Unidad 3 Administracion de Un Proyecto de Informacion

Administracin de proyectos de informacin
Unidad 3. Administracin de un proyecto de informacin
Ingeniera en Desarrollo de Software

6 semestre
Programa de la asignatura:
Clave:
15143631
Universidad Abierta y a Distancia de Mxico

UnADM
Ciencias Exactas, Ingeniera y Tecnologa | Desarrollo de Software

ndice
Unidad 3. Administracin de un proyecto de informacin. .................................................. 3
Presentacin de la unidad ................................................................................................. 3
Propsitos.......................................................................................................................... 4
Competencia especfica..................................................................................................... 4
3.1. Anlisis de un proyecto de informacin ....................................................................... 5
3.1.1. Aplicaciones de los proyectos de informacin .......................................................... 8
3.1.2. Deteccin de necesidades para la implementacin de un proyecto de informacin
dentro de un marco organizacional .................................................................................. 14
3.2. Implementacin de un proyecto de informacin ........................................................ 21
3.2.1. Las TIC en los sistemas de informacin ................................................................. 25
3.2.2. Implementacin y administracin de un proyecto de informacin ........................... 28
Cierre de la unidad .......................................................................................................... 36
Para saber ms ............................................................................................................... 37
Fuentes de consulta ........................................................................................................ 38

Unidad 3. Administracin de un proyecto de informacin.
Presentacin de la unidad
La presente unidad aborda temas referentes al anlisis de las aplicaciones de los
proyectos de informacin; as mismo, se observa cmo es posible implementar este tipo
de proyectos en el marco organizacional.
Un vez que se conoce el proceso de desarrollo de los proyectos de informacin
(abordados en la Unidad 2. Etapas de un proyecto de informacin), en esta unidad se
revisarn elementos importantes en la administracin del proyecto respecto a su
implementacin, por lo que se revisar el tema 3.1. Anlisis de un proyecto de
informacin, en el cual se desarrollar un panorama acerca de las aplicaciones que puede
efectuar un proyecto de informacin por medio del anlisis de sus necesidades. En el
siguiente tema, 3.2. Implementacin de un proyecto de informacin, primero se podr
conocer las condiciones y elementos necesarios para la implementacin de un proyecto,
as como la importancia que tienen las tecnologas de informacin dentro de los sistemas
de informacin, para luego tener una comprensin ms clara de cmo implementar y
administrar de mejor manera un proyecto de informacin.
Es importante mencionar que quien realiza la administracin de proyectos es el
administrador, que tambin se le conoce como project management, en espaol se
traducira como lder, director, gerente o administrador (Torres y Torres, 2012, p. 20).
Segn el PMBOK1 (por sus siglas en ingls de Project Management Body of Knowledge),
se traduce como director de proyectos y es el responsable directo de que el proyecto se
concrete y cubra todas las expectativas con la mayor eficiencia en cada una de las fases
de la vida del proyecto. Las principales funciones que realiza un administrador de
proyectos en cualquier nivel de la estructura organizacional son la planeacin, direccin,
control y motivacin a quienes forman parte del proyecto entre otras actividades; es decir,
administran actividades temporales debido a que lo proyectos presentan la caracterstica
de discontinuidad (recuerda las caracterstica de los proyectos que se revisaron en la
Unidad 1. Fundamentos de proyectos). El perfil de un administrador de proyectos incluye,
entre otras caractersticas, la capacidad de tomar decisiones, el trabajo en equipo, contar
con conocimientos generales sobre administracin de proyectos, y sobre el rea para la
cual se requiere el proyecto de informacin; por ejemplo, si se requiere implementar un
sistema para el control de informacin financiera en una organizacin, un desarrollador de
Publicacin del Project Management Institute PMI, libro internacionalmente conocido como las
bases sobre las que se establecen las mejores prcticas de la moderna direccin y gestin de
proyectos. (Alonso, 2008, p. 40).
1

software puede ser un administrador de proyectos si tiene conocimientos bsicos de

administracin de proyectos, as como de la forma de realizar el sistema de informacin
que se requiere para controlar la informacin financiera: facturas, gastos, ingresos,
egresos, etctera. Un administrador de proyectos tambin debe poder manejar
situaciones crticas, relacionarse en forma armoniosa con sus colaboradores y todos los
involucrados en el proyecto, saber negociar, ser creativo e innovador, entre otras
caractersticas.
En general, esta unidad comprende el contenido descrito anteriormente, con la finalidad
de proporcionar una base para efectuar una administracin eficiente de un proyecto de
informacin, para que luego de desarrollar sus etapas se logre una entrega de calidad con
fundamento en su implementacin y aplicacin.
Propsitos
Al trmino de esta unidad logrars:
Identificar las aplicaciones de los proyectos de informacin.

Detectar las necesidades para la implementacin de un sistema de informacin.
Analizar el desempeo de las tecnologas de informacin en los sistemas de
informacin.
Aplicar las etapas de un proyecto de informacin a partir de las necesidades de un
marco organizacional.
Identificar los aspectos necesarios para la implementacin de la administracin de
un proyecto de informacin, a partir de la resolucin de problemas informticos en
un marco organizacional.
Competencia especfica
Construir un proyecto de informacin para resolver una necesidad en una situacin

especfica dentro de un marco organizacional, mediante las fases del proceso
administrativo.

3.1. Anlisis de un proyecto de informacin

Es de suma importancia efectuar un anlisis previo a cualquier proyecto de sistemas de
informacin, debido a que a travs de este anlisis, se pueden identificar de mejor manera
algunos elementos tales como las necesidades reales que pudiera tener una
organizacin, los requerimientos necesarios que debe efectuar el nuevo sistema, las
tareas que se deben efectuar y los resultados que deben obtenerse, as como los riesgos
que pueden obstaculizar la concrecin del proyecto. Estos elementos son fundamentales
para la planeacin y desarrollo de cualquier proyecto de informacin. Este tema se
enfocar en el anlisis de riesgos de un proyecto de sistemas de informacin.
Los riesgos no son lo nico que se analiza respecto a los proyectos de informacin, pues
en todo proyecto tambin es necesario analizar y determinar los factores crticos de xito
(FCE). Esto contribuye a que los administradores de proyectos centren sus esfuerzos en
los puntos clave. Existen estrategias destinadas a identificar los factores crticos de xito.
FCE es un trmino empleado para designar un elemento necesario para que una
organizacin o proyecto logren su misin (Leyva, Rosado y Febles, 2012, p. 41). Los
FCE son parte esencial de la determinacin de la estrategia de un proyecto. Al proceso
que se realiza para identificar, entender y utilizar los FCE se le nombra inteligencia
competitiva (IC), que se define como el proceso estratgico de identificar, entender y
utilizar los FCE (Leyva, Rosado y Febles, 2012, p. 41). Algunos FCE, en donde radica la
importancia de la administracin de los proyectos, son los siguientes segn Torres y
Torres (2012, p. 22 y 23):
Planeacin y comunicacin: es de esencial importancia planear y mantener una
comunicacin fluida y acertada en el desarrollo de los proyectos, de tal manera que se
puedan evitar problemas, reducir al mnimo su impacto sobre el logro del objetivo de un
proyecto cuando stos se presentan (Torres y Torres, 2012, p. 22).
Tiempo: establecer el tiempo que se requiere para disear un plan eficaz antes de iniciar
el proyecto es importante para el logro satisfactorio de cualquier proyecto Torres (2012,
p. 22).
Definicin del objetivo: es importante que se defina el proyecto en forma clara,
integrando en el objetivo un producto un servicio o un resultado esperado, determinado
en funcin del alcance, tiempo y costo y aceptado por el cliente (Torres y Torres, 2012, p.
22).
Involucrar al cliente: es importante que se involucre al cliente para que se integre
activamente como parte del resultado exitoso de un proyecto.

