Power BI

(borrador)

Excel como instrumento de Business Intelligence.

Transformar datos en conocimientos
Jose Ignacio Gonzlez Gmez

Departamento de Economa Contabilidad y Finanzas - Universidad de La Laguna

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INDICE
1

Introduccin a Power BI (Business Intelligence) .......................................................................... 1

1.1

Concepto de Business Intelligence ................................................................................................ 1

1.2

Como los estamos haciendo ............................................................................................................ 1

1.3

Como mejorar. Haciendo uso de Power BI, elementos que lo integran .......................... 2

Power Query, conexin a fuentes de datos. Buscando y organizando los datos ............... 3
2.1

Objetivo .................................................................................................................................................. 3

2.2

Esquema general de trabajo con Power Querry ..................................................................... 3

2.3

Lenguaje M............................................................................................................................................ 4

2.4

Principales razones para usar Power Query ............................................................................ 5

3 Power Pivot, creando nuestro modelo de datos, administrando una coleccin de

tablas y relaciones desde dentro de Excel. ................................................................................................. 6
3.1

Objetivo .................................................................................................................................................. 6

3.2

Diferencias entre Power Pivot vs Access / Excel ..................................................................... 7

3.2.1

Power Pivot vs Base de datos relacionales (Access) ................................................. 7

3.2.2

Diferencia entre el modelo de datos con Power Pivot vs Excel ............................ 8

3.2.3

Power Pivot vs Tablas Dinmicas ..................................................................................... 9

3.3

Esquema general de funcionamiento ........................................................................................ 11

3.4

Creacin del modelo de datos ...................................................................................................... 12

3.4.1

Obteniendo datos ................................................................................................................... 12

3.4.2

Relacin entre tablas, obsolescencia de la funcin Buscar de Excel ................. 12

3.4.3

Crear una jerarqua de datos............................................................................................. 12

3.5

Cmo se almacenan los datos ...................................................................................................... 13

3.6

Guardar en SharePoint ................................................................................................................... 14

3.7

Clculos en Power Pivot (DAX) .................................................................................................... 14

3.7.1

Qu es DAX?............................................................................................................................ 14

3.7.2

Tipos de clculos. Medidas y columnas calculadas .................................................. 15

3.7.3

Crear frmulas usando la barra de frmulas.............................................................. 16

3.7.4

Usar varias funciones en una frmula ........................................................................... 16

3.7.5

Comparacin de funciones de DAX y funciones de Excel ...................................... 16

3.7.6

Indicadores clave de rendimiento (KPI) en Power Pivot ...................................... 17

3.8
4

En resumen ......................................................................................................................................... 18

Power View, creacin de informes..................................................................................................... 20

4.1

Presentacin y anlisis de datos ................................................................................................. 20

4.2

Se necesita de Power Pivot para crear reportes en Power View ..................................... 20

4.3

En resumen ......................................................................................................................................... 20

Power Map (borrador)............................................................................................................................ 21

5.1

Presentacin ....................................................................................................................................... 21

5.2

En resumen ......................................................................................................................................... 21

Referencias y recursos ............................................................................................................................ 21

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Introduccin a Power BI (Business Intelligence)

1.1

Concepto de Business Intelligence

El Power BI consiste en la integracin de diferentes componentes o elementos orientados

a potenciar el tratamiento de datos y la generacin de informacin desde nuestra hoja de
clculo Excel incrementando as el potencial de esta herramienta, en definitiva Power BI
permite analizar e interactuar con una cantidad masiva de datos dentro de Excel.
De esta forma se pretende dar respuesta desde Excel a la demanda empresarial de
Business Intelligence, y que conceptualmente podemos resumir en los siguientes
trminos:
Es el conjunto de estrategias, tecnologas y metodologas que nos van a
ayudar a convertir los datos en informacin de calidad, y dicha informacin
en conocimiento que nos permita una toma de decisiones ms acertadas y nos
ayude as a mejorar nuestra competitividad
1.2

Como los estamos haciendo

Obtener los datos Exportar a Excel o copiar y pegar Repetir N

Elaborar manualmente mediante frmula

Ilustracin 1

Y, a veces, agregamos tablas y grficos dinmicos

Ilustracin 2

Y si necesitamos hacer ese mismo informe peridicamente? Repetimos todo el

proceso de forma manual
Problema: Trabajo mecnico y tedioso Tiempo consumido Posibilidad de cometer
errores cada vez
Hay solucin. Power BI

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1.3

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Como mejorar. Haciendo uso de Power BI, elementos que lo

integran

Por tanto los complementos de Excel que permiten alcanzar el objetivo planteado del
Business Intelligence son:

Power Query: Facilita el tratamiento y manipulacin de grandes cantidades de

datos de diferentes fuentes, tanto del propio Excel como de otras fuentes externas.
Power Pivot: Complemento que permite procesar gran cantidad de informacin
(datos) compleja en poco tiempo y de manera sencilla generando un modelo de
datos (conjunto de tablas relacionadas).
Power View: Herramienta que sirve para confeccionar presentaciones
interactivas y visualmente intuitivas (a modo de Dashboard o Cuadro de mando).
Power Map: Permite representar mapas georreferenciados o mapas adpatados.

Estos cuatro componentes estn perfectamente integrados aunque puede ser usados
independientemente.
As el Power BI amplia el uso de la hoja de clculo Excel a una herramienta orientada al
Business Intelligence y que en definitiva es la aplicacin de conocimientos derivados del
anlisis de datos para obtener mejores resultados en la empresa,.
Transformar datos en conocimiento
Los pasos a seguir puede ser resumidos bsicamente en:

Crear un modelo de datos:

o Importando datos a Excel
o Ampliando las relaciones del modelo de datos usando Power Pivot y Dax
Creando informes
o Con Power View
o Con Power Map

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Power Query, conexin a fuentes de datos. Buscando y

organizando los datos
2.1

Objetivo

A continuacin presentamos el primer componente y dnde encaja en el concepto Power

