TCNICAS DE COMUNICACIN ESCRITA

PARTES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Segn su ubicacin, constituyen el "encabezamiento", el "texto" y el "trmino" del
documento. Es preciso advertir que estas partes, en la mayora de los documentos
administrativos, permanecen ubicadas en el mismo lugar y se las conoce con el mismo
nombre.
1. ENCABEZAMIENTO
Al extremo superior del documento y comprende las siguientes partes: membrete,
nombre del ao, lugar y fecha, cdigo, destinatario, asunto y referencia.
2. TEXTO
Es la parte central y principal de todo documento o "secciones", cuya cantidad y
denominacin depende de cada clase o tipo de documento.
3. TRMINO
Al extremo inferior del documento y est integrado por las siguientes partes: antefirma,
firma, pos firma, sello, anexo, "con copia" y pie de pgina.
Hay documentos que tienen todas estas partes, pero hay tambin los que tienen slo
algunas
ESTUDIO DE LAS PARTES DEL ENCABEZAMIENTO
1. MEMBRETE.
Es la inscripcin que identifica a la institucin, organismo, entidad o empresa que
remite el documento. Comprende, como mnimo, los siguientes elementos:
En los ministerios, el Gran Sello del Estado y el nombre del respectivo ministerio:
MINISTERIO DE LA MUJER
En las entidades privadas, el nombre o razn social de la empresa o entidad:
DISTRIBUIDORA "UNIVERSAL"
OBSERVACIONES:
a. Adems puede contener emblemas, figuras, dibujos, direcciones, nmero telefnico
y de fax u otras referencias de inters. Ejemplo:
EMPRESA DE TRANSPORTES "JESS OBRERO" S.A.
Av. Espaa 234, Telf. 4537651 LIMA -PER
b. El membrete se imprime en la parte superior izquierda de los papeles y sobres
correspondientes:
En el papel A4, a un centmetro y medio de los bordes superior e izquierdo
c. Puede variar su ubicacin imprimindose especialmente en la parte superior central
del papel:
d. Debe existir armona o equilibrio entre los tipos de letras utilizados y las figuras o
ilustraciones que pudieran acompaarlos.
e. Al membrete se le llama tambin "timbre".
f. El papel membretado o timbrado se emplea nicamente para redactar documentos
oficiales, aquellos que proceden de las autoridades, funcionarios o representantes
del ms alto nivel jerrquico.
2. NOMBRE DEL AO
El nombre del ao es la denominacin que da el gobierno a cada ao calendario,
mediante ley o decreto supremo. Por ejemplo, el ao de 2011 ha sido denominado:
"AO DE LA DIVERSIFICACIN PRODUCTIVA Y DEL FORTALECIMIENTO DE LA
EDUCACIN"
Cada ao calendario recibe un nombre diferente. El gobierno, con la denominacin
que otorga a cada ao, trata de expresar un programa, un proyecto, un ideal, o
pretende reconocer algn acontecimiento de trascendencia para nuestro pas.
Esta denominacin del ao debe escribirse o imprimirse en toda comunicacin
escrita de carcter oficial que se difunde en las instituciones pblicas.
se ubica en la parte cntrica superior de la hoja. Se escribe con letras maysculas y
entre comillas.
Observaciones:
a. Algunas instituciones que utilizan abundante documentacin oficial hacen imprimir
el nombre del ao en una cantidad determinada de hojas, otras, emplean sellos
rectangulares con dicho nombre para estamparlos en las hojas que las requieran.

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b. En el interior de las instituciones pblicas, el uso del nombre del ao no es

obligatorio, pero si en las comunicaciones escritas que se envan fuera de ellas.
