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Copyright 2006 CaseWare IDIA Inc. Todos os direitos reservados. Este manual e os ficheiros de dados
esto protegidos por Copyright. Nenhuma parte desta publicao pode ser reproduzida, transmitida,
transcrita, armazenada ou traduzido para outra lngua sem a permisso de CaseWare IDEA Inc.
Maio de 2006
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NDICE
Introduo .............................................................................................................................................. 5
1.1
Apresentao do caso em estudo ................................................................................................... 9
1.2
Instalar o IDEA e preparar o computador...................................................................................... 9
1.3
Iniciar o IDEA.............................................................................................................................. 10
1.4
Como utilizar o Sistema de HELP ............................................................................................... 11
1.5
Exerccio ...................................................................................................................................... 12
2
Gesto dos Ficheiros ............................................................................................................................ 15
2.1
Como seleccionar o Working Folder ........................................................................................... 17
3
Como Obter os DADOS ...................................................................................................................... 23
3.1
Importar um ficheiro em EXCEL ................................................................................................ 26
4
Reconciliar os DADOS........................................................................................................................ 35
4.1
Reconciliar dados com o Control Total ....................................................................................... 37
4.2
Reconciliar com os Fields Statistics............................................................................................. 38
5
Examinar os DADOS........................................................................................................................... 43
5.1
Indexar um ficheiro atravs de um nico campo ......................................................................... 44
5.2
Indexar um ficheiro por campos mltiplos .................................................................................. 44
5.3
Agrupando registos ...................................................................................................................... 46
5.4
GoTo para um registo especfico ................................................................................................. 47
5.5
Find .............................................................................................................................................. 48
6
Seleccionar registos especficos........................................................................................................... 49
6.1
Visualizar os registos filtrados..................................................................................................... 50
6.2
Guardar os registos filtrados num ficheiro separado ................................................................... 52
6.3
Utilizar o Editor de Equaes ...................................................................................................... 58
6.4
Executar uma Extraco Directa.................................................................................................. 61
6.5
Extrair registos registados com data invlida .............................................................................. 64
6.6
Extrair valor de vendas no usuais............................................................................................... 66
6.7
Extrair Vendas no usuais do Produto 06 .................................................................................... 67
7
O Perfil dos dados ................................................................................................................................ 69
7.1
Estratificar o ficheiro das Vendas por Gross Sales ...................................................................... 71
7.2
As opes dos grficos da estratificao...................................................................................... 76
7.3
Estratificar um ficheiro por meses ............................................................................................... 77
7.4
Estratificar um ficheiro definindo um campo de grupo ............................................................... 79
7.5
Executar uma sumarizao como Resultado................................................................................ 81
7.6
Criar uma base de dados sumarizada ........................................................................................... 83
7.7
Criar uma Pivot Table .................................................................................................................. 85
8
Identificar Irregualridades.................................................................................................................... 91
8.1
Executar a deteco de chaves duplicadas................................................................................... 92
8.2
Pesquisar items no duplicados (Re-Run) ................................................................................... 94
8.3
Pesquisar items no duplicados (2).............................................................................................. 95
8.4
Executar a funo de deteco de falhas de sequncias............................................................... 96
9
Amostragens ........................................................................................................................................ 99
9.1
Extraco de uma amostra aleatria........................................................................................... 102
9.2
Extrair uma amostra sistemtica ................................................................................................ 102
9.3
Gerador de nmeros aleatrios .................................................................................................. 104
10
Manipulao e Introduo de novos Campos ................................................................................ 105
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10.1
10.2
10.3
10.4
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1 Introduo
1OBJECTIVOS
O que o IDEA
Quando e onde utilizar o IDEA em auditoria
Como utilizar o IDEA
Introduo aco de formao
Instalar e iniciar a utilizao do IDEA
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O IDEA uma ferramenta de interrogao de ficheiros, baseada em PC, que pode ser usada por revisores
de contas, por auditores, por contabilistas, por investigadores, por tcnicos de tecnologias de informao,
etc. Analisa dados em um de mltiplas maneiras e permite que a extraco, a filtragem, a amostragem e a
manipulao dos dados a fim identificar erros, problemas, casos especficos e tendncias. Com IDEA,
podemos ler, visualizar, analisar, manipular, amostrar e obter os ficheiros de dados a partir de qualquer
fonte desde os mainframes aos PCs. O IDEA tem funes, funcionalidades e caractersticas no
encontradas em nenhum outro produto existente no mercado. As caractersticas do IDEA ajudam o
utilizador a trabalhar mais eficientemente e eficazmente e adicionam um valor imenso sua organizao e
aos seus projectos.
O IDEA pode ser comparado a uma folha de clculo como Excel ou Lotus 123. As diferenas entre o
IDEA e as folhas de clculo residem no facto do IDEA estar projectado especificamente para revisores
de contas, auditores e investigadores. Por essa razo, o IDEA tem as caractersticas que so desejadas e
adequadas para os ajudar a atingir os seus objectivos:
O IDEA gera um dirio com todas as alteraes efectuadas sobre um ficheiro (base de dados) e
mantm igualmente um registo de todas as operaes, incluindo a importao e sobre cada teste ou
anlise realizados na base de dados. Cada entrada identificada com o nome do utilizador da
sesso Windows.
O IDEA executa as seguintes funes; caractersticas que so teis para contabilistas, auditores,
revisores de contas, financeiros, analistas de sistemas:
o Compara, junta, adiciona e relaciona ficheiros de diferentes origens
o Extrai transaces especficas, identifica falhas de sequncias (por exemplo check
numbers) ou identifica duplicaes
o Determina o perfil de um universo de dados atravs de sumarizaes, estratificaes, ou
clculo da sua idade (aging)
o Gera automaticamente estatsticas sobre os ficheiros
o Apresenta os dados e seus resultados graficamente
o Cria amostras usando diversos mtodos de amostragem
O IDEA permite importar e exportar dados numa enorme variedade de formatos, incluindo
mainframes e programas de contabilidade.
O IDEA pode ler e processar milhes de registos em poucos segundos e sem qualquer limite no
que respeita ao nmero de registos
Tal como a maioria dos programas do tipo Office, o IDEA tem a sua linguagem de programao prpria,
IDEAScript. O IDEAScript compatvel com o MS Visual Basic for Applications. O IDEAScript
tambm desigando por macros. IDEAScripts criado pela gravao de uma srie das passos,
copias de outros scripts ou macros, copias do dirio das operaes, digitando cdigo numa janela de
edio de macros, ou por uma combinao de todos eles.
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O IDEA em tambm um Explorador de ficheiros. Permite criar pastas para cada projecto, e separar o
trabalho em subfolders, quando necessrio. Por exemplo, pode criar subfolders para cada um de
departamentos de um cliente.
As funcionalidades do IDEA podem crescer com as necessidades dos seus utilizadores.
Caseware IDEA fornecer o add-ins sem custos que realizam tarefas especiais para tipos diferentes
de utilizadores (por exemplo. Verificador do nmero da segurana social, Drive-Info). Alguns mdulos
adicionais podem ser comprados para usos especializados (por exemplo, importaes de programas de
contabilidade, CaseWare Examiner)
PLANEAR A UTILIZAO DO IDEA
A utilizao do IDEA varia com as circunstncias, mas os principais passo ou fases esto delineadas a
seguir:
o
o
o
o
o
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subconjunto de uma populao (uma amostra) e predizer o resultado financeiro dos erros ou avaliar a
frequncia de um evento particular ou um atributo, na populao como um todo.
Em auditoria o IDEA normalmente utilizado para testes substantivos.
Se houver necessidade de determinar itens com erros, quantificar um problema, ou identificar
determinados itens, ento o IDEA perfeitamente adequado. O IDEA no ser normalmente uma grande
ajuda para verificar procedimentos, embora, se possa inferir que se no houver nenhum erro ento os
procedimentos funcionam. O IDEA pode ser usado em testes de conformidade para verificar os controlos
realizados atravs de computador onde pode ser possvel re-executar verificaes, cruzamento de dados, e
outros procedimentos efectuados por computador.
A qualidade dos dados, o bom conhecimento da base de dados e a experincia do utilizador contribuir
para o sucesso da utilizao do IDEA. Com tempo, o utilizador ser capaz de aumentar ou alargar o
mbito das investigaes (isto . realizando testes que nunca poderiam ser feitos concretizados
manualmente) o grau de complexidade e utilidade das anlises, ou encontrar anomalias que de outra forma
seriam impraticveis.
Os benefcios potenciais em utilizar o IDEA podem ser determinados com base nos objectivos da
auditoria, na capacidade de antecipar problemas, bem como, na possibilidade de tratar grandes volumes de
dados. Especial ateno dever ser dada utilidade de novas anlises adicionais sobre os elementos do
sistema disponveis, se existem factores especiais onde se apliquem funes tais como a deteco e a
investigao da fraude, Value for Monay analisys (para obter estatsticas de desempenho), e investigaes
especiais. Tambm verdade que quanto mais itens excepcionais e novas questes so identificadas ao
usar o IDEA, quando comparados com a utilizao de outros mtodos, estes podem vir a requerer mais
tempo de follow-up. No entanto, o IDEA pode substituir outros testes e reduzir tempos no computo geral.
Claramente, o custo da utilizao do IDEA deve sempre ser balanceado face aos benefcios.
O DOWNLOAD DOS DADOS
Ao contrrio das folhas de clculo ou programas de gesto de base de dados, os utilizadores do IDEA no
introduzem ou criam dados, simplesmente lem ou analisam os dados de Clientes ou de outras fontes.
Devido natureza do trabalho dos utilizadores do IDEA o processo de download dos dados crucial e
algumas vezes mais trabalhoso e oneroso do que a prpria anlise.
O download dos dados o estgio mais tcnico do processo, frequentemente requerendo o auxlio e a
cooperao de especialistas em TI. Porm, com as ferramentas e as tcnicas avanadas disponibilizadas no
IDEA este processo est se tornando cada vez mais simples e haver somente alguns ficheiros que no
podero ser transferidos para o IDEA, embora o tempo e o custo envolvidos possam variar
consideravelmente.
Antes de fazer download ou analises, necessrio identificar os dados requeridos. Este frequentemente
um processo em dois sentidos, que os testes a ser realizados esto limitados aos dados que esto
disponveis. Os dados podem ser transferidos de mais do que um ficheiro ou mesmo de outros sistemas de
informao. importante nesta fase que o utilizador compreenda a disponibilidade e os detalhes das bases
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de dados. Pode ter que examinar o dicionrio dos dados, a estrutura do ficheiro e as relaes entre bases
de dados e tabelas.
Ao determinar que dados so necessrios, pode ser mais fcil pedir e importar todos os campos. Porm,
em alguns casos isto pode resultar em ficheiros de grandes dimenses e por isso exigir grande consumo de
tempo na definio de todos os campos do ficheiro a importar para o IDEA. Por isso, devemos ser
selectivos, ignorando os campos em branco, campos descritivos longos e informao que sabemos que em
caso algum ir ser necessria. Ao mesmo tempo, a informao chave no deve ser de todo omitida.
UTILIZAR AS FUNES DO IDEA, REVER E ORGANIZAR FICHEIROS
Nos captulos 2 ao 15 est explicado como utilizar o IDEA. O captulo 17 trata dos aspectos relacionados
com a documentao, reviso do trabalho realizado e organizao dos ficheiros gerados pelo IDEA.
