Manual Excel 2003

Curso Avanzado de EXCEL
Jos Muoz
TEMA 1. VISION GENERAL DE EXCEL

1. Visin general
a. Qu es Excel?
Excel es una aplicacin del tipo hoja de clculo, integrada en el entorno Windows y desarrollada por Microsoft, en la cual se
combinan las capacidades de una hoja de clculo normal, base de datos, programa de grficos bidimensionales y
tridimensionales, lenguaje propio de programacin y generacin de macros; todo dentro de la misma aplicacin. Las hojas de
clculo son, junto a los procesadores de texto, una de las aplicaciones informticas de uso ms general y extendido.
Una hoja de clculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener:
Texto
Valores numricos, fechas y horas
Frmulas o funciones matemticas, que permiten determinar el valor de esta celda en funcin de los valores de
otras celda.
Adems, un programa como Excel contiene un gran nmero de utilidades para introducir, formatear y presentar total o
parcialmente el contenido de las hojas de clculo.
Como se ha apuntado, con Excel se puede guardar, manipular, calcular y analizar datos numricos, textos y frmulas; dicho
programa permite adems presentar rpidamente todos estos datos mediante grficos de distinto tipo, que pueden ser
creados sobre la misma hoja de clculo o en otro fichero independiente. Estos grficos pueden tener muchas formas
(funciones, nubes de puntos, diagramas de barras, de lneas, de tarta, ...) y estar representados en dos o tres dimensiones,
dependiendo de las necesidades del usuario.
Excel permite establecer relaciones entre los valores de distintas celdas y hojas, recalculando toda la hoja al mnimo cambio
que se efecte en alguna de las celdas relacionadas. Permite asimismo generar aplicaciones a la medida del usuario haciendo
uso de las conocidas como Macros.
La utilizacin de Excel se realiza de forma similar a la de cualquier otro software en el entorno Windows, esto es, mediante
ratn o mediante combinacin de teclas.
Para arrancar el programa, accedemos al Men de Inicio, Programas, como se indica en la siguiente figura:
Microsoft Excel es una hoja de clculo.
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b. Versiones de Excel
Existen diversas versiones del programa Microsoft Excel. A lo largo de este curso, en las explicaciones y ejemplos, vamos a
utilizar la ms extendida de stas, Excel 2003. No obstante, en el caso de que se disponga de Excel 2000, esto no va a ser un
impedimento ya que la esencia es la misma y las opciones de mayor uso son similares.
No obstante, existen ciertas mejoras que implementa Excel 2003 con respecto a Excel 2000. Estas se pueden encontrar en la
ayuda del programa, presionando F1 o seleccionando Ayuda de Microsoft Excel en el men Ayuda, como aparece en la
siguiente imagen:
En el siguiente artculo de ampliacin encontrars un listado de funcionalidades disponibles como novedad en algunas de las
ltimas versiones de Excel. En el caso de que tu conocimiento sobre Excel no sea muy profundo, puede que algunas de estas
funcionalidades o utilidades no las entiendas muy bien, pero no te preocupes, este artculo de ampliacin es a ttulo
meramente informativo y, durante el transcurso del curso irs comprendiendo y aprendiendo a manejar las diferentes
opciones del programa.
Podemos realizar operaciones sobre las hojas .
c. Descripcin de la pantalla
Una vez arrancado el programa, dependiendo de la configuracin instalada, lo que Excel muestra en pantalla tendr una
estructura similar a cualquier ventana del entorno Windows:
Esta ventana est compuesta por varios elementos, la
mayora de ellos son comunes al resto de aplicaciones de
Windows, por ejemplo, la barra de ttulo que contiene el
nombre de la aplicacin (Microsoft Excel, en este caso) y
los botones para minimizar, maximizar y cerrar la ventana.
No entraremos a describir el funcionamiento de estos
botones, ya que se dan por conocidos, pues son
funcionalidades bsicas en el manejo del ordenador.
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Entre otros elementos y componentes que se distinguen encontramos:

Barra de Ttulo:
Barra de Comandos - Mens:
Barras de Comandos - Botones (o Barra de Herramientas):
Barra de Estado:
Ventana de Documento:
Barras de Desplazamiento:
Botones de Desplazamiento por las Hojas:
Indicador de Hojas:
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En el caso de tener maximizada la ventana del documento activo, la apariencia que tomara la pantalla sera:
Como podemos apreciar, la ventana del documento queda totalmente integrada en la ventana del programa, unificndose en
una sola, las barras de Ttulo y las de desplazamiento.
Como se puede apreciar en las imgenes anteriores, el icono representativo de Excel es:
y el icono que representa los
documentos de Excel es:
En la ventana de Excel encontraremos varios elementos.
d. La ayuda de Excel
Las utilidades de Ayuda que normalmente suelen incorporar la mayora de las aplicaciones son una forma sencilla de
perfeccionar el manejo de los programa. Estas ayudas suelen ser muy completas y su utilizacin es fcil e intuitiva. Excel
no es una excepcin y las Ayudas que incorpora, ofrece muchas posibilidades.
Bsicamente, la ayuda que nos ofrece Excel se nos presenta a travs del Ayudante interactivo de office. No obstante,
disponemos de una ayuda tradicional en la que podremos realizar bsquedas por trminos, temas o a travs de un asistente.
En el captulo correspondiente veremos cada una de estas opciones, describiendo sus funcionalidades y forma de utilizarlas.
El Ayudante de Office es la forma ms fcil y rpida de recurrir a la Ayuda.
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e. Modificar las preferencias de la aplicacin

Modificar las preferencias de la aplicacin en Excel nos va a permitir entre otras cosas cambiar el nombre del usuario en los
documentos y modificar los directorios o carpetas por defecto al abrir y guardar los libros de hojas de clculo.
Para poder realizar estas tareas accedemos al Men Herramientas >> Opciones .
Al hacer click sobre esta opcin se nos abre la ventana Opciones, en la cual
podemos seleccionar las distintas fichas o pestaas para modificar las
preferencias.
Modificar el nombre de usuario

Para modificar el nombre de usuario que aparecer por defecto al crear un documento nuevo, seleccionamos la ficha General
Podemos modificar en esta ficha el nombre de

usuario en la caja de texto y finalmente
pulsaremos el botn Aceptar para grabar los
cambios.
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Modificar los directorios/carpetas por defecto

Para modificar los directorios/carpetas por defecto al abrir y guardar documentos seleccionaremos la ficha General
Podemos modificar tanto la ubicacin predeterminada del archivo
como la carpeta en la cual se abrirn al inicio todos los archivos.
Podemos modificar en esta ficha varias opciones ms como pueden ser el tipo de fuente estndar, el nmero de hojas en un
nuevo libro y otras opciones de configuracin.
2. Elementos de pantalla
Trataremos los siguientes aspectos:
a. Barra de Mens
Debajo de la barra de Ttulo se encuentran las barras de comandos, es decir la barra de mens y las barras de
herramientas.
En la versin Excel 97 y sucesivas ya no se diferencia entre barra de men y barras de herramientas, puesto que una barra
de comandos puede contener tanto mens como botones de herramientas.
Los mens contienen una serie de comandos que llevan a cabo acciones. Estas acciones se encuentran agrupadas en los
mens por categoras. Por ejemplo, el men archivo contiene comandos referentes a Abrir, guardar, imprimir,... un fichero.
Para ver el contenido de un men, pasaremos el cursor por encima del nombre y haremos un clic (botn izquierdo del
ratn), con lo que se desplegarn los comandos de ese grupo.
En Excel 2003 encontramos una nueva caracterstica, que no aparece
en versiones anteriores. Al desplegarse los mens, no aparece en un
primer momento el listado completo de comandos del grupo en cuestin.
Para ver el listado completo de comandos, bastar con mantener el men
desplegado unos 3 segundos, o bien, realizar un clic sobre:
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Dentro de los mens, se podrn encontrar comandos inactivos, quiere decir, que la accin a la
que hace referencia no puede ser ejecutada en esa situacin. Por ejemplo la accin deshacer
no estar activa si no hemos realizado ningn cambio que pueda ser deshecho:
En la imagen anterior podemos observar como algunos de los comandos poseen, a la derecha del
nombre correspondiente una serie de letras, estas son la combinacin de teclas rpidas que
surten el mismo efecto que la seleccin por medio del ratn del comando asociado.
Ctrl equivale a mantener presionada la tecla Control. De este modo:
mantener la tecla de control pulsada y a la vez pulsar la tecla x equivale a la accin

cortar
mantener la tecla de control pulsada y a la vez pulsar la tecla c equivale a la accin
copiar
mantener la tecla de control pulsada y a la vez pulsar la tecla v equivale a la accin
pegar
Del mismo modo, en la anterior imagen podemos apreciar que algunos comandos del men
poseen a la derecha una especie de tringulo negro. Este tringulo indica que existe un nuevo
desplegable en el que encontraremos ms opciones. Para hacer visibles este nuevo desplegable,
tan slo deberemos mantener un instante el cursor sobre ese comando y automticamente este se desplegar:
Cada uno de los comandos listados en los mens podrn llevar a
cabo una accin directamente o bien presentarn un cuadro de
dilogo para seleccionar entre varias opciones.
Un ejemplo sera el comando Celdas del men Formato. Este
comando presenta el siguiente cuadro de dilogo que permite
seleccionar opciones adicionales:
Estos cuadros de dilogo, en su mayora, disponen de

las opciones Aceptar y Cancelar, que permitirn
aceptar o rechazar los cambios indicados en el cuadro
de dilogo. Existen cuadros de dilogo como el
anterior, que poseen diversas fichas, que permiten
agrupar las opciones. En nuestro caso disponemos de
las siguientes fichas de opciones:
Para acceder a las opciones de cada una de
estas fichas, pulsamos sobre la pestaa
correspondiente.
Otra de las acciones que podemos realizar con la barra de herramientas y de men es mostrarla u ocultarla. Si la queremos
mostrar debemos ir a Men Ver >> Barra de herramientas. En l aparecer un listado con las barras de herramientas
ms comunes y sobretodo, aquellas que ya estn visibles (marcadas con un Si la barra que queremos mostrar no est en
este listado, podemos acceder a ella a travs de la opcin Personalizar que encontramos en ese mismo listado. No slo a
travs de esta opcin podremos escoger y hacer visible una barra de men o herramientas sino tambin un botn concreto
que nos interese.
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Si, por el contrario, queremos ocultar alguna barra de men o herramientas, el proceso es inverso. Accedemos a Men Ver
>> Barra de herramientas y deseleccionamos aquella que ya no nos interese. Si la barra es flotante, aparecer el tpico icono
en forma de aspa a travs del cual tambin podemos ocultar esa barra.
Estos dos procedimientos tambin los podemos realizar a travs del men contextual, es decir, mediante el botn derecho del
ratn. Si seleccionamos cualquier barra que tengamos visible y pulsamos el botn derecho del ratn, nos aparece el listado
de barras de men y herramientas que hemos comentado antes a travs del cual podemos seleccionar o deseleccionar
aquella barra que nos interese.
Tambin podemos movilizar o inmovilizar los paneles. Recuerda que los paneles son partes de la ventana de un documento
unida y separada a la vez de las otras partes de la ventana. Para movilizarlo o inmovilizarlo lo nico que debes hacer es ir al
Men Ventana >> Inmovilizar paneles o Movilizar paneles, segn el caso. Vers que son opciones contrarias, es decir,
cuando una aparece la otra no y a la inversa.
A lo largo de este curso, se tratarn la mayora de los cuadros de dilogo de los diferentes mens.
b. Barra de Herramientas
La Barra de botones o Barra de herramientas nos permitir realizar acciones de forma directa sin tener que pasar por la
orden correspondiente.
Las herramientas o botones se encuentran agrupados en barras de herramientas que pueden estar visibles u ocultos.
Normalmente, las barras de herramientas visibles son la Barra estndar y la de formato:
Barra de herramientas estndar
Barra de herramientas formato
Para poder hacer visibles otras barras de herramientas, tendremos que

acceder en el men Visualizar y seleccionar la orden Barras de
herramientas. Todo seguido aparecer un desplegable que mostrar las
barras de herramientas disponibles.
Por otro lado, se puede modificar el lugar en el que aparecen estas
barras. La forma en que aparecen, incrustadas bajo la Barra de mens,
se puede cambiar. Para eso, situaremos el cursor en el margen izquierdo,
de manera que el cursor cambiar de aspecto, como se puede ver en la
figura siguiente. En este momento lo arrastramos con el ratn (es decir,
manteniendo presionado el botn izquierdo del ratn y lo movemos hasta
la localizacin que deseemos):
Cuando las barras de herramientas no se encuentren incrustadas,
aparecen flotando sobre la ventana de la aplicacin. El lugar de esta
barra puede ser el que nosotros escojamos, colocando el ratn sobre la
Barra de ttulo (zona superior de color azul oscuro) y arrastrarla al lugar
que queramos. En el caso que la coloquemos en alguna de los bordes de
la ventana de la aplicacin, la barra se incrustar en la misma ventana.
Por ejemplo, en la imagen siguiente, la barra estndar aparece
incrustada en el lateral:
Adems, cuando la ventana flota, se puede cambiar de forma. Para
hacerlo se debe situar el cursor sobre el borde de la barra y, cuando el
cursor cambie de forma y se convierta en una flecha doble, entonces la
podremos cambiar arrastrndola:
A veces puede pasar que, a causa de la medida de la ventana, no se vean todos los botones que formen parte de una barra
de herramientas. En este caso, al final de la barra aparecer un icono como el siguiente:
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Para ver los dems botones de la barra es suficiente con hacer clic sobre este icono:
Otra de las acciones que podemos realizar con la barra de herramientas es mostrarla u ocultarla. Si la queremos mostrar
debemos ir a Men Ver >> Barra de herramientas. En l aparecer un listado con las barras de herramientas ms
comunes y sobretodo, aquellas que ya estn visibles (marcadas con un Si la barra que queremos mostrar no est en este
listado, podemos acceder a ella a travs de la opcin Personalizar que encontramos en ese mismo listado. No slo a travs
de esta opcin podremos escoger y hacer visible una barra de men o herramientas sino tambin un botn concreto que nos
interese.
Si, por el contrario, queremos ocultar alguna barra de men o herramientas, el proceso es inverso. Accedemos a Men Ver
>> Barra de herramientas y deseleccionamos aquella que ya no nos interese. Si la barra es flotante, aparecer el tpico
icono en forma de aspa a travs del cual tambin podemos ocultar esa barra.
Estos dos procedimientos tambin los podemos realizar a travs del men contextual, es decir, mediante el botn derecho del
ratn. Si seleccionamos cualquier barra que tengamos visible y pulsamos el botn derecho del ratn, nos aparece el listado
de barras de men y herramientas que hemos comentado antes a travs del cual podemos seleccionar o deseleccionar
aquella barra que nos interese.
Tambin podemos movilizar o inmovilizar los paneles. Recuerda que los paneles son partes de la ventana de un documento
unida y separada a la vez de las otras partes de la ventana. Para movilizarlo o inmovilizarlo lo nico que debes hacer es ir al
Men Ventana >> Inmovilizar paneles o Movilizar paneles, segn el caso. Vers que son opciones contrarias, es decir,
cuando una aparece la otra no y a la inversa
c. Barra de Frmulas
La barra de frmulas es en la que se edita el contenido de las celdas . En ella aparecer el contenido real de una casilla.
En la parte izquierda de esta barra aparece la referencia de la celda seleccionada en un momento dado. En la imagen que se
muestra seguidamente la A1, es decir la casilla que est en la columna denominada A y en la fila 1.
Hemos comentado hace un momento que en la barra de frmulas aparece el contenido real de una celda , pero qu
diferencia existe entre el contenido real y simplemente el contenido de una celda? Para aclararlo veamos un ejemplo:
Si en la casilla C5 coloco la frmula =3+4 (para hacer esto, seleccionamos con el ratn esa celda, nos vamos a la barra de
frmulas y escribimos =3+4. Seguidamente pulsamos en la tecla Enter o hacemos un clic en la casilla de verificar que
aparece en la barra de frmulas en forma de marca de color verde).
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Pues como bamos diciendo, si coloco en la casilla C5 la frmula =3+4, en la celda C5 me aparecer la cifra 7, que es el
resultado de la frmula colocada, pero en la barra de frmulas me seguir apareciendo el valor real de esa celda, es decir,
=3+4
Mediante la Barra de frmulas podemos incluir celdas calculadas de forma automtica.
d. Ventana de documento
El rea de trabajo es la parte de la ventana de la aplicacin en la que se muestran los documentos abiertos. Estos
documento pueden aparecer como ventanas de documento o, simplemente puede aparecer su barra de ttulo si se encuentra
minimizado. Seguidamente se muestran las diversas formas
en las que pueden aparecer el rea de trabajo y los
documentos contenidos en ella:
Cuando una ventana de documento se encuentra

maximizada, como muestra la ltima de las imgenes,
podemos acceder a otras ventanas de documentos (en el
caso de que las tuviramos abiertas), a travs del men
ventana.
Por ejemplo, imaginemos que tenemos 4 documentos de Excel abiertos,
denominados Libro1.xls, Libro2.xls, Libro3.xls, Libro4.xls, y que en un
momento dado estamos visualizando la ventana
de documento del Libro1, como muestra la ltima
imagen, para acceder al Libro3, seleccionaramos
en el men ventana este documento, como se
muestra en la siguiente imagen:
Como se puede apreciar, aparecen listados los
nombres de los documentos que tenemos
abiertos. En el caso de que en vez de haberse
llamado Libro1, Libro2,... se hubiesen denominado, por ejemplo contabilidad del almacn, factura
de alquiler,... ah apareceran esos nombres.
La numeracin que aparece a la izquierda del nombre del archivo indica el orden inverso en que
fueron abiertos, es decir, el nmero 1 indicara que ste es el ms reciente y el nmero 4, en este
caso, indica que de los cuatro abiertos que hay, ste fue el primero que se abri, ya que es el que
posee el valor ms alto.
La marca
indica cual es el que se encuentra activo en este momento.
Podemos mantener abiertas varios libros.

Podemos ampliar o reducir la vista de las hojas de los libros que tengamos abiertos. Para ello seleccionaremos en la barra de
mens la opcin Ver >> Zoom
o bien seleccionamos la lista desplegable que aparece en la barra de
herramientas.
Si seleccionamos 100%
la siguiente vista (por
tendremos
ejemplo):
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Si seleccionamos 200% tendremos la siguiente vista (por ejemplo):
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e. Barra de Estado
En la parte inferior de la pantalla nos encontramos con la barra de estado . En esta barra se muestra informacin acerca de
los procesos que se llevan a cabo en la hoja de clculo, como por ejemplo, si se est realizando algn clculo, se est
imprimiendo algn documento.
Tambin muestra informacin sobre el estado de ciertas funcionalidades que se activan al pulsar ciertas teclas, como por
ejemplo bloqueo de maysculas aparece como MAY o el bloqueo del teclado numrico como NUM
3. Trabajo con documentos

a. Libros
Los documentos de trabajo se denominan libros de trabajo . Por defecto, al iniciar Excel aparecer el Libro1 y los sucesivos
libros de trabajo que se vayan abriendo en la misma sesin (cada vez que se arranca la aplicacin se comienza una nueva
sesin) se irn denominando Libro2, Libro3,... Posteriormente estos nombres podrn ser modificados.
Cada uno de estos libros dispondr de su propia ventana de documento que se encontrar en el rea de trabajo de la
aplicacin, como se vio en el apartado correspondiente: Elementos de Pantalla >>> Ventana de documento.
Un libro est compuesto por varias hojas . Por defecto, al crear un nuevo libro aparecen tres hojas. Este nmero se
puede modificar accediendo al comando opciones del men herramientas, y entonces elegir la ficha general. En esta ficha
encontraremos la opcin para cambiar el nmero de hojas por defecto:
Vemos por tanto, que un libro puede contener varias hojas, y cada una de estas hojas la podemos utilizar para lo que
mejor nos convenga. Por ejemplo, podramos decir que el libro es como una carpeta en la que nosotros guardamos
documentos de varios tipos: facturas, recibos, contratos,... que en nuestro caso sern cada una de las hojas.
En esta misma ficha, como vemos, tambin nos permite cambiar la fuente y el tamao predeterminado de la misma, dnde
queremos que se guarden nuestros archivos Excel del disco duro as como el Nombre del Usuario.
Excel tambin nos da la opcin de crear los libros a partir de unas Plantillas que vienen predeterminadas o que incluso
podemos descargarnos de la web de Pgina principal de Plantillas de Microsoft Office.
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Acceder a estas plantillas es muy fcil. Con Excel abierto, debemos ir a Archivo >>
Nuevo y vers que aparece a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro (muchas
veces este cuadro ya est abierto por defecto):
Si seleccionamos En mi PC.., aparece otro cuadro y en la pestaa SOLUCIONES DE

HOJA DE CLCULO podremos seleccionar los diferentes tipos de plantillas que tenemos
predeterminados, como por ejemplo, Amortizacin de prstamo, factura, hoja de
balance o Informe de
En Excel podemos usar varias hojas en un mismo documento.
b. Hojas
Hemos visto que un libro de Excel se compone a su vez de hojas, y que el nmero predeterminado eran 3. No obstante,
tambin hemos visto como se puede cambiar este nmero predeterminado de hojas, y que est limitado a 256. No obstante,
el nmero total de hojas que se pueden manejar en un libro de Excel (las que traiga predeterminadas ms las nuevas que
creemos posteriormente) no tiene un lmite y slo viene fijado por la capacidad de nuestro ordenador.
Para crear una nueva hoja, podemos hacer dos cosas:
seleccionamos en el men insertar el comando Hoja de clculo.
sobre el indicador de hojas,

, hacemos un clic en el botn derecho del ratn y en el
men contextual* que se despliega seleccionamos el comando insertar, para a continuacin elegir de entre las
opciones que aparecen, Hoja de Clculo.
Para eliminar una hoja, podemos hacer lo siguiente:
seleccionamos en el men Edicin el comando Eliminar hoja... Es importante que tengamos activa la hoja que
deseemos eliminar. La hoja activa es aquella cuyo cartel en el indicador de hojas aparece en blanco
en el indicador de hojas, y sobre el nombre de la hoja que deseemos eliminar, hacemos un clic en el botn derecho
del ratn y en el men contextual seleccionamos Eliminar.
Para cambiar el nombre a una hoja ya creada:
seleccionamos en el men Formato(i) >> Hoja(i) >> Cambiar nombre(i). Tras esto, se editar el nombre de la
hoja en el indicador de hojas (en un primer momento aparece marcado por completo el nombre). Tan slo tenemos
que poner el nombre que deseemos en lugar del que aparece.
en el indicador de hojas y sobre el nombre de la hoja que queramos modificar, hacemos un clic en el botn derecho
del ratn y en el men contextual seleccionamos Cambiar nombre.
Una vez que tenemos abierto un libro, nos podremos desplazar por las hojas del mismo, de una forma fcil con tan slo
hacer un clic sobre el cartel correspondiente, que se encuentra en la barra Indicadora de hojas.
Al hacer un clic sobre uno de los carteles, la hoja en cuestin pasar a ser la hoja activa, y denotndose porque el fondo
del cartel pasa a ser blanco y se integra con la hoja que aparece en pantalla (aparte, en la barra de ttulo aparecer el
nombre de hoja en cuestin).
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Podemos modificar el orden en el que aparecen las hojas en la barra anterior, para ello slo debemos pinchar en el cartel
de la hoja y arrastrarlo hasta la localizacin deseada.
Esta opcin no slo la podemos hacer dentro de un libro sino entre libros. Es decir, podemos arrastrar una hoja de clculo
desde un libro a otro. El procedimiento es el mismo. Teniendo los dos libros abiertos, seleccionamos aquella hoja que
queremos mover y pulsamos el botn derecho del ratn. Escogemos la opcin Mover o copiar e indicamos que queremos
Mover esa hoja de clculo al otro libro abierto y dnde queremos ubicarla. Ten en cuenta que cuando movemos una hoja de
clculo de un libro a otro, sta desaparece del primer libro. Si no queremos que eso ocurra, debemos seleccionar la opcin
Copiar.
Nota:
*Men contextual: se denomina de este modo al men que se despliega al hacer clic en el botn derecho del ratn.
Podemos realizar operaciones sobre las hojas .
c. Celdas
Cada una de las hojas de las que est compuesto un libro se divide en filas y columnas.
Excel posee 65536 filas y 256 columnas. Las filas se identifican por un nmero y las columnas por una letra . La
interseccin de una fila y una columna recibe el nombre de celda, y se identifica por la combinacin de letra y nmero
correspondientes a la columna y fila a las que pertenece.
Vimos en un concepto anterior, el referente a la barra de
frmulas, que en esta barra apareca la referencia de la
celda en la que nos encontrbamos:
Para desplazarnos por la hoja disponemos de las barras

de desplazamiento , tanto vertical como horizontal:
Si pulsamos en las que aparecen en los extremos, nos

desplazaremos en esa direccin, a lo largo de las columnas si es la barra horizontal y a lo largo de las filas si es la barra
vertical.
Si arrastramos el cuadro de desplazamiento
arrastrado.
nos moveremos ms rpido en proporcin al tramo
Las celdas son la unidad ms pequea en que se divide una hoja de Microsoft Excel .
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d. Abrir
Si disponemos de un archivo de Excel, podemos abrirlo haciendo un doble clic sobre el icono del mismo.
Tambin podemos abrir el archivo desde la propia aplicacin , esto lo podemos hacer de dos formas, o en el men
Archivo, seleccionamos el comando Abrir o en la barra de herramientas estndar seleccionamos el icono
Tras esto, se abrir un cuadro de dilogo como este:
En "Buscar en:" dispondremos de un desplegable
que permitir localizar el archivo. Por defecto, Excel
trabaja con archivos cuya extensin es .xls, si
deseamos abrir un archivo con otra extensin, en el
desplegable "Tipo de archivo:" seleccionaramos el
conveniente.
Disponemos de una barra de botones
Las funcionalidades bsicas de cada uno de estos botones son las descritas a continuacin:
permite acceder a la ltima carpeta a la que se accedi
permite ascender al directorio de un nivel superior
permite realizar una bsqueda en el Web
permite eliminar archivos o directorios
permite crear una nueva carpeta
men desplegable que permite modificar la forma en que se

visualizan los archivos y carpetas
men desplegable que permite realizar operaciones como

las que aparecen en la imagen
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e. Cerrar
Para cerrar un libro de Excel, seleccionaremos del men Archivo el comando Cerrar. Si el libro no se ha guardado todava o
se han realizado modificaciones desde la ltima vez que se
guard, Excel mostrar un mensaje avisando si deseamos
guardar los cambios:
En el caso de tener varios libros abiertos tenemos la
opcin de pulsar la tecla <Mays> mientras se selecciona
el men Archivo, con esto aparecer un nuevo comando:
Cerrar todo, que cierra todos los libros abiertos en el rea
de trabajo. Como ocurra anteriormente, en el caso de
que exista alguno sin guardar, Excel preguntar si se
quiere o no guardar ese libro en concreto. Se puede
optar tambin por elegir la opcin "S a todo" que
guarda y cierra todos los libros abiertos.
En cualquiera de los casos estaramos

cerrando el libro o los libros abiertos,
pero no la aplicacin, con lo que
finalmente podra quedar la aplicacin
activa pero sin ningn libro abierto,
apareciendo el rea de trabajo vaca:
f. Guardar
Una vez creado un libro debemos guardarlo en el disco duro de nuestro ordenador, en un disquete,... o en cualquier otro
dispositivo del que dispongamos.
Para ello, en el men Archivo disponemos del comando Guardar. En el caso de ser la primera vez que guardamos el libro,
se abrir el cuadro de dilogo Guardar como...
En este cuadro de dilogo debemos proporcionar un
nombre al archivo y una localizacin en la que ser
guardado.
Existe una barra de botones que es idntica a la vista
en el cuadro de dilogo Abrir.
Una vez el libro est guardado, las sucesivas veces
que
seleccionemos
la
opcin
Guardar,
automticamente guardar los cambios en el
archivo correspondiente.
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g. Guardar como...
Podemos guardar un archivo ya existente con otro nombre diferente. Para ello, en el men archivo seleccionamos el
comando Guardar como...
Este comando lo hemos visto en el concepto anterior, Guardar.
As mismo, podremos guardar el documento en otro formato diferente, como por ejemplo como una pgina Web. Para ello,
o seleccionamos el comando Guardar como pgina Web... o en el cuadro de dilogo, en el desplegable para especificar el tipo
de archivo, seleccionamos Pgina Web (*.htm;*.html)
As mismo, si vamos a compartir nuestro archivo con
otros usuarios que puede que dispongan de otras
versiones ms antiguas de Excel, en el desplegable Tipo
de archivo podemos indicar que realice una conversin
a una versin anterior de la aplicacin.
h. Salir
Una vez haya finalizado nuestro trabajo con el libro o los libros de Excel, podremos cerrar la aplicacin. Para llevar a cabo
esta accin tenemos dos posibilidades:
Elegimos el comando Salir del men archivo.

Hacemos un clic en el botn Cerrar,
de la barra de Ttulo de la ventana del programa.
En cualquiera de los dos casos, si existieran libros abiertos , estos se cerraran junto con la aplicacin. Y si quedaran
cambios por guardar en algunos de los libros abiertos, se nos alertara de este hecho, indicndosenos con un aviso como el
siguiente:
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4. La ayuda de Excel
a. El ayudante de Office
El Ayudante de Office aparece cada vez que entramos en Excel, a no ser que lo desactivemos a propsito. Esta utilidad
nos va a proporcionar ayuda mientras trabajamos y la podremos utilizar para buscar informacin acerca de cualquier
funcionalidad, comando, etc.. El ayudante de Office tambin aparecer al ejecutar
determinadas opciones o pulsando ? >> Mostrar el Ayudante de Office
Una de las posibles apariencias que puede adoptar el ayudante es:
Existen diversas animaciones para el ayudante, que pueden verse si seleccionamos
sucesivas veces la opcin animar del men contextual (con el puntero del ratn sobre el
ayudante, hacemos clic en el botn derecho del ratn)
El
ayudante
puede
continuamente
pantalla,
estar
en
l
automticamente se mover
en el caso de que dificulte la
visin de parte de la hoja de
clculo. En el caso de que no
deseemos que el ayudante
aparezca
en
pantalla,
podemos elegir la opcin
Ocultar el Ayudante de
Office en el men contextual
del ayudante.
Excel
dispone
de varias
para
el
ayudante
que
nosotros
podemos cambiar, en el
men contextual disponemos
de
la
opcin
Elegir
Ayudante..., que mostrar un
apariencias
cuadro de dialogo como el siguiente
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Esta ventana permite configurar ciertos aspectos del ayudante, as como elegir la apariencia que adoptar ste. Las
posibles apariencias son:
CLIPO
RIDONDO
F1
Dr. GENIO
LOGOTIPO
NATURA
MININO
ROCKY
En el cuadro de dilogo anterior, apareca una pestaa que permite configurar todas las opciones del ayudante.
Ayuda con asistentes
Mostrar alertas
Proporciona ayuda para el uso de los asistentes

Presenta los mensajes de Excel a travs del asistente en vez de en
cuadros de dilogo independientes
Buscar ayuda del producto y de

programacin
Presenta ayuda tanto del producto como de programacin
Mover cuando moleste
Cambiar de posicin automticamente cuando dificulte la visibilidad
Sugerir temas de ayuda
Con sonido
Muestra temas de ayuda de forma automtica y basndose en las

acciones que se estn llevando a cabo
Activa los sonidos en el ayudante
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Uso ms eficiente de las funciones
Muestra pistas y sugerencias sobre funciones que est o no realizando.

Las pistas son trucos o formas diferentes de poder hacer las cosas
Uso ms eficientes del mouse
Muestra pistas sobre como utilizar el ratn para realizar el trabajo de un

modo ms rpido
Mtodos abreviados
Sugiere combinaciones de teclas que pueden ser utilizadas para realizar el

trabajo ms rpido
Mostrar slo sugerencias de prioridad

Slo muestra sugerencias que son importantes
alta
Mostrar sugerencia al inicio
Cada vez que se entra en Excel aparecer la Sugerencia del da
Restablecer mis sugerencias
Vuelve a mostrar pistas ya enseadas
Buscando informacin con el Ayudante
Haciendo un simple clic en el Ayudante nos aparecer un cuadro de entrada para

que escribamos nuestra pregunta
Al escribir nuestra pregunta aparecer en la parte derecha de nuestra ventana un
panel con todas las posibles respuestas a dicha pregunta, donde elegiremos cual
es la ms apropiada.
Por ejemplo, si buscamos informacin sobre rangos, podramos

simplemente "rango", con lo que obtendramos el siguiente cuadro
teclear
Si algunas de las opciones propuestas es la

buscada, haremos un clic sobre ella, con lo
que se nos presenta un cuadro de ayuda
como el que se muestra a continuacin y que
ofrece la informacin solicitada
El Ayudante de Office suele estar configurado para aparecer de forma independiente.
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b. La Ventana de ayuda
Como hemos visto anteriormente, la ventana de ayuda general de Excel tiene la
siguiente apariencia
Vemos que aparecen en la parte superior dos opciones:
Bsqueda.
Tabla de Contenido.
Bsqueda.
En el apartado primero, introduciremos el concepto clave a buscar. Entre las diversas
opciones seleccionaramos una de ellas, y tras hacer esto en la seccin,
seleccionaramos el que nos interesara.
Contenido
La segunda de stas, Tabla de Contenidos, es la que aparece en la imagen, podremos
buscar informacin clasificada por temas. Esos se encuentran en la parte inferior de la
ventana de ayuda.
En el caso de que parte del nombre de un
concepto o tema aparezca oculto, podemos
colocar el puntero de ratn sobre l, y se nos
mostrar el nombre completo, como aparece
reflejado en la imagen.
Seleccionando alguno de los conceptos se nos

mostrar el contenido del mismo.
La Ayuda de Office puede resolver muchas de nuestras dudas

respecto al manejo del programa.
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TEMA 2. DATOS DE EXCEL

1. Los datos en Excel
Esta unidad didctica trata de los datos en Excel vindose aspectos como la seleccin de celdas que ayuda a
trabajar de manera ms eficaz, el manejo de datos y por ltimo el llenado automtico .
a. Seleccin de celdas
Cualquier proceso que vayamos a realizar en una hoja de clculo conllevar una seleccin, es decir,
debemos de especificar al programa la localizacin en la que se llevar a cabo dicha actuacin: cambiar un
formato, borrar o introducir datos,...
Estas operaciones se llevan a cabo en celdas, que como ya se indic en el concepto correspondiente, es
la unidad fundamental de trabajo de Excel.
Por esto, la seleccin de celdas es una operacin que debemos dominar en todas sus posibles vertientes,
ya que la pondremos en prctica asiduamente. Para ello dedicaremos en este mdulo una unidad
completa. En la misma abordaremos conceptos como los rangos, la seleccin de celdas y rangos,
la seleccin de filas y columnas,...
b. Manejo de datos
Excel puede manejar diversos tipo de datos como por ejemplo nmeros, texto, fechas y hora.
Cada tipo de datos tiene sus particularidades. As mismo existen diversas formas de introduccin de
datos en una hoja de clculo. Todos estos aspectos sern tratados en otra de las unidades de este
mdulo que abordar temas como: los nmeros, textos, fechas y horas en Excel, cortar, copiar y pegar,...
Otro de los aspectos tratados en la mencionada unidad ser el de las referencias.
c. Llenado automtico
En muchas ocasiones nos encontraremos ante hojas de clculo en las que tendremos que introducir una
gran cantidad de datos y/o frmulas. Analizaremos mtodos que nos facilitarn en gran medida esta
labor como son las diferentes opciones de llenado automtico. Esto lo trataremos en una unidad
independiente en este mdulo
2. Seleccin de celdas
En esta unidad didctica se trabajan conceptos como rangos, seleccin de una celda , seleccin de
rangos, seleccin de celdas y rangos disjuntas , seleccin de columnas y filas, seleccin de toda
la hoja, selecciones extendidas, el comando Ir a... y los comandos buscar y reemplazar.
a. Rangos
Hemos visto que una celda es la
interseccin entre una fila y una columna
de las que forma la hoja de clculo, y se
designa por la letra de la columna a la que
pertenece seguida por el nmero de la fila.
La siguiente imagen muestra, por ejemplo,
la celda C10:
Un rango es simplemente un grupo de
celdas. La forma de designar un rango es
utilizando el nombre de la primera celda
(en caso de un rango rectangular, la celda
de la esquina superior izquierda) seguida
por dos puntos y el nombre de la ltima
celda (esquina inferior derecha). Por
ejemplo, en la siguiente imagen se
muestra en rango B2:D5
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A partir de este momento, no hablaremos ms de nombres de celdas y rangos, si no que utilizaremos la expresin
referencias. En los casos anteriores C10 es una referencia a una celda y B2:D5 es una referencia a un rango.
Podemos reconocer a una celda o conjunto de celdas por su Referencia
b. Seleccin de una celda

Seleccionar una celda es tan simple como hacer clic sobre ella. Cuando una celda se encuentra seleccionada se dice que la
celda est activa. La celda activa aparecer como un borde ms grueso y su referencia aparecer en el cuadro de nombres de
la barra de frmulas.
Tambin podemos realizar la seleccin haciendo uso

de las teclas de direccin, con ellas nos
podremos ir desplazando por las celdas de la hoja.
c. Seleccin
rangos
de
Para seleccionar un rango tenemos varias

opciones:
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una primera opcin es arrastrando el

ratn. Para ello, en primer lugar
activamos la primera celda del rango
(recordemos que esto se haca realizando
un clic de ratn sobre dicha celda) y sin
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soltar el botn del ratn arrastramos hasta la ltima celda y una vez que el rango deseado aparezca marcado,
soltamos el ratn.
otra opcin es seleccionar la primera celda del rango (en este caso s podemos soltar el ratn) y una vez sta
se encuentre activa, pulsamos la tecla <MAYUS>, y sin soltarla seleccionamos la ltima celda del rango.
tambin es posible seleccionar un rango, colocando directamente en el cuadro de nombre de la barra de frmulas la
referencia del rango, tras lo cual pulsamos la tecla ENTER.
Podremos seleccionar un rango completo de celdas usando varios mtodos para ello.
d. Seleccin de celdas y rangos disjuntos

Podemos realizar una seleccin de varias celdas aunque no se encuentren juntas formando un rango. Esto podra ser
til por ejemplo para dar un formato comn a una serie de celdas que se encuentran en diversas localizaciones de la hoja.
El procedimiento para realizar esto es muy simple: una vez que tenemos activa una primera celda, presionamos la tecla
<Control> y sin soltarla vamos marcando el resto de celdas que queremos conformen nuestra seleccin.
Esto que se ha comentado para celdas es tambin vlido para rangos. Una vez seleccionado el primer rango, pulsamos la
tecla <Control> y sin soltarla seleccionamos el resto de rangos que queremos formen nuestra seleccin.
Obviamente se pueden combinar sin ningn problema seleccin de celdas y rangos.
Podremos seleccionar un rango disjunto de celdas, es decir, no continas.
e. Seleccin de columnas y filas

Para seleccionar una fila o columna entera haremos un clic con el ratn sobre la letra o nmero de la columna o fila. De este
modo quedar seleccionada en su totalidad.
Seleccin mltiple
Si deseamos seleccionar varias filas o columnas contiguas, haremos lo siguiente: cuando seleccionemos la primera de ellas,
sin soltar el botn del ratn, arrastramos hasta que abarquemos las deseadas, momento en el que podremos soltar el ratn.
Selecciones disjuntas
En el caso de que las filas o columnas que deseemos seleccionar no se encuentren contiguas, la forma de realizar la seleccin
es similar a la llevada a cabo para las celdas: una vez seleccionada la primera de ellas (podemos soltar el ratn) pulsamos la
tecla <Control> y sin soltarla vamos seleccionando todas aquellas que deseemos.
Podremos seleccionar una fila completa.
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f. Seleccin de toda una hoja

Para seleccionar todas las celdas de la hoja de clculo haremos un clic de ratn en el botn que se encuentra a la
izquierda de los encabezados de las columnas y encima de los encabezados de las filas.
Podremos seleccionar todas las celdas de una hoja.
g. Selecciones extendidas
En ciertas ocasiones necesitaremos seleccionar rangos grandes en los que nos resultar difcil utilizar el ratn. En estos
casos ser conveniente utilizar el teclado.
Si pulsamos la tecla <F8> entramos en lo que se denomina modo extendido de seleccin. Pulsando a continuacin las
teclas de direccin: flechas arriba, abajo, derecha e izquierda se van seleccionando rangos adyacentes a la celda activa.
se pueden utilizar las teclas <Avpg> o
<RePg> para hacer selecciones ms grandes.
Tambin
Una vez se haya terminado de seleccionar el rango,

pulsaremos la tecla <Esc> para dar por finalizado el
modo de seleccin extendido.
h. El comando ir a
En el caso de que conozcamos la referencia de la celda o rango, podemos
hacer uso del comando Ir a... que se encuentra en el men Edicin. Una vez
seleccionado este comando aparecer el cuadro Referencia, en el que tendremos
que introducir la referencia de la celda o rango que queremos seleccionar.
Una alternativa a esto sera utilizar el cuadro de nombres de la barra de
frmulas. En este cuadro podremos colocar la referencia a una celda o a un
rango, tras lo cual, si pulsamos la tecla Enter, quedar marcada la celda o rango
en cuestin.
Si conocemos la referencia, podremos acceder a cualquier celda usando el comando Ir a.
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3. Manejo de datos
En esta unidad didctica sobre el Manejo de datos se desarrollan conceptos como:
a. Introduccin de datos
Introducir informacin en Microsoft Excel es sencillo. Basta con dirigir el cursor a la celda en la que deseamos,
seleccionarla e insertar la informacin.
Conforme
comenzamos
a
insertar la
informacin, la barra de formulas se
activar. A partir de este momento
podremos modificar el contenido de la celda
tambin desde la barra de frmulas:
Los botones que aparecen nos servirn para

cancelar los datos introducidos: , y para
validar dichos datos:
Una vez introducido el dato en cuestin,
basta con pulsar el botn de validacin o
lo que es ms simple, la tecla Enter.
En el caso de que deseemos cancelar la
introduccin de alguno de los datos,
podemos hacer un clic sobre el icono
o
pulsar la tecla Esc.
Bsicamente, el tipo de datos que vamos a introducir sern: nmeros, texto y fechas y horas. La forma en que sern
tratados depender del formato concreto que se le haya aplicado a la celda y que ser tratado posteriormente en este curso.
Nmero: es cualquier combinacin de dgitos.