3. LUGAR Y FECHA
Es la parte que indica dnde y cundo se elabora el documento. Comprende el
nombre de la localidad y el da, el mes y el ao de su elaboracin. Por ejemplo: Ica,
07 de mayo de 2015
Observaciones:
a. Se escribe de dos maneras: "Lima, 17 de febrero de 2007" y "Lima, febrero 17 de
2007". La primera forma de escritura es tradicional, la segunda, de uso reciente, por
influencia del ingls.
b. La denominacin del lugar puede suprimirse en los siguientes casos:
i. Cuando el documento se difunde en el interior de una institucin. Por ejemplo, en
los memorandos
ii. Cuando el nombre del lugar ya aparece en el membrete:
SERVICIOS TURSTICOS "HUASCARN"
Jr. lea 156, Telf. 986754 HUARAZ,
12 de Abril del 2007
c. Algunos documentos se redactan dejando en blanco el espacio correspondiente a la
fecha hasta que sea revisado y firmado.
Concluida la revisin y refrendado el documento con la firma respectiva, recin se
aade la fecha utilizando un sello fechador: Cusco, 20 AGO 07
d. En los documentos de circulacin interna, se puede abreviar la fecha de diferentes
maneras: 15 Jun 07,15/06/07, 15-06-07, 15-VI-07, 07-06-15.
e. En el perodo comprendido entre el uno y el nueve de cada mes llevan escrita la
fecha con un cero a la izquierda, con el fin de prevenir alguna adicin numrica en
el futuro. Por ejemplo:
Chiclayo, 06 de Agosto de 2007
f. La denominacin del lugar se separa de la fecha por medio de coma, el nombre del
mes se recomienda escribir con minscula y el ao calendario no lleva coma
despus de la cifra de mil, as:
Hunuco, 12 de mayo de 2007
g. No tiene ubicacin fija en los documentos: en la mayora, se ubica en el
encabezamiento; en otros, como en las solicitudes, las constancias y los
certificados, debajo del texto, en reemplazo de la antefirma.
4. CDIGO
Es la parte que individualiza al documento e identifica a la institucin y/o dependencia
remitente. Codifican los documentos por medidas de control y seguridad. Las copias de
dichos documentos se archivan en orden cronolgico y correlativo para que cualquier
aadido, sustraccin, cambio o irregularidad sea descubierta fcilmente.
El cdigo est compuesto por los siguientes elementos:
4.1. El nombre completo del documento y la abreviatura de la palabra "nmero", con
maysculas. Por ejemplo: OFICIO N.
4.2. El nmero correlativo asignado al documento, integrado por tres dgitos, que se
renuevan anualmente:
025;
4.3. Las dos ltimas cifras del ao calendario en el cual se redacta el documento, entre
guiones: - 074.4. Las siglas de la institucin, empresa y/o dependencia que elabora el documento,
separadas por guin o barra oblicua: FCCAA-EPCA o FCCAA/EPCA.
Al unir los elementos estudiados, el cdigo queda estructurado del siguiente modo:
OFICIO N 025 - 07 - FCCAA - EPCA
Esta codificacin permite singularizar plenamente al documento: se trata del oficio
nmero 25, del ao de 07, elaborado por Facultad de Ciencias Contables y
Administrativas (FCCAA), especficamente, por la Escuela Profesional de Ciencias
Administrativas (EPCA).
Observaciones:
a. Todo el cdigo se subraya y al finalizar su redaccin no se coloca punto ni otro signo
de puntuacin.

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b. La cantidad de cifras o dgitos (dos, tres, cuatro o ms) que se emplea en la

numeracin de los documentos vara considerando la frecuencia con la que se usan en
un ao. Por ejemplo, si un documento se utiliza bastante en un ao, su numeracin se
puede indicar con tres o cuatro dgitos; en cambio, si se emplea poco, bastar con dos.
c. Por otro lado, cada documento, individualmente, tiene su correspondiente numeracin
correlativa anual. Ejemplo, el memorando simple o mltiple, el oficio simple y mltiple
tienen, cada uno, su propia numeracin.
En cada oficina, al inicio del ao calendario, se elaboran tablas numricas para cada
documento o se lleva un registro.
