Crear e Imprimir Etiquetas Postales para Una Lista de Direcciones en Excel

Crear e imprimir etiquetas postales para una lista de direcciones en Exc...
1 de 7
http://office.microsoft.com/es-es/word-help/crear-e-imprimir-etiquetas...
Crear e imprimir etiquetas postales para una lista de direcciones en Excel

Si desea realizar un envo masivo de correo a una lista de direcciones guardada en una hoja
Mostrar todo
de clculo de Microsoft Office Excel, puede usar una combinacin de correspondencia de
Microsoft Office Word. El proceso de combinacin de correspondencia crea una hoja de etiquetas postales que
puede imprimir, en la que cada etiqueta de la hoja contiene una direccin de la lista.
Para crear e imprimir las etiquetas postales, primero debe preparar los datos de la hoja de clculo en Excel y
utilizar despus Word para configurar, organizar, revisar e imprimir las etiquetas postales.
SUGERENCIA Si Microsoft Office Access est instalado en su equipo, puede exportar la lista de direcciones de
Excel a Access y despus usar Access para crear e imprimir las etiquetas postales. Para obtener ms informacin,
vea el tema sobre cmo intercambiar (copiar, importar, exportar) datos entre Excel y Access y el tema sobre
cmo crear etiquetas postales en Access.
Qu desea hacer?
Paso 1: Preparar los datos de la hoja de clculo en Excel para la combinacin de correspondencia
Paso 2: Configurar las etiquetas para la combinacin de correspondencia en Word
Paso 3: Vincular los datos de la hoja de clculo a las etiquetas en la combinacin de correspondencia
Paso 4: Definir la lista de destinatarios que desea incluir en las etiquetas
Paso 5: Rellenar las etiquetas con marcadores de posicin para la informacin de direccin
Paso 6: Obtener una vista previa de las etiquetas e imprimirlas
Paso 7: Guardar las etiquetas para utilizarlas en el futuro
Paso 1: Preparar los datos de la hoja de clculo en Excel para la combinacin de

correspondencia
En Excel, la lista de direcciones debe coincidir con la estructura de tabla que requiere la combinacin de
correspondencia.
1. En una hoja de clculo, siga este procedimiento para organizar la lista de direcciones:
Utilice encabezados de columna para identificar claramente el tipo de datos de cada columna.
SUGERENCIA Por ejemplo, utilice encabezados de columna como Nombre, Apellidos, Direccin y
Ciudad en lugar de Columna 1, Columna 2, Columna 3 y Columna 4.
Utilice una columna distinta para cada elemento que desee incluir en la combinacin de
correspondencia.
SUGERENCIA Puede utilizar tambin la combinacin de correspondencia para crear cartas modelo
dirigidas a cada destinatario por su nombre si guarda el nombre y los apellidos en columnas
distintas. Tambin puede agregar una columna independiente para el tratamiento, como Sr. o Sra.
Incluya solo las filas y columnas que contengan datos. No incluya filas o columnas vacas en la lista de
direcciones, porque la lista de etiquetas que se crea podra no estar completa a partir de las filas y
columnas en blanco cuando configure las etiquetas para la combinacin de correspondencia en Word.
2. Para poder localizar y seleccionar fcilmente la lista de direcciones durante la combinacin de
correspondencia, defina un nombre para la lista de direcciones con el siguiente procedimiento:
a. En la hoja de clculo, seleccione la lista de direcciones completa, incluidas las celdas que contienen
encabezados de columna.
b. En el grupo Nombres definidos de la ficha Frmulas, haga clic en Definir nombre.
c. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para la lista de direcciones, como Tarjetas de Navidad y haga clic
en Aceptar.
SUGERENCIA El primer carcter de un nombre debe ser una letra y no puede usar espacios entre las
palabras. En lugar de un espacio, utilice un carcter de subrayado (_).
3. Guarde y cierre el libro.
Paso 2: Configurar las etiquetas para la combinacin de correspondencia en Word

El diseo de las etiquetas solo se configura una vez y sirve para todas las etiquetas de la combinacin de
correspondencia. En una combinacin de correspondencia, el documento que configura para el diseo recibe el
nombre de documento principal de etiquetas. En este documento, puede configurar todo el contenido que se
vaya a repetir en cada etiqueta, como el logotipo de la empresa o el remite en las etiquetas de envo.
Es posible que ya haya comprado un paquete de hojas de etiquetas de uno de los proveedores de etiquetas,
como Avery, AOne o Formtec. Cada hoja de etiquetas tiene un tamao determinado y contiene un nmero
concreto de etiquetas de dimensiones especficas.
Para configurar el documento principal de etiquetas, tiene que hacer coincidir sus dimensiones con las de las
etiquetas que va a utilizar.
1. Inicie Word.
De forma predeterminada, se abre un documento en blanco. Djelo abierto. Si lo cierra, los comandos del
paso siguiente no estarn disponibles.
2. En el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar
26/07/2014 11:22
2 de 7
correspondencia.
3. Haga clic en Etiquetas.

