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LA CALIDAD DE LA E.S.E. HOSPITAL SAN LORENZO DE LIBORINA ANTIOQUIA, CON NFASIS EN PROCESOS ADMINSTRATIVOS
EN EL AO 2006
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
FACULTAD NACIONAL DE SALUD PBLICA
HCTOR ABAD GMEZ
MEDELLN
2006
1
Asesor
Guido Manuel Hernndez Paternina
Docente F.N.S.P.
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
FACULTAD NACIONAL DE SALUD PBLICA
HCTOR ABAD GMEZ
MEDELLN
2006
2
Nota de aceptacin
_____________________________
_____________________________
_____________________________
AGRADECIMIENTOS
Expreso mis agradecimientos a:
Personal Administrativo y Asistencial de la E.S.E. Hospital San Lorenzo, en
especial a los Doctores: Flor Marina Gil Correa - Gerente, Oscar Ros - Asesor de
Calidad y Control Interno, por hacer posible la ejecucin de este proyecto.
Doctor Guido Manuel Hernndez Paternina, docente de la Facultad Nacional de
Salud Pblica de la Universidad de Antioquia por su excelente tutora,
acompaamiento, apoyo, control y evaluacin acadmica.
CONTENIDO
Pg.
LISTA DE TABLAS
LISTA DE ANEXOS
LISTA DE FIGURAS
10
GLOSARIO
11
RESUMEN
13
INTRODUCCIN
14
15
2. JUSTIFICACIN
16
3. OBJETIVOS
18
18
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4. MARCO TERICO
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19
20
20
20
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24
25
25
25
25
25
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26
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28
28
28
5. METODOLOGA
30
6. RESULTADOS
33
7. CONCLUSIONES
39
8. RECOMENDACIONES
40
BIBLIOGRAFA
41
ANEXOS
43
LISTA DE TABLAS
Pg.
Tabla 1. Poblacin actual de Liborina
27
29
30
32
36
LISTA DE ANEXOS
Pg.
Anexo 1. Procesos Administrativos Manual de Procesos y
procedimientos 2003 E.S.E. Hospital San Lorenzo
44
56
57
60
61
62
65
66
69
71
74
76
78
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82
85
87
88
91
94
95
98
100
105
106
107
109
110
112
113
115
117
119
120
123
126
127
128
130
LISTA DE FIGURAS
Pg.
Figura 1. Ciclo PHVA DEMIN G
31
10
GLOSARIO
AUDITORA ADMINISTRATIVA: Es la evaluacin, anlisis y recomendaciones de
mejoramiento de los aspectos tcnico-administrativos, financiero y de apoyo
logstico, relacionado con los procesos de prestacin de servicios de atencin en
salud y la correcta utilizacin por parte de los usuarios.
ACREDITACIN: Proceso mediante el cual una institucin u organismo examina,
evala las caractersticas de un programa o las estructuras de una institucin
sanitaria (medios fsicos o materiales, profesionales, organizacin de los servicios
y otras de anloga naturaleza), basndose en criterios y estndares previamente
determinados.
ACTIVIDAD: Conjunto de tareas necesarias para obtener un resultado o producto.
CALIDAD: Sensacin de satisfaccin que un cliente tiene de un producto, bien o
servicio recibido. En el mbito institucional, totalidad de funciones, caractersticas
(ausencia de deficiencias de un bien o servicio) o comportamiento de un bien
producido o de un servicio prestado que les hace capaces de satisfacer las
necesidades de los clientes. Se trata de un concepto subjetivo dado que cada
individuo puede tener su propia apreciacin o su particular juicio de valor acerca
del producto en cuestin, el cual se puede hacer objetivo a travs de indicadores.
COMPETITIVIDAD: Es la capacidad que tiene una empresa de participar y
sobrevivir en un mercado; por si misma implica costos de mano de obra acordes
con la productividad, el uso adecuado de los equipos, mayor calidad de los
productos o servicios, mas alto nivel de gerencia, administracin y mayor
eficiencia. Para que una empresa sea competitiva debe concentrar los esfuerzos
en el sector en el cual se desempea, definir infraestructura fsica, los cuales
deben orientar al mejoramiento contino.
GARANTA DE CALIDAD: Conjunto de acciones planeadas y sistemticas
mediante las cuales se proporciona la evidencia necesaria para establecer la
confianza entre todos los interesados, con respecto a la calidad del producto o del
servicio.
LA CALIDAD DE LA ATENCIN EN SALUD: es el conjunto de caractersticas
administrativas, tcnicas, cientficas, humanas y de servicio, que debe tener la
atencin en salud para alcanzar los efectos deseados, en trminos de la
satisfaccin de las necesidades y de las expectativas del Usuario interno y externo
y de los proveedores. (1)
11
12
RESUMEN
La elaboracin del la presente propuesta tuvo lugar en la E.S.E. Hospital San
Lorenzo del municipio de Liborina, departamento de Antioquia.
La E.S.E. Hospital San Lorenzo, se da la oportunidad mediante un convenio
interinstitucional (E.S.E Hospital San Lorenzo y la Facultad Nacional de Salud
Pblica Universidad de Antioquia) de desarrollar la propuesta para la
implementacin de un sistema de gestin de la calidad de la E.S.E. Hospital San
Lorenzo de Liborina - Antioquia, con nfasis en procesos administrativos en el ao
2006.
El proyecto logra, dentro de la propuesta definir procesos de direccionamiento
estratgico y de apoyo; con su respectiva caracterizacin, la documentacin de
sus procedimientos necesarios para disear un Sistema de Gestin de la Calidad.
Se toma como referente metodolgico la norma ISO 9001: 2000.
Para un excelente desarrollo de los procesos se debe tener en cuenta que no
solamente est involucrada el rea administrativa y gerencial de la institucin sino
tambin el personal asistencial, principalmente aquellos que tienen relacin directa
con los usuarios, buscando siempre la eficiencia en la gestin y en la prestacin
de los servicios de salud. Las instituciones deben garantizar calidad e idoneidad y
oportunidad en el desarrollo de sus actividades para cumplir con las obligaciones
pautadas.
13
INTRODUCCIN
La orientacin a la calidad, entendida como el cumplimiento de los requisitos
cambiantes de los clientes y de la tecnologa, es la garanta para la sobrevivencia
en un mercado altamente competitivo. Sin embargo no se puede acrecentar la
calidad en forma permanente si no se consigue mejorar la calidad humana, la
educacin y la calidad de vida de las personas que prestan los servicios.
En los ltimos aos, el sector Salud en Colombia adelanta con gran mpetu, su
proceso de desarrollo y acoplamiento. Es as que las E.S.E.s deben desarrollarse
como empresas con autonoma tcnica, administrativa y financiera.
Dependiente a esto se requiri como estudiante de Administracin en salud;
Gestin de servicios de salud enfocar el trabajo de grado a la elaboracin de una
propuesta de implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad en la E.S.E.
Hospital San Lorenzo con nfasis en procesos administrativos (de
direccionamiento estratgico y de apoyo). Los procesos de direccionamiento
estratgico son los que fijan objetivos, distribuyen los recursos y controlan el
comportamiento de todo el sistema de Gestin de la Calidad, los procesos de
apoyo generan la logstica necesaria para que los procesos misionales (de
produccin de bienes y/o servicios para la salud) puedan lograr los resultados
esperados.
La mayora de los hospitales pblicos utilizan como herramienta de gestin un
Plan de Desarrollo Institucional permitindoles en muchos casos reorganizar con
integridad y coherencia sus actividades administrativas y funcionales, facilitando
su desarrollo armnico dentro de la organizacin. El Plan debe estar enmarcado
en unos principios fundamentales como son: respeto a sus usuarios, solidaridad,
universalidad, integridad, equidad, participacin, integracin administrativa con lo
funcional y calidad.
El principio de calidad establece unas directrices en torno a como se debe
desarrollar el sistema de Gestin de Calidad en las entidades pblicas y privadas
del sector Salud.
Por lo tanto la bsqueda de la calidad se ha revelado como elemento fundamental
para responder a los retos que plantea el entorno competitivo actual, crendose la
necesidad de poder implementar un Sistema de Gestin de Calidad para la E.S.E.
con un enfoque de gestin por procesos, orientado a la satisfaccin del usuario.
14
15
2. JUSTIFICACIN
Desde la promulgacin de la ley 100 de 1993 donde se da la reforma del sector
Salud, conocido como el Sistema General de Seguridad Social en Salud, que
todas las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud se comporten como
empresas, sin perder su funcin social que deben tener como entidades del
Estado. Con lo anterior, los Hospitales se transforman en Empresas Sociales de
Estado obligados a generar cambios en el manejo de su estructura, canales de
comunicacin del rea tcnica como tambin la administrativa, para la satisfaccin
del cliente interno y externo.
En la E.S.E Hospital San Lorenzo de Liborina se hace necesario replantear la
forma como se estn manejando los procesos y procedimientos en el rea
administrativa .
En Colombia, las instituciones que interactan dentro del Sistema General de
Seguridad Social en Salud vienen realizando cambios debido a que buscan la
acreditacin de sus instituciones para prestar los mejores servicios a sus usuarios,
para alcanzar esto, se basan en un marco legal muy amplio; la constitucin poltica
de Colombia, en su artculo 269, estipula que las instituciones pblicas estn
obligadas a poner en prctica normas, mtodos y procedimientos de control
interno 3; la ley 100 de 1993, en su artculo 153, habla de que las instituciones
deben garantizar a los usuarios calidad en la atencin oportuna, personalizada,
humanizada, integral y continua de acuerdo con estndares aceptados en
procedimientos y prctica profesional4 .
La institucin cumple parcialmente lo estipulado en la ley 872 de 2003, respecto al
Sistema de Gestin de la Calidad para el Sector Pblico, como tambin el decreto
1599 de 2005 MECI:1000 (Modelo Estndar de Control Interno); la orientacin que
se obtiene con este decreto promueve la adopcin de un enfoque basado en
procesos, consistente en identificar y gestionar de manera eficaz, eficiente y
efectivamente las etapas/actividades innecesarias que no generan valor agregado
al servicio y reduce los costos por el hecho de contar con un control adecuado y
racional compatible a unos procesos organizados. (5)
Es como se evidencia la necesidad de documentar e implementar Procesos y
Procedimientos, es as que con la aplicacin de la propuesta: montaje de un
Sistema de Gestin de Calidad, se lograr la documentacin oficial de los
procesos y a su vez conserva la experiencia, el conocimiento en la operacin;
integrando al personal, a conocer sus competencias y la forma de relacionarse con
los dems en la institucin, impulsa la cultura de orientacin de la empresa hacia
el usuario, mejora el trabajo en equipo.
16
17
3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
Elaborar la propuesta para la implementacin del Sistema de Gestin de la
Calidad en la Empresa Social del Estado (E.S.E.) Hospital San Lorenzo de
Liborina Antioquia, con nfasis en procesos; direccionamiento estratgico y de
apoyo (Administrativos) en el ao 2006.
3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS
Realizar un diagnstico en la E.S .E. de la situacin de los procesos referentes
a calidad en salud.
Definir el mapa de procesos y caracterizar los procesos de direccionamiento
estratgico y de apoyo definidos (Administrativos) por la gerencia.
Levantar los Procedimientos de los procesos de direccionamiento estratgico y
de apoyo, propuestos. (Caracterizados)
18
4. MARCO TERICO
4.1 MARCO JURDICO
La Constitucin poltica, en su artculo 269 estipula que las instituciones pblicas
estn obligadas a poner en prctica normas, mtodos y procedimientos de control
interno. (3)
La Ley 100 de 1993, en su artculo 153, habla de que las instituciones Prestadoras
de Servicios de Salud deben garantizar a los usuarios calidad en cuanto a la
atencin, siendo oportuna, personalizada, humanizada, integral y continua de
acuerdo con estndares aceptados en procedimientos y prctica profesional.
Tambin en el artculo 185 de la misma ley las Instituciones Prestadoras de
Servicios deben tener como principios bsicos la calidad y la eficiencia, adems
tendrn autonoma administrativa, tcnica y financiera.
La Ley 872 de 2003 por medio de la cual expresa en relacin al Sistema de
Gestin de la Calidad para el Sector Pblico, en su articulo 1 enfatiza; Crase el
Sistema de Gestin de la calidad de las entidades del Estado, como una
herramienta de gestin sistemtica y transparente que permita dirigir y evaluar el
desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la
prestacin de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual
estar enmarcada en los planes estratgicos y de desarrollo de tales entidades. El
sistema de gestin de la calidad adoptar en cada entidad un enfoque basado en
los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios,
destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento
jurdico vigente. (6)
El Decreto 1599 de 2005 MECI: 1000 (Modelo Estndar de Control Interno): el
cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer,
documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las
entidades y agentes obligados conforme el artculo 5 de la Ley 87 de 1993. (5)
El Decreto 1011 de 2006: El cual se establece el sistema obligatorio de garanta
de calidad de la atencin de salud del Sistema General de Seguridad Social en
Salud y definiendo lo anterior como; el conjunto de instituc iones, normas,
requisitos, mecanismos y procesos deliberados y sistemticos que desarrolla el
sector salud para generar, mantener y mejorar la calidad de los servicios de salud
en el pas. Las disposiciones del presente decreto se aplicarn a los Prestadores
de Servicios de Salud, Entidades Promotoras de Salud, las Administradoras del
Rgimen Subsidiado, las Entidades Adaptadas, las Empresas de Medicina
19
20
asociar los recursos con las oportunidades y los retos con el tiempo, confi gura la
estrategia de la empresa. Para implementar la estrategia, la empresa debe
organizar las actividades de las personas. La interaccin de la personas dentro de
la empresa es lo que se llama organizacin.
Sistema es un conjunto de componentes que interactan e interdependen para el
logro de un objetivo comn.
Una empresa con enfoque sistmico es un conjunto de componentes o elementos
(Procesos) que organizados lgicamente interactan entre si (Estructura), utilizan
unos insumos, (Entrada) que transformados en estos componentes (Procesos
Organizacionales) obtiene un resultado planificado. (Productos o Servicios).
En todo sistema siempre debe ser posible observar los componentes (Proceso,
Clientes, Personas, infraestructura, competidores, proveedores, productos o
servicios, insumos entre otros); una estructura (Un modelo de operacin, una
relacin de interdependencia entre los componentes, especialmente de los
procesos); un cmo (estrategia, procedimientos, polticas, metodologa de
accionar del da a da) y una meta corporativa que direccione y le d sentido a
todo lo dems (Es decir un para qu y un por qu).
Por lo tanto en la interpretacin del objetivo de un sistema es donde se debe
identificar:
Qu hacer (actividades, acciones, proyectos, eventos, tareas, procesos,
programas).
Para qu hacerlo (metas, resultados, logros, estndares, niveles de
desempeo).