Satisfaccin del cliente: se considera como el fin ltimo y el beneficio mayor de los
proyectos de informacin. Para ello, es necesario estar en continua comunicacin con l,
mantenerlo informado y a su vez indagar sobre sus expectativas por si van cambiando.
Medicin y comparacin del alcance real con el avance planeado: debe realizarse de
manera regular y oportuna para la aplicacin de acciones correctivas inmediatas en caso
de ser necesario.
Evaluacin del desempeo: al concluir el proyecto, es necesario evaluar el desempeo
con el fin de identificar los factores de mejora en caso de realizarse proyectos similares en
un futuro.
Realimentacin del cliente: es necesario intercambiar con el cliente, como parte del
equipo del proyecto, sus impresiones, opiniones, etctera, es decir, hacer un recuento de
las lecciones aprendidas (McLeod, 2000, p. 194).
Para efectos de comprender la importancia del anlisis en los proyectos de sistemas de
informacin se exponen, a continuacin, varias definiciones:
El anlisis de sistemas es el estudio de un sistema existente con el propsito de disear
un sistema nuevo o mejorado (McLeod, 2000, p. 194).
El anlisis de un sistema de informacin parte de la revisin de los objetivos generales de
la organizacin, y de la demostracin del cumplimiento de los mismos mediante la
aplicacin de los sistemas de informacin existentes o propuestos (Stair y Reynolds
2000, p. 545).
Por ejemplo, en el caso de una empresa que desea conocer sus ventas diarias, ingresos,
egresos y sus utilidades, el objetivo podra traducirse en una o ms necesidades de
informacin, una de las cuales podra ser la elaboracin de un estado de resultados por
medio de una base de datos, que calcule las prdidas y ganancias de la empresa, por
medio del clculo de los costos y del ingreso del flujo monetario de la organizacin.
Con base en las definiciones anteriores, se entiende como anlisis de los proyectos de
informacin a la recaudacin de informacin sobre un sistema ya existente, o por
desarrollar, para determinar los requerimientos que debe cumplir el sistema en donde, a
su vez, deben contemplarse otras alternativas y limitantes, as como investigar su
factibilidad.
Es posible observar que el anlisis del proceso de un sistema de informacin de alguna
empresa u organizacin pequea puede resultar algo fcil de efectuarse; por el contrario,

el proceso en una empresa u organizacin de gran tamao se tornara un poco difcil y

tediosa, por lo que Stair y Reynolds (2000), sugieren efectuar los siguientes pasos:
1. Establecer participantes: definir a los participantes en el estudio del sistema existente
o que se desea efectuar, lo cual implica identificar a los usuarios, beneficiarios, personal
del sistema de informacin y administradores. Los participantes desempean los
siguientes roles:
Usuarios: manejarn e interactuarn con el sistema.
Beneficiarios: les favorecer directamente la implementacin del sistema de

informacin.
Personal del sistema de informacin: personas involucradas en la planeacin,

desarrollo, implementacin y ejecucin del sistema de informacin.
Administradores: su responsabilidad y tarea principal es el aseguramiento del

funcionamiento de un sistema de informacin
2. Recopilar los datos y requisitos convenientes: buscar informacin adicional

relacionada con las necesidades y problemas que enfrenta la empresa; para esto, es
preciso identificar la fuente de los datos, las cuales pueden ser externas o internas, para
luego recopilar la informacin por medio de herramientas como entrevistas, cuestionarios
y observacin directa.
3. Analizar los datos y requisitos: identificar las necesidades de los usuarios,
beneficiarios y organizacin.
4. Efectuar un informe del sistema existente o del que se desea efectuar integrando
los requerimientos y las prioridades del proyecto: deber desglosar los requerimientos
que debe cumplir un sistema de informacin analizando un sistema vigente o un proyecto
de sistema de informacin. Es preciso plasmar las prioridades del proyecto; es decir, las
funciones principales, as como sus requerimientos fundamentales.
Con la intencin de complementar el tema sobre el anlisis de un proyecto de
informacin, es preciso conocer sus aplicaciones para identificar el grado de impacto y
aplicaciones estratgicas en las organizaciones.

3.1.1. Aplicaciones de los proyectos de informacin

Hoy en da, las organizaciones han cambiado su enfoque hacia la orientacin sobre el
valor que tiene el conocimiento, ya que el mercado compite en trminos de procesos e
innovacin, y no nicamente en cuanto al producto; es decir, que se ha enfatizado en
cuanto a la calidad y cantidad de produccin, as como en los servicios involucrados en
dichos procesos.
As pues, las organizaciones hoy en da dan una gran importancia a su informacin, la
cual puede ser referente a su propio personal, respecto a su experiencia, conocimiento,
innovaciones, entre otras, por lo que para lograr entrar al mercado competitivo se debe
contar con una fuente de informacin confiable y segura. Es respecto a este requerimiento
donde se ubica la aplicacin de los sistemas de informacin.
La aplicacin de los proyectos de sistemas de informacin pueden realizarse en diferentes
niveles organizacionales, segn sea su necesidad, enfoque o categora; es posible utilizar
los sistemas de informacin estratgicamente, de manera ofensiva, defensiva o
controlada.
La siguiente figura muestra la manera en que una empresa puede visualizar y emplear los
proyectos de sistemas de informacin, segn OBrien y Marakas (2001).

Nivel 1. Estratgico
Las TI pueden ser un factor importante de competitividad.

Las TI tienen cada vez ms demanda en el procesamiento de
transacciones, toma de decisiones, colaboracin y procesos
empresariales claves como: reduccin de tiempo, costos, mejorar
la calidad y la flexibilidad
Estratgica
Nivel 2. Ofensiva
Los proyectos de informacin se consideran como un impulsor

de la competitividad.
Las redes de computadoras personales y servidores proliferan
en todas las reas funcionales de la organizacin.
La organizacin requiere de la captacin de los beneficios de
las TI.
Ofensiva
Nivel 3. Defensiva
Defensiva
El crecimiento de los proyectos de informacin es menos

controlada que la tasa de crecimiento empresarial.
Las inversiones en TI siguen en comportamiento general de
la industria.
Nivel 4. Justificacin en cuanto a costos

Justificacin
en cuanto a
costos
Se mantiene un control estrecho sobre TI.

Las plataformas y las aplicaciones de tecnologa estn en
constante actualizacin.
Las evaluaciones del entorno sobre la inversin se realizan
slo en el nivel proyectado.
No existe un plan global de adquisicin de tecnologa.
Nivel 5. Controlada
Controlada
TI se considera como algo costoso.

La gerencia no est dispuesta a invertir en TI o equipos de
cmputo.
Aplicacin de los proyectos de sistemas de informacin en las organizaciones basado en OBrien y Marakas
(2001)

Es preciso mencionar que la seleccin y priorizacin de proyectos debe efectuarse con

base a los objetivos de la organizacin, es decir, priorizar aquellos proyectos que brinden
mayor beneficio y que contribuyan al xito de la organizacin.
Existen diversos mtodos que categorizan de diferente manera los proyectos.
Cash, McFarlan y Mc Kenney (1996) afirman que, segn la reduccin de costos de las
tecnologas, los sistemas de informacin han dejado de ser aplicaciones de apoyo al
trabajo, para convertirse en aplicaciones que permiten lograr ventajas competitivas
importantes y discuten el modelo de categorizacin de proyectos que a continuacin se
muestra:
El modelo de McFarlan propone cuatro categoras de sistemas:
Estratgicas
Aplicaciones crticas para el xito futuro de
una organizacin
Operacionales clave
Aplicaciones de las cuales la organizacin
actualmente depende
Alto potencial
Aplicaciones que podran ser importantes
para el xito futuro de una organizacin
Soporte
Aplicaciones que son valiosas, pero no
son crticas para el xito de la
organizacin
Categoras de sistemas del modelo de McFarlan Fuente: Llorens, 2005, p. 97.
1. Sistemas estratgicos: son aquellos que aplican la tecnologa de informacin con la

finalidad de obtener una ventaja competitiva. Generalmente este tipo de sistemas
presentan las siguientes caractersticas:
Influyen en diferentes mbitos dentro y fuera de la organizacin; por ejemplo, un
sistema de transacciones bancarias por Internet, el cual afecta tanto el estado
financiero del banco que transfiere como a la cuenta y el banco donde se realiza la
transaccin.
Reflejan un impacto significativo sobre el funcionamiento de las partes que operan el
sistema.
Los beneficios resultan de un mejor posicionamiento de mercado.
2. Sistemas de alto valor potencial: se refiere a los sistemas que tienen posibilidades
futuras de adquirir un alto valor estratgico. Por lo general, los beneficios en estos
proyectos no son visibles a simple vista o en el presente inmediato. Esto puede deberse a
que, normalmente, integra nuevas ideas u oportunidades tecnolgicas, de las cuales an
no se han explorado todas sus potencialidades.
3. Sistemas operacionales clave: es importante considerar la justificacin de costos y
beneficios en este tipo de sistemas. Sin embargo, no siempre la solucin de menor costo
10

puede resultar la ms eficaz, por lo que es an ms importante considerar el balance