Los registros o las tablas numricas sirven para facilitar el control de la numeracin de
los documentos.
d. En la utilizacin de las siglas, debemos tener en cuenta las siguientes
recomendaciones:
1. De circulacin interna, se usan solamente las siglas de la dependencia que enva el
documento. Por ejemplo, en el memorando que remite el jefe de la Unidad de
Planificacin al de Personal se consigna slo las siglas de la unidad remitente:
MEMORANDO N 117-07-UP:
2. En cambio, en las comunicaciones de circulacin externa y en las internas que
requieran de la firma de la mxima autoridad de la institucin, se emplean
obligatoriamente las siglas de la institucin y de la dependencia que elabora el
documento. Por ejemplo, en el oficio que remite el director de Planificacin de la Regin
Grau al alcalde del Concejo Provincial de Piura, se consideran dos siglas: de la regin y
de la dependencia respectiva: OFICIO N 065-07-RG-DP:
3. Si hay necesidad de mencionar las siglas de dos o ms dependencias, dichas siglas se
indican considerando el grado de subordinacin que existe entre ellas, de mayor a
menor jerarqua. Y si las dependencias son del mismo nivel, sus siglas se escriben en
orden alfabtico;
4. Un trabajador no puede estructurar a su criterio las siglas de la dependencia donde
labora: corresponde a la institucin determinar las siglas de sus dependencias;
e. Debido a la creciente modernizacin y mecanizacin de las entidades, las siglas de
muchas instituciones y sus dependencias vienen siendo reemplazadas por nmeros o
series computarizadas. Por ejemplo, hay empresas que codifican as: CIRCULAR N 007 07 - 11
f. Hay documentos que no llevan numeracin ni siglas, porque se elaboran pocas veces,
tales como:
1) Las actas y los certificados que expiden algunas instituciones.
2) Los memorandos e informes redactados por los trabajadores que no ocupan cargos
administrativos.
3) La solicitud y las cartas de poder, notarial y familiar por ser redactadas por personas
naturales.
5. DESTINATARIO
Es la parte que identifica a la persona, dependencia, institucin o empresa a quien se
remite el documento.
Todas las comunicaciones escritas no llevan expresamente destinatario (por ejemplo, la
resolucin, la directiva, el contrato, el certificado y el acta no tienen esta parte)
6. ASUNTO
Es el resumen o la sntesis del contenido de un documento o del motivo que le da
origen.
Est integrado por los siguientes elementos:
6.1 La palabra "Asunto" seguida de dos puntos.
6.2 Una frase que sintetiza el contenido o el motivo del documento, en forma breve y
precisa.
Asunto: Concurso de plazas docentes.
Observaciones:
a. Un documento debe desarrollar solamente un asunto.
b. El asunto no puede ser una frase rutinaria, que se repita indistintamente en todos
los documentos. Expresiones como "Asunto: Lo que se indica" o "Asunto: En el
texto"

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c. A veces sucede que la redaccin del asunto se nos hace difcil, debido a nuestra
poca experiencia o habilidad; pero esta redaccin se facilita dejndola para cuando
se ha terminado de elaborar todo el texto, momento en el cual ya se sabe
realmente cul es el contenido exacto de la comunicacin.
d. La escritura de la palabra "asunto" se uniformiza con la del tratamiento del
destinatario y de la palabra "referencia".
e. La frase que sintetiza o resume el contenido del documento se puede escribir de
dos maneras:
i. Con mayscula solamente la letra inicial de la primera palabra de la frase (y de
los nombres propios, si hubiere): Asunto: Compra de tiles de escritorio.
ii. O con mayscula la letra inicial de todos los sustantivos, adjetivos, verbos y
adverbios, as:
Asunto: Compra de tiles de Escritorio.
7. REFERENCIA
Es la parte que hace mencin a los antecedentes del documento que se elabora. Es una
parte complementaria porque su uso no es necesario. La llevan nicamente las
comunicaciones que contestan o reiteran documentos anteriores.
