Prisma

Lisboa, 2010
PrismaCATWIN Mdulo de Catalogao

2010 Mind, S.A
1 verso, Julho de 2010
Todos os direitos reservados.
Editor
Mind, S.A.
Coordenao geral
Unidade de Gesto da Informao
Coordenao tcnica
Liliana Rodrigo
Lusa Azevedo Proena
Rita Cristina
Capa
Rita Cristina
ndice
1 CONVENES
2 INCIO DA UTILIZAO
...................................................................................................................................
9
2.1 Controlos
Gerais
...................................................................................................................................
9
2.2 Seleccionar
a Base de Utilizadores
...................................................................................................................................
10
2.3 Identificao
do Operador
2.3.1
..............................................................................................................................
10
Alterar
uma senha de acesso
...................................................................................................................................
11
2.4 Tipos
de Bases de Dados
...................................................................................................................................
11
2.5 Automatismos
do Programa
...................................................................................................................................
12
2.6 Textos
de Ajuda
3 JANELA PRINCIPAL
13
4 BASES DE DADOS
19
...................................................................................................................................
19
4.1 Criar
uma Base de Dados
...................................................................................................................................
20
4.2 Abrir
uma Base de Dados
4.2.1
..............................................................................................................................
21
Alterar
a base de dados seleccionada
...................................................................................................................................
21
4.3 Base
de Dados por Omisso
...................................................................................................................................
21
4.4 Indexar
uma Base de Dados
...................................................................................................................................
22
4.5 Fechar
uma Base de Dados
...................................................................................................................................
23
4.6 Reinicializar
uma Base de Dados
5 FOLHAS DE RECOLHA
24
...................................................................................................................................
25
5.1 Carregar
uma Folha de Recolha
...................................................................................................................................
25
5.2 Visualizar
os Cdigos
...................................................................................................................................
25
5.3 Folha
de Recolha por Omisso
5.3.1
..............................................................................................................................
26
Remover
uma folha de recolha de dados por omisso
...................................................................................................................................
26
5.4 Criar
...................................................................................................................................
27
5.5 Configurar
dados pr-definidos
...................................................................................................................................
29
5.6 Editar
2010 Mind, S.A
...................................................................................................................................
30
5.7 Eliminar
6 REGISTO
31
...................................................................................................................................
31
6.1 Campos
e Subcampos
6.1.1
.............................................................................................................................. 32
Repetvel
6.1.2
..............................................................................................................................
33
Gama
de valores
6.1.3
..............................................................................................................................
33
Campo/Subcampo
recomendado
6.1.4
..............................................................................................................................
34
Campo
automtico
6.1.5
..............................................................................................................................
34
Subcampo
de tamanho fixo
6.1.6
..............................................................................................................................
34
Campos/Subcampos
no presentes na folha de recolha
6.1.7
..............................................................................................................................
35
Associao
a contedo electrnico
6.1.8
.............................................................................................................................. 36
Exemplar
6.1.9
.............................................................................................................................. 36
Autoridades
...................................................................................................................................
37
6.2 Criar
um Registo
6.2.1
..............................................................................................................................
37
Criar
cpia de um campo
6.2.2
..............................................................................................................................
37
Apagar
um campo
6.2.3
..............................................................................................................................
37
Gravar
um Registo
6.2.3.1 Deteco ............................................................................................................

de registos duplicados
38
6.2.3.2 Verificao
............................................................................................................
de preenchimento
39
6.2.4
..............................................................................................................................
39
Criar
cpia de um registo
...................................................................................................................................
39
6.3 Juno
de Registos
...................................................................................................................................
40
6.4 Apagar
Registos
6.4.1
..............................................................................................................................
41
Apagar
um registo
6.4.2
..............................................................................................................................
41
Eliminar
os registos apagados
6.4.3
..............................................................................................................................
42
Visualizao
de registos apagados
6.4.4
..............................................................................................................................
42
Recuperar
um registo
6.4.5
..............................................................................................................................
43
Apagar
um lote de registos
................................................................................................................................... 44
6.5 Exemplares
6.5.1
..............................................................................................................................
46
Inserir
exemplares
6.5.2
..............................................................................................................................
47
Apagar
um exemplar
6.5.3
..............................................................................................................................
47
Histrico
de um exemplar
7 NAVEGAR PELA BASE
49
................................................................................................................................... 49
7.1 Seguinte
2010 Mind, S.A
................................................................................................................................... 49
7.2 Anterior
................................................................................................................................... 49
7.3 Primeiro
................................................................................................................................... 49
7.4 ltimo
49
7.5 Ir...................................................................................................................................
Para
8 PACWIN
50
9 AUTORIDADES
51
...................................................................................................................................
51
9.1 Ligar
uma Base Bibliogrfica a uma Base de Autoridades
...................................................................................................................................
9.2 Remover
a Ligao entre uma Base Bibliogrfica e uma Base de Autoridades52
...................................................................................................................................
52
9.3 Com/Sem
Controlo de Autoridades
...................................................................................................................................
53
9.4 Associar
um Registo Bibliogrfico a uma Autoridade
...................................................................................................................................
54
9.5 Remover
a Ligao de um Registo Bibliogrfico a uma Autoridade
...................................................................................................................................
54
9.6 Criar
Autoridades via Base Bibliogrfica
...................................................................................................................................
55
9.7 Apagar
um Registo de Autoridade a uso
...................................................................................................................................
56
9.8 Deteco
de Possveis Registos de Autoridades Iguais
...................................................................................................................................
58
9.9 Fuso
de Registos de Autoridades
10 IMPORTAO/EXPORTAO DE REGISTOS
59
................................................................................................................................... 59
10.1 Exportar
..............................................................................................................................
60
10.1.1 Informao
de exemplar
..............................................................................................................................
60
10.1.2 Verificao
do ficheiro ISO
................................................................................................................................... 60
10.2 Importar
..............................................................................................................................
61
10.2.1 Alterar
fundo de origem
...................................................................................................................................
62
10.3 Importao
Directa
..............................................................................................................................
63
10.3.1 Identificao
do Utilizador
.............................................................................................................................. 63
10.3.2 Pesquisar
..............................................................................................................................
65
10.3.3 Introduo
Automtica de Cdigos por Leitura ptica
...................................................................................................................................
65
10.4 Filtros
de Importao/Exportao
..............................................................................................................................
66
10.4.1 No
Importar/Exportar um campo
..............................................................................................................................
66
10.4.2 No
Importar/Exportar um subcampo
..............................................................................................................................
66
10.4.3 Guardar
um filtro
..............................................................................................................................
66
10.4.4 Apagar
um filtro
2010 Mind, S.A
..............................................................................................................................
66
10.4.5 Alterar
o valor de um subcampo
..............................................................................................................................
67
10.4.6 Valor
por omisso num subcampo
11 MENU AJUDA
68
...................................................................................................................................
68
11.1 Manual
do Utilizador
...................................................................................................................................
68
11.2 Sobre
Catwin
2010 Mind, S.A
1 CONVENES
Neste manual sero usados alguns preceitos de modo a facilitar a sua leitura e utilizao.
Sempre que possvel sero indicados exemplos de utilizao dos comandos/
funcionalidades; esses exemplos sero apresentados em caixas de texto identificados com
uma imagem, vide:
O que est nestas caixas destina-se a exemplificar determinados procedimentos do

mdulo.
De igual modo, e sempre que possvel sero indicados aspectos particulares e importantes
na utilizao das funcionalidades, em particular quando os seus efeitos no podem ser
facilmente desfeitos ou requerem requisitos especiais para a sua utilizao. Essas situaes
sero apresentadas em caixas de texto identificadas com uma imagem, vide:
O que est nestas caixas destina-se a chamar a ateno para notas importantes.
A descrio de teclas est a negrito (bold).
Carregar no boto Abrir.

As descries de uma opo de um menu ou de uma sequncia de comandos tambm
esto a negrito, estando separados por uma seta os passos do caminho.
Seleccionar a opo do menu Configurao
Nvel de verificao
Com verificao.
Palavras no portuguesas esto em itlico.
Abra o browser.
2010 Mind, S.A
As novidades desta verso relativamente verso imediatamente anterior esto

identificadas pela imagem:
Essas novidades podem estar associadas a uma entrada completa ou a uma parte da sua
utilizao que entretanto foi alterada/acrescentada.
2010 Mind, S.A
2 INCIO DA UTILIZAO
Este mdulo destina-se a gerir os aspectos relacionados com a catalogao, bibliogrfica e
de autoridades, do sistema mindPrisma, quer efectuada directamente sobre o mdulo quer
por importao de registos de outras bases de dados. Este mdulo est parametrizado
segundo a codificao UNIMARC Bibliogrfico e de Autoridades.
O mdulo ainda responsvel pela gesto dos exemplares e criao de estatsticas de
catalogao e pesquisa.
2.1 Controlos Gerais

Os sistemas desenvolvidos com base no sistema operativo Windows possuem um
conjunto de controlos e funcionalidades que tm por objectivo rentabilizar a utilizao das
aplicaes, em particular a optimizao de operaes como a visualizao da informao e a
sua exportao.
Estas funcionalidades, por serem comuns aos sistemas baseados no Windows, podero
estar igualmente disponveis noutras aplicaes j conhecidas.
2.2 Seleccionar a Base de Utilizadores

Aps a instalao da aplicao, ao aceder pela primeira vez a um qualquer mdulo do
sistema pedida a identificao da base de utilizadores.
Para seleccionar a base de utilizadores, indique o caminho onde se localiza a base de
utilizadores da instituio, com a designao PB5Users.mdb.
Seleccionar a base de dados de utilizadores

Seleccione a localizao do ficheiro e clique no boto Abrir.
Depois de declarada a base de utilizadores num computador este ecr no voltar a
aparecer.
2010 Mind, S.A
Primeira instalao: A base de utilizadores no se encontra na pasta usada no exemplo.