entre los costos, beneficios y los riesgos que existieran.
4. Sistemas de soporte: pueden no ser indispensables, pero por su capacidad de mejora
de la eficiencia operacional, puede resultar til contemplarlos.
La aplicacin de un proyecto de sistema de informacin aporta estrategias en la
organizacin. Puede identificarse mediante una matriz de valoracin estratgica (Llorens,
p. 96) en donde se observa una valoracin del aporte estratgico de un proyecto donde se
integran dos aspectos:
La lnea de accin del proyecto: proveedores, clientes y competidores
El empuje estratgico: alianza, crecimiento, innovacin, costo y diferenciacin.
Para realizar una valoracin de los proyectos, es importante considerar los siguientes
mbitos de accin:
Respecto a la relacin de la organizacin con los proveedores
Mejorar la capacidad de negociacin para obtener mejores condiciones.
Reducir los costos: ser un mejor cliente y obtener trato diferencial o un mejor nivel de
servicio. Mejorar la calidad y los costos de los servicios y productos que se ofrecen.
Mejorar la satisfaccin del cliente: reducir la posibilidad de que los clientes cambien de
preferencia y busquen otros proveedores.
Posicionar los productos en el mercado: mejorar el conocimiento de los clientes y sus
necesidades.
Identificar y atender nuevos mercados
En cuanto a la relacin de la organizacin con los competidores:
Diferenciar o crear productos y servicios nuevos
Mejorar los canales de distribucin
En estos mbitos de accin, la forma en que apoya a las estrategias organizacionales un
proyecto de sistemas de informacin se clasifica de la siguiente forma:
1. Diferenciacin: un proyecto contribuye a la distincin o diferenciacin de la empresa
superando la calidad y nivel de los servicios brindados por la competencia; por ejemplo,
brindando mejores precios, introduciendo innovaciones, atendiendo las necesidades en
forma satisfactoria, etctera.
11

2. Costos: cuando un proyecto contribuye a la disminucin de costos, tanto para los

clientes como para los proveedores, es muy probable que se desarrolle una preferencia
de los proveedores hacia la organizacin.
3. Innovacin: cuando un proyecto apoya la introduccin de nuevos productos se
fomentan relaciones novedosas con los clientes, as como la competitividad.
4. Crecimiento: cuando apoya en la flexibilizacin de los procesos de produccin,
contribuye a aumentar la produccin o ventas y a expandir geogrficamente los mercados
de la empresa.
5. Alianzas: el proyecto contribuye como apoyo a la administracin e inversin en
tecnologa para evitar que la organizacin sea superada por sus competidores.
Los elementos antes enlistados se presentan en una matriz de valoracin estratgica,
donde se podr observar si el proyecto evaluado es estratgico, de alto valor potencial,
operacional o de soporte.
Proveedor Cliente Competidor
Diferenciacin
Costo
Innovacin
Crecimiento
Empuje
estratgico
Alianza
Esfera estratgica
Matriz de valoracin estratgica. Fuente: Llorens, p. 97.
Por medio de la matriz de valoracin estratgica, se pueden identificar las aportaciones de

los proyectos al logro de la visin y los objetivos de una organizacin y a los FCE (alta,
12

mediana, poca o ninguna), describiendo la contribucin de los proyectos a estos factores:

logro de la visin y objetivos de la organizacin.
Esta descripcin se integrar respondiendo a las preguntas: por qu se afirma que el
proyecto tiene cierto grado de contribucin?, cmo contribuye al logro de la visin
y objetivos de la organizacin?, cmo apoya a los factores clave de xito?
Se integra la descripcin de la contribucin de los proyectos en una matriz de valoracin
estratgica como la que se observa a continuacin (Llorens, p. 98):
Proyectos Contribucin Visin
Objetivos
FCE
Objetivo Objetivo Objetivo FCE FCE FCE

Proyecto 1
Proyecto 2
Proyecto 3
Matriz de valoracin estratgica de los proyectos. Fuente: Llorens, p. 98.
En la primera columna, de izquierda a derecha, se integra el nombre de los proyectos. En

la matriz anterior se muestra un listado de proyectos, considerando que en una
organizacin se implementen varios para sus diversas reas funcionales; pero si se
refiere a uno slo, es posible integrar una nica celda. En la segunda columna se describe
la contribucin que se considera hace el proyecto a los aspectos de la organizacin
mencionados anteriormente. En las siguientes celdas: visin, objetivos y FCE es
posible integrar valores, por ejemplo de cero a diez, donde cero representa la forma
mnima de contribucin, y el diez el grado mximo. Tambin pueden integrarse las
escalas:
0=ninguna
1=Poca contribucin
2=Mediana contribucin
3=Alta contribucin
El anlisis de este tipo de herramientas, en las cuales se concentra informacin sobre la
relacin de los proyectos en el buen funcionamiento de la organizacin, o qu tanto
impactan en su estructura, objetivo, resolucin de problemas, en su buen funcionamiento,
es posible detectar qu FCE se est desatendiendo para implementar proyectos de
informacin que se consideren pertinentes; ante ello, en el siguiente tema se abordar la
relacin entre la deteccin de necesidades con la implementacin de un proyecto de
informacin.
13

3.1.2. Deteccin de necesidades para la implementacin de un

proyecto de informacin dentro de un marco organizacional
La deteccin de necesidades forma parte de la evaluacin de proyectos de informacin;
se inserta como elemento de un estudio donde es posible detectar las necesidades que
pueden ser satisfechas mediante la implementacin de los proyectos (Baca, 2006).
La deteccin de necesidades es a la vez una fase y una estrategia de evaluacin
diagnstica. Fase porque se ubica como la primera etapa dentro de la planeacin
normativa, estratgica y tctica de una intervencin preventiva; es la base del diseo y la
operacin de cualquier programa o proyecto (Centro de Integracin Juvenil, s. f.).
Para efectos de esta unidad, la deteccin de necesidades se considerar como una
estrategia de evaluacin diagnstica, que se inserta en todo tipo de organizaciones, pues
en ellas se realizan la clasificacin o distribucin de flujos de informacin constantes; sin
embargo, no todas las organizaciones son capaces de identificar sus verdaderas
necesidades para, a partir de ello, contar con un flujo de informacin que cubra las
necesidades reales de las empresas.
De lo anterior parte la necesidad de llegar a la raz de los problemas, oportunidades o
carencias propios de cada organizacin, y as cumplir los requerimientos de las mismas,
por medio de la implementacin de un proyecto de informacin.
Para diagnosticar las necesidades reales de una organizacin, y a partir de ello lograr la
implementacin de un proyecto de informacin, existen una serie de tcnicas y
herramientas que contribuyen en la identificacin de dichas necesidades. La mayora de
ellas persiguen la finalidad de recopilar informacin necesaria para la identificacin y
14

anlisis de los problemas o necesidades, a continuacin se explican algunas herramientas

para dicho fin.
Diagnstico organizacional: este proceso consiste en evaluar el funcionamiento en una
organizacin, un departamento, un equipo o un puesto de trabajo con la finalidad de
identificar las fuentes de los problemas y, en algunos casos, las reas de oportunidad.
Dicho diagnostico comprende las siguientes tareas:
Recaudacin de datos referentes a las operaciones actuales
Analizar dichos datos
Generar conclusiones de un posible cambio o mejora
La informacin necesaria para diagnosticar los problemas en la organizacin se puede
recaudar mediante la aplicacin de cuestionarios, entrevistas, la observacin y los
registros de la organizacin.
Cuestionario: para la elaboracin de preguntas para un cuestionario es importante

considerar las siguientes recomendaciones (Daz de Rada, 2001):
Respecto de contenido de las preguntas: se debe tener claro el objetivo del cuestionario y
la informacin que se espera obtener.
Respecto a la forma de preguntar, se deben considerar las siguientes recomendaciones:
Preguntas claras breves y concisas.
Deben ser formuladas con una alta precisin.
Las preguntas deben formularse con base en el lenguaje de la poblacin a
estudiar, es decir, considerar el nivel acadmico, contexto social, cultural, etctera.
Se deben evitar palabras en las preguntas tales como no sabe, no contesta.
Las preguntas deben ser referidas a un slo aspecto o relacin lgica.
Tipos de preguntas:
1. Abiertas: pueden ser dicotmicas, es decir, que pueden contener dos o ms
opciones de respuesta.
Ejemplo: qu opina usted del proceso de capacitacin que se lleva a cabo
actualmente?________________________________________________
2. Cerradas: contienen categoras u opciones de respuestas delimitadas.
Ejemplo: qu tiempo se lleva en el proceso de capacitacin actual?
a) 15 a 20 das b) 20 a 25 das c) 25 a 30 das
15

