Procedimiento para la realizacin de la auditora de mantenimiento (Borroto Pentn, 20

09)
En la actualidad en Cuba ministerios y entidades tienen establecido como llevar
a cabo el mantenimiento en las organizaciones, aunque no todos evaluan la gestin
del mantenimiento a travs de la realizacin de una auditora operacional. A continua
cin se explica un procedimiento general diseado con estos fines (Ver figura 1).
Figura 1 Procedimiento de auditora de mantenimiento.
Etapa 1: Inicio de la auditora de mantenimiento
En esta primera etapa del procedimiento se debe seleccionar el equipo auditor. S
e prepara el plan de auditora y se asignan las tareas en dependencia de las compe
tencias de los auditores.
Paso 1.1 Seleccin del equipo auditor
Se debe seleccionar el equipo auditor teniendo en cuenta las competencias necesa
rias para lograr los objetivos de la auditora. Ser un equipo creado ad hoc y se de
be garantizar su total independencia en la realizacin de la auditora, para lo cual
como premisa, dichos auditores deben ser ajenos a las responsabilidades inheren
tes a cualquier aspecto a auditar.
Los auditores deben tener conocimiento y capacidad para:
Recopilar informacin a travs de los mtodos diseados con estos fines.
Verificar que la evidencia de la auditora sea suficiente.
Evaluar los hallazgos de la auditora.
Preparar el informe de la auditora.
Paso 1.2 Preparacin del plan de auditora
El jefe del equipo auditor deber preparar un plan de auditora que proporcione la
base para el acuerdo entre todos los implicados. Este plan incluir: la definicin d
e los objetivos, el alcance, los criterios de la auditora, la asignacin de recurso
s y la elaboracin del cronograma de realizacin.
Los objetivos deben ser definidos por el cliente de la auditora, estos pueden ser
:
?
Comprobar y valorar la adecuacin y eficiencia de los medios y sistemas pa
ra la consecucin de los objetivos.
?
Comprobar y valorar el grado de cumplimiento de los objetivos del servic
io.
?
Comprobar y valorar la existencia de sistemas organizativos y de control
idneos a las necesidades de la gestin.
?
Evaluar la gestin del mantenimiento.
?
Elaborar un plan de reformas para potenciar la eficacia del servicio y e
l cumplimiento de los objetivos parciales y generales del mismo.
El alcance de la auditora define la extensin y los lmites de la misma. Para la defi
nicin del alcance de la auditora se recomienda realizar un trabajo en grupo con es
pecialistas y un anlisis detallado de la literatura y se determinar las reas y fun
ciones a auditar.
La experiencia prctica de los autores indica que la duracin de la auditora de mante
nimiento se estima como mximo en 5 das. De la misma forma, la informacin necesaria
para la realizacin de la auditora debe cubrir como mnimo un perodo de tiempo de seis
meses.
Los criterios de la auditora de manera general lo constituyen el conjunto de polti
cas, procedimientos y los requisitos, los cuales se utilizan como una referencia
con la cual es comparada la evidencia de la auditora. En este caso se propone tr
abajar con estndares de mantenimiento, muchos de ellos definidos en la literatura
consultada [Garca Garrido, (2003), Borroto Pentn y De posada Lemus (2009), Alfons
o LLanes (2008) y Velsquez Daz (2009); otros derivados del estudio realizado con e
specialistas y la experiencia de los autores de esta investigacin.
Los recursos asignados deben ser garantizados por el cliente de la auditora. El c
ronograma de realizacin de la auditora de mantenimiento es elaborado por el jefe d
el equipo auditor, considerando el alcance de las actividades de la auditora in s
itu.
Paso 1.3 Asignacin de tareas
El jefe del equipo auditor realizar la asignacin de tareas a cada miembro del equi

