PROCESO DE AUDITORIA

La auditora de los recursos humanos supone utilizar una serie de

instrumentos y tcnicas para identificar y evaluar las directrices y
polticas de recursos humanos de una empresa.
El fin es poseer un sistema de informacin que permita comprobar lo
que se hace en materia de recursos humanos y as ofrecer a la
direccin la informacin suficiente para facilitar la toma de decisiones
en el sector de personal, y una base para juzgar sus esfuerzos para
mejorar su capital humano.
Se puede definir dicho proceso como la metodologa que debe
aplicar el auditor interno en la ejecucin de las Auditoras, el que se
sustenta en un conjunto de herramientas y tcnicas que integran
parte de los procedimientos generales de su trabajo para la obtencin
de informacin y los mtodos analticos que emplear para alcanzar
los objetivos previstos; la importancia de ambos elementos, los
requisitos de los mismos, sus propsitos y elementos ms
importantes a tener en cuenta en su confeccin para que demuestren
las afirmaciones del auditor. Su diseo se concibe para la obtencin
de evidencias suficientes, relevantes y competentes, base que
garantiza la calidad de la elaboracin del Informe de Auditora.
La Supervisin de las Auditorias constituye un aspecto de vital
importancia segn las tendencias actuales, por cuanto significa la
comprobacin y seguridad de que stas se hayan realizado
cumpliendo con los principios y normas establecidos para el ejercicio
de la Auditoria y permiten evaluar la correspondencia del dictamen
emitido por el grupo de auditores con la situacin real de la entidad
auditada. Este tema ha constituido una necesidad identificada a nivel
internacional y en el contexto nacional se ha pronunciado el Ministerio
de Auditoria y Control por disear un procedimiento que permita
determinar la confiabilidad y calidad del trabajo realizado por
entidades fiscalizadoras.
A nivel mundial se han presentado situaciones que han puesto en
crisis el criterio y el trabajo realizado por auditores que generan un

deterioro del prestigio del auditor y su independencia causados por la

corrupcin y otros tipos de fraudes de los cuales no deja de estar
exento ningn pas.

Clasificacin de las Auditoras.

De acuerdo con la filiacin del auditor, las Auditoras se
clasifican:
Auditora Externa, que comprende la auditora estatal y la auditora
independiente.
Auditora Interna.
A su vez, la auditora estatal puede ser General o Fiscal.

Auditora Externa:
Es el examen o verificacin de las transacciones, cuentas,
informaciones, o estados financieros, correspondientes a un perodo,
evaluando la conformidad o cumplimiento de las disposiciones legales
o internas vigentes en el sistema de control interno contable. Se
practica por profesionales facultados, que no son empleados de la
organizacin cuyas afirmaciones o declaraciones auditan.

Adems, examina y evala la planificacin, organizacin, direccin y

control interno administrativo, la economa y eficiencia con que se
han empleado los recursos humanos, materiales y financieros, as
como el resultado de las operaciones previstas a fin de determinar si
se han alcanzado las metas propuestas.

Fiscal.

Se denomina fiscal a la Auditora externa que se efecta por el

Ministerio de Finanzas y Precios, sus dependencias u otras entidades
expresamente facultadas por ste, con el objetivo de determinar si los
tributos al fisco, se efectan en la cuanta debida y dentro de los

plazos y formas, establecidos. (Corresponde a la Oficina Nacional de

Administracin Tributaria ONAT ejercer estas funciones).
Se denomina Auditora independiente a la Auditora externa que
realiza una sociedad civil de servicios u otras organizaciones a
entidades privadas, mixtas, otras formas de asociaciones econmicas,
sector estatal y cooperativo, organizaciones y asociaciones, personas
naturales y jurdicas, que contraten el servicio de la .Auditora Interna.
Se denomina Auditora interna al control que se desarrolla como
instrumento de la propia administracin y consiste en una valoracin
independiente de sus actividades; que comprende el examen de los
sistemas de control interno, de las operaciones contables y
financieras y de la aplicacin de las disposiciones administrativas y
legales que corresponda; con la finalidad de mejorar el control y
grado de economa, eficiencia y eficacia en la utilizacin de los
recursos; prevenir el uso indebido de stos y coadyuvar al
fortalecimiento de la disciplina en general.

