Servicios de viaje

Unidad 3. Aspectos financieros de la operacin de las agencias de viaje

Administracin de Empresas Tursticas

Programa de la asignatura:
Servicios de viaje

Clave:

Lic. 11142314
TSU. 12142314

Universidad Abierta y a Distancia de

Mxico
UnADM

Ciencias Sociales y Administrativas

Administracin de empresas tursticas 1

Servicios de viaje
Unidad 3. Aspectos financieros de la operacin de las agencias de viaje
ndice
Unidad 3. Aspectos financieros de la operacin de las agencias de viajes
Presentacin de la unidad .................................................................................... 3
Propsitos ............................................................................................................ 3
Competencia especfica ....................................................................................... 3
3.1. Elaboracin de presupuestos y cotizaciones ................................................ 4
3.1.1. Elaboracin del presupuesto operacional, de ingresos y egresos .............. 4
Actividad 1. Beneficios en la elaboracin de presupuesto .................................... 7
3.1.2. Elementos que incluye una cotizacin ........................................................ 7
3.1.3. Elaboracin de cotizaciones ....................................................................... 9
3.2. Impuestos, aduanas, monedas y formas de pagos ..................................... 10
3.2.1. Tipos de impuestos por servicios y destinos ............................................ 11
3.2.2. Elementos fundamentales de las reglamentaciones de aduanas ............. 13
3.2.3. Tipos de cambio ....................................................................................... 13
3.2.4. Formas de pago (efectivo, tarjeta de crdito, cheques de viajeros) .......... 14
Actividad 2. Cotizaciones ................................................................................... 16
3.3. Indicadores bsicos para el control de la gestin ........................................ 16
3.3.1. Punto de equilibrio ................................................................................... 20
3.3.2. Porcentaje promedio de comisin ............................................................ 24
3.3.3. Costo de ventas ....................................................................................... 23
Actividad 3. Gestin operativa de una agencia de viajes .................................... 26
Autoevaluacin .................................................................................................. 27
Evidencia de aprendizaje. Propuesta de mejora en la gestin .......................... 27
Autorreflexin ..................................................................................................... 27
Cierre de la unidad ............................................................................................. 28
Para saber ms.................................................................................................. 28
Fuentes de consulta ........................................................................................... 29

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Unidad 3. Aspectos financieros de la operacin de las agencias de viaje
Presentacin de la unidad
En la presente unidad, estudiars cmo elaborar presupuestos y cotizaciones en
una agencia de viajes para emplearlo en el control de la gestin, mediante el
estudio de las diferentes tarifas e impuestos aplicables a cada servicio y destino,
conociendo la informacin necesaria en cuanto a las regulaciones de aduanas, los
tipos de monedas y las formas de pagos de las agencias de viajes, para llevar a
cabo la correcta operacin en la agencia de viajes.
En esta tercera unidad, es importante que pongas mucha atencin en los
aspectos financieros para la agencia en cuanto a control, pues de ello derivar en
una eficiente administracin del negocio para lograr los objetivos deseados y la
permanencia en el tiempo de este tipo de empresas.

Propsito
Al trmino de esta unidad logrars:

Analizar la aplicacin que tiene la

elaboracin de presupuestos y
cotizaciones en el control de la gestin.
Identificar las diferentes tarifas e
impuestos aplicables a cada servicio y
destino, las regulaciones de aduanas, los
tipos de monedas y las formas de pagos
de las agencias de viajes, como apoyo a
la actividad ms eficiente de la agencia.

Competencia especfica
Analizar la elaboracin de los presupuestos y
cotizaciones en una agencia de viajes, para aplicarlos en
el control de la gestin, mediante el estudio de las
diferentes tarifas e impuestos aplicables a cada servicio
y destino, las regulaciones de aduanas, los tipos de
monedas y las formas de pagos de las agencias de
viajes.

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Unidad 3. Aspectos financieros de la operacin de las agencias de viaje

3. Aspectos financieros de la operacin de las agencias de viajes

3.1. Elaboracin de presupuestos y cotizaciones
En las agencias de viajes, los elementos financieros constituyen la espina dorsal
de todos los negocios. Por las caractersticas de este tipo de empresas (las
agencias), un presupuesto deficientemente elaborado o una cotizacin errnea,
puede llevar al fracaso el ejercicio en cuestin.
En las agencias de viajes, siempre habr que
tener en cuenta que los errores que aqu se
comentan, inevitablemente representan un costo
econmico para el cliente o para la agencia, sin
embargo nunca se debe hacer del conocimiento
del cliente, por lo que la agencia lo deber
asumir.
Elementos financieros

3.1.1. Elaboracin del presupuesto operacional, de ingresos y

egresos
Presupuesto operacional. Cuando la agencia ya tiene claro los detalles de la
operacin con los prestadores de servicios, una vez definidos quines pueden ser sus
clientes y cules son sus expectativas como negocio, el siguiente paso es la
elaboracin del presupuesto operacional, el cual lo debe hacer a partir de los
objetivos que se ha trazado.
Acerenza (2010, p. 102) define: el presupuesto
operacional, no es ms que la concrecin financiera
de los distintos programas por desarrollar durante un
periodo determinado, normalmente un ao. En el
mismo, se expresan los movimientos esperados en
materia de ingresos por concepto de venta, as como
los gastos involucrados en las operaciones.
Presupuesto operacional