Fecha: las fechas poseern un esquema de da, mes y ao que se deber seguir. Posteriormente en este curso trataremos el
formato de fecha.
Hora: al igual que las fechas, las horas poseern un esquema para su introduccin.
Texto: Texto ser para Excel toda aquella cadena de caracteres que no pueda interpretarse como un dato de otro tipo.
Frmulas
Independientemente del tipo de datos que hayamos introducido, la hoja de clculo puede interpretar de dos maneras
diferentes la informacin introducida:
puede tratarse de un dato introducido directamente en una celda, ya sea nmero, texto...
puede ser una frmula, ya sea secuencia de valores, referencia a otras celdas, funciones producidas a partir de
otros valores existentes, etc. Las frmulas empezarn siempre con el signo de igual (=). Por ejemplo, la operacin
de suma 2+2 deberamos escribirla =2+2
En la celda slo aparecer el resultado una vez hayamos aceptado la
introduccin del valor, pero en cambio, y esto es importante, en la barra
de frmulas s aparecer la frmula que contiene oculta esa celda.
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En muchas ocasiones nos encontraremos con la necesidad de introducir en una frmula el valor que adopta otra celda .
En estos casos, introduciremos simplemente la referencia de esa celda, como se muestra en la imagen. El uso de referencias
posee diversos matices que sern analizados con ms detalle en un apartado posterior.
La celda D5, que es la celda activa, posee el valor 7, pero como hemos mencionado anteriormente, en la barra de frmulas
aparece la expresin que da origen a ese valor, en este caso 9 menos el valor de la celda B3. Podra surgirnos la pregunta de
y qu ocurre si en la celda B3 existe otra frmula? Pues que Excel slo toma el valor que se refleja en celda, con
independencia de si su origen es una frmula o un valor directamente.
Operadores
Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones en el orden que se indica en la
tabla que se muestra a continuacin. Si una frmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una
frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin) Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha. Para
cambiar el orden de evaluacin, escribiremos entre parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer lugar.
Operador
Descripcin
Negacin (como en -1)
Porcentaje
Exponente
*y/
Multiplicacin y divisin
+y-
Suma y resta
&
Conecta dos cadenas de texto (concatenacin)
<
>
<=
>=
<>
Comparacin (igual, menor que, mayor que, menor o igual que, mayor o
igual que, diferente)
Hay que tener en cuenta una serie de reglas a la hora de introducir datos:
Se pueden incluir puntos (por ejemplo, podemos escribir 1.000.000).

Una sola coma en una cifra ser considerada como entrada decimal (es decir, podemos escribir 123,50).
Los signos de suma delante de los nmeros sern ignorados.
Los nmeros negativos debern tener incorporado el signo de menos (-) o estar entre parntesis.
Si escribimos dos cifras separadas por una barra (/) Excel interpretar que se trata de una fecha (1/2 ser el uno de
febrero), a no ser que pongamos el signo de igual delante, en cuyo caso se interpretar como una divisin.
Tambin se pueden realizar operaciones matemticas con fechas y horas. Hay
que tener en cuenta una serie de normas en estos casos: las fechas debern ir
siempre entre comillas, separadas por el signo matemtico correspondiente y
precedida toda la frmula por el signo de igual (=). Veamos un ejemplo:
Podemos apreciar como de la operacin visible en la barra de frmulas resulta
el nmero 33. Es decir, entre las fechas introducidas en la frmula hay una
diferencia de treinta y tres das.
Insertar datos de otras hojas
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Una forma fcil de introducir en una frmula referencias de otras celdas es la siguientes: una vez hemos comenzado a
introducir la frmula, cuando llega el momento de indicar la referencia de la celda en cuestin, en lugar de escribir sus
coordenadas, podemos hacer un clic en la celda correspondiente, con lo que la referencia de la misma aparecer en la
frmula. De este mismo modo podemos insertar en nuestras frmulas referencias a celdas de distintas hojas del libro e
incluso de diferentes Libros: Veamos como sera:
en distintas hojas del mismo libro: cuando en la frmula en cuestin llega el momento de introducir la
referencia, nos dirigimos hacia la barra indicadora de hojas
y seleccionamos aquella en la que se encuentre el dato que nos interesa. Tras esto, en la hoja seleccionada, marcaremos la
celda (haciendo un clic sobre ella) que contenga el dato requerido.
Una vez hecho esto, tendremos dos opciones:
la frmula ya est completa: podemos seleccionar el botn de validacin de frmulas,

automticamente regresaremos a la hoja de origen y contemplaremos el resultado de la frmula.
la frmula an no est terminada:
, con lo que
antes de volver nuevamente a la hoja origen para completar la frmula, situamos el cursor en la barra de
frmulas, tras lo cual volveremos a la barra de hojas para seleccionar la hoja de origen, en la que ya se
encontrar la referencia al nuevo dato introducido. Una vez ah accedemos a la barra de frmulas y la
completamos.
la otra opcin pasa por no regresar a la hoja de origen, con lo que, tras seleccionar la celda en la nueva hoja,
situamos el cursor en la barra de frmulas y, en esa localizacin continuamos introduciendo la frmula.
en distintas hojas de diferente libro: en primer lugar, deberemos tener abierto el libro en cuestin. Una vez
hecho esto, podremos comenzar a introducir en nuestra hoja origen la expresin de la frmula correspondiente.
Cuando llegue el momento de introducir la referencia a la celda del otro libro, nos dirigiremos al men Ventana y en
la parte final del desplegable aparece una relacin de todos los libros que se encuentran abiertos, seleccionamos el
que nos interese, una vez abierto ste, seleccionamos la hoja y la celda en cuestin con un clic de ratn.
Tras esto, nos encontramos en la misma situacin comentada anteriormente cuando la hoja estaba en el mismo libro: que la
frmula est finalizada y que no est. La solucin a esta situacin es exactamente igual, tan slo debemos tener en cuenta
que ahora adems de estar en hojas diferentes, tambin estaremos en libros diferentes.
Escribiremos datos en una celda seleccionando previamente sta.
b. Editar y eliminar
Una vez que una celda contiene algn tipo de dato, es posible modificar el contenido de ella, realizando alguna de estas
operaciones:
en primer lugar la seleccionamos y seguidamente realizamos un doble clic de ratn

en primer lugar la seleccionamos y a continuacin pulsamos la tecla F2
Realizando cualquiera de las dos operaciones anteriores el contenido de la celda se edita y en la misma aparece un cursor.
Con las teclas de direccin podemos desplazarnos por el contenido de la celda o bien situarnos en cualquier lugar con un clic
de ratn. Una vez realizadas las correcciones pulsaremos la tecla Enter o el icono de validar datos
, de la barra de
frmulas.
Para cambiar el contenido de una celda debemos seleccionarla y a continuacin escribir los cambios.
En el caso de que queramos eliminar el contenido completo de una celda, una vez seleccionada sta, pulsaremos la tecla
Supr o Delete. Con esto eliminaremos tan slo el contenido pero no los formatos que posea esa celda, en el caso que
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deseemos eliminar todo, seleccionaremos el comando Borrar del men Edicin, eligiendo la opcin que deseemos: Todo,
Formato, Contenido y Comentarios.
c. Cortar-pegar y copiar-pegar
Con Excel podremos copiar o cortar (mover) celdas desde una localizacin de la hoja de clculo a otra, a otra hoja del
mismo libro, a otro libro e incluso a otras aplicaciones como por ejemplo Microsoft Word.
Para realizar las operaciones de copiar y cortar, Excel hace uso del portapapeles, que no es ms que una parte de la
memoria del ordenador en la que se coloca de forma provisional la informacin. Cuando se copia, Excel coloca un duplicado
de las celdas seleccionadas en el portapapeles. Al cortar, Excel eliminar los datos de su ubicacin original y los colocar en el
portapapeles.
Para finalizar la operacin ser necesario pegar los datos almacenados en el portapapeles en la nueva ubicacin.
Las operaciones de copiar y cortar pueden ser llevadas a cabo sin utilizar el portapapeles, para esto utilizaremos la tcnica de
arrastrar y colocar.
Las operaciones de copiar y cortar se diferencian bsicamente en que la primera de ellas mantiene los datos en su
localizacin original, realizando un duplicado de los mismos, mientras que la opcin cortar borra los datos de la ubicacin de
origen.
Una vez que hemos copiado o cortado los datos deseados procederemos a pegarlos en la nueva ubicacin.
Seguidamente vamos a ver algunos ejemplos de como se llevaran a cabo estas operaciones:
Cortar datos utilizando Portapapeles

Supongamos que en la siguiente imagen
quisiramos desplazar los datos para insertar un Titulo en la
hoja de clculo. Los pasos que habra que seguir seran, en
primer lugar, seleccionar el rango que queremos cortar,
posteriormente llevarlo al portapapeles mediante alguna de las
siguientes opciones:
Seleccionamos el comando Cortar del men Edicin.
Hacemos clic en el botn cortar , de la barra de

herramientas estndar.
Haciendo un clic en el botn derecho del ratn sobre la

zona seleccionada, se despliega un men contextual, en el
que elegiremos Cortar.
Tras esto, resta pegar la seleccin. Para ello no es necesario

seleccionar todo el rango de destino, basta con seleccionar la
primera celda del rango. En nuestro ejemplo, pegaremos nuestro
rango seleccionado a partir de la celda B5. Si nos damos cuenta, no
hay ningn problema en pegar el contenido en una zona que se
superponga a la que acabamos de cortar, ya que una vez realizada
la operacin de pegar, los datos en su ubicacin de origen
desaparecern.
Con lo que ya podremos colocar nuestro ttulo
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Cortar datos utilizando arrastrar y soltar

Si el rea de destino se encuentra cerca del rea de origen, puede resultar ms interesante utilizar el mtodo de arrastrar
y soltar.
Para llevar a cabo esta operacin, al igual que antes, en primer lugar seleccionamos el rango de origen, seguidamente
situamos el puntero del ratn en alguno de los bordes del rango seleccionado, debe aparecer el puntero en forma de flecha
normal. En este momento, hacemos un clic de ratn, y sin soltar el botn, arrastramos el bloque seleccionado hasta dejarlo
en la posicin que deseemos. Cuando se arrastra, Excel deja una marca de por donde se ubicar el rango de destino.
Copiar datos utilizando Portapapeles

Como habamos comentado anteriormente, los pasos a seguir son prcticamente los mismos que para el caso de Cortar, con
la salvedad de que una vez seleccionado el rango a copiar, lo llevaremos al portapapeles mediante alguna de las siguientes
opciones:
Seleccionamos el comando Copiar del men Edicin
Hacemos clic en el botn Copiar
Haciendo un clic en el botn derecho del ratn sobre la zona seleccionada, se despliega un men contextual, en el
que elegiremos Copiar
, de la barra de herramientas estndar.
Copiar datos utilizando arrastrar y soltar

El proceso es igual que para mover datos pero, en este caso, una vez seleccionado el rango origen, se debe mantener
pulsada la tecla Control mientras se arrastra el bloque seleccionado. De este modo, en vez de mover (cortar) los datos, estos
se copiarn.
Como hemos comentado al inicio de este captulo, podemos realizar todas estas operaciones de una hoja de clculo a otra, a
otra hoja del mismo libro, a otro libro e incluso a otras aplicaciones como por ejemplo Microsoft Word. El modo de realizarlo
es el mismo, simplemente ten en cuenta dnde quieres mover o copiar la informacin. Recuerda que para que se copie o
mueva a la nueva ubicacin debes seleccionar previamente la nueva hoja de clculo o del mismo libro o de otro as como de
una aplicacin distinta como Microsoft Word.
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Podremos copiar todo un grupo de celdas usando el portapapeles.
d. Insertar datos
En ciertas ocasiones puede que nos interese que el rango que hemos copiado o cortado en el portapapeles no sustituya a un
conjunto de celdas en el destino (como ocurre con el comando pegar), sino que queremos desplazar estos datos hasta que
"dejen hueco" a nuestra seleccin.
Para llevar a cabo esta operacin, y una vez realizada la operacin de Cortar o Copiar de igual forma a como hemos visto
anteriormente, colocamos el cursor en el lugar en el que queramos que se inserte nuestra seleccin y seguidamente podemos
hacer una de estas dos operaciones:
seleccionamos
copiadas...
desde
el
men
Insertar, el
comando
Celdas
pulsamos el botn derecho del ratn, con lo que se despliega un

men contextual, en el que seleccionamos Insertar celdas
copiadas...
tras realizar esto, aparecer la ventana Insertar datos a pegar:

en la que elegiremos la opcin que nos interese y pulsaremos en aceptar,
finalizando de este modo el proceso.
Podremos insertar todo un grupo de celdas trasladando las anteriores de lugar.
e. Pegado especial
En una celda, aparte de contener datos (nmeros, texto, fechas, frmulas,...) dispondr de una serie de propiedades y
caractersticas que conforman el formato de la misma, como pueden ser: apariencia del nmero o texto, alineacin,
fuente utilizada, color de fondo,...
Cuando utilizamos el comando pegar, tras haber realizado un copiar o cortar, la informacin pegada se refiere tanto a los
datos como a los diversos formatos aplicados a la celda o celdas copiadas.
Es importante tener presente que la opcin de Pegado especial ... no se encuentra disponible si hemos utilizado el
comando Cortar.
Para llevar a cabo esta operacin seguiremos los siguientes pasos:
En primer lugar seleccionamos la celda o rango que deseemos pegar.

Seguidamente utilizaremos el comando Copiar (recordemos que esta operacin la podemos llevar a cabo
desde el men Edicin, desde el men contextual o bien pulsando el botn correspondiente de la barra de
herramientas).
A continuacin situaremos el cursor en la celda de destino y seleccionaremos el comando Pegado

Especial, para ello podemos hacer lo siguiente:
seleccionamos desde el men Edicin, el comando Pegado Especial...

pulsamos el botn derecho del ratn, y en el men contextual que se despliega seleccionamos
Pegado Especial...
Una vez realizada esta operacin, aparece el cuadro de dialogo
Pegado especial
Vemos que existen una serie de opciones. Seguidamente

comentamos el efecto que producirn cada una de ellas. Ya que an
no se han tratado los aspectos de formato de celdas, que se vern
en unidades posteriores, puede que algunos conceptos comentados
no nos sean familiares. Esto no nos debe preocupar por el momento.
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Todo: es similar a utilizar el comando Pegar. Pega tanto datos como frmulas y formatos.
Frmulas: pega nicamente las frmulas (o el valor que tenga la celda en el caso de que no exista frmula). Esta opcin
nos ser de gran utilidad cuando la zona de destino posea un formato propio y no queramos sobrescribirlo con el formato de
las celdas pegadas.
Valores: En el caso que la celda o rango de origen contenga frmulas, esta opcin slo pegar los valores devueltos por
stas.
Formatos: Pega nicamente los formatos de la celda de origen en la de destino.

Comentarios: Pega nicamente los comentarios.
Validacin: Pega nicamente las reglas de validacin.
Todo excepto bordes: Pega todo excepto el formato de los bordes.
Trasponer: Cambia la orientacin de los datos copiados al ser pegados, es decir las filas se convierten en columnas y las
columnas en filas.
Operacin: Estas opciones nos permitirn realizar operaciones entre rangos de una forma muy fcil.
Pegar vnculos: Este botn realiza una copia vinculada del rango de origen en la zona de destino. Bsicamente lo que hace
es introducir en las celdas de destino la referencia a celda de origen que le corresponde, de modo que si se modifica un valor
en la celda de origen, se modificar en la de destino.
A travs del Pegado especial pueden cambiarse slo algunas caractersticas de las celdas.
f. Referencias
En el apartado dedicado a la introduccin de datos se realiz una primera aproximacin al concepto de las referencias en
Excel. Trataremos ahora este tema con algo ms de detalle.
Referencias relativas
El principal problema al que nos enfrentamos al hacer uso de las referencias es que stas cambian cuando se colocan en
otras localizaciones, por ejemplo cuando hacemos un copiar y pegar. Esto lo podemos comprobar en el siguiente ejemplo:
Tenemos la siguiente hoja de clculo que nos va a permitir personalizar facturas de una forma rpida y cmoda:
En una hoja como sta, seran datos a
introducir cada vez que preparamos una nueva
factura, los precios de los materiales y las
horas de dedicacin, el resto de clculos los
debera realizar la propia hoja de forma
automtica.
Por ejemplo, en la columna Importe Mano de
Obra, y para la reparacin del Cap, Celda E7,
deber aparecer el valor resultante de
multiplicar los valores de la celda que indica el
precio de la mano de obra, celda B7, por el
nmero correspondiente de horas, celda D7.
Obtendramos:
Podemos apreciar que obtenemos el resultado

correcto, y teniendo activa la celda en
cuestin, E7, en la barra de frmulas queda
reflejada la frmula de la que se obtiene dicho
resultado.
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Si para calcular los importes de las manos de obra en los otros dos conceptos restantes, copiamos la celda E7 y la pegamos
(segn se ha visto en apartados anteriores) en las dos celdas correspondientes, E8 y E9, comprobaremos que el resultado
obtenido es correcto:
Si activamos alguna de las dos celdas en las que hemos realizado el pegado: E8 o E9, en la barra de frmulas
comprobaremos que dicha frmula no es la misma que copiamos de la celda E7.
Esto se debe a que Excel est utilizando lo que se conoce como Referencias Relativas, y que hace que al cambiar de
localizacin, todas las referencias que aparecen se modifican en relacin al desplazamiento.
Esto se puede interpretar de dos maneras:
Se podra decir que si por ejemplo desplazamos la celda origen 3 filas ms abajo y 2 columnas ms a la derecha,
las referencias que formen parte de la celda original, tambin se modificarn para apuntar a una celda que est 3
filas ms abajo y 2 columnas ms a la derecha.
Otro modo de interpretar las referencias relativas es pensar en que si en una celda aparece una referencia a otra,
sta se encontrar, por ejemplo, a 7 filas ms arriba y 4 columnas a la izquierda, con lo que si copiamos esta celda
en otra ubicacin, las referencias que contengan sern relativas a esa nueva ubicacin, en este caso 7 filas ms
arriba y 4 columnas a la izquierda.
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Veamos un ejemplo:
En este caso, copiamos la celda
D5, que contiene la frmula
=B5-C5 (es decir, elementos
recibidos del tipo 1 menos los
entregados) y la pegamos en las
celdas D6, F12 y F13, para
calcular
cada
uno
de
los
resultantes. Podemos comprobar
que las frmulas se adaptan:
=D12-E12.
Para la que aparece en

D6,
nos
hemos
desplazado
una
fila
hacia abajo, con lo que
en la frmula original
=B5-C5,
todas
las
referencias
se
desplazan
una
fila
hacia
abajo,
obteniendo:
=B6-C6.
Este
es
el
valor
correcto.
Para la celda F12, nos
desplazamos 7 filas
hacia abajo y dos
columnas
a
las
derecha, con lo que la
frmula original =B5C5 se convierte en
Referencias absolutas
El concepto de las referencias relativas nos va a facilitar muchas de las actividades que tendremos que realizar en Excel,
aunque tambin es cierto, que si nos gastamos el debido cuidado, a veces puede suponer un inconveniente. Estas situaciones
se producirn sobre todo en los casos en que necesitemos hacer uso de las Referencias Absolutas, es decir cuando
necesitemos referenciar a una celda que no queramos que se desplace cuando hagamos, por ejemplo, un corta y pega.
Veamos esto sobre un ejemplo y como esta situacin es solventada por las Referencias Absolutas :
Supongamos que disponemos de la misma hoja de clculo para
crear facturas, pero con la diferencia de que ahora prescindimos
de la columna Precio de Mano de Obra y la sustituimos por una
casilla en la que reflejaremos dicho precio:
En esta situacin, la frmula que incluimos en la celda E9 para
calcular el importe ser =C5*D9.
Pero que ocurre si copio esta celda y la pego en las celdas

inferiores para calcular el precio de la mano de obra de los
otros conceptos, como hicimos anteriormente:
Pues que en este caso no obtendremos el resultado deseado.
Si recordamos, al desplazar la celda una y dos filas
respectivamente haca abajo, las referencia contenidas en la
frmula tambin se desplazan una y dos filas hacia abajo. En
este caso, nuestra frmula original era =C5*D8, ha quedado
como =C6*D9 y =C7*D10. Si observamos atentamente, las referencias D9 y D10 son correctas, pero las que apuntan a C6 y
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C7 no tendran que haberse desplazado, tendran que seguir apuntando a la celda que contiene el precio de la mano de obra,
la celda C5.
Existe una forma de decirle a Excel que una referencia quede fija en una celda. Para ello delante de la letra de la columna y
delante del nmero de la fila se antepone el smbolo $.
En nuestro caso, la frmula que tendramos que colocar en la celda E8 sera =$C$5*D8
Al copiar y pegar esta frmula en otras celdas, la referencia a la celda C5 permanecer inamovible, mientras que la D8 ser
relativa a la localizacin en la que estemos.
Referencias mixtas
Las referencias mixtas son aquellas que mantienen fija la columna y relativa la fila, o viceversa.
Veamos un ejemplo en el que sera necesario hacer uso de referencias mixtas. Se trata de una hoja que nos informara
como evoluciona una inversin. Tenemos tres variables: el nmero de acciones, valor en euros del dlar y precio de cada
accin.
Cada celda de la tabla contendr el resultado, en dlares, del valor de nuestra inversin, y se obtiene mediante la siguiente
expresin:
=(N acciones) * (Valor de la accin en ) *

(relacin de cambio $/)
La frmula empleada para ello en la celda C8 ser:
=$E$4*$B8*C$7
Creamos una referencia Absoluta al nmero

de acciones.
Creamos una referencia mixta al precio del

dlar ya que: al movernos hacia la derecha,
tenemos que dejar fijo ese valor y no
desplazarnos de columna. Esto se consigue
en $B8, con el smbolo $ delante de la B
(referencia absoluta a la columna). Pero
tenemos que permitir el desplazarnos hacia
abajo para ir cogiendo los sucesivos valores
0,90; 0,95; 1,00;... y para ello delante del
nmero de fila no colocamos nada
(referencia relativa a la fila).
Con el valor de la accin, C$7, ocurre igual: fijamos la referencia a la fila y hacemos relativa la columna.
Todo esto que acabamos de ver sobre las referencias, ser igualmente aplicable cuando tratemos ms adelante el tema de
las funciones.
Las referencias resultarn muy tiles cuando queramos realizar operaciones repetidas en rangos de celda diferentes.
g. Vnculos
Al margen de hacer referencia al contenido de otra celda en una primera (por ejemplo, podemos determinar que en la celda
B6 se incluya el valor de la celda A2 con tan slo introducir la expresin =A2), podemos tambin apuntar al contenido de
otras hojas dentro del mismo libro, o incluso a libros distintos al activo.
En la siguiente ilustracin podemos apreciar las partes de una frmula con referencias externas que utiliza una ruta de
acceso y un nombre de archivo de Excel.
=C:\VENTAS\[VENTAS4.XLS]Hoja1!$F$7
Podemos destacar la existencia de una serie de elementos a tener en cuenta:
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Ante todo, incluimos el signo de igual para indicar que vamos a escribir una frmula y no un texto literal. En el caso
de que la referencia forme parte de una frmula el signo = aparecer al comienzo de la misma.
La ruta de acceso ([C:\VENTAS\[VENTAS4.XLS]Hoja1 ), el nombre del libro de trabajo y el nombre de la

hoja estn encerrados entre un par de apstrofes ' '
El nombre del libro de trabajo (el archivo) est encerrado entre corchetes ([VENTAS4.XLS]).
Un signo de exclamacin sigue a un apstrofe de cierre y precede a la referencia de la celda (!$F$7).
En el caso de que introduzcamos un vnculo a otro libro (libro fuente), deberemos en primer lugar guardar ste antes de
realizar los vnculos. Esto garantiza que las frmulas han sido calculadas y que las referencias externas son actuales.
Para administrar los datos fuente para el libro de trabajo activo, utilizaremos el comando Vnculos del men Edicin. Con
ello podremos abrir el libro de trabajo fuente, eligiendo la opcin Abrir, actualizar los datos, pulsando Actualizar Ahora, o
cambiar el libro de trabajo fuente, ejecutando Cambiar Ahora.
4. Llenado automtico
Trabajaremos el llenado automtico, en donde son aspectos importantes los siguientes:
a. Botn de llenado
En muchas ocasiones nos encontraremos ante una hoja de clculo en la que se necesitar realizar una operacin semejante
en una serie de celdas. Esto se podra hacer de varias formas, como por ejemplo introduciendo nuevamente los datos para
cada celda o utilizando la opciones copiar y pegar por cada una de las celdas.
Pero Excel dispone de una utilidad que facilita en gran medida este trabajo denominada Llenado automtico, que
bsicamente realizar un copia-pega en varias celdas contiguas de forma automtica y en todas las celdas simultneamente.
Veamos seguidamente como se llevara a cabo, para lo
que vamos a utilizar nuestro ejemplo de la factura.
En esta ocasin vamos a calcular la columna Total, que
ser para cada una de las filas de cada concepto (filas
7,8 y 9), la suma del precio del Material ms el importe
de la mano de obra.
En primer lugar hemos introducido en la celda F7 (Total
de la reparacin del cap), la frmula =C7+E7, como
aparece en la barra de frmulas y cuyo resultado es
54.000. Esta misma frmula habra que repetirla,
ajustndose a los datos de cada uno de los conceptos
(Pintura y Secado especial) en las dos filas inferiores.
Si observamos detenidamente en una celda activa, en
este caso la F7, apreciaremos que en la esquina inferior
derecha aparece el botn de llenado automtico:
Para utilizar el llenado automtico de las dos celdas inferiores, dirigimos el cursor hacia el
botn de llenado de la celda F7, al situarse justo encima, el botn cambia de forma y se
convierte en una cruz.
la cruz la hemos representado en color rojo para que resalte, aunque en la hoja aparecer en
negro
En este momento arrastramos (hacemos clic con el botn izquierdo del ratn sin soltarlo, lo desplazamos) hasta abarcar el
rango de celdas que queremos llenar. Aparecer un borde que marca las celdas que van a ser rellenadas, tal y como aparece
en la siguiente imagen. Al soltar el ratn aparecern en cada una de las celdas los valores resultantes.
Comprobamos que Excel ha ajustado automticamente la frmula de la celda F7 al resto de las celdas, de este modo, la
frmula que apareca en F7, =C7+E7, ha pasado a ser =C8+E8 en la celda F8 y =C9+E9 en la F9.
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Usaremos esta funcin para facilitar el trabajo de llenado de celdas.
b. Comando rellenar
El proceso visto anteriormente de llenado automtico haciendo uso del botn que aparece en la celda, puede ser llevado
acabo utilizando un comando habilitado a tal fin. Para ello seguiremos los siguientes pasos:
En primer lugar seleccionamos el rango de celdas que se va a llenar , y siendo la primera de las celdas aquella que
contiene la frmula.
A continuacin seleccionamos el comando Rellenar, Hacia abajo del men Edicin.
En los ejemplos vistos hasta ahora hemos visto como llenar hacia abajo, pero se puede realizar el llenado en cualquier
direccin, bien arrastrando el botn de llenado o bien mediante las diversas opciones del comando Rellenar.
Hay mltiples formas de rellenar datos.
c. Llenar un rango con el teclado

Excel dispone de otro mtodo muy rpido de rellenar un rango de celdas y es haciendo uso de una combinacin de
teclas. El procedimiento es el siguiente:
En primer lugar seleccionamos el rango de celdas en la que deseamos introducir la frmula o datos, seguidamente
accedemos a la barra de frmulas e introducimos la expresin y una vez hecho esto pulsamos la combinacin de teclas
<Control - Enter> (en primer lugar pulsamos la tecla Control, y sin soltar sta, pulsamos Enter).
La ventaja de este mtodo sobre los otros es que las celdas no tienen porqu estar contiguas, si no que nuestro rango de
celdas puede estar formado por celdas diseminadas por la hoja (recordemos que la seleccin de celdas disjuntas se haca
pulsando la tecla <Control> y marcando las celdas correspondientes). Para hacer esto es imprescindible que la frmula
introducida corresponda con la de la ltima celda seleccionada. Veamos un ejemplo:
La siguiente hoja calcula el estado de los stocks de diversos productos en un almacn, para cada producto y subtipo habr
que restar el valor de los enviados al de recibidos. Ya que todas las celdas de "en almacn" llevarn la misma frmula y no
estando contiguas, podemos aplicar lo comentado anteriormente. Seleccionamos por tanto las celdas D4, D5, D6, F10, F11,
F12, E16, E17, E18 (volvemos a recordar: pulsamos <Control> y vamos marcado cada una de estas celdas).
Si las seleccionamos en este orden, en la barra de frmulas escribiremos =C18-D18 que es la frmula que le correspondera
a la ltima celda seleccionada, la E18. Hecho esto, pulsamos <Control> <Enter> y obtendremos el resultado deseado.
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Podremos rellenar un grupo de celdas disjuntas usando esta funcin.
d. Llenar series
Otro de los procesos comunes que se suelen llevar a cabo en las hojas de clculo es el llenado de series de datos, como
por ejemplo: meses, das de la semana, aos,...
Este tipo de procesos se pueden llevar a cabo de forma automtica utilizando la tcnica de autorrellenado .
Si escribimos en una celda 2000 y en una celda contigua 2001, seleccionamos ambas celdas y arrastramos el botn de
llenado (que en este caso pertenecer a las dos celdas), Excel llenar automticamente las celdas con 2002, 2003, 2004,...
Lo que hace Excel es estimar los datos con los que debe llenar las celdas a partir de las dos primeras.
Si pusiramos 1/6/2001 en una celda y 1/7/2001 en la siguiente, al marcar ambas celdas y arrastrar el botn de llenado,
Excel completa con 1/8/2001, 1/9/2001, 1/10/2001,...
Listas
Hemos visto que proporcionando a Excel el valor de las dos primeras celdas, l intuye el contenido del resto de datos en la
zona de relleno.
Pero a veces puede que la lista de datos con los que deseemos rellenar algn rango de nuestra hoja de clculo, no se intuyan
fcilmente. Imaginemos un almacn de fruta, que posee una lista con los productos que comercializa, y que suele utilizar
bastante a menudo. Podra ser por ejemplo:
Manzana
Pltano
Melocotn
Uva
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Si colocamos en Excel en una celda Manzana y en la contigua Pltano, las marcamos y arrastramos el botn de llenado, Excel
lo nico que hace es copiar estas dos palabras a lo largo de las celdas.
Podemos conseguir que, colocando la primera de las palabras, Manzana en este caso, y arrastrando el botn de llenado de
esta celda, Excel automticamente complete la lista.
Para esto, tendremos que acceder al men Herramientas y seleccionar el comando Opciones. En el cuadro de dilogo que
aparece elegir la pestaa Listas personalizadas:
Una vez aqu, tenemos dos opciones:
Podemos teclear en el cuadro

Entradas de lista: los diferentes
elementos
que
la
componen,
pulsando <Enter> tras introducir
cada uno de ellos. Cuando se hayan
introducidos todos, se pulsar en el
botn agregar.
La otra opcin es para cuando en la
hoja de clculo ya se encuentra la
lista de elementos. En este caso, en
el cuadro de dilogo anterior nos
vamos a "Importar lista desde las
celdas:" y pulsamos el botn "editar
la hoja",
. Tras realizar esto, el
cuadro
de
dilogo
se
retrae,
adoptando la apariencia de la imagen
que se muestra, y permitindonos
realizar la seleccin del rango de la hoja que contiene la informacin. Una vez hecho esto, volvemos a pulsar el
botn "editar hoja", tras lo que vuelve a aparecer el cuadro de dilogo de Listas personalizadas. Seguidamente
pulsamos el botn importar.
Una vez hecho esto, en el cuadro Entradas de lista: aparecer el listado de elementos, tras lo cual, slo tenemos que pulsar
el botn Agregar.
A partir de este momento, al introducir en una celda alguno de los elementos de la lista, si arrastramos el botn de llenado
de esa celda, Excel automticamente rellenar el resto de las casillas con los siguientes nombres de la lista.
Las series son interesantes en caso de un uso permanente de esa informacin.
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TEMA 3. NOMBRES y FUNCIONES

1. Qu son los nombres?
Los nombres se van a utilizar para identificar celdas o grupos de celdas en la hoja de clculo. As mismo podrn ser
utilizados para identificar matrices, valores constantes o frmulas.
Podrn ser utilizados dentro frmulas o funciones para hacer referencias a celdas, que a todos los efectos sern como
referencias absolutas.
Todo esto nos facilitar en gran medida el uso y diseo de hojas de clculo.
Imaginemos que en una celda de nuestra hoja de clculo introducimos el valor del IVA (Impuesto sobre el Valor Aadido),
que utilizaremos en el resto de las hojas. Esa celda puede ser por ejemplo la E9 y su contenido 16%. De este modo, cada vez
que tenga que realizar una operacin en la que tenga que aplicarse este IVA, podr realizar una referencia, que tendr que
ser absoluta, a esta celda, $E$9. Sera mucho ms cmodo, si pudiramos asignarle a la celda E9 un nombre, por ejemplo
IVA, y cada vez que tengamos que operar con el valor de este impuesto, simplemente poner IVA.
As mismo, al ser una referencia absoluta como se ha comentado, si por algn motivo el valor debiera ser cambiado (en
nuestro caso, por una nueva legislacin que aplicar un valor diferente de IVA a ciertos productos), tan slo deberamos
realizar este cambio en una celda, a la que le hemos asignado el nombre, y automticamente se actualizara toda la hoja.
Podremos definir nombres para usar el dato contenido en una celda o rango.
2. Qu son las funciones?