4. En el cuadro de dilogo Opciones para etiquetas hay varias opciones para elegir.
El tipo de impresora que va a usar para imprimir las etiquetas.

El proveedor fabricante de las etiquetas.
El nmero que corresponde al nmero de producto indicado en el paquete de hojas de etiquetas.
El nmero de producto de las hojas de etiquetas no coincide con ninguna de las opciones del cuadro de
dilogo Opciones para etiquetas.
5. Despus de seleccionar las opciones de etiquetas que desee, haga clic en Aceptar.
Word crea un documento que utiliza una tabla para organizar las etiquetas. Si no ve las lneas que separan las
etiquetas en el diseo, haga clic en la ficha Diseo bajo Herramientas de tabla y, en el grupo Tabla, haga
clic en Ver lneas de la cuadrcula.
Interrumpir y reanudar una combinacin de correspondencia

Si necesita interrumpir el proceso de combinacin de correspondencia, puede guardar el documento principal de
etiquetas como hara con cualquier otro documento y reanudar la combinacin ms adelante. Word conserva el
origen de datos y la informacin de los campos en el documento que guarda. Si estaba utilizando el panel de
tareas Combinacin de correspondencia cuando interrumpi el proceso de combinacin de correspondencia,
Word le llevar al lugar del panel de tareas en el que se encontraba cuando reanude el proceso.
1. Cuando est listo para reanudar la combinacin de correspondencia, abra el documento principal de
etiquetas que guard.
Word muestra un cuadro de mensaje en el que se le pide confirmacin para abrir el documento y ejecutar un
comando SQL (este comando conecta Word al archivo de origen de Excel).
2. Haga clic en S para conectar con el archivo de origen de Excel y recuperar la lista de direcciones.
Aparecer el texto del documento principal de etiquetas y todos los campos que insert.
3. Haga clic en la ficha Correspondencia y reanude el trabajo.
Paso 3: Vincular los datos de la hoja de clculo a las etiquetas en la combinacin de

correspondencia
Para combinar la informacin de direcciones de las etiquetas, debe asociar las etiquetas a la hoja de datos que
contiene la lista de direcciones.
1. Si es la primera vez que realiza una asociacin con una hoja de clculo, siga este procedimiento:
a. Haga clic en el botn de Microsoft Office
y, a continuacin, haga clic en Opciones de Word.
b. Haga clic en Avanzadas.

c. Desplcese a la seccin General y active la casilla de verificacin Confirmar conversiones del formato
de archivo al abrir.
d. Haga clic en Aceptar.
2. Con el documento principal de combinacin de correspondencia abierto, en el grupo Iniciar combinacin de
correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y luego en Usar lista
existente.
3. Busque la hoja de datos de Excel en el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos y haga doble clic en
ella.
4. En el cuadro de dilogo Confirmar origen de datos, haga clic en Hojas de clculo de MS Excel con DDE
(*.xls) y despus en Aceptar.
26/07/2014 11:22
3 de 7
NOTA Si no aparece Hojas de clculo de MS Excel con DDE (*.xls) en la lista, active la casilla de
verificacin Mostrar todos.
5. En el cuadro de dilogo Microsoft Office Excel, en Nombre o rango de celdas, seleccione el rango de
celdas o la hoja de clculo que contiene la informacin que desea combinar y, a continuacin, haga clic en
Aceptar.
NOTA Las etiquetas se asocian a los datos de la hoja de clculo, pero la hoja de etiquetas sigue vaca. Si es
necesario, puede definir la lista de destinatarios como se describe en el paso 4 o puede rellenar las etiquetas con
marcadores de posicin para la informacin de direccin, como se describe en el paso 5.
Paso 4: Definir la lista de destinatarios que desea incluir en las etiquetas

