GUA PARA LA ORGANIZACIN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS GENERADOS EN LA

EJECUCIN DE PROYECTOS

I.

EXPEDIENTE DE PROYECTO.

Toda la documentacin de un proyecto se organizar obligatoriamente tomando en cuenta

lo siguiente:
a) Se formar un expediente por proyecto; es decir cada proyecto puede tener
varias carpetas (o divisiones) que formarn un expediente, como se observa en
el grfico siguiente:

b) El expediente del proyecto, estar conformado en su interior en carpetas o

divisiones.

Ej: Un expediente de proyecto durante su EJECUCIN (obra) tendr:

- Una carpeta o divisin para la Fiscalizacin
- Una carpeta o divisin para la Supervisin
- Una carpeta o divisin para Descom / ATI
- Una carpeta o divisin Ambiental.
c) Para la ordenacin de cada carpeta o divisin, se debe aplicar obligatoriamente
la Tabla de Formacin de Expedientes de Proyectos, la misma que tiene
incluida las secciones.
(Ver anexo 1)
(Tablas de carpetas: Fiscalizacin, Supervisin, Descom/ATI y Ambiental)
d) Para separar las secciones dentro de cada carpeta, se utilizarn necesariamente
separadores o pestaas (ver modelos adjuntos).
e) Para las carpetas de palanca se emplearn los formatos de lomos prediseados
(ver formatos adjuntos). Opcionalmente se puede emplear papel de colores
segn el siguiente detalle:
-

Carpeta de Fiscalizacin - color azul

Carpeta de Supervisin - color blanco
Carpeta de Descom/ATI color amarillo
Carpeta de Ambiental color verde

f) Cada funcionario y Tcnico Profesional que genere documentacin como Carta,

Informe, Nota Interna, Informe Tcnico, Memorndum, Certificacin, Cheklist,
Resolucin, Acta, Instructivo, Circular y otros deber generar en dos
originales y una copia (o fotocopia). Las mismas que se distribuirn, de
acuerdo al siguiente detalle:

- Un original para el destinatario

- Un original para el archivo en el expediente de proyecto
- La copia o fotocopia para la Secretaria de Gerencia Dptal. (quien
ordenar por el N de CITE del documento otorgado por el
Sistema de Seguimiento y Control de Correspondencia).

g) La correspondencia y documentacin externa de los proyectos que llegue a los

tcnicos profesionales, estos archivarn obligatoriamente en su expediente de
proyecto de acuerdo a los acpites b) y c) arriba sealados.

h) La Gerencia Departamental, as como los tcnicos profesionales, deben

comunicar y exigir a las consultoras externas, empresas constructoras, empresas
o responsable de supervisin, de fiscalizacin y otros que trabajan con los
proyectos, que la documentacin que remitan a EMAGUA debe tener las
siguientes caractersticas mnimas:
- El contenido e informacin debe ser individualizado por proyecto (no
aceptar un documento referido a varios proyectos).
- La documentacin entregada, como planillas, rdenes de cambio,
contratos modificatorios y otros deben ser en 4 (cuatro) ejemplares
originales y en versiones finales, los mismos que se distribuirn de
acuerdo al siguiente detalle:

Un Original para el trmite en Finanzas

Un Original para la Supervisin (al expediente de proyecto)
Un Original para la Fiscalizacin (al expediente de proyecto)
Un Original para devolucin a la empresa Contratista (ser
devuelta por el tcnico inmediatamente aprobada).

- El formato y datos de la documentacin debe ser fcilmente identificable

y legible, que no genere confusin en la cartula, fechas, ttulo completo,
logotipo, periodo, versin, cantidad, etc. (sea anillado, carpeta, planos,
mapas, dvd y otros).
- El nombre del proyecto debe ser completo y claro, con el cdigo SISIN
visible.
i) Sobre la Digitalizacin de documentos de proyectos. Siendo este proceso muy
similar a la parte fsica de archivo. Deber mantener ciertos principios:
- Se debe crear una carpeta con el nombre del proyecto, bajo los mismos
criterios sealados en los acpites a), b) c), f) y g) y Guardar el archivo
en PDF, en la indicada carpeta (tal como si fuera fsicamente real).

