FASES DE LA PLANIFICACION

Fase 1. Anlisis de la situacin

En esta primera etapa debe evaluar el entorno externo e interno de la
organizacin que alberga o albergar el centro de informacin. De esta forma,
usted podr determinar sus puntos fuertes y dbiles y sus oportunidades y
amenazas. Puede hacerlo con un anlisis FODA (Fortalezas, Oportunidades,
Debilidades y Amenazas).

Fase 2. Definicin de la visin, misin, objetivos y metas

Visin
La visin es la imagen que se tiene del lugar adonde se quiere llegar: cmo
queremos vernos, como institucin, en un futuro definido.
La declaracin de la visin debe responder a las siguientes preguntas:

Qu tratamos de conseguir?
Cules son nuestros valores?
Cmo produciremos resultados?
Cmo nos enfrentaremos al cambio?
Cmo conseguiremos ser competitivos?

Misin
La misin es una declaracin, aprobada por la institucin de la que depende el
centro de informacin, en la que se describen los objetivos generales de la
organizacin y su oferta de servicios y productos.
La misin responde a las siguientes preguntas:

Quines somos?
Qu nos hace diferentes?
Cules son nuestros valores y nuestros/as usuarios/as?
Cul es nuestro para qu?

Los objetivos y las metas

Los objetivos y las metas nos dan la base para llevar a cabo el proceso de
planificacin del centro de informacin y, posteriormente, nos ayudarn a la
evaluacin de sus resultados.
A la hora de determinar los objetivos y metas, tenga en cuenta que deben:

apoyar la misin del centro;

responder a las caractersticas e informacin sobre los/as usuarios/as;
considerar la cobertura o falta de recursos del centro de informacin.

Por qu son importantes los objetivos y las metas?

Los objetivos y las metas son importantes porque:

guan la toma de decisiones de las personas encargadas de la

planificacin;

informan a los/as usuarios/as y al personal del centro sobre las

actividades que se van a destacar;

ayudan al centro a conseguir sus propsitos;

proveen una base para el desarrollo de las actividades y tareas.

Meta
Una meta es un propsito general, amplio y a largo plazo que describe una
condicin deseada o futura hacia la cual el centro de informacin avanza
durante los prximos tres o cinco aos. Se puede expresar desde el punto de
vista del centro o del/de la usuario/a, debe estar en armona con la misin, y
proporciona la estructura para el establecimiento de los objetivos.
Objetivo
Un objetivo es un propsito a corto plazo. Describe los resultados que deben
conseguirse en un periodo de tiempo determinado. Debe ser medible,
realizable en un tiempo limitado, y su enunciado debe comenzar con un verbo
de accin. Cumplir los objetivos ayuda al centro a alcanzar sus metas, roles y
misin
Fase 3. Identificacin de actividades y determinacin de recursos
necesarios para la puesta en marcha de un centro de informacin virtual
En esta etapa se debe definir las actividades, asignar las tareas y determinar
los recursos necesarios para conseguir las metas y los objetivos establecidos.
Revisar este ejemplo de actividades identificadas por el CRID puede serle de
gran utilidad.
Recursos necesarios para la creacin de un centro de informacin
Al crear un centro de informacin, tenga en cuenta cules son los recursos
bsicos:

recursos de informacin
recursos humanos
tecnologas de la informacin y de la comunicacin (TIC)
recursos virtuales: el sitio web del centro de informacin
recursos fsicos
recursos financieros

Recursos de tecnologas de la informacin y de la comunicacin (TIC)

Un centro de informacin requiere de una infraestructura tecnolgica con
especificaciones mnimas para apoyar el desarrollo de sus funciones. Las
puede observar en el siguiente cuadro.
Recursos virtuales: el sitio web del centro de informacin
El sitio web es el producto ms visible del centro: permite dar a conocer sus
productos y servicios; es el punto de encuentro e interaccin con los/as
usuarios/as y la imagen de la institucin de la que forma parte el centro.

Recursos fsicos: espacio y mobiliario

Un centro de informacin exige un espacio adecuado a sus necesidades y a los
servicios que presta. Se sugiere un espacio fsico mnimo de 60 m 2. Esta
superficie ir aumentando en funcin del crecimiento del centro. Tambin se
puede hacer el clculo sobre la base de 15 m 2 por persona, cifras que incluyen
el espacio para el equipo y la coleccin (Snchez, 1983).
Recursos financieros
Los recursos financieros permiten la creacin, funcionamiento y sostenibilidad
de un centro de informacin.
La institucin que alberga el centro de informacin asigna a este un
presupuesto determinado, en funcin de la planificacin realizada.
Presupuesto
El presupuesto es un plan de gastos para un perodo determinado de tiempo y
permite llevar a cabo las actividades del centro de informacin.
Es un instrumento para:

La planificacin: porque refleja la distribucin de recursos.

El control: porque fija restricciones con respecto a inversiones y gastos.

Al elaborar el presupuesto, es conveniente tener en cuenta diversos aspectos.
Fase 4. Elaboracin del plan de trabajo
El resultado de la planificacin se plasma en el plan de trabajo: refleja las
actividades y los recursos necesarios para su ejecucin. Tenga en cuenta que
el plan de trabajo debe ir acompaado de un cronograma y un presupuesto.
Fase 5. Evaluacin de los resultados
Es la etapa final del ciclo de la planificacin. Durante esta fase se revisa el
plan: se han cumplido las metas y objetivos?
Recuerde que las metas y objetivos tienen que ir vinculadas a la misin del
centro de informacin. El objetivo de la evaluacin es elaborar
recomendaciones que puedan ser utilizadas por la persona responsable del
centro de informacin y por el resto del personal para mejorar el trabajo del
centro.
FUNCION DE LA PLANIFICACION
Es la funcin que ha de prever los medios adecuados y la eliminacin de los
obstculos para la consecucin de los objetivos. La planificacin es el punto de
partida y la base de la coordinacin. Evita que muchos errores se lleguen a
cometer en el anlisis previo.
Proceso que determina los grandes objetivos de una organizacin y las
polticas y estrategias que gobernarn la adquisicin, uso y disposicin de
recursos para conseguir tales objetivos.

La primera de las actividades que componen la tarea de la direccin de la

empresa es la planificacin, la cual consiste en fijar unos objetivos
empresariales, marcar las estrategias necesarias para conseguirlos, definir las
polticas de la empresa y establecer los criterios de decisin, siempre con la
intencin de conseguir los fines de la empresa.
El proceso de planificacin consta de una serie de etapas que se han de ir
cubriendo durante la elaboracin de los planes. Estas etapas son las
siguientes:
Anlisis de la situacin de partida: se analiza la situacin actual de la
empresa y su entorno,

y se toma conciencia de las oportunidades

existentes para poder aprovecharlas.

Fijacin de los recursos: se marcan los objetivos, tanto los generales
como los subordinados, es decir, se concretan las metas a las que se
quiere llegar.
Creacin de alternativas o determinacin de las lneas de actuacin: se
marcan los diferentes caminos que lleven a la empresa hacia los
objetivos propuestos.
Evaluacin de las alternativas: consiste en evaluar y analizar cada una
de las lneas de accin, es decir, estudiar los puntos fuertes y dbiles y
evaluar los costes, los riesgos o las dificultades a superar.
Eleccin de una alternativa: en esta etapa se decide qu plan se
ejecutar.
Control y determinacin de desviaciones: aunque se haya escogido una
alternativa con la seguridad de que es la mejor, es posible que la
realidad evoluciones de forma diferente y esta alternativa no funcione
como se esperaba; entonces, se debe volver a las alternativas anteriores
y realizar las modificaciones pertinentes. Por tanto, hay que hacer un
seguimiento peridico de los planes y corregirlos cuando sea necesario
IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACION
Las propuestas de planificacin incluyen entre sus objetivos mejorar la toma de
decisiones con la meta de concretar un fin buscado. Por consiguiente, una
estrategia de planificacin debe tener en consideracin la situacin presente y
todos aquellos factores ajenos y propios que pueden generar repercusiones
para lograr ese fin.

La importancia de planificar radica en la necesidad de organizar de manera

coherente lo que se quiere lograr con los estudiantes en el aula. Esto implica
tomar decisiones previas a la prctica sobre qu es lo que se aprender, para
qu se har y cmo se puede lograr de la mejor manera.