz..................................................................... 197
El Archivo General de Indias: De las ordenanzas de 1790 a
Internet
Manuel Ravina Martn........................................................................................ 203
LOS CONSULTORES DOCUMENTALES EN LA E-ADMINISTRACIN
Nuria Amrigo...................................................................................................... 213
Los archivos, un indicador clave de la calidad de la gestin
Mayte Lpez Carrillo.......................................................................................... 219
ArchiDOC: Diseo conceptual para la gestin archivstica integrada y unificada
Margarita Vzquez de Parga............................................................................... 225
DE LA TRANSPARENCIA AL GOBIERNO ABIERTO.
Victoria Isabel Garcs Ibaez............................................................................. 233
El Derecho de acceso a la informacin, la base de las polticas de transparencia:
Victoria Andrica Caffarena.............................................................................. 239

Simbiosis corporativa entre el archivo

de televisin y sus usuarios
Eugenio Lpez de Quintana Senz

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Simbiosis corporativa entre el archivo de

televisin y sus usuarios

Eugenio Lpez de Quintana Senz

Archivo Atresmedia

El ttulo de esta ponencia y las imgenes que se visualizaron al inicio de la presentacin aluden a una forma de simbiosis entre la actividad de los usuarios de un
centro de produccin de televisin y el archivo. Las imgenes buscaban el smil entre
el remonte migratorio de los salmones para desovar hasta los lechos frtiles desde
donde arranc su viaje, con el proceso productivo de televisin en el que nuevas imgenes afluyen diariamente al archivo en un entorno tecnolgico y organizacional que
permiten su aprovechamiento junto con el de las decenas de miles de horas recibidas
con anterioridad.
Sin esta simbiosis, es decir, sin el aporte constante de nuevos contenidos derivados
de los distintos flujos de produccin de una cadena de televisin, el archivo se empobrecera hasta dejar de ser un lecho frtil para la generacin de nuevos contenidos
audiovisuales, y perdera su utilidad para la organizacin. Del mismo modo, una gestin ineficaz o inexistente de este material que fluye hacia los archivos representara
una prdida de oportunidad y una menor capacidad productiva de la organizacin
En este trabajo resumiremos los elementos clave para la gestin de este aporte
constante de imgenes que un archivo tiene que asumir si quiere garantizar su disponibilidad para la organizacin, con especial referencia a las prcticas seguidas en
el grupo de comunicacin Atresmedia y ms en concreto a lo referente a los canales
Antena 3, La Sexta, Neox y Nova.
1. Imgenes como materia prima. Adems de su valor como preservacin de
la memoria audiovisual, los archivos de televisin estn considerados como repositorio de materia prima para la produccin de nuevos contenidos audiovisuales, y su
gestin documental est esencialmente orientada a facilitar la recuperacin de fragmentos de imgenes para la reutilizacin en un contexto diferente al original. Estas
imgenes adquieren un alto valor patrimonial cuando se poseen, adems, derechos
completos de reutilizacin.

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Por una parte estn los materiales emitidos, que pueden alcanzar en Atresmedia
hasta 35.000 o 40.000 horas por ao, y por otro, las grabaciones de cmara, que en
el Grupo oscilan entre 25.000 y 30.000 horas anuales. Entre los primeros, una parte
pertenecen a produccin de terceros, y por tanto su gestin es slo temporal. Del
resto, entre un 20 y un 25% en el caso de Atresmedia, se gestionan en profundidad
aquellos cuyos contenidos ofrecen una probabilidad mayor de recuperacin posterior
para incorporar en otras producciones, mientras que otros son conservados en archivo como testimonio de la produccin propia pero sin un gran desarrollo documental.
2. Seleccin de materiales para archivo. Las grabaciones de cmara son, por su
parte, una fuente esencial de imgenes en produccin. En la mayora de los archivos
existen polticas de seleccin para hacer sostenible la gestin y conservacin de estos
materiales en el tiempo, evitar redundancias, y facilitar al mximo la recuperacin de
imgenes de calidad. Tanto los ratios de descarte como los encargados de realizarlo
varan para cada organizacin. En Atresmedia el porcentaje oscila entre el quince y
el veinte por ciento de permanencia en archivo, y son fundamentalmente los documentalistas los encargados de realizar la seleccin.
3. Integracin del archivo en los sistemas digitales de produccin. Los sistemas digitales de produccin audiovisual son sofisticados entornos tecnolgicos en los
que diferentes piezas de hardware y software como dispositivos de ingesta, servidores, sistemas de edicin, postrpoduccin o grafismo contribuyen en el proceso de
creacin y emisin de un nuevo contenido audiovisual. En este ecosistema tcnico
hay determinadas piezas que permiten la integracin de los flujos de archivo en el
conjunto, as como el aprovechamiento de metadatos corporativos y la universalizacin del acceso a la informacin archivada. Estas piezas son, bsicamente, los sistemas de almacenamiento masivo y las aplicaciones de gestin documental.
4. Dispositivos de almacenamiento masivo. Las soluciones de almacenamiento
en Atresmedia pasan por libreras Storagetek de cintas LTO para el archivo definitivo
en alta calidad, una de ellas utilizada exclusivamente como copia de seguridad, a lo
que se aade una rplica en baja calidad para visionado de todo el material en archivo. Existe tambin un espacio de trabajo temporal en lnea para los materiales todava
en produccin o en trnsito hacia el archivo. Esta versatilidad de opciones, unida a
la gran capacidad de almacenamiento que ofrecen las libreras digitales, permite trabajar con polticas de archivo intermedio en las que a partir de un contenido de larga
duracin se realiza una seleccin con destino definitivo conservando temporalmente
el material original completo. En recuperacin, desde el visionado del fichero en baja
calidad es posible para el usuario la seleccin de uno o ms cortes de un contenido
completo que el sistema exporta a los servidores de trabajo desde las libreras.

