SUBSECRETARIA

DE REDES ASISTENCIALES

Depart, am, ,,;n,tOt' e Calidad y Seguridad del Paciente

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AGO.2012

INSTRUYE SOBRE ROLES PARA EL USO DEL PROGRAMA COMPUTACIONAL DE

ENVIO DE INFORMACION DE LAS INFECCIONES ASOCIADAS A LA ATENCiN EN
SALUD - SICARS
Como es de su conocimiento. el cumplimiento del Programa de Control de Infecciones Asociadas a la Atencin en Salud (IAAS) en los hospitales comprende la vigilancia epidemiolgica de
estas infecciones por los equipos dedicados en cada uno de ellos. Esta vigilancia se ha fortalecido recientemente con la instalacin de una nueva versin del sistema informatizado (SICARS)
al que se accede por interne!. El sistema proporciona condiciones para el ingreso y validacin
de la informacin consolidada generada por la vigilancia local. apoyo para el anlisis en su lugar
de origen y envio para anlisis en el nivel regional y central.
Para este proceso se realiz una capacitacin inicial a profesionales de los Servicios de Salud y
hospitales base del pais en abril del ao en curso y se ha evaluado el programa computacional
con datos reales. Se continuar capacitando a los distintos actores en diferentes aspectos relacionados con la funcionalidad del sistema a travs de documentos escritos, Video conferencias y actividades presenciales que sern informadas con la debida antelacin. La asignacin
de roles para el ingreso, validacin y envio de la informacin por este programa es una prioridad
para ordenar su funcionamiento.
ROLES
La informatizacin de la vigilancia epidemiolgica de IAAS establece roles para el ingreso y
envo de informacin en los establecimientos hospitalarios, Servicios de Salud y Autoridad Sanitaria Regional, que se integran a las actividades de la vigilancia de infecciones. La asignacin
de estos roles no modifica los existentes para el seguimiento de pacientes, revisin de historias
clinicas y deteccin de infecciones. el anlisis de informacin. implementacin de planes de
intervencin, supervisin del cumplimiento de normas y prcticas, entre otras actividades permanentes del programa. Los nuevos roles hacen referencia a la fonna en que cada profesional
involucrado en el Programa de Control de Infecciones (PCI) interacta con el sistema de notificacin y envio de la inforrnacrn sobre las IAAS. Los roles son:

, Rol REGISTRADOR. corresconce O! los :;f::>:",sional"'s responsaotes ca la nct.t.cac.c Ce

IAAS en el sistema leca: ce vigilancia u ot-as personas a quien se les asigne a resccnsaou dac
oe Ingreso de datos de la vigilancia en Ed sistema informtico (aj. secretana del equipo de control de infecciones)
Se pueden Incorporar hasta cuatro personas por hospital Incluyendo siempre las enfermeras del equipo de control de IAAS y nunca el profesional que tenga rol de VALIDADOR descoto ms adelante. Sus funciones son:
1.a Ingresar/dlgitar la Informacin de la vigilancia de IAAS en el sistema computacional.
1.b. Enviar la informacin para validacin dentro de los plazos definidos. (Tabla 1)
t.c, Solicitar modificacin de un formulario en estado "Informado" cuando sea necesario, con
plazo de hasta 45 das una vez informado el formulario.
1.d. Revisin y generacin de reportes.
Tabla 1.
Plazos para el cumplimiento de cada actividad por los responsables con roles asignados.
Se espera que la informacin est autorizada y publicada dentro del mes siguiente de obtenida.
Ingresado enviado a vali-I Validado envia- Autorizado y
Actividad
dar
do a Autorizar
Publicado
Rol responsable

: Registrador

Validador

I
ni

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'0

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-ni

-c:

Sndromes clnicos

Autorizador

Diez das desde trmino

del mes

Diez dias desde trmino

Mortalidad por IAAS
del mes
Diez dias desde 30 de
Sensibilidad
antimiabril y desde el 30 de sepcrobianos
tiernbre
Reacciones
adver- Diez das desde trmino
sas
del mes
Diez das desde trmino
Calidad de informadel mes en que se realiz
cin
_prevalencia

Cinco dias desde registrada la

informacin

Cinco das
desde vandada la informacin

2. Rol VALlDADOR, es el mdico del programa IAAS de cada hospital. Si hay ms de un mdico se puede asignar esta responsabilidad a un mximo de dos de ellos. En ausencia de los
mdicos del programa de Control de Infecciones (PCI), peora asumir transitoriamente esta funcin el Sub Director Mdico del establecimiento para lo que requiere un perfil de usuario de VALlDADOR. El mdico que asuma este rol podr tener tambin el rol de AUTORIZADOR, para lo
que deber tener una designacin oficial de la mxima autoridad del establecimiento. El VALIDADOR no puede tener tambin un rol REGISTRADOR pues su funcin principal es validar los
datos ingresados por stos. Sus funciones son:
2 a. Validar la informacin ingresada por el REGISTRADOR, confirmando que tcnicamente
est correcta.
2.b. Corregir, si corresponde, la informacin ingresada por los REGISTRADORES de acuerdo al
anlisis tcnico.
2.c. Enviar la informacin al autorizador de su hospital dentro de los plazos definidos (Tabla 1)
2.d. Corregir Informacin en los formularios rechazados por el AUTORIZADOR.
2.e. Solicitar modificacin de un formulario en estado "Informado" cuando sea necesario con
plazo de hasta 45 dias una vez informado el formulario.
2 f, Revisin y generacin de reportes