Durante este curso, sero realizados muitos exerccios e estudos de caso usando vrias caractersticas e
funes do IDEA. A maioria dos exerccios e dos estudos de caso so baseados em ficheiro de dados de
uma companhia Bright IDEA, Inc. Antes de comear os exerccios, vamos admitir que todas as etapas do
planeamento na utilizao do IDEA foram concludas; foram solicitados companhia Bright IDEA,
Inc todos os ficheiros correctos e os procedimentos de download dos ficheiros do computador do Cliente
para o computador do auditor foram concludos com sucesso.
Bright IDEA, Inc
Click no boto
Seleccione Run
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1.3
Click no OK
Iniciar o IDEA
1. Click no boto
2. Seleccione Programas
3. Seleccione IDEA
4. Seleccione IDEA a partir do menu do IDEA
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no Ambiente de Trabalho
O help do IDEA similar ao usado noutras aplicaes Windows. muito detalhado e fornece a
informao til. Todas as funes principais so disponibilizadas numa filosofia step-by-step para uma
fcil instruo sobre as caractersticas e as funes do IDEA. No help ter tambm o acesso a exemplos,
dicas e a sugestes bem como ligaes para funes relacionadas com cada tarefa do IDEA. A ajuda do
IDEA est ligada tambm a outros componentes do IDEA, tais como o Report Reader, o IDEAScript e
ao Editor de Equaes. No total, o help do IDEA contem mais de 1300 pginas da informao. No
hesite em consultar o help do IDEA quando necessitar de auxlio.
Para aceder ao help do IDEA a qualquer momento seleccione Help e depois Contents no menu do
IDEA.
Podemos tambm aceder ao help do IDEA pressionando F1 no teclado. O help do IDEA sensvel
contexto, o que significa que quando pressionar F1 numa caixa de dilogo especfico, a ajuda relacionada
com o ambiente onde se encontra ser apresentada automaticamente. Por exemplo, se voc pressionar F1
quando a janela de Aging estiver aberta, o help do IDEA sobre o Aging ser apresentado.
O help do IDEA baseado numa tecnologia muito avanada e baseado em HTML- que permite executar
buscas por uma palavra ou por frase, viajar atravs de um ndice, ou visualiza contedos num formato
amigvel para o utilizador.
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1.5
Exerccio
1. Seleccione o Contents Tab e navegue atravs dos tpicos apresentados.
2. Click no boto Options e depois seleccione Home. Ir ser direccionado para a pgina
principal do help do IDEA.
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no
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1OBJECTIVOS
Perceber como guardar e organizar o trabalho
Utilizar o File Explorar para gesto dos ficheiro
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GESTO DO PROJECTO
A primeira vez que abrir o IDEA ter o seguinte ecran:
Quando instala o IDEA no computador este cria um directrio com ficheiros de exemplos. Como se pode
ver no canto inferior direito da janela do IDEA apresentado o caminho do projecto que est aberto.
Todos os ficheiros do IDEA so listados no File Explorer na janela do lado esquerdo.
O IDEA permite organizar o trabalho distribuindo o trabalho por directrios designados por Projectos.
recomendvel criar um projecto para cada um dos trabalhos em desenvolvimento.
Aps seleccionado o Working Folder este permanece activo at ser alterado mesmo quando interrompe o
trabalho ou desliga o computador. O IDEA armazenar todos os ficheiros de dados, equaes, definies
de registos e vistas (views) neste directrio. Isto permite realizar backup dos ficheiros de forma muito
simples.
Sua primeira tarefa neste curso criar um projecto. Se nunca usou o IDEA, ser apresentada uma janela
que pede o nome do projecto e o perodo. Por agora, click na tecla Cancel quando esta janela aparecer.
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Quando inicia uma nova auditoria ou um novo projecto, o directrio do Projecto normalmente est vazio.
O utilizador ter de importar os ficheiros para o IDEA antes de estes se tornarem visveis no File
Explorar. No nosso Working Folder j existe um directrio VisConnect o qualo ser utilizado mais
frente neste curso.
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O EXPLORADOR DE FICHEIROS
O File Explorer apresenta todos os ficheiros importados para o IDEA, e todas os ficheiros e base de
dados entretanto criadas durante o projecto. Permite visualizar os ficheiros e seus detalhes usando
diferentes opes de visualizao. Pode visualizar os ficheiros em estrutura tipo rvore como no seguinte
grfico
A apresentao em rvore Tree Order permite visualizar os ficheiros com uma relao tipo pai-filho
entre si (a fonte de uma extraco, uma sumarizao, etc... ). Click no n
filhos.
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NOTA:
O File Explorer uma janela flutuante. A sua dimenso pode ser alterada para mostrar a seguinte
informao sobre os ficheiros IDEA (nomedoficheiro.imd) contidos no working folder:
Nome do ficheiro
Nmero de registos
Dimenso do ficheiro (Kb)
Data e hora em que o ficheiro foi criado e da sua ltima modificao
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No File Explorer pode abrir, fechar, renomear ou apagar ficheiros IDEA. Podem tambm mover ou
copiar um ficheiro para outro Working Folder. Quando tem um ficheiro IDEA importante ao qual se
quer referir frequentemente o IDEA permite assinal-lo.
. Se o ficheiro assinalado um ficheiro filho,
Ao assinalar o ficheiro o seu icon ser alterado para
este no permanecer com ficheiro filho. O IDEA coloca todos os ficheiros assinalados, incluindo os
filhos, na raiz do Working Folder.
Todas as opes do File Explorer esto disponveis pressionando o boto adequado na barra de
ferramentas do File Explorer ou ao clickar com o boto direito sobre um ficheiro. Adicionalmente muitas
das tarefas do IDEA tais como, join e append esto tambm disponveis atravs do File Explorer.
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1OBJECTIVOS
Os componentes do IDEA
Importao directa
Visualizar os dados
Obter os dados e a informao necessria para a anlise
Os diferentes formatos de ficheiros
As definies de registos
Os diversos mtodos de importao dos dados
O Import Assistant como auxiliar do processo de importao
Importar um ficheiro com formato ou do tipo standard
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Planeamento
A fase de planeamento envolve reunies com os utilizadores e com a equipe da informtica sobre a forma
como os dados so mantidos e armazenados, e como podero ser transferidos. Destas reunies, sair sem
dvida o melhor mtodo disponvel para ser adoptado na transferncia de dados.
O pedido de dados
Uma vez planeada a transferncia, dever ser feito um pedido formal s partes envolvidas a solicitar a
permisso sobre a operao, quando necessrio, e descrevendo os dados necessrios, qual o formato,
como, e quando. O IDEA e os programas similares baseiam-se na transferncia dos dados do sistema
informtico fonte para o PC usado pelo revisor de contas ou auditor. O sistema fonte poder ser um
mainframe ou um minicomputer, um PC ou possivelmente algum ficheiro ou mapa distribudo sobre uma
rede de dados. Os dados podem estar num nico ficheiro, numa base de dados, ou distribudos atravs de
um nmero de sistemas. H diversos meios de transferir dados, muitas normas para os tipos de dados, e
uma mirade das estruturas para armazen-los
Executar a transferncia
Transferncia pode ser realizada atravs de uma ligao directa entre o computador fonte e o PC, via uma
rede com modem, via tapes ou CDs ou DVDs, etc. A transferncia pode ser efectuada numa nica aco,
ou atravs de vrias etapas intermdias.
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Os tipos de ficheiros que podem ser lido pelo IDEA usando o assistente da importao so:
Para o ASCII de comprimento fixo, EBCDIC de comprimento fixo e para o ASCII delimitado, os dados
devem ser definidos para IDEA em termos de tamanho, tipo e do nmero dos campos (a que se chama
frequentemente definio de registo). Definir os dados envolve criar uma definio registo que descreve
seu formato. O assistente da importao gui-lo- atravs do processo de definio do ficheiro e da
importao dos dados.
As definies de registos so armazenadas no directrio do projecto. Uma vez definido o registo de um
ficheiro (layout do ficheiro), mesmo atravs do assistente da importao, este pode ser reutilizado sempre
que necessrio.
Outros tipos de ficheiros tais como ficheiros do dBase, do Lotus, do Microsoft Excel e do Microsoft
Access podem ser lidos directamente. Porm, os formatos do LOTUS, SAP do Microsoft Excel devem
respeitar o seu respectivo formato de base de dados.
O IDEA liga-se a uma larga variedade de bases de dados tais como Oracle, Sybase, Informix, etc. atravs
do ODBC da Microsoft (Open Database Connectivity) para a importao dos dados.
Quando surgem os problemas na obteno de dados base, ou na sua extraco devido a problemas
tcnicos, ou na ausncia de apoio tcnico informtico especializado, ou ainda por falta de tempo, pode-se
sempre tentar obter os dados em formato Print File (ficheiro de impresso - relatrio) que um mtodo
simples e normalmente bem sucedido na obteno de dados e respectiva importao para o IDEA.
Os dados formatados como um relatrio so impressos num ficheiro e podem depois ser extrados e
convertidos para o IDEA usando o mdulo de importao Repor Reader do IDEA.
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3.1
O IDEA l dBase, ficheiros do Ltus (wk*), Microsoft EXCEL e Micrisoft ACCESS de forma directa,
porque a informao sobre os dados est detalhada no header do ficheiro.
Estes tipos de dados so os mais fceis de importar e so importados normalmente sempre da mesma
maneira. Vamos demonstrar como importar um ficheiro em EXCEL.
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5. A seguinte janela Excel apresenta uma inspeco prvia do ficheiro Excel. O IDEA
determina o tipo e a largura de cada campo fazendo a leitura de todas as colunas existentes
na folha de clculo. Durante a leitura, se algum caractere no numrico for encontrado num
campo numrico ou do tipo data, o campo ser importado para o IDEA como sendo do
tipo carcter. Os smbolos normalmente utilizados para formatar moedas e datas so uma
excepo a esta rgua e so aceites pelo IDEA porque este l os dados nos campos e no
seu o formato. Na janela de inspeco prvia, os campos do tipo data e do tipo carcter so
alinhados esquerda e os e os valores numricos so alinhados direita.
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6. O ficheiro ser importado para o IDEA e apresentado na janela da base de dados como
indicado abaixo.
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O IDEA apresenta o contedo do ficheiro na rea central do ecran. Navegue atravs dos campos (coluna)
e dos registros (linhas) da base de dados usando as teclas de navegao do teclado(setas), ou usando o rato
e as barras de deslizamento horizontais e verticais. O cabealho da linha representa o nmero do registo.
O nmero total dos registros existente na base de dados indicado no fundo da tela no lado direito
Na seco Database da janela das Properties cada uma das bases de dados IDEA tem 5 selectores base.
O History que contm o dirio de todas as operaes e tarefas realizadas sobre o ficheiro
O Field Statstics que contm todas as estatsticas dos campos numricos e do tipo data existentes
na base de dados
O Control total mostra um totalizador rpido de campos numricos para efeitos de reconciliao
O Criteria acede ao Equation Editor e permite introduzir uma condio para filtrar e apresentar
todos os registos da base de dados que satisfazem essa mesma condio.
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Os outputs gerados pelas funcionalidades IDEA so colocados na seco Results na janela das
Properties . Os seguintes tipos de resultados so guardados na seco Results:
Estratificao
Sumarizao
Falhas em sequncias
Clculo de idades de saldos
Pivot Table
Benfords law
Nmeros aleatrios
Grficos
Mtodo das Unidades Monetrias
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4 Reconciliar os DADOS
1OBJECTIVOS
Entender os princpios da reconciliao dos dados
Utilizar o campo Control Total para reconciliar grandes totais
Utilizar o Fields Statistics para validar os dados
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Serem fornecidos dados incorrectos ou referentes a perodos no solicitados, pelas mais variadas
razes
Erros durante o processo de importao, incorreces nos tipos de dados, por exemplo, campos
numricos importados como texto, datas invlidas, etc.
importante que os relatrios de reconciliao e os totais de controle sejam pedidos junto com os dados e
que permaneam arquivados com a documentao do processo do download/importao.