Word genera una etiqueta para cada direccin de la lista de distribucin de correo. Si solo desea generar
etiquetas para algunas direcciones de la lista, puede elegir las direcciones (registros) que desea incluir.
Para reducir la lista de destinatarios o para usar un subconjunto de registros del archivo de datos, siga estos
pasos:
1. En el grupo Iniciar combinacin de correo de la ficha Correspondencia, haga clic en Editar lista de
destinatarios.
2. En el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, siga uno de estos procedimientos:

Seleccionar registros individuales Este mtodo es til si la lista es corta. Active las casillas de
verificacin situadas junto a cada destinatario que desea incluir y desactive todas las dems.
SUGERENCIA Si sabe que solo va a incluir unos cuantos registros en la combinacin, puede
desactivar la casilla de verificacin de la fila de encabezado y seleccionar solo los registros que
desee. Asimismo, si desea incluir la mayor parte de la lista, seleccione la casilla de verificacin de la
fila de encabezado y desactive las casillas de verificacin de los registros que no desea incluir.
Ordenar registros Haga clic en el encabezado de la columna por la que desea ordenar los
registros. Word ordena la lista en orden alfabtico ascendente (de la A a la Z). Haga clic de nuevo
en el encabezado de columna para ordenar la lista en orden alfabtico descendente (de la Z a la A).
Para especificar ms opciones de ordenacin avanzadas, haga clic en Ordenar bajo Restringir lista
de destinatarios y seleccione sus preferencias de ordenacin en el cuadro de dilogo Filtrar y
ordenar de la ficha Ordenar registros. Por ejemplo, puede especificar que las direcciones de los
destinatarios se ordenen alfabticamente por apellidos dentro de cada cdigo postal y que los
cdigos postales sigan un orden numrico.
Filtrar registros Este mtodo es til si la lista contiene registros que no desea ver o incluir en la
combinacin de correspondencia. Despus de filtrar la lista, puede activar o desactivar las casillas de
verificacin para incluir o excluir registros especficos.
Para filtrar los registros, siga este procedimiento:
1. En Restringir lista de destinatarios, haga clic en Filtrar.
2. En el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar de la ficha Filtrar registros, seleccione los criterios que
desee utilizar para filtrar los registros.
Por ejemplo, para generar etiquetas nicamente para las direcciones de Australia, haga clic en Pas
o regin en la lista Campo, en Igual a en la lista Comparacin y en Australia en la lista Comparar
con.
3. Para restringir an ms el filtro, haga clic en Y o O y seleccione ms criterios.
Por ejemplo, para generar etiquetas solamente para las empresas de Munich, especifique los
registros cuyo campo Ciudad contiene Munich y cuyo campo Nombre de la organizacin no est
vaco. Si utiliza O en lugar de Y en este filtro, la combinacin de correspondencia incluir todas las
direcciones de Munich adems de todas las direcciones que contengan un nombre de
organizacin, cualquiera que sea la ciudad.
NOTA Si ha instalado un software de validacin de direcciones en su equipo, puede hacer clic en Validar
direcciones en el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia para validar las
direcciones de los destinatarios.
Paso 5: Rellenar las etiquetas con marcadores de posicin para la informacin de

direccin
Cuando realiza la combinacin de correspondencia, los campos de combinacin de correspondencia se rellenan
con informacin de la lista de direcciones.
Una vez asociadas las etiquetas a la lista de direcciones, puede agregar marcadores de posicin que indiquen
dnde aparecern las direcciones en cada etiqueta. Tambin puede escribir el texto que se vaya a repetir en cada
etiqueta, como un logotipo de la empresa o el remite en una etiqueta de envo.
Los marcadores de posicin de las direcciones se denominan campos de combinacin de correspondencia. Los
campos de combinacin de correspondencia de Word corresponden a los encabezados de columna del archivo
de datos que elija.
26/07/2014 11:22
4 de 7
Las columnas de un archivo de datos representan categoras de informacin. Los campos de correspondencia
que agrega a las etiquetas son marcadores de posicin de esas categoras.
Las filas de un archivo de datos representan registros de informacin. Word genera una etiqueta para cada
registro cuando realiza una combinacin de correspondencia.
Al colocar un campo de combinacin de correspondencia en la etiqueta original que ha configurado en el
documento principal de etiquetas, indica que desea que aparezca en esa ubicacin una determinada categora
de informacin, como el nombre o la direccin.
NOTA Cuando inserta un campo de combinacin de correspondencia en el documento principal de etiquetas,

el nombre del campo aparece siempre entre comillas ( ). Estas comillas no se muestran en las etiquetas
finales; simplemente sirven para distinguir los campos en el documento principal de etiquetas del texto normal.
Qu ocurre al combinar
Cuando realiza la combinacin de correspondencia, los campos de la primera etiqueta se reemplazan por la
informacin de la primera fila del archivo de datos. A continuacin, los campos de la segunda etiqueta se
reemplazan por la segunda fila del archivo de datos, y as sucesivamente.
Trabajar con campos: ejemplos