Cmo hacerlo (estrategias, tcticas, mtodos, polticas, procedimientos).
Cuando se observa una organizacin como sistema es posible identi ficar el
objetivo de la misma a travs de la interpretacin de la visin (que se quiere
hacer), la misin (que se hace) y de la estrategia corporativa (como se hace). Se
considera que un sistema es viable cuando tiene la capacidad de sobrevivencia y
adaptacin al cambiante medio, en consecuencia debe ser capaz de:
Auto organizarse, es decir, mantener una estructura permanente y modificarla
de acuerdo con las exigencias del medio.
Auto controlarse, es decir, mantener sus principales variables dentro de los
lmites de la normalidad.
21
22
24
HOMBRES
1.014
3.957
4.971
MUJERES
1.044
3.517
4.561
TOTAL
2.058
7.474
9.532
27
Respeto.
Trabajo en Equipo.
Tolerancia.
Responsabilidad.
Liderazgo.
Honestidad.
Calidad - Calidez.
Compromiso.
28
v FARMACIA.
v HORARIOS DE ATENCIN:
Lunes a Viernes: 7:00 a.m. A 12:00 m y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m.
Sbados: 7: 00 a.m. a 12: 00 m.
Domingos: Descanso.
Urgencias: 24 horas continuas, incluidos sbados y domingos.
Laboratorio clnico y farmacia: horario de atencin igual al de la consulta
ambulatoria.
Tabla 2. Recurso humano rea asistencial y administrativa
CARGO ASISTENCIAL
MEDICO GENERAL
PERSONAS
CARGO ADMINISTRATIVO
PERSONAS
GERENTE
ENFERMERA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
BACTERIOLOGA
SECRETARIA
ODONTOLOGA
AUXILIAR DE
FACTURACIN
AUXILIARES DE ENFERMERIA
AUXILIAR DE ADMISIONES
AUXILIAR DE LABORATORIO
AUXILIAR SERVICIOS
GENERALES
AUXILIAR DE ODONTOLOGIA
VIGILANTE
AUXILIAR DE FARMACIA
CONDUCTOR
VACUNADOR
29
5. METODOL OGA
Se parti de una entrevista a la Gerente de la ESE, dems cuerpo directivo y de
apoyo administrativo para el diagnstico inicial; se hizo revisin de documentacin
existente, se analiz la estructura organizacional jerrquica del Hospital; se revis
el Manual de Procesos y Procedimientos del Hospital, pertenecientes al rea
administrativa , objeto de la propuesta que fueron: Proceso Ingreso de Pacientes,
proceso de Almacn y proceso Contable , Ver anexo 1.
Con el equipo directivo, se inici el trabajo de acuerdo a la recomendacin del
modelo ISO 9001:2000, para la descripcin de Procesos Estratgicos, Procesos
Misionales y de Apoyo; y se procedi a la formulacin de los estratgicos y de
apoyo para el desarrollo del trabajo. Posteriormente se identificaron los
procedimientos.
Se realiz un trabajo participativo con el equipo directivo y personal de apoyo
administrativo que incluy capacitacin y entrenamiento para el desarrollo y
puesta en marcha de la propuesta y fue as como se definieron los procesos
descritos en el mapa de procesos.
Tabla 3. Formato para la caracterizacin de procesos
CDIGO:
LOGO DE LA
EMPRESA
OBJETIVO:
PROVEEDORES
ENTRADAS
ACTIVIDADES
PGINA:
RESPONSABLE:
SALIDAS
P
H
V
A
RECURSOS
DOCUMENTOS
FSICOS:
INTERNOS:
HUMANOS:
EXTERNOS
REVISADO POR
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
30
CLIENTES
P
(PLAN)
A
(ACT)
DEFINIR
LAS
METAS
DEFINIR
LOS METODOS
QUE PERMITIRAN
ALCANZAR LAS
METAS PROPUESTAS
ACTUAR
CORRECTIVAMENTE
EDUCAR Y
VERIFICAR LOS
RESULTADOS DE
LA TAREA
EJECUTADA
EJECUTAR LA
TAREA
V
(VERIFICAR)
ENTRENAR
H
(HACER)
31
2.
CDIGO:
PGINA:
TERMINOS Y DEFINICIONES.
3. CONTENIDO.
PASO
ACTIVIDAD
4.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
5.
REGISTROS.
RESPONSABLE
REVISADO POR
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
32
6. RESULTADOS
Participacin de un 80% de las personas para el levantamiento de los procesos
y procedimientos relacionados con el Sistema de Gestin de Calidad.
Tambin se logro un mnimo de sensibilizacin y motivacin de todo el
personal, respecto a la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad.
Se logro por medio de una presentacin grafica (Adoptada de la norma ISO
9001: 2000 ICONTEC) un mapa de procesos para la Empresa Social del
Estado Hospital San Lorenzo donde se identifica claramente los procesos: de
direccionamiento estratgico y de apoyo. Ver anexo 2.
Una propuesta del Sistema de Gestin de Calidad basado en el enfoque por
procesos, segn la metodologa utilizada consistente en registrar la informacin
pertinente en formatos de la ISO 9001:2000 para su caracterizacin, el
levantamiento de cada uno de los procedimientos, que algunos tienen diseo
de formato y/o instructi vo como un complemento de cada procedimiento.
Los procesos y sus respectivos procedimientos y formato y/o instructivo segn la
metodologa utilizada son:
Tabla 5. Resumen de procesos y procedimientos Propuesto
N
PROCESO
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIN Y
PLANEACIN
FORMATO/INSTRUCTIVO
GESTIN
COMERCIAL
Contratacin
No aplica
CONTROL DE
GESTIN.
Auditora Interna
GESTIN
FINANCIERA
Facturacin de Servicios.
33
GESTIN
RECURSOS
HUMANOS
GESTIN
RECURSO
FSICO
GESTIN
SUMINISTRO
S E INSUMOS
HOSPITALARI
OS
Capacitacin
Seleccin de Personal.
Induccin - Reinduccin.
Mantenimiento Preventivo
Correctivo Equipos
Adquisicin de Materiales e
Insumos
Compra de servicios.
Necesidades de capacitacin
Formato Solicitud de capacitacin
personal y/o grupal
Control de asistencia a
capacitacin
No aplica
No aplica
Reporte de mantenimiento
correctivo preventivo
Lista de proveedores
Criterios de almacenamiento de
productos e insumos
No aplica
Instructivo: No aplica
3. Nombre del Proceso: Control de Gestin
El leva ntamiento del proceso con su documentacin, caracterizacin, se encuentra
en el anexo 10.
3.1 Procedimiento:
Auditora Interna , ver anexo 11.
Formato s:
Reporte de Auditora, ver anexo 12.
Acciones de mejora, ver anexo 13.
nico de actas comits, ver anexo 14.
Instructivo:
Para elaborar documentos, ver anexo 15.
3.2 Procedimiento:
Centro documental, ver anexo 16.
Formatos: No aplica
Instructivo: No aplica
3.3 Procedimiento:
Archivo y custodia de hojas de vida, ver anexo 17.
Formatos: No aplica
Instructivo: No aplica
b) Procesos de apoyo propuesto
1. Nombre del Proceso: Gestin Financiera
El levantamiento del proceso con su documentacin, caracterizacin, se encuentra
en el anexo 18.
1.1 Procedimiento:
Facturacin de servicios, ver anexo 19.
35
Formatos: No aplica
Instructivo: No aplica
1.2 Procedimiento:
Presupuesto para el sistema de gestin de calidad, ver anexo 20.
Formato s: No aplica
Instructivo: No aplica
2. Nombre del Proceso: Gestin Recursos Humanos
El levantamiento del proceso con su documentacin, caracterizacin, se encuentra
en el anexo 21.
2.1 Procedimiento:
Capacitacin, ver anexo 22.
Formato s:
Necesidades de capacitacin, ver anexo 23.
Solicitud de capacitacin personal y/o grupal, ver anexo 24.
Control de asistencia, ver anexo 25.
Instructivo: No aplica
2.2 Procedimiento:
Seleccin de personal, ver anexo 26.
Formato s: No aplica
Instructivo: No aplica
2.3 Procedimiento:
Induccin Reinduccin, ver anexo 27.
Formato s: No aplica
Instructivo: No aplica
3. Nombre del Proceso: Gestin Recurso Fsico
36
37
38
7. CONCLUSIONES
Al realizar la presente propuesta de un Sistema de Gestin de la Calidad en esta
Institucin de Salud, puedo concluir lo siguiente:
La gerencia de la ESE se encuentra comprometida con el sistema de gestin
de la calidad.
Los objetivos del Plan Estratgico de Desarrollo Institucional actual, no
mencionan el montaje o desarrollo del Sistema de Gestin de la Calidad, que le
de soporte y solidez a travs del tiempo.
La Institucin no tiene definida una Poltica ni Objetivos de Calidad.
En los Procesos y procedimientos que estaban definidos en la Institucin,
algunas actividades no se cumplen.
No se observa motivacin e inters por todo el personal de la Institucin con el
tema y la mayora muestran muchos vacos para el manejo del vocabulario.
No hay un programa de auditora ni planes de mejoramiento, ni se evidenci
seguimiento.
No se evidenci plan de induccin y reinduccin para el personal que ingresa o
al ya existente en la Institucin.
La Propuesta para la implementacin de un sistema de gestin de la calidad de
la E.S.E. Hospital San Lorenzo de Liborina - Antioquia, con nfasis en
procesos administrativos en el ao 2006 servir para proponer mejoras en la
calidad con la prestacin de bienes y Servicios de Salud. A nivel interno
permitir que cada persona conozca a fondo el proceso en el que esta
laborando, haciendo posible que se detecten debilidades que se debern
convertir en oportunidades de mejoramiento continuo.
39
8. RECOMENDACIONES
Aplicar la propuesta de implementacin del sistema de Gestin de Calidad con
nfasis en procesos Administrativos, con el enfoque de procesos.
Realizar verificacin y seguimiento a travs de auditora a todos los procesos.
Que la Gerencia defina una Poltica de Calidad y Objetivos de Calidad,
socializarlas y verificar su entendimiento, para que soporte el Sistema de
Gestin de la Calidad y a la vez muestre el compromiso del equipo gerencial y
que se despliegue a todos los empleados, usuarios y proveedores.
Las convocatorias para la socializacin del Sistema de Gestin de la Calidad
deben hacerse directamente por la Gerencia, para generar motivacin.
Elaborar un plan de induccin y reinduccin ya que este ser factor
fundamental para que el nuevo personal y el ya existente tengan conocimiento
de los aspectos generales de la institucin, los especficos del cargo y del
Sistema de Gestin de Cali dad.
Disear formatos unificados para la seleccin del personal, adecuados al perfil
del cargo vacante a ocupar.
Continuar con el ciclo PHVA del SGC, la propuesta no cierra el ciclo, que se
recomienda sea liderado por personal de planta de la E.S.E. con apoyo de
personal externo, que pueden ser estudiantes con el perfil pertinente al rea de
la Salud y asesores.
Disear indicadores de gestin a cada proceso para continuar con el Verificar y
Actuar del ciclo DEMING. Ciclo, utilizado en la caracterizacin de cada
proceso, lo anterior se haga de una forma participativa y liderada por el
responsable y lder de cada proceso.
40
BIBLIOGRAFA REFERENCIADA
(1) MEJA, Braulio. Gerencia de procesos: Para la organizacin y Control Interno
de Empresas de Salud. 3 ed. Bogot: Ecoe Ediciones, 2000.
(2) COLOMBIA. MINISTERIO DE SALUD. Estatuto Orgnico del Sistema General
de Seguridad Social en Salud y Requisitos Legales para la Descentralizacin de
Competencias y Recursos. Santa Fe de Bogot. El Ministerio. 1994.
(3) COLOMBIA. Constitucin Poltica de Colombia 1991. Santa Fe de Bogot. El
Congreso.
(4) COLOMBIA. MINISTERIO DE SALUD. Ley 100 de 1993, Sistema General de
Seguridad Social en Salud. Santa Fe de Bogot. El Ministerio. 1993.
(5) COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN
PBLICA. Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano. MECI
1000:2005. Bogot. 2005.
(6) COLOMBIA. MINISTERIO DE LA PROTECCIN SOCIAL. Ley 872 de 2003.
Sistema de Gestin de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en
otras entidades Prestadoras de Servicios. Bogot. El Ministerio, 2003.
(7) COLOMBIA. MINISTERIO DE LA PROTECCIN SOCIAL. Decreto 1011 de
2006. Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad de la atencin de Salud del
Sistema General de Seguridad Social en Salud. Bogot. El Ministerio, 2003.
(8) ANTIOQUIA. COOPERATIVA DE HOSPITALES DE ANTIOQUIA. Gerencia y
Administracin de Sistemas de Suministro de Medicamentos Esenciales. Cuarta
Edicin en espaol: COHAN. Medelln, 2005.
(9) Ibd. Pg. 67
(10) Ibd. Pg. 68
(11) Ibd. Pg. 69
(12) Ibd. Pg. 71
(13) Ibd. Pg. 72
41
42
ANEXOS
43
Anexo 1. Procesos Administrativos Manual de Procesos y Procedimientos 2003 E.S.E. Hospital San Lorenzo
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO E.S.E. HOSPITAL LORENZO MUNICIPIO DE LIBORINA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Administrativo
DEPENDENCIA
Logstica
REA
Ingreso de pacientes
NOMBRE DEL PROCESO
Auxiliar de Administracin
RESPONSABLE DEL PROCESO
NOMBRE DEL SUBPROCESO
Consulta Externa, Hospitalizacin y Urgencias
BASE
DEPENDENCIA RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES FORMATO
MEDIDA DE CONTROL
LEGAL
Asistente
Auxiliar de
1. Recibir solicitud de cita
Verificar (Que el paciente
Administrativo
Admisiones
tenga historia clnica en el
hospital y todos los
documentos (carnet, copia de
la E.P.S a la que pertenece o
carnet del Sisben)).
Asistente
Auxiliar de
2. Solicitar al paciente documentos
Administrativo
Admisiones
(carnet, copia de la autoliquidacin de la
E.P.S a la que pertenece carnet de la E.P.S
a la que pertenece o carnet del Sisben).
Asistente
Auxiliar de
3. Solicitar datos al paciente e ingresarlos
Verificar (Que el paciente si
Administrativo
Admisiones
al sistema
suministre todos los datos
solicitados).
Asistente
Auxiliar de
4. Dar cita (Sistematizado - Asignacin de
Verificar (Que existan citas
Administrativo
Admisiones
citas)
disponibles).
Asistente
Auxiliar de
5. Elaborar recibo de cobro de la cita
Verificar (Que los
Administrativo
Admisiones
(original y copia)
comprobantes de pago estn
en orden consecutivo con la
firma de quien los elabora).
