Matricula MI

Producido por:
Ministerio del Poder Popular para la Educacin

Direccin de Estadstica
Coordinado Por:
Lic. Ignacio Corona
Responsables de la Elaboracin:
Maidelen Silvestre
Ernesto Marcano
Diseo y diagramacin:
Josbet Guerrero
Daniel Rodrguez
Financiado por:
Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia - Unicef . En el Marco del Plan de accin
del Programa Pas Entre Ambas Instituciones
Lugar y Fecha de Elaboracin:

Caracas, Julio de 2011
Manual de Normas y Procedimientos

de la Recoleccin y Difusin de Informacin
de la Matrcula Inicial
CARACAS, JULIO DE 2011

DIRECCIN DE ESTADSTICA
ndice
Pgina
Introduccin
Objetivos
Objetivo General:
Objetivos Especficos:
Responsables y rea de Aplicacin
Normativas y disposiciones del contexto jurdico
Polticas del procedimiento de recoleccin y difusin de la Matrcula Inicial
Normas del procedimiento de recoleccin y difusin
Sanciones Administrativas
13
Conceptos
15
Comisin Ministerial de Estadsticas Educativas
15
Funciones
15
Procedimiento de Matrcula Inicial
16
Diagrama de Flujo
27
Glosario de Trminos
28
Formularios
35
Manual de normas y procedimientos de la recoleccin y difusin de informacin de la matrcula inicial
Introduccin
El Ministerio del Poder Popular para la Educacin en aras de observar los detalles evolutivos
de la s distintas variables del proceso educativo y por ende, hacer ms eficiente y eficaz
las soluciones relativas a la problemtica educativa, elabor a travs de la Direccin de
Estadstica el siguiente manual para recolectar, procesar y divulgar la matrcula de inicio
de periodo escolar o matrcula inicial.
El siguiente Manual de Normas y Procedimientos tiene como objeto por un lado, recopilar
los datos estadsticos de todos los planteles a nivel nacional; para que sean aplicados de
forma consecuente en la toma de decisiones por todos los funcionarios del Ministerio del
Poder Popular para la Educacin involucrados en este proceso y por otro, generar una
herramienta que permita realizar el anlisis de todas las estadsticas educativas, debido
a que los datos obtenidos sirven como indicadores educativos primordiales para obtener
una visin de cmo est la gestin social, la materializacin de resultados, la reduccin de
problemas, entre otros tpicos.
El documento contiene una serie de conceptos explicativos que permiten al personal
encargado de procesar la informacin, familiarizarse con los mismos y poder detectar con
mayor propiedad las posibles inconsistencias que presente la informacin contenida en
los instrumentos de recoleccin.
As mismo, funciona como apoyo, control y ayuda a los procedimientos que permitan
dar pautas, que sirvan para la orientacin de Coordinadores de Estadstica, Zonas
Educativas, Directores de Planteles, para as, lograr efectividad en el cumplimiento de las
metas trazadas por la Direccin de Estadstica del Nivel Central. Es importante, aclarar
la obligatoriedad por parte del equipo de estadstica, de realizar las fases de recepcin,
revisin, confrontacin, actualizacin y validacin de cada uno de los instrumentos de
recoleccin de los datos estadsticos de los niveles y modalidades.
A continuacin, se presentan los paso a seguir para obtener de manera pertinente y correcta
la matrcula inicial de cualquier periodo en sus diferentes subsistemas, modalidades,
dependencias, entre otros. As como, las acciones previas y posteriores necesarias para
lograr resultados en lo posible exactos.
Manual de normas y procedimientos de la recoleccin y difusin de informacin de la matrcula inicia
Objetivos
Objetivo General:
Facilitar la Recoleccin, Procesamiento y Difusin de la Matrcula Inicial, para contar
con una fuente de informacin real y veraz que permita la toma de decisiones en el
Subsistema de Educacin Bsica.
Objetivos Especficos:
1. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo en la Direccin de

Estadstica del Nivel Central y las Coordinaciones de las Zonas Educativas.
2. Facilitar el control, auditora, evaluacin y seguimiento de las labores estadsticas.
3. Aumentar la eficiencia de los procesos estadsticos, en la recoleccin de la Matrcula
Inicial.
4. Orientar de manera eficaz la forma de ejecutar el trabajo.
5. Construir una base de datos para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento
de los sistemas, procedimientos y mtodos.
Responsables y rea de Aplicacin

Responsables de los Procedimientos:
1. Ministerio del Poder Popular para la Educacin (Direccin de Estadstica).

2. Zonas Educativas.
3. Coordinaciones de Estadstica.
4. Municipios Escolares.
5. Distritos Escolares.
6. Planteles.
Normativas y disposiciones del

contexto jurdico
El grupo de normativas y disposiciones de obligatorio cumplimiento que se muestran
a continuacin, forman parte del contexto jurdico inherente al procedimiento de
recoleccin y difusin de informacin de la Matrcula Inicial.
1. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela

2. Ley Orgnica de Educacin, publicada en Gaceta Oficial N 5.929 de fecha 17 de
agosto de 2.009 en los Artculos: 2, 6 literal m.
3. Ley de la Funcin Pblica de Estadstica.
4. Reglamento General de la Ley de la Funcin Pblica de Estadstica.
Polticas del procedimiento de

recoleccin y difusin de la Matrcula
Inicial
1. El procedimiento de recoleccin y difusin de informacin de la matrcula inicial, se
rige por las leyes de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
2. El nivel de educacin primaria representa pilar fundamental en la construccin del

nuevo modelo socialista de pas, del nuevo hombre y mujer socialista. Por tanto
los procedimientos vinculados a ste sern de carcter prioritario, de obligatorio
cumplimiento y apegados a los ms altos principios de la tica.
3. El Ministerio del Poder Popular para la Educacin, a travs de la Direccin de Estadstica,

es el ente encargado de coordinar, controlar, supervisar, resguardar y difundir el
procedimiento de recoleccin y difusin de informacin de la matrcula inicial.
4. El procedimiento de recoleccin y difusin de informacin de la matrcula inicial, es de

obligatorio cumplimiento.
5. Los responsables del procedimiento de recoleccin y difusin de informacin de la