Las funciones son una serie de herramientas de clculo que de forma predeterminada se encuentran en Excel.
Las funciones pueden realizar gran variedad de clculos distintos, se pueden usar para tomar decisiones sobre los valores que
colocarn en una celda, pueden devolver valores directamente o llevar a cabo alguna accin.
Normalmente, deberemos proporcionar a las frmulas una serie de datos a los que se conoce como argumentos de la
funcin. Como comprobaremos a continuacin, no ser necesario que conozcamos todas las funciones existentes y sus
correspondientes argumentos, ya que Excel dispone de un asistente que nos facilitar el trabajo en gran medida.
La utilidad ms importante de las funciones es facilitar los clculos complejos.
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3. Nombres
Profundizaremos en los nombres a travs de los siguientes aspectos:
a. Definir nombres
Vamos a seguir con el ejemplo de la factura que nos ha ocupado hasta ahora.
Vamos a proceder a definir un nombre para la celda en la que se encuentra el valor del IVA. Para ello activamos en
primer lugar esa celda, C8. Acudimos al men Insertar y seleccionamos el comando Nombre, en el segundo desplegable
aparecen las posibles opciones: Definir, Pegar, Crear y Aplicar. Puede que alguna de ellas aparezca en gris, eso quiere decir
que en este momento no estn disponibles. De entre estas opciones seleccionamos Definir, tras lo cual nos aparecer un
cuadro como el siguiente:
Si la celda que se encuentra a la izquierda o encima de la seleccionada
tiene algn texto, ste ser sugerido como nombre en este cuadro de
dilogo. Si el texto contiene varias palabras separadas por espacios,
Excel las unir con signos de subrayado, por ejemplo Mano de obra
pasar a ser Mano_de_obra. Si el nombre sugerido por Excel es el que
deseamos agregar haremos un clic en el botn Agregar. Si deseamos
otro nombre, podemos borrar el que aparece y en su lugar colocar el
que nos interese. Tras esto tan slo tendramos que pulsar en agregar.
En el cuadro central irn apareciendo todos los nombres que se
vayan definiendo.
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Nombres globales y nombres locales

Los nombres globales son aquellos que se refieren a todo el Libro y los nombres locales, slo estarn disponibles en la hoja
de clculo en la que han sido definidos.
Excel por defecto, al definir un nombre, lo hace globalmente para todo el libro. Eso lo podemos apreciar en el cuadro anterior
en la seccin "Se refiere a:" en la que podemos apreciar:
='Factura Taller'!$C$8
que especifica la hoja concreta en
la que se encuentra la celda C8 (podemos apreciar los signos $ que indican que sta aparece referenciada absolutamente)
Si nicamente quisiramos disponer de una referencia local, deberamos eliminar el identificador del nombre de la hoja
quedando:
=!$C$8
De este ltimo modo, el nombre definido tan slo sera accesible desde la propia hoja en la que se ha creado.
El uso de nombres puede facilitar la utilizacin de rangos de celda sobre todo en funciones.
b. Pegar nombres
Una vez tenemos definido un nombre, podemos pasar a utilizarlo, para ello, cuando llegue el momento de referenciar a la
celda en cuestin, utilizamos el comando Nombre >> Pegar del men Insertar, y en la ventana que nos muestra la
relacin de nombres definidos en la hoja seleccionamos el que nos interese y pulsamos Aceptar
Otra forma de hacer esto mismo

sera, teclear directamente el
nombre asociado a la celda a la
que queremos referenciar. Por
ejemplo
As mismo, para facilitarnos ms el trabajo, a la izquierda de las barra de

frmulas tenemos la casilla de referencia, que posee un desplegable
en el que aparecern todos los nombres definidos en la hoja, y que
podemos seleccionar en cualquier momento, seleccionndose de este modo la celda en cuestin.
Se pueden usar los nombres en las funciones.
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c. Eliminar nombres
Para eliminar nombres definidos previamente, volveremos al cuadro de dilogo Definir nombre, vistos anteriormente
(recordemos men Insertar, comando Nombre >> Definir)
Podemos apreciar que en el margen derecho aparece el
botn Eliminar. Por tanto, tan slo tendremos que
seleccionar el nombre deseado y posteriormente pulsar
el botn Eliminar.
Es importante antes de proceder a eliminar un nombre,
el asegurarse que ste no se utiliza en la hoja de
clculo.
De la misma forma que definimos nombres,

podremos tambin eliminarlos.
d. Crear nombres
Si las celdas para las que queremos definir un nombre se encuentran agrupadas y los nombres con los que las queremos
identificar se encuentran en la fila superior a ellas o en la columna de la izquierda, se puede utilizar la opcin Crear... del
men Insertar > Nombre.
Para ello seleccionamos las celdas que contienen los valores y
nombres a asignar y seleccionamos la opcin indicada:
Al hacer esto, obtendremos una ventana con un cuadro de

dialogo como el siguiente:
Podremos elegir dnde colocar el nombre definido.
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e. Aplicar nombres
En ciertas ocasiones puede que deseemos definir nombres para celdas a las cuales ya estamos realizando
referencias. Una solucin sera definir el nombre y luego ir buscando las celdas en las que se encuentra la referencia y
cambiarla por el nombre definido. Para evitarnos todo esto, Excel permite reemplazar todas las referencias a celdas
por los nombres, una vez que hayamos definido stos.
Para ello, tan slo tendremos que seleccionar la zona o
las zonas de la hoja en las que hayamos utilizado
referencias a la celda que acabamos de nombrar. En caso
de desconocerlo, seleccionaremos toda la hoja.
Posteriormente, Seleccionaremos la opcin Aplicar, y un
cuadro nos mostrar los nombres que queremos aplicar y
que sustituirn a las referencias que se encuentren hasta
ese momento.
En nuestro ejemplo, si en primer lugar definimos los
nombres
para
el
IVA
y
para
Mano_de_obra
posteriormente decidiramos hacer la sustitucin en la
hoja de clculo, obtendramos
Podemos aplicar ms de un nombre a la vez. Para ello

tan slo debemos seleccionar los que nos interesen y
pulsar el botn aceptar. Recordemos que para seleccionar
ms de un elemento, debemos mantener pulsada la tecla <Control> mientras que con el ratn realizamos la seleccin .
Podremos reemplazar nombres de celdas por sus referencias.
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4. Funciones
Profundizaremos en las funciones, los elementos en los que se hace hincapi son:
a. Sintaxis
En su momento vimos que podamos realizar operaciones con los datos introducidos en una hoja de clculo mediante
frmulas en las que nosotros introducamos los datos y los operadores (signos de suma, resta, multiplicacin,...)
Excel posee unas herramientas de clculo mucho ms elaboradas y completas, son las funciones.
Una funcin de Excel tendr la siguiente sintaxis:
=NOMBRE_FUNCION(argumento1;argumento2;...)
Las funciones siempre irn precedidas del signo igual. A continuacin el nombre de la funcin, seguido de un
parntesis, que se contendr los argumentos separados por punto y coma.
Existen funciones que no necesitarn argumentos, aun as, los parntesis deben estar presentes.
Un par de sencillos ejemplos de frmulas podran ser:
=SUMA(B6;B7;B8) que nos devuelve el valor B6+B7+B8

=PI() que nos devuelve el valor del numero Pi, 3,14159265...
Es importante respetar la sintaxis para obtener el resultado requerido al usar una funcin.
b. Argumentos
Los argumentos sern los valores que facilitaremos a las funciones para que stas devuelvan un resultado o realicen alguna
accin. El nmero de argumentos de una funcin depende de sta.
Los argumentos que pueden ser usados en las funciones pueden ser:
Tipo de argumento
nmeros
rangos
texto
nombres
valores lgicos
valores de error
referencias
matrices
vaco
otras funciones
Ejemplo
SUMA(12;543;54)
SUMA(C3:C9)
MINUSC("COLORES")
PRODUCTO(precio_mano_de_obra;horas)
SI(R2<2;C3;P0)
ERROR.TYPE(#NAME)
MIN(F7:F33)
SUMAPRODUCTO(C3:C10;G3:G10)
PI()
RAIZ(MAX(A8;B7;H9))
Las funciones ahorran el trabajo de escribir una frmula.
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c. El asistente para funciones

Para introducir una funcin en una celda, podemos hacerlo escribiendo directamente en la celda, o en la barra de frmulas
una vez activada la celda, el nombre de la frmula precedido del signo igual (=) y con los argumentos necesarios.
No obstante, Excel nos proporciona un asistente que nos facilita este trabajo en gran medida. Para activar este asistente, y
una vez nos encontremos en el lugar en el que queramos incluir la frmula, pulsaremos el botn fx de la barra de
herramientas
Tras esto, nos aparecer un cuadro de

dilogo Pegar funcin, que se muestra a
continuacin:
En el cuadro podemos apreciar dos partes

claramente. A la izquierda se muestran las 10
categoras en las que se agrupan las funciones,
ms dos categoras ms: una incluyendo todas las
funciones y otra incluyendo las funciones utilizadas
ms recientemente. A la derecha aparecen las
funciones que corresponde a la categora
seleccionada.
En la parte inferior del cuadro se observa la
sintaxis de la frmula , as como una pequea
descripcin de la misma. En este caso concreto es
la raz cuadrada de un nmero, pero debemos
precisar que el contenido de esta funcin, bien
podra ser otra funcin que como resultado
devolviera un nmero.
Una vez seleccionada la frmula a utilizar haremos
un clic en el botn Aceptar, con lo que nos
aparecer un nuevo cuadro (en esta ocasin hemos
utilizado la funcin SI, que devuelve un valor si se
da cierta circunstancia que nosotros definimos y
adoptar otro valor en caso contrario).
Este cuadro se utilizar para introducir los

argumentos. Los nombres que aparecen en negrita
indican que ese argumento es obligatorio, el resto
son opcionales.
Conforme activemos cada uno de los argumentos,
en la parte inferior aparece una breve explicacin
de que es este argumento.
Los argumentos los podemos rellenar "a mano" o
podemos seleccionarlos directamente de la hoja.
Para facilitarnos este trabajo, podemos hacer uso
del botn de Edicin de hoja, ya visto con
anterioridad,
argumento.
. En este caso, recordemos que el cuadro se retraer, quedando visible tan slo la casilla de introduccin del
Una vez seleccionado el argumento de la funcin, volveremos a pulsar el botn de Edicin de hoja, para regresar al cuadro
completo.
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Cuando hayamos introducido todos los argumentos necesarios, en el cuadro se nos mostrar el resultado que adoptar
nuestra frmula
ya
slo
pulsar el
resta
botn
aceptar
para
que la frmula se
incluya en la hoja
de clculo.
El Asistente facilitar mucho el trabajo de encontrar la frmula necesaria.
d.
d.
d.
d.
La autosuma
La suma es una de las operaciones ms utilizadas en una hoja de clculo. Por ello Excel dispone de un botn en la barra de
herramientas que directamente permite realizar la suma de un conjunto de celdas. Excel observar la distribucin de los
datos, y en funcin de sta, propondr el rango de celdas a sumar.
En el caso que exponemos a
continuacin, si en la celda C22
quisiramos colocar la suma de la
columna, directamente podramos
activar esa celda y pulsar el botn de
autosuma. Vemos en la imagen
como Excel intuye esta operacin.
Si en nuestro caso quisiramos

realizar la autosuma en varias
columnas, podramos ir repitiendo el
proceso anterior en cada una de
ellas. No obstante, es ms inmediato
seleccionar rango que abarca a todas
las columnas y luego el botn
autosuma, con lo que Excel calcula
los totales de forma automtica y los
sita en la celda correspondiente de
la fila inmediatamente inferior.
Tambin se podra haber hecho esto, seleccionando las celdas en

las que quisiramos colocar los resultados y seguidamente
pulsar el botn autosuma. Excel automticamente colocar en
cada una de las celdas el valor de la suma de las que se
encuentran en la parte superior de cada columna:
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e. Funciones bsicas
Ahora que ya hemos visto como realizar la AUTOSUMA, vamos a complicar un poco el tema de las frmulas, creando las
nuestras sin la ayuda de ningn asistente.
Frmulas sencillas
Las frmulas ms sencillas que podemos crear en Excel son las operaciones aritmticas de suma, resta, multiplicacin y
divisin.
Para insertar una frmula de este tipo en Excel, hemos de seguir los siguientes pasos:
1
Seleccionar la celda en la que queremos introducir la frmula
2.
Escribir el signo =
3.
4.
Escribir la frmula que queremos introducir. Cmo?. Ponemos cuatro ejemplos que corresponden a cada
operacin aritmtica que hemos citado:
a.
=4+5 (suma)
b.
=9-8 (resta)
c.
=6*5 (multiplicacin; en Excel, el asterisco es el smbolo de la multiplicacin)
d.
=9/3 (divisin; en Excel, la barra invertida / es el smbolo de la divisin)
Aceptar con el INTRO
Estas frmulas las podemos hacer introduciendo directamente los nmeros que queremos calcular o mediante referencias a
otras celdas
Funciones promedio, mnimo, mximo y contar
Para calcular el promedio, el mnimo, el mximo o contar cuntos nmeros tenemos en una misma fila o columna podemos
realizarlo de dos maneras posibles: utilizando el icono autosuma o bien escribiendo directamente la frmula en la barra de
frmulas.
1.
2.
Con el icono Autosuma
Seleccionar el rango de celdas en las que

queremos realizar los clculos anteriores
Pinchar la flecha que aparece al lado del icono

y aparece un listado con estas frmulas
Seleccionar la que ms nos convenga y INTRO
Escribiendo la frmula directamente en la barra de frmulas
Promedio: PROMEDIO(rango de celdas a las que queremos aplicar esta frmula). Por ejemplo: PROMEDIO(B1:B7)
Mnimo: MIN(rango de celdas)
Mximo: MAX(rango de celdas)
Contar: CONTAR(rango de celdas)
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Hemos de tener en cuenta que Excel contabiliza aquellas celdas vacas como si tuvieran valor 0 cosa que va influir en los
clculos anteriores. Para que Excel no los tenga en cuenta, la frmula a utilizar ser la siguiente, por ejemplo:
=PROMEDIO(IF(A2:A7<>0, A2:A7,""))
La funcin SI
La funcin SI se utiliza siempre y cuando necesitemos un resultado condicionado por unas caractersticas que debemos
marcar. Por ejemplo, si queremos calcular una suma dentro de un rango de celdas siempre y cuando esta suma de menor o
igual de 100. Si el nmero es superior, podemos especificar o que no aparezca ningn valor o un mensaje que nosotros
establecemos en la misma frmula.
Veamos un ejemplo, para que sea ms claro.
Imaginaos que queremos establecer una funcin SI en la siguiente hoja de clculo:
La condicin que queremos es que si el nmero que hay en la celda sea superior a
100 aparezca el texto superior a 100 mientras que si el nmero es inferior a 100
aparezca inferior a 100
La funcin ser la siguiente: =SI(A1>100;"superior a 100";"inferior a 100") y

sucesivamente en las siguientes filas cambiando las referencias. El resultado debe ser
el siguiente:
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f. Errores y autocorreccin
Excel posee un sistema de ayuda que nos avisar en el caso de que hubiera algn error en la sintaxis de la funcin.
En el caso de que el error fuese muy claramente identificable, Excel puede localizarlo y proponernos una posible solucin.
En este caso nos presentar un cuadro como el siguiente:
Existe, por eso, un pequeo listado de errores de los cules Excel nos ofrece informacin para solucionarlos. Probablemente
si nos aparece el siguiente smbolo significar que:
#Valor!: significa que algn valor no es adecuado para realizar esa funcin. Por ejemplo, uno de los valores es de
tipo texto.
#DIV/0!: no podemos realizar una divisin entre el valor 0 o entre una celda de valor vaco.
#NOMBRE?: probablemente tengamos algn error de sintaxis de la frmula. Debemos repasarla por si hay algn
espacio, nos hemos dejado alguna comilla o algo por el estilo.
#N/A!: hemos mal formulado la funcin bsqueda.
#REF!: en la frmula, hemos especificado una referencia a una celda, columna o fila, que probablemente ya no
exista.
#NUM!: en la frmula, el nmero al que hace referencia no da una expresin matemtica lgica o bien intenta
calcular un nmero muy grande.
#NULO!: significa que en algn momento de la frmula hacemos referencia a un conjunto de celdas que no existe.
En la mayora de ocasiones, los errores que aparecen son stos.

Pero en otras ocasiones, no es tan fcil intuir el posible error, con lo que Excel no nos ofrece ninguna posible solucin, y nos
mostrar un cuadro como el siguiente:
Excel es capaz de detectar errores al utilizar la frmula.
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g. Tipos de funciones
Hemos visto que las funciones estn agrupadas por categoras. En concreto:
FINANCIERAS
FECHA Y HORA
MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS
ESTADSTICAS
BSQUEDA Y REFERENCIA
BASE DE DATOS
TEXTO
LGICAS
INFORMACIN
No vamos a definir cada una de las frmulas disponibles. Recordemos que al seleccionar cada una de ellas en el cuadro
Pegar funcin del asistente, aparece una breve descripcin de lo que hace. Tambin podemos recurrir a la ayuda de
Excel para recavar ms informacin.
En los ejercicios y actividades de esta unidad practicaremos con las funciones ms utilizadas de Excel.
A continuacin se presenta una tabla en la que se recoge una lista con la mayora de las funciones que nos proporciona Excel,
agrupadas por categoras, mostrando su sintaxis y ofreciendo una breve descripcin de su funcionalidad.
Categora
Sintaxis
Descripcin
DB(costo;valor_residual;vida;perodo;mes)
Devuelve la depreciacin de un bien durante un perodo especfico

usando el mtodo de depreciacin de saldo fijo.
DDB(costo;valor_residual;vida;perodo;factor)
Devuelve la depreciacin de un bien en un perodo especfico mediante

el mtodo de depreciacin por doble disminucin de saldo u otro mtodo
que se especifique.
DVS(costo;valor_residual;vida;perodo_inicial;perod
o_final;factor;...)
Devuelve la depreciacin de un bien para cualquier perodo especificado,

incluyendo perodos parciales, usando el mtodo de depreciacin por
doble disminucin del saldo u otro mtodo que se especifique.
NPER(tasa;pago;va;vf;tipo)
Devuelve el nmero de pagos de una inversin, basado en pagos

constantes y peridicos y una tasa de inters constante.
PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)
Calcula el pago de un prstamo basado en pagos y tasa de inters

constantes.
PAGOINT(tasa;perodo;nper;va;vf;tipo)
Devuelve el inters pagado por una inversin durante un perodo

determinado, basado en pagos peridicos, pagos constantes y una tasa
de inters constante.
PAGOPRIN(tasa;perodo;nper;va;vf;tipo)
Devuelve el pago acerca del capital de una inversin basado en pagos

constantes y peridicos, y una tasa de inters constante.
SLN(costo;valor_residual;vida)
Devuelve la depreciacin por mtodo directo de un bien en un perodo

dado.
SYD(costo;valor_residual;vida;perodo)
Devuelve la depreciacin por mtodo de anualidades de un bien durante

un perodo especfico.
TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar)
Devuelve la tasa de inters por perodo de un prstamo o una anualidad.
TIR(valores;estimar)
Devuelve la tasa interna de retorno de una inversin para una serie de

valores en efectivo.
TIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_reinversin)
Devuelve la tasa interna de retorno para una serie de flujos de efectivo

peridicos, considerando costo de la inversin e inters al volver a invertir
el efectivo.
VA(tasa;nper;pago;vf;tipo)
Devuelve el valor presente de una inversin: la suma total del valor actual
de una serie de pagos futuros.
VF(tasa;nper;pago;va;tipo)
Devuelve el valor futuro de una inversin basado en pagos peridicos y

constantes, y una tasa de inters tambin constante.
VNA(tasa;valor1;valor2;...)
Devuelve el valor neto presente de una inversin a partir de una tasa de

descuento y una serie de pagos futuros (valores negativos) y entradas
(valores positivos).
Financieras
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Jos Muoz
Fecha y hora
AHORA()
Devuelve el nmero de serie de la fecha y hora actuales. Consultar la

ayuda para ms informacin acerca de nmeros de serie.
AO(nm_de_serie)
Devuelve el ao, un entero en el rango 1990-9999, correspondiente a un

nmero que representa una fecha.
DIA(nm_de_serie)
Devuelve el da del mes (un nmero de 1 a 31) correspondiente al

nmero que representa una fecha.
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;mtodo)
Calcula el nmero de das entre dos fechas basndose en un ao de 360

das (doce meses de 30 das).
DIASEM(nm_de_serie;tipo)
Devuelve un nmero de 1 a 7 identificando el da de la semana basado

en un nmero dado que representa una fecha.
FECHA(ao;mes;da)
Devuelve el nmero que representa la fecha en cdigo fecha y hora.
FECHANUMERO(texto_de_fecha)
Convierte una fecha en forma de texto en un nmero que representaba la

fecha en cdigo fecha y hora de Microsoft Excel.
HORA(nm_de_serie)
Devuelve la hora, un entero de 0 (12:00 am) a 23 (11:00 pm)

correspondiente a un nmero de serie.
HORANUMERO(texto_de_hora)
Devuelve el nmero que representa la hora en forma de cadena de texto

(tiempo_texto).
HOY()
Devuelve el nmero de serie que representa la fecha de hoy, en cdigo

de fecha y hora de Microsoft Excel. Al introducir HOY en una celda,
Microsoft Excel da formato de nmero a la fecha.
MES(nm_de_serie)
Devuelve el mes, un nmero entero de 1 (enero) a 12 (diciembre),

MINUTO(nm_de_serie)
Devuelve el minuto, un entero de 0 a 59, correspondiente a un nmero de

serie.
NSHORA(hora;minuto;segundo)
Devuelve el nmero que representa una hora determinada: una fraccin

decimal desde 0 a 0,99999999 para 0:00:00 (12:00:00 am) a 23.59.59
(11:59:59 pm).
SEGUNDO(nm_de_serie)
Devuelve el segundo, un entero en el intervalo de 0 a 59,

ABS(nmero)
Devuelve el valor absoluto de un nmero, es decir, un nmero sin signo.
ACOS(nmero)
Devuelve el arcoseno de un nmero, en radianes, dentro del intervalo de

0 a Pi. El arcoseno es el ngulo cuyo coseno es nmero.
ACOSH(nmero)
Devuelve el coseno hiperblico inverso de un nmero.
ALEATORIO()
Devuelve un nmero distribuido aleatoriamente mayor que 0 y menor que

1 (cambia al volver a calcular).
ASENO(nmero)
Devuelve el arcoseno de un nmero en radianes, dentro del intervalo

Pi/2 a Pi/2.
ASENOH(nmero)
Devuelve el seno hiperblico inverso de un nmero.
ATAN(nmero)
Devuelve el arco tangente de un nmero en radiantes, dentro del

intervalo Pi/2 a Pi/2.
ATAN2(coord_x;coord_y)
Devuelve el arco tangente de las coordenadas X e Y especificadas, en un

valor en radianes comprendido entre Pi y Pi, excluyendo Pi.
ATANH(nmero)
Devuelve la tangente hiperblica inversa de un nmero.
COMBINAT(nmero;tamao)
Devuelve el nmero de combinaciones para un nmero determinado de

elementos. Consultar la Ayuda para informacin acerca de la ecuacin
usada.
COS(nmero)
Devuelve el coseno de un ngulo.
COSH(nmero)
Devuelve el coseno hiperblico de un nmero.
ENTERO(nmero)
Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo.
EXP(nmero)
Devuelve e elevado a la potencia de un nmero determinado.
FACT(nmero)
Devuelve el factorial de un nmero, igual a 1*2*3*...*nmero.
GRADOS(ngulo)
Convierte radianes en grados.
LN(nmero)
Devuelve el logaritmo natural de un nmero.
Matemticas
y
trigonomtri
cas
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Jos Muoz
LOG(nmero;base)
Devuelve el logaritmo de un nmero en la base especificada.
LOG10(nmero)
Devuelve el logaritmo en base 10 de un nmero.
MDETERM(matriz)
Devuelve el determinante matricial de una matriz.
MINVERSA(matriz)
Devuelve la matriz inversa de una matriz dentro de una matriz.
MMULT(matriz1;matriz2)
Devuelve el producto matricial de dos matrices, una matriz con el mismo

nmero de filas que matriz2 y columnas que matriz2.
MULTIPLO.INFERIOR(nmero;cifra:significativa)
Redondea un nmero hacia abajo, hacia cero, al mltiplo significativo

ms cercano.
MULTIPLO.SUPERIOR(nmero;cifra_significativa)
Redondea un nmero hacia arriba, al entero o mltiplo significativo ms

prximo.
NUMERO.ROMANO(nmero;forma)
Convierte un nmero arbigo en romano, en formato de texto.
PI()
Devuelve el valor Pi, 3,14159265358979, con precisin de 15 dgitos.
POTENCIA(nmero;potencia)
Devuelve el resultado de elevar un nmero a una potencia.
PRODUCTO(nmero1;nmero2;...)
Multiplica todos los nmeros que son argumentos y devuelve el producto.
RADIANES(ngulo)
Convierte grados en radianes.
RAIZ(nmero)
Devuelve la raz cuadrada de un nmero.
REDONDEA.IMPAR(nmero)
Redondea un nmero hasta el prximo entero impar.
REDONDEA.PAR(nmero)
Redondea un nmero hasta el prximo entero par. Los nmeros

negativos se ajustan alejndolos de cero.
REDONDEAR(nmero;nm_decimales)
Redondea un nmero al nmero de decimales especificado.
REDONDEAR.MAS(nmero;nm_decimales)
Redondea un nmero hacia arriba, en direccin contraria a cero.
REDONDEAR.MENOS(nmero;nm_decimales)
Redondea un nmero hacia abajo, hacia cero.
RESIDUO(nmero;nm_divisor)
Proporciona el residuo despus de dividir un nmero por un divisor.
SENO(nmero)
Devuelve el seno de un ngulo determinado.
SENOH(nmero)
Devuelve el seno hiperblico de un nmero.
SIGNO (nemro)
Devuelve el signo de un nmero: 1, si el nmero es positivo; cero, si el

nmero es cero, y 1, si el nmero es negativo
SUBTOTALES(nm_funcin;ref1;...)
Devuelve un subtotal dentro de una lista o una base de datos.
SUMA(nmero1;nmero2;...)
Suma todos los nmeros en un rango de celdas.
SUMA.CUADRADOS(nmero1;nmero2,...)
Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos. Los argumentos

pueden ser nmeros, matrices, nombres o referencias a celdas que
contengan nmeros.
SUMAPRODUCTO(matriz1;matriz2;matriz3;...)
Multiplica los componentes de las matrices o rangos suministrados y

devuelve la suma de esos productos.
SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
Suma las celdas que cumplen determinado criterio o condicin.
SUMAX2MASY2(matriz_x;matriz_y)
Calcula la suma de cuadrados de nmeros en dos rangos o matrices y

devuelve la suma de total de las sumas. Consultar la Ayuda para la
ecuacin usada.
SUMAX2MENOSY2(matriz_x;matriz_y)
Calcula la diferencia de cuadrados de nmeros en dos rangos o matrices

y devuelve la suma de las diferencias. Consultar la Ayuda para la
ecuacin usada.
SUMAXMENOSY2(matriz_x;matriz_y)
Calcula la diferencia de valores correspondientes en dos rangos de

matrices y devuelve la suma de los cuadrados de las diferencias.
Consultar la Ayuda para la ecuacin usada.
TAN(nmero)
Devuelve la tangente de un ngulo.
TANH(nmero)
Devuelve la tangente hiperblica de un nmero.
TRUNCAR(nmero;nm_decimales)
Convierte un nmero decimal a uno entero al quitar la parte decimal o de

fraccin.
BINOM.CRIT(ensayos;prob_xito;alfa)
Devuelve el menor valor cuya distribucin binomial acumulativa es mayor

o igual que un valor de criterio.
Estadsticas
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Jos Muoz
COEF.DE.CORREL(matriz1;matriz2)
Devuelve el coeficiente de correlacin de dos conjuntos de datos.
COEFICIENTE.ASIMETRIA(nmero1;nmero2;...)
Devuelve el sesgo de una distribucin: una caracterizacin del grado de

asimetra de una distribucin alrededor de su media.
COEFICIENTE.R2(conocido_y:conocido_x)
Devuelve el cuadrado del coeficiente del momento de correlacin del

producto Pearson de los puntos dados.
CONTAR(ref1;ref2;...)
Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros y los nmeros que

hay en la lista de argumentos.
CONTAR.BLANCO(rango)
Cuenta el nmero de celdas en blanco dentro de un rango especificado.
CONTAR.SI(rango;criterio)
Cuenta las celdas en el rango que coinciden con la condicin dado.
CONTARA(valor1;valor2;...)
Cuenta el nmero de celdas no vacas y los valores que hay en la lista de

argumentos.
COVAR(matriz1;matriz2;...)
Devuelve la covarianza, que es el promedio de los productos de las

desviaciones, de los pares de puntos de datos en dos conjuntos de
datos.
CRECIMIENTO(conocido_y;conocido_x;nueva_matriz
_x;constante)
Calcula el crecimiento exponencial previsto usando datos existente y

devuelve los valores de Y para una serie de nuevos valores de X
especificados.
CUARTIL(matriz;cuartil)
Devuelve el cuartil de un conjunto de datos.
CURTOSIS(nmero1;nmero2;...)
Devuelve la curtosis de un conjunto de datos. Consultar la Ayuda para la

ecuacin usada.
DESVEST(nmero1;nmero2;...)
Calcula la desviacin estndar de una muestra. Omite los valores lgicos

y el texto.
DESVESTA(ref1;ref2;...)
Calcula la desviacin estndar de una muestra, incluyendo valores

lgicos y texto. Los valores lgicos y el texto con valor FALSO tienen
valor asignado 0, los que presentan valor VERDADERO tienen valor 1.
DESVESTP(nmero1;nmero2;...)
Calcula la desviacin estndar de la poblacin total tomada como

argumentos. Omite los valores lgicos y el texto.
DESVESTPA(ref1;ref2;...)
Calcula la desviacin estndar de la poblacin total, incluyendo valores

lgicos y el texto. Los valores lgicos y el texto con valor Falso tienen el
valor asignado 0, los que presentan un valor Verdadero tienen valor 1.
DESVIA2(nmero1;nmero2;...)
Devuelve la suma de los cuadrados de las desviaciones de los puntos de

datos con respecto al promedio de la muestra.
DESVPROM(nmero1;nmero2;...)
Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas de la media de los

puntos de datos. Los argumentos pueden ser nmeros, nombres,
matrices o referencias que contienen nmeros.
DIST.WEIBULL(x;alfa;beta;acumulado)
Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria siguiendo una

distribucin de Weibull. Consultar la ayuda para la ecuacin usada.
DISTR.BETA(x;alfa;beta;A;B)
Devuelve la funcin de densidad de probabilidad beta acumulativa.
DISTR.BETA.INV(probabilidad;alfa;beta;A;B)
Devuelve el inverso de la funcin de densidad de probabilidad beta

acumulativa (BETADIST).
DISTR.BINOM(nm_xito;ensayos;prob:xito;acumul
ado)
Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria discreta siguiendo una

distribucin binomial.
DISTR.CHI(x;grados_de_libertad)
Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria continua siguiendo una

distribucin chi cuadrado de una sola cola.
DISTR.EXP(x;lambda;acum)
Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria continua siguiendo una

distribucin exponencial. Consulte la Ayuda para las ecuaciones
utilizadas.
DISTR.F(x;grados_de_libertad;grados_de_libertad2)

distribucin de probabilidad F (grado de diversidad) de dos conjuntos de
datos.
DISTR.F.INV(probabilidad;grados_de_libertad1;grad
os_de_libertad2)
Devuelve el inverso de una distribucin de probabilidad F: si

p=DISTR.F(x,...), entonces DISTR.F.INV=x.
DISTR.GAMMA(x;alfa;beta;acumulado)

distribucin gamma. Consultar la Ayuda para las ecuaciones usadas.
DISTR.GAMMA.INV(prob;alfa;beta)
Devuelve, para una probabilidad dada, el valor de la variable aleatoria

siguiendo
una
distribucin
gamma
acumulativa:
si
p=DISTR.GAMMA(x,...), entonces DISTR.GAMMA.INV(p,...)=x.
DISTR.HIPERGEOM(muestra_xito;nm_de_muestra;
poblacin_xito;...)
Devuelve la probabilidad para una variable aleatoria discreta siguiendo

una distribucin hipergeomtrica.
DISTR.LOG.INV(probabilidad;media;desv_estndar)
Devuelve el inverso de la distribucin logartmico-normal de x, donde In

(x) se distribuye de forma normal con los parmetros media y
desv_estndar.
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Jos Muoz
DISTR.LOG.NORM(x;media;desv_estndar)
Devuelve la distribucin logartmico-normal acumulativa de x, donde In

(x) se distribuye de forma normal con los parmetros media y
desv_estndar.
DISTR.NORM(x;media;desv_estndar;acum)
Devuelve la distribucin acumulativa normal para la media y desviacin

estndar especificadas.
DISTR.NORM.ESTAND(z)
Devuelve la distribucin normal estndar acumulativa. Tiene una media

de cero y una desviacin estndar de uno.
DISTR.NORM.ESTAND.INV(probabilidad)
Devuelve el inverso de la distribucin normal estndar acumulativa. Tiene

una media de cero y una desviacin estndar de uno.
DISTR.NORM.INV(probabilidad;media;desv_estndar)
Devuelve el inverso de la distribucin acumulativa normal para la media y

desviacin estndar especificadas.
DISTR.T(x;grados_de_libertad;colas)
Devuelve la distribucin T de Student.
DISTR.T.INV(probabilidad;grados_de_libertad)
Devuelve el inverso de una distribucin T de Student.
ERROR.TIPICO.XY(conocido_y;conocido_x)
Devuelve el error tpico del valor de Y previsto para cada X de la

regresin.
ESTIMACION.LINEAL(conocido_y;conocido_x;const;estadstica)
Devuelve una matriz con la lnea recta que mejor describe los datos,
calculada usando el mtodo de los mnimos cuadrados.
ESTIMACION.LOGARITMICA(conocido_y;conocido_x;
constante;estadstica)
Devuelve una matriz de valores que describe los datos en forma de curva
exponencial, calculada mediante un anlisis de regresin.
FISHER(x)
Devuelve la transformacin Fisher o coeficiente Z. Consultar la Ayuda

para la ecuacin utilizada.
FRECUENCIA(datos;grupo)
Calcula la frecuencia con la que ocurre un valor dentro de un rango de

valores y devuelve una matriz vertical de nmeros con ms de un
elemento que grupos.
GAMMA.LN(x)
Devuelve el logaritmo natural de la funcin gamma. Consultar la Ayuda

INTERSECCION.EJE(conocido__y;conocido_x)
Calcula el punto en el cual una lnea intersectar el eje Y usando una

lnea de regresin optimizada trazada a travs de los valores conocidos
de X e Y.
INTERVALO.CONFIANZA(alfa;desv_estndar;tamao)
Devuelve el intervalo de confianza para la media de una poblacin.

Consultar la ayuda para la ecuacin utilizada.
JERARQUIA(nmero;referencia;orden)
Devuelve la jerarqua de un nmero dentro de una lista: su tamao va

con relacin a los otros valores en la lista.
K.ESIMO.MAYOR(matriz;k)
Devuelve el valor k-simo mayor de un conjunto de datos.
K.ESIMO.MENOR(matriz;k)
Devuelve el valor k-simo menor de un conjunto de datos.
MAX(nmero1;nmero2;...)
Devuelve el valor mximo de una lista de valores. Omite los valores

lgicos y el texto.
MAXA(ref1;ref2;...)
Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores. Incluye valores

lgicos y texto.
MEDIA.ACOTADA(matriz;porcentaje)
Devuelve la media de la porcin interior de un conjunto de valores de

datos.
MEDIA.ARMO(nemro1;nmero2;...)
Devuelve la media armnica de un conjunto de nmeros positivos: el

recproco de la media aritmtica de los recprocos.
MEDIA.GEOM(nmero1;nmero2;...)
Devuelve la media geomtrica de una matriz o rango de datos numricos

positivos.
MEDIANA(nmero1;nmero2;...)
Devuelve la mediana o el nmero central de un conjunto de nmeros.
MIN(nmero1;nmero2;...)
Devuelve el valor mnimo de una lista de valores. Omite los valores

lgicos y el texto.
MINA(ref1;ref2;...)
Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores. Incluye valores

lgicos y texto.
MODA(nmero1;nmero2;...)
Devuelve el valor ms frecuente o que ms se repite en una matriz o

rango de datos.
NEGBINOMDIST(nm_fracasos;nm_xitos;prob_xito)
Devuelve la distribucin binomial negativa, la probabilidad de encontrar

nm_fracasos antes que nm_xitos, con probabilidades de un suceso.
NORMALIZACION(x;media;desv_estndar)
Devuelve un valor normalizado de una distribucin caracterizada por una

media y desviacin estndar.
PEARSON(matriz1;matriz2)
Devuelve el coeficiente de correlacin producto o momento r de Pearson.

Consultar la Ayuda para la ecuacin usada.
PENDIENTE(conocido_y;conocido_x)
Devuelve la pendiente de una lnea de regresin lineal de los puntos

dados.
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Bsqueda
referencia
Jos Muoz
PERCENTIL(matriz;k)
Devuelve el percentil k-simo de los valores de un rango.
PERMUTACIONES(nmero;tamao)
Devuelve el nmero de permutaciones para un nmero determinado de

objetos que pueden ser seleccionados de los objetos totales.
POISSON(x;media;acumulado)
Devuelve la distribucin de Poisson.
PROBABILIDAD(rango_x;rango_probabilidad;lmite_inf;lmite_sup)
Devuelve la probabilidad de que los valores de un rango se encuentren

entre dos lmites o sean iguales a un lmite inferior.
PROMEDIO(nmero1;nmero2;...)
Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos, los cuales

pueden ser nmeros, nombres, matrices o referencias que contengan
nmeros.
PROMEDIOA(ref1;ref2;...)
Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos; 0 evala el

texto como Falso; 1 como Verdadero. Los argumentos pueden ser
nmeros, nombres, matrices o referencias.
PRONOSTICO(x;conocido_y;conocido_x)
Calcula o predice un valor futuro en una tendencia lineal usando valores

existentes.
PRUEBA.CHI(rango_actual;rango_esperado)
Devuelve la prueba de independencia: el valor de distribucin chi

cuadrado para la estadstica y los grados de libertad apropiados.
PRUEBA.CHI.INV(probabilidad;grados_de_libertad)
Devuelve el inverso de una probabilidad dada, de una sola cola, en una

distribucin chi cuadrado.
PRUEBA.F(matriz1;matriz2)
Devuelve el resultado de una prueba F, la probabilidad de una sola cola

de que las varianzas en Matriz1 y Matriz2, no sean significativamente
diferentes.
PRUEBA.FISHER.INV(y)
Devuelve la funcin inversa de la transformacin Fisher o coeficiente Z: si

y=FISHER(x), entonces PRUEBA.FISHER.INV(y)=x. Consultar la Ayuda
PRUEBA.T(matriz1;matriz2;colas;tipo)
Devuelve la probabilidad asociada con la prueba T de Student.
PRUEBA.Z(matriz;x;sigma)
Devuelve el valor P de dos colas de una prueba Z.
RANGO.PERCENTIL(matriz;x;cifra_significativa)
Devuelve el rango de un valor en un conjunto de datos como porcentaje

del conjunto.
TENDENCIA(conocido_y;conocido_x;nueva_matriz_x;
constante)
Devuelve valores que resultan de una tendencia lineal mediante una

lnea recta creada con el mtodo de los mnimos cuadrados aplicado a
los valores conocidos.
VAR(nmero1;nmero2;...)
Calcula la varianza de una muestra. Omite los valores lgicos y el texto.
VARA(ref1;ref2;...)
Calcula la varianza de una muestra, incluyendo valores lgicos y texto.

Los valores lgicos y el texto con valor Falso tiene valor asignado 0, los
de valor lgico Verdadero tienen valor 1.
VARP(nmero1;nmero2;...)
Calcula la varianza de la poblacin total. Omite los valores lgicos y el

texto.
VARPA(ref1;ref2;...)
Calcula la varianza de la poblacin total, incluyendo valores lgicos y

texto. Los valores lgicos y el texto con valor Falso tienen el valor
asignado 0, los de valor lgico Verdadero tienen valor 1.
AREAS(ref)
Devuelve el nmero de reas de una referencia. Un rea es un rango de

celdas contiguas o una celda nica.
BUSCAR(...)
Devuelve valores de un rango de una columna o una fila o desde una

matriz.
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar:en;indicador
_filas;ordenado)
Busca en la primera fila de una tabla o matriz de valores y devuelve el

valor en la misma columna desde una fila especificada.
Busca un valor en la columna a la izquierda de una tabla y devuelve un

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador
valor en la misma fila desde una columna especificada. De forma
_columnas;...)
predeterminada, la tabla se ordena de forma ascendente.
COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada;tipo_de_
coincidencia)
Devuelve la posicin relativa de un elemento en una matriz, que coincide

con un valor dado en un orden especificado.
COLUMNA(ref)
Devuelve el nmero de columna de una referencia.
COLUMNAS(matriz)
Devuelve el nmero de columnas en una matriz o referencia.
DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)
Devuelve una referencia a un rango que es un nmero especificado de

filas y columnas de una celda o rango de celdas.
DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja)
Crea una referencia en celda en forma de texto una vez especificados los
nmeros de fila y columna.
ELEGIR(nm_ndice;valor1;valor2;...)
Elige un valor o una accin de una lista de valores a partir de un nmero

de ndice.
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Base
datos
Jos Muoz
FILA(ref)
Devuelve el nmero de fila de una referencia.
FILAS(matriz)
Devuelve el nmero de filas de una referencia o matriz.
HIPERVINCULO(ubicacin_del_vnculo;nombre_descriptivo)
Crea un acceso directo o salto que abre un documento guardado en el

disco duro, en un servidor de red o en Internet.
INDICE(...)
Devuelve un valor o la referencia a un valor de una tabla o rango.
INDIRECTO(ref;a1)
Devuelve una referencia especificada por un valor de texto.
TRANSPONER(matriz)
Devuelve un rango vertical de celdas como un rango horizontal, o

viceversa.
de
BDCONTAR(base_de_datos;nombre_de_campo;criteri Cuenta las celdas que contienen nmeros en el campo (columna) de
registros de la base de datos que cumplen las condiciones especificadas.
os)
Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco en el campo
BDCONTARA(base_de_datos;nombre_de_campo;crite
(columna) de los registros de la base de datos que cumplen las
rios)
condiciones especificadas.
BDDESVEST(base_de_datos;nombre_de_campo;criter Calcula la desviacin estndar basndose en una muestra de las
entradas seleccionadas de una base de datos.
ios)
BDDESVESTP(base_de_datos;nombre_de_campo;crit
erios)
Calcula la desviacin estndar basndose en la poblacin total de las

entradas seleccionadas de una base de datos.
BDEXTRAER(base_de_datos;nombre_de_campo;crite
rios)
Extrae de una base de datos un nico registro que coincide con las
condiciones especificadas.
BDMAX(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Devuelve el nmero mximo en el campo (columna) de registros de la

base de datos que coinciden con las condiciones especificadas.
BDMIN(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Devuelve el nmero menor del campo (columna) de registros de la base

de datos que coincide con las condiciones especificadas.
BDPRODUCTO(base_de_datos;nombre_de_campo;crit Multiplica los valores del campo (columna) de registros en la base de

datos que coinciden con las condiciones especificadas.
erios)
BDPROMEDIO(base_de_datos;nombre_de_campo;crit Obtiene el promedio de los valores de una columna, lista o base de datos
que cumplen las condiciones especificadas.
erios)
BDSUMA(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios
)
Suma los nmeros en el campo (columna) de los registros que coinciden

con las condiciones especificadas.
BDVAR(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Calcula la varianza basndose en una muestra de las entradas

seleccionadas de una base de datos.
BDVARP(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios
)
Calcula la varianza basndose en la poblacin total de las entradas

seleccionadas de una base de datos.
IMPORTARDATOSDINAMICOS(tabla_dinmica;nombr
e)
Devuelve valores de una tabla dinmica.
Texto
CARCTER(nmero)
Devuelve el carcter especificado por el nmero de cdigo a partir del

conjunto de caracteres establecido en la PC.
CODIGO(texto)
Devuelve el nmero de cdigo del primer carcter del texto del conjunto
de caracteres usados por la PC.
CONCATENAR(texto1;texto2;...)
Une varios elementos de texto en uno slo.
DECIMAL(nmero;decimales;no_separar_millares)
Redondea un nmero al nmero especificado de decimales y devuelve el

resultado como texto con o sin comas.
DERECHA(texto;nm_de_caracteres)
Extrae los ltimos caracteres, o los del extremo derecho, de una cadena
de texto.
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_i
nicial)
Busca una cadena de texto dentro de otra cadena de texto y devuelve el

nmero de la posicin inicial de la cadena hallada (diferencia entre
maysculas y minsculas).
ESPACIOS(texto)
Quita todos los espacios del texto excepto los espacios individuales entre
palabras.
EXTRAE(texto;posicin_inicial;nm_de_caracteres)
Devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto

comenzando en la posicin especificada.
Devuelve el nmero de caracteres en el cual se encuentra un carcter en

HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial
particular o cadena de texto, leyendo de izquierda a derecha (no
)
diferencia entre maysculas ni minsculas).
Compara dos valores de texto y devuelve VERDADERO si son
exactamente iguales o FALSE en cualquier otro caso (diferencia entre
maysculas y minsculas).
IGUAL(texto1;texto2)
Pgina 60
Jos Muoz
IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres)
Extrae el primer carcter o el del extremo izquierdo en una cadena de

texto.
LARGO(texto)
Devuelve el nmero de caracteres de una cadena de texto.
LIMPIAR(texto)
Quita todos los caracteres no imprimibles del texto.
MAYUSC(texto)
Convierte una cadena de texto en maysculas.
MINUSC(texto)
Convierte todas las maysculas en una cadena de texto en minsculas.
MONEDA(nmero;nm_de_decimales)
Convierte un nmero en texto usando formato de moneda.
NOMPROPIO(texto)
Pone en maysculas la primera letra de cada palabra de una cadena de

texto y pone todas las otras letras en minsculas.
REEMPLAZAR(texto_original;nm_inicial;nm_de_caractere)
Reemplaza parte de una cadena de texto por otra.
REPETIR(texto;nm_de_veces)
Repite el texto un nmero determinado de veces. Usar REPT para

rellenar una celda con el nmero de ocurrencias del texto en la cadena.
SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;nm_d
e_ocurrencia)
Reemplaza el texto existente con texto nuevo en una cadena.
T(valor)
Devuelve el texto al cual se refiere valor.
TEXTO(valor;formato)
Convierte un valor en texto, con un formato de nmero especfico.
VALOR(texto)
Convierte un argumento de texto que representa un nmero en un

nmero.
FALSO()
Devuelve el valor lgico Falso.
NO(valor_lgico)
Invierte la lgica del argumento: devuelve Falso para un argumento

Verdadero y Verdadero para un argumento Falso.
O(valor_lgico1;valor_lgico2;...)
Devuelve Verdadero si alguno de los argumentos es verdadero;

devuelve Falso si todos los argumentos son falsos.
SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Devuelve un nico valor si una condicin especificada se evala como

Verdadero y otro valor si se evala como Falso.
VERDADERO()
Devuelve el valor lgico Verdadero.
Y(valor_lgico1;valor_lgico2;...)
Devuelve Verdadero si todos los argumentos son verdaderos; devuelve

Falso si algn argumento es falso.
CELDA(tipo_de_info;ref)
Devuelve informacin acerca del formato, ubicacin o contenido de la

celda superior izquierda en una referencia. Consultar la Ayuda para
obtener los cdigos de devolucin de valores.
ESBLANCO(valor)
Devolver Verdadero si valor se refiere a una celda vaca.
ESERR(valor)
Devolver Verdadero si valor es cualquier valor de error excepto #N/A

(valor no disponible).
ESERROR(valor)
Devolver Verdadero si valor es cualquier valor de error (#N/A,

#VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NOMBRE? o #NULO).
ESLOGICO(valor)
Devolver Verdadero si valor es un valor lgico, ya sea Verdadero o

Falso.
ESNOD(valor)
Devolver Verdadero si valor es el valor de error #N/A (valor no

disponible).
ESNOTEXTO(valor)
Devolver Verdadero si valor no es texto (las celdas en blanco no son

texto).
ESNUMERO(valor)
Devolver Verdadero si valor es un nmero.
ESREF(valor)
Devolver Verdadero si valor es una referencia.
ESTEXTO(valor)
Devolver Verdadero si valor es texto.
INFO(tipo)
Devuelve informacin acerca del entorno operativo en uso.
N(valor)
Devuelve el valor convertido en un nmero. Nmeros se convierten en

nmeros, Fechas en nmeros de serie, Verdadero en 1 y cualquier otro
en 0 (cero).
NOD()
Devuelve el valor de error #N/A (valor no disponible).
TIPO(valor)
Devuelve un nmero que indica el tipo de datos de un valor: nmero = 1;

texto = 2; valor lgico = 4; frmula = 8; valor de error = 16; matriz = 64.
TIPO.DE.ERROR(valor_de_error)
Devuelve un nmero que corresponde a uno de los valores de error en
Lgicas
Informacin
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Jos Muoz
Microsoft Excel 97. Consultar la Ayuda para obtener una lista de los
valores de errores y nmeros.
Siguiendo la clasificacin de las funciones resultar ms fcil encontrar la frmula que necesitamos.
Pgina 62
TEMA 4. FORMATOS
1. Formatos
En esta unidad se expone los aspectos relativos a los formatos, para ello, se hace una introduccin a los formatos, y ms
tarde se trabaja el autoformato y copiar formato.
a. Introduccin a los formatos.

