PROGRAMA ACADMICO DE FORMACIN GENERAL

LOS TEXTOS ADMINISTRATIVOS

Hay documentos indispensables que todo ciudadano alfabeto debe conocer, ms an si este es
profesional. Por esta razn, daremos, grosso modo, una revisin de la estructura y uso de
algunos de ellos.
No tratamos todos los documentos que se usan en el rea administrativa, debido a que
abundan textos y textos que reproducen varios de sus modelos.

EL MEMORNDUM
Es un documento breve que se usa internamente en las instituciones, con la finalidad de
transmitir mensajes de accin rpida. El plural es memoranda, aunque la palabra ya est
castellanizada: el memorando, los memorandos. Sin embargo, ms se usa la palabra latina
memorndum.
Consta de las siguientes partes:
1. La enumeracin. Se anota el nmero correspondiente, el ao calendario y las siglas de
la oficina que remite.
2. Datos Informativos:
A (al)
De (del)
Asunto
Fecha

:
:
:
:

A quien se dirige
La persona que remite
De lo que se trata
Da, mes y ao

3. Cuerpo. Es el mensaje. A veces, el cuerpo y los datos informativos se separan con una
raya.
4. Despedida. Por lo general es atentamente.
5. Firma. Va sobre el nombre y el cargo del remitente. La firma se aclara con el ttulo
profesional o el grado acadmico, si lo posee.
6. Iniciales Identificatorias. Son las que van al final, con maysculas las de la persona
que remite y con minscula las de la secretaria, separadas con una raya oblicua.
Cuando se remite copia, se escribe: c.c.: (con copia) y se anota las dependencias a
donde se dirige.
Al comienzo de la hoja se escribe el membrete de la institucin, si lo tiene. Algunas
instituciones usan memorandos impresos, con variada distribucin de los datos
informativos.

Clases

Hay dos clases: simple y mltiple.

Simple, cuando se dirige a una sola persona; mltiple, cuando se dirige a dos o ms
personas. Para diferenciarlos nicamente se escribe: Memorndum mltiple, y se anota el

Pgina 1

PROGRAMA ACADMICO DE FORMACIN GENERAL

nombre de las personas a quienes se dirige. En el simple solo se escribe la palabra

Memorndum. Ejemplo:

Universidad Csar Vallejo

Secretara General
1

Al:
2 Del:
Asunto:
Fecha:

Memorndum 079-07 SG

Jefe de la Oficina de Registro

Secretaria General
Peticin de datos
15 de enero de 2015

Por el presente pido a usted que tenga a bien remitir a esta

oficina la relacin de alumnos graduados correspondientes a la promocin 2014,
para culminar los estudios estadsticos que viene realizando la Oficina de
Planificacin de la Universidad sobre el nmero de egresados de esta institucin.
3
4 Atentamente,
5

Mag. Alex Espritu Colchado

Secretario General

6 WHA/bdt

LA SOLICITUD
Es el documento por el cual una persona solicita algo que la lay y las normas le permiten
alcanzar. La solicitud marca el inicio de un trmite. Algunas instituciones tienen solicitudes
impresas, segn los casos.
Tiene las siguientes partes:
1. La Sumilla. Es el resultado de lo que se pide. Se escribe con mayscula en la parte
superior derecha.

2. El Destinatario. Es la persona a quien se dirige. Se escribe el cargo, y en rengln

seguido solo las iniciales de este.

Pgina 2

PROGRAMA ACADMICO DE FORMACIN GENERAL

3. Los datos personales. Se anota el nombre, la razn social, la direccin y el documento

de identidad del solicitante.
4. Los Considerandos. Es la fundamentacin de lo que se solicita. Se incia con la
conjuncin que.
5. La Conclusin. Es la reiteracin del pedido. Se inicia con la frase: Po lo tanto.

6. Lugar y fecha
7. Firma
En algunos casos, a continuacin se escribe palabra: adjunto o acompao, y se anota
la relacin de documentos necesarios para la gestin. Ejemplo:

SOLICITA: LICENCIA CON GOCE DE HABER

Seora
Mg. Tania Ruiz Gmez
Directora General de la Universidad Csar Vallejo
S.D.
Julio Garca Caldern, Profesor Auxiliar a Tiempo Completo, adscrito al Programa
de Formacin, domiciliado en jirn Alfonso Ugarte 544 del Distrito de Chimbote, con
DNI N 089001, ante usted expongo:

Que la Facultad de Ciencias de la Educacin de la Universidad de Piura, me ha

invitado a participar como Expositor en el IV Curso de Lingstica General, a llevarse a
cabo en el campus universitario de la ciudad de Piura, del 1 de julio al 30 de agosto del
ao en curso; por tal razn, solicito a usted se me conceda licencia con goce de haber, de
acuerdo a ley, para participaren dicho evento acadmico.
Por lo tanto:
Pido a usted, seora Directora, acceda a mi solicitud por ser justicia.
6

Chimbote, 10 de junio de 2014

7

Mg. Julio Garca Caldern

Adjunto constancia de la invitacin.

Pgina 3

PROGRAMA ACADMICO DE FORMACIN GENERAL

EL OFICIO
Es el documento que se usa entre autoridades de dependencias e instituciones pblicas o
privadas. El oficio no puede ser remitido por una persona a ttulo individual, sino nicamente
por personas que posean un cargo jerrquico.
Este documento lleva el sello de la autoridad remitente. Si se enva copia, se escribir
las iniciales pertinentes.
Es un documento por el cual una o varias personas dan cuenta detallada a una autoridad
superior sobre determinados hechos.
En el informe se da a conocer algn acontecimiento: un robo, un accidente; se expone
algn proyecto, la labor de una comisin, los resultados de una investigacin o de un estudio;
se describe los problemas de una institucin, etc. Por lo general, el informe incluye
sugerencias para mejorar tal o cual situacin.
f#
Se usa en todas las instituciones. Establece una relacin ascendente: del subordinado al
superior, u horizontal entre dos personas del mismo nivel jerrquico.
Es de mbito interno, aunque puede ser tambin externo: de una universidad o un minis terio,
por ejemplo.
Tiene las siguientes partes:
1. La Numeracin. Se anota el nmero correspondiente, las siglas de la
oficina que remite y el ao calendario.
Si el informe es individual no lleva numeracin.

2. Lugar Y Fecha. Va en la parte superior, del centro a la derecha.

3. Datos Informativos:

Seor: A quien se dirige (se incluye el cargo que desempea)

Asunto: De lo que trata
Referencia: El documento que da origen al informe.

Pgina 4

PROGRAMA ACADMICO DE FORMACIN GENERAL

4. Cuerpo. El mensaje en s.

5. La Despedida. Se anota las frases de cortesa formales.

6. La Firma. Va sobre el nombre y el cargo del remitente.

7. Las iniciales identificatorias. Son las que van al final, como en el caso
del memorndum.

Ejemplo:
Universidad Nacional de Educacin
Enrique Guzmn y Valle
Escuela de Postgrado
1

INFORME N 004-DE-07

Chimbote, 10 de enero de 2015

Seor Magister
Tedulo Verstegui Chuquillanqui
Asunto: Nmero de alumnos matriculados
Referencia: Memorndum N 034-05-EGP
Por el presente me dirijo a usted para darle a conocer la relacin de alumnos matriculados en el
ciclo acadmico 2005-A de la seccin maestra, rgimen regular, a iniciarse el 15 de marzo del ao
en curso:
1.

Se han matriculado 219 alumnos, en las siguientes menciones:

En el primer ciclo, 134 alumnos:

4
Tecnologa educativa
Didctica Universitaria
Problemas de Aprendizaje
Administracin Educacional
Matemtica

:
:
:
:
:

20
22
18
28
12

Pgina 5

PROGRAMA ACADMICO DE FORMACIN GENERAL

Historia
Lengua

:
:

18
16

En el Segundo Ciclo, 85 alumnos:

Tecnologa Educativa
:
Didctica Universitaria
:
Administracin Educacional
:
Matemtica
:
Historia
:
Lengua
:

16
18
20
10
08
11

2.

No se han matriculado 57 alumnos.

La matrcula se ha cerrado el 15 de febrero.

Es todo cuanto tengo que informar

Atentamente,
6 Mg. Manuel Heredia Alarcn
Directo De Estudios

MHA/gp

EL MEMORIAL
Es el documento mediante el cual un grupo de personas se dirige a una autoridad para solicitar
un beneficio no amparado por la ley. Es una especie de solicitud colectiva. Transmite una
peticin para ser atendida por la autoridad por considerarla justa y posible de realizarse. Queda
a criterio de la autoridad atender o no el pedido, puesto que no hay dispositivo alguno que
obligue atender un memorial.
El memorial siempre plantea algo de inters colectivo: los empleados de una empresa al
gerente general; los estudiantes, los profesores, al rector de una Universidad; los vecinos al
alcalde de una ciudad; los ciudadanos al ministro o al presidente de la Repblica.
Tiene las siguientes partes:
1. Destinatario. Se anota el cargo de la autoridad y en el rengln seguido sus iniciales.
2. El cuerpo. Comprende:
a) Introduccin. Se anota los datos de los solicitantes con relacin al petitorio.
b) Exposicin. Es la parte central, donde se plantea el pedido.
c) Conclusin. Es la invocacin o reiteracin del pedido. Se inicia con la frase. Por lo expuesto.
3. Lugar y fecha
4. Firmas. Cada, firma debe estar acompaada por el nmero del DNI
1

Seor Rector de la Universidad Csar Vallejo.

S. R.

Los profesores ordinarios de las Facultades de Educacin y Ciencias Sociales que

suscribirnos nos dirigimos a usted para expresar lo siguiente:

Acorde con nuestra realidad interna y por los fines comunes que perseguimos y las reas
que cultivamos, los miembros de las facultades mencionadas, y para mejor desempeo de

Pgina 6

PROGRAMA ACADMICO DE FORMACIN GENERAL

nuestra labor educativa en beneficio del pueblo peruano, creemos que es urgente la fusin de
las Facultades de Humanidades y Artes y Ciencias Sociales en una sola, dando as
cumplimiento al acuerdo II de |a Asamblea Universitaria del 9 de febrero de 2005. En tal
virtud, le solicitamos que expida la resolucin respectiva.
La nueva Facultad de Ciencias Sociales y Humanidades entrara en funcionamiento de
inmediato con la organizacin de los cuatro departamentos ya existentes: Historia y Geografa,
Psicologa y Filosofa, Comunicacin y Lenguas, y Literatura y Arte. Se mantendran las
autoridades ya establecidas a nivel de departamentos. La conformacin del Consejo quedara
sujeta a elecciones que deben ser convocadas por el Comit Electoral.
c

Por lo expuesto:
Esperamos, seor Rector, tenga a bien atender este pedido que beneficiar a la universidad
en su conjunto.
3
La Cantuta, 8 de marzo de 2015

APELLIDOS Y NOMBRES

DNI

FACULTAD

FIRMA

4..

Pgina 7