Cuando disee las etiquetas, puede vincular cualquier encabezado de columna del archivo de datos a un campo
de una etiqueta.
Suponga, por ejemplo, que tiene una lista de suscriptores a un boletn y un archivo de datos con una columna,
denominada FechaExpiracin, que almacena la fecha en que expira cada suscripcin. Si inserta un campo
FechaExpiracin en el documento principal de etiquetas antes de realizar la combinacin, esa informacin se
agrega a cada etiqueta postal.
Puede combinar campos y separarlos mediante signos de puntuacin. Por ejemplo, para crear una direccin,
puede configurar los siguientes campos en el documento principal de etiquetas:
Nombre Apellidos
Direccin
Ciudad, Provincia Cdigo Postal
Para las combinaciones que se utilizan frecuentemente, como bloques de direcciones y lneas de saludo, Word
proporciona campos compuestos que agrupan una serie de campos. Por ejemplo, el campo Bloque de
direcciones es una combinacin de varios campos, entre los que se incluyen el nombre, los apellidos, la
direccin, la ciudad y el cdigo postal.
Puede personalizar el contenido de cada uno de estos campos compuestos. Por ejemplo, en la direccin, tal vez
desee seleccionar un formato de nombre formal (Sr. Jaime Patio). En el saludo, tal vez prefiera usar "Para" en
lugar de "Estimado".
Asignar los campos de combinacin de correspondencia al archivo de datos
Para asegurarse de que Word pueda encontrar una columna del archivo de datos que se corresponda con cada
elemento de la direccin, puede ser necesario asignar los campos de combinacin de correspondencia de Word
a las columnas del archivo de datos.
Para asignar los campos, haga clic en Asignar campos en el grupo Escribir e insertar campos en la ficha
Correspondencia.
26/07/2014 11:22
5 de 7
Aparece el cuadro de dilogo Asignar campos.
Los elementos de la direccin se muestran a la izquierda y los encabezados de columna del archivo de datos, a la
derecha.
Word busca la columna que mejor se adapta a cada elemento. Como se ilustra en el grfico, Word ha asignado
automticamente la columna Apellidos del archivo de datos a Apellido, pero no fue capaz de asignar otros
elementos, como Nombre.
En la lista de la derecha, puede seleccionar la columna del archivo de datos que coincide con el elemento de la
izquierda. En el grfico, la columna Nombre coincide ahora con Nombre. Es correcto que no coincidan los
campos Tratamiento de cortesa, Identificador nico y Segundo nombre, porque la etiqueta de combinacin
de correspondencia no necesita usar todos los campos. Si agrega un campo que no contiene datos del archivo
de datos, aparecer en el documento combinado como un marcador de posicin vaco, normalmente una lnea
en blanco o un bloque de espacio vaco.
Escribir el contenido y agregar los campos

1. En la etiqueta original que ha configurado en el documento principal de etiquetas, haga clic en el lugar donde
desea insertar el campo.
2. Utilice el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.
3. Agregue alguno de los elementos siguientes:

Bloque de direcciones con el nombre, la direccin y otra informacin
Campos individuales
Campos personalizados de contactos de Microsoft Office Outlook
1. Cuando termine de configurar la primera etiqueta del modo que desee, en el grupo Escribir e insertar
campos, haga clic en Actualizar etiquetas.
Word aplica el diseo de la primera etiqueta a todas las dems.
NOTAS
No puede escribir los caracteres de campo de combinacin ( ) manualmente ni utilizar el comando

