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Grupo: YA
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Fecha: 24/08/2012
DIAGRAMA DE AFINIDAD
Creado por KawakitaJiro, el diagrama de afinidad es una forma de organizar la informacin
reunida en las sesiones de lluvia de ideas. Est diseado para reunir hechos, opiniones e
ideas sobre reas que se encuentran en un estado de desorganizacin. Este ayuda a agrupar
aquellos elementos que estn relacionados deforma natural. Como resultado cada grupo se
une alrededor de un tema o concepto clave. El uso de un diagrama de afinidad produce un
consenso por medio de la clasificacin que hace el equipo en lugar de una discusin.
Su objetivo es generar, organizar y consolidar una extensa y desorganizada cantidad de
informacin verbal (hechos, opiniones, intuicin y experiencias); todo esto referente a un
problema del producto o proceso.
Sirve para sintetizar un conjunto ms o menos numeroso de opiniones, pues las agrupa en
pocos apartados o rubros. Este diagrama se basa en el hecho de que muchas opiniones son
afines entre s y de que, por tanto, se pueden agrupar en torno a unas cuantas ideas
generales.
POR QU USARLO?
Para permitir que el equipo genere creativamente un gran numero de ideas/asuntos y luego
organice y resuma agrupando las ideas afines a fin de comprender la esencia de un
problema y hallar soluciones.
Utilidades:
VENTAJAS:
Se pretende abordar un problema de manera directa.
Se quiere organizar un conjunto amplio de datos.
El tema sobre el que se quiere trabajar es confuso.
Lluvia de ideas
Diagrama de interrelaciones
Diagrama de rbol
Diagrama de causa y efecto
Pasos:
1. Seleccionar un miembro del equipo que sea lder.
2. El lder describe una pregunta sobre un problema del producto o proceso.
3. Exhortara pensar individualmente y discutir como equipo el problema presentado,
colocando la informacin en tarjetas
4. Colocar todas las tarjetas sobre una mesa de trabajo sin ningn orden.
5. Todos los miembros del equipo mueven las tarjetas formando pilas, que dentro de las
mismas se tenga relacin.
6. Se selecciona de cada pila una tarjeta que resuma la informacin de la misma,
convirtindose dicha tarjeta en la cabecera de la pila. Sino hay ninguna, el lder la prepara.
7. El lder transfiere la informacin de las tarjetas a la pizarra y traza un crculo alrededor
de cada pila, conectando las entre s mediante lneas.
EJEMPLO:
Caractersticas principales.
A continuacin se comentan una serie de caractersticas que ayudan a comprender la
naturaleza de la herramienta.
Creatividad
El mtodo seguido para su construccin permite expresar opiniones libremente y fomenta
el desarrollo de ideas nuevas.
Impacto visual
Presenta problemas o situaciones complejas de forma clara, concisa y ordenada, facilitando
una visin global del conjunto de elementos implicados y sus interrelaciones.
Facilita el consenso
El carcter participativo e iterativo del proceso de construccin ayuda a la eliminacin de
prejuicios y a la obtencin de consenso.
1
PROCESO:
DIAGRAMA DE FLUJO
CONSTRUCCIN
Esta herramienta es, bsicamente, una tcnica de grupo para el anlisis de problemas o
situaciones complejas.
Para su uso en grupo es necesaria la existencia de un coordinador que se responsabilice de
la metodologa de construccin e interpretacin.
Su utilizacin de forma individualizada reduce su potencial y eficacia, por lo que se
recomienda recurrir a expertos en el tema que presten su colaboracin en el proceso.
Planificacin
Paso 1: Elegir un coordinador
Su misin es velar por el cumplimiento de la metodologa y por el correcto desarrollo de
las sesiones de trabajo.
Paso 2: Definir el enunciado del tema objeto de anlisis
Definir el enunciado del tema objeto de anlisis consiste en especificar de forma clara y
sencilla el objetivo u objetivos que se persiguen, el efecto o efectos que deben ser
analizados, etc.
El enunciado del tema a tratar se definir con anterioridad a la realizacin de la sesin de
trabajo especificando lo que incluye y lo que excluye. Esto permite la preparacin de la
misma por los componentes del grupo.
El enunciado debe ser:
Especfico: Para que no sea interpretado de forma diferente por los componentes del grupo
de trabajo y para que las aportaciones se concentren sobre el verdadero tema a analizar.
