- Jun.

Vol. 13, N 2/Abr.

Apr. - June./ 2000

I N FOLAC
http://infolac.ucol.mx

Boletn trimestral del Programa Regional para el Fortalecimiento de la Cooperacin entre Redes y Sistemas Nacionales
de Informacin para Amrica Latina y el Caribe Quarterly Newsletter of the Regional Programme for Strengthening
Co-operation among National Information Systems and Networks for Latin America and the Caribbean

NOTICIAS
INF/LAC - INF/LAC NEWS

Participantes en la Reunin del Comit Regional del Programa

Memoria del Mundo para Amrica Latina y el Caribe
Pachuca, Mxico, 14 al 17 de junio, 2000

Comit Regional del Programa

Memoria del Mundo
en Amrica Latina y el Caribe
Del 14 al 17 de junio tuvo lugar en la Ciudad de Pachuca, Mxico, la reunin constitutiva del Comit Regional para Amrica Latina y el Caribe del Programa Memoria del Mundo de UNESCO
El acto se realiz en la sede del Centro de
Estudios para el Desarrollo e Investigacin
de las Ciencias Sociales, de la Universidad Autnoma del Estado de Hidalgo en
Mxico. Se cont con la asistencia del Gobernador Constitucional del Estado, el
Rector de la Universidad Autnoma de
Hidalgo, el Director del Centro de Estudios para el Desarrollo e Investigacin de
las
Ciencias
Sociales
INFOLAC,
Vol.
13, N (Cedieso
2, 2000 XXI) el

Director del Programa Memoria

del Mundo, el Consejero Regional UNESCO/CII, el Representante de Mxico en el Comit
Consultivo Internacional del Programa los integrantes del Comit Consultivo Internacional del
Programa y los integrantes del recin constituido Comit Regional del Programa Memoria del
Mundo/LAC conformado por representantes de los siguientes
pases: Brasil, Chile, Ecuador, Jamaica, Mxico, Nicaragua, Per,
Trinidad & Tobago y Venezuela.

INDICE/
CONTENTS
1

Noticias de INF LAC/INF LAC

News

Innovaciones en Ciencias de la
Informacin / Innovations in
Information Sciences

Eventos Futuros /
Forthcoming Events

Eventos Realizados / Past Events

11

Capacitacin / Training

14

Noticias de Asociaciones de
Bibliotecas / News from Library
Associations

17

Redes latinoamericanas de
Informacin / Latin American
Information Networks

18

Sistemas y Servicios de
Informacin / Information
System and Services

21

Sistemas y Servicios de
Informacin del Caribe /
Caribbean Information Systems
and Services

26

Organismos Regionales e
Internacionales / International &
Regional Organizations

29

Archivos / Archives

Iniciativas de cooperacin
entre IBICT e INFOLAC

El Consejero Regional de Informacin e

Informtica de UNESCO para Amrica Latina y el Caribe, Sr. Isidro FernndezAball, visit la sede del Instituto Brasilero
de Informacin Cientfica y Tecnolgica
(IBICT) en Brasilia (Brasil) el pasado 29 y
30 de marzo, con el fin de discutir nuevas
posibilidades de cooperacin e intercambio entre ese organismo e INFOLAC.
La experiencia del IBICT en el tema de la
Sociedad de la Informacin, sera de gran
importancia para los otros Estados Miembros de la Organizacin y que participan
en INFOLAC y teniendo en cuenta que este
Programa es presidido por ese Centro, el
mismo podra ser la plataforma apropiada
para el diseo y creacin de un Programa

37

MICROISIS

38

Bancos de Informacin /
Data Banks

38

Nuevas Tecnologas de
Informacin / New Information
Technologies

40

Memoria de Amrica Latina y el

Caribe / Memory of Latin
America and the Caribbean

42

Publicaciones Recientes /
Recent Publications

44

Enlaces INFOLAC /
INFOLAC Focal Points

El Diagnstico Archivistico, Cap. II (Segunda Entrega)

Dos Conceptos Ineludibles: Procedimiento y Metodologia
por Luis Fernando Jan Garca (*)
A continuacin ofrecemos la segunda entrega del interesante trabajo denominado
el Diagnstico Archivistico.
En el transcurso de esta investigacin hemos mencionado, en reiteradas ocasiones,
dos conceptos claves que son el eje de este
trabajo: procedimiento y metodologa. El
primero lo define Federico Silva como la
forma en que se relacionan entre s los diferentes componentes o elementos de un sistema. Es una serie de pasos lgicos realizados en forma repetitiva para la obtencin de
un fin.7
Para llevar a cabo esos pasos lgicos y
obtener ese fin, necesitamos una metodologa, la cual Tamayo y Tamayo define
como el procedimiento ordenado que se
sigue para establecer lo significativo de los
hechos y fenmenos hacia los cuales est
encaminado el inters de la investigacin.8
Entonces, podemos decir que la metodologa es un procedimiento general para lograr, de manera precisa, los objetivos propuestos, para lo cual se debe determinar
con exactitud el lugar y las condiciones
para la recoleccin de la informacin, es
decir, la aplicacin operativa del diseo y
la especificacin concreta de cmo se har.
Para ello, se deben tomar en cuenta algunas de las tcnicas de recoleccin de datos
como la observacin, la entrevista y el
cuestionario.
1. LA OBSERVACION
Es una tcnica para recolectar informacin
que consiste en utilizar y aplicar los sentidos, para observar los hechos y las personas en un contexto real, en el presente,
donde se desarrollan normalmente sus actividades.
Segn Ander-Egg9 existen diferentes tipos
o modalidades de observacin; entre ellas
tenemos:
1.