- El nombre del archivo PDF generado de la digitalizacin, debe ser

claramente identificable por uno de estos elementos: su cite, cdigo sisin
o ttulo de documento.
- Se debe coordinar con la Unidad de Archivo Central, todos los aspectos
concernientes a la metodologa de digitalizacin que se viene
implementando.

II. GESTIN DE DOCUMENTOS EN GERENCIA DEPARTAMENTAL

SECRETARA DE GERENCIA DEPARTAMENTAL.
La Secretaria de la Gerencia Departamental, tiene funciones definidas en el manual de
funciones de la Entidad.
Como funciones adicionales y apoyo a la Gerencia Departamental, son las siguientes:
a) Aplicar los lineamientos de la presente gua y los procedimientos especficos de
secretariado y gestin de documentos.
b) Administrar y Gestionar toda la correspondencia externa e interna que le deriven
de otras unidades o reas.
c) Aplicar eficazmente los instrumentos de identificacin, registro y flujo de la
correspondencia externa e interna (Hoja de Ruta Interna, Hoja de Ruta Externa,
cuadernos de registro y otros)
d) Aplicar eficientemente el Sistema de Seguimiento y Control de Correspondencia
- SSCC.
e) Organizar y administrar el Archivo de Gestin de la Departamental de acuerdo
a los lineamientos de la Tabla de Formacin de Series, Sub-series y
Expedientes (ver adjunto).
f) Aplicar la Clasificacin, Ordenacin y Descripcin de la documentacin en los
archivadores de palanca, etc.
g) Aplicar los instrumentos definidos por el Archivo Central, como:

Formatos de Lomos (prediseados)

Localizador de Documentos
Modelo de Inventario para Documentacin
Hoja de Registro de Prstamos
Cuaderno de Ingreso y Salida de Trmites
Formulario de Transferencia de Documentacin al Archivo
Central (A-002)
Otros.

REA DE RECEPCIN Y CORRESPONDENCIA.

El rea de Recepcin y Correspondencia, se constituye en la nica instancia de registro y
control de la recepcin y despacho de la correspondencia externa oficial e institucional.
Son funciones del rea de Recepcin y Correspondencia:
a) Aplicar los lineamientos de la presente gua y sus procedimientos especficos.
b) Administrar y gestionar eficientemente toda la correspondencia externa que ingresa
y sale de la Gerencia Departamental, a travs de la empresa de Courier.
c) Aplicar eficazmente los instrumentos de identificacin, registro y flujo de la
correspondencia externa (Hoja de Ruta Interna, Hoja de Ruta Externa, SSCC,
cuadernos de registro y otros).
d) Realizar el control y monitoreo de la correspondencia ingresada a la Departamental,
as como la correspondencia despachada fuera de la entidad.
e) Ofrecer servicios de informacin sobre la correspondencia a beneficiarios y
personal de EMAGUA.
f) Archivar los cuadernos de registros de correspondencia externa; las guas de
Courier y sus reportes1.
g) Emitir reportes peridicos a requerimiento de instancias autorizadas.
h) El rea de Recepcin y Correspondencia, no archiva trmites, ni copias, ni hojas de
ruta, ni documentacin interna ni externa.

1 Nota.- El rea de Recepcin y Correspondencia, no archiva trmites, ni copias, ni

documentacin interna ni externa.

(ANEXO 1)

TABLA DE FORMACIN DE EXPEDIENTES DE PROYECTOS

CARPETA DE FISCALIZACIN
1 DOCUMENTOS DE : CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA
1.1
1.2

Correspondencia Externa Recibida y Despachada

Correspondencia Interna Recibida y Despachada

2 DOCUMENTOS DE AVANCE: (Planillas, rdenes de Cambio y Contratos

Modificatorios)
2.1
2.2
2.3
2.4

Planilla de pago 1
Planilla de pago 2
Planilla de pago. n
Orden de Cambio 1

ORDENAMIENTO

C
C
ORDENAMIENTO

N
N
N
N

2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10

Orden de Cambio 2
Orden de Cambio. n
Contrato Modificatorio 1
Contrato Modificatorio 2
Contrato Modificatorio. n
Planilla de Cierre

3 DOCUMENTOS BSICOS: (Documentos Formales del Proyecto)

3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6

Convenio
Contrato
Licencia Ambiental (o documento similar)
Memorndum de Designacin
Orden de Proceder