No sesgado: Para no excluir posibles lneas de anlisis sobre el tema.
Paso 3: Establecer el objetivo de la construccin del Diagrama de Relaciones y el tipo
de diagrama a utilizar
En primer lugar, se establecer claramente la informacin que se desea obtener con la
construccin del Diagrama de Relaciones.
En segundo lugar, se elegir el tipo de diagrama ms idneo, en funcin del objetivo de su
construccin y de las caractersticas del tema a analizar:
a) Diagrama de Relaciones convergente en el centro
1
Paso 4: Decidir la herramienta a utilizar para la obtencin de los factores que debern
ser representados en el diagrama.
Atendiendo a las caractersticas y particularidades del grupo de trabajo y a las del problema
o situacin analizada se elige el enfoque metodolgico a utilizar:
- La Tormenta de Ideas
1
Ejemplo:
e) Repetir el mismo proceso para el segundo factor de la lista y sucesivamente para todos
los dems.
Si alguno de los factores directamente relacionados ya est incluido en el diagrama,
nicamente se traza la flecha de conexin con el factor objeto de anlisis.
f) Si se duda sobre la posible relacin directa entre dos de los factores o entre un factor y un
efecto, no incluir dicha relacin y anotarla para ser consultada con otros expertos.
Ejemplo:
INTERPRETACIN
Un Diagrama de Relaciones proporciona un conocimiento comn sobre un problema, o
situacin, mostrando las posibles relaciones existentes entre los elementos que lo
configuran y definen.
Su utilizacin ayuda en el anlisis y organizacin de la bsqueda de soluciones o de las
acciones necesarias para lograr un objetivo, pero no las identifica ni proporciona respuesta
a preguntas.
La informacin que proporciona sobre las relaciones entre todos los factores que
intervienen en la situacin y la posibilidad de incluir ms de un efecto, de forma claramente
diferenciada, permite prever la necesidad de anlisis de efectos o situaciones colaterales.
UTILIZACION DE LA HERRAMIENTA.
DIAGRAMA DE ARBOL
Definicin
Elaboracin
del
Diagrama de rbol
Definir el problema
Empezar por preguntarse Cmo resolver el problema?
Graficar un rectngulo y colocar la solucin que respondi al punto numero uno.
Abrir ramificaciones de acuerdo a las posibles acciones que se vayan explorando al
preguntarse Cmo hacerlo?
Repetir en cada una de las ramificaciones la pregunta Cmo hacerlo? Para obtener
alternativas de solucin en cada una.
Repetir el mismo procedimiento hasta cinco veces si se pudiera.
Mediante el
estudio del
trabajo actual.
Estudio de
metodos.
Evaluacion del
desempeo.
Difundir el
flujograma.
Como mejorar el
proceso de gestion
de historias
clinicas?
Difundir la
normatividad.
Rediseando el
proceso de
gestion de
historias clinicas
Implementar
el nuevo
metodo.
Hacer
seguimiento
del nuevo
metodo.
Corregir o
mantener el
nuevo
mtodo.
Evaluar la
gestion de
historias
clinicas.
DIAGRAMA MATRICIAL
Este tipo de diagrama facilita la identificacin de relaciones que pudieran existir entre dos o
ms factores, sean stos: problemas, causas y procesos; mtodos y objetivos; o cualquier
otro conjunto de variables. Una aplicacin frecuente de este diagrama es el establecimiento
de relaciones entre requerimientos del cliente y caractersticas de calidad del producto o
servicio.
En el caso de la figura, se trata de una matriz tipo-L, al ser una tabla de dos dimensiones.
No obstante, el Diagrama de Matriz puede presentar distintas configuraciones. As, puede
hablarse de las tipo - T, que combinan dos matrices tipo-L. Las tipo-Y y tipo-X, combinan
tres y cuatro matrices tipo-L respectivamente.
Definicin.
El Diagrama Matricial es una representacin grfica de las relaciones existentes entre
diferentes tipos de factores y la intensidad de las mismas, en trminos cualitativos.
Caractersticas principales.
A continuacin se comentan una serie de caractersticas que ayudan a comprender la
naturaleza de la herramienta.
Pensamiento multidimensional.
Establece relaciones entre diferentes tipos de factores, conjugando mltiples dimensiones o
vas de anlisis en el estudio a desarrollar.
Gua en la priorizacin
Permite identificar los factores principales y ms relevantes del tema en estudio.