Asistente
Auxiliar de
6. Dar recibo de cobro al paciente
Administrativo
Admisiones
(original y copia)
44
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO E.S.E. HOSPITAL SAN ROQUE MUNICIPIO DE CHARALA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Asistente Administrativo
DEPENDENCIA
Logstica
REA
Ingreso de pacientes
NOMBRE DEL PROCESO
Auxiliar de Administracin
RESPONSABLE DEL PROCESO
NOMBRE DEL SUBPROCESO
Consulta Externa, Hospitalizacin y Urgencias
BASE
DEPENDENCIA RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES FORMATO
MEDIDA DE CONTROL
LEGAL
Asistente
Auxiliar de
7. Recibir comprobante de pago (original
Verificar (Que los
Administrativo
Droguera
y copia)
comprobantes de pago estn
en orden consecutivo con la
firma de quien los elabora).
Asistente
Auxiliar de
8. Recibir pago por asignacin de cita
Administrativo
Droguera
Asistente
Auxiliar de
9. Colocar sello de cancelada
Administrativo
Droguera
Asistente
Auxiliar de
10. Entregar al paciente el comprobante
Administrativo
Droguera
de pago
Asistente
Auxiliar de
11. Recibir comprobante de pago de la
Verificar (Que tenga el sello
Administrativo
Admisiones
asignacin de cita
de cancelado, firma de quien
recibe el dinero, fecha y hora
de verificacin).
Asistente
Auxiliar de
12. Buscar historia clnica
Verificar (Que el paciente si
Administrativo
Admisiones
tenga historia clnica en el
hospital).
Asistente
Auxiliar de
13. Llenar formato de la historia clnica
Admin istrativo
Admisiones
con los datos del paciente y carnet con el
nmero de esta para los pacientes que no
la tengan
45
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO E.S.E. HOSPITAL SAN ROQUE MUNICIPIO DE CHARALA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Asistente Administrativo
DEPENDENCIA
Logstica
REA
Ingreso de pacientes
NOMBRE DEL PROCESO
Auxiliar de Administracin
RESPONSABLE DEL PROCESO
NOMBRE DEL SUBPROCESO
Consulta Externa, Hospitalizacin y Urgencias
BASE
DEPENDENCIA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES FORMATO
MEDIDA DE CONTROL
LEGAL
Asistente
Auxiliar de
14. Devolver documentos al paciente
Administrativo
Admisiones
Asistente
Auxiliar de
15. Devolver original del comprobante de
Administrativo
Admisiones
pago de asignacin de cita al paciente
Asistente
Auxiliar de
16. Entregar al mdico la historia clnica y
Administrativo
Admisiones
la copia de la asignacin de cita
Asistente
Auxiliar de
17. Recibe historia clnica actualizada y la
Verificar (Que la historia
Administrativo
Admisiones
copia de la asignacin de la cita
clnica este completa y no le
falte nada, que los exmenes
mdicos estn bien pegados
en la historia).
Asistente
Auxiliar de
18. Archivar por consecutivo las historias
Verificar (Que la historia
Administrativo
Admisiones
clnicas
clnica este completa y no le
falte nada, que los exmenes
mdicos estn bien pegados
en la historia y que estn
todas las historias de los
pacientes atendidos en el
da).
46
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO E.S.E. HOSPITAL SAN ROQUE MUNICIPIO DE CHARALA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Asistente Administrativo
DEPENDENCIA
Logstica
REA
Ingreso de pacientes
NOMBRE DEL PROCESO
Auxiliar de Administracin
RESPONSABLE DEL PROCESO
NOMBRE DEL SUBPROCESO
Consulta Externa, Hospitalizacin y Urgencias
BASE
DEPENDENCIA RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES FORMATO
MEDIDA DE CONTROL
LEGAL
Asistente
Auxiliar de
19. Elaborar relacin de citas del da
Planilla
Verificar (Que los
Administrativo
Admisiones
resumen de
comprobantes de pago estn
relacin de
en orden consecutivo y los
citas del da
anulados tengan sello de
anulado y explicacin del por
que se anula, la firma de
quien los elabora, el sello de
cancelado, y de quien recibe
el pago, hora y fecha de
verificacin).
Asistente
Auxiliar de
20. Archivar copias de la asignacin de
Administrativo
Admisiones
citas del da
47
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO E.S.E. HOSPITAL SAN LORENZO MUNICIPIO DE LIBORINA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Asistente Administracin
DEPENDENCIA
Logstica
AREA
Almacn
NOMBRE DEL PROCESO
Auxiliar de Almacn
RESPONSABLE DEL PROCESO
Ingreso de insumos al almacn
NOMBRE DEL SUBPROCESO
BASE MEDIDA DE CONTROL
DEPENDENCIA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
FORMATO
LEGAL
Asistente
Auxiliar de
1. Listar los insumos que se necesitan
Kardex
Verificar (Existencias con e
Administrativo
almacn
Planilla de
Kardex)
insumos
Asistente
Auxiliar de
2. Seleccionar el proveedor
Planilla resumen
Verificar (Existencia en el
Administrativo
almacn
de cotizaciones
proveedor)
para verificar
precios
Asistente
Auxiliar de
3. Solicitar cotizacin al proveedor
Planilla resumen
Verificar (Existencia y
Administrativo
almacn
de cotizaciones
precios con los
para verificar
proveedores)
precios
Asistente
Auxiliar de
4. Realizar pedidos por telfono
Administrativo
almacn
Asistente
Auxiliar de
5. Recibir remisin y factura del pedido
Verificar (Remisin, la
Administrativo
almacn
factura y la planilla
resumen de cotizacin)
Asistente
Auxiliar de
6. Realizar conteo de insumos
Planilla de
Administrativo
almacn
despachos
internos
Asistente
Auxiliar de
7. Clasificar artculos (elementos
Administrativo
almacn
devolutivos, elementos de consumo)
48
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO E.S.E. HOSPITAL SAN LORENZO MUNICIPIO DE LIBORINA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Asistente Administracin
DEPENDENCIA
Logstica
AREA
Almacn
NOMBRE DEL PROCESO
Auxiliar de Almacn
RESPONSABLE DEL PROCESO
Ingreso
de insumos al almacn
NOMBRE DEL SUBPROCESO
BASE
DEPENDENCIA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
FORMATO
MEDIDA DE CONTROL
LEGAL
Asistente
Auxiliar de
8. Descargar informacin y codificarla
Ordenes de alta
Administrativo
almacn
(manual) en los talonarios: * Elementos de Original
consumo. * Elementos devolutivos.
(Contralora), 1
copia (Informe
relacin ordenes
de alta Contralora), 2
copia (archivo
ordenes de alta).
Asistente
Auxiliar de
9. Ingresar informacin al Kardex
Kardex
Administrativo
almacn
(Manual)
Asistente
Auxiliar de
10. Elaborar orden de compra en el
Administrativo
almacn
sistema (digitar cdigo del proveedor,
cdigo de elementos (cdigo, artculos,
cantidad)
Asistente
Auxiliar de
11. Elaborar recepcin de compra en el
Verificar (los datos
Administrativo
almacn
sistema (cdigo del proveedor, numero de
ingresados al sistema
la orden de compra, precios de los
comparando la orden de
elementos)
compra con la recepcin de
compra
49
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO E.S.E. HOSPITAL SAN LORENZO MUNICIPIO DE LIBORINA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Asistente Administracin
DEPENDENCIA
Logstica
AREA
Almacn
NOMBRE DEL PROCESO
Auxiliar de Almacn
RESPONSABLE DEL PROCESO
Entrega
de insumos
NOMBRE DEL SUBPROCESO
BASE
DEPENDENCIA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
FORMATO
MEDIDA DE CONTROL
LEGAL
Asistente
Auxiliar de
1. Recibir solicitud de pedido de cada
Planilla de
Verificar (Existencias con e
Administrativo
almacn, jefes de seccin (manual)
solicitud de
Kardex)
cada rea
pedido
Asistente
Auxiliar de
2. Descargar en el Kardex y en el
Kardex Ordenes
Administrativo
almacn
talonario ordenes de baja (manual)
de baja
Asistente
Auxiliar de
3. Elaborar planilla de entrega de insumos Planilla de entrega
Administrativo
almacn
de insumos
Asistente
Auxiliar de
4. Entregar el pedido
Verificar (firma de recibido
Administrativo
almacn
en la planilla de entrega de
insumos)
Asistente
Auxiliar de
5. Elaborar informe de pedidos internos
Administrativo
almacn
(cdigo seccin, numero orden, cdigo del
articulo, numero recepcin de compra)
Asistente
Auxiliar de
6. Elaborar informe de despacho interno
Administrativo
almacn
(numero del pedido interno, cdigo del
servicio)
50
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO E.S.E. HOSPITAL SAN LORENZO MUNICIPIO DE LIBORINA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Asistente Administracin
DEPENDENCIA
Logstica
AREA
Almacn
NOMBRE DEL PROCESO
Auxiliar de Almacn
RESPONSABLE DEL PROCESO
Elaborar
Factura por Hospitalizacin , Cuentas de cobro, urgencias
NOMBRE DEL SUBPROCESO
BASE
DEPENDENCIA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
FORMATO
MEDIDA DE CONTROL
LEGAL
Asistente
Auxiliar de
Elaboracin de las facturas de los
Verificar (Que este
Administrativo
Facturacin
diferentes servicios (odontologa,
correctamente
laboratorio, consulta externa, consulta por
diligenciada).
urgencias, hospitalizacin y
medicamentos)
1. Recibir relacin de gastos
Asistente
Auxiliar de
2. Recoger talonario de facturas en
Verificar (Que este
Administrativo
Facturacin
enfermera en las maanas.
correctamente elaboradas
las facturas).
Asistente
Auxiliar de
3. Elaborar factura individual de venta
Verificar (Que este
Administrativo
Facturacin
(por servicio), en original y copia
correctamente elaboradas
las facturas y posean todos
los soportes (fotocopia del
carnet, fotocopia de la
E.P.S)).
Asistente
Auxiliar de
4. Entregar al paciente la copia de la
Administrativo
Facturacin
factura
Asistente
Auxiliar de
5. Clasificar las facturas originales (
Administrativo
Facturacin
E.P.S, Sisben)
Asistente
Auxiliar de
6. Digitar informacin en las diferentes
Verificar (Revisar las
Administrativo
Facturacin
planillas de Excel (E.P.S y Sisben)
planillas en el computador)
51
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO E.S.E. HOSPITAL SAN LORENZO MUNICIPIO DE LIBORINA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Asistente Administracin
DEPENDENCIA
Logstica
AREA
Almacn
NOMBRE DEL PROCESO
Auxiliar de Almacn
RESPONSABLE DEL PROCESO
Elaborar Facturas por Hospitalizacin , Cuentas de cobro Urgencias
NOMBRE DEL SUBPROCESO
BASE MEDIDA DE CONTROL
DEPENDENCIA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
FORMATO
LEGAL
Asistente
Auxiliar de
7. Elaborar planilla resumen de cobro de
Administrativo
Facturacin
cada uno de los servicios.(Sacar el costo
de E.P.S por E.P.S y servicio por servicio.
Totalizar el numero de pacientes y el valor
del servicio separndolo de acuerdo a la
atencin (odontologa, laboratorio,
consulta externa, consulta por urgencias).
Asistente
Auxiliar de
8. Pasar al asistente administrativo la
Administrativo
Facturacin
planilla resumen de cobro para la
contabilidad.
Asistente
Auxiliar de
9. Imprimir informe de pla nilla por E.P.S
Administrativo
Facturacin
y Sisben
Asistente
Auxiliar de
10. Archivar las facturas (1 copia para
Administrativo
Facturacin
contabilidad y 1 original y copia para la
E.P.S)
Asistente
Auxiliar de
11. Archivar las planillas (1 original y 1
Administrativo
Facturacin
copia para E.P.S)
52
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO E.S.E. HOSPITAL SAN LORENZO MUNICIPIO DE LIBORINA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Gerencia
DEPENDENCIA
Logstica
REA
Contable
NOMBRE DEL PROCESO
Asistente Administrativo
RESPONSABLE DEL PROCESO
Liquidacin
y pago de nmina
NOMBRE DEL SUBPROCESO
BASE
DEPENDENCIA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
FORMATO
MEDIDA DE CONTROL
LEGAL
Gerencia
Asistente
1. Recibir listado de nomina
Listado de nomina
Verificar que las novedades
Administrativo
estn correctas, y que este
bien elaborado
Gerencia
Asistente
2. Elaborar Orden de Pago
Orden de Pago
Verificar que las novedades
Administrativo
Listado de nomina
estn correctas, y que este
bien elaborado
Gerencia
Asistente
3. Verificar saldos en bancos
Administrativo
Gerencia
Asistente
4. Elaborar cheque
Orden de Pago Cheque
Administrativo
Gerencia
Asistente
5. Entregar cheque al personal
Orden de Pago
Verificar que firmen
Administrativo
Cheque
planilla de nomina
Secretaria
Planilla de
Banco
nomina
53
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO E.S.E. HOSPITAL SAN LORENZO MUNICIPIO DE LIBORINA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Gerencia
DEPENDENCIA
Logstica
AREA
Contable
NOMBRE DEL PROCESO
Asistente Administrativo
RESPONSA BLE DEL PROCESO
Compra y liquidacin de pedidos
NOMBRE DEL SUBPROCESO
BASE
DEPENDENCIA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
FORMATO
MEDIDA DE CONTROL
LEGAL
Gerencia
Asistente
1. Recibir cotizacin de pedidos
Planilla de
Administrativo
cotizacin
Gerencia
Asistente
2. Recibir autorizacin de pedido
Planilla de
Administrativo
cotizacin
Gerencia
Asistente
3. Elaborar el pedido
Planilla de
Administrativo
cotizacin
Gerencia
Asistente
4. Recibir pedido
Planilla de
Verifica que este completo,
Administrativo
cotizacin
en buen estado, que la
Remisin Factura
cantidad pedida sea igual a
la recibida, la facturada sea
igual a lo recibido
Gerencia
Asistente
5. Selecciona y clasifica los insumos
Planilla de
Administrativo
cotizacin
Remisin Factura
Gerencia
Asistente
6. Distribuye los pedidos para almacn y Planilla de
Administrativo
para farmacia
cotizacin
Remisin Factura
54
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO E.S.E. HOSPITAL SAN LORENZO MUNICIPIO DE LIBORINA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Gerencia
DEPENDENCIA
Logstica
REA
Contable
NOMBRE DEL PROCESO
Asistente Administrativo
RESPONSABLE DEL PROCESO
Pago
proveedores y contratistas
NOMBRE DEL SUBPROCESO
BASE
DEPENDENCIA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
FORMATO
MEDIDA DE CONTROL
LEGAL
Gerencia
Asistente
1. Verificar disponibilidad
Ejecucin
Administrativo
presupuestal
Gerencia
Asistente
2. Verificar vencimiento de las facturas
Planilla de cxp
Administrativo
Gerencia
Asistente
3. Solic itar autorizacin del pago
Administrativo
Gerencia
Asistente
4. Elaborar Orden de Pago
Orden de Pago
Administrativo
Gerencia
Asistente
5. Verificar saldos en bancos
Administrativo
Gerencia
Asistente
6. Elaborar cheque
Orden de Pago
Administrativo
Cheque
Gerencia
Asistente
7. Entregar cheque al personal
Orden de Pago
Verificar que los pagos
Administrativo
Cheque
tengan los soportes
Secretaria
correspondientes
Fuente: Manual de Procesos y Procedimientos E.S.E. Hospital San Lorenzo de Liborina 2003.