Segn los medios utilizados estas pueden ser:

1.1 Observacin no estructurada. Tambin conocida como ordinaria,

asistemtica, simple o libre. Consiste
en reconocer y anotar los hechos a
partir de una categora o gua de observacin poco estructurada. Esta
modalidad puede emplearse en las

30

visitas preliminares para reconocer y

delimitar el rea de estudio.10

amplan y perfeccionan la aplicacin de

esta tcnica, tales como:

1.2 Observacin estructurada. Tambin

llamada sistemtica, emplea procedimientos ms formales para recopilar
los datos u observacin de los hechos,
para lo cual se requiere de una gua.

1. Gua de observacin: Es uno de los instrumentos ms importantes de esta tcnica, consiste en el planteamiento de
los aspectos que se pretenden observar,
con el objetivo de recopilar informacin til y suficiente sobre la temtica
en estudio. Para tal efecto se elabora
una ficha de trabajo conocida como
gua de observacin (Anexo N1) que
contiene los siguientes elementos: En
el margen superior izquierdo se anota
el tipo de observacin que se va a utilizar (segn los medios, participacin,
nmero y lugar). En el margen superior derecho se registra el lugar donde
se realiza, as como la fuente (persona,
sitio u objeto) de donde se obtiene la
informacin, la fecha en que se realiza
el trabajo, la hora de inicio, finalizacin de la actividad, el (los) nombre (s)
del (de los) observador (es) y el nmero de la gua. Posteriormente se
desglosan cuales son los aspectos por
observar. Por ltimo un apartado para
notas o comentarios.

2.

Segn el grado de participacin puede ser:

2.1 Observacin no participante. El observador participa en forma indirecta, permanece ajeno a lo que observa;
es ms espectador que actor. La no
participacin directa, nicamente le
permitir percibir los aspectos ms
externos.
2.2 Observacin participante. Consiste en
la participacin directa e inmediata
dentro de la situacin determinada que
observa. Permite adentrarse en las tareas cotidianas que se desarrollan, conocer las expectativas, actitudes y conductas ante determinados estmulos, las
situaciones que conlleva actuar de una
u otra forma y la manera de resolver
los problemas.11 Este tipo de observacin es ms interactiva, es decir, el observador se desenvuelve con naturalidad y se integra a las actividades.
3. Segn el nmero de observadores
puede ser:
3.1 Observacin individual. Es la que realiza una sola persona.
3.2 Observacin en equipo o colectiva:
Puede realizarse de diferentes formas:
todos observan lo mismo, o cada uno
un aspecto o una red de observadores, es decir, subgrupos que observan
particularidades.
4. Segn el lugar donde se realiza puede ser:
4.1 Observacin de la vida real: Se realiza en el lugar de los hechos y estos se
captan tal y como se presentan.
4.2 Observacin de laboratorio: Es de
carcter artificial y se efecta en un
laboratorio.

2. Cuaderno de notas: Puede ser una libreta o cuaderno pequeo, en l se anotan -in situ- los aspectos segn lo establecido en la gua, as como aquellas
referencias, expresiones, opiniones etc.
que sean de inters. El nmero que se
d a la gua corresponder al que se
consigne en el cuaderno de notas, para
un mayor y mejor control de la informacin que se recopila.
El investigador anotar al instante lo
que observa, si no es posible lo har
despus de acaecer el fenmeno. De lo
contrario se corre el riesgo de distorsionar los datos o que se olviden algunos valiosos.

1.1 INSTRUMENTOS PARA REALIZAR LA OBSERVACION

3. Diario de campo: Es el relato escrito

cotidianamente, de las experiencias vividas de los hechos que llaman su atencin. Este diario se elabora con la informacin registrada en la gua de observacin y el cuaderno de campo; se
puede redactar al final de la jornada de
trabajo y la extensin variar de acuerdo con la experiencia vivida.

Los instrumentos o medios para realizar la

observacin son elementos que facilitan,

4. Mapas: son auxiliares valiosos cuando

la observacin comprende un rea o
INFOLAC, Vol. 13, N 2, 2000

lugar desconocido y, por tal, hay que

ubicarlo geogrficamente.
5. Dispositivos mecnicos: Permiten proveer informacin objetiva y exacta de
la realidad, as como para ilustrar el
trabajo. Estos dispositivos mecnicos
pueden ser cmaras fotogrficas, cmaras filmadoras y grabadoras. Se
debe hacer uso prudente de esos instrumentos, para no afectar las costumbres, producir cambios o actitudes ajenas a las establecidas.
La observacin como tcnica para recolectar la informacin, debe superar una serie
de limitaciones y obstculos como el
subjetivismo, los prejuicios la parcializacin, la deformacin y la emotividad, entre otros aspectos.