BI y como primera aproximacin sealar que el componente Power Query nos permite
enlazar a diferentes orgenes de datos, internos o externos e incluso conectarse a fuentes
pblicas de datos, trabajar con ellos adaptndolos a las necesidades que tengamos y
llevarlos a Excel para seguir trabajando, creando as un modelo de datos (Power Pivot).
Si usamos varios orgenes de datos, podemos filtrar los datos, darles forma, combinarlos
y anexarlos con Power Query... sin tener que incluirlos en Excel y as
posteriormente enviarlos directamente al modelo de datos de Power Pivot e incluso
despus de hacer eso, podemos crear clculos y campos nuevos en Power Pivot para
obtener solo los conjuntos de datos deseados y trabajar directamente con Excel.
2.2

Esquema general de trabajo con Power Querry

Con Power Query, podemos buscar datos en toda la organizacin y a travs de Internet.
Despus de encontrar los datos que deseamos, podemos dar forma a diferentes conjuntos
de datos de distintos orgenes, filtrarlos, combinarlos y anexarlos, todo ello sin tener que
incorporar los datos en Excel. Despus de darle a la consulta la forma que queremos y
filtrarla, podemos descargarla en una hoja de clculo de Excel, en el modelo de datos o
en ambos.
Hay todo tipo de orgenes de datos a los que se puede acceder con Power Query, como
bases de datos de distintos formatos, texto plano, csv, etc.
En el siguiente esquema presentamos un resumen de lo qu es lo que hace? y para
qu sirve? este componente.

1 Extrae
(o importa)

Extrae los datos desde prcticamente cualquier fuente de datos como una
base de datos relacional, un archivo plano, json, xml, Azure, Hadoop y
mucho ms

2 Transforma

Transforma los datos - y al transformar nos referimos un

MUCHAS de cosas, desde fusionar, combinar, limpieza,
aadir o simplemente cambiar de alguna manera y
enriquecerla para su uso posterior.

3 Carga
(Excel o Power Pivot)

Carga los datos transformados a

Excel o Power Pivot para que
podamos analizarlo

Fuente: http://www.poweredsolutions.co

Por tanto del esquema anterior se desprende que Power Query es un complemento de Excel
que permite al usuario conectarse a cualquier origen de datos; transformar, combinar y
adaptar los datos segn la necesidad, y cargarlos a una hoja Excel o a un modelo de datos
(Power Pivot).
Adems, todo el proceso de conexin, transformacin, combinado y adaptacin de los datos
queda grabado para poder ser reutilizado posteriormente a travs del lengiaje .

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Otra forma de ver el esquema de funcionamiento es el siguiente:

En algn momento de la vida de un usuario de Excel, todos nos hemos enfrentado a un

dilema similar. Cmo puedo combinar mltiples hojas, tablas, csv o txt? (puedo
combinarlos juntos??)
Como solamos resolver este escenario
Tiempo atrs (antes Power Query) de hecho, tuvimos algunas formas de hacerlo pero no
eran tan fciles de usar y dependamos en gran medida de codificacin o de alguna manera
tediosa de hacerlo. Las formas ms comunes fueron:
1. Utilizando sentencias SQL para unir mltiples archivos
2. Crear un cdigo VBA que haga el trabajo por mi
3. Ir con la forma tediosa de combinar los archivos manualmente (tal vez con Excel o
con Access)
Pero ahora contamos con una manera ms fcil y optimizada de hacer esto a travs de
PowerQuery .
Antes de empezar, permtanme decir esto en voz alta - Power Query es la mejor herramienta
que Microsoft ha creado para Excel en los ltimos 5 aos.Es como tener una interfaz fcil de
usar que crea algn ultra cdigo VBA optimizado malvado y fresco para m sin necesidad de
aprender cualquier VBA en absoluto
El pblico objetivo que Power Query tiene es mucho ms amplio que el de Power Pivot.
Principalmente porque Power Query se centra en la limpieza, enriquecimiento y la
preparacin de sus datos - lo cual es algo que la mayora de los usuarios de Excel hacen a
diario - y debido a su facilidad de uso.

2.3

Lenguaje M

Otro punto a tomar en consideracin es que Power Query utiliza una interfaz de usuario
distintivo con el fin de trabajar en funcin de cada paso. Esto significa que usted crea
pasos de transformacin. Un poco la forma como primero aade los datos (paso 1), a
continuacin, quita algunas columnas (paso 2) y finalmente renombra algunas otras
columnas (paso 3). Adems, todos estos pasos se convierten a su propio cdigo o lenguaje
llamado lenguaje M que no es similar a DAX o Excel, pero bastante fcil de entender
una vez que entienda los conceptos bsicos.
Presentamos en la siguiente ilustracin un ejemplo en el que se muestra el interfaz de
usuario de Power Query y cmo se crean los pasos y tambin cmo el cdigo M se
muestra a la derecha.

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Si ha intentado ejecutar un cdigo VBA en la nube o en cualquier lugar cerca PowerBI o

SharePoint, obtendr nada porque VBA no es realmente compatible con la web.
Por el contrario, el idioma M y Power
Query estn totalmente soportados en
Power BI y estn liberando
activamente nuevas actualizaciones
sobre una base mensual, ya sea
corrigiendo errores o aadiendo
nuevas caractersticas y sobre todo
fuentes de datos.
Echa un vistazo a esta captura de
pantalla para ver algunas de las
fuentes de datos agregadas ms
recientes donde destaca SAP
y SalesForce estn listadas como
fuentes de datos soportadas para
Power Query as como muchas otras
fuentes de datos)
2.4

Principales razones para usar Power Query

Entre las principales razones para usar este componente destacamos las siguientes:

Facilidad de uso se siente intuitivo! Microsoft ha hecho un trabajo increble en

hacerlo muy fcil de utilizar
Utilidad prctica por supuesto que no estara utilizando esto si no fuera
prctico o til para usted. Dale una oportunidad!
Capacidad de cdigo personalizado siempre puedes crear tu propio cdigo M
en vez de ir a travs de la interfaz de usuario, pero el 90% de las veces ni
siquiera tendrs que preocuparte por esto, ya que todo est en la interfaz de
usuario
Lenguaje fcil de aprender el idioma M podra ser difcil al principio, pero es
igual que una persona que pasa por incomprendido, porque es la nueva
persona en la vecindad. Una vez que llegas a conocerlo / ella te dars cuenta
de que es una persona bastante buena =)