po, considerando la competencia y la independencia de los auditores y el uso efi

caz de los recursos.
Etapa 2: Realizacin de las actividades de la auditora in situ
En esta etapa se realiza la reunin de apertura de la auditora y el diagnstico de ma
ntenimiento.
Paso 2.1 Realizacin de la reunin de apertura
Coincidiendo con lo planteado en la ISO 19011:2002 en esta reunin participa la d
ireccin de los auditados y el equipo auditor. La misma es dirigida por el jefe de
l equipo auditor el cual presenta al equipo auditor y el plan de auditora.
Paso 2.2 Realizacin del diagnstico de mantenimiento
La realizacin del diagnstico de mantenimiento constituye un elemento muy important
e en la auditora, ya que permite detectar las fortalezas y debilidades de la empr
esa objeto de estudio respecto a la gestin del mantenimiento. Una vez realizado e
l diagnstico se traza un plan de accin que solucione las deficiencias detectadas.
La recopilacin, verificacin y anlisis de la informacin se propone realizarla a travs
de examen documental, observacin directa, entrevistas y guas de diagnstico que con
tengan los estndares para evaluar la gestin del mantenimiento.
Etapa 3: Anlisis de los resultados de la auditora de mantenimiento
Para llevar a cabo el anlisis de los resultados de la auditora de mantenimiento s
e propone realizar las siguientes acciones: Paso 3.1 Evaluacin de las reas y funci
ones auditadas, Paso 3.2 Evaluacin de la gestin del mantenimiento, Paso 3.3 Conclu
siones de la auditora.
Paso 3.1 Evaluacin de las reas y funciones auditadas
Cada uno de los aspectos analizados en las distintas funciones pertenecientes a
las reas auditadas se valoran (De Posada Lemus, 2009 y Borroto Pentn, 2005) en una
escala de 0 a 3, donde:
0 si el aspecto considerado en la pregunta est ausente.
?
Es
?
Es 1 si el aspecto considerado se alcanza deficientemente.
?
Es 2 si se alcanza, aunque an puede mejorar.
?
Es 3 si se alcanza de forma ptima.
Para todos los aspectos evaluados se deben indicar posibles valoraciones de refe
rencia.
Para realizar la evaluacin de las reas y funciones auditadas, fueron adaptadas un
conjunto de expresiones de clculo propuestas por Corretger Rauet [1996], que perm
iten determinar el peso o la importancia relativa de las reas y funciones auditad
as y de esta forma realizar una evaluacin ms objetiva de la gestin del mantenimient
o.
Para cada una de las funciones valoradas por el equipo auditor se propone realiz
ar su evaluacin a travs de la expresin siguiente:
(1.1)
Siendo:
: evaluacin de la funcin d correspondiente al rea g.
: peso de la funcin d correspondiente al rea g.
: valoracin promedio de la funcin d correspondiente al rea g.
La suma de las evaluaciones de las funciones dar el resultado del rea, esto es:
(1.2)
Siendo:
: resultado del rea g ( )
d=1, mg Siendo m la cantidad de funciones a auditar en cada rea g.
La evaluacin de cada una de las reas se calcular segn la expresin siguiente:
(1.3)
Siendo:
: evaluacin del rea g.
: peso del rea g.
Como se puede apreciar para realizar los clculos con las expresiones anteriores (
1.1, 1.2, 1.3), es necesario determinar el peso o importancia relativa de cada r

ea y de cada funcin auditada. Ello deber sustentarse en el anlisis realizado por el

