DOCUMENTO FUENTE

1. Documento fuente es el documento o escrito original debidamente

autorizado que una entidad emite o recibe para captar, justificar,
controlar y comprobar con evidencia clara que una transaccin o
transformacin interna fue realmente efectuada, aportando los datos
necesarios para su registro en el sistema de informacin financiera.
2. Es el justificante propio o ajeno que da origen a un asiento contable.
Contiene, la informacin necesaria para el registro contable de una
operacin, y tiene la funcin de comprobar razonablemente la
realidad de dicha operacin. Dichos documentos se dividen en:
a) Documentos Justificativos que son todas las disposiciones y
documentos legales que determinan las obligaciones y derechos de la
dependencia o entidad para demostrar que cumpli con los
ordenamientos jurdicos y normativos aplicables.
b) Documentos Comprobatorios son los documentos originales
que generan y amparan los registros contables de la dependencia o
entidad.
3. La realizacin del Documento Fuente puede ser propia (es decir de la
empresa que lo posee) o ajena (de un cliente o proveedor).
Por ejemplo puede ser una factura que entreg un proveedor a quien
se le compr mercadera o una factura propia, que indique una venta.
Con cada documento fuente que se emita o se obtenga se irn
realizando los asientos que configuran la contabilidad de la empresa.
Otros pueden ser un cheque cancelado, una nota de crdito para un
cliente de devolucin o la cinta de la caja registradora.
4. Definicin Propia:
Un documento fuente, es un comprobante con el cual la entidad
puede llevar el orden de lo que est adquiriendo o est por adquirir,
con cada documento har un registro contable, el cual servir para
justificar cada transaccin realizada o por hacer. Es necesario contar
con todos los datos de la operacin para colocarla en el sistema de
informacin financiera.
Importancia de los documentos fuente
La obtencin y conservacin de los documentos fuente es necesaria e
indispensable porque:
Los documentos fuente (o sus copias o equivalentes electrnicos) forman
parte de la primera fase del proceso contable denominada captacin de
datos.
Permiten el control de las operaciones practicadas por la entidad y la
comprobacin de los asientos de contabilidad.
Los auditores independientes y los organismos de fiscalizacin interna
(auditores internos) los requieren para realizar su trabajo.
Son requeridos por disposiciones legales (especialmente de carcter fiscal y
mercantil). En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que
intervienen en una determinada operacin, o sea sus derechos y
obligaciones.

Puede ser til como elemento de prueba en casos de controversia para

demostrar la realizacin de los actos de comercio.

Funciones de los documentos fuente

Funcin contable. Los comprobantes son el elemento fundamental para
contabilizar las operaciones. Todas las operaciones econmicas que realizan
las entidades deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su
vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben
soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas.
Funcin de control. El comprobante es un elemento para el control posterior
de los registros efectuados. Permite a los auditores determinar si los
registros contables estn debidamente respaldados por documentos que
acatan las formalidades vigentes.
Debido a esta necesidad de justificar, controlar y comprobar las operaciones
registradas, se acostumbra anexar a cada asiento contable los documentos
fuente correspondientes, con excepcin de aquellas que no tienen un
documento fuente como es el caso de los asientos de correccin, ajustes y
cierre.
Funcin jurdica. Los comprobantes tienen valor probatorio en juicios si
cumplen con los requisitos legales.
Funcin impositiva. Los comprobantes sirven al contribuyente para probar la
veracidad de sus declaraciones fiscales y permiten a las autoridades
tributarias controlar la exactitud de los montos imponibles a los sujetos
pasivos de los impuestos.
Forma de los documentos fuente
Los documentos fuente se elaboran en original y con tantas copias como
exijan las necesidades de la entidad. Deben elaborarse en forma ordenada y
resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se
realizan en una entidad.
La mayor parte de los documentos fuente han sido escritos en papel, pero
existe una tendencia creciente a respaldar algunas operaciones en medios
magnticos o digitales.
Requisitos de los documentos fuente
Los comprobantes son documentos formales y en su confeccin deben
respetarse determinadas normas impuestas por la ley y por las prcticas
comerciales. Deben ser elaborados en formas impresas especialmente
preparadas.
Todos los documentos fuente deben contener la siguiente informacin
general:
Nombre o razn social de la entidad que lo emite.
Nombre, nmero (folio) y fecha del comprobante.
Descripcin del contenido del documento.

Firmas o alguna forma de vincular a los responsables de elaborar,

revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

Formato
El documento fuente puede crearse en papel o en formato electrnico. De
hecho, los sistemas que se utilizan actualmente para llevar la contabilidad
de las empresas permiten escanear los documentos recibidos en papel e
integrarlos como imagen a la informacin general de la compaa.
Pero tambin hay casos en que no se incluyen como imagen, sino que el
programa dispone de una funcin de formularios en la que se insertan los
datos de los documentos fuente y se generan como comprobantes
electrnicos, con el mismo valor que el original.
Firma. Adems de incluir los requisitos de fecha, propsito y valor, es
deseable que los documentos fuente incluyan el nombre y la direccin de
las partes que participaron en la transaccin.

