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MANUAL DE
USUARIO
SISTEMA DE GESTIN ACADEMICA SADCE
MANUAL DE USUARIO
SADCE
GESTION ACADEMICA
INDICE DE CONTENIDOS
Sistema de Gestin Acadmica Sadce Acadmico....
Introduccin...
Caractersticas importantes.............
Caractersticas Tcnicas.
Caractersticas de la Base de Datos.
Manejo de Sesiones....
Qu Debo Conocer acerca del Ingreso de Datos al Sistema?..................................
Instalacin del sistema de gestin acadmica Sadce.....
Entrando al sistema....
Acceso al Sistema
Barra de Men Desplegable...
Pantalla de inicio al sistema....
Botones de la pantalla principal o panel de control......
Botones de Control en los formularios.
Registro de la informacin de la institucin acadmica.....
Registro de alumnos.
Registro de representante(s) del alumno.
Registro del historial mdico ..
Prematricula de alumnos.
Matrculas de alumnos....
Registro de cargos del personal.....
Personal administrativo & docente...
Distribucin docente o asignacin docente..
Horarios..
Horario Docente.
Horario General.
Registro de niveles de Acadmicos....
Reportes.............
Nomina de alumnos matriculados.
Registro de asignaturas .......
Registro de secciones........
Registro de periodos...
Registro de grupos .
Aulas y espacio fsico..
Registro de destrezas generales...
Registro de destrezas especficas.
Polticas acadmicas (valoracin de nota)..
Registro de usuarios...
Cambio de clave..
Cambio de Clave de Usuario.
Cambio de Clave de Alumno.
Cuentas........
Administracin del Sistema..
Pensum o malla curricular..
Registro de calificaciones...
Revisin de calificaciones por alumnos o representantes....
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La informacin contenida en ste manual est sujeta a cambios sin previo aviso. A menos
que se indique lo contrario, las compaas, los nombres y los datos utilizados en los
ejemplos son ficticios. Soluciones & Servicios Informticos ww.ecuasoftlider.com.ec
no permite sin previa autorizacin la reproduccin por cualquier medio, ya sea electrnico
o mecnico de los datos y en fin de todo el manual e informacin adicional.
2009 - 2013 Soluciones & Servicios Informticos. Reservados todos los derechos.
Todos los mdulos de SADCE Multiplataforma fueron diseados y desarrollados por
Oliver Eduardo Veliz Trejo.
Esta aplicacin fue desarrollada con la ayuda de los siguientes programas:
Linux Ubuntu, Centos, EduBuntu, Microsoft Windows Xp ServiPack II, Vista, Windows 7.
Servidor Web Apache 2.2.22 Superior
PHP 5.3.11 de 32 Bit Superior
Servidor de Base de Datos Mysql Server 5.5.23
Optimizador de Aplicaciones Php Zend 3.3.0
Filezilla Server versin 0.9.41 Beta
Contacto:
Soluciones y Servicios Informticos
Cuenca, Urbanizacin Miravalle.
Telf. 593 (07) 2899292
Cuenca - Ecuador
Oliver Eduardo Veliz Trejo
http://www.ecuasoftlider.com.ec
Email: oliedu7@gmail.com
Contacto Skype: oliverveliz
Celular: 0998 392 180
Registro de Alumnos
Registro del Control Mdico del Alumno
Registro de Representantes o Familiar del Alumno
Registro de Personal (Docente & Administrativo )
Asociacin de Cargos al personal
Registro de Usuarios anexos al Personal (Administradores del Sistema)
Gestin y control de claves(usuarios, personal, alumnos)
Prematricula (Inscripciones), Antecedentes acadmicos & Matriculas
Organizacin del Distributivo Docente
Organizacin de Asignaturas al Pensum o Plan Curricular
Organizacin de Asignaturas del Pensum al Distributivo Docente
Horarios por Docente / Grupo
Registro y control de Periodos Escolares
Registro y control de Niveles de Educacin
Registro y control de Secciones
Registro y control Grupos Escolares
Registro y control de Aulas Paralelos
Registro de Asignaturas
Generacin de Nominas y Listas de Estudiantes
Registro Destrezas Generales y Especificas(recomendado para Nivel Inicial)
Registro de Calificaciones va Internet o Red Local
Ingreso Personalizado al Perfil del Docentes o Administrativos
Conducta y Control de Asistencia
Cuentas o perfiles de Usuario
Servicios del Sistema
Control de Accesos y Privilegios del Sistema
Revisin de Calificaciones del alumno en Internet
Consultas y reportes acadmicos.
