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Marcas comerciales:
Microsoft , Windows , NT , PowerPoint , WinWord , Excel , Project , SQL-Server ,
Multimedia Viewer , Video for Windows , Internet Explorer , NetShow y HTML Help son marcas
registradas de Microsoft Corporation.
Lotus ScreenCam es una marca registrada de Lotus Development Corporation.
Vivo y VivoActive son marcas registradas de RealNetworks, Inc.
ARIS Toolset es una marca registrada de IDS Prof. Scheer GmbH, Saarbrcken.
Adobe y Acrobat son marcas registradas de Adobe Systems Inc.
TouchSend Index es una marca registrada de TouchSend Corporation.
Visio es una marca registrada de Visio Corporation.
IBM , OS/2 , DB2/6000 y AIX son marcas registradas de IBM Corporation.
Indeo es una marca registrada de Intel Corporation.
Netscape Navigator y Netscape Communicator son marcas registradas de Netscape Communications, Inc.
OSF/Motif es una marca registrada de Open Software Foundation.
ORACLE es una marca registrada de ORACLE Corporation, California, EE. UU.
INFORMIX -OnLine for SAP es una marca registrada de Informix Software Incorporated.
UNIX y X/Open son marcas registradas de SCO Santa Cruz Operation.
ADABAS es una marca registrada de Software AG.
Las siguientes son marcas comerciales o marcas registradas de SAP AG: ABAP/4, InterSAP, RIVA, R/2, R/3,
R/3 Retail, SAP (Word), SAPaccess, SAPfile, SAPfind, SAPmail, SAPoffice, SAPscript, SAPtime,
SAPtronic, SAP-EDI, SAP EarlyWatch, SAP ArchiveLink, SAP Business Workflow y ALE/WEB. El
logotipo de SAP y todos los dems productos, servicios, logotipos o nombres de marcas de SAP incluidos aqu
son marcas comerciales o marcas registradas de SAP AG.
Los dems productos, servicios, logotipos o nombres de marcas incluidos aqu son marcas comerciales o
marcas registradas de sus respectivos dueos.
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Esto se corresponde con el sistema de contabilidad de doble entrada, en donde cada transaccin o
evento afecta al menos dos cuentas distintas. En la contabilidad moderna, esto se realiza mediante
partidas en el Debe y el Haber.
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En este ejemplo, la cuenta de compensacin de cheques se contabiliza en el Haber cuatro veces porque
el depsito incluye cuatro cheques (las transacciones recibidas de clientes distintos).
La cuenta bancaria se contabiliza en el Debe segn el valor total de esos cuatro cheques.
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En este tema, repasaremos los procesos de ventas y compras analizados en TB1000, y nos centraremos
en sus consecuencias para la contabilidad.
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En SAP Business One, un asiento se contabiliza automticamente a partir de varios documentos, como
facturas de clientes y de proveedores, durante los procesos de ventas, compras e inventario.
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Cuando implementa SAP Business One, define las cuentas de mayor por defecto que se utilizarn al
crear transacciones. Gestin Definicin Finanzas Determinacin de cuentas de mayor.
Determinacin de cuentas de mayor: la ventana se divide en cuatro fichas. Cada ficha contiene las
definiciones de las cuentas de mayor relacionadas con un proceso empresarial especfico: Ventas,
Compras, General e Inventario.
Cuando selecciona un modelo de plan de cuentas predefinido, la mayora de los valores por defectos
ya estn definidos. Si es necesario, puede modificarlos.
Al seleccionar una cuenta de mayor en la ventana Determinacin de cuentas de mayor, sta aparece en
color verde en el plan de cuentas.
Cuando se aade un documento que contabiliza un asiento, por ejemplo, una factura de clientes, el
sistema determina las cuentas de mayor que se utilizarn de las cuentas por defecto.
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En la ventana Determinacin de cuentas de mayor, tambin se definen las cuentas asociadas: Clientes para el
proceso de ventas y Proveedores para el proceso de compras.
La cuenta asociada enlaza las cuentas de libro auxiliar del interlocutor comercial con el libro mayor.
Debe definir una cuenta de mayor como cuenta asociada en el plan de cuentas.
Cuando contabiliza un documento en un interlocutor comercial, el sistema registra automticamente el asiento
en:
El saldo de la cuenta de datos maestros de interlocutor comercial.
El saldo de la cuenta asociada. (No es posible contabilizar asientos directamente en una cuenta asociada).
En una factura de clientes, por ejemplo, cuando se debita un cliente, tambin se debita la cuenta Clientes.
Este asiento aparece ahora en los saldos de ambas cuentas (cliente y cuenta asociada).
Tenga en cuenta que los saldos de datos maestros de interlocutor comercial no aparecen en el plan de cuentas.
Las cuentas asociadas de clientes y proveedores acumulan las transacciones de cliente y proveedor en sus saldos.
Por lo tanto, el plan de cuenta presenta el status financiero completo de la empresa, adems de los informes
financieros (PyG, balance).
Algunas transacciones, como las transacciones con efectos, deben contabilizarse en cuentas asociadas
especiales. Por lo tanto, puede asignar estas cuentas especiales a tipos de transaccin predefinidos, como Deudas
pendientes, Cuenta de activo, Anticipo deudores/acreedores u otros tipos (en funcin del pas).
En la ventana Determinacin de cuentas de mayor, puede seleccionar si desea asignar diferentes cuentas
asociadas a clientes o proveedores distintos.
La asignacin de cuentas asociadas a cada cliente o proveedor se realiza en la ventana Datos maestros
interlocutor comercial. Seleccione Interlocutores comerciales Datos maestros interlocutor comercial
ficha Finanzas ficha General campo Clientes/Proveedores. Si no se seleccion esta opcin, las cuentas
asociadas definidas en la ventana Determinacin de cuentas de mayor se utilizan para todos los clientes y todos
los proveedores.
Tambin puede modificar la cuenta asociada por defecto en los documentos de marketing. Selecciona ficha
Finanzas campo Cuenta asociada.
Si trabaja con varias cuentas asociadas, el sistema puede mostrar los saldos de los interlocutores comerciales por
separado para cada una de las cuentas asociadas. Interlocutores comerciales Datos maestros interlocutor
comercial abra la flecha de enlace en el campo Saldo de cuenta y seleccione el botn Vista por cuenta
asociada.
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Ejecute el informe.
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Repasemos nuestros conocimientos acerca de algunos de los temas del curso TB1000 sobre logstica.
Aqu, se describe un escenario comn de cmo se fijan los precios en SAP Business One durante el
proceso de ventas:
Nuestro cliente, Star Trek Computers, solicita una oferta para 4 reproductores multimedia porttiles.
Jean crea una oferta. Selecciona el cliente y luego el artculo. El precio por unidad aparece en la oferta.
Cmo?
Los datos maestros de artculo incluyen 3 precios opcionales para este artculo. Cada uno est
representado en una lista de precios diferente.
Star Trek Computers es un revendedor y, por lo tanto, su lista de precios por defecto segn se
defini en el registro de datos maestros es la lista de precios de revendedor.
Por consiguiente, en la oferta, el precio unitario de una reproductor multimedia porttil es 110, es
decir, la lista de precios de revendedor.
Jean especifica una cantidad de 4. El valor total de la oferta es 440 (si suponemos que no existen
artculos adicionales en la oferta y que no se aaden importes de impuestos ni descuentos).
Star Trek Computers nos enva por fax un pedido de cliente basado en la oferta.
En SAP Business One, Jean copia la oferta en una pedido de cliente.
Dos das ms tarde, Joe, el jefe del almacn, despacha el camin de la empresa con las entregas de la
semana, incluidos los 4 reproductores multimedia porttiles para Star Trek Computers.
Ms tarde ese mismo da, la persona responsable del rea de contabilidad copia la entrega en una
factura de clientes.
Dado que no se realiz ningn cambio en el precio durante el proceso de copia, el valor total de la
factura es 440, y stos son los importes del Haber y el Debe del asiento automtico creado por la
factura de clientes.
