Manual Excel Básico

Instituto Mexicano del Petrleo
LSC Francisco Hel Ojeda Morales
Indice
INDICE............................................................................................. 2
UNIDAD 1. INTRODUCCIN. ELEMENTOS DE EXCEL............................. 3
INICIAR EXCEL 2007.............................................................................3
LAS BARRAS ........................................................................................5
LA BANDA O CINTA DE OPCIONES..................................................................7
EL BOTN OFFICE..................................................................................8
LA AYUDA..........................................................................................9
CONCEPTOS DE EXCEL............................................................................10
MOVIMIENTO RPIDO EN LA HOJA................................................................10
MOVIMIENTO RPIDO EN EL LIBRO................................................................10
INTRODUCIR DATOS................................................................................12
MODIFICAR DATOS.................................................................................12
TIPOS DE DATOS...................................................................................13
ERRORES EN LOS DATOS..........................................................................14
UNIDAD 3. FRMULAS Y FUNCIONES............................................... 16
INTRODUCIR FRMULAS Y FUNCIONES...........................................................16
INSERTAR FUNCIN CON EL ASISTENTE...........................................................17
UTILIZAR EXPRESIONES COMO ARGUMENTOS DE LAS FUNCIONES..............................19
FUNCIONES DE TEXTO.............................................................................21
FUNCIONES DE BSQUEDA........................................................................22
OTRAS FUNCIONES................................................................................24
FUENTE............................................................................................26
ALINEACIN........................................................................................28
BORDES............................................................................................30
RELLENOS.........................................................................................32
NMERO...........................................................................................33
UNIDAD 5. CAMBIOS DE ESTRUCTURA.................................................... 36
ALTO DE FILA......................................................................................36
AUTOAJUSTAR.....................................................................................37
ANCHO DE COLUMNA..............................................................................38
ANCHO ESTNDAR DE COLUMNA.................................................................39
CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA................................................................40
OCULTAR HOJAS...................................................................................41
MOSTRAR HOJAS OCULTAS.......................................................................41
CAMBIAR EL COLOR A LAS ETIQUETAS DE HOJA............................................42
UNIDAD 6. LAS TABLAS DINMICAS................................................. 43
CREAR UNA TABLA DINMICA..................................................................43

ELIMINAR UNA TABLA DINMICA..............................................................46
APLICAR FILTROS A UNA TABLA DINMICA..................................................47
GRFICOS CON TABLAS DINMICAS..........................................................48
UNIDAD 7. GRFICOS......................................................................... 49
INTRODUCCIN...................................................................................49
CREAR GRFICOS.................................................................................49
AADIR UNA SERIE DE DATOS.................................................................51
MODIFICAR LAS CARACTERSTICAS DEL GRFICO..........................................52
MODIFICAR EL TAMAO DE UN GRFICO....................................................56
MODIFICAR LA POSICIN DE UN GRFICO...................................................56
UNIDAD 8. IMPRESIN........................................................................ 58
VISTA PRELIMINAR..............................................................................58
CONFIGURAR PGINA...........................................................................61
IMPRIMIR.........................................................................................65
UNIDAD 9. TRABAJAR CON OTROS PROGRAMAS DE MICROSOFT OFFICE.......67
OBTENER MS INFORMACIN SOBRE HIPERVNCULOS...........................................67
USO DE LOS HIPERVNCULOS.....................................................................67
DEFINICIN Y FUNCIONAMIENTO DE UNA DIRECCIN URL.......................................67
HIPERVNCULOS ABSOLUTOS Y RELATIVOS.......................................................68
CREAR UN HIPERVNCULO A UN ARCHIVO NUEVO................................................68
CREAR UN HIPERVNCULO A UN ARCHIVO O PGINA WEB EXISTENTE...........................69
CREAR UN HIPERVNCULO A UNA UBICACIN ESPECFICA DE UN LIBRO.........................70
CREAR UN HIPERVNCULO PERSONALIZADO UTILIZANDO LA FUNCIN HIPERVINCULO......70
SINTAXIS...........................................................................................72
CREAR UN HIPERVNCULO A UNA DIRECCIN DE CORREO ELECTRNICO.......................72
CREAR UN VNCULO DE REFERENCIA EXTERNA A LOS DATOS DE UNA HOJA DE CLCULO EN LA
WEB................................................................................................73
SELECCIONAR UN HIPERVNCULO SIN ACTIVAR EL VNCULO.....................................73
CAMBIAR UN HIPERVNCULO......................................................................74
CAMBIAR EL DESTINO DE UN HIPERVNCULO.....................................................74
CAMBIAR LA APARIENCIA DEL TEXTO DE UN HIPERVNCULO.....................................74
CAMBIAR EL TEXTO O EL GRFICO DE UN HIPERVNCULO........................................75
COPIAR O MOVER UN HIPERVNCULO.............................................................75
ESTABLECER LA DIRECCIN BASE PARA LOS HIPERVNCULOS DE UN LIBRO....................75
ELIMINAR UN HIPERVNCULO......................................................................76
UNIDAD 11. EXCEL E INTERNET............................................................. 77
Manual de apoyo
UNIDAD 1. INTRODUCCIN. ELEMENTOS DE EXCEL

Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros
organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de
prstamos hipotecarios. Si no has trabajado nunca con Excel aqu puedes ver con ms detalle
qu es y para qu sirve una hoja de clculo..
Ahora vamos a ver cules son los elementos bsicos de Excel 2007, la pantalla, las barras, etc,
para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenders cmo se llaman, dnde estn y para
qu sirven. Tambin cmo obtener ayuda, por si en algn momento no sabes cmo seguir
trabajando. Cuando conozcas todo esto estars en disposicin de empezar a crear hojas de
clculo en el siguiente tema.
Iniciar Excel 2007.

Vamos a ver las dos formas bsicas de iniciar Excel 2007.
DESDE EL BOTN INICIO SITUADO, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la

pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el
cursor sobre Todos los programas , aparece otra lista con los programas que hay instalados en
tu ordenador; coloca el puntero del ratn sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz
clic sobre Microsoft Excel, y se iniciar el programa.
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LSC Francisco Heli Ojeda Morales
Manual de apoyo
DESDE EL ICONO DE EXCEL DEL ESCRITORIO.
Puedes iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.
Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Hacer clic en el botn cerrar

, este botn se encuentra situado en la parte
superior derecha de la ventana de Excel.
Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas ALT+F4, con esta combinacin de
teclas cerrars la ventana que tengas activa en ese momento.
Hacer clic sobre el men Botn Office
y elegir la opcin Salir.
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Manual de apoyo
La pantalla inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes
fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil
entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de
este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario
puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms
adelante.
Las Barras
La barra de ttulo
Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento.
Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo
guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones
para minimizar
, restaurar
y cerrar
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Manual de apoyo
La barra de acceso rpido
La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar
Deshacer
o Rehacer
Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en
la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso
rpido.
Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir acciones que iremos viendo a lo largo
del curso:
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Manual de apoyo
La Banda o cinta de Opciones
La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al
hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los
diferentes elementos que se pueden crear en Excel.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales
podramos aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior.
En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen
un color atenuado.
Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres
cuando trabajes con Excel. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te
sern tiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern
pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que
debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del
modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos
espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas.
Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier
pestaa.
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Manual de apoyo
El Botn Office
Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la

pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar
sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
A este men tambin puedes accerder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos
para la Banda de opciones.
Este men contiene tres tipos bsicos de elementos:
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen
porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opcin Guardar
para guardar el documento actual. O tambin, al hacer clic en la opcin puede aparecer un cuadro
de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir.
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Manual de apoyo
Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha.
Colocando el ratn en ese tringulo puedes acceder a otro
listado de opciones. Por ejemplo, la opcin Administrar para
acceder a las opciones de administracin de la base de datos.
La barra de frmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.
Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero
esto lo estudiaremos ms adelante.
La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Las barras de desplazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay
que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.
La Ayuda
Tenemos varios mtodos para obtener Ayuda con Excel.
Un mtodo consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo

clic en el interrogante:
Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecer la ventana de ayuda
desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.
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Manual de apoyo
UNIDAD 2. EMPEZANDO A TRABAJAR CON EXCEL.

Veremos cmo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, as
como manejar las distintas tcnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la
creacin de hojas de clculo.
Conceptos de Excel
En caso de no tener claro algunos conceptos bsicos de Excel como puede ser Libro de
trabajo, Hoja de clculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,... quizs sea aconsejable repasarlo
aqu..
Movimiento rpido en la hoja
Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la
mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla
y es necesario moverse por el documento rpidamente.
Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a
travs de la hoja son:
MOVIMIENTO
TECLADO
Celda Abajo
FLECHA ABAJO
Celda Arriba
FLECHA ARRIBA
Celda Derecha
FLECHA DERECHA
Celda Izquierda
FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo
AVPAG
Pantalla Arriba
REPAG
Celda A1
CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa
FIN
FLECHA ARRIBA
ltima celda de la columna activa
FIN
FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa
FIN
FLECHA IZQUIERDA o INICIO
ltima celda de la fila activa
FIN
FLECHA DERECHA
Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde
se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la
barra de frmulas:
Por ejemplo, para ir a la celda DF15 debers escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla
INTRO. Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento
para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.
Movimiento rpido en el libro
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3 hojas
de clculo aunque el nmero podra cambiarse.
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Manual de apoyo
En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas hojas del
libro de trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.
Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la hoja activa, es decir, la
hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa
Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja.
Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los
botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:
Para visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Para visualizar las ltimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta
de sta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn efecto.
Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del
libro de trabajo, como pueden ser:
MOVIMIENTO
TECLADO
Hoja Siguiente
CTRL+AVPAG
Hoja Anterior
CTRL+REPAG
En caso de tener alguna duda sobre los distintos mtodos de movimiento dentro de un
libro de trabajo, sera aconsejable realizar el Ejercicio de desplazamiento en un libro.
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Manual de apoyo
Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En
todos los casos, los pasos a
seguir sern los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda
donde se van a introducir los
datos y teclear los datos que
desees introducir.
Aparecern en dos lugares: en
la celda activa y en la Barra
de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te
explicamos a continuacin:
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser
la que se encuentra justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la
celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos
FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn
de la barra de frmulas, al hacer clic
sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir
siendo la misma.
Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido
de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic
sobre el botn Cancelar
de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y
la celda seguir con el valor que tena.

Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonos
informacin sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos
dice y aceptar la correccin o no.
Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda,
comprobar la frmula en la barra de frmulas para encontrar el error.
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms
tarde, despus de la introduccin.
Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar
utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor,
haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA
porque equivale a validar la entrada de datos.
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Manual de apoyo
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda

adecuada, despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos
directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.
En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora
es cuando podemos modificar la informacin.
Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn Aceptar.
Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el
contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic
sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda
muestra la informacin que ya tena.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se
escribe el nuevo valor directamente sobre sta.
Tipos de datos
En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una
celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto.

FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a
otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el
anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las
hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar
constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula
se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.
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Manual de apoyo
Errores en los datos

Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr el aspecto que ves:
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botn S o rechazar
utilizando el botn No.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con
unsmbolo en la esquina superior izquierda tal como esto:
Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como
el error.
que nos permitir saber ms sobre
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre

el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro,
siendo el ms frecuente el que aparece a
continuacin:
Este cuadro nos dice que la frmula es
incoherente y nos deja elegir entre diferentes
opciones. Posiblemente el error sea simplemente
que la frmula de la celda no tiene el mismo
aspecto que todas las dems frmulas adyacente
(por ejemplo, sta sea una resta y todas las
dems sumas).
Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda sobre este error.
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Manual de apoyo
Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no podramos
utilizar la opcin Modificar en la barra de frmulas.
Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el smbolo de
la esquina de la celda.
Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda

#TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error.
Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se
utiliza una fecha o una hora negativa.

#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto,
como puede ser sumar textos.

#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.
#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.
#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.
#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.
#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan.
Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la
esquina superior izquierda tal como:
antes.
. Este smbolo se utilizar como hemos visto
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Manual de apoyo
UNIDAD 3. FRMULAS Y FUNCIONES

Esta unidad es la unidad una de las ms importantes del curso, pues en su comprensin y
manejo est la base de Excel. Qu es una hoja de clculo sino una base de datos que utilizamos
con una serie de frmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por
eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilizacin de Excel.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la
creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente
para funciones, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o
la sintaxis de stas.
Introducir Frmulas y Funciones
Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o
ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado
para calcular la frmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier funcin es:
nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios
antes o despus de cada parntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El
operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre
la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.

Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro
de la frmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
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Manual de apoyo
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As
hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora,
lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin.
Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos
cualquier texto, precedida siempre del signo =.
Insertar funcin con el asistente
Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su
sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar
ms fcil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una funcin en una celda:
Situarse en la celda donde queremos

introducir la funcin.
Hacer clic en la pestaa Frmulas.
Elegir la opcin Insertar funcin.
bien, hacer clic sobre el botn
barra de frmulas.
de la
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:

Excel 2007 nos permite
buscar la funcin que
necesitamos
escribiendo
una breve descripcin de la
funcin necesitada en el
recuadro Buscar una funcin:
y a continuacin hacer clic
sobre el botn
,
de esta forma no es necesario
conocer cada una de las
funciones que incorpora Excel
ya que el nos mostrar en el
cuadro de lista Seleccionar
una funcin: las funciones
que tienen que ver con la
descripcin escrita.
Para que la lista de funciones no
sea tan extensa podemos
seleccionar previamente una
categora del cuadro combinado O seleccionar una categora:, esto har que en el cuadro de
lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no
estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos
haciendo clic sobre sta.
17
Manual de apoyo
Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los
distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda
sobre esta funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin.
A final, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de dilogo Argumentos de
funcin, donde nos pide
introducir
los
argumentos
de
la
funcin: Este cuadro
variar segn la funcin
que hayamos elegido,
en nuestro caso se
eligi la funcin SUMA
().
En
el
recuadro
Nmero1
hay
que
indicar
el
primer
argumento
que
generalmente ser una
celda o rango de celdas
tipo A1:B4 . Para ello,
hacer clic sobre le botn
para que el cuadro
se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el
rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de
celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn sobre la primera celda del rango y sin soltar el
botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de
dilogo.
En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de
que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as
sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn
Aceptar.
Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin, Excel expande
automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si
tenemos en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la frmula
se expandir automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).
En la pestaa Inicio o en la de Frmulas encontrars el botn
Autosuma
de forma ms rpida.
que nos permite realizar la funcin SUMA
Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la derecha:

Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede ser
Promedio (calcula la media aritmtica), Cuenta (cuenta valores), Mx.
(obtiene el valor mximo) o Mn (obtiene el valor mnimo).
18
Manual de apoyo
Adems de poder accesar al dilogo de funciones a travs de Ms Funciones...

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones
Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma
de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones
y despus ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3
y 2 respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado.
Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones
Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma
podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda.
Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de la combinacin de dos funciones,
la suma y el valor mximo. Excel realizar primero la suma SUMA(A1:A4) y despus calcular el
valor mximo entre el resultado de la suma y la celda B3.
19
Manual de apoyo
Funciones de fecha y hora

De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas
al tratamiento de fechas y horas.
Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.
En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un
"nmero de serie".
Pues bien, Excel llama
nmero de serie al nmero
de das transcurridos desde
el 0 de enero de 1900 hasta
la fecha introducida, es
decir coge la fecha inicial
del sistema como el da
0/1/1900 y a partir de ah
empieza a contar, en las
funciones
que
tengan
nm_de_serie
como
argumento, podremos poner
un nmero o bien la
referencia de una celda que
contenga una fecha.
FUNCIN
AHORA()
AO(nm_de_serie)
DIA(nm_de_serie)
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;mtodo)
DIASEM(nm_de_serie;tipo)
FECHA(ao;mes;da)
FECHANUMERO(texto_de_fecha)
HORA(nm_de_serie)
HORANUMERO(texto_de_fecha)
HOY()
MES(nm_de_serie)
MINUTO(nm_de_serie)
NSHORA(hora;minuto;segundo)
SEGUNDO(nm_de_serie)
DESCRIPCIN
Devuelve la fecha y la hora
actual
Devuelve el ao en formato
ao
Devuelve el da del mes
Calcula el nmero de das
entre las dos fechas
Devuelve un nmero del 1 al
7
Devuelve la fecha en formato
fecha
Devuelve la fecha en formato
de fecha
Devuelve la hora como un
nmero del 0 al 23
Convierte una hora de texto
en un nmero
Devuelve la fecha actual
Devuelve el nmero del mes
en el rango del 1 (enero) al
12 (diciembre)
Devuelve el minuto en el
rango de 0 a 59
Convierte horas, minutos y
segundos
dados
como
nmeros
Devuelve el segundo en el
rango de 0 a 59
20
Manual de apoyo
Funciones de texto
Una hoja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los nmeros, pero Excel
tambin tiene un conjunto de funciones especficas para la manipulacin de texto. Estas son
todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.
FUNCIN
DESCRIPCIN
CARACTER(nmero)
Devuelve el carcter especficado por el nmero
CODIGO(texto)
Devuelve el cdigo ASCII del primer caracter del texto
CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)
Devuelve una cadena de caracteres con la unin
DECIMAL(nmero;decimales;no_separar_millares)
Redondea un nmero pasado como parmetro
DERECHA(texto;nm_de_caracteres)
Devuelve el nmero de caracteres especificados
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)
Devuelve la posicin inicial del texto buscado
ESPACIOS(texto)
Devuelve el mismo texto pero sin espacios
EXTRAE(texto;posicion_inicial;nm_caracteres)
Devuelve los caracteres indicados de una cadena
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)
Encuentra una cadena dentro de un texto
IGUAL(texto1;texto2)
Devuelve un valor lgico (verdadero/falso)
IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres)
Devuelve el nmero de caracteres especificados
LARGO(texto)
Devuelve la longitud del texto
LIMPIAR(texto)
Limpia el texto de caracteres no imprimibles
MAYUSC(texto)
Convierte a maysculas
MINUSC(texto)
Convierte a minsculas
MONEDA(nmero;nm_de_decimales)
Convierte a moneda
NOMPROPIO(texto)
Convierte a mayscula la primera letra del texto
REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;nm_de_caracteres;
Reemplaza parte de una cadena de texto por otra
texto_nuevo)
REPETIR(texto;nm_de_veces)
Repite el texto
SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;nm_de_ocurren
Reemplaza el texto con texto nuevo
cia)
T(valor)
Comprueba que el valor es texto
TEXTO(valor;formato)
Convierte un valor a texto
TEXTOBAHT(nmero)
Convierte un nmero a texto tailands (Baht)
VALOR(texto)
Convierte un texto a nmero
Funciones de bsqueda
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las frmulas
diseadas. Por eso existe una agrupacin de funciones especficas para realizar bsquedas de
datos. Comprendamos qu es en s una bsqueda, cuando queremos encontrar alguna
21
Manual de apoyo
informacin de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos,

realizamos una bsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo
que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto fsico, si
buscamos el n de telfono de un restaurante, buscamos en la gua de telfonos por el nombre
del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso
buscamos por otros datos que s conocemos.
Funcin
Descripcin
AREAS(ref)
Devuelve el nmero de rangos de celdas contiguas
BUSCAR(...)
Busca valores de un rango de una columna o una fila
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;
Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores
ordenado)
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_colu
mnas;ordenado)
Busca un valor en la primera columna de la izquierda
COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_coincid
Devuelve la posicin relativa de un elemento
encia)
COLUMNA(ref)
Devuelve el nmero de columna de una referencia
COLUMNAS(matriz)
Devuelve el nmero de columnas que componen la matriz
DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)
Devuelve una referencia a un rango
DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja)
Crea una referencia de celda en forma de texto
ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...)
Elige un valor o una accion de una lista de valores
FILA(ref)
Devuelve el nmero de fila
FILAS(matriz)
Devuelve el nmero de filas
HIPERvnculo(ubicacin_del_vnculo;nombre_descriptivo)
Crea un acceso directo a un documento
IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tablas_dinmicas
Extrae datos almacenados en una tabla dinmica
;campo1;elemento1;campo2;elemento2...)
INDICE(matriz;num_fila;num_columna)
Devuelve el valor de una celda en la interseccin de una

fila y una columna
INDIRECTO(ref;a1)
Devuelve una referencia especificada
TRANSPONER(matriz)
Intercambia las filas por las columnas en una matriz
FUNCIONES FINANCIERAS.
Excel es una de las herramientas ms potentes para trabajar con informacin y clculos
financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseadas para crearte tu propia "caja de
ahorros en casa".
Todas estas funciones estn agrupadas en la categora de Financieras.
Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel:
Funcin
Descripcin y Ejemplo
22
Manual de apoyo
DB(costo;valor_residual;vida;periodo;mes)
Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo

especificado, mtodo de depreciacin de saldo fijo
DDB(costo;valor_residual;vida;periodo;factor)
Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo

especificado, mediante el mtodo de depreciacin por doble
disminucin de saldo
DVS(costo;valor_residual;vida;periodo_inicial;periodo_fin Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo

al;factor;sin_cambios)
especificado, incluyendo periodos parciales
INT.PAGO.DIR(tasa;periodo;nper;va)
Calcula el inters pagado durante un perodo especfico de

una inversin
NPER(tasa;pago;va;vf;tipo)
Devuelve el nmero de pagos de una inversin
PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)
Devuelve el pago de un prstamo basado en pagos y tasas de

inters constantes
PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)
Devuelve el inters pagado por una inversin durante periodo

determinado
PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)
Devuelve el pago de un capital de una inversin determinada
SLN(costo;valor_residual;vida)
Devuelve la depreciacin por mtodo directo de un bien

durante un perodo dado
SYD(costo;valor_residual;vida;periodo)
Devuelve la depreciacin por mtodo de anualidades de un

bien durante un perodo especfico
TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar)
Devuelve la tasa de inters por periodo de un prstamo o una

inversin
TIR(valores;estimar)
Devuelve la tasa interna de retorno de una inversin para una

serie de valores en efectivo
TIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_reinversin)
Devuelve la tasa interna de retorno modificada
VA(tasa;nper;pago;vf;tipo)
Devuelve el valor actual de una inversin
VF(tasa;nper;pago;vf;tipo)
Devuelve el valor futuro de una inversin basada en pagos

peridicos y constantes ms una tasa de inters constante
VNA(tasa;valor1;valor2;...)
Devuelve el valor neto actual de una inversin a partir de una

tasa de descuentos y una serie de pagos futuros
Otras funciones.
Adems de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de
diferentes categoras que nos pueden ser de gran utilidad.
En este captulo veremos algunas de ellas clasificndolas por categoras.
Funcin
Descripcin
Funciones matemticas y trigonomtricas

ABS(nmero)
Devuelve el valor absoluto de un nmero
ALEATORIO()
Devuelve un nmero entre 0 y 1
COMBINAT(nmero;tamao)
Devuelve el nmero de combinaciones para un nmero

determinado de elementos
23
Manual de apoyo
Funcin
Descripcin
COS(nmero)
Devuelve el coseno de un ngulo
ENTERO(nmero)
Redondea un nmero hasta el entero inferior ms

prximo
EXP(nmero)
Realiza el clculo de elevar "e" a la potencia de un

nmero determinado
FACT(nmero)
Devuelve el factorial de un nmero
NUMERO.ROMANO(nmero,forma)
Devuelve el nmero pasado en formato decimal a

nmero Romano
PI()
Devuelve el valor de la constante pi
POTENCIA(nmero;potencia)
Realiza el clculo de elevar un nmero a la potencia

indicada
PRODUCTO(nmero1;nmero2;...)
Devuelve el resultado de realizar el producto de todos

los nmeros pasados como argumentos
RAIZ(nmero)
Devuelve la raz cuadrada del nmero indicado
RESIDUO(nmero;nm_divisor)
Devuelve el resto de la divisin
Funciones estadsticas
MEDIA.ARMO(nmero1;nmero2;...)
Devuelve la media armnica de un conjunto de

nmeros positivos
MAX(nmero1;nmero2;...)
Devuelve el valor mximo de la lista de valores
MIN(nmero1;nmero2;...)
Devuelve el valor mnimo de la lista de valores
MEDIANA(nmero1;nmero2;...)
Devuelve la mediana de la lista de valores
MODA(nmero1;nmero2;...)
Devuelve el valor que ms se repite en la lista de

valores
PROMEDIO(nmero1;nmero2;...)
Devuelve la media aritmtica de la lista de valores
VAR(nmero1;nmero2;...)
Devuelve la varianza de una lista de valores
K.ESIMO.MAYOR(matriz;k)
Devuelve el valor k-simo mayor de un conjunto de

datos
K.ESIMO.MENOR(matriz;k)
Devuelve el valor k-simo menor de un conjunto de

datos
Funciones lgicas
FALSO()
Devuelve el valor lgico Falso
VERDADERO
Devuelve el valor lgico Verdadero
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Devuelve un valor u otro, segn se cumpla o no una

condicin
NO(valor_lgico)
Invierte el valor lgico proporcionado
Y(valor_logico1;valor_logico2;...)
Comprueba si todos los valores son verdaderos
O(valor_logico1;valor_logico2;...)
Comprueba si algn valor lgico es verdadero y

devuelve VERDADERO
Funciones de informacin
ESBLANCO(valor)
Comprueba si se refiere a una celda vaca
ESERR(valor)
Comprueba si un valor es un error
ESLOGICO(valor)
Comprueba si un valor es lgico
24
Manual de apoyo
Funcin
Descripcin
ESNOTEXTO(valor)
Comprueba si un valor no es de tipo texto
ESTEXTO(valor)
Comprueba si un valor es de tipo texto
ESNUMERO(valor)
Comprueba si un valor es de tipo numrico
TIPO(valor)
Devuelve un nmero que representa el tipo de datos

del valor
25
Manual de apoyo
UNIDAD 4. FORMATO DE CELDAS

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena
presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta
forma con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms importante y as sacar
conclusiones de forma rpida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos
nuestros gastos y nuestras ganancias del ao y resaltar en color rojo las prdidas y en color
verde las ganancias, de esta forma sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal.
A continuacin veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto al cambio
de aspecto de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y
aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en la celda.
Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la
fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de
clculo, podemos utilizar los cuadros de dilogo o la banda de
opciones, a continuacin te describimos estas dos formas, en
cualquiera de las dos primero debers previamente
seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el
aspecto:
Utilizando los
cuadros de
dilogo:
En la pestaa Inicio haz

clic en la flecha que se
encuentra al pie de la
seccin Fuente.
Del cuadro de dilogo
que se abre, Formato de
celdas, haciendo clic
sobre la pestaa Fuente,
aparecer la ficha de la
derecha.
26
Manual de apoyo
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botn Aceptar.
Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un
modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda.
Esto es muy til a la hora de elegir el formato que ms se adapte a lo que queremos.
A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.
Fuente: Se elegir de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente
elegida es True Taype, es decir, que se usar la misma fuente en la pantalla que la impresora, y
que adems es una fuente escalable (podemos escribir un tamao de fuente aunque no aparezca
en la lista de tamaos disponibles).
Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada
tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.
Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro. Se puede elegir de
la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.
Subrayado: Observa como la opcin activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la
derecha se abrir una lista desplegable donde tendrs que elegir un tipo de subrayado.
Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la
derecha podrs elegir un color para la letra.
Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice y Subndice. Para
activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificacin que se encuentra a la
izquierda.
Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel
2007 tiene por defecto.
En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar
algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como:
En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos
encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro
tipo.
Al igual que el botn de Fuente anterior, aparece el tamao de nuestra celda, para
cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el
recuadro.
Este botn lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre ste se activa o
desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.
27
Manual de apoyo
Este botn funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o
quitar la Cursiva.
Este botn funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple.
Con este botn podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una
lnea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botn cambiaremos la
letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.
Alineacin
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos

modificar la alineacin.
Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin

Alineacin.
Aparecer la ficha de la derecha.
Elegir las opciones
deseadas.
Una vez elegidas
todas las opciones
deseadas, hacer clic
sobre
el
botn
Aceptar.
28
Manual de apoyo
A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha.

Alineacin del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la
derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones:
GENERAL: Es la opcin de Excel 2007 por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo
del tipo de dato introducido, es decir, los nmeros a la derecha y los textos a la izquierda.
IZQUIERDA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de stas
independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro Sangra:
que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la
celda comienza un carcter ms a la derecha, para que el contenido de la celda no est pegado al
borde izquierdo de la celda.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de stas.
DERECHA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de stas,
independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de
Sangra: que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada
de la celda comienza un carcter ms a la izquierda, para que el contenido de la celda no est
pegado al borde derecho de la celda.
LLENAR: Esta opcin no es realmente una alineacin sino que que repite el dato de la celda para
rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opcin
Llenar, en la celda aparecer ************ hasta completar la anchura de la celda.
JUSTIFICAR: Con esta opcin el contenido de las celdas seleccionadas se alinear tanto por la
derecha como por la izquierda.
CENTRAR EN LA SELECCIN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en
blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la seleccin que contiene datos.
Alineacin del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es
decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opcin slo tendr sentido si la altura de las filas se
ha ampliado respecto al tamao inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir
entre una de las siguientes opciones:
SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de stas.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.
INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de stas.
JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por
la inferior.
Orientacin: Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas para que se muestre en
horizontal (opcin por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ngulo desde 90 en sentido
opuesto a las agujas de un reloj a 90 en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2007 ajusta
automticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientacin vertical, a no ser que se fije
explcitamente la altura de sta.
29
Manual de apoyo
Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y ste no cabe, utiliza las celdas
contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opcin el contenido de
la celda se tendr que visualizar exclusivamente en sta, para ello incrementar la altura de la fila
y el contenido se visualizar en varias filas dentro de la celda.
Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opcin, el tamao de la fuente de la celda se reducir
hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.
Combinar celdas: Al activar esta opcin, las celdas seleccionadas se unirn en una sola.
Direccin del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza
para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo rabe, hebreo,
etc...
En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permitirn modificar

algunas de las opciones vistas anteriormente de forma ms rpida, como:
Al hacer clic sobre este botn la alineacin horizontal de las celdas seleccionadas pasar a
ser Izquierda.
Este botn nos centrar horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.
Este botn nos alinear a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.
Este botn unir todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a
continuacin nos centrar los datos.
Bordes
Excel nos permite crear
lneas en los bordes o lados
de las celdas.
Para
cambiar
la
apariencia de los datos de
nuestra hoja de clculo
aadiendo bordes, seguir
los siguientes pasos:
30
Manual de apoyo
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

Seleccionar la pestaa Inicio.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente.
En el cuadro de dilogo que se abrir hacer clic sobre la pestaa Bordes.
Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar
nuestra seleccin en la celda.
A CONTINUACIN PASAMOS A EXPLICARTE LAS DISTINTAS OPCIONES DEL RECUADRO.
Preestablecidos: Se elegir una de estas opciones:

Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto
alrededor de la seleccin.
Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones
preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer
clic sobre los botones correspondientes. CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el
borde ser del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero
habr que elegir Estilo y Color y a continuacin hacer clic sobre el borde a colocar.
Estilo: Se elegir de la lista un estilo de lnea.
Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la
derecha podr elegir un color para los bordes.
En la Banda de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar los

bordes de forma ms rpida:
Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste. En
caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no encontrars
todas las opciones vistas desde el recuadro del men.
31
Manual de apoyo
Rellenos
Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarlas de las
dems. Para ello, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de
celdas al cual queremos
modificar el aspecto.
Seleccionar la pestaa
Inicio.
Hacer clic sobre la flecha
que se encuentra bajo la
seccin Fuente.
Hacer clic sobre la
pestaa Relleno.
Aparecer la ficha de la
derecha.
Elegir
las
opciones
deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos
los aspectos deseados,
hacer clic sobre el botn
Aceptar.
Al elegir cualquier opcin,
aparecer en el recuadro
Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda.
A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
Color de fondo: Se elegir de la lista un color de fondo
determinado. Para quitar el efecto de sombreado, bastar con elegir
Sin Color.
Color de trama: Se elegir de la lista desplegable un estilo de trama,
as como el color de la trama.
En la Banda de opciones disponemos de un botn que nos permitir

modificar el relleno de forma ms rpida:
Si se hace clic sobre el botn se sombrear la celda del color indicado en ste, en nuestro
caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha
del botn. Aqu no podrs aadir trama a la celda, para ello tendrs que utilizar el cuadro de
dilogo Formato de celdas.
32
Manual de apoyo
Nmero
Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda. Para ello, seguir los
siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los nmeros.
Seleccionar la pestaa Inicio.

Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Nmero.
Hacer clic sobre la pestaa Nmero.

Aparecer
ficha:
la
siguiente
Elegir la opcin deseada

del recuadro Categora:
Hacer clic sobre el botn
Aceptar.
Al elegir cualquier opcin,
aparecer en el recuadro
Muestra un modelo de
cmo quedar nuestra
seleccin en la celda.
A continuacin pasamos a
explicarte las distintas
opciones del recuadro
Categora:, se elegir de
la lista una categora
dependiendo del valor
introducido en la celda.
Las
categoras
ms
utilizadas son:
General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel
por defecto. Este formato admite enteros, decimales, nmeros en forma exponencial si la cifra no
toma por completo en la celda.
Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especficar el nmero de decimales,
tambin permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los nmeros
negativos.
Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero de decimales, se
puede escoger el smbolo monetario como podra ser y la forma de visualizar los nmeros
negativos.
33
Manual de apoyo
Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las comas
decimales en una columna.
Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede
escogerse entre diferentes formatos de fecha.
Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes
formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y
se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528
como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%.
Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin.
Cientfica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el nmero
de decimales.
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se
encuentre algn nmero en la celda.
Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el nmero
de telfono, etc.
Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato, indicando el cdigo de formato.
En la Banda de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirn
modificar el formato de los nmeros de forma ms rpida:
Si se hace clic sobre el botn, los nmeros de las celdas seleccionadas se convertirn a
formato moneda (el smbolo depender de cmo tenemos definido el tipo moneda en la
configuracin regional de Windows, seguramente tendremos el smbolo ).
Para asignar el formato de porcentaje (multiplicar el nmero por 100 y le aadir el smbolo
%).
Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineacin).
Para quitar un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.
Para aadir un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.
34
Manual de apoyo
35
Manual de apoyo
UNIDAD 5. CAMBIOS DE ESTRUCTURA

Vamos a utilizar los mtodos disponibles en Excel 2007 para modificar el aspecto de las filas,
columnas, el aspecto general de una hoja de clculo y obtener as un aspecto ms
presentable.
Alto de fila
Excel 2007 ajusta automticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra ms
grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10
puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos
Times New Romn de 12 puntos a una celda de la
fila 2, la altura de toda la fila pasa automticamente a
15,75.
Si deseamos modificar la altura de alguna fila,
podemos utilizar dos mtodos:
El primer mtodo consiste en utilizar el

men. Para ello,
siguientes pasos:
seguiremos
los
Seleccionar las filas a las que quieras modificar la

altura. En caso de no seleccionar ninguna, se
realizar la operacin a la fila en la que nos
encontramos.
Seleccionar del men Formato que se encuentra en
la pestaa Inicio.
Elegir la opcin Alto de fila...
Aparecer el cuadro de dilogo Alto de fila de la derecha en el que tendrs que indicar el alto de
la fila, para indicar decimales utilizar la coma ",".
Escribir la altura deseada, en este caso est 12,75 que es la
altura que tiene la fila por defecto.
Hacer clic sobre el botn Aceptar para que los cambios se
hagan efectivos.
El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello:
Colocar el puntero del ratn en la lnea situada debajo del nmero de la fila que desees modificar,
en la cabecera de la fila.
36
Manual de apoyo
El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:
Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin. Conforme movemos
el ratn, la altura de la fila cambia.
Al final soltar el botn del ratn.
Autoajustar
Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada
ms alta de la fila, utilizando dos mtodos distintos.

men. Para ello:
Selecciona las filas a las que desees modificar la altura.
Seleccionar del men Formato que se encuentra en la
pestaa Inicio.
Elige la opcin Autoajustar alto de fila.
Este segundo mtodo es mucho ms rpido:

Situarse sobre la lnea divisoria por debajo de la fila que
deseas modificar, en la cabecera de la fila.
Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el
ratn, el puntero del ratn se convertir en una flecha de
dos puntas.
Haz doble clic, el tamao se reajustar automticamente.
37
Manual de apoyo
Ancho de columna
En Excel 2007 la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos.
A menudo, la anchura estndar de una columna no es
suficiente para visualizar el contenido completo de una celda.
Si deseamos modificar la anchura de alguna columna,
podemos utilizar dos mtodos:
El primer mtodo consiste en utilizar el men.

Para ello, seguiremos los siguientes pasos:
Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la
anchura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizar la
operacin a la columna en la que nos encontramos.
Desplegar el men Formato de la pestaa Inicio.

Se abrir otro submen.
Elegir la opcin Ancho de columna...
Aparecer el cuadro de dilogo.
Escribir la anchura deseada.

Hacer clic sobre el botn Aceptar.
El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello:
Situar el puntero del ratn en la lnea situada a la derecha del nombre de la columna que
desees modificar, en la cabecera de la columna.
El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:
Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin.
Observa como conforme nos movemos la anchura de la columna va cambiando.
Soltar el botn del ratn cuando el ancho de la columna sea el deseado.
38
Manual de apoyo
Autoajustar a la seleccin
Podemos modificar la anchura de una columna para
acomodarla al dato de entrada ms ancho, utilizando
dos mtodos distintos.
El primer mtodo consiste en utilizar el men.

Para ello:
Seleccionar las columnas a las que desees
modificar la anchura.
Elegir la opcin Autoajustar ancho de columna.
El segundo mtodo es mucho ms rpido.

Situarse sobre la lnea divisoria a la derecha de la columna
que deseas modificar, en la cabecera
de la columna.
Tal como vimos a la hora de modificar la anchura con el
ratn, el puntero del ratn se convertir en una flecha de
dos puntas.
Hacer doble clic, automticamente se ajustar el tamao
de la columna al mayor texto que hayas introducido en la
columna.
Ancho estndar de columna
Excel 2007 nos permite modificar la anchura estndar
para todas las columnas de la hoja que tienen asignada
dicha anchura. Si deseamos modificarla, seguir los
siguientes pasos:

Elegir la opcin Ancho predeterminado...
39
Manual de apoyo
Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.
Escribir la anchura estndar deseada.

Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Todas las columnas pasan a tener la anchura estndar, excepto aquellas que tuvieran
asignada una anchura particular.
Cambiar el nombre de la hoja

Como ya sabes, en Excel 2007 creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto
cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2, ...
Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para
identificarla de forma ms rpida, as si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y gastos
de cada mes, la primera hoja se podra nombrar Enero, la segunda Febrero, ...
La longitud mxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.
No puede haber dos hojas de clculo dentro del mismo
libro de trabajo con el mismo nombre.
Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos
utilizar dos mtodos:
men. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar
el nombre.
Seleccionar el men Formato y Elegir la
opcin Cambiar el nombre de la hoja.
Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre
Hoja1 se seleccionar, tal como:

Escribir el nuevo nombre y pulsar INTRO.
El segundo mtodo es mucho ms directo y rpido:
Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta

Escribir el nuevo nombre de la hoja.
Pulsar INTRO.
40
Manual de apoyo
Ocultar hojas.
Si deseas ocultar hojas de clculo
del libro de trabajo, seguir los
siguientes pasos:
Seleccionar las hojas a ocultar.
No se pueden seleccionar todas las
hojas, deber quedar al menos una en
el libro de trabajo.
Seleccionar
el
men
Formato.
Elegir la opcin Ocultar y
mostrar.
Aparecer otro submen.
Seleccionar la opcin
Ocultar hoja.
Mostrar hojas ocultas
Si deseamos mostrar hojas ocultas, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el men Formato.
Elegir la opcin Ocultar y mostrar.
Elegir la opcin Mostrar hoja...
Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar
de la derecha con las hojas ocultas.
Seleccionar la hoja a mostrar.
Hacer clic en Aceptar.
41
Manual de apoyo
Cambiar el color a las etiquetas de hoja

Excel 2007 tambin nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas de
clculo. Para ello, seguir los
siguientes pasos:
Seleccionar el men
Formato de la pestaa
Inicio.
Elegir la opcin Color de
etiqueta.
Seleccionar
el
color
deseado.
Aqu te mostramos como quedaran si

coloreramos las etiquetas de las
hojas.
Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos que al principio de
este apartado.
Seleccionar el men Formato, elegir la opcin Color de etiqueta.

Seleccionar la opcin Sin color.
42
Manual de apoyo
UNIDAD 6. LAS TABLAS DINMICAS

Crear una tabla dinmica
Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios
de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de
dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos,
cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc.
Para aquellos que tengan conocimientos de Access es lo ms parecido a una consulta de
referencias cruzadas, pero con ms interactividad.
Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya tenemos.
Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos dinmicos.
Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacen con el nmero de
referencia y el mes de compra, adems sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.
Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas
de cada artculo en cada mes.
Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin podemos
desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un grfico dinmico).
Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas.
43
Manual de apoyo
Desde aqu podremos indicar el lugar

donde se encuentran los datos que
queremos analizar y el lugar donde
queremos ubicarla.
En nuestro caso indicamos que vamos
a seleccionar los datos de un rango de
celdas y que queremos ubicarla en una
hoja de clculo nueva.
Podramos crear una conexin con otra
aplicacin para obtener los datos desde
otra fuente diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas
las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.
Se
abrir
un
nuevo panel en la
derecha de la
pantalla:
Desde este panel

podemos
personalizar la
forma en que van
a verse los datos
en la tabla
dinmica.
Con
esta
herramienta
podramos
construir una tabla
dinmica con la
siguiente estructura:
Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.

Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para
cada Referencia en cada Mes.
Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar
correspondiente al pie del panel.
44
Manual de apoyo
En este ejemplo deberamos arrastrar el campo REF a
y finalmente el campo IMPORTE a la seccin
, el campo MES a
Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.
Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos
las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de
los importes.
Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones:
El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que en cualquier momento podremos quitar un
campo de un zona arrastrndolo fuera.
45
Manual de apoyo
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros
resultados sin casi esfuerzos.
Si arrastrsemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendramos la siguiente tabla,
ms compleja pero con ms informacin:
Eliminar una tabla dinmica.

Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y
presionar la tecla Supr.
46
Manual de apoyo
Aplicar filtros a una tabla dinmica

Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es
permitir filtrar los resultados y as visualizar
nicamente los que nos interesen en un momento
determinado.
Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de
datos es importante.
Los campos principales en el panel y los rtulos en la
tabla estn acompaados, en su parte derecha, de
una flecha indicando una lista desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rtulo
Rtulos de columna nos aparece una lista como
vemos en la imagen con los distintos meses
disponibles en la tabla con una casilla de verificacin
en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver
o no, ms una opcin para marcar todas las opciones en este caso todos los meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecern de la tabla,
pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y
marcando la casilla (Seleccionar todo).
Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como
estaba.
Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado ms complejas, por
ejemplo podemos seleccionar ver los artculos con referencia 1236 de Abril.
Obtener promedios en una tabla dinmica
Por defecto, al crear una tabla
dinmica, Excel nos genera unos
totales con sumatorio, puede
interesarnos
modificar
esas
frmulas por otras como pueden
ser sacar el mximo o el mnimo,
el promedio, etc.
Para
hacer
esto
debemos
situarnos en cualquier celda de la
zona que queremos rectificar y
hacer clic con el botn derecho
del ratn, nos aparece un men
emergente
con
diferentes
opciones, debemos escoger la
opcin Configuracin de campo
de valor... y nos aparece un
cuadro de dilogo como el que
vemos en la imagen.
47
Manual de apoyo
En este cuadro de dilogo podemos escoger cmo queremos hacer el resumen, mediante Suma,
Cuenta, Promedio, etc.
Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn
Opciones.
de la pestaa
Grficos con tablas dinmicas

Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos hacer clic en el botn Grfico
dinmico de la pestaa Opciones.
Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos convenga
ms segn los datos que tenemos.
Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all deberemos escoger el
grfico que ms nos convenga.
Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se vi en el tema de
grficos.
48
Manual de apoyo
UNIDAD 7. GRFICOS
Introduccin
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su
interpretacin.
Vamos a ver en esta unidad, cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una
hoja de clculo. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los
datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y
columnas.
Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo:
Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro
objeto.
Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las
hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.
Veamos cmo crear de un grfico.
Crear grficos
Para insertar un grfico tenemos varias opciones,

pero siempre utilizaremos la seccin Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.
Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen
en el grfico, de esta forma, Excel podr generarlo automticamente. En caso contrario, el
grfico se mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de error en los datos que
solicita.
49
Manual de apoyo
Como puedes ver existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. Podemos
seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se
despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en la parte
inferior del listado que muestra Todos los tipos de grfico...

Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar grfico
que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la seccin
Grficos.
Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar
para empezar a crearlo.
Si seleccionaste un rango de celdas vers tu nuevo grfico inmediatamente y lo insertar
en la hoja de clculo con las caractersticas predeterminadas del grfico escogido. Si has
decidido probar suerte y no tenas celdas seleccionadas, debers seguir leyendo los
siguientes apartados
50
Manual de apoyo
Aadir una serie de datos

Este paso es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos queremos que
aparezcan en el grfico.
Una vez tengamos un grfico sobre la hoja de clculo, aparecern nuevas pestaas para
mostrarnos nuevas opciones.
Si observamos la pestaa Diseo encontraremos dos opciones muy

tiles:
Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos.
Desde l se abre el siguiente cuadro de dilogo:
Observa detenidamente el contenido de esta ventana. Como ya hemos dicho es la ms

importante porque se encargar de generar el grfico.
As pues tenemos un campo llamado Rango de datos del grfico donde podremos seleccionar
el rango de celdas que se tomarn en cuenta para crearlo. En el caso de la imagen, las celdas
que se tomaron eran 5 y tenan los valores 445, 453, 545, 453 y 345.
51
Manual de apoyo
Pulsa el botn
y selecciona las celdas, automticamente se rellenar el campo de texto con
el rango correcto. Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociar unos al
eje horizontal (categoras) y otros al eje vertical (series).
Ten en cuenta que hay grficos que necesitan ms de dos series para poder crearse (por ejemplo
los grficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en la imagen) se bastan con uno
solo.
Utiliza el botn Editar de las series para modificar el literal que se muestra en la leyenda del
grfico.
Del mismo modo tambin podrs modificar el rango de celdas que se incluirn tanto en las series
como en las categoras.
Haciendo clic en el botn Cambiar fila/columna podremos permutar los datos de las series y
pasarlas a las categoras y viceversa. Este botn acta del mismo modo que el que podemos
encontrar en la banda de opciones Cambiar

entre filas y columnas (pestaa Diseo).
Si haces clic en el botn Celdas ocultas y vacas abrirs un pequeo cuadro de dilogo desde
donde podrs elegir qu hacer con las celdas que no tengan datos o estn ocultas.
Modificar las caractersticas del grfico

En la pestaa Presentacin podrs encontrar todas las opciones relativas al aspecto del grfico.
Por ejemplo, podrs decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrcula de fondo para
poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la seccin Ejes:
Utiliza las opciones de la seccin Etiquetas para establecer qu literales de texto se mostrarn
en el grfico:
52
Manual de apoyo
De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del grfico y arrastrarlas
para colocarlas en la posicin deseada.
53
Manual de apoyo
Desde esta seccin tambin podrs configurar la Leyenda

del grfico.
Finalmente destacaremos las opciones de la seccin Fondo que te permitirn modificar el modo
en el que se integrar el grfico en el cuadro de clculo.
La primera opcin rea de trazado, slo estar disponible para los grficos bidimensionales
(como el de la imagen de ejemplo anterior).
Cuadro Grfico, Plano interior del

grfico y Giro 3D modifican el aspecto de los grficos tridimensionales disponibles:
Excel 2007 ha sido diseado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, as que
despus de un par de pruebas con cada una de estas opciones entenders perfectamente sus
comportamientos y resultados.
Practica primero con unos cuantos grficos con datos al azar y vers el provecho que puedes
sacarle a estas caractersticas.
Para terminar de configurar tu grfico puedes ir a la pestaa Formato, donde encontrars la

seccin Estilos de forma (que utilizaremos tambin ms adelante para enriquecer la
visualizacin de los objetos que insertemos).
54
Manual de apoyo
Estas opciones te permitirn aplicar diversos estilos sobre tus grficos.

Para ello, simplemente selecciona el rea completa del grfico o de uno de sus componentes
(reas, barras, leyenda...) y luego haz clic en el estilo que ms se ajuste a lo que buscas.
Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas Relleno de forma,
Contorno de forma y Efectos de forma para personalizar an ms el estilo del grfico.
55
Manual de apoyo
Modificar el tamao de un grfico
Tambin
puedes
seleccionar
un
elemento del grfico para modificarlo.

Cuando tienes un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos de controles que
explicaremos a continuacin:
Los controles cuadrados establecen el ancho y largo del objeto, haz clic sobre ellos y
arrstralos para modificar sus dimensiones.
Haciendo clic y arrastrando los controles circulares podrs modificar su tamao mantenido el
alto y ancho que hayas establecido, de esta forma podrs escalar el objeto y hacerlo ms grande
o pequeo.
Coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado, cuando tome esta forma podrs hacer clic
y arrastrarlo a la posicin deseada.
Modificar la posicin de un grfico

Excel te permite decidir la posicin del grfico en el documento.
56
Manual de apoyo
Adems de poder establecer su tamao y moverlo

por la hoja de clculo tambin podrs establecer su ubicacin.Para ello haz clic en el botn
Mover grfico que encontrars en la pestaa Diseo
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
La primera opcin Hoja nueva te permite establecer el grfico como una hoja nueva. Tendrs la
ventaja de que no molestar en la hoja de clculo, pero no podrs contrastar los datos numricos
si la mantienes en una hoja a parte. Depende del formato que quieras utilizar.
Escribe un nombre en la caja de texto y pulsa Aceptar. Utilizando la segunda opcin, Objeto en,
podremos mover el grfico a una hoja ya existente.
Si utilizas este mtodo, el grfico quedar flotante en la hoja y podrs situarlo en la posicin y con
el tamao que t elijas
57
Manual de apoyo
UNIDAD 8. IMPRESIN
Vamos a ver las diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de datos, como puede ser la
configuracin de las pginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes de mandar
la impresin y por supuesto la operacin de imprimir los datos.
Vista preliminar
La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de
imprimirla.
Pero primero es aconsejable ver la Vista de Diseo

de pgina para poder ver los saltos de pgina, mrgenes, encabezados y pies de pgina, el
formato completo de la hoja. Para visualizar la Vista de Diseo de pgina, seguir los siguientes
pasos:
Selecciona la pestaa Vista.

Elige la opcin Vista de Diseo de pgina.
En el centro de la ventana aparecer una pgina de nuestra hoja de clculo. Observa como en la
parte inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la pgina 1 de un total de 1
pgina (Vista previa: Pgina 1 de 1).
58
Manual de apoyo
Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de clculo como hasta ahora, la nica
diferencia es que sabremos cmo quedar en la hoja al imprimirla.
Una vez terminado, para ver la vista

preliminar de la hoja en una pgina utiliza la opcin Vista preliminar que encontrars en el
Botn Office, haciendo clic en la flecha a la derecha de Imprimir.
La pgina se mostrar de este modo:
59
Manual de apoyo
En caso de tener ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar utilizando los
botones:
para ir a la pgina anterior. Tambin podramos pulsar la tecla RE PAG del
teclado.
para ir a la pgina siguiente. Tambin podramos pulsar la tecla AV PAG del
teclado.
Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina stos botones estarn desactivados. Al situarse sobre la hoja,
dentro de vista preliminar, el puntero del ratn se convierte en una lupa, de tal forma que
podremos ampliar o reducir cualquier zona de la pgina.
Si nos situamos sobre cualquier parte de la pgina y hacemos clic, se ampliar la parte de la
pgina donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volver a visualizar la
pgina entera.
Esta operacin se puede realizar tambin haciendo clic sobre el botn.
Si la hoja de clculo se encuentra preparada para la impresin, hacer clic sobre el botn
para que aparezca el cuadro de dilogo Impresin explicado ms adelante.
Si la hoja de clculo necesita alguna modificacin de aspecto, hacer clic sobre el botn
, para que aparezca el cuadro de dilogo Configurar pgina explicado ms adelante.
En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botn

preliminar.
para cerrar la Vista
Cuando volvemos a nuestra hoja de clculo, aparecern unas lneas discontinuas que nos
indicarn donde har Excel 2007 los saltos de pgina, estas lneas no se imprimirn.
60
Manual de apoyo
Configurar pgina
Antes de imprimir una hoja de clculo, Excel 2007 nos permite modificar factores que afectan a
la presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina,
tamao del papel.
Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, desde la vista preliminar, deberemos
hacer clci en el botn Configurar pgina...
Aparecer el cuadro de dilogo