Esta parte comprende:
7.1. El trmino "referencia" (completo o abreviado) seguido de dos puntos.
7.2. El cdigo y la fecha simplificados o abreviados del documento que sirve de
antecedente. Por ejemplo:
Ref.: Ofic. N 123-07-OR, de 19 de mayo, de 2015
El empleo de la referencia evita repetir el asunto del documento que se contesta.
Observaciones
a. Cuando se requiere indicar en la referencia dos o ms antecedentes, estos se
mencionan en orden cronolgico: de mayor a menor antigedad. Veamos:
Ref. : Of. Mlt. N 029-07-DRE, de 20-06-07; Inf. N 009-07-DI, de 02-07-07. y Memo.
N 235-07-UP, de 11-09-07
b. A veces la referencia reemplaza al asunto; en este caso, la referencia ocupa el lugar
del asunto:
Seor:
Ref. :
Pero si el uso de las dos partes es necesario, la referencia se ubica debajo del
asunto:
Seor: Jefe de Personal
Asunto: Otorgamiento de vacaciones
Ref. : RDRN"346-07-DRA/RCH, de 26 de Dic. de 2007.
c. La escritura de las palabras "asunto" y "referencia" debe uniformizarse con la del
tratamiento del destinatario. Por ejemplo, si el tratamiento
"seor" se escribe con maysculas, "asunto" y "referencia" deben escribirse
tambin as:
SEOR: ASUNTO: REF. :
y si el tratamiento se escribe solamente con la letra inicial mayscula, dichas
palabras deben escribirse de igual manera:
Seor :
Asunto :
Ref. :
Esta segunda forma de escritura es la ms difundida.
NOTA SOBRE EL VOCATIVO
El vocativo es una palabra o frase de cortesa que se utilizaba antes de empezar la
redaccin del texto. Veamos algunos ejemplos de vocativo:
Seor Director:
Muy seor mo:
De mi mayor consideracin:
ESTUDIO DEL TEXTO
El texto o cuerpo es la parte sustancial o principal de todo documento; comprende el
desarrollo ordenado del mensaje que se desea transmita.
CARACTERSTICAS VITALES DEL TEXTO

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El texto de todo documento administrativo debe reunir las siguientes caractersticas que
como su nombre lo indica son vitales y no debe faltar ninguno de ellos. Dichas
caractersticas son:
1. Claridad: Todo documento debe ser claro, inteligible, de fcil comprensin. Se debe
buscar que las ideas expuestas lleguen al lector con suma facilidad.
2. Integridad: Toda comunicacin debe contener y desarrollar todas las ideas referidas
al tema o asunto que se transmite; la misma que al ser leda no debe presentar
vacos, dudas ni ambigedades. O sea que la informacin que se proporcione debe
ser completa y coherente.
3. Brevedad: Todo documento debe ser breve y gil, sin palabras y frases innecesarias.
Las ideas deben ser expresadas sin rodeos, en forma directa y precisa.
4. Cortesa: El tono de la redaccin debe ser respetuoso, cordial, capaz de persuadir
positivamente al lector.
Todo documento debe redactarse teniendo en cuenta la jerarqua del destinatario, pero
sin llegar a la sumisin ni adulacin y sin descuidar el respeto que merece tambin el
subalterno.
5. Correccin: Al redactar documentos, no debemos cometer errores gramaticales ni
ortogrficos.
IDENTIFICACIN DE DIVISIONES DEL TEXTO
Las ideas que se transmiten por medio de un documento, muchas veces necesitan ser
divididas o agrupadas unas con otras teniendo en cuenta el grado de relacin lgica que
existe entre ellas: saludo contenido y despedida.
ESTUDIO DE LAS PARTES DEL TRMINO
1. ANTEFIRMA
La antefirma es la palabra o frase de cortesa que se emplea cuando se ha concluido la
redaccin del texto de un documento administrativo. Como su nombre lo seala,
precede a la firma del responsable de la comunicacin.
En la actualidad, la frmula que ms se usa como antefirma viene a ser la palabra
"atentamente", seguida de coma. La frmula "Dios guarde a Ud." ya no se utiliza.