Smbolo del men Insertar de Word. Debe utilizar la combinacin de correspondencia.
Si los campos de combinacin aparecen entre llaves, como { MERGEFIELD Ciudad }, Word muestra cdigos
de campo y no resultados del campo. Esto no afecta a la combinacin de correspondencia, pero si lo que
desea mostrar son los resultados, haga clic con el botn secundario en el cdigo de campo y despus haga
clic en Activar o desactivar cdigos de campo.
Aplicar formato a los datos combinados
Los programas de bases de datos y hojas de clculo, como Access y Excel, almacenan la informacin que se
escribe en celdas como datos sin formato. El formato, como las fuentes y los colores, que se aplica en Access o
Excel no se almacena con los datos sin formato. Cuando combina informacin de un archivo de datos en un
documento de Word, los datos se combinan sin el formato aplicado.
26/07/2014 11:22
6 de 7
Para aplicar formato a los datos del documento, seleccione el campo de combinacin de correspondencia y
aplquele formato, como hara con cualquier texto. Asegrese de que la seleccin incluye las comillas ( ) que
rodean el campo.
Paso 6: Obtener una vista previa de las etiquetas e imprimirlas

Una vez agregados los campos a la etiqueta original que ha configurado en el documento principal de etiquetas,
ya puede obtener una vista de los resultados de la combinacin de correspondencia. Si est satisfecho con los
resultados, complete la combinacin de correspondencia e imprima las etiquetas. A continuacin, puede guardar
el documento principal de etiquetas para usarlo en el futuro.
Obtener una vista previa de la combinacin de correspondencia

Puede obtener una vista previa de las etiquetas y efectuar cambios antes de realizar la combinacin de
correspondencia real.
Para obtener una vista previa, siga alguno de estos procedimientos en el grupo Vista previa de resultados de la
ficha Correspondencia:
Haga clic en Vista previa de resultados.

Avance por cada etiqueta haciendo clic en los botones Registro siguiente y Registro anterior del grupo Vista
previa de resultados de la ficha Correspondencia.
Para obtener una vista previa de un documento de etiquetas especfico, haga clic en Buscar destinatario.
NOTA Haga clic en Editar lista de destinatarios en el grupo Iniciar combinacin de correspondencia de la
ficha Correspondencia para abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, en el que
puede filtrar la lista o quitar destinatarios de la combinacin si encuentra registros que no desea incluir.
NOTA Word utiliza una tabla para organizar la hoja de etiquetas en la pgina. Conforme avanza por las
etiquetas, el registro activo se muestra en la primera celda de la tabla y los registros siguientes se muestran en
las celdas siguientes.
Completar la combinacin de correspondencia

Para imprimir las etiquetas, siga estos pasos:
1. En el grupo Finalizar de la ficha Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuacin, en
Imprimir documentos.
2. Elija si desea imprimir todo el conjunto de etiquetas, solo la etiqueta que se muestra actualmente o un
subconjunto especfico de etiquetas.
Para cambiar etiquetas individuales, siga este procedimiento:
1. En el grupo Finalizar de la ficha Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuacin, en
Editar documentos individuales.
2. Elija si desea editar todo el conjunto de etiquetas, solo la etiqueta que se muestra actualmente o un
subconjunto especfico de etiquetas. Word guarda las etiquetas que desea editar en un archivo
independiente.
Paso 7: Guardar las etiquetas para utilizarlas en el futuro

Recuerde que las etiquetas combinadas que guarda son distintas de la etiqueta original que configur en el
documento principal de etiquetas. Es recomendable guardar el propio documento principal de etiquetas si piensa
utilizarlo para otra combinacin de correspondencia.
Al guardar el documento principal de etiquetas, tambin se guarda su conexin con el archivo de datos. La
prxima vez que abra el documento principal de etiquetas, Word le pedir que elija si desea combinar o no de
nuevo la informacin del archivo de datos en el documento principal de etiquetas.
Si hace clic en S, el documento se abre con la informacin con la que se combin el primer registro.
Si hace clic en No, Word rompe la conexin entre el documento principal de etiquetas y el archivo de datos,
convierte el documento principal de etiquetas en un documento de Word normal y sustituye los campos por la
informacin nica del primer registro.
26/07/2014 11:22
7 de 7
Directorio de sitios
Pngase en contacto con nosotros
Enviar comentarios
Legal
Marcas comerciales
Privacidad y cookies
Accesibilidad
2014 Microsoft Corporation. Todos los derechos reservados.
26/07/2014 11:22

Crear e Imprimir Etiquetas Postales para Una Lista de Direcciones en Excel - Word

Caricato da

Informazioni sul documento

Titolo originale

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

Crear e Imprimir Etiquetas Postales para Una Lista de Direcciones en Excel - Word

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

Crear e imprimir etiquetas postales para una lista de direcciones en Exc...

Paso 1: Preparar los datos de la hoja de clculo en Excel para la combinacin de

3. Guarde y cierre el libro.

Paso 2: Configurar las etiquetas para la combinacin de correspondencia en Word