Configurar pgina descrito a continuacin. Dicho cuadro consta de 4 fichas. La primera de las
fichas se denomina Pgina y permite indicar caractersticas como la orientacin del papel, el
tamao del papel que utilizamos y otros parmetros.
Selecciona la orientacin del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocar el papel
siempre de la misma forma).
En el recuadro Escala nos permitir indicarle si deseamos que la salida a impresora venga
determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automticamente la
hoja en un nmero de pginas especfico (una pgina de ancho por 1 de alto, as se imprimir en
una sola hoja,...).
Observa como en la parte derecha disponemos de un botn para ir a opciones especficas de la
impresora seleccionada para imprimir.
Para modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir,
utilizar la ficha Mrgenes.
En esta ficha podrs modificar los mrgenes superior:, inferior:, derecho: e izquierdo: de las
hojas a imprimir.
61
Manual de apoyo
Si la hoja tiene encabezado: o

pie de pgina:, tambin nos permite indicar a cuntos centmetros del borde del papel queremos
que se siten.
Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel nos
lo realizar automticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente
respectivamente. Para definir los encabezados y pies de pginas se utiliza la ficha Encabezado y
pie de pgina.
62
Manual de apoyo
En esta ficha tenemos dos recuadros,

que en nuestro caso estn vacos, ya que no hay ningn encabezado ni ningn pie de pgina
asignado a nuestra hoja de clculo. En estos recuadros aparece una muestra del encabezado y pie
cuando hay alguno definido.
En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro caso no hay
ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles encabezados a utilizar.
Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botn Personalizar encabezado...
En el recuadro Pie de pgina: aparece el tipo de pie de pgina elegido, en nuestro caso no hay
ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles pies de pgina a utilizar.
Para modificar el pie de pgina, hacer clic sobre el botn Personalizar pie de pgina...
63
Manual de apoyo
Dentro del cuadro de dilogo

Configurar pgina tenemos la ficha Hoja que nos permite definir cmo queremos que se
impriman los datos contenidos en la hoja.
En rea de impresin: podrs indicar qu rango de celdas quieres imprimir.
En Imprimir ttulos podrs activar cualquiera de las siguientes opciones:
Repetir filas en extremo superior para que en cada pgina que se imprima aparezca
como ttulo de columnas aquella fila que est indicada en ese recuadro.
Repetir columnas a la izquierda para que en cada pgina que se imprima aparezca
como ttulo de la fila aquella columna indicada en el recuadro.
En el recuadro Imprimir podrs activar cualquiera de las siguientes opciones:
Lneas de divisin para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja.
Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una
impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de colores.
Calidad de borrador para realizar una impresin rpida pero menos bonita de nuestra
hoja. Slo tendr sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
Ttulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los nmeros de filas
de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la
hoja.
64
Manual de apoyo
Imprimir
Una vez nuestra hoja est preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y despus, seguir
los siguientes pasos:
Hacer clic sobre la opcin Imprimir del Botn Office.
Se abrir un cuadro de dilogo

desde donde podremos cambiar alguna opcin de impresin como puede ser la impresora
donde queremos que imprima o el nmero de copias deseadas.
En el recuadro Impresora, aparecer el nombre de la impresora que tenemos instalada en
nuestra computadora.
En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del Nombre: para elegir otra
impresora de la lista desplegable que se abrir. Con el botn Priopiedades podremos cambiar
algunas caractersticas de la impresora.
65
Manual de apoyo
En el recuadro Intervalo de
pginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir Todas las pginas, o bien slo un rango de
Pginas, especificndolo en Desde: y hasta
En el recuadro Imprimir, podrs indicar si deseas imprimir Todo el libro, o slo las Hojas
activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Seleccin para imprimir slo los objetos
seleccionados de la hoja. Por ltimo en Nmero de copias: podrs indicar el nmero de copias
a realizar y si las quieres Intercala.
Puedes imprimir la hoja directamente sin pasar por este cuadro de dilogo haciendo clic en la
opcin Impresin Rpida que se encuentra en el desplegable Imprimir del Botn Office.
66
Manual de apoyo
UNIDAD 9. TRABAJAR CON OTROS PROGRAMAS DE MICROSOFT OFFICE

Obtener ms informacin sobre hipervnculos
Un hipervnculo es un vnculo de un documento que abre otra pgina u otro archivo cuando se
hace clic en l. El destino es frecuentemente otra pgina web, pero tambin puede ser una imagen,
o una direccin de correo electrnico o un programa. El hipervnculo mismo puede ser un texto o
una imagen.
Cuando el usuario de un sitio hace clic en el hipervnculo, el destino se muestra en un explorador
web (explorador Web: software que interpreta archivos HTML, les da formato en pginas Web y los
muestra. Un explorador Web, como Microsoft Internet Explorer, puede ir a hipervnculos, transferir
archivos y reproducir archivos de sonido o vdeo que estn incrustados en pginas Web.), ya sea
abierto o ejecutado, segn el tipo de destino. Por ejemplo, un hipervnculo a una pgina muestra la
pgina en el explorador web, mientras que un hipervnculo a un archivo AVI (AVI: formato de
archivo multimedia de Microsoft Windows para sonido y vdeos que utiliza la especificacin
Microsoft Resource Interchange File Format (RIFF).) abre el archivo en un reproductor multimedia.
Uso de los hipervnculos
Puede usar los hipervnculos para realizar una de las siguientes acciones:
Ir a un archivo o una pgina web en una red, intranet (intranet: red de una organizacin
que utiliza tecnologas de Internet (como el protocolo HTTP o FTP). Si utiliza hipervnculos, puede
explorar objetos, documentos, pginas y otros destinos en Internet.) o Internet
Ir a un archivo o una pgina web que tiene previsto crear en el futuro
Enviar un mensaje de correo electrnico
Iniciar la transferencia de un archivo, como una descarga o un proceso de FTP (FTP:
protocolo de comunicaciones que permite al usuario transferir archivos entre ubicaciones remotas
de una red. Este protocolo permite a los usuarios utilizar comandos FTP, como crear listas de
archivos y carpetas, para trabajar con archivos de una ubicacin remota.)
Cuando apunta a un texto o una imagen que contiene un hipervnculo, el puntero se convierte en
una mano , indicando que puede hacer clic en el texto o la imagen.
Definicin y funcionamiento de una direccin URL
Cuando se crea un hipervnculo, su destino se codifica como una direccin URL (Localizador
uniforme de recursos) (Localizador uniforme de recursos (URL): direccin que especifica un
protocolo (como HTTP o FTP) y la ubicacin de un objeto, documento, pgina World Wide Web u
otro destino en Internet o una intranet, por ejemplo: http://www.microsoft.com/.), por ejemplo:
http://ejemplo.microsoft.com/noticias.htm
file://nombreDeEquipo/carpetaCompartida/nombreDeArchivo.htm
Una direccin URL contiene un protocolo (protocolo: mtodo de acceso a un documento o servicio
en Internet, como el Protocolo de transferencia de archivos (FTP) o el Protocolo de transferencia
de hipertexto (HTTP).), como HTTP (HTTP: protocolo de Internet que entrega informacin en World
Wide Web. Hace posible que un usuario con un programa cliente introduzca una direccin URL (o
haga clic en el hipervnculo) y recupere texto, grficos, sonido y otra informacin digital de un
servidor Web.), FTP (FTP: protocolo de comunicaciones que permite al usuario transferir archivos
entre ubicaciones remotas de una red. Este protocolo permite a los usuarios utilizar comandos FTP,
como crear listas de archivos y carpetas, para trabajar con archivos de una ubicacin remota.) o
FILE, una ubicacin de red o de servidor web (servidor web: equipo que hospeda pginas web y
67
Manual de apoyo
responde a las solicitudes de exploradores. Tambin se le conoce como servidor HTTP, un servidor
web que almacena archivos cuyas direcciones URL comienzan con http://.) y una ruta de acceso y
un nombre de archivo. En la siguiente ilustracin se definen las partes de la direccin URL:
Protocolo usado (http, ftp, file)
Ubicacin de red o del servidor web
Ruta de acceso
Nombre de archivo
Hipervnculos absolutos y relativos
Una direccin URL absoluta contiene una direccin completa, incluidos el protocolo (protocolo:
mtodo de acceso a un documento o servicio en Internet, como el Protocolo de transferencia de
archivos (FTP) o el Protocolo de transferencia de hipertexto (HTTP).), el servidor web (servidor
web: equipo que hospeda pginas web y responde a las solicitudes de exploradores. Tambin se le
conoce como servidor HTTP, un servidor web que almacena archivos cuyas direcciones URL
comienzan con http://.) y la ruta de acceso y el nombre de archivo.
Una direccin URL relativa tiene una o ms partes que faltan. La informacin que falta se toma de
la pgina que contiene la direccin URL. Por ejemplo, si faltan el protocolo y el servidor web, el
explorador web usa el protocolo y el dominio, como .com, .org o .edu, de la pgina actual.
Es habitual que las pginas del sitio web usen direcciones URL relativas que contengan solo un
nombre de archivo y una ruta de acceso parciales. De este modo, si los archivos se cambian a otro
servidor, los hipervnculos seguirn funcionando siempre que las posiciones relativas de las
pginas no cambien. Por ejemplo, un hipervnculo en la pgina web de Productos.htm seala a una
pgina llamada Manzana.htm en una carpeta llamada Comida; si ambas pginas se cambian a una
carpeta llamada Comida en un servidor diferente, la direccin URL en el hipervnculo continuar
siendo correcta.
En un libro de Microsoft Office Excel, las rutas de acceso no especificadas que se usan para
establecer un hipervnculo a los archivos de destino son relativas a la ubicacin del libro activo de
forma predeterminada. Puede establecer una direccin base diferente para que se use de manera
predeterminada de modo que, cada vez que cree un hipervnculo a un archivo en esa ubicacin,
deba especificar nicamente el nombre de archivo, y no la ruta de acceso, en el cuadro de dilogo
Crear un hipervnculo a un archivo nuevo
1.
En una hoja de clculo, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervnculo.
SUGERENCIA Tambin puede seleccionar un objeto, como una imagen o un elemento de un
grfico, que desee usar para representar el hipervnculo.
2.
En el grupo Vnculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervnculo.
SUGERENCIA Tambin puede hacer clic con el botn secundario en la celda o grfico y, a
continuacin, hacer clic en Hipervnculo, o bien presionar CTRL+ALT+K.
68
Manual de apoyo
3.
En Vincular a, haga clic en Crear nuevo documento.
4.
Escriba el nombre del nuevo archivo en el cuadro Nombre del nuevo documento.
SUGERENCIA Para indicar una ubicacin distinta a la que se muestra en Ruta de acceso
completa, escriba la nueva ubicacin antes del nombre en el cuadro Nombre del nuevo
documento, o bien, haga clic en Cambiar para seleccionar a continuacin la ubicacin que desee
y, despus, en Aceptar.
5.
En Cundo modificar, haga clic en Modificar documento nuevo ms adelante o en
Modificar documento nuevo ahora para especificar cundo desea abrir el archivo nuevo para
modificarlo.
6.
En el cuadro Texto, escriba el texto que desea usar para representar el hipervnculo.
7.
Para mostrar informacin til cuando se coloque el puntero sobre el hipervnculo, haga clic
en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Informacin en pantalla. Haga clic
en Aceptar.
Crear un hipervnculo a un archivo o pgina Web existente
1.
2.
SUGERENCIA Tambin puede hacer clic con el botn secundario en la celda u objeto y, a
3.
En Vincular a, haga clic en Archivo o pgina Web existente.
4.
Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para seleccionar un archivo, haga clic en Carpeta actual y, a continuacin, haga