2. LA ENTREVISTA
La entrevista como tcnica de la recoleccin de la informacin consiste en una conversacin, concertada, entre dos o ms personas, para dialogar sobre un asunto determinado. Implica la interaccin verbal
dentro de un proceso de accin recproca,
con un propsito acadmico o profesional.
Esta tcnica se debe aplicar en informantes
claves, previamente seleccionados, porque
se encuentra en una posicin -dentro de una
comunidad o grupo social- que les permite
proporcionar informacin que otras personas desconocen o daran incompleta.12
La entrevista segn Ander-Egg 13, presenta una serie de modalidades o tipos que son:
1. Entrevista estructurada: Llamada tambin formal, dirigida o estandarizada.
Se realiza sobre la base de una gua o
cdula de entrevistas, con una serie de
preguntas rigurosamente elaboradas,
las cuales se derivan del objeto de estudio.
2. Entrevista no estructurada: Consiste en
el planteamiento de preguntas abiertas
o temas por tratar, anotadas en una gua
o cdula de entrevistas, que son respondidas dentro de una conversacin no
estandarizada. Da mayor libertad a la
iniciativa y creatividad del entrevistado, ya que permite responder en forma
exhaustiva dentro de un cuadro de referencia. Deben evitarse las desviaciones y que se expongan aspectos irrelevantes o que no tengan relacin con el
tema tratado.
Como se seal anteriormente, para realizar una entrevista, independientemente de
INFOLAC, Vol. 13, N 2, 2000

su modalidad, se elaborar una gua o cdula de entrevista (Anexo No. 2) que consiste en una ficha u hoja que contiene los
siguientes elementos: en el margen superior izquierdo se anota el tipo de entrevista que se va a realizar, en el margen superior derecho se establece el lugar, fecha y
hora en que se realiz la entrevista, el nombre y cargo del entrevistado y el nombre
del entrevistador. Por ltimo se plantean
las preguntas.
La informacin se puede recopilar anotando las respuestas en una libreta de apuntes
o bien se puede grabar y posteriormente
se transcribe. Esta ltima, presenta la ventaja que se puede captar todo lo que el entrevistado dice pero tiene el inconveniente
de generar desconfianza.14 Si el entrevistado no acepta ser grabado se debe respetar su decisin y no insistir.
Para realizar la entrevista se tomar en
cuenta una serie de recomendaciones, tales como:
1. Una vez seleccionada la persona que
se va a entrevistar, se le enviar una
carta de presentacin que incluye, los
motivos de la entrevista y la solicitud
de colaboracin.
2. Se concertar con anticipacin la cita
para la entrevista, seleccionando la hora,
el lugar y el ambiente ms oportuno
3. El entrevistador cuidar su presentacin personal, ya que sta, de algn
modo, condiciona la aceptacin o rechazo por parte del entrevistado.
4. El entrevistador debe tener buena capacidad de expresin. Adems establecer una relacin de confianza, amabilidad, cortesa, cordialidad y respeto,
sin caer en la adulacin.
5. Cuando el entrevistador se presenta por
primera vez donde el informante -luego de saludarlo- se identificar, explicar la finalidad de la entrevista, su importancia, como ser utilizada la informacin y el carcter de confiabilidad
con que se manejarn los datos suministrados.
6. El entrevistador no dar la impresin
de que la entrevista es un interrogatorio
y usar la gua con naturalidad y discrecin. Las preguntas deben formularse con tono de voz natural y de conversacin.
7. Las preguntas se plantearn una sola
vez, se dar el tiempo suficiente para
que el entrevistado responda

8. Se realizar la anotacin, al momento

de la entrevista en una libreta de apuntes, recopilando con fidelidad y veracidad la informacin 15. Lo ideal es grabar la entrevista pero para ello se tendr la venia del entrevistado.
9. La entrevista finalizar en un clima de
cordialidad y dejar el camino abierto por si es necesario aclarar o ampliar algn asunto. Cuando se termina
la entrevista se agradecer por el tiempo dispensado y la informacin suministrada.

3. EL CUESTIONARIO
El cuestionario es una tcnica de recoleccin de la informacin, que consiste en la
formulacin de preguntas escritas rigurosamente estandarizadas. Segn Ander-Egg
16
existen diferentes tipos o modalidades de
cuestionarios.
1. Segn su forma pueden ser:
1.1 Cuestionario de respuesta indirecta.
Son los utilizados en la entrevista
estructurada.
1.2 Cuestionario de respuesta directa.
Tambin conocido como cuestionario
enviado por correo. Consiste en la recopilacin de la informacin sin la
participacin de un intermediario, el
informante responde por s solo las
preguntas, sin la intervencin directa
de la persona que solicita la
cumplimentacin del cuestionario.
2.