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Power Pivot, creando nuestro modelo de datos, administrando

una coleccin de tablas y relaciones desde dentro de Excel.
3.1

Objetivo

Si eres uno de los miles de usuarios de Excel que lucha con la creacin de nuevos cdigos
VBA o tratar de llegar a soluciones que son semi-dinmicas debido a las limitaciones del
tradicional Excel, Power Pivot entonces har tu vida ms fcil en casi todos los sentidos.
Pero Por qu te debe de interesar Power Pivot?, entre las

Puede ayudarnos a ejecutar un mejor proceso para llegar a la misma o incluso una
idea mejor (consumiendo menos tiempo)
Si utilizamos tablas dinmicas entonces considere esto como las tablas dinmicas
que se ejecutan en turbo o supercargador (herramientas familiares y la misma
interfaz)
Si sucede que ejecutamos grandes volmenes de datos (datos grandes para de
Excel son superiores a 1 milln de filas) entonces debemos considerar el uso de
Power Pivot .
Si nos quedamos sin memoria RAM o CPU por ver tantas funciones como hasta
index / match, BUSCARV, BUSCARH, operaciones de bsqueda y una cantidad
muy alta de las columnas a continuacin, debemos considerar el uso de Power
Pivot en la que vamos a ahorrar el consumo de memoria mediante el uso de
relaciones en lugar de las funciones de bsqueda.

Por tanto Power Pivot es un complemento eficaz para procesar y analizar datos, transformarlos
en informacin significativa creando modelos de datos (entendidos estos como conjunto de tablas
y sus relaciones entre diferentes procesos y funciones empresariales). Permite realizar clculos
con las funciones en lenguaje DAX. Con la posibilidad de que se puede permitir colaborar y
compartir al resto del equipo de trabajo.
Es el ncleo de toda la
experiencia Power BI. Es el
motor que funciona todos los
clculos, acoge todos los datos
y crea el modelo analtico que
se puede explotar ms tarde con
otras herramientas como tablas
dinmicas, grficos o ms.

Por tanto da la posibilidad de

crear un Modelo de datos, un
conjunto de tablas con
relaciones. El modelo de
datos que se ve en un libro de
Excel es el mismo que
aparece en la ventana de
Power Pivot. Los datos
importados a Excel estn
disponibles en Power Pivot y
viceversa.

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3.2

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Diferencias entre Power Pivot vs Access / Excel

3.2.1 Power Pivot vs Base de datos relacionales (Access)

Fuente: http://www.poweredsolutions.co/es/2013/11/11/power-pivot-vs-bases-de-datos-relacionales-tradicionales/

Lo primero: Definamos las principales funciones de cada una

Hay que tomar en cuenta que cada herramienta tiene su propsito y es necesario utilizar
la herramienta adecuada para cada trabajo/tarea. Ahora, cul es la funcin principal de
Power Pivot y de una base de datos como Access?

Power Pivot = Analizar Datos (es necesario que los mismos sean importados a Power Pivot)
Access = Registrar, modificar y remover datos (gestin completa de tablas y datos dentro
de ellas)

Luego de plantearnos esto, conocemos que dentro de Access podemos crear algunos
reportes y analizar los datos de ciertas formas pero al compararlo con el motor que utiliza
Power Pivot la verdad es que deja muy rezagado al motor que utiliza Access.
Pero, qu diferencias existen entre ambas?
Veamos la siguiente tabla para tener una idea:

Adems de los aspectos arriba mencionados, hay muchos que tal vez ya conozcas como
el motor de anlisis que utiliza Power Pivot y como Power Pivot est integrado con Excel
lo que hace a Excel una versin expandida/supe cargada de Excel Excel 2.0?
Excel trae consigo las tablas dinmicas que tambin existen en Access pero esta vez
tenemos los llamados segmentadores de datos (slicers) y el lenguaje DAX que puede ser
combinado con las formulas tradicionales de Excel (Cube Formulas y otras).
Conclusiones
1. Power Pivot es algo diferente. Power Pivot es algo diferente a una base de datos
relacional tradicional. Algo como una manzana y una base de datos tradicional es
una naranjapero ambas son frutas
2. En tal caso, podramos decir que Power Pivot es la versin lite o hermana menor
de SQL Server Analysis Services
3. Power Pivot presenta un motor de anlisis y de almacenamiento de datos , mas no
creacin de datos. Podemos analizar los datos mas no crearlos (solo
cargarlos/importarlos)

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4. Puedes pensar en Power Pivot como un asistente para el modelado de datos

(creacin de un cubo con almacenamiento de datos en memoria utilizando el
motor xVelocity anteriormente conocido como VertiPaq)
5. Necesitamos una muy buena base de datos tradicional (o nueva) como fuente de
datos para sacarle el mayor provecho a Power Pivot
3.2.2 Diferencia entre el modelo de datos con Power Pivot vs Excel

La diferencia bsica entre Power Pivot y Excel es que se puede crear un modelo de datos
mucho ms sofisticado con el primero. Comparemos algunas tareas.
Tarea

En Excel

En Power Pivot

Importar datos de orgenes

diferentes, como bases de
datos grandes, fuentes de
distribucin de datos pblicas,
hojas de clculo y archivos de
texto en el equipo.

Importar todos los datos de un

origen de datos.

Filtrar los datos y cambiar las columnas y

las tablas mientras se importan.

Crear tablas

Las tablas pueden estar en

cualquier hoja de clculo del
libro Las hojas de clculo
pueden tener ms de una tabla.

Las tablas estn organizadas por pginas

con pestaas individuales en la ventana
de Power Pivot.

Editar datos en una tabla

Puede modificar los valores de

celdas individuales de una
tabla.

No puede modificar celdas individuales.

En el cuadro
Relaciones.

En la vista de diagrama o el cuadro de

dilogo Crear relaciones.

Crear relaciones entre tablas

Crear clculos

de

dilogo

Use las frmulas de Excel.

Escriba frmulas avanzadas con el

lenguaje de expresiones de anlisis de
datos (DAX).

Crear jerarquas

Defina Jerarquas para usar en cualquier

parte de un libro, incluido Power View.

Crear indicador clave de

rendimiento (KPI)

Crear KPI para usar en informes de Power

View y tablas dinmicas.

Crear perspectiva

Crear Perspectivas para limitar el nmero

de columnas y tablas que los usuarios
ven.

Crear tablas dinmicas y

grficos dinmicos

Crear informes
de
tabla
dinmica en Excel.
Crear un grfico dinmico

Haga clic en el botn Tabla dinmica de

la ventana de Power Pivot.