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En el proceso de compras, un escenario comn de cmo se fijan los precios sera el siguiente:
Joe, el jefe del almacn, emite un pedido de 10 reproductores multimedia porttiles. Selecciona el
proveedor Coconut Devices y luego el artculo, el reproductor multimedia porttil. El precio por unidad
aparece en el pedido. Cmo?
Como Coconut Devices es un proveedor, su lista de precios por defecto segn se defini en el registro
de datos maestros es la lista de precios de compra.
Por consiguiente, en el pedido, el precio unitario de un reproductor multimedia porttil es 100, es decir,
la lista de precios de compra de los datos maestros de artculo del reproductor multimedia porttil.
Joe especifica una cantidad de 10. El valor total del pedido es 1000 (si suponemos que no existen
artculos adicionales en el pedido y que no se aaden importes de impuestos ni descuentos).
Unos das despus, Joe recibe una entrega, incluidos los 10 reproductores multimedia porttiles de
Coconut Devices.
Una semana ms tarde, se recibe por correo la factura de Coconut Devices y la persona responsable del
rea de contabilidad copia el pedido de entrada de mercancas en una factura de proveedores.
Dado que no se realiz ningn cambio en el precio durante el proceso de copia, el valor total de la
factura de proveedores es 1000, y stos son los importes del Haber y el Debe del asiento automtico
creado por la factura de proveedores.
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Volvamos un paso hacia atrs, al pedido de entrada de mercancas que Joe especific segn la entrega
que recibi del proveedor.
Si suponemos que la empresa utiliza un inventario permanente, el valor del coste de artculo se calcula
automticamente en cada transaccin de stocks.
Cuando Joe especific el pedido de entrada de mercancas en SAP Business One, el valor de la lista
de precios de compra (100 por unidad) afect el precio unitario del pedido de entrada de
mercancas y tambin el valor del coste de artculo.
El valor del coste de artculo se calcula automticamente, de acuerdo con el mtodo de valoracin
seleccionado para el artculo (Media variable, FIFO, Estndar). El valor del coste de artculo
calculado despus del pedido de entrada de mercancas era 90.
Joe especific una cantidad de 10 reproductores multimedia porttiles. Por lo tanto, el valor total del
asiento creado por el pedido de entrada de mercancas era 1000, y stos son los importes del Haber y el
Debe registrados en las cuentas por defecto del inventario.
El valor del asiento enlazado a la entrega enviada al cliente es 360. Es decir, la cantidad de 4 artculos
multiplicada por el valor del coste de artculo en ese momento (90).
Recuerde que el valor total de la factura en funcin de esa entrega era 440. Se calcul de acuerdo con
la lista de precios de revendedor (110) que se defini como lista de precios por defecto en el registro de
datos maestros de cliente.
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Analicemos las etapas frecuentes del proceso financiero en SAP Business One (la mayora de las etapas, excepto las
parametrizaciones de finanzas, son recurrentes y pueden producirse en otro orden; ste es un ejemplo de un escenario
comn):
Parametrizaciones de finanzas: al implementar SAP Business One, se define lo siguiente: Plan de cuentas y cuentas de
mayor por defecto que se utilizarn al crear transacciones en los diferentes procesos empresariales: Ventas, Compras,
Inventario, etc. Debe tomar decisiones junto con la persona responsable del rea de contabilidad del cliente.
Procesos de ventas y compras: las consecuencias financieras de las etapas en los procesos de ventas y compras son los
asientos automticos y las reconciliaciones del sistema.
Asientos automticos: se contabilizan a partir de varios documentos, como facturas de clientes y de proveedores.
Asientos manuales: para las transacciones comerciales que no estn representadas en formularios ni documentos. La persona
responsable del rea de contabilidad introduce transacciones, como prstamo, alquiler o nmina, mediante los asientos
manuales. El fichero de asientos contiene todas las transacciones contables: automticas y manuales.
Reconciliaciones: las reconciliaciones del sistema internas se crean de manera automtica:
En datos maestros de interlocutor comercial: factura/pagos, factura/abono.
En una cuenta de mayor: pago/depsito.
Reconciliacin de usuario interna: por ejemplo, cuando un pago por adelantado debe reconciliarse con la factura.
Cierre del perodo: un proceso que traslada los saldos de las cuentas de prdidas y ganancias a una cuenta de balance, la
cuenta de arrastre de saldos, cuando finaliza un ejercicio o perodo contable.
En algunas localizaciones (Italia, Espaa, Francia y Portugal), tambin es posible trasladar los saldos de cuentas de
balance de un ejercicio o perodo a otro.
Existe una lista de las tareas necesarias durante la preparacin para el cierre del perodo.
Libro mayor, plan de cuentas e informes: todas las etapas que afectan el fichero de asientos, los saldos de cuentas (consulte
las siguientes diapositivas) y los informes financieros, como en los ejemplos que analizamos:
Cuando describimos las cuentas asociadas que enlazan las cuentas del interlocutor comercial con el libro mayor.
Los saldos de datos maestros de interlocutor comercial no aparecen en el plan de cuentas.
Las cuentas asociadas de clientes y proveedores acumulan las transacciones de cliente y proveedor en sus saldos.
Por lo tanto, el plan de cuenta presenta el status financiero completo de la empresa, adems de los informes financieros
(PyG, balance).
Otro ejemplo es el cierre del perodo, que transfiere lo saldos de las cuentas de prdidas y ganancias a una cuenta de
balance y, por lo tanto, afecta las prdidas y ganancias y los resultados del balance.
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Efecto o letra de cambio. Esta opcin slo es relevante para Italia, Portugal, Espaa y Francia, y est
activada por defecto.
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Nota:
Las opciones Sistema de pago y Tratamiento de extracto bancario permiten la creacin automtica y
semiautomtica de cobros y pagos efectuados.
En la ventana de reconciliacin manual, tambin es posible depositar pagos en efectivo, por cheque o con
tarjeta de crdito, y contabilizar asientos o crear pagos.
Para obtener ms detalles acerca de estas opciones, consulte las siguientes diapositivas.
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Las pantallas para cobros y pagos son prcticamente idnticas. La pantalla est dividida en las
siguientes partes:
El rea para la seleccin de facturas pendientes, abonos y asientos, as como para la asignacin de
importes de pago.
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El valor por defecto de los cobros es Cliente y el valor por defecto de los pagos es Proveedor. Es
posible crear tanto cobros como pagos para Cliente, Proveedor o Cuenta.
En el caso de los cobros, el sistema copia la direccin Destinatario factura del registro maestro de
interlocutor comercial en el campo de direccin de la cabecera de documento:
En el caso de los pagos, el sistema copia la direccin Receptor pago por defecto. Puede seleccionar
manualmente otra direccin de receptor del pago o el banco del proveedor. A continuacin, puede
marcar Visualizar facturas c/misma direc.factura para filtrar las facturas pendientes visualizadas en la
pantalla de pago.
Puede introducir el nmero de documento manualmente o permitir que el sistema lo asigne de forma
automtica a partir de una serie de documentos.
El sistema propone la fecha actual como Fecha de contabilizacin, Fecha de vencimiento y Fecha de
documento.
Puede asignar el pago a un Proyecto o a una Norma de reparto para la contabilidad de costes.
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El sistema muestra los abonos y las facturas pendientes con el nmero de plazo. Si se selecciona el
indicador N referencia de interlocutor comercial en Parametrizaciones de formulario, el sistema
mostrar los nmeros de referencia de cliente/proveedor en lugar del nmero de factura. Esta opcin
resulta til cuando se introducen pagos basados en los nmeros de factura que recibi del proveedor.
El indicador Visualizar facturas c/misma direc.factura slo se encuentra disponible cuando se crea un
pago para un proveedor. Permite visualizar en la tabla slo las facturas con la direccin del receptor
del pago/detalles del banco idnticos a la direccin/banco seleccionados en el campo Pagar a.
El campo Clase de documento indica el origen de la lnea (FA para facturas de clientes, RC para
abonos de clientes, TT para facturas de proveedores y AC para abonos de proveedores).
Es posible que una cuenta contenga contabilizaciones que no correspondan a facturas ni a abonos (por
ejemplo, asientos o pagos a cuenta). El sistema slo muestra estas transacciones si se selecciona el
indicador Visualizar todas operaciones en Parametrizaciones de formulario. El sistema muestra estas
transacciones como lneas azules por debajo de las facturas y los abonos.