Segn la forma de estructurar las preguntas pueden ser:

2.1 Cuestionario pre-codificado. Las preguntas se formulan de manera que se

deben elegir respuestas preestablecidas, de acuerdo con un cdigo
elegido. Generalmente este tipo de
cuestionario utiliza preguntas cerradas o preguntas en abanico con alternativas mltiples.
2.2 Cuestionario postcodificado. Las preguntas estn elaboradas de tal modo
que sus respuestas son ms libres y
amplias. Generalmente se utilizan
preguntas abiertas.
La recoleccin de la informacin depender de la forma en que se estructuren las
preguntas. Estas pueden ser:
1. Preguntas cerradas. Son las que presentan la alternativa de respuestas a continuacin de las preguntas, se responde
con un S, No, No Se o No Responde.

31

cansador cumplimentarlo, desmejorando la calidad de la informacin y aumentando el porcentaje de

abstencionismo, algunos metodolgos
recomiendan un mximo de 30 preguntas pero esto depender de la poblacin
o muestra y la informacin que se pretende adquirir. Un nmero elevado de
preguntas no es sinnimo de una calidad de informacin.

2. Preguntas abiertas. Las respuestas no

estn escritas, en consecuencia el informante expresa su opinin con libertad
sobre la temtica a interrogar. No existe ningn lmite alternativo para su respuesta, por lo que es oportuno dejar
espacio suficiente para ello.
3. Preguntas categorizadas o de eleccin
mltiple: Son consideradas como preguntas cerradas, con la diferencia que
presentan una serie de alternativas de
respuestas, de las cuales el informante
escoge algunas de acuerdo con su grado de opinin. Estas se dividen en:
3.1 Preguntas de abanico. Presentan una
serie de posibilidades de respuesta
para elegir.
3.2 Preguntas de estimacin. Son en forma de abanico pero las respuestas son
de carcter cuantitativo e indican un
grado de intensidad creciente o decreciente.
Para realizar un adecuado planteamiento
y ejecucin del cuestionario, es conveniente tomar en consideracin las siguientes
recomendaciones:
1. Antes de plantear las preguntas, se debe
realizar una introduccin o presentacin sobre el trabajo, el por qu
del cuestionario, sobre el uso confidencial de la informacin suministrada,
quin patrocina el trabajo17 y solicitar
la colaboracin para realizar dicho
interrogatorio.
2. Se debe elaborar un instructivo para el
cuestionario, incluyendo un glosario de
conceptos tcnicos de la disciplina.
3. Las preguntas que se establezcan tienen que tener una relacin directa con
el objeto de estudio. Su redaccin ser
clara, concisa y se evitarn
cuestionamientos confidenciales e indiscretos que no sean necesarios. Las
preguntas no sugerirn las respuestas,
cada una de ellas contendr una sola
idea. No es conveniente ubicar ms de
tres preguntas abiertas seguidas, esto
puede cansar al informante y provocar
respuestas incompletas.
4. El cuestionario ser annimo, ya que
ofrece mayor confianza al informante
para que externe sus opiniones con
mayor libertad y no se sienta presionado y omita informacin importante al
dar su nombre.
5. No existe un nmero establecido de
preguntas para el cuestionario. Una elevada cantidad puede disminuir la calidad de las respuestas, ya que resulta

32

6. En la estructura del cuestionario se contemplarn las conexiones con la etapa

de codificacin, procesamiento de la
informacin y el anlisis e interpretacin de los datos.
7. Es conveniente realizar una prueba del
cuestionario en un pequeo grupo, antes de aplicarlo en su totalidad, con el
fin de determinar errores como: preguntas intiles, poco precisas, mal redactadas y repeticin de ideas, entre otras.

3.1 ELABORACION DEL CUESTIONARIO

El cuestionario es una de las tcnicas de
recoleccin de la informacin ms conveniente para aplicarla al diagnstico
archivstico, porque permite recopilar un
mayor nmero de datos; por lo tanto, se
recomienda su aplicacin en conjunto con
alguna de las otras tcnicas, observacin y
entrevista, analizadas anteriormente.
De escogerse esta tcnica, se recomienda
dividir el cuestionario por ejes temticos,
tomando en cuenta para ello aspectos de
las actividades archivsticas. Esto facilitar un mayor orden y coherencia en el momento de recopilar la informacin y para
el anlisis e interpretacin de los datos.
A continuacin se presenta una gua18 de
cmo podra ser la divisin del cuestionario por ejes temticos y los aspectos que
podran indagarse en cada uno de ellos.
3.1.1 DATOS GENERALES DEL INFORMANTE
Es importante conocer algunos datos generales de las personas que se van a
encuestar, con el fin de tener una aproximacin de su estatus en la institucin; tales como:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Nombre del funcionario.