Mejorar un modelo para

Power View

Crear un modelo de datos

bsico.

Realizar mejoras como identificar los

campos predeterminados, las imgenes y
los valores nicos.

Usar VBA en Excel.

No use VBA en la ventana de Power Pivot.

Agrupar en una tabla dinmica

de Excel

Usar DAX en columnas calculadas y

campos calculados

Usar Visual Basic para

Aplicaciones (VBA)
Agrupar datos

https://support.office.com/es-es/article/Power-Pivot-an%C3%A1lisis-de-datos-eficaz-y-modelado-de-datos-en-Excel-d7b119ed-1b3b-4f23b634-445ab141b59b?CorrelationId=526aeec7-f2cd-42d2-ade6-82d7acbe2e76&ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES&fromAR=1

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3.2.3 Power Pivot vs Tablas Dinmicas

Fuente: http://www.poweredsolutions.co/es/2013/07/22/power-pivot-sobre-tablas-dinmicas-tradicionales-por-qu/
Usuario Comn: Ya utilizo Tablas Dinmicas. Por qu debo complicarme con Power Pivot?

Una de las primeras preguntas que te podras hacer es Por qu utilizar Power Pivot? y la
razn es muy simple.
Power Pivot fue diseado para ayudarnos en cosas que las tablas dinmicas y el Excel
tradicional no pueden llegar, por ejemplo:

Nos ayuda en rendimiento (+ veloz)

Compresin de Datos (- espacio) y
Mejores funciones para anlisis

Djame plantearte un ejemplo muy comn que posiblemente parezca muy familiar. Algo
muy sencillo que siempre hemos querido, pero que nunca hemos podido plantear de una
buena manera en el Excel Tradicional.
Conteos Distintivos con MILLONES de Filas - DISTINCTCOUNT()
Tomemos el siguiente ejemplo. Tengo un archivo de texto de +1.6 millones de filas que
voy a cargar a Power Pivot. Tomando en cuenta las limitantes de Excel, esto simplemente
no es posible por las razones anteriormente mencionadas.

Algo que muy comnmente necesitamos es un conteo distintivo de productos, eventos,

clientes o cualquier otra dimensin que necesite de este tipo de anlisis. Imaginemos que
en esta tabla tenemos una columna de Clientes representada por la columna Cliente y
necesitamos saber cuantos clientes han comprado cada uno de los productos
representados por la columna Producto. Un simple CONTEO de una tabla dinmica no
nos ayuda en este caso y mucho menos si luego trato de filtrarlo en un periodo
especifico. (Tengo una columna de fechas que planeo utilizar luego)
Una vez tengo la tabla lista y tengo definido lo que quiero hacer, paso a darle clic a botn
de Tabla Dinmica dentro de la ventana de Power Pivot.

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Una vez creemos la tabla dinmica, vamos a desplazar el campo de Producto en filas y el
campo de Cliente en valores y lucir de la siguiente forma:

Debido a que no queremos una suma, necesitamos cambiar esto dndole clic izquierdo en
donde dice Sum of Cliente en la seccin de valores y luego seleccionamos:

Lo que al final nos dar un resultado como el siguiente:

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3.3

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Esquema general de funcionamiento

Fuente: http://www.poweredsolutions.co/es/2013/11/11/power-pivot-vs-bases-de-datos-relacionales-tradicionales/
Presentamos a continuacin un diagrama para entender cmo trabaja Power Pivot

Power Pivot trabaja como una base de datos relacional almacenada en memoria. Es de
tipo tabular (de ah el nombre de Modelo Tabular) y el lenguaje para interactuar con dicho
modelo se llama DAX.
El modelo tabular se rige por los mismos conceptos bsicos de bases de datos relacionales
en donde tenemos:

La tabla primaria (tabla de hechos) = un ejemplo muy comn es aquella tabla

de rdenes de ventas que tiene miles o millones de registros

Las tablas de Dimensiones = las cuales presentan atributos y llaves de tabla que
estn relacionadas con la tabla primaria. Un ejemplo muy comn es la tabla de
productos la cual contiene una lista nica de los productos que vendemos.

Ahora, puede que dicha tabla de dimensin tenga otra relacin con una tabla de
Subcategoras de productos y dicha tabla, a su vez, tenga una tabla de Categoras de
productos como se muestra en la figura de abajo:

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3.4

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Creacin del modelo de datos

3.4.1 Obteniendo datos

Importar datos relacionales con el complemento Power Pivot a menudo es una alternativa
ms rpida y ms eficaz que importarlos con Excel.
La forma general para ello es a travs del men Inicio > Obtener datos externos:

De base de datos si los datos son relacionales o dimensionales.

Importar datos de otros orgenes de datos como Microsoft Azure Marketplace o

una fuente de distribucin de datos de OData.

Las ventajas de importar con Power Pivot incluyen la posibilidad de:

Filtrar los datos innecesarios para importar nicamente un subconjunto.

Cambiar los nombres de las tablas las y columnas a medida que importa los datos.
Pegue una consulta predefinida para seleccionar los datos que se devolvern.
3.4.2 Relacin entre tablas, obsolescencia de la funcin Buscar de Excel

Alguna vez ha usado BUSCARV para traer una columna de una tabla a otra tabla? Ahora
con Excel contamos con un modelo de datos integrado, BUSCARV ha quedado obsoleta.
Se puede crear una relacin entre dos tablas de datos basada en los datos que coincidan
entre ellas. Despus, se pueden crear hojas de Power View y generar tablas dinmicas y
otros informes con campos de cada tabla, incluso cuando las tablas sean de orgenes
diferentes.
Por ejemplo, si tiene datos de ventas de clientes, puede que quiera importar y
relacionar datos de inteligencia de tiempo para analizar patrones de venta por ao y mes.
Todas las tablas de un libro se muestran en la tabla dinmica y las listas de campos de
Power View.
Al importar tablas relacionadas desde una base de datos relacional, Excel casi siempre
puede crear esas relaciones en el modelo de datos que genera en segundo plano. En todos
los dems casos, se debern crear las relaciones manualmente.
3.4.3 Crear una jerarqua de datos