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5. Sistemas de gestin documental. Durante los ltimos aos se ha desarrollado

internamente el software de gestin documental GAMA, integrado con los diferentes sistemas de produccin y con el MAM corporativo SGA. GAMA es la puerta al
archivo para todas las reas de la compaa, a las que se ofrecen diferentes interfaces
de bsqueda con distinto grado de complejidad. Prximamente contar tambin con
algunas funcionalidades de bsqueda semntica. Desde el resultado de la bsqueda es
posible seleccionar y exportar contenidos desde las libreras a buzones de destino internos o externos a la organizacin, incluyendo procesos de cambio de formato transparentes para los usuarios. Por su parte, el mdulo de catalogacin incluye algunos
automatismos en la incorporacin de metadatos corporativos y otros procesos como
la segmentacin automtica de planos y el envo a los almacenamientos definitivos
una vez completado el tratamiento.
6. Metadatos textuales y visuales. La catalogacin de materiales audiovisuales, y
por tanto tambin sus correspondientes interfaces de bsqueda, han incorporado con
la digitalizacin elementos visuales en sustitucin del contenido puramente referencial de las antiguas bases de datos. Ya sean los fotogramas representativos o la propia
instancia completa en video de baja calidad, estos elementos guan al usuario durante
la bsqueda y le permiten cotejar visualmente la pertinencia de los documentos encontrados. Sin embargo, en la interrogacin de las bases de datos audiovisuales sigue
siendo imprescindible todava hoy la utilizacin de elementos lingsticos, y an
no es posible reemplazar por una tecnologa suficientemente precisa la descripcin
textual de las imgenes que realizan los documentalistas durante la catalogacin.
Sistemas de reconocimiento de voz e interpretacin automtica de patrones de forma
y colorimetra se anuncian en un horizonte cada vez ms prximo de mayor automatizacin en la catalogacin audiovisual
7. Metadatos dinmicos. Otro tipo de metadatos que pueden incorporan los
sistemas de gestin documental en televisin son aquellos que proceden de las diferentes operaciones por las que pasan los materiales durante el proceso de generacin
de contenidos. Los hemos denominado dinmicos porque se trata de informacin
cambiante, como por ejemplo el ciclo de ubicaciones por las que pasa un contenido
en un determinado proceso, los fragmentos de archivo utilizados en la edicin de una
pieza de video, o el rastro de fechas y canales de un producto emitido.
8. Metadatos corporativos. De la integracin de funciones, dispositivos y flujos
de trabajo que caracteriza a los sistemas digitales de produccin, se deriva tambin
la posibilidad de aprovechamiento de metadatos descriptivos del contenido de las
imgenes introducidos durante el proceso de produccin que reemplacen o complementen los generados por los profesionales de la gestin de informacin. Esta es
una alternativa que se hace inevitable en muchos centros de produccin audiovisual
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dado el constante crecimiento de los volmenes de informacin y la reduccin progresiva en el nmero de recursos humanos disponibles. Sin embargo, a una mayor
descentralizacin de la generacin de metadatos corresponde tambin una menor
normalizacin, que se hace ms evidente en lo referente a la descripcin de imgenes
en texto libre y que sin duda implica una cierta heterodoxia documental. Alternativas de bsqueda semntica y creacin de estructuras ontolgicas que filtren de
forma automtica las bsquedas de los usuarios finales, parecen opciones accesibles
para evitar que esta menor normalizacin afecte sustancialmente a los resultados en
la interrogacin de estas nuevas bases de datos.
9. Multiplicidad de formatos. Esta breve identificacin de elementos en la gestin de un archivo audiovisual quedara incompleta sin referirnos a la necesidad de
solventar la heterogeneidad de formatos de video que conviven dentro de una misma
organizacin e incluso de un mismo archivo. Esta diversidad se genera por la evolucin tcnica de los entornos de produccin, que van dejando en el archivo el correspondiente rastro de formatos diversos, o por la simultaneidad de ms de un formato
en activo segn el tipo o la procedencia de la produccin. La accesibilidad se garantiza mediante sistemas de transcodificacin o cambio automtico de formato, si bien
la preservacin en los archivos queda condicionada por la obsolescencia progresiva de
los formatos y obliga a constantes transferencias masivas en el tiempo para evitarla.
10. Disponibilidad de la informacin. Los archivos y las bases de datos audiovisuales del Grupo Atresmedia gestionan en la actualidad ms de 900.000 assets con un
ratio de incremento semanal de 2600. Mensualmente las libreras sirven unos 30.000
cortes de imgenes y el MAM realiza casi 40.000 movimientos de medias por semana
entre diferentes dispositivos. Una intensa actividad impensable sin el conjunto de
procesos, dispositivos y funciones orientados a favorecer en la mayor medida posible
la accesibilidad de los usuarios a las imgenes del archivo. Pero este acceso tambin
est experimentando un desplazamiento desde la bsqueda totalmente intermediada
por el documentalista hacia una bsqueda de usuario final. En este camino, que
ofrece mltiples variantes coexistentes entre s, se abren paso tambin formas de
anticipacin en la que los profesionales del archivo facilitan la bsqueda y el acceso a
determinados contenidos de potencial mayor utilizacin en funcin de la actualidad.
Esta anticipacin no slo consiste en la pre-seleccin de imgenes de archivo, sino
tambin en la construccin de formas de presentacin basadas en estructuras temticas y mayores facilidades tcnicas para su accesibilidad.

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