Un asterisco (*) tras la fecha de la factura indica que sta ha vencido. El sistema muestra el importe de
la factura y el saldo vencido (el importe de la factura menos los abonos o pagos parciales) en cada
factura. Si se aplica un descuento por pronto pago (en funcin de las condiciones de pago del
interlocutor comercial), el sistema deduce el descuento por pronto pago del saldo vencido y propone el
importe final del pago.
Para especificar pagos que no puedan asignarse a una factura, seleccione el indicador Pago a cuenta.
A continuacin, el sistema permitir especificar el importe del pago de forma manual. Por ejemplo,
cuando recibe un pago con antelacin.
Para seleccionar una factura pendiente para el pago, seleccione la casilla de la lnea. Tambin puede
introducir un importe menor como pago parcial modificando la columna de importe Total pago.
El sistema muestra el importe del pago completo (suma de todas las lneas seleccionadas en la tabla
ms el importe indicado de forma manual) en el campo Importe total vencido.
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Una vez determinado el importe de pago, se debe especificar el medio de pago. Puede seleccionar uno de los siguientes
medios de pago: Cheque, Transferencia bancaria,Tarjeta de crdito y Efectivo.
Puede definir una cuenta por defecto para los medios de pago del tipo efectivo y cheques recibidos. Seleccione Gestin
Definicin Finanzas Determinacin de cuentas de mayor ficha Ventas ficha General campos Cheques
recibidos y Saldo de caja.
Puede definir una cuenta por defecto para los medios de pago del tipo transferencia bancaria emitida. Seleccione Gestin
Definicin Finanzas Determinacin de cuentas de mayor ficha Compras ficha General campo
Transferencia bancaria.
Puede copiar el importe total en un campo de importe. Para ello, seleccione CTRL+B o haga clic con el botn derecho y
seleccione Copiar saldo vencido.
En la mayora de los casos, el pagador paga el importe completo con un solo medio de pago. Sin embargo, es posible
distribuirlo en varios medios de pago. El sistema toma los detalles del medio de pago para los cobros de los registros
maestros de clientes.
Puede definir un importe mximo para pagos en exceso y en defecto. Esto es importante cuando existen diferencias mnimas
entre el pago y el saldo vencido. El proceso ser transparente para el usuario.
Seleccione Gestin Definicin Finanzas Determinacin de cuentas de mayor. Seleccione la ficha Ventas para
definir la cuenta de mayor que se debe utilizar en caso de un pago en exceso o en defecto. Haga lo mismo en la ficha
Compras.
Seleccione Gestin Definicin Finanzas Monedas. Las siguientes cuatro columnas definen el importe mximo
que se contabilizar como pago en exceso o en defecto:
Diferencia permitida para importe de entrada/Diferencia permitida para importe de salida: para una moneda
especfica, especifique el importe mximo permitido para las diferencias de cobros/pagos efectuados. Este campo slo est
activado si el importe del campo Diferencia % de entrada permitida/Diferencia % de salida permitida es cero o si el
campo est en blanco.
Diferencia % de entrada permitida/Diferencia % de salida permitida: para una moneda especfica, especifique el
porcentaje mximo permitido para las diferencias de cobros/pagos efectuados. Este campo slo est activado si el importe
del campo Diferencia permitida para importe de entrada/Diferencia permitida para importe de salida es cero o si el
campo est en blanco. El importe base para el clculo del porcentaje es el importe total pagado, el cual representa la suma de
los importes especificados en la ventana Medio de pago.
Al contabilizar un pago, el sistema reconcilia el pago con las facturas seleccionadas y cierra las transacciones. Si el pago se
contabiliz como Pago a cuenta, las facturas y el pago permanecen abiertos. Si se efectu un pago parcial, el sistema ajusta
en consecuencia el saldo vencido.
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Si extrae efectivo de la caja registradora o cheques del cajn de cheques y los lleva al banco, puede
utilizar la transaccin Depsito para contabilizar esta transferencia.
Si ha seleccionado el indicador Reconciliar importes tras depsito, el sistema reconciliar las partidas
individuales del Debe y del Haber en la cuenta de saldo de caja o en la cuenta de cheques recibidos
entre s.
Tenga en cuenta que la partida individual del Debe de la cuenta bancaria siempre se gestiona como una
partida abierta. De este modo, se distingue de las partidas individuales que ya se han compensado con
el extracto bancario que pertenece a esta cuenta bancaria. La reconciliacin cierra la partida individual
del Debe.
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Nota:
Las opciones Sistema de pago y Tratamiento de extracto bancario permiten la creacin automtica y
semiautomtica de cobros y pagos efectuados.
Para obtener ms detalles acerca de estas opciones, consulte las siguientes diapositivas.
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Observe que el sistema no incluye cuentas de compensacin para pagos manuales de tarjetas de crdito, cheques
y transferencias bancarias. En lugar de ello, la contabilizacin en el Haber se realiza directamente en la cuenta
bancaria.
Siempre es posible insertar manualmente una cuenta provisional en el campo de cuenta de mayor del medio de
pago. Luego, cuando se resta el pago del banco, se debe especificar una entrada para debitar la cuenta
provisional y acreditar la cuenta bancaria.
Es posible utilizar el asistente de pago para generar pagos en la cuenta de compensacin automticamente.
Si desea utilizar cuentas de compensacin de manera automtica, puede usar la funcionalidad Tratamiento de
extracto bancario (consulte las siguientes diapositivas), la cual se puede configurar para contabilizar
automticamente las transferencias entre las cuentas de compensacin y las cuentas bancarias.
Lo mismo sucede con el add-on Caja y Bancos, relevante para algunas localizaciones. Tenga en cuenta que Caja
y Bancos no estar disponible si se activ la funcionalidad Tratamiento de extracto bancario.
Contabilizaciones de pagos efectuados:
Efectivo: Debe de la cuenta de proveedor, Haber de la cuenta de saldo de caja o el nmero de cuenta
bancaria.
Dado que la mayora de empresas cuentan con varias cajas registradoras con una cuenta de saldo de caja
asignada a cada una, deber especificar manualmente el nmero adecuado de la cuenta de saldo de caja.
Tarjeta de crdito: Debe de la cuenta de proveedor, Haber de la cuenta bancaria.
Debe especificar manualmente el nmero de cuenta bancaria.
Cheque: Debe de la cuenta de proveedor, Haber de la cuenta bancaria.
Debe especificar manualmente el nmero de cuenta bancaria.
Transferencia bancaria: Debe de la cuenta de proveedor, Haber de la cuenta bancaria.
El sistema recupera la cuenta bancaria del campo Transferencia bancaria de la ficha Compras en Gestin
Definicin Finanzas Determinacin de cuentas de mayor.
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Los cobros, los pagos efectuados y los depsitos contabilizan asientos en la cuenta de banco propio.
Debe reconciliar esas transacciones con el extracto bancario y realizar ajustes cuando sea necesario.
El extracto bancario acta como un instrumento de notificacin legalmente vinculante entre el banco y
sus clientes.
En SAP Business One, cuenta con tres opciones para la reconciliacin externa ( para obtener ms detalles
acerca de cada opcin, consulte las siguientes diapositivas):
Reconciliacin manual: en esta pantalla, se pueden crear correcciones para cerrar las discrepancias
y reducir las diferencias a cero. Por ejemplo, puede realizar el depsito de los pagos en efectivo, por
cheque y con tarjeta de crdito que aparecen en el extracto bancario impreso. Tambin se pueden
contabilizar asientos o crear pagos.
Reconciliacin.
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Al contabilizar un pago, el sistema reconcilia el pago con las facturas seleccionadas y cierra las
transacciones. Si el pago se contabiliz como Pago a cuenta, las facturas y el pago permanecen
abiertos. Si se efectu un pago parcial, el sistema ajusta en consecuencia el saldo vencido.
Se proporcionarn mas detalles sobre las reconciliaciones internas de los interlocutores comerciales
(sistema y usuario) en la unidad 4: Proceso de perodos contables.