55
MAPA DE PROCESOS
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
Adoptado: ISO 9001:2000 ICONTEC
Gestin
Comercial
Direccin y
Planeacin
Servicios
Ambulatorios
Gestin
Financiera
Servicio
Urgencias
Control de
Gestin
Servicio
Hospitalizacin
Gestin
Recurso
Humano
REVISADO POR
56
Servicio
Prevencin y
Promocin
Gestin
Recurso
Fsico
Servicios Apoyo
Diagnostico y
Tratamiento
Gestin
Suministros e
Insumos
Hospitalarios.
APROBADO POR
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
MISIONALES
DE APOYO
PAGINA: 1 de 1
OBJETIVO:
PROVEEDORES
Gestin comercial.
Ente Regulador.
DLS
Centro Gestin
Hospitalaria.
Ente Regulador.
ENTRADAS
Necesidades del
Cliente.
Diagnstico
Organizacional.
Manual de
funciones.
Estructura
Organizacional por
Dependencias.
Presupuesto.
Legislacin vigente.
Plataforma
Estratgica.
RESPONSABLE:
Gerente
ACTIVIDADES
1.
2.
P
3.
4.
5.
SALIDAS
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
57
Plan de
Desarrollo
Institucional.
Mapa de
procesos.
Lderes de los
procesos.
Asignacin
presupuestal
para el Sistema
de Gestin de
Calidad.
APROBADO POR
CLIENTES
Cliente Usuario.
Junta Directiva.
Proveedores.
Procesos del Sistema
de Gestin de
Calidad.
Cdigo: DDP02
CARACTERIZACIN PROCESO DIRECCION Y PLANEACIN
Pgina: 2 de 3
PROVEEDORES
Ente Regulador.
Gestin Financiera.
DLS
Superintendencia
Nacional de Salud.
ENTRADAS
H 6.
Legislacin
7.
Vigente.
8.
Ejecucin del
presupuesto.
9.
Estructura
10.
Organizacional
por Dependencias
11.
y Cargos.
NTC ISO 9001:
2000
Circular 030 de
12.
2006
ACTIVIDADES
Caracterizar los Procesos.
Establecer la Poltica de Calidad.
Socializar la Poltica de Calidad y
Evaluar su entendimiento.
Establecer Objetivos de calidad.
Asignar indicadores de Calidad para
cada proceso.
Comunicar la importancia de satisfacer
los requisitos del cliente, legales,
reglamentarios y adicionales de la
organizacin.
Definir los riesgos en la prestacin del
servicio.
13. Asegurar la disponibilidad de
recursos.
14. Designar el representante de la
Direccin para el Sistema de Gestin
de Calidad.
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
58
SALIDAS
Procesos
Caracterizados.
Poltica de Calidad
Establecida,
comunicada y
entendida.
Objetivos de Calidad
establecidos y
comunicados.
Indicadores de Calidad
Asignados.
Requisitos de los
clientes legales,
reglamentarios y
adicionales de la
organizacin
comunicados.
Representante de la
direccin designado.
Comunicacin Interna
Evaluada.
Disponibilidad de
recursos.
Manual de Calidad
Elaborado.
APROBADO POR
CLIENTES
Cliente: Empresa
contratante.
Cliente Usuario.
Junta Directiva.
Procesos del
Sistema de Gestin
de Calidad.
Proveedores
Cdigo: DDP02
CARACTERIZACIN PROCESO DIRECCION Y PLANEACIN
Pgina: 3 de 3
Mejoramiento Continuo.
Informes de
Seguimiento al
Proceso.
Indicadores del
Proceso.
Anlisis de
resultados de los
informes del
Proceso.
Indicadores
Evaluados.
1.
2.
V
3.
Mejoramiento
Continuo.
Anlisis de resultados
de los Informes del
Proceso.
Indicadores Evaluados.
Correcciones
Acciones de Mejora.
Mejoramiento
Continuo.
RECURSOS
FSICOS: Oficina dotada, Software, Papelera.
HUMANOS: Gerente, Administrador, Secretaria, L deres
internos
DOCUMENTOS
INTERNOS:
- Formato Caracterizacin de Procesos.
- Plan de accin para los objetivos de la Calidad.
- Procedimiento Revisin por la direccin.
EXTERNOS:
Legislacin Vigente.
NTC ISO 9001: 2002
59
APROBADO POR
2.
RESPONSABLE:
GERENTE
TERMINOS Y DEFINICIONES.
Revisin por la Direccin: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuacin y
eficacia de la revisin, para alcanzar los objetivos establecidos.
3. CONTENIDO.
PASO
ACTIVIDAD
1
Citar a reunin a los responsables de cada proceso con sesenta (30) das
de anterioridad, diligenciando completamente el Formato Convocatoria a
Revisin por la direccin.
2
Recibir y analizar la informacin entregada por cada uno de los
responsables de los procesos, para preparar previamente las
recomendaciones de mejora.
3
Presentar orden del da Formato - Acta de Revisin por la Direccin.
4
Desarrollar la reunin de acuerdo al orden del da previamente establecido
en el Formato Acta de Revisin por la Direccin, donde se presenta el
anlisis por procesos con su respectiva recomendacin, fijando el
compromiso y la fecha del logro de la mejora por parte de los
responsables de los procesos que lo requieran.
5
Elaborar el acta de acuerdo al Formato - Acta de Revisin por la Direccin
6
Entregar informe de los compromisos a los responsables de los procesos,
para la elaboracin del plan de mejora y poder hacer su respectivo
seguimiento.
4.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Documento Caracterizacin Proceso de Direccin y Planeacin.
5.
REGISTROS.
Actas de revisin por la Direccin.
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
60
RESPONSABLE
Gerente
Gerente
Gerente
Gerente
Gerente
Gerente
APROBADO POR
LUGAR: _____________________________
NOMBRE
RESPONSABLE
INFORME A
PRESENTAR
Direccin y
Planeacin.
Control de Gestin
Gestin Comercial
Gestin
Financiera
Control de Gestin.
Gestin Suministros e
Insumos Hospitalarios.
Gestin Recursos
Fsicos.
Gestin Recursos
Humanos.
__________________________________
FLOR MARINA GIL CORREA
Gerente.
61
FECHA DE
ENTREGA DE
INFORMES
FIRMA
DD
Acta N ____
Hora Inicio:
MM
AA
Hora Fin:
ASISTENTES
FIRMA Y APRUEBA
AUSENTES
Nombres y apellidos completos
Motivo
INVITADOS
Nombres y apellidos completos
Firma
62
CODIGO: FDP03
PAGINA: 2 de 3
Resultados de auditoras
2.
3.
4.
5.
6.
7.
RESULTADOS DE LA REVISIN
Decisiones y acciones relacionadas con:
1.
2.
3.
Necesidades de recursos
CONCLUSIONES
1.
2.
Conveniencia del S.G.C: Que lo que se HACE en la realidad, est alineado con lo que se DEBE
HACER Ej.: Satisfacer al cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.
3.
S.G.C adecuado: Que lo que se debe HACER est alineado con lo que se QUIERE LOGRAR
4.
Ej.: Se estn cumpliendo los objetivos de calidad, plasmados en la caracterizacin de los procesos.
63
CODIGO: FDP03
ACTA DE REVISIN POR LA DIRECCIN
PAGINA: 3 de 3
COMPROMISO
RESUMEN DE COMPROMISOS
FECHA
RESPONSABLE
RESULTADO ESPERADO
DE LOGRO
________________________________
________________________________
NC
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
PROCESO
Nombre
Cargo
DIRECCIN Y PLANEACIN
Gerente
GESTIN COMERCIAL
Gerente
CONTROL DE GESTIN
Gerente
CONTROL DE GESTIN
Administrador
Administrador
Administrador
Administrador
GESTIN FINANCIERA
Administrador
_______________________________
FLOR MARINA GIL CORREA
Gerente
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
APROBADO POR
ENTRADAS
Requisitos del
cliente.
Requisitos legales
vigentes.
Requisitos de la
Organizacin.
Portafolio de todos
los servicios
habilitados.
P 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
ACTIVIDADES
Determinar los servicios a prestar,
necesarios para el cliente.
Determinar los requisitos especificados
por el cliente, legales, reglamentarios y
pactos adicionales de la organizacin.
Asegurar la capacidad resolutiva para el
cumplimiento de los requisitos definidos
por el cliente.
Determinar el responsable y su forma
de comunicacin con los clientes.
Revisar los requisitos relacionados con
cada servicio a prestar.
Determinar el mecanismo a seguir para
asegurarse que cuando se cambien los
requisitos del servicio la documentacin
pertinente sea modificada y a la vez
comunique al personal involucrado.
Determinar el mecanismo a seguir para
comunicar a los clientes, informacin
sobre los servicios sus contratos
cambios y/o modificaciones.
RESPONSABLE:
Gerente.
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
SALIDAS
Propuesta de los servicios
a prestar.
Requisitos especificados
por el cliente, legales,
reglamentarios y pactos
adicionales de la
organizacin.
Primer borrador minuta de
contrato.
Servicios necesarios para
el cliente.
Capacidad asegurada para
cumplir con los requisitos
definidos por el cliente.
Modificacin de la
documentacin asegurada,
cuando existan cambios de
los requisitos y
mecanismos de
comunicacin al personal
involucrado para la
prestacin del servicio.
Formas de comunicacin
establecidos con el cliente.
APROBADO POR
CLIENTES
Cliente
Contratante.
Procesos y
Procedimientos
del Sistema de
Gestin de
Calidad.
CDIGO: DGC01
CARACTERIZACIN DEL PROCESO GESTIN COMERCIAL.
PGINA: 2 de 3
PROVEEDORES
Cliente
Contratante.
Ente
Regulador.
Junta
Directiva.
ENTRADAS
ACTIVIDADES
8. Envi del Portafolio de servicios.
Requisitos especificados por
H 9. Resolver diferencias encontradas
el cliente, legales,
entre los requisitos del contrato y
reglamentarios, y pactos
los expresados previamente.
adicionales de la
10. Revisin, firma entre la partes de la
organizacin.
minuta del contrato.
Capacidad para cumplir con
11. Gestin de documentacin anexa al
los requisitos del cliente
contrato.
asegurada.
12.
Comunicar al personal involucrado
Formas de comunicacin
de
la E.S.E. en la prestacin del
establecido con el cliente.
servicio, los requisitos pactados con
Modificacin de la
la Empresa contratante.
documentacin asegurada,
cuando existan cambios de
los requisitos y Mecanismos
de comunicacin al personal
involucrado en la prestacin
del servicio.
Servicios necesarios para el
cliente.
Primer borrador minuta de
contrato para revisin.
Solicitud de documentos
anexos para la legalizacin
del contrato.
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
67
SALIDAS
Requisitos
revisados.
Diferencias
resueltas.
Diferencias
comunicadas.
Documentacin
enviada de la
propuesta con el
radicado de la
empresa
contratante.
Propuesta aceptada
para la prestacin
de los servicios.
Contrato completo
firmado por las
partes.
Oficio de entrega
con minuta de
contrato y
documentos
anexos.
Circular de las
modificaciones a
cada contrato.
APROBADO POR
CLIENTES
Cliente/Empresa
contratante.
Junta Directiva.
Direccin y Planeacin
del Sistema de Gestin
de la Calidad.
Gestin Financiera.
Procesos y
Procedimientos del
Sistema de Gestin de
la Calidad.
CDIGO: DGC01
CARACTERIZACIN DEL PROCESO GESTIN COMERCIAL.
PGINA: 3 de 3
PROVEEDORES
Mejoramiento Continuo.
ENTRADAS
1.
Seguimiento al proceso.
ACTIVIDADES
Realizar seguimiento a los
informes.
SALIDAS
Mejoramiento Continuo.
Anlisis
resultados de
los informes
del proceso.
2.
CLIENTES
Anlisis de
resultados de
los informes de
proceso.
Correcciones.
Acciones de
mejora.
RECURSOS
DOCUMENTOS
INTERNOS:
Proceso Gestin comercial.
Portafolio de servicios.
Estatuto Interno de contratacin.
Contratos.
EXTERNOS:
Legislacin Vigente.
ISO 9001: 2000
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
68
APROBADO POR
Direccin y Planeacin
del sistema de Gestin
de Calidad.
Mejoramiento Continuo.
Proceso Gestin
Financiera.
Direccin y Planeacin
del sistema de Gestin
de Calidad.
Proceso Gestin
Financiera.
CODIGO: PGC01
PAGINA: 1 de 2
1. RESPONSABLE:
GERENTE.
2. TERMINOS Y DEFINICIONES.
Contrato por Capitacin: Consiste en que por una suma fija predeterminada que paga la
aseguradora, el prestador se obliga a efectuar a su cargo los servicios, indepen dientemente de su
frecuencia o demanda.
Portafolio de servicios: Resumen de los servicios que oferta y presta la E.S.E.
Contrato por evento: La EPS le paga a la ESE por cada evento (Consulta Mdica, Odontologa,
Ayudas Diagnsticas, etc.) que se realice al usuario, segn tarifas pactadas entre las partes.
Contrato: Escrito mediante un documento que recoge las condiciones del convenio pactado entre
partes (contratista y contratante) que se obligan sobre prestacin de bienes y/o servicios, y a cuyo
cumplimiento pueden ser compiladas.
SGSSS: Sistema general de seguridad social en salud
E.S.E.: Empresa Social del Estado.
EPS: Entidad promotora de salud
ARS: Administradora del rgimen subsidiado.
UPC: Unidad de pago por capitacin.
POS: Plan obligatorio de salud (determinado por el SGSSS).
3. CONTENIDO.
PASO ACTIVIDAD
1
Ofertar los servicios habilitados a los potenciales clientes. Se hace
conocer los servicios que se ofertan y se prestan en la E.S.E Hospital
San Lorenzo, mediante la entrega del portafolio de servicios, contactando
visitando personalmente las entidades, o se enva a las EPSs, ARSs, el
portafolio de servicios acompaado de un oficio.