Planillas de calificaciones (periodos corrientes y recuperaciones).
Informes estadsticos por grupo.
Informe por grupo donde registra los estudiantes con dificultades segn periodo y
asignatura,
Indicador cualitativo de la dificultad acadmica presentada por cada estudiante.
Parametrizacin de las Polticas Acadmicas
Control de acceso parametrizable segn el perfil del usuario.
Registro de la Informacin de la Institucin.
Soluciones & Servicios Informticos www.ecuasoftlider.com.ec
es una empresa
especializada en el desarrollo de sistemas informticos con la tecnologa ms moderna
actual es por eso que nuestro sistema de gestin escolar SADCE est en constante
evolucin y en ese orden de ideas, nos encontramos con que nuestro sistema ha
ampliando sus posibilidades hacia el Internet y a las redes de comunicacin celular.
Nosotros podemos desarrollar un Sitio Web para su centro educativo que tenga todas las
herramientas necesarias para generar una comunidad acadmica alrededor de su
institucin que cuente con la integracin de estudiantes, docentes, personal administrativo
y padres de familia. El Sitio Web debe estar formado por la informacin corporativa de su
institucin (pginas como visin, misin, valores, etc.), pero tambin debe generar un
canal de comunicacin con los padres de familia y los estudiantes, es por eso que nuestro
mdulo de visualizacin de calificaciones o calificaciones ayuda notablemente a
conseguir ese objetivo.
El mdulo de visualizacin de calificaciones permite que los padres de familia puedan
acceder a la informacin acadmica de sus hijos desde cualquier lugar, permitindoles
llevar un seguimiento de los mismos y tambin les sirve como bitcora de progreso. El
SADCE Acadmico puede exportar la informacin de su base de datos para alimentar al
mdulo de visualizacin de notas y as evitarse la tarea de volver a gestionar los datos.
CARACTERSTICAS IMPORTANTES
CARACTERISTICAS TECNICAS
SERVIDOR WEB: Apache 2.2.22
Posee archivo de Configuracin .HTACCES que permite cambiar los parmetros de
configuracin y Seguridad del Servidor Web
LENGUAJE DESARROLLADO: PHP: 5.3.11
SERVIDOR FTP: Filezilla Server versin 0.9.41 Beta
SERVIDOR DE BASE DE DATOS: MYSQL SERVER 5.5.23
Caractersticas de la Base de datos:
Nro. de Tablas: 38
Tipo de Base de Datos: Relacional
Mantiene Integridad Referencial de la Base de Datos: si
Capacidad para almacenar una gran cantidad de datos por cada Tabla
Manejo de Sesiones
La duracin de la sesin de un usuario es de 15 minutos, luego de comprobar el sistema
inactividad por ese lapso de tiempo se caducara la sesin, requiriendo nuevamente
loguearse el usuario.
Descripcin
Indica en que el campo ingresado es
correcto tambin que no es necesario
registrarlo (Se aplica a la mayora de
campos). Tambin indica en la parte
inferior de los formularios y listados si
Por ltimo existe una franja de informacin en la parte inferior de los formularios y listados
del sistema que nos indica los permisos de acceso, edicin, actualizacin y eliminacin de
datos:
Paso 1:
Para responder es necesario que usted conozca los detalles de configuracin del servidor
donde lo va instalar, en este caso nombre del host, tipo de base de Datos, nombre de
usuario Mysql, Contrasea de usuario Mysql, Nombre de la base de datos que Usted va a
crear y por ultimo seleccionamos si es primera vez que instalamos el sistema escogemos
la opcin Nueva Base de datos, una vez contestado el formulario procedemos a pulsar
el botn siguiente paso.