Por omisso ela segue na pasta C:\Programas\Mind\Prisma\Admin mas o ficheiro
dever ser copiado e colocado na localizao que se pretender. Por coerncia, essa
localizao tende a ser a mesma da base de dados, mas no obrigatrio.
A gesto de utilizadores centralizada pelo que todos os mdulos/PCs devem partilhar

a mesma base.
2.3 Identificao do Operador

Por omisso existe apenas um utilizador criado com permisso de acesso ao CATWIN:
Utilizador Administrador com a senha de acesso 12345678.
Login no CATWIN
Por motivos de segurana aconselha-se a alterar a senha de acesso do utilizador

Administrador que segue por omisso.
2.3.1
Alterar uma senha de acesso

No acesso a este mdulo pode-se alterar a senha associada a um determinado utilizador.
Clique sobre o cone do CATWIN. Na janela de login clique no link Alterar password. Na
nova janela confirme a identificao do utilizador

senha
escreva a senha antiga
escreva a nova
confirme a alterao.
Alterar a senha de acesso
2010 Mind, S.A
10
No final clique no boto OK. A nova senha ter sido assumida.
2.4 Tipos de Bases de Dados

Na mesma interface de catalogao podem ser abertas as bases bibliogrficas e as bases
de autoridades, uma de cada vez.
Para alternar entre as diferentes bases basta seleccionar, via menu Base de dados, a base
de dados pretendida.
Tirando as especificidades atribudas a cada um dos tipos de base de dados, as
funcionalidades que estiverem disponveis para um tipo de base de dados tambm estaro
disponveis para o outro.
Na base de dados de autoridades no estar disponvel a opo Nmero de registo

automtico.
2.5 Automatismos do Programa

Alguns campos so de preenchimento automtico pelo que, mesmo que no estejam
incialmente configurados na folha de recolha de dados eles passaro a constar dela e sero
preenchidos pelo sistema.
Campo Identificador do registo (001) O campo contm um cdigo nico que

identifica o registo, bem como a entidade que o criou. Quando um registo gravado, ou
importado, o sistema preenche automaticamente este campo com o cabealho
configurado. Este nmero totalmente independente do nmero de MFN, devido
mutabilidade do nmero de MFN dos registos, podendo coincidir nos primeiros registos
por mera coincidncia;
Preenchimento automtico do campo Identificador da verso (005) Este campo
contm a data da ltima alterao. Sempre que um registo gravado, o CATWIN
actualiza este campo com a data da operao e;
Preenchimento automtico do campo Nmero de controlo de outros sistemas (035)
Este campo funciona como um histrico do registo. Sempre que um registo exportado,
o programa passa o contedo do campo 001 para o 035. possvel, assim, controlar quais
as anteriores origens de um determinado registo.
O sistema assegura automaticamente a introduo dos caracteres de no ordenao (non-
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11
sorting characteres) < >, para os palavras vazias (artigos definidos e indefinidos).
2.6 Textos de Ajuda

Para aceder a pequenos textos de ajuda deixe o ponteiro do rato alguns segundos sobre o
ttulo do campo ou do subcampo que lhe levanta dvidas. Ficaro visveis pequenas caixas
com o texto explicativo.
Texto de ajuda relativo ao boto de atalho de configurao de FRDs
2010 Mind, S.A
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3 JANELA PRINCIPAL
Na primeira utilizao do mdulo ser aberta a janela Catwin - Mdulo de Catalogao:
Sem nenhuma base associada - se ainda no tiver sido criada e associada nenhuma base
ou;
Com a base de dados configurada por omisso - caso j se tenha configurado uma base
por omisso.
Depois disso ser sempre aberta a base por omisso.
Na barra inferior apresentada a indicao de qual a base de dados que est a ser
utilizada com a informao organizada da seguinte forma: caminho da base de dados at ao
nome da base de dados.
Todos os mdulos devem trabalhar sobre a mesma base sob pena de provocar
incoerncias/inconsistncias.
A janela principal permite a navegao entre a totalidade dos campos da Folha de Recolha
de Dados (FRD) e os diferentes blocos do UNIMARC, cada um identificado por "nmero do
bloco seguido por dois xx".
Janela principal do CATWIN
2010 Mind, S.A
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A interface divide-se em cinco reas:

Menu principal - Esto disponveis todas as opes que se podem realizar com o
mdulo;
Barra de ferramentas - Lista os botes de atalho das funes mais commumente usadas;
rea de visualizao - rea de visualizao completa da catalogao;
rea de insero de dados - rea para insero dos dados e;
Barra de informao - Informao geral relativa ao mdulo.
Passamos a descrever as funes de cada uma das opes:
Menu Base de dados - lista as opes relativas gesto das bases de dados
Abrir - Lista as bases de dados registadas no mdulo de Administrao ou permite o
acesso a outras
Criar - Cria bases de dados bibliogrficas e de autoridades
Fechar - Fecha a base de dados que estiver aberta
Indexar - Permite o acesso opo de indexao (criao de ndices do ponto de
vista informtico)
Configurar - Permite o acesso s opes de interligao a outras bases e recriao de
autoridades
Por omisso - Configura qual a base de dados que deve abrir por omisso quando se
abre o mdulo
Reinicializar - Elimina irreversivelmente todos os registos da base de dados
Listar apagados - Lista os registos dados como apagados logicamente
Remover apagados - Elimina irreversivelmente todos os registos dados como
apagados logicamente
Sair - Fecha o mdulo
Menu Registo - lista as opes que afectam os registos
Novo - Criar um novo registo
Gravar - Guardar um registo
Criar Cpia - Criar uma cpia do registo aberto
Exportar - Exportar registos da base de dados para um ficheiro no formato ISO 2709
Importar - Importar registos de um ficheiro no formato ISO 2709
Importao Directa - Importar registos directamente da Biblioteca Nacional de
Portugal ou de outras instituies com o sistema mindPrisma instalado e
parametrizado nesse sentido
2010 Mind, S.A
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Verificar Ficheiro ISO - Verifica se os registos num determinados ficheiro no formato

ISO 2709 possuem nmeros de registo iguais aos que existem na base de dados que
est aberta
Pacwin - Abre a interface de pesquisa local no modo profissional em interligao ao
mdulo CATWIN
Ir para - Abre a janla para se seleccionar o nmero do MFN para o qual se pretende
deslocar
Ir para primeiro - Abre o primeiro registo da base de dados
Ir para anterior - Abre o registo imediatamente anterior ao que est aberto
Ir para seguinte - Abre o registo imediatamente posterior ao registo que est aberto
Ir para ltimo - Abre o ltimo registo da base de dados
Apagar - Apaga o registo aberto
Apagar em lote - Abre a janela para seleccionar o lote de registos que se pretende
apagar
Remover validao - Remove a validao do registo aberto
Validar em lote - Abre a janela para seleccionar o lote de registos que se pretendem
validar
Juno de Registos - Permite fundir registos dois a dois

Menu Campo - lista as opes que afectam os campos
Inserir - Insere o texto seleccionado no campo seleccionada
Criar cpia - Criar uma cpia do campos repetvel em que est localizado o cursor
Apagar - Apagar a informao contida num campo e seus subcampos
Menu Folha de Recolha - lista as opes que afectam as folhas de recolha
Bibliografia
Registos vdeo - Carrega a configurao da folha de recolha parametrizada como
sendo de registos vdeos
Registos audio - Carrega a configurao da folha de recolha parametrizada como
sendo de registos udio
Recursos electrnicos/URL - Carrega a configurao da folha de recolha
parametrizada como sendo de registos electrnicos
Publicaes em srie - Carrega a configurao da folha de recolha parametrizada
como sendo de registos de publicaes em srie
2010 Mind, S.A
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Monografias - Carrega a configurao da folha de recolha parametrizada como sendo

de registos monogrficos
Analticos - Carrega a configurao da folha de recolha parametrizada como sendo
de registos analticos
Autoridades
Autoridades pessoa fsica - Carrega a configurao da folha de recolha
parametrizada como sendo de pessoas fsicas (autoridade ou autoridade assunto)
Autoridades pessoa colectiva - Carrega a configurao da folha de recolha
parametrizada como sendo de pessoas colectivas (autoridade ou autoridade
assunto)
Autoridade assunto - Carrega a configurao da folha de recolha parametrizada
como sendo de assunto
Comum
Configurar - Aceder funcionalidade de parametrizao das folhas de recolha de
dados
Por omisso - Configura a folha de recolha carregada como sendo a folha de recolha
por omisso no computador
Menu Configurao - lista as opes que afectam as configuraes
Visualizar cdigos - Permite visualizar os cdigos UNIMARC associados aos campos e
subcampos
Com controlo de autoridades - Bloqueia para escrita os campos de ligao base de
autoridades
Sem controlo de autoridades - Permite escrever directamente nos campos de
ligao base de autoridades (no recomendado)
Gerar estatsticas - Cria as estatsticas relativas ao prismaCATWIN e prismaPACWIN
Nvel de verificao - No momento da gravao feito o confronto entre os campos
preenchidos e os campos obrigatrios pelas regras do UNIMARC e da cooperao
PORBASE (Base Nacional de Dados Bibliogrficos)
Nmero de registo automtico - Gera automaticamente o nmero de registo
sequencial relativamente ao ltimo usado
Validao de registos - Configura se a base de dados vai usar a opo de validao
dos registos
Deteco de duplicados - Configura se a base de dados dever detectar no acto de
2010 Mind, S.A
16
gravao a possvel duplicao do registo com outros j existentes na base de dados

Menu Ajuda - lista as opes de ajuda
Tpicos de Ajuda - Acesso ao manual
Teclas de Atalho - Lista as teclas de atalho dos comandos mais usados
Estado actual - Lista os dados da identificao da base de dados, do registo
seleccionado e da folha de recolha seleccionada
Sobre Catwin - Acesso verso do mdulo e outros dados de instalao
Estas opes variam conforme se est a trabalhar numa base bibliogrfica ou numa base
de autoridades.
Os botes de atalho disponveis contemplam as seguintes opes:
- Criar novo registo
- Gravar um registo
/
- Validar um registos/Remover a validao a um registo
- Apagar um registo
- Abrir o mdulo de pesquisa local (PrismaPACWIN) em modo profissional
- Importao directa
- Exportar registos no formato ISO 2709
- Importar registos no formato ISO 2709
- Abrir uma base de dados
- Configurar folhas de recolha
- Ir para o primeiro registo da base de dados
- Ir para o registo anterior ao registo seleccionado
- Ir para o registo seguinte ao registo seleccionado
- Ir para o ltimo registo da base de dados
- Visualizar o registo no formato ISBD
2010 Mind, S.A
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- Visualizar o registo no formato UNIMARC