Hay documentos que no llevan antefirma, tales como la resolucin, la directiva, el
contrato, el certificado, el acta, la solicitud y el convenio.
2. FIRMA
La firma comprende el nombre, el apellido o los apellidos y la rbrica estilizados de la
persona que se responsabiliza del documento.
Observaciones:
a. La persona que ha firmado el original de un documento puede dejar de firmar sus
copias, en las cuales se estampar su sello facsmil o aquel que reemplace a este
sello.
b. Si son dos los responsables de un documento, firma al lado izquierdo de la hoja el
de mayor Jerarqua, o si son del mismo nivel jerrquico, el ms antiguo en el cargo;
y si son de la misma antigedad en el cargo, firma en ese lado, el que mayor
participacin ha tenido en la actividad o asunto que se Informa. Cuando los
firmantes son ms de dos, firman uno a continuacin de otro, teniendo en cuenta su
jerarqua, antigedad en el cargo y/o el grado de intervencin en la labor o gestin
efectuada.
c. El servidor que visa o autoriza la remisin o la expedicin de ciertos documentos
(como algunos informes, certificados, copias certificadas, directivas y resoluciones)
firma, rubrica o coloca su media firma al lado izquierdo o debajo de la firma del que
ha redactado el documento, en seal de conformidad. La rbrica o media firma
viene a ser aquel rasgo o trazo peculiar que nos pertenece y que en nuestra firma
acompaa a nuestro nombre y apellido.
El que visa o autoriza un documento encabeza su firma, rbrica o media firma con la
abreviatura de la frase "visto bueno": V B", que es la frmula de certificacin ms
difundida en nuestro medio.
3. POSFIRMA
Es la parte que identifica al responsable de la comunicacin. Est compuesta por los
siguientes elementos;

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Profesin o grado acadmico, en forma abreviada, del responsable del documento.

Por ejemplo: Ing.:
Nombre o nombres y apellidos del mismo, con maysculas: SCAR PALOMINO
VILCHEZ
Cargo que desempea, cuyos sustantivos y adjetivos se escriben con letra inicial
mayscula: Jefe de Planificacin.
Ing. SCAR PALOMINO SNCHEZ
Jefe de Planificacin
Observaciones:
a) Por Ley N 24310, vigente en el Per desde el 21 de setiembre de 1985, "la
denominacin de todo honor, grado acadmico, ttulo profesional, oficio, funcin pblica,
cargo, empleo u otra actividad ocupacional o laboral, cualquiera que sea su origen o
nivel, ser expresada, cuando corresponde a la mujer, en gnero femenino, si ella es
posible gramaticalmente". En consecuencia, debe decirse ingeniera, abogada,
arquitecta, contadora pblica, licenciada, mdica cirujana, mdica veterinaria, qumicofarmacutica, odontloga, etc. si el ttulo profesional corresponde a una mujer; del
mismo modo, debe llamarse presidenta, ministra, rectora, decana, directora, jefa,
secretaria general, contadora general, asesora, inspectora, auditora, gerente general,
jueza, fiscala, etc. si el cargo correspondiente lo ejerce tambin una mujer.
b) Si una persona tiene dos o ms ttulos profesionales o grados acadmicos, en la
posfirma utiliza solamente la abreviatura de su ttulo profesional o grado ms alto. Y si
stos son del mismo nivel, emplea la abreviatura del ttulo o grado de mayor prestigio
social.
c) Si una persona ocupa dos o ms cargos administrativos simultneamente, en la
posfirma indica slo el cargo ms alto; y si son del mismo nivel, hace mencin al cargo
que ocupa en calidad de titular.
d) Si la persona cuya identificacin aparece en la posfirma no puede firmar el
documento por algn motivo y hay urgencia de remitirlo, podr firmarlo su
reemplazante pero colocando una p delante del primer elemento de la posfirma, as:
p. Prof. ALVARO ALEGRA SOTO Director
La "p" significa: "firmo por ..."
f) En la denominacin del cargo que se desempea en forma transitoria, se aade
cualquiera de los detalles siguientes:
1) La abreviatura de la frase latina "ad interim", entre parntesis:
Lc. CARLOS PAREDES PINTO Director (a.i.)