Con un formato apropiado, las hojas de clculos son ms fciles de leer y utilizar y resultan mucho ms atractivas.
Los formato se aplicarn a una celda o a un rango de celdas . Esta operacin se podr realizar antes de introducir los
datos en la celda o posteriormente a la introduccin de la informacin. Normalmente optaremos por esta ltima solucin:
esperar a tener los datos introducidos para proceder a aplicar los formatos.
Para aplicar formatos a celdas o rangos de celdas, una vez stas sean seleccionadas del mismo modo que lo hemos estado
haciendo hasta ahora, tendremos varias opciones para acceder a las diferentes opciones de formateo:
detalle en las prximas unidades.
a travs del men Formato
utilizando
haciendo uso de los botones de la barra de Herramientas de formato.
los comandos del men contextual (aquel que se despliega cuando

hacemos clic en el botn derecha del ratn)
En el men Formato podemos comprobar los

diversos elementos con los que podremos
trabajar a la hora de aplicar formatos: Celdas,
Filas, Columnas, Hojas y que veremos ms en
Cada uno de los elementos comentados anteriormente dispondr de una serie de

caractersticas que nosotros podremos definir para conseguir el diseo definitivo
de nuestra hoja de clculo. Entre estas caractersticas que podremos definir se
encuentran: el tipo de letra, la alineacin, el color de la celda, los bordes, el ancho
y alto de columnas y filas, el fondo de la hoja.
Los formatos nos permiten dar el aspecto apropiado a una hoja.
b. Autoformato
La caracterstica Autoformato de Excel permite muchas tareas de asignacin de formato estndar en una sola operacin.
Esta caracterstica nos facilitar en gran medida el trabajo de formateo de nuestras hojas de clculo.
Al igual que la mayora de las caractersticas de Excel, puede accederse a Autoformato a travs de un comando de uno de los
mens (el men Formato en este caso) o seleccionndola de la barra de herramienta.
Para utilizar la orden Autoformato , primero seleccionaremos el rango de la hoja de clculo al que deseemos dar formato.
Seleccionamos el comando Autoformato del men Formato, y Excel nos mostrar un cuadro de dilogo como el mostrado en
la siguiente imagen
Podemos seleccionar cada uno de los Autoformatos

de Excel de la lista de ejemplos que aparecen.
As mismo, si hacemos un clic en el botn Opciones,
aparecer una ampliacin del cuadro de dilogo
en la que podremos elegir que partes del formato
seleccionado deseamos aplicar automticamente a

nuestra seleccin. Entre las opciones disponibles
tenemos Formatos de nmero, de fuente, de alineacin, de borde, de trama, y de ancho y alto.
En una misma hojas podremos aplicar tantos Autoformatos como diferentes selecciones de celdas y rangos hagamos.
El Autoformato nos permitir elegir entre varios diseos predeterminados que nos facilita el cambio de formato.
c. Copiar formato
Una vez que hemos aplicado un formato a una celda y necesitemos volver a aplicar el mismo formato a otra celda o
conjunto de celdas, no es necesario que realicemos todo el proceso de aplicar tipo de letra y tamao, alineacin, colores,... a
cada una de ellas. Existe una manera muy simple de copiar formatos ya existentes dentro de un documento o entre
diferentes documentos.
En primer lugar seleccionaremos la celda que contiene el formato que deseamos copiar en otras.
A continuacin pulsaremos el botn Copiar Formato, que se encuentra en la barra de formato
El cursor cambiar de aspecto y se convertir en una brocha.
Dirigiremos el cursor a las celdas a modificar. Haremos clic sobre ellas para aplicarles el formato. En este
momento, la opcin copiar formato quedar desactivada. En el caso de que queramos copiar el formato en otras
celdas deberemos repetir el proceso.
Copiar el formato de una celda permite de una forma rpida que las celdas contengan formatos iguales.
Para evitar esto ltimo, si en lugar de hacer un clic en el botn Copiar formato, hacemos un doble clic, una vez que hayamos
aplicado el formato a la primera celda la opcin Copiar formato seguir estando activa para poder ir aplicando el formato a
diversas celdas con tan slo hacer un clic sobre ellas. Para desactivar la opcin volveremos a hacer un clic sobre el botn
Copiar formato.
2. Celdas
Trabajaremos con todo los aspectos referentes a las celdas, stos son:
a. Nmeros
Al introducir un dato en una celda, Excel va a intentar, en primer lugar, interpretarlo como un nmero, y por defecto alinear
los nmeros a la derecha y el texto a la izquierda.
Intentar, as mismo, aplicarle un formato. Por ejemplo si escribimos en una celda 24-6-09 y pulsamos la tecla <Enter>
para fijar ese valor, Excel automtica interpreta ese dato como una fecha y lo transforma 24/06/09.
Si el nmero fuese muy grande y no cupiese en la dimensin de la celda, Excel aplicara el formato cientfico, cuya
apariencia es 5,73478E+9. La interpretacin de esta expresin es fcil, el E+9 equivale a 10Exp(9), 10 elevado a 9, o lo que
es igual, a multiplicar por un 1 seguido de 9 ceros. Si un de este modo, el nmero no cupiese en la celda, sta parecera
rellena de los smbolos de almohadillas: ###########
Lo normal ser esperar a introducir todos los datos para posteriormente pasar a aplicar los formatos. Para esto, en primer
lugar seleccionamos la celda o celdas en cuestin y accederemos al men Formato y ejecutaremos el comando Celdas. Con
esto Excel nos mostrar el cuadro Formato de celdas
En este cuadro disponemos de una gran cantidad de
posibilidades para establecer la configuracin de la
apariencia de los datos. Por ejemplo, podemos asignar
formatos numricos tales como signos monetarios
(opcin Moneda), formato de porcentajes (opcin
Porcentaje),
nmero
de
posiciones
decimales
(disponible en todos los formatos numricos: Nmero,
Moneda, Contabilidad,...
En total disponemos de 12 formatos diferentes,
siendo General el parmetro por defecto. Para cada
una de las opciones, el cuadro Muestra visualiza cmo
aparece el valor en la celda activa cuando est
formateado con el formato seleccionado en este
momento.
Ejemplos de
Tipo
de
Nmero de la
celda:
General.
ningn formato especfico.
formato
Las
celdas
con
general
no
tienen
Nmero. Para la presentacin de nmeros en general. Si observas la imagen, vers que tenemos varias opciones para
concretar cmo queremos que sean esos nmeros. Podemos especificar el nmero de decimales que queremos que se
muestren, podemos marcarle si queremos que nos aparezca el punto separador de miles, y cmo queremos que nos muestre
los nmeros negativos (en color rojo, con el smbolo negativo, una combinacin de ambas, etc.).
). Si te fijas en la imagen correspondiente a la

moneda, tambin podemos marcarle una serie de opciones de cmo queremos que se nos muestre el nmero moneda en la
celda. Marcaremos el nmero de decimales, la moneda que queremos utilizar as como si queremos que se muestre el
smbolo o no (peseta, euro, dlar, etc.). Y, por ltimo, la misma opcin que en nmero, el tema de cmo queremos que se
nos muestren los nmeros negativos.
Moneda. Se hace constar el valor monetario usado (por ejemplo XX
Contabilidad. Se alinean los smbolos de las monedas y las comas decimales.

Fecha. Diversos formatos que representan fechas.
Hora. Se representan fechas y horas con varios formatos.
Porcentaje. Se multiplica por 100 el valor de la celda y se muestra el resultado con un smbolo porcentual. En su opcin,
como comprobamos en la imagen, podemos establecer cuntos decimales queremos que nos aparezcan en las celdas.
Fraccin. Con varios dgitos (por ejemplo 12/25).

Cientfica. El nmero 100000, por ejemplo, ser representado como 1E+05.
Texto. Es tratada como texto aunque en ella haya un nmero.
Especial. Para nmeros de telfono o cdigos postales, entre otros.
Personalizado. Partiendo de uno existente, se crea un cdigo particular.
Segn sea una u otra nuestra seleccin, el contenido del cuadro de dilogo Formato de Celdas - Nmero ser diferente, pero
en la mayora de los casos, al margen de poder determinar alguna variante dentro de la categora. En concreto, tambin
podremos especificar si deseamos que figuren separadores de miles y el nmero de decimales.
Algunas de las opciones disponibles en el comando Celdas del men Formato, las podremos encontrar disponibles en los
botones de la barra de herramientas Formato
y que representan:
Estilo moneda, anteriormente representaba Pta (peseta) predeterminado en Espaa,
pero con el cambio al Euro, se atribuye el mismo formato que el estilo moneda Euro.
Estilo moneda, Euro
Estilo porcentual
Estilo numrico en millares
Aumenta el nmero de decimales
Disminuye el nmero de decimales
Es importante definir el formato del nmero con objeto de que la informacin recogida sea correcta.
b. Alineacin
Podemos modificar la forma en que se alinean dentro de la celda los datos seleccionados. Para esto podemos seguir
varios procedimientos.
La manera ms directa es, previa seleccin de los datos a alinear, pulsar alguno de los
botones que regulan las alineaciones en la barra de formato. Los datos podrn estar
alineados a la derecha, a la izquierda o centrados dentro de la celda segn qu botn
pulsemos.
Otro procedimiento ms depurado y que permite modificar ms parmetros lo encontramos en el men

Formato, eligiendo el comando Celdas. Dentro de la ficha Alineacin podemos modificar no slo la alineacin de los
caracteres en las celdas como vimos antes, sino que incluso podemos modificar el grado de inclinacin que tendrn,
o la posicin en vertical que ocuparn en celdas: texto agrupado en la parte superior, en la inferior, o en el centro
de la celda.
Al final del cuadro encontramos las opciones de Control

de texto, que nos permitirn:
Ajustar Texto: permite que textos que

ocupan ms ancho que el que tiene la celda
sean distribuidos dentro de sta sin sobresalir,
ajustndolo a la anchura de la celda y
repartindolo en varias filas si es necesario.
Reducir hasta ajustar: disminuye el tamao
de la letra hasta que todo el texto cabe en la
celda.
Combinar Celdas: convertimos varias celdas
adyacentes (ya sean filas o columnas) en una
sola a todos los efectos (por ejemplo, si
centramos el texto, aparecer centrado dentro
del conjunto de celdas.
Hay diversas combinaciones que nos permite ajustar el tamao de las celdas al contenido o viceversa.
c. Fuente
Siguiendo con el cuadro Formato de Celdas, la siguiente ficha
que encontramos es la de Fuente. Esta permite seleccionar el
tipo de letra, tamao, estilo, efectos y color del texto o
nmeros insertados en las celdas seleccionadas. As mismo,
esta ficha posee una ventana ofrece una muestra del resultado
final.
Tambin podemos realizar modificaciones del formato de la

fuente a travs de la botones de la barra de herramientas
Formato
Permite cambiar el tipo de fuente
Permite modificar el tamao de la fuente

Pone en negrita
Pone en cursiva
Subrayado
Los datos contenidos en una celda pueden adoptar el formato que ms nos interese.
d. Borde
La ficha Bordes permite escoger el tipo de lneas que rodearn las celdas seleccionadas (una sola o un conjunto de celdas) ,
su grosor, estilo, posicin, etc. Para ello, seguiremos estos pasos:
Como siempre, seleccionaremos la zona de hoja de clculo a la que le aplicaremos los bordes.
A continuacin acudiremos al men Formato, elegiremos el comando Celdas y en el cuadro Formato de Celdas
marcamos la ficha Bordes.
Dentro de la ficha Bordes, en primer lugar escogeremos un tipo

de lnea en el panel de la derecha de la ventana (titulado Lnea
Estilos:). Tambin es posible seleccionar un color de lnea en el
desplegable Color, debajo del anterior.
A continuacin aplicaremos ese tipo de lnea a las zonas de la
hoja de clculo que nos interese. Para ello, simplemente
pulsaremos alguno de los botones de la zona Preestablecidos o
Borde. El icono que contiene cada botn representa la posicin
que ocupar la lnea (contorno de la tabla, en la parte inferior de
las celdas, en el interior, etc.). En la vista previa comprobaremos
en todo momento el aspecto provisional de la tabla.
Es posible aplicar diversos estilos y colores de lnea a cada una de
las zonas de trazado.
El contenido de esta ventana variar en funcin de que tengamos varias o una sola celda seleccionada. En el caso de tener
seleccionadas varias celdas podremos elegir, adems del contorno del total de la seleccin, tambin el estilo de las lneas que
separan las celdas. En el ejemplo de la imagen anterior, podemos comprobar que hemos seleccionado varias celdas, ya que
se encuentra activa la opcin Interior, que nos permite elegir el tipo de lnea que separa a las celdas.
Podremos personalizar el formato del borde usando todos sus atributos.
e. Trama
En la ficha Tramas del cuadro Formato de Celdas, podemos escoger un color para el fondo de la celda o del conjunto de
celdas seleccionadas, y si lo preferimos un diseo de trama.
En la imagen anterior se muestra desplegado el panel para elegir el diseo de trama deseado.
En la barra de herramientas de Formato , existe un botn que permite aplicar directamente un color de fondo a la
seleccin. En la siguiente imagen aparece este botn en la apariencia que adopta cuando se encuentra desplegado, para ello
recordemos que debemos pulsar en
La trama se refiere al fondo de las celdas.
3. Filas
En esta unidad se trabaja con los aspectos referentes a las filas, stos son:
a. Alto
Por defecto, Excel ajusta la altura de la fila al contenido de la misma. Pero en ciertas ocasiones nos puede interesar
aplicar un alto diferente. Esto lo podemos hacer de varias formas diferentes:
Si acercamos el cursor hasta el margen derecho, en la zona en la que aparece

numeracin de las filas y lo situamos justo en la unin de dos filas, el cursor
cambiar de apariencia, adoptando la de una flecha doble, como aparece en la
imagen. Si en este momento arrastramos hacia abajo y hacia arriba,
modificaremos la altura de la fila.
Si sabemos el valor exacto de la altura de la fila, en el men Formato,

elegiremos el comando Fila y en el siguiente desplegable Alto... Tras esto
nos aparecer un cuadro de dilogo que nos pide el valor de la altura de la
fila.
la
Otras consideraciones sobre la altura de las filas

Al introducir texto en una celda, no podemos hacer uso de la tecla <Enter> para pasar a introducir datos en otra lnea nueva,
si hacemos esto, fijaremos el valor que tengamos hasta ese momento en la celda y pasaremos a activar la celda
inmediatamente inferior.
Para conseguir el efecto que tiene normalmente la tecla <Enter>, es decir saltar de lnea para comenzar una nueva, debemos
mantener presionada la tecla <Alt> mientras pulsamos <Enter>. De este modo pasaremos a introducir datos en una nueva
lnea dentro de la misma celda. Cuando fijemos el valor de la celda, comprobaremos que la altura de esta se ha adaptado al
contenido de la celda.
La tamao de las filas es configurable para dar la altura necesaria en funcin de los elementos insertados en ella.
b. Autoajustar
Hemos comentado anteriormente que Excel, por defecto, ajusta la altura de la fila al contenido de la celda. Si existen varias
celdas que poseen contenidos que requieran diferentes alturas, por ejemplo una calda con un tamao de letra 10 y otra con
un tamao 18, Excel ajustar la altura de la fila a la mayor de la presentes .
No obstante, si hemos modificado manualmente la altura de la fila y deseamos que esta vuelva a ajustarse al contenido de la
celda, podemos seleccionar en el men Formato, el comando Fila - Autoajustar . Previamente debemos de tener
seleccionada alguna celda de esa fila, o bien, la fila completa. No debemos de olvidar que Excel adaptar el alto de la fila al
mayor de los que exija cualquier celda de esa fila.
Otra forma de conseguir el resultado anterior, es dirigir el cursor al margen izquierdo, donde aparece la numeracin de las
filas y al colocar el cursor en la zona de unin de dos filas, ste cambiar de aspecto, convirtindose en una flecha doble. En
ese momento, hacemos un doble clic con el ratn y la celda se ajustar.
El autoajuste permite adaptar el tamao de la fila al contenido de la celda.
c. Ocultar-mostrar
Ocultar
Excel ofrece la posibilidad de ocultar filas, de modo que, aunque existiendo a todos los efectos, sta no se muestra en la
hoja.
Para conseguir esto, basta con o bien seleccionar una celda de la fila que deseemos ocultar, o bien seleccionar la fila
completa. Una vez hecho esto, accederemos al men Formato - Fila y seleccionamos Ocultar.
Como hemos comentado, la celda contina existiendo a todos los efecto, si alguna celda de esa fila contiene algn dato que
se usa en otro lugar de la hoja, ese dato seguir existiendo. Si nos fijamos con detalle en la numeracin de las filas, el
nmero de la que hemos ocultado no aparece. Esto no ocurra cuando eliminbamos una fila, que la numeracin se
reajustaba.
Mostrar
Si lo que deseamos es visualizar nuevamente una fila que se encuentra oculta, debemos en primer lugar seleccionar las filas
anterior y posterior a la que se encuentra oculta (esto se puede sustituir por seleccionar dos celdas, una perteneciente a la
fila anterior a la oculta y otra celda de la fila posterior). Una vez hecho esto, accedemos al men Formato, seleccionamos el
comando Filas y elegimos Mostrar.
En algn momento puede ser til dejar de ver una determinada fila.
4. Columnas
Trabajaremos con los aspectos referentes a las columnas, stos son:
a. Ancho
Al igual que hemos visto para las filas con el Alto, la columnas pueden ser ajustadas en el ancho.
No obstante, existe una diferencia fundamental, ya que el ancho de la columna no se ajusta automticamente por
defecto al contenido de la celda . Si el contenido no cabe en la celda, ste invadir la celda contigua, siempre que est
vaca, en caso contrario los datos quedarn ocultos. Nosotros podemos ajustar el ancho de la columna de las siguientes
formas:
Si acercamos el cursor hasta la parte

superior, en la zona en la que aparece
las letras que designan las columnas y
lo situamos junto en la unin de dos
columnas, el cursor cambiar de
apariencia, adoptando la de una flecha
doble, como aparece en la imagen. Si
en este momento arrastramos hacia
derecha e izquierda, modificaremos la
anchura de la columna.
Si sabemos el valor exacto de la anchura de la columna, en el men

Formato, elegiremos el comando Columna y en el siguiente desplegable
Ancho... Tras esto nos aparecer un cuadro de dilogo que nos pide el valor
de la anchura de la columna.
Otras consideraciones sobre la anchura de las columnas

Si deseamos que un texto, que en principio no cabe en el tamao que por defecto posee la celda, aparezca dentro de una
celda, pero no deseamos modificar el ancho, podemos hacer varias cosa, todas ellas ya vistas anteriormente.
La primera es seleccionar Reducir hasta ajustar, en la ficha Alineacin del cuadro Formato de celdas. Esto har
que el tamao de la informacin introducida se reduzca hasta que quepa por completo en el ancho de la celda.
La siguiente es en la misma ficha de antes, seleccionar Ajustar texto. Esto har que los datos se distribuyan en
varios reglones, aumentando al mismo tiempo la altura de la celda, para que todo el contenido aparezca visible.
Otra opcin es hacer esto ltimo, pero de forma manual. Para ello haremos aqu el mismo comentario que para el
caso del alto de las filas
Al introducir texto en una celda, no podemos hacer uso de la tecla <Enter> para pasar a introducir datos en otra lnea
nueva, si hacemos esto, fijaremos el valor que tengamos hasta ese momento en la celda y pasaremos a activar la celda
Para conseguir el efecto que tiene normalmente la tecla <Enter>, es decir saltar de lnea para comenzar una nueva, debemos
mantener presionada la tecla <Alt> mientras pulsamos <Enter>. De este modo pasaremos a introducir datos en una
nueva lnea dentro de la misma celda. Cuando fijemos el valor de la celda, comprobaremos que la altura de sta se ha
adaptado al contenido de la celda.
Podemos adaptar la anchura de una columna a las necesidades especficas del contenido de las celdas.
b. Autoajustar a la seleccin
El comando Autoajustar a la seleccin que se encuentra en el men Formato y dentro del comando Columna. permite
que el ancho de la columna se adapte al ancho de la celda seleccionada, independientemente de que en esa columna haya
otras celdas que necesiten ms ancho. Si esto ocurriera, parte del contenido de esas otras celdas podra quedar oculto.
Si lo que deseamos es que el ancho de la columna se adapte al de la celda que necesita ms ancho, debemos seleccionar la
celda completa y posteriormente aplicar el comando Autoajustar a la seleccin.
El Autoajuste de columnas permite adaptar el tamao de stas al contenido de las celdas.
c. Ocultar-mostrar
Ocultar
Al igual que para las filas, Excel ofrece la posibilidad de ocultar columnas, de modo que, aunque existiendo a todos los
efectos, sta no se muestra en la hoja.
Para conseguir esto, debemos seleccionar en primer lugar una celda de la columna que deseemos ocultar, o bien seleccionar
la columna completa. Una vez hecho esto, accederemos al men Formato - Columna y seleccionamos Ocultar.
Como hemos comentado, la celda contina existiendo a todos los efecto, de modo que si alguna celda de esa fila contiene
algn dato que se usa en otro lugar de la hoja, ese dato seguir existiendo. Si nos fijamos con detalle en la nomenclatura las
columnas, la letra que designa a la que hemos ocultado no aparece. Esto no ocurra cuando eliminbamos una columna, que
la nomenclatura se reajustaba automticamente.
Mostrar
Si lo que deseamos es visualizar nuevamente una columna que se encuentra oculta, debemos en primer lugar seleccionar las
columnas anterior y posterior a la que se encuentra oculta (esto se puede sustituir por seleccionar dos celdas, una
perteneciente a la columna anterior a la oculta y otra celda de la columna posterior). Una vez hecho esto, accedemos al
men Formato, seleccionamos el comando Filas y elegimos Mostrar.
Ocultar y mostrar columnas puede ayudarnos a mostrar la informacin ms adecuada en cada momento.
d. Ancho estndar
Cuando comenzamos a trabajar con una hoja nueva, todas las columnas poseen el mismo ancho predefinido. Este valor
puede ser configurado segn sean nuestras necesidades, de modo que de partida, todas las columnas tengan el ancho que
nosotros hayamos fijado. Tambin se puede realizar este cambio una vez hayamos introducido datos en la hoja de clculo, en
este caso el cambio afectar a todas las columnas que no hubieran sido ajustadas previamente.
Para realizar esta operacin accederemos al men Formato y seleccionamos el comando Columnas, eligiendo
posteriormente Ancho Estndar..., con lo que obtendremos el siguiente cuadro:
En este cuadro se deber introducir un valor entre 0 y 255. Tras esto, pulsaremos en aceptar, con lo que se modificara el
ancho de todas las columnas que no hubieran sido previamente ajustadas en la hoja de clculo activa.
El valor que hay que introducir, y que como se ha dicho debe estar comprendido entre 0 y 255, representa el nmero de
caracteres que pueden mostrarse en una celda en la fuente estndar.
El ancho de una columna puede establecerse en pxeles con objeto de adaptarlo a un contenido especfico.
5. Hojas
Trabajaremos con todo los aspectos referentes a la hoja de Excel, stos son:
a. Cambiar nombre
Excel, por defecto, nombra a las hojas de un libro con los nombres libro1, libro2,... Nosotros podemos cambiar el nombre
de las hojas a travs del men Formato.
Como vimos en su momento, para cambiar el nombre a una hoja ya creada podemos hacer uso del men Formato:
Seleccionamos en el men Formato >> Hoja >> Cambiar nombre . Tras esto, se editar el nombre de la
hoja en el indicador de hojas (en un primer momento aparece marcado por completo el nombre). Tan slo tenemos
que poner el nombre que deseemos en lugar del que aparece.
En el indicador de hojas y sobre el nombre de la hoja que queramos modificar, hacemos un clic en el botn derecho
del ratn y en el men contextual seleccionamos Cambiar nombre.
Otro mtodo para realizar en cambio de nombre de una hoja es: en el indicador de hojas y sobre el nombre de la hoja a la
que queramos modificar el nombre, hacemos un clic en el botn derecho del ratn y en el men contextual seleccionamos
Cambiar nombre. Tras esto, y como en el caso antes descrito, se editar el nombre de la hoja en el indicador de hojas (en
un primer momento aparece marcado por completo el nombre), y slo resta poner el nombre que deseemos.
El nombre de una hoja es variable con objeto de que ste resulte representativo de los datos que contiene.
b. Ocultar-mostrar
Sabemos que un libro de Excel est compuesto de diversas hojas. Hemos visto como podemos crear y eliminar hojas, como
cambiarles el nombre y como modificar el orden en el que aparecen en la barra indicadora de hojas. Vamos a ver a
continuacin como podemos hacer que una hoja no se visualice en la barra indicadora de hojas, pero que est presente a
todos los efectos, as como hacer que esta vuelva a mostrarse.
Ocultar
Para ello, tan slo es necesario activar la hoja en cuestin (haciendo un clic sobre el cartel correspondiente en la barra
indicadora de hoja) y acceder al men Formato, en el que elegiremos el comando Hoja > Ocultar. A partir de este
momento, el nombre de la hoja desaparecer de la barra, pero la hoja y su contenido estarn disponibles a todos los efectos,
esto quiere decir que si en alguna otra de las hojas, o en otro libro, tenemos vinculada una celda de la hoja oculta, esta
seguir estando disponible.
Mostrar
Para mostrar una hoja que se encuentre oculta, accederemos al men Formato y seleccionaremos el comando Hoja >>
Mostrar , tras realizar esta operacin, se nos mostrar un cuadro de dilogo como el de la imagen.
En el cuadro Mostrar, aparecen los nombres de las hojas que se encuentran ocultas. Debemos seleccionar la hoja o las
hojas (recordemos que para seleccionar ms de un elemento, debemos mantener pulsada la tecla <Control> mientras vamos
haciendo un clic sobre cada una de nuestras selecciones), y seguidamente pulsar en el botn Aceptar. Las hojas
seleccionadas volvern a aparecer en la barra de hojas.
A veces puede resultar interesante ocultar una hoja.
c. Fondo
Excel dispone de una opcin que permite personalizar de una forma fcil y con resultados llamativos nuestras hojas de
clculo. Esta opcin consiste en incluir una imagen como fondo de nuestra hoja de clculo.
Para conseguir que una imagen pase a ser fondo de una de nuestras hojas de clculo, en primer lugar tenemos que tener
localizado el archivo con esa imagen. Pongamos por ejemplo que nuestra imagen es la siguiente
y que el archivo se denomina fondohojaexcel.gif que se encuentra en la carpeta Mis Imgenes
del disco duro de nuestro ordenador.
Con esto como punto de partida, pasamos a activar la hoja de clculo en la que queremos incluir
el fondo. Seguidamente accedemos al men Formato y seleccionamos el comando Hoja >>
Fondo ... Tras esto se nos muestra un cuadro de dilogo como el siguiente:
En el desplegable Buscar en: localizaremos y seleccionaremos nuestra imagen. Una vista previa de la misma se nos
muestra en la parte derecha del cuadro. Ya slo resta pulsar en el botn insertar para que el proceso finalice, obteniendo el
siguiente resultado:
Nos pueden surgir preguntas tales como qu tamao debe tener la imagen? En principio la imagen no debe tener ningn
tamao predefinido. Si sta es mayor del tamao que puede mostrarse en la hoja, la imagen quedar cortada. Si la imagen
fuera ms pequea, Excel la replica hacia la derecha y hacia abajo hasta que toda la extensin de la hoja quede cubierta.
Incluir un fondo de imagen nos ayudar a personalizar nuestro trabajo y hacerlo ms atractivo.
TEMA 5. GRFICOS
1. Introduccin
Los grficos son una de las herramientas ms potentes de Excel y permite obtener unos resultados muy vistosos y
profesionales.
Vamos a realizar una introduccin a la generacin de grficos, de modo que obtengamos los conocimientos necesarios para
generar diversos tipos de grficos de una forma fcil y rpida, dejando para cursos ms avanzados los entresijos de estas
herramientas.
Excel proporciona una amplia variedad de tipos de grficos para mostrar los datos de nuestras hojas de clculo, y
muchas veces slo conocemos el sentido de algunos de ellos, desperdiciando otros que podran mostrar de forma mucho ms
cmoda y clara la informacin. A continuacin vamos a presentar los diferentes grficos de los que dispondremos y cual es el
sentido de cada uno.
Hay que tener en cuenta que cada tipo de grfico comentado presenta habitualmente subtipos o variaciones. Normalmente
haremos referencia a los grficos principales, comentando el subtipo cuando sea especialmente importante.
GRFICO DE REAS 2D
Muestra la importancia relativa de los valores en un periodo
de tiempo. Aunque es similar al grfico de lneas, este
muestra la cantidad del cambio (magnitud de valores) y no el
flujo del tiempo ni el porcentaje del cambio.
GRAFICO DE BARRAS 2D
Muestra las cifras individuales en un determinado momento o
ilustra comparaciones entre elementos. Los subtipos apilados
y apilados 100% muestran relaciones con un todo. En este
tipo de grfico, las abscisas se organizan verticalmente y las
ordenadas horizontalmente, poniendo ms nfasis en las
comparaciones y menos en el flujo del tiempo.
GRFICO DE COLUMNAS 2D
Muestra variaciones en un periodo de tiempo o ilustra
comparaciones entre elementos. Los subtipos apilados y
apilados 100% muestran relaciones con un todo. Las abscisas
de este grfico se organizan horizontalmente y las ordenadas
verticalmente.
GRAFICO DE LNEAS
Muestra tendencias o cambios en los datos en un periodo de
tiempo y a intervalos regulares. Aunque es semejante a un
grfico de reas, este resalta el flujo del tiempo y la casa de
cambio, y no la magnitud del cambio
COTIZACIONES
Los subtipos de mximos, mnimos y de apertura, mximos,
mnimos y cierre ilustran los valores de las cotizaciones
burstiles. El subtipo de apertura, mximos, mnimos y cierre
a veces se conoce con el nombre de grfico de candelero.
Tambin podemos usar el grfico de mximos, mnimos y
cierre para datos cientficos, como por ejemplo, para indicar
cambios de temperatura.
CIRCULAR 2D
Muestra las relaciones o proporciones de las partes con un
todo. Este grfico es de utilidad cuando se pretende destacar
un elemento importante. Un grfico circular siempre se
compone de una serie de datos. Si seleccionamos ms de una,
slo aparecer la primera.
CIRCULAR CON SUBGRFICO CIRCULAR

Cuando en un grfico circular se pretenden mostrar gran
cantidad de valores, puede resultar confuso encontrar gran
cantidad de sectores muy pequeos. Este grfico recoge esos
valores mnimos, y los condensa en otro grfico circular.
ANILLOS
Es similar al grfico circular. La diferencia es que puede
mostrar ms de una serie de datos, mientras que el circular
no puede. Es un grfico utilizado frecuentemente en el Lejano
Oriente.
RADIAL
Muestra cambios o frecuencias de las series de datos relativos
a un punto central y a cada una de las series. Cada abscisa
tiene su propio eje de ordenadas que parten del punto central.
Las lneas conectan todos los marcadores de datos en la
misma serie. El grfico de radar tambin se usa con frecuencia
en el Lejano Oriente.
GRAFICO X-Y (DISPERSIN)

Muestra la relacin o grado de relacin entre los valores
numricos en varias series de datos para grficos, o traza dos
grupos de nmeros como una serie de coordenadas XY. Sirve
comnmente para datos cientficos.
GRAFICO DE AREAS 3D
Muestra una vista tridimensional de un grfico de reas que
destaca la suma de los valores trazados y separa las series de
datos de un grfico en diferentes filas, a fin de mostrar las
diferencias entre las series de datos.
GRAFICO DE BARRAS 3D
Muestra una vista tridimensional de un grfico de barras, que
destaca valores de elementos en un determinado momento o
establece comparaciones entre elementos. Los subtipos
apilados (como el de la ilustracin) o apilados 100% muestran
relaciones con un todo
GRAFICO DE COLUMNAS 3D
El grfico simple muestra marcadores de columnas
tridimensionales en el eje X. El grfico de columnas con
perspectiva (como el de la ilustracin) compara puntos de
datos en dos ejes (el X, de abscisas y el Y, de ordenadas). En
ambos estilos los valores de los datos se trazan en el eje Z.
LNEAS 3D
Muestra las lneas de un grfico de lneas como cintas
tridimensionales. Este tipo de grfico, as como los de
cilindros, pirmides o conos se usan para mostrar de forma
atractiva los datos.
CIRCULAR 3D
Muestra una vista tridimensional de los datos que destaca los
datos presentados en los sectores frontales.
GRAFICO DE BURBUJAS
Agrupa los valores de tres en tres. Su funcionamiento es
similar al grfico XY (de dispersin).
GRAFICO DE SUPERFICIE 3D
Se usa para encontrar las mejores combinaciones entre dos
conjuntos de datos. Puede mostrar relaciones entre grandes
cantidades de datos que, de otro modo, seran difciles de ver.
Como en los mapas topogrficos, los colores o los diseos
indican las reas que tienen el mismo valor. El color no marca
las series de datos.
CONOS, CILINDROS Y PIRMIDES

Estos tres tipos de grficos son similares al de columnas, pero
contribuyen a hacer ms atractiva la presentacin del grfico.
2. Asistente para grficos

Para crear cualquier tipo de grficos partiremos de la informacin
contenida en una hoja de clculo .
Tomemos el siguiente ejemplo en el que aparecen los datos referentes a la
cantidad de precipitaciones y temperaturas registradas a lo largo de los 12
meses del ao.
Paso previo a la confeccin del grfico es seleccionar (recordemos que se

haca arrastrando el cursor sobre la tabla manteniendo pulsado el botn
izquierdo del ratn) los datos que sirvan de base a nuestro grfico. En
ciertos casos no es necesario hacer esto, ya que Excel puede intuir, en base
a donde situemos el cursor, los datos que formarn nuestro grfico. No
obstante, es preferible que nosotros seleccionemos los datos, ya que
es una tarea simple e inmediata y simplificar bastante el trabajo.
Por tanto, en nuestro caso seleccionaremos los datos de la primera y
segunda columna.
Una vez seleccionados los datos que alimentarn al grfico,
podemos pasar a utilizar el Asistente. Gracias a ste, la confeccin
de un grfico y la definicin de todos los parmetros que intervienen
en su elaboracin se convierte en una tarea muy sencilla: basta con
contestar una serie de preguntas y elegir entre diversas opciones.
Para ejecutar el asistente para grficos pulsaremos el botn
Asistente para grficos,
, de la barra de herramientas.
Hecho esto se abrir el primer cuadro de dilogo del asistente para

grficos. Un asistente de este tipo est compuesto por varias
ventanas que se despliegan de forma sucesiva a medida que vamos
cumplimentando las diversas cuestiones formuladas. Para avanzar
en la serie basta con pulsar el botn Siguiente que habr siempre en la parte inferior del cuadro de dilogo.
Veamos cual es este proceso en detalle.
La primera etapa nos permite elegir el tipo de

grficos que mostrar los datos de la tabla de
forma sinttica.
La ventana se divide, como podemos ver en la imagen, en

dos mitades: en la mitad izquierda figura la lista de tipos
de grficos existentes (circulares, de barras, lineales, etc.).
Haciendo clic sobre cualquier categora cambiar el
contenido de la parte derecha de la ventana, donde se
muestran diferentes variantes del tipo seleccionado.
En este punto es importante saber elegir un tipo de
grfico acorde con los datos de que disponemos y con lo
que queremos expresar a travs del mismo. Para esto nos
ser de utilidad lo comentado en la introduccin a los
grficos.
Para escoger un tipo de grfico en concreto basta con hacer
clic sobre su ilustracin. La aplicacin permite comprobar
cmo sern mostrados los datos reales de nuestra hoja de
clculo sobre ese grfico en concreto. Para verlo basta con
mantener pulsado el botn "Presionar para ver
muestra" de la parte inferior de esta ventana.

Adems de la lista de tipos estndar de grficos esta primera parte del proceso incorpora una segunda ficha titulada Tipos
personalizados. En ella encontraremos una serie de grficos basados en stos, pero que incorporan determinadas mejoras
grficas de forma predeterminada (texturas, fondos y estilos).
Realizada la seleccin del tipo de grfico pulsaremos el botn Siguiente.
En la segunda ventana escogeremos los datos que van a

afectar al grfico.
Como al principio del proceso tuvimos la precaucin de seleccionar el

rea deseada en esta ventana las casillas ya aparecen cumplimentadas
En todo caso, podemos elegir si deseamos que los datos sean

mostrados en filas o columnas. La diferencia entre una u otra
opcin, se har evidente al modificar esta opcin y apreciar
su efecto en el ejemplo de la parte superior de esta ventana.
Para modificar el rea de datos a mostrar basta con pulsar el botn Volver a la hoja de clculo que podemos
apreciar en la parte derecha de las casillas de texto.
En este cuadro de dilogo parece una segunda ficha, denominada Serie. En esta ficha podremos designar de forma
detallada las diferentes series de datos que componen el grfico. Esta es una opcin de gran utilidad cuando
trabajamos con grficos especialmente complejos (con muchas series, que adems estn discontinuas, etc.).
As mismo, en esta ficha se pueden seleccionar de forma independiente el rtulo de la serie, los rtulos de los datos
y los valores correspondientes a cada serie.
Veamos todo esto sobre nuestro ejemplo. Hasta ahora estbamos creando una grfica que mostraba a lo largo de
los 12 meses del ao como evolucionaban las
precipitaciones. Estas, las precipitaciones son nuestra
serie de datos. Si yo quisiera aadir a mi grfica, lo datos
de las temperaturas a lo largo de los 12 meses, stas,
seran otra serie. La forma de seleccionar esta nueva
serie sera a travs del botn Agregar serie del anterior
cuadro y posteriormente incluir esos datos en la casilla
Valores. Esto lo podramos hacer bien introduciendo el
rango a mano, o bien haciendo uso del botn Editar hoja
, ya tratado en varias ocasiones
En la casilla Nombre, podremos asignarle un nombre a
cada una de las series. Para ello previamente
seleccionaremos la serie en cuestin en el cuadro Serie
de la izquierda, y continuacin introducimos el nombre en
la casilla serie, o lo tomamos de la hoja haciendo uso del
botn Editar hoja
En la casilla Rtulos del eje de categoras (X), se
incluiran los nombres que aparecern en dicho eje X. En
nuestro caso, fueron uno de los datos seleccionado al principio. En el caso de no haberlos seleccionado
previamente, podemos hacerlo ahora fcilmente. La opcin ms inmediata sera editar la hoja, mediante
seleccionar en ella los nombres.
, y
Observemos en esta imagen la apariencia que va

tomando nuestra grfica. Ahora tenemos dos series
de datos (temperatura y precipitaciones) a lo largo
de los 12 meses del ao.
Ya estamos en disposicin de pasar a la siguiente

parte, para lo que pulsamos el botn Siguiente.
La tercera parte del proceso implica la definicin

de otros rasgos informativos y estilsticos
del grfico.
En concreto, se compone de varias fichas, cada
una con una misin diferente:
Todas ellas presentarn una apariencia semejante a la

anterior, con una parte derecha donde aparece una imagen
previa de como quedar el grfico. Y una parte izquierda
en la que se mostrarn las diversas opciones para esa
ficha.
Ttulos. En la ficha Ttulos, que es la mostrada
Ejes. La segunda ficha, titulada Eje, determina
anteriormente, podemos definir el encabezado

general del grfico, as como los ttulos de los
ejes de abscisas y ordenadas (X e Y), en los
grficos que lo permitan (por ejemplo, un grfico
circular
no
tendr
este
tipo
de
ejes,
lgicamente).
el contenido de los ejes. Podemos establecer que

muestren las unidades de divisin y los datos a
los que hacen referencia los grficos, o bien
conseguir que queden en blanco.
Lneas de Divisin. En los grficos de barras,

columnas, lineales o similares resulta til que una
serie de lneas permitan apreciar cual es el valor
correspondiente a cada punto o barra del grfico
sin tener que realizar grandes esfuerzos visuales.
En esta ficha determinaremos el tipo de lneas
que se aadirn al grfico (horizontales,
verticales, principales, secundarias...) e incluso podremos modificar un grfico en tres dimensiones (como el de la
ilustracin) y convertirlo en plano.
Leyenda. Para ayudarnos en la compresin de los datos
representados, podemos hacer que junto a las series nos

aparezca el valor que representan. Para esto debemos
seleccionar la casilla de verificacin que aparece con el
nombre Mostrar leyenda. Del mismo modo, podemos
especificar en que ubicacin aparecer esta leyenda.
Rtulos de datos. Junto a cada barra, columna, o sector
circular podemos establecer que se muestre informacin

adicional
referente
a
la
cantidad
de
unidades
representadas, el nombre del campo, o que no se muestre
ninguna informacin adicional (opcin que aparece
seleccionada de forma predeterminada).
Tabla de datos
Finalmente podemos mostrar bajo el grfico una pequea tabla que
muestre los datos que est representando el grfico.
Terminadas de definir las caractersticas del grfico en esta ficha

pulsaremos el botn Siguiente.
En la ltima etapa del asistente para grficos podremos

decidir si deseamos que este grfico se incruste como
imagen en la pgina del documento en que se
encontraba la tabla que hemos utilizado como referencia, o
bien si preferimos que se cree en una hoja nueva,
independiente de la hoja de los datos, pero dentro de este
mismo archivo.
Finalmente pulsaremos el botn Finalizar.

En el caso de que seleccionemos la opcin Como objeto en,
podremos posteriormente reubicarlo en la hoja de clculo. Para ello
marcaremos el grfico con un clic de ratn adoptando apareciendo
un marco alrededor del grafico como el mostrado a continuacin
Si pinchamos con el ratn sobre alguna zona cercana

interior del marco y arrastramos (es decir, dejamos
izquierdo pulsado y desplazamos el ratn), veremos
desplaza la grfica, dejndonos una marca de donde
localizada.
modificar el tamao
al borde
el botn
como se
quedara
As mismo, los cuadraditos negros nos permitirn cambiar el

tamao del grfico. Para ello si colocamos el puntero del ratn
encima de ellos, este cambiar de forma, convirtindose en una
flecha de doble punta. En este momento podemos arrastrar para
El Asistente facilita la tarea de crear grficos y personalizarlos.
3. Herramientas para grficos

Una vez que seleccionamos un grfico, en la barra de mens nos aparece un men nuevo, denominado Grfico.
Si seleccionamos alguno de los 4 primeros comandos, comprobaremos que nos
son muy familiares, ya que se corresponden con algunos de los pasos vistos en el
asistente de Grfico. En concreto:
Comando Tipo de grfico: Paso 1 del asistente

Comando Datos de origen: Paso 2 del asistente
Comando Opciones de grfico: Paso 3 del asistente
Comando Ubicacin: Paso 4 del asistente
Con esto, podremos en cualquier momento reconfigurar un grfico ya creado.

As mismo, Excel proporciona gran cantidad de posibilidades para definir los
grficos. Cada grfico se compone de una serie de elementos que pueden ser formateados independientemente. Al ir
desplazando el ratn sobre el grfico, nos ir apareciendo un pequeo recuadro con el nombre del elemento sobre el que
estamos.
Entre los diversos elementos de los que se compone un

grfico, podemos citar: ejes, series de datos, rea de
trazado, leyenda, lneas de divisin, rea de grfico,...
Para modificar las opciones de cada uno de estos
elementos, haremos uso de la barra de Grafico. Para
esto, en primer lugar debemos marcar el grfico en
cuestin, con lo que nos aparecer la barra de
herramientas de Grfico .
En
el caso
de que
esta barra no
seleccionar el grfico, accederemos

elegiremos el comando Barra de Herramientas y en el desplegable, seleccionamos Grfico.
apareciera al
al
men
Ver,
En esta barra, disponemos de un desplegable,

denominado Objetos del grfico, en el que se
encuentran los diferentes elementos que componen el
mismo
Una vez que hayamos seleccionado un elemento u
objeto del grfico, podemos acceder a sus
propiedades pulsando el botn
Grficos.
de la barra de
Esto ltimo, tambin lo podemos realizar, una vez seleccionado alguno de los elementos, accediendo al men Formato y
eligiendo el primero de los comando que aparecen, y cuyo nombre variar en funcin del elemento seleccionado.
Podemos comprobar como al seleccionar cada una de los elementos en el desplegable, este quedar marcado, bien con una
recuadro en el caso de que se trate de un rea, o bien quedar delimitada por unos cuadraditos negros. Seguidamente
mostramos dos ejemplos, el primero mostrando la seleccin del rea de grfico. El siguiente muestra el eje de categoras,
resaltando con una marca roja los cuadraditos negro comentados.
Veamos un ejemplo. Para cambiar el tamao y color de los rtulos que aparecen en el eje X (es decir, los que indican
los meses del ao), seleccionaremos el eje, como se muestra en la ltima imagen. Seguidamente accedemos la men
Formato y elegimos el comando Eje seleccionado... con lo que se nos abre el cuadro de dialogo de Formato de ejes, que
es el que se muestra a continuacin (cada elemento del grfico tendr su propio cuadro de formato con diferentes opciones).
Tras esto, accedemos a la ficha Fuente, y seleccionamos las
opciones deseadas.
Si queremos modificar el color de la barra de datos de alguna de
las series, marcamos dicha barra de datos
seguidamente accedemos al men Formato y elegimos el comando Serie de datos seleccionada, con lo que nos muestra el
cuadro de dilogo Formato de serie de datos. Accedemos a la ficha Tramas y elegimos el color deseado.
Podemos comprobar que disponemos de una gran

cantidad de opciones de configuracin que nos
permite disear nuestros grficos con gran
precisin.
Podremos cambiar cualquier atributo de un grfico

usando la Barra de men.
TEMA 6. IMPRESIN
1. Impresin de documentos
Los conceptos relacionados con la impresin de documentos que son los siguientes:
a. Introduccin a la impresin
Excel nos va a permitir realizar la impresin de documentos a partir de nuestras hojas, obteniendo unos resultados
profesionales. En el caso de que estemos acostumbrados a trabajar en entorno Windows comprobaremos que muchas de las
opciones que se comentarn son comunes a otras aplicaciones.
Vamos a dar por sentado que disponemos de impresora y que se encuentra correctamente instalada.
Para proceder a imprimir un documento, accederemos al men Archivo y seleccionaremos el comando Imprimir...
Aparecer este cuadro de dilogo
Si dispusiramos de ms de una impresora
instalada en nuestro ordenador, en la opcin
Nombre de la seccin Impresora, encontramos un
desplegable en el que podemos seleccionar cual de
las impresoras instaladas vamos a utilizar para
nuestro trabajo. El botn Propiedades... que
aparece junto al nombre de la impresora nos
permitir comprobar o modificar la configuracin de
la misma.
Podemos definir, en las secciones Intervalo de
pginas y Copias, que pginas de la hoja de
clculo y cuantas copias queremos imprimir.
opciones:
En la seccin Imprimir de este cuadro de dilogo,

se definir que parte del libro de trabajo deseamos
imprimir. Para ello disponemos de las siguientes
Seleccin: imprime el rango de celdas seleccionadas de las diferentes hojas. Si las zonas seleccionadas no son adyacentes
(ver apartado seleccin de seleccin de celdas), cada zona se imprimir en una hoja.
Hojas seleccionadas: imprime el rea de impresin definida en cada una de las hojas seleccionadas. A continuacin
trataremos el concepto de rea de impresin.
Todo el libro: imprime todo el libro, es decir, todas las hojas del libro de trabajo basndose en el rea de impresin
definido para cada una de ellas.
Si, por el contrario, en la hoja de clculo, tenemos un grfico y queremos imprimirlo como nico objeto de la hoja, debemos
seleccionarlo. Entonces, estas opciones que hemos explicado antes cambiarn. De forma activa aparecer la opcin Grfico
seleccionado y de forma no seleccionable aparecern las opciones Seleccin y Todo el libro. De esta manera, podemos
imprimir nicamente un grfico.
Disponemos as mismo, del botn Vista preliminar, que nos permite ver la apariencia que tendr el documento cuando sea
impreso.
b. El rea de impresin
El rea de impresin de una hoja de clculo ser el conjunto de celdas, del total que componen la hoja, que sern
impresas. Para definir un rea de impresin procederemos como se describe a continuacin:
En primer lugar seleccionaremos en la hoja las celdas que deseemos que sean impresas
A continuacin, en el men Archivo, seleccionamos el comando rea de impresin >> Establecer rea de
impresin.
Tras esto aparece una marca, en forma de lnea discontinua que
circunda el rea de impresin, que nos indica cual es dicho rea.
Para borrar el rea de impresin, tan slo debemos

acceder al men Formato y seleccionar rea de
impresin >> Borrar rea de impresin .
Debemos tener presente una serie de aspectos relacionados con el rea de impresin:
Si definimos un rea de impresin compuesto por rangos y/o celdas no adyacentes, cada zona se imprimir en una
hoja distinta.
Si imprimimos varias hojas simultneamente, cada una se imprimir en hojas distintas por separado.
Debemos tener presente que si aadimos datos fuera del rango marcado como rea de impresin, estos no
aparecern en la impresin. Por lo tanto, en el caso de que necesitemos que estos aparezcan en la impresin,
deberamos redefinir el rea.
Una vez seleccionada un rea de impresin, cada vez que imprimamos la hoja o que imprimamos el libro entero, se
imprimir esta zona de la hoja. Esto ser siempre as, salvo que en el cuadro de dilogo Imprimir, visto
anteriormente, tengamos seleccionado en la seccin Imprimir, la opcin Seleccin.
Podremos elegir qu celdas queremos enviar a la impresora a travs del rea de impresin.
c. Configuracin de la pgina
En el men Archivo, encontramos la opcin Configurar pgina... que nos va a permitir el definir ms en detalle la
apariencia de nuestro documentos.
El cuadro de dilogo que se nos muestra cuando seleccionamos
esta opcin tiene la siguiente apariencia:
El cuadro dispone de cuatro fichas:
Pgina
Mrgenes
Encabezado y pie de pgina
Hoja
Aparecen tres botones que sern comunes a las cuatro Fichas:

El botn Imprimir... nos llevar al cuadro de dilogo que hemos
visto anteriormente.
El botn Opciones... nos llevar al cuadro de dilogo de propiedades de la impresora (lo que en el cuadro Imprimir, visto
anteriormente, haca el botn Propiedades que haba junto la nombre de la impresora).
El Botn Vista preliminar que comentaremos ms adelante.
En el caso de tener seleccionado un grfico, la ltima ficha, Hoja, cambia por Grfico. Adems, algunas de las opciones de las
otras fichas sufrirn algn cambio.
Pgina
En la imagen anterior se muestran las opciones de la ficha Pgina
Orientacin: Podemos elegir entre vertical y horizontal

Escala:
- Ajustar al: permite definir el tamao del documento impreso como un porcentaje del tamao real.
- Ajustar a: permite definir cuantas pginas de alto y cuantas de ancho queremos que ocupe nuestro documento.
Excel ajustara automticamente la escala para que nuestra hoja ocupe las pginas indicadas.
Tamao del Papel: Podemos indicar distintos tipos de papel, siempre que nuestra impresora los admita.
Calidad de impresin: Podemos seleccionar la calidad con que nuestro documento ser impreso y depender, al
igual que antes, de la impresora que tengamos instalada.
Primer nmero de pgina: Por defecto aparecer Automtico e indica por que nmero comenzar Excel a
paginar el documento, que en la opcin por defecto ser 1.
Mrgenes
En esta ficha podremos fijar los mrgenes superior, inferior,
izquierdo y derecho, as como los mrgenes para el encabezado y
pie de pgina. Por defecto estos valores aparecern como 0, con lo
que los datos quedarn excesivamente ajustados al borde la
pgina cuando sean impresos, por lo que se recomienda
modificarlos.
En la parte inferior de la ventana encontramos la seccin Centrar
en la pgina, en la que encontramos las opciones
Horizontalmente y Verticalmente.
Los botones Imprimir..., Vista preliminar y Opciones...
cumplen el mismo cometido que el comentada anteriormente.
Encabezado y pie de pgina

La ficha Encabezado y pie de pgina nos va a permitir personalizar aun ms nuestros documentos impresos ofrecindonos la
posibilidad de incluir como encabezado o pie de pgina de cada hoja impresa informacin referente al nmero de pgina,
nombre del libro o de la hoja,...
Los encabezados y pie de pgina que definamos en este
cuadro van a pertenecer a la hoja activa en el momento de
realizar los cambios. Si queremos que estos cambios afecten a
ms de una hoja o al libro completo, deberemos seleccionar el
conjunto de hojas y luego acceder a la configuracin de pgina.
nota: recordemos que para seleccionar varias hojas,

mantenemos pulsada la tecla <Control> mientras en la barra
de hojas vamos marcando cada una de las hojas.
En la imagen anterior apreciamos que aparecen dos botones:
Personalizar encabezado... y Personalizar pie de pgina... Si
hacemos clic en alguno de ellos, nos aparecer un cuadro como
el siguiente:
En ella apreciamos tres grandes cuadros que
se corresponde con la divisin que hace Excel
de los encabezados y pies de pgina:
parte derecha, central e izquierda. Podemos
introducir en cada uno de ellos lo que
consideremos oportuno, tan slo debemos
colocar el cursor en el cuadro correspondiente
y teclear.
En la parte superior aparecen una serie de
iconos, que pasamos a comentar:
Comprobaremos que al introducir alguna informacin
de las antes comentadas, aparece un cdigo entre
Formato del texto introducido. Marcamos el texto pulsamos corchetes con el smbolo & delante.
este botn y en el cuadro de dilogo, que nos ser familiar
pues ya ha sido comentado, definimos su formato
Inserta, en el lugar en el que tengamos colocado el cursor, el
nmero de pgina
&[Pgina]
Inserta, en el lugar en el que tengamos colocado el cursor, el
nmero total de pginas
Nmero de pgina
&[Pginas]
Nmero total de pginas
&[Fecha]
Fecha de impresin
&[Hora]
Hora de impresin
Inserta la hora en la que el documento fue impreso
&[Archivo]
Nombre del libro
Inserta el nombre del libro
&[Etiqueta] Nombre de la hoja
Inserta la fecha en la que el documento fue impreso
Inserta el nombre de la hoja
Cuando pulsemos en Aceptar y regresemos al cuadro

Configurar pgina, veremos el resultado definitivo.
Hoja
La ficha Hoja tiene las siguientes opciones:
rea de impresin: Si en su momento definimos el
rea de impresin del modo en que se coment

anteriormente, aqu aparecer el rango de celdas que lo
componen. En el caso de no haberlo hecho, y deseemos
definir un rea de impresin, en el cuadro de edicin del
rea de impresin introduciremos el rango de celdas
correspondiente.
Esta operacin la podemos llevar a cabo pulsando en el
botn Selector de rangos
, tras lo que el cuadro de
dilogo queda reducido al cuadro de edicin sobre el que
trabajamos, permitindonos una mayor visibilidad de la
hoja de clculo para seleccionaremos las celdas que
deseemos imprimir. Si directamente nos dirigimos a la
hoja
de
clculo
y
seleccionamos
un
rango,
comprobaremos que el cuadro tambin se reduce.
En el caso de seleccionar filas y/o columnas completas,
as como si no seleccionamos ningn rea de impresin,
Excel imprimir hasta la ltima fila y/o columna que tenga datos o sobre la que hayamos aplicado algn formato.
Imprimir ttulo : Si la hoja que vamos a imprimir es de grandes dimensiones, Excel la dividir en partes ms pequeas y
las distribuir en varias hojas. Esta divisin puede tener el inconveniente de que los ttulos con los que se identifica a filas y
columnas aparecern en la primera pgina, pero dejarn de parecer en el resto de hojas en las que Excel ha dividido la
original.
En esta seccin podemos definir filas o columnas como ttulos, de modo que siempre aparezcan en todas las pginas. Para
ello, activaremos el cuadro de texto correspondiente (situamos en cursor dentro del mismo), y seleccionamos la fila o
columna, bien directamente o bien utilizando el botn selector de rangos si el cuadro de dialogo no nos permite ver con
claridad la hoja.
Tras definir como ttulos las filas y/o columnas podemos comprobar que ha definido un nombre en la hoja de clculo,
Ttulos_a_imprimir, que hace referencia a este rango y que se define como local a la hoja de clculo.
La configuracin nos permite personalizar la impresin en Configuracin de pgina.
d. Vista preliminar
La vista preliminar ser una representacin en pantalla de como quedara nuestro documento si lo envisemos a imprimir.
Es muy importante que siempre, antes de dar por finalizado un documento e imprimirlo o distribuirlo, comprobemos a travs
de la Vista preliminar todos aquellos detalles que se nos pueden haber escapado durante la elaboracin del contenido.
Si un documento tiene faltas de ortografa, mala distribucin del contenido o errores en los encabezados y pies de pgina
denota falta de profesionalidad y competencia en el elaborado del trabajo por mucho que el contenido sea perfectamente
vlido.
Por eso, antes de imprimir o distribuir un documento Excel revisaremos todos aquellos aspectos que darn a nuestro trabajo
seriedad y respeto.
En el cuadro de dilogo Imprimir, as como en las fichas del cuadro de dilogo Configurar pgina, disponemos de botones
de Vista preliminar.
En el men Archivo, encontramos tambin la opcin Vista preliminar y, as mismo, disponemos del botn de Vista preliminar
Una vez hayamos accedido a la vista preliminar de cualquiera de las formas antes comentadas, obtendremos una ventana del
siguiente estilo
Podemos comprobar que al acercar el cursor del

ratn hasta la hoja, este se convierte en una
lupa. Si hacemos un clic en este momento,
obtendremos una ampliacin de la zona de la
hoja sobre la que se encontraba el puntero del
ratn. Si volvemos a hacer clic, volver al
tamao original.
En la parte superior aparecen una serie de
botones,
cuya
utilidad
comentamos
a
continuacin:
Siguiente: permite ver la siguiente pgina en la
pantalla. Si el documento posee una sola pgina
o estamos visualizando la ultima pgina de un
documento
varias,
este
botn
aparecer
desactivado
Anterior: permite ver la pgina anterior. Si el
documento posee una sola pgina o estamos
visualizando la primera pgina de un documento
varias, este botn aparecer desactivado
Zoom...: Ampla la vista preliminar
Imprimir...: nos permite ver el cuadro de dilogo Imprimir, comentado en detalle en un apartado anterior
Configurar...: nos permite ver el cuadro de dilogo Configurar pgina, tratado en detalle anteriormente
Mrgenes: Al pulsar este botn, aparecern en la hoja unas lneas que nos delimitarn los distintos mrgenes definidos en
la ficha Mrgenes del cuadro de dilogo Configurar pgina.
Colocando el puntero del ratn sobre algunas de las lneas este cambia de apariencia, convirtindose en una flecha doble con
una lnea transversal que lo atraviesa. Si arrastramos (hacer clic y sin soltar, desplazar el ratn), podremos modificar esos
mrgenes sobre la misma presentacin preliminar. Si prestamos atencin a la barra de estado de la ventana, nos aparece el
nombre del margen que estamos modificando as como del valor que toma, como podemos apreciar en la siguiente imagen
Podemos modificas todos los mrgenes descritos en el cuadro de
dilogo Configurar pgina: superior, inferior, derecha izquierda y los
del encabezado y pie de pgina.
As mismo, en la parte superior aparecen otras lneas que corresponde
con las columnas de la hoja que se van a imprimir, y que del mismo
modo que el visto antes, podemos modificar.
Vista normal: nos permite ver la hoja tal y como aparece al trabajar
sobre ella. Este botn aparecer en el caso acceder a esta pantalla
desde la vista previa de saltos de pgina, que trataremos a
continuacin.
Salto de pgina: Este botn nos mostrar una ventana con una
apariencia como la siguiente
En la que aparece como divide Excel la hoja de clculo entre las diferentes
pginas que se imprimirn. La zona de trazo azul continua delimita el rea
de impresin y las lneas azul discontinuo delimitan cada una de las
pginas. Podemos comprobar tambin como aparece una marca en el
fondo de la pgina indicando la pgina en la que nos encontramos.
Todo esto lo trataremos con ms detalle a continuacin en el apartado
dedicado a los saltos de pgina.
La Vista Preliminar nos permite obtener una visin del documento impreso.
e. Los saltos de pgina

Una vez que hemos definido un rea de impresin, Excel, teniendo en cuenta los mrgenes que hayamos definido y el
espacio que ocupan los datos que queremos imprimir, divide estos en varias pginas si en una de sola no es posible
imprimirlos todos. El criterio utilizado para el reparto es completar toda la pgina que ser impresa, y lo que no quepa,
pasarlo a otra. Si en la siguiente no cabe todo lo que queda, se repetir la operacin y as sucesivamente hasta que se coloca
toda la informacin.
Puede que al hacer lo antes comentado, Excel divida la hoja por alguna fila o columna que no sea la ms apropiada para los
datos que queremos imprimir. Esto lo podemos solucionar insertando saltos en alguna posicin concreta.
Excel posee una opcin que nos permite ver con ms claridad en
que lugares se insertarn los saltos de pgina. Para acceder a
esta opcin, en el men Ver seleccionamos el comando Vista previa
de salto de pgina. La imagen mostrada, como la que aparece ms
abajo, nos muestra la hoja en una escala menor y con algunos
trazos en azul. Las lneas continuas que aparecen delimitan el rea
de impresin. Las discontinuas muestran los saltos de pgina
sugeridos por Excel.
En el caso de que quisiramos insertar un salto de pgina en

una localizacin diferente la sugerida por Excel, seleccionaramos la
fila o la columna delante de la cual queremos que se produzca el
salto. Despus de esto, seleccionaremos el comando Salto de
pgina del men Insertar. En nuestro caso nos podra interesar, por
ejemplo, que la nueva pgina comenzara a partir de la fila 57 (la
que contiene el elemento 50 de la primera columna). Para
conseguir esto, marcaramos esa fila, que en nuestro caso es la fila
57, y en el men Insertar seleccionaramos el comando Salto de
pgina:
En las imgenes anteriores podemos comprobar como al introducir manualmente un salto de pgina, la lnea discontinua
que indicaba este salto se convierte en una lnea continua, informndonos de que no se trata de un salto sugerido por
Excel.
As mismo si colocamos el puntero del ratn encima de de algunas de las lneas que delimitan el rea de impresin o marcan
un salto de pgina, veremos como este cambia de forma, convirtindose en una flecha doble. En este momento podemos
hacer un clic de ratn, y sin soltar, arrastrar estas lneas, lo que nos permite modificar fcil y visualmente el rea de
impresin y los saltos de pgina.
En el caso de que deseemos eliminar un salto de pgina introducido previamente, seleccionaremos la fila o columna delante
de la que se encuentra el salto de pgina y accedemos al men Insertar. Podremos comprobar como el comando a cambiado,
apareciendo ahora la opcin Quitar salto de pgina.
Hasta ahora hemos visto como insertar un alto de pgina

seleccionando una fila o una columna. Podemos hace algo parecido
si seleccionamos una sola celda. En este caso, se generarn dos
saltos, un salto se producir en la fila superior y otro en la columna
anterior a las que se encuentre la celda seleccionada. Para eliminar
este tipo de salto, simplemente seleccionamos la celda y
seleccionamos la opcin Quitar salto de pgina del men Insertar.
Con los Saltos de pgina podremos decidir dnde separar las pginas.
2. Configuracin de pgina
Los conceptos necesarios para la configuracin de la pgina, que son los siguientes:
a. Pgina
La siguiente imagen muestra la ficha Pgina del cuadro Configurar pgina
En la imagen anterior se muestran las opciones de la
ficha Pgina
Orientacin:
Podemos
elegir
entre
vertical
horizontal
Escala:
- Ajustar al: permite definir el tamao del documento
impreso como un porcentaje del tamao real
- Ajustar a: permite definir cuantas pginas de alto y
cuantas de ancho queremos que ocupe nuestro
documento. Excel ajustara automticamente la escala
para que nuestra hoja ocupe las pginas indicadas.
Tamao del Papel: Podemos indicar distintos tipos
de papel, siempre que nuestra impresora los admita
Calidad de impresin: Podemos seleccionar la

depender, al igual que antes, de la impresora que tengamos instalada
calidad con que nuestro documento ser impreso y
Elegiremos varios atributos como el tamao de la impresin en la opcin Pgina.
Primer nmero de pgina: Por defecto aparecer Automtico e indica por que nmero comenzar Excel a paginar el
documento, que en la opcin por defecto ser 1.
b. Mrgenes
En esta ficha podremos fijar los mrgenes superior, inferior, izquierdo y derecho, as
como los mrgenes para el encabezado y pie de pgina.
Por defecto estos valores aparecern como 0, con lo que los datos quedarn
excesivamente ajustados al borde la pgina cuando sean impresos, por lo que se
recomienda modificarlos.
En la parte inferior de la ventana encontramos la seccin Centrar en la pgina, en la
que encontramos las opciones Horizontalmente y Verticalmente, que permite realizar el
centrado de los datos en cada una de las orientaciones indicadas.
Los botones Imprimir..., Vista preliminar y Opciones... cumplen exactamente el mismo cometido que el indicado en la
ficha Pgina comentada anteriormente.
c. Encabezado y pie de pgina

La ficha Encabezado y pie de pgina nos va a permitir personalizar aun ms nuestros documentos impresos
ofrecindonos la posibilidad de incluir como encabezado o pie de pgina de cada hoja impresa informacin referente al
nmero de pgina, nombre del libro o de la hoja,...
Los encabezados y pie de pgina que definamos en este
cuadro van a pertenecer a la hoja activa en el momento de
realizar los cambios. Si queremos que estos cambios
afecten a ms de una hoja o al libro completo, deberemos
seleccionar el conjunto de hojas y luego acceder a la
configuracin de pgina.
nota: recordemos que para seleccionar varias hojas,
mantenemos pulsada la tecla <Control> mientras en la
barra de hojas vamos marcando cada una de las hojas.
En la imagen anterior apreciamos que aparecen dos
botones: Personalizar encabezado... y Personalizar
pie de pgina... Si hacemos clic en alguno de ellos, nos
aparecer un cuadro como el siguiente:
En ella apreciamos tres grandes cuadros que se corresponde

con la divisin que hace Excel de los encabezados y pies de
pgina: parte derecha, central e izquierda. Podemos
introducir en cada uno de ellos lo que consideremos
oportuno, tan slo debemos colocar el cursor en el cuadro
correspondiente y teclear.
En la parte superior aparecen una serie de iconos, que pasamos a comentar:
Formato del texto introducido. Marcamos el texto Comprobaremos que al introducir alguna informacin de las
pulsamos este botn y en el cuadro de dilogo, que antes comentadas, aparece un cdigo entre corchetes con el
nos ser familiar pues ya ha sido comentado, smbolo & delante.
definimos su formato
Nmero de pgina
Inserta, en el lugar en el que tengamos colocado el
&[Pgina]
cursor, el nmero de pgina
&[Pginas] Nmero total de pginas
Inserta, en el lugar en el que tengamos
colocadoFecha
el de impresin
&[Fecha]
cursor, el nmero total de pginas
&[Hora]
Hora de impresin
Inserta la fecha en la que el documento fue impreso
&[Archivo] Nombre del libro
Inserta la hora en la que el documento fue impreso
&[Etiqueta] Nombre de la hoja
Inserta el nombre del libro
Inserta el nombre de la hoja
Cuando pulsemos en Aceptar y regresemos

Configurar pgina, veremos el resultado definitivo.
Podremos personalizar la impresin de nuestros documentos incluyndoles Encabezado y pi de pgina.
d. Hoja
La ficha Hoja tiene las siguientes opciones:
rea de impresin
Si en su momento definimos el rea de impresin del modo en que se
coment anteriormente, aqu aparecer el rango de celdas que lo componen.
al
cuadro
En el caso de no haberlo hecho, y deseemos definir un rea de impresin, en el cuadro de edicin del rea de impresin
introduciremos el rango de celdas correspondiente.
Esta operacin la podemos llevar a cabo pulsando en el botn Selector de rangos
, tras lo que el cuadro de dilogo
queda reducido al cuadro de edicin sobre el que trabajamos, permitindonos una mayor visibilidad de la hoja de clculo para
seleccionaremos las celdas que deseemos imprimir. Si directamente nos dirigimos a la hoja de clculo y seleccionamos un
rango, comprobaremos que el cuadro tambin se reduce.
En el caso de seleccionar filas y/o columnas completas, as como si no seleccionamos ningn rea de impresin, Excel
imprimir hasta la ltima fila y/o columna que tenga datos o sobre la que hayamos aplicado algn formato.
Imprimir ttulo
Si la hoja que vamos a imprimir es de grandes dimensiones, Excel la dividir en partes ms pequeas y las distribuir en
varias hojas. Esta divisin puede tener el inconveniente de que los ttulos con los que se identifica a filas y columnas
aparecern en la primera pgina, pero dejarn de parecer en el resto de hojas en las que Excel ha dividido la original.
En esta seccin podemos definir filas o columnas como ttulos , de modo que siempre aparezcan en todas las pginas.
Para ello, activaremos el cuadro de texto correspondiente (situamos en cursor dentro del mismo), y seleccionamos la fila o
columna, bien directamente o bien utilizando el botn selector de rangos si el cuadro de dialogo no nos permite ver con
claridad la hoja.
Tras definir como ttulos las filas y/o columnas podemos comprobar que ha definido un nombre en la hoja de clculo,
Ttulos_a_imprimir, que hace referencia a este rango y que se define como local a la hoja de clculo.
Imprimir
En esta seccin podremos definir otros elementos relacionados con la impresin:
Lneas de divisin: Por defecto est siempre activa, lo que har que todas las lneas entre celdas se impriman. Si en
nuestra hoja hemos dado formato a bordes o hemos incluidos sombreados, puede que nos interese desactivar esta opcin
para conseguir el efecto deseado.
Blanco y negro: Permite convertir los formatos de colores que aparecen en la hoja de clculo a blanco y negro. Ser
recomendado en el caso de que disponiendo de colores en la hoja, la impresora utilizada sea de blanco y negro.
Calidad de borrador: Permite imprimir la hoja de una forma ms rpida pero con menor calidad.
Ttulos de filas y columnas: Esta opcin hace que se impriman los nmeros y letras identificadores de filas y columnas.
Comentarios: Permite imprimir los comentarios incluidos en la hoja. En el desplegable se puede elegir entre: Al final de la
hoja o Como en la hoja.
Orden de las pginas

Cuando los datos de la hoja de clculo no se ajusten a una pgina, esta opcin permite controlar el orden en el que se
numerarn e imprimirn.
Las series son interesantes en caso de un uso permanente de esa informacin.
TEMA 7. CONFIGURACION Y PERSONALIZACIN

1. Configuracin
Configurar las preferencias de la aplicacin en Excel nos va a permitir entre otras cosas cambiar el nombre del usuario en
los documentos y modificar los directorios o carpetas por defecto al abrir y guardar los libros de hojas de clculo.
Al hacer click sobre esta opcin se nos abre la ventana Opciones, en la cual
podemos seleccionar las distintas fichas o pestaas para modificar las preferencias.
Modificar el nombre de usuario

Para modificar el nombre de usuario que aparecer por
defecto al crear un documento nuevo, seleccionamos la ficha
General
Podemos modificar en esta ficha el nombre de usuario en la

caja de texto y finalmente pulsaremos el botn Aceptar para
grabar los cambios.
Modificar los directorios/carpetas por defecto

Para modificar los directorios/carpetas por defecto al abrir y
guardar documentos seleccionaremos la ficha General
Podemos modificar tanto la ubicacin predeterminada del

archivo como la carpeta en la cual se abrirn al inicio todos
los archivos.
Modificar el nmero de hojas del libro

Para modificar el nmero de
seleccionaremos la ficha General
hojas
del
libro
Vemos por tanto, que un libro puede contener varias

hojas, y cada una de estas hojas la podemos utilizar
para lo que mejor nos convenga. Por ejemplo,
podramos decir que el libro es como una carpeta en la
que nosotros guardamos documentos de varios tipos:
facturas, recibos, contratos,... que en nuestro caso
sern cada una de las hojas.
Podemos modificar en esta ficha varias opciones ms
como pueden ser el tipo de fuente estndar, el tamao
predeterminado de la misma y otras opciones de
configuracin.
2. Personalizar
Personalizar las preferencias de la aplicacin en Excel nos va a permitir configurar las barras de herramientas y comandos
que proporciona la herramienta que estamos estudiando.
Para poder realizar estas tareas accedemos al Men Herramientas >> Personalizar .
a. Personalizar las Barras de herramientas

Para aadir las barras de herramientas, seleccionamos la ficha Barras de herramientas
Entre otras opciones, podemos crear

nuestras propias barras de herramientas,
cambiarle el nombre a una barra de
herramienta ya creada y hasta eliminar una
barra de herramienta determinada. Desde el
botn Adjuntar podremos relacionar una
barra de herramientas personalizada con un
libro.
b. Personalizar los botones de Comando

Para aadir botones de Comando a las barras de herramientas, seleccionamos la ficha Comandos
Podemos decidir qu botones se agregarn o eliminarn de las

barras de herramientas, e incluso personalizar las barras de
mens seleccionando aquellos comandos que formarn parte de
nuestro men personalizado.
Por ltimo, en la ficha Opciones podremos configurar aspectos
relativos a la apariencia de las barras de herramienta y de los
comandos: iconos ms grandes, mostrar mens completos
pasados unos segundos e incluso establecer animaciones de
mens.
3. Los botones de comando y las macros

Una de las opciones que nos permiten realizar una personalizacin ms afinada de nuestro entorno de trabajo es
el crear nuestros propios botones de comando, asignndole nuevas acciones definidas por nosotros mismos. Estas
acciones son lo que denominamos macros.
Para poder realizar estas tareas accedemos al Men Herramientas >> Personalizar. Luego en la opcin Comandos
seleccionamos la categora Macros.
Esta opcin nos permite crear nuevos botones de comandos y elementos

de men. Nos centraremos principalmente en los botones de comando y
como asignarle nuevas macros.
Basta con arrastrar el elemento Personalizar botn a cualquiera de las
barras de herramientas que dispone Excel para crear un nuevo botn de
comando.
Si obtenemos el men contextual del botn que acabamos de aadir podremos obtener muchas opciones de
personalizacin de su aspecto visual as como de la accin que realiza una vez se pulse.
Veamos algunas de las opciones de configuracin que se pueden

realizar sobre este botn de comando:
Nos permite indicar el nombre del
botn que acabamos de crear. Se
realiza desde la opcin "Nombre".
Modificar nombre
Encontraremos un grupo de opciones

Cambiar la imagen a que nos permite cambiar, copiar o
mostrar
incluso modificar el icono que se
muestra.
Podemos indicar que el botn solo
Cambiar el texto a
incluir informacin de texto, o una
mostrar
mezcla de texto con imgenes.
Asignacin
acciones
de
Asignaremos dos tipos de accin, la

de apertura de un hipervnculo o la
asignacin de macro.
En nuestro caso nos centraremos en la asignacin de macro, mediante la opcin del men contextual Asignar
macro..". Esta opcin de men nos mostrar el siguiente cuadro de dilogo:
Desde
esta
ventana
podremos
seleccionar una de las macros que se
hayan definido previamente en nuestro
documento, en otros libros abiertos o
incluso en la plantilla de todo
documento Excel.
Una macro puede realizar cualquier
accin que nosotros mismos podamos
realizar sobre Excel.
Respecto a la creacin de nuevas
macros veremos un apartado dedicado
exclusivamente a ello.
Para asignar la macro a nuestro botn
solo tendremos que seleccionarlo de la
lista que se nos muestra en el cuadro
de dilogo Asignar macro y finalmente
pulsar el botn aceptar.
De esta forma tendremos nuestro botn predefinido. Veamos un ejemplo el cual crea un botn de comando con una
macro definida en nuestro documento que se encarga de seleccionar todas las celdas de un solo paso.
TEMA 8. TRABAJO CON ARCHIVOS

1. Creacin de documentos nuevos. Plantillas y asistentes
Cuando se inicia Excel 2003, aparece una pantalla con una serie de opciones a elegir en funcin de las necesidades del libro
que vayamos a crear.
Para poder realizar estas tareas accedemos al Ver >> Barras de Herramientas >> Panel de Tareas .
Podremos elegir entre varias opciones:
Libro en blanco: Se crear un libro vaco, listo para empezar a ser modificado por
nosotros.
A partir de un libro ya existente: Si ya tenemos un libro que hemos diseado con
anterioridad y lo tenemos guardado en nuestro PC, entonces podremos utilizarlo
para crear nuestro nuevo documento.
Plantillas de Excel: Son libros predefinidos e instalados en Excel que pueden se
utilizados para dar formato a nuestros nuevos libros.
Por ejemplo, imaginemos que tenemos un libro ya diseado por nosotros guardado en nuestro ordenador. Para abrirlo, lo
buscaramos en nuestras carpetas y seleccionaramos el documento en cuestin, como se muestra en las siguientes
imgenes:
Una vez creado el libro, tanto si lo hemos creado vaco,

a partir de un libro ya diseado por nosotros o una plantilla
de Excel, pasaremos a utilizarlo como herramienta de
trabajo.
Existen distintas opciones para crear un libro nuevo.
2. Creacin, modificacin y eliminacin de plantillas

