- Mar.

Vol. 13, N 1/Ene.

Jan. - Mar. / 2000

I N FOLAC
http://infolac.ucol.mx

Boletn trimestral del Programa Regional para el Fortalecimiento de la Cooperacin entre Redes y Sistemas Nacionales
de Informacin para Amrica Latina y el Caribe Quarterly Newsletter of the Regional Programme for Strengthening
Co-operation among National Information Systems and Networks for Latin America and the Caribbean

NOTICIAS DEL
INF/LAC - INF/LAC NEWS
En atencin a una solicitud formulada por la Asociacin de
Universidades Jesuitas de Amrica Latina y el Caribe,
(AUSJAL) el Sr. Isidro
Fernndez-Aball, Consejero
Regional de CII para Amrica
Latina y el Caribe, asisti en representacin de UNESCO, a la
reunin del Comit de Apoyo
a las Tecnologas de Informacin: (CATI) organizada por dicha asociacin.

Noticias de INF LAC/INF LAC

News

Innovaciones en Ciencias de la
Informacin / Innovations in
Information Sciences

Eventos Futuros /
Forthcoming Events

10

Eventos Realizados / Past Events

13

Capacitacin / Training

17

Noticias de Asociaciones de
Bibliotecas / News from Library
Associations

19

Redes latinoamericanas de
Informacin / Latin American
Information Networks

20

Sistemas y Servicios de
Informacin / Information
System and Services

23

Sistemas y Servicios de
Informacin del Caribe /
Caribbean Information Systems
and Services

24

Organismos Regionales e
Internacionales / International &
Regional Organizations

27

Archivos / Archives

29

MICROISIS

32

Bancos de Informacin /
Data Banks

33

Nuevas Tecnologas de
Informacin / New Information
Technologies

33

Publicaciones Recientes /
Recent Publications

36

Enlaces INFOLAC /
INFOLAC Focal Points

Participantes en la Primera Reunin de Autoridades de Informtica

de la AUSJAL

La reunin se realiz del 8 al

12 de diciembre de 1999 en la
Universidad Rafael Landivar de Guatemala, bajo la coordinacin del Padre
Xavier Gorostiaga, Secretario Ejecutivo de
AUSJAL y cont con la participacin de
representantes de las 26 universidades jesuitas de Amrica Latina provenientes de
11 pases de la Regin (Argentina, Brasil,
Colombia, Chile, Ecuador, El Salvador,
Guatemala, Mxico, Nicaragua, Per,
Uruguay y Venezuela) el Director de
Association of Jesuit Colleges and
Universities (que agrupa 28 universidades en USA) y un representante de la Asociacin de Universidades Jesuitas de Espaa (7 universidades). Tambin participaron en la reunin las siguientes compaas: Norton Symantec, Microsoft, Global
One, e-Education Jones International
University, Ibermtica, COMPAQ.
INFOLAC, Vol. 13, N 1, 2000

INDICE/
CONTENTS

Tres conferencias se efectuaron en el marco del evento, stas fueron:

Informtica y Transformacin Universitaria, por Miguel Angel Escotet, Director de Educacin de Postgrado, Universidad Internacional de la Florida,
USA.
Desafos y potencialidades para
AUSJAL en el Siglo XXI, por el Padre Xavier Gorostiaga, S.J., Secretario Ejecutivo de AUSJAL.
UNESCO y el Proyecto de la Biblioteca Digital de Amrica Latina y el Caribe, por Isidro Fernndez-Aball, Consejero Regional para Amrica Latina
y el Caribe, de la Divisin de Informacin e Informtica de la UNESCO.
De las conferencias y presentaciones realizadas durante el evento cabe destacar la

ARCHIVOS / ARCHIVES
El Diagnstico Archivstico. Una propuesta MetodoIgica
Lic. Luis Fernando Jan Garca
Prof. Seccin Archivstica
Escuela de Historia, Universidad de Costa Rica U.C.R.
Presentacin
A continuacin ofrecemos la primera parte de un excelente documento que en materia de archivos, ha sido elaborado por el
Lic. Luis Fernando Jan Garca, Prof. de
la Seccin Archivstica, Escuela de Historia de la Universidad de Costa Rica, el
cual consideramos ser de gran utilidad
para la elaboracin del Diagnstico
Archivstico y los aspectos metodolgicos
inherentes.