clic en el archivo con el que desea establecer el vnculo.
SUGERENCIA Puede cambiar la carpeta actual seleccionando otra carpeta en la lista Buscar en.
Para seleccionar la pgina Web, haga clic en Pginas consultadas y, a

continuacin, haga clic en la pgina Web con la que desea establecer el vnculo.
Para seleccionar el archivo que ha usado recientemente, haga clic en Archivos

recientes y, a continuacin, haga clic en el archivo con el que desea establecer el vnculo.
Para escribir el nombre y la ubicacin de un archivo o pgina Web conocido con

los que desea establecer el vnculo, escriba dicha informacin en el cuadro Direccin.
Para buscar una pgina web, haga clic en Explorar el Web

, abra la pgina
web con la que desea establecer el vnculo y, a continuacin, vuelva a Excel sin cerrar el
explorador.
5.
Si desea crear un hipervnculo a una ubicacin especfica del archivo o la pgina web,
haga clic en Marcador y, a continuacin, haga doble clic en el marcador (marcador: ubicacin o
seleccin de texto de un archivo al que se da un nombre para usarlo como referencia. Los
marcadores identifican una ubicacin de un archivo al que se puede hacer referencia o crear un
vnculo ms adelante.) que desea usar.
NOTA El archivo o la pgina Web a la que est creando el vnculo deben tener un marcador.
6.
En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervnculo.
7.
en Aceptar.
69
Manual de apoyo
Crear un hipervnculo a una ubicacin especfica de un libro

Para establecer un vnculo a una ubicacin del libro actual o de otro libro, puede elegir entre definir
un nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas,
frmula o valor constante. Utilice nombres fciles de entender, como Productos, para referirse a
rangos difciles de entender, como Ventas!C20:C30.) para las celdas de destino (destino: trmino
general para designar el nombre del elemento al que se salta desde un hipervnculo.) o usar una
referencia de celda.
1.
Para usar un nombre, debe asignar un nombre a las celdas de destino del libro de destino.
2.
En una hoja de clculo del libro de origen (archivo de origen: el archivo que contiene
informacin que se ha utilizado para crear un objeto vinculado o incrustado. Cuando se actualiza la
informacin en el archivo de origen, tambin es posible actualizar el objeto vinculado en el archivo
de destino.), haga clic en la celda en la que desea crear un hipervnculo.
3.
4.
En Vincular a, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para establecer un vnculo a una ubicacin del libro actual, haga clic en Lugar de
este documento.
Para establecer un vnculo a una ubicacin de otro libro, haga clic en Archivo o
pgina Web existente, busque y seleccione el libro con el que desea crear el vnculo y, a
continuacin, haga clic en Marcador.
22
Siga uno de los procedimientos siguientes:
En el cuadro o seleccione un lugar de este documento, en Referencia de la

celda, haga clic en la hoja de clculo con la que desea establecer el vnculo y, a continuacin,
escriba la referencia de la celda en el cuadro Escriba la referencia de celda y haga clic en
Aceptar.
En la lista que aparece bajo Nombres definidos, haga clic en el nombre que
representa las celdas con las que desea establecer el vnculo y haga clic en Aceptar.
22
22
en Aceptar.
Crear un hipervnculo personalizado utilizando la funcin HIPERVINCULO
Puede usar la funcin HIPERVINCULO para crear un hipervnculo que abre un documento
almacenado en un servidor de red, en una intranet (intranet: red de una organizacin que utiliza
tecnologas de Internet (como el protocolo HTTP o FTP). Si utiliza hipervnculos, puede explorar
objetos, documentos, pginas y otros destinos en Internet.) o en Internet. Al hacer clic en la celda
que contiene la funcin HIPERVINCULO, Excel abrir el archivo almacenado en la ubicacin del
vnculo.
70
Manual de apoyo
Sintaxis
HIPERVINCULO(ubicacin_del_vnculo; [nombre_descriptivo])
Ubicacin_del_vnculo es la ruta de acceso y el nombre de archivo del documento que se desea
abrir como texto. Ubicacin_del_vnculo puede hacer referencia a un lugar de un documento como,
por ejemplo, una celda especfica o un rango con nombre de una hoja de clculo o un libro de
Excel, o a un marcador incluido en un documento de Microsoft Office Word. La ruta de acceso
puede llevar a un archivo almacenado en una unidad de disco duro, o bien ser una ruta UNC
(convencin de nomenclatura universal) de una ruta de acceso de servidor (en Excel o una
direccin URL (Localizador uniforme de recursos (URL): direccin que especifica un protocolo
(como HTTP o FTP) y la ubicacin de un objeto, documento, pgina World Wide Web u otro
destino en Internet o una intranet, por ejemplo: http://www.microsoft.com/.)), de Internet o de una
intranet.
Ubicacin_del_vnculo puede ser una cadena de texto entre comillas o una celda que
contiene el vnculo como cadena de texto.
Si el salto especificado en ubicacin_del_vnculo no existe o no est permitido explorarlo,
aparecer un error cuando se haga clic en la celda.
Nombre_descriptivo es el texto o valor numrico de salto que se muestra en la celda. El
nombre_descriptivo se muestra en azul y est subrayado. Si nombre_descriptivo se omite, la celda
mostrar la ubicacin_del_vnculo como texto de salto.
Nombre_descriptivo puede ser un valor, una cadena de texto, un nombre o una celda que
contiene el texto o el valor de salto.
Si nombre_descriptivo devuelve un valor de error (por ejemplo, #VALOR!), la celda
mostrar el error en lugar del texto de salto.
Crear un hipervnculo a una direccin de correo electrnico
Cuando se hace clic en un hipervnculo a una direccin de correo electrnico, el programa de
correo electrnico se inicia automticamente y crea un mensaje con la direccin correcta en el
cuadro Para, siempre que haya instalado un programa de correo electrnico.
1.
2.
3.
En Vincular a, haga clic en Direccin de correo electrnico.
4.
En el cuadro Direccin de correo electrnico, escriba la direccin que desea usar.
5.
En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje de correo electrnico.
NOTA Es posible que algunos exploradores web (explorador Web: software que interpreta
archivos HTML, les da formato en pginas Web y los muestra. Un explorador Web, como Microsoft
Internet Explorer, puede ir a hipervnculos, transferir archivos y reproducir archivos de sonido o
vdeo que estn incrustados en pginas Web.) y programas de correo electrnico no reconozcan la
lnea de asunto.
6.
71
Manual de apoyo
7.
Si desea que se muestre informacin til cuando coloque el puntero sobre el hipervnculo,
haga clic en Info. en pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Informacin en pantalla.
Haga clic en Aceptar.
SUGERENCIA Tambin puede crear un hipervnculo a una direccin de correo electrnico en una
celda escribiendo la direccin directamente en dicha celda. Por ejemplo, se crear
automticamente un hipervnculo cuando escriba una direccin de correo electrnico como, por
ejemplo, alguien@ejemplo.com.
Crear un vnculo de referencia externa a los datos de una hoja de clculo en la Web
Puede insertar una o ms referencias externas (tambin llamadas vnculos) de un libro a otro libro
que est ubicado en la intranet (intranet: red de una organizacin que utiliza tecnologas de Internet
(como el protocolo HTTP o FTP). Si utiliza hipervnculos, puede explorar objetos, documentos,
pginas y otros destinos en Internet.) o en Internet. El libro no se debe guardar como un archivo
HTML (HTML: lenguaje de marcado estndar utilizado para los documentos del World Wide Web.
HTML utiliza etiquetas para indicar cmo deben mostrar los exploradores Web los elementos de
pgina, como texto y grficos, y cmo deben responder a las acciones del usuario.).
1.
Abra el libro de origen y seleccione la celda o el intervalo de celdas que desee copiar.
2.
En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en Copiar.
3.
Cambie a la hoja de clculo en la que desea colocar la informacin y, a continuacin, haga
clic en la celda donde desea que dicha informacin aparezca.
4.
En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en Pegado especial.
5.
Haga clic en Pegar vnculo.
Excel crea un vnculo de referencia externa para la celda o cada celda en el rango de celdas.
NOTA Puede que sea ms fcil crear un vnculo de referencia externa sin abrir el libro en la
Web. Haga clic en cada una de las celdas del libro de destino donde desea crear el vnculo de
referencia externa y, a continuacin, escriba un signo igual (=), la direccin URL (Localizador
uniforme de recursos (URL): direccin que especifica un protocolo (como HTTP o FTP) y la
ubicacin de un objeto, documento, pgina World Wide Web u otro destino en Internet o una
intranet, por ejemplo: http://www.microsoft.com/.) y la ubicacin en el libro. Por ejemplo:
='http://www.paginaprincipal.usuario/[archivo.xls]Hoja1'!A1
='ftp.servidor.ubicacin/archivo.xls'!MiCeldaConNombre
Seleccionar un hipervnculo sin activar el vnculo
Para seleccionar un hipervnculo (hipervnculo: texto con color y subrayado o grfico en el que se
hace clic para ir a un archivo, una ubicacin en un archivo, una pgina Web en World Wide Web o
una pgina Web en una intranet. Los hipervnculos tambin pueden dirigirse a grupos de noticias y
a sitios Gopher, Telnet y FTP.) sin activar el vnculo a su destino (destino: trmino general para
designar el nombre del elemento al que se salta desde un hipervnculo.), realice una de las
siguientes acciones:
Haga clic en la celda que contiene el hipervnculo, mantenga presionado el botn del
mouse hasta que el cursor se convierta en una cruz y, a continuacin, suelte el botn del mouse.
Use las teclas de direccin para seleccionar la celda que contiene el hipervnculo.
Si el hipervnculo est representado mediante un grfico, mantenga presionada la tecla
CTRL y haga clic en el grfico.
72
Manual de apoyo
Cambiar un hipervnculo
Puede cambiar un hipervnculo existente en el libro si cambia su destino (destino: trmino general
para designar el nombre del elemento al que se salta desde un hipervnculo.), su apariencia o el
texto o grfico usado para representarlo.
Cambiar el destino de un hipervnculo
1.
Seleccione la celda o el grfico que contiene el hipervnculo que desea cambiar.
SUGERENCIA Para seleccionar una celda que contiene un hipervnculo sin ir al destino
correspondiente, haga clic en la celda y mantenga presionado el botn del mouse hasta que el
puntero se transforme en una cruz
y, a continuacin, suelte el botn. Tambin puede usar las
teclas de direccin para seleccionar la celda. Para seleccionar un grfico, mantenga presionada la
tecla CTRL y haga clic en l.
2.
SUGERENCIA Tambin puede hacer clic con el botn secundario en la celda o grfico y, a
continuacin, hacer clic en Modificar hipervnculo, o bien presionar CTRL+ALT+K.
3.
En el cuadro de dilogo Modificar hipervnculo, realice los cambios que desee.
NOTA Si ha creado el hipervnculo mediante la funcin de hoja de clculo HIPERVINCULO,
deber modificar la frmula para cambiar el destino. Seleccione la celda que contiene el
hipervnculo y, a continuacin haga clic en la barra de frmulas (barra de frmulas: barra de la
parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o frmulas en
celdas o grficos. Muestra la frmula o el valor constante almacenado en la celda activa.) para
editar la frmula.
Cambiar la apariencia del texto de un hipervnculo
Puede cambiar la apariencia del texto de todos los hipervnculos del libro actual cambiando el estilo
de celda de los hipervnculos.
1.
En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Estilos de celda.
2.
En Datos y modelo, haga lo siguiente:
Para cambiar la apariencia de los hipervnculos en los que no se ha hecho clic