Puesto o cargo que desempea.
Tiempo de laborar en la institucin.
Tiempo de ocupar el puesto actual.
Otros puestos desempeados.
Nombre y puesto del superior jerrquico.

3.1.2 GENERALIDADES DEL DEPARTAMENTO.

Con esta informacin se pretende conocer
ampliamente la estructura organizativa de la
institucin, la naturaleza de las relaciones
interdepartamentales y con otras instituciones, las principales funciones y actividades
de cada uno de los departamentos; para ello
se recomienda indagar sobre:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

7.
8.
9.

Nombre del departamento.

Principales funciones.
Principales actividades.
Area de la que depende.
Ubicacin dentro de la estructura orgnica.
Departamentos con los que tiene mayor relacin y en qu consiste esa relacin
Relaciones con instituciones pblicas,
privadas y particulares.
Cantidad de personas que trabajan en
ese departamento.
Si se ha realizado algn estudio
archivstico y cules fueron los resultados y las recomendaciones.

3.1.3 FORMACION ARCHIVISTICA

Es importante analizar el nivel de formacin profesional que tengan las personas
encargadas de los archivos de gestin, ya
que de ello depender la correcta aplicacin de las actividades archivsticas y su
buen funcionamiento. Por lo tanto, conviene indagar sobre:
1. Si tienen estudios en Archivstica y
dnde los obtuvieron.
2. Si no los tienen, qu tipo de estudios
poseen.
3. Si el no tener estudios en Archivstica
dificulta su labor.
4. Si le interesa capacitarse en
Archivstica.
5. Si considera importante que se impartan en la institucin cursos de capacitacin sobre Archivstica.
3.1.4 PRODUCCION DOCUMENTAL
Los documentos son el producto de las
acciones que se realizan en el cumplimiento de las funciones y actividades de una
institucin. Son la materia prima de toda
entidad para agilizar la gestin y los trmites administrativos, justificando y garantizando los derechos de la administracin
y los administradores.
INFOLAC, Vol. 13, N 2, 2000

La produccin documental estar orientada a agilizar y facilitar la toma de decisiones de manera eficiente y eficaz, as como
a una mayor economa en la generacin y
explotacin de la documentacin por parte de los administradores. Por lo tanto, se
puede indagar sobre:
1. Si existe normalizacin sobre la elaboracin de diferentes tipos documentales (cartas, memoranda, informes y actas, entre otros).
2. Sobre la produccin de copias.
3. Sobre el flujo documental.
4. Las clases documentales que se producen.
5. Los tipos documentales que se producen.
6. La produccin anual en metros lineales.
7. Las fechas extremas de los documentos.
3.1.5 ORGANIZACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION
La organizacin es una actividad que en
Archivstica encierra dos aspectos principales: la clasificacin y la ordenacin documental. Muchos tienden a confundirlas,
integrndolas en una sola o invirtiendo
ambas actividades. Al respecto Antonia
Heredia seala que existen dos verbos, clasificar y ordenar, que continuamente utilizamos y confundimos, cuando referidos a
la documentacin son representativos de
dos actividades u operaciones totalmente
diferenciadas por ser sistemticas y por el
lugar que ocupan en el tiempo.19
Las dos actividades pueden englobarse
como manifestaciones de un concepto ms
amplio, que es la organizacin de un archivo. Por lo tanto, la clasificacin se refiere a separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos de
un sistema orgnico. Existen cuatro sistemas bsicos de clasificacin documental
que son:
1.
2.
3.
4.

Funcional
Asunto o materia.
Orgnico.
Orgnico funcional.

La ordenacin consiste en unir los elementos de cada grupo eligiendo para ello una
unidad orden. Dentro de los mtodos de
ordenacin tenemos los siguientes:

Para conocer la correcta aplicacin de estas actividades en los archivos de gestin,

se propone el siguiente planteamiento:
1. Evaluar el grado de funcionalidad del
sistema de clasificacin que se utiliza
en los archivos de gestin.
2. Comprobar si los mtodos de
ordenacin que se emplean en el archivo de gestin son los adecuados de
acuerdo con los tipos documentales.
3. Determinar si el jefe inmediato conoce
el cuadro de clasificacin que se usa
en el archivo y cul es su opinin sobre el particular.
4. Conocer el concepto que posee el jefe
sobre el funcionamiento del archivo.
5. Evaluar la opinin que tiene el encargado del archivo de gestin sobre el
funcionamiento del archivo.
6. Levantar una lista de las necesidades
prioritarias del archivo.

3. Numrico
4. Geogrfico
INFOLAC, Vol. 13, N 2, 2000

Es imprescindible utilizar algunos instrumentos de control sobre el prstamo de

documentos, que sirva de respaldo y garanta para saber con exactitud dnde y
quin tiene los documentos. Por lo tanto,
se puede indagar sobre:
1. Las personas que tienen acceso a la
documentacin.
2. Las personas que solicitan la documentacin.
3. La frecuencia con que se solicita la
documentacin.

7. Llevar un control de las necesidades

prioritarias del encargado del archivo.