Introduccin
Efectuar una correcta administracin y
manejo de los documentos es un deber y
obligacin de todas las instituciones
pblicas y privadas de un pas: esto le
facilitar y permitir las gestiones y
trmites administrativos para la toma de
decisiones -en el cumplimiento de las
funciones y actividades que le han sido
encomendadas-, as como para estudios
retrospectivos.
La produccin documental de estas
instituciones es cada vez mayor, producto
del crecimiento de la gestin administrativa, de la complejidad de las estructuras
organizativas y de las nuevas tecnologas
informticas. Ante esta situacin, surge la
siguiente interrogante, Qu hacer con esa
acumulacin de documentos? En el mejor
de los casos son depositados en bodegas,
pero sin ningn tratamiento en su
organizacin - lo cual no podemos calificar
de archivo, sino ms bien, de un
almacenamiento de documentos- y en otros
casos son destruidos indiscriminadamente,
lo que provoca la prdida de la memoria
de la institucin y, en consecuencia, una
parte de la historia del pas.
La creacin de archivos centrales en las
instituciones, pblicas y privadas, es la
solucin a este problema el cual se puede
INFOLAC, Vol. 13, N 1, 2000

definir como: El archivo central es un

departamento logstico, dirigido por un
archivista, donde los documentos producidos y recibidos por todas las
dependencias de una entidad- son reunidos,
clasificados, ordenados, descritos,
seleccionados, conservados y custodiados.
Su finalidad es brindar servicio a otros
departamentos,
proporcionar
la
informacin necesaria para la gestin
administrativa y la toma de decisiones y
facilitar la investigacin de carcter
institucional y cientfica.
Es evidente que la razn de ser de un
archivo central no es guardar o almacenar
papeles viejos. Debe eliminarse la
concepcin de que el archivo es el lugar
donde se hacinan documentos de poco o
ningn valor y sin ningn tratamiento de
organizacin. El archivo central es, por lo
tanto, un departamento logstico y el ente
rector de las polticas archivsticas
institucionales. Por ello se le dar el lugar
y la importancia que merece, lo cual se
reflejar en su ubicacin dentro de la
estructura orgnica de la entidad y en el
apoyo que reciba para su adecuado
desempeo.
Si al archivo central no le dan los crditos
que le corresponden, si no es considerado
de vital importancia para la toma de
decisiones y la agilizacin de la gestin y
trmites administrativos, si no es tomado
en cuenta dentro de los procesos y
actividades organizacionales, si no se
proyecta internamente y si es inoperante,
es lo mismo que no existiera.
Para organizar un archivo central es
indispensable contar con el personal
idneo, con una formacin acadmica que
lo faculte para el desarrollo de todas las
actividades concernientes a la organizacin
y administracin de ese archivo. Estos
profesionales de los archivos son
conocidos en nuestro medio como

archivistas; se dedican a la organizacin

metodolgica de los archivos y dirigen los
procesos tendientes a la custodia y
conservacin de los fondos documentales,
para brindar la informacin en forma
rpida y eficiente. As mismo les compete,
la adecuada administracin, planificacin,
direccin y control de archivos.
Los archivistas son los nicos profesionales capacitados -por su formacin
acadmica- para integrar y aplicar los
postulados tericos de la Archivstica, en
la organizacin, conservacin y administracin del acervo documental y, por ende,
de los archivos. Ponen en prctica sus
conocimientos y habilidades personales en
el planteamiento y solucin de los
problemas, a los que esta experiencia los
enfrenta. En consecuencia, una vez que la
institucin dispone de los recursos humanos
necesarios -archivistas-, se proceder a
organizar el archivo central.
La organizacin de un archivo central es
una labor que conlleva la interaccin de la
teora con la prctica en la aplicacin de
las actividades archivsticas, tales como:
clasificacin, ordenacin, descripcin y
conservacin, entre otras, siguiendo un
orden lgico y coherente de qu, cmo y
cundo aplicar cada una de ellas. Por lo
tanto, dicha organizacin se desarrolla en
tres etapas que son:
I Etapa. El diagnstico archivstico:
Corresponde al anlisis de la situacin y
problemtica archivstica.
II Etapa. El proyecto de organizacin.
Corresponde al procedimiento metodolgico para organizar el archivo central.
III Etapa. Consiste en desarrollar el
proyecto, es decir, la interaccin entre la
teora y la prctica archivstica.
Por razones didcticas, en este trabajo se
analizar nicamente la primera etapa de