Paso 2:
A continuacin se presentara la siguiente pantalla, donde solamente aceptamos los
trminos y condiciones de Sadce. Una vez pulsado el casillero de Acepto los trminos
y condiciones, procedemos a pulsar el botn siguiente paso:
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Paso 3:
Luego procedemos a ingresar en este formulario los datos del usuario como: Apellidos,
Nombres, Correo Electrnico, Nombre de Usuario, Clave de Usuario y por ultimo
confirmamos la clave ingresada ingresndola nuevamente.
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Paso 4:
Una vez realizado el ingreso de la informacin de los formularios, nos queda nada ms
que confirmar la informacin ingresada para luego proceder a pulsar el botn Instalar, de
esta manera instalamos completamente nuestro Sistema de Gestin Acadmica
Sadce.
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Paso 5:
Una vez confirmada la instalacin completa de Sadce , nos mostrara esta pantalla como
finalizacin de la instalacin, para lo cual y por propsitos de seguridad se recomienda
borrar el directorio instalador/
Por ltimo hacemos click en el enlace o link Click Aqu para Empezar, para luego
ingresar a nuestro sistema Sadce
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ENTRANDO AL SISTEMA
Acceso al Sistema.
Los usuarios tienen acceso al sistema exclusivamente a los mdulos asignados por el
administrador del sistema. Para esto debe ingresar el nombre de usuario
y la
contrasea asignada por el sistema, aunque esta puede cambiarse para facilidad del
usuario. Antes de Ingresar al Sistema nos visualizara este mensaje de Recomendacin
donde nos indicara si deseamos ver nuestro sistema en pantalla completa a su vez en
pantalla normal.
Una vez presionado el botn Aceptar nos desplegara esta pantalla de inicio donde
ingresamos nuestros datos autentificacin de Usuario.
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Secciones.- Administracin de
secciones de la institucin.
Comprende areas, escuelas, secciones, jornadas etc.
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al
Cuentas.-Administra
dentro de cada
Perfil de Cuenta las
restricciones y privilegios para el uso del sistema.
servicios
mdulos
para
el
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REGISTRO DE ALUMNOS
Para ingresar un nuevo alumno
presionar el botn nuevo.
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Buscar. Otra opcin para saber si el alumno est o no matriculado es pulsar en el botn
Listado y se desplazar la lista de todos los alumnos matriculados en el periodo vigente
y editar el campo seleccionado.
Si est registrado mostrar un formulario con los datos del alumno, pulsamos Nuevo y
se mostrar el formulario para el ingreso de los datos de representante del alumno.Una
vez ingresado los datos pulsamos el botn Guardar, de este modo tambin podemos
editar los campos del representante para actualizaciones.
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alumno. Otra opcin para saber si el alumno est o no registrado es pulsar en el botn
Ver Todos y se desplazar la lista de todos los alumnos registrados al momento. Si est
registrado mostrar un formulario con los datos del alumno en el cual pulsaremos
Nuevo mostrando el formulario para crear la nueva ficha mdica y/o el cuadro mdico
del alumno.
Si queremos proceder a registrar una nueva visita o actualizar los datos, ingresamos
presionando el botn nuevo presionamos el icono de editar del registro
correspondiente.
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PREMATRICULA DE ALUMNOS
Para realizar la inscripcin & matriculacin de alumnos es necesario que estos se
encuentren previamente registrados. Luego para continuar con la inscripcin del alumno
procedemos a buscar el alumno ya sea utilizando los nombres o apellidos Nro. de
Documento (Cedula).
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En el formulario de inscripcin pulsar el botn Nuevo para inicializar los campos donde
escoger de las listas desplegables el periodo, nivel, seccin y grupo (no requerido) en
el que inscribir el alumno. Pulsar el botn inscribir y aparecer un mensaje para
confirmar si el usuario desea continuar directamente con la matriculacin del alumno caso
contrario pulsar cancelar.
Si por decisin de la administracin de la escuela, la matriculacin se posterga para otra
fecha, el usuario debe ingresar desde el panel de control pulsando el botn Matriculas y
hacer la bsqueda segn permite el siguiente formulario.