matrcula inicial, actuarn apegados a los ms altos principios de la tica y cumplirn
a cabalidad lo dispuesto en el manual de normas y procedimientos, sin menoscabo a
lo que establezcan las autoridades competentes y dems actores del Subsistema de
Educacin Bsica. Su incumplimiento ser sancionado, de acuerdo a lo establecido en
el marco legal.
6. Los responsables del procedimiento de recoleccin y difusin de informacin de la

matrcula inicial, velarn por la continuidad de los formas establecidas o en su defecto
la aplicacin de las mejores prcticas. En ningn caso, se retroceder los avances
alcanzados o aplicarn maneras obsoletas y poco eficientes.
Polticas
7. No son transferibles, comerciables, de uso particular, o de cualquier manera que
violente la propiedad intelectual y seguridad de los instrumentos de recoleccin de
informacin de matrcula inicial, as como del sistema de computacin para registrar y
obtener las bases de datos necesarias.
8. Las bases de datos contentivas de la informacin de matrcula inicial, as como, cualquier

resultado del anlisis de sus indicadores, son resguardados por el Ministerio del Poder
Popular para la Educacin, a travs de la Direccin de Estadstica.
9. La divulgacin de la informacin capturada, procesada y analizada por la Direccin

de Estadstica de matrcula inicial tendr, en todo caso, que ser oficializada por las
autoridades competentes del Ministerio del Poder Popular para la Educacin.
10. Los inconvenientes suscitados por algn responsable, en cualquier paso del
procedimiento de recoleccin y difusin de informacin de la matrcula inicial, se
notificarn prudentemente y por las vas ms expeditas al Ministerio del Poder Popular
para la Educacin, especficamente a la Direccin de Estadstica.
Normas del procedimiento de

recoleccin y difusin
1. La actividad estadstica regulada por el presente manual se rige fundamentalmente
por los siguientes principios:
a. Transparencia
b. Comparabilidad
c. Confiabilidad
d. Neutralidad
2. Los funcionarios debidamente calificados y autorizados por el Ministerio del Poder
Popular para la Educacin podrn solicitar datos destinados a la generacin de
informacin estadstica de inters pblico, a todas las personas inmersas o responsables
del procedimiento de matrcula inicial.
3. Los informantes debern dar respuesta en forma veraz, completa, oportuna e imparcial.
4. Los organismos, autoridades y funcionarios del Ministerio del Poder Popular para la
Educacin encargados de la custodia de informacin administrativa deben prestar
la ms rpida y gil atencin a los rganos estadsticos cuando stos la requieran
formalmente.
Los rganos,
autoridades y funcionarios del Ministerio del Poder Popular para la
Educacin que custodien o manejen datos relativos a la seguridad del Estado y la

defensa nacional, declarados formalmente secretos, por la legislacin respectiva, no
estn obligados a suministrarlos.
5. Los datos de carcter personal slo se podrn recolectar y someter a tratamiento,
cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relacin con el mbito y la
finalidad determinada, explcita y legtima para la que se hayan obtenido.
Estos datos no podrn usarse para finalidad distinta de aquella para la cual han sido
recogidos.
No se considerar incompatible el tratamiento posterior de los mismos con fines

histricos o cientficos.
Normas
6. Es obligacin de la Direccin de Estadstica y Ministerio del Poder Popular para la
Educacin conservar y custodiar la informacin obtenida como consecuencia de su
propia actividad, sometida o no al secreto estadstico en los trminos establecidos
por el presente manual,
aunque se hayan difundido los resultados estadsticos
correspondientes.
La conservacin de la informacin no implicar necesariamente la de los soportes

originales de la misma, siempre que su contenido se haya trasladado a soportes
informticos o de otra naturaleza.
Cuando se aprecie que la conservacin de algn tipo de documentacin resulte

innecesaria, podr decidirse su destruccin o desincorporacin de conformidad con el
procedimiento establecido en el reglamento respectivo.
7. Toda persona natural o jurdica, tiene derecho a ser usuario de la informacin estadstica
de inters pblico que levante, produzca y procese el Ministerio del Poder Popular para
la Educacin. El derecho a disponer de la informacin estadstica nace en el momento
en que el Ministerio del Poder Popular para la Educacin concluye la actividad que
configura el producto estadstico y lo presenta oficialmente.
8. Todas las personas involucradas en el procedimiento de matrcula inicial que difundan

informacin estadstica estn en la obligacin de indicar la fuente del dato.
9. La obligacin de guardar el secreto estadstico nace en el momento en que los

datos son obtenidos.
Los datos relativos a personas naturales protegidos por el
secreto estadstico no pueden ser facilitados para su consulta pblica sin que medie
consentimiento expreso del afectado, o hasta que haya transcurrido un plazo de veinte
aos desde la muerte de ste, si su fecha es conocida, o de treinta aos a partir de la
fecha de obtencin de los datos.
Normas
10. Toda persona natural o jurdica, pblica o privada que intervenga en la actividad
estadstica del Ministerio del Poder Popular para la Educacin o tenga conocimiento de
datos amparados tiene la obligacin de mantener el secreto estadstico, an despus
de concluir sus actividades profesionales o su vinculacin con los servicios estadsticos.
11. Son infracciones las acciones u omisiones contrarias a las disposiciones contenidas
en esta normativa, pudiendo ser autores de las mismas, tanto las personas naturales
o jurdicas como los funcionarios adscritos al Ministerio del Poder Popular para la
Educacin.
12. Cuando el infractor sea un funcionario pblico o trabajador al servicio del Ministerio
del Poder Popular para la Educacin, el superior jerrquico respectivo aplicar las
sanciones por medio del procedimiento previsto en el rgimen disciplinario que
disponga la legislacin especial aplicable.
13. Adems de la responsabilidad administrativa, a los infractores de esta normativa les

sern exigibles las responsabilidades civiles, penales o de otro orden que puedan
concurrir.
14. Son infracciones leves:

a. La falta de remisin, el retraso y la negativa expresa a proporcionar datos, informes
o a exhibir documentos requeridos por el Ministerio del Poder Popular para la
Educacin, cuando no hubiere causado perjuicio grave a la actividad estadstica, y
hubiere obligacin de suministrarlos.
b. El obstaculizar los procesos de formacin de la informacin estadstica, cuando no
se produjese grave perjuicio para la actividad estadstica.
10
Normas
15. Son infracciones graves:
a. La falta de remisin, el retraso y la negativa expresa a proporcionar datos, informes
o a exhibir documentos requeridos por el Ministerio del Poder Popular para la
Educacin y de obligatorio suministro, cuando se produjese grave perjuicio para la
actividad estadstica.
b. La negativa a proporcionar datos, informes o a exhibir documentos requeridos por
el Ministerio del Poder Popular para la Educacin, cuando deban hacerlo, dentro
del plazo que se les hubiere sealado.
c. El obstaculizar los procesos de formacin de la informacin estadstica, cuando se
produjese grave perjuicio para la actividad estadstica.
d. El omitir inscribirse en los registros estadsticos que se establezcan, o no proporcionar
la informacin que stos requieran.
e. La comisin de una infraccin leve cuando el infractor hubiere sido sancionado por
otras dos leves dentro del perodo de un ao.
16. Son infracciones muy graves:

a. La revelacin de datos amparados por el secreto estadstico.
b. La utilizacin de los datos personales, obtenidos directamente de los informantes
por el Ministerio del Poder Popular para la Educacin, para fines distintos al
estadstico.
c. El suministro de datos falsos al Ministerio del Poder Popular para la Educacin y las
autoridades competentes.
11
Normas
d. La resistencia notoria, habitual o con alegacin de excusas falsas a proporcionar
datos, informes o a exhibir documentos requeridos, cuando hubiere obligacin de
suministrarlos.
e. La oposicin a las visitas del personal del Ministerio del Poder Popular para la
Educacin durante el levantamiento de los procedimientos de matrcula inicial,
encuestas y dems operaciones estadsticas, la participacin deliberada en actos
y omisiones que entorpezcan el desarrollo del levantamiento matricular, y de los
procesos de generacin de informacin estadstica de la matrcula inicial, encuestas
y dems operaciones estadsticas.
f. La oposicin a las visitas del personal de los funcionarios facultados por el Ministerio
del Poder Popular para la Educacin a efectuar inspecciones de verificacin, sobre
la confiabilidad de la informacin de conformidad con esta normativa.
g. Impedir u obstaculizar, sin justificacin, el ejercicio de los derechos de los
informantes y de los usuarios de la informacin estadstica.
h. Impedir u obstaculizar el acceso a los registros y archivos tanto pblicos como
privados, que sean requeridos para fines estadsticos.
i. La comisin de una infraccin grave, cuando el infractor hubiere sido sancionado
previamente por otras dos graves dentro del perodo de un ao.
12
Las infracciones sern sancionadas con multas segn la siguiente escala:
1. Las infracciones leves se sancionarn con multas entre quince (15) y treinta (30)
unidades tributarias (UT ).
2. Las infracciones graves sern sancionadas con multas entre cuarenta (40) y setenta
(70) unidades tributarias (UT ).
3. Las infracciones muy graves sern sancionadas con multas entre ochenta (80) y
ciento treinta (130) unidades tributarias (UT ).
Para determinar el monto de la sancin a ser establecida, se ajustar en cada caso, a la
naturaleza de los daos o perjuicios causados, a la conducta anterior de los infractores, y
a la conveniencia de evitar prcticas tendentes a contravenir las disposiciones de la Ley
de la Funcin Pblica de Estadstica.
As mismo, se tendr en consideracin los atenuantes y agravantes que se establecen a
continuacin:

Circunstancias Agravantes:
a. La reincidencia y la reiteracin.
b. La gravedad del perjuicio causado.
c. La gravedad de la infraccin.
d. La resistencia o reticencia del infractor para esclarecer los hechos.
Circunstancias Atenuantes:
e. No haber tenido la intencin de causar el hecho imputado de tanta gravedad.
f. Las que se evidencien de las pruebas aportadas por el infractor.
El pago de la multa no exime a los particulares de la obligacin de suministrar la

informacin solicitada. En consecuencia, hubiere o no efectuado el pago de la multa,
sta podr ser aplicada cuantas veces se incumpla con la obligacin.
13
Del Procedimiento para la Imposicin de Multas 1
En los casos en que un funcionario del Ministerio del Poder Popular para la Educacin
o un particular incurra en algn hecho que amerite la imposicin de una multa de las
establecidas Ley de la Funcin Pblica de Estadstica, se abrir un procedimiento
mediante auto dictado al efecto, motivando las razones de sus apertura, el cual deber
ser notificado al presunto infractor. Dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a la
notificacin, el presunto infractor deber exponer las razones de hecho y de derecho as
como las pruebas en que se funde su defensa. Vencido el lapso anterior, dentro de los
cinco (5) das hbiles siguientes se proceder a la sustanciacin del expediente, el cual
deber contener las actuaciones practicadas y las defensas y pruebas alegadas.
Concluido dicho lapso se remitir el expediente al Consejo Directivo del Instituto Nacional
de Estadstica para que ste, dentro de un lapso de ocho (8) das hbiles, mediante
resolucin determine la procedencia o no de la multa y d e ser procedente, establezca
su monto. Dicha resolucin deber ser notificada al presunto infractor. A los efectos,
se considera reincidencia el hecho de que el infractor, despus de una resolucin firme
sancionatoria, cometiere una o varias infracciones de la misma o de diferente ndole
durante los dos (2) aos contados a partir de aquellas.
A los mismos efectos se considera reiteracin el hecho de que el infractor cometiere
una nueva infraccin de la misma ndole dentro del trmino de dos (2) aos despus
del anterior, sin que hubiese sido impuesta sancin mediante resolucin firme.
Las
infracciones leves prescribirn a los dieciocho (18) meses, las graves a los tres (3) aos y
las muy graves a los cinco (5) aos.
El plazo de prescripcin comenzar a contarse desde el da en que la infraccin se
hubiere cometido, y se interrumpir por la iniciacin, con notificacin del interesado, del
procedimiento sancionador, volviendo a correr el plazo si el expediente permaneciese
paralizado durante ms de seis (6) meses por causa no imputable al presunto infractor.
14
Establecidas de acuerdo a la Ley de la Funcin Pblica Estadstica en su Art. 71