H diferentes maneiras de reconciliar os dados. Determinadas funes do IDEA so particularmente teis
para reconciliar dados. Primeiramente, pode ser til e importante navegar atravs do ficheiro IDEA.
Utilizar o Field Statistics e Control Total para reconciliar os totais dos campos numricos e assegurar-se
de que as datas se enquadram com as solicitadas no incluindo transaces de um outro perodo. A funo
de Summarization pode ser usada para comparar transaces sumarizadas com os relatrios existentes do
projecto. Para dados financeiros, a funo de Summarization pode criar rapidamente um balancete
(sumarizado por conta). Pode tambm tirar uma amostra do ficheiro e verificar as transaces de encontro
com um relatrio ou com os dados existentes no computador origem de forma manual. Deve ser dada uma
ateno particular aos nmeros negativos, aos nmeros com decimais, aos valores zero, e s datas
invlidas ou em branco.
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Ter cuidado ao reconciliar dados com os relatrios gerados pelo cliente. Em determinados casos, os
relatrios do cliente podem ter imprecises e o seu ficheiro o que se encontra correcto. Tentar encontrar
alguma discrepncia entre o sistema origem e o ficheiro importado.
Antes de comear seu projeto com o IDEA, deve ter um bom conhecimento dos dados (significado dos
campos). Deve ser solicitado, quando disponvel, o dicionrio dos dados que explica o significado dos
campos, e os cdigos usados na base de dados.
CONTROL TOTAL
O Control Total um dos mtodos para reconciliar um ficheiro. Esta funcionalidade muito til para
ficheiros da rea financeira. Permite manter o total de um campo numrico sempre disponvel no ecran.
Uma vez activado o Control Total, este total do controle ser sempre apresentado para todos os ficheiro
subsequentes resultantes das operaes executadas sobre o ficheiro de dados do pai.
4.1
O ficheiro Sales transaction-Database deve estar aberto. Se no estiver por favor abra-o. Clickar no
selector Control Total na janela das Properties. Ser apresentada a caixa de dilogo Select control total
mostrando a lista de campos numricos.
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O total do NET_SALE dever ser 44.995.095,22. Garantir que tem exactamente o mesmo valor
apresentado na janelas das Properties.
4.2
Se no estiver a utilizar dados da rea financeira, o total do controle pde no ser apropriado para
reconciliar os dados. Tambm, o total do controle sozinho muito limitado, mesmo com dados
financeiros, j que no identifica datas invlidas, registos de perodos fora do pedido, ou outros erros da
converso de dados.
O Field Statistics fornece informao sobre todos os campos numricos e do tipo data e permite
reconciliar todos os campos numricos rapidamente. O Field Statistcs fornece tambm detalhes
adicionais em cada campo, tais como, o nmero dos artigos zero, o nmero de quantidades negativas, o
mnimo, e o mximo. Para campos do tipo data, pode verificar o nmero de items em branco, a data mais
cedo, a mais tarde e datas invlidas.
EXERCCIO
1. Para visualizar o Field Statistics clickar na selector do Field Statistics na janela das
Properties.
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2. Seleccionar Date no Field Type. Seleccionar INV_DATE e tomar boa nota dos intervalos
de datas dos registos.
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5 Examinar os DADOS
1OBJECTIVOS
Visualizar os registos ordenados por um campo (Indexar o ficheiro)
Aceder aos registos e a um registo em particular
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INDEXAR
A funo Index permite indicar qual a ordem pela qual o ficheiro dever ser visualizado. Ao contrrio da
funo da Sort, a funo Index no cria uma base de dados nova. O indexar cria uma vista diferente do
ficheiro corrente. Pode tambm ser usado criar quebras e totais na fase de criao de relatrios.
O campo usado para indexar um ficheiro chamado uma chave. O IDEA tambm indexa o ficheiro antes
de executar determinadas funes, tais como, Join, Summarization, Gap Detection, Duplicate key
detection, Aging, e Compare. Se a chave requerida para executar aquelas funes j existir como um
ndice, o IDEA no re-indexar o ficheiro, e usar o ndice existente.
5.1
O IDEA indexa o ficheiro pelo campo INV_DATE pela ordem ascendente. Se fizer duplo clickar
novamente no cabealho da coluna INV_DATE o IDEA indexa o ficheiro pelo referido campo mas pela
ordem descendente. O ndice activo est indicado e marcado (checked) na seco Indices da janela das
Properties. De igual modo, como mostrado acima, uma seta vermelha no cabealho da coluna informa
que o ficheiro est indexado por esse campo.
5.2
PROD_CODE
QTY
ordem ascendente
ordem descendente
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3. Visualize o ficheiro com o ndice aplicado. O ficheiro est agora indexado pelos campos
PROD_CODE, e, dentro do mesmo PROD_CODE, est indexado por QTY.
Notar que a ordenao do ficheiro pode ser alterada seleccionando um ndice j existente na seco
ndices. Pode regressar ordenao original em qualquer momento seleccionando a opo No Index.
NOTA:
A opo de Sort usada para criar uma nova base de dados classificada
fisicamente com a ordenao especificada. Se pretender simplesmente uma
base de dados com uma nova ordenao, ou no desejar criar uma nova base
de dados, use a opo Index que cria um ndice que descreve a sequncia
lgica pela qual os registos devem ser lidos, apresentados, impressos ou
processados.
Os ndices que j no so necessrios podem ser eliminados atravs da opo Delete existente na janela do
Index. Da mesma janela pode tambm Re-Index um ficheiro. Em alguns casos, o ndice de uma base de
dados pode tornar-se invlido. Isto pode acontecer se o ndice for baseado numa ou mais equaes
baseadas em campos virtuais que sofreram alteraes. A opo Re-Index regenera o ndice existente,
evitando que seja necessrio eliminar e voltar a criar de novo o ndice.
Se um ficheiro, que foi importado/ligado para o IDEA, contiver uma ordenao que foi, especificada
quando este foi criado/downloaded no computador origem, podemos informar o IDEA dessa mesma
ordem usando a opo Describe Sorted Order disponvel no menu Data. A ordem descrita adicionada
lista de ndices disponveis para a base de dados sem a necessidade criar um ndice. Esta opo poder
poupar muito tempo, particularmente em bases de dados muito grandes ou com ndices compostos por
chaves muito longas.
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GROUP RECORDS
A funo Group Records pode ser usada para organizar registos num atravs de campos indexados,
colocando-os visveis ou invisveis dentro dos grupos de ordenao.
5.3
Agrupando registos
1. Click no boto Group Records
da barra de ferramentas do IDEA, ou seleccione
Data e Group Records no menu
2. Ir aparecer a janela Group Records. Escolha agrupar o ficheiro por SALESREP,
ascendente.
Clickar OK.
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3. A base de dados ser agrupada de acordo com o campo SALESREP. Poder expandir a base
de dados para visualizar quais os registos esto associados com cada cdigo de SALESREP.
4. Para regressar vista normal seleccione No Index na seco ndices of da janela das
Properties.
PESQUISAR REGISTOS - GO TO E FIND
A opo Go To utilizada para ir para um determinado nmero de registo dentro da base de dados activa,
o qual normalmente a forma mais rpida de o fazer em alternativa ao page down/up.
5.4
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5.5
Find
A funo Find similar ao Go To mas o Find permite introduzir um qualquer critrio de seleco
baseado na informao existente a prpria base de dados
1. Para abrir a funo Find seleccionar Edit e Find, ou pressionar as teclas Ctrl+F.
2. Introduza o seguinte critrio: QTY = 200
O IDEA ir automaticamente seleccionar e apresentar no ecran o primeiro registo que satisfaz o critrio
imposto.
Se pressionar a tecla F3 o IDEA ir para o prximo registo que satisfaa o critrio aplicado.
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1OBJECTIVOS
Usar o Display Criteria para filtrar registos especficos
Guardar resultados em novos ficheiros
Utilizar o Equation Editor para introduzir critrios de seleco
Entender as regras para introduo de critrios
Guardar e reutilizar equaes
Entender a diferena entre entre Extraces e Display Criteria
Isolar os valores elevados ou pouco usuais utilizando os Critrios
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6. Clickar com o boto direito do rato no Criteria, e seleccionar Clear para remover o
critrio aplicado e regressar visualizao normal da base de dados.
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3. Introduza o nome do ficheiro Product code 02 na caixa File name da janela Save
Database As e clickar OK.
Notar que um ficheiro chamado Product code 02 passou a estar visvel no File Explorer. O
novo ficheiro Product code 02 est gravado por debaixo do ficheiro Sales transactionsDatabase, o que significa que foi gerado a partir deste. A este tipo de relacionamento
designa-se do tipo Pai/Filho.
De notar tambm, que agora o ficheiro Product code 02 a base de dados activa.
O nome da base de dados activa est apresentada a seguir ao IDEA no topo do ecran.
4. Poder ter em simultneo tantos ficheiros abertos no IDEA quantos os necessrios para o
seu projecto, o que permite visualizar vrios ficheiros tambm em simultneo.
Para tal seleccione no menu Windows a opo New Horizontal Tab Group
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8. No menu Window seleccione Move to Previous Tab Group para desfazer a apresentao
dos ficheiros lado a lado
9. Feche a janela Prod Code 02.
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Insert
DataBase
Field
@Functions
Constants
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Operadores
Lgicos
>
maior que
igual a
multiplicao
<
menor que
subtraco
<=
menor ou igual a
abrir parntesis
adio
>=
maior ou igual a
fechar parntesis
<>
diferente de
==
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Verifique que o ficheiro Sales transactions-Database a base de dados activa. Utilize o Equation Editor
para introduzir o critrio, vamos executar o mesmo exemplo anteriormente realizado.
1. Clickar no Criteria na janela de Properties. A janela do Equation Editor ir aparecer.
2. Para digitar a equao, clickar no boto Insert Database. Clickar no campo PROD_CODE
e depois clickar no boto Insert Field. Clickar no boto Close. Clickar no smbolo = e
depois clickar no smbolo . Introduza o texto 02 entre as duplas aspas.
Nota:
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3. As equaes aps estarem validadas podem ser guardadas e reutilizadas quando necessrio.
Esta funcionalidade til se:
Uma equao no especfica de uma base de dados. Uma equao gravada pode ser
utilizada em qualquer base de dados desde que tenha os mesmos campos que se encontram
definidos na equao.
As equaes so guardadas num ficheiro com extenso .EQX pelo IDEA.
Estas podem ser guardadas em qualquer localizao da rede, diskete, CD, etc. Porm
recomendado que a os ficheiros das equaes sejam guardadas no working folder ou numa
biblioteca central de equaes.
4. Clickar no boto de Evaluate para garantir que a equao vlida. Ser devolvido 1
(verdadeiro) ou 0 (falso) se a equao vlida. Se no for vlida ser devolvida uma
mensagem de erro.
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na janela do Equation
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6.4
Assegure que a Sales Transaction-Database est activa e remova os critrios clickando no boto direito
no Criteria e seleccione Clear.
Neste caso, estamos interessados em extrair os artigos de elevado valor. Vamos extrair todas as
transaces que tm uma venda lquida Net Sale superior a 10.000,00 a partir do ficheiro Sales
Transaction-Database.