Por lo que la elaboracin del presupuesto operacional, debe incluir todos los ingresos
que la agencia considere que puede obtener, por concepto de las comisiones, previo
conocimiento de stos en su negociacin con los prestadores de servicios y por otro
lado sus gastos.
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Para esto se requiere la elaboracin de un presupuesto de ingresos y un presupuesto
de egresos.
El presupuesto de ingresos tiene como objetivo determinar el volumen de ventas
que la agencia debe alcanzar para cubrir sus costos de operacin y obtener los
beneficios deseados.
Como menciona Acerenza (2010, pp. 102-103), para calcular el presupuesto de
ingreso de la agencia, y considerando que stos provienen de las comisiones que
ofrecen los prestadores de servicios, lo primero que se har es prever el volumen de
venta bruta que se espera, para luego aplicar a la cifra que resulte, el porcentaje
promedio de comisin, esto permitir determinar los ingresos reales que se estiman
en un periodo determinado.
El volumen de venta bruta es muy susceptible a los cambios que se producen en los
negocios tursticos, pues no son estables y cuando hay variaciones en los diferentes
sectores de la economa, generalmente el turismo se ve afectado por estas
situaciones. Es por esto que la agencia debe ser muy cuidadosa en su estimacin, y en
el volumen de ventas.
Clculo del porcentaje promedio de comisin. El porcentaje promedio de
comisin, se obtiene dividiendo el monto total de las comisiones percibidas en el
ejercicio anterior (o esperado), entre el volumen de las ventas brutas del mismo
ejercicio.
Si las ventas brutas son de 800,000 dlares y las comisiones que se obtuvieron o se
esperan obtener son de 75, 000 dlares, entonces el porcentaje promedio de
comisin es de: 9 %.

El porcentaje promedio de comisin no quiere decir que eso ser lo que

definitivamente la agencia va a percibir siempre, hay que ir analizando cmo est la
tendencia de las comisiones otorgadas por parte de los prestadores de servicios y los
niveles de venta que la agencia va teniendo. Esto se analizar con mayor profundidad
ms adelante.

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Presupuesto de egresos. De la misma forma que el presupuesto de ingresos es una
estimacin de los ingresos que la agencia puede obtener por concepto de
comisiones, el presupuesto de egresos debe ser igual una estimacin, pero de todos
los gastos en que la agencia incurre, derivados de su operacin para lograr los
objetivos esperados, aqu la estimacin es un poco ms sencilla porque est basada
en la realidad que tiene la agencia en cuanto a sus gastos, pero s se debe estimar
que pueden haber cambios o incrementos en estos egresos de un periodo a otro.
Acerenza (2010, p. 105) considera que en este sentido de se tiene que:

Estimar las nuevas necesidades del personal (si fuera necesario).

Prever los incrementos en los sueldos y sus respectivas cargas sociales. Es
importante resaltar, que muchas agencias lo que hacen para que este gasto
no resulte un incremento, estimulan a los trabajadores con comisiones por sus
ventas, y stas son las que en su momento pueden aumentar.
Estimar los incrementos en los gastos de arrendamiento del local y de los
servicios de agua y luz.
Establecer las nuevas necesidades en materia de papelera y tiles de
escritorio y prever los probables aumentos en los costos de compra. Por lo
que se recomienda aqu que la agencia trate de tener la mayor cantidad de
informacin en formatos electrnicos, as como evitar gastos innecesarios en
papelera.
Estimar los incrementos de las primas de los seguros y fianzas.
Prever los probables incrementos en los gastos relacionados con la operacin
de los servicios receptivos efectuado con equipos propios: mantenimiento de
vehculos, aceites y combustibles, primas de seguros, por otros.
Considerar los probables incrementos de las tarifas de los servicios
arrendados a terceros, incluido el pago de honorarios a los guas y quines se
trasladan

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Actividad 1. Beneficios en la elaboracin de presupuesto

Ingresa al Foro y a partir de las indicaciones de tu Docente en lnea y las preguntas

que plantee, junto con tus compaeros (as) reflexiona sobre la importancia de
elaborar presupuestos en una agencia de viajes.
Es importante que revises las aportaciones de tus compaeros(as) e interactes con
ellos (ellas).
*Recuerda que tu docente moderar las participaciones
**No olvides consultar la Rbrica de participacin en foro y ser respetuoso con las
ideas de tus compaeros (as).

3.1.2. Elementos que incluye una cotizacin

Como has observado, las agencias de viajes son empresas que se convierten en
intermediarios entre el prestador de servicios y los clientes. En este papel de
intermediarios siempre los agentes de viajes estarn respondiendo a las solicitudes
de los clientes, y por lo mismo ofreciendo diferentes servicios que la agencia tiene.
Por tal motivo, es importante que no se descuide ningn detalle a la hora de hacer la
cotizacin, porque los clientes lo nico que saben es que quieren o necesitan viajar,
es responsabilidad del agente de viajes asesorarlo en la mejor opcin que le puede
ofrecer y por tanto existen varios elementos que no se deben omitir a la hora de
realizar esta cotizacin, tanto en beneficio del cliente como de la agencia.
Origen y destino del viaje.
Fecha de salida y regreso.
Cantidad de personas (adultos, infantes de 0 a 2 aos y nios de 2 a 12 aos).
Categora de los servicios de alojamiento.
Cantidad de habitaciones, por tipo (doble, sencilla, triple o cudruple, si fuera
el caso).
Planes alimenticios.
Actividades opcionales (excursiones, visita a museos, teatros).
Cruceros tipo de cabina (interior, balcn, vista al mar, suite).
Renta de autos, categora de auto (econmico, compacto, premium, de lujo),
tamao (standard, mediano, grande).
Datos del (los) cliente(s): nombre, telfono, correo electrnico.
Forma de pago (efectivo, tarjeta crdito o dbito, transferencia bancaria.
Polticas de cambios y cancelaciones.
Tiempo lmite para efectuar el pago total o el anticipo si lo requiere el servicio.
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Muchos de los servicios que ofrecen las agencias de
viajes, requieren de un anticipo para garantizar el
espacio, esto generalmente se exige en las
reservaciones areas, y hay que ser muy claros con
los clientes a la hora de cobrarles el anticipo, porque
generalmente el anticipo no tiene devolucin, todo
depende del prestador de servicio con el que la
agencia tenga la negociacin.

