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SUMRIO
APRESENTAO ..................................................................................................
TERMINOLOGIA ...................................................................................................
REFERNCIAS ........................................................................................................ 26
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APRESENTAO
O Glossrio Bsico de Arquivologia destina-se a todos os agentes do Sistema de Arquivos da
UFJF, isto , os responsveis pelos setores com funes de protocolo e de arquivo corrente e
todos os responsveis pela produo e recebimento de documentos de arquivo na UFJF, de
qualquer natureza ou em qualquer suporte, em razo do exerccio de suas funes e atribuies,
alm dos servidores do Arquivo Central e das Comisses mencionadas acima. importante que
os agentes do Sistema acostumem-se a consulta-lo, no propsito do melhor desempenho de
suas funes e atividades.
A elaborao do Glossrio partiu da anlise do glossrio elaborado pelo Conselho Nacional de
Arquivos, constante da publicao Classificao, temporalidade e destinao de documentos de
arquivo... 1 Alguns termos no foram incorporados ao presente Glossrio. As definies dos
demais termos foram confrontadas com as do Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica,2
adotando-se a quase totalidade das definies do Dicionrio. Para alguns termos, foram
mantidas as definies das duas fontes.
Outras fontes foram consultadas com acrscimo de termos que no constam das duas fontes
acima. Em alguns casos, foram utilizadas definies um pouco diferentes do Dicionrio, para
permitir ao leitor a percepo de ligeiras diferenas de formulao terminolgica. O Glossrio
da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do CONARQ contribui com alguns termos
arquivsticos, que no dispensa a consulta a ele.3 Ressaltamos a consulta e incorporao de
termos provenientes da Portaria normativa n 05, de 19 de dezembro de 2002, da SecretriaAdjunta de Logstica e Tecnologia da Informao, do Ministrio do Planejamento, Oramento e
Gesto. O Autor acrescentou alguns termos usuais que no constam de nenhuma das fontes
consultadas, esperando receber crticas dos leitores para o aperfeioamento da definies
propostas.
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TERMINOLOGIA
ACERVO. Totalidade dos documentos conservados num arquivo (2). (CAMARGO &
BELLOTTO, Dicionrio... 1996.)
ACERVO. Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.
(ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
ACESSO. 1. Possibilidade de consulta a documentos. 2. Funo arquivstica destinada a tornar
acessveis os documentos e a promover sua utilizao mediante a preparao e a publicao de
instrumentos de pesquisa, a organizao de servios educativos, de referncia e divulgao.
(CONS. NAC. ARQ. Classificao..., p. 134.)
ACONDICIONAMENTO. Ato ou efeito de guardar e embalar documentos de forma
apropriada sua preservao [acesso] e manuseio. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., p.
134.)
ACUMULAO. Reunio de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades
de uma entidade coletiva, pessoa [fsica ou jurdica] ou famlia. (ARQUIVO NACIONAL,
Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Unidade acumuladora.
AMOSTRAGEM. Fragmento de uma srie documental destinada eliminao, selecionado
por meio de critrios especficos para guarda permanente, a fim de exemplificar, revelar
especificidades, alteraes de rotinas administrativas ou de procedimentos tcnicos, e registrar
ocorrncias em momentos marcantes. (OLIVEIRA, Daise. 2003, p. 186.)
AMOSTRAGEM. Tcnica de seleo em que, de um dado conjunto de documentos elege-se
um subconjunto representativo do todo. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
ANEXAO. Juntada, em carter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na
qual prevalece, para referncia, o nmero do processo mais antigo. (ARQUIVO NACIONAL,
Dicionrio..., 2005.)
ANEXO. 1. Documento ou processo juntado, em carter definitivo, a outro documento ou
processo, eventualmente da mesma procedncia, por afinidade de contedo. 2. Depsito(1) fora
da sede do arquivo. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
APENSAO. Juntada, em carter temporrio, 4 com o objetivo de elucidar ou subsidiar a
matria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independncia. (ARQUIVO
NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Desapensao.
APENSAMENTO. Ao pela qual se rene a um processo, em carter provisrio ou definitivo,
documento a ele relacionado. Ver tambm: Anexao; Juntada. (CAMARGO & BELLOTTO,
Dicionrio... 1996.)
APENSO. Documento ou processo juntado a processo, sem contudo passar a integr-lo.
(ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Desapensao.
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CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS. Sucessivas fases por que passam os documentos de
um arquivo (1), da sua produo at sua eliminao ou guarda permanente. Ver tambm:
Teoria das trs idades. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., p. 137.)
CLASSE. Cada diviso que compe um sistema de classificao (1). (CONS. NAC. ARQ.
Classificao..., 2001, p. 137.)
CLASSIFICAO. Seqncia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas,
funes e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo.
(CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio... 1996)
CLASSIFICAO. O objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade s funes e s
atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligaes entre os documentos.
Podemos entender que a classificao , antes de tudo, lgica: a partir da anlise do organismo
produtor de documentos de arquivo, so criadas categorias, classes genricas, que dizem
respeito s funes/atividades detectadas (estejam elas configuradas ou no em estruturas
especficas, como departamentos, divises etc.). (GONALVES, Como classificar..., 1998, p.
12.)
CLASSIFICAO. 1. Organizao dos documentos de um arquivo(1) ou coleo, de acordo
com um plano de classificao, cdigo de classificao ou quadro de arranjo. 2. Anlise e
identificao do contedo de documentos, seleo da categoria de assunto sob a qual sejam
recuperados, podendo-se-lhes (sic) atribuir cdigos. 3. Atribuio a documentos, ou s
informaes neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislao especfica. Tambm
chamada classificao de segurana. (ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio..., 2005.) Ver
tambm: Desclassificao. Documento classificado. Documento sigiloso.
CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS. ...conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao rgo produtor, funo,
subfuno e atividade responsvel por sua produo ou acumulao. O instrumento resultante
da classificao o Plano de Classificao de Documentos. ... (BERNARDES, Como elaborar...,
2005, p. 68.)
CLASSIFICAO DECIMAL. Classificao(1) decorrente da aplicao do mtodo decimal.
(ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio..., 2005.)
CDIGO. Conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou nmeros, que, mediante uma
conveno, representam dados. Ver tambm: cifra e notao. (ARQUIVO NACIONAL.
Dicionrio..., 2005.)
CDIGO DE CLASSIFICAO. Cdigo derivado de um plano de classificao. (ARQUIVO
NACIONAL. Dicionrio..., 2005.)
CDIGO DE CLASSIFICAO. O cdigo de classificao da srie documental a referncia
numrica que a associa ao seu contexto de produo, e composto das seguintes unidades de
informaes: rgo produtor, funo, subfuno, atividade e srie documental. ...
(BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 68.)
CDIGO DE CLASSIFICAO. Smbolo que representa um a classe ou subclasse de
documentos, integrante de um Plano de Classificao de Documentos e de uma Tabela de
Temporalidade e Destinao. O cdigo de classificao, no mtodo funcional, representa uma
funo, subfunco, atividade ou uma srie de documentos arquivsticos. O Conselho Nacional
de Arquivos usa o termo cdigo para referir-se ao Plano de Classificao, quando, na realidade,
os cdigos so elementos do Plano.
COMISSO DE AVALIAO E DESTINAO. Grupo multidisciplinar encarregado da
avaliao de documentos de um arquivo(1), responsvel pela elaborao da tabela de
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FASE INTERMEDIRIA. Segunda fase do ciclo de vida dos documentos arquivsticos em que
estes so consultados eventualmente e esto aguardando destinao, no sendo guardados pelo
produtor/acumulador.
FASE PERMANENTE. Terceira fase do ciclo de vida dos documentos arquivsticos em que
estes, pelo seu valor secundrio so objeto de guarda permanente.
FICHRIO. Conjunto de fichas ordenadas segundo critrios preestabelecidos, utilizadas para
fins de controle e recuperao de documentos e informao. 2. Mvel utilizado para guarda de
fichas. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
FIDEDIGNIDADE. Ver confiabilidade.
FOLHA DO PROCESSO. So as duas faces de uma pgina do processo. (MINISTRIO...,
Portaria ... 05, 2002.)
FUNO. Corresponde ao conjunto das atividades que um rgo pblico ou empresa
privada exerce para a consecuo de seus objetivos. As funes podem ser diretas ou essenciais
[funes finalsticas] e indiretas ou auxiliares... [funes administrativas]. (BERNARDES &
DELATORE, p. 30.) Ver tambm: Subfuno.
FUNDO. Conjunto de documentos de uma mesma provenincia. Termo que equivale a
arquivo(1). (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
FUNDO. Unidade constituda pelo conjunto de documentos acumulados por uma entidade
que, no arquivo permanente, passa a conviver com arquivos (1) de outras [entidades].
(CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) 7
FUNDO ABERTO. Fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos em funo (...)
de a entidade produtora continuar em atividade. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio...,
2005.)
FUNDO FECHADO. Fundo que no recebe acrscimos de documentos em funo de a
entidade produtora no se encontrar mais em atividade. (ARQUIVO NACIONAL,
Dicionrio..., 2005.)
GNERO DOCUMENTAL. Configurao que assume um documento de acordo com o
sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. (CAMARGO & BELLOTTO.
Dicionrio..., 1996.)
GNERO TEXTUAL. Ver Documentao textual; Documento textual.
GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS. A CTDE [Cmara Tcnica de Documentos
Eletrnicos] entende gesto arquivstica de documentos como sinnimo de gesto documental,
ressaltando a caracterstica arquivstica desta gesto para diferencia-la de outros tipos de
gerenciamento de documentos. (CONS. NAC. ARQ. CTDE. Modelo... p. 14, nota 7.)
GESTO DE DOCUMENTOS. Considera-se gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente. (BRASIL. Lei 8.159 / 91, art. 3.) Termo equivalente a gesto documental.
A convivncia de um fundo com fundos de outras entidades ocorre no caso de todos eles
estarem recolhidos a um instituio arquivstica de natureza custodiadora de fundos.
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combinao de nmeros e letras, para permitir sua localizao nos depsitos. (CAMARGO &
BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) Ver tambm: Cdigo.
NOTAO. Cdigo de identificao que permite a ordenao ou localizao das unidades de
arquivamento. Tambm chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a (...) [Norma
Brasileira de Descrio Arquivstica NOBRADE],9 equivale a cdigo de referncia.
(ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio..., 2005.)
NUMERAO DE PEAS. a numerao atribuda s partes integrantes do processo.
(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Pea.
ORDENAMENTO DOS DOCUMENTOS DENTRO DA SRIE. Disposio dos documentos
de uma srie, a partir de elemento convencionado para sua recuperao. (CAMARGO &
BELLOTO, Dicionrio..., 1996.) Mesmo que mtodo de arquivamento.
ORGANICIDADE. Relaes que os documentos arquivsticos guardam entre si e que
expressam as funes e atividades da pessoa ou organizao que os produziu. A organicidade
se constitui em um atributo essencial para que um determinado conjunto de documentos seja
considerado um arquivo. (CONS. NAC. ARQUIVOS. Glossrio. 2009. )
ORGANICIDADE. Relao natural entre documentos de um arquivo(1) em decorrncia das
atividades da entidade produtora. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
ORIGINAL. 1 Documento produzido pela primeira vez ou em primeiro lugar. 2 Verso final
de um documento, j na sua forma apropriada. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
Ver tambm Minuta.
PGINA DO PROCESSO. cada uma das faces de uma folha de papel do processo.
(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Processo.
PASTA INTERCALADORA. Pasta utilizadas para separar grupos de documentos dentro de
outra pasta. Ver tambm: Camisa.
PATRIMNIO ARQUIVSTICO. Conjunto dos arquivos(1) de valor permanente, pblicos
ou privados, existentes no mbito [de um pas],10 de uma nao, de um estado ou de um
municpio . (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
PCD. Sigla de Plano de Classificao de Documentos.
PEA. Unidade documental materialmente indivisvel. (CAMARGO e BELLOTTO.
Dicionrio..., 1996.) Ver tambm: Item documental. Ver tambm: Numerao de pea; Pea do
processo.
PEA DO PROCESSO. o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex:
Folha, folha de talo de cheque, passagem area, brochura, termo de convnio, contrato, fita de
vdeo, nota fiscal, entre outros. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Processo.
PERODO DE RETENO. Ver prazo de guarda.
PLANO DE CLASSIFICAO. A classificao geralmente traduzida em esquema no qual a
hierarquia entre as classes e subclasses aparece representada espacialmente. Esse esquema
chamado plano de classificao. (GONALVES, Como classificar..., 1998, p. 12.) Esta
expresso mais utilizada em arquivos em fase corrente. Ver tambm: Cdigo de classificao;
Plano de classificao de documentos.
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VALOR LEGAL. Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou
constituir um direito. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio.., 2005.) Integra o valor primrio.
Ver tambm: Valor probatrio.
VALOR PERMANENTE. Valor probatrio ou valor informativo que justifica a guarda
permanente de um documento em um arquivo(1). Tambm chamado valor arquivstico ou
valor histrico. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Integra o valor secundrio.
VALOR PRIMRIO. Valor primrio ou imediato (...) decorre da razo pela qual o documento
foi gerado pela instituio, no exerccio de suas atividades, destacando-se o valor
administrativo, fiscal e legal. (BERNARDES & DELATORRE, 2007, p. 37.) Negrito nosso.
VALOR PRIMRIO. Valor atribudo a documento em funo do interesse que possa ter para
a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e
fiscais. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
VALOR PROBATRIO. 1. Qualidade pela qual um documento evidencia a existncia ou a
veracidade de um fato. 14 (...) 2. Qualidade pela qual os documentos de arquivo (1) permitem
conhecer a origem, a estrutura, a competncia e/ou o funcionamento da instituio que os
produziu. 15 (CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio... 1996.)
VALOR PROBATRIO. Valor intrnseco que permite a um documento de arquivo(1) servir
de prova legal. Ver tambm: valor legal. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
VALOR SECUNDRIO. Qualidade informativa que um documento pode possuir para alm
de seu valor primrio. (CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio... 1996.)
VALOR SECUNDRIO. Valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa
ter para a entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins
diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. (ARQUIVO NACIONAL,
Dicionrio..., 2005.)
VERSO. Uma ou mais variantes de um mesmo documento. (CONS. NAC. ARQUIVOS.
Glossrio. 2009.) Ver tambm: Minuta.
VIGNCIA. Perodo no qual permanecem efetivos e vlidos os encargos e disposies
contidos nos documentos. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., 2001, p. 146.) Ver tambm:
Prescrio.
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REFERNCIAS
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(Projeto Como Fazer, Oficinas 2007)
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MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO. Secretria-Adjunta de
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Capturado em
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17/04/2003.
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