DOCUMENTO FUENTE
Compra de Escritorio y Venta de Sillas
corresponde el documento fuente de
Factura.
FACTURA: Es un documento tributario de compra y venta que registra la
transaccin comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante
tiene para acreditar la venta de mercaderas u otros afectos, porque con ella
queda concluida la operacin.
La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega
en uso o la prestacin de servicios cuando la operacin se realice con
sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crdito
fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar
gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de
exportacin.
Elementos que la Integran
Fecha de la operacin
Monto de la operacin
Datos de identificacin del vendedor
Datos de identificacin del comprador
Descripcin de las mercancas (modelo, tamao, marca, etctera).
Fecha de pago
Las condiciones para el reclamo o devolucin
Caractersticas principales
Se originan por la compra - venta de bienes
Expresan la conformidad tanto del proveedor como el cliente

Pago de renta corresponde el documento

fuente de Recibo de Arrendamiento.
RECIBOS: El recibo es un documento, mediante el cual una persona acredita
haber recibido de otra una determinada suma de dinero en efectivo o en
especie y sirve de comprobante de pago.
RECIBOS DE ARRENDAMIENTO: Es un contrato mediante el cual la
arrendadora se compromete a otorgar el uso o goce temporal de un bien al
arrendatario, ya sea persona fsica o moral, obligndose este ltimo a pagar
una renta peridica que cubra el valor original del bien, ms la carga
financiera, y los gastos adicionales que contemple el contrato.
es una de las formas de adquirir bienes, por lo general activos fijos, que se
encuentra regulada por la Ley General de Organizaciones y Actividades
Auxiliares del Crdito, por considerar que se trata de operaciones
financieras.La libertad para concluir y contratar, y para darle contenido, es
amplsima; nicamente hay un triple lmite: respetar la Ley, la moral y el
orden pblico. Dentro de ese lmite, la persona tiene autonoma para poder
regular sus intereses y relaciones.
Dicha Ley define al contrato de arrendamiento financiero como aqul por el
cual la arrendadora financiera se obliga a adquirir determinados bienes y a
conceder su uso o goce temporal, a plazo forzoso, a una persona fsica o
moral, obligndose sta a pagar como contraprestacin que se liquidar en
pagos parciales, segn se convenga, una cantidad de dinero determinada o
determinable, que cubra el valor de adquisicin de los bienes, las cargas
financieras y los dems accesorios.
Este tipo de contrato puede realizarse por escrito o bien de forma verbal,
aunque es aconsejable la primera opcin para poder ejercitar los derechos y
obligaciones que ofrece la legislacin espaola, especialmente las distintas
leyes de arrendamientos urbanos que regulan estos contratos y que
diferencian entre viviendas y locales de uso distinto a vivienda.
Elementos que la Integran:
Contrato de arrendamiento
Declaracin del arrendador
Declaracin del arrendatario
Declaracin de ambas partes
Clusulas
Firma de testigos

Pago
de
corresponde
Cheque.

Comisiones
el documento

Bancarias
fuente de

CHEQUE
Orden o mandato de pago incorporado a un ttulo de crdito que permite al
librador disponer, en favor de una determinada persona o del simple
portador del ttulo, de fondos que tenga disponibles en un banco.
Requisitos del cheque:
La denominacin de cheque inserta en el texto mismo del ttulo.

El mandato puro y simple de pagar una suma determinada de dinero.

El nombre del que debe pagar (al que se denomina librado), que
por fuerza ha de ser
un banco.
El lugar de pago
La fecha
El lugar de la emisin del cheque
El cheque puede ser librado para que se pague a persona determinada, con
o sin clusula a la orden o 'no a la orden'; puede tambin ser librado para
que se pague al portador.
El cheque al portador se trasmite mediante su entrega o tradicin; el
cheque extendido a favor de una persona concreta, con o sin la clusula 'a
la orden'.
El endoso deber ser total, puro y simple; deber, adems, escribirse en el
cheque y ser firmado por el endosante. El endoso transmite todos los
derechos resultantes del cheque.

Deposito
por
apertura
de
cuenta
bancaria corresponde el documento
fuente de Ficha de Depsito Bancario.
Una ficha de depsito bancario es un formulario impreso que acompaa a
los depsitos bancarios. El depositante rellena la ficha de depsito bancario
para indicar qu tipo de fondos se depositan y en que cuentas deben ser
depositados.

Aumento de capital corresponde

documento fuente de Recibo de Caja

el

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los

ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al
cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para
anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un dbito a la cuenta de caja y el crdito
de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es
un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa
por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte
es la factura.