Claridad
El Diagrama Matricial presenta gran cantidad de informacin sobre situaciones complejas
de forma clara y concisa.
CONSTRUCCIN
Paso 1: Clarificar el objetivo de la construccin del Diagrama Matricial.
En primer lugar es necesario clarificar el objetivo del estudio a realizar, para poder
identificar los tipos de factores que deben intervenir en su anlisis.
Denominamos Tipo a un conjunto de factores que tienen una caracterstica comn para su
agrupacin (Ej.: Tipo A: caractersticas de un producto. Tipo B: necesidades de los clientes.
Tipo C: causas de un efecto, etc).
1
Las aplicaciones de este tipo de diagrama en la prctica son muy limitadas y un ejemplo de
aplicacin podra ser el anlisis de relaciones, en los sistemas electrnicos de proceso de
datos, entre las funciones de gestin, acciones de gestin, datos de entrada y datos de
salida.
Paso 3: Identificar los factores correspondientes a cada uno de los tipos que estn
implicados en el estudio.
La identificacin de los factores integrantes de cada tipo no tiene una metodologa definida
ya que pueden ser de muy diversas clases.
1
En general, es necesario el uso de otra herramienta para desarrollar este paso, como por
ejemplo:
- Anlisis sobre Diagramas de Flujo.
- Tormenta de Ideas.
- Diagramas de rbol.
- Encuestas.
- Estudios de Mercado.
- Lista o informacin ya existente.
La eleccin de la ms idnea depender de la naturaleza del tipo de factores a identificar.
Ejemplo:
Paso 5: Identificar y marcar las relaciones entre los factores de ambos tipos.
a) Se toma el primer elemento de las filas y se repasa cada uno de los elementos de las
columnas, identificando todos los que estn relacionados con aqul.
b) Se determina la intensidad de la relacin mediante datos existentes o el juicio de
expertos en el tema estudiado.
Se manejarn escalas con un mnimo de dos niveles de intensidad y un mximo de cuatro.
Las ms usuales son:
d) Repetir este proceso para los elementos de las filas segunda, tercera, etc.
1
INTERPRETACIN.
Un Diagrama Matricial proporciona informacin sobre la existencia e intensidad de las
relaciones entre diversos aspectos relacionados con un tema en estudio.
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Esta informacin da una visin global muy completa sobre dicho tema, y permite tener en
cuenta las implicaciones derivadas de la accin sobre cualquiera de los elementos
implicados en el mismo.
Posibles problemas y deficiencias de interpretacin
a) En general, la construccin del diagrama se basa, en gran medida, en la experiencia de
los expertos sobre el tema analizado. Esto da lugar a la deficiencia ms habitual en su
interpretacin: confundir esta disposicin de las relaciones y su intensidad con los datos
reales, sin una comprobacin emprica previa.
El Diagrama Matricial debe ser utilizado como gua en el anlisis del tema en estudio y es
necesario comprobar la exactitud de las ideas que de su interpretacin se obtengan.
Las causas posibles de inexactitudes en la asignacin de intensidades a las relaciones sern:
* Utilizacin de datos obsoletos.
* Sesgos en la evaluacin de los expertos (visin subjetiva, desconocimiento parcial del
tema, etc.).
* Evaluaciones superficiales sin contar con expertos en el tema.
b) Otra de las principales causas de deficiencias en la interpretacin del
Diagrama Matricial es la falta de elementos o factores clave en el anlisis del tema en
estudio.
En general, este hecho se produce por la deficiente utilizacin de las herramientas utilizadas
para su identificacin.
UTILIZACIN
Debido a las caractersticas principales del Diagrama Matricial su construccin es til
cuando:
-Es necesario recoger en un estudio, diferentes puntos de vista sobre el mismo tema.
-Se requiere informacin simultnea sobre relaciones de factores implicados en dicho tema.
Como consecuencia de los dos puntos anteriores se puede decir que es una herramienta til
para cualquier accin de planificacin.
Utilizacin en las fases de un proceso de solucin de problemas
El Diagrama Matricial es de utilidad en diferentes puntos de dicho proceso:
- En la fase de identificacin de oportunidades de mejora (identificacin de proyectos) y en
la planificacin de desarrollo de las mismas.
- Durante la fase de diagnstico en el anlisis de sntomas y en la bsqueda de causas.