De acuerdo con los objetivos fundamentales que se persigan,

las Auditoras pueden ser:
De Gestin u Operacional.
Consiste en el examen y evaluacin que se realiza a una entidad para
establecer el grado de economa, eficiencia y eficacia en la
planificacin, control y uso de los recursos y comprobar la
observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de
verificar la utilizacin ms racional de los recursos y mejorar las
actividades y materias examinadas.

Financiera o de Estados Financieros.

Consiste en el examen y evaluacin de los documentos, operaciones,
registros y estados financieros de la entidad, para determinar si stos
reflejan, razonablemente, su situacin financiera y los resultados de
sus operaciones, as como el cumplimiento de las disposiciones
econmico financieras, con el objetivo de mejorar los
procedimientos relativos a la gestin econmico financiera y el
control interno.

Especial.
Consiste en la verificacin de asuntos y temas especficos, de una
parte de las operaciones financieras o administrativas, de
determinados hechos o situaciones especiales y responden a una
necesidad especfica.

As mismo, comprenden trabajos de investigacin, y la auditora que

se realiza con el objetivo de conocer en que medidas se han
erradicado las deficiencias detectadas con anterioridad. Estos casos
comnmente se identifican como Auditoras Recurrentes o de
Seguimiento.

Fiscal.
Consiste en el examen de las operaciones relacionadas con los
tributos al fisco, a los que est obligada la entidad estatal o persona
natural o jurdica del sector no estatal, con el objetivo de determinar
si se efectan en la cuanta que corresponda, dentro de los plazos y
formas establecidas, y proceder conforme a derecho.
Estas definiciones se corresponden con las establecidas en el Decreto
Ley 159 De la Auditora del 8 de junio de 1995.

Etapas de la Auditora
Todas las etapas de la Auditora son muy importantes y por tal motivo
no debemos escapar ninguna en el proceso de Auditora, las mismas
se comprenden en cinco partes y son las siguientes:

Exploracin

La exploracin es la etapa en la cual se realiza el estudio o examen

previo al inicio de la Auditora con el propsito de conocer en detalle
las caractersticas de la entidad a auditar para tener los elementos

necesarios que permitan un adecuado planeamiento del trabajo a

realizar y dirigirlo hacia las cuestiones que resulten de mayor inters
de acuerdo con los objetivos previstos.
Los resultados de la exploracin permiten, adems, hacer la seleccin
y las adecuaciones a la metodologa y programas a utilizar; as como
determinar la importancia de las materias que se habrn de
examinar.
Tambin posibilita valorar el grado de fiabilidad del control interno
(contable y administrativo) as como que en la etapa de planeamiento
se elabore un plan de trabajo ms eficiente y racional para cada
auditor, lo que asegura que la Auditora habr de realizarse con la
debida calidad, economa, eficiencia y eficacia; propiciando, en buena
medida, el xito de su ejecucin.
En la entidad se deben efectuar entrevistas con los principales
dirigentes con el propsito de explicarles el objetivo de la Auditora, y
conocer o actualizar en detalle los datos en cuanto a estructura,
cantidad de dependencia, desenvolvimiento de la actividad que
desarrolla, flujo de la produccin o de los servicios que presta y, otros
antecedentes imprescindibles para un adecuado planeamiento del
trabajo a ejecutar.

Planeamiento

El trabajo fundamental en esta etapa es el definir la estrategia que se

debe seguir en la Auditora a acometer.
Lo anterior conlleva planear los temas que se deben ejecutar, de
manera que aseguren la realizacin de una Auditora de alta calidad y
que se logre con la economa, eficiencia, eficacia y prontitud debidas.
Partiendo de los objetivos y alcance previstos para la Auditora y
considerando toda la informacin obtenida y conocimientos
adquiridos sobre la entidad en la etapa de exploracin, el jefe de
grupo procede a planear las tareas a desarrollar y comprobaciones
necesarias para alcanzar los objetivos de la Auditora.
Igualmente, debe determinar la importancia relativa de los temas que
se van a auditar y reevaluar la necesidad de personal de acuerdo con
los elementos de que dispone.