En este apartado aprenderemos a crear nuestra propia plantilla a partir de una de las plantillas predefinidas en Excel 2003.
Modificaremos sus caractersticas y la guardaremos como una plantilla nueva. Por ltimo, veremos cmo borrar una
plantilla.
Creacin de una Plantilla
Existen muchas plantillas predefinidas para Excel, algunas se encuentran instaladas en la herramienta y muchas otras son
asequibles a travs de la red de Internet.
Para poder realizar estas tareas accedemos al men Ver >> Barras de Herramientas >> Panel de Tareas . Al seleccionar
la opcin En mi PC.., se nos mostrar una lista con todas las posibles plantillas que podemos utilizar.
Vamos a elegir una de ellas, por ejemplo Amortizacin de

prstamo:
El siguiente paso consistira en modificar la plantilla para que se ajuste a nuestras necesidades. Las plantillas predefinidas de
Excel estn protegidas, para desprotegerlas hemos de utilizar la opcin Herramientas >>Proteger >> Desproteger
Hojas.
Por ejemplo, imaginemos que tenemos una plantilla ya diseada por nosotros guardado en nuestro ordenador. Para abrirlo, la
buscamos en nuestras carpetas y seleccionamos el documento en cuestin, tal y como se muestra en las siguientes
imgenes:
Tanto si hemos abierto una plantilla predefinida en Excel o una de nuestra propia cosecha, a veces nos surge la necesidad de
realizar diversos cambios para adaptarla a nuestras nuevas necesidades. En el siguiente punto veremos con ms
detenimiento cmo realizar estas modificaciones.
Por ltimo, guardaremos la nueva plantilla, de esta forma podremos volver a utilizarla cuando lo creamos oportuno. Para
poder salvar la plantilla accederemos a Archivo >>Guardar como... y seleccionamos la opcin Plantilla de Excel (*.xlt).
La carpeta de guardado que se propone de forma predeterminada es la

carpeta Templates. Esta carpeta est localizada en la carpeta de nuestro
ordenador. Si modificamos la carpeta de almacenamiento indicada no se podr usar como plantilla, slo podremos abrirla.
Modificacin de una Plantilla
Las plantillas predefinidas en Excel pueden modificarse, pero primero tendremos que desprotegerla.
Para ello, accedemos al men Herramientas >> Proteger y marcamos la opcin
Desproteger hoja... .
Vamos a personalizar nuestra plantilla: aadiremos el logotipo y el nombre de
nuestra empresa. Una vez que hayamos configurado la plantilla a nuestro gusto
podemos guardarla para poder reutilizarla en un futuro.
Eliminacin de una Plantilla

Para eliminar una plantilla, accedemos al men Ver >>
Barras de Herramientas >> Panel de Tareas.
Seleccionamos la plantilla que queremos borrar y pulsamos
el botn derecho del ratn.
Elegimos la opcin Eliminar del submen que nos aparece
en pantalla y aceptamos la opcin.
3. Modos de visualizacin de un libro. Ventanas y paneles

Vamos a estudiar a continuacin los distintos modos de visualizacin que nos ofrece Excel a la hora de trabajar con
los libros. En concreto, estos modos de visualizacin nos permitirn estructurar la informacin de diversas formas:
Clonando el contenido en nuevas ventanas del mismo libro
Estructurando una hoja de clculo en diferentes paneles.
a. Uso de ventanas
La apertura de nuevas ventanas sobre un mismo libro Excel nos permitir visualizar simultneamente distintas zonas
del mismo libro, permitiendo en cada una de ellas una navegacin independiente.
Para crear una ventana del libro que tenemos actualmente seleccionado
hemos de utilizar la opcin Nueva ventana dentro del men Ventana.
Al realizar este paso repetidas veces vamos acumulando el nmero de
ventanas que muestra la informacin del mismo libro.
Podemos seleccionar cada una de las distintas ventanas en el men
Ventana, al final. Se pueden reconocer las ventanas del mismo documento
dado que siempre se antepone el nombre del libro, seguido de ":" y el
nmero de ventana.
Mediante la opcin Ventana>Organizar podremos acceder al men contextual
de organizacin de ventanas que modifica la disposicin de estas en pantalla.
De esta forma podemos cambiar entre las organizaciones ms conocidas en
todas las aplicaciones Windows: mosaico, horizontal, vertical y cascada.
La opcin que comnmente se utiliza al disponer de mas de una ventana del mismo libro
es "comparar en paralelo con", la cual nos muestra dos ventanas del mismo libro en una
disposicin horizontal tal como aparece en la siguiente imagen.
Tambin
tendremos
una
barra
de
herramientas
asociada a este tipo
de vista que nos
permite:
Desplazamiento sincrnico: De esta forma
al movernos en el scroll de una de las
ventanas, la otra ventana cambia al
unsono.
Reestablecer
las
posiciones
de
las
ventanas:
Si
hemos
cambiado
la
disposicin de las ventanas, mediante esta
opcin se vuelve a quedar con sus valores
por defecto.
Cerrar la vista en paralelo: Cierra este tipo de vista.
Finalmente nos quedan las opciones de ocultar y mostrar, a nivel de ventana. Es decir, podemos decidir cuales de
las ventanas actuales son visibles o no desde el men ventana.
b. Uso de paneles
De la misma forma que hemos podido crear distintas vistas de un mismo libro por medio de las ventanas Excel,
podemos crear divisiones que afectan solo a la hoja de clculo que estamos visualizando. En este caso la opcin a
utilizar es la de paneles.
Los paneles se activan desde la
opcin Ventana>dividir, la cual
crea un corte horizontal y otro
vertical coincidiendo su corte con la
celda que habamos seleccionado en
ese preciso instante.
Esto divide nuestra hoja de clculo en

4 zonas diferenciadas, a las cuales
las denominamos paneles, de forma
que cada una muestre la misma
informacin pero con una navegacin
independiente. Esto nos permitir
visualizar distintas zonas de una hoja
de clculo extensa simultneamente.
paneles.
Este tipo de divisin depende de qu

seleccin
se
realice
sobre
el
documento. Podemos hacer una
nica
divisin
horizontal
u
vertical si solo tenemos seleccionada
la fila o columna por la cual
queremos crear la divisin de los
El tamao de cada uno de estos paneles se puede modificar pulsando con el ratn y arrastrando las guas de divisin.
Esta opcin se puede desactivar mediante la opcin de men Ventana>Inmovilizar paneles. Estas quedaran de la
siguiente forma:
TEMA 9. USO AVANZADO DE FORMULAS

1. Referencias absolutas, relativas y mixtas
En el apartado dedicado a la introduccin de datos se realiz una primera aproximacin al concepto de las referencias en
Excel. Trataremos ahora este tema con algo ms de detalle.
a. Referencias relativas
El principal problema al que nos enfrentamos al hacer uso de las referencias es que stas cambian cuando se colocan en
otras localizaciones, por ejemplo cuando hacemos un copiar y pegar. Esto lo podemos comprobar en el siguiente ejemplo:
Tenemos la siguiente hoja de clculo que nos va a permitir
personalizar facturas de una forma rpida y cmoda:
En una hoja como sta, seran datos a introducir cada vez

que preparamos una nueva factura, los precios de los
materiales y las horas de dedicacin, el resto de clculos los
debera realizar la propia hoja de forma automtica.
Por ejemplo, en la columna Importe Mano de Obra, y para la

reparacin del Cap, Celda E7, deber aparecer el valor
resultante de multiplicar los valores de la celda que indica el
precio de la mano de obra, celda B7, por el nmero
correspondiente de horas, celda D7. Obtendramos:
Podemos apreciar que obtenemos el resultado correcto, y
teniendo activa la celda en cuestin, E7, en la barra de
frmulas queda reflejada la frmula de la que se obtiene
dicho resultado.
Si para calcular los importes de la mano de obra en los otros
dos conceptos restantes, copiamos la celda E7 y la pegamos
(segn se ha visto en apartados anteriores) en las dos celdas
correspondientes, E8 y E9, comprobaremos que el resultado
obtenido es correcto:
Si activamos alguna de las dos celdas en las que hemos

realizado el pegado: E8 o E9, en la barra de frmulas
comprobaremos que dicha frmula no es la misma que
copiamos de la celda E7.
Esto se debe a que Excel est utilizando lo que se conoce como Referencias Relativas, y que hace que al cambiar de
localizacin, todas las referencias que aparecen se modifican en relacin al desplazamiento.
Esto se puede interpretar de dos maneras:
Se podra decir que si por ejemplo desplazamos la celda origen 3 filas ms abajo y 2 columnas ms a la derecha,
las referencias que formen parte de la celda original, tambin se modificarn para apuntar a una celda que est 3
filas ms abajo y 2 columnas ms a la derecha.
Otro modo de interpretar las referencias relativas es pensar en que si en una celda aparece una referencia a otra,
sta se encontrar, por ejemplo, a 7 filas ms arriba y 4 columnas a la izquierda, con lo que si copiamos esta celda
en otra ubicacin, las referencias que contengan sern relativas a esa nueva ubicacin, en este caso 7 filas ms
arriba y 4 columnas a la izquierda.
Veamos un ejemplo:
En este caso, copiamos la celda D5, que contiene la
frmula =B5-C5 (es decir, elementos recibidos del tipo 1
menos los entregados) y la pegamos en las celdas D6, F12
y F13, para calcular cada uno de los resultantes. Podemos
comprobar que las frmulas se adaptan:
Para la que aparece en D6, nos hemos

desplazado una fila hacia abajo, con lo que en la
frmula original =B5-C5, todas las referencias se
desplazan una fila hacia abajo, obteniendo: =B6C6. Este es el calor correcto.
Para la celda F12, nos desplazamos 7 filas hacia
abajo y dos columnas a las derecha, con lo que la
frmula original =B5-C5 se convierte en =D12E12.
b. Referencias absolutas
El concepto de las referencias relativas nos va a facilitar muchas de las actividades que tendremos que realizar en Excel,
aunque tambin es cierto, que si no nos gastamos el debido cuidado, a veces puede suponer un inconveniente. Estas
situaciones se producirn sobre todo en los casos en que necesitemos hacer uso de las Referencias Absolutas, es decir
cuando necesitemos referenciar a una celda que no queramos que se desplace cuando hagamos, por ejemplo, un corta y
pega.
Veamos esto sobre un ejemplo y como esta situacin es
solventada por las Referencias Absolutas:
Supongamos que disponemos de la misma hoja de clculo
para crear facturas, pero con la diferencia de que ahora
prescindimos de la columna Precio de Mano de Obra y la
sustituimos por una casilla en la que reflejaremos dicho
precio:
En esta situacin, la frmula que incluimos en la celda E9

para calcular el importe ser =C5*D9.
Pero que ocurre si copio esta celda y la pego en las celdas

inferiores para calcular el precio de la mano de obra de los
otros conceptos, como hicimos anteriormente:
Pues que en este caso no obtendremos el resultado deseado.

Si recordamos, al desplazar la celda una y dos filas
respectivamente haca abajo, las referencia contenidas en la
frmula tambin se desplazan una y dos filas hacia abajo. En
este caso, nuestra frmula original era =C5*D8, ha quedado
como =C6*D9 y =C7*D10. Si observamos atentamente, las
referencias D9 y D10 son correctas, pero las que apuntan a
C6 y C7 no tendran que haberse desplazado, tendran que
seguir apuntando a la celda que contiene el precio de la
mano de obra, la celda C5.
Existe una forma de decirle a Excel que una referencia quede
fija en una celda. Para ello delante de la letra de la columna y
delante del nmero de la fila se antepone el smbolo $.
En nuestro caso, la frmula que tendramos que colocar en la celda E8 sera =$C$5*D8
Al copiar y pegar esta frmula en otras celdas, la referencia a la celda C5 permanecer inamovible, mientras que la D8 ser
relativa a la localizacin en la que estemos.
c. Referencias mixtas
Las referencias mixtas son aquellas que mantienen fija la columna y relativa la fila, o viceversa.
Veamos un ejemplo en el que sera necesario hacer uso de referencia mixtas. Se trata de una hoja que nos informara
como evoluciona una inversin. Tenemos tres variables: el nmero de acciones, valor en euros del dlar y precio de cada
accin.
Cada celda de la tabla contendr el resultado, en dlares, del valor de nuestra inversin, y se obtiene mediante la siguiente
expresin:
=(N acciones) * (Valor de la accin en ) * (relacin de cambio $/)
La frmula empleada para ello en la celda C8 ser:
=$E$4*$B8*C$7
Creamos una referencia Absoluta al nmero de

acciones.
Creamos una referencia mixta al precio del dlar ya

que: al movernos hacia la derecha, tenemos que
dejar fijo ese valor y no desplazarnos de columna.
Esto se consigue en $B8, con el smbolo $ delante
de la B (referencia absoluta a la columna). Pero
tenemos que permitir el desplazarnos hacia abajo
para ir cogiendo los sucesivos valores 0,90; 0,95;
1,00;... y para ello delante del nmero de fila no
colocamos nada (referencia relativa a la fila).
Con el valor de la accin, C$7, ocurre igual: fijamos

la referencia a la fila y hacemos relativa la columna.
Todo esto que acabamos de ver sobre las referencias, ser igualmente aplicable cuando tratemos ms adelante el tema de
las funciones.
Las referencias resultarn muy tiles cuando queramos realizar operaciones repetidas en rangos de celda diferentes.
2. Funciones de Excel
Frmulas sencillas
Las frmulas ms sencillas que podemos crear en Excel son las operaciones aritmticas de suma, resta, multiplicacin
y divisin.
Para insertar una frmula de este tipo en Excel, hemos de seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda en la que queremos introducir la frmula
2. Escribir el signo =
3. Escribir la frmula que queremos introducir. Cmo?. Ponemos cuatro ejemplos que corresponden a cada operacin
aritmtica que hemos citado:
a. =4+5 (suma)
b. =9-8 (resta)
c. =6*5 (multiplicacin; en Excel, el asterisco es el smbolo de la multiplicacin)
d. =9/3 (divisin; en Excel, la barra invertida / es el smbolo de la divisin)

4. Aceptar con el INTRO
Estas frmulas las podemos hacer introduciendo directamente los nmeros que queremos calcular o mediante
referencias a otras celdas
a. Funciones
De la misma forma que con las formulas sencillas podemos hacer uso de las funciones de Excel. Una funcin de Excel
es un proceso de clculo predefinido en el sistema que permite hacer operaciones mas avanzadas que las de suma,
resta, multiplicacin divisin o conjunto de estas.
La funcin devuelve siempre un resultado frente a unos parmetros de entrada, de forma que sigue la siguiente
estructura:
nombreFuncion(parametro1; parametro2; parametro3;...)
Los parmetros y el nombre de la funcin dependern de
la naturaleza de esta. Existen muchos tipos de funciones
predefinidos en Excel. Se puede acceder a ellos desde el
cuadro de dilogo Buscar funcin al cual accedemos
pulsando el botn Fx de la barra de frmulas:
Funcin Suma
La suma es una de las operaciones ms utilizadas en una
hoja de clculo. Por ello Excel dispone de un botn en la
barra de herramientas que directamente permite realizar la
suma de un conjunto de celdas. Excel observar la
distribucin de los datos, y en funcin de sta, propondr el
rango de celdas a sumar.
En el caso que exponemos a continuacin, si en la celda C22
quisiramos colocar la suma de la columna, directamente
podramos activar esa celda y pulsar el botn de autosuma.
Vemos en la imagen como Excel intuye esta operacin.
Si en nuestro caso quisiramos realizar la autosuma en

varias columnas, podramos ir repitiendo el proceso anterior
en cada una de ellas. No obstante, es ms inmediato
seleccionar rango que abarca a todas las columnas y luego el
botn autosuma, con lo que Excel calcula los totales de forma
automtica y los sita en la celda correspondiente de la fila
Tambin se podra haber hecho esto, seleccionando las celdas

en las que quisiramos colocar los resultados y seguidamente
pulsar el botn autosuma. Excel automticamente colocar
en cada una de las celdas el valor de la suma de las que se
encuentran en la parte superior de cada columna:
Ahora que ya hemos visto como realizar la AUTOSUMA,

vamos a complicar un poco el tema de las frmulas,
creando las nuestras sin la ayuda de ningn asistente.
b. Funciones promedio, mnimo, mximo y contar

Para calcular el promedio, el mnimo, el mximo o contar cuntos nmeros tenemos en una misma fila o columna
podemos realizarlo de dos maneras posibles: utilizando el icono autosuma o bien escribiendo directamente la frmula
en la barra de frmulas.
1.
Con el icono Autosuma
Seleccionar el rango de celdas en las

que queremos realizar los clculos
anteriores
Pinchar la flecha que aparece al lado
del icono y aparece un listado con estas
frmulas
Seleccionar la que ms nos convenga e
INTRO
2.
Escribiendo la frmula directamente en la barra de frmulas
Promedio: PROMEDIO(rango de celdas a las que queremos aplicar esta frmula). Por ejemplo:
PROMEDIO(B1:B7)
Mnimo: MIN(rango de celdas)
Mximo: MAX(rango de celdas)

Contar: CONTAR(rango de celdas)
Hemos de tener en cuenta que Excel contabiliza aquellas celdas vacas como si tuvieran valor 0 cosa que va influir en
los clculos anteriores. Para que Excel no los tenga en cuenta, la frmula a utilizar ser la siguiente, por ejemplo:
=PROMEDIO(IF(A2:A7<>0, A2:A7,""))
La operacin Suma es la ms frecuente y fcil de utilizar. Excel proporciona muchas ms funciones.
3. Rangos con nombre

Definir nombres
Los nombres se van a utilizar para identificar celdas o grupos de celdas en la hoja de clculo. As mismo podrn ser
utilizados para identificar matrices, valores constantes o frmulas.
Podrn ser utilizados dentro frmulas o funciones para hacer referencias a celdas, que a todos los efectos sern como
referencias absolutas. Todo esto nos facilitar en gran medida el uso y diseo de hojas de clculo.
Estudiaremos estos conceptos con la ayuda de un
ejemplo.
Vamos a proceder a definir un nombre para la celda
en la que se encuentra el valor del IVA. Para ello
activamos en primer lugar esa celda, C8. Acudimos al
men Insertar y seleccionamos el comando Nombre, en
el segundo desplegable aparecen las posibles opciones:
Definir, Pegar, Crear y Aplicar. Puede que alguna de ellas
aparezca en gris, eso quiere decir que en este momento
no estn disponibles. De entre estas opciones
seleccionamos Definir, tras lo cual nos aparecer un
Si la celda que se encuentra a la izquierda o encima de la seleccionada tiene algn texto, ste ser sugerido como nombre en
este cuadro de dilogo. Si el texto contiene varias palabras separadas por espacios, Excel las unir con signos de subrayado,
por ejemplo Mano de obra pasar a ser Mano_de_obra. Si el nombre sugerido por Excel es el que deseamos agregar haremos
un clic en el botn Agregar. Si deseamos otro nombre, podemos borrar el que aparece y en su lugar colocar el que nos
interese. Tras esto tan slo tendramos que pulsar en agregar.
En el cuadro central irn apareciendo todos los nombres que se vayan definiendo.
Nombres globales y nombres locales
Los nombres globales son aquellos que se refieren a todo el Libro y los nombres locales, slo estarn disponibles en la hoja
de clculo en la que han sido definidos.
Excel por defecto, al definir un nombre, lo hace globalmente para todo el libro. Eso lo podemos apreciar en el cuadro anterior
en la seccin "Se refiere a:" en la que podemos apreciar:
=Hoja1!$C$8
que especifica la hoja concreta en la que se encuentra la celda C8 (podemos apreciar los signos $ que indican que sta
aparece referenciada absolutamente)
Si nicamente quisiramos disponer de una referencia local, deberamos eliminar el identificador del nombre de la hoja
quedando:
=!$C$8
De este ltimo modo, el nombre definido tan slo sera accesible desde la propia hoja en la que se ha creado.
Pegar nombres
Una vez tenemos definido un nombre, podemos pasar a utilizarlo, para ello, cuando llegue el momento de referenciar a la
celda en cuestin, utilizamos el comando Nombre >> Pegar del men Insertar, y en la ventana que nos muestra la relacin
de nombres definidos en la hoja seleccionamos el que nos interese y pulsamos Aceptar
Otra forma de hacer esto mismo sera, teclear directamente el

nombre asociado a la celda a la que queremos referenciar. Por ejemplo
As mismo, para facilitarnos ms el trabajo, a la izquierda de las

barra de frmulas tenemos la casilla de referencia, que posee
un desplegable en el que aparecern todos los nombres
definidos en la hoja, y que podemos seleccionar en cualquier
momento, seleccionndose de este modo la celda en cuestin.
Se pueden usar los nombres en las funciones.
Aplicar nombres a celdas referenciadas.

En ciertas ocasiones puede que deseemos definir nombres para celdas a las cuales ya estamos realizando
referencias. Una solucin sera definir el nombre y luego ir buscando las celdas en las que se encuentra la referencia y
cambiarla por el nombre definido. Para evitarnos todo esto, Excel permite reemplazar todas las referencias a celdas por
los nombres, una vez que hayamos definido stos.
Para ello, tan slo tendremos que seleccionar la zona o las zonas de la hoja en las que hayamos utilizado referencias a la
celda que acabamos de nombrar. En caso de desconocerlo, seleccionaremos toda la hoja. Posteriormente, Seleccionaremos la
opcin Aplicar, y un cuadro nos mostrar los nombres que queremos aplicar y que sustituirn a las referencias que se
encuentren hasta ese momento.
En nuestro ejemplo, si en primer lugar definimos los nombres para el IVA y para Mano_de_obra posteriormente decidiramos
hacer la sustitucin en la hoja de clculo, obtendramos
Podemos aplicar ms de un nombre a la vez. Para ello tan slo debemos

seleccionar los que nos interesen y pulsar el botn aceptar. Recordemos
que para seleccionar ms de un elemento, debemos mantener pulsada la
tecla <Control> mientras que con el ratn realizamos la seleccin.
Podremos reemplazar nombres de celdas por sus referencias.
4. Funciones de bsqueda y condicionales

Funciones condicionales
La funcin condicional por excelencia es la funcin SI. En este punto vamos a estudiar el formato de esta funcin y cmo
trabajar con ella.
La funcin SI
La funcin SI se utiliza siempre y cuando necesitemos un resultado condicionado por unas caractersticas que debemos
marcar.
Existen 3 tipos de sentencias condicionales:
Si deben cumplirse varias condiciones en el tiempo: =SI(Y(cond1;cond2;...;condn);accin a realizar si se

cumplen las n condiciones; accin a realizar si al menos una de las condiciones no se cumple)
Si al menos una de las condiciones es verdad: =SI(O(cond1;cond2;...;condn);accin a realizar si al menos
una condicin se cumple; accin a realizar si no se cumple ninguna condicin)
Si hay varias condiciones anidadas: =SI(cond1;accin si VERDADERO; SI(cond2; accin si VERDADERO;
SI(cond3;accin si VERDADERO; accin si FALSO)))
Por ejemplo, si queremos calcular una suma dentro de un rango de celdas siempre y cuando esta suma de menor o igual de
100. Si el nmero es superior, podemos especificar o que no aparezca ningn valor o un mensaje que nosotros establecemos
en la misma frmula.
Veamos un ejemplo, para que sea ms claro.
Imaginaos que queremos establecer una funcin SI en la siguiente hoja de clculo:
La condicin que queremos es que si el nmero que hay en la celda es superior a
100 aparezca el texto superior a 100 mientras que si el nmero es inferior a 100
aparezca inferior a 100
La funcin ser la siguiente: =SI(A1>100;"superior a 100";"inferior a 100") y
sucesivamente en las siguientes filas cambiando las referencias. El resultado debe
ser el siguiente:
a. Funciones de bsqueda
A continuacin se presenta una tabla en la que se recoge una lista con la mayora de las funciones de bsqueda que nos
proporciona Excel, mostrando su sintaxis y ofreciendo una breve descripcin de su funcionalidad.
Categora
Sintaxis
Descripcin
AREAS(ref)
Devuelve el nmero de reas de una

referencia. Un rea es un rango de celdas
contiguas o una celda nica.
BUSCAR(...)
Devuelve valores de un rango de una columna

o una fila o desde una matriz.
Bsqueda y
referencia
Busca en la primera fila de una tabla o matriz

BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar:en;indicador_filas;ordenado
de valores y devuelve el valor en la misma
)
columna desde una fila especificada.
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;...)
Busca un valor en la columna a la izquierda de

una tabla y devuelve un valor en la misma fila
desde una columna especificada. De forma
predeterminada, la tabla se ordena de forma
ascendente.
COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada;tipo_de_coincidencia)
Devuelve la posicin relativa de un elemento

en una matriz, que coincide con un valor dado
en un orden especificado.
COLUMNA(ref)
Devuelve el nmero de columna de una

referencia.
COLUMNAS(matriz)
Devuelve el nmero de columnas en una matriz

o referencia.
DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)
Devuelve una referencia a un rango que es un

nmero especificado de filas y columnas de
una celda o rango de celdas.
DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja)
Crea una referencia en celda en forma de texto

una vez especificados los nmeros de fila y
columna.
ELEGIR(nm_ndice;valor1;valor2;...)
Elige un valor o una accin de una lista de

valores a partir de un nmero de ndice.
FILA(ref)
Devuelve el nmero de fila de una referencia.
FILAS(matriz)
Devuelve el nmero de filas de una referencia

o matriz.
HIPERVINCULO(ubicacin_del_vnculo;nombre_descriptivo)
Crea un acceso directo o salto que abre un

documento guardado en el disco duro, en un
servidor de red o en Internet.
INDICE(...)
Devuelve un valor o la referencia a un valor de

una tabla o rango.
INDIRECTO(ref;a1)
Devuelve una referencia especificada por un

valor de texto.
TRANSPONER(matriz)
Devuelve un rango vertical de celdas como un

rango horizontal, o viceversa.
La funcin SI es la funcin condicional ms usada.
b. Formatos condicionales
El formato condicional permite dar formato a las celdas de forma dinmica, es decir, que el formato no se aplicar hasta
que se cumplan unas condiciones. La ventaja de este proceso es que la verificacin del cumplimiento de las condiciones se
lleva a cabo en el tiempo de ejecucin.
En la ventana de dilogo del formato condicional encontraremos los siguientes elementos:
Valor de referencia: En esta casilla se indica de donde se quiere tomar el valor que se ha de cumplir en la
condicin.
Condicin: Es el valor que debe cumplir el punto anterior. Si en la casilla Valor seleccionamos la opcin Frmula,
Excel entiende que la condicin en igual a; si por el contrario, el dato se obtiene de la propia celda, entonces
tendremos todas las combinaciones que seamos capaces de generar.
Valor objetivo: Es el valor que dispara la accin. Puede ser un rango de valores.
Formato: Aspecto que presentar la celda que cumpla la condicin.
Si seleccionamos un rango de celdas antes de establecer el formato condicional, estaremos aplicando dicho formato a todas
las celdas que forman parte de ese rango.
El botn Agregar nos permite aplicar ms de un formato
condicional a la misma celda o al rango de celdas que hemos
seleccionado.
El formato condicional permite aplicarle un formato

dinmico a una o a un rango de celdas.
5. Auditar una hoja de clculo. Bsqueda y correccin de errores

Excel posee un sistema de ayuda que nos avisar en el caso de que hubiera algn error en la sintaxis de la funcin.
En el caso de que el error fuese muy claramente identificable, Excel puede localizarlo y proponernos una posible solucin.
En este caso nos presentar un
Existe, por eso, un pequeo
listado de errores de los cules
Excel nos ofrece informacin
para solucionarlos.
Probablemente si nos aparece el siguiente smbolo significar que:
#Valor!: significa que algn valor no es adecuado para realizar esa funcin. Por ejemplo, uno de los valores es de
tipo texto.
#DIV/0!: no podemos realizar una divisin entre el valor 0 o entre una celda de valor vaco.
#NOMBRE?: probablemente tengamos algn error de sintaxis de la frmula. Debemos repasarla por si hay algn
espacio, nos hemos dejado alguna comilla o algo por el estilo.
#N/A!: hemos mal formulado la funcin bsqueda.
#REF!: en la frmula, hemos especificado una referencia a una celda, columna o fila, que probablemente ya no
exista.
#NUM!: en la frmula, el nmero al que hace referencia no da una expresin matemtica lgica o bien intenta
calcular un nmero muy grande.
#NULO!: significa que en algn momento de la frmula hacemos referencia a un conjunto de celdas que no existe.
En la mayora de ocasiones, los errores que
aparecen son stos.
Pero en otras ocasiones, no es tan fcil intuir el
posible error, con lo que Excel no nos ofrece
ninguna posible solucin, y nos mostrar un cuadro
como el siguiente:
Excel es capaz de detectar errores al utilizar la frmula.
TEMA 10.LISTAS Y BASES DE DATOS EN EXCEL

Estudiaremos las herramientas que incorpora Excel destinadas a la manipulacin de la informacin, ordenndola,
agrupndola, filtrndola e incluso calculando totales sobre subconjuntos de estos.
Tambin veremos distintos mtodos de aadir informacin, bien desde la incorporacin de formularios de datos as como a la
importacin de la informacin desde otros sistemas y bases de datos.
1. Ordenacin de listas
La ordenacin es una de las primeras operaciones que debemos conocer cuando se trabaja con un listado de valores.
Partiendo de una lista origen como la que se muestra en la imagen inferior, podremos seleccionar esta herramienta eligiendo
el elemento: Barra de Herramientas - Datos - Ordenar.
Al seleccionar esta operacin, se abrir un cuadro de
dilogo como el siguiente:
Podemos observar como este cuadro est compuesto de tres listas desplegables nombradas con los textos: "Ordenar por",
"Luego por" y "Luego por". Para cada una de las listas podemos seleccionar el nombre de un campo de nuestro listado y
marcar si deseamos ordenar los valores de modo ascendente o descendente. La zona inferior nos permite indicar si nuestra
lista contiene una fila con en el encabezamiento de cada una de las columnas.
Siguiendo con nuestro ejemplo, hemos decidido ordenar los datos de
modo que aparezcan ms arriba las filas que tengan en la columna
Curso valores ms pequeos. Para el caso de campos con contenido
texto, el criterio de mayor y menor lo marca el abecedario.
Posteriormente los datos se volvern a ordenar dependiendo del
contenido que tengan en la columna alumnos. Tras realizar estas
modificaciones el resultado ser el siguiente:
Podemos realizar una ordenacin ms detallada haciendo uso de las
opciones avanzadas que aparecen al pulsar sobre el botn
Opciones ..., que se encontraba en el cuadro de dilogo anterior.
En este nuevo cuadro, nos encontramos con un parmetro que nos permite ordenar los datos de nuestra lista atendiendo a
los valores de la lista personalizada que seleccionemos. Esto tendr sentido y efecto, siempre que el listado original contenga
elementos de dicha lista personalizada. Por ejemplo, podremos utilizar esta opcin cuando queremos ordenar el listado en
funcin a una columna Mes que contiene los valores de alguna lista predefinida. Con esto las filas que contengan el valor ene
quedarn sobre las que tengan abr; esto no sera posible con el criterio normal.
. Para ello simplemente debemos

seleccionar una columna y pulsar sobre uno de estos botones. De esta manera no podremos realizar ordenaciones
avanzadas pero suele ser muy prctico en muchas ocasiones.
De modo rpido tambin podemos ordenar la lista haciendo uso de los botones
2. Grupos y esquemas
Con los esquemas podemos cambiar el aspecto de nuestra hoja de clculo, mostrando la informacin ms o menos
detallada.
Existen dos modos para crear un esquema: de manera automtica o manual. Durante esta unidad crearemos un esquema
automticamente, y al final de la misma explicaremos brevemente el modo de creacin manual.
Para crear un esquema de modo automtico tenemos que tener en cuenta que nuestra tabla debe contener celdas con
frmulas que sean resumen de filas situadas a la izquierda o bien de columnas situadas por debajo . Esta
configuracin de celdas resumen y celdas detalle se puede modificar desde: Datos - Agrupar y esquema - Configuracin.
Nosotros usaremos el siguiente ejemplo:
Las celdas que tienen un color de relleno naranja son
resumen, en concreto son el promedio, de las tres que
tienen justo debajo. Por el contrario, las celdas con
relleno amarillo, son resumen de las filas que tiene a la
izquierda. Para crear un esquema automticamente a
partir de este ejemplo solo tenemos que seleccionar una
celda perteneciente a nuestra tabla y pulsar en Datos Agrupar y esquemas - Autoesquema.
Nuestra hoja quedar con el siguiente aspecto:
Todo esquema contiene una serie de niveles, (como
mximo 8), que nos sirven para contraer o expandir
nuestra hoja. Para manejarse por estos niveles, podemos
seguir los siguientes pasos:
Mostrar u Ocultar detalle.
Si queremos que la hoja nos muestre el mnimo

nivel de detalle, pulsaremos sobre el nmero 1
que encontramos en la parte superior izquierda
de nuestro ejemplo. Esto nos sirve tanto para
filas como para columnas. Si lo que queremos es
ms nivel de detalle, podemos ir usando el resto
de nmeros que nos aparecen, que coinciden con
la cantidad de detalles de nuestra tabla. Para
nuestro ejemplo, la hoja con el menor detalle
posible sera:
Ahora bien, si lo que queremos es manejarnos en

un mismo nivel, podremos hacer uso de los
recuadros
y
, abriendo y cerrando detalles
respectivamente.
Esto
mismo
tambin lo
podemos hacer seleccionando una celda en la fila
o columna resumen que se quiera mostrar u
ocultar, y ejecutar Datos - Agrupar y esquemas -
Como vimos ms arriba, podemos configurar el modo en que Excel reconoce las celdas detalle pertenecientes a una celda
resumen desde Datos - Agrupar y esquema - Configuracin. Pulsando este elemento se abre la ventana siguiente:
Desactivaremos la casilla de verificacin

Filas resumen debajo del detalle, si
las filas de resumen estn por encima
de las filas de detalle.
Si las columnas de resumen estn a la

izquierda de las columnas de detalle,
desactivaremos la casilla de columnas
resumen a la derecha del detalle.
La casilla
activaremos
estilos de esquema que se aplicarn automticamente al crear el esquema.
Estilos automticos la
si se desea establecer
Para borrar un esquema previamente creado, basta con seleccionar el comando Datos - Agrupar y esquemas - Borrar
esquema.
Por ltimo, vamos a ver como se crea un esquema de modo manual, que se suele usar cuando Excel no comprende la
organizacin de los datos. Para agrupar un conjunto de filas o columnas en un nuevo nivel de esquema debemos seguir los
siguientes pasos:
Seleccionaremos las filas o columnas que queremos agrupar debajo o a la izquierda de la fila o columna resumen.
Pulsar sobre elemento Datos - Agrupar y esquemas - Agrupar.
Para eliminar un nivel de esquema, seleccionaremos las filas o columnas con la informacin detallada y elegimos el elemento
Datos - Agrupar y esquemas - Desagrupar.
Veamos un ejemplo de lo visto hasta el momento, para ello pulsa el siguiente enlace:
Cuando tenemos detalles ocultos en un esquema, la hoja contiene la misma informacin, pero en distintos niveles. Esto es
bastante interesante cuando se combina con grficos, como ya veremos en la siguiente unidad.
3. Formularios de datos
Estudiaremos el funcionamiento de los formularios para listas que ofrece Excel. Estos formularios son una alternativa a la
introduccin, eliminacin y modificacin manual de la informacin de la lista. Para realizar estas operaciones debemos abrir el
cuadro de dilogo siguiente pulsando el sobre el elemento: Barra de herramientas - Datos - Formularios...
Podemos observar como el cuadro est compuesto por una serie de
botones (Nuevo, Eliminar, Restaurar, Buscar anterior,...) y una serie de
campos de texto (Curso, Ao, Mes, Alumnos, Tutor, Provincia). Cada uno
de los ttulos de estos campos de texto corresponden con las etiquetas
de cada una de las columnas de nuestro listado. Cuando se abre esta
herramienta, en los campos de texto nos aparecen los datos de la
primera fila de nuestro listado. Si queremos modificar la informacin de
alguno de los campos, simplemente debemos escribir en su rea de texto
el nuevo valor y automticamente se modifica en nuestra lista.
A continuacin veremos una descripcin de cada uno de los botones que contiene un formulario:
1.
2.
6.
Nuevo: Este botn nos permite insertar nuevos

registros a nuestra lista. Para ello deberemos
rellenar los campos de la parte izquierda y pulsar
la tecla Intro. Si al insertar un nuevo registro
usando el formulario, dejamos todos los campos
en blanco, nuestra lista no se ver afectada.
Eliminar: Realiza la eliminacin de la fila
correspondiente al registro seleccionado en el
formulario.
3.
Restaurar: Al abrir el formulario este botn

aparece desactivado. Su estado cambia cuando
realizamos modificaciones en un campo. Si no
estamos conformes con las modificaciones
realizadas sobre nuestro listado, pulsaremos este
botn para restaurar a los valores iniciales.
4.
Buscar anterior: Retroceder por la lista

mostrando el registro anterior cada vez que
pulsemos el botn.
5.
Buscar siguiente: En este caso, se mostrar el

registro siguiente cuando se pulse el botn.
Criterios: Usaremos este botn para realizar bsquedas en nuestro listado. Al pulsar este botn, el cuadro de
dilogo muestra el siguiente aspecto:
Ahora en los cuadros de texto deberemos insertar las condiciones de bsqueda, que provocarn el filtrado de nuestra lista.
Para colocar estas condiciones deberemos hacer uso de los operadores adecuados:
Operadores de comparacin
Caracteres comodn
7.
> (mayor), < (menor), = (igual), >= (mayor o igual), <= (menor o igual), <> (distinto).
* equivale con cualquier carcter un nmero no determinado de veces.
? equivale con un slo carcter en esa posicin.
Cerrar: Pulsaremos sobre este botn cuando terminemos con los cambios.
El uso de formularios suele ser muy til cuando se trabaja con listados de gran tamao, permitiendo bsquedas de registros
ms rpidas y una insercin y modificacin de los datos ms cmoda.
4. Subtotales
Cuando disponemos de listas cuyos valores contienen datos de tipo numrico, ser muy til hacer uso de la herramienta
Subtotales. Esta funcin permite calcular cantidades en funcin de los datos de nuestra lista. Debemos tener en cuenta que
estos clculos no modifican la informacin original. Cuando utilizamos subtotales, adems de realizar la operacin indicada,
los datos se presentan de forma esquematizada.
Para seleccionar esta herramienta elegimos el elemento:
Barra de Herramientas - Datos - Subtotales, abrindose el siguiente
cuadro de dilogo:
Lo primero que debemos hacer es indicar en el campo "Para cada

cambio en:" cual es la columna por la cual se har la agrupacin
principal. Para nuestro caso seleccionaremos Tutor, ya que deseamos
mostrar la Suma de alumnos para cada tutor.
Posteriormente elegimos la operacin que queremos aplicar a los
datos, en nuestro ejemplo seleccionaremos Suma.
Por ltimo, marcamos el campo que contiene los datos a sumar. En nuestro caso, la columna alumnos.
Las tres casillas de verificacin estn relacionadas con la presentacin de los datos:
Reemplazar subtotales actuales: sustituye los datos que se hayan generado con operaciones anteriores.
Resumen debajo de los datos: Para que los subtotales se muestren en la parte inferior de los datos en los que se
basa.
Salto de pgina entre grupos: Si marcamos esta casilla e imprimimos el archivo, se usar una hoja para representar
las filas y el subtotal asociado con ellas. Recomendado para grupos de gran tamao.
Para nuestro ejemplo, el cuadro de dilogo anterior quedar configurado de la

siguiente manera:
Y
el
resultado de dicha funcin es:
El resultado obtenido es completamente

correcto, pero la informacin se presenta de un modo un tanto confuso. Esto se puede evitar si realizamos una ordenacin
previa de la informacin. Aplicaremos a nuestro ejemplo una combinacin entre ordenacin y subtotales, siguiendo los
siguientes pasos:
Si lo que pretendemos es agrupar los datos

atendiendo al campo Tutor, ordenaremos la lista
en funcin a esta columna.
Posteriormente aplicaremos el clculo de
subtotales tal y como se coment anteriormente,
obteniendo el siguiente resultado:
Vemos como se ha creado un esquema, que contiene un

grupo por cada tutor. Para cada uno de los grupos aparece
en la parte inferior el total correspondiente a la suma de
alumnos.
Como se coment anteriormente, en los ejemplos

realizados en esta unidad, podemos comprobar como
haciendo uso de Subtotales, adems de realizarse
clculos sobre los datos, stos aparecen de forma
esquematizada.
5. Filtros. Autofiltros y filtros avanzados