equipo auditor.
Para la determinacin de los pesos se ha propuesto un procedimiento especfico (ver
Figura 2), basado en el mtodo multicriterio subjetivo de ordenacin simple para la
asignacin de pesos. Este procedimiento consta de tres pasos los cules se describe
n a continuacin:
Figura 2 Procedimiento de asignacin de pesos por el Mtodo de Ordenacin Simple. Fue
nte: Borroto Pentn, 2005.
1. Asignacin a las reas y a las funciones de un orden de prioridad
Los expertos asignan a las reas y funciones un orden de prioridad,
de 1 a n en el
caso de las reas y de 1 a mg en el caso de las funciones, segn la preferencia o nive
l de importancia que poseen para el evaluador, de forma tal que el valor 1 represe
ntar el de menor importancia en la gestin del mantenimiento en la empresa. Este es
un aspecto que requiere de un perodo de reflexin de los auditores, a fin de que
los resultados finales no puedan ser objetados con el argumento de que no se ha
contado con todos y que en el caso de haber considerado su opinin, los resultados
podran haber sido diferentes.
2. Anlisis de la concordancia en el juicio de los expertos
Una vez asignado el orden de prioridad a las reas y funciones a auditar se determ
ina si existe concordancia o no en el juicio de los expertos. Para esto se recom
ienda utilizar la Prueba de concordancia de Kendall referida por Siegel (1972).
En caso de no existir concordancia entre el juicio de los expertos se vuelve al
paso 1.
De comprobar la existencia de concordancia entre los expertos, se ordenan defini
tivamente las reas y funciones a auditar dado por el valor de las diversas sumas
de rango. Con este orden definitivo se calcula el peso de las reas y funciones a
auditar, y a travs del mtodo de ordenacin simple que es el mtodo multicriterio d
e clculo de peso que se recomienda utilizar, aunque se pueden utilizar otros mtodo
s de clculo subjetivos para la determinacin del peso de cada criterio.
Paso 3.2 Evaluacin de la gestin del mantenimiento
Para la evaluacin de la gestin de manteniendo se propone el Indicador nivel de la
gestin del mantenimiento (INM):
(1.4)
Para la valoracin del INM se utiliza una escala en forma porcentual (Tabla 1.2).
Realizada la auditora de mantenimiento, se recomienda graficar los resultados de
la misma en un radar de control donde se pueda observar el porcentaje que repres
enta la evaluacin del rea respecto a su evaluacin ideal. La observacin del radar de
control le permitir a la empresa incidir en las reas de peores resultados, tratand
o de mantener un equilibrio entre todas las reas auditadas.
Tabla 1.2 Escala para la evaluacin de la gestin del mantenimiento
Intervalos de INM (%) Evaluacin de la gestin
(95= INM =100) EXCELENTE
(85= INM <95) BIEN
(60= INM < 85) ACEPTABLE
(INM< 60)
DEFICIENTE
Fuente: Borroto Pentn, 2005.
Puede utilizarse la tcnica grfica del RADAR para mejor visualizacin, como se muestr
a:
Una vez obtenida la evaluacin de la gestin del mantenimiento en la empresa objeto
de estudio, el equipo auditor elabora un informe con los resultados obtenidos y
las recomendaciones propuestas y se realiza la reunin de cierre de la auditora.
Las conclusiones de la auditora pueden indicar la necesidad de acciones correctiv
as, preventivas y/o de mejora, segn sea aplicable. Para verificar la implementacin
de dichas acciones y su eficacia se recomienda realizar una auditora de mantenim
iento a los 6 meses de implementadas las mismas.
A continuacin se enumeran algunos aspectos que podran ser incluidos en el informe:

1.
2.
3.
4.