- Visualizar apenas a informao do campo que est seleccionado
Todos os botes de atalho tm o respectivo texto de ajuda activo.
A janela divide-se em duas partes, que podem ser dimensionadas medida:
Zona de insero de dados - apresenta a informao na codificao UNIMARC e destinase digitao da informao
Zona de visualizao da catalogao - apresenta a informao registada do lado
esquerda nos formatos:
UNIMARC
ISBD
Campo
Na barra inferior da janela esto disponveis as seguintes informaes:
Extrema esquerda - tooltip das aces que se esto a praticar
MFN (Master File Number) do registo que est seleccionado e o total de MFNs da base
de dados
Identificao da base de dados aberta
Qual a folha de recolha de dados seleccionada
Caps lock - se a opo de letras maisculas est seleccionada
Num lock activo - se a opo de teclado numrico auxiliar est activa
2010 Mind, S.A
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4 BASES DE DADOS
O sistema mindPrisma funciona com base numa base de dados bibliogrfica; sem
essa base de dados no funciona nenhum mdulo, com excepo do mdulo de
Administrao que apenas requer a base de utilizadores.
Por omisso o sistema no leva nenhuma base de dados criada pelo que um dos primeiros
passos criar uma base de dados bibliogrfica. Na mesma altura poder ser criada uma base
de dados de autoridades e feita a respectiva associao. Esta associao s recomendada
para utilizadores que saibam trabalhar com bases de autoridades; caso contrrio aconselha-se
que se comece por usar apenas a base bibliogrfica e, quando o -vontade o justificar se faa a
respectiva interligao. Esta de resto a vantagens de se trabalhar com um sistema integrado
modular - no ser necessrio ter todas as interligaes efectuadas quando se comea a usar o
sistema podendo essas ser criadas conforme as necessidades.
4.1 Criar uma Base de Dados

Para criar uma base de dados seleccione a opo do menu principal Bases de dados
Criar seguido da opo:
Bibliografia - para bases bibliogrficas ou;
Autoridade - para bases de autoridades.
Na janela Criar base de dados em escolha:
Localizao da base de dados e;
Nome da base de dados.
Criar uma base de dados

Clique no boto OK para criar a base ou no boto Cancelar para no a criar.
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19
4.2 Abrir uma Base de Dados

Existem duas maneiras diferentes para abrir uma base de dados conforme ela:
Esteja registado no mdulo de Administrao - Aparece listada nos mdulos CATWIN/
PACWIN ou;
No esteja registada no mdulo de Administrao - No aparece listada nos mdulos
CATWIN/PACWIN.
Para abrir uma base de dados registada seleccione no menu principal o menu Base de
dados
Abrir
seleccione a base de dados pretendida.
Seleccionar uma base de dados registada no mdulo de Administrao

Para abrir uma base de dados que no est registada seleccione no menu principal o menu
Base de dados
Abrir
Outra, ou no boto de atalho
. Ser aberta a janela Abrir base
de dados. Nessa janela localize a base de dados a abrir.
Abrir uma base de dados via a sua localizao

Clique no boto OK para abrir ou no boto Cancelar para no abrir. O CATWIN abrir a base
de dados com a respectiva codificao UNIMARC.
2010 Mind, S.A
20
4.2.1
Alterar a base de dados seleccionada

Para alterar a base que est seleccionada por omisso aceda, num qualquer computador
com o mdulo de Administrao instalado, ao mdulo de Administrao, e faa as respectivas

parametrizaes.
As bases que aparecem listadas no menu Base de Dados
Abrir
<lista das bases de
dados> so as que estiverem registadas no mdulo de Administrao (Administrao

separador Base de Dados). Em alternativa poder seleccionar uma base de dados no
registada acedendo a Base de Dados
Abrir
Outra ou;
A base que abrir por omisso a base que estiver registada nesse sentido; essa
configurao poder ser feita via mdulo de Administrao (Administrao
separador Utilizadores
de dados por omisso
seleccionar o utilizador para o qual se quer associar uma base

boto Configurao
seleccionar Base por omisso
indicar
a localizao da base de dados ) ou via o prprio mdulo (menu Base de dados
Por
omisso).
O acesso ao menu Base de Dados sujeito a permisso no mdulo de Administrao.
Esta parametrizao por utilizador.
No estabelea ligaes a bases em verses diferentes da verso que est a usar do

sistema.
4.3 Base de Dados por Omisso

Para definir a base a ser aberta por omisso abra a base e depois seleccione a opo do
menu principal Bases de Dados
Por omisso.
Aparecer uma mensagem a identificar qual a base de dados que passou a ser a base de
dados por omisso.
4.4 Indexar uma Base de Dados

A indexao da base de dados a operao de criao dos ndices contendo os termos de
pesquisa. Note-se que s ser possvel executar uma pesquisa sobre um determinado registo
2010 Mind, S.A
21
aps os seus termos de pesquisa terem sido criados.

O CATWIN possui dois modos de funcionamento em termos de indexao:
Indexao automtica Aps o registo ter sido criado ou modificado o CATWIN actualiza
automaticamente o ndice gerando os termos de pesquisa. Neste caso, e em
circunstncias normais, no ser necessrio provocar uma indexao (via boto Indexar)
e;
Indexao no automtica Aps a criao ou modificao de um registo, o ndice no
automaticamente actualizado. Para actualizar os ndices ser necessrio executar uma
indexao.
Para alternar entre os dois modos, basta seleccionar o desejado e clicar no boto OK.
Para indexar no momento a base aberta seleccione a opo do menu principal Bases de
Dados
Indexar
boto Indexar.
Indexar uma base de dados

Aparecer uma mensagem a notificar que, em funo da dimenso da base de dados a
operao poder ser muito demorada. Clique em Sim para indexar ou em No para no
executar a indexao.
Esta operao exige permisses de escrita superiores s necessrias para criar e editar
registos pelo que se aconselha o uso de um utilizador de rede Windows com
permisses de administrador.
Esta operao s deve ser executada quando nenhum dos operadores estiver a aceder
aplicao em modo profissional!
4.5 Fechar uma Base de Dados

Para fechar a base aberta seleccione a opo do menu principal Bases de Dados
Fechar.
O mdulo manter-se- aberto no apresentando nenhuma base de dados carregada.
2010 Mind, S.A
22
4.6 Reinicializar uma Base de Dados

A reinicializao de uma base de dados remove irreversivelmente todos os seus registos
da base de dados
Para reinicializar a base aberta seleccione a opo do menu principal Bases de Dados
Reinicializar. A janela Reinicializar base de dados ser aberta a informar que a operao
irreversvel e a solicitar confirmao da opo.
Mensagem de aviso
Clique em Sim para reinicializar a base de dados ou em No para no reinicializar a base
de dados.
Uma vez que a base de dados consolidada entre os diferentes mdulos reinicializar
uma base de dados eliminar os dados partilhados de todos os mdulos.
A base qual a base de dados estava interligada e a respectiva interligao no sero

eliminadas. Assim:
Reinicializar uma base bibliogrfica no reinicializa a respectiva base de autoridades
e;
Reinicializar uma base de autoridades no reinicializa as respectivas bases
bibliogrficas
embora a coerncia seja obviamente posta em causa.
2010 Mind, S.A
23
5 FOLHAS DE RECOLHA
Uma folha de recolha um formulrio de insero de dados composto por uma seleco
de campos, subcampos, indicadores de campo e valores por omisso de um determinado
formato, UNIMARC bibliogrfico ou UNIMARC autoridades, que se destina ao auxlio na criao
dos registos bibliogrficos e de autoridades.
Janela de gesto de folhas de recolha de dados

Passamos a descrever quais as funes de cada uma das zonas:
Informao descritiva
Nome da folha de recolha - o que aparecer listado na janela Folhas de recolha
Formato da base de dados - bibliogrfico ou de autoridades
Descrio - Breve informao sobre o objectivo da folha de recolha
Tipo de apresentao da folha - simplificada ou no
Lista de campos existentes - Lista completa de todos os campo UNIMARC existentes que
no esto includos na folha de recolha
Lista de campos inseridos Lista completa de todos os campo UNIMARC existentes que
esto includos na folha de recolha
Lista de elementos existentes Lista completa de todos os subcampos UNIMARC e
indicadores de campo associados ao campo inserido seleccionado que no esto
2010 Mind, S.A
24
includos na folha de recolha

Lista de elementos inseridos Lista completa de todos os subcampos UNIMARC e
indicadores de campo associados ao campo inserido seleccionado que esto includos
na folha de recolha
Os indicadores so identificados com (I), seguido do seu valor, do carcter do formato a
que corresponde (que pode ser 0 ou 1) e do seu ttulo. O subcampo apresentado com as
letras (SC), seguido do seu valor e do seu ttulo.
5.1 Carregar uma Folha de Recolha

O CATWIN possui por omisso diversas folhas de recolha para a base bibliogrfica e para a
base de autoridades. Essas folhas de recolha podem ser editadas ou serem criadas novas
folhas de recolha.
Para carregar uma folha de recolha de dados seleccione a opo do menu principal
Configurao
seleccione da lista a folha de recolha pretendida. A opo dever passar a
constar com a flag de seleccionada.
5.2 Visualizar os Cdigos

Para visualizar a codificao UNIMARC associada ao tipo de base de dados seleccione a
opo do menu principal Configurao
Visualizar cdigos. A opo dever passar a constar
com a flag de seleccionada.

Para no visualizar a codificao UNIMARC associada ao tipo de base de dados seleccione a
opo do menu principal Configurao
Visualizar cdigos. A opo dever passar a constar
sem a flag de seleccionada.
5.3 Folha de Recolha por Omisso

Para seleccionar uma folha de recolha por omisso carregue a folha de recolha de dados
pretendida e seleccione a opo do menu principal Configurao
Por omisso
Seleccionar. Ser aberta a janela Catwin a informar sobre qual a folha de recolha que passou a
ser por omisso.
2010 Mind, S.A
25
Janela de informao da folha de recolha por omisso

Sempre que entrar no mdulo ser aberta a folha de recolha seleccionada. A opo dever
passar a constar com a flag de seleccionada.
5.3.1
Remover uma folha de recolha de dados por

omisso
Para remover a seleco da folha de recolha por omisso seleccione a opo Folha de
Recolha
Por omisso
Remover. Quando voltar a abrir o CATWIN a folha de recolha por
omisso j no ser aberta e j no estar identificada com uma flag.
5.4 Criar uma Folha de Recolha

Esta funcionalidade sujeita a permisso no mdulo de Administrao.
Para criar uma folha de recolha de dados seleccione uma das seguintes opes:
No menu principal Folha de recolha
O boto de atalho
Configurar;
ou;
O executvel ConfigFRD.exe na pasta de instalao do sistema.