4. El procedimiento que se sigue cuando

el encargado del archivo de gestin no
se encuentra y algn funcionario requiere de algn documento.

8. Conocer los principales problemas que

se presentan en el archivo.

5. Si la solicitud de los documentos se

facilita con rapidez.

9. Definir las limitantes que se presentan

para solucionar esos problemas.

6. La forma de solicitar la documentacin

( verbal o escrita).

10. Evaluar las medidas que se han tomado para resolver los problemas y
limitantes del archivo.

7. Los instrumentos de control que se utilizan para el prstamo de documentos.

3.1.6 DESCRIPCION DOCUMENTAL

9. La importancia que le dan al archivo.

La descripcin documental es una actividad prioritaria e ineludible del quehacer

archivstico. Permite la localizacin pronta y oportuna de la informacin contenida
en los documentos, para facilitarla a los
usuarios. Los instrumentos descriptivos
son los mediadores entre los archivistas y
los usuarios para brindar el servicio de consulta y prstamo de la documentacin. Es
importante determinar cuales son los instrumentos descriptivos que se utilizan en
los archivos de gestin, para lo cual se
puede plantear lo siguiente:
1. Instrumentos descriptivos que se utilizan en los archivos de gestin.
2. Beneficios que conlleva su utilizacin.
3. Si los instrumentos descriptivos se llevan manualmente o bajo algn sistema
automatizado.

1. Alfabtico
2. Cronolgico

res, para agilizar los trmites administrativos y la toma de decisiones. Se tendr precaucin con aquella documentacin que es
de uso confidencial, la cual se puede facilitar nicamente al personal autorizado, o
a otros funcionarios con la venia de la autoridad competente.

3.1.7 ACCESO Y PRESTAMO DE LOS

DOCUMENTOS
La funcin ltima de los archivos es facilitar la documentacin a los administrado-

8. Si existen documentos confidenciales

y quin determina su confidencialidad.

3.1.8 VALOR PRIMARIO Y VALOR

SECUNDARIO DE LOS DOCUMENTOS
La documentacin tiene dos valores:
1. Valor Primario. Cuando atestigua una
gestin y sirve de garanta o prueba de
algo; puede ser administrativo, jurdico, fiscal o informativo; tiene vigencia
administrativa.
2. Valor secundario. Cuando un documento no tiene vigencia administrativa y
por su naturaleza no puede ser destruido y debe ser conservado para siempre, adquiriendo un valor permanente
o cientfico-cultural.
La vigencia administrativa es el perodo
de vida de los documentos, es el tiempo
que deben conservarse los diferentes tipos
documentales en una institucin. Para determinar la vigencia administrativa, el documento pasar por un proceso de valoracin, tomando en cuenta para ello aspectos administrativos, legales e histricos.

33

El valor permanente o cientfico-cultural

lo adquieren aquellos documentos, previamente a la valoracin, que no se pueden
destruir porque reflejan testimonios importantes de la institucin y toman una nueva
vitalidad: de servir de fuentes para la investigacin. Se realizar un anlisis, tcnico y objetivo, con la finalidad de determinar si el documento tiene suficiente valor para ser conservado permanentemente
y servir como fuente de investigacin institucional o cientfica.
Para determinar la situacin, que al respecto se presenta en la institucin, se puede
hacer el siguiente planteamiento:
1. Se considera que los documentos tienen vigencia administrativa y por qu.
2. Se considera que los documentos tienen valor permanente y por qu.
3. Qu se hace con la documentacin que
ha perdido la vigencia administrativa.
4. Qu se hace con la documentacin de
valor permanente.

3.1.10 ALMACENAMIENTO Y CONSERVACION DE LA DOCUMENTACION

El espacio fsico para albergar los documentos es uno de los mayores problemas
que presentan las instituciones.
Debido al crecimiento indiscriminado de
la documentacin, es imposible custodiarla en las respectivas oficinas. La solucin
ms prctica ha sido almacenar la documentacin en aquellos lugares de poco uso
como bodegas, ticos, stanos, etc, los cuales no renen las condiciones mnimas para
su conservacin. Esta situacin provoca la
entropa, prdida, maltrato y destruccin
de la documentacin.

3.1.11 CONSIDERACIONES SOBRE

EL ARCHIVO CENTRAL
Es importante conocer las expectativas de
los funcionarios sobre el archivo central,
por lo tanto se puede concluir el cuestionario preguntando sobre:
1. Qu se concibe por archivo central.
2. Si consideran importante la creacin de
un archivo central y por qu.
3. Las expectativas sobre el archivo central.
4. Qu se espera de los funcionarios que
van a trabajar en el archivo central.
4. LA POBLACION Y LA MUESTRA

Producto de una falta de cultura

archivstica, estos lugares donde se guarda la documentacin -bajo las condiciones
mencionadas- es el archivo de la institucin. En ningn momento debemos permitir que a estos lugares se les denomine
archivos o depsito documental; estos corresponden a bodegas de almacenamiento.
El archivo es sinnimo de orden y en estos
lugares lo que menos impera es eso, siendo esta una cualidad inherente al archivo,
esencial hasta el punto que una bodega de
documentos, por muy importantes que
sean, si estn simplemente guardados y
amontonados -como ya se mencion, no
puede ostentar el grado de archivo, aunque s de almacenamiento de documentos.21 Por lo anterior, es importante determinar lo siguiente:

La poblacin es la totalidad del fenmeno

por estudiar, que presenta una serie de caractersticas, las cuales dan origen a los
datos.