El uso de filtros nos permite obtener, a partir de un listado de datos, un subconjunto de los mismos . Las filas
mostradas deben cumplir unos determinados criterios, y el resto quedarn ocultas.
Para realizar cualquier tipo de filtro, cada columna debe tener un rtulo. Podemos aplicar dos tipos de filtros: Autofiltro o
Filtro Avanzado.
Para comprender el uso de esta herramienta, usaremos el
siguiente listado como base de nuestro ejemplo:
Autofiltro: Es la manera ms rpida y sencilla de filtrar
nuestra tabla, usando criterios simples. Para aplicarle este
tipo de filtro, seleccionamos cualquier celda perteneciente al
listado, y pulsamos sobre el elemento: Datos - Filtro Autofiltro. Una vez hecho esto, nuestro ejemplo queda as:
Vemos como para cada rtulo de columna aparece una flecha

de autofiltro
. Al pulsar sobre este objeto se abre un
men desplegable con los posibles criterios de ordenacin.
Entre estos criterios encontramos:
1.- Orden ascendente y descendente: Estas dos opciones
reorganizan los rangos. Por ello, esto no corresponde con un filtrado. La diferencia es que ste ltimo se encarga de ocultar
las filas que no se quieren mostrar y el primero las muestra todas siguiendo un orden.
2.- Los valores que contiene dicha columna: En nuestro caso, para la columna Cursos, aparecen: MS Access 2003, MS
Excel 2003, MS PowerPoint 2003 y MS Word 2003 Avanzado. Esto ocurre con las dems columnas. Al pulsar sobre uno de
ellos, por ejemplo MS Excel 2003, nuestra tabla ocultar todos los datos que no cumplan con ese criterio, quedando la tabla
as:
Vemos que la flecha

perteneciente a Curso
aparece en azul, lo
que indica, que el
criterio de filtrado se
ha usado en esa
columna.
3.- Todas: Al pulsar sobre este elemento desaparecer el filtro que estuviera asociado a esa columna. Pasndolo a nuestro
ejemplo, que mostraba las filas relacionadas con los cursos de Excel, si ahora pulsamos sobre (Todas), volver a mostrar los
datos relacionados con todos los cursos.
4.- Diez mejores...: Este criterio podr aplicarse slo a columnas con valores numricos, debido a que esta opcin nos
mostrar el nmero de filas cuyos valores correspondientes a la columna por la que estamos realizando el filtro se encuentre
entre el rango que indicaremos en la ventana que se abre al pulsar sobre este elemento.
Para comprender esta definicin echaremos mano de nuestro ejemplo. Pulsaremos sobre la flecha de autofiltro
correspondiente al rtulo Alumnos y elegiremos la opcin (Diez mejores...). Hecho esto nos aparecer la siguiente ventana:
Vamos a mostrar las 6 filas con mayor nmero de alumnos. Para ello configuraremos la ventana que nos apareca con los
siguientes valores:
En el primer campo hay que indicar si queremos ver los valores superiores e inferiores. En nuestro caso
marcaremos superiores.
El siguiente campo sirve para indicar el nmero de elementos que se desea visualizar. Como queramos los 6 ms
elevados, seleccionaremos un 6.
Por ltimo, el tercer campo sirve para sealar si el nmero indica elementos o tanto por ciento. Nosotros elegimos
elementos.
Cuando terminemos de seleccionar estos valores pulsamos sobre Aceptar, y nuestro listado quedar con el siguiente aspecto:
En el ejemplo se observa que los

dos
valores
ms
elevados
corresponden con una cantidad
de alumnos igual a 26. El
siguiente valor ms alto es 25, y
por eso nos aparecen 5 cursos
con dicha cantidad de alumnos.
Nosotros buscbamos los 6 cursos con ms alumnos, pero al coincidir 5 cursos con el valor 25, Excel no puede ocultar
ninguno de stos.
Si por el contrario hubiramos
decidido que nos mostrara los 4
cursos con menor nmero de
alumnos, la tabla mostrara slo
4 filas, ya que, no existen ms
valores repetidos para la columna
Alumnos:
4.- Personalizar...: Este elemento nos da la posibilidad de usar un criterio algo ms personalizado. Al pulsar sobre el, se
abre el siguiente cuadro de dilogo:
Con esta ventana podemos combinar varios criterios, para
ello completaremos los diversos campos que sta nos
presenta:
El men desplegable de la parte superior izquierda

nos permite seleccionar un operador: es igual a, no
es igual a, es mayor que,....
El elemento que se encuentra justo a su derecha,
sirve para seleccionar entradas de esa columna.
Se puede seleccionar filas que cumplan ambos
criterios Y, o que cumplan uno de ellos O.
Podemos usar los caracteres "?" y "*" segn se indica en la ventana.
A modo de ejemplo, la imagen superior muestra los campos rellenados de manera que se filtren los tutores cuyo nombre
comience por " J " y terminen en " n ". As pues, por nuestro filtro slo pasar el tutor Juan Antonio Roldn, como se muestra
en la siguiente ilustracin:
Siempre podremos combinar criterios de filtrado en diferentes columnas, para obtener nuestro subconjunto de datos
deseado.
Filtro avanzado...: El listado ser filtrado mediante criterios ms complejos. Esta opcin no mostrar listas desplegables
como lo haca el autofiltro, sino que hace uso del concepto Rango.
Un rango de criterios ser un grupo de celdas formado por una fila de rtulos de criterios y al menos una fila para especificar
las condiciones de filtrado. Para nuestro ejemplo usaremos el Rango de criterios siguiente:
La primera fila muestra los rtulos del rango, cuyo nombre debe coincidir con los de
nuestro listado. En la segunda se muestra la condicin de criterio. Ahora pulsamos sobre
Filtro avanzado, que se encuentra en Datos - Filtro - Filtro avanzado.
Nos aparece un cuadro de dilogo como el siguiente:
En la parte superior (Accin) podremos elegir si queremos filtrar

nuestro listado dejndolo donde se encuentra, o por el contrario
copiarlo en otra posicin pero siempre dentro de la misma hoja.
Continuaremos nuestro ejemplo marcando la opcin Copiar a
otro lugar.
Rango de la lista: Aqu elegimos las celdas que van a pasar por
nuestro filtro. Para ello pulsamos sobre el botn contraer dilogo
, y seleccionaremos dichas celdas. Tambin podemos marcar
el listado antes de abrir esta ventana, apareciendo ya escrito el
campo de texto. Para nuestro ejemplo, seleccionaremos toda la
lista.
Rango de criterios: Especificaremos el rango de celda donde

est situado el rtulo y la condicin de bsqueda. Nosotros
marcaremos las celdas donde se encuentra nuestro Rango de
criterios.
Copiar a: Indicaremos donde queremos

que nos site el listado filtrado.
Terminaremos nuestro ejemplo pulsando Aceptar

y aparecer en nuestra hoja una nueva tabla que
corresponde a los cursos impartidos en el ao
2006 y en la provincia de Jan:
Hay que tener en cuenta que si usamos un Rango de criterios con dos o ms entradas en la misma fila, Excel seleccionar las
filas que cumplan todas las condiciones. Si las condiciones de Rango se escriben en dos o ms filas, Excel visualiza las filas
que cumplan algunas de las condiciones especificadas en el rango de criterios. Estos criterios se pueden combinar para dar
lugar a condiciones que utilizan ms de una entrada en una o ms filas.
Por ltimo, podremos volver a mostrar todas las filas pulsando en Datos - Filtro - Mostrar todo, desapareciendo de esta
manera cualquier tipo de filtro que tuviera asociado el listado.
En esta unidad hemos visto lo sencillo y rpido que resulta obtener un subconjunto de valores, aplicando un filtro a una
tabla inicial, para posteriormente trabajar con ellos.
6. Consultas a otras bases de datos

Desde Microsoft Excel tenemos la posibilidad de manejar informacin contenida en bases de datos externas haciendo uso de
una serie de herramientes que explicaremos a continuacin. Para conseguir una mejor comprensin de estos nuevos
conceptos, vamos a seguir un ejemplo en el cual se pretende acceder a la informacin contenida en un base de datos de
Access desde nuestra hoja de clculo. Vamos a dividir este procedimiento en dos partes: primero veremos como elegir una
fuente de datos, y posteriormente el modo de realizar consultas sobre la misma.
Para seleccionar la fuente de datos, seleccionaremos el comando Barra Herramientas - Datos - Obtener datos
externos - Nueva consulta de bases de datos .... A
continuacin aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Desde esta ventana crearemos un nuevo origen de datos,
que se corresponder con un archivo mdb guardado en
nuestro PC. Para ello pulsaremos sobre el elemento
<Nuevo origen de datos>. El resto de pestaas que
aparecen cobran sentido si ya se haba completado este
proceso anteriormente. Los botones Examinar y Opciones
nos ayudan a configurar algunos aspectos del origen de
datos. Por ltimo, dejaremos activada la casilla de
verificacin para hacer uso del asistente.
Cuando realizamos doble clic sobre <Nuevo origen de
datos>, aparece el siguiente cuadro:
En el primer campo que aparece introduciremos el nombre
que le queremos dar a nuestra fuente de datos,
posteriormente marcaremos el tipo de base de datos con
el que vamos a trabajar, y por ltimo pulsamos el botn
Conectar ..., mostrndose en pantalla el siguiente cuadro:
Haciendo uso de los botones que contiene este cuadro de dilogo,

podremos realizar las siguientes acciones:
Avanzadas: Al pulsar este botn se abrir un cuadro de dilogo
que permite configurar opciones de autorizacin y acceso a la base de datos.
Opciones>>: Nos permite modificar parmetros como tiempo de espera de pgina, tamao de buffer, acceso exclusivo y
acceso con solo lectura.
Crear: Con este botn crearemos una nueva base de datos vaca.
Reparar: Nos permite reparar daos en una base de datos.
Compactar: Si vemos que la velocidad de acceso a nuestra base de datos es muy lenta, puede ser que una continua
modificacin de registros lo haya provocado. Debido a estos cambios en los registros, el fichero queda fragmentado. Esta
operacin consigue situar los datos en buen estado.
Seleccionar: Con esta opcin seleccionaremos la base de datos a la
cual queremos acceder. Para ello haremos uso de la ventana que
aparece al pulsar sobre este botn, que se muestra justo debajo:
Una vez encontrada y seleccionada la base de datos, pulsamos
Aceptar, volviendo al cuadro de dilogo anterior. Desde este cuadro
podemos observar como aparece la direccin de la base de datos selecciona justo arriba de los botones Seleccionar, Crear,
Reparar y Compactar. Por ltimo confirmaremos los cambios pulsando el botn Aceptar.
Todo lo realizado hasta ahora forma parte del proceso de eleccin de la fuente de datos. A continuacin veremos como crear
consultas sobre la propia fuente. Para ello, el asistente nos retorna al cuadro de dilogo que se muestra ms abajo, pero
ahora aparece la base de datos que hemos creado con
anterioridad. Marcaremos nuestra fuente y pulsaremos
sobre Aceptar, comprobando que se encuentre marcada la
casilla "Usar el Asistente para consultas para crear o
modificar consultas"
La primera ventana que mostrar el asistente es la
siguiente:
En la parte izquierda de la ventana podemos observar los datos

pertenecientes a nuestra fuente de datos, es decir, todos los
objetos que componen la base de datos origen. En la parte
izquierda de cada objeto aparece un signo +, indicando que
dicho elemento contiene campos. Seleccionaremos los campos
sobre los cuales deseemos realizar la consulta y pulsamos el
botn siguiente. Si tenemos dudas sobre el contenido de algn
campo, podemos ayudarnos con el rea de texto de la parte
inferior, etiquetada con "Vista previa de los datos en la columna seleccionada". En este recuadro se muestra la informacin
del campo seleccionado.
El asistente nos conduce a la siguiente ventana:
Desde aqu realizaremos un filtrado de los datos. Para ello,
deberemos seleccionar un campo, y haciendo uso de las
listas desplegables de la parte derecha aplicarle unas
condiciones de filtrado. La primera columna de listas contiene
operadores lgicos, que se aplicarn a los datos del campo
que aparecen en la segunda fila de listas desplegables.
Finalizada esta operacin, pasamos a la siguiente ventana del
asistente:
Esta ventana nos permite ordenar la informacin de nuestra

consulta, tomando como referencia un mximo de tres
campos. Los datos de cada campo pueden ser ordenados de
forma ascendente o descendente. Al finalizar la ordenacin
pulsamos el botn Siguiente> para llegar al ltimo cuadro de
dilogo del asistente:
Esta ventana nos brinda dos posibilidades: guardar la
consulta para usarla en otra ocasin, y seleccionar la
ubicacin de los datos. Los botones de la parte izquierda
nos permite mandar los datos a Excel o por el contrario
configurar la consulta haciendo uso de Microsoft Query.
Microsoft Query es una aplicacin que permite realizar
consultas complejas sobre bases de datos externas. Esta
herramienta queda fuera de los objetivos de este curso
debido a que se necesitan conocimientos previos para
comprender los conceptos que se manejan, tales como
todo lo relacionado con bases de datos relacionales y
lenguaje SQL.
Nosotros seleccionaremos la primera opcin "Devolver datos a Microsoft Office Excel" y pulsaremos Finalizar, .
Finalizado el asistente, debemos seleccionar el lugar de nuestro proyecto Excel en el cual se colocarn los datos de nuestra
consulta, haciendo uso del siguiente cuadro de dilogo:
El resultado final de nuestra consulta se muestra en el listado inferior:
Terminada la creacin de la consulta, podremos llevar a cabo una serie de operaciones ayudndonos de la siguiente barra de
herramientas:
Actualizar los datos: Debido a que la informacin almacenada en la base de datos puede ser modificada, la hoja
de clculo debe reflejar dichos cambios. Para ello haremos uso de la operacin actualizar, mediante los botones
y
. Si por el contrario, no queremos que los datos de nuestra hoja vuelvan a cambiar, eliminaremos la consulta
que utilizamos para crearla. Para ello pulsaremos sobre el botn Propiedades de rango de datos
desactivamos la casilla Guardar definicin de consulta.
, y
Modificar consulta: Para realizar modificaciones en nuestra consulta deberemos seleccionar una celda del rango y
pulsar el botn
. Al realizar esto, se abrir la ventana del asistente que nos permita seleccionar los campos de
nuestra consulta. A partir de aqu podremos realizar las modificaciones que consideremos oportunas.
Propiedades del rango de datos: Para abrir la ventana de propiedades que se muestra ms abajo, debemos
pulsar el botn
Esta ventana nos permite configurar las siguientes caractersticas:

1.- Nombre: Podremos modificar el nombre del rango de
datos creado a partir de nuestra consulta.
2.- Definicin de consulta: Desde aqu podremos
activar/desactivar el vnculo de actualizacin entre nuestro
rango de datos y la consulta que lo cre. Tambin podemos
marcar la casilla Guardar contrasea, que nos permite evitar
introducir la clave de acceso que pueda contener la base de
datos origen de nuestra consulta.
3.- Actualizar el control: Permite configurar una serie de
opciones relacionadas con la actualizacin de los valores:
Habilitar actualizacin en segundo plano: Al

activar esta casilla, podemos continuar con
nuestro
trabajo
mientras
se
realiza
la
actualizacin.
Actualizar al abrir archivo: Los datos de los
rangos externos se actualizarn cada vez que
abramos el libro en el que estn colocados.
4.- Diseo y formato de los datos: Desde aqu podremos configurar todo lo relacionado con los datos en s, es decir,
modificar el aspecto con el que los datos se muestran en la hoja de clculo.
En esta unidad hemos visto de modo general como podemos realizar consultas a otras bases de datos. Hemos
utilizado un ejemplo sencillo para una mejor comprensin de estos conceptos. Las posibilidades de esta herramienta,
si se tienen conocimientos sobre el manejo de bases de datos, pueden ser bastante grandes.
7. Importar y exportar datos

En Excel es posible obtener informacin de otros formatos o sistemas, accin a la cual nos referimos como
importacin, al igual que podemos almacenar la informacin en otros formatos compatibles con otros sistemas,
accin a la cual identificamos como exportar datos.
La forma que en podemos exportar informacin en Excel es seleccionando el formado con el cual deseamos guardar
una copia de nuestro libro. Esta opcin se encuentra en la opcin de men Archivo>Guardar como.
Esta opcin nos muestra el cuadro de dilogo desde la cual podemos guardar nuestro
libro:
En este cuadro de dilogo hemos de centrar nuestra

vista en la opcin Guardar como tipo. Es en este
campo donde podemos indicar el formato destino al
cual deseamos convertir la informacin de nuestro
libro. Si desplegamos las distintas opciones
podremos ver los formatos permitidos.
Los formatos que podemos utilizar para exportar la informacin son muy variados, entre los cuales podemos
destacar:
Hoja de calculo XML : Versin XML del libro Excel.

Pgina web: Versiones compatibles con un navegador web en formato HTML. Cabe la posibilidad de incluir
interactividad con los datos.
Texto plano: Aqu incluimos diversos formatos de texto plano txt o CSV con distintas variantes (unicode,
macintosh, etc..)
Bases de datos: Existen algunos formatos tales como Dbase a la cual se puede exportar.
Por otro lado tambin disponemos de la capacidad de importar datos desde otros formatos o sistemas. Para realizar
este tipo de acciones accedemos a la opcin de men Datos>Obtener Datos Externos> Importar datos, la cual
nos muestra el siguiente cuadro de dilogo.
Desde esta opcin, seleccionaremos en el
campo Tipo de archivo el tipo de origen de
datos del cual deseamos obtener la
informacin. Dependiendo de cual elijamos
nos aparecern opciones particulares para
configurar ese tipo concreto de importacin
de datos.
Los tipos de importacin mas destacados
serian: Excel, Access, Xml, pginas web, y
un conjunto de las bases de datos mas
utilizadas (dbase, paradox, ..). En ltima
instancia
siempre
podemos
realizar
conexiones a bases de datos mediante
orgenes de datos ODBC.
TEMA 11. TABLAS DINMICAS

Nos centraremos en el uso de las tablas dinmicas, desde acciones generales como la actualizacin de datos o la
ocultacin de campos, hasta la seleccin, agrupacin y ordenacin de estos.
Por ltimo trabajaremos con las posibilidades que disponemos a la hora de configurar un campo.
1. Tablas Dinmicas
a. Qu son las tablas dinmicas?
En nuestras tareas cotidianas trabajando con la informacin mediante la herramienta Excel es comn que nos
encontremos con extensos listados donde previamente hemos volcado grandes cantidades de informacin para
trabajar con ella.
Gracias a las herramientas que nos aporta Excel podemos obtener ms informacin sobre esos datos aplicando
formulas, las cuales, haciendo referencia a los datos estticos nos muestran nuevos valores. Las posibilidades en este
aspecto son infinitas dado que gracias al conjunto de funciones aplicables, disponiendo del tiempo y dedicacin
suficiente se puede obtener prcticamente cualquier consulta particular.
Si es cierto que se ha de llegar a un equilibrio entre el tiempo y esfuerzo para obtener las consultas que
necesitamos. Las tablas dinmicas nos facilitan este ltimo paso, mostrar resmenes de extensos listados de
informacin de forma estructurada, gil y prctica, permitindonos modificar la consulta con poco esfuerzo y sin
tener que dedicar nuestro tiempo a complejos clculos sobre rangos de celdas.
En resumen esta herramienta permite:
- Seleccionar una fuente de datos, bien sea un rango de valores de Excel u otras fuentes como bases de datos,
etc...
- Mostrar la informacin mediante una tabla de referencias cruzadas, donde controlaremos que valores
compondrn las filas, las columnas as como el resumen de informacin de valores asociados en relacin a la
interseccin de cada fila y columna.
- Finalmente, mediante una serie de filtros, podremos configurar dinmicamente la informacin adaptndola y
adecundola a nuestras necesidades tanto en el aspecto grfico como el aspecto computacional.
En la ilustracin superior vemos como se puede producir una tabla, organizada en Columnas y Filas, a partir de un
conjunto de informacin ingente de datos. Los valores cruzados de las columnas y filas nos ofrecen una informacin
tratada de los datos que se encuentran en el listado inicial. Para una mejor comprensin, mostraremos el siguiente
ejemplo real que nos acompaar durante posteriores unidades.
Nuestro listado de datos con informacin no resumida ser la siguiente tabla:
Tras seguir una serie de pautas, que veremos posteriormente, conseguimos una tabla dinmica que nos permite
consultar, organizar y configurar la informacin. Esta tabla puede ser tal que as:
Estos prrafos nos dan una idea general de la potencia de esta herramienta, cuyo manejo pasamos a estudiar a continuacin
b. Asistente para tablas dinmicas

Crearemos nuestra tabla dinmica haciendo uso del asistente que acompaa Excel para este fin, y que lo podemos encontrar
en el men Datos - Informes de tablas y grficos dinmicos... . Para hacer ms comprensible estos nuevos conceptos,
trabajaremos con la tabla de la figura siguiente a modo de ejemplo.
El asistente nos ayuda a crear nuestra tabla en tres pasos:

Paso 1: En la primera ventana que nos aparece
deberemos seleccionar el origen de los datos de
nuestra tabla dinmica y el tipo de informe que
deseemos crear.
Nosotros elegiremos la opcin Lista o base de datos
de Microsoft Excel, ya que, la informacin en la cual
se basar nuestra tabla dinmica es la hoja
correspondiente al ejemplo anterior.
En tipo de informe, observamos que aparecen dos
opciones. El informe de grfico dinmico lo
pospondremos para una unidad posterior,
centrndonos ahora en el tipo de informe mediante
tabla dinmica. Antes de continuar con el paso 2,
explicaremos brevemente donde se pueden
encontrar los datos que formarn la base de
nuestra tabla dinmica:
Lista o base de datos de

Microsoft Office Excel
Marcaremos esta opcin cuando los datos se encuentren en una hoja de clculo del
propio Excel.
Fuente de datos externa
Opcin elegida cuando el origen de los datos sea un archivo o base de datos
externa.
Rangos de consolidacin
mltiples
Nuestros datos se encuentran en varios rangos de hoja de clculo Excel.
Otro informe de tabla

dinmica o de grfico
dinmico
Como indica su nombre, nos crea la tabla o grfico dinmico a partir de otra tabla
dinmica del mismo Libro.
Marcados la opcin de origen de datos y tipo de informe, pinchamos sobre Siguiente > para pasar al paso 2.
Paso 2: En este paso seleccionaremos los

datos que formarn la tabla dinmica,
teniendo en cuenta que con la tabla
dinmica pretendemos consultar la
informacin que nos interese en un instante
determinado, es muy conveniente incluir en
la seleccin de los datos los ttulos de las
columnas y de las filas.
Esta seleccin la haremos mediante la
siguiente ventana, la cual se compone de un campo Rango, en el cual debemos introducir los datos pudiendo hacer esto de
varios modos.
La primera opcin es pulsando sobre el botn Contraer dilogo
, justo a la derecha de el campo Rango, que ocultar
temporalmente dicho cuadro para seleccionar las celdas deseadas. La otra posibilidad es usando el botn Examinar, el cual
nos da opcin de elegir los datos pertenecientes a otro libro.
Para poder usar este modo de insercin de datos evitando que Excel nos notifique algn error, debemos introducir en el
campo Rango los datos de forma correcta, es decir, elegimos el libro y a continuacin las celdas correspondientes siguiendo
siempre el siguiente formato: '[Libro.xls]Hoja1'!$A$2:$H$17.
Paso 3: La ltima ventana del asistente nos da la posibilidad de colocar la nueva tabla dinmica en una hoja existente o en
una nueva. Adems aparecen los botones Diseo y Opciones.
ste ltimo nos permite elegir las opciones de formato y
datos de nuestra tabla dinmica, cuyo funcionamiento lo
veremos tras crear la tabla y comprobando los resultados en
nuestro ejemplo.
Al pulsar el botn Diseo se nos abre una ventana, en la cual
colocaremos los botones que nos aparecen a la derecha.
Estos botones se corresponden con los encabezados de las
columnas de nuestra tabla de datos, dentro de los campos
Pgina, Columna, Fila y Datos.
Para saber donde colocar cada botn debemos conocer la
funcin de cada zona:
Fila
Aqu colocaremos los campos que deseemos que formen las filas de nuestra tabla
dinmica.
Cuando colocamos ms de un campo, el que se encuentre en la parte ms exterior ser
nuestra fila, y los dems (parte ms prxima a la zona Datos) sern elementos del
campo Fila. En nuestro ejemplo el campo Curso ser la Fila y Mes ser un elemento de
dicha Fila.
Columna
La colocacin de los campos es idntica a la de la zona Fila.
Pgina
Los campos que ubiquemos en esta zona sern los primeros filtros por los que pasarn
nuestros datos. En nuestro caso, se filtrar por Aos.
Datos
Colocaremos la informacin que se desea consultar. Nosotros organizaremos la

informacin que se desprende del campo Alumnos.
Tambin podemos colocar los botones una vez creada la tabla dinmica, es decir, obviando pulsar el botn Diseo. Si
hacemos esto nos aparecer la tabla en blanco y una lista de campos para colocarlos del mismo modo explicado
anteriormente, pinchamos en un campo y lo arrastramos hasta una zona de la tabla.
Con todo lo expuesto anteriormente, nuestra tabla

dinmica quedara de la siguiente manera:
defecto y posteriormente indicaremos el modo de cambiarla.
La informacin que se extrae de nuestra tabla

dinmica puede ser filtrada en un primer
momento mediante el campo Ao, con lo que
podramos obtener una tabla diferente para los
aos 2005, 2006 y 2007; en nuestro ejemplo, se
muestra para todos los aos.
Vemos que en el campo Fila aparecen los datos

de cada curso repartidos por meses; y en el
campo columna se muestra los datos de los
tutores seccionados por provincias.
En la zona Datos se muestra la suma de la

columna Alumnos; esta caracterstica viene por
Veremos ahora las opciones a las que hacamos referencia en el paso 3. Para acceder a ellas pulsamos sobre el elemento
opciones, que se encuentra en el men desplegable de la barra de herramientas. Esta barra aparece una vez creada nuestra
tabla dinmica. Si no aparece pulsamos en Ver - Barra de Herramientas - Tabla dinmica.
Como vemos, estas opciones se encuentran divididas en dos secciones, una correspondiente al formato y otra a los datos.
Tambin tenemos la posibilidad de cambiar el nombre de nuestra tabla dinmica, para ello escribimos el nuevo nombre en el
campo Nombre.
Opciones de formato: Citamos las mas importantes
Totales generales de
columnas
Si marcamos esta casilla, aparecer en nuestra tabla los resultados totales sobre
columnas.
Totales generales de filas
Funcionamiento idntico al anterior, pero referido a las filas.

Esta opcin, si se encuentra marcada, nos da un formato de tabla por defecto elegido en
el men Formato.
Si este formato no nos agrada, siempre se podr cambiar aplicndole un autoformato.
Si la casilla de Autoformato de tabla no se encuentra marcada, nuestra tabla dinmica no
mantendr ninguna estructura, aunque la tabla origen de los datos tuviera un formato
establecido.
Autoformato de tabla
Esto puede ocasionar algn fallo de formato, por ello es aconsejable marcar esta casilla.
Cuando le asignamos un autoformato a nuestra tabla, sta casilla se activar
automticamente.
Al marcar esta casilla, Excel calculara los subtotales incluyendo los datos no
seleccionados por el campo que se encuentre en la zona de Pgina.
Subtotales de elementos
ocultos de pgina
En nuestro ejemplo, si queremos ver la informacin de los alumnos de un ao concreto,

y tenemos marcada esta opcin, nos mostrara los subtotales correspondientes a todos
los aos.
Combinar rtulos
Esta opcin nos centrar los nombres de todos los campos.
Mantener formato
Si esta opcin se encuentra seleccionada, nos permite mantener los formatos

establecidos en la tabla o en parte de ella, aunque se actualicen los datos.
Diseo de pgina
Podemos seleccionar el orden en el que se mostrarn los botones dentro de la zona

Pgina.
Campos por columnas
Nos sirve para indicar el nmero de botones que se mostrarn en una misma columna.
(Si nmero es igual a 0, aparecern todos los botones en la misma columna).
Para valores errneos,

mostrar
Si se produce un error en algn valor y siempre que est seleccionada esta casilla,
aparecer en la celda correspondiente el contenido introducido en el campo de la
derecha.
Para celdas vacas, mostrar
El funcionamiento es idntico al anterior, pero en relacin con celdas vacas.
Opciones de datos, veamos algunos de los parmetros ms comunes.
Si no marcamos esta casilla, no podremos configurar de nuevo nuestra tabla dinmica.
Guardar
datos
con
diseo de la tabla
el
Por ejemplo, si hemos guardado nuestro tabla con esta opcin sin marcar, al volver a
abrir nuestro Excel no podremos cambiar el autoclculo sin antes actualizar los datos.
Habilitar
detallada
informacin
Actualizar al abrir
Al tener seleccionada esta opcin, si hacemos doble clic sobre una celda del rea de
datos, se nos abrir una nueva hoja que nos muestra como se cre esa celda.
Cuando hemos creado una tabla dinmica a partir de otro libro, los datos de la tabla
dinmica se actualizarn cuando se vuelva abrir dicho libro.
Hemos visto como siguiendo una serie de pasos, suministrados por el asistente de Excel, conseguimos crear nuestra tabla
dinmica de un modo rpido y sencillo
2. Uso de las tablas dinmicas

Nos centraremos en el uso de las tablas dinmicas, desde acciones generales como la actualizacin de datos o la
ocultacin de campos, hasta la seleccin, agrupacin y ordenacin de estos.
Por ltimo trabajaremos con las posibilidades que disponemos a la hora de configurar un campo.
a. Acciones bsicas sobre tablas

Ahora veremos como manejar la tabla dinmica que hemos creado anteriormente. Para ello disponemos de una serie de
herramientas accesibles mediante la barra de herramientas de tablas dinmicas. Esta barra nos aparece en el momento
que se crea la tabla, sino es as podemos acceder a ella en el men Ver-Barra de herramientas-Tabla dinmica.
Lo primero que encontramos a la izquierda es el men desplegable

. Pulsamos sobre l para ver su
contenido. Tenemos que tener en cuenta que dependiendo del contenido seleccionado en la tabla dinmica, algunas opciones
vendrn sombreados, siendo imposible su acceso. Teniendo seleccionada toda la tabla, el men quedara tal que as:
A continuacin pasamos a enumerar los diferentes elementos del
men desplegable:
Podemos agregar o quitar botones de la tabla de herramientas

accediendo a las opciones pulsando sobre :
Dar formato al informe... : Al pulsar esta opcin se nos abre una

nueva ventana donde aparecen una serie de autoformatos que
podremos aplicarle a nuestra tabla dinmica. Podemos acceder de
forma ms rpida pinchando sobre el botn
la barra de herramientas de tabla dinmicas.
que se encuentra en
Grfico dinmico: Tambin podemos seleccionar esta

herramienta pulsando sobre el botn
de la barra Tabla dinmica,
para obtener un grfico dinmico basado en nuestra tabla.
Asistente para tablas dinmicas: Esta opcin nos remite al
paso 3 del asistente explicado en la unidad anterior.
Actualizar datos: Cuando se producen cambios en los datos que dieron lugar a nuestra tabla dinmica, debemos pulsar
este botn si queremos mostrar una informacin acorde con dichos valores. Esta herramienta tambin aparece en la barra de
tabla dinmica mediante el botn
OLAP sin conexin... : Esta opcin est relacionada con la creacin de tablas dinmicas basadas en bases de datos
OLAP.
Eliminar: Esta opcin solo est disponible cuando se encuentra seleccionada toda y nicamente la tabla dinmica. Su
funcin ser borrar la tabla.
Ocultar: Este elemento sustituye a Eliminar cuando la seleccin de las celdas no corresponde con la indicada en el
apartado anterior. Si seleccionamos un botn de los colocados en las diferentes zonas de la tabla dinmica, en nuestro caso
los botones eran Ao, Tutor, Curso, Provincia, Mes y Alumnos, y pulsamos sobre ocultar, los propios botones y sus
correspondientes valores desaparecern de la tabla dinmica. Para volver a colocar esos campos en nuestra tabla, pulsamos
sobre
, apareciendo una ventana como la de abajo y arrastramos el campo deseado hacia una de las cuatro zonas, Datos,
Pgina, Columna, Fila.
Otra posibilidad que nos permite la opcin Ocultar, sera seleccionar una
celda asociada a un campo, como puede ser en nuestro ejemplo la celda
"MS Excel 2003" asociada al campo Curso. Si una vez seleccionada,
pulsamos ocultar, desaparecer de nuestra tabla la informacin relacionada
con ese curso. Para volver a colocar en la tabla el curso debemos pulsar
sobre la flecha que se encuentra a la derecha del botn Curso, apareciendo
un desplegable con todos los cursos. Con esto tenemos la posibilidad de
agregar o quitar cursos a nuestra tabla dinmica.
Por otro lado, si pulsamos ocultar teniendo seleccionado un subtotal, en nuestro ejemplo si tenemos marcado Total MS
Access 2003 y pulsamos Ocultar, desaparecern los subtotales de cada curso. Para que vuelvan aparecer debemos
seleccionar alguna celda dentro de la zona de cursos y pulsamos en subtotales, que se encuentra en el men desplegable de
la barra de tabla dinmica.
Por ltimo, indicar que no podemos ocultar

una celda perteneciente a la zona de Datos.
Al intentarlo, aparecer en pantalla el
siguiente mensaje:
b. Seleccin, agrupacin y ordenacin

En este apartado vamos a ampliar nuestra capacidad para controlar las tablas dinmicas. En esta ocasin nos
centraremos en la seleccin, agrupacin y ordenacin de la informacin.
Seleccionar: Gracias a esta opcin, podemos seleccionar por separados las diversas zonas de nuestra tabla
dinmica. Al pulsar en Seleccin se nos abre un submen con cinco elementos:
Rtulo: Seleccionar por completo las zonas de Pgina,

Columna y Fila, es decir, toda la tabla menos la parte de
Datos. Para que esta opcin no aparezca sombreada
tenemos que tener seleccionada toda la tabla pulsando
el cuarto punto de este submen.
Datos: Seleccionar nicamente la zona de Datos.
Tambin debemos haber seleccionado con anterioridad
toda la tabla con la opcin Toda la tabla de este
submen.
Datos y rtulo: Similar a seleccionar toda la tabla.
Selecciona el conjunto de las zonas anteriores, es decir,
tanto las asociadas a Rtulo como las asociadas a
Datos. Esta opcin solo aparece habilitada cuando
tenemos seleccionado o los Rtulos o los Datos.
Toda la tabla: Estando situado sobre cualquier parte de
la tabla dinmica seleccionar todo su conjunto.
Habilitar seleccin: Esta opcin activa o desactiva el
modo avanzado de seleccin de secciones de una tabla
dinmica.
De esta forma, al seleccionar un botn de campo de un rtulo (celda de los rtulos) se seleccionan automticamente
los datos asociados a dicho campo. Para conseguir esto se ha de pulsar el botn de campo por la parte superior
(campos horizontales) o por la parte izquierda (campos verticales).
Agrupar y mostrar detalle: Para poder desplegar o contraer los datos

de una celda asociada a una fila o columna, hacemos doble clic sobre
dicha celda. Si el doble clic lo recibe una celda asociada con un elemento
del campo fila o columna, lo que nos aparecer es una ventanita como la
de abajo que nos permite mostrar detalles para esos campos.
Estas dos acciones equivalen a seleccionar el respectivo elemento comentado anteriormente, tanto la celda de una
fila o columna, como la de un elemento del campo fila o columna, y seleccionar Ocultar o Mostrar Detalle que se
encuentran dentro del men Agrupar y mostrar detalle. Un acceso ms rpido para lo descrito anteriormente, puede
ser pulsando sobre los botones
que se encuentran en la barra de herramientas de tabla dinmica.
Recordad que los campos Fila sern los situados en la parte ms exterior, ms a la izquierda. Y los ms cercanos al campo
Datos sern los elementos del campo Fila. Igual ocurra para la zona Columna.
Ahora bien, si seleccionamos una celda del campo datos y pulsamos sobre el botn mostrar detalle, o lo que es lo
mismo, hacemos doble clic en dicha casilla, se nos abrir una nueva hoja de clculo con una tabla creada por Excel,
que nos muestra como se calculo esa casilla en concreto. Si con nuestro ejemplo pulsamos para ver detalles sobre la
casilla D7 se nos abrir una nueva hoja con el siguiente contenido:
La herramienta Mostrar Detalle estar disponible siempre que se encuentre activada la opcin Habilitar informacin detallada,
que se encuentra en opciones de tabla y que ha sido comentada en la unidad anterior.
Las opciones de agrupar y desagrupar nos sirven para crear

grupos sobre una seleccin de campos de las zonas filas o
columnas.
Frmulas: Desde aqu podemos crear campos

calculados, elementos calculados, el orden de resolucin de
estos ltimos y crear listas de frmulas.
el
Ordenar: Pulsando en este elemento se abre un submen

para organizar los campos de nuestra tabla dinmica, salvo las
celdas pertenecientes a la zona de Datos. Hay que tener en
cuenta que si cambiamos de posicin un campo Fila o Columna,
que quede ms a la izquierda ser el nuevo campo Fila o
Columna. En nuestro ejemplo si seleccionamos Curso y
pulsamos Ordenar - Mover a la Derecha, el nuevo campo Fila
ser Mes y Curso pasar a ser un elemento del campo Fila.
c. Configuracin de campos y otras acciones