3 Ro AUTORIZADOR. corresponde a la mas a.ta autor'dac del estaclecnruerno o el profesional

que la Direccin del establecimiento haya asignado para autorizar que la Informacin local sea
publicada y consohdada a nivel regional o nacional. Puede asignarse esta funcin al Director

Tcnico del establecimiento (Sub Director Mdico) o al profesional mdico responsable del PCI.
por ejemplo, al que ejerza el rol VALlDADOR. Esta asignacin debe quedar establecida formalmente a travs de un documento ofroal del establecimiento pues la informacin que ha sido
autorizada para publicar constituir informacin oficial del establecimiento para todos los efectos. Cada establecimiento puede tener un mximo de dos AUTORIZADORES. Sus funciones
son:
3.a. Realizar la "inscripcin" anual del establecimiento en el SICARS. momento en el que se
establece cuales son las prestaciones. tipos de pacientes que se atienden y otras caracterisncas propias que generarn el listado de formularios a llenar durante el ao.
3.b. Autorizar la publicacin de la informacin validada. quedando esta informacin disponible
para su consolidacin regional y nacional dentro de los plazos establecidos. (Tabla 1)
3.c. Rechazar cuando sea pertinente el envio de informacin fundamentando los rechazos a fin
que el equipo de vigilancia corrija lo que corresponda.
3.d. Controlar la integridad y oportunidad de envo de la informacin local.
3.e. Evaluar, aprobar o rechazar la solicitud de modificacin de un formulario en estado "Informado'.
3.f Revisin y generacin de reportes.

A los roles descritos para el PCI de los hospitales, en el SICARS se asignan funciones al Servicio de Salud y la Autoridad Sanitaria Regional. Estos dos niveles tendrn acceso para monitorizar el flujo de informacin y conocer el estado de las IAAS en los establecimientos bajo su responsabilidad. Adems, tendrn funciones especificas por lo que se define un rol de "ADMINISTRADOR SANITARIO".

4 Rol ADMINISTRADOR SANITARIO DE SERVICIO DE SALUD corresponde al profesional

encargado del Programa de Control de IAAS en el Servicio de Salud. Cada Servicio de Salud
puede tener un mximo de tres ADMINISTRADORES SANITARIOS. Sus funciones son:
4.a. Asignar claves para los profesionales que cumplirn los roles de cada uno de los hospitales
de su dependencia. Incluye la creacin de nuevas claves y la eliminacin de claves obsoletas.
4.b. Manlener actualizado el listado de los profesionales en sus distintos roles (registrador. vaidador, autorizador) para cada uno de los establecimientos de su dependencia. Esta acuvidad
debe ser formalizada por el hospital con un documento oficial de la Direccin del establecimiento, que Individualiza cada persona con roles determinados, sus funciones y responsabilidades.
4.c. Controlar el envio integro y en los plazos establecidos de la informacin local. (Tabla 1)
4.d. Tomar conocimiento de los brotes epidmicos en los hospitales de la red de su dependencia y velar por que la informacin se encuentre integra y dentro de los plazos correspondientes.
4.e. Asegurar la existencia y mantencin de conexin a la internet y soporte computacional
permanente en las dependencias del PCI para sus funciones en cada hospital.
4.1 Revisin y generacin de reportes.
5. Rol de la ADMINISTRADOR SANITARIO DE AUTORIDAD SANITARIA REGIONAL se
asigna al profesional a cargo las IAAS en la Autoridad Sanitaria Regional (SEREMI). que debe
corresponder al responsable de notificar eventos de enfermedades transmisibles y brotes epidmicos. generalmente en la Unidad a cargo de las funciones de Epidemiologa. Cada SEREMI
puede tener un mximo de tres ADMINISTRADORES SANITARIOS. Sus funciones son:

5 a T::,r-a: ccnccirrren:o y f=::l!za:

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acc.cres C';~~e-3_ocrc:n:;s~~s:ec:cC~ C:;t2S ca

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noncaccs por estaclec.miertcs OL.~I;cosbaje S:..J supervis.cn.

5.1: Ing;a~a; y mantener actualizado en el sistema la informacin de nctmcacn de los bretes
de IAAS de establecimientos del sector privado que le sean norrnacos o que tenga conocrmiento
5.c Revisin y generacin de reportes.

Para el desempeo de su rol, a las personas asignadas se les entregar una clave de usuario,
indIvIdual e mtransferible para acceder a SICARS y realizar las actividades que le correspondan
segn su rol, adems de tener acceso a consultar los reportes con los resultados locales y nacionales de vIgilancIa. La asiqnacin de los usuarios en cada establecimiento y nivel debe ser
oficializada por escrito al Servicio de Salud con el fin de asegurar y limitar el acceso en cada
una de las funciones a las personas capacitadas responsables. La asignacin de claves de
usuario a los ADMINISTRADORES SANITARIOS ser realizada por el nivel central o el proveedor del programa (empresa Saydex)
Los roles sealados son de importancia fundamental
informacin de viqitancia de IAA:;, debiendo estar
envio oportuno y regular de esta informacin dentro
de cada Servicio de Salud asegurar el cumplimiento
asistencial de su dependencia.

Distribucin
,.
Directoresde Serviciosde Salud
,.
SEREMIS
,.
Subsecretariade RedesAsistenciales
:
Subsecretariade SaludPblica

"

Deplo. De Calidad y Seguridad del Paciente

:,..
,.

Depto.TIC
Oficinade Partes

para ordenar la incorporacin y envio de la

asignados en todos los hospitales ,,,ra el
de plazos establecidos. Es responsabilidad
de esta actividad en los hospitales de la red