La mayora de los modelos de datos incluyen datos que son intrnsecamente jerrquicos.
Por ejemplo, es habitual en los datos de calendario, datos geogrficos y categoras de
productos. La creacin de jerarquas dentro de Power Pivot es til porque se puede
arrastrar un elemento a un informe (la jerarqua) en lugar de tener que ensamblar y ordenar
los mismos campos una y otra vez.
Orta forma de entender las jerarquas es como agrupaciones de elementos de datos que
comparten una relacin lgica vertical. Por ejemplo, una jerarqua geogrfica podra ser
comunidad autnoma, provincia y localidad; la comunidad autnoma est por encima de
la provincia en la jerarqua (y contiene una o varias provincias), y la provincia se
encuentra por encima de la localidad (y contiene muchas localidades).
Usar jerarquas en Power Pivot permite crear informes para explorar los datos en
profundidad.
Los datos de los Juegos Olmpicos tambin son jerrquicos. Resulta til para comprender
la jerarqua de los Juegos Olmpicos, en trminos de deportes, disciplinas y eventos. Para
cada deporte, hay una o ms disciplinas asociadas (a veces hay muchas). Adems, para

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cada disciplina, hay uno o ms eventos (nuevamente, es posible que haya muchos eventos
para cada disciplina). La siguiente imagen ilustra la jerarqua.

Tomando como referencia el caso anterior tenemos que para crear una jerarqua Deporte
tendremos que proceder de la siguiente forma:
1. En Power Pivot, cambie a la vista de diagrama.
Expanda la tabla Eventos para que pueda ver con ms
facilidad todos sus campos.
2. Mantenga presionado Ctrl y haga clic en los campos
Deporte, Disciplina y Evento. Con esos tres campos
seleccionados, haga clic con el botn secundario y
seleccione Crear jerarqua. Se crear un nodo
principal de la jerarqua, Jerarqua 1, en la parte
inferior de la tabla, y las columnas seleccionadas se
copiarn bajo la jerarqua como nodos secundarios.
Compruebe que Deporte aparezca primero en la
jerarqua, luego Disciplina y, por ltimo, Evento.
3. Haga doble clic en el ttulo, Jerarqua1, y
escriba DDE para cambiar el nombre de la jerarqua
nueva. Ahora tiene una jerarqua que incluye Deporte,
Disciplina y Evento.
Ahora, la tabla Eventos es similar al de la ilustracin.
3.5

Cmo se almacenan los datos

Los datos con los que se trabaja en la ventana de Power Pivot y en Excel se almacenan
en una base de datos analtica dentro del libro de Excel; un eficaz motor local carga
consulta y actualiza los datos de dicha base de datos. Dado que los datos estn en Excel,
estn inmediatamente disponibles para las tablas dinmicas, los grficos dinmicos,
Power View y otras caractersticas de Excel usadas para agregar datos e interactuar con
ellos. Excel 2013 proporciona todas las funciones de presentacin e interactividad con los
datos; los datos y los objetos de presentacin de Excel se encuentran en el mismo archivo
de libro. Power Pivot admite archivos de hasta 2 GB de tamao y permite trabajar con
hasta 4 GB de datos en memoria.

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3.6

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Guardar en SharePoint

Los libros que se modifican con Power Pivot se pueden compartir con otras personas de
la misma forma que se comparten otros archivos; aunque se obtienen ms ventajas si el
libro se publica en un entorno de SharePoint que tenga habilitados los Servicios de Excel.
En el servidor de SharePoint, Servicios de Excel procesa y presenta los datos en una
ventana de explorador donde otras personas pueden analizarlos.
SharePoint 2013 permite agregar Power Pivot para SharePoint 2013 con el fin de obtener
ms soporte de colaboracin y de administracin de documentos, que incluye la Galera
de Power Pivot, el panel de administracin de Power Pivot en Administracin central,
actualizacin de datos programada y la posibilidad de usar un libro publicado como origen
de datos externo desde su ubicacin en SharePoint.
3.7

Clculos en Power Pivot (DAX)

3.7.1 Qu es DAX?

DAX es una recopilacin de funciones, operadores y constantes que se pueden usar en

una frmula o expresin para calcular y devolver uno o varios valores. Dicho ms
fcilmente, DAX ayuda a crear informacin de datos nueva que ya est en un modelo.
De esta forma podemos afirmar que el lenguaje DAX (Expresiones de anlisis de datos)
es un lenguaje de frmulas que permite a los usuarios definir clculos personalizados en
tablas de PowerPivot (columnas calculadas) y en tablas dinmicas de Excel
(medidas). DAX incluye algunas de las funciones que se usan en frmulas de Excel y
funciones adicionales que estn diseadas para trabajar con datos relacionales y realizar
agregaciones dinmicas.
Por qu DAX es tan importante?
Es fcil crear un libro e importar algunos datos en l. Puede incluso crear tablas dinmicas
o grficos dinmicos que muestran informacin importante sin utilizar las frmulas de
DAX. Pero, qu ocurre si necesita analizar datos crticos de ventas en varias categoras
de productos y para distintos intervalos de fechas? O si necesita combinar datos
importantes del inventario de varias tablas de orgenes de datos diferentes? Las frmulas
de DAX proporcionan esta capacidad y muchas otras funciones importantes. Aprender a
crear frmulas DAX eficaces le ayudar a sacar el mximo partido de los datos.
Las frmulas DAX son muy similares a las frmulas de Excel. Para crear una, debe
escribir un signo igual seguido de una expresin o nombre de funcin y los argumentos o
valores obligatorios. Como en Excel, DAX proporciona una variedad de funciones que
se pueden usar para trabajar con cadenas, realizar clculos mediante fechas y horas o crear
valores condicionales.
Sin embargo, las frmulas de DAX son diferentes en los siguientes puntos relevantes:

Una funcin de DAX siempre hace referencia a una columna completa o una
tabla. Si solo desea usar valores concretos de una tabla o columna, puede agregar
filtros a la frmula.
Si desea personalizar los clculos fila a fila, PowerPivot proporciona funciones
que permiten usar el valor de la fila actual o un valor relacionado para realizar
clculos que varen segn el contexto.
DAX incorpora un tipo de funcin que devuelve una tabla como resultado, en
lugar de un valor nico. Estas funciones se pueden usar para proporcionar la
entrada a otras funciones, calculando as valores para tablas o columnas
completas.