Depois de se identificar com um login com permisso ser aberta a janela Folha de recolha
. Seleccione o tipo de base de dados na opo Formato e na janela Folhas de recolha
existentes clique no boto Criar.
Criar uma folha de recolha de dados

Ser aberta a janela Criar folha de recolha sem nenhum dado associado. Comece por
2010 Mind, S.A
26
definir o Nome e a Descrio da folha de recolha. Quando definir qual o formato ser
automaticamente carregado a totalidade do UNIMARC que lhe est associado na janela de
Campos existentes.
Criar uma folha de recolha bibliogrfica

Seleccione os campos a inserir clicando sobre o campo e seguidamente no boto Inserir,
ou fazendo duplo clique com o boto esquerdo do rato.
Seleccione os subcampos e indicadores de campo a inserir depois de seleccionar o campo
inserido e clicando sobre o subcampo/indicador de campo e seguidamente no boto Inserir,
ou fazendo duplo clique no boto esquerdo do rato.
Para retirar um campo da folha de recolha, faa duplo clique sobre o campo desejado na
lista de campos inseridos, ou ento seleccione-o e clique no boto Remover.
Para retirar um subcampo da folha de recolha, faa duplo clique sobre o subcampo
desejado na lista de subcampos inseridos, ou ento seleccione-o e clique no boto Remover.
No se aconselha a retirar indicadores de campo da lista dos elementos inseridos.
Configure os valores por omisso e no final clique no boto Criar. A nova folha de recolha
ser criada e aparecer imediatamente na janela Folhas de recolha.
5.5 Configurar dados pr-definidos

Sempre que se verifiquem situaes em que o contedo de um subcampo sempre igual
num grande lote de registos, o utilizador pode optar por configura esse valor na folha de
recolha de dados.
Na janela Modificar folha de recolha, ou na janela Criar folha de recolha, seleccione o
campo e seguidamente o subcampo da lista de subcampos inseridos e clique em Modificar
Elemento. Na janela Modificar valores do subcampo inscreva o valor que pretende como prdefinido no campo Valor por omisso.
2010 Mind, S.A
27
Criar um valor por omisso associado ao subcampos regras de catalogao

Clique no boto Modificar para aceitar o valor ou no boto Cancelar para no assumir a
alterao. Quando carregar a folha de recolha o valor j estar disponvel.
Determinados subcampos possuem uma caracterstica especial, a de conterem dados
codificados de comprimento fixo. Um exemplo disso o subcampo a do campo Dados gerais
de processamento (100^a) do formato UNIMARC. Para estes subcampos possvel a definio
de valores por omisso para cada parte componente. Ao seleccionar um destes subcampos da
lista de elementos inseridos e carregando em Modificar Elemento, a janela que aparecer
ser ligeiramente diferente.
Modificar os valores de um subcampo

Para associar valores por omisso seleccione a parte que deseja e carregue em Associar
Valor. Se souber o cdigo ou o texto que pretende inscrever como omisso, poder digita-lo
directamente na janela do Valor por defeito. Caso contrrio, seleccione a gama de valores
pr-definidos e depois o respectivo valor na janela do lado direito. Carregue no boto
Associar valor e confirme a alterao carregando em Modificar.
2010 Mind, S.A
28
Inserir valores por omisso

Para o caso de indicadores de campos por omisso seleccione o campo e depois na rea
dos subcampos inseridos seleccione o indicador que pretende por omisso. Clique no boto
Modificar elemento. Na janela Modificar valores do indicador na zona Valores definidos no
formato seleccione a opo Indicador por omisso e clique no boto Modificar.
Inserir indicador de campo por omisso

Se esse indicador de campo j tivesse um valor por omisso aparecer uma mensagem a
solicitar a confirmao da nova opo.
Confirmar a alterao do indicador de campo por omisso
Os dados por omisso s tero efeito para os registos que forem criados com as novas
FRDs (folha de recolha de dados) no afectando os registos criados anteriormente,
mesmo que com as "mesmas" FRDs seleccionadas.
5.6 Editar uma Folha de Recolha

Para editar uma folha de recolha de dados seleccione uma das seguintes opes:
No menu principal Folha de recolha
O boto de atalho
Configurar;
ou;
O executvel ConfigFRD.exe na pasta de instalao do sistema.
2010 Mind, S.A
29
Depois de se identificar com um login com permisso ser aberta a janela Folha de recolha
. Seleccione o tipo de base de dados na opo Formato e na janela Folhas de recolha
existentes seleccione a folha de recolha que pretende alterar. De seguida clique no boto
Modificar.
Poder alterar as opes de:
Campos presentes
Subcampos presentes
Indicadores de campo presentes/por omisso
Valores por omisso
No final clique no boto Modificar.
Caso tenha uma folha de recolha carregada no CATWIN e a modifique, as alteraes s

sero visveis aps um novo carregamento da folha.
No sero afectados os registos criados anteriormente, mesmo que com as "mesmas"
FRDs seleccionadas.
5.7 Eliminar uma Folha de Recolha

Para eliminar uma folha de recolha de dados seleccione do menu principal Folha de
recolha
Configurar . Depois de se identificar com um login com permisso ser aberta a
janela Folha de recolha. Seleccione o tipo de base de dados na opo Formato e na janela
Folhas de recolha existentes seleccione a folha de recolha que pretende eliminar. De seguida
clique no boto Remover.
Pedido de confirmao da eliminao da folha de recolha seleccionada

Clique em OK para confirmar a eliminao ou em Cancelar para no a eliminar.
A opo irreversvel!
Se se quiser recuperar a folha de recolha eliminada ela ter de ser recriada.
2010 Mind, S.A
30
6 REGISTO
Os registos consistem nas catalogaes dos documentos que constituem o catlogo. Sem
eles no h pesquisa nem emprstimos, nem aquisies nem nenhuma outra das
funcionalidades associadas ao sistema mindPrisma.
Embora a codificao do sistema tenham o UNIMARC por base isso no significa que seja
necessrio saber a respectiva codificao para se poder preencher os dados. O facto de todos
os campos terem associados os seus nomes em linguagem natural, conjuntamente com a
parametrizao de folhas de recolha de dados, faz com que a necessidade dos cdigos seja
dispensvel pelo que os cdigos estarem visveis uma opo configurvel pelo utilizador.
6.1 Campos e Subcampos

Os campos/subcampos que definem o UNIMARC no CATWIN podem ser dos seguintes
tipos:
Repetveis - Campos que se podem repetir na totalidade da sua estrutura;
Gama de valores - Quando as hipteses se concentram num conjunto de valores
pequeno, os campos podem conter todas as hipteses cabendo ao operador no a sua
digitao mas sim a sua seleco;
Preenchimento obrigatrio - Campos dados pelo sistema como sendo para serem
preenchidos nos registos;
Preenchimento automtico - O prprio sistema assume o preenchimento destes dados;
Com subcampos de tamanho fixo - Subcampos de comprimento fixo e geralmente
codificados;
No presentes na folha de recolha - Campos que fazem parte do UNIMARC mas que no
esto configurados para aparecerem directamente na folha de recolha;
Ligao a contedos electrnicos - Campo 856 que o responsvel pelo registo dos
contedos electrnicos associados;
Exemplar - Campo para o registo das caractersticas dos exemplares e;

Ligao a autoridades - Campos de ligao base de autoridades.
2010 Mind, S.A
31
Janela de um campo e subcampo

Alguns campos podem ser de mais do que um tipo ao mesmo tempo.
Um mesmo campo pode conter subcampos de diferentes naturezas.
6.1.1
Repetvel
Um campo repetvel quando a sua estrutura pode ser repetida mais do que uma vez.
Esses campos so identificados por possurem a seguinte informao associada:

A seta que aponta para a esquerda permite a navegao para as repeties de campos
anteriores;
A seta que aponta para a direita permite a navegao para as repeties de campo
seguintes e;
O contador para indicar qual a repetio que est seleccionada e o total de repeties
do campo.
Exemplo de um campo repetvel

Um subcampo pode ser repetvel; nesse caso todos os subcampos possuem um pequeno
boto
que permite aceder lista de subcampos do campo que so repetveis.
Lista dos subcampos repetveis do campo Descrio fsica

Um subcampo pode ser repetvel sem que o campo a que pertena seja repetvel.
A ordem de repetio dos subcampos repetveis importante no CATWIN, ou seja, se

um subcampo para ser visualizado a seguir a um determinado subcampo ento
importante que seja repetido depois desse dito subcampo.
2010 Mind, S.A
32
6.1.2
Gama de valores
Determinados subcampos so preenchidos seleccionando dentro de uma gama pr-
determinada de valores. Este tipo de subcampos possui adicionalmente uma caixa de

combinao que contm a lista dos valores que podem ser preenchidos. No precisa de saber
o cdigo respectivo, pois ao escolher um elemento da caixa, o programa coloca o cdigo
automaticamente.
O cdigo pode ser digitado directamente na sua janela.
Exemplo de um campo de gama de valores
6.1.3
Campo/Subcampo recomendado
No UNIMARC h campos/subcampos dados como de preenchimento obrigatrio.
Adicionalmente h ainda os campos que pela natureza da cooperao PORBASE (Base nacional
de Dados Bibliogrficos) so dados como requeridos. A esses dois tipos de situao chamamse campos recomendados. O confronto feito no momento da gravao.
Notificao de falta de preenchimento de campos obrigatrios

Pese embora a falta de preenchimento possvel gravar os registos com essa informao
omissa.
2010 Mind, S.A
33
Esta funcionalidade s funciona com folhas de recolha seleccionadas uma vez que os
campos so recomendados em funo do tipo de catalogao que se est a efectuar.
6.1.4
Campo automtico
Determinados campos so preenchidos automaticamente pelo programa. So campos que
no possuem subcampos e cuja caixa de texto para insero da informao se encontra

desactivada para escrita (fundo cinzento).
Campo automtico
6.1.5
Subcampo de tamanho fixo

Determinados subcampos tem uma caracterstica especial, a de conterem dados
codificados de comprimento fixo. Cada subcampo deste tipo composto pelo conjunto dos
seus componentes, cada um com um tamanho definido de caracteres.
Estes componentes tm um funcionamento idntico ao dos restantes tipos de subcampos.
Exemplo de um subcampo de tamanho fixo de 8 caracteres
6.1.6
Campos/Subcampos no presentes na folha de

recolha
Nem todos os campos UNIMARC esto presentes numa folha de recolha. Os campos,
subcampos e indicadores de campo que no estiverem presentes podem ser preenchidos

sendo que, depois de preenchidos passam a constar daquele registo mas continuam a no
constar da folha de recolha de dados. Os subcampos no presentes na FRD so identificados
pelo facto de aparecerem com a sua designao sublinhada.
Exemplo de um subcampo no presente numa folha de recolha

Se um campo no presente numa folha de recolha est recorrentemente a ser preenchido
ento dever ser acrescentado respectiva folha de recolha.
Para adicionar um campo/subcampo/indicador de campo que no est presente na folha
de recolha seleccione o registo seguido do bloco em que o campo se posiciona. Na base do
2010 Mind, S.A
34
separador do bloco aparece a listagem de todos os campos UNIMARC presentes nesse bloco.
Se colocar o rato sobre um boto ver o texto de ajuda a indicar a que corresponde esse
campo.
Todos os campos do bloco 3 do UNIMARC - bloco de notas