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El asistente de pago permite crear cobros y pagos en lotes para transferencias bancarias, cheques y
efectos. Los pagos se crean en funcin de los criterios de seleccin y las vas de pago.
Si los pagos creados son pagos por transferencia bancaria o pagos por dbito bancario, el asistente
de pago crea los ficheros de pago en el formato especfico del pas adecuado.
Se requiere Payment engine u otro add-on de terceros para crear los ficheros correctos para el
banco.
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El asistente de pago permite crear cobros y pagos en lotes para transferencias bancarias, cheques y efectos. Los
pagos se crean en funcin de los criterios de seleccin y las vas de pago.
Las ejecuciones del asistente de pago comprenden transacciones y documentos de proveedores y clientes que no
estn pagados por completo, abonados ni reconciliados, as como los pagos a cuenta asignados/sin reconciliar.
Cada ejecucin del asistente de pago se identifica mediante un nombre de ejecucin del pago y la fecha de
ejecucin del pago.
Cuando se inicia el asistente de pago, se especifican varios criterios de seleccin:
Parmetros generales, como la fecha de la siguiente ejecucin de pago planificada, la clase (pago o cobro), el
medio de pago (cheque o transferencia bancaria) y la serie de documentos que se utiliza para crear los
documentos de pago.
Los interlocutores comerciales que verifica el sistema para localizar facturas vencidas.
Criterios de seleccin para los documentos que incluye el sistema.
Las vas de pago que utiliza el sistema.
Mejoras del release 8.8:
- Nuevo rango para el criterio Fecha de vencimiento (se siguen teniendo en cuenta los das de tolerancia).
- Nuevo filtro para el criterio Fecha de documento.
- Tratamiento mejorado de las ejecuciones grabadas en los perodos bloqueados.
En funcin de estos criterios de seleccin, el sistema crea un informe de recomendaciones o una lista de pagos
sugeridos. Puede aceptar o rechazar estas recomendaciones. Puede grabar las recomendaciones y continuar en
una fecha posterior o puede ejecutar los pagos. El botn Trans.no incluida crea una lista de todas las partidas
abiertas que no se pudieron incluir en la ejecucin del pago.
Para ejecutar el asistente de pago, seleccione Gestin de bancos Asistente de pago.
Debe definir los valores por defecto para el asistente de pago. Seleccione Gestin Definicin Gestin de
bancos Valores estndar de ejecucin de pago. Estos datos se utilizan por defecto en todas las ejecuciones
de pago.
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Cuando ejecuta los pagos, el sistema crea automticamente los documentos de pago para las
recomendaciones aceptadas.
Generalmente, un pago incluye los importes de varias facturas, si no se ha especificado de otra forma
en el registro maestro de interlocutor comercial (seleccione el indicador Pago nico en la ficha Sistema
de pago). El sistema siempre compara el descuento por pronto pago que es vlido en ese momento con
el descuento por pronto pago que ser vlido en la fecha de la siguiente ejecucin de pago, menos el
nmero de das de tolerancia.
Si los pagos creados son pagos por transferencia bancaria o pagos por dbito bancario, el asistente de
pago crea los ficheros de pago en el formato especfico del pas adecuado. Si necesita crear o adaptar
formatos de fichero, puede utilizar el add-on Definicin de formato. Este add-on de SAP Business One
es una herramienta grfica que permite al usuario definir y modificar los formatos de extractos
bancarios recibidos.
Para obtener ms detalles acerca de los formatos de fichero bancario y la creacin de ficheros
bancarios con el asistente de pago, consulte el apndice.
Si los pagos creados son pagos por cheque, se pueden imprimir directamente en el sistema, en Gestin
de bancos Impresin documento o Gestin de bancos Pagos Cheques para pago para
imprimir cheques individuales. Una vez impreso el cheque, el sistema asigna los nmeros de cheque.
Una vez finalizado el proceso, utilice Gestin de bancos Confirmacin de nmero de cheque para
confirmar los nmeros asignados.
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Los cobros, los pagos efectuados y los depsitos contabilizan asientos en la cuenta de banco propio.
Debe reconciliar esas transacciones con el extracto bancario y realizar ajustes cuando sea necesario.
Estas partidas no se reconcilian hasta que se recibe el extracto bancario, despus de que el banco haya
efectuado realmente el pago.
Cuando se lleva a cabo una reconciliacin externa, se reconcilian las partidas abiertas de una cuenta
de mayor bancaria en SAP Business One con las partidas abiertas de un extracto de cuenta externa.
En la mayora de los casos, el extracto de cuenta se recibe de un banco y la cuenta que debe
reconciliarse es la cuenta bancaria asociada. El extracto, sin embargo, puede recibirse tambin de un
interlocutor comercial que desea reconciliar la cuenta de interlocutor comercial en sus libros con la
propia.
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Para utilizar la funcin Tratamiento de extracto bancario, seleccione Gestin Inicializacin sistema
Detalles empresa ficha Inicializacin bsica y luego seleccione Instalar procesamiento extracto
bancario. Puede realizar esta accin en cualquier momento.
Nota:
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Una vez configurado SAP Business One, el cliente puede utilizar el tratamiento de extracto bancario:
El cliente puede importar automticamente o introducir de forma manual los extractos bancarios para
realizar reconciliaciones internas y externas mediante la ventana Extracto bancario: Detalles.
Reconciliacin interna
Reconciliacin externa
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Reconciliacin manual: esta funcin permite verificar y reconciliar las transacciones registradas en
SAP Business One, en lo que se refiere al saldo recibido del banco, y crear ajustes si es necesario.
En las localizaciones que utilizan la funcin Reconciliacin manual, no se muestra la opcin de men
Tratar extracto cuenta externo en el men principal.
No se recomienda utilizar la opcin Tratar extracto cuenta externo dado que la opcin Reconciliacin
manual crea un registro reconciliado en la ventana Tratar extracto cuenta externo (tabla OBNK).
Observemos cmo se efecta una reconciliacin externa. Vaya a Gestin de bancos Extractos
bancarios y reconciliaciones externas Reconciliacin manual. Se abre la ventana Reconciliacin de
banco externa - Corte transversal.
Utilice esta ventana para especificar los parmetros de la reconciliacin de banco externa. En el campo
Cdigo de cuenta, puede seleccionar la cuenta bancaria para la que desea tratar la reconciliacin de
banco externa.
En el ttulo del extracto bancario, puede ver campos relacionados con el extracto bancario real.
El campo ltimo saldo muestra el saldo registrado la ltima vez que se realiz la reconciliacin
externa.
Supongamos que ha recibido el extracto bancario actualizado al da de hoy. En lugar de detallar todas
las transacciones que aparecen en el extracto, slo se introduce el saldo final del extracto, segn una
fecha determinada.
Supongamos que ha recibido un extracto bancario externo para este banco con un saldo final de XXX.
El extracto bancario est actualizado al da de hoy, por ejemplo, el 20 de abril. Seleccione OK para
abrir la ventana Reconciliacin de extractos bancarios.
La tabla muestra las transacciones pendientes (sin reconciliar) tal como se han registrado en los libros.
Es decir, las transacciones registradas en SAP Business One.
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En los campos Nmero de extracto, puede introducir el nmero de extracto recibido del banco. El campo ltimo saldo extracto cuenta
representa el saldo calculado automticamente por el sistema.
Haga clic en el men desplegable Visualizar para seleccionar una de las siguientes opciones: Todos, Compensado, No compensado.
Compensado: seleccione esta opcin para visualizar las transacciones seleccionadas para compensar en este evento de reconciliacin.
Una vez reconciliadas las transacciones seleccionadas, stas ya no aparecern en la ventana, a menos que cancele la reconcili acin.
Para cancelar reconciliaciones, vaya a Gestin de bancos Extractos bancarios y reconciliaciones externas Gestionar reconciliaciones
externas previas.
La columna Tipo muestra el tipo de transaccin. DP significa depsito.
La columna Pago muestra el importe de la columna Debe de la transaccin.
La columna Depsito muestra el importe de la columna Haber de la transaccin.
Puede aadir columnas en la tabla con la opcin Parametrizaciones de formulario.