1. Aceder ao menu Data e seleccionar Extractions e depois Direct Extraction pode
tambm abrir a opo de Direct Extraction clickando no boto
Aparece a caixa de dilogo Extract to File(s). Notar que pode opcionalmente definir um
Range de registos sobre o qual ser aplicado o critrio. Pode tambm seleccionar a
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ordenao atravs de Database Order para os registos que sero armazenados na base de
dados destino baseado num ndice j existente.
2. Na coluna File name faa duplo click sobre EXTRACTION1 e introduza High Values
Items. Note que pode processar vrias extraces sobre o mesmo ficheiro num nico
passo.
3. Clickar no boto Equation Editor
4. Clickar no boto Insert Database field. Clickar no NET_SALE, clickar no boto Insert
Field. Clicker no boto Close.
5. Clickar no boto Greater Than
6. Introduzir 10000.
7. Clickar no boto Validate and Exit
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6.6
Pg 66 de 205
6.7
Bright IDEA, Inc. assinou um contracto de exclusividade com o Vendedor (SALESMAN) 108. Ele o
nico vendedor autorizado a vender produto 06 que o mais caro que a companhia vende.
Utilizando a Direct Extraction verifique se existem vendas que no esto em conformidade com este
contrato de exclusividade existe com o vendedor 108.
Note: Ter ainda de utilizar um operador lgico para construir este critrio porque temos duas condies.
Note que o smbolo de diferente representado por <> ou pelo boto
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1OBJECTIVOS
Usar a Stratification para distribuir os dados por bandas ou extractos
Guardar, Grficos ou Exportar a os resultados da Stratificaction
Visualizar, analisar ou guardar um extracto em particular
Usar a Summarization para totalizar campos numricos
Usar as Pivot Table para sumarizar os dados, criar subconjuntos e
visualizar
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7.1
Verificar as check box das opes Create Database, Include stratum intervals, e
Create Result.
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Introduza Statified by Gross Sales quer no File name, quer no Result name.
Ser aberta a base de dados Stratified by Gross Sales e criado o Result na sua base de dados activa Sales
transactions-Database.
Primeiro, clickar no separador no topo para aceder Sales transactions-Database e torn-la na base de
dados activa e visualizar o Result que foi criado.
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Pode verificar que a opo Result est activa na janela de Properties e ver que o Stratified by Gross
Sales est assinalado na seco dos Results.
5. Verificar cuidadosamente o resultado da estratificao e notar que existem 277 items no
Upper Limit exceptions. Este resultado indica que 277 registos excederam o limite
superior dos intervalos de 10000. Num cenrio real estas transaces deveriam ser
iinvestigadas
6. O IDEA tem uma caracterstica chamada de drill-down a qual permite visualizar os
registos detalhados de um resultado. Clickar no campo # Records na clula com 277 Upper
Limit exceptions e ser apresentado uma janela comas seguintes opes; Extract
Records, Display Records ou Display Fields Statstics para os 277 items.
7. Seleccione Display Records
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8. Pode imprimir ou guard-lo como um novo ficheiro. Clickar no boto Save e introduza
Exception Upper Limits como nome do ficheiro. O IDEA guardar este ficheiro contendo
os 277 registos como filho do ficheiro Sales transactions-Database.
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10. O resultado pode ser exportado de diferentes maneiras ou formatos. Clickar no boto
para abrir a janela de Export. Clickar no Save as type drop down box e verifique as
opes disponveis.
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Solicitamos igualmente que fosse criada uma base de dados estratificada. No File Explorer abrir a base
de dados estratificada que designmos por Stratified by Gross Sales.
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Notar que o novo ficheiro tem o mesmo nmero de registos do que lhe deu origem mas tem trs novos
campos. O nmero do estrato STRATUM , o limite inferior e superior do estrato, STRAT_LOW e
STRAT_HIGH , foram adicionados a cada um dos registos.
Antes de continuar aceder ao menu Window e seleccionar Close All.
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Foi criado um novo Result. De imediato pode ver que o ms de Julho o de maior actividade e o Janeiro
o de menor. Por alguns momentos explore os resultados.
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Notar que tem disponvel as anteriores estratificaes efectuadas neste ficheiro na janela das Properties
na seco dos Result.
SUMARIZAR CAMPOS
A Sumarization acumula os valores dos campos numricos por cada uma das chaves nicas existentes no
ficheiro.
Por exemplo, sumarizar um ficheiro de contas a pagar pelo nmero de conta (neste caso considerada a
chave) e totalizando o valor das facturas gera uma base de dados ou um resultado com os saldos por
fornecedor. A funcionalidade Summarization fornece:
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Pode seleccionar at 8 campos para sumarizar ou se utilizar um nico campo pode usar a opo Quick
Summarization. Se utilizar campos mltiplos a funo de Summarization funciona mais rapidamente e
mais eficiente numa base de dados ordenado pela chave de sumarizao.
Pode seleccionar qualquer nmero de campos numricos para totalizar. A base de dados resultante fornece
a lista de chaves nicas e o nmero de registos NO_OF_RECS para cada uma das chaves e a partir das
quais pode fazer drill down para visualizar os registos individuais de cada uma das chaves.
Pode seleccionar campos adicionais para serem apresentados seleccionando a partir da primeira ocorrncia
ou a partir da ltima.
A grelha de apresentao dos Resultados Result est limitada a 4000 linhas e por isso no mostra mais do
que 4000 linhas. Se espectvel existirem mais de 4000 linhas como resultado da sumarizao dever ser
sempre seleccionada a opo de criar base de dados, dado que esta opo no tem qualquer limitao.
A opo Quick Summarization executar a a sumarizao de forma mais rpida mas tem algumas
limitaes. Dever seleccionar a Quick Sumarization quando pretender sumarizar com uma nica chave
e garantidamente existem menos do que 32000 chaves nicas na base de dados.
A opo Quick Sumarization, no exige qualquer tipo de ordenao da base de dados e no necessita de
criar ndices durante o processo. Para alm disso, se utilizar Quick Summarization, os eventuais campos
adicionais seleccionados sero sempre preenchidos a partir da 1 ocorrncia e as estatsticas adicionais tais
como Mximo, Mnimo, Mdia, Varincia, e Desvio Padro no podero ser includos.
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4. Pode escolher o tipo de output que desejar, Create Database e/ou Create Result. Aqui
vamos seleccionar Create Result. Desmarque a caixa Create Database e assinale a caixa
Create Result. Altere o nome Result name para summarization by SalesRep. Clickar OK.
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Pode fazer grficos, exportar gravar ou imprimir estes resultados utilizando os botes da barra de
ferramentas. Pode tambm visualizar os registos sublinhados e extrai-los para uma outra base de dados
clickando no campo azul (action fields) na coluna NO_OF_RECS.
na
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6. A nova base de dados resultante tambm contm dados a azul e sublinhados no campo
NO_OF_RECS. Estes campos so chamados action fields. Esta caracterstica do IDEA
permite fazer drill-down e visualizar a fonte dos registos que contriburam para aquele
resultado. Clickar no 7 no campo NO_OF_RECS para ver os 7 registos que tm o vendedor
111 e o cdigo de produto 01.
PIVOT TABLES
Uma Pivot Table uma ferramenta til para sumarizar e obter o perfil dados. Pode analisar rapidamente a
informao de diversos perspectivas diferentes criando uma tabela que contenha dados sumarizados. A
Pivot Table permite tambm que voc sumarize combinaes de muitos campos e permite colocar os
campos na tabela como colunas, como linhas ou como totais. Quando mais do que dois campos esto
numa coluna ou numa linha, pode agrupar e visualizar o total sumarizado do valor, ou expandir e
visualizar todos os detalhes.
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2. Vamos criar uma tabela que contm a mdia do valor das vendas (lquido e bruto) por
produto e por vendedor para os vendedores 101 ao 110. Altere o nome Result name: para
Average Sales for Salesreps 101 to 110
3. Clickar OK
4. Arrastar o campo SALESREP da janela Pivot Table field list para a rea Drop Row Fields
Here.
5. Arrastar o campo PROD_CODE da janela Pivot Table field list para a rea Drop Column
Fields Here
6. Arrastar os campos NET_SALE e depois o GROSS_SALE para a rea Drop Data Items
Here.
7. Clickar Close na janela Pivot Table field list.
8. Como s pretendemos visualizar a informao dos vendedores 101 a 110, clickar na seta
para baixo junto ao SALESREP e desmarque os outros vendedores.
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Por defeito o IDEA mostra a Sum dos campos definidos na rea Data Items. Clickar com o boto direito
sobre qualquer valor Sum of GROSS_SALE. Ir aparecer a caixa de dilogo Pivot Table Field.
Pode visualizar diferentes tipos de estatsticas. Seleccione Average na caixa Summarize by:
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Repetir as mesmas operaes para Sum of NET_SALE, mas seleccione a funo Count em vez da
Average.
Pode ver que o valor da mdia das vendas brutas do vendedor 110 para o produto 05 de 5.537,60 . Faa
duplo clickar sobre 5.537,00 para previsualizar os registos que contribuem para este valor.
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Pode tambm adicionar mais campos s colunas, linhas ou reas de dados existentes. Coloque o campo
CUSTOMER_NO no lado direito da coluna do SALESREP para apresentar a mdia das vendas por
vendedor para cada um dos clientes. Para abrir a Pivot Table field list clickar no boto
Pode colapsar ou expandir qualquer dos campos dos vendedores para visualizar totais ou os detalhes.
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Pode tambm ordenar os vendedores por ordem descendente, esconder o rodap, eliminar um campo da
tabela, ou colapsar os detalhes clickando com o boto direito no ttulo do campo SALESREP e escolher
Collapse all.
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8 Identificar Irregualridades
1OBJECTIVOS
Detectar facturas duplicadas
Detectar items no duplicados (nicos)
Detectar items em falta numa sequncia
Aprender a usar o Re-Run para agilizar as alteraes aos testes
Pg 91 de 205
Detection identifica todos os registos nos quais os campos que compem a chave so idnticos
Exclusion igual ao anterior, excepto que um capo adicional tem de ser diferente
A opo Duplicate Key Detection utilizada para identificar items duplicados num ficheiro. Pode ser
utilizada para detectar duplicados num nico campo, tal como nmeros de facturas duplicados, ou
duplicados numa combinao de 8 campos no mximo.
Duplicate Key Detection pode tambm ser usada para identificar chaves no duplicadas, isto , nicas,
seleccionando a opo Output Records Without Duplicates em alternativa a Output Duplicate
Records.
A opo Duplicate Key Exclusion utilizada para identificar items num ficheiro onde um outro campo
diferente, por exemplo, nmero de ordens de compra duplicadas de diferentes fornecedores.
Duplicate Key Exclusion pode ser utilizada para detectar duplicados num nico campo, tal como
nmeros de facturas duplicados, ou duplicados numa combinao de 8 campos no mximo.
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4. Todas as transaces com nmero de factura duplicadas sero extradas para um novo
ficheiro.
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2. Altere a opo Output Duplicate Records para Output Records Without Duplicate
3. Enter no File name: Non-duplicate Invoices. Clickar OK.
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Pg 95 de 205
Pg 96 de 205
Pg 97 de 205
Pg 98 de 205
9 Amostragens
1OBJECTIVOS
Entenderas diferenas entre os diferentes mtodos
Criar uma amostra aleatria
Criar uma amostra sistemtica
Gerar nmeros aleatrios
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Pg 100 de 205
total do campo valor for 1.350.000, este mtodo calcular a amostra tomando como base 1.350.000
unidades. Os registos que contiverem a unidade seleccionada sero extrados. Baseado nos elementos
recolhidos, sero extrapolados os erros encontrados na amostra populao inteira (nota que a populao
no 100.000 mas 1.350.000). Este mtodo tem 3 fases:
1. Planeamento: Durante esta fase, ser necessrio introduzir parmetros, tais como o nvel
da confiana, o erro admissvel e o erro previsto. Pde necessitar do aconselhamento de
especialistas para atribuir os parmetros apropriados. Esta fase calcular o intervalo de
amostragem e estimar a dimenso da amostra.