Anticipos

Precio final. La agencia tiene que considerar la comisin que recibir por parte
del prestador de servicios, para esto hay dos maneras de manejar las
comisiones, depender de cmo estn estipuladas las tarifas con el prestador de
servicios y pueden ser:

Es muy importante conocer que las comisiones se calculan sobre la tarifa base, esto
quiere decir, que sobre la tarifa que no tiene impuestos. Por lo que a la hora de
calcular el precio final de lo que pagara el cliente, hay que considerar los impuestos
por el tipo de servicio adems del IVA y cualquier otro impuesto segn las
regulaciones fiscales de cada destino.
En el caso de Mxico, el IVA que se aplica en la frontera es menor al que se aplica en
el resto del pas, es decir, en las fronteras el IVA es de 11 % y en los dems estados
de la Repblica es del 16 %.

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3.1.3. Elaboracin de cotizaciones
La elaboracin de cotizaciones de los servicios que ofrece una agencia de viajes,
recae sobre la persona o el rea encargada de las ventas, basndose en los
diferentes puntos que se presentaron en el subtema anterior.
A la hora de elaborar una cotizacin, una de las reglas de oro para que no exista
algn tipo de confusin, es tomar todos las tarifas que se van a incluir en la cotizacin
y convertirlas al mismo tipo de moneda, es decir, que todo quede bajo una misma
unidad. Todo se debe cotizar por persona y especificar todo lo que incluye ese precio,
para evitar confusin en la tarifa final.
A continuacin se desarrolla un ejemplo de una cotizacin.
Se le ha pedido a la agencia cotizar un viaje a Chiapas, para 20 personas, en hoteles
de cuatro o cinco estrellas, del 23 al 30 de junio de 2012. Los clientes no han dado
ms informacin, pero la agencia le ofrece hoteles con los que tiene contrato y en los
cuales la tarifa negociada es de 80.00 dlares diarios, por persona en habitacin
doble, en Plan CP comisionable al 12 %. El tipo de cambio del da es de 13.09 pesos
mexicanos por dlar y el precio del boleto de avin en viaje redondo y con impuestos
incluidos es de $ 3,150.00 por persona. La agencia cobrar $250.00 por concepto de
emisin de boletos areos.
Se necesita conocer cul ser el volumen de utilidad para la agencia en esta
operacin y cuanto tiene que pagar cada cliente.

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3.2. Impuestos, aduanas, monedas y formas de pagos

En este tema se abordar con mayor
profundidad los elementos que
constituyen servicios complementarios y
dan la posibilidad de poder explicar a los
clientes todo lo relacionado con los
impuestos que se tienen que pagar por
un viaje, as como la importancia de
conocer las regulaciones de aduanas y
las diferentes formas de pago que se
pueden aplicar en las agencias
incluyendo los tipos de cambio.
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Servicios complementarios

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3.2.1. Tipos de impuestos por servicios y destinos
De acuerdo al Programa Internacional de Capacitacin
en Viajes y Turismo (2006: 177), Muchos pases
aplican diversos tipos de impuestos a los viajeros.
Estos impuestos se cobran en las cuentas del hotel, el
alquiler de automviles, los derechos portuarios en el
caso de cruceros y otros servicios. Un impuesto de
salida es, a menudo, cobrado cuando el pasajero sale
del pas. Varios impuestos de transporte y derecho de
uso de aeropuerto pueden ser cobrados por el agente
de viajes al momento de vender el billete [boleto].
Impuesto por servicios y
destinos

En efecto, los impuestos en cada destino ya estn regulados de acuerdo a las leyes
aplicables en esa materia de cada lugar, pero es responsabilidad de la agencia
dominar la informacin al respecto, para poderlo explicar a los clientes con total
claridad y as evitar cualquier malentendido.
Por ejemplo, en el caso del impuesto sobre hospedaje en Mxico, se cobra de
manera diferente, segn el estado de la Repblica en el que se ofrece el servicio.
Cada estado aplica una tasa diferente y sta vara segn el estado entre 2, 2.5 y 3 %.
Se recomienda consultar el sitio de la Secretaria de Hacienda y Crdito Pblico
(SHCP) sobre los impuestos estatales: http://losimpuestos.com.mx/pago-impuestosestatales/
Otro impuesto que es muy importante conocer especialmente cuanto se aplica y
cuando se paga, es el impuesto de salida de cada pas. En Mxico se conoce como
Tasa de Uso del Aeropuerto (TUA) y tiene una variacin derivada de los movimientos
en el tipo de cambio, por consiguiente, se cotiza en dlares de Estados Unidos de
Amrica del Norte y es diferente para vuelos nacionales que internacionales y se
paga cuando se compra el boleto a la agencia o a la lnea area.

