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TECNICAS DE ORGANIZACION.
FINANZAS & CONTADURA PBLICA.
SEXTO CUATRIMESTRE TURNO MATUTINO/SABATINO.
NOMBRE DEL TRABAJO:
ORGANIGRAMA (COMO ELABORAR Y TIPOS)
MANUAL DE ORGANIZACIN
MANUAL PROCEDIMIENTOS
MANUAL ADMINISTRATIVO.
FECHA DE ENTREGA:
22 DE AGOSTO DEL 2015.
indice
1
INTRODUCCION.. PAG
3
CONCEPTO DE ORGANIGRAMA..... PAG
4
TIPOS DE ORGANIGRAM..... PAG 4
9
COMO ELABORAR UN ORGANIGRAMA.. PAG
10
MANUAL DE ORGANIZACIN.. PAG 1014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS........ PAG 1518
MANUAL ADMINISTRATIVO. PAG 19-20
CONCLUSION PAG 21
BIBLIOGRAFIA.. PAG 22
INTRODUCCION
*CONCEPTO DE ORGANIGRAMA*
Un organigrama es la representacin grfica de la estructura de una empresa o
cualquier otra organizacin, incluyen las estructuras departamentales y, en
algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las
relaciones jerrquicas y competenciales de vigor.
El organigrama es un modelo abstracto y sistemtico que permite obtener una
idea uniforme y sinttica de la estructura formal de una organizacin:
Desempea un papel informativo.
Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarqua y la relacin
entre ellos.
En el organigrama no se tiene que encontrar toda la informacin para conocer
cmo es la estructura total de la empresa.
Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:
-Tiene que ser fcil de entender y sencillo de utilizar.
-Debe contener nicamente los elementos indispensables.
*TIPOS DE ORGANIGRAMAS*
1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:
Micro administrativo: Corresponden a una sola organizacin, y pueden
referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las reas que la
conforman.
Macro administrativos: Involucran a ms de una organizacin.
Meso administrativos: Consideran una o ms organizaciones de un mismo
sector de actividad o ramo especfico. Cabe sealar que el trmino meso
administrativo corresponde a una convencin utilizada normalmente en el
sector pblico, aunque tambin puede utilizarse en el sector privado.
2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se
disean con el objetivo de ser puestos a disposicin de todo pblico, es
decir, como informacin accesible a personas no especializadas. Por ello,
solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de
lneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate
de organizaciones de ciertas dimensiones.
Analtico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el anlisis de
determinados aspectos del comportamiento organizacional, como tambin
de cierto tipo de informacin que presentada en un organigrama permite la
ventaja de la visin macro o global de la misma, tales son los casos de
anlisis de un presupuesto, de la distribucin de la planta de personal, de
determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones
informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el
conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.
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- Particular
E.- Organizacin.
F.- Funciones generales.
G.- Descripcin de funciones
*MANUAL DE PROCEDIMIENTOS*
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de
actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos o ms de ellas.
El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participacin. Suelen contener informacin y
ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o
equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto
desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En l se encuentra registrada
y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de
todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditora, la evaluacin y
control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de
que el trabajo se est realizando o no adecuadamente. Tambin el manual de
procedimientos contiene una descripcin precisa de cmo deben desarrollarse las
actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe
registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan.
CONTROL DE LA DOCUMENTACIN.
Utilidad Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a
descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de
su ejecucin. Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y
capacitacin del personal ya que describen en forma detallada las actividades de
cada puesto. Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal. Que se desee emprender tareas de
simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente. Para
uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteracin arbitraria. Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por
fallas o errores. Facilita las labores de auditora, evaluacin del control interno y su
evaluacin. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben
hacer y cmo deben hacerlo. Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar
duplicidades. Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos.
CONFORMACIN DEL MANUAL
IDENTIFICACIN. Este documento debe incorporar la siguiente informacin:
Logotipo de la organizacin. Nombre oficial de la organizacin.
Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe
anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboracin. Nmero de
revisin (en su caso). Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o
autorizacin. Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin,
en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y,
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por ltimo, el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero debe colocarse un
guion o diagonal.
NDICE O CONTENIDO. Relacin de los captulos y pginas correspondientes
que forman parte del documento.
PRLOGO Y/O INTRODUCCIN. Exposicin sobre el documento, su contenido,
objeto, reas de aplicacin e importancia de su revisin y actualizacin. Puede
incluir un mensaje de la mxima autoridad de las reas comprendidas en el
manual.
OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS. Explicacin del propsito que se
pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores;
facilitar las labores de auditora; la evaluacin del control interno y su vigilancia;
que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando
adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, adems de
otras ventajas adicionales.
REAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS. Esfera de
accin que cubren los procedimientos.
Dentro de la administracin pblica federal los procedimientos han sido
clasificados, atendiendo al mbito de aplicacin y a sus alcances, en:
procedimientos macro administrativos y procedimientos meso administrativos o
sectoriales.
RESPONSABLES. Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los
procedimientos en cualquiera de sus fases
POLTICAS O NORMAS DE OPERACIN. En esta seccin se incluyen los
criterios o lineamientos generales de accin que se determinan en forma explcita
para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que
participaban en los procedimientos.
Debern contemplarse todas las normas de operacin que precisan las
situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los
procedimientos. A continuacin se mencionan algunos lineamientos que deben
considerarse en su planteamiento: Se definirn perfectamente las polticas y/o
normas que circunscriben el marco general de actuacin del personal, a efecto de
que est no incurra en fallas. Los lineamientos se elaboran clara y concisamente,
a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los
aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. Debern ser lo
suficientemente explcitas para evitar la continua consulta a los niveles jerrquicos
superiores.
CONCEPTO (S). Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el
procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especializacin requieren
de mayor informacin o ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al
usuario la consulta del manual.
PROCEDIMIENTO (descripcin de las operaciones). Presentacin por escrito, en
forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en
un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y
cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando
la descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias
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Por lo que respecta a las caractersticas del equipo tcnico, es conveniente que
sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la
organizacin en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y personal.
Para este tipo de trabajo, una organizacin puede nombrar a la persona que tenga
los conocimientos y la experiencia necesarios para llevarlo a cabo. Por la
naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de
mejoramiento administrativo (en caso de contar con este mecanismo). Asimismo,
puede contratar los servicios de consultores externos.
DE LIMITACIN DEL UNIVERSO DE ESTUDIO. Los responsables de efectuar los
manuales administrativos de una organizacin tienen que definir y delimitar su
universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en l. Para ello es
necesario que se realice un estudio preliminar. Este paso es indispensable para
conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el rea o
reas donde se va a actuar. Con base en l se puede definir la estrategia global
para el levantamiento de informacin, identificando las fuentes de la misma,
actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto, instrumentos
requeridos para el trabajo y en general, prever las acciones y estimar los recursos
necesarios para efectuar el estudio.
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*MANUAL ADMINISTRATIVO*
Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma
sistemtica una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar
la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de
desempeo y cursos de accin que debern seguirse para cumplir con los
objetivos trazados.
Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido
estableciendo en el transcurso del tiempo y su relacin con las funciones
procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.
Los Manuales Administrativos representan una gua prctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin, que contiene
informacin ordenada y sistemtica, en la cual se establecen claramente los
objetivos, normas, polticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean
de mucha utilidad para lograr una eficiente administracin.
Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de decisiones
en la administracin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin
precisa que requiere la accin humana en cada una de las unidades
administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo
o de ejecucin, pues son una fuente de informacin que trata de orientar y mejorar
los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realizacin de las
actividades que se le han encomendado. Su elaboracin depende de la
informacin y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de
manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a
abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier rea componente de la
organizacin, su alcance se ve limitado nicamente por las exigencias de la
administracin.
Son documentos eminentemente dinmicos que deben estar sujetos a revisiones
peridicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda
empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los
integrantes de la organizacin, sino que deben reformarse constantemente
conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.
Un manual sin revisin y anlisis cuyo contenido permanezca esttico se convierte
en obsoleto, y lejos de ser una herramienta til puede constituir una barrera que
dificulte el desarrollo de la organizacin.
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En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como herramienta para
proteger sus derechos, es decir que no hacen nada adicional sino est establecido
debidamente en el Manual.
CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
La clasificacin de los Manuales puede resumirse en Generales y Especficos,
siendo los Generales aquellos que contienen informacin de aplicacin universal
para todos los integrantes de la organizacin y Especficos los que su contenido
est dirigido directamente haca un rea, proceso o funcin particular dentro de la
misma.
CONCLUSIN
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BIBLIOGRAFIA
CONCEPTO DE ORGANIGRAMA
https://es.wikipedia.org/wiki/Organigrama
TIPOS DE ORGANIGRAMAS
http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-organigramas.html
MANUAL DE ORGANIZACIN
http://html.rincondelvago.com/manual-de-organizacion_2.html
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
https://es.wikipedia.org/wiki/Manual_de_procedimientos
MANUAL ADMINISTRATIVO
http://www.gestiopolis.com/manuales-administrativos/
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