2
Concertar reunin con el funcionario encargado de la contratacin en la
entidad empresa.
3
Identificar las necesidades del cliente. El cliente manifiesta que tipo de
servicios requiere que le sean prestados, ya sea verbalmente o por
escrito.
5
Definir las condiciones contractuales y la capacidad de la E.S.E para
prestar el servicio: definir verbalmente o por escrito las condiciones mas
favorables para la IPS, bajo las cuales se va a prestar el servicio, como:
el objeto contractual, las tarifas, la forma de pago y las obligaciones de
ambas partes etc.
6
Establecer acuerdos y elaborar minuta del contrato, Una vez
acordadas las condiciones del contrato, se elabora la minuta se eleva a
escrito a travs de la minuta del contrato.
7
Revisar contrato: El cliente enva el contrato por medio fsico, medio
magntico o correo electrnico, en el cual se contemplan todos los
requisitos relacionados con la prestacin del servicio. En caso d-e que
aplique se realizan los ajustes necesarios a la minuta y se reenva para
que sea revisado por el cliente.
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
APROBADO POR
RESPONSABLE
Gerente
Secretaria
Gerente
Gerente
Gerente
Gerente
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIN
8
9
10
11
12
13
14
4.
5.
CODIGO: PGC01
PAGINA: 2 de 2
Gerente
Gerente
Gerente
Gerente
Facturacin
Gerente
Gerente
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Ley 80 de 1993, Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacin de la Administracin
Pblica.
Decreto 050 de 2003, Por el cual se adoptan unas medidas para optimizar el flujo financiero de los
recursos del rgimen subsidiado del Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan
otras disposiciones.
Ley 100 de 1993 con sus decretos reglamentarios.
Estatuto Interno de Contratacin.
Valores y principios corporativos.
Portafolio de servicios.
Cdigo de Comercio.
Cdigo civil.
REGISTROS.
Formato de requisitos de para entidades contratantes.
Portafolio de servicios vigente del Hospital.
Contratos.
REVISADO POR
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
70
OBJETIVO:
Analizar los datos acordes para demostrar la conformidad de servicio que se oferta y de todos los
procesos plasmados en el Mapa de Procesos.
PROVEEDOR ES
Junta Directiva.
Entes Reguladores.
Clientes.
ENTRADAS
Legislacin Vigente.
ACTIVIDADES
P 1. Definir Metodologa de
Seguimiento, medicin, anlisis,
control y acciones de mejora en
el Hospital.
2. Determinar los mtodos para
obtener la informacin relativa a
la percepcin de los clientes
directos e indirectos, con
respecto al cumplimiento de sus
requisitos.
3. Identificar los lineamientos para
elaborar los procedimientos
documentados exigidos por la
norma.
4. Elaborar el programa y el Plan
de auditorias Interna.
5. Definir las responsabilidades del
auditor Interno.
6. Ajustar los lineamientos para
atender las quejas y reclamos de
los cliente Paciente/Usuario.
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
RESPONSABLE:
Gerente.
SALIDAS
Metodologa definida para el
seguimiento, medicin,
anlisis, control y acciones
de mejora.
Metodologa para la
medicin de la satisfaccin
del cliente
Paciente/Usuario.
Lineamientos identificados
para la elaborar los
procedimientos
documentados.
Programa y Plan de
Auditora Interna.
Auditor Interno conoce sus
responsabilidades.
Lineamientos ajustados y
definidos para la atencin
de quejas y reclamos.
APROBADO POR
CLIENTES
Proceso
Direccionamie
nto Sistema
de Gestin de
las Calidad.
PAMEC
Auditor
Interno.
Cdigo: DCG01
CARACTERIZACIN PROCESO CONTROL DE GESTIN.
Pgina: 2 de 3
PROVEEDORES
Clientes
Paciente/Usuario.
ENTRADAS
ACTIVIDADES
Metodologa definida para el H 7. divulgar la metodologa de
seguimiento, medicin,
seguimiento, medicin, anlisis,
control y acciones de mejora.
anlisis, control y acciones
8. Realizar seguimiento a la
de mejora.
percepcin del cliente con
Metodologa para medir la
respecto al cumplimiento de sus
satisfaccin del cliente
requisitos.
Paciente/Usuario.
9. Evaluar los mecanismos que se
Lineamientos identificados
aplican en el Hospital para
para elaborar los
conocer y medir la satisfaccin
procedimientos
del cliente.
documentados.
10.
Atender las quejas y reclamos
Lineamientos definidos para
de los usuarios.
la atencin de quejas y
11. Elaborar los procedimientos de
reclamos.
control de documentos, control
PAMEC.
de registros, control de servicio
Programa de Auditoras
no conforme, Auditoras de
Internas.
calidad interna.
Auditor Interno con
conocimiento de sus
responsabilidades.
Informes de seguimiento al
proceso.
Indicadores del Proceso.
V 1.
2.
REVISADO POR
SALIDAS
Formato de presentacin de
informes.
Informacin sobre el
cumplimiento de requisitos de
los clientes.
Mecanismos evaluados y
ajustados.
Procedimientos ya
documentados, exigidos por la
norma.
Respuesta a quejas y
reclamos.
Informes de las auditoras de
calidad Internas.
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
72
CLIENTES
Procesos del
Sistema de
Gestin de la
Calidad.
Liga de
usuarios.
Empresas
contratantes.
Entes
Reguladores.
Cliente
Paciente/Usu
ario.
Direccionami
ento del
sistema de
Gestin de
Calidad.
Cdigo: DCG01
CARACTERIZACIN PROCESO CONTROL DE GESTIN.
Pgina: 3 de 3
PROVEEDORES
Direccionamiento
del Sistema de
Gestin de
Calidad.
ENTRADAS
ACTIVIDADES
Anlisis de resultados de los
3. Tomar acciones de mejora.
informes del proceso.
A
Indicadores evaluados.
RECURSOS
FISICOS:
Oficina dotada, Equipo de cmputo.
SALIDAS
Ajustes necesarios.
Acciones de mejora.
DOCUMENTOS
INTERNO:
- Procedimiento control de documentos.
- Procedimiento control de registros.
- Procedimiento auditorias Internas.
- Procedimiento Servicio no Conforme.
HUMANOS:
Gerente, Asesor de Calidad.
EXTERNOS:
- Legislacin vigente.
- NTC ISO 9001 2000
Adoptado: ISO 9001:2000 ICONTEC
REVISADO POR
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
73
CLIENTES
Junta
directiva.
Direccin
local de
salud.
PGINA 1 de 2
1. RESPONSABLE
2. TERMINOS Y DEFINICIONES
Conclusiones de la auditora: resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras
considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora.
Programa de la auditora: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de
tiempo determinado y dirigidas haca un propsito especfico.
Evidencia de la auditora: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que
son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.
Hallazgos de la auditora: resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada
frente a los criterios de auditoria
Cliente de la auditora: persona de la entidad que solcita una auditora; puede ser la alta
direccin, el responsable de cualquier proceso.
Criterios de auditora: conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como
referencia.
Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la
auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen
los criterios de auditora.
Auditado: persona o personas que son auditadas.
Auditor: persona con la competencia para llevar a cabo una auditora y seleccionado para ese fin.
3. CONTENIDO
PASO
ACTIVIDAD
1
Elaborar el Plan de auditora: se elabora al principio del ao incluyendo
mnimo una auditora interna que cubra todos los procesos y
procedimientos de la E.S.E. Hospital San Lorenzo para el ao en curso,
con sus objetivos y alcance de la auditoria, la asignacin de
responsabilidades, los recursos y los procedimientos necesarios para su
realizacin. Pueden programarse auditorias internas adicionales a solicitud
del Gerente y/o Administrador.
2
Elaborar el plan de auditoria. Se elabora y se da a conocer a los
responsables de los procesos con un (1) mes antes de la realizacin de la
auditora. En este punto se definen los detalles de la auditoria.
3
Antes de realizar la auditora debe revisarse mnimo 15 das antes los
procedimientos documentados y cualquier informacin adicional (reportes
de auditorias previos, no conformidades y detalles de las acciones de
mejora, registros.) correspondientes al proceso a auditar. Esta informacin
se debe solicitar al responsable del proceso.
REVISADO POR
RESPONSABLE
Auditor Interno
Auditor Interno
Auditor Interno
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
74
CODIGO: PCG01
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA
7
8
10
PGINA 2 de 2
Auditor Interno
Auditor Interno
Auditor Interno
Auditor Interno
Auditor Interno
Auditor Interno
Auditor Interno
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
5. REGISTROS
REVISADO POR
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
75
PGINA 1 de 2
RESPONSABLE PRINCIPAL:
FECHA (aaaa/mm/dd):
NORMA DE REFERENCIA:
REPORTE N.
PROCESO AUDITADO:
AUDITOR:
FIRMA
PERSONA AUDITADA:
AUDITOR:
FIRMA
AUDITOR
FIRMA
CARGO:
FIRMA
AUDITOR
SITUACIN ENCONTRADA:
HALLAZGO:
CONFORMIDAD
NO CONFORMIDAD
76
CODIGO: FCG01
FORMATO REPORTE DE AUDITORIA
OBSERVACIONES
FIRMA:
REVIS:
FIRMA:
CARGO:
APROB:
FIRMA:
CARGO:
77
PGINA 2 de 2
PGINA 1 de 2
2.
JUSTIFICACIN
REVISADO POR
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
78
CODIGO : FCG02
FORMATO ACCIONES DE MEJORA
3.
PGINA 2 de 2
PLAN DE ACCIN
Compromiso
Preparado por:
Responsable
Fecha:
Verificado por:
Fecha Cumplimiento
Fecha:
Fecha: ________________
Fecha: ________________
REVISADO POR
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
79
Acta N ____
DD
Hora Inicio:
MM
AA
Hora Fin:
ASISTENTES
FIRMA Y APRUEBA
AUSENTES
Nombres y apellidos completos
Motivo
INVITADOS
Nombres y apellidos completos
Firma
80
Revisin de compromisos
2.
Lectura de correspondencia
3.
4.
Proposiciones y varios
5.
Compromisos
6.
COMPROMISO
RESPONSABLE
FECHA
DE LOGRO
RESULTADO
ESPERADO
NC
2.
3.
4.
5.
N
Compromisos
COMPROMISO
FECHA
DE LOGRO
RESPONSABLE
REALIZA EL ACTA
Nombres y apellidos completos quien realiza el acta.
Firma
81
RESULTADO
ESPERADO
1.
CODIGO: ICG01
PAGINA: 1 de 3
Tipo de Documento
M:Manual
P:Procedimiento
I :Instructivo
F:Formato
D:Documento
2.
VERSIN
PGINA X de Y
Pi de Pgina: Con la opcin Ver Encabezado y pie de pagina - (En todas las hojas del documento)
REVISADO POR
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
82
3.
CODIGO: ICG01
PAGINA: 2 de 3
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1
2
3.4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA: En este punto se hace referencia a los documentos aplicables al
documento que se elabora y que sirven de base o apoyo para comprenderlo. Enuncia las normas, u
otros referentes bibliogrficos para elaborar, aplicar, o ampliar la informacin del documento.
3.5 REGISTROS: Listar los formatos o documentos donde se registren datos que soportan la evidencia de
la ejecucin del procedimiento.
3.6 CONTROL DE CAMBIOS: Registrar los cambios relevantes que se presenten en el documento, de
forma cumulativa, es decir los cambios hechos en versiones anteriores se conservan registrados.
3.7
FECHA
VERSIN
3.8 LISTA DE ANEXOS: Hace referencia a las tablas, dibujos, grficas, que hacen parte del procedimiento
y ayudan al entendimiento del mismo.
Si en un documento de calidad, alguno de los captulos no aplica, simplemente se colocar no aplica (N.
A.) y se pasar al siguiente captulo conservando la numeracin.
REVISADO POR
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
83
4.
CODIGO: ICG01
PAGINA: 3 de 3
Los documentos internos sern elaborados en letra Arial (Fuente) 10 (Tamao de fuente), ttulos y subttulos en
Negrita, hoja tamao carta, configuracin de margen superior 3 cm, inferior 3 cm, izquierda 3 cm, derecha 2 cm.
REVISADO POR
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
84
1. RESPONSABLE:
AUXILIAR ADMINISTRATIVO.
2. TERMINOS Y DEFINICIONES.
Documento: Medio informativo que proporciona datos o informacin significativa sobre un hecho
de la empresa que acredita o avala algo a travs de cualquier soporte, sea papel, disco
magntico, ptico o electrnico.
Documento externo: Documento que afecta el Sistema de Gestin de la Calidad o sirve de
insumo para los productos o servicios y son originados por un ente externo.
3. CONTENIDO.
PASO
ACTIVIDAD
1
Recibir correspondencia, se clasifica por tipo de documento y segn
la urgencia:
Carpeta correspondencia recibida de documentos
Carpeta correspondencia recibida de facturas.
Carpeta de correspondencia recibida de glosas.
Carpeta relacin correspondencia enviada.
Relacin de correspondencia Externa e Interna (Formato)
Correspondencia recibida por medio del correo electrnico
institucional.
2
Se radica utilizando sello donde plasma la fecha, nmero consecutivo
de cada carpeta, firma de quien radica el documento. Se genera una
fotocopia para archivar en carpeta Correspondencia recibida/radicada
ao 2006 bajo custodia de Centro Documental.
3
Entregar la correspondencia de carcter urgente al Gerente para su
visto bueno.
4
Recibir correspondencia con visto bueno del Gerente.
5
6
7
8
9
RESPONSABLE
Auxiliar
Administrativo
Auxiliar
Administrativo
Auxiliar
Administrativo
Auxiliar
Administrativo
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
85
CODIGO: PCG02
10
11
6.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Estatuto del personal de la E.S.E. Hospital San Lorenzo del Municipio de Liborina Antioquia.
7.
REGISTROS.
REVISADO POR
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
86
PAGINA: 1 de 1
1.
RESPONSABLE:
ADMINISTRADOR
2.
TERMINOS Y DEFINICIONES.
Situacin Administrativa: Es una condicin de los servidores pblicos que sugiere alguna
ausencia laboral.
3.
CONTENIDO.
PASO
1
2
3
4
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Auxiliar
Administrativo
Ingresar los datos de la hoja de vida en el programa de nmina.
Secretaria
Archivar la hoja de vida con sus documentos soporte.
Auxiliar
Administrativo
Actualizar permanentemente los datos con situaciones administrativas. Administrador
Auxiliar
Administrativo
5
4.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Ley 734 de 2002 Cdigo nico disciplinario
Decreto Ley 1042 de 1978 Jornada de trabajo (Rgimen del empleado oficial)
Reglamento interno de trabajo
5.