Objeto
Alcance de la auditora
Documentacin de referencia
Datos generales de la planta o instalacin
4.1. Grado de automatizacin
4.2. Antigedad de las instalaciones
4.3. Ubicacin geogrfica. Problemas derivados de esa ubicacin
4.4. Jornada de trabajo
5. Diagnstico de mantenimiento: reas y funciones evaluadas.
6. Resumen de los problemas detectados de la auditora.
Este informe debe identificar como problemas detectados a todos aquellos aspecto
s cuya valoracin sea 0 1, o sea, mediante una expresin numrica debe quedar expresad
o cuales son aquellas reas que requieren mayor atencin. De igual modo deben quedar
apuntadas las acciones correctivas a emprender.
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
1.
Amndola, L. (2003). Indicadores de confiabilidad propulsores en la gestin
del mantenimiento. Revisado el 4 de noviembre de 2004: http://www.mantenimientom
undial.com/notas/propulsores.asp.
2.
Amndola, L. (2002). Modelos Mixtos de Confiabilidad. Revisado el 3 de dic
iembre de 2004: http://datastream.net/latinamrica/libroamndola/default.asp?lang=es
p.
3.
Barba-Romero, S. & Pomerol, J. C. (1997). Decisiones multicriterio. Fund
amentos tericos y utilizacin prctica. Universidad de Alcal. Madrid, Coleccin de Econo
ma.
4.
Benaim, S. et al. (1994). Mantenimiento de edificios para la salud. Buen
os Aires, Argentina, OPS, CAM.
5.
Borroto Pentn, Yodaira et. al. (2005). Contribucin al mejoramiento de la g
estin de mantenimiento en hospitales en Cuba. Aplicacin en hospitales de la provin
cia Villa Clara. Tesis Doctoral. UCLV. Santa Clara, Cuba.
6.
Corretger Rauet, M. (1996). Auditora y autoevaluacin del mantenimiento. Re
vista Mantenimiento, Espaa. 100: 21-28.
7.
De la Paz Martnez, Estrella M. (1996). Perfeccionamiento del sistema de
mantenimiento en la Industria Textil Cubana. Aplicacin en la Empresa Textil "
Desembarco del Granma". Santa Clara, Cuba, UCLV. Tesis Doctoral.
8.
Dounce Villanueva, E. (1998). La productividad en el mantenimiento indus
trial. Compaa Editorial Continental, S.A. de C. V. Mxico.
9.
Ellmann, H. (1997). Por qu el mantenimiento predictivo antes que preventiv
o? Revista Mantenimiento, Espaa. 10: 44-51.
10.
Encinas Beltrn, V. (2000). Mantenimiento basado en tecnologa de avanzada:
un enfoque para el prximo milenio. Revista Mantenimiento, Costa Rica. 11: 3-7.
11.
Fabrs Daz, J. L. (1991). Auditoras en mantenimiento: un paso inicial para m
ejorar la competitividad. Revisado 15 de marzo de 2002: http://www.apics.org/sig
s/articles/fall99PI.htm.
12.
Fernndez, J., Matos, J. & Prim, R. (1983). Sistema de Mantenimiento Preve
ntivo Planificado. Editorial Cientfico-Tcnica. Ciudad de La Habana.
13.
Garca, Garrido, S. (2003). Organizacin y gestin integral de mantenimiento.
Ediciones Daz de Santos. Espaa. 304p.
14.
Gonzlez Luque, J. L. (2002). Mantenimiento Hospitalario. Hospital Regiona
l "Carlos Haya". Mlaga, Espaa. Monografa.
15.
Gonzlez Fernndez Francisco Jacier. Auditora de mtto e indicadores de gestin.
2da edicin. Fundacin Confemetal.
16.
Idhammar, B. (1984). Maintenance and Reliability. North Carolina, USA, I
dhammar Konsult AB.
17.
Juric Komorski, Z. (1995). La auditora y el autodiagnstico del mantenimien
to industrial. Revista Mantenimiento, Espaa. 84:
18.
Kamenitzer, S. E. (1985). Organizacin, planificacin y direccin de la activi
dad de las empresas industriales. La Habana, Editorial Pueblo y Educacin.
19.
Larralde Ledo, E. (1994). Mtodos de evaluacin de la gestin de mantenimiento
. Revista Mantenimiento, Espaa. 72: 7-13.

20.
Lezana, E. (1996). Mantenimiento centrado en la fiabilidad (RCM). Revist
a Mantenimiento, Espaa. 91: 25-36.
21.
Lloret, J. (1994). Mantenimiento y gestin de edificios sanitarios. Revist
a Mantenimiento, Espaa. 73: 5-9.
22.
Lourival Tavares, A. (1999). Administracin moderna de Mantenimiento, Edit
orial Novopolo, Publicaciones Brasil.
23.
Nakajima, S. (1988). Introduction to TPM. Productivity Press. Cambridge,
Massachusetts.
24.
Navarrete Prez, E. & Gonzlez Martn, J. R. (1986). Mantenimiento Industrial.
ISPJAE. Ciudad de la Habana.
25.
Omarov, A. M. (1977). Economa de empresas industriales. La Habana, Editor
ial Orbe.
26.
Prez Jaramillo, C. (1992). Gerencia de Mantenimiento y Sistemas de Inform
acin. Colombia, Soporte y CIA. LTDA.
27.
Portuondo Pichardo, F & Prez Tejeda, A (1994). Seleccin y diseo de un siste
ma de mantenimiento. Ciudad de La Habana, ISPJAE.
28.
Portuondo Pichardo, F. (1990). Economa de Empresas Industriales. (2 parte
s). Ciudad de la Habana, Editorial Pueblo y Educacin.
29.
Portuondo Pichardo, F., Montes de Oca Oubia, B. & Morera Morera, J.D. (19
89). Sistema alterno de mantenimiento. Revista Ingeniera Industrial, Cuba. 10: 11
3-120.
30.
Zambrano, S. & Leal, S. (2005). Fundamentos bsicos de mantenimiento. Lith
o Arte. Venezuela. 130p.