(La frase "ad interim" significa "provisional", "interino").
2) La palabra "encargado"_
Eco. LUIS ARBUL NEZ Jefe Encargado o su abreviatura, entre parntesis: Eco. LUIS
ARBUL NEZ Jefe (e)
g) En muchas instituciones, la posfirma ya no se mecanografa, sino se estampa el sello
de posfirma.
h) El sello de posfirma es reemplazado por el sello de colegiatura cuando el responsable
de la comunicacin firma un documento de su competencia profesional.
4. SELLO
Es el instrumento que autentica el documento que se enva: refrenda la firma del
responsable.
Este sello tiene la forma redonda o circular en los organismos dependientes del Estado,
y puede tener otras en el Sector Privado. Lo usan todas las personas que ocupan cargos
directivos. Recibe el nombre de "sello de legalizacin".
5. ANEXO
Es una parte opcional. Se emplea nicamente cuando al documento que remitimos hay
necesidad de acompaar objetos u otros documentos, como recibos, facturas,
certificados, planos, tablas, testimonios, fotografas, etc. El anexo est integrado por:
1. La palabra "anexo" (todo con mayscula o slo su letra inicial), subrayada, seguida de
dos puntos
2. El nombre del objeto o del documento que se acompaa. As: ANEXO: Copia de la R.R.
N 176-07-UNA, de 15-05-0/
Observaciones:

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a) Si los objetos o documentos que se acompaan al que redactamos son dos o ms, se
utiliza el trmino "anexos" y se los ordena y enumera teniendo presente uno de los
criterios que mencionamos en la observacin siguiente. Por ejemplo:
ANEXOS:
1. Partida de nacimiento.
2. Certificado de trabajo.
3. Declaracin jurada.
b) Los objetos o documentos que se anexan se ordenan y enumeran teniendo en
consideracin uno de los siguientes criterios:
1) La antigedad de los objetos o documentos (de mayor a menor antigedad);
2) La importancia que tienen;
3) El orden en el cual aparecen citados en el documento al queacompaan; y
4) El orden en el que los requieren algunas instituciones, por ejemplo, en sus
reglamentos o bases de concurso.
c) Cada objeto o documento que se acompaa lleva una inscripcin integrada por la
palabra "anexo", con maysculas, y el nmero que se le asigna en el ordenamiento
respectivo. Los documentos la llevan en la parte superior derecha de la primera pgina.
Por ejemplo:
ANEXO 01
d) Los documentos que se adjuntan, una vez ordenados y enumerados se engrapan o se
ponen en un flder y luego se envan conjuntamente con la comunicacin a la cual
acompaan.
6. "CON COPIA"
Es la parte que identifica o hace mencin a las autoridades, dependencias y/o servidores
a quienes se envan copias del documento que se redacta. Comprende los siguientes
elementos:
El encabezamiento, que viene a ser la abreviatura de la frase "con copia", as: c.c, y
La relacin de las autoridades, dependencias y/o servidores a quienes se remiten las
copias del documento. Por ejemplo:
c.c:
Direccin Sub direccin Archivo.
Observaciones:
a) Esta parte denominada provisionalmente "con copia" se usa en todos los documentos
cuyas copias hay necesidad de hacer conocer a autoridades, dependencias o servidores
que, por funcin o a juicio del remitente, deben enterarse de lo que se est remitiendo.
Pero en 5 documentos que son: oficio mltiple, memorando mltiple, directiva, carta
circular y circular esta frase "con copia" se reemplaza por la palabra "distribucin", que
se escribe en forma completa, con maysculas, subrayada y seguida de dos puntos:
DISTRIBUCIN:
Dpto. de Adquisiciones Dpto. de Ventas Almacn Archivo.