2. Extraco: existem dois mtodos:
3. Avaliao: Durante esta fase, sero introduzidos os dados recolhidos na amostra extrada
previamente. Os erros encontrados na amostra sero extrapolados para populao inteira,
calculando o limite superior do erro para os overstatements (ignorando understatements) e
para os understatements (ignorando overstatements). Estes resultados so combinados
ento (lquido) para atribuir os limites superiores do erro para overstatements e
understatements.
Attribute Sampling
Attribute sampling refere-se anlise de um subconjunto de uma populao (uma amostra), a fim calcular
com que frequncia um particular evento ou atributo ocorrem na totalidade da populao. Um atributo tem
somente dois valores possveis - verdadeiro ou falso. Em auditoria, os atributos tpicos so se um item
est errado ou no, se um determinado controle foi realizado quando deveria ter sido, ou se a entidade est
conforme com uma determinada regra ou legislao. A avaliao da amostra permite concluir, se a taxa
real de desvios na populao excede uma quantidade admissvel. Attribute sampling est extraindo a
amostra usando o mtodo de amostragem aleatria. A diferena entre os dois mtodos o planeamento, o
qual produz a dimenso da amostra requerida para extrapolar (na fase da avaliao) os erros encontrados
na amostra populao inteira.
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AMOSTRAGEM ALEATRIA
na barra de ferramentas
4. clickar OK
Analise a base de dados resultante e note que um campo adicional designado por SAM_RECNO foi
inserido na base de dados. O valor deste campo corresponde ao nmero do registo na base de dados
original.
AMOSTRAGEM SISTEMTICA
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Clickar OK
Visualize a base de dados resultante e note que novamente foi criado um campo adicional designado por
SAM_RECNO na base de dados. O valor deste campo corresponde ao nmero do registo na base de dados
original.
Consulte o History da base de dados da amostra sistemtica clickando no History da seco Database da
janela das Properties.
Pg 103 de 205
NMEROS ALEATRIOS
Pg 104 de 205
1OBJECTIVOS
Aceder s propriedades dos campos existentes
Alterar o nome, o tipo, a dimenso e descrio dos campos
Adicionar novos campos
Comprovar clculos atravs de campos virtuais
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Pode renomear um campo fazendo duplo clickar no nome do campo na coluna Field Name. Qualquer
alterao efectuada no nome do campo ser gravada no History.
O campo Type inserido durante a importao. Quatro typos de dados esto disponveis no IDEA :
caractere, numrico, data, e hora. Pode tambm ter campos virtuais e campos editveis, os quais sero
explicados mais frente neste captulo.
No pode alterar o comprimento de um campo ou o nmero de casas decimais a menos que tenha
modificado o tipo de campo (type)
Pode alterar a descrio de um campo fazendo duplo clickar na coluna Description.
Nota
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EXERCCIO
Renomeie o campo CUSTOMER_NO para CLIENT_NO e adicione as seguintes descries:
Nome do Campo
Descrio
SALES_TAX
8%
INV_NO
Invoice number
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Pg 109 de 205
Pg 110 de 205
Note que o campo criado far o ajuste do texto dentro da largura do campo para permitir visualizar o seu
contedo enquanto introduz a informao.
Pg 111 de 205
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11 Equaes Complexas
1OBJECTIVOS
Construir critrios e equaes complexas com o Equation Editor
Utilizar funes do IDEA ou @Funes
Tornar familiar a utilizao das @Funes
Operadores lgicos em equaes com mais do que um critrio em
simultneo
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O EDITOR DE EQUAES
As @Functions so acedidas atravs do editor de equaes. A ajuda rpida incluindo a sintaxe, a
descrio e um exemplo do uso para cada uma das @Functions est disponvel sempre que a funo
seleccionada. A ajuda adicional e detalhada fornecida no sistema de ajuda do editor de equaes
clickando no boto
@Functions.
Uma expresso numrica Numeric Expression refere-se a um nmero ou a uma equao que devolve um
nmero. Uma cadeia de caracteres String uma srie dos caracteres, tais como um nome ou um endereo.
Vamos apresentar trs @Functions simples. A primeira o @left que extrai um nmero de caracteres
esquerda de um campo do tipo caractere. A segunda o @round que arredonda um nmero ao inteiro o
mais prximo. A terceira o @precn que permite aceder a registos da base de dados atravs do seu
nmero de registo.
Pg 114 de 205
Pg 115 de 205
Pg 116 de 205
Operadores Lgicos
.AND. liga duas ou mais expresses. Ambas devem ser verdadeiras para a seleco
ocorrer
.OR. liga expresses opcionais. Somente uma expresso deve ser verdadeira para a
seleco ocorrer.
.NOT. nega (ou inverso) a expresso que se lhe segue
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Poder usar o @precno () =234 .OR. @precno () = 289 .OR. @precno () =354 para extrair diversos registo
especficos.
A funo@list pode tambm ser usado para extrair vrios registos. Em vez de, repetir o operador .OR.
vrias vezes, poder usar a funo @list (@precno (), 234.289.354,).
Consultar a ajuda para mais detalhes sobre a funo @list.
Pg 118 de 205
1OBJECTIVOS
Praticar os princpios e processos com um pequeno caso de estudo
Importar um ficheiro do tipo Dbase
Identificar no conformidades
Identificar prticas fraudulentas
Avaliar as regras do negcio atravs da investigao das despesas
Avaliar os dados para outras informaes (outros testes)
Pg 119 de 205
CONTEXTO
Poltica das Viagens elegibilidade para viajar em primeira classe (FC - First Class):
Somente as classificaes MX, DX e PX podem viajar em primeira classe (FC).
Outras classificaes podem viajar na primeira classe (FC) se a distncia da viagem for mais longa que
3001 milhas.
Pg 120 de 205
Pg 121 de 205
Pg 122 de 205
1.
_____________________________________________________________________
2.
_____________________________________________________________________
3.
_____________________________________________________________________
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Pg 124 de 205
13 Importar dados
1OBJECTIVOS
Importar ficheiros ASCII/EBCDIC
Entender a definio de um registo
Importar mapas com o Print Report
Pg 125 de 205
Ao contrrio do Excel, Access, Lotus e dBase, os ficheiro em ASCII e EBCDIC no contm padres ou
headers que definem a estrutura dos dados. Porque no existem tais informaes, ter de introduzir a
estrutura do ficheiro no IDEA. As seguintes figuras mostram o formato de ficheiro do tipo ASCII.
Deve-se indicar o comprimento do registo no IDEA para ser utilizado em cada registro.
Pg 126 de 205
Uma vez que o comprimento do registo foi determinado, deve informar qual o comprimento de cada
campo. Finalmente, deve definir o tipo e o nome para cada campo. O Import Assistant orient-lo- ao
longo do processo de importao.
Pg 127 de 205
1. clickar Next.
O Import Assistant determina que tipo de ficheiro . Neste caso o ficheiro de
comprimento fixo. Os dados sero agora apresentados.
Pg 128 de 205
2. clickar Next.
O Import Assistant verifica o comprimento do registo no ficheiro. Neste caso ser 40.
3. clickar Next.
O assistente da importao mostra a janela Specify Field Delineators. Pode criar os
campos relacionados com este ficheiro nesta janela. O assistente da importao faz uma
previso sobre o local onde todos os potenciais campos podero estar situados. Na grande
maioria dos casos ter de fazer correces. Pode mudar as linhas de definio dos campo
usando as instrues para criar, remover, ou mover uma linha de campo. O IDEA
determinou o formato correcto do campo, assim no tem que muda nada.
Pg 129 de 205
4. clickar Next.
A janela seguinte permite especificar os detalhes dos campos do ficheiro . A tabela abaixo
lista os detalhes relacionados com o ficheiro ACCOUNT.ASC. Introduza os detalhes da
definio do registo clickando no topo de cada um dos campos e mudando o nome, a
descrio e o tipo (se necessrio). De notar que os campos que no so para serem
importados esto destacados em cor cinzenta.
Pg 130 de 205
Pg 131 de 205
Note
Pg 132 de 205
Pg 133 de 205
6. Clickar Next para continuar. Clickar Next novamente. No vamos adicionar nenhum novo
campo.
O assistente da importao especifica automaticamente uma definio de registo (record
definition .rdf) para este ficheiro . Ser muito til se necessitar de importar no futuro outros
ficheiros que tenham a mesma definio de registo (layout). Renomeie a base de dados para
Bank Customers. Clickar Finnish para concluir a importao do ficheiro.
Pg 134 de 205
ser removidas para se tornar possvel importar o ficheiro para o IDEA. O Report Reader extrai dados de
relatrios de texto corrido guardados em disco ou de alguns ficheiros Adobe Acrobat do tipo pdf e
converte-os no formato de dados proprietrio e altamente especializado do IDEA.
A fim importar os dados para o IDEA, usar o assistente da importao e seleccionar a opo Print
Report.
1. Cickar no o assistente da importao.
2. Na janela do assistente da importao seleccionar Print Report and Adobe PDF.
Pg 135 de 205
O Report Reader
O relatrio ser apresentado como no ecran abaixo. O faa scroll ao longo do relatrio, e aperceba-se do
seu formato, incluindo:
Informao geral (nome de companhia, nome do relatrio)
Os ttulos do relatrio (o intervalo dos clientes e o perodo)
A informao do cliente (descrio do nmero)
Linha de detalhe (contm a informao detalhado do relatrio)
Layer Base
O Report Reader utiliza um conjunto de camadas (layers) para definir quais os dados que devero ser
importados para o IDEA. A primeira camada a ser definida a camada base (Base Layer). Esta camada
dir ao Report Reader para escrever um registo para cada ocorrncia da informao definida por esta
camada. A camada base deve obrigatoriamente ser definida na linha de detalhe, ou ao nvel da
transaco. A linha de detalhe a linha ou linhas que contm a informao a ser identificada como uma
Pg 136 de 205
nica transaco ou registo no ficheiro IDEA resultante. A linha de detalhe do relatrio pode ser de linha
nica ou multi-linha. Neste caso, uma transaco (registo) ser definida para cada entrada multi-linha.
7. Seleccione as linhas da amostra do relatrio, arrastando o rato atravs das linhas que quer
seleccionar, assegure-se de que realou ambas as linhas de detalhe como mostrado abaixo.
Criar uma camada standard (Create a standard Layer): Escolha esta opo quando o
relatrio est no formato columnar.
Criar uma camada flutuante (Create a floating Layer): Escolha esta opo se os dados
no estiverem dispostos em colunas.
Excluir do output (Exclude it from the output): Esta opo est disponvel s depois
da camada base ter sido criada. Esta opo permite excluir linhas de dados que no so
para serem importadas.
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amarelas com uma seta vermelha na margem esquerda. Num layer multi-linha, uma das
linhas deve ser a linha de ncora (Anchor Line). A linha de ncora est realada com
uma seta vermelha na margem esquerda. Por defeito a primeira linha, mas uma linha
diferente pode ser seleccionada clickando na margem esquerda da linha desejada. Para este
exerccio vamos deix-la na primeira linha.
A janela dos detalhes dos campos (Fields Details) desliza para a direita para fora da viso do utilizador.
Quando definimos um campo esta janela apresentar as propriedades e os atributos do campo.
