Administracin y Direccin de

Proyectos

Basado principalmente en:

PMBOK Guide Project Management Ins;tute
(PMI). 2008

Temario
Proyectos: definicin, origen, tipos, caractersticas
principales, particularidades, ejemplos.
Ciclo de vida de los proyectos. Etapas y fases
constitutivas
Direccin de proyectos. Definicin. Ventajas y
desventajas.
reas del conocimiento de la Direccin de Proyectos
Procesos de la DP (Iniciacin, Planificacin, Ejecucin y
Cierre) segn estndares del PMI. Otras metodologas en
vigencia.
Conclusiones

QUE ES UN PROYECTO?
Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para
crear un producto, servicio o resultado nico

PMBOK (Project Management Ins;tute)

Proyecto es la combinacin de recursos humanos y no

humanos reunidos en una organizacin temporal para
conseguir un propsito determinado.

David I. Cleland y William R. King

POR QU SE ORIGINAN LOS PROYECTOS?

Sa;sfacer una necesidad
Sa;sfacer una necesidad de cambio

cambios comerciales
cambios estratgicos
cambios organizacionales
cambios tecnolgicos
etc.

Desarrollar o producir un nuevo producto o relanzar uno

existente.
Implementar un proceso de mejoramiento
Promover un cambio cultural o social
Reducir o eliminar riesgos

PARTICULARIDADES DE LOS
PROYECTOS
Temporal

Tiene un inicio y un trmino denidos.

Termina cuando:

nico

sus obje;vos han sido alcanzados

claramente se sabe que no pueden lograrse
desaparece la necesidad de ese producto o servicio
sea cancelado.

Entregables nicos (productos, servicios o resultados)

No existen dos proyectos iguales (cambio de variables, condiciones
econmicas, situacin de contexto, etc.)

Par;cipacin de personas e involucrados (actores)

Recursos limitados
Con un determinado nivel de calidad
Elaboracin gradual
Organizacin denida y temporal

Caracters9cas de los proyectos

Los proyectos estn asociados a esfuerzos de cambio.
Proyecto=proceso(compuestos de actividades)para obtener un
resultado.
Involucran mltiples recursos.
En general son nicos, no repetitivos.
Involucran incertidumbre y riesgo
Ciclo de vida definido, donde el plazo es casi siempre una
variable relevante
Interactan con otras actividades de la organizacin y el entorno
Son de diferentes tamaos diferentes enfoques y esfuerzos
Pueden representar un desafo tecnolgico y/o humano

ASPECTOS A CONSIDERAR AL ANALIZAR PROYECTOS

O ALTERNATIVAS DE PROYECTOS

Aspectos a considerar en el desarrollo de proyectos (1)

Proyecto: caractersticas, antecedentes, grado de desarrollo,
antecedentes histricos de proyectos similares, etc.
Organizacin: estructura organizacional, cultura y estilo de
gestin, sistemas de control existentes, modalidad de
comunicacin, procedimientos y polticas internas, capacidad
financiera, recursos, etc.
Entorno: aspectos que pueden impactar en el desarrollo del
proyecto (gente, clima, condiciones topogrficas y geolgicas,
infraestructura, logstica, permisos, restricciones, entorno
poltico, econmica, laboral, financiero, etc.).

Aspectos a considerar en el desarrollo de proyectos (2)

Involucrados: individuos y organizaciones que participan
activamente en el proyecto o cuyos intereses son afectados
como resultado de la ejecucin o el trmino del proyecto
(patrocinador, accionistas, EqGP, clientes, organizacin
ejecutora, sociedad, estado, proveedores, ONG s, etc.).
Aspectos socioeconmicos y culturales: estndares y
regulaciones, influencias internacionales, poltica, economa,
educacin, distribucin demogrfica - tnica, religin, etc.)
Variables relevantes: alcance, costo, plazo, calidad, riesgo

Algunos ejemplos de proyectos

Ampliar una planta industrial

Desarrollar un nuevo software
Investigar un nuevo medicamento
Incorporar nuevo equipamiento
Crear o ampliar un centro educativo
Proveer de contencin social a sectores marginales
Implantar o reconvertir viedos
Reducir la mortalidad infantil
Mejorar la infraestructura vial o la seguridad vial
Desarrollar e implementar un SGC
Mejorar la capacidad laboral
Disear e implementar una campaa poltica
Cambiar de estilo de vida proyecto de vida?