Vamos a compensar dos transacciones. En la columna Compensado, seleccione las casillas para cada transaccin que desea compensar con
el saldo final actual. Podr ver que el campo Stock terico compensado se actualiza segn las lneas seleccionadas. El campo Diferencia
tambin se actualiza.
Ver que existe una diferencia de X GBP (no ms de 10) entre las transacciones compensadas y el saldo final. En este caso, podemos crear
una correccin. Seleccione Correcciones para abrir esta ventana.
Puede crear documentos desde esta ventana. Puede crear asientos, cobros, pagos, cheques para pago o depsitos. En este caso, sabemos
que la diferencia de X GBP se debe a una comisin que el banco ha cargado a la empresa. Esto puede reflejarse en un asiento, por lo tanto,
se debe mantener la opcin de asiento seleccionada y hacer clic en OK.
Se abrir la ventana de asiento, que le permitir crear un asiento para compensar esta diferencia.
Introduzca el importe requerido, seleccione una cuenta de contrapartida y cree el asiento.
En la tabla, ver que el asiento de correccin se ha aadido automticamente y que se ha seleccionado como compensado. Ahora la
diferencia es cero.
Es posible seleccionar Grabar para grabar sus preferencias en esta ventana antes de lleva a cabo la reconciliacin. De esta manera, podr
comprobar de nuevo sus transacciones y las transacciones del banco, abrir de nuevo la ventana y efectuar la reconciliacin despus de
asegurarse de que las selecciones realizadas son correctas.
Como estamos seguros de que nuestra seleccin es correcta, podemos seleccionar Reconciliar. La reconciliacin ha finalizado
correctamente.
Se ha grabado un registro individual en la ventanaTratar extracto cuenta externo. No obstante, en las localizaciones que utilizan la funcin
Reconciliacin manual, no se muestra la opcin de men Tratar extracto cuenta externo en el men principal. Para esta demostracin, se
mostrar y se abrir esta opcin mediante el icono Parametrizaciones de formulario de la ventana del men principal.
Seleccione la cuenta bancaria y ver que la ventana Tratar extracto cuenta externo muestra una lnea con el importe que acabamos de
reconciliar para esta cuenta bancaria.
Como en esta ventana los registros se crean automticamente, en las localizaciones que utilicen la funcin Reconciliacin manual y
utilicen tambin esta ventana, se generar un registro duplicado en el proceso y, por lo tanto no debe utilizarse.
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La ventana Reconciliacin externa muestra las transacciones bancarias registradas en sus libros en
SAP Business One (a la izquierda) y las compara con las transacciones registradas por el banco (a la
derecha). Lleve a cabo una reconciliacin entre las transacciones coincidentes y, si es necesario,
efecte transacciones de compensacin para que sus datos coincidan con los del banco.
En la parte de libros, busque el depsito registrado en SAP Business One. En la parte derecha, se
encuentran las transacciones pendientes en el extracto bancario externo. Busque la lnea que representa
el depsito.
Dado que disponemos de dos transacciones con importes idnticos en el lado del libro y en el lado del
extracto externo, podemos reconciliarlas. Haga doble clic en las lneas para moverlas a las tablas
inferiores. Ver que no existe ninguna diferencia, puesto que los importes son iguales.
Ahora, en el lado del extracto externo, haga doble clic en la lnea registrada para la comisin. Esta
lnea no tiene ninguna transaccin coincidente en la parte de libros. No se ha registrado en SAP
Business One porque el cargo ha sido realizado por el banco.
A continuacin, haga clic en Reconciliacin. El sistema muestra el siguiente mensaje: Reconciliacin
no compensada. Crear asiento compensacin? Seleccione OK para abrir la ventana Asiento. En este
lugar, ver que ya se muestra la cuenta bancaria con el importe de la comisin. Ahora slo tiene que
crear una cuenta de contrapartida para completar el asiento. Haga clic en Aadir.
Las lneas estn reconciliadas.
Regresemos a la ventana Tratar extracto cuenta externo y seleccionemos nuestra cuenta bancaria.
Ver que la columna Reconciliado muestra el nmero de reconciliacin externa para las dos lneas.
Esto significa que ambas lneas de la cuenta bancaria externa estn reconciliadas. Las lneas
reconciliadas no pueden cancelarse ni modificarse, excepto si se cancela la reconciliacin.
Para cancelar reconciliaciones, vaya a Gestin de bancos Extractos bancarios y reconciliaciones
externas Gestionar reconciliaciones externas previas.
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Explicamos el tema de las cuentas asociadas en la unidad 1: Procesos financieros estndar de SAP
Business One.
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Analicemos de nuevo las etapas frecuentes del proceso financiero en SAP Business One (la
mayora de las etapas, excepto las parametrizaciones de finanzas, son recurrentes y pueden
producirse en otro orden; ste es un ejemplo de un escenario comn):
Hemos presentado este proceso en la unidad 1: Procesos financieros estndar de SAP Business
One. Ahora nos centraremos en el plan de cuentas, que forma parte de la primera y la ltima etapa
del proceso.
Plan de cuentas.
Cuentas de mayor por defecto que se utilizarn al crear transacciones en los diferentes
procesos empresariales: Ventas, Compras, Inventario, etc.
Libro mayor, plan de cuentas e informes: todas las etapas que afectan el fichero de asiento, los
saldos de cuentas y los informes financieros.
Por ejemplo, las cuentas asociadas que enlazan las cuentas de libro auxiliar del interlocutor
comercial con el libro mayor.
Otro ejemplo es el cierre del perodo, que transfiere lo saldos de las cuentas de prdidas y
ganancias a la cuenta de balance y, por lo tanto, afecta las prdidas y ganancias y los
resultados del balance.
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Analice las opciones desde un punto de vista conceptual: la prctica para seleccionar un modelo de
plan de cuentas predefinido se realizar en el curso TB1200.
Nota: Una vez que haya comenzado a trabajar con la base de datos de la empresa, no podr
seleccionar un modelo de plan de cuentas diferente. No obstante, podr aadir, actualizar o
eliminar cuentas en el plan de cuentas.
Importar los datos del plan de cuentas de un sistema anterior mediante la herramienta Data
Transfer Workbench (DTW).
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Las prdidas o ganancias incrementarn o reducirn el (Neto) capital propio del balance.
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El plan de cuentas organiza las cuentas del libro mayor de la empresa en una estructura jerrquica.
El nivel superior de la estructura (nivel 1) consta de secciones o grupos de cuentas de diferentes
clases (activo, pasivo,Neto,Ingresos y Gastso etc.). El nmero de grupos de cuentas depende de la
localizacin seleccionada en el momento de crear la empresa y el usuario no puede modificarla.
El sistema muestra la seccin como un cajn de armario (vase la figura). Cada cajn tiene un ttulo
de seccin, que no se puede modificar. Los ttulos de nivel inferior se muestran en azul y las
cuentas activas normales se muestran en negro. Las cuentas registradas en la Determinacin de
cuentas de mayor (cuentas por defecto) se muestran en verde.
Los niveles 2 a 4 pueden contener cuentas activas o ttulos, que combinan varias cuentas activas.
El nivel 5 slo contiene cuentas activas.
Dado que slo es posible contabilizar cuentas activas en SAP Business One, es recomendable tener
todas las cuentas activas en el mismo nivel.
En los informes, una cuenta de ttulo resume todos los saldos de cada cuenta activa debajo de ella.
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Sugerencia: Para visualizar y modificar las propiedades de una cuenta, seleccione el botn
Bancos/Cuentas.
Sugerencia: Para aadir una nueva cuenta, debe cambiar al modo Aadir (Datos Aadir).
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Cuando se selecciona una cuenta del plan de cuentas, el sistema muestra informacin sobre la
cuenta, incluido el saldo. Puede desplazarse con la flecha naranja hasta la visualizacin de partidas
individuales de la cuenta. En la visualizacin de partidas individuales, el sistema muestra los
valores del Debe en negro y los valores del Haber en verde y entre parntesis.
En la visualizacin del plan de cuentas, puede marcar una cuenta como Confidencial. Slo los
usuarios con Autorizacin general en cuentas confidenciales pueden ver y utilizar las cuentas
confidenciales.