Ao seleccionar o boto correspondente ao campo que se quer preencher sero carregados
todos os respectivos subcampos/indicadores de campo. Preencha os subcampos/indicadores
de campo pretendidos. No fim volte a clicar no boto do campo para fechar os subcampos/
indicadores de subcampo no preenchidos.
Em alternativa poder seleccionar o separador no qual pretende adicionar o campo e
seleccionar a opo menu Campo
Inserir. Sero listados todos os campos pertencentes a
esse bloco do UNIMARC com a respectiva designao.
6.1.7
Associao a contedo electrnico

Os campos:
856 do UNIMARC bibliogrfico e;
859 do UNIMARC de autoridades.
so os campo responsveis pela associao aos contedos digitais descritos no registo.
Exemplo de associao de um contedo electrnico

O Indicador de campo define qual o modo de acesso enquanto que os subcampos
identificam a informao necessria para identificar o recurso electrnico.
necessrio ter em ateno as permisses de acesso pasta onde esto localizados os

contedos electrnicos!
O subcampo Nota para informao ao pblico (^z) dever ser sempre preenchido
quando este campo preenchido de modo a que no fique visvel para o pblico a
localizao do recurso (declarada no subcampo ^u) mas sim a nota a informar sobre o que
se vai ver se se clicar no link (inscrita no ^z).
2010 Mind, S.A
35
Exemplo do efeito do preenchimento do campo 856 na ficha bibliogrfica
6.1.8
Exemplar
O campo 966 identifica os dados de exemplar pelo que possui uma srie de
automatismos de modo a:
Permitir a associao a plos e fundos;
No permitir duplicaes do nmero de registo;
Navegao simplificada entre exemplares, por meio de listagem e;
Preenchimento de outros campos que definem exemplares.
A caixa de texto deste campo encontra-se desactivada sendo necessrio seleccionar um
dos seguintes botes para gerir a informao de exemplar:
- para registar um exemplar
- para editar a informao de um exemplar j registado
- para apagar um exemplar j registado
Visualizao do campo 966
6.1.9
Autoridades
Um campo de autoridade serve para o programa implementar a gesto de autoridades. Os
campos de ligao so identificados pelos facto de:

No modo Com controlo de autoridades no serem directamente editveis e;
Possurem botes prprios de ligao base de autoridades.
Botes de interligao base de autoridades

Esto neste caso os seguintes campos:
2010 Mind, S.A
36
Campos de assunto - 600-602 e 604-607

Campos de classificao - 675, 676 e 680
Campos de autoridades - Bloco 7xx
6.2 Criar um Registo

Para criar um registo seleccione a opo:
Menu Registo
Novo ou;
Clique no boto de atalho
Ser iniciada uma rea de insero de dados. Preencha os dados bibliogrfico e no final
clique no boto Gravar. Se por acaso no gravar o registo quando navegar para fora do registo
o sistema perguntar se pretende gravar o registo.
6.2.1
Criar cpia de um campo

Para criar uma cpia de um campo seleccione o campo a duplicar e:
Seleccione a opo do menu Campo
Criar Cpia ou;
Clique no boto direito do rato sobre a informao das designaes dos campos e
subcampos ou sobre os botes de inseres de subcampos repetveis
O campo a copiar ter de ser necessariamente repetvel.
6.2.2
Apagar um campo
Para apagar de uma s vez toda a informao que consta de um campo:
Seleccione a opo Campo
Apagar ou;
Clique boto direito do rato sobre a informao das designaes dos campos e
subcampos ou sobre os botes de inseres de subcampos repetveis.
Toda a informao relativa a esse campo ser apagada.
6.2.3
Gravar um Registo
Para gravar um registo escolha:
Menu principal Registo
2010 Mind, S.A
Gravar ou;
.
37
6.2.3.1 Deteco de registos duplicados

No acto da gravao de um registo possvel confront-lo com outros registos j
catalogados e assim detectar possveis duplicaes de registos iguais. Os elementos que so
confrontados so:
ISBN/ISSN e;
Ttulo + editor + data de publicao iguais
Para que essa detectar seja realizada necessrio que a opo de detectar registos
duplicados esteja activa (menu Configurao
Deteco de duplicados).
Esta funcionalidade est disponvel nos seguintes casos:

Gravao de um registo, novo ou editado;
Gravao de uma cpia de um registo;
Importao de registos por ISO e;
Importao directa de registos.
Caso sejam encontrados possveis duplicados, o CATWIN apresenta a janela Deteco de
duplicados onde o registo a gravar e os registos que constituem a possvel duplicao so
listados.
Deteco de possveis duplicados

A janela dividida em trs reas:
Do lado esquerda da janela listado o registo em vias de ser gravado
Do lado direito a janela so listados os possveis registos duplicados j presentes na
base de dados
Na base da janela esto disponveis os controlos:
Gravar registo - o novo registo ser gravado com um MFN (Master File Number) novo
uma vez que no se tratava efectivamente de uma duplicao;
2010 Mind, S.A
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Juntar a registo existente - o registo novo que se estava a efectuar

reconhecido como um exemplar de um registo j existente na base de dados pelo
que o registo no criado mas feita a juno do exemplar ao registo j existente;
Cancelar gravao - o registo que se estava em vias de gravar no ser criado e;
Cancelar importao - o registo que se estava em vias de importar no ser criado.
Est ainda disponvel o filtro dos diferentes formatos de visualizao do registo de modo a
que a anlise possa ser integralmente realizada directamente nesta janela.
A deteco de possveis duplicados de autoridades tem um funcionamento semelhante,
atravs da verificao de informao duplicada nos subcampos de autoridades-pessoa e
autoridades-assunto (campo 250 do UNIMARC autoridades).
6.2.3.2 Verificao de preenchimento

Para que o confronto entre os campos preenchido e os campos de preenchimento
recomendado se d necessrio ter a opo Nvel de verificao
Com verificao activa.
Para desactivar a opo basta seleccionar a opo Nvel de verificao
Sem verificao.
Esta funcionalidade s funciona com folhas de recolha seleccionadas uma vez que os
campos so recomendados em funo do tipo de catalogao que se est a efectuar.
6.2.4
Criar cpia de um registo

Para criar a cpia de um registo entre no registo e escolha a opo menu Registo
Criar
cpia. Ser criada uma cpia do registo sem os dados das existncias preenchido (campo 966).
6.3 Juno de Registos

Quando um registo dado como duplicado de outro h trs hipteses de
executar a sua fuso ao registo j existente:
Usar campos de ambos os registos - neste caso os campos que no forem seleccionados
no constaro do registo final;
Usar o registo 1 - o registo 1 ser o que permanecer na base de dados sendo o segundo
apagado logicamente e;
Usar o registo 2 - o registo 2 ser o que permanecer na base de dados sendo o primeiro
2010 Mind, S.A
39
apagado logicamente.
Janela de juno de registos

Clique em OK para assumir a fuso nos termos seleccionados ou em Cancelar para voltar
ao ecr anterior. A informao dos exemplares, das aquisies e dos emprstimos ser
fundida no registo seleccionado.
Depois de feita a juno de dois registos no ser possvel desfaz-la; a recuperao do

registo logicamente apagado no trar consigo o seu histrico em termos de
emprstimos, aquisies, etc.
O que se passa numa base bibliogrfica passa-se com uma base de autoridades.
Esta opo pode ser usada conjuntamente com a funcionalidade de deteco de possveis
duplicados.
6.4 Apagar Registos

O sistema permite dois tipos de apagar registos:
Apagar logicamente um registo - o registo deixa de estar pesquisvel mas continua a
contar para o nmero total de MFNs (Master File Numbers) da base de dados e;
Eliminar um registo - o registo definitiva e irreversivelmente eliminado da base de
dados ocorrendo reorganizao dos MFNs.
por causa desta operao que o MFN no pode ser confundido com um identificador
unvoco de um registo.
2010 Mind, S.A
40
6.4.1
Apagar um registo
Posicione-se no registo a apagar e seleccione a opo
Menu Registo
Apagar ou;
Na janela Apagar registo confirme que pretende eliminar o registo.
Confirmar a eliminao de um registo

Confirme a operao carregando em Sim.
Um registo s pode ser apagado se no estiverem a decorrer transaces com um ou mais
dos seus exemplares.
Mensagem a notificar que existe um exemplar que no pode ser apagado e porqu
Neste estado possvel recuperar um registo.
6.4.2
Eliminar os registos apagados


Para eliminar definitivamente um registo seleccione a opo do menu Base de dados
Remover Apagados.
Esta operao exige permisso no mdulo de Administrao.
2010 Mind, S.A
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A operao pode ser particularmente demorada, em funo do nmero de registos que

compem a base de dados.
6.4.3
Visualizao de registos apagados

O mdulo permite aceder listagem dos registos logicamente apagados na base de dados.
Para isso, seleccione a opo do menu Base de Dados
Listar Apagados.
Esta listagem apresenta a visualizao dos registos nos formatos Resumo, ISBD e
UNIMARC.
Visualizao dos registos logicamente apagados

Esta janela tambm permite recuperar registos apagados.
6.4.4
Recuperar um registo
H duas formas de recuperar um registo apagado:
Navegue na base de dados posicionando-se no MFN (Master File Number) a que
corresponde o registo que pretende recuperar. Nessa altura aparecer uma mensagem
a perguntar se pretende recuperar o registo
Janela de notificao/recuperao de um registo apagado

Clique em Sim para recuperar o registo e em No para continuar a navegar.
Em alternativa poder aceder lista de registos apagados, via menu Base de dados
Listar apagados. Na janela Registos logicamente apagados poder alterar o formato de
visualizao para realmente confirmar se so os registos que pretende eliminar.
2010 Mind, S.A
42
Janela de eliminao/recuperao de registos

Seleccione o registo que pretende recuperar e clique no boto Recuperar.
Apagar um registo e depois recuper-lo no recupera os dados de exemplar que tero

de voltar a ser inseridos.
6.4.5
Apagar um lote de registos

Para eliminar um lote de registos, seguidos ou salteados, seleccione a opo do menu
principal Registo
Apagar em lote e insira a lista de registos a apagar.
Para apagar registos salteados use o separador "vrgula". Para apagar um lote contnuo de
registos use o separador "trao". Poder ainda usar os dois tipos de separadores na mesma
sequncia.
Apagar um lote de registos

Clique em OK para confirmar ou em Cancelar para no apagar o lote.
2010 Mind, S.A
43
6.5 Exemplares
A base de dados possui um campo especfico para o registo dos elementos que
caracterizam uma existncia. Os subcampos so:
Fundo (0)
Cdigo (1)
Nome do Fundo (2)
Cdigo do Plo (3)
Nome do Plo (4)
Numero de Registo (a)
Localizao (l)
Tipo de Documento (m)
Notas (n)
Preo (p)
Cota (s)
Data de Entrada (b)
Ano (e)
Ano de Publicao (f)
Nmero (c)
Ms (g)
Ms Final (h)
Volume (d)
Srie (j)
Parte (k)
Fascculo (i)
Seco (o)
Dia (q)
Dia Final (r)
Outra Numerao (t)
Tomo (u)
Numerao Alternativa (v)
Forma de Aquisio (w)
Ttulo (x)
URL (y)
Os dados das existncias so registados no campo
Campo 966 Cota