Proyectos vs. Operaciones

Las operaciones son continuas

- Los proyectos son temporales y nicos
y repetitivas
Su objetivo es dar respaldo al
- Su finalidad es alcanzar los objetivos
negocio.
Producto o servicio estndar o repetitivo
No terminan, pero pueden cambiar los objetivos
Los proyectos son instrumentos para responder a requerimientos que no pueden ser
satisfechas dentro de los lmites operacionales de la organizacin

Ciclo de vida del proyecto

Inicio

Ciclo de vida del proyecto

Ciclo de vida del proyecto de construccin

Serpell B. Alarcn C, 2000

Principales causas de fracaso en los proyectos

Requerimientos incompletos y poco claros
Falta de competencias de los involucrados(conocimientos,
experiencia) para planificar, coordinar, controlar.
Inconvenientes en la identificacin y definicin de los procesos
Falta de soporte o recursos
Inconvenientes respecto a roles y responsabilidades de los
involucrados
Falta de herramientas especificas de soporte
Asignacin de recursos no calificados por falta de personal
competente

Antecedentes en el desempeo de proyectos

De una muestra de 23.000 proyectos de aplicacin
26% lograron el xito total (cumplimiento de los
objetivos)
46% alcanzaron un cumplimiento parcial
28% fracasaron (generando prdidas del orden de
los 75.000 millones de U$S.
Fuente: Grupo Stands

Antecedentes en el desempeo de proyectos

ORIGEN DE LAS FALLAS DE PROYECTOS CIVILES

PROYECTO ............................................ 40 a 45 %
EJECUCIN ........................................... 25 a 30 %
MATERIALES .......................................... 15 a 20 %
USO ........................................................... 10 %
CAUSAS NATURALES IMPREVISIBLES ........... 4 %

ORIGEN DE LAS FALLAS EN OTRAS INDUSTRIAS

(automviles, eletrodoms;cos)

PROCESOS DE PRODUCCIN ............................. 20 %

PROVEEDORES ................................................ 40 %
DEFECTOS DE CONCEPCIN Y DISEO .............. 40 %

Antecedentes en el desempeo de proyectos

Experiencia de una empresa de ingeniera en el
desarrollo de proyectos (E. Arze)

Inspeccin de 82 obras de ingeniera

Errores conceptuales de diseo 39%
Errores de clculo 14%
Errores de construccin 47%
Experiencia profesional respecto al desarrollo de
proyectos (O. Depetris)

Fallas atribuidas a errores construc;vos o terrenos de

mala calidad 80%-85%
Fallas atribuidas a errores de diseo y clculo 15% -
20%

Antecedentes en el desempeo de proyectos

De acuerdo al anlisis efectuado sobre 350
proyectos de inversin que requirieron
nanciamiento al FT y C de Mendoza:
aproximadamente el 82% llegaron a concretar el
nanciamiento solicitado
de los proyectos efec;vamente nanciados, casi el
76% excedieron el plazo de nalizacin proyectado
de los proyectos efec;vamente nanciados,
aproximadamente el 68% demandaron mayores
inversiones a las previstas.
Fuente: Investigacin personal sobre proyectos auditados para el
Fondo para la Transformacin y Crecimiento de Mendoza

Casos
Pelcula Titanic
Presentada en 1997, despus de varios aos de trabajo, con un retraso importante y
con un incremento de 90 millones de US$ respecto del presupuesto original de 110
millones (incremento del 82%).
Logr grandes premios y super los 1.000 millones de US$ de ingresos xito o
fracaso?
Otros casos
Satlite Chileno Farsat Alfa
TransSantiago
Proyecto Pascua Lama
Proyecto Panamericanos 87 Santiago
Destruccin de Puente en un gobierno pasado
Desnutricin infantil
Homeland Security USA Cerco Virtual
Conquista de Rusia (Napolen y Hitler)
Nudo Paso-Acceso Sur (Buenos Aires)
Unin de puente en el sur de Sgto.. Cruce y levantar un lado del puente.

Por qu es necesario gestionar los proyectos?

Para poder alcanzar los obje;vos del mismo, manteniendo las
variables relevantes dentro de los parmetros previstos

Para dar soporte al logro de los obje;vos estratgicos de la

organizacin.

QUE ES DIRECCION DE PROYECTOS

(PROJECT MANAGEMENT)?
Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas
a las ac;vidades del proyecto para lograr los obje;vos, y alcanzar o
exceder las necesidades y expecta;vas de las partes involucradas

Seleccionar los procesos adecuados y balancear demandas que compiten:

Variables relevantes
Partes involucradas (necesidades, expecta;vas e intereses).
Requerimientos iden;cados y no-iden;cados

Inuencias de la organizacin en la DP

Administracin de carteras de proyectos

Causas de perdida de productividad del equipo

de proyectos?