Impuesto de salida
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Existen algunos pases que lo cobran directamente al cliente a la salida del
aeropuerto y en la moneda del pas, por lo que es responsabilidad de la agencia
conocer esta informacin, para que los clientes estn preparados con la cantidad
necesaria a la salida del pas.
Tambin el impuesto al valor agregado (IVA) se aplica
a los servicios tursticos y en el caso de Mxico
existen dos tasas diferentes, el 11 % para los destinos
fronterizos y el 16 % para el resto del pas.

Cobros al cliente

De acuerdo con la Ley del Impuesto al Valor Agregado publicada en el Diario Oficial
de la Federacin ltima Reforma DOF 07-12-2009, Para efectos de esta Ley, se
considera como regin fronteriza, adems de la franja fronteriza de 20 kilmetros
paralela a las lneas divisorias internacionales del norte y sur del pas, todo el
territorio de los estados de Baja California, Baja California Sur y Quintana Roo, los
municipios de Caborca y de Cananea, Sonora, as como la regin parcial del Estado
de Sonora comprendida en los siguientes lmites: al norte, la lnea divisoria
internacional desde el cauce del Ro Colorado hasta el punto situado en esa lnea a
10 kilmetros al oeste del Municipio Plutarco Elas Calles; de ese punto, una lnea
recta hasta llegar a la costa, a un punto situado a 10 kilmetros, al este de Puerto
Peasco; de ah, siguiendo el cauce de ese ro, hacia el norte hasta encontrar la lnea
divisoria internacional.
Las agencias de viajes deben tratar de mantenerse muy actualizadas con respecto a
los impuestos, pues stos aumentan con regularidad.
Existe un manual de la IATA, conocido como Travel
Information Manual (TIM) o manual de informacin
de viajes en espaol, que proporciona toda la
informacin relacionada con los impuestos de los
aeropuertos. Para adquirir este manual, la agencia
debe hacerlo va Internet y solicitarlo, llenando un
formato que as lo exige.
Para mayor informacin consulta:
http://www.iata.org/ps/publications/Pages/tim.aspx

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IATA

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3.2.2. Elementos fundamentales de las reglamentaciones de
aduanas
Las reglamentaciones de aduanas tambin son propias de cada pas, sin embargo se
puede encontrar en el Manual de informacin de viaje, esto en cuanto a la cantidad
de artculos que se pueden importar y exportar de cada pas. Cuando se sobrepasan
los lmites establecidos, tanto para la entrada como para la salida de artculos, las
aduanas cobran tambin un impuesto, y las tarifas que se aplican tambin son
libertad del propio pas.
Los controles de aduanas se establecen en los puertos, aeropuertos y lneas
fronterizas entre pases, con el objetivo de proteger a los pases en cuanto a:

Enfermedades contagiosas.
Contrabando (armas, drogas, material
peligroso.
Entrada de animales, residuos txicos.

Reglamentacin de aduanas

Es elemental que la agencia de viajes informe

a sus clientes sobre las diferentes
restricciones que existen en cada destino que
el turista desee visitar, para que su viaje no
resulte desafortunado por un incidente
aduanal, por lo que es responsabilidad de la
agencia dar la mayor cantidad de informacin
en este rubro, sobre todo para las personas
que salen por primera vez del pas.

3.2.3. Tipos de cambio

De acuerdo con el Diccionario de Trminos de Finanzas e Inversiones (Downes y
Elliot, 2003): Tipo de cambio, es el precio en que una moneda de un pas, se puede
convertir al de otro pas. Por ejemplo, el tipo de cambio entre el dlar estadounidense
y la libra esterlina es diferente entre el dlar y el marco alemn. Un rango amplio alto
influye en los tipos de cambio, lo que normalmente hace que cambien ligeramente
cada da de transacciones; algunos tipos se fijan por medio de un convenio.
El tipo de cambio para las agencias, es un elemento muy importante en su operacin
y manejarlo correctamente siempre influir de manera positiva en su gestin. Muchas
de las tarifas que reciben las agencias de viajes de parte de los prestadores de

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servicios, estn expresadas en dlares y por tal motivo deben trabajar con el tipo de
cambio del da.
Se recomienda utilizar el tipo de cambio oficial emitido por el Banco de Mxico, por
ser el banco central del Estado Mexicano.
Como agentes de viajes es muy vlido que todos los pases manejan monedas
diferentes y poder dar esta informacin a los clientes o recomendarles dnde es
posible encontrarla con mayor facilidad.
A continuacin se dan varios ejemplos de las monedas de algunos pases que
pueden ser algunos de los destinos a los que se venden viajes y necesitas saber cul
es la moneda de circulacin:

Existen casas de cambio que ofrecen la posibilidad de compra-venta de diferentes

tipos de monedas pero se le puede sugerir a los clientes que tambin pueden hacer
este tipo de transacciones en los aeropuertos.