N
N
N
N
N
C
ORDENAMIENTO

C
N
C
N
N
C

Acta de Recepcin Definitiva

C = Cronolgico (basado en la fecha del documento)

N = Numrico (basado en el nmero del documento)

CARPETA DE SUPERVISIN
1 DOCUMENTOS DE : CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA
1.1
1.2

Correspondencia Externa Recibida y Despachada

Correspondencia Interna Recibida y Despachada

2 DOCUMENTOS DE AVANCE: (Planillas, rdenes de Cambio y Contratos

Modificatorios)
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7

Planilla de pago 1
Planilla de pago 2
Planilla de pago. n
Orden de Cambio 1
Orden de Cambio 2
Orden de Cambio. n
Contrato Modificatorio 1

ORDENAMIENTO

C
C
ORDENAMIENTO

N
N
N
N
N
N
N

2.8
2.9
2.10

Contrato Modificatorio 2
Contrato Modificatorio. n
Planilla de Cierre

3 DOCUMENTOS BSICOS: (Documentos Formales del Proyecto)

3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6

Convenio
Contrato
Licencia Ambiental (cuando corresponda)
Memorndum de Designacin
Orden de Proceder

N
N
C
ORDENAMIENTO

N
N
C
N
N
C

Acta de Recepcin Definitiva

C = Cronolgico (basado en la fecha del documento)

N = Numrico (basado en el nmero del documento)

CARPETA DESCOM / ATI

1 DOCUMENTOS DE : CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA
1.1
1.2

Correspondencia Externa Recibida y Despachada

Correspondencia Interna Recibida y Despachada

2 DOCUMENTOS DE AVANCE: (..

2.1
2.2
2.3
2.4
2.5

ORDENAMIENTO

C
C
ORDENAMIENTO

3 DOCUMENTOS BSICOS: (Documentos Formales del Proyecto)

3.1
3.2
3.3
3.4
3.5

Convenio
Contrato
Licencia Ambiental
Memorndum
Orden de Proceder

ORDENAMIENTO

N
N
C
N
N

C = Cronolgico (basado en la fecha del documento)

N = Numrico (basado en el nmero del documento)

CARPETA AMBIENTAL
1 DOCUMENTOS DE : CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA
1.1
1.2

Correspondencia Externa Recibida y Despachada

Correspondencia Interna Recibida y Despachada

2 DOCUMENTOS DE AVANCE: (..

2.1
2.2
2.3
2.4
2.5

ORDENAMIENTO

C
C
ORDENAMIENTO

3 DOCUMENTOS BSICOS: (Documentos Formales del Proyecto)

3.1
3.2
3.3
3.4
3.5

ORDENAMIENTO

Convenio
Contrato
Licencia Ambiental
Memorndum
Orden de Proceder

N
N
C
N
N

C = Cronolgico (basado en la fecha del documento)

N = Numrico (basado en el nmero del documento)

UNIDAD GERENCIA DEPARTAMENTAL

(Secretaria)
Tabla de Formacin de Series, Sub-series y Expedientes
1 SERIE DE : CORRESPONDENCIA INTERNA
1.1
1.2
1.3

Carpeta(s) de Correspondencia Interna Recibida por Hoja de Ruta Interna

Carpeta(s) de Correspondencia Interna Despachada por Nmero de CITE

1.4
1.5
1.6
1.7

ORDENAMIENTO

N
N
N

Carpeta(s) de Informes (ordenados por CITE)

Carpeta o Divisin de Memorndums (ordenados por CITE)

Carpeta o Divisin de Instructivos (ordenados por CITE)
Carpeta o Divisin de Circulares (ordenados por CITE)
Cuaderno de Registro (correspondencias)

N
N
N
N

1.8
2 SERIE DE : CORRESPONDENCIA EXTERNA
2.1
2.2

Carpeta(s) de Correspondencia Externa Recibida por Hoja de Ruta Externa

Carpeta(s) de Correspondencia Externa Despachada por CITE (Divisiones por
Fecha)

C = Cronolgico (basado en la fecha del documento)

N = Numrico (basado en el nmero del documento)

ORDENAMIENTO

N
N