Para realizar la seleccin y eliminacin

documental en forma tcnica y objetiva se
tendr un amplio conocimiento de la administracin, de la institucin, de 1a documentacin, de las tendencias recientes
de la investigacin, lo que establece la Ley
7202 del Sistema Nacional de Archivos,
las disposiciones de la Contralora General
de la Repblica, las disposiciones del Ministerio de Hacienda, la Ley de Aduanas, la
Ley de Ajuste Tributario y leyes conexas.

1. Las unidades de instalacin para los

documentos.

Para obtener una informacin ms amplia

y para poder realizar un anlisis ms integral de la situacin y problemas
archivsticos que se presentan en la institucin, se recomienda evaluar toda la poblacin. Salvo casos extremos, donde sta
es extremadamente grande, se puede tomar
una muestra representativa.

Es importante conocer las polticas

institucionales que se dan respecto a la seleccin y eliminacin documental, para
ello se puede investigar sobre:

6. Las medidas de seguridad que se toman con los documentos.

3.1.9 SELECCION Y ELIMINACION

DOCUMENTAL
El crecimiento acelerado de la documentacin en las instituciones, provoca una
acumulacin indiscriminada que genera
problemas de organizacin, conservacin
y espacio fsico. Se buscarn los mecanismos tcnicos y objetivos que faculten la
reduccin de esa acumulacin de documentos.

1. Si se practica la seleccin y eliminacin documental.

2. Si existen documentos fuera de las oficinas y dnde se encuentran.

3. Si existen documentos amontonados en
pasillos, baos, etc.
4. Si los archivos se encuentran en lugares compartidos con otras oficinas.
5. Si los documentos estn bajo llave.

7. Si existe algn lugar especfico para

almacenar la documentacin.

2. Quin dicta las polticas sobre seleccin y eliminacin documental.

8. De existir un lugar para almacenar la

documentacin, cules son las medidas
de seguridad y conservacin de los
documentos.

3. Qu criterios se utilizan para ello.

9. El estado fsico de los documentos.

4. Los mecanismos que se utilizan para

eliminar la documentacin.

10. Polticas institucionales para la conservacin de los documentos.

34

Cuando se selecciona algn elemento, con

la intencin de indagar algo sobre la poblacin que se analizar, este grupo se
constituye en una muestra.
Cuando no es posible medir cada uno de
los elementos que conforman el objeto de
estudio, se toma una muestra representativa de ella; por lo tanto la validez de la generalizacin depender del tamao y validez de la muestra.
Para el caso que nos ocupa, la poblacin
corresponde a todas aquellas personas encargadas de los archivos de gestin, sean
secretarias, oficinistas o archivistas.

Tambin se recomienda tomar en cuenta a

los superiores de los encargados de los archivos de gestin y algunos altos jerarcas
de la entidad. De esta manera, se tendrn
dos puntos de vista sobre un mismo problema.
5. RECOLECCION DE LA INFORMACION
Una vez diseado el instrumento para la
recoleccin de los datos corresponde ponerlo en ejecucin.
Antes de proceder a la recoleccin de los
datos, es conveniente enviar una circular a
todo el personal de la institucin para inINFOLAC, Vol. 13, N 2, 2000

formarles del trabajo que se va a realizar.

Adems se les har ver la importancia de
ste y solicitarles la mayor colaboracin y
disponibilidad con las personas encargadas de realizar esta labor. Sin lugar a dudas, costar conseguir que todas las personas cooperen pero se debe insistir en que
esto se d, ya que dependiendo de la cantidad y la calidad de la informacin que suministren, se podr obtener una visin integral de la situacin y problemtica
archivstica de la institucin y por ende,
los beneficios futuros.
La circular ir firmada por el funcionario
que la institucin design como coordinador y por el archivista.
Se elaborar un cronograma para planificar el tiempo que se dedicar a la recoleccin de la informacin, al procesamiento,
al anlisis e interpretacin de los datos y
la elaboracin del informe final. Adems,
se establecer con precisin el da y la hora
cuando se va entrevistar a los funcionarios,
si es del caso que se aplique sta tcnica.
Esta labor debe realizarse en un perodo
de tiempo no muy prolongado, para no interferir ni atrasar las diferentes etapas. Se
tendr una fecha concreta de inicio y una
fecha aproximada de finalizacin.

6. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION
Finalizada la etapa de recopilacin de la
informacin se hace necesario e indispensable procesarla, actividad que consiste en
el registro de los datos que fueron obtenidos por medio de la aplicacin de alguna
de las tcnicas de recoleccin de la informacin.
Una simple coleccin de datos no nos da
ningn aporte, es necesario analizarlos,
compararlos y presentarlos, ya que la
cuantificacin y su tratamiento estadstico
nos permite tener una visin general de la
problemtica estudiada y, a su vez, llegar
a conclusiones y recomendaciones. Esta
actividad se lleva a cabo mediante la codificacin y la tabulacin.
La codificacin es el procedimiento tcnico mediante el cual los datos son categorizados. A travs de la codificacin, los
datos sin elaborar son transformados en
smbolos, que pueden ser tabulados y contados.
La tabulacin es una parte del proceso tcnico en el anlisis estadstico de los datos.
La operacin esencial en la tabulacin es el
INFOLAC, Vol. 13, N 2, 2000

recuento para determinar el nmero de casos que encajan en las distintas categoras.
Para la correcta aplicacin de esta etapa y,
por tal, obtener los resultados satisfactorios, hay que tomar en consideracin un
aspecto notable que es la interdisciplinariedad. Esta permite una retroalimentacin al integrar aspectos tericos
conceptuales y prcticos de diferentes disciplinas para la consecucin de un fin. De
esta manera se evita el trabajo aislado, disperso, fraccionado y a espaldas de otras
reas del conocimiento, que pueden proporcionar invaluables aportes.
En nuestro caso particular, existen dos disciplinas que pueden prestar una excelente
colaboracin, ellas son: la estadstica y la
informtica. La primera puede asesorar en
cuanto a la eleccin del tipo de muestra que sea lo ms representativa- y a las tcnicas estadsticas que se puedan utilizar
para el procesamiento y anlisis de los datos, etc. Por su parte la informtica nos
proporciona colaboracin en la eleccin de
aquellos programas que agilicen el procesamiento de los resultados y la elaboracin
de cuadros y grficos que ilustren esos
datos, entre otros.

7. ANALISIS E INTERPRETACION
DE LA INFORMACION
La informacin recopilada y procesada no
se puede presentar en bruto en el informe final. Es necesario sintetizarla por medio de cuadros estadsticos, grficos o relaciones de datos, para un mejor anlisis e
interpretacin de la informacin. Segn
Rojas Soriano 22, el anlisis consiste en
separar los elementos bsicos de la informacin y examinarlos con el propsito de
responder a las distintas cuestiones planteadas en el trabajo.
La interpretacin es el proceso mental
mediante el cual se trata de encontrar un
significado ms amplio de la informacin
emprica recabada.
En esta fase no basta con presentar nicamente porcentajes de los resultados obtenidos, debe haber una explicacin o desciframiento de esos datos; para ello es necesario ligarlos con otros conocimientos y
experiencias. As como complementarlos
con fuentes secundarias que amplen, corroboren o contrapongan la interpretacin
que se le de a esos datos primarios.
Cuando se emplea ms de una tcnica en
la recoleccin de la informacin es recomendable analizar e interpretar por sepa-

rado los datos que proporcionan cada una

de ellas. Posteriormente se realizar una
interpretacin integral de los resultados.
Notas:
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.

15.

16.
17.

18.

19.
20.
21.
22.

F. Silva. Anlisis de sistemas. Teora y

prctica, 1994, pg. 39.
M. Tamayo. El proceso de investigacin
cientfica, 1995, pg. 133.
E. Ander-Egg. Tcnicas de investigacin
social, 1993, pg. 201
R. Rojas. Op. Cit., pg. 128.
Ibdem, pg. 128
Ibdem, pg. 135
E. Ander-Egg. Op. Cit., pg. 227
Algunas personas presentan reticencia
cuando son grabados, ya que por la informacin que suministran -y al quedar registrada- se pueden ver comprometidos o
comprometer a terceros.
Las anotaciones posteriores a la entrevista presentan el inconveniente de que exista
distorsin en la informacin.
E. Ander-Egg. Op. Cit. pg. 274
Si son estudiantes se indicar el curso en
el que estn realizando el trabajo y el centro de enseanza al que asisten.
Lo que se presenta son aspectos generales que se pueden indagar, no corresponde a preguntas, menos an, al cuestionario.
A. Heredia. Esquema de un programa
archivstico, 1983, pg. 81
L. F. Jan. Documentos, archivos centrales e investigacin, 1996, pg. 65
A. Heredia. Op. Cit., pg. 80
R. Rojas Soriano. Op. Cit., pg. 241.

(*) Prof. Seccin Archivsticade la Escuela de Historia. Universidad de Costa

Rica
Nota: En la prxima y ltima entrega ofreceremos los anexos, conclusiones y la bibliografa
del presente trabajo.

Para mayor informacin favor contactar a:

Virginia Chacn Arias, Archivo Nacional
de Costa Rica, La URUCA, Apdo. Postal
5024, San Jos, Costa Rica.
Telf: (506) 2315222
Fuente: Revista del Archivo Nacional de Costa Rica.
Ao LXII, 1998

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