9. Deve neste momento definir o que distingue esta linha de detalhe das outras linhas no
relatrio. Pode ser um texto do especfico (por exemplo: neste relatrio, se cada transaco
comear com uma data que a data ser definida como NN- onde N pode ser qualquer
numrico). No Report Reader chamamos a estes formatos armadilhas (Traps).
Neste relatrio, pode ver que a primeira linha de cada transaco tem uma data. Usando
esta informao, a armadilha pode ser definida na seco do editor de ncora que a
linha acima do editor de campos. Coloque o cursor, no editor de ncora directamente
acima do primeiro caractere da data, logo acima do nmero 3. Como pretende importar
todas as transaces (qualquer entrada com data), o clickar duas vezes na tecla numrica
da armadilha
seguida por -
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Nota
10. Pode navegar no relatrio para assegurar-se de que todas as linhas de detalhe e somente as
linhas de detalhe esto realadas. Depois de garantir que as linhas requeridas esto
seleccionadas, deve definir a informao que quer importar para o IDEA a partir das linhas
de detalhe. Esta informao ser importada para dentro do IDEA em campos separados.
11. No editor de campos, (que a linha com a seta vermelha), realce com o rato a informao
referente data. A cor do campo seleccionado passar a laranja e os campos data das
linhas de detalhe do relatrio ficaro realados.
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12. Na janela dos detalhes do campo (Field details) confirme o campo como sendo do tipo
Data. Na mscara introduza DD-MMM-YY. Na seco da informao do campo (Field
information) altere o nome do campo para DATA.
13. Em seguida, no editor de campos, realce a informao categoria deixando espao bastante
para os comprimentos maiores. Na janela dos detalhes do campo manter o tipo como o
caractere. Mude o nome do campo para CATEGORY. Em seguida realaremos o valor a
dbito do dirio, deixar bastante espao para um nmero maior e para os nmeros
negativos. Mude o nome do campo para DBITO. O tipo deve ser numrico com 2
decimais. Realce agora o valor a crdito do dirio, deixar bastante espao para um nmero
maior e para os nmeros negativos. Mude o nome de campo para CRDITO. O tipo
numrico com 2 decimais. Finalmente, defina o cliente ou vendedor realando VE-927
CORROSION LT na segunda linha do editor dos campos, deixar bastante espao para
dados maiores. Mude o nome do campo para VENDOR_CUST.
Quando concludos a definio dos campos estes devem coincidir com a seguinte tabela:
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Append Layer
Uma camada de adio (Append Layer ) captura a informao que est associada com a camada base
(Base Layer) e que pode ser partilhada por mais de que um registo. Os dados definidos nas camadas de
adio sero adicionados aos dados dos registos definidos na camada base. Por exemplo, no relatrio as
transaces so organizadas pelo nmero de conta, existe um nmero de conta que tem ser associado com
um grupo de transaces. Os dados individuais da transaco so capturados na camada base e a camada
de adio captura o nmero de conta que ir ser aplicado ao grupo das transaces que se lhe segue.
Se os dados na camada de adio forem detectados antes das transaces na camada base ele chamado
de Pr-Camada de Adio (Pr-Append Layer). Se os dados na camada de adio forem detectados
depois que das transaces na camada base ele chamado de Ps-Camada de Adio (Post-Append
Layer). No nosso relatrio vamos criar uma Pr-Camada de Adio porque o nmero de cliente est
situado antes das transaces na camada base e no depois.
15. Seleccionar a linha, imediatamente por debaixo dos ttulos de coluna do relatrio, que
contm o nmero de conta e criar uma nova camada standard. Introduza Account: no
editor de ncora logo acima onde este texto aparece no editor de campo.
Nota
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16. Destaque a informao do cliente. Na janela dos detalhes do campo o mudar o nome do
campo para ACCTNUMB. O tipo caractere. O campo que acabou de definir est situado
no cabealho o que significa que ter de repetir a informao nele contida em cada registo
(linha de detalhe) abaixo dele. Para indicar ao Report Reader que quer repetir a
informao, v opo Blank cells na seco dos Atributos e seleccione Use value from
previous record.
17. Clickar no boto
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Preview
19. Clickar Close para sair da janela. Se necessitar alterar a informao de um campo, clickar
sobre o campo e fazer as mudanas necessrias atravs do janela do detalhe do campo.
As alteraes podem tambm ser feitas reabrindo as camadas para edio atravs do Layer Manager.
Para aceder ao Layer Manager seleccionar Layers no menu e depois opo Layer Manager. Desta
janela pode editar, copiar ou apagar qualquer camada. Para mais informao sobre Layers por favor o
utilize o sistema de ajuda do IDEA.
20. Antes de importar o ficheiro para o IDEA, recomendvel que execute a opo Scan for
error clickando no boto
O Report Reader far uma verificao ao relatrio para detectar a existncia de algum caractere junto a
um campo definido que possa ter falhado. Por exemplo, se definir o campo DBITO com um
comprimento de 4 caracteres, mas existirem no relatrio alguns valores que excedem os 4 caracteres, o
scan dos erros identificar e indicar o registo com a opo de aumentar o comprimento do campo.
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24. A figura seguinte mostra o contedo da nova base de dados do IDEA que contem o relatrio num
formato organizado e manipulavel pelo IDIA.
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1OBJECTIVOS
Append ficheiros
Join de ficheiros com base num campo(s) comum
Os vrios tipos de Join
Usar o Join para determinar registos em falta e cruzar informao
A importncia de seleccionar o ficheiro primrio e secundrio
Comparar dois ficheiros
O visual connector
Criar uma base de dados relacional
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7. clickar OK
Examinar a base de dados resultante e note que tem agora as compras de Janeiro e de Fevereiro na mesma
base de dados. O nmero dos registros deve ser igual soma do nmero dos registos em ambos os
ficheiros adicionados.
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4. A janela seguinte permite que voc d entrada do nome do campo: e do tipo: para cada campo.
Insira a seguinte informao:
5. clickar Next depois de definir todos os campos. Clickar Next ao passar pela janela do Import
Assistant-Create Fields
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na
2. Clickar a tecla Select para seleccionar Suppliers Details File como a base de dados secundria.
3. Cickar a tecla Match e seleccionar o campo SUPPNO em ambos os ficheiros.
A chave do Match especifica os campos comuns atravs dos quais as bases de dados devem ser
cruzadas.
4. Nomeie o ficheiro resultante Purchases with details.
Finalmente, deve seleccionar a opo Join. Queremos adicionar a informao do fornecedor ao ficheiro
January and February Purchases. Isto significa que ns queremos manter os 203 registros do ficheiro
das compras e adicionar a informao, quando disponveis, obtida do ficheiro de detalhes do fornecedor.
Vamos seleccionar a opo All records in primary file .
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Examine o ficheiro resultante e note que trs campos foram adicionados ao ficheiro de compras. Note
tambm que determinados fornecedores no tm nome ou pas. Isto significa que determinados
fornecedores no ficheiro January and February Purchases no se encontravam no ficheiro Suppliers
Details File. Clickar no History na janela das Properties no ficheiro Purchases with details e expanda a
entrada Join Database.
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History tambm apresenta o nmero de registos unmatched. Esta compra unmatched pode ser um
pagamento feito a um fornecedor no autorizado. Em uma situao real, deveria investigar com maior
profundidade pedindo os documentos originais de suporte, tais como o factura, o cheque, ou a ordem de
compra. Em alguns casos, pde ter que examinar fisicamente os bens que foram comprados a este
fornecedor.
Join Databases permite que cruzar dois ficheiros de cada vez. Para cruzar muitos ficheiros ao mesmo
tempo (como num ambiente de base de dados relacional), dever ser utilizado o Visual Conector.
separados (ou bases de dados do IDEA). A fim reconstruir as relaes entre as tabelas, pode usar o Visual
Conector.
O Visual Conector permite gerar uma nica base de dados IDEA a partir de diversas bases de dados
IDEA que partilham campos comuns ou chaves comuns. Pode criar uma ligao visual entre as bases de
dados e depois cruzar registos com outras bases de dados conectando-as atravs de um campo chave
comum.
A relao que o Visual Conector cria entre as bases de dados de um para muitos, significando que a
base de dados primria pode ter diversos matches nas bases de dados conectadas. Todos os registros nas
bases de dados conectadas que cruzam com a base de dados primria so includos na base de dados
resultante. Por exemplo, toda a informao pessoal dos empregados deve ser armazenada numa tabela
enquanto que a informao da folha de pagamentos deve ser armazenada noutra. A informao sobre o
salrio anual armazenada numa terceira tabela. Seleccionando a informao pessoal do empregado como
a base de dados primria, o Visual Conector permitir que a conecte com a folha de pagamento e com o
salrio anual. Um empregado pode ter recebido diversos pagamentos. O nmero do empregado a chave
comum entre as tabelas. O Visual Conector ir criar uma relao um para muitos o que significa que o
IDEA criar um registo para cada pagamento. A informao pessoal do empregado ser repetida para
cada pagamento.
COMPARAO ENTRE O JOIN E O VISUAL CONNECTOR
O Visual Conector similar opo Join Databases, mas tem algumas diferenas que os utilizadores
devem conhecer.
Join Databases:
S permite juntar dois ficheiros.
Pode extrair os unmatched registos (registos no existentes no primrio ou no secundrio).
Permita que cruzar bases de dados mantendo todos os registos da base de dados primria e preserva a
integridade do nmero dos registos. Os campos dos registos unmatched na base de dados secundrios
sero iguais a brancos ou iguais a zeros na base de dados resultante.
A opo Match only similar ao Visual Conector mas tem as seguintes limitaes:
Quando uma relao many-to-many existir, s o primeiro registo combinado da base de dados
secundria ser includo no resultado.
A base de dados resultante no pode exceder o nmero dos registos da base de dados primria. Por
exemplo, se um cliente (um registo da base de dados primria) tiver diversas transaces
(informao da base de dados secundria), s um registo estar includo na base de dados
resultante, e a base de dados resultante conter somente a informao na primeira transaco. Pode
definir o ficheiro de transaces como o ficheiro primrio para ver todas as transaces de cada
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cliente, mas no v todos os clientes para uma transaco (que supe que uma transaco pode ter
mais de um cliente).
As relaes muitos-para-muitos no so geralmente aceites nas bases de dados relacionais devido
necessidade destas manterem a integridade referential dos dados. As relaes muitos-para-muitos quer
significar frequentemente uma arquitectura pobre do sistema de informao. No entanto, como no
estamos a viver num mundo perfeito, o IDEA pode ajudar identificar relaes muitos-para-muitos e
manipular tais tabelas.
O Visual Conector usa relaes um-para-muitos, mas pode tambm processar relaes muitos-paramuitos tal como apresentado no diagrama abaixo:
Neste exemplo, a funo Join Databases criou apenas dois registos (os registos combinados do ficheiro
primrio). O Visual Conector criou seis (2 multiplicados por 3) registos para relacionar todas as
combinaes possveis de registos matched.
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VISUAL CONNECTOR
4. Sugira o campo chave comum que deve ser usado para conectar os dois ficheiros.
5. Com o ficheiro Sample-Detailed Sales como base de dados activa, abrir o ficheiro SampleInventory.
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Observe que o ficheiro Sample-Inventory aparece num separador agrupado com as vendas
Sample-Detailed Sales
6. Aceder ao menu Window e depois ao New Horizontal Tab Group. Isto ir dividir o ecran
contendo o grupo duas janelas, uma delas Sample-Detailed Sales and the Sample-Inventory files
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7. Voc pode ajustar a altura de cada tab clickando na linha entre os grupos e arrastando para cima ou
para baixo.