Es conveniente elaborar las preguntas abiertas de tal manera que las respuestas aporten
informacin que se considere til en la identificacin de un problema u oportunidad.
Es conveniente elaborar adecuadamente las opciones o alternativas de respuesta de las
preguntas cerradas, de manera que no sean confusas y que proporcionen los datos que
realmente se necesitan analizar.
Entrevista: Es una tcnica en la que una persona (entrevistador) solicita informacin

a otra persona o grupos de personas (entrevistados o informantes), para la obtencin
de datos de una situacin o problema.
La entrevista se refiere a una conversacin que se da al menos entre dos personas, una
de ella es el entrevistador y la otra el entrevistado.
El objetivo de la entrevista es obtener informacin de los entrevistados, as como facilitar,
transmitir informacin, orientar o dar apoyo en relacin con sentimientos,
comportamientos, conflictos de la organizacin o departamento.
Existen dos tipos de entrevistas, segn Campabadal (2005):
a) Entrevista estructurada: es dirigida, las preguntas se preestablecen en el mismo
orden, y son recopiladas en un cuestionario.
b) Entrevistas no estructurada: son libres, las preguntas se elaboran de manera abierta, y
se van elaborando en el transcurso de la conversacin.
En una entrevista siempre se deben registrar los resultados, pueden ser grabados o
tomando nota de ellos.
Al finalizar la entrevista, es posible que se logre analizar los resultados recopilando las
conclusiones relativas al tema de inters.
Observacin: debe ser un proceso en el que es preciso poner atencin a los

movimientos, acciones, tareas y eventos que se efectan en la organizacin para
detectar, a partir de ello, algn problema u oportunidad que lleve a la necesidad de
implementar el proyecto de informacin. Es conveniente efectuar dicha observacin
por un periodo constante de tiempo; para la observacin y medicin de algn proceso
especifico puede ser til la implementacin de algunas herramientas de muestreo y
estadsticas, probabilstico, sistemtico, errtico entre otros.
Registros de la organizacin: herramienta para la identificacin y anlisis de

necesidades o problemas. Es importante considerar los registros de informacin con los
16

que actualmente cuenta la organizacin, con la finalidad de analizarlos e identificar algn

problema u oportunidad de mejora en la implementacin de un sistema de informacin.
Para lograr la implementacin de un proyecto de informacin partiendo de la identificacin
de necesidades en una organizacin, es posible tambin aplicar el enfoque sistmico, el
cual emplea una orientacin sistmica para definir problemas y oportunidades para
proponer soluciones, dentro del cual se contemplan las siguientes actividades (Burch y
Grudnitski, 1992, p. 80):
1. Reconocer y definir un problema o una oportunidad implementando el pensamiento
sistmico
2. Desarrollar y evaluar soluciones alternativas de sistemas
3. Elegir la solucin de sistema que cumpla mejor los requerimientos
4. Disear la solucin de sistema elegido
5. Implementar y evaluar el xito del sistema que ha sido diseado
A continuacin se muestra una figura que desglosa cada paso del enfoque sistmico,
segn Burch y Grudnitski (1992, p. 82), para la identificacin de necesidades. Esto con la
finalidad de proporcionarte una alternativa para el desarrollo e identificacin de soluciones
a problemas que presente alguna organizacin, y a partir de ello lograr implementar un
sistema de informacin.
17

Supervisar y evaluar los resultados
Definir el
problema
Desarrollar
soluciones
alternativas
Elegir la solucin
Disear solucin
Implementar la
solucin
Enfoque sistmico para la solucin de problemas. Fuente: Burch y Grudnitski, 1992, p. 80.
A continuacin se explicarn los elementos que conforman el enfoque sistmico:
Definicin de problemas y oportunidades

Un problema puede definirse como el conjunto de hechos o circunstancias que dificultan
la consecucin de algn fin (DRAE, 2013a).
Una oportunidad es una condicin bsica que presenta el potencial de resultados
deseados (Burch y Grudnitski, 992, p. 81).
Con lo anterior, es oportuno aclarar que los sntomas de algn problema deben ser
separados de los problemas en s, ya que los sntomas son simplemente seales de una
causa o un problema implcito.
Un ejemplo de un sntoma de problema en una organizacin puede ser el siguiente: las
ventas de un producto en una empresa han bajado, esto es consecuencia de que los
empleados encargados han perdido ventas en mostradores, debido a que no logran
18

obtener informacin actual sobre precios y disponibilidad de los productos existentes en el

almacn. En este ejemplo, es posible identificar como oportunidad el incrementar las
ventas en un alto porcentaje si los empleados encargados recibieran las respuestas
inmediatas a las solicitudes, a travs de la implementacin de un sistema de control de
informacin, ventas e inventarios en tiempo real.
Para emplear el pensamiento sistmico en la identificacin de algn problema u
oportunidad es importante considerar:
Observar las interrelaciones entre los sistemas
Observar los procesos de cambio en los sistemas
Desarrollar soluciones alternativas
Comnmente existen distintas maneras de solucionar algn problema o de buscar alguna
oportunidad. Efectuar una sola alternativa limita la opcin de considerar varias
caractersticas significativas de las diferentes alternativas (Burch y Grudnitski, 1992).
Una fuente de las soluciones alternativas pudiera ser la experiencia y retomar las
soluciones que han funcionado, o que se han considerado en un pasado. Pero en s las
soluciones provienen de ideas propias y del ingenio.
Luego de ello, podran generase alternativas ms realistas considerando los recursos
financieros, de personal, entre otros. Algunos paquetes de software son de gran ayuda
para la toma de algunas decisiones por medio de simulacin, pudiendo contribuir en la
generacin de variedad de alternativas.
Retomando el ejemplo de la definicin de problema y oportunidad, podran haberse
generado las siguientes soluciones alternativas:
Capacitar al personal para tener una atencin inmediata las ventas
Implementar un sistema de control de informacin, ventas e inventarios en tiempo
real
Invertir en tecnologa avanzada para efectuar movimientos en tiempo real
Evaluar soluciones alternativas
Una vez que se tienen las soluciones alternativas, es preciso evaluarlas con la finalidad
de identificar la mejor solucin. Es preciso determinar qu alternativa cumple mejor los
requerimientos especficos o generales, las caractersticas y capacidades que sean
necesarias para lograr el xito del proyecto (Burch y Grudnitski, 1992).
19

Es conveniente clasificar o ponderar los criterios, segn el grado de cumplimiento de los

requerimientos del proyecto; por ejemplo, se podra clasificar un criterio referente a los
costos de operacin ms altos que uno de facilidad de uso.
Elegir la mejor solucin
Mediante la gua de la seleccin de la mejor solucin es posible integrar al diseo del
proyecto esta seleccin, implementarlo y evitar con ello la implementacin de un proyecto
que no sea la mejor alternativa ante los problemas. Dentro de ello pueden surgir tambin
algunos riesgos como la elevacin de costos, debido a una mala eleccin; pueden no
cumplirse los objetivos deseados, ni los requerimientos.
Luego de evaluar las posibles soluciones de alternativas, se puede iniciar el proceso de
seleccin de la mejor solucin; para ello es conveniente comparar las diferentes
alternativas. Tambin es posible no elegir la solucin de la alternativa con mayor
calificacin a causa de diferentes razones; una de ellas podra ser, por ejemplo, una
restriccin presupuestaria imprevista, factores polticos u objeciones legales, entre otros;
en este caso debe identificarse y evaluarse nuevas soluciones alternativas (Burch y
Grudnitski, 1992).
Disear e implementar una solucin
Una vez que se ha elegido la solucin, esta debe disearse e implementarse.
Particularmente, las especificaciones de diseo podran detallar las caractersticas y
capacidades de los recursos humanos, materiales, as como las actividades de los
sistemas de informacin que requieren un nuevo sistema.
Un plan de implementacin especfica los recursos, las actividades y el momento
oportuno para una implementacin apropiada (Burch y Grudnitski, 1992).
Uso del enfoque sistmico
Este enfoque es muy til en la deteccin de problemticas en una organizacin; sin
embargo, muchas veces no es tan necesario efectuar el enfoque para identificarlo, ya que
muchas organizaciones presentan alguna problemtica o alternativa, por lo que este
enfoque ayuda en la deteccin ms certera de lo que en realidad necesita la organizacin,
para luego lograr el diseo de solucin y a partir de ello la implementacin de un proyecto
de informacin (Burch y Grudnitski, 1992).
20