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Algunas funciones de DAX proporcionan inteligencia de tiempo, que le permite

crear clculos usando intervalos de fechas significativos y comparar los resultados
por perodos paralelos.
3.7.2 Tipos de clculos. Medidas y columnas calculadas

Puede usar las frmulas DAX en tablas de PowerPivot o en tablas dinmicas de Excel:
Puede usar frmulas en columnas calculadas, agregando una columna y
escribiendo a continuacin una expresin en la barra de frmulas. Estas frmulas
se crean en la ventana de PowerPivot.
Puede usar frmulas en medidas. Cree estas frmulas en Excel, haciendo clic
en Agregar medida en una tabla dinmica o grfico dinmico existente de
PowerPivot. Para obtener ms informacin, vea Medidas en PowerPivot.
La misma frmula puede comportarse de forma diferente dependiendo de si se usa en una
columna calculada o una medida. En una columna calculada, la frmula siempre se aplica
a todas las filas de la columna en toda la tabla. Dependiendo del contexto de la fila, el
valor podra cambiar. En una medida, sin embargo, el clculo de resultados depende en
gran parte del contexto. Es decir, el diseo de la tabla dinmica y la opcin de encabezado
de fila y columna afectan a los valores que se emplean en los clculos.
Columnas calculadas
Una columna calculada es una columna que se agrega a una tabla PowerPivot
existente. En lugar de pegar o importar los valores de la columna, se crea una frmula de
DAX que los define. Si incluye la tabla PowerPivot en una tabla dinmica (o grfico
dinmico), se puede utilizar la columna calculada tal como lo hara con cualquier otra
columna de datos.
Las frmulas de columnas calculadas son muy similares a las frmulas creadas en
Excel. A diferencia de Excel, sin embargo, no se puede crear una frmula diferente para
las diferentes filas de una tabla; la frmula de DAX se aplica automticamente a toda la
columna.
Cuando una columna contiene una frmula, el valor se calcula para cada fila. Los
resultados se calculan para la columna en cuanto crea la frmula. Solo se recalculan los
valores de columna si los datos subyacentes estn actualizados o si se utiliza el reclculo
manual.
Medidas
Una medida es una frmula que se crea especficamente para su uso en una tabla dinmica
(o grfico dinmico) que use datos PowerPivot. Las medidas pueden estar basadas en
funciones de agregacin estndar, como COUNT o SUM, o puede definir su propia
frmula utilizando DAX. Una medida se utiliza en el reaValores de una tabla
dinmica. Si desea colocar los resultados calculados en una rea diferente de una tabla
dinmica, utilice en su lugar una columna calculada.
Para crear una medida, debe agregar primero una tabla dinmica o grfico dinmico a su
libro PowerPivot. Cuando se define una frmula para una medida, no ocurre nada hasta
que la medida se coloca en una tabla dinmica. Al agregar la medida, la frmula se evala
para cada celda del rea Valores de la tabla dinmica. Puesto que se crea un resultado
para cada combinacin de encabezados de fila y columna, el resultado para la medida
puede ser diferente en cada celda de la tabla dinmica.
La definicin de la medida que crea se guarda con su tabla de dato de origen. Aparece en
la Lista de campos de PowerPivot y est disponible para todos los usuarios del libro.

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3.7.3 Crear frmulas usando la barra de frmulas

PowerPivot, al igual que Excel, proporciona una barra de frmulas para facilitar la
creacin y modificacin de frmulas, y una funcin Autocompletar para minimizar los
errores tipogrficos y sintcticos.

Para escribir un nombre de una tabla. Empiece a escribir el nombre de la

tabla. La funcin Autocompletar frmula proporciona una lista desplegable que
contiene nombres vlidos que comienzan con esas letras.
Para escribir el nombre de una columna. Escriba un parntesis y elija la
columna en la lista de columnas de la tabla actual. Para una columna de otra tabla,
empiece a escribir las primeras letras del nombre de la tabla y, a continuacin,
elija la columna en la lista desplegable Autocompletar.
3.7.4 Usar varias funciones en una frmula

Las funciones se pueden anidar, es decir, puede usar los resultados de una funcin como
argumento de otra funcin. Puede anidar hasta 64 niveles de funciones en columnas
calculadas. Sin embargo, el anidamiento puede dificultar la creacin de frmulas o la
solucin de sus problemas.
Muchas funciones de PowerPivot estn diseadas para usarse exclusivamente como
funciones anidadas. Estas funciones devuelven una tabla, que no se puede guardar
directamente como resultado en el libro de PowerPivot, pero que se debe proporcionar
como entrada para una funcin de tabla. Por ejemplo, las funciones SUMX, AVERAGEX
y MINX requieren una tabla como primer argumento.
3.7.5 Comparacin de funciones de DAX y funciones de Excel

Aunque la biblioteca de funciones de DAX est basada en la biblioteca de funciones de

Excel, existen muchas diferencias entre ellas. En esta seccin se resumen las diferencias
y similitudes entre las funciones de Excel y las funciones de DAX.

Muchas funciones de DAX tienen el mismo nombre y el mismo comportamiento

general que las funciones de Excel, pero se han modificado para aceptar tipos
diferentes de entradas y, en algunos casos, podran devolver un tipo de datos
diferente. Generalmente, las frmulas de DAX no se pueden usar en un libro de
Excel, y las frmulas de Excel no se pueden emplear en un libro de PowerPivot sin
realizar alguna modificacin.

Las funciones de DAX nunca usan un rango de celdas o un rango como referencia;
en su lugar, usan una columna o una tabla como referencia.

Las funciones de fecha y hora de DAX devuelven un tipo de datos datetime. En

contraste, las funciones de fecha y hora de Excel devuelven un entero que
representa una fecha como un nmero de serie.

Muchas de las nuevas funciones de DAX devuelven una tabla de valores o realizan
clculos basados en una tabla de valores como entrada. En cambio, Excel no tiene
ninguna funcin que devuelva una tabla, pero algunas funciones pueden trabajar
con matrices. La capacidad de hacer referencia con facilidad a tablas y columnas
completas es una nueva caracterstica de PowerPivot.

DAX proporciona unas funciones de bsqueda nuevas parecidas a las funciones

de bsqueda basada en vectores y matrices de Excel. Sin embargo, las funciones
de DAX requieren que se establezca una relacin entre las tablas.