Esto disponveis os seguintes botes de controlo:
2010 Mind, S.A
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Boto de criar existncia: Ser aberta a janela de Existncia;

Boto copiar existncia seleccionada: Ser copiada a informao de cota, localizao
e fundo que constarem da existncia seleccionada. A opo de gerar automaticamente
o nmero de registo tambm estar activa, se estiver configurada;
Boto editar: A existncia seleccionada ser aberta;
Boto apagar: A existncia seleccionada ser eliminada, a menos que tenha
processos a decorrer sobre ela, por exemplo, esteja emprestada;
Boto abrir lista completa de existncias: Quando estejam descritas mais de 30
existncias a janela aparecer minimizada e s se vero as existncias se se clicar neste
boto e;
Boto pesquisar existncias: Abre uma janela de pesquisa parte onde possvel
fazer filtragem das existncias bem como esto disponveis as opes de inserir nova,
editar, copiar e apagar existncia.
Janela de pesquisa de existncias
2010 Mind, S.A
45
6.5.1
Inserir exemplares
Para inserir um exemplar no campo 966 clique no boto
. Ser aberta a janela
Existncias.
Janela de registo de uma existncia

Preencha os dados de exemplar e clique no boto Gravar para assumir a existncia.
Num mesmo campo so registados os elementos que anteriormente eram dispersos pelos
diferentes mdulos (consolidao da base de dados).
Nem todos os campos so de preenchimento obrigatrio. Por outro lado, o
preenchimento de alguns campos obriga ao preenchimento de outros. Se os campos de
preenchimento dados como obrigatrios no estiverem preenchidos no momento da
gravao aparecer uma mensagem a notificar das omisses.
Preencher o campo do nmero de registo obriga ao preenchimento do fundo a que o

documento pertence.
Preencher o campo do cdigo de registo obriga ao preenchimento do nmero de

registo e do fundo a que o documento pertence.
2010 Mind, S.A
46
A janela est discretamente subdividida em trs reas:

Na parte superior so registados os dados gerais da existncia;
Na parte intermdia so registados os dados relacionados com os emprstimos e;
Na parte inferior so registados os dados de numerao.
Esta janela, e o registo da respectiva informao, comum para as monografias e as

publicaes em srie.
6.5.2
Apagar um exemplar
Para apagar um exemplar seleccione-o da lista no campo 966 e clique no boto
Apagar).
Um exemplar s poder ser apagado se no estiverem a decorrer transaces sobre ele.
Mensagem a notificar que o exemplar no pode ser apagado e porqu
A recuperao de um exemplar apagado passa necessariamente pela sua recriao uma

vez que no existe o estado de "existncia apagada logicamente".
6.5.3
Histrico de um exemplar
Para aceder ao histrico de um exemplar seleccione-o da lista de exemplares, no campo
966, e clique no boto
(Editar). Na janela Existncia clique no boto Histrico.
Janela Existncia com o boto Histrico seleccionado

Ser aberto o browser do Internet Explorer com a informao.
2010 Mind, S.A
47
Janela mostrando parte do histrico de um documento

Todos os dados dos leitores sero retirados a partir do momento que a existncia
devolvida biblioteca; esses dados estaro portanto omissos das referncias. Apenas estaro
disponveis os dados dos leitores actuais das existncias.
2010 Mind, S.A
48
7 NAVEGAR PELA BASE

Os registos apresentam-se sob uma forma sequencial dentro de uma base de dados. Cada
registo possui um MFN (Master File Number) que indica a sua posio dentro da base. A
visualizao de qual o registo carregado e de quantos registos a base de dados possui
encontra-se na barra de informao, na base da janela do mdulo.
7.1 Seguinte
Para avanar para o registo imediatamente a seguir:
Escolha a opo do menu Registo
Clique no boto
Ir para seguinte ou;
da barra de ferramentas.
7.2 Anterior
Para recuar para o registo imediatamente anterior:
Clique no boto
Ir para anterior ou;
7.3 Primeiro
Para seleccionar automaticamente o primeiro registo da base de dados:
Clique no boto
Ir para primeiro ou;
7.4 ltimo
Para seleccionar automaticamente o ltimo registo da base de dados:
Clique no boto
Ir para ltimo ou;
7.5 Ir Para
Para ir para um determinado registo seleccione a opo do menu principal Registo
para. Na janela MFN do registo a carregar digite o nmero do MFN pretendido
Ir
OK.
Janela para seleccionar o MFN
2010 Mind, S.A
49
8 PACWIN
Para abrir o mdulo de pesquisa local na verso profissional e em interligao com o
mdulo do CATWIN seleccione:
Menu Registo
Pacwin ou;
O PACWIN abrir automaticamente a base carregada e, caso seja uma base bibliogrfica
interligada a uma base de autoridades o separador para aceder base de autoridades.
Em interligao com o CATWIN possvel:
Editar directamente um registo;
Criar automaticamente a cpia do registo seleccionado e;
Escolher a autoridade para efectuar uma interligao.
2010 Mind, S.A
50
9 AUTORIDADES
O CATWIN permite que no seu processo de catalogao possa trabalhar com uma base de
autoridades (ligando-a base bibliogrfica) tendo assim ao seu alcance as vantagens que o
uso do controlo de autoridades pode trazer.
Existem trs grandes vantagens no uso de ligaes a bases de autoridades:
Garantia de uniformizao da designao da mesma autoridade nos diferentes registos
bibliogrficos;
Facilidade na introduo dos dados - para registos bibliogrficos diferentes no precisa
de estar sempre a inserir a mesma informao de autoridade e;
Facilidade em alterar a entrada de autoridade - basta mudar o registo de autoridades
para que todos os registos bibliogrficos que lhe estejam associados sejam actualizados.
O identificador de um registo de autoridade o campo 001 do UNIMARC

autoridades. Este nmero nico e unvoco e independente do MFN do registo (Master File
Number).
9.1 Ligar uma Base Bibliogrfica a uma Base de

Autoridades
Para relacionar uma base de dados bibliogrfica a uma de autoridades primeiro tem de se
garantir que ambas existem.
Abra a base bibliogrfica pretendida; em seguida seleccione a opo do menu Base de
dados
Configurar. Escolha o formato bibliografia e em Bases de dados relacionadas
carregue no boto Adicionar. Escolha a base de dados de autoridades que quer relacionar e
carregue no boto Seleccionar.
Configurar uma ligao a uma base de autoridades

As propriedades so as seguintes:
Formato da base de dados Uma base de dados pode ser de dois tipos possveis;
2010 Mind, S.A
51
bibliogrfica ou de autoridades. Ao criar uma base de dados, o CATWIN configura

automaticamente o tipo consoante a opo que escolheu, mas se desejar alterar o tipo
configurado basta seleccionar a respectiva opo. Ao carregar em Gravar as mudanas
tero efeito;
Por razes bvias no se aconselha esta operao; ela s dever ser efectuada em casos
muito pontuais e sob orientao do apoio tcnico do sistema.
Bases de dados relacionadas Uma base de dados bibliogrfica pode ter associada uma
e uma s base de autoridades. Por sua vez, uma base de autoridades pode ter
associadas vrias bases bibliogrficas e;
Cabealho do identificador de registo O identificador de registo um cdigo nico de
controlo atribudo a cada registo e colocado no campo 001. Aqui pode ser configurado
um cabealho que ser concatenado com o nmero automaticamente gerado de modo a
representar informao adicional, tal como um cdigo identificativo da instituio.
9.2 Remover a Ligao entre uma Base

Bibliogrfica e uma Base de Autoridades
Na lista de bases de dados relacionadas, via menu Base de dados
Configurar, escolha
qual a base cuja ligao quer remover e clique no boto Remover.

Eliminar uma ligao no significa eliminar as bases de dados mas apenas a sua relao.
9.3 Com/Sem Controlo de Autoridades

Assim que a uma base de dados bibliogrfica associada uma base de autoridades, os
campos comuns entre o UNIMARC bibliogrfico e o UNIMARC de autoridades ficam
bloqueados escrita. Por sua vez passam a ser disponibilizados os dois botes de interligao.
Existem dois modos de funcionamento com a interligao base de autoridades, do lado
da base bibliogrfica:
Sem controlo de autoridades:
Campo do tipo autoridade em modo sem controlo de autoridades
2010 Mind, S.A
52
Com controlo de autoridades:
Campo do tipo autoridade em modo com controlo de autoridades

Quando se trabalha com uma base de autoridades o modo dever ser Com controlo de
autoridades, ou seja, com os campos de autoridades bloqueados para escrita do lado da base
bibliogrfica.
No entanto, para situaes de trabalho separado entre os catalogadores responsveis
pelos registos bibliogrficos e os catalogadores responsveis pelos registos de autoridades
poder ser conveniente cria uma "pr-catalogao" do registo de autoridades no acto da
catalogao do registo bibliogrfico de modo a que a ligao fique logo feita. Depois o
catalogador dos registos bibliogrfico dever de algum modo ser informado de quais os
registos de autoridades que dever completar/validar. Nesse caso o modo de funcionamento
ser Sem controlo de autoridades. Este procedimento tem as bvias desvantagens, a comear
por uma maior possibilidade de se criarem autoridades duplicadas.
Quer no modo Com controlo como no modo Sem controlo, no acto da gravao do registo
bibliogrfico a respectiva autoridade ser criada.
Se trabalhar Com controlo de autoridades e quiser inserir uma nova autoridade, ento
ter de abrir a base de dados de autoridades associada e cri-lo nesta ltima. Depois, volta
base bibliogrfica e j a pode pesquisar, seleccionar e associar.
9.4 Associar um Registo Bibliogrfico a uma

Autoridade
Abra o mdulo de pesquisa local na verso profissional em modo de interligao com o
CATWIN. Para isso:
Seleccionando a opo do menu principal Registo
Pacwin ou;
, via menu dos botes de atalho ou nos botes de
interligao de qualquer um dos campos de interligao.

Seleccione o separador da base de autoridades e faa a pesquisa. Na janela de resultados
de pesquisa seleccione a autoridade pretendida e clique no boto CATWIN
2010 Mind, S.A
Escolher.
53
Aparecer a lista com os campos bibliogrficos a que a autoridade seleccionada poder ser
interligada, uma vez que o sistema detecta automaticamente quais so as interaces
possveis. Seleccione o campo bibliogrfico que ser usado para a ligao. A ligao ser
efectuada.
9.5 Remover a Ligao de um Registo Bibliogrfico

a uma Autoridade
Seleccione a autoridade que pretende remover do registo bibliogrfico e clique no boto
de interligao
Apenas a ligao autoridade removida no sendo o registo de autoridade eliminado.