Requerimientos incompletos y poco claros

Falta de conocimiento o experiencia especca
Con;nuidad de cambios (alcance, obje;vos, pol;cas)
Problemas de comunicacin
Falta de incen;vos
Falta de soporte o problemas de recursos
Cambios de roles y responsabilidades
Conictos con la organizacin
Problemas en el comportamiento de los integrantes

Ventajas del enfoque de gestin de proyecto

Integracin a travs del Director del Proyecto
Facilita el desarrollo de sistemas o productos complejos en un perodo
especfico de tiempo.
El proyecto puede ser operado como una unidad financieramente
independiente.
Componentes, sistemas y subsistemas pueden desarrollarse en forma
paralela por diferentes grupos internos o externos a la organizacin.
Permite aplicar esquemas de planificacin y control distintos y/o
complementarios a los propios de la empresa u organizacin.
Facilita el uso de conocimientos y potencialidades dispersas en la
organizacin.
Crea un alto nivel de espritu de cuerpo a travs del trabajo orientado hacia
un objetivo definido, bajo un liderazgo apropiado, con importantes desafos
organizaciones, tecnolgicos y humanos.

Desventajas del enfoque de gestin de proyecto

Debilita a la organizacin funcional o departamental, debido
a la asignacin de personal al proyecto.
Puede interferir con las funciones principales de la
organizacin debido a necesidades especiales de los
proyectos.
Diluye los recursos de la empresa u organizacin
Se crean conflictos dentro de la organizacin.
Se pueden presentar tendencia a la exageracin en el uso
del esquema o metodologa para actividades que no lo
requieren.

 Organizacin sin nes de lucro fundada en 1969 en EEUU. Captulo San;ago

(posee muchos miembros en el Departamento de Ingeniera de Industria de la
USACH.
Misin: establecer un reconocimiento del valor de la administracin de
proyectos como profesin en las organizaciones.
Cuenta con aprox 300.000 miembros en ms de 170 pases, agrupados en ms
de 260 Captulos.
Obje;vos:
Establecer estndares de administracin de proyectos.
Organizar seminarios y programas educa;vos.
Administrar la cer;cacin de profesionales.

Benecios:
Publicaciones (impresas o electrnicas). CD con PMBOK del PMI
Congresos y eventos (RM, Jornadas, Tour, Global Congress)
www. Pmi.org
Descuentos especiales

Grupos de Procesos de la DP (PMI)

Lmites del Proyecto

Particularidades de la metodologa propuesta de DP

Los procesos de Direccin de Proyecto, de manera tal que el
proyecto se desarrolle en forma eciente. (tcnicas y
herramientas + capacidades y experiencia) => PMBOK
Los procesos orientados al producto (especican y crean el
producto del proyecto)
Los procesos interaccionan entre si y con los dems procesos
de las otras reas de conocimiento.
Cada proceso puede requerir esfuerzos de una o mas personas
o grupos de personas segn sean las necesidades del proyecto
Cada proceso ocurre al menos una vez en cada fase del
proyecto, y se produce en una o ms fases del proyecto
A pesar de que los procesos de cada rea de Conocimiento se
presentan como componentes discretos con interfaces bien
denidas, en la prc;ca pueden superponerse e interactuar.

Interacciones de los Grupos de Procesos

INTERACCIN DE LOS DISTINTOS GRUPOS DE

PROCESOS DE UN PROYECTO

Matriz de Procesos

reas de Conocimiento de la Direccin

de Proyectos (PMBOK)

reas de Conocimiento PMI (PMBOK)

Integracin
Incluye los procesos requeridos para asegurar que los dis;ntos
elementos del proyecto estn coordinados en forma adecuada.
Alcance
Comprende los procesos necesarios para asegurar que el proyecto
incluye todo el trabajo requerido, y slo el trabajo requerido, para
completar el proyecto exitosamente.
Plazo
Comprende los procesos requeridos para asegurar el trmino oportuno
del proyecto.
Costo
Comprende los procesos requeridos para asegurar que el proyecto
terminar dentro del presupuesto aprobado.
Calidad
Comprende los procesos requeridos para asegurar que el proyecto
sa;sface los requerimientos para los que fue llevado a cabo

reas de Conocimiento PMI (PMBOK)

Recursos Humanos
Incluye los procesos necesarios para aprovechar de manera
eciente al personal involucrado en el proyecto.
Comunicaciones
Incluye los procesos requeridos para asegurar la oportuna y
adecuada generacin, recoleccin, distribucin,
almacenamiento y disposicin nal de la informacin del
proyecto.
Riesgos
Comprende los procesos relacionados con la iden;cacin,
anlisis y respuesta a los riesgos del proyecto.
Adquisiciones
Comprende los procesos requeridos para la adquisicin de
bienes y servicios en el exterior de la organizacin que ejecuta el
proyecto.