REGISTROS.
Hojas de vida.
Base de datos del personal de la empresa.
Actos administrativos.
Oficios de notificacin.
REVISADO POR
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
87
PROVEEDORES
Procesos del
Sistema Gestin
de la Calidad.
Entes de control.
ENTRADAS
Necesidades de recursos
tcnicos y financieros para
el Sistema Gestin de la
Calidad.
Legislacin Vigente.
Consolidado de los recursos
financieros para el Sistema
de - Gestin de la Calidad.
Plan general de
Presupuesto de la E.S.E.
1.
2.
3.
4.
5.
ACTIVIDADES
Definir y designar los recursos
para el Sistema de Gestin de la
Calidad.
RESPONSABLE:
Gerente.
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
88
PGINA: 1 de 3
SALIDAS
Consolidado de los
recursos financieros
para el Sistema de
Gestin de la Calidad.
CLIENTES
Procesos del
Sistema de Gestin
de la Calidad.
El consolidado de los
recursos financieros
para el Sistema de
Gestin de la Calidad
es Aprobado.
Un Plan Presupuestal
Operativo para el
Sistema de Gestin
de la Calidad.
Plan presupuestal
Operativo ejecutado
para el Sistema de
Gestin de la Calidad.
Procesos del
Sistema de Gestin
de la Calidad.
APROBADO POR
CDIGO: DGF01
CARACTERIZACIN DEL PROCESO GESTIN FINANCIERA.
PROVEEDORES
Control de
Gestin
ENTRADAS
Plan Presupuestal Operativo V
Evaluado para el Sistema de
Gestin de la calidad.
Informes de Seguimiento al
Proceso.
Indicadores del Proceso.
6.
7.
8.
ACTIVIDADES
Realizar seguimiento al Plan
Presupuestal Operativo para el
Sistema de Gestin de la
Calidad.
Realizar seguimiento a los
indicadores de gestin del
proceso.
PGINA: 2 de 3
SALIDAS
Plan Presupuestal
Operativo Evaluado
para el sistema de
Gestin e la Calidad.
Anlisis de resultados
de los informes del
proceso.
Indicadores Evaluados.
Correcciones.
Acciones de Mejora.
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
89
APROBADO POR
CLIENTES
Proceso Control
de Gestin
Procesos
Direccionamiento
Sistema del
sistema Gestin
de la Calidad.
Proceso Control
de Gestin
Proceso
Direccionamiento
Sistema del
sistema Gestin
de la Calidad.
CDIGO: DGF01
CARACTERIZACIN DEL PROCESO GESTIN FINANCIERA.
RECURSOS
LOCATIVOS: Oficina dotada, Software XENCO.
PGINA: 3 de 3
DOCUMENTOS
INTERNOS:
Acuerdo 06 de 2001
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
90
APROBADO POR
1. RESPONSABLE.
Facturador.
2. TRMINOS Y DEFINICIONES
Cuota Moderadora o Copago: Valor que debe cancelar el usuario por la atencin en los diferentes
servicios ambulatorios, el cual depende de su nivel de ingreso salarial.
Contrato por Capitacin: Consiste en que por una suma fija predeterminada que paga la
aseguradora, el prestador se obliga a efectuar a su cargo los servicios, independientemente de su
frecuencia o demanda
Contrato por evento: La EPS le paga a la ESE por cada evento (Consulta Mdica, Odontologa,
Ayudas Diagnsticas, etc.) que se realice al usuario, segn tarifas pactadas entre las partes.
Archivo Plano: Es un archivo con un lenguaje en clave que contiene datos numricos y alfabticos
para un proceso de pago o generacin de informes confidenciales.
Vinculado: Usuario que no esta afiliado a ninguna EPS y/o ARS.
XENCO: Software empresarial que permite manejar toda la informacin de la entidad mediante
mdulos independientes e interfasados
tales como contable, nomina, facturacin, cartera,
inventarios, activos fijos, tesorera, estadstica, historia clnica etc.
SOAT: Seguro Obligatorio Accidentes de Transito.
RIPS: Registro individual de prestacin de servicios de salud
EPS: Empresa Promotora de Salud.
ARS: Aseguradora Rgimen Subsidiado.
RIA: Registro Individual de Atencin.
3. CONTENIDO
PASO
ACTIVIDAD
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
91
RESPONSABLE
Odontloga.
Regente de Farmacia.
Auxiliar de laboratorio.
Facturador.
Odontloga.
Regente de Farmacia.
Auxiliar de laboratorio.
Facturador.
Odontloga.
Regente de Farmacia.
Auxiliar de Laboratorio.
Facturador.
Odontloga.
Regente de Farmacia.
Auxiliar de laboratorio.
Facturador.
CODIGO: PGF01
PROCEDIMIENTO DE FACTURACIN DE SERVICIOS
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
PAGINA: 2 de 3
Odontloga.
Informar al usuario el pago (Cuota moderadora, copago, cuota de
Regente de Farmacia.
recuperacin y/o totalidad de la tarifa) a cancelar dependiendo de la
Auxiliar de laboratorio.
Aseguradora Social. Los usuarios de los Programas de P Y P del
Facturador.
Hospital, no cancelan ningn valor. Se enva con copia de la factura
a caja para elaboracin del recibo y su pago correspondiente.
Odontloga.
Regente de Farmacia.
Entregar al usuario copia de la factura y copia del recibo de pago.
Auxiliar de laboratorio.
Facturador.
Odontloga.
Regente de Farmacia.
Despedir amablemente al usuario.
Auxiliar de laboratorio.
Facturador.
Regente de Farmacia.
Entregar facturas originales y los soportes correspondientes por
Auxiliar de laboratorio.
los usuarios atendidos.
Facturador.
Recibir Facturacin y soportes de todas las dependencias.
Facturador.
Organizar y legajar en su respectiva carpeta.
Generar factura individual. (Factura de venta consolidada)
Facturador
Clasificar las facturas para realizar consolidado, segn requisitos Facturador
de cada Aseguradora.
Ingresar al Sistema Xenco en el modulo de facturacin - Relacin
segn Rgimen y revisar por pantalla el total de facturas de cada
Aseguradora.
Verificar si el total de las facturas, es igual al nmero de las
facturas y soportes entregados.
Si los valores no coinciden o tiene errores por conceptos revisar
nuevamente la informacin de las facturas una por una, si tiene
errores se busca factura y se corrige.
Imprimir factura corregida y fotocopiar soportes.
Solicitar historia clnica al archivo para verificar las actividades
cuando se generan RIPS.
Fotocopiar facturas y soportes para la oficina de facturacin.
Empacar facturas.
Procesar los RIPS en el sistema XENCO y validarlos con el
Programa Sis Masters RIPS.
Exportar en disquete la informacin procesada RIPS y marcarlo
con fecha y nombre de cada Entidad.
Diligenciar Formato relacin de documentos Entrega de
Documentos
REVISADO POR
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
92
Facturador
Facturador
Facturador
Facturador.
Facturador
Facturador
Facturador
Facturador
Facturador
Facturador
CODIGO: PGF01
PROCEDIMIENTO DE FACTURACIN DE SERVICIOS
22
23
24
25
26
PAGINA: 3 de 3
Facturador
Administrador
Mensajero
Mensajero
Facturador
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Decreto 2423 de 1996: Por el cual se determina la nomenclatura y clasificacin de los
procedimientos mdicos, quirrgicos y hospitalarios del Manual Tarifario y se dictan otras
disposiciones.
Decreto1165 de 1996, Obligacin de expedir factura o documento equivalente.
Acuerdo 228 de 2002: Manual de Medicamentos del POS
Circular 035 de 2000 Manejo de glosas.
Base datos de Aseguradoras. (EPS/ARS)
Requisitos para Atencin de Usuarios.
Listados de relacin de facturas.
Resolucin RIPS 3437 de 1996.
Contratos Vigentes.
5.
REGISTROS
Factura; documento equivalente de venta por prestacin de servicios.
Recibo de caja.
Lista relacin de facturas.
Planilla Entrega de Documentos.
REVISADO POR
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
93
PAGINA: 1 de 1
1. RESPONSABLE
Administrador
2. TRMINOS Y DEFINICIONES
PDI: Plan de Desarrollo Institucional 2002 - 2006
3. CONTENIDO
PASO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Presupuesto Anual
5. REGISTROS
Necesidades de Recursos para el S.G.C
REVISADO POR
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
94
Responsables
Procesos
de
los
Responsables
Procesos
Administrador
Responsables
Procesos
de
los
de
los
de
los
Administrador
Gerencia
Responsables
Procesos
Gerencia
Administrador
Gerencia
Administrador
Administrador
OBJETIVO:
Determinar e impulsar el desarrollo de las competencias necesarias para el personal que realice
trabajos que afectan la calidad de la prestacin del servicio.
PROVEEDORES
Ente regulador.
Proceso del sistema de
Gestin de Calidad.
ENTRADAS
Normatividad vigente.
Necesidades de
personal.
Necesidades de
Capacitacin.
RESPONSABLE:
Administrador.
ACTIVIDADES
1.
P
2.
3.
Competencias del
cargo definidas.
Necesidades del
personal ya
identificadas.
Plan Institucional de
Capacitacin y
Entrenamiento.
Plan de induccin y
Reinduccin.
4.
5.
6.
7.
8.
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
95
PGINA: 1 de 3
SALIDAS
Competencias del
personal definidas
Necesidades del personal
indicadas.
Plan institucional de
capacitacin.
Plan de Induccin y
Reinduccin.
APROBADO POR
CLIENTES
Direccin y
Planeacin del
sistema de
Gestin de la
Calidad.
Procesos del
sistema de
Gestin de la
Calidad.
Procesos del
Sistema de
Gestin de
Calidad.
CDIGO: DGRH01
PROVEEDORES
Mejoramiento Continuo.
ENTRADAS
Informes de
seguimiento al
Proceso.
Indicadores del
Proceso.
Anlisis de resultados
de los informes del
proceso.
Indicadores
Evaluados.
ACTIVIDADES
1.
V
2.
3.
PGINA: 2 de 3
SALIDAS
Anlisis de resultados
de los informes del
proceso.
Indicadores Evaluados.
Correcciones.
Acciones de mejora.
CLIENTES
Mejoramiento
Continuo.
Mejoramiento
Continuo.
Direccin y
Planeacin del
sistema de
Gestin de
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
96
APROBADO POR
CDIGO: DGRH01
PGINA: 3 de 3
DOCUMENTOS
INTERNO:
- Acuerdo 06 de 2001 estatuto del personal de la E.S.E. Hospital san Lorenzo de Liborina
Antioquia.
- Plan de Capacitacin al personal.
- Plan de Induccin y Reinduccin.
- Procedimiento Capacitacin.
- Procedimiento Induccin y Reinduccin.
- Formato control de asistencia a Capacitaciones.
EXTERNOS:
- Legislacin vigente.
- contratacin Vigente.
- Ley 909 de 2004.
- Decretos 785, 1227, 12 28, 2539 de 2005.
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
97
APROBADO POR
PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIN
PAGINA: 1 de 2
1.
RESPONSABLE:
ADMINISTRADOR.
2.
TERMINOS Y DEFINICIONES.
Diligenciar: Llevar a cabo una tarea o labor con los medios necesarios.
Socializar: Poner en comn la informacin recibida.
Valorado: Cotizar el valor de las capacitaciones.
Tabular: Expresar valores, magnitudes, conceptos por medio de tablas.
3. CONTENIDO.
PASO
ACTIVIDAD
1
En la primera semana del mes de octubre de cada ao, se debe entregar
a los responsables de cada procedimiento el formato: FGRH01
Necesidades de Capacitacin para obtener los temas que fortalezcan el
desarrollo de las actividades y servicios de la E.S.E Hospital San
Lorenzo.
2
Entregar en la ltima semana del mes de octubre de cada ao al
Administrador el formato: FGRH01 Necesidades de Capacitacin
debidamente diligenciado.
3
En la segunda semana de noviembre Tabular las necesidades de
capacitacin por servicios y por temas. (Asistencial y Administrativo)
4
Elaborar el Plan de Capacitacin valorado de conformidad con la
informacin recibida.
5
Presentar a la gerencia el Plan de Capacitacin para su aprobacin
6
7
8
4.
RESPONSABLE
Administrador
Administrador
Responsables de
cada Proceso
Administrador
Administrador
Gerente
Aprobar el plan de capacitacin y su valoracin, se entrega a Gestin Gerente
Financiera para que sea tenido en cuenta dentro del presupuesto del ao
siguiente.
Llevar a cabo la capacitacin
programada de acuerdo con el Administrador
cronograma realizado en el plan de capacitacin, y solicitar previamente
la disponibilidad presupuestal.
La persona y/o el grupo que haya asistido a una capacitacin en Administrador
particular, deber retroalimentar en el servicio correspondiente la Responsables de los
informacin recibida dentro de los quince (15) das hbiles siguientes.
Procedimientos
Las capacitaciones de inters general realizadas dentro de la E.S.E
Hospital, se evaluarn al final de las mismas y se diligenciar el formato
de asistencia.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Ley 909 de 2004, Decreto 1227 de 2005.
REVISADO POR
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
98
CODIGO: PGRH03
PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIN
5.
PAGINA: 2 de 2
REGISTROS.
Plan de capacitacin.
Formato Necesidades de capacitacin.
Formato Solicitud de capacitacin.
Formato de Asistencia.
REVISADO POR
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
99
1.
OBJETIVOS
Capacitar a los empleados de la E.S.E. Hospital San Lorenzo de Liborina, en sus respectivas reas, para un
mejor desempeo personal y laboral.
Elevar el nivel de compromiso de los empleados con respecto a las polticas, los planes, los programas, los
proyectos y los objetivos del estado y de la E.S.E. Hospital San Lorenzo.
Facilitar la preparacin permanente de los empleados con el fin de incrementar sus niveles de satisfaccin
personal y laboral, as como sus posibilidades de ascenso.
Promover el desarrollo integral del recurso humano y el afianzamiento de la tica del servidor pblico.
_____
Motivacin Laboral
_____
Comunicacin asertiva
_____
REVISADO POR
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
100
CODIGO: FGRH01
NECESIDADES DE CAPACITACIN
PAGINA: 2 de 5
Trabajo en equipo
_____
Atencin al usuario
_____
Inteligencia emocional
_____
Indicadores de gestin
_____
Otro. Cul?_______________________________________________________________________
3. CAPACITACIONES SEGN LOS CARGOS.
Seale con una X aquel sobre el cual desea ser capacitado:
SERVICIO AL QUE PERTENECE
CLASIFICACIN DEL EMPLEADO
PROFESIONAL SALUD
AUXILIAR SALUD
PROFESIONAL ADMINISTRATIVO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
SERVICIOS GENERALES
PARA EL PERSONAL ASISTENCIAL.