Para apagar uma autoridade ter de abrir a base de autoridades, colocar-se no registo e
apag-lo.
9.6 Criar Autoridades via Base Bibliogrfica

Para recriar na base de autoridades associada as autoridades presentes na base
bibliogrfica seleccione menu Base de dados
Configurar. Ser aberta a janela Configurar
base de dados.
Janela Configurar base de dados

Clique no boto Criar autoridades. Ser aberta uma janela de progresso da opo.
Esta funcionalidade pretende dar resposta s seguintes situaes:
Base bibliogrfica j com registos que vai ser ligada pela primeira vez a uma base de
autoridades. Esta base de autoridades poder estar vazia ou no;
Base bibliogrfica que tenha estado temporariamente desligada de uma base de
autoridades, necessitando portanto de actualizar o conjunto de registos de autoridade
presentes na base de autoridades e;
Base bibliogrfica que sempre esteve associada a uma base de autoridades, mas que
devido a alteraes do UNIMARC Autoridades necessita de recriar os registos de
autoridades para assumir as novas configuraes.
As autoridades que dem origem ao preenchimento rigorosamente igual do bloco 2 da
2010 Mind, S.A
54
base de Autoridades s sero criadas uma vez, independentemente da opo de deteco de

possveis duplicados estar, ou no, activa. Se j existirem na base de autoridades no sero
criadas.
Requisitos: A base bibliogrfica para a qual se pretende criar a base de autoridades dever
estar associada a uma base de autoridades antes de correr esta opo.
A base bibliogrfica s poder estar ligada a uma nica base de autoridades de cada vez;
no entanto no se aconselha a alterao da base de autoridades qual a base bibliogrfica
est interligada por causa dos problemas de gesto da coerncia que uma situao dessas
levantaria.
Este processo muito demorado, dependendo da dimenso da base de dados, e no

permite que se esteja a trabalhar com o CATWIN/em catalogao enquanto decorre a
operao.
9.7 Apagar um Registo de Autoridade a uso

Posicione-se no registo de autoridade, base de autoridades, a apagar e seleccione a
opo:
Menu Registo
Apagar ou;
Na janela Apagar registo confirme que pretende eliminar o registo.
Confirmar a eliminao de um registo

Confirme a operao carregando em Sim.
Caso o registo de autoridade que se pretende apagar tenha bibliografia associada, o
CATWIN apresentar uma mensagem a notificar desse facto, permitindo visualizar em detalhe
os registos bibliogrficos associados e a que base bibliogrfica pertencem. Esta informao
permitir ao operador confirmar se quer apagar o registo de autoridade ou no. A informao
no registo bibliogrfico mantm-se, apesar de a associao autoridade ser eliminada quando
a autoridade apagada.
2010 Mind, S.A
55
Apagar um registo de autoridade

Apagar registos de autoridades sem apagar essa informao primeiro da base bibliogrfica
cointribuir para a incoerncia das bases uma vez que na pesquisa na base bibliogrfica ser
possvel identificar autoridades que depois no tm equivalncia na base de autoridades.
Seleccionar o Sim portanto uma situao que se desaconselha.
9.8 Deteco de Possveis Registos de Autoridades

Iguais
No acto da gravao de um registo possvel confront-lo com outros registos j
catalogados e assim detectar possveis duplicaes de registos iguais. Os elementos que so
confrontados so:
Elemento de entrada;
Outra parte do nome e;
Outros subcampos que concorram para a criao da autoridade-pessoa e/ou para a
autoridade-pessoa-assunto e/ou para a autoridade-assunto.
Para que essa detectar seja realizada necessrio que a opo de detectar registos
duplicados esteja activa (menu Configurao
Deteco de duplicados).
Esta funcionalidade est disponvel nos seguintes casos:

Gravao de um registo, novo ou editado e;
Gravao de uma cpia de um registo.
Caso sejam encontrados possveis duplicados, o CATWIN apresenta a janela Deteco de
duplicados onde o registo a gravar e os registos que constituem a possvel duplicao so
listados.
2010 Mind, S.A
56
Janela de deteco de um possvel duplicado

A janela dividida em trs reas:
Do lado esquerda da janela listado o registo em vias de ser gravado
Do lado direito a janela so listados os possveis registos duplicados j presentes na
base de dados
Na base da janela esto disponveis os controlos:
Gravar registo - feita a anlise conclusse que se tratam de duas autoridades
diferentes pelo que se pretende levar avante a criao da nova autoridade, sendo
gravado um novo MFN (Master File Number);
Juntar a registo existente - feita a anlise conclusse que se trata de uma autoridade
duplicada mas pretende-se manter alguns campos conforme eles foram criados na
nova catalogao, ao mesmo tempo que se recupera a entrada anterior e;
Cancelar gravao - o registo que se estava em vias de gravar no ser criado.
Est ainda disponvel o filtro dos diferentes formatos de visualizao do registo de modo a
que a anlise possa ser integralmente realizada directamente nesta janela.
Sugere-se que se pesquise sempre uma autoridade antes de a criar, caso contrrio a
duplicao de autoridades ser um problema.
Se uma autoridade-pessoa (singular, colectiva ou famlia) detectada como possvel
duplicado, a mesma autoridade mas do ponto de vista do "assunto" tambm ser dada como
um possvel duplicado.
2010 Mind, S.A
57
9.9 Fuso de Registos de Autoridades

Quando um registo dado como duplicado de outro h trs hipteses de
executar a sua fuso ao registo j existente:
Usar campos de ambos os registos - neste caso os campos que no forem seleccionados
no constaro do registo final;
Usar o registo 1 - o registo 1 ser o que permanecer na base de dados sendo a
autoridade 2 apagada logicamente (no criada) ou;
Usar o registo 2 - o registo 2 ser o que permanecer (ser criado) na base de dados
sendo a autoridade 1 apagada logicamente.
Janela de juno de registos

Clique em OK para assumir a fuso nos termos seleccionados ou em Cancelar para voltar
ao ecr anterior.
A este nvel, o que se passa numa base de autoridades passa-se com uma base
bibliogrfica.
2010 Mind, S.A
58
10IMPORTAO/EXPORTAO DE REGISTOS
O CATWIN permite a exportao e a importao de registos em formato ISO 2709,
facilitando a troca de registos entre sistemas ou bases de dados diferentes.
10.1 Exportar
Para exportar um lote de registos seleccione a opo do menu principal Registo
Exportar ou, ento, carregue no boto presente na barra de ferramentas. Ser aberta a janela
Exportar como.
Janela de exportao de registos

Escolha a localizao do ficheiro de exportao e atribua-lhe um nome. Seleccione a gama
de registos a exportar:
Caso deseje exportar apenas o registo actualmente carregado deixe a caixa de texto
vazia;
Se desejar exportar apenas um registo, insira o seu MFN;
Para exportar uma gama de registos insira o primeiro e o ltimo da gama, separados por
-" e;
Para vrios destes conjuntos, aplique as regras anteriores, separando-os por ,.
Carregue de seguida no boto Exportar.
S o MFN 200 ser exportado:
O intervalo de MFNs do 200 ao 300 sero exportados:
2010 Mind, S.A
59
Os MFNs 20, do 200 ao 300, o 430 e do 523 ao 607 sero exportados.
10.1.1 Informao de exemplar

O sistema no guarda na base bibliogrfica as informaes de existncias (informao
registada no campo 966):
Via CATWIN - essa informao exportada e;
Via PACWIN/PACWEB - essa informao no exportada.
10.1.2 Verificao do ficheiro ISO

Uma vez que no possvel numa mesma base de dados existirem nmeros de registo
duplicados o sistema permite verificar se no ficheiro ISO que se pretende importar se
encontram registos com nmeros de registo j inseridos. Verifica ainda a repeties de
nmeros de registo no prprio ficheiro ISO. Aps a concluso do processo de verificao o
programa mostrar um relatrio. Poder imprimi-lo carregando em Imprimir, ou ento
guarda-lo num ficheiro de texto; para isso, seleccione o ficheiro que deseja (se ainda no
existir o CATWIN cria-o automaticamente) e clique na tecla Gravar.
Relatrio de verificao
10.2 Importar
Para importar um lote de registos seleccione a opo do menu principal Base de Dados
Importar ou ento carregue no boto
presente na barra de ferramentas. Procure e
seleccione o ficheiro ISO que deseja importar e carregue em Importar.

Os nmeros de registo existentes tm de ser nicos (para uma correcta identificao do
exemplar). Se durante o processo de importao o CATWIN verificar que um registo a
importar possui um nmero de registo que j existe na base de dados, aparece uma
mensagem de aviso. Nesse caso h trs opes:
Para alterar o nmero de registo duplicado para outro que ainda no exista, carregue no
2010 Mind, S.A
60
boto Alterar, insira um novo nmero de registo e carregue em OK;

Para ignorar a importao deste registo, continuando com a operao, carregue em
Ignorar e;
Cancele o processo de importao carregando em Cancelar.
Aps a concluso do processo de importao, o programa mostrar um relatrio de
importao. Poder imprimi-lo, bastando carregar em Imprimir ou, ento, guarda-lo num
ficheiro de texto. Neste ltimo caso, carregue em Guardar, seleccione o ficheiro que deseja
(se ainda no existir, o CATWIN cria-o) e prima a tecla Gravar.
Relatrio de importao
10.2.1 Alterar fundo de origem

possvel alterar o fundo de origem de um lote de registos no acto da importao de um
ficheiro ISO.
Na execuo da rotina de importao de registos aparecer uma janela a solicitar a
seleco do fundo de destino. Essa seleco pode ter dois efeitos:
Via boto Seleccionar: Apenas actua sobre os registos que ainda no possuem fundo
seleccionado ou;
Opo Sobrepr esta escolha para os registos[...] seleccionada
boto Seleccionar:
Neste caso todos os fundos anteriormente existentes sero sobrepostos pelo novo
fundo seleccionado.
Sobreposio do fundo seleccionado ao fundo de origem dos registos

Nesta janela possvel criar um novo Plo/Fundo, via boto Novo, mas no possvel
2010 Mind, S.A
61
seleccionar lotes de registos diferentes para diferentes fundos.
Para criar um fundo num plo que ainda no exista, primeiro necessrio criar o
respectivo plo e s depois o fundo.
10.3 Importao Directa