En el campo Cdigo externo, puede indicar un cdigo alternativo para la cuenta. El cdigo
alternativo se puede utilizar en programas externos que se integran en SAP Business One.
Con el campo Clase de cuenta, puede definir una cuenta de prdidas y ganancias como cuenta de
ingresos (Ventas) o de gastos (Salida). Todas las dems cuentas deben tener la clase de cuenta
Otros.
Las cuentas que ha definido como Cuentas financieras aparecen como cuentas monetarias en el
informe de flujo de caja. Generalmente, todas las cuentas bancarias deben definirse como cuentas
monetarias.
Las cuentas definidas como Cuentas asociadas pueden asignarse a interlocutores comerciales.
Si selecciona Bancos/Cuentas, puede indicar informacin adicional sobre la cuenta:
Puede definir un Nombre de cuenta alternativo para la cuenta. Esto puede resultar til cuando la
empresa trabaja en distintos idiomas.
Puede definir una cuenta de mayor como Activa o Congelada durante un determinado perodo.
Puede fijar un grupo de IVA (o indicador de impuestos) por defecto para la cuenta que se
utilizar por defecto al crear asientos manuales.
Si define la cuenta como Relev.p.presup. y ha definido un presupuesto, el sistema aplicar una
verificacin antes de realizar una contabilizacin en la cuenta.
Encontrar informacin sobre la segmentacin de cuentas en el apndice.
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Todos los asientos se contabilizan en un fichero en SAP Business One: el fichero de asientos.
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Todos los asientos hacen referencia al tipo y nmero del documento de origen (por ejemplo, FA
para facturas de clientes), siempre que se hayan creado por aadir otro documento. Los documentos
de origen de los asientos manuales son los propios asientos. Por este motivo, hacen referencia a s
mismos y son de la clase AS (asiento). La mayora de asientos hacen referencia a otras clases de
documento (por ejemplo, FA para facturas de clientes o TT para facturas de proveedores).
El informe diario de operaciones muestra todos los asientos de una clase de origen determinada en
orden cronolgico, clasificados por nmero de transaccin. Desde aqu, puede ir directamente al
documento de origen para la contabilizacin. Para ejecutar el informe diario de operaciones,
seleccione Finanzas Informes financieros Finanzas Informe diario operaciones o
seleccione el icono ubicado en la barra de herramientas superior.
El informe Diario de documentos es un informe similar. Aqu, puede utilizar ms opciones para
seleccionar y ajustar los resultados. Para ejecutar el diario de documentos, seleccione Finanzas
Informes financieros Finanzas Diario de documentos.
El informe de libro mayor proporciona una vista de las cuentas de mayor y de interlocutores
comerciales seleccionadas y muestra todas las partidas individuales contabilizadas en la cuenta.
Para ejecutar el informe de libro mayor, seleccione Finanzas Informes financieros Finanzas
Libro mayor.
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Nota:
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La pantalla para registrar asientos manualmente se divide en tres secciones: los datos de cabecera
del documento, el modo de tratamiento ampliado de una posicin y la tabla de posiciones.
Cabecera:
En los asientos automticos creados por documentos en SAP Business One, los campos se
completan automticamente a partir de los campos de documento. En los asientos manuales, es
posible fijar los valores:
El sistema introduce automticamente un nmero en la cabecera de documento. Este nmero se
incrementa en cada transaccin. Puede definir la serie de numeracin de los asientos en la
pantalla de numeracin de documentos, en Gestin Inicializacin sistema Numeracin de
documentos.
Las tres fechas de la cabecera adoptan por defecto la fecha actual del sistema, pero se pueden
modificar:
Fecha de contabilizacin. Esta fecha determina el perodo contable y, por lo tanto, el perodo
contable para la gestin de informes financieros. Se puede contabilizar con una fecha anterior
o posterior si el perodo contable est desbloqueado para la contabilizacin.
Fecha de vencimiento. La fecha en que se vence la transaccin.
Fecha de documento. La fecha que se utiliza para los informes fiscales.
Puede utilizar los campos Ref.1 y Ref.2 para indicar referencias a documentos reales asociados.
Tambin puede clasificar el documento mediante un cdigo de transaccin, por ejemplo, como
documento de periodificacin, documento de amortizacin o documento de amortizacin
acumulada. Seleccione Gestin Definicin Finanzas Cdigos de transaccin para
actualizar los cdigos de transaccin. El sistema copia la descripcin del cdigo de transaccin
en el campo Detalles.
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Puede mostrar u ocultar el modo de tratamiento ampliado. El modo siempre hace referencia a la
lnea actualmente seleccionada y muestra todos los campos de la posicin para registrar los datos
necesarios. Los campos Ref.1, Ref.2, Proyecto y Detalles suelen completarse con el contenido de
los campos del rea de cabecera.
En la lnea, coloque el cursor en el campo Cuenta de mayor/Cdigo IC y pulse Tab para visualizar
la lista de cuentas o CTRL + Tab para visualizar la lista de datos maestros de interlocutor
comercial. Tambin puede buscar una cuenta o un interlocutor comercial mediante el campo
Cuenta de mayor/Nombre IC.
Puede introducir varias lneas con importes en el Debe o el Haber. En cada lnea que aada, SAP
Business One recomendar un importe de compensacin que es posible actualizar.
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Es posible que los usuarios hagan entradas incorrectas. Como consecuencia, el asiento creado puede
contener informacin errnea. Para proporcionar una auditora de la correccin, el usuario primero
debe anular el asiento errneo y, a continuacin, realizar una captura correcta del documento.
Puede especificar si se llevarn a cabo transacciones de anulacin:
Como transaccin de anulacin estndar.
Como transacciones de anulacin con importes negativos.
La transaccin de anulacin estndar hace que el sistema contabilice el Debe errneamente como
Haber y viceversa. De este modo, se corrige el saldo de las cuentas. Sin embargo, la transaccin de
anulacin estndar provoca un aumento adicional de los totales en el Debe y el Haber, y ello puede
generar confusiones.
La transaccin de anulacin con importes negativos hace que el sistema contabilice el Debe y el
Haber errneamente como dbitos y crditos negativos. De este modo, no slo se corrige el saldo
de las cuentas, sino tambin los totales.
La necesidad de llevar a cabo transacciones de anulacin estndar o transacciones de anulacin con
importes negativos depende del pas. Seleccione Gestin Inicializacin sistema Detalles
empresa y seleccione el campo Utilizar importe negativo para anular operacin en la ficha
Inicializacin bsica para activar la transaccin de anulacin con importes negativos. Esto es
relevante para los asientos automticos y manuales.
Transacciones de cancelacin
Para la mayora de los documentos, existe un documento de cancelacin. Por ejemplo, emite un
abono de clientes para cancelar una factura de clientes. Este documento crear una transaccin
de cancelacin de manera automtica.
Para los asientos manuales, debe buscar el asiento que desea cancelar y seleccionar Cancelar en el
men Datos. Debe aprobar el mensaje del sistema, introducir los cambios necesarios y aadir el
asiento de cancelacin. En los comentarios del asiento de cancelacin, visualizar "Anulacin" y
el nmero del asiento que cancel.
El mtodo de anulacin ser el mtodo estndar o el mtodo de importe negativo si lo defini en la
ventana Detalles empresa, en el campo Utilizar importe negativo para anular operacin.
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Puede crear modelos de contabilizacin para asientos que tienen una estructura muy similar. Estos
modelos pueden contener nmeros de cuenta, pero tambin puede limitarse a especificar la
descripcin de la cuenta en una partida individual si no sabe todava qu cuenta se utilizar para
ella.
En lugar de importes fijos, slo se introducen porcentajes. Estos porcentajes indican cmo se
distribuye el importe total entre las partidas individuales.
En la figura, se muestra un ejemplo de cmo puede asignar los gastos de servicios, como facturas
de electricidad, a sus gastos componentes segn un porcentaje especfico.
Introduzca un importe en una de las partidas individuales; el modelo asignar los importes a las
dems lneas segn el porcentaje.