para ir a sus destinos, haga clic con el botn secundario en Hipervnculo y, a continuacin, haga
clic en Modificar.
Para cambiar la apariencia de los hipervnculos en los que ya se ha hecho clic para
ir a sus destinos, haga clic con el botn secundario del mouse en Hipervnculo visitado y, a
continuacin, haga clic en Modificar.
NOTA El estilo de celda Hipervnculo solo est disponible cuando el libro contiene como
mnimo un hipervnculo. El estilo de celda Hipervnculo visitado solo est disponible cuando el
libro contiene un hipervnculo en el que ya se ha hecho clic.
3.
En el cuadro de dilogo Estilo, haga clic en Formato.
73
Manual de apoyo
4.
En las fichas Fuente y Relleno, seleccione las opciones de formato que desea aplicar y
haga clic en Aceptar.
NOTAS
Las opciones seleccionadas en el cuadro de dilogo Formato de celdas aparecen como
seleccionadas en El estilo incluye en el cuadro de dilogo Estilo. Puede desactivar las casillas de
las opciones que no desee aplicar.
Los cambios que haga en los estilos de celda Hipervnculo e Hipervnculo visitado se
aplicarn a todos los hipervnculos del libro actual. No puede cambiar la apariencia de
hipervnculos individuales.
Cambiar el texto o el grfico de un hipervnculo
1.
Seleccione la celda o el grfico que contiene el hipervnculo que desea cambiar.
SUGERENCIA Para seleccionar una celda que contiene un hipervnculo sin ir al destino
correspondiente, haga clic en la celda y mantenga presionado el botn del mouse hasta que el
puntero se transforme en una cruz
y, a continuacin, suelte el botn. Tambin puede usar las
teclas de direccin para seleccionar la celda. Para seleccionar un grfico, mantenga presionada la
tecla CTRL y haga clic en l.
2.
Realice alguna de las siguientes acciones:
Para cambiar el texto del hipervnculo, haga clic en la barra de frmulas (barra de
frmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar
valores o frmulas en celdas o grficos. Muestra la frmula o el valor constante almacenado en la
celda activa.) y modifique el texto.
Para cambiar el formato de un grfico, haga clic con el botn secundario en l y, a

continuacin, haga clic en las opciones de formato que desea cambiar.
Para modificar el texto de un grfico, haga doble clic en el grfico seleccionado y

realice los cambios que desee.
Para cambiar el grfico que representa el hipervnculo, inserte un nuevo grfico,

convirtalo en un hipervnculo con el mismo destino y, a continuacin, elimine el grfico y el
hipervnculo antiguos.
Copiar o mover un hipervnculo

1.
Haga clic con el botn secundario en el hipervnculo (hipervnculo: texto con color y
subrayado o grfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubicacin en un archivo, una
pgina Web en World Wide Web o una pgina Web en una intranet. Los hipervnculos tambin
pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.) que desea copiar o mover y,
a continuacin, haga clic en Copiar o Cortar.
2.
Haga clic con el botn secundario en la celda en la que desea copiar o mover el
hipervnculo y, a continuacin, haga clic en Pegar
Establecer la direccin base para los hipervnculos de un libro
De manera predeterminada, las rutas de acceso no especificadas para establecer un
hipervnculo (hipervnculo: texto con color y subrayado o grfico en el que se hace clic para ir a un
archivo, una ubicacin en un archivo, una pgina Web en World Wide Web o una pgina Web en
una intranet. Los hipervnculos tambin pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher,
Telnet y FTP.) a los archivos de destino son relativas a la ubicacin del libro activo. Use el siguiente
procedimiento cuando desee establecer una ruta de acceso predeterminada diferente. Cada vez
que establezca un hipervnculo a un archivo en esa ubicacin, deber especificar nicamente el
nombre del archivo, y no la ruta de acceso, en el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo.
74
Manual de apoyo
1.
Haga clic en la pestaa Archivo.
2.
En el panel derecho de la pgina Informacin acerca de <nombre del libro>, haga clic
en Propiedades del documento y, a continuacin, en Propiedades avanzadas.
3.
Haga clic en la pestaa Resumen.
4.
En el cuadro Base de hipervnculo, escriba la ruta de acceso que desea usar.
NOTA Puede sobreescribir la direccin de la base de hipervnculo usando la direccin completa,
o absoluta, para el hipervnculo en el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo.
5.
Haga clic en cualquier otra pestaa para regresar al archivo.
Eliminar un hipervnculo
Para eliminar un hipervnculo, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para eliminar un hipervnculo y el texto que lo representa, haga clic con el botn
secundario en la celda que contiene el hipervnculo y elija Borrar contenido.
Para eliminar un hipervnculo y el grfico que lo representa, mantenga presionada la tecla
CTRL, haga clic en el grfico y, despus, presione la tecla SUPR.
Para desactivar un nico hipervnculo, haga clic en l con el botn secundario y elija Quitar
hipervnculo.
Para eliminar varios hipervnculos a la vez, haga lo siguiente:
1.
Seleccione una celda en blanco.
2.
Haga clic con el botn secundario en Copiar.
3.
Mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona cada uno de los
hipervnculos que desea desactivar.
SUGERENCIA Para seleccionar una celda que contiene un hipervnculo sin ir al destino del
mismo, haga clic en la celda y mantenga presionado el botn del mouse hasta que el puntero se
transforme en una cruz y, a continuacin, suelte el botn.
4.
En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en Pegar o presione
CTRL+V.
75
Manual de apoyo
UNIDAD 11. EXCEL E INTERNET

Excel nos ofrece la posibilidad de compartir nuestras hojas de trabajo en la Web y tambin
recoger informacin de Internet.
Convertir una hoja en pgina web.
Para poder exponer ("colgar") en Internet nuestro trabajo realizado en Excel, debemos
convertirlo a un formato reconocible por los navegadores (html o xml). Para hacer esto
debemos seguir los siguientes pasos:
- Pulsar sobre el Botn Office.
- Seleccionar la opcin Guardar como.
- En el cuadro de dilogo Guardar como tipo tendremos que seleccionar el tipo Pgina Web
en Guardar como tipo: .
En esta pantalla disponemos de dos posibles modos de guardar la pgina Web:
Una vez hayamos elegido la opcin que ms nos interesa segn nuestras necesidades
podemos pulsar sobre Guardar y tendremos nuestra hoja Excel guardada como una pgina
web con la extensin .htm en lugar del clsico .xls.
Una vez tenemos nuestra hoja convertida a formato html tendremos que subirla a un
servidor de Internet para que pueda ser vista por los internautas
76

Manual Excel Básico

Caricato da

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LSC Francisco Hel Ojeda Morales

CREAR UNA TABLA DINMICA..................................................................43

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UNIDAD 1. INTRODUCCIN. ELEMENTOS DE EXCEL

Iniciar Excel 2007.

DESDE EL BOTN INICIO SITUADO, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la

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DESDE EL ICONO DE EXCEL DEL ESCRITORIO.

Hacer clic en el botn cerrar

y elegir la opcin Salir.

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La barra de acceso rpido

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La Banda o cinta de Opciones

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Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la

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Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Un mtodo consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo

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UNIDAD 2. EMPEZANDO A TRABAJAR CON EXCEL.

Primera celda de la columna activa

ltima celda de la columna activa

Primera celda de la fila activa

FLECHA IZQUIERDA o INICIO

ltima celda de la fila activa

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Para visualizar las ltimas hojas.

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la que se encuentra justo por debajo.

CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn

de la barra de frmulas, al hacer clic

de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y

la celda seguir con el valor que tena.

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Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una

celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto.

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Errores en los datos

que nos permitir saber ms sobre

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre

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Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda

utiliza una fecha o una hora negativa.

como puede ser sumar textos.

. Este smbolo se utilizar como hemos visto

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UNIDAD 3. FRMULAS Y FUNCIONES

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.

Instituto Mexicano del Petrleo

Situarse en la celda donde queremos

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:

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que nos permite realizar la funcin SUMA

Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la derecha:

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Adems de poder accesar al dilogo de funciones a travs de Ms Funciones...

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Funciones de fecha y hora

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