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DAX no admite el tipo de datos variant de Excel. Se espera que los datos de una
columna de basen siempre en el mismo tipo de datos. Si los datos no son del
mismo tipo, DAX cambia la columna completa al tipo de datos que mejor se
acomode a todos los valores.
3.7.6 Indicadores clave de rendimiento (KPI) en Power Pivot

En terminologa empresarial, un KPI es una medida cuantificable para medir los objetivos
empresariales. Por ejemplo, el departamento de ventas de una organizacin puede usar
un KPI para medir la ganancia bruta mensual con respecto a la ganancia bruta proyectada.
El departamento de contabilidad puede medir los gastos mensuales con respecto a los
ingresos para evaluar los costos, y un departamento de recursos humanos puede medir la
facturacin trimestral por empleado. Cada uno es un ejemplo de KPI. Los profesionales
de negocios usan con ms frecuencia KPI que se agrupan en un cuadro de mandos para
obtener un resumen histrico rpido y preciso del xito empresarial o para identificar
tendencias.
Un KPI contiene:

Valor de Base. Un valor de Base se define como un campo calculado que se

resuelve en un valor. Este valor, por ejemplo, se puede crear como un agregado
de las ventas o se puede crear para definir los beneficios de un perodo
determinado.

Valor de Objetivo. Un valor de Objetivo se define como un campo calculado que

se resuelve en un valor, o bien un valor absoluto. Por ejemplo, se puede usar como
valor de Objetivo un campo calculado con el que los directores empresariales de
una organizacin desean comparar el rendimiento del departamento de ventas en
relacin con una cuota determinada, donde el campo calculado de presupuesto
representara el valor de Objetivo. Un ejemplo donde se usara un valor absoluto
como valor de Objetivo sera un caso en el que el director de recursos humanos
deseara evaluar el nmero de das de ausencia de cada empleado en comparacin
con la media, donde el nmero medio de das de ausencia representara el valor
absoluto.

Umbrales de estado. Un umbral de estado se define como el intervalo entre el

umbral inferior y superior. El umbral de estado se muestra con un grfico para que
los usuarios puedan consultar fcilmente el estado del valor de Base en
comparacin con el valor de Objetivo.

Ejemplo
La directora de ventas de Adventure Works desea crear una tabla dinmica que pueda
usar para mostrar rpidamente si los empleados de ventas cumplen o no su cuota de ventas
en un determinado perodo (ao). Quiere que la tabla dinmica muestre, de cada empleado
de ventas, el importe real de ventas en dlares, el importe de la cuota de ventas en dlares
y un grfico sencillo que muestre el estado para saber si cada empleado de ventas se
encuentra por debajo, al nivel o por encima de su cuota de ventas. Quiere poder segmentar
los datos por ao.
Para ello, la directora de ventas opta por agregar un KPI de ventas al libro
AdventureWorks. A continuacin, crear una tabla dinmica con los campos (campos
calculados y KPI) y los segmentadores, con el fin de analizar si los empleados de ventas
cumplen sus cuotas o no.
En Power Pivot, se crea un campo calculado en la columna SalesAmount de la tabla
FactResellerSales, que proporciona el importe real de las ventas en dlares

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correspondiente a cada empleado de ventas. Este campo calculado definir el valor de

base del KPI. El director de ventas puede seleccionar una columna y hacer clic
enAutosuma, en la pestaa Inicio, o escribir una frmula en la barra de frmulas.
Se crear el campo calculado Sales con la siguiente frmula:
Sales:=Sum(FactResellerSales[SalesAmount])
La columna SalesAmountQuota de la tabla FactSalesQuota tiene definida una cuota de
importe de ventas para cada empleado. Los valores de esta columna servirn como campo
calculado de Objetivo (valor) en el KPI.
Se crear el campo calculado SalesAmountQuota con la siguiente frmula:
Target SalesAmountQuota:=Sum(FactSalesQuota[SalesAmountQuota])
Ahora que se han creado los campos
calculados que servirn de valor de base
y valor de objetivo del KPI, el campo
calculado Ventas se extiende a un nuevo
KPI de Ventas. En el KPI de Ventas, el
campo
calculado
de
objetivo
SalesAmountQuota se define como el
valor de objetivo. El umbral de estado se
define como un intervalo por porcentajes
cuyo objetivo es el 100 %, es decir, que
las ventas reales definidas por el campo
calculado Ventas coinciden con el
importe de cuota definido en el campo
calculado
de
objetivo
SalesAmountQuota.
Los porcentajes inferior y superior se definen en la barra de estado, y se selecciona un
tipo de grfico.
Indicadores clave de rendimiento en Power Pivot
Ahora, la directora de ventas puede crear una tabla dinmica agregando el valor de Base
del KPI, el valor de Objetivo y el estado al campo Valores. La columna Employees se
agrega al campo RowLabel, y la columna CalendarYear se agrega como segmentador.
Ahora, la directora de ventas puede ver rpidamente el estado de las ventas del
departamento de ventas, y segmentar por ao el importe de ventas real, el importe de la
cuota de ventas y el estado de cada empleado de ventas. Puede analizar las tendencias de
ventas de un ao a otro para determinar si necesita o no ajustar la cuota de ventas de un
empleado de ventas.
3.8

En resumen

En Power Pivot, puede personalizar, ampliar con clculos y jerarquas y administrar el

eficaz modelo de datos que forma parte de Excel. Power Pivot funciona a la perfeccin y
automticamente con Power Query, y con otras caractersticas de Excel, por lo que le
permite administrar y ampliar (con clculos y jerarquas) su propia base de datos
personalizada (el modelo de datos) en el entorno de Excel que ya conoce. Power Pivot
incluye todos los datos que incorpore desde Power Query, ms todos los datos que
agregue al modelo. Adems, todo el modelo de datos de Power Pivot (que incluye tablas,

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columnas, clculos, jerarquas y todas las dems personalizaciones) se expone como

elementos listos para crear informes en Power View.
El libro de Excel tiene ahora un modelo de datos que incluye datos de varias fuentes que
se relacionan mediante campos y columnas calculadas que ya existen. Tambin tiene
jerarquas que reflejan la estructura de los datos dentro de las tablas y permiten crear
informes atractivos de forma rpida, coherente y sencilla.
Ha aprendido que crear jerarquas le permite especificar la estructura inherente de los
datos y usar rpidamente datos jerrquicos en los informes.
Cuestiones:
Por qu es importante convertir datos importados en tablas?
Si los datos importados se convierten en tablas, se pueden incluir en el modelo de
datos y puede dejarse disponibles para tablas dinmicas, Power Pivot y Power
View.