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SAP Business One incluye una funcin de contabilizaciones peridicas para asientos de importe
fijo similares creados de forma regular. Seleccione Finanzas Contabilizaciones peridicas
para introducir y actualizar contabilizaciones peridicas.
Las contabilizaciones peridicas utilizan un modelo que se almacena con un cdigo y una
descripcin. En este modelo, se define (entre otras cosas) la frecuencia con que se espera crear el
asiento y hasta cundo es vlida la contabilizacin peridica. Las entradas posibles del campo
Frecuencia incluyen:
Diario, Semanal, Mensual, Trimestral, Semestral, Anual: tambin debe especificar la
siguiente fecha de ejecucin de estos asientos.
nico: aunque una contabilizacin peridica nica parece un concepto un poco extrao, tiene una
finalidad especial. Con esta opcin, puede programar un asiento para una fecha especfica.
Modelo: con esta clase, se pueden crear asientos que se necesitan repetidas veces, pero no de
forma regular. Puede acceder a estos modelos desde el asiento manual. Para ello, debe
especificar Contabilizacin peridica en el campo Tipo de modelo.
An no ejecutado: si en este momento no necesita la contabilizacin peridica, esta opcin
permite desactivarla.
En el campo Vlido a, puede introducir una fecha que sirva para indicar el fin de la validez de la
contabilizacin peridica y el da en el que el sistema llevar a cabo dicha contabilizacin.
El sistema duplica la contabilizacin peridica original (instancia 0) siempre que llega la fecha de
ejecucin. Cuando utilice esta instancia y la aada al sistema, sta se borrar.
Puede visualizar una lista de todas las contabilizaciones peridicas en el sistema. A continuacin,
puede ajustarlas y confirmarlas. Puede configurar el sistema de forma que la lista de ejecucin se
muestre automticamente en la fecha de ejecucin cuando entre en el sistema. Seleccione Gestin
Inicializacin sistema Parametrizaciones generales y seleccione el indicador Visualizar
contabilizaciones peridicas para ejecucin en la ficha Servicios para activar este servicio para su
usuario.
Puede aadir contabilizaciones peridicas al flujo de caja, que se visualizan en color verde en el
informe.
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SAP Business One ofrece un procedimiento en dos pasos para crear asientos. Puede crear los
asientos previamente como documentos preliminares, y corregirlos y contabilizarlos ms adelante.
Los documentos preliminares no saldados pueden grabarse siempre que se encuentre en el modo de
documento preliminar.
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Para obtener informacin adicional acerca de cmo trabajar con perodos contables, consulte las guas
prcticas:
How To Work with Multiple Open Posting Periods in 8.8
Trucos para el cierre de ejercicio
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4-10
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Informes legales.
Consolidacin empresarial.
4-12
Al crear una nueva base de datos empresarial, se crean los perodos contables del primer ejercicio.
Los perodos contables dividen el ejercicio en subperodos. Los subperodos son creados
automticamente por SAP Business One en el ejercicio. Las subperodos disponibles son:
Ao (un subperodo)
El primer perodo contable debe definirse al crear la base de datos empresarial. Posteriormente, para
definir nuevos perodos contables, vaya a:
Aqu, puede actualizar los perodos generados (como rangos de fechas) y crear nuevos (seleccionando
Perodo nuevo). Tambin puede definir o modificar el inicio del ejercicio.
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Nota:
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Al contabilizar un pago para un cliente o un proveedor, el sistema reconcilia el pago con la factura (o
facturas) seleccionada y cierra las transacciones.
En el caso de las cuentas de clientes, un crdito (Debe) debe ir seguido de un cobro (Haber).
En las cuentas de proveedores, un pasivo (Haber) debe ir seguido de un pago efectuado (Debe).
Con respecto a los pagos realizados con el asistente de pago o el tratamiento de extracto bancario, el
sistema propone automticamente (y, algunas veces, asocia automticamente ) pagos con facturas o
abonos en funcin de los criterios que se faciliten, como la fecha de vencimiento o el importe.
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Al emitir pagos efectuados o cobros manuales, tambin puede reconciliar parcialmente una factura
pendiente o un pago si no coincide el importe de pago.
Cuando se pague el saldo restante de la factura, la factura se reconciliar por completo y el saldo
vencido ser cero.
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Si el pago se contabiliz como Pago a cuenta (es decir, no se seleccion ninguna factura), el pago y las
facturas permanecen abiertos (sin reconciliar).
Esto puede suceder cuando el cliente le efecta un pago a cuenta segn lo establecido en el acuerdo y
usted contabiliza las facturas cuando se produce la operacin real o cuando se olvid de seleccionar las
facturas.
En estos casos, debe reconciliar la cuenta con la funcin Reconciliacin ((reconciliacin de usuario).
El sistema muestra todas las transacciones de la cuenta pendientes a la fecha actual. Si lo desea,
puede modificar la fecha para ver las transacciones pendientes para una fecha distinta.
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Para obtener informacin acerca de las clases de reconciliacin interna de usuario automtica y
semiautomtica, consulte el apndice.
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El sistema muestra todas las operaciones de la cuenta pendientes a la fecha actual. Si lo desea,
puede modificar la fecha para ver las transacciones pendientes para una fecha distinta.
Seleccione partidas del Debe y el Haber coincidentes. Cuando el saldo de todas las posiciones del
Haber seleccionadas para la reconciliacin corresponde al saldo de todas las posiciones del Debe
seleccionadas, se puede realizar la reconciliacin seleccionando Reconciliar.
Si el total de las posiciones del Debe no corresponde con el de las posiciones del Haber, se puede
realizar una de las siguientes acciones:
Crear un asiento para contabilizar la diferencia como una correccin que se traduce en la
reconciliacin de las transacciones seleccionadas. Nota: En el caso de una reconciliacin de
interlocutor comercial, tambin se puede crear un cobro o un pago efectuado como correccin.
Puede reconciliar manualmente una cuenta de mayor por vez. Puede reconciliar manualmente una
cuenta de interlocutor comercial por vez o realizar reconciliaciones entre varias cuentas de
interlocutor comercial (por ejemplo, un interlocutor comercial que es proveedor y cliente a la vez).
Los asientos contabilizados mediante el proceso de reconciliacin tienen el origen ID. Los asientos
se contabilizan cuando el sistema procesa descuentos por pronto pago, diferencias de tipo de cambio,
impuestos diferidos y retencin de impuestos.
Nota: Utilice la combinacin MAYS y doble clic en el encabezado de la columna Importe para
realizar la clasificacin por valores absolutos.
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Para cancelar una reconciliacin de usuario, seleccione una de las siguientes opciones:
Interlocutores comerciales Reconciliaciones internas Gestionar reconciliaciones anteriores
Finanzas Reconciliaciones internas Gestionar reconciliaciones anteriores
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Debe tomar decisiones junto con la persona responsable del rea de contabilidad del cliente.
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Normalmente, el proceso de cierre del perodo se realiza al final de un perodo contable, el cual suele tener una
duracin de un ao.
No obstante, es posible cerrar un subperodo mediante la ventana Cierre del perodo. Esta accin definir en
cero todos los saldos de cuentas de prdidas y ganancias en la cuenta de arrastre de saldos.
Modificacin del status del perodo a Cierre del perodo: para evitar que los usuarios creen documentos para
el ejercicio anterior, puede modificar el status del perodo que est por cerrar a Cierre del perodo. Esto significa
que slo los usuarios autorizados pueden contabilizar datos, documentos y transacciones.
Existen diversas tareas que se realizan al final del mes y, en nuestro ejemplo, se pueden considerar tareas de
fin de perodo. Por ejemplo, revisar y realizar una reconciliacin interna, enviar balances de deudores
para las deudas pendientes e imprimir informes financieros. Estas tareas no estn relacionadas con la
preparacin o la presentacin de cuentas, sino con la gestin empresarial continua.
Puede cerrar o desactivar el status de subperodo bloquendolo con el campo Status de perodo de la ventana
Perodo contable.
En la ventana Perodos contables, existe una opcin para asignar automticamente el status Cierre del perodo
a los perodos que ya han finalizado.