Despus de que se ha determinado el tiempo a emplear en la

ejecucin de cada comprobacin o verificacin, se procede a elaborar
el plan global o general de la Auditora, el que se debe recoger
en un documento que contenga como mnimo:
Definicin de los temas y las tareas a ejecutar.
Nombre del o los especialistas que intervendrn en cada una de
ellas.
Fecha prevista de inicio y terminacin de cada tarea. Se
considera desde la exploracin hasta la conclusin del trabajo.

Igualmente se confecciona el plan de trabajo individual de

cada especialista, considerando como mnimo:
Nombre del especialista.
Definicin de los temas y cada una de las tareas a ejecutar.
Fecha de inicio y terminacin de cada tarea.
Cualquier ampliacin del trmino previsto debe estar autorizada por
el supervisor u otro nivel superior; dejando constancia en el
expediente de Auditora.
Segn criterio del jefe de grupo, tanto el plan general de la Auditora,
como el individual de cada especialista, pueden incluirse en un solo
documento en atencin al nmero de tareas a ejecutar, cantidad de
especialistas subordinados, etc.

Supervisin

El propsito esencial de la supervisin es asegurar el cumplimiento de

los objetivos de la Auditora y la calidad razonable del trabajo. Una
supervisin y un control adecuados de la Auditora son necesarios en
todos los casos y en todas las etapas del trabajo, desde la exploracin

hasta la emisin del informe y su anlisis con los factores de la

entidad auditada.
Asimismo, debe garantizar el cumplimiento de las Normas de
Auditora y que el informe final refleje correctamente los resultados
de las comprobaciones, verificaciones e investigaciones realizadas.
Una supervisin adecuada debe asegurar que:
Todos los miembros del grupo de Auditora han comprendido, de
forma clara y satisfactoria, el plan de Auditora, y que no tienen
impedimentos personales que limiten su participacin en el trabajo.
La Auditora se ejecuta de acuerdo con las Normas de Auditora y las
prcticas generalmente aceptadas para esta actividad.
Se sigue el plan de Auditora elaborado al efecto y se aplican los
procedimientos
previstos,
considerando
las
modificaciones
autorizadas.
Los papeles de trabajo contengan evidencias
correctamente los sealamientos en el informe final.

que

sustenten

En el informe final de la Auditora se expongan las conclusiones,

detalles y recomendaciones que se consideren pertinentes de
acuerdo con los resultados de las revisiones efectuadas.
La supervisin tiene normalmente dos niveles de ejecucin: el que
corresponde al que se realiza sistemticamente por el jefe de grupo y
el que acomete el funcionario del Ministerio designado como
supervisor

Ejecucin

El propsito fundamental de esta etapa es recopilar las pruebas que

sustenten las opiniones del auditor en cuanto al trabajo realizado, es
la fase, por decir de alguna manera, del trabajo de campo, esta
depende grandemente del grado de profundidad con que se hayan
realizado las dos etapas anteriores, en esta se elaboran los Papeles
de Trabajo y las hojas de nota, instrumentos que respaldan
excepcionalmente la opinin del auditor actuante.

Informe

En esta etapa el Auditor se dedica a formalizar en un documento los

resultados a los cuales llegaron los auditores en la Auditora ejecutada
y dems verificaciones vinculadas con el trabajo realizado.
Comunicar los resultados al mximo nivel de direccin de la entidad
auditada y otras instancias administrativas, as como a las
autoridades que correspondan, cuando esto proceda.
El informe parte de los resmenes de los temas y de las Actas de
Notificacin de los Resultados de Auditora (parciales) que se vayan
elaborando y analizando con los auditados, respectivamente, en el
transcurso de la Auditora.
La elaboracin del informe final de Auditora es una de las fases ms
importante y compleja de la Auditora, por lo que requiere de extremo
cuidado en su confeccin.
El informe de Auditora debe tener un formato uniforme y estar
dividido por secciones para facilitar al lector una rpida ubicacin del
contenido de cada una de ellas.