Este cambio de "con copia" por "distribucin" no es por gusto; se debe a que las
personas o dependencias consideradas en la "distribucin" de esos 5 documentos son
sus destinatarios, por lo que estn obligadas a cumplir o a asumir sus
responsabilidades en lo que les atae; mientras que quienes estn consideradas en la
"con copia" slo tienen la obligacin de "tomar conocimiento" de lo que se ha enviado,
para que se mantengan informados de lo que est sucediendo, pudiendo actuar o no
cuando lo crean conveniente.
b) En un documento no se puede emplear al mismo tiempo "con copia" y "distribucin";
hay que usar solamente a una de ella.
c) Las autoridades, dependencias y/o servidores a quienes se envan copias de un
documento, se mencionan de mayor a menor jerarqua en orden alfabtico, al ser del
mismo nivel jerrquico), uno debajo de otro, a un solo espacio, asi;
ce:
Oficina de Bienestar Social Prof. Juan Pineda Vila Bach. Luis Cano Sols Archivo.
DISTRIBUCIN:
Unidad de Transportes Ing. Ral Huerta Torres Srta. Blanca Vallejo Guerra Archivo.

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d) Si hay necesidad de mandar ms de una copia a alguna dependencia o persona o

para su conservacin en el archivo, el nmero de las mismas se especifica a
continuacin de sus nombres, entre parntesis:
ce:
Unidad de Estadstica rea de Programacin Archivo (02).
DISTRIBUCIN:
Direccin Regional
Oficina de Administracin (04)
Unidad de Poblacin y Des. (11)
Archivo.
e) Cuando los destinatarios de las copias son varios, se los agrupa bajo denominaciones
genricas y se especifica, entre parntesis, el nmero de ejemplares que les
corresponde:
DISTRIBUCIN:
Gerencia General
Subgerencias (02)
Jefaturas (08)
Interesados (25) Archivo.
f) Todo documento se redacta, por lo menos, con una copia, para que quede como
prueba de su elaboracin. Esta copia, debidamente sellada, firmada o rubricada por la
persona que recibe su original, se guarda en el archivo de la dependencia remitente o
queda en poder de quien lo redact para su archivo personal.
g) El que recepciona un documento estampa su sello, firma o rbrica en la copia o el
respectivo cuaderno de cargos, indicando el da y la hora en que lo recibe. Esta accin
constituye prueba de su recepcin. Por ejemplo:
ce:
Dpto. de Marketing rea de Servicios Archivo.
i) La "con copia" y "distribucin" se pueden eliminar en los documentos de circulacin
externa.
7. PIE DE PGINA
Es la parte que identifica a los responsables de la elaboracin del documento.
Comprende las inciales del nombre o nombres y de los apellidos de la persona que se
menciona en la posfirma y de aqulla que se encarg de su mecanografiado o digitacin
a computadora.
Estas inciales se colocan al culminar la redaccin del documento, en el lado inferior
izquierdo, separadas por una barra oblicua, del siguiente modo: con letras maysculas,
las inciales de la persona que figura en la posfirma; y con minsculas, de quien se
encarg de mecanografiarlo o digitarlo. Por ejemplo, si fueran Rubn Tirado Palomino, el
que aparece en la posfirma, y Nelly Orellano Pucar, la secretaria que mecanografi la
comunicacin, las inciales de aquellas personas se consignan as en el pie de pgina:
RTP/nop.
Observaciones:
a) Cuando la naturaleza de la comunicacin, su contenido o cualquier otra circunstancia
obligan a que sea la misma persona quien proyecte el documento la encargada de su
mecanografiado, slo se coloca las iniciales de aquella persona con mayscula: PTF.
b) Entre las letras de las iniciales de las personas responsables de la comunicacin, no
se coloca puntos. El punto se grfica nicamente al finalizar todo el pie de pgina, por
ejemplo: MHT/tfd.
c) Los documentos redactados por personas naturales y por aqullas consideradas como
tales no llevan pie de pgina, porque se supone que sus nicos responsables son sus
firmantes.