3.2. Implementacin de un proyecto de informacin

La implementacin de un proyecto de informacin es una de las fases ms importantes
del ciclo de vida de desarrollo de un sistema. Se considera una de las claves de xito,
debido a que la correcta implementacin ser el resultado de un buen proceso a lo largo
del desarrollo de un proyecto; es decir, una implementacin correcta indica que las etapas
de planeacin, anlisis, diseo, codificacin, etctera, han sido efectuados correctamente,
por lo que tambin indica que el resultado del proyecto ser exitoso.
La implementacin de un proyecto de informacin requiere la elaboracin de una serie de
tareas antes de que el nuevo sistema de informacin sea implementado. Al efectuarse las
actividades la responsabilidad se centra en los usuarios finales y el personal de operacin
(Burch y Grudnitski, 1992, p. 895).
Preparacin para la implementacin
Aunque un sistema se encuentre bien diseado, gran parte del xito del proyecto depende
de la preparacin y ejecucin de su implementacin.
Es necesaria la elaboracin de un reporte final de la implementacin, en donde lo ms
importante de este documento es el plan de implementacin basado en el diagrama de la
tcnica de evaluacin y revisin de programas (PERT) o grfica de Gantt.
Un ejemplo de este plan de implementacin puede ser el siguiente:
Plan de implementacin
Codificacin
Prueba
Instalacin
Documentacin
Capacitacin y soporte
M M J V L M M J V L M M J V
Ejemplo de plan de implementacin
21

El ltimo documento formal

Es el reporte final de la implementacin. Este reporte es relativo al sistema, es decir, si es
sencillo y con pocos alcances, el reporte ser sencillo tambin; por el contrario, si se trata
de un sistema ms complejo, el reporte corresponder a la complejidad del proyecto. Es
importante desarrollar una parte del reporte final antes de iniciar la fase de
implementacin, el resto de reporte se efecta al finalizar la implementacin del nuevo
sistema. Durante el proceso de implementacin, se debe preparar la documentacin que
contenga los procedimientos y programas; se deben realizar pruebas y registrar los
resultados de stas, as como los resultados de las conversiones, el seguimiento y por
ltimo la aceptacin (Burch y Grudnitski, 1992).
Plan de implementacin
Por lo regular, el plan de implementacin se empieza algunas semanas o meses antes de
la llegada de la tecnologa, segn el alcance y complejidad del proyecto.
El plan de implementacin para un sistema algo grande o complejo puede medirse en
meses; comprende una coordinacin y calendarizacin de varias actividades y tareas que
pueden efectuar un equipo de implementacin.
La siguiente imagen muestra un plan de implementacin de un proyecto tpico de un
sistema grande o a gran escala (Burch y Grudnitski, 1992):
22

Probar tecnologa
Instalar tecnologa
Diseo detallado
de sistemas
Solicitar tecnologa
Escribir programa
Revisar
especificaciones
Probar programa
Conversin del
sistema
Implementar
seguimiento
10
23
Aceptar
11
12

Plan de implementacin de un proyecto tpico de un sistema a gran escala. Fuente: Burch y Grudnitski, 1992, p. 897.
24

Segn el ejemplo, cuando la tecnologa ha sido evaluada y seleccionada, se genera la

orden de compra para adquirir el componente estructural de la tecnologa elegida. Se
conforma un equipo de programacin y ste empieza a verificar las especificaciones del
diseo, para asegurar un buen entendimiento antes de empezar con la codificacin. La
capacitacin empieza al instante para personal y usuarios, es continua hasta su final.
El proyecto incluye la fase en la cual la tecnologa es sometida a una serie de pruebas,
con el fin de asegurar su funcionamiento eficiente y comprobar lo que se plane. Al ser
exitosas las pruebas, el sistema pasa a un proceso de conversin el cual puede ser
paralelo, directo, modular o en fase (Burch y Grudnitski, 1992).
Al tener todo en orden y en excelencia, resultados correctos, documentacin clara,
correcta y completa, personal capacitado, y procedimientos de operacin claros, el
sistema en este momento pasa de estar en un estado de desarrollo a un estado
operacional. Esta transicin indica la aceptacin del usuario y del personal operacional.
3.2.1. Las TIC en los sistemas de informacin

Como se ha mencionado antes, los sistemas de informacin son elementos orientados al
tratamiento para generar informacin necesaria para la toma de decisiones y
cumplimiento de algn objetivo; es preciso mencionar que las tecnologas de informacin
son herramientas que facilitan la elaboracin de tareas tales como almacenamiento,
procesamiento y transformacin de la informacin, por lo que es posible observar que la
aplicacin de las tecnologas de informacin dentro de los sistemas de informacin
contribuye en gran medida a el xito de la elaboracin de proyectos de informacin ms
eficientes.
Con la finalidad de reafirmar lo anterior, a continuacin se expone la definicin de
sistemas de informacin y conceptos de las tecnologas de informacin, as como su
contribucin en los sistemas de informacin.
Un sistema de informacin se define como un sistema capaz de recoger, almacenar y
procesar datos para que luego de un anlisis, obtener informacin til y necesaria para la
organizacin en la que en la que se encuentra inmerso (Cotos y Taboada, 2005, p. 4).
Las tecnologas de la informacin son un trmino utilizado para describir la combinacin
de la tecnologa de informtica (hardware y software) con la tecnologa de las
comunicaciones (redes de datos, imgenes y voz) (Fernndez, 2006, p. 20).
25

Previo a la introduccin del trmino de la informtica, los sistemas de informacin se

efectuaban con procesos manuales. Un ejemplo podra ser un sistema de informacin de
los estados de cuenta de una empresa, los cuales se efectuaban segn determinados
procesos y normas estandarizadas. Se calculaban mediante hojas o cuadernos de clculo
de estados de cuenta, con la finalidad de documentar y archivar informacin econmica
de la empresa. An suele ser usual la implementacin de algunos sistemas de
informacin que no empleen la tecnologa informtica.
Sin embargo, la aparicin de la tecnologa informtica en los sistemas de informacin ha
detonado una significativa aceptacin por parte de las organizaciones, as como por los
desarrolladores de proyectos, gracias a la automatizacin en los procesos mecnicos que
anteriormente se efectuaban manualmente, esto provoca que en la actualidad se
consideren como un soporte fsico de los sistemas de informacin.
La siguiente figura muestra la estructura que compone un sistema de informacin:
Personas
Datos
Procesos
Tecnologas de informacin
Componentes de un sistema de informacin con base en el esquema Componentes de un sistema de

informacin. Fuente: Fernndez, 2006, p. 21.
EL esquema anterior muestra los componentes principales de un sistema de informacin

en el que se involucran las personas o usuarios de las tecnologas, procesos que son los
responsables de generar o manipular los datos.
26

Las tecnologas de la informacin se clasifican en dos grupos (Fernndez, 2006):

Las tecnologas informticas: se dividen en componentes de hardware (dispositivos
electrnicos como ordenadores, pantallas, impresoras, etctera), y en componentes de
software (cdigo de informtica que logra hacer funcionar el hardware). Es posible
tambin clasificar las tecnologas informticas como parte de los componentes de un
sistema de informacin, las cuales pueden ser tecnologas basadas en datos, cuya
funcin es (capturar, almacenar, y gestionar datos e informacin), y las tecnologas
basadas en procesos, cuyas funciones se centran en dar soporte a las actividades o
procesos que se efectan en las organizaciones.
Tecnologas de telecomunicaciones. Son las que realizan interconexin de la
tecnologa informtica de datos o procesos, desde diferentes puntos. Existe un avance
considerable en relacin con las tecnologas de telecomunicaciones, debido a la
introduccin y adaptacin a Internet por parte de las organizaciones. Este creciente
avance ha permitido un acceso remoto entre los sistemas de informacin, as como la
interconexin entre diferentes sistemas de informacin que se ubique en distintos lugares.
Los sistemas de informacin se disearon con la finalidad de satisfacer diferentes
necesidades que gestionen la informacin. Recopilan datos de la organizacin, tanto
internos como externos, en la que se desee implementar un sistema de informacin, para
luego ser analizados, manipulados y procesados segn lo requieran, con la finalidad de
generar informacin til en la toma de decisiones.
Un sistema de informacin se encuentra conformado por diferentes componentes, segn
Cotos y Taboada (2005), los cuales son:
Los datos: entradas al sistema de informacin. Son indispensables en la generacin de
informacin.
El usuario: es la persona que utilizar el sistema de informacin, es quien puede proveer
de informacin, manipularla y utilizar los resultados generados.
El hardware: es indispensable para que el sistema de informacin pueda efectuar la
comunicacin, el procesamiento y el almacenamiento de la misma.
Los procedimientos: son los que se efectan sobre los datos y producen distintos
resultados. Forman parte del software del sistema de informacin, persiguen el objetivo
del correcto procesamiento de las entradas, y que se generen los resultados esperados.
Cada da se emplea en mayor grado la tecnologa de informacin en la automatizacin de

las actividades de una organizacin. Los sistemas de informacin han logrado evolucionar
a partir de la implementacin de la tecnologa de informacin como un medio de
27

automatizar los procesos, y apoyar la toma decisiones para lograr ventajas competitivas
mediante su aplicacin; ante ello, es necesario centrar la atencin en los beneficios de
implementar proyectos de sistemas de informacin mediante la administracin de
proyectos, lo cual permite alcanzar la mayor eficiencia de todos los recursos que ello
conlleva (Torres y Torres, 2012). Esto se revisar con detalle a continuacin.
3.2.2. Implementacin y administracin de un proyecto de informacin