El informe de Auditora debe cumplir con los principios

siguientes:
Que se emita por el jefe de grupo de los auditores actuantes.
Por escrito.
Oportuno.
Que sea completo, exacto, objetivo y convincente, as como
claro, conciso y fcil de entender.
Que todo lo que se consigna est reflejado en los papeles de
trabajo y que responden a hallazgos relevantes con evidencias
suficientes y competentes.
Que refleje una actitud independiente.

 Que muestre la calificacin segn la evaluacin de los

resultados de la Auditora.
Distribucin rpida y adecuada.

Seguimiento

En esta etapa se siguen, como dice la palabra, los resultados de una

Auditora, generalmente una Auditora evaluada de Deficiente o mal,
as que pasado un tiempo aproximado de seis meses o un ao se
vuelve a realizar otra Auditora de tipo recurrente para comprobar el
verdadero cumplimiento de las deficiencias detectadas en la
Auditora.
Pautas Para La Realizacin De Una Auditora Interna
1 Inicio de la auditora
El primer paso consiste en definir si la auditora interna va a realizarse
por personal de la organizacin municipal o por personal
subcontratado.
2. Objetivos y alcance de la auditora
El objetivo general de la auditora consistir en evaluar el desarrollo y
la eficacia del Sistema de Gestin, aunque la auditora podra estar
restringida a determinadas reas en las que previamente se hubieran
detectado no conformidades o bien, a requisitos especficos como por
ejemplo, el cumplimiento de la legislacin.

3. Preparacin de la documentacin
La realizacin de la auditora exige la elaboracin de una
documentacin que facilite el desarrollo correcto de la auditora.
(Ejemplo, donde se determine la fecha en que se realizara)
4. Revisin previa de la documentacin por el auditor
El auditor leer, revisar y preparar con objeto de realizar la
auditora con el mnimo de improvisacin y el mximo rigor, la

documentacin siguiente: Poltica, objetivos, Instrucciones tcnicas,

etc.
5. Elaboracin de la Lista de comprobacin por parte del
auditor
Para asegurar la eficacia del proceso de auditora, el auditor prepara
un protocolo tcnico o lista de comprobacin (o checklist), que es
un documento que recoge de manera ordenada todas aquellas
cuestiones objeto de evaluacin, facilita el proceso de auditora y
evita la prdida de informacin.
6. Reunin inicial
Antes del comienzo de la auditora, es conveniente que el auditor se
rena con la direccin de la organizacin municipal con la finalidad de
tratar los puntos como quien realizara la presentacin o la exposicin,
etc.
7. Realizacin de la auditora
Durante la realizacin de la auditora, se seguir el orden lgico
establecido en el programa acordado, el cual ha de permitir obtener
las evidencias de las cuestiones planteadas en la lista de
comprobacin.
8. Documentos a revisar:
Documentos relativos a obligaciones legales.
Registros que evidencien el funcionamiento de las prcticas
implantadas para la mejora del comportamiento del sistema en
gestin.
Documentacin bsica del Sistema de Gestin a examinar: por
ejemplo polticas o los Objetivos.
9. Entrevistas con el personal:
Respecto al modo de llevar a cabo las entrevistas, una serie de
consideraciones importantes: la forma como se presentan
Respecto a las preguntas, es importante: por ejemplo, Realizar
preguntas abiertas. Finalizar la entrevista siempre de una manera
positiva, haciendo un breve resumen al entrevistado y agradecindole
su ayuda y tiempo prestado.

10. Inspeccin visual de las actividades auditadas

Existen, en el transcurso de una auditora, determinadas
instalaciones, equipos o similar, que lgicamente no pueden ser
entrevistados, y adems no generan ningn tipo de registro. En estos
casos, de lo que se trata es de dejar constancia de que esa
instalacin o similar de la que se habla en el prrafo anterior sea
efectivamente como recoge la documentacin.
11. Reunin final
Una vez se han realizado las entrevistas necesarias, se debe
exponer las primeras conclusiones al auditado.

de

12. Cierre de auditora

La auditora concluye cuando el auditado recibe del auditor el informe
de auditora, y ste es aceptado.
Existen diversas maneras de auditar las prcticas de recursos
humanos realizadas por el departamento de personal de una
empresa.
Algunas empresas contratan un consultor externo que cuente con
una experiencia contrastada en la realizacin de auditoras de
recursos humanos, y a quien se considera una autoridad en la
materia.
Otras empresas utilizan su propio personal y forman comisiones
de auditoras que tienen como coordinador al director de recursos
humanos.
Tambin cabe la posibilidad de formar estas comisiones con
personal de la empresa y contratar un consultor externo que
les oriente y aporte su experiencia como auditor en otras empresas.
El momento de auditar es decisin de la propia direccin de la
organizacin y responsabilidad de recursos humanos.
La prctica de la Auditora se divide en tres fases:
1- Planeacin
2- Ejecucin
3- Informe

Planeacin: En esta fase se establecen las relaciones entre auditores

y la entidad, para determinar alcance y objetivos. Se hace un
bosquejo de la situacin de la entidad, acerca de su organizacin,
sistema contable, controles internos, estrategias y dems elementos
que le permitan al auditor elaborar el programa de auditora que se
llevar a efecto.
Ejecucin: En esta fase se realizan diferentes tipos de pruebas y
anlisis a los estados financieros para determinar su razonabilidad.
Se detectan los errores, si los hay, se evalan los resultados de las
pruebas y se identifican los hallazgos. Se elaboran las conclusiones y
recomendaciones y se las comunican a las autoridades de la entidad
auditada.
Aunque las tres fases son importantes, esta fase viene a ser el centro
de lo que es el trabajo de auditora, donde se realizan todas las
pruebas y se utilizan todas las tcnicas o procedimientos para
encontrar las evidencias de auditora que sustentarn el informe de
auditora.
Informe:
conteniendo:

Finalmente es elaborado el informe de Auditora

1 Dictamen sobre los Estados Financieros o del rea

administrativa auditada.
2 Informe sobre la estructura del Control Interno de la entidad.
3 Conclusiones y recomendaciones resultantes de la Auditora.
4 Deben detallarse en forma clara y sencilla, los hallazgos
encontrados.
Beneficios
Los beneficios de la auditoria de recursos humanos son muchos como
los siguientes:
1 Identifica las contribuciones del departamento de personal a la
empresa.
2 Esclarece las funciones y responsabilidades del departamento
de recursos humanos.
3 Identifica problemas de importancia crtica.
4 Alienta la uniformidad de polticas y prcticas.
5 Garantiza el cumplimiento de diversas disposiciones legales.
Pasos
El equipo de auditores debe tener en cuenta la totalidad de
los aspectos de la administracin de personal, y asegurarse

de:
1 Identificar quin es responsable de llevar a cabo cada actividad.
2 Determinar los objetivos que persigue cada actividad.
3 Revisar las polticas y procedimientos que se emplean para
alcanzar esos objetivos.
4 Desarrollar un plan de accin para corregir errores en los
objetivos, polticas y procedimientos.
5 Formular un seguimiento para el plan de accin.

referencia: http://www.mitecnologico.com/Main/ProcesoRealizacionAuditoriaCapitalHumano
http://www.sgt.tourspain.es/paginas/Medioambiente/Web/Documentos/GuiaMTS/A4pautas%20auditoria.pdf
http://www.degerencia.com/articulo/la_auditoria_en_la_gestion_de_los_recursos_humanos
http://www.gestiopolis.com/canales5/fin/defigaud.htm http://www.rrhh-web.com/artauditoria.html
http://www.mailxmail.com/curso-elemental-auditoria/proceso-auditoria-1