3.2.4. Formas de pago (efectivo, tarjeta de crdito, cheques de

viajeros)
Un elemento diferenciador que tienen las agencias actualmente son las formas de
pago, existen diferentes formas aceptadas por las agencias y esto constituye una
ventaja competitiva con respecto a algunas que tienen restricciones en este sentido,
es por esto que mientras ms gestiones se hagan con las instituciones que facilitan
estas operaciones, mejor posicionamiento tendr en comparacin con sus
competidoras.
Observa varias formas de pagos que pueden ser aceptadas:
Efectivo: Definitivamente sta constituye la forma ms sencilla para realizar
operaciones de cualquier tipo, pero es tambin la ms arriesgada, pues si llegara a

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perderse el dinero por cualquier razn ajena al cliente o a la agencia, no hay forma de
recuperarlo.
Tarjetas de Crdito: stas constituyen un instrumento financiero muy eficiente para
las operaciones en la agencia y para que el cliente la lleve consigo, es elemental que
la agencia tenga muy claro si la tarjeta que maneja el cliente es aceptada en el
destino al que va y si es as, qu costo le genera su uso fuera de su lugar de origen.
Incluso pueden hacer uso de los cajeros automticos si necesitan efectivo para
alguna de sus transacciones.
Cheque de Viajero: Los cheques de viajeros son tambin un instrumento financiero
que las agencias usan para ofrecerle a los clientes la opcin de usar los cheques que
son ms seguros en vez de utilizar efectivo o tarjetas. Si la agencia no diera este
servicio, se pueden adquirir en los bancos o en casas de cambio. El problema que
pueden tener los cheques de viajeros es que tienen ms posibilidades de que no los
acepten en algunos establecimientos y ser una gran limitacin para el cliente,
adems de que su uso exige identificacin y firma tanto para comprar, como cuando
se va a pagar.
Transferencias bancarias: Actualmente resultan muy rpidas y seguras.

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Actividad 2. Cotizaciones

Esta segunda actividad te permitir distinguir a travs de la elaboracin de una

cotizacin, cunto puede ganar la agencia por concepto de comisin y cuanto pagar
el cliente por todos los servicios que se le prestan.
Para ello:
1. Consulta y cotiza la tarifa de los principales servicios de una agencia de
viajes.
2. A partir de los lineamientos que te proporcione tu docente, indica cunto
ganar la agencia y cunto pagarn los clientes, as como los principales
elementos que consideran las agencias de viaje para efectuar una cotizacin.
3. Al finalizar guarda tu archivo con la nomenclatura SEV_U3_A2_XXYZ y
sbelo a la seccin de Tareas.

4. Espera la retroalimentacin de tu docente y atiende sus solicitudes.

3.3. Indicadores bsicos para el control de la gestin

El control de la gestin es un proceso orientado a establecer los lineamientos de la
gestin empresarial para alcanzar las metas establecidas para la empresa y adems
sirve como instrumento para realizar su evaluacin econmica.
La propia evolucin dinmica de la competencia, de los clientes y los cambios que se
han generado en aspectos como la tecnologa, responsabilidad social, marco legal,
entre otros, han ejercido su influencia en los sistemas de control de gestin y en el
desarrollo de los indicadores necesarios para la evaluacin, anlisis y diagnstico de
la gestin de las empresas.
Como parte de los sistemas de control, las empresas emplean un conjunto de
indicadores de gestin que se constituyen en la medida utilizada para determinar el
xito de su administracin o gestin. Este conjunto de indicadores tambin son
conocidos como Key Performance Indicators (KPIs), o Indicadores Clave de
Desempeo.

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Unidad 3. Aspectos financieros de la operacin de las agencias de viaje
Las agencias de viajes no estn ajenas a la influencia de los rpidos cambios que se
presentan en el mercado de viajes a nivel local y a nivel internacional, en su funcin
de intermediacin de servicios tursticos entre los proveedores y el cliente final, el
control de la gestin es una herramienta que ayuda a alcanzar los niveles de
rentabilidad deseada.
Entre los aspectos que impactan en las caractersticas del negocio de las agencias de
viajes y que menciona Vega (2006, p. 110), se citan los siguientes:
Ausencia de barreras de entrada
Para operar una agencia de viajes no es necesario realizar una fuerte inversin
inicial, ni tener un conocimiento muy profundo del negocio y no existen muchas
restricciones legales para su apertura. En Mxico, combinando datos de la SECTUR
y de la agencia especializa Euromonitor, en el ao 2010 existan 5,294 agencias de
viajes, con una facturacin promedio de 4.2 millones de pesos cada una, que en
trminos de comisiones representan por agencia alrededor de $550,000 pesos, lo que
nos ayuda a tener una dimensin del negocio (Euromonitor, 2011).
Tendencia a la concentracin
En trminos del negocio, la combinacin de bajas barreras de entrada y el tipo de
servicios que ofrecen estas empresas, que se consideran productos muy
estandarizados o commodities (productos muy estandarizados), generan una intensa
competencia que presiona a la baja los precios, provocando una contraccin de los
mrgenes y la rentabilidad del negocio. Esta situacin hace que los esfuerzos de las
empresas tengan un nfasis en el volumen, y esto genera que una concentracin
cada vez mayor en los grupos ms grandes. Para que se tenga una idea, segn el
estudio de Euromonitor, Travel Retail-Mxico 2010, las principales nueve compaas
de este sector concentran casi el 30 % del volumen de negocios en el pas.
No obstante, es un sector muy fragmentado como lo demuestran las cifras que se
muestran a continuacin y que aparecen en el Compendio Estadstico del Turismo en
Mxico 2010, publicado por SECTUR.

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Estacionalidad
Cualquier anlisis de gestin en las agencias de viajes debe tomar en cuenta que la
industria turstica es cclica, con la distribucin de los momentos de mayor demanda
en las vacaciones de Semana Santa, verano e invierno, apoyada tambin por los
llamados puentes largos.
Esto provoca que en los momentos de menor demanda, el control de costos y de los
flujos de efectivo, sea de vital importancia para controlar las posibles prdidas o bajos
resultados que se pueden obtener.
A continuacin se presenta una grfica de las llegadas de turistas internacionales en
el perodo 2009-2011, donde se puede apreciar el efecto de la estacionalidad que
mencionamos, y el impacto que tuvo para Mxico el episodio de la influenza en el
mes de mayo de 2009, donde se alcanzaron los niveles ms bajos de llegada de
turistas en, por los menos, los ltimos 10 a 15 aos.

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Mrgenes por la venta de boletos de avin
De acuerdo con la Cmara de Compensacin de transacciones del pasaje areo,
Billing and Settlement Process de la IATA, el volumen de ventas de pasajes areos
vendidos a travs de las agencias de viajes a nivel mundial, alcanz en el ao 2010
los 221 mil millones de dlares (BSP, 2011).
La venta de boletos de avin fue hasta hace unos aos (antes de septiembre 112001) la principal fuente de ingresos por comisiones para las agencias de viajes, sin
embargo las lneas areas han ido reduciendo el porcentaje de comisin que pagan a
las agencias de viajes por este servicio. En la actualidad esta cifra est entre el 1% y
2% (as lo aplican las lneas areas como poltica), situacin que ha obligado a las
agencias a buscar nuevos modelos de cuotas o fees para compensar esta prdida de
ingresos.
Este mecanismo de fees (es decir, cuota adicional) se aplica principalmente por la
emisin de los boletos: lo paga el pasajero y representa entre $25.00 y $30.00 USD
por cada boleto emitido.
La amenaza de internet.
El hecho de una mayor penetracin en los mercados del comercio electrnico, la
tendencia del consumidor a personalizar su paquete de vacaciones o de viajes, y de
las empresas a buscar saltar a los intermediarios como las agencia de viajes,
representan una amenaza para la estas empresas, por lo que se ven obligadas a
adaptar nuevos modelos de negocios y esquemas de distribucin para poder
aprovechar estas tendencias del mercado individual y corporativo.
Aunque Mxico ha ido abrindose paso el comercio electrnico con tasas de
crecimiento de dos dgitos anualmente, las cifras de ventas a travs de Internet en el
sector de los viajes todava no alcanza a las ventas que se hacen por los canales
tradiciones. Esto lo demuestran las cifras publicadas por Euromonitor en el estudio
mencionado anteriormente, donde para el ao 2009 las ventas totales de las
agencias de viajes tienen un valor de 22,269 millones de pesos mexicanos, mientras
que las ventas por Internet alcanzaron la cifra de 3,335 millones de pesos.

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Unidad 3. Aspectos financieros de la operacin de las agencias de viaje
Como alternativa a la problemtica planteada,
las agencias de viajes han estado
implementando nuevos esquemas y estrategias
de negocios, entre las que se pueden citar: la
especializacin en segmentos no tradicionales
como golf, aventura, cruceros, entre otros; la
creacin de grupos de gestin para abaratar los
costos; las franquicias como esquema de
expansin y de captacin de recursos
financieros; la presencia en Internet con el
objetivo de desarrollar canales mixtos, que
ayuden a compensar los costos de la operacin
y balancear el portafolio de servicios.

Estrategias de negocios

3.3.1. Punto de equilibrio

El riesgo empresarial siempre est asociado a determinados niveles de incertidumbre
sobre el desempeo futuro del negocio. Esta incertidumbre puede venir del lado de la
demanda, por inestabilidad de precios, o del lado de los proveedores por una
elevacin de sus costos, por la tecnologa, entre otros factores.
El punto de equilibrio es una de las medidas o indicadores que ayuda a identificar
niveles de riesgos en la operacin de las empresas, es una anlisis de sensibilidad, y
se puede definir como el nivel de ventas en que la empresa ni pierde ni gana, o sea
cuando la empresa cubre solamente la totalidad de sus costos fijos, ms los costos
variables asociados a ese nivel de ventas.

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Unidad 3. Aspectos financieros de la operacin de las agencias de viaje

El punto de equilibrio se puede expresar en unidades de producto, que el caso de las

agencias de viajes son los pasajeros, o en unidades monetarias. Adicionalmente, en
dependencia de la mezcla de servicios que venda la agencia, el punto de equilibrio se
puede calcular por tipo de servicios o productos.
Para el clculo del punto de equilibrio hay que tomar en cuenta los siguientes
elementos:

Costos fijos

Costos variables

Unidades vendidas, que puede estar expresado en unidades monetarias o en

nmero de pasajeros (pax).

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Unidad 3. Aspectos financieros de la operacin de las agencias de viaje
Un aspecto relevante es la clasificacin que se debe hacer entre costos fijos y costos
variables teniendo en cuenta las caractersticas de la operacin de la agencia de
viajes.

Los Costos Variables: Son aquellos que dependen del volumen de produccin o
el nivel de los servicios, es decir que a mayor produccin o unidades producidas,
o servicios prestados, los costos variables sern tambin mayores.

Los Costos Fijos: Estn relacionados con las caractersticas de la operacin y no

dependen del volumen de produccin o unidades producidas, y necesariamente
debe incurrirse en ellos.

Para el clculo del punto de equilibrio en unidades monetarias se utiliza la frmula

siguiente:

Tambin puede calcularse en la cantidad de unidades necesarias a vender, para ello

se sustituye el denominador de la frmula anterior por Margen Bruto o Margen de
Contribucin:

Entonces, la frmula del Punto de Equilibrio quedara:

Observa el siguiente ejemplo para calcular el punto de equilibrio para un paquete de

vacaciones a un destino de playa con las siguientes caractersticas:

Es un viaje de 7 das y 6 noches.

Total de pasajeros: 20 pax
El medio de transporte es autobs, con capacidad de 30 plazas.
El precio de venta por pax es de 435.00 unidades monetarias.
El desglose costos fijos y variables es como sigue:

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Unidad 3. Aspectos financieros de la operacin de las agencias de viaje

Clculo del Punto de Equilibrio en Unidades Monetarias

P.E = 4,787.00 Unidades Monetarias.

P.E = 4,787 / 435 (Precio Venta) = 11 pax
En este caso, el P.E. en unidades monetarias sera 4,787.00, lo que representan 11
pax, o sea el 55 % del total de pax. A partir del pax nmero 11 se empieza a generar
utilidad.

Clculo del Punto de Equilibrio por el Margen de Contribucin

M.C.U = 435.00 291.00 = 144.00

P.E.= 10.77 = 11 pax

P.E. en Unidades Monetarias = 11 pax * 435.00 = 4,785.00
En ambos casos, los resultados del clculo del P.E. se alcanzan con 11 pax, o sea el
55 % del total de pax que se ha planeado para este paquete. A partir del pax nmero
12 se empieza a generar utilidad.

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Unidad 3. Aspectos financieros de la operacin de las agencias de viaje
Un aspecto a considerar dentro del anlisis del punto de equilibrio es la
estacionalidad, y el momento en que se hace este anlisis. No es el mismo efecto
tener una variacin a la baja en el nmero de pasajeros durante la temporada alta,
donde los precios son ms elevados, al efecto que esta misma variacin puede
causar en momentos de poca demanda, donde los precios buscan cubrir los costos
variables y un pequeo porcentaje de los costos fijos.

3.3.2. Porcentaje promedio de comisin

Como se ha mencionado, los ingresos por intermediacin que reciben las agencias
de viajes se basan en las comisiones que ofrecen los diferentes proveedores: hoteles,
lneas areas, transportistas terrestres, arrendadoras de autos, entre otros; y la
magnitud o porcentaje que representan estas comisiones depende en buena medida
de la negociacin que realiza la agencia con el proveedor y las condiciones
comerciales del mercado.

Proveedores

Independientemente de lo anterior, resulta muy importante para la gestin de la

agencia conocer el nivel de comisiones que est generando en su operacin, y la
tendencia que mantiene para la agencia y su comparacin con las tendencias del
mercado para poder evaluar el desempeo que se ha obtenido.
Para este clculo se emplea el indicador denominado porcentaje promedio de
comisiones, que como seala Acerenza (2006, p. 104), no es ms que la divisin del
monto total de comisiones percibidas por la agencia en un perodo, entre el volumen
de ventas brutas de ese mismo perodo.
Por ejemplo si una agencia recibi 100,000 dlares por concepto de comisiones y sus
ventas brutas fueron del orden de 1 milln de dlares, entonces el porcentaje
promedio de comisin durante ese perodo fue del 10%.

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Unidad 3. Aspectos financieros de la operacin de las agencias de viaje
Para las agencias que trabajan con diferentes productos y/o servicios resulta
interesante hacer este anlisis precisamente considerando su mezcla de
productos/servicios. Este hecho hace que el valor total de las comisiones sea una
cifra doblemente estacional, afectada por el factor volumen y por el distinto porcentaje
de comisin de cada producto.

3.3.3. Costo de ventas

El costo de ventas es considerado otro de los indicadores de gestin sobre el que la
agencia tiene que conocer su comportamiento y mantener un control estricto. Para su
clculo se emplea la siguiente frmula:
Costo de Ventas = Gastos Totales de Operacin X 100
Ventas Brutas
Ahora bien, la agencia necesita identificar adecuadamente los componentes del
Gasto Total de Operacin, a continuacin se mencionan los que mayor impacto
tienen:
Gastos de Personal.
El mayor porcentaje de gastos de una agencia de viajes viene determinado por los
gastos de personal, que en algunos casos pueden representar hasta el 50 % del total
de gastos. Por lo tanto, un elemento a considerar en el control de la gestin es la
productividad por empleado y su relacin con la rentabilidad de la empresa.
Rentas y amortizaciones.
Las rentas que pagan las agencias por los locales donde tienen sus oficinas o el
equivalente a la depreciacin en caso de que los locales sean propios, ocupa el
segundo lugar en los conceptos de gastos para una agencia de viajes.
Tecnologas de la informacin y comunicaciones.
No obstante que la infraestructura de tecnologa que necesita una agencia para
operar no es complicada, puede reducirse a la conexin con algn GDS y una
conexin de banda ancha para Internet. Para disponer de ellas, se genera un cargo
inicial de instalacin y luego un cargo recurrente por concepto con acceso y uso de
estos sistemas. Adicionalmente y dependiendo de las coberturas de mercado que
tiene la agencia, ser lo que invierta en este rubro.