En lo que respecta a la implementacin de un proyecto de sistema de informacin, es
importante sealar que esta se refiere a tener todo en orden, es decir, que el
funcionamiento del sistema sea el que se requiere, que la documentacin sea clara,
correcta y completa, que se cuente con el personal capacitado, que se cuente con los
recursos y por ltimo, asegurar la claridad en los procedimientos de operaciones. (Mc
Leod, 2000).
De igual manera, es conveniente recordar que la administracin de proyectos de
informacin apoya en la planeacin y programacin, organizacin, direccin y control de
un conjunto de tareas o actividades, que se desarrollan por un grupo de trabajo y que
persiguen el cumplimiento del mismo objetivo, dentro de los cuales se encuentran el
anlisis, diseo, desarrollo, mejora de alguna oportunidad o problema de informacin que
se desee atender en una organizacin (Torres y Torres, 2012).
Es importante que recuerdes cada una de las etapas que conforman un proyecto de
informacin, tales como la planeacin, programacin, organizacin, direccin, ejecucin y
control, donde se observa un desarrollo gradual del proyecto, se detectan las
necesidades, se determinan las caractersticas del trabajo, y se concluyen las etapas de
planteamiento de un proyecto. De la misma forma en que los seres humanos tenemos un
ciclo de vida, en el cual nacemos, crecemos, nos reproducimos y morimos, los proyectos
de sistemas de informacin tambin tienen su propio ciclo, como se muestra en seguida:
28

Planeacin
Evaluacin inicial
Estudio de factibilidad
Anlisis
Necesidades del usuario

Evaluacin del sistema
existente
Diseo lgico del sistema
Diseo detallado
de sistemas
Implementacin
Mantenimiento
Especificacin
detallada del sistema
Codificacin, prueba y
depuracin
Instalacin, afinacin.
Evaluacin
Mantenimiento
Mejora
Ciclo de vida para el desarrollo de sistemas de informacin. Fuente: Coronel,

Morris y Rob, 2011, p. 375.
Las fases se exponen a continuacin:

La planeacin abarca dos aspectos fundamentales, uno de ellos es la evaluacin inicial,
donde se detalla la situacin actual de la organizacin y por qu surge la necesidad de la
implementacin de un nuevo sistema. Es importante empezar a prever en esta etapa los
recursos, requerimientos, y tiempos que requiere el sistema (un proceso similar al de la
etapa de administracin de proyectos de informacin que se abarc en la unidad 2 de la
presente asignatura). Otro de los factores se refiere al estudio de factibilidad del sistema,
en donde es posible determinar si es factible lo que se pretende efectuar. Este estudio se
deriva en tres tipos que, segn Burch y Grudnitski (1992), son:
1. Factibilidad tcnica
2. Factibilidad econmica
3. Factibilidad operacional
29

La factibilidad tcnica es un estudio que ayuda a determinar que los recursos existentes
son suficientes para efectuar el proyecto, en este se deben sealar y describir el equipo
que se emplear, la tecnologa existente de software y el personal disponible.
El estudio de factibilidad econmica comprende la demostracin de que el proyecto
resulta ser factible econmicamente. En l se deben englobar aspectos como un anlisis
costo-beneficio, costos de operacin, produccin, entre otros. Este estudio suele ser el
ms importante o significante para las organizaciones, ya que es la parte en la que se
convencen de que los beneficios valdrn el costo de proyecto.
El anlisis de factibilidad operacional pretende demostrar la utilidad del sistema una vez
que se haya concluido y ejecutado dentro de la organizacin. Es conveniente que este
tipo de estudios sea realizado por un analista de sistemas, el cual tenga los conocimientos
suficientes del sistema de informacin.
El anlisis determina las necesidades del usuario por medio de una investigacin y
anlisis de requerimientos. Tambin se efecta un previo estudio y anlisis de la situacin
y funcionamiento del sistema que se implementa actualmente. Por ltimo, se elabora un
anlisis del diseo lgico del sistema; es decir, qu lgica se implementar y qu
actividades involucra.
El diseo detallado del sistema considera las especificaciones tcnicas que se
requieran para lograr que el sistema genere informacin de manera eficiente. Los
sistemas pueden ser diseados para conversin de uno antiguo a otro nuevo. En la
implementacin se instalan el hardware, software, los programas de aplicacin, y se
implementa el diseo del sistema. Al comienzo de esta fase el sistema entra en un ciclo
de codificacin, prueba y depuracin hasta quedar listo para su entrega.
Como ltima fase del ciclo de vida de un proyecto de informacin, se presenta la etapa de
implementacin del proyecto, la cual suele ser la ms costosa debido a que se involucran
personas, herramientas y recursos. Es normal que esta etapa consuma mucho tiempo, ya
que es en donde se lleva a cabo todo el trabajo que ha sido planeado y desarrollado
anteriormente durante el ciclo de vida. La etapa de implementacin se puede dividir en
seis procesos segn Burch y Grudnitski (1992):
Codificacin
Prueba
Instalacin
Documentacin
Capacitacin
Soporte
30

Codificacin: consiste en convertir las especificaciones fsicas del diseo en lneas de

programas. Por lo general, se vuelve una actividad intensa y se recomienda efectuarse a
la par con las pruebas del programa.
El cdigo debe ser claro, legible, limpio, documentado y modular.
Prueba: se efecta con la finalidad de descartar cualquier defecto, y con base en el tipo
de software que se desea implementar. Las pruebas que se pueden efectuar pueden ser
de tipo dinmicas o estticas, automatizadas o manuales.
Esttica: el cdigo a evaluar no se ejecuta.

Automtica: el cdigo a evaluar es ejecutado en una computadora.
Esttico
Dinmico
Manual
Inspecciones
Corrida en fro (desk
cheking)
Automtico
Chequeo sintctico
Pruebas de unidad
Pruebas de integracin
Pruebas del sistema
Categorizacin de los tipos de pruebas. Fuente: con base en Valacich, George y Hoffer, 2004.
Inspecciones: es un elemento para asegurar la calidad. Se considera como una

inspeccin detallada del cdigo del sistema.
Corrida en frio (desk cheking): se refiere a ejecutar el cdigo para verificar el
funcionamiento adecuado.
Chequeo sintctico: es una prueba efectuada por compiladores.
Pruebas de unidad: son conocidas como las pruebas de la caja blanca y caja negra en
las cuales nicamente se conocen sus entradas y salidas.
Pruebas de integracin: pueden ser profundas o anchas. Verifican que los mecanismos
de proteccin sean adecuados.
Pruebas del sistema: se dividen en:
Alfa: se efectan con una muestra de datos reales.

Beta: son evaluaciones de un grupo de colaboradores.
Instalacin: proceso en el que se sustituye el anterior sistema de informacin por uno

nuevo, dentro del proceso de instalacin existen cuatro categoras las cuales son:
1. Instalacin directa: la instalacin del nuevo sistema se efecta simultneamente con el
sistema actual, pero luego de la instalacin se deja de implementar el sistema actual y
se implementa el nuevo.
31

Sistema actual
Instalacin de un
nuevo sistema
Nuevo sistema
Tiempo
2. Instalacin en paralelo: la instalacin del nuevo sistema se efecta simultneamente

con el sistema actual, pero luego de la instalacin se sigue implementando el sistema
actual, y se implementa el nuevo sistema simultneamente por un periodo ms.
Sistema actual
Instalacin de un
nuevo sistema
Nuevo sistema
Tiempo
3. Instalacin de localidades individuales: la instalacin del nuevo sistema se efecta por

localidades individuales, se efecta simultneamente con el sistema actual, al terminar
la instalacin se implementa el nuevo sistema y se prosigue a instalar la siguiente
localidad.
Localidad n
Sistema actual
Instalacin de un
nuevo sistema
Nuevo sistema
Tiempo
32