MDICO:
TEMA
PROMOCIN Y PREVENCIN
URGENCIAS
EKG
ACTUALIZACION EN MEDICINA
CURSO DE GINECOLOGIA
CURSO DE MEDICINA INTERNA
URGENCIAS PEDIATRICAS
MANEJO DEL DOLOR
ENFERMERA:
TEMA
PREVENCIN Y PROMOCIN
TRAUMA MEDICINA INTERNA
REANIMACION
CEREBRO
CARDIO
PULMONAR
TRAUMA MEDICINA INTERNA OBSTETRICA
URGENCIAS PEDIATRICAS
OBSTETRICIA
REVISADO POR
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
101
CODIGO: FGRH01
NECESIDADES DE CAPACITACIN
PAGINA: 3 de 5
BACTERIOLOGO (A)
TEMA
PREVENCIN Y PREVENCIN
TOMA DE MUESTRAS
COLORACIONES
LEGISLACION EN LABORATORIO
PREVENCIN
TRANSPORTE DE MUESTRAS
ACTUALIZACION PARA AUXILIARES
LABORATORIO
PROCESAMIENTO
LECTURA DE BK
PROYECTOS
CALIDAD
DE
ODONTOLOGA
TEMA
CIRUGIA ORAL
ENDODONCIA
MATERIALES DENTALES
ODONTOLOGIA ESTETICA
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
HIGIENE ORAL
FACTURACION
DESINFECCION
ARCHIVO
MANEJO DE ARCHIVO
ESTADISTICA
FARMACIA
REGENTE DE FARMACIA
SISTEMAS
REVISADO POR
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
102
NECESIDADES DE CAPACITACIN
CODIGO: FGRH01
PAGINA: 4 de 5
VACUNACION
TEMA
LINEAMIENTOS DEL PAB
LEGISLACIN EN EL SGSS
VACUNACIN
ACTUALIZACION PAISOST
FACTURACION
CAPACITACION SOBRE SALUD PUBLICA
LINEAMIENTO
JORNADA
NAL
DE
VACUNACION
CADENA DE FRIO
SISTEMAS ( INTERNET)
PARA EL PERSONAL ADMINISTRATIVO.
TEMA
ACTUALIZACION DE NOMINA
CARTERA DEUDORES Y PRVEEDORES
ACTUALIZACION
EN
NORMAS
DE
FACTURACIN
NORMAS ICONTEC
PROYECTOS
SANEAMIENTO DE APORTES PATRONALES
CALIDAD
SISTEMA DE CONTRATACION EN EL
SECTOR PUBLICO
ACTUALIZACION
EN
LEGISLACION
LABORAL Y PENSIONAL
RECURSO HUMANO
COSTOS
CAPACITACION PRESUPUESTO
ATENCION AL USUARIO
APROBADO POR
103
CODIGO: FGRH01
NECESIDADES DE CAPACITACIN
PAGINA: 5 de 5
REVISADO POR
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
104
CODIGO: FGRH02
PAGINA: 1 de 1
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
105
FECHA: ___________________
HORA: ________________
LUGAR: ________________________
ASUNTO: ________________________________________________________________________________
NOMBRE
CARGO
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
106
FIRMA
APROBADO POR
PAGINA: 1 de 2
1.
RESPONSABLE:
ADMINISTRADOR.
2.
TERMINOS Y DEFINICIONES.
Acto Administrativo: Es un documento pblico que expresa la voluntad para cumplir una decisin
administrativa.
3.
CONTENIDO.
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1
Elaborar por escrito la relacin del personal que se requiere en cada Responsable de
proceso y entregarla al responsable de Recursos Humanos.
cada Proceso.
Convocatoria
Gerente
Administrador
2
Una vez se tengan las necesidades de personal, se recurre a identificar Administrador
el perfil y competencias del cargo. Da a conocer la vacante a travs de
medio escrito anunciando las fechas limites para entregar las
solicitudes
3
5
6
7
8
9
10
11
REVISADO POR
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
107
Administrador
Gerente
Administrador
Administrador
Gerencia
Administrador
Administrador
Asesor Jurdico
Administrador
Gerente
Administrador
CODIGO: PGRH0 2
PROCEDIMIENTO SELECCIN DE
PERSONAL.
4.
PAGINA: 2 de 2
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Decreto 1335 de 1990, por el cual se expide parcialmente el Manual General de Funciones y
Requisitos del Subsector Oficial del Sector Salud.
Acuerdo 06 de 2001 Estatuto de personal de la E.S.E. Hospital San Lorenzo del Municipio de
Liborina.
Ley 100 de 1993 Sistema General de Seguridad Social en Sal ud.
Ley 909 de septiembre 23 de 2004.
Acuerdos de la Junta directiva de la E.S.E
5. REGISTROS.
Actos de posesin de personal.
Actos administrativos.
Hojas de vida
Contratos.
REVISADO POR
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
108
PAGINA: 1 de 1
1. RESPONSABLE:
ADMINISTRADOR.
2. TERMINOS Y DEFINICIONES.
3.
CONTENIDO.
PASO
ACTIVIDAD
1
Elaborar el Plan de Induccin y Reinduccin para el personal de planta,
estudiantes de prctica y Junta Directiva de la E.S.E. Hospital San
Lorenzo de Liborina, reciban la informacin y elaborada previamente por
parte de la Gerencia, y los responsables de cada proceso identificado en
el Mapa de Procesos.
2
Revisar cronograma de actividades del Plan de Induccin y Reinduccin
3
Concretar con los empleados incluidos en el Plan de Induccin y
Reinduccin el da y hora de atencin cada vez que la actividad anterior
se vaya a realizar.
4
Realizar recorrido por las instalaciones del Hospital para la socializacin,
presentacin con todo el personal de la institucin.
5
Realizar la induccin especfica y necesaria acerca del cargo que le
corresponda desempear.
RESPONSABLE
Gerente
Administrador
Administrador
Administrador
Administrador
Jefe inmediato del
cargo especifico
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Acuerdo 06 de 2001: Por medio del cual se modifica y actualiza el estatuto del personal de la E.S.E.
Hospital San Lorenzo del Municipio de Liborina Antioquia.
Plan de Induccin y Reinduccin.
5. REGISTROS.
Lista de asistencia a reinduccin.
REVISADO POR
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
109
ENTRADAS
Gestin Financiera.
Gestin de Compras.
Necesidades de
infraestructura para la P
prestacin de os
servicios.
Necesidades de
condiciones de trabajo
para la prestacin del
servicio.
H
Necesidad de
infraestructura
identificada.
Plan de
Mantenimiento.
Plan de Calibracin.
Condiciones de
Trabajo apropiadas
identificadas.
Rubros
presupustales.
Recursos fsicos.
ACTIVIDADES
1.
2.
3.
4.
5.
6.
SALIDAS
Asegurar la disponibilidad de i
infraestructura.
Ejecutar el Plan de mantenimiento
de instalaciones locativas y equipos
que afecten la conformidad para la
prestacin de los servicios.
Ejecutar el Plan de calibracin para
los equipos de seguimiento y
medicin que afecten la conformidad
de la prestacin de los servicios.
Asegurar las condiciones necesarias
de trabajo que afecten la
conformidad de la prestacin del
servicio.
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
110
Necesidades de
infraestructura identificadas.
Plan de mantenimiento.
Plan de calibracin.
condiciones de trabajo
apropiadas ya identificadas.
Infraestructura disponible
para la prestacin del
servicio.
Condiciones de trabajo
aseguradas para la
prestacin del servicio.
Plan de mantenimiento de
instalaciones locativas y de
equipo cumplido.
Plan de Calibracin
cumplido.
APROBADO POR
CLIENTES
Gestin
financiera.
Proceso de
sistema de
Gestin de
Calidad.
CDIGO: DGRF01
CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN RECURSOS FSICOS.
PGINA: 2 de 2
PROVEEDORES
ENTRADAS
V
Mejoramiento Continuo
Informes de
seguimiento al
proceso.
Indicadores del
Proceso.
Anlisis de resultados
de los informes del
Proceso.
Indicadores
Evaluados.
RECURSOS
FSICOS:
Oficina dotada, Equipo de cmputo.
HUMANOS:
Administrador.
1.
2.
3.
ACTIVIDADES
Realizar seguimiento a los
Informes.
Realizar seguimiento a los
Indicadores del Proceso.
SALIDAS
Correcciones.
Acciones de mejora.
DOCUMENTOS
INTERNO:
- Plan Mantenimiento Infraestructura.
- Plan Mantenimiento de Equipos.
- Plan Mantenimiento de Instalaciones.
- Formato control de Instalaciones.
- Formato Verificacin y Ajuste de Equipos de Seguimiento y Medicin
EXTERNOS:
- Certificacin del funcionario en el campo que realiza la Calibracin.
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
111
APROBADO POR
CLIENTES
Mejoramiento
Continuo.
Direccionamien
to del Sistema
de gestin de
Calidad.
PAGINA: 1 de 1
1. RESPONSABLE:
ADMINISTRADOR.
2.
TERMINOS Y DEFINICIONES.
3. CONTENIDO.
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
2
Abrir hoja de vida para el bien mueble si este lo requiere, para su posterior Administrador.
mantenimiento.
3
Archivar la hoja de vida en la carpeta de bienes muebles (equipos que Administrador.
requieren mantenimiento).
4
Informar a la Subdireccin Administrativa los bienes adquiridos para su Administrador.
aseguramiento.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Factura de venta expedida por el proveedor.
5.
REGISTROS.
Inventario de equipos de la E.S.E.
Reporte de mantenimiento Correctivo Preventivo
Hoja de vida equipos de computo
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
112
APROBADO POR
CDIGO: FGRF01
PGINA 1 de 2
MANTENIMIENTO CORRECTIVO
N _______
PROCESO: ____________________________________
Fecha del reporte: _____________
SERVICIO: ________________________
Hora: ___________
Hora: _______
Duracin: _________
1: Si es conforme
P Calidad: 0
PAtencin: 0
Observaciones: ________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
Nombre funcionario que recibe: __________________________________________________________
Se recibe a satisfaccin: Si
No
113
CDIGO: FGRF01
REPORTE DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO CORRECTIVO
PGINA 2 de 2
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
N _______
Hora: _______
SERVICIO: ________________________
Duracin: _________
1: Si es conforme
P Calidad: 0
PAtencin: 0
Observaciones: ________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
Nombre funcionario que recibe: __________________________________________________________
Se recibe a satisfaccin: Si
No
114
MARCA
ESPECIFICACIONES
PLACA
OBSERVACIONES
Procesador
Board
Memoria
Disco Duro
CD ROM
Drive
Monitor
Teclado
Mouse
Tarjeta de red
Fax Modem
Impresora
Otros
SISTEMA OPERATIVO
APLICACIONES
UTILIDADES
____________________________
FIRMA USUARIO
OBSERVACIONES
______________________________
FIRMA TCNICO
115
FECHA
ACTIVIDAD
OBSERVACIONES
116
FIRMA
USUARIO
FIRMA
TCNICO
PAGINA: 1 de 2
RESPONSABLE:
ADMINISTRADOR
TERMINOS Y DEFINICIONES.
Desinfeccin: destruccin de la mayor parte de microorganismos, pero no todas las formas.
Asepsia: Desinfeccin de instalaciones fsicas.
Trapear: tiene por objeto desinfectar y limpiar la superficie con el trapeador impregnado de
desinfectante y/o limpiador.
Lavar: con el transcurso del tiempo el polvo y la mugre forman una pelcula grasosa, sobre todo en
lugares hmedos.
CONTENIDO.
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Elaborar el Plan de mantenimiento para las instalaciones locativas del Administrador
1
la E.S.E. Hospital San Lorenzo de Liborina.
Auxiliar Servicios
generales.
2
Seleccionar y preparar todo el equipo necesario, sacudidores Auxiliar de servicios
desinfectados, 1 balde, guantes, solucin desinfectante, cepillo para el generales.
bao y ropa (si las condiciones del rea lo req uieren; mascarilla, bata,
botas, gafas protectoras, delantal plstico).
3
Barrido y trapeado barrer el piso con trapeador hmedo luego trapear Auxiliar de servicios
con solucin desinfectante Hipoclorito de sodio. Barrer jardines cada 8 generales.
das.
4
La desinfeccin de las diferentes reas, se realiza de acuerdo a los Auxiliar de servicios
instructivos del manual de Residuos Hospitalarios
generales.
5
6
7
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
117
Auxiliar de servicios
generales.
Auxiliar de servicios
generales.
Auxiliar de servicios
generales.
Auxiliar de servicios
generales.
Auxiliar de servicios
generales.
APROBADO POR
CODIGO: PGRF02
PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE
INSTALACIONES FSICAS.
10
11
12
14
15
4
PAGINA: 2 de 2
Auxiliar de servicios
generales.
Auxiliar de servicios
generales.
Auxiliar de servicios
generales.
Auxiliar de servicios
generales.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Ley 9 de 1979, Congreso de la Republica, Cdigo Sanitario Nacional.
Resolucin 4445 de 1996, Ministerio de Salud, sobre disposiciones generales de establecimientos
Hospitalarios y similares.
Decreto 2676 de 2000, Ministerio del Medio Ambiente y Ministerio de Salud, Reglamenta la Gestin
Integral de los Residuos Hospitalarios y Similares.
Resolucin 1164 de 2002, Ministerio del Medio Ambiente y Ministerio de Salud, Manual de
Procedimientos para la Gestin Integral de Residuos Hospitalarios y Similares en Colombia.
Instructivo dilucin especial para limpieza y desinfeccin.
REGISTROS.
No aplica
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
118
APROBADO POR
PAGINA: 1 de 1
ROPA HOSPITALARIA
INSTALACIN
DILUCIN A UTILIZAR
TIEMPO
PARA
DEJAR
ACTUAR
30 minutos
380 CC de hipoclorito
Ms 10 litros de agua
100 CC de hipoclorito ms 20 litros 30 minutos
de agua
15 CC de hipoclorito ms 20 litros 30 minutos
de agua
TIEMPO
DILUCION A UTILIZAR
PARA
DEJAR
ACTUAR
20 CC de hipoclorito ms 5 litros
30 minutos
de agua
19 CC de hipoclorito ms 5 litros
30 minutos
de agua
10 CC de hipoclorito ms 5 litros
de agua.
10 CC de hipoclorito ms 5 litros
de agua
380 CC de hipoclorito
Ms 20 litros de agua
380 CC de hipoclorito
Ms 20 litros de agua
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
119
30 minutos
30 minutos
30 minutos
30 minutos
APROBADO POR
OBJETIVO:
Comprar equipos e insumos de alta calidad, bajo parmetros de economa y oportunidad,
contribuyendo as a la optimizacin de recursos financieros.
PROVEEDORES
Procesos del
Sistema de Gestin
de Calidad.
Ente Regulador.
Gestin Financiera.
ENTRADAS
Consolidado de
consumos Histricos.
Movimiento de
Inventario.
Necesidades de
Compras.
Requisitos de
compras.
Legislacin Vigente.
Asignacin
presupuestal.
1.
2.
3.
4.
5.
ACTIVIDADES
Identificar las necesidades de
compras.
Establecer los requisitos de las
compras.
Establecer los criterios para la
seleccin, evaluacin
reevaluacin de proveedores.
Establecer parmetros para la
verificacin de los bienes y/o
servicios comprados.
Revisar rubros presupustales
asignados.
RESPONSABLE:
Administrador.
SALIDAS
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
120
Plan de compras.
Requisitos definidos para
las compras.
Criterios definidos para la
seleccin, evaluacin y
reevaluacin de los
proveedores.
Parmetros establecidos
de verificacin para los
bienes y/o servicios
comprados.
Hay disponibilidad de
rubros presupustales.
APROBADO POR
CLIENTES
Comit de
Compras.
Proveedores.
Gestin
Financiera.
CDIGO: DGSIH01
CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN DE SUMINISTROS E INSUMOS
HOSPITALARIOS
PGINA: 2 de 3
PROVEEDORES
Proveedor.
Mejoramiento
Continuo.
ENTRADAS
Plan de compras.
Requisitos definidos
para las compras.
Parmetros
establecidos de
verificacin para los
bienes y/o servicios
comprados.
Criterios definidos
para la seleccin,
evaluacin y
reevaluacin de
proveedores.
Informes de
seguimiento al
Proceso.
Indicadores del
Proceso.
Anlisis de resultados
de los informes del
Proceso.
Indicadores
Evaluados.
ACTIVIDADES
Ejecutar el Plan de compras.
Verificar los productos y/o
servicios comprados.
8. Seleccionar, evalua r, reevaluar
los proveedores que afecten la
conformidad del servicio.
9. Retroalimentar a cada
proveedor.
10. Ingresar insumos comprados al
sistema de inventarios.
6.
7.
SALIDAS
Orden de compra.
Bienes y/o servicios
aceptados.
Informe de seleccin,
evaluacin, reevaluacin
de los proveedores.
Informe de
retroalimentacin para el
proveedor.
1.
2.
3.
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
121
CLIENTES
Direccionamient
o del Sistema de
Gestin de
Calidad.
Procesos del
Sistema de
Gestin de
Calidad.
Proveedores.
Comit de
Compras.
Junta Directiva.
Mejoramiento
Continuo
Anlisis de resultados de
los informes del proceso.
Indicadores Evaluados.
Correcciones.
Acciones de mejora.
Mejoramiento
Continuo.
APROBADO POR
CDIGO: DGSIH01
CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN DE SUMINISTROS E INSUMOS
HOSPITALARIOS
PGINA: 3 de 3
RECURSOS
FSICOS:
Oficina dotada, Equipo de cmputo, Lugar para
almacenar insumos.
HUMANOS:
Administrador, Almacenista.
DOCUMENTOS
INTERNO:
- Proceso Gestin compras.
- Actas de Seleccin, evaluacin de insumos recibidos.
- Formato Orden de Pedido.
- Formato Orden de compra.
EXTERNOS:
- Legislacin vigente.
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
122
APROBADO POR
PAGINA: 1 de 3
1. RESPONSABLE:
ADMINISTRADOR
2. TERMINOS Y DEFINICIONES.
Compras de consumo ordinario: Son las compras programadas para la prestacin del servicio y
que se encuentran contenidas en el Plan Anual de Compras.
Plan Anual de Compras: Son las especificaciones presupustales por la institucin para la
elaboracin y ejecucin del procedimiento de adquisicin de bienes y servicios necesarios para el
adecuado funcionamiento de las reas.
El Pedido Interno: elaborado en el programa Xenco y corresponde a las reas de Odontologa,
Laboratorio, Programas Especiales y Administracin.
Lista de Proveedores: Base de datos donde se encuentran registrados e inscritos los proveedores
que desde el punto de vista legal cumplen con todos los requisitos para contratar con entidades del
Estado.
Mximos y Mnimos: sistema matemtico para el clculo del promedio de cantidades en Inventario.
Compras Urgentes: Aquellas que superan la capacidad mxima de respuesta de la E.S.E. y que no
estn incluidas en el Plan Anual de Compras.
Insumos crticos: Todo aquello que se necesita para la normal prestacin del servicio.
3. CONTENI DO
PASO
2
3
ACTIVIDAD
RESPONSA
BLE
Administrador
.
Comit de
Compras.
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
APROBADO POR
CODIGO: PGSIH01
PROCEDIMIENTO COMPRA DE MATERIALES E
INSUMOS.
PAGINA: 2 de 3
10
11
12
13
Almacenista.
Almacenista.
Almacenista.
Almacenista.
Almacenista.
Almacenista.
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
124
APROBADO POR
CODIGO: PGSIH01
PROCEDIMIENTO COMPRA DE MATERIALES E
INSUMOS.
14
15
16
17
18
19
20
PAGINA: 3 de 3
Almacenista.
Responsable
s de los
Procedimient
os.
Almacenista.
Almacenista.
Almacenista.
Almacenista.
Almacenista.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Resolucin 1439 de 2002, Por la cual se adoptan los Formularios de Inscripcin y de Novedades para
el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud, los Manuales de Estndares y de
Procedimientos, y se establecen las Condiciones de Suficiencia Patrimonial y Financiera del Sistema
nico de Habilitacin de Prestadores de Servicios de Salud y los definidos como tales.
Actas Comit de Compras.
Plan Anual de Compras.
Circulares.
5. REGISTROS.
Factura de venta expedida por el proveedor.
Control de recepcin de material e insumos.
Informe de las necesidades de cada rea.
Solicitud de necesidades de compra.
Cuadro comparativo de cotizaciones.
Lista de proveedores aprobados.
Pedido Interno XENCO
Orden de compra.
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
125
APROBADO POR
LISTA DE PROVEEDORES
PAGINA: 1 de 1
PROVEEDOR
PRODUCTO Y/O
SERVICIO
REPRESENTA NTE
LEGAL
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
DIRECCIN
TELFONO
FAX
APROBADO POR
E-MAIL / CONTACTO
TIEMPO DE
ENTREGA
PAGINA: 1 de 1
APROBADO POR
PAGINA: 1 de 2
1.
RESPONSABLE:
ADMINISTRADOR
2.
TERMINOS Y DEFINICIONES.
3.
CONTENIDO.
PASO
ACTIVIDAD
1
Identificar necesidades
de compras de servicios. Con la
identificacin de las necesidades de contratacin de servicios.
2
Realizar convocatoria de proveedores. Teniendo en cuenta el
estatuto interno de contratacin aprobado por la Junta Directiva, se
realiza la invitacin de proveedores de servicios, ya sea en forma verbal
o escrita y se le dan a conocer los criterios de evaluacin para que
prepare la propuesta.
3
Elaborar cuadro comparativo con los proveedores participantes (mnimo
de 2 proveedores).
4
Seleccin del proveedor de servicio. En reunin de comit de
compras se evalan los cuadros comparativos y se procede a
seleccionar la opcin que se acomode a las necesidades de la E.S.E.,
dejando constancia en el acta de dicha reunin y anexando los cuadros
comparativos.
5
Solicitar certificado de disponibilidad y registro presupuestal. Se
solicita al auxiliar Administrativo responsable del presupuesto, estos
documentos a nombre del proveedor seleccionado, previo a la
elaboracin del contrato.
6
Contactar al proveedor seleccionado. Se le avisa al proveedor y se
le solicitan los documentos que se requieran anexar para el
perfeccionamiento del contrato.
7
Definir las condiciones contractuales para prestar el servicio. Se
elabora borrador de minuta del contrato en donde se definen las
condiciones bajo las cuales se va a prestar el servicio.
8
Enviar al proveedor el borrador de la minuta del contrato. Se enva
al proveedor por cualquier medio (Va fax, a-mail, correo urbano, etc.)
para que sean conocidas las condiciones contractuales y revisadas
antes de su aprobacin y firma. Anexar los documentos aportados por
el proveedor requeridos en el numeral 6 de este procedimiento.
9
Perfeccionar el contrato: Una vez revisada y aprobada la minuta del
contrato por ambas partes, se procede a su firma por los
representantes legales.
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
RESPONSABLE
Responsables de
cada Proceso.
Administrador
Administrador
Comit de
Compras
Administrador
Administrador
Gerente
Asesor Jurdico.
Administrador
Gerente
APROBADO POR
CODIGO: PGSIH02
PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA DE
SERVICIOS
10
11
12
PAGINA: 2 de 2
4.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Contratos Vigentes.
5.
REGISTROS.
No aplica
REVISADO POR
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
129
PROPUESTA PARA LA
IMPLEMENTACIN DE UN
SISTEMA DE GESTIN DE LA
CALIDAD DE LA E.S.E.
HOSPITAL SAN LORENZO DE
LIBORINA - ANTIOQUIA
Estudiante de Administraci
Administracin en Salud;
Gesti
Gesti
n de Servicios de Salud
Salud
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
FACULTAD NACIONAL DE SALUD P BLICA
Hctor Abad G
Gmez
mez
PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS.
Secuencia de la elaboraci
elaboraci
n de procesos
Planear y organizar
Documentacin.
Anlisis.
Formulacin.
Prueba y ajuste.
Aprobaci n.
Implementacin.
Seguimiento.
u PROCEDIMIENTO:Acto,
m todo
todo oo
manera de proceder en algunos
procesos, o en cierto curso de
accin. Es la descripcin
estandarizada y en mayor detalle de
una actividad u operacin.
DEFINICIN TERMINOS:
u PROCESO:
Conjunto de actividades
interrelacionadas o que interact
interactan,
las cuales transforman elementos de
entrada en resultados.
Instituci
Instituci
n
n ayer
ayer
Instituci
Institucin
n hoy
uEl
El
empleado
empleado es el
problema.
u
uEl
El
uEmpleado.
Empleado.
u
uPersona.
Persona.
uHacer
Hacer
u
uAyudar
Ayudar
mi trabajo.
uEvaluar
Evaluar
al
al individuo.
individuo.
uControlar
Controlar
uSe
Se
los empleados.
desarrollan
desarrollan funciones.
funciones.
uGerentes.
Gerentes.
cosas.
cosas.
u
uEvaluar
Evaluar
al
al proceso.
proceso.
u
uDesarrollar
Desarrollar
u
uSe
Se
las
las personas.
personas.
administran
administran procesos.
procesos.
u
uLideres.
Lideres.
uOrientaci
Orientacin
a la tarea.
tarea.
u
uOrientaci
Orientacin
al cliente y los
uDesempe
Desempeo
o
individual.
u
uDesempe
Desempeo
o
en grupo.
uEnfoque
Enfoque
u ACTIVIDADES:Conjunto de tareas
tareas que
que se
se
proceso
proceso es el problema.
funcional.
procesos.
procesos.
u
uEnfoque
Enfoque
sobre procesos.
130
SISTEMA DE GESTIN DE n
CALIDAD:
CALIDAD:
realiza la
Es
la
forma
como
la
instituci
ISO 9001:2000
Esta norma especifica
especifica los
los requisitos
requisitos
para un sistema de gestin de la
calidad, cuando una organizaci
organizacin
aspira aumentar la satisfacci
satisfaccin del
cliente a travs de la aplicacin
eficaz del sistema, incluido los
procesos para la mejora continua de
este.
CICLO PHVA
PHVA
CICLO PHVA
PHVA:
Es una metodolog a din
dinmica
que puede ser desplegada
dentro de cada uno de los
procesos de la instituci n y sus
interacciones.
ACTUAR
VERIFICAR
CICLO PHVA
u
u
procesos
procesos necesarios
necesarios para
para conseguir
conseguir resultados
resultados de
de
acuerdo
acuerdo con los requisitos del cliente y las
pol
pol ticas de la
la instituci
institucin.
n.
HACER:
HACER: Implementar
Implementar los
los procesos.
procesos.
VERIFICAR:
VERIFICAR: Realizar el seguimiento y la
u
u
ACTUAR:
ACTUAR: Tomar las acciones para
para mejorar
mejorar
HACER
FORMATO CARACTERIZACIN
DE PROCESOS
PLANIFICAR
PLANIFICAR : Establecer
Establecer los objetivos y
u
u
u
u
PLANIFICAR
medici
procesos.
medici n
n de los procesos.
continuamente
continuamente el desempe
desempeo
o del
del proceso.
REVISADO POR
C digo :
APROBADO POR
Versin :
NOMBRE
Pgina :
CARGO
FIRMA
RESPONSABLE
OBJETIVO:
PROVEEDORES
ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
FECHA
CLIENTES
RECURSOS
F SICOS:
HUMANOS:
V
A
131
FORMATO DOCUMENTACIN
DE PROCEDIMIENTOS
TERMINOS
TERMINOS
u
u Entrada:
conjunto
conjunto de
de informaci
informaci n y
elementos que llegan a un proceso
con lo cual se impulsa una actividad.
u
u Actividad: conjunto de
de tareas
tareas que
que
transforman unas entradas en
salidas.
salidas.
u
u Salida: conjunto
conjunto de
de informaci
informaci n y
elementos que salen de
de un
un proceso
proceso
generados por una actividad.
LOGO
LOGO
PROCEDIMIENTOS
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
CODIGO:
VERSIN:
-NORMATIVIDAD
-DOCUMENTOS INTERNOS
-
PAGINA:
1. RESPONSABLE:
2. TERMINOS Y DEFINICIONES.
5. REGISTROS.
-FORMATOS
-
3. CONTENIDO.
6. CONTROL DE CAMBIOS.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PASO
FECHA
VERSIN
1.
2.
LA NO CALIDAD
ES COSTOSA
BIBLIOGRAFA
INSTITUTO
INSTITUTO COLOMBIANO
COLOMBIANO DE
DE NORMAS
NORMAS
T CNICAS. Norma Icontec 1097 (MS
(MS
105D). Bogot
Bogot , 1996.
1996.
u
u COOPERATIVA DE HOSPITALES DE
ANTIOQUIA.
ANTIOQUIA. Gerencia y Administraci
Administraci
n de
Sistemas de
de Suministro
Suministro de
de Medicamentos
Medicamentos
Esenciales Centro Colaborador de la
OMS/OPS.
OMS/OPS. Medell
Medelln, 2005
u
u MEJ
MEJA, Braulio.
Braulio. Gerencia
Gerencia de
de Procesos
Procesos para
para
la Organizaci
Organizacin y el Control Interno de
Empresas
Empresas de
de Salud.Bogot
Salud.Bogot , 2000.
u
u
132