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI)

Esquema de la Metodologa propuesta para la DP

Procesos de la DP (PMI): Iniciacin

Procesos de la DP (PMI): Iniciacin

Es el proceso por el que formalmente se autoriza la

realizacin del proyecto
Establece los elementos fundamentales y rectores del
proyecto
Concepcin
Entendimiento
Obje;vos
Fac;bilidad
Carta del proyecto (Project Chapter)
Coordinador - Jefe - Lder - Director - Gerente del proyecto

Procesos de la DP (PMI): Iniciacin

Entender el proyecto
Por qu se hace el proyecto?
Quienes son los iniciadores e impulsores?
Cules son los requerimientos, necesidades y prioridades?
Quines son los involucrados?
Cules son los objetivos establecidos? Correspondencia con
los objetivos estratgicos de la organizacin.
Cules son las condiciones de contexto?
Cules son los criterios de evaluacin y seleccin?
Es viable?
Cules son los antecedentes disponibles?

Procesos de la DP (PMI): Iniciacin

Acta de cons;tucin del proyecto (Acta del Proyecto)
Es el documento que reconoce formalmente al proyecto
(o una parte del mismo).
Debe comprender (directa o mediante referencia a otros
documentos):

Requisitos a sa;sfacer (s/especif, necesidades, deseos y expecta;vas)

Descripcin macro del proyecto o requisitos del producto del proyecto
Finalidad o jus;cacin del proyecto
Director del Proyecto (designacin formal y def. nivel de autoridad)
Resumen del cronograma de hitos
Inuencias de los interesados
Organizaciones funcionales y su par;cipacin
Asunciones o supuestos (de la organizacin, ambientales y externas)
Condicionamientos o restricciones (internas externas)
Oportunidades de negocio que jus;quen el proyecto.
Presupuesto resumido.

Involucrados (stakeholders)
Son individuos u organizaciones activamente involucradas en el proyecto o
cuyos intereses pueden verse afectados (positiva o negativamente) como
resultado de la ejecucin o finalizacin del proyecto.

Procesos de la DP (PMI): Iniciacin

Designacin del Coordinador - Jefe - Lder - Gerente -Director

del proyecto
Aspectos a tener en cuenta en la designacin y aceptacin:
Qu otras alterna;vas se tuvieron en cuenta?
Cules son los argumentos a favor y en contra del
proyecto? Desde la perspec;va de los involucrados
Quines apoyan y quienes no?
Grado de viabilidad real del proyecto en la organizacin
Cules son los involucrados (externos e internos)?
Promotores - detractores.
Cules son sus ac;tudes para con el proyecto?
Entusiasmo o resignacin. Mo;vaciones. Quienes ganan o
pierden.
Perspec;vas hacia el proyecto? deseable, necesario,
dicultoso, imposible.

Procesos de la DP (PMI): Planicacin

La planicacin es la determinacin de la forma, metodologa o camino que
se va a u;lizar para el cumplimiento de un obje;vo especco (cmo,
cundo, por quin y de qu forma se va a realizar el trabajo)
Procesos de Planicacin

Son fundamentales para el

xito del Proyecto

Se desarrollan y reiteran varias veces antes de completar el

Plan del Proyecto (repe;;vos y con;nuos/retroalimentacin)

Cons;tuyen un esfuerzo con;nuo a lo largo del ciclo de vida

Para alcanzar los obje;vos del proyecto
Para ordenar el desarrollo del proyecto
Para an;cipar e inuenciar futuros eventos
Para ejercer un control efec;vo
Para asignar responsabilidades
Para ges;onar adecuadamente los riesgos
Para op;mizar los recursos

Procesos de Planificacin.
Desarrollar el Plan de Direccin del Proyecto
Es el proceso que documenta las acciones necesarias para
denir, preparar, integrar y coordinar todos los planes
subsidiarios.
Indica la manera en que se planicar, ejecutar, supervisar y
controlar, y cerrar el proyecto

Alcance del proyecto

Comprende los procesos necesarios para asegurar que el
proyecto incluye todo el trabajo requerido, y slo el trabajo
requerido, para completar el proyecto exitosamente
Alcance del Producto
Corresponde a las caracters;cas y funciones que estarn
incluidas en el producto o servicio
Su cumplimiento se mide en relacin a los requerimientos o
especicaciones

Alcance del Proyecto

Corresponde al trabajo que debe ser hecho con el n de
entregar un producto con caracters;cas y funciones
especicadas
Su cumplimiento se mide contra el Plan del Proyecto.
Ambos ;pos de ges;n de alcance deben estar bien integrados para asegurar que el trabajo
del proyecto tenga como resultado la entrega del producto denido.