Localidad n+1
Sistema actual
Instalacin de un
nuevo sistema
Nuevo sistema
Tiempo
4. Instalacin por fases: en las primeras fases se tiene el sistema actual sin el mdulo 1 y
sin el mdulo 1 y 2, luego se implementa el primero y se comienza la instalacin del
segundo para que luego de la instalacin sea implementado.
Sistema actual
Instalacin
mdulo 1
Sistema actual
sin el mdulo 1
Sistema actual sin el mdulo 1 y 2
Instalacin
mdulo 2
Nuevo mdulo 1 Tiempo
Nuevo mdulo 2 Tiempo
El proceso de documentacin consiste en la recopilacin, entrega y explicacin al

cliente de la informacin correspondiente al sistema ( en papel formato electrnico),
relacionada con los alcances, funcionamiento, procedimientos y operacin del mismo,
an cuando se capacita al personal podra suceder que no slo las personas a las cuales
se les da la capacitacin utilizarn el sistema, por eso es til integrar la documentacin
misma que se divide en:
Documentacin del sistema: integra la documentacin interna, la cual se refiere a

las instrucciones tcnicas del sistema que ser implementado, y se considera
interna ya que maneja la informacin relacionada con el(los) programa(s) que
sern ejecutados de manera automtica por la computadora; y la externa que se
refiere a la informacin relacionada con el procedimiento del sistema como lo son
33

los diagramas de entidad relacin, diagrama de clases, CPM, etctera(los cuales

se abordaron en el tema en la unidad 2 en el sub-tema Tcnicas y elementos de
control para proyectos de informacin). Dicha informacin se nombra como
externa debido a que se encuentra nicamente relacionada con el procedimiento
del sistema, ms no se refiere especficamente al sistema.
Documentacin complementaria del sistema: se refiere a hipertextos/tutoriales,
ayuda por lnea y manuales de usuario.
Capacitacin: Es necesario seleccionar el personal a quienes se les ofrecer.
Usuarios directos del sistema

Usuarios indirectos del sistema
Es recomendable tomar en cuenta las habilidades y expectativas que tienen cada tipo de
usuarios, con la finalidad de que la capacitacin que se lleve a cabo sea comprendida en
su mayora y con claridad.
Mtodo de capacitacin
Experto en el sitio
Instruccin asistida por computadora
Cursos formales
Componentes de ayuda de software
Tutoriales
Manuales interactivos de capacitacin
Fuentes externas ( vendedores)
Porcentaje
relativo
51 %
12 %
10 %
10 %
7%
5%
5%
Tipos y frecuencias de los tipos de capacitacin. Fuente con base en: Valacich, George y Hoffer, 2004.
Soporte: en esta fase se ofrece el soporte a usuarios por un grupo de personas capaces
de responder preguntas, y as como asistir a los usuarios pertenecientes a una
organizacin.
En un centro de soporte se efectan las siguientes tareas:
Instalacin de nuevo hardware y software

Asistencia de consultas de los usuarios con respecto al sistema
Extraccin de datos de grandes repositorios para PC
Asignacin de cuentas
Responder preguntas bsicas
Ofrecer demostracin de hardware y software
Se trabaja con los usuarios para proponer cambios en los sistemas
34

Los entregables de los procesos de documentacin, capacitacin y soporte son:

Proceso
Entregable
Documentacin
Documentacin del sistema
Documentacin del usuario
Plan de capacitacin del usuario
Clases
Tutoriales
Mdulos de capacitacin de
Materiales de capacitacin
usuarios
Ayudas de capacitacin basadas en computadora
Plan de soporte a usuarios
Ayuda a usuarios
Ayuda en lnea
Carteleras de boletines y otros mecanismos de
soporte
Entregables de la documentacin de sistemas, capacitacin de usuarios y soporte a usuarios. Fuente con
base en: Valacich, George y Hoffer, 2004.
Mantenimiento: una vez que el sistema es operacional los usuarios finales, por lo
general, solicitan cambios. Estos cambios generan actividades como las de
mantenimiento del sistema, que a su vez se agrupan en tres tipos:
Mantenimiento correctivo: se efecta en respuesta a errores del sistema.
Mantenimiento adoptivo: se realiza debido a cambios en el ambiente de trabajo.
Mantenimiento perfectivo: se hace con la finalidad de mejorar el sistema.
Cualquier cambio estructural del sistema conlleva efectuar todos los pasos del ciclo de
vida de desarrollo del sistema, por lo que siempre se encuentra en alguna de las fases.
Con lo anterior se puede observar que la fase de implementacin de un proyecto es en la
que realmente se demuestra lo planeado, con ello se pone a prueba lo bien que se ha
efectuado el proyecto hasta este punto; por ello, es oportuno que en esta etapa se cuide
la administracin de proyectos, la cual est dada por la supervisin, direccin y control.
Con la finalidad de comprender ms a fondo el tema de implementacin, se presenta un
ejemplo sencillo de un sistema de informacin, el cual consiste en una base de datos para
el control de ventas de una organizacin. A continuacin se detallan los procesos de
implementacin:
1. Codificacin: el presente sistema se desarrolla en lenguaje de programacin de
.NET, y el periodo de programacin se ha realizado en tres semanas.
2. Prueba: se le aplica el de tipo dinmico. Primero se realiza la prueba de unidad,
luego la de integracin y, por ltimo, las del sistema.
3. Instalacin: se efecta la de tipo paralelo, ya que se seguir utilizando el sistema
que existe actualmente y, al mismo tiempo, se efectuar la implementacin del
nuevo sistema.
35

Documentacin: sern los tutoriales, ayuda por lnea, manuales de operacin y

de usuarios.
4. Capacitacin: se efectuar en un periodo de tres semanas, y se impartir a
usuarios directos e indirectos. El material de capacitacin que se necesitar
consiste en un centro de cmputo con el sistema actual instalado, adems del
personal que lo utilizar.
5. Soporte: el plan contempla la asistencia a usuarios que se efectuarn en una
semana y media. La asistencia en lnea se efectuar en un periodo de dos
semanas y de manera simultnea.
En esta seccin se intent demostrar que la implementacin y la administracin deben ir
aunados, ya que estas dos actividades de los proyectos de informacin son un gran
detonante en el xito de un proyecto, por lo que es indispensable prestar suma atencin
en la administracin del proyecto desde su inicio hasta la implementacin y entrega.
Cierre de la unidad
La presente unidad intenta concluir y reforzar las herramientas necesarias para la
elaboracin exitosa de proyectos de informacin. Esta ltima parte de la asignatura, en
general, se enfoc primero en profundizar el proceso de anlisis de los proyectos de
informacin, en donde se expusieron las aplicaciones que tienen dichos proyectos; as
mismo, revisaste una serie de procedimientos con el fin de detectar las necesidades para
la implementacin de un proyecto dentro del marco organizacional.
El surgimiento y la importancia de las tecnologas de informacin, como parte de los
sistemas de informacin, constituyen una herramienta muy apreciada por las
organizaciones ante la necesidad de los proyectos de informacin, por medio de los
cuales puedan implementar estrategias, impulsar la competitividad, reducir tiempos,
costos y apoyar en el desarrollo organizacional.
Respecto a la implementacin de informacin, se revisaron los pasos seguir para una
adecuada implementacin y, por ltimo, se revis el tema de la administracin de los
proyectos de informacin, el cual pretende demostrar que el xito de un proyecto est
muy relacionado con la adecuada administracin, por lo que se expusieron algunos
aspectos que se deben considerar para el logro y cumplimiento de los requerimientos,
requisitos y objetivos del proyecto.
36

Para saber ms
Con la finalidad de reforzar el tema sobre aplicaciones de proyectos de informacin se
recomiendan los siguientes materiales con ejemplos de proyectos de informacin:
Meja, J. (2006). Sistema de acceso seguro a recursos de informacin para redes

inalmbricas. Recuperado de
http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/2501/1/774_2006_ESIMEZAC_SUPERIOR_mejia_nogales.pd
Ahumada, L. (2005). Uso de sistemas de informacin geogrfica en los estudios

de riesgo ssmico: aplicacin al anlisis de sistemas de tuberas. Recuperado de
http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/374/1/Binder3.pdf
Con la finalidad de reforzar los temas de aplicaciones de proyectos y de las TIC en los
sistemas de informacin, puedes consultar el siguiente recurso:
Cruz, L. (2009). Propuesta de sistema para la planeacin de proyectos de

tecnologas de informacin. Recuperado de
http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/5515/1/C7.1403.pdf
Para profundizar en el tema sobre el anlisis de los proyectos consulta el siguiente texto:
Leyva, M., Rosado, R. y Febles, A. (2012). Modelado y anlisis de los factores

crticos de xito de los proyectos de software mediante mapas cognitivos difusos.
Recuperado de
http://132.248.9.34/hevila/Cienciasdelainformacion/2012/vol43/no2/6.pdf
Un ejemplo de proyecto de sistema de informacin se expone en forma detallada en el