A importao directa de registos pode ser:
Da Biblioteca Nacional de Portugal, via PORBASE (Base Nacionalde de Dados
Bibliogrficos) ou;
De outras instituies com o sistema mindPrisma configurado para que assim

possa ser.
necessrio que o computador tenha ligao Internet e permisso de importao de

informao.
Para aceder ao ecr de importao directa, seleccione a opo do menu principal Registo
Importao directa ou directamente no boto da barra de ferramentas.
Janela de importao directa e respectivas reas

A interface principal do mdulo de catalogao est dividida em cinco reas distintas:
rea de controlos de pesquisa - Permitem adicionar ou remover termos de pesquisa
Lista de termos a pesquisar - Lista que contm todos os termos a pesquisar
2010 Mind, S.A
62
Lista de resultados de pesquisa - Lista que contm os resultados originados pela

pesquisa
rea de controlos de importao - Permitem importar ou recusar registos, bem como
controlar o modo de visualizao
Controlos de identificao - Permitem a identificao do utilizador
10.3.1 Identificao do Utilizador

Este servio da responsabilidade da Biblioteca Nacional de Portugal. Prevendo que
possa a vir a ser um servio sujeito a condies de acesso restritas esta funcionalidade j inclui
uma janela para a identificao do utilizador que pretende aceder ao servidor.
At data de criao deste manual, o acesso a esta funcionalidade est disponvel a todos
os utilizadores.
Na janela Importao directa de registos clique no boto Configurar e seleccione a opo
de Acesso annimo.
Identificao para acesso annimo

Clique no boto OK para assumir a configurao. Na janela de importao directa passar a
constar a informao do acesso annimo na designao do utilizador.
A identificao falada neste captulo no tem qualquer relao com a identificao da

instituio para activao das licenas dos diferentes mdulos, nem com os utilizadores
do prprio sistema.
Quando o acesso se vier a fazer por identificao de um utilizador poder salvar essa
configurao seleccionando a opo Salvar senha de acesso.
10.3.2 Pesquisar
Na janela Importao directa de registos seleccione o servidor pretendido.
No campo Pesquisar por seleccione o termo pelo qual pretende identificar o registo a
2010 Mind, S.A
63
importar. A designao NCB corresponde ao nmero que consta do campo 001 do UNIMARC,
dos registos da PORBASE. Insira na caixa de texto o termo a pesquisar. Para acumular as
pesquisas pretendidas use sucessivamente o boto Acrescentar ou clique na tecla Enter do
teclado quando terminar cada um dos identificadores.
Numa mesma pesquisa podem ser usados mais do que um ponto de acesso, desde que no
total no ultrapasse 10 pesquisas por vez.
Pesquisa por vrios indicadores

Para remover uma entrada da lista de identificadores a pesquisar seleccione-o da lista e
clique no boto Remover.
Na rea correspondente acumulao dos identificadores dos registos, mas do lado
direito ser apresentado um relatrio do sucesso/insucesso das pesquisas
Lista preenchida com termos

Na rea Resultado de pesquisa sero listados os registos encontrados. Sobre esses
registos poder:
Alterar o formato de visualizao - por omisso assumido o ltimo usado
Seleccionar os registos a no importar, seleccionando-os e clicando no boto Recusar
Importar os registos da listagem clicando no boto Importar
Limpar o formulrio, clicando no boto Limpar, e recomear nova importao
Os registos sero importados para a base bibliogrfica que estiver aberta na altura e ser
2010 Mind, S.A
64
apresentada uma janela com o relatrio da importao. Esse relatrio poder ser impresso ou
guardado.
Para sair da janela de importao directa de registos basta clicar no boto Sair.
10.3.3 Introduo Automtica de Cdigos por Leitura

ptica
Se possuir uma pistola de leitura de cdigos de barras, pode us-la para introduzir
automaticamente o ISBN (ou o ISSN) do livro a partir do seu cdigo de barras. Para isso, na
janela da importao directa, proceda leitura.
O CATWIN transforma o cdigo de barras no ISBN/ISSN e insere-o na lista de termos a
pesquisar.
Esta traduo automtica s est disponvel para cdigos de barras que sigam a norma
estabelecida pela EAN.
10.4 Filtros de Importao/Exportao

Pode criar filtros de importao/exportao que lhe permitem fazer um tratamento em
lote dos registos a importar/exportar antes de serem gravados na base de dados/em ficheiro
ISO 2709.
Para configurar os filtros na janela de Importao/Exportao clique no boto Filtro. Ser
aberta a janela de Filtros de Importao/exportao.
Janela dos filtros de importao para bases bibliogrficas

A janela permite que configure quais so os campos completos que no pretende
Importar/Exportar e os subcampos que no pretende Importar/Exportar.
Na mesma janela ser possvel alterar valores de campos, colocar valores por omisso e
guardar filtros para serem usados posteriormente.
2010 Mind, S.A
65
Algo de semelhante se passa com as bases de autoridades.
10.4.1 No Importar/Exportar um campo

Para no importar/exportar um campo, seleccione-o da lista de campos a importar/
exportar e carregue no boto
, ou ento, faa duplo clique sobre ele. O campo passar
para a lista de campos a no importar/exportar.

Para cancelar esta operao seleccione o campo da lista de campos a no importar/
exportar e carregue em
, ou ento, faa duplo clique sobre ele.
10.4.2 No Importar/Exportar um subcampo

Para no importar/exportar um subcampo, seleccione o seu respectivo campo da lista de
campos a importar/exportar, seleccione o subcampo da lista de subcampos a importar/
exportar e carregue no boto
, ou ento, faa duplo clique sobre ele. O subcampo passar
para a lista de subcampos a no importar/exportar.

Para cancelar esta operao seleccione o subcampo da lista de subcampos a no importar/
exportar e carregue em
, ou ento, faa duplo clique sobre ele.
10.4.3 Guardar um filtro

Para guardar um filtro carregue em Guardar, insira o nome e carregue em OK.
Se desejar gravar com outro nome carregue em Guardar como, insira o novo nome e
carregue em OK.
10.4.4 Apagar um filtro

Para apagar um filtro, na janela de gesto de filtros, seleccione-o da caixa de combinao
e carregue em Apagar.
10.4.5 Alterar o valor de um subcampo

Para que em todas as ocorrncias de um determinado subcampo aparea um determinado
valor em detrimento do que l estava, seleccione a opo Alterar valor do subcampo para e
digite o valor pretendido.
Para todas as ocorrncias daquele subcampo, em todos os registos, o seu valor ser
alterado para o valor inserido.
2010 Mind, S.A
66
10.4.6 Valor por omisso num subcampo

Para que em todas as ocorrncias de um determinado subcampo aparea um determinado
valor por omisso, desde que o subcampo no esteja preenchido, seleccione a opo Valor
por omisso do subcampo e digite o valor pretendido.
2010 Mind, S.A
67
11MENU AJUDA
Este menu disponibiliza informaes gerais sobre o mdulo, dividindo-se em 4 entradas:
Tpicos de Ajuda - Para aceder ao manual de utilizao
Teclas de Atalho - Lista as teclas de atalho que esto disponveis no modo de
Acessibilidade
Estado actual - Lista qual a base de dados, o registo e a folha de recolha de dados que
esto a ser usados
Sobre Catwin - Lista as caractersticas gerais da aplicao e do mdulo em particular
11.1 Manual do Utilizador

Pode aceder ao manual de ajuda, em formato HTML, atravs da janela principal do mdulo
carregando no menu Ajuda
Tpicos de Ajuda.
Uma verso do manual com a designao ManualCatPri.pdf, encontra-se disponvel em

<directoria de instalao>\Manuais (C:\Programas\Mind\Prisma\Manuais\ por omisso).
11.2 Sobre Catwin

No menu Ajuda
Sobre Catwin esto disponveis informaes vrias relativas
instalao do sistema/mdulo, em particular:

Verso do sistema - esta informao particularmente relevante uma vez que o apoio
tcnico depende da verso que estiver instalada. Antes de se solicitar apoio tcnico
convm garantir que se possui a ltima actualizao instalada uma vez que o problema
encontrado poder j ter sido detectado e resolvido no entretanto;
Contacto do apoio ao cliente - disponibilizado o e-endereo de apoio tcnico. Este
servio s est disponvel a clientes com o servio de manuteno activo;
Base de utilizadores - localizao da base de utilizadores que est a ser usada pelo
mdulo. Esta informao particularmente relevante uma vez que para um correcto
funcionamento do sistema desejvel que todos os mdulos acedam a uma mesma
base de utilizadores e;
Indicaes gerais.
2010 Mind, S.A
68
Janela do Sobre Catwin aberta
2010 Mind, S.A
69

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PrismaCATWIN Mdulo de Catalogao

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PrismaCATWIN Mdulo de Catalogao

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PrismaCATWIN Mdulo de Catalogao

6.2.3.1 Deteco ............................................................................................................

7 NAVEGAR PELA BASE

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PrismaCATWIN Mdulo de Catalogao

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PrismaCATWIN Mdulo de Catalogao

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PrismaCATWIN Mdulo de Catalogao

O que est nestas caixas destina-se a exemplificar determinados procedimentos do

Carregar no boto Abrir.

Seleccionar a opo do menu Configurao

Palavras no portuguesas esto em itlico.

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PrismaCATWIN Mdulo de Catalogao

As novidades desta verso relativamente verso imediatamente anterior esto

2010 Mind, S.A

PrismaCATWIN Mdulo de Catalogao

2.1 Controlos Gerais

2.2 Seleccionar a Base de Utilizadores

Seleccionar a base de dados de utilizadores

2010 Mind, S.A

PrismaCATWIN Mdulo de Catalogao

Primeira instalao: A base de utilizadores no se encontra na pasta usada no exemplo.

A gesto de utilizadores centralizada pelo que todos os mdulos/PCs devem partilhar

2.3 Identificao do Operador

Por motivos de segurana aconselha-se a alterar a senha de acesso do utilizador

Alterar uma senha de acesso

nova janela confirme a identificao do utilizador

escreva a senha antiga

Alterar a senha de acesso

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No final clique no boto OK. A nova senha ter sido assumida.

2.4 Tipos de Bases de Dados

Na base de dados de autoridades no estar disponvel a opo Nmero de registo

2.5 Automatismos do Programa

Campo Identificador do registo (001) O campo contm um cdigo nico que

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2.6 Textos de Ajuda

Texto de ajuda relativo ao boto de atalho de configurao de FRDs

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Janela principal do CATWIN

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A interface divide-se em cinco reas:

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Verificar Ficheiro ISO - Verifica se os registos num determinados ficheiro no formato

Juno de Registos - Permite fundir registos dois a dois

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Monografias - Carrega a configurao da folha de recolha parametrizada como sendo

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gravao a possvel duplicao do registo com outros j existentes na base de dados

- Validar um registos/Remover a validao a um registo