Procesos de Planicacin. Alcance

Recopilar requisitos

Es el proceso que consiste en denir y documentar las

necesidades de los interesados a n de cumplir con los
obje;vos del proyecto

Procesos de Planicacin. Alcance

Denir el alcance del proyecto

Descripcin detallada de los productos entregables del proyecto y del

trabajo necesario para crearlos

Obje;vos del proyecto y del producto. Lmites del proyecto

Requisitos y caracters;cas del producto. Criterios de aceptacin.
Entregables del proyecto
Restricciones y Asunciones (supuestos) del proyecto
Organizacin del proyecto
Plazo. Hitos del cronograma
Es;macin de costos (macro)
Riesgos iden;cados

Alcance del proyecto

Estructura de Desglose del proyecto (EDT)

Es una descomposicin jerrquica del trabajo que debe ser
ejecutado para lograr los obje;vos del proyecto y crear los
productos entregables requeridos.
Subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo
ms pequeas y fciles de manejar, donde cada nivel
descendente de la EDT representa una denicin cada vez
ms detallada del trabajo.
El nivel mas bajo de esta subdivisin se denominan
paquetes de trabajo, los que pueden programarse,
evaluarse, supervisarse y controlarse.

Alcance del proyecto

Estructura de Desglose del proyecto (cont.)
Organiza y dene el alcance total del proyecto
Permite establecer, para cada parte o subdivisin establecida,
el alcance, costo, plazo, calidad y riesgo.
Facilita la planicacin, programacin y presupuesto.
Permite establecer responsabilidades.
Facilita el seguimiento y control de las variables relevantes, y la
medicin de desempeo.
Ayuda a la comunicacin e integracin de la informacin.
Permite es;mar recursos y ges;onar las adquisiciones.
Permite determinar lo que realmente comprende el proyecto
Subdividir un proyecto no signica que cada paquete de trabajo
es independiente de todo el resto.

Procesos de Planificacin
Plazo del Proyecto
Comprende los procesos requeridos para asegurar el trmino oportuno del proyecto.

Procesos de Planicacin - Plazo

Procesos de Planicacin - Plazo

Procesos de Planificacin Plazo

6.5 Desarrollar el cronograma de Actividades

Procesos de Planicacin - Costos

Grupo de
Procesos de
Seguimiento
y control

Procesos de Planicacin - Costos

Es9macin de Costos

Desarrollar una aproximacin de los costos de los recursos

necesarios para completar las ac;vidades del proyecto

Procesos de Planicacin - Costos

Preparacin del Presupuesto

Sumar los costos es;mados de ac;vidades individuales o paquetes

de trabajo a n de establecer una lnea base de costo.
Describe cmo sern los gastos en funcin del ;empo => curva S

Procesos de Planificacin - Calidad

Grupo de
Procesos de
Seguimiento
y control

Procesos de Planicacin - Calidad

CALIDAD

Es el conjunto de propiedades y caracters;cas de un producto o servicio

que le coneren la ap;tud para sa;sfacer las necesidades expresas e
implcitas (ISO 9000)

CALIDAD DEL
PROYECTO
PLAN DE CALIDAD
DEL PROYECTO

Considera a todos los procesos requeridos para asegurar que el

proyecto va a sa;sfacer las necesidades para las cuales fue encargado.
Iden;car los estndares de calidad relevantes del proyecto y
determinar cmo sa;sfacerlos.

Procesos de la DP (PMI): Planificacin - Calidad

1. CALIDAD OBJETIVO: La calidad de un proyecto est asociada a los
obje;vos primarios que responden a las necesidades iden;cadas y
validadas, que dan origen al proyecto. Etapa conceptual.
2. CALIDAD DEL PROYECTO: La calidad del proyecto, propiamente
dicha, comienza a gestarse en la bsqueda de soluciones, y se
materializa en la etapa de ingeniera nal o proyecto ejecu;vo. Etapa
de diseo y desarrollo.
3. CALIDAD DE LA EJECUCIN: La calidad de la construccin se
materializa en la etapa de ejecucin, y es funcin de la calidad del
proyecto pero adems de la calidad de la ges;n de los involucrados,
del administrador del proyecto, de los insumos empleados y los
contra;stas. Etapa de ejecucin.
4. CALIDAD OPERACIONAL: relacin entre la ap;tud del producto o
servicio entregado, y la calidad obje;vo jada en conjunto por los
resultados obtenidos de 2 y 3. Etapa de cierre y operacin.
CALIDAD TOTAL DEL PROYECTO = 1 + 2 + 3 + 4

Componentes del Plan de Calidad

PROCESOS DE PLANIFICACIN RR.HH

Grupo de
Procesos de
Seguimiento
y control

Procesos de Planificacin RR.HH.

Desarrollar el Plan de RRHH del proyecto
Es el proceso por el cual se iden;can y documentan los roles, las
responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicacin
dentro de un proyecto. Comprende el plan para la direccin de personal
Cmo y cundo se conformar el Equipo
Criterios para la mejora de las competencias (formacin, recompensas,
reconocimientos, etc.)
Criterios para la mejora de las interacciones (en el Equipo y de ste con el resto
de la organizacin): habilidades, conanza y cohesin
Pautas para la mejora del rendimiento del proyecto

Procesos de Planificacin RR.HH.