siguiente documento:
Villanueva, V. y Yez, C. (1999). Anlisis y diseo de un sistema para el control

de informacin financiera de proyectos de inversin. Recuperado de
http://132.248.9.195/pd1999/270395/Index.html
Sobre el tema de la administracin de proyectos, se recomienda la implementacin de

algunos softwares que pueden ser de ayuda, uno de ellos es ITM Platform (ITM Platform,
2012). Es una aplicacin completa, en la cual se permiten efectuar diferentes procesos de
administracin tales como: comunicacin empresarial, editor de Gantt avanzado,
importacin desde MS Project, gestin de equipos, multi-idioma, multi-moneda,
37

estimacin de esfuerzos, seguimiento de las tareas, costo de los recursos, particin de

horas y costos reales, estructura organizativa, proceso de negocio, documentacin,
retorno de la inversin, medir los riesgos, seguimiento de proyectos y valor ganado.
Puedes investigar sobre este recurso en Internet.
Fuentes de consulta
Alonso, A. (2008). Cmo implantar una oficina de gestin de proyectos (OGP) en

su organizacin. Una gua para mejorar el rendimiento de su organizacin. Madrid:
Visin Libros.
Baca Urbina, G., (2006). Formulacin y evaluacin de proyectos informticos.

Mxico: McGrawHill.
Burch, J. Grudnitski, G. (1992). Diseo de sistemas de informacin, teora y

prctica. Mxico: Limusa.
Campabadal, M. (2005). El nio con discapacidad y su entorno. San Jos, Costa

Rica: EUNED.
Cash, J., McFarlan, F. y McKenney, J. (1996). Corporate Information Systems

Management: Text and Cases. Homewood, IL: Irwin.
Centro de Integracin Juvenil. (s. f). Redes sociales y proyectos especiales de

prevencin. Recuperado de
http://www.enlinea.cij.gob.mx/Cursos/prevencion/htm/deteccion/definicion.asp
Coronel, C., Morris, S. y Rob, P. (2011). Base de datos: diseo, implementacin y

administracin. Mxico: Cengage Learning.
Cotos, J. y Taboada, J. (2005). Sistemas de informacin medioambiental. La

Corua, Espaa: Netbiblo.
Daz, V. (2001). Diseo y elaboracin de cuestionarios para la investigacin

comercial. Madrid: Esic Editorial.
DRAE. (2013). [Entrada: Implementacin]. Recuperado de

http://lema.rae.es/drae/?val=implementacin
DRAE. (2013). [Entrada: Problema]. Recuperado de
38

http://lema.rae.es/drae/?val=problema
Effy, O. (2009). Administracin de los sistemas de informacin. Mxico: Cengage
Learning.
Fernndez, V. (2006). Desarrollo de sistemas de informacin: una metodologa

basada en el modelado. Barcelona: UPC Ediciones.
ITM Platform. (2012). Gestin de proyectos y colaboracin en cloud. Recuperado

de http://www.itmplatform.com/projects-and-teamwork-software-gestion-proyectosonline-prueba-gratuita/?gclid=CPjFiLfwnLsCFYiSfgodMG0AlA
Leyva, M., Rosado, R. y Febles, A. (2012). Modelado y anlisis de los factores

crticos de xito de los proyectos de software mediante mapas cognitivos difusos.
Recuperado de
http://132.248.9.34/hevila/Cienciasdelainformacion/2012/vol43/no2/6.pdf
Llorens, J. (2005). Gerencia de proyectos de tecnologa de informacin. Caracas,

Venezuela: Los libros de El Nacional.
McLeod, R., (2000). Sistemas de informacin gerencial. Mxico: Pearson

Educacin.
O'Brien, J y Marakas, G.M., (2001). Sistemas de informacin gerencial. Mxico:

McGraw-Hill.
Stair, R. y Reynolds, G. (2000). Principios de sistemas de informacin: enfoque

administrativo. Mxico: Cengage Learning.
Torres, Z. y Torres, H. (2012). Administracin de proyectos. Mxico: Editorial

Patria.
Valacich, J.S., George, J. F., Hoffer, J. A., (2004). Essentials of Systems Analysis
and Design. Segunda edicin. New Jersey: Prentice Hall. .
Villanueva, V. y Yez, C. (1999). Anlisis y diseo de un sistema para el control

de informacin financiera de proyectos de inversin. Seminario de investigacin
informtica. Mxico: Facultad de Contadura y Administracin, UNAM.
39

Unidad 3 Administracion de Un Proyecto de Informacion

Caricato da

Informazioni sul documento

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

Unidad 3 Administracion de Un Proyecto de Informacion

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

Administracin de proyectos de informacin

Unidad 3. Administracin de un proyecto de informacin

Ingeniera en Desarrollo de Software

Unidad 3. Administracin de un proyecto de informacin

Universidad Abierta y a Distancia de Mxico

Ciencias Exactas, Ingeniera y Tecnologa | Desarrollo de Software

Administracin de proyectos de informacin

Ciencias Exactas, Ingeniera y Tecnologa | Desarrollo de Software

Administracin de proyectos de informacin

Unidad 3. Administracin de un proyecto de informacin.

Ciencias Exactas, Ingeniera y Tecnologa | Desarrollo de Software

Administracin de proyectos de informacin

software puede ser un administrador de proyectos si tiene conocimientos bsicos de

Identificar las aplicaciones de los proyectos de informacin.

Construir un proyecto de informacin para resolver una necesidad en una situacin

Ciencias Exactas, Ingeniera y Tecnologa | Desarrollo de Software

Administracin de proyectos de informacin

3.1. Anlisis de un proyecto de informacin

Ciencias Exactas, Ingeniera y Tecnologa | Desarrollo de Software

Administracin de proyectos de informacin

Administracin de proyectos de informacin

el proceso en una empresa u organizacin de gran tamao se tornara un poco difcil y

Usuarios: manejarn e interactuarn con el sistema.

Beneficiarios: les favorecer directamente la implementacin del sistema de

Personal del sistema de informacin: personas involucradas en la planeacin,

Administradores: su responsabilidad y tarea principal es el aseguramiento del

2. Recopilar los datos y requisitos convenientes: buscar informacin adicional

Ciencias Exactas, Ingeniera y Tecnologa | Desarrollo de Software

Administracin de proyectos de informacin

3.1.1. Aplicaciones de los proyectos de informacin

Ciencias Exactas, Ingeniera y Tecnologa | Desarrollo de Software

Administracin de proyectos de informacin

Las TI pueden ser un factor importante de competitividad.

Los proyectos de informacin se consideran como un impulsor

El crecimiento de los proyectos de informacin es menos

Nivel 4. Justificacin en cuanto a costos

Se mantiene un control estrecho sobre TI.

TI se considera como algo costoso.

Ciencias Exactas, Ingeniera y Tecnologa | Desarrollo de Software

Administracin de proyectos de informacin

Es preciso mencionar que la seleccin y priorizacin de proyectos debe efectuarse con

Categoras de sistemas del modelo de McFarlan Fuente: Llorens, 2005, p. 97.

1. Sistemas estratgicos: son aquellos que aplican la tecnologa de informacin con la

Ciencias Exactas, Ingeniera y Tecnologa | Desarrollo de Software

Administracin de proyectos de informacin

puede resultar la ms eficaz, por lo que es an ms importante considerar el balance

Ciencias Exactas, Ingeniera y Tecnologa | Desarrollo de Software

Administracin de proyectos de informacin

2. Costos: cuando un proyecto contribuye a la disminucin de costos, tanto para los

Matriz de valoracin estratgica. Fuente: Llorens, p. 97.

Por medio de la matriz de valoracin estratgica, se pueden identificar las aportaciones de

Ciencias Exactas, Ingeniera y Tecnologa | Desarrollo de Software

Administracin de proyectos de informacin

mediana, poca o ninguna), describiendo la contribucin de los proyectos a estos factores:

Objetivo Objetivo Objetivo FCE FCE FCE

Matriz de valoracin estratgica de los proyectos. Fuente: Llorens, p. 98.

En la primera columna, de izquierda a derecha, se integra el nombre de los proyectos. En

Ciencias Exactas, Ingeniera y Tecnologa | Desarrollo de Software

Administracin de proyectos de informacin

3.1.2. Deteccin de necesidades para la implementacin de un

Administracin de proyectos de informacin

anlisis de los problemas o necesidades, a continuacin se explican algunas herramientas

Cuestionario: para la elaboracin de preguntas para un cuestionario es importante

Ciencias Exactas, Ingeniera y Tecnologa | Desarrollo de Software