Al final del ejercicio, se realizan todas las tareas necesarias para el cierre del ejercicio, como el registro de los
asientos de correccin de contables y otras entidades de declaracin.
Cierre el ejercicio con la misma ventana: la ventana Cierre del perodo. Seleccione el ejercicio y los
subperodos correspondientes.
Si ya ha cerrado subperodos durante el ejercicio, cierre el ltimo perodo del ejercicio.
El objetivo principal del cierre del perodo es preparar las cuentas para su presentacin ante las autoridades y,
por lo tanto, implica volver a definir la cuenta de prdidas y ganancias en cero para que el siguiente perodo
pueda comenzar de nuevo recopilando datos de PyG relevantes para l.
Luego, puede cerrar o desactivar los subperodos contables del ejercicio bloquendolos con el campo Status
de perodo de la ventana Perodo contable.
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Copia de seguridad: no siempre es posible generar de nuevo un informe con fecha anterior a la fecha
de cierre en SAP Business One. Por lo tanto, se recomienda realizar una copia de seguridad de la base
de datos de produccin una vez que haya introducido y completado todas las transacciones del
ejercicio anterior, y antes de indicar transacciones para el nuevo ejercicio. La copia de seguridad graba
el status del ejercicio anterior.
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Aqu, se muestra un ejemplo de la lista de tareas que realiza un controlador como parte del proceso de
cierre del perodo:
Validar transacciones: una vez que el controlador se familiarice con los procesos de la empresa,
puede validar las transacciones automticas. Puede ser una verificacin aleatoria segn intervalos
definidos.
Comparacin del saldo de las cuentas de clientes en el balance con el resumen de informes de
antigedad para el perodo seleccionado.
Comparacin del saldo de las cuentas de existencias en el balance con el informe de auditora
de inventario.
Un controlador tambin comparar los saldos de cuentas de impuestos con los saldos de prdidas
y ganancias de acuerdo con las reglas del sector y la localizacin de la empresa.
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El objetivo principal del cierre del perodo es preparar las cuentas para su presentacin ante las
autoridades y, por lo tanto, implica volver a definir la cuenta de prdidas y ganancias en cero para que
el siguiente perodo pueda comenzar de nuevo recopilando datos de PyG relevantes para l.
Luego, puede cerrar o desactivar los subperodos contables del ejercicio bloquendolos con el
campo Status de perodo de la ventana Perodo contable.
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Al final del perodo (mes, trimestre o ao), debe transferir los saldos de las cuentas de PyG a una
cuenta de arrastre de saldos.
Seleccione Gestin Utilidades Cierre del perodo para ejecutar Cierre del perodo.
La funcin Cierre del perodo permite seleccionar las cuentas de PyG y los perodos, as como
especificar una cuenta de arrastre de saldos y de cierre del perodo.
Cuando ejecuta el cierre del perodo, el sistema genera una lista de propuestas para la contabilizacin
de cierre. Puede aceptar cada propuesta de forma individual.
Una vez que haya aceptado las propuestas, el sistema transfiere los saldos de las cuentas de gastos e
ingresos a la cuenta de cierre del perodo el mismo da (el ltimo da del perodo). De este modo, el
saldo de las cuentas se establece en cero.
Al mismo tiempo, pero con el primer da del perodo contable siguiente como fecha de contabilizacin,
el sistema transfiere los saldos de la cuenta de cierre del perodo a la cuenta de arrastre de saldos (el
cierre del perodo es una cuenta de compensacin).
Se crean dos transacciones para cada cuenta y se crean automticamente dos asientos para reflejar
dichas transacciones.
Ahora, la cuenta de arrastre de saldos, que es una cuenta de balance, contiene el total del arrastre de
los ingresos acumulados.
Los asientos contabilizados mediante la utilidad de cierre del perodo tienen el origen CB.
Tenga en cuenta que puede almacenar inicialmente los resultados como un informe y contabilizarlos
en una etapa posterior.
Si efecta contabilizaciones tras introducir saldos arrastrados, debe repetir la rutina de cierre del
perodo para incluir estas contabilizaciones posteriores.
4-38
Seleccione todas las cuentas de mayor seleccione los perodos del ejercicio hasta la fecha actual.
Seleccione dos cuentas de mayor introduzca una fecha de documento y una fecha de vencimiento
revise que el campo Comentarios est registrado en los asientos creados.
Ejecute el informe.
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Cuando un perodo est desbloqueado, cualquier usuario puede contabilizar transacciones con una
fecha de contabilizacin comprendida entre el inicio y el fin del perodo.
Al final de un perodo contable, una vez contabilizadas en el sistema todas las transacciones que
pertenecen a dicho perodo, puede bloquear el perodo de modo que no se puedan efectuar
contabilizaciones adicionales.
Desbloqueado excepto ventas. Si un perodo tiene este status, se puede contabilizar cualquier
documento o asiento en el perodo, excepto documentos del men Ventas - clientes.
Cierre del perodo. Si un perodo tiene este status, slo las personas autorizadas pueden contabilizar
transacciones en el perodo. La autorizacin Status de perodo: Cierre del perodo se fija mediante
Gestin Inicializacin sistema Autorizaciones Autorizaciones generales. Para que el
sistema modifique automticamente el status a Cierre del perodo, seleccione la casilla de la
pantalla Perodos contables.
Como se observa en la figura, es posible que durante los primeros perodos del nuevo ejercicio sea
necesario efectuar contabilizaciones para el cierre del ejercicio anterior. En este caso, el ltimo perodo
del ao anterior tiene el status Cierre del perodo.
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Los informes financieros de SAP Business One incluyen opciones para filtrar los ajustes y los saldos
finales:
Ignorar ajustes
Ignorar ajustes
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Da de ejecucin de los informes financieros: por lo general, la empresa obtiene los documentos
relacionados del ejercicio anterior una vez finalizado el ejercicio o el perodo contable. Por lo tanto, los
informes tambin se generan para el perodo del cierre, durante el perodo siguiente.
La comparacin que realiza un controller entre los informes financieros y otros informes antes del
cierre de un perodo; esto ya se mencion en la unidad 4: Proceso de perodos contables:
Comparacin del saldo de las cuentas de clientes en el balance con el resumen de informes de
antigedad para el perodo seleccionado.
Comparacin del saldo de las cuentas de existencias en el balance con el informe de auditora de
inventario.
Un controlador tambin comparar los saldos de cuentas de impuestos con los saldos de prdidas y
ganancias de acuerdo con las reglas del sector y la localizacin de la empresa.
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Regresemos a la estructura del plan de cuentas en asociacin con los informes financieros. Analizamos este tema
en la unidad Proceso financiero, en el tema Gestin del plan de cuentas.
Mencionamos que, en el libro mayor, se distingue entre cuentas de balance y cuentas de resultados, tambin
denominadas cuentas de prdidas y ganancias. Observemos este ejemplo del plan de cuentas (el plan de
cuentas vara en funcin de la localizacin de la empresa):
Cuentas de balance:
Los primeros 3 cajones, Activo, Pasivo, Neto (Capital + Reservas), conforman las cuentas de balance, por
ejemplo, la cuenta de impuestos sobre ventas y la cuenta de proveedores.
Normalmente, el saldo contable de estas cuentas se mantiene de un ejercicio al siguiente.
Las cuentas de balance reflejan el valor monetario de la empresa: stock, activo, deuda, etc.
Cuentas de prdidas y ganancias:
Los ltimos 5 cajones, Ingresos y Gastos, ingresos y gastos imputados al Patrimonio Neto, Otros ingresos y
gastos I ,Otros ingresos y Gastos II, Otros ingresos y gastos III. conforman las cuentas de prdidas y
ganancias, por ejemplo, las cuentas de ingresos y gastos. Nota: En algunas localizaciones, no todos los
cajones inferiores representan cajones de cuentas de prdidas y ganancias.
El saldo contable de las cuentas de prdidas y ganancias se debe compensar al final de cada ejercicio; esto se
denomina cierre del perodo.
Las cuentas de prdidas y ganancias reflejan los cambios en el valor de la empresa, como venta de stock,
coste de mercancas vendidas, aumento de ingresos.
Informes financieros:
Los diferentes informes se basan en los saldