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Cuando compartes tus libros de Excel con otras personas y ellos introducen informacin
en las hojas que has preparado con tanto esfuerzo, es de suma importancia validar los
datos de manera que puedas prevenir cualquier error con las frmulas o alguna
interpretacin equivocada al momento de realizar un anlisis de la informacin.
Afortunadamente Excel tiene herramientas de validacin de datos que nos permitirn
validar la informacin al momento que es introducida en una celda. Este grupo de
comandos se encuentra en la ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos.
En esta ocasin centraremos nuestra atencin en una de las opciones de la Validacin de
datos que es conocida como la lista de validacin de datos y que convierte una celda
comn en una lista de opciones de las cuales el usuario podr elegir alguna.
Mircoles
Miercoles
Mercoles
Miercole
Miecoles
Para crear una lista de validacin de datos como la anterior debemos seleccionar la
celda que contendr la lista. Posteriormente debemos ir a la ficha Datos y hacer clic
sobre el comando Validacin de datos.
Una vez que has ingresado todos los valores de la lista, debers hacer clic en el botn
Aceptar y se vern reflejados los cambios en la celda.
El ingreso de texto manual sobre la celda que contiene la lista desplegable seguir
siendo posible, pero si se ingresa un valor diferente a los valores de la lista, se mostrar
un mensaje de error como el siguiente:
tomar los valores de las celdas indicadas y los integrar como las opciones de la lista
desplegable.
En la siguiente imagen puedes observar que he ingresado los das de la semana bajo la
columna E de la hoja. El rango con los cinco das de la semana que deseo incluir en la
lista es E1:E5 y ser la referencia que introducir como el Origen de la lista.
Al momento de crear la lista de validacin podremos indicar el nombre del rango como
el origen de los datos de la siguiente manera:
El resultado ser exactamente el mismo que con las alternativas descritas anteriormente
y a final de cuentas tendremos una celda con una lista desplegable con los cinco das de
la semana que hemos definido.
Esta opcin es la que habilita la lista desplegable al momento de seleccionar una celda
que contiene la validacin de datos. Por lista desplegable nos referimos al botn con una
flecha que aparece en el extremo derecho de la celda y que nos permite desplegar las
opciones de la lista.
Si removemos la seleccin de esta opcin, la celda seguir validando los datos pero no
permitir al usuario ver las posibles opciones. La realidad es que para la gran mayora
de los casos, queremos dejar esta opcin seleccionada.
Otra opcin que tenemos al momento de definir nuestra lista desplegable es la de Omitir
blancos la cual funciona de manera peculiar y es probable que te confundas un poco
cuando hagas algunas pruebas. Mi recomendacin es dejar siempre seleccionada esta
opcin pero si quieres saber un poco ms sobre las implicaciones de quitar dicha
seleccin, entonces sigue leyendo.
En primer lugar, cuando dicha opcin est seleccionada, es posible entrar en el modo de
edicin de una celda que tiene una lista desplegable, pulsar la tecla Entrar sin ingresar
texto y Excel dejar la celda en blanco. En caso de que no lo sepas, el modo de edicin
de una celda se puede activar de tres maneras posibles: al seleccionar una celda y hacer
clic en la barra de frmulas, al hacer doble clic sobre la celda o al seleccionar una celda
y pulsar la tecla F2.
Si desmarcamos la opcin Omitir blancos, al entrar al modo de edicin de la celda que
contiene la lista desplegable, si pulsamos la tecla Entrar sin haber introducido texto
alguno, se mostrar un mensaje de error indicndonos que hemos ingresado un valor no
vlido.
Este es el primer comportamiento de la opcin Omitir blancos sobre las celdas que
tienen una lista de validacin de datos. Pero existe otro comportamiento muy peculiar
para aquellas listas que fueron creadas con un rango nombrado y lo mostrar a
continuacin.
En la siguiente imagen tengo una lista en la celda C1 la cual fue creada basndome en el
nombre de rango Semana que a su vez hace referencia al rango A1:A5. Sin embargo, en
este ejemplo el rango tiene vaca la celda A3 y por lo tanto la lista desplegable se
muestra de la siguiente manera:
Esto sucede porque el rango Semana tiene una celda vaca, lo cual abre la posibilidad
de introducir cualquier otro valor que tomar el lugar de dicha celda vaca y Excel
nos dejar hacerlo sin enviar alguna alerta. Si quiero evitar este problema, debo ir a la
configuracin de la lista y desmarcar la opcin Omitir blancos.
Finalmente te mostrar cmo remover una lista de validacin de datos de una celda. Lo
primero ser seleccionar la celda que contiene la lista y en seguida pulsar el comando
Validacin de datos para abrir las opciones de configuracin de la lista. Para remover la
lista de la celda debers seleccionar la opcin Cualquier valor y pulsar el botn
Aceptar.