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Unidad 3. Aspectos financieros de la operacin de las agencias de viaje
Otros gastos.
En este apartado, se encuentran cargos por el uso de servicios financieros, entre los
que se hallan: las comisiones que cobran los bancos por el uso de tarjetas de crdito,
gastos bancarios por transferencias y uso de sus servicios, primas de seguros,
impuestos y otros gastos generales. En el caso de que la agencia funcione bajo el
esquema de franquicias, hay que agregar los gastos por regalas que se pagan a la
franquicia y otros cargos como pueden ser por publicidad, uso de sistemas de
reservas, entre otros.
En resumen, por ejemplo, si una agencia que presenta gastos totales de operacin
del orden de los 200 mil dlares y las ventas brutas ascienden en ese mismo perodo
a 2 millones de dlares, entonces el costo de venta ser del 10%.
Este indicador es necesario compararlo con el porcentaje de comisin que recibe la
agencia. Si el nivel de comisiones est por encima del costo de ventas, entonces la
agencia estar obteniendo un beneficio que contribuir a la rentabilidad final de la
empresa. En caso contrario, se generar una prdida para la agencia.
Por ello, este indicador es clave para el control de la gestin en la agencia de viajes y
debe tomarse en cuenta tanto para la contratacin, como para la venta de los
productos y/o servicios.

Actividad 3. Gestin operativa de una agencia de viajes

Esta tercera actividad te permitir identificar y establecer el proceso de la

gestin operativa de una agencia de viajes.
Para ello:
1. Ubica una agencia de viajes cercana a tu localidad.
2. Investiga cmo se lleva a cabo la gestin operativa
3. De acuerdo a los lineamientos que te proporcione tu Docente en
lnea, establece grficamente el proceso de la gestin operativa de
dicha agencia.
4. Al finalizar guarda tu archivo con la nomenclatura SEV_U3_A3_XXYZ y
sbelo a la seccin de Tareas.

5. Espera la retroalimentacin de tu docente y atiende sus solicitudes.

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Unidad 3. Aspectos financieros de la operacin de las agencias de viaje
Autoevaluacin

A continuacin te pedimos realizar un ejercicio que te permitir medir el avance de tus

conocimientos adquiridos en esta primera unidad. Para ello, ingresa a la herramienta
Autoevaluacin y contesta las preguntas que ah se encuentran.

Evidencia de aprendizaje. Propuesta de mejora en la gestin

El propsito de esta actividad integradora es que analices la elaboracin de los

presupuestos y cotizaciones en una agencia de viajes a travs un estudio de caso.
Por lo tanto, ingresa al aula y en la seccin Evidencia de aprendizaje de esta
unidad, revisa el caso que te ser propuesto por tu Docente en lnea y atiende sus
indicaciones.
*Recuerda que puedes apoyarte en tu Docente en lnea para resolver tus dudas.
**No olvides consultar la Escala de evaluacin de esta unidad.

Autorreflexin

Al terminar la evidencia de aprendizaje es muy importante que elabores tu

autorreflexin. Ahora, ingresa al foro de Preguntas de autorreflexin y a partir de los
cuestionamientos presentados por tu Docente en lnea, elabora tu ejercicio y sbelo
en la seccin Autorreflexiones.

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Unidad 3. Aspectos financieros de la operacin de las agencias de viaje
Cierre de la unidad
Has finalizado la unidad 3, con ello has desarrollado las habilidades y competencias
establecidas, adems de haber alcanzado los logros establecidos que estuvieron
dirigidos para:

Explicar cmo se elaboran los presupuestos de una agencia de viajes.

Distinguir las diferentes cotizaciones que se pueden hacer en una agencia de
viajes a partir de las tarifas con las que cuenta.
Identificar las diferentes regulaciones de aduanas, tipos de monedas y formas
de pago que una agencia debe considerar y su interrelacin con la gestin de
la misma.
Analizar el control de la gestin de la agencia para trazar estrategias a futuro.

Para saber ms
Existen algunas recomendaciones que pueden contribuir al conocimiento adquirido
hasta el momento.
Se sugiere consultar la liga del Banco de Mxico, aqu puedes actualizarte en
todo lo relacionado a los tipos de cambio que se aplican en Mxico:
http://www.banxico.org.mx/
La siguiente liga te ofrecer informacin referente a los impuestos por el TUA:
http://www.aicm.com.mx/ClienteseInversionistas/Tarifas/index.php?Publicacio
n=371
Consulta tambin: http://www.euromonitor.com/travel-retail-in-mexico/report,
as como http://www.iata.org/ps/financial_services/bsp/Pages/index.aspx

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Fuentes de consulta
Bibliogrficas
Acerenza, M. A. (2006). Agencias De Viajes. Organizacin Y Operacin.
Mxico: Trillas.
Acerenza, M. A. (2010). Agencias De Viajes. Operacin y Plan de Negocios.
Mxico: Trillas.
De la Torre, F. (2010). Agencias de Viajes. Estructura y Operacin. Mxico:
Trillas.
Downes, J. y Elliot, J. (2003). Diccionario de Trminos de Finanzas e
Inversiones. Mxico: Compaa Editorial Continental.
Vega, A. (2006). Manual de Finanzas para empresas tursticas. Espaa:
Editorial Sntesis.
Electrnicas
Secretara de Turismo (SECTUR). Recuperado de www.sectur.gob.mx/
Asociacin Internacional del Transporte Areo (IATA). Recuperado de
www.iata.org/
Boletn Turstico. (2012). Recuperado de http://boletinturistico.com/

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