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MATRCULAS DE ALUMNOS
Pulsar Ver Detalles y nos mostrar el formulario de la matriculacin con los campos y
botones inicializados.
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Por ltimo hay que imprimir el certificado de matriculacin del alumno para ello pulsar el
botn Certificado, el mismo que nos muestra una hoja lista para imprimir, pero estos
datos pueden ser exportados a una hoja de clculo Excel la cual puede ser editado
segn el gusto del usuario pulsando el botn Exportar Certificado.
Este es un documento muy importante ya que contiene el nombre de usuario y la
contrasea del alumno, por lo tanto, se recomienda guardarlo bien hasta que haya
cambiado la clave de acceso al sistema para ver las calificaciones del alumno.
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Los cargos hacen referencia al puesto y actividades que realizar el docente o los
empleados que contrate la institucin. Si pulsamos Nuevo Ver Detalles, nos muestra
el formulario donde podemos administrar los diferentes cargos que sern asignados a los
docentes cuando se registre el ingreso a la nomina de empleados de la institucin.
Debido a que es una aplicacin web, es necesario pulsar Nuevo cada vez que vamos a
ingresar datos.
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Para Ingresar un nuevo docente o actualizar sus datos utilizamos este formulario
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Esta opcin permite organizar distribuyendo a los docentes de acuerdo a las secciones
niveles y grupos organizados previamente como se explic en los formularios anteriores
(ver creacin de secciones y niveles).Hacemos la consulta seleccionando la seccin, el
periodo y nivel. Si el resultado de la consulta es vaco como muestra la figura anterior,
pulsamos el botn Nuevo, y se muestra el formulario donde ingresando el nmero de
cdula al pulsar Buscar nos mostrar los datos del docente listo para asignarlo al grupo,
nivel y seccin correspondiente, segn disponga la direccin de la institucin.
asignado pulsando Ver detalles, y las materias del pensum respectivo para asignar a
cada docente si pulsamos Asignaturas.
HORARIOS
Para asignar las diferentes asignaturas de pensum, lo puede hacer utilizando la seccin
horarios que nos permite a mas de registrar las asignaturas tambin nos permite definir el
horario de este docente, asignando la asignatura, el aula, el da, y la hora.
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HORARIO GENERAL
Tambin podemos visualizar el horario de un determinado grupo de alumnos, donde se
puede ver la asignatura, el docente y el aula o espacio acadmico.
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REPORTES
Nominas de Alumnos Matriculados
Cuando los docente, alumnos, secciones, niveles, grupos, asignaturas, comportamientos
y pensum han sido ingresados, podemos generar reportes desde la opcin Nominas que
se encuentra tambin el modulo de Distributivo Docente. Para generar un reporte
seleccionamos de las listas desplazables la seccin, periodo escolar, nivel y pulsamos en
botn Buscar. De esta manera el sistema presentar la nomina de docentes que dan
clases en ese periodo, nivel y seccin como muestra la siguiente figura.
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Luego para ver la nomina de los alumnos que pertenecen a este docente pulsamos en el
link Ver Nomina de Alumnos y nos mostrar los datos como muestra la siguiente figura.
Esta lista la podemos imprimirlos directamente o podemos exportarla a una hoja de
clculo Excel pulsando el botn Exportar Datos, para editarla a gusto del usuario antes
de imprimirla.
REGISTRO DE ASIGNATURAS
Para la creacin de asignaturas, pulsamos en Nuevo y se mostrar el formulario con los
campos inicializados para crearlas. Si pulsamos Ver Detalles, nos mostrar el mismo
formulario para editar los datos de la fila seleccionada el cual tambin podemos crear una
nueva asignatura.
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Para ingresar una nueva asignatura o para actualizar tenemos el siguiente formulario:
REGISTRO DE SECCIONES
Las secciones dentro de una institucin educativa van de acuerdo a su rol, es decir
pueden ser por ejemplo prebasica, bsica y bachillerato y pueden tambin incluir como
secciones a las jornada diurna o nocturna y muchas otras modalidades.