Veamos a continuacin las posibilidades de configuracin de campos que nos ofrece las tablas dinmicas.
Configuracin de campo: Esta herramienta nos ayuda a modificar las opciones de los diferentes campos. Las posibles
configuraciones de campos sern algo distintas dependiendo de la zona donde ste se encuentre. As pues, vamos a dividir el
punto en dos apartados: configuraciones para los campos Pgina, Fila y Columna, y otro para la configuracin del campo
Datos.
1. Campos Fila, Columna y Pgina: Al marcar uno de estos tres campos y seleccionar el elemento Configuracin de campo
del men desplegable de la barra de tabla dinmica, o
directamente pulsando el botn
que aparece en
dicha tabla, se abre una ventana como esta:
Lo primero que podemos modificar es el texto que
aparece en el botn de la tabla asociado a ese campo.
Para ello escribimos en el rea editable que se
encuentra a la derecha de Nombre.
Justo debajo nos aparece la seccin Subtotales, que
nos permite elegir las operaciones que se van a realizar
para mostrar en los subtotales de cada campo. Existen
tres configuraciones:
Automtico: Si tenemos marcada esta

opcin, viene por defecto, nos realiza una
suma para los datos numricos y una cuenta para los datos de tipo texto.
Personalizado: Seleccionndolo, podemos elegir entre una serie de

operaciones ya definidas. Si escogemos para nuestro ejemplo la operacin
Mx, se cambiar en la tabla los campos Total MS Access 2003, Total MS
Excel 2003, Total MS PowerPoint 2003 y Total MS Word 2003 Avanzado por
los campos que aparecen en la siguiente pantalla:
Se pueden seleccionar ms de una operacin, apareciendo tantos subtotales como

operaciones seleccionadas.
Si
es
Ninguno: Marcando esta opcin no visualizaremos los subtotales asociados

a ese botn.
marcamos la casilla Mostrar elementos sin datos, en nuestra tabla dinmica

aparecera los posibles cursos que no contengan alumnos.
En la parte derecha de la ventana encontramos una serie de botones, cuya funcin
la siguiente:
: Equivale con la herramienta ocultar explicada ms arriba.
: Pulsando este botn se nos abre otra ventana con una serie de caractersticas:
La zona superior no esta disponible porque est relacionada con fuentes de datos externas, visto esto en el paso 1 del
asistente para tablas dinmicas. En la parte inferior
aparecen dos secciones diferenciadas: Opciones de
Autoordenar y Las diez mejores de Automostrar.
Opciones de Autoordenar: Ordena los datos del campo
que se est configurando. La ordenacin puede ser
Manualmente, organizando los elementos arrastrndolos
con el ratn por la tabla; Ascendente, Descendente. Al
marcar una de estas dos ltimas se habilita el
desplegable Usar el campo, para elegir el campo que
contiene los valores que deseamos ordenar.
Las diez mejores de Automostrar: Calcular los datos de la tabla dinmica tomando un nmero de elementos superiores o
inferiores de la lista origen. Esta opcin puede estar Desactivada o por el contrario Activada, habilitndose los campos
Mostrar y Usar el campo. En el primero elegimos los elementos superiores o inferiores y el nmero de stos que se van a
mostrar. En Usar el campo nos aparece los campos disponibles de la zona Datos. Para nuestro ejemplo, si elegimos
superiores y 2, aparecer en nuestra tabla los cursos cuya Suma de Alumnos sean las dos ms altas, es decir, MS Access
2003 y MS Word 2003 Avanzado.
: Cuando pulsamos el botn nos aparece una

ventana dividida en Opciones de presentacin, donde podemos
configurar el aspecto de nuestra tabla dinmica, y en Opcin
de impresin, que nos permite insertar un salto de pgina
despus de cada elemento.
Si el campo de la zona es de carcter numrico, nos aparece
un nuevo botn en la ventana de configuracin del campo. El
botn Nmero nos permite dar formato a los nmeros de ese
campo.
Cuando pulsamos sobre el botn nos aparece una pequea

ventana donde podemos seleccionar la categora del
formato de los datos, apareciendo a la derecha, en la zona
Muestra, como quedara la celda que tenemos seleccionada
con dicho formato. Adems, y dependiendo de la categora
marcada, aparece en la parte inferior de la ventana un
conjunto de opciones configurables.
2. Campo Datos: Al seleccionar una celda perteneciente a este campo o el rtulo de ste, y pulsando sobre el botn
,
nos aparece una ventana muy similar a la que se mostraba para los
campos Fila, Columna y Pgina:
La primera diferencia es que nos aparece Campo de origen, que

muestra el nombre de la columna original de la cual obtenemos los
datos. El campo editable Nombre y los botones Ocultar y Nmero
funcionan exactamente igual que lo explicado anteriormente. La
lista Resumir por:, contina las mismas operaciones que apareca
en la ventana de configuracin del campo Fila, Columna y Pgina,
pero en este caso las usamos para resumir la informacin que nos
aportan los Datos. Por ltimo explicaremos la funcin del botn
. Al pulsar el botn, la ventana se desplegar
mostrar el siguiente aspecto:
Esto nos permite hacer uso de operaciones que nos ofrece Excel y
tambin de las que nosotros mismos creemos, a la hora de resumir
nuestros datos. En la nueva ventana modificada, nos aparecen tres
nuevas zonas:
Campo base: Aqu aparecen todos los campos de nuestra

tabla origen. El campo seleccionado ser referencia para
la operacin que le apliquemos a los datos de nuestra
tabla.
Elemento base: Ser el campo usado para realizar la
operacin. Esta lista depender del campo base elegido.
Mostrar datos como: Esta lista contiene todas las
posibles operaciones que le podemos aplicar a las celdas
de la zona de datos seleccionadas. Las operaciones son
las siguientes:
Se mostrar la diferencia entre los datos de la tabla original cuyo rtulo sea el
seleccionado en Campo base, con los valores que contenga el Elemento base. Si partimos
de nuestro ejemplo, filtrado de manera que aparezca solo el tutor Juan Antonio Roldn,
tenemos un tabla dinmica como la que se muestra debajo. Este filtrado no es necesario,
solo lo usamos para procurar una mejor comprensin del funcionamiento de esta
operacin.
Ahora si seleccionamos en Mostrar datos como: Diferencia de, en Campo base:

Provincia y en Elemento base: Jan, el resultado es el siguiente:
Diferencia de
En la columna correspondiente a Jan aparece en blanco, debido que es ella la que se

eligi como Elemento base. Y en Crdoba se muestra la diferencia entre los valores de
las columnas Jan y Crdoba de la tabla de ms arriba.
% De
Resumen los datos calculando el tanto por ciento, basndose en los elementos
seleccionados en Campo base y Elemento base.
% de la diferencia de
En este caso, primero se hace la diferencia, y en base a sta calculamos el tanto por
ciento.
Total en
El resultado es un total del campo que seleccionamos y todos sus elementos.
% de la fila:
Nos muestra el tanto por ciento de todas la filas.
% de la columna
Realiza la misma operacin que la anterior pero con columnas.
% del total
Los datos muestran la informacin calculando para cada casilla el tanto por ciento
respecto al total.
ndice
Para cada celda aplica la siguiente operacin: ((Valor de la celda)*(Suma total de sumas
totales))/((Suma de filas)*(Suma de columnas))
Con esto damos por terminada la explicacin sobre el elemento Configuracin de campo.
Seguimos con las dems herramientas que nos ofrecen las tablas dinmicas.
Subtotales: Ya hemos hablado anteriormente sobre esta opcin, e indicbamos que la usbamos para mostrar u ocultar
los subtotales referidos a los campos de filas y columnas.
Ordenar y las diez mejores: Al pulsar sobre este elemento del men desplegable, nos aparece una ventana muy similar
a la ya descrita cuando veamos el botn
del elemento Configuracin de campo, relacionado con Filas,
Columnas y Pgina. As pues, la configuracin y funcionamiento de esta opcin es idntica a la explicada con anterioridad.
Opciones de tabla: Este elemento nos abre una ventana vista anteriormente. Se corresponde con las opciones de
configuracin de nuestra tabla vista al final de la unidad "Asistente para tablas dinmicas".
Mostrar pginas: Esta opcin nos crea en nuestro libro una hoja nueva por cada elemento de nuestro campo Pgina
seleccionado en esta ventana:
En esta ventana nos aparecer los campos pertenecientes a la zona Pgina. Al

seleccionar Ao y pulsar Aceptar, Excel nos crea tres nuevas hojas, cada una con una
tabla dinmica que contiene la informacin relacionada con los aos 2005, 2006 y 2007.
Pulsando con el botn derecho del ratn sobre cualquier zona de la tabla dinmica nos aparece un men cuyos elementos
corresponden con los explicados anteriormente. Esto nos permite un acceso ms rpido a las herramientas de tabla
dinmicas. Todo lo visto hasta esta unidad nos da un manejo muy completo de esta herramienta, que ser terminado con la
utilizacin de grficos basado en tablas dinmicas.
d. Grficas basadas en tablas dinmicas

En esta unidad veremos el resultado de aunar la potencia y posibilidades que ofrecen las tablas dinmicas, con la
representacin de informacin que nos proporcionan los grficos estadsticos.
Tenemos dos posibilidades a la hora de crear nuestro grfico dinmico: crearlo a partir de una tabla dinmica ya generada, o
directamente, haciendo uso del Asistente para tablas y grficos dinmicos.
1. Para crear directamente nuestro grfico, tenemos que elegir en el paso 1 del Asistente de creacin de tablas
dinmicas la opcin: Informe de grfico dinmico (con informe de tabla dinmica).
Con esto se crea tanto el grfico, como la tabla dinmica asociada. Los dems pasos de creacin con el asistente
corresponden a los ya explicados en unidades anteriores.
2. En base a una tabla dinmica ya generada. Veremos como crear a partir de nuestra tabla dinmica, una
representacin grfica de la informacin que sta revela.
Para obtener este grfico simplemente debemos pulsar sobre el botn

, que se encuentra en la barra de herramientas de
tabla dinmica. Tambin podemos pulsar sobre Grfico, dentro del men Insertar. Hecho esto se nos crea una nueva hoja en
nuestro proyecto, la cual contiene un grfico basado en nuestra tabla dinmica.
Para nuestro ejemplo quedara un informe grfico como el que muestra la imagen de abajo, con la salvedad de que el tipo de
grfico ha sido modificado desde la barra de herramientas para grficos, caracterstica que comentaremos en esta unidad.
En esta hoja nos aparecen una serie de botones, barra de herramientas y representaciones que pasamos a comentar:
Botones: Aparecen un conjunto de botones que se corresponden con los campos de nuestra tabla dinmica:
Corresponde con el campo de la zona Pgina de nuestra tabla

dinmica, que en nuestro ejemplo era la columna Ao de la lista
origen.
Son los campos de la zona Columna. En nuestro caso, el campo

columna era Tutor y el elemento del campo Columna era Provincia.
Equivalen a los campos Fila. Para nuestro ejemplo elegimos como

campo Fila Curso y como elemento de ste Mes.
La grfica representa la Suma de los valores del campo Alumnos, que

es el campo Datos de nuestra tabla dinmica.
Grfica: Nos representa los valores del campo Datos de la tabla dinmica de manera ms visual y comprensible.
Podemos aplicar el tipo de grfico que mejor represente la informacin, teniendo en cuenta que no podemos utilizar los tipos
X-Y Dispersin, Burbujas y Cotizaciones con un grfico creado a partir de una tabla dinmica.
A continuacin veremos un par de tipo de grficos que representan la cantidad de alumnos que hay para cada profesor,
dividido en cursos y meses.
reas 3-D. Con este

grfico, representamos
la cantidad de alumnos
matriculados en cada
curso, dividido por
meses.
Las reas de distintos
colores corresponden
con las diferentes
series, cada una
asociada con un tutor y
una provincia de
imparticin del curso.
As por ejemplo, para el
caso de David
Rodrguez y la provincia
de Jan (color granate),
vemos como ha tenido
una mayor actividad
realizando cursos de
Word Avanzado;
tambin ha tutorizado
un par de cursos de
PowerPoint y otro de
Access. Sin embargo,
en la provincia de Jan
no es responsable de
ningn curso de Excel.
Columna apilada
3D.
Como en el ejemplo
anterior, en el eje
de categoras (eje
X), se encuentran
los diferentes
cursos, divididos en
meses.
Los alumnos son
representados por
columnas apiladas.
Los diferentes
colores de columnas
corresponden con
un profesor y una
provincia. Para el
caso del curso MS
PowerPoint 2003 y
el mes de Junio
tenemos dos
columnas apiladas,
una corresponde
con David
Rodrguez-Jan y la
otra con Julia
Garca-Crdoba.
Hay que tener en
cuenta que estas
dos grficas
representan los
valores para todos
los aos. Si
queremos ver un
ao en concreto
debemos cambiarlo
desde el botn Ao.
Leyenda: Muestra la relacin entre cada profesor y una provincia, con un color, para poder identificarlo en la grfica.
Barra herramientas Tabla dinmica: Muy similar a la vista en la unidad anterior, salvo que aqu aparece con menos
opciones y el men desplegable se denomina Grfico dinmico.
: Nos abre el asistente para grficos, obviando el paso 2, con lo cual nos ofrece la posibilidad de cambiar nuestro tipo de
grfico personalizando todas sus opciones.
,
Ocultar y Mostrar detalle: Tiene el mismo fin que para las tablas dinmicas. Si en nuestro ejemplo seleccionamos el
botn Tutor y pulsamos sobre Ocultar detalle, la grfica se simplifica debido a que slo aparecern los tutores una vez, sin
hacer referencia a la provincia donde impartieron el curso.
Para que cada profesor indique tambin la provincia a la que fue dirigido su curso, tan solo debemos pulsar sobre Mostrar
detalles. Si nos interesa, por ejemplo, que en la grfica se muestre a cada tutor con cada una de sus provincias, salvo a
David Rodrguez, del cual queremos mostrar su cmputo total de alumnos, seleccionaremos en la grfica una serie
correspondiente a David Rodrguez y pulsaremos sobre Ocultar detalles, obteniendo la cantidad de alumnos a los que dicho
profesor ha tutorizado sin distincin de provincias.
: Si los valores en el listado de origen se han modificado, y queremos que nuestro grfico tenga en cuenta dicha
modificacin, debemos pulsar sobre el icono Actualizar. Con esto, la tabla dinmica que se encontraba en otra hoja de
nuestro Libro se actualiza automticamente. Tambin ocurre al contrario, es decir, si se actualiza la tabla dinmica, se
modificar nuestro grfico.
: Como ya vimos en la unidad anterior, este botn nos permite configurar los diferentes campos de nuestra/o
tabla/grfico dinmico. Su funcionamiento corresponde con el explicado anteriormente.
: Al pulsar sobre este elemento se nos abre una ventana que contiene la lista de todos los campos de nuestra tabla
dinmica, permitindonos agregarlos a nuestro grfico.
Adems de estas opciones, el men desplegable Grfico dinmico nos ofrece alguna otra:
Opciones... : Se corresponde con las opciones de configuracin de nuestra tabla vista al final del apartado "Asistente para
tablas dinmicas", pero ahora nos aparecen deshabilitadas algunas de stas.
Ocultar botones de campos de grfico dinmico: Pulsando sobre este elemento desaparecen de la pantalla todos los
botones asociados a los diferentes campos, tambin desaparece la ventana que contiene la lista de campos si el botn
se
encontraba activado. Es decir, al pulsar sobre ocultar botones, nuestra hoja mostrara tan solo el grfico y su correspondiente
leyenda.
Frmulas: Desde aqu podemos crear campos calculados, elementos calculados, el orden de resolucin de estos ltimos y
crear listas de frmulas.
Quitar campo: Este ltimo elemento se habilita al seleccionar un campo de nuestro grfico. Su funcin es eliminar dicho
campo tanto de nuestro grfico como de nuestra tabla dinmica.
Todos los cambios que afecten a campos de nuestro grfico dinmico, afectarn tambin a la tabla asociada
Barra de herramientas de grfico: Todo lo relacionado con esta herramienta se ver en otros apartados, aunque a
continuacin veremos su funcionamiento bsico.
: Este botn nos permite dar formato a las diferentes partes de nuestro grfico. Se podrn hacer unas operaciones u
otras segn el rea del grfico seleccionada.
: Al pulsar sobre este elemento se abre un men desplegable que contiene un conjunto de tipos de grficos. Para
cambiar nuestra representacin simplemente deberemos pulsar sobre uno.
: Nos permite ocultar o mostrar la leyenda del grfico.
: Al pulsar este botn nos inserta en la hoja del grfico la tabla de datos asociada.
: Nos cambia el ngulo con el que aparecen los rtulos de los ejes de nuestro grfico, pudiendo ser descendente o
ascendente respectivamente.
Muchas de estas operaciones son accesibles pulsando con el botn derecho del ratn en cualquier parte del rea del grfico.
Llegado a este punto damos por concluido el tema de tablas y grficos dinmicos. Todo lo visto nos ofrece los conocimientos
suficientes para dominar estas herramientas.
TEMA 12.MACROS AVANZADO

En esta Unidad Didctica vamos a estudiar una herramienta que utilizada con ingenio nos ayudar en nuestro trabajo
diario con nuestras hojas de clculo, para aquellas tareas que repitamos continuamente. Estas herramientas son las
macros.
Con las macros podremos grabar los pasos que hacemos a la hora de realizar ciertas tareas que tendemos a
repetir en un futuro, con el objeto de volver a utilizarlas, pero ahorrndonos el trabajo de repetir todo el proceso.
Estudiaremos como crear, modificar y ejecutar las macros en nuestras hojas de clculo.
1. Crear una macro

Las macros, herramienta que estudiaremos a fondo en este apartado, no son ms que un mecanismo capaz de recordar y
gestionar diversas tareas que repetimos continuamente en nuestro da a da, con el objeto de poder reutilizarlas y ahorrarnos
el repetir el mismo trabajo una y otra vez.
Podemos crear tantas macros como deseemos, asignndolas a un libro de Excel o al libro Excel personal, de forma que pueda
ser reutilizada en cualquier momento.
El proceso de creacin de una macro es sencillo, muy parecido al funcionamiento de una grabadora, dado que activamos un
estado de "grabacin", en el cual todos, los pasos realizados en Excel son memorizados por la macro que estamos creando.
Para familiarizarnos vamos a acceder al men "Herramientas" en el apartado "Macro".
Este apartado abre un submen del que comentaremos las opciones ms importantes:
Es el cuadro de dilogo que nos da acceso a todas las macros definidas en el entorno.
Macros
Desde este cuadro podremos ejecutar, modificar, borrar y configurar cualquiera de las
macros que hayamos creado hasta el momento.
Veremos esto en el siguiente apartado.
Grabar nueva macro
Esta opcin, que estudiaremos a continuacin ser la que nos permita crear una macro
desde 0, asignando un nombre, abreviacin de teclas para su ejecucin y memorizando
cada uno de los pasos que realicemos en nuestra hoja de clculo.
Se define el nivel de seguridad que queremos mantener, dado que la ejecucin de macro
implica un agujero de seguridad.
Seguridad
Por medio de las macros pueden crear virus que afecten a nuestro sistema.
Una macro esta compuesta por un conjunto de instrucciones, en concreto una funcin de
cdigo en lenguaje visual basic.
Editor de Visual Basic
A la hora de editar una macro comprobaremos que accederemos al editor de Visual

Basic, entorno de programacin avanzado el cual requiere un estudio aparte.
Ahora que hemos definido las opciones del submen vamos a

comenzar examinando la opcin grabar una nueva macro. Al
pulsar la opcin nos encontraremos con un cuadro de dilogo como
el siguiente.
Veamos cada uno de sus parmetros:
Nombre de la macro: Escribimos el nombre por el

cual vamos a referenciar a la macro. Este nombre no
debe contener espacios en blanco.
Mtodo abreviado: Indicamos la tecla cuya pulsacin
en conjunto con la tecla Ctrl har que se inicie la
ejecucin de la macro.
Descripcin: Este texto descriptivo es rellenado
automticamente por Excel con el usuario y fecha de
creacin, aunque podemos escribir lo que deseemos.

Guardar macro en: Esta opcin nos cita los posibles lugares donde podemos almacenar esta macro, ya sea
en el libro actual, en otro nuevo como en el "libro de macros personal" cuya modificacin afecta a todo
nuevo libro que se cree desde 0.
En la siguiente imagen podemos ver las distintas opciones comentadas. En el caso de que estemos creando una macro til
para cualquier hoja de clculo con la que trabajemos debemos incorporarla en "Libro de macros personal".
No obstante, si es una macro muy particular de la hoja de clculo con la que estamos
trabajando, es preferible almacenarla en el libro local.
Veamos un ejemplo de creacin de una macro. Vamos a crear una macro denominada "Crear_meses_ao" que rellena una
columna con los 12 meses que compone un ao. Esta macro se ejecutar al pulsar la combinacin de teclas Ctrl+m , solo
afectar al mbito de este libro.
La imagen nos muestra los datos de creacin de macro:
Una vez pulsado el botn aceptar accederemos libremente a nuestra hoja de
calculo... cuidado!! todo lo que hagamos hasta que indiquemos lo contrario
formar parte de las acciones asociadas a nuestra macro "crear_meses_ao".
Hemos de ser especialmente cuidadosos ya que en una macro se almacenan
tanto las acciones correctas como nuestros errores.
Encontraremos flotando la barra de herramientas siguiente con solo 2
opciones:
Detener grabacin: Es la primera de las opciones y se encarga de indicar el momento de cierre de la

macro, es decir, indica hasta que momento se van almacenando las operaciones que realizamos en nuestra
hoja de calculo.
Referencia relativa : Esta opcin se puede marcar y desmarcar. La pulsaremos cuando no queramos que las
tareas se repitan siempre en las mismas celdas, si no que dependa de la celda que tengamos pulsada en el
momento de ejecucin de una macro
Continuando con nuestra macro, antes de pulsar el botn detener grabacin y sin seleccionar la opcin de referencia
relativa escribiremos los 12 nombres de meses del ao.
Una vez finalizados estos pasos pulsaremos el botn detener grabacin, momento a
partir del cual se ha concluido la grabacin de nuestra macro "crear_meses_ao".
Para ejecutar y comprobar nuestros resultados, primero borraremos los meses escritos
y a continuacin slo tenemos que pulsar la combinacin Ctrl + m, de forma que
aparecer en un instante los meses del ao en las mismas celdas que las creamos
anteriormente.
No ser posible conseguir que estos meses aparezcan en otra columna que no sea
aquella en la cual se crearon por primera vez. Esto ocurre debido a que no
seleccionamos la opcin referencia relativa.
Veamos otro ejemplo, en
este caso repetiremos los
de la semana, llamada
salvedad de que s
relativa. Asignaremos la
pulsacin de las teclas Ctrl
mismos pasos para crear los das

"diasSemana", pero con la
activaremos la opcin referencia
ejecucin de la macro a la
+n
De esta forma, una vez creada la macro, slo tendremos que seleccionar desde que celda queremos que se escriban los das
de la semana seguido de la pulsacin de la combinacin de teclas Ctrl + n.
En la imagen vemos un resultado de la ejecucin de
esta macro en repetidas ocasiones.
Gracias a las macros podemos optimizar nuestro trabajo y gestionar mejor nuestro tiempo a la hora de trabajar con
hojas de calculo, evitando invertir tiempo en tareas que se repiten.
2. Ejecucin de macros
La siguiente opcin que debemos estudiar es la denominada "Macros..", accesible tambin por medio de la pulsacin de la
combinacin de teclas Alt+ F8 o bien accediendo al men "Herramientas", en el submen "Macro" y finalmente la opcin
"Macros..".
Podemos ver esta opcin en la siguiente imagen:
Pulsndola accederemos al cuadro de dilogo que
gestiona las macros definidas en nuestro entorno.
Desde aqu dispondremos de diversas opciones:
Activa la ejecucin de la macro seleccionada en el listado. Tiene el mismo efecto que si

pulsramos la combinacin de teclas asociada a la macro.
Ejecutar
Si desea detener la ejecucin de una macro presione ESC y haga clic en Finalizar en el
cuadro de dilogo Microsoft Visual Basic.
Cancelar
Cerramos este cuadro de dilogo.
Paso a paso
Ejecutamos una macro paso a paso, visualizando estos mediante el editor de cdigo
Visual Basic.
Modificar
Visualizamos el cuerpo de una macro, el cual est compuesto por un conjunto de

instrucciones escritas en Visual Basic.
Podremos ver estas instrucciones por medio del editor de cdigo Visual Basic, y en caso
de conocer este lenguaje tendremos la posibilidad de modificar y afinar el funcionamiento
de la macro seleccionada.
Crear
Nos permite crear nuevas macros.
Eliminar
Elimina la macro seleccionada.
Opciones
Accede a una ventana de opciones sobre la macro seleccionada.
En la siguiente imagen podemos ver un ejemplo de este cuadro de dilogo con un listado en el cual aparecen las 2 macros
definidas en el apartado anterior.
En la parte inferior de la ventana

tendremos acceso a una lista desplegable
que nos permite indicar el mbito de las
macros que estamos visualizando, ya que
pueden ser macros definidas en este libro
o en otros libros que tengamos abiertos.
Quizs la opcin que ms pueda llamar la atencin de las comentadas hasta ahora es la de edicin de una macro, dado
que nos da acceso a su definicin por medio del editor de cdigo Visual Basic. Podemos ver un ejemplo editando nuestra
macro "crear_meses_ao".
Conocer el uso de este editor as como el lenguaje
Visual Basic se escapa del mbito de este curso,
aunque s veremos con mayor detalle este ejemplo.
El editor de Visual Basic esta compuesto, a parte de
su barra de herramientas principal de 3 paneles:
Panel de proyecto: Es donde se

definen los distintos mdulos y archivos
contenedores de cdigo. Podemos crear
tantos mdulos como deseemos para
organizar el cdigo escrito.
Panel de propiedades: Aunque en
este caso no muestra nada ms que el
nombre del mdulo seleccionado, esta
ventana se encarga de mostrar todas
las
propiedades
del
objeto
seleccionado.
Por
ejemplo,
si
utilizramos
algn
elemento
de
formulario, el listado de propiedades
sera mucho mayor.
Panel de cdigo: Este es el panel que ms nos interesa, suele ocupar la mayor parte de la pantalla. En el
podremos escribir y modificar el cdigo que compone una macro.
Estudiemos a continuacin el cdigo que define la macro "crear_meses_ao". Esta macro esta definida por medio de un
subprocedimiento:
Sub crear_meses_ao()
'
' crear_meses_ao Macro
' Macro grabada el 09/08/2007
'
' Acceso directo: CTRL+m
'
Range("B6").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Enero"
Range("B7").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Febrero"
Range("B8").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Marzo"
Range("B9").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Abril"
Range("B10").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Mayo"
Range("B11").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Junio"
Range("B12").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Julio"
Range("B13").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Agosto"
Range("B14").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Septiembre"
Range("B15").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Octubre"
Range("B16").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Noviembre"
Range("B17").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Diciembre"
Range("B18").Select
End Sub
En Visual Basic, un subprocedimiento no es ms que una agrupacin de instrucciones bajo el mbito de un nombre, algo muy
parejo a nuestra definicin de macro.
Sub crear_meses_ao()
End Sub
Dentro del subprocedimiento nos encontramos con unas lneas que comienzan con una comilla simple. Estas lneas son
ignoradas por Excel a la hora de ejecutar las instrucciones. Muestra la informacin de descripcin as como el acceso directo
que utiliza la macro.
'
' crear_meses_ao Macro
' Macro grabada el 09/08/2007
'
' Acceso directo: CTRL+m
'
Ya por ltimo encontramos 12 repeticiones de las siguientes parejas de lneas, que si son instrucciones. Cada una de estas
parejas se encarga de seleccionar la celda en la cual vamos a escribir, y a la asignacin del valor del mes correspondiente.
Range("B6").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Enero"
Esta sencilla macro es un buen ejemplo para que llegues a comprender como se compone una macro.
Otra de las opciones, muy relacionada con la edicin de una macro, es la ejecucin paso a paso. Esta ejecucin se visualiza
por medio del editor de cdigo VisualBasic y nos permite controlar los pasos de ejecucin lnea a lnea en el editor. Esto
podemos llevarlo a cabo mediante las opciones del men:
Continuar: Pulsando esta opcin pasamos a ejecutar la siguiente lnea de cdigo.

Interrumpir: Pausamos la ejecucin de la macro en un momento dado.
Reestablecer: Paramos la ejecucin de la macro.
Solo nos queda por estudiar el botn Opciones, el cual, tal como adelantamos al principio de este apartado nos permita
acceder a las opciones de la macro que tenemos seleccionada en un momento dado.
Como ejemplo podemos ver las opciones de la macro "crear_meses_ao" en la siguiente imagen:
Vemos como aparte de indicarnos el nombre, nos permite
modificar tanto la descripcin como la abreviatura de teclas
asociadas.
Las macros estn compuestas por instrucciones de Visual Basic, lo cual nos permite completar, afinar y depurar las
macros creadas mediante Excel, potenciando su funcionalidad.
3. Eliminacin de macros
En los puntos anteriores, hemos estudiado cmo grabar una
macro y cmo utilizarla. Tambin hemos aprendido a modificar macros ya creadas con anterioridad.
En esta seccin de la unidad, veremos cmo eliminar una macro.
Para realizar esta accin, accedemos al men "Herramientas", apartado "Macro".
Este apartado abre un submen donde elegiremos la opcin Macros:
Marcamos la macro que queremos borrar y pulsamos el botn Eliminar.
Excel permite eliminar las macros creadas con anterioridad.
4. Seguridad
Para que controlar la seguridad? como puede daarnos una macro?.
Esta pregunta tiene una sencilla respuesta, y es que al estar compuesta por cdigo Visual Basic, se crea un agujero
de seguridad en nuestro sistema. Esto es debido a la posibilidad de poderse crear un virus mediante este tipo de
instrucciones.
Es decir, puede darse por ejemplo el caso de que nos enven a nuestro correo electrnico un fichero Excel con macros
definidas para ejecutarse al abrir el documento de forma automtica, sin ninguna accin por nuestro lado, las cuales
no sean ms que cdigo malicioso y daino para nuestro sistema.
Como podemos defendernos ante tales ataques?
Por supuesto que mediante la instalacin de un antivirus que sea capaz de detectar virus de macros, opciones muy
comunes en este tipo de software. No obstante, desde Excel disponemos tambin de una serie de opciones para
permitir la ejecucin de las macros dependiendo de cada situacin.
Podemos encontrar estas opciones
en el men "Herramientas" ->
"Macro" -> "Seguridad":
Desde esta opcin accederemos a un cuadro de dilogo en el cual indicaremos

el nivel de seguridad que se ha de contemplar a la hora de ejecutar macros.
Nos encontramos con 4 niveles, quedando de nuestra mano el decidir cual de

las opciones establecer:
Muy alto
Es el nivel ms restrictivo de seguridad, solo se ejecutar en el caso de estar

instalada en una ubicacin de confianza.
Alto
Aun sigue siendo un nivel bastante restrictivo el cual solo permitir ejecutar
aquellas macros que estn firmadas y procedan de fuentes de confianza.
Medio
En el nivel medio no es tan restrictivo y se le da al usuario la oportunidad de decidir

si ejecutar o no una macro que venga sin firmar.
Para aquellas macros firmadas depender de sus caractersticas para que se ejecute
o no automticamente.
Cuando se establece un nivel de seguridad bajo, todas las macros se tratan de la
misma forma independientemente del origen o del estado del certificado.
Bajo
Con el nivel de seguridad bajo, el usuario no recibe ningn aviso ni se le pide que
valide la firma, y las macros se habilitan automticamente.
Slo debe utilizar esta configuracin si est seguro de que todas las macros de los
archivos son de fuentes de confianza.
Hemos de tener especial cuidado con las macros de dudosa procedencia, vigilando siempre que estn firmados y vengan de
una fuente de confianza. Gracias a los niveles de seguridad podemos configurar nuestro sistema para prevenir riesgos.
TEMA 1.
1.
a.
b.
c.
d.
e.
2.
a.
b.
c.
d.
e.
3.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
4.
a.
b.
TEMA 2.
1.
a.
b.
c.
2.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
3.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
4.
a.
b.
c.
d.
TEMA 3.
1.
2.
3.
a.
b.
c.
d.
e.
4.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
TEMA 4.
1.
a.
b.
c.
VISION GENERAL DE EXCEL...........................................................................................................................1

Visin general.............................................................................................................................................1
Qu es Excel?............................................................................................................................................1
Versiones de Excel.......................................................................................................................................1
Descripcin de la pantalla.............................................................................................................................2
La ayuda de Excel........................................................................................................................................4
Modificar las preferencias de la aplicacin.......................................................................................................5
Elementos de pantalla..................................................................................................................................6
Barra de Mens...........................................................................................................................................6
Barra de Herramientas.................................................................................................................................8
Barra de Frmulas.......................................................................................................................................9
Ventana de documento...............................................................................................................................10
Barra de Estado.........................................................................................................................................12
Trabajo con documentos.............................................................................................................................12
Libros.......................................................................................................................................................12
Hojas.......................................................................................................................................................13
Celdas......................................................................................................................................................14
Abrir........................................................................................................................................................15
Cerrar......................................................................................................................................................16
Guardar....................................................................................................................................................16
Guardar como...........................................................................................................................................17
Salir.........................................................................................................................................................17
La ayuda de Excel......................................................................................................................................18
El ayudante de Office.................................................................................................................................18
La Ventana de ayuda..................................................................................................................................21
DATOS DE EXCEL........................................................................................................................................23
Los datos en Excel.....................................................................................................................................23
Seleccin de celdas....................................................................................................................................23
Manejo de datos........................................................................................................................................23
Llenado automtico....................................................................................................................................23
Seleccin de celdas....................................................................................................................................23
Rangos.....................................................................................................................................................23
Seleccin de una celda...............................................................................................................................24
Seleccin de rangos...................................................................................................................................24
Seleccin de celdas y rangos disjuntos.........................................................................................................25
Seleccin de columnas y filas.....................................................................................................................25
Seleccin de toda una hoja.........................................................................................................................26
Selecciones extendidas...............................................................................................................................26
El comando ir a.........................................................................................................................................26
Manejo de datos........................................................................................................................................27
Introduccin de datos.................................................................................................................................27
Editar y eliminar........................................................................................................................................29
Cortar-pegar y copiar-pegar........................................................................................................................30
Insertar datos...........................................................................................................................................31
Pegado especial.........................................................................................................................................32
Referencias...............................................................................................................................................33
Vnculos....................................................................................................................................................35
Llenado automtico....................................................................................................................................36
Botn de llenado........................................................................................................................................36
Comando rellenar......................................................................................................................................37
Llenar un rango con el teclado.....................................................................................................................37
Llenar series.............................................................................................................................................38
NOMBRES y FUNCIONES..............................................................................................................................41
Qu son los nombres?...............................................................................................................................41
Qu son las funciones?..............................................................................................................................41
Nombres...................................................................................................................................................42
Definir nombres.........................................................................................................................................42
Pegar nombres..........................................................................................................................................43
Eliminar nombres.......................................................................................................................................44
Crear nombres..........................................................................................................................................44
Aplicar nombres.........................................................................................................................................45
Funciones.................................................................................................................................................46
Sintaxis....................................................................................................................................................46
Argumentos..............................................................................................................................................46
El asistente para funciones..........................................................................................................................47
La autosuma.............................................................................................................................................48
Funciones bsicas......................................................................................................................................49
Errores y autocorreccin.............................................................................................................................51
Tipos de funciones.....................................................................................................................................52
FORMATOS.................................................................................................................................................61
Formatos..................................................................................................................................................61
Introduccin a los formatos.........................................................................................................................61
Autoformato..............................................................................................................................................62
Copiar formato..........................................................................................................................................62
2.
Celdas......................................................................................................................................................63
a.
Nmeros...................................................................................................................................................63
b.
Alineacin.................................................................................................................................................65
c.
Fuente......................................................................................................................................................65
d.
Borde.......................................................................................................................................................66
e.
Trama......................................................................................................................................................67
3.
Filas.........................................................................................................................................................68
a.
Alto..........................................................................................................................................................68
b.
Autoajustar...............................................................................................................................................68
c.
Ocultar-mostrar.........................................................................................................................................69
4.
Columnas.................................................................................................................................................69
a.
Ancho.......................................................................................................................................................69
b.
Autoajustar a la seleccin...........................................................................................................................70
c.
Ocultar-mostrar.........................................................................................................................................70
d.
Ancho estndar.........................................................................................................................................70
5.
Hojas.......................................................................................................................................................71
a.
Cambiar nombre........................................................................................................................................71
b.
Ocultar-mostrar.........................................................................................................................................72
c.
Fondo.......................................................................................................................................................72
TEMA 5. GRFICOS................................................................................................................................................74
1.
Introduccin..............................................................................................................................................74
2.
Asistente para grficos...............................................................................................................................79
3.
Herramientas para grficos.........................................................................................................................83
TEMA 6. IMPRESIN...............................................................................................................................................85
1.
Impresin de documentos...........................................................................................................................85
a.
Introduccin a la impresin.........................................................................................................................85
b.
El rea de impresin..................................................................................................................................86
c.
Configuracin de la pgina..........................................................................................................................87
d.
Vista preliminar.........................................................................................................................................89
e.
Los saltos de pgina...................................................................................................................................91
2.
Configuracin de pgina.............................................................................................................................92
a.
Pgina......................................................................................................................................................92
b.
Mrgenes..................................................................................................................................................92
c.
Encabezado y pie de pgina........................................................................................................................93
d.
Hoja.........................................................................................................................................................93
TEMA 7. CONFIGURACION Y PERSONALIZACIN........................................................................................................95
1.
Configuracin............................................................................................................................................95
2.
Personalizar..............................................................................................................................................96
a.
Personalizar las Barras de herramientas.......................................................................................................96
b.
Personalizar los botones de Comando...........................................................................................................97
3.
Los botones de comando y las macros..........................................................................................................97
TEMA 8. TRABAJO CON ARCHIVOS............................................................................................................................99
1.
Creacin de documentos nuevos. Plantillas y asistentes..................................................................................99
2.
Creacin, modificacin y eliminacin de plantillas.........................................................................................100
3.
Modos de visualizacin de un libro. Ventanas y paneles.................................................................................102
a.
Uso de ventanas......................................................................................................................................102
b.
Uso de paneles........................................................................................................................................103
TEMA 9. USO AVANZADO DE FORMULAS..................................................................................................................104
1.
Referencias absolutas, relativas y mixtas....................................................................................................104
a.
Referencias relativas................................................................................................................................104
b.
Referencias absolutas...............................................................................................................................105
c.
Referencias mixtas...................................................................................................................................106
2.
Funciones de Excel...................................................................................................................................106
a.
Funciones...............................................................................................................................................107
b.
Funciones promedio, mnimo, mximo y contar...........................................................................................108
3.
Rangos con nombre..................................................................................................................................109
4.
Funciones de bsqueda y condicionales.......................................................................................................110
a.
Funciones de bsqueda.............................................................................................................................112
b.
Formatos condicionales.............................................................................................................................113
5.
Auditar una hoja de clculo. Bsqueda y correccin de errores......................................................................113
TEMA 10.LISTAS Y BASES DE DATOS EN EXCEL........................................................................................................115
1.
Ordenacin de listas.................................................................................................................................115
2.
Grupos y esquemas..................................................................................................................................116
3.
Formularios de datos................................................................................................................................117
4.
Subtotales...............................................................................................................................................118
5.
Filtros. Autofiltros y filtros avanzados.........................................................................................................120
6.
Consultas a otras bases de datos...............................................................................................................123
7.
Importar y exportar datos.........................................................................................................................126
TEMA 11. TABLAS DINMICAS................................................................................................................................128
1.
Tablas Dinmicas.....................................................................................................................................128
a.
Qu son las tablas dinmicas?..................................................................................................................128
b.
Asistente para tablas dinmicas.................................................................................................................130
2.
Uso de las tablas dinmicas.......................................................................................................................134
a.
Acciones bsicas sobre tablas....................................................................................................................134
b.
Seleccin, agrupacin y ordenacin............................................................................................................136
c.
Configuracin de campos y otras acciones...................................................................................................138
d.
Grficas basadas en tablas dinmicas.........................................................................................................142
TEMA 12.MACROS AVANZADO.................................................................................................................................148
1.
2.
3.
4.
Crear una macro......................................................................................................................................148

Ejecucin de macros.................................................................................................................................150
Eliminacin de macros..............................................................................................................................153
Seguridad...............................................................................................................................................153

Manual Excel 2003

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Curso Avanzado de EXCEL

TEMA 1. VISION GENERAL DE EXCEL

Microsoft Excel es una hoja de clculo.

Curso Avanzado de EXCEL

Podemos realizar operaciones sobre las hojas .

Curso Avanzado de EXCEL

Entre otros elementos y componentes que se distinguen encontramos:

Barra de Comandos - Mens:

Barras de Comandos - Botones (o Barra de Herramientas):

Botones de Desplazamiento por las Hojas:

Curso Avanzado de EXCEL

y el icono que representa los

documentos de Excel es:

En la ventana de Excel encontraremos varios elementos.

El Ayudante de Office es la forma ms fcil y rpida de recurrir a la Ayuda.

Curso Avanzado de EXCEL

e. Modificar las preferencias de la aplicacin

Modificar el nombre de usuario

Podemos modificar en esta ficha el nombre de

Curso Avanzado de EXCEL

Curso Avanzado de EXCEL

Modificar los directorios/carpetas por defecto

Curso Avanzado de EXCEL

Ctrl equivale a mantener presionada la tecla Control. De este modo:

mantener la tecla de control pulsada y a la vez pulsar la tecla x equivale a la accin

Estos cuadros de dilogo, en su mayora, disponen de

Curso Avanzado de EXCEL

Para poder hacer visibles otras barras de herramientas, tendremos que

Curso Avanzado de EXCEL

Curso Avanzado de EXCEL

Cuando una ventana de documento se encuentra

indica cual es el que se encuentra activo en este momento.

Podemos mantener abiertas varios libros.

Curso Avanzado de EXCEL

Si seleccionamos 200% tendremos la siguiente vista (por ejemplo):

Curso Avanzado de EXCEL

3. Trabajo con documentos

Curso Avanzado de EXCEL

Si seleccionamos En mi PC.., aparece otro cuadro y en la pestaa SOLUCIONES DE

En Excel podemos usar varias hojas en un mismo documento.

Para crear una nueva hoja, podemos hacer dos cosas:

seleccionamos en el men insertar el comando Hoja de clculo.

sobre el indicador de hojas,

Para eliminar una hoja, podemos hacer lo siguiente:

Para cambiar el nombre a una hoja ya creada:

Curso Avanzado de EXCEL

Podemos realizar operaciones sobre las hojas .

Para desplazarnos por la hoja disponemos de las barras

Si pulsamos en las que aparecen en los extremos, nos

nos moveremos ms rpido en proporcin al tramo

Curso Avanzado de EXCEL

Disponemos de una barra de botones

permite acceder a la ltima carpeta a la que se accedi

permite ascender al directorio de un nivel superior

permite realizar una bsqueda en el Web

permite eliminar archivos o directorios

permite crear una nueva carpeta

men desplegable que permite modificar la forma en que se

men desplegable que permite realizar operaciones como

Curso Avanzado de EXCEL

En cualquiera de los casos estaramos

Curso Avanzado de EXCEL

Elegimos el comando Salir del men archivo.

de la barra de Ttulo de la ventana del programa.