RRHH del Proyecto. Planicacin organizacional
Denir la estructura organizacional

RRHH del Proyecto. Planificacin organizacional

Matriz de Responsabilidades (ejemplos)

RRHH del Proyecto

Planificacin
organizacional
Competencias
(ejemplo)

Procesos de Planicacin - Comunicaciones

Grupo de
Procesos de
Seguimiento
y control

Procesos de DP: Planificacin - Comunicaciones

hacia abajo
Subordinados
Personal de la PMO

La Gestin de las Comunicaciones del proyecto incluye los procesos

necesarios para asegurar la generacin, recogida, distribucin,
almacenamiento, recuperacin y destino final de la informacin del proyecto
en tiempo y forma.
Comunicaciones exitosas

Procesos de DP: Planificacin - Comunicaciones

Planificacin de las comunicaciones
Determinar las necesidades de informacin y modalidades de comunicacin de los interesados en el proyecto
quin necesita qu informacin,
cundo la necesitar,
cmo ser suministrada (distribucin)
Por quin debe ser suministrada.
del proyecto / del desempeo del proyecto
Seleccin lenguaje y modalidades

Procesos de Planicacin - Riesgos

Grupo de
Procesos de
Seguimiento
y control

Procesos de Planicacin - Riesgos

El Riesgo en proyectos es toda condicin o evento incierto que,
si ocurriera, podra afectar a los obje9vos del mismo.
(posi9va o nega9vamente)

Dnde est el/los riesgos del proyecto?

Cul es el grado de exposicin?
Cul es la importancia (probabilidad / impacto) ?
Qu ac;vidades se deben realizar? En qu momento?
Quines son los responsables?
Qu alterna;vas se dispone hacer frente a las
incer;dumbres?

Procesos de Planicacin - Riesgos

En qu momentos del proyecto se administran los riesgos?
En los estudios previos (prefactibilidad, factibilidad), con una
visin macro del proyecto. Considera una identificacin y
anlisis cualitativo de riesgos, y un estudio financiero
cuantificado (sensibilidad, Montecarlo)
Al evaluar el plan del proyecto, a travs de un anlisis detallado
de la EDT, recursos, dependencias, restricciones, cronograma,
estructura de costos
Durante el proceso de gestin del proyecto, en forma continua y
acorde a cambios de contexto y de variables asociadas.

Procesos de Planificacin - Riesgos

Plan de gestin de riesgos

Dene cmo realizar las ac;vidades de ges;n de riesgos para un

proyecto

Procesos de Planificacin - Riesgos

Plan de gestin de riesgos

Se realiza en forma regular durante todo el proyecto

Par;cipacin de dis;ntos niveles organizacionales

Procesos de DP: Planificacin - Riesgos

Procesos de DP: Planificacin - Riesgos

Procesos de DP: Planificacin - Riesgos

Anlisis de riesgos. Impacto

Procesos de DP: Planificacin - Riesgos

Anlisis de riesgos. Matriz de riesgo

Procesos de DP: Planificacin - Riesgos

Procesos de Planicacin - Adquisiciones

Grupo de
Procesos de
Seguimiento
y control

Procesos de Planificacin - Adquisiciones

El plan debe describir cmo sern gestionados los procesos de
adquisicin, desde el desarrollo de la documentacin de adquisicin
hasta el cierre del contrato.
Proyecto
Caserones es
una mina que se
encuentra a 162
kilmetros al
sureste de
Copiap, en la
regin de
Atacama y a una
altura de 4.600
metros

Implica considerar si es conveniente adquirir, qu y cunto

adquirir, y cmo y cundo hacerlo.

Procesos de Planicacin - Adquisiciones

Planificar las Adquisiciones
Es el proceso que consiste en documentar las decisiones de compra para
el proyecto, especificar el enfoque e identificar posibles vendedores.

Procesos de Planificacin - Adquisicin

Puede incluir:
Tipos de contratos. Garantas.
Responsables (estimacin, evaluacin, compras, negociacin,
coordinacin, decisiones, etc.)
Documentos de la adquisicin. Criterios.
Coordinacin de las adquisiciones con otros aspectos del
proyecto.
Restricciones y asunciones (supuestos)
Estimacin de recursos (actividades y programa)
Det. fechas planificadas en c/contrato. Coordinacin c/
cronograma.
Identificacin de vendedores seleccionados precalificados
Mtricas para gestionar contratos y evaluar vendedores.