8. Examine todas as trs bases de dados
Para faz-los voltar para trs s suas posies originais, aceda ao grupo do meio, para fazer o ficheiro
Sample-Details Sales, como a base de dados activa, ir para Windows e depois para Move to
Previous Tab Group. Isto mov-lo- para cima e reagrupe com a base de dados acima. Depois,
seleccione a base de dados inferior, Sample-Inventory, e ir para Window e para Move to Previous
Tab Group. Agora, as trs bases de dados devem estar na vista normal do grupo.
Relacionar os ficheiros
1. Com a base de dados Sample-Details Sales activa abrir o Visual Connector clickando no boto
da barra de ferramentas ou aceder ao menu File e depois Visual Connector.
O Visual Connector: a janela Create/Edit Relation contem quatro reas: IDEA Files, Canvas,
Preview, and Fields.
A rea IDEA Files aparece na esquerda do ecran. Contem as bases de dados que pode usar.
A rea branca central grande Canvas, onde as ligaes entre bases de dados so definidas.
Uma rea de Preview aparece por de baixo de Canvas. Esta apresenta uma amostra da base de
dados com que est trabalhando.
A rea dos campos Fields direita do ecran mostra os campos includos da base de dados activa.
Pode seleccionar ou desmarcar nesta janela os campos que quer usar.
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2. O ficheiro Sample-Detailed Sales j est colocado no Canvas. Clickar duas vezes nos ficheiros
Sample-Inventory e no Sample-Sales Representative na janela do IDEA Files. Eles aparecero
agora na Canvas . Pode mover os ficheiros sobre a Canvas clickando no ttulo e arrastando com o
rato.
3. Criar uma ligao entre o campo SALESREP_NO do ficheiro Sample-Detailed Sales e o campo
SALESREP_NO no ficheiro Sample-Sales Representative.
Na Canvas, clickar e manter pressionado o n preto no lado direito do campo SALESREP no
ficheiro Sample-Detailed Sales. Uma linha aparecer no n.
Arrastar a linha at ao n branco no lado esquerdo do campo de SALSESREP_NO no SampleSales Representative.
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4. Criar uma outra ligao entre os registos de PROD_CODE Sample-Detailed Sales o ficheiro
Sample-Inventory. O Visual Connect permite seleccionar os campos que sero includos na base
de dados resultante.
5. Clickar no ficheiro Sample-Detailed Sales no Canvas e veja a rea de visualizao prvia no
fundo da tela.
6. Ao fazer esta vusualizao, foi decidido que o nmero do cliente no til na base de dados final.
Desmarque o campo de CUSTNO na rea direita do ecran. Notar que no Canvas, esse campo fica
a vermelho no ficheiro Sample-Detailed Sales.
Pg 162 de 205
Icon
Zoom out
Descrio
Diminui em 10% as bases de dados apresentadas no Canvas.
Zoom in
Normal Size
Auto Layout
Delete
Delete all
Help
8. Clickar OK.
9. Altere o File name para Sales with detailed information
Pode adicionar o nome da base de dados ao nome do campo da base de dados resultante. Esta opo pode
ser til se existirem muitas bases de dados e quer manter o rasto da fonte dos campos. Neste exerccio, no
adicionaremos o nome da base de dados para evitar nomes de campo longos
10. Clickar OK
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A base de dados resultante tem 900 registos (tal como ficheiro Sample-Detailed Sales) e cada venda tem
agora o nome do representante de vendas e a descrio do produto. Fique ciente que todas as vendas
foram escritas na base de dados resultante porque todos os representantes de vendas estavam includos no
ficheiro Sample-Sales Representative, e todos os cdigos de produto estavam includos no ficheiro
Sample-Inventory. Se o Visual Connector encontrasse uma venda de um produto que no estivesse no
ficheiro Sample-Inventory, essa venda no seria includa na base de dados resultante. Porque ns
aceitamos a opo Matches only os registros combinados so includos no resultado.
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inventrio no ficheiro mestre contra a quantidade do inventrio no ficheiro de stock (a chave o nmero
do artigo).
Nem os campos chaves, nem os campos que esto sendo comparados, tm de ter o mesmo nome em
ambos os ficheiros, mas os campos chaves devem ser do mesmo tipo. Se necessrio, use o Field
Manipulation para mudar os tipos de campo para permitir ao IDEA combinar os campos.
Pode haver mais de um registo para cada chave em qualquer um ou em ambos os ficheiros, a opo
Compare Databases compara os totais dos campos numrico em cada uma das bases de dados (sumariza
e s ento compara as bases de dados).
Para alm a determinar as diferenas entre um campo numrico para uma chave, a opo Compare
Databases identifica tambm o nmero dos registos em cada base de dados para cada chave. Para
comparar mais de um campo numrico, o processo ter de ser repetido para cada campo em sua vez.
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2. A janela Import Assistant - Specify Field Delineators colocou as linhas dos campo no ficheiro.
Necessitar de remover e adicionar as linhas verticais para que os comprimentos dos campo que
foram dados coincidam com a definio do registo gerado.
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3. Clickar Next e defina cada nome de campo, tipo e nmero de decimais, de acordo com a definio
de registo que foi entregue.
Os ltimos dois carteres so delimitadores de registo (CARRIAGE RETURN e LINE FEED). Por
defeito, O IDEA no importar delimitadores de registo.
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Agora tem January 2005 Purchase no IDEA e pode executar uma comparao entre este ficheiro e
January 2006 Purchases importado previamente no comeo da sesso.
Queremos comparar o fornecedor em 2002 e em 2003 e de ter o valor total das compras por fornecedor.
Abra o ficheiro January 2006 Purchase.
1. Seleccionar File e depois Compare Databases
2. Seleccionar o ficheiro January 2005 Purchases como a base de dados secundria
3. Seleccionar AMOUNT no Total field: em ambos os casos.
4. Seleccionar SUPPNO para o campo Match.
5. Nomeie o ficheiro resultante com Compare 2006 and 2005 Purchases
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6. Clickar OK
Examine a base de dados e note que foram criados cinco novos campos. Usando a Help e a keyword
Compare Databases, pesquise o significado dos cinco novos campos.
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7. Usando a Direct Extraction, extraia todos os fornecedores que foram usados em 2005 mas que
no o foram em 2006.
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15 Output
1OBJECTIVOS
Imprimir os dados ou os resultados de um teste
Aprender criar relatrios personalizados.
Exportar os dados seleccionando um formato comum de ficheiro.
Copiar e Colar dados e grficos para outro programa.
Arrastar e largar os dados noutro programa.
Para personalizar o display dos dados e gravar Vistas
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Pg 172 de 205
Pg 173 de 205
Note que para repor os campos a sua posio original, pode ir View, depois Views, e finalmente Reset.
AS OPES ADICIONAIS
As opes seguintes permitem a ambas modificar os dados apresentados no ecran sem afectar as
impresses ou relatrios:
- Freeze Column:
Esta opo permite congelar um campo ou um bloco de campos no ecran, mas permitindo fazer scroll
atravs dos campos restantes. Isto particularmente til quando h diversos campos dentro da base de
dados e muito importante ver os campos chaves, tais como o nmero de cliente ou o nome, enquanto faz
scroll atravs de outros campos da base de dados.
- Show Field Statistics
As estatsticas dos campos podem ser gerados para todos os campos numricos e do tipo data existentes
numa base de dados. Uma vez gerados, as estatsticas dos campos podem ser visualizadas clickando em
Field Statistics na seo Database na janela Properties. Porm, algumas ou todas as estatsticas podem
ser adicionadas no topo do ficheiro activo para todos os campos numricos e do tipo data. Estas linhas
com as Field Stat da janela do File sero congeladas, deixando as estatsticas como um header da janela
quando se faz sroll. Para apresentar as estatsticas do campo na janela Database, deve seleccionar a opo
Show Field Statistics do menu View.
- Highlight Spaces.
Activar a opo Highlight Spaces apresentar todos os espaos existentes no incio dos campos e no fim
campo como blocos.
- Stack and Unstack.
Empilhar campos pode criar Views e relatrios multiple-linha dos dados. Isto particularmente til para
os campos de endereos multi-linha que so frequentemente longos e limitam conseqentemente o
nmero dos campos que podem ser vistos ou impressos de uma s vez. Um ou mais campos podem ser
seleccionados e empilhado direita ou esquerda das seleces.
Pg 174 de 205
ou clickar com a tecla direita do rato sobre um nome de campo e seleccionar Column
Settings.
3. Seleccionar o alinhamento requerido ( esquerda, centro ou direita). Por defeito, os campos do tipo
caractere e do tipo data so alinhados esquerda, os campos numricos so alinhados direita.
Centrar o CLIENT_NO e o PROD_CODE.
4. Para os campos numricos, pode marcar a caixa Use currency symbol para apresentar os dados do
campo numrico com um smbolo de moeda (como se definido no International or Regional
settings do painel de controle do Windows). Use o smbolo de moeda para os campos de
GROSS_SALE, SALES_TAX e NET_SALES.
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5. Pode tambm usar Thousand's Separator para campos numricos. O separador que o computador
usar est definido no International or Regional settings do painel de controle do Windows. Se no
quiser apresentar os campos numricos seleccionados com o separador, pode desmarcar a caixa
Use 1000's separator.
6. Altere o Negative format: para os campos de GROSS_SALE, SALES_TAX e NET_SALES
clickando no Negative Format: e seleccionando (1.00) a vermelho.
7. Marque a caixa Hide Field para ocultar campos desta caixa de dilogo. Note que quando oculta um
campo no o remove da base de dados.
Os campos podem voltar a ser mostrados em qualquer altura, desmarcando a caixa Hide Field(s).
8. As datas so apresentadas no formato de data do IDEA, (isto . YYYY/MM/DD). Clickar no Date
Format e seleccione o formato pretendido da lista dos exemplos, para mostrar as datas num
formato diferente, (por exemplo. Outubro 2, 2003).
Altere o campo INV_DATE para mostrar o nome do ms. Redimensione o campo, se necessrio,
para mostrar toda a informao nele contida.
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9. Pode tambm mudar os tipos de letras, as cores e as cores do fundo dos campos. Seleccionar o
campo SALESREP e clickar na tecla Font para abrir a janela Font. Seleccionar o tipo de letra
Times New Roman, bold and size = 10
10. Para todos os campos numricos, seleccionar azul no Text color: cinzento no Backgroundcolor:.
Para seleccionar todos os campos numricos, seleccionar a opo Filter on Numeric fields na
janela Column Settings.
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11. Aplicar as seleces. Clickar OK para aplicar as alteraes efectuadas. Examine os resultados
obtidos no ficheiro.
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De agora em diante todos os ficheiros criados a partir do ficheiro Sales transactions-Database (tais como
Extractions, Duplicate Key Detection, etc.) mantero os parmetros Column Settings definidos. Se
quiser imprimir os dados ou criar um relatrio, as alteraes feitas na Column Settings sero reflectidas
tambm no relatrio.
VISTAS.
O IDEA permite que criar vistas diferentes de um ficheiro. Pode abrir e gravar vistas a fim mudar de uma
vista a outra. Quando ficar satisfeito com uma vista, pode grav-la num ficheiro seleccionando View
depois Views e depois Save View
Atribua-lhe o nome My View e clicker Save.
Pode sempre regressar vista original da base de dados seleccionando View depois Views e Reset.
A vista contm todas as definies da coluna, a ordem e a largura dos campos, o ndice, as definies do
relatrio e os campos virtuais. As vistas no so especficas a uma base de dados. Voc pode aplicar uma
vista a uma outra base de dados contanto que os mesmos campos existam na outra base de dados.
IMPRIMIR OS RESULTADOS
Muitas actividades no IDEA criam um resultado Result na janela das propriedades Properties. Muitos
resultados tm um Result toolbar que permite imprimir ou exportar o resultado.
Abrir o ficheiro Sales transactions-Database e seleccionar um Result Views (por exemplo:
Stratification).
A toolbar
permite imprimir
RELATRIOS
Pg 179 de 205
2. Seleccionar File depois Print e depois Create Report... A janela do Report Assistant abrir.
3. Seleccionar a opo Create New Report e clickar no boto Next.
4. No Report Assistant - Headings, clickar no boto Headings Font: e alterar o tipo de letra do
cabealho para:
Font: Times New Roman
Font Style: Bold
Size: 12 point.
Click OK.
5. Clickar Next.
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7. A janela seguinte, Report Assistant Report Breaks, apresentada se pelo menos um campo for
seleccionado para uma quebra na etapa precedente. Permite fazer as seleces apropriadas para
Break Keys, Count records in break, Show break line, Show leading break, Break spacing
and Fields to Total. Click Next.
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GRFICOS
A opo IDEA Chart Data pode ser usada apresentar uma representao grfica dos dados. Pode ser
usada para fazer um grficos dos dados armazenados nas bases de dados ou fazer grficos dos resultados
das anlises. Os grficos so as mais eficientes para bases de dados com menos de 200 registos.
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EXPORTAR DADOS
Uma vez que terminou a anlise dos dados, pode querer transferir os dados para uma folha de clculo da
Microsoft Excel ou para a Microsoft Word.
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PUBLICAR DADOS.
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Para gravar a base de dados como um PDF ou um documento Word, aceder File, Print, e seleccionar
Publish to PDF ou Publish to Microsoft Word, ou clickar nos boto
ferramentas.
ou
na barra de
COPY E PASTA.
As opes do Copy e Paste esto somente disponveis se aplicvel a uma operao particular e se o status
do Clipboard o permitir. Por exemplo, para assegurar que a integridade da base de dados no fique
comprometida, o IDEA no permite a adio (colar), suprimir (corte) ou a edio de dados dentro das
bases de dados. O Windows limita o tamanho do Clipboard . Em consequncia, somente quantidades
pequenas de dados podem ser cortadas, copiadas e colados. Quando no possvel alcanar os menus e os
toolbars, como quando uma caixa de dilogo aberta e activa, as funes da cpia, do corte e da pasta
podem ser executadas usando o shortcuts hotkeys, se aplicvel.
15.8 Copiar.
Para copiar uma seco dos dados, deve
1. Destacar a seco da mesma maneira que o faria numa folha de clculo do Microsoft Excel.
2. Seleccionar Edit e depois Copy, ou seleccionar o boto do Copy na barra de ferramentas.
3. Cole a informao em qualquer aplicao Windows. No Microsoft Excel, a informao copiada
manter o formato do IDEA.
ARRASTAR E LARGAR.
Voc pode mover ou copiar informao entre diferentes programas usando o arrastar-e-largar. Seleccione
a informao, e aponte ento beira da seleco antes de arrastar. Clickar na tecla direita do rato para
arrastar a seleco at nova localizao no outro programa.
Pg 186 de 205
16 Exerccio de recapitulao
1OBJECTIVOS
Aplicar num caso de estudo as noes apreendidas durante os 2 dias
Use as tarefas apropriadas para resolver um problema
Veja como o IDEA pode ser usado para resolver problemas similares
Aprenda a cruzar informao entre ficheiros fontes de fontes diferentes
Pg 187 de 205
Pg 188 de 205
Clickando na rea destacada mostrar uma pr-visualizao dos dados selecionados. Abaixo est um
exemplo da pr-visualizao do ano 2005.
Pg 189 de 205
Pg 190 de 205
Tpicos relacionados.
Pode tambm extrair as amostras baseadas na idade dos empregados usando amostragem Stratified
Random Sampling. O IDEA estratificar o ficheiro e perguntar-lhe- quantos registros quer extrair de
cada estrato.
Pg 191 de 205
Pg 192 de 205
Examine o novo ficheiro. Deve ter 376 registos. Tem assim um ficheiro de todas as pessoas que saram do
departamento e receberam um pagamento como um contratado. Neste ficheiro, tem agora dois campos da
data. A primeira a data da sada (DEPARTURE - database) e segunda a data do pagamento (do
CONTRACT).
Pg 193 de 205
Lembre-se que estamos procurando os empregados que saram dos departamentos somente para
regressarem com um contrato. A data da sada deve ser anterior data do pagamento.
Criar uma extrao Extraction para remover os pagamentos feitos antes da sada.
Examine o ficheiro que acabou de criar. Dever obter 370 registos. Note que os 19 e o 20 registos so o
mesmo empregado.
Pg 194 de 205
Pg 195 de 205
Pg 196 de 205
17 Documentao standard
1OBJECTIVOS
Identificar a informao disponvel para rever uma auditoria
Rever o History de uma base de dados
Back-up dos ficheiros da auditoria
Documentar a auditoria para o ciclo seguinte de auditoria
Pg 197 de 205
REVISO
Como com qualquer programa informtico, os utilizadores podem cometer erros ao usar o IDEA. Assim,
o trabalho deve ser revisto. Os procedimentos da reviso so frequentemente de conformidade,
verificando se a documentao est completa e que as reconciliaes foram concretizadas.Porm, o
History que regista todas as interrogaes efectuadas e a lgica utilizada devem tambm ser revistas.
Os erros os mais comuns so:
Trabalhos mais complexos, envolvendo diversas etapas, vrios joins, sumarizaes, e extraces
na ordem incorreta.
Estes potenciais erros podem ser revistos e checkados '' numa auditoria real numa cpia impressa (ou
electrnica) do dirio History.
THE HISTORY.
O History da janela Database mantm um registo (rasto) de todas as operaes realizadas numa base de
dados, incluindo a sua importao e cada um dos testes efectuados. Pode imprimir ou gravar o History
para justificar todos os relatrios e ou resultados que produziu. Pode tambm gravar o History como um
ficheiro do tipo .txt.
Cada seco do dirio regista um processo ou um teste ou anlise.
Abrir o ficheiro Compare 2006 and 2005 purchases, e clickar no History na seco Data da janela
Properties. Note que todas as etapas para construir este ficheiro esto listadas neste dirio.
Clickar sobre a tecla Expand All
para ver os detalhes de todas as tarefas. O History tambm grava o
cdigo de IDEAScript necessrio para re-executartornar todos od passos da auditoria.
O cdigo do IDEAScript pode ser copiado para uma janela do ambiente Macro, editado para generalizar
o seu funcionamento, adicionar ao menu ou barra de ferrramentas. Esta funcionalidade tratada num
outro curso.
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Pode tambm filtrar o History clickando sobre a barra de ferramentas do History. Isto permitir
classificar ou ordenar por detalhes, IDEAScript, campos modificados, alteraes em campos editaveis, ou
as somante alteraes realizadas nas bases de dados da filho.
Nota
Recomenda-se fortemente que o History seja impresso no fim da auditoria e revisto como
parte integrante do controle de qualidade da auditoria. Os registos da History fornecem
tambm documentao valiosa e pronta a ser mantida junto com outros papis de trabalho
da auditoria.
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Quando se fecha a janela Database Comments, o Comment aparecer na seco dos Comments.
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BACKUP
O backup dos formatos dos ficheiros e um backup separado dos ficheiros devem ser executados
regularmente.
Os ficheiros relevantes devem ser guardados e protegidos contra eventuais perdas de trabalho. Os
ficheiros usados pelo IDEA devero ser mantidas no directrio de trabalhando selecionado e podem ser
backed-up em conjunto ou individualmente. Os ficheiros do IDEA tm extenso .imd e podem ser
copiados usando um utilitrio padro (por exemplo. Windows File Manager or Windows Explorer).
Isto inclui a dirio History , notas, e outras ficheiros associados. Note que as equaes, as vistas e os
ficheiros de script so conservados separadamente (*.eqx, *.vw2, *.iss, *.isc).
As definies Record tm a extenso *.rdf, e os templates que tm a extenso de *.jpm.
DOCUMENTAO
As instrues claras sobre como executar as extraes (para o ano seguinte) devem ser produzidas
incluindo ferramentas e contatos.
As instrues de operao com detalhes completos de como obter ficheiros, convert-los, e download
devem ser produzidos.
Os layouts dos ficheiros do cliente, juntamente com uma cpia dos ficheiros e com uma impresso dos
formatos do IDEA, so recomendados. Se necessrio, criar diagramas lgicos juntamente com as
impresses dos batch files com os comentrios explanatrios apropriados, de modo que um revisor de
contas diferente possa seguir o projeto no ano seguinte.
O controlo de tapes, anotando nmeros, datas recebidas, e datas emitidas, etc. deve tambm ser includo.
GESTO DO PROJECTO
Um oramento do tempo deve ser preparado e comparado com os tempos reais.
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APPENDIX A: @Functions
O IDEA fornece mais de 90 @Functions executando operaes tais como os clculos aritmticos, data,
financeiros e estatsticos assim como buscas do texto.
As @Functions so acedidas atravs do editor de equaes. A ajuda rpida incluindo a sintaxe, a
descrio e um exemplo do uso para cada uma das @Functions est disponvel quando a funo
seleccionada. A ajuda adicional e detalhada fornecida no sistema de ajuda acessvel atravs da tecla da
ajuda no editor de equaes ou na barra de ferramentas.
D uma vista de olhos pelas nas definies abaixo para iniciar o contacto com as com as @Functions.
Uma Numeric Expression significa um nmero ou a uma equao que trata nmeros.
Uma String uma cadeia de caracteres, tais como um nome ou um endereo.
@abs
@afternoon
@age
@agedatetime
@agetime
@alltrim
@ascii
@between
@betweendate
@betweentime
@bit
@bitand
@bitor
@chr
@comparenocase
@compif
@ctod
@curform
@curval
@date
@day
@daystod
@db
@ddb
@delete
@dow
@dtoc
@dtodays
@dtoj
@exp
@findoneof
@finyear
@format12hourclock
@fv
@getat
@hours
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@if
@insert
@int
@ipmt
@irr
@isblank
@isfielddatavalid
@isin
@isini
@jtod
@justletters
@justnumbers
@justnumbersleading
@justnumberstrailing
@lastdayofmonth
@left
@len
@list
@log
@log10
@lower
@ltrim
@match
@max
@mid
@min
@minutes
@mirr
@month
@nomatch
@npv
@ntod
@pmt
@ppmt
@precno
@proper
@pv
@qtr
@random
@rate
@recno
@regexp
@remove
@repeat
@replace
@reverse
@right
@round
@seconds
@seed
@sln
@soundex
@soundslike
@spacestoone
@spanexcluding
@spanincluding
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@split
@sqrt
@str
@stratum
@strip
@stripaccent
@syd
@time
@trim
@ttoc
@upper
@val
@workday
@year
Breaks a character string into segments separated by characters, such as spaces or commas,
and returns a specified segment.
Calculates a square root
Converts numeric expressions to strings
Groups records by interval
Removes all spaces, punctuation and control characters
Removes an accent from an accented character
Returns the sum-of-years digit depreciation for an asset
Returns the present time
Removes trailing spaces
Converts a time or number into a string with the HH:MM:SS format
Converts all characters in a string to upper-case
Converts a character expression to numeric
Returns 1 if a given date falls between Monday-Friday and 0 if the date falls on a Saturday or
Sunday.
Returns the year in a date expression
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