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Si pulsamos Nuevo nos muestra el formulario para ingresar una nueva Seccin, caso
contrario si pulsamos Ver detalles nos mostrar el mismo formulario para editar los
datos de la fila seleccionada el cual tambin podemos crear una nueva Seccin si fuere
necesario.
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REGISTRO DE PERIODOS
REGISTRO DE GRUPOS
Una vez creado las aulas y paralelos ya se pueden crear los grupos que ocuparan esas
aulas. Para la creacin de los grupos pulsamos en Nuevo y se mostrar el formulario
con los campos inicializados para crearlos. Si pulsamos Ver Detalles, nos mostrar el
mismo formulario para editar los datos de la fila seleccionada el cual tambin podemos
crear un nuevo grupo.
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Para registrar una nueva o actualizar una nueva aula o espacio fsico utilizamos el
siguiente formulario, para lo cual presionamos el botn nuevo en si presionamos el
icono de editar de cualquier fila.
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REGISTRO DE USUARIOS
Los Usuarios en Sadce comprende a todos aquellos que son parte del sistema, es decir
deben estar anexados, son ellos los que pueden administrar el sistema de acuerdo a los
permisos respectivos para cada uno.
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Para generar una clave se puede hacer de dos formas, presionando el botn de check de
Generar Clave Aleatoriamente o escribir la clave.
CAMBIO DE CLAVE
Cambio de Clave de Usuario
Al pulsar este botn el usuario puede cambiar su clave de acceso.
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Una vez el usuario se encuentra dentro del sistema es decir iniciada la sesin se
recomienda modificar su clave las veces que sea necesario, esto se hace a mas de que
su clave se guarda de forma encriptada en la base de datos, tambin por cuestiones de
seguridad, manteniendo as la confidencialidad de la informacin.
sistema por una menos compleja. Si los datos son correctos aparecer un mensaje de
confirmacin, pulsar Aceptar.
CUENTAS
Administracin del Sistema
El administrador del sistema crear las cuentas a las que asignar los privilegios y
restricciones a todos los formularios, es decir, aqu se da los permisos para que el usuario
con ese tipo de cuenta pueda o no: ingresar, eliminar, modificar o visualizar datos en los
formularios asignados.
Para crear una cuenta nueva pulsamos en Nuevo Ver Detalles y nos
mostrar el siguiente formulario en la que podemos administrar dicha cuenta.
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REGISTRO DE CALIFICACIONES
Paso 1.- Una vez que el docente ha ingresado al sistema desde el panel de control
ingresa al modulo Calificaciones y se presenta el formulario, donde escogiendo la
seccin, periodo y nivel al que da clase, puede escoger tipo de notas que ingresar, es
decir, Evaluaciones, Calificaciones, Conducta, segn los siguientes trminos de
ingreso.
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A= Muy Satisfactorio.
B= Satisfactorio.
C=Poco Satisfactorio.
D=Mejorable.
E=Insatisfactorio.
Cuando los datos hayan sido ingresados pulsar el botn Guardar evaluaciones. Y
continuar calificando el siguiente comportamiento siguiendo los mismos pasos. Si el
docente al pasar de los das descubre que est mal ingresado uno de estos datos, puede
seguir los mismos pasos para corregir ese error quedando as corregida y actualizada la
nota.
El usuario puede imprimir directamente lo que muestra la pantalla pulsando el botn
Imprimir o exportar los datos a una hoja de clculo Excel para editarlos segn el gusto
del usuario antes de imprimirlos.
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Pulsar en Registrar conducta y los datos se guardaran en la base de datos. Para corregir
errores de digitacin, repartir el procedimiento y cambiar los campos errneos
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Nota Importante: Para cualquier duda o sugerencia acerca del funcionamiento del
Sistema de Gestin Acadmica SADCE
que se encuentra
en
www.sistemasadce.xtrweb.com, puede escribirnos a la siguiente direccin electrnica
oliedu7@gmail.com.
La creacin de ste manual estuvo a cargo de Oliver Eduardo Veliz Trejo.
Manual de SADCE; ltima revisin Agosto del 2013.
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