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la organizacin de un archivo central;

posteriormente, en otras investigaciones,
se estudiarn la segunda y tercera etapas.
En nuestro medio es muy poco, por no
decir nada, lo que se ha investigado y
escrito sobre el diagnstico archivstico y
sobre la metodologa para su realizacin.
Por lo tanto se nos presenta la limitante de
no contar con bibliografa que nos sirva
de referencia para realizar este trabajo, es
decir, existe un gran vaco investigativo
que nos enfrenta a una situacin nueva,
cual es, incursionar en un campo que ha
sido poco estudiado e investigado en
Archivstica, tanto en el mbito nacional
como el internacional.
Tras la ausencia, en nuestro contexto
archivstico, de manuales terico-prcticos
para la elaboracin, ejecucin y
presentacin del diagnstico archivstico,
sirva este trabajo para llenar ese vaco, y a
su vez, proporcionar una gua
metodolgica - que pueda ser utilizada
como herramienta- para realizar esta
primera etapa de la organizacin de un
archivo central. Por lo tanto, este trabajo
est dirigido a todos aquellos archivistas
que van a emprender la titnica y ardua
labor de organizar archivos centrales en
instituciones pblicas y privadas.
Por la naturaleza de la investigacin, se
utilizaron nicamente fuentes secundarias,

de lo poco que existe sobre el tema;

predomina la bibliografa de influencia
espaola, la cual se abord con cautela,
adaptndola a la realidad archivstica
nacional para no caer en situaciones ajenas
a nuestro medio.
De acuerdo con el carcter de la investigacin, se plantearon los siguientes
objetivos generales:
1. Elaborar un procedimiento metodolgico para realizar el diagnstico
archivstico.
2. Demostrar la importancia y necesidad
de realizar el diagnstico archivstico,
como etapa de la organizacin de un
archivo central.
Los objetivos especficos son los
siguientes:
1. Integrar los postulados tericos de la
Archivstica por medio de la propuesta
metodolgica, con la realizacin del
diagnstico archivstico.
2. Analizar las diferentes tcnicas que
existen para recolectar la informacin.
3. Establecer algunos lineamientos para
el anlisis e interpretacin de los
resultados.
4. Disear una gua para la elaboracin y
presentacin del informe final del
diagnstico archivstico.

El trabajo est estructurado en tres

captulos. En el primero se analizan los
aspectos generales del diagnstico
archivstico; en el segundo se plantea el
procedimiento metodolgico para efectuar
el diagnstico archivstico y el tercer
captulo corresponde a aspectos formales
para la elaboracin y presentacin del
informe.
En sntesis, en este trabajo se disear un
procedimiento metodolgico, para
analizar, ejecutar y presentar la primera
etapa de organizacin de un archivo
central: el diagnstico archivstico; todo
ello a la luz de la teora archivstica y de la
experiencia en la organizacin y
administracin de archivos de gestin y
archivos centrales, de quien presenta este
estudio.
El autor desea expresor su sincero
agradecimiento a la Licda. Luz Alba
Chacn de Umaa y al Lic. Jos Bernal
Rivas Fernndez por sus comentarios,
observaciones, recomendaciones y
correcciones.
Para mayor informacin favor contactar
a: Lic. Virginia Chacn Arias, Directora
Gral. del Archivo Nacional, Imprenta
Nacional, La URUCA. Telf. 2315222. San
Jos, Costa Rica
Fuente: Revista del Archivo Nacional ao LXII. Nrs.
1-12, 1998. San Jos, Costa Rica

Grupo Internacional de Expertos del Programa Memoria

del Mundo. Caracas, diciembre 2-3, 1999
Resolucin creativa de problemas de preservacin.
Una propuesta de Cooperacin internacional
Ponencia presentada por: Guillermo Briceo P.
Archivo Nacional de Venezuela

Presentacin
La preservacin del material archivstico
y el acceso al mismo, ha sido una de las
principales preocupaciones del Archivo
General de la Nacin (Venezuela) es por
ello que justamente en ocasin de la Reunin de Expertos del Programa Memoria del Mundo, celebrada en Caracas, Venezuela el 2-3 de diciembre de 1999, el
director de ese organismo Dr. Guillermo
Briceo Porras, present la ponencia cuyo
esquema publicamos hoy quedando pen-

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diente el desarrollo el cual ofreceremos

en una prxima entrega, como una contribucin para el intercambio de informacin
y experiencias entre el Archivo General de
la Nacin y otros entes similares de la Regin.

Resolucin creativa de problemas

de preservacin.
Una propuesta de Cooperacin
internacional
Ponencia presentada por: Guillermo
Briceo P.

Archivo Nacional de Venezuela

1. La idea.
1.1

1.2

Consiste en compartir, a travs del

Programa Memoria del Mundo de
la UNESCO, conocimientos y
experiencias para la resolucin
creativa de problemas en el rea de
preservacin de documentos.
Se justifica por la creciente
complejidad y urgencia, para
preservar
las
colecciones
INFOLAC, Vol. 13, N 1, 2000