Conceptos
Comisin Ministerial de Estadsticas Educativas
La Comisin Ministerial de Estadsticas Educativas, es un ente colegiado compuesto por
los siguientes actores:
Ministro (a) del Poder Popular para la Educacin o en su defecto un representante
debidamente autorizado.
Viceministros del Poder Popular para la Educacin o en su defecto representantes
debidamente autorizados.
Directores de los diferentes subsistemas educativos o en su defecto representantes
debidamente autorizados, especficamente; Direccin de Educacin Inicial, Direccin
de Educacin Primaria, Direccin de Educacin Media, Direccin de Educacin para
Jvenes, Adultos y Adultas, Direccin de Educacin Especial, Direccin de Educacin
Intercultural, Directores de Zonas Educativas, entre otros.
Directores de reas relacionadas o vinculadas al tema de las estadsticas educativas o
en su defecto representantes debidamente autorizados, especficamente; Direccin
de Polticas Pblicas, Direccin de Estadstica, Direccin de Currculo, Direccin de
Internacional, Coordinadores Estadsticos, entre otros.
Funciones
La Comisin tendr las siguientes funciones:
Velar porque las Estadsticas Educativas sean diseadas, elaboradas, supervisadas
y difundidas dentro del marco legal vigente, as como, bajo un estricto apego a la
tica profesional.
Proponer, revisar y aprobar (desaprobar) todos los procedimientos, normas y
mecanismos de recoleccin, elaboracin y difusin de Estadsticas Educativas.
Reunirse por lo menos una vez por ao el procedimiento de Matrcula Inicial y
matricula final.
15

1.
Actualizacin de Instrumentos de Recoleccin de Estadsticas

Educativas.
El proceso de recoleccin de matrcula inicial comienza convocando, por lo menos

6 meses antes del inicio del ao escolar, a la Comisin Ministerial de Estadsticas
Educativas Comisin en lo sucesivo - con la finalidad de que aporten sus ideas,
sugerencias, correcciones 1 o cualquier elemento que contribuya sustancialmente en
el proceso de recoleccin de informacin estadstica de inicio de curso.
En tal sentido, seguidamente se recolectan las sugerencias proporcionadas por los
actores vinculados al devenir educativo, pasando por cada subsistema, modalidad,
zona educativa, entre otros. La Direccin de Estadstica del Ministerio del Poder
Popular para la Educacin es la encargada de recopilar esta informacin.
Obtenidas las sugerencias, la Direccin de Estadstica del Ministerio del Poder Popular
para la Educacin, evaluar tcnicamente su factibilidad para ser incorporadas en el
proceso de Matrcula Inicial.
Inmediatamente la Direccin de Estadstica del Ministerio del Poder Popular elabora
una propuesta definitiva de Instrumentos de Recoleccin que compila todas y cada
una de las sugerencias factibles.
La Comisin tendr 5 das hbiles para su definitiva resolucin, pudiendo aprobar
o corregir parcialmente la propuesta.
1
Las sugerencias deben ser consignadas formalmente de forma fsica preferiblemente a la Direccin de Estadstica
del Ministerio Popular Para la Educacin de manera oportuna.
2
La aprobacin definitiva ser dada por el (la) Ministro (a) del Poder Popular para la Educacin.
16

2.
Diseo de instrumentos de recoleccin de matrcula inicial.
La Direccin de Estadstica del Ministerio del Poder Popular para la Educacin

corregir parcialmente la propuesta - si fuere el caso - o empezara el proceso de
Diseo de Instrumentos de Recoleccin de Matrcula Inicial.
El diseo de Instrumentos de Recoleccin de Matrcula Inicial tendr una duracin,
a lo sumo, de 15 das.
3.
Actualizacin del sistema de captacin de estadsticas educativas.
Paralelamente al diseo, se ejecutar la actualizacin del sistema de captacin de

estadsticas educativas. Se contar con un mximo de 15 das hbiles.
En un periodo de 15 das hbiles posteriores a la actualizacin, se realizarn el
nmero necesario y suficiente de pruebas, para dejar a punto el sistema.
4.
Estimacin de cantidad e Impresin de instrumentos de recoleccin

de matrcula inicial.
Listo el diseo, se procede a cuantificar el material necesario y suficiente para cumplir

con la demanda en cada uno de los planteles del pas, considerando un margen de
error pertinente.
Se dividir la cantidad segn los Estados o Divisiones territoriales vigentes en la
Repblica Bolivariana de Venezuela. 5 das hbiles es el tiempo mximo para esta
tarea.
17

Teniendo la cantidad de material, se determina el proceso por el cual se imprimirn
las planillas. La primera opcin en todo caso ser la impresin en los talleres del
ministerio, siempre y cuando estn operativos y disponibles. La segunda opcin,
licitar una empresa inscrita como proveedor del Ministerio del Poder Popular de
Educacin MPPE - que cumpla con la tarea de imprimir todo el material en tiempo
y forma.
Otorgado y revisado el material, de no cumplir con la cantidad exacta o el tiempo
acordado, se notificar a los entes encargados del desembolso para que se tomen las
medidas pertinentes.
5.
Distribucin de instrumentos de recoleccin de matrcula inicial.

(MPPE Zonas Educativas)
Habiendo impreso en cantidades suficientes y adecuadas, de acuerdo a la divisin

hecha por Estados del territorio nacional, se procede a organizar la distribucin
fsica a cada Coordinacin Estadstica Estadal perteneciente a las Zonas Educativas.
La distribucin podra ejecutarse de dos maneras. La primera, gestionar con la flota
de transportes pertenecientes al MPPE. La segunda, pactar con el proveedor que
imprimi los instrumentos o con otro inscrito en el MPPE para que lleve a cabo la
distribucin en todo el territorio nacional a cada Coordinacin Estadstica Estadal
perteneciente a las Zonas Educativas.
Las Coordinacin Estadstica Estadal tendrn 5 das hbiles para efectuar el conteo y
verificacin de la idoneidad del material recibido.
Las Coordinacin Estadstica Estadal notificarn formalmente y en el trmino de la
distancia, si el material obtenido es suficiente y adecuado.
18

6.
Talleres de instrumentos de recoleccin y sistema de captacin de

matrcula inicial.
(MPPE Zonas Educativas)
Una vez distribuido en su totalidad el material de recoleccin de matrcula inicial en

todo el pas, se organizan mediante cronogramas y ejecutan los talleres de induccin
de los renovados instrumentos de recoleccin, as como, los relacionados a la nueva
forma del sistema de captacin de matrcula inicial.
Los talleres se dictarn a nivel nacional en las Coordinaciones Estadsticas Estadales
o en los puntos estratgicos que se determinen en la organizacin y que estn
incorporados a los cronogramas, teniendo presente la consignacin del material de
apoyo de fcil reproduccin.
Los encargados de dictar los talleres sern los miembros de la Direccin de Estadstica
del MPPE o en su defecto el personal que se designe por parte de las autoridades
competentes.
Se dispondr de un mximo de 10 das para dictar los talleres.
19

7.
Distribucin de instrumentos de recoleccin de matrcula inicial

por las Coordinaciones Estadsticas Estadales a Jefes de Municipios o
Distritos Escolares. (Zonas Educativas Distritos o Municipios Escolares)
Las Coordinaciones Estadsticas Estadales tendrn 10 das continuos para efectuar la

distribucin a cada Jefe de Municipio o Distrito Escolar, de acuerdo al procedimiento
ms adecuado segn su experiencia. Tendrn prrroga solo aqullos en los cuales
amerite por situacin geogrfica o hayan notificado alguna eventualidad no
previsible con suficiente tiempo.
Las Coordinaciones Estadsticas Estadales notificarn formalmente y en el trmino
de la distancia, la culminacin de la distribucin del material a los Jefes de Municipio
o Distrito Escolar.
Los instrumentos de recoleccin de matrcula inicial estarn en poder de los Jefes
de Municipio o Distrito Escolar, durante los primeros 15 das antes del inicio del ao
escolar.
7.1.- Multiplicacin de talleres de instrumentos de recoleccin y sistema
de captacin de matrcula inicial por parte de las Coordinaciones
Estadsticas Estadales a los Jefes de Municipio o Distrito Escolar.
(Zonas Educativas Distritos o Municipios Escolares)
Las Coordinaciones Estadsticas Estadales tendrn la responsabilidad de
multiplicar los talleres y el material de apoyo, recibido por los miembros de la
Direccin de Estadstica del MPPE, a los Jefes de Municipio o Distrito Escolar.
Segn la organizacin que ha bien tengan realizar, se ejecutarn los nuevos
talleres de induccin de los renovados instrumentos de recoleccin, as como,
los relacionados a la nueva forma del sistema de captacin de matrcula inicial.
20

8.
Distribucin de instrumentos de recoleccin de matrcula inicial

por los Jefes de Municipio o Distrito Escolar a los Planteles.
(Distritos o Municipios Escolares - Planteles)
Los Jefes de Municipio o Distrito Escolar tendrn 15 das continuos para efectuar la
distribucin a cada Plantel, de acuerdo al procedimiento ms adecuado segn su
experiencia.
Tendrn prrroga solo aqullos en los cuales amerite por situacin
geogrfica o hayan notificado alguna eventualidad no previsible con suficiente

tiempo.
Los Jefes de Municipio o Distrito Escolar notificarn formalmente a las Coordinaciones
Estadsticas Estadales y en el trmino de la distancia, la culminacin de la distribucin
del material a los Planteles.
Los instrumentos de recoleccin de matrcula inicial reposarn en los Planteles, en
el transcurso del mes septiembre del ao de comienzo de curso
8.1.-
Multiplicacin
de
talleres
de
instrumentos
escolar
de
recoleccin
sistema de captacin de matrcula inicial por parte de los Jefes

de
Municipio
Distrito
Escolar
los
Directores
de
Planteles.
(Distritos o Municipios Escolares - Planteles)

Los Jefes de Municipio o Distrito Escolar tendrn la responsabilidad de multiplicar
los talleres y el material de apoyo, recibido por los miembros de las Coordinaciones
Estadsticas Estadales, a los Directores de Planteles. Segn la organizacin que ha
bien tengan realizar, se ejecutarn los nuevos talleres de induccin de los renovados
instrumentos de recoleccin, as como, los relacionados a la nueva forma del sistema
de captacin de matrcula inicial.
21

9.
Llenado de instrumentos de recoleccin de matrcula inicial en

planteles
Finalizada la distribucin y los talleres multiplicadores para cada plantel del pas, se
comienza el proceso de llenado de instrumentos de recoleccin de matrcula inicial
en cada plantel.
Cada plantel tendr, a lo sumo, 5 das hbiles para el llenado de la informacin,
procurando que sea la ms exacta y precisa. Si existiera algn inconveniente no
previsible, las autoridades competentes evaluarn la posibilidad de otorgar una
prrroga, que inactive provisionalmente los procedimientos administrativos y
subsecuentes sanciones dispuestos en el marco legal.
La ocurrencia de errores involuntarios en el llenado, tendr un mximo de 3 das
hbiles para su total subsanacin.
Completos y satisfactoriamente llenos los instrumentos de recoleccin, los planteles
entregarn en un lapso no mayor a 3 das hbiles cada instrumento a los Jefes de
Municipio o Distrito Escolar.
10. Revisin de instrumentos de recoleccin de matrcula inicial por los

Jefes de Municipio o Distrito Escolar.
Los Jefes de Municipio o Distrito Escolar tendrn un mximo de 15 das hbiles para
revisar la totalidad de instrumentos de recoleccin de matrcula inicial consignados
por los planteles.
Terminada la revisin, devolvern a los planteles en el trmino de la distancia el
material con errores.
22

Los Jefes de Municipio o Distrito Escolar notificarn formalmente al Coordinaciones
Estadsticas Estadales, en un plazo no mayor a 3 das hbiles, cualquier incumplimiento
de los lapsos de entrega por parte de los planteles, as como de las razones que estos
aducen.
En ningn caso los instrumentos de recoleccin de matrcula inicial reposarn ms
de 15 das hbiles en poder de los Jefes de Municipio o Distrito Escolar. Pudiendo
acarrear la violacin de este inciso sanciones dispuestas en el marco legal.
Los Jefes de Municipio o Distrito Escolar, una vez culminada la revisin, consignarn a
las Coordinaciones Estadsticas Estadales la totalidad de instrumentos de recoleccin
llenos adecuadamente por los planteles en los plazos establecidos. 15 das hbiles
11. Revisin de instrumentos de recoleccin de matrcula inicial por las

Coordinaciones Estadsticas Estadales.

Las Coordinaciones Estadsticas Estadales tendrn un mximo de 15 das hbiles para

revisar la totalidad de instrumentos de recoleccin de matrcula inicial consignados
por los planteles.
Terminada la revisin, devolvern en el trmino de la distancia el material con

errores. Asimismo notificarn a la Direccin de Estadstica del MPPE de las entregas
exitosas de la misma manera.
Las Coordinaciones Estadsticas Estadales notificarn formalmente a la Direccin de
Estadstica del MPPE, en un plazo no mayor a 3 das hbiles, cualquier incumplimiento
de los lapsos de entrega por parte de los Jefes de Municipio o Distrito Escolar, as
como de las razones que estos aducen.
23

12. Trascripcin de instrumentos de recoleccin de matrcula inicial
en Zonas Educativas, Coordinaciones de Estadsticas estadales o
planteles.
Revisados los instrumentos de recoleccin, se comienza la trascripcin en el sistema
de captacin de estadsticas educativas.
La Direccin de Estadstica establecer los lapsos perentorios para la entrega final de
las bases datos resultantes.
La entrega extempornea posterior a la establecida ser sancionada de acuerdo
a la normativa vigente, siempre y cuando no sea por razones de causa mayor y
debidamente notificadas.
12.1.- Consolidacin de base de datos en la zona educativa.

Las Coordinaciones Estadsticas Estadales consolidarn las bases de datos de los
planteles concernientes a su permetro de operaciones.
La Direccin de Estadstica establecer los lapsos perentorios para la entrega
final de las bases de datos resultantes.
La entrega extempornea posterior a la establecida ser sancionada de
acuerdo a la normativa vigente, siempre y cuando no sea por razones de causa
mayor y debidamente notificadas.
24

13. Envo de base de datos a la Direccin de Estadstica del MPPE.
Finalizada la consolidacin de las bases de datos por parte de las Coordinaciones
Estadsticas Estadales, se enviarn en los tiempos establecidos y por las vas ms
expeditas a la Direccin de Estadstica del Ministerio del Poder Popular para la
Educacin.
13.1.- Revisin de base de datos por parte de la Direccin de Estadstica del

MPPE.
Obtenidas las bases de datos de cada entidad federal, la Direccin de Estadstica
del MPPE revisar cada una para diagnosticar posibles errores.
De presentar error(es) las bases de datos, la Direccin de Estadstica del MPPE
devolver la informacin a las Coordinaciones Estadsticas Estadales para su
correccin.
Las Coordinaciones Estadsticas Estadales, tendr un mximo de 05 das hbiles
para su total subsanacin.
13.2.- Consolidacin de base de datos por la Direccin de Estadstica.

La Direccin de Estadstica consolidar las bases de datos nacionales en varios
repositorios.
La Direccin de Estadstica establecer los lapsos perentorios para la obtencin
de la base de datos final.
25

14. Elaboracin de Reportes.
La Direccin de Estadstica es la dependencia competente para procesar, analizar
y elaborar los reportes necesarios y suficientes, de acuerdo a la solicitud de los
usuarios.
La Direccin de Estadstica establecer un cronograma de entrega de reportes de
mayor relevancia para el Subsistema de Educacin Bsica. Atender las solicitudes
de manera oportuna, siempre que se respeten los canales regulares.
Los profesionales pertenecientes a la Direccin de Estadstica tendrn el mayor
cuidado en la elaboracin de reportes, resguardarn la informacin no autorizada
para divulgar y revisarn cada entrega con tica.
15. Emisin y divulgacin de Reportes

La Direccin de Estadstica es la dependencia competente para realizar la emisin de
reportes, de acuerdo a la solicitud de los usuarios y en respeto a la confidencialidad
de la informacin.
Las autoridades competentes del Ministerio del Poder Popular para la Educacin,
autorizarn a la Direccin de Estadstica la divulgacin de reportes. En caso
contrario, la Direccin no tendr la potestad de publicar, difundir o trasmitir ninguna
informacin.
Cualquier informacin estadstica divulgada o por divulgar, referente a la matrcula
inicial, ser competencia de la Direccin de Estadstica y de las autoridades
competentes del Ministerio del Poder Popular para la Educacin, stas refrendarn
o no su veracidad.
26

Diagrama de Flujo
27
Glosario de Trminos
AO DE ESTUDIO:
Es cada una de las divisiones del nivel de Educacin Media de 1ro a 6to ao en que se
agrupan segn edad y conocimiento.
AO ESCOLAR:
Es el tiempo de duracin de las actividades docentes, las cuales estn comprendidas
entre el primer da hbil de la segunda quincena del mes de Septiembre y el ltimo da
hbil del mes de Julio del ao siguiente.
REAS DE ATENCIN:
Son los diferentes tipos de discapacidades (fsicas, intelectuales, sensoriales y
emocionales) en que son agrupados los estudiantes atendidos por la modalidad de
Educacin Especial.
AULA:
Recinto dentro del plantel donde se imparte enseanza.
CAPACIDAD INSTALADA:
Son espacios destinados a labores docentes, administrativas, recreativas, culturales.
CLASE DE PLANTEL:
Es la organizacin administrativa de los Planteles de Educacin Primaria, la cual
comprende la siguiente clasificacin:
a) Graduado: Plantel de varios docentes con personal Directivo.
b) Unitario: Plantel de un solo docente sin personal Directivo.
c) Concentrado: Reunin en un mismo local de dos o mas planteles unitarios.
d) Granja: Plantel donde se brinda enseanza en labores agropecuarias, adems de la
Educacin Primaria que se imparte.
28
Glosario de Trminos
DEPENDENCIA:
Es la forma de subordinacin de un plantel a un organismo determinado que lo sostiene:
a) Nacional: Planteles que son administrados por el Ministerio del Poder Popular para
la Educacin.
b) Estadal o Distrital: Planteles que son administrados por las gobernaciones de los
Estados.
c) Municipal: Planteles que son administrados por las alcaldas.
d) Autnoma: Planteles que son administrados por un instituto Autnomo dependiente
del Ejecutivo Nacional.
e) Privada: Planteles que son administrados totalmente por personas naturales o
jurdicas privadas.
f ) Privada Subvencionada Nacional: Planteles administrados parcialmente por el
Ministerio del Poder Popular para la Educacin.
g) Privada Subvencionada Oficial: Planteles que son administrados parcialmente por
otro organismo del Estado.
DESERCIN:
Son los estudiantes inscritos en un ao escolar determinado, que no continan estudios
al ao siguiente, por haber abandonado estos, antes o despus de finalizado el ao
escolar.
DOCENTE:
Es la persona que ejerce funciones de enseanza, orientacin, planificacin,
investigacin, experimentacin, evaluacin, direccin, supervisin o administracin en
el campo educativo.
29
Glosario de Trminos
ENTIDAD FEDERAL:
Es la divisin poltico-territorial del pas. El territorio Nacional se divide, para los fines
de la organizacin poltica de la repblica, en veintitrs (23)
Estados y un (1) Distrito
Capital.
EGRESADO:
Es el alumno que ha aprobado los estudios correspondientes a todos los grados o aos
de estudio, en cualquier nivel o modalidad del Sistema Educativo.
EDUCACIN INICIAL:
Es el nivel que atiende nios de 0 a 6 aos a travs de la atencin Convencional y no
Convencional las cuales estn comprendidas en dos etapas:
a) Etapa Maternal
b) Etapa Preescolar
GRADO DE ESTUDIO:
Es cada una de las divisiones del nivel de Educacin Primaria en que se agrupan los
estudiantes segn edad y conocimiento.
MATRCULA INICIAL:
Es el nmero de estudiantes inscritos en cualquier nivel o modalidad del Subsistema de
Educacin Bsica al inicio del ao escolar.
MATRCULA FINAL:
Es el nmero de estudiantes que permanecen inscritos en cada grado, ao o semestre
al finalizar el ao escolar en los distintos niveles y modalidades del Subsistema de
Educacin Bsica.
30
Glosario de Trminos
MEDIO GEOGRFICO:
Es la clasificacin territorial de la poblacin en urbana y rural, atendiendo a las siguientes
consideraciones:
a) Urbana: Centros poblados con mas de dos mil quinientos habitantes 500 hogares.
b) Rural: Centros poblados con menos de dos mil quinientos habitantes 500 hogares.
MENCIN:
Es la denominacin bajo la cual se agrupa un conjunto de asignaturas, distribuidas por
aos de estudio, de acuerdo a los planes de estudio.
MODALIDADES:
Son variantes educativas para la atencin de las personas que por sus caractersticas
y condiciones especificas de su desarrollo integral, cultural, tnico, lingstico y otras
requieren de adaptaciones curriculares de forma permanente o temporal con el fin de
responder a las exigencias de los diferentes niveles educativos.
NIVELES EDUCATIVOS:
Son niveles del Sub-sistema de Educacin Bsica: la Educacin Inicial, la Educacin
Primaria y la Educacin Media.
NO PROMOVIDO:
Es el alumno que no ha obtenido la calificacin mnima de aprobacin establecida en
el reglamento general de la Ley Orgnica de Educacin, para avanzar al grado o ao de
estudio siguiente.
31
Glosario de Trminos
PLANTEL:
Es la institucin estructurada para impartir enseanza en los niveles o modalidades del
Subsistema de Educacin Bsica. Cuando se dicta ms de un Subsistema Educativo se
denomina Unidad Educativa.
POST-GRADO DOCENTE:
Son los ttulos de especializacin, maestra, doctorado, obtenidos por los docentes.
PROMOVIDO:
Es el alumno que aprob el grado o el ao de estudio, que le permite proseguir el grado
o ao inmediato superior, del nivel de educacin correspondiente.
PROMOVIDO CON UNA ASIGNATURA PENDIENTE:

Es el alumno que aprob todas menos 1 asignatura de un ao de estudio, que le permite
proseguir el ao inmediato superior, del nivel de educacin correspondiente.
PROSECUCIN:
Es la relacin del nmero de estudiantes inscritos en cualquier grado o ao de estudio,
con respecto al nmero de los que aparecen inscritos en los grados o aos de estudios
siguientes en aos escolares sucesivos.
RENDIMIENTO:
Es el nmero de estudiantes promovidos, con una asignatura pendiente y no promovidos
en cualquier grado o ao de estudio del total matriculado al inicio del ao escolar.
32
Glosario de Trminos
REPITIENTE:
Es el alumno que cursan ms de una vez el mismo grado, ao.
SECCIN:
Conjuntos de estudiantes/as
que
constituyen una unidad grupal de enseanza,
reunidos/as sobre la base de diversos factores tales como: edad, grado de estudio entre
otros.
SITUACIN DEL CARGO:

Titular: Cuando el cargo es obtenido mediante la aprobacin del concurso de mritos.
Interino:
a) Cuando el profesional de la docencia ocupa un cargo por cierto tiempo, en
razn de ausencia temporal del ordinario.
b) Cuando el profesional de la docencia o el docente no titulado desempee
un cargo que deba ser provisto por concurso, mientras este se realiza.
c) Cuando se hayan agotado todos los procedimientos posibles para proveer
un cargo con un profesional de la docencia y se designe a personas sin
titulo docente, previo cumplimiento del rgimen de seleccin establecido
en el Reglamento del Ejercicio de la Profesin Docente.
TENENCIA:
Es la forma de ocupacin de un local por parte de una institucin educativa.
33
Glosario de Trminos
TIPO DE ATENCIN:
Es la forma como son atendidos los estudiantes en la modalidad de Educacin Especial.
a) Fija: Referida a estudiantes que cursan regularmente en Unidades o Institutos de
Educacin Especial.
b) Peridica o flotante: Matricula atendida en forma itinerante por los distintos
servicios de Educacin Especial.
TIPO DE CONSTRUCCIN:
Es la caracterstica que presenta la construccin de un local en cuanto a su utilizacin
para la labor del docente, que puede ser: construido especialmente, casa de habitacin
acondicionada, casa de habitacin sin acondicionar, galpn y palafitos.
TTULO DOCENTE:
Es el otorgado por el Ministerio del Poder Popular para la Educacin o Institutos de
Formacin Docente que capacita legalmente al individuo para el ejercicio docente.
TTULO NO DOCENTE:
Es el otorgado por el Ministerio del Poder Popular para la Educacin que certifica la
culminacin de estudios en una especialidad diferente a la docente.
TURNO:
Es la organizacin del plantel segn la jornada diaria de clase que imparte.
34
Formularios
Los presentes documentos sern los nicos instrumentos vlidos de apoyo
para los procesos que se ejecutan en todas las dependencias del Ministerio
del Poder Popular para la Educacin.
Los mismo sern de obligatorio cumplimiento a partir de la fecha de vigencia,
la cual estar supeditada a la fecha de aprobacin por el (la) Ciudadano (a)
Ministro (a).
La Dependencia responsable de la custodia fsica del original de este
documento, ser la Direccin de Estadstica del Ministerio del Poder Popular
para la Educacin, adscrita a la Direccin General de Polticas Pblicas.
Importante: Estos formularios podrn ser modificados segn la dinmica

y necesidades que establezca la Direccin de Estadstica del Ministerio del
Poder Popular para la Educacin.
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Formularios
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Matricula MI

Caricato da

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Producido por:

Ministerio del Poder Popular para la Educacin

Lugar y Fecha de Elaboracin:

Manual de Normas y Procedimientos

CARACAS, JULIO DE 2011

Normativas y disposiciones del contexto jurdico 

Polticas del procedimiento de recoleccin y difusin de la Matrcula Inicial

Normas del procedimiento de recoleccin y difusin

Comisin Ministerial de Estadsticas Educativas

Procedimiento de Matrcula Inicial 

Manual de normas y procedimientos de la recoleccin y difusin de informacin de la matrcula inicial

Manual de normas y procedimientos de la recoleccin y difusin de informacin de la matrcula inicia

1. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo en la Direccin de

Manual de normas y procedimientos de la recoleccin y difusin de informacin de la matrcula inicial

Responsables y rea de Aplicacin

1. Ministerio del Poder Popular para la Educacin (Direccin de Estadstica).

Manual de normas y procedimientos de la recoleccin y difusin de informacin de la matrcula inicia

Normativas y disposiciones del

1. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela

3. Ley de la Funcin Pblica de Estadstica.

4. Reglamento General de la Ley de la Funcin Pblica de Estadstica.

Manual de normas y procedimientos de la recoleccin y difusin de informacin de la matrcula inicial

Polticas del procedimiento de

2. El nivel de educacin primaria representa pilar fundamental en la construccin del

3. El Ministerio del Poder Popular para la Educacin, a travs de la Direccin de Estadstica,

4. El procedimiento de recoleccin y difusin de informacin de la matrcula inicial, es de

5. Los responsables del procedimiento de recoleccin y difusin de informacin de la

6. Los responsables del procedimiento de recoleccin y difusin de informacin de la

Manual de normas y procedimientos de la recoleccin y difusin de informacin de la matrcula inicia

8. Las bases de datos contentivas de la informacin de matrcula inicial, as como, cualquier

9. La divulgacin de la informacin capturada, procesada y analizada por la Direccin

Manual de normas y procedimientos de la recoleccin y difusin de informacin de la matrcula inicial

Normas del procedimiento de

autoridades y funcionarios del Ministerio del Poder Popular para la

Educacin que custodien o manejen datos relativos a la seguridad del Estado y la

No se considerar incompatible el tratamiento posterior de los mismos con fines

Manual de normas y procedimientos de la recoleccin y difusin de informacin de la matrcula inicia

aunque se hayan difundido los resultados estadsticos

La conservacin de la informacin no implicar necesariamente la de los soportes

Cuando se aprecie que la conservacin de algn tipo de documentacin resulte

8. Todas las personas involucradas en el procedimiento de matrcula inicial que difundan

9. La obligacin de guardar el secreto estadstico nace en el momento en que los

Los datos relativos a personas naturales protegidos por el

Manual de normas y procedimientos de la recoleccin y difusin de informacin de la matrcula inicial

13. Adems de la responsabilidad administrativa, a los infractores de esta normativa les

14. Son infracciones leves:

Manual de normas y procedimientos de la recoleccin y difusin de informacin de la matrcula inicia

16. Son infracciones muy graves:

Manual de normas y procedimientos de la recoleccin y difusin de informacin de la matrcula inicial

Manual de normas y procedimientos de la recoleccin y difusin de informacin de la matrcula inicia

El pago de la multa no exime a los particulares de la obligacin de suministrar la

Establecidas de acuerdo a la Ley de la Funcin Pblica Estadstica en su Art. 71

Procedimiento de Matrcula Inicial

Actualizacin de Instrumentos de Recoleccin de Estadsticas

El proceso de recoleccin de matrcula inicial comienza convocando, por lo menos

o corregir parcialmente la propuesta.

Manual de normas y procedimientos de la recoleccin y difusin de informacin de la matrcula inicia

Procedimiento de Matrcula Inicial

Diseo de instrumentos de recoleccin de matrcula inicial.

La Direccin de Estadstica del Ministerio del Poder Popular para la Educacin

Actualizacin del sistema de captacin de estadsticas educativas.

Paralelamente al diseo, se ejecutar la actualizacin del sistema de captacin de

Estimacin de cantidad e Impresin de instrumentos de recoleccin

Listo el diseo, se procede a cuantificar el material necesario y suficiente para cumplir

Normativas y disposiciones del contexto jurdico

Polticas del procedimiento de recoleccin y difusin de la Matrcula Inicial

Normas del procedimiento de recoleccin y difusin

Comisin Ministerial de Estadsticas Educativas

Procedimiento de Matrcula Inicial