DIAGRAMA DE FLUJO
Puede sugerirse que se usan cuatro smbolos que puedan identificar todas las
actividades posibles; como son:
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La siguiente figura muestra cmo se incluyen estos movimientos al Diagrama de Flujo que
estamos construyendo:
Metodologa de aplicacin:
Puede ser empleada a travs de 3 diferentes maneras:
Tiene las mismas metas que la tormenta de ideas no estructurada. La diferencia consiste en
que cada miembro del equipo presenta sus ideas en un formato ordenado (ej.: de izquierda a
derecha). No hay problema si un miembro del equipo cede su turno si no tiene una idea en
ese instante.
Es similar a la tormenta de ideas, los participantes piensan las ideas pero registran en papel
sus ideas en silencio. Cada participante pone su hoja en la mesa y la cambia por otra hoja
de papel. Cada participante puede entonces agregar otras ideas relacionadas o pensar en
nuevas ideas. Este proceso contina por cerca de 30 minutos y permite a los participantes
construir sobre las ideas de otros y evitar conflictos o intimidaciones por parte de los
miembros dominantes.
Sabas que.
La tcnica tormenta de ideas puede ser aplicada con gran frecuencia al llevar a cabo otras
herramientas, como por ejemplo, diagramas causa-efecto (Ishikawa), Diagrama de
relaciones, Diagrama de rbol, planes con 5W-1H, Diseo de experimentos, pruebas de
confiabilidad, etc.
Esta herramienta es til:
Da una perspectiva ms amplia sobre las diferentes opiniones de cada persona que
participa, y la constancia en su propuesta.
Cada persona obtiene una comisin, ya que dio ideas para llegar a una solucin
concreta.
Dispone de mucho tiempo para obtener las ideas, organizarlas y dejar una idea en
comn.
Cuando el grupo es muy grande se tiende a dejar o sacar a las personas que no les
tomaron en cuenta sus ideas, esto hace que se vallan desintegrando en el grupo y el
espritu de trabajo deje de crecer.
PORQUE PORQUE
Es un mtodo que nos permite identificar la causa raz y poder as, encontrar soluciones.
Esta herramienta es til cuando el grupo requiere encontrar la causa raz, cuando se
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Es ampliamente usado en diagnstico mdico, basta ver las series mdicas en tv, en
investigacin de accidentes, en solucin de cuellos de botella de plantas industriales, en
anlisis de crmenes y psicologa forense, en diseo de productos crticos, etc. en toda
situacin donde debe explorarse los distintos elementos de un sistema sin dejar de lado
causas de importancia o crticos, que han sido la causa principal del problema.
Metodologa de aplicacin:
Ejemplo.
DIAGRAMA 5W 1 H
5W1H significa las seis palabras con que comienzan las preguntas que deben
responderse para describir correctamente un hecho:
What
Why
When
Who
Where
Qu
Por qu
Cundo
Quin (persona)
Dnde
How
Cmo (mtodo)
Ejemplo 1.
Ejemplo 2
CONCLUSIONES
Es de suma importancia conocer un poco como estn estructuradas cada una de las
herramientas y los pasos que se deben de seguir para poder desarrollar las, ya que
esta informacin de carcter general nos ayudar a comprender cmo identificar
problemas, para darles solucin.
Bibliografa:
http://yesidariza.blogspot.mx/2011/04/el-diagrama-de-flujo-como-herramienta.html
http://www.monografias.com/trabajos91/herramientas-administrativas-yestadisticas/herramientas-administrativas-y-estadisticas.shtml
http://www.dametareas.com/herramientas-administrativas-y-estadisticas/
http://www.gestiopolis.com/canales/emprendedora/articulos/46/brainstorming.htm
http://www.monografias.com/trabajos91/herramientas-administrativasestadisticas/herramientas-administrativas-estadisticas.shtml
http://www.fundibeq.org/opencms/export/sites/default/PWF/downloads/gallery/met
hodology/tools/diagrama_de_relaciones.pdf.
http://xa.yimg.com/kq/groups/24790741/1967054477/name/7+Herramientas+admin
istrativas+de+la+calidad+-+Equipo+%23+6.pdf
http://html.rincondelvago.com/herramientas-administrativas.html
http://es.scribd.com/doc/22053774/Herramientas-para-la-Mejora-Continua-de-laCalidad
http://administracionenteoria.blogspot.mx/2011/03/herramientas-administrativaso.html
http://mejoracontinuatotal.blogspot.mx/2011/10/diagrama-de-relaciones.html