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Power View, creacin de informes

4.1

Presentacin y anlisis de datos

Power View usa el modelo de datos para dar vida a esos datos. Crea informes y deje que
otros usuarios interacten con ellos y los exploren en profundidad. Las visualizaciones
cambiarn a medida que seleccionan los elementos del informe.
Permite visualizacin realmente intuitiva y mejor anlisis de los datos en la hoja de
clculo.
4.2

Se necesita de Power Pivot para crear reportes en Power View

Para poder hacer que todo esto trabaje, es necesario tener Power Pivot y configurar
algunos campos para que trabajen de manera correcta. Power Pivot se encarga del motor
para las calculaciones mientras que Power View es el motor de la visualizacin.
Para crear un nuevo informe de Power View en Excel, debemos seleccionar el
botn Power View, que se encuentra en la seccin Informes de la cinta de
opciones Insertar de Excel. Se crea una nueva pestaa con una hoja de clculo.

La pestaa Power View solo aparece en la cinta de opciones cuando el informe de Power
View es la hoja de clculo activa. Con la nueva hoja de informe de Power View generada,
aparece la pestaa Power View en la cinta de opciones.

Nota: si se activ la casilla Cargar en libro en Power Query, ver tablas adicionales en
el panel Campos de Power View, una por cada consulta que se carg en el libro. Power
View incluye todas las tablas del modelo de datos y el libro en Campos de Power View.
Puede volver a Power Query y desactivar la casilla Cargar en libro para quitar esa tabla
del libro y de Campos de Power View.
4.3

En resumen

Con la coleccin de herramientas de visualizacin y funciones de filtrado disponibles en

Power View, el nico lmite de sus posibilidades es la imaginacin y la experimentacin.

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Power Map (borrador)

5.1

Presentacin

Este complemento est disponible a partir la versin Excel 2013 y su principal

caracterstica est en que permite realizar mapas con datos muy visuales en 3D a partir de
los datos de una hoja de clculo Excel.
Una de las ltimas novedades de Excel es Power Map, una caracterstica de Excel para la
creacin de mapas geocntricos y temporales que convierte datos de ubicacin en
visualizaciones de mapas 3D eficaces e interesantes. Con Power Map, puede crear
informes basados en la ubicacin, que se visualizan a lo largo de una lnea temporal y que
permiten recorrer los datos visualmente y proporcionan perspectivas nicas.
Power Map es una nueva visualizacin en 3D (Geoespacial), como complemento para
Excel, para mapear, explorar e interactuar con los datos geogrficos y temporales, lo que
permite a las personas descubrir y compartir nuevos conocimientos
5.2

En resumen

Resumen de Power Map: con la caracterstica de Excel Power Map, los mapas cobran
un significado totalmente nuevo. Con la funcionalidad de modelado 3D y los paseos
interactivos, Power Map puede hacer que los usuarios que visualizan los mapas vean los
datos como en un vuelo (es como un paseo en helicptero por los datos 3D, con usted al
mando). As, lleva la interactividad a un nivel completamente nuevo.
Con los controles de zoom, desplazamiento lateral y altitud, Power Map es, aparte de los
paseos interactivos, una forma impresionante de visualizar los datos. Seleccione puntos
de datos, vea los datos desde el espacio o de cerca y seleccione cualquier punto de datos
para obtener informacin. Tambin puede crear notas que resalten la informacin
directamente en el mapa y llevar los anlisis y las perspectivas a un mundo visual en 3D.

Referencias y recursos

http://hojasdecalculo.about.com/od/Excel_avanzado/fl/Descubre-los-diferentes-Complementos-Power-a-antildeadir-a-tuExcel.htm
http://es.slideshare.net/sramosl/power-bi-power-pivot-power-view-power-map-power-query
http://www.unocero.com/2013/07/12/power-bi-una-nueva-herramienta-para-trabajar-con-datos-masivos/
https://support.office.com/es-es/article/Power-Pivot-an%C3%A1lisis-de-datos-eficaz-y-modelado-de-datos-en-Exceld7b119ed-1b3b-4f23-b634-445ab141b59b?CorrelationId=526aeec7-f2cd-42d2-ade6-82d7acbe2e76&ui=es-ES&rs=esES&ad=ES&fromAR=1
http://blogs.technet.com/b/jorge_aguinaga/archive/2014/05/03/191-qu-233-es-power-query.aspx
https://support.office.com/es-ar/article/Power-BI---Gu%C3%ADa-de-introducci%C3%B3n-bd30711a-7ccf-49e8-aafa2e8f481e675d?CorrelationId=781f109a-49f2-4850-897d-cebc1b44033d&ui=es-ES&rs=es-AR&ad=AR#_Power_Query
http://www.poweredsolutions.co/es/2015/01/28/que-es-power-bi/
http://www.poweredsolutions.co/es/2015/01/23/que-es-power-query/
https://support.office.com/es-es/article/Obtener-datos-mediante-el-complemento-Power-Pivot-f0431904-aab1-49c3b50c-c6f5d4517a66?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES
https://support.office.com/es-ES/article/Tutorial-Ampliar-relaciones-del-modelo-de-datos-usando-Excel-2013-PowerPivot-y-DAX-cf7197d3-1938-490e-93fb-20371e8dd67a?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES#__toc358188413
https://support.office.com/es-es/article/Tutorial-r%C3%A1pido-aprenda-los-fundamentos-de-DAX-en-30-minutos51744643-c2a5-436a-bdf6-c895762bec1a?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES
https://msdn.microsoft.com/es-es/library/gg399181(v=sql.110).aspx
https://support.office.com/es-es/article/Indicadores-clave-de-rendimiento-KPI-en-Power-Pivot-e653edef-8a21-40e49ece-83a6c8c306aa?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES
http://www.poweredsolutions.co/es/2015/02/02/combinando-multiples-archivos-y-tablas-con-power-query-para-excel/