Procesos de Ejecucin
Dirigir y gestionar la direccin del proyecto
Procesos des;nados a realizar el trabajo denido en el plan de direccin del
proyecto a n de cumplir con las especicaciones del mismo.

coordinar personas y recursos

cambios + cambios
uso de recursos
uso del presupuesto

Procesos de Ejecucin

Realizar Aseguramiento de Calidad

Realizar las ac;vidades
planicadas de calidad a
n de garan;zar que el
proyecto u;lice todos los
procesos necesarios para
sa;sfacer los requisitos
de calidad establecidos.

Adquirir el equipo de proyecto

Conrmar los RRHH
disponibles
Formar el equipo
necesario para completar
las asignaciones del
proyecto

Procesos de Ejecucin

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Mejorar las
competencias, la
interaccin
(miembros equipo) y
el ambiente
Dirigir el equipo de proyecto
Realizar seguimiento del
desempeo del Equipo,
proporcionar
retroalimentacin, resolver
problemas y ges;onar
cambios

Procesos de Ejecucin

Distribuir la Informacin

Poner la informacin
necesaria a disposicin
de los interesados (en
tiempo y forma).
Ges9onar las expecta9vas de los interesados
Actitud proactiva
Comunicacin y trabajo en
conjunto con los interesados
(para satisfacer necesidades
y abordar problemas)

Procesos de Ejecucin

Efectuar las Adquisiciones

Procedimientos necesarios para

formalizar las adquisiciones
analizar ofertas,
seleccionar posibles vendedores,
negociar prestacin
adjudicar contratos

Procedimiento de Seguimiento y Control

Seguimiento: obtencin y anlisis de la informacin sobre el desempeo
(de lo planificado) hasta el momento en que se realiza el control
(identificar variaciones, proyectar desempeo)
Control: tomar acciones (en base a la informacin entregada por el
seguimiento), actuando sobre los factores que estn produciendo
variaciones
sobre aquellos elementos con el mayor impacto potencial sobre las
variables relevantes del proyecto.
cmo hacemos efectivo el seguimiento y control?
Medir el desempeo de manera sistemtica y regular
Utilizar indicadores de desempeo adecuados (sobre los procesos y
variables relevantes)
Informes especficos, concretos y fundados en evidencia.

Indicadores de Desempeo
Construccin: avance
Productividad Rendimientos
Abastecimientos. Adquisiciones

Diseo
No de cambios en planos vs. No de Planos
HH por plano

Planificacin y Control
Efectividad Planificacin: No Actividades. programadas y ejecutadas vs. No Actividades
Programadas (para un periodo)
Rendimiento de la Mano de Obra
Rentabilidad Final del Proyecto
Efectividad de Subcontratistas

Subcontratos
Efectividad de Subcontratistas
% del Monto de Subcontratos vs. Monto de Contrato
% de Obra Subcontratos vs. Volumen Total de Obra

Mquinas
Eficiencia Uso de Equipos: Horas Mquina Reales / Horas
Mquinas presupuestadas

Indicadores de Desempeo - Resultados

Plazo
Desviacin de Plazo: Duracin Real vs. Presupuestada
% del Proyecto Retrasado
Desviacin de Plazo por Proyecto
Costo
Desviacin del Costo: Costo Real vs. Presupuestado
Desviacin del Costo por Proyecto
Mano de Obra
Eficiencia MO ($): Costo Real MO vs. Costo Presupuestado MO
Calidad
Costo Reclamos del Cliente vs. Costo Total del Proyecto
No de reclamos
Alcance
Cambio del Monto del Contrato
Precio de venta del Contrato Final vs. Precio de Contrato Inicial

Procedimiento de Seguimiento y Control - Cambios

CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS

SOLICITUD

Cualquier miembro del

Equipos o interesados

ANALISIS DE IMPACTO
Alcance / Tiempo / Costos

Integrantes del Equipo

Responsables de la
implementacin

APROBACION DE LA
IMPLEMENTACIN

ACTUALIZACIN DE PLANES

Comit de cambios Sponsor

Project Oce

COMUNICACION
IMPLEMENTACIN

A solicitante e involucrados

Equipo de Proyecto

Procesos de Seguimiento y Control

Vericar el Alcance
Es el proceso que
considera la aceptacin
(formal) de los
entregables del proyecto
Entradas
1. Plan de Ges;n
de Proyecto
2.Inf. desempeo
del trabajo
3. Requerimientos
documentados
4. Matriz
rastreabilidad de
requisitos
5. Ac;vos procesos
de la organizacin

Entradas
1.Plan de Ges;n
de Proyecto
2. Requerimientos
documentados
3.Matriz
rastreabilidad de
requisitos
4. Validacin
entregables

Salidas
1. Medicin
desempeo trabajo
2. Ac;vos procesos
organizacional
3. Cambios requeridos
4. Ac;vos Plan ges;n
proyecto
5. Actualizacin
documentos del
proyecto

Entradas
1. Aceptacin
entregables
2. Cambios
requeridos
3. Actualizacin
documento del
proyecto

Controlar el alcance.

Es el proceso que considera el

seguimiento del estado del alcance
del proyecto y del producto, y que
ges;ona los cambios a la lnea
base del alcance
Iden;car los cambios en el alcance
Determinar los factores que ocasionan los
cambios
Inuir en los factores que producen los
cambios
Ges;onar los cambios reales

Proceso de Seguimiento y Control - Cambios

Control de Cambios en el Alcance

Proceso de Seguimiento y Control - Plazos

Control del programa (cronograma)

determinar el estado actual del cronograma del proyecto,

determinar que parte del cronograma ha cambiado
inuir sobre los factores que crean cambios en el cronograma,
ges;onar los cambios reales a medida que suceden (como parte
del Control Integrado de Cambios)
Herramientas
Informe de avance
Control cambios cronograma.
Medicin rendimiento
Soware de ges;n de
proyecto

Proceso de Seguimiento y Control - Costos

Control de Costos

Implica realizar todas aquellas acciones que permitan efectuar

un seguimiento y control efec;vo de los costos del proyecto,
posibilitando inuir sobre los factores que crean las variaciones del
costo y controlar los cambios en el presupuesto.
Influir sobre los factores que producen cambios en la LBC
Asegurar que los cambios solicitados sean acordados y aprobados. (registrar, informar
cambios aprobados a interesados).
Asegurar que posibles sobrecostos
no excedan la financiacin autorizada.
Realizar seguimiento del rendimiento del
costo (detectar y entender variaciones
respecto LBC)
Actuar para mantener sobrecostos
esperados dentro de lmites aceptables

Proceso de Seguimiento y Control - Costos

Desempeo de las variables relevantes. Valor Ganado
Permite evaluar el desempeo global del proyecto. Integra las mediciones del alcance
del proyecto, costo y cronograma.
Valor Planificado (PV): es el valor estimado, de acuerdo al presupuesto acordado,
de las tareas que se han previsto realizar en un perodo de tiempo dado.
Valor Ganado (EV): es el valor, segn presupuesto, de todas las tareas
efectivamente realizadas durante un perodo de tiempo (costo, segn presupuesto,
del trabajo ejecutado)
Costo Real (AC):es el total de los costos incurridos para ejecutar las tareas
efectivamente realizadas en el perodo dado.
Variacin del Cronograma: SV=EV-PV
Valor ganado (EV) - Valor planificado (PV).
Es una medida del desempeo del cronograma en un proyecto
Variacin del Costo: CV=EV-AC
Valor ganado (EV) - Costos reales (AC)
Es una medida del desempeo del costo en un proyecto.

Control de Proyecto
Variacin del Cronograma: SV = EV - PV
Variacin del Costo: CV = EV - AC
ndice de desempeo del Cronograma: SP = EV / PV
ndice de desempeo de Costos: CP = EV / AC

GRUPO DE PROCESO DE CIERRE

Procesos de la DP (PMI): Cierre

Cierre Administra9vo

Evaluar desempeo del proyecto (s/cumplimiento de

obje;vos y comportamiento de variables) (global/por fase)
Procesar e incorporar informacin p/futuros proyectos.
Recabar registros del proyecto
Analizar e incorporar lecciones aprendidas.
Evaluar sa;sfaccin de clientes
Reintegro del RRHH asignado al proyecto
Adquisicin y almacenamiento de informacin relevante

Procesos de la DP (PMI): Cierre

Cierre de los aprovisionamientos y contratos
Completar y cerrar todos los contratos (incluyendo reclamos
pendientes)
Completar todas las actividades vinculadas al cierre
administrativo formal del proyecto, verificando el producto del
mismo.

Conclusiones

Mayormente el xito de un proyecto se mide a travs del cumplimiento de

sus objetivos (vinculados generalmente al costo, el plazo y la calidad). Por
eso la gestin integral de proyectos constituye una alternativa vlida y
sustentable para la gestin efectiva de los mismos, proporcionando mayor
competitividad y rentabilidad a las organizaciones que la aplican.
La metodologa propuesta permite adaptarse a cualquier tipo de proyecto,
independientemente de sus caractersticas y fase de desarrollo en que se
encuentre.
Posibilita una visin integral del proyecto, y su integracin con las dems
actividades de la organizacin, promoviendo el orden, la optimizacin de
recursos, la potenciacin del RRHH y la satisfaccin de todos los
involucrados.
Integra las variables relevantes del proyecto.
La gestin proactiva propuesta, basada en el enfoque de procesos, debe
estar respaldada por equipos multidisciplinarios conformados por
profesionales capacitados en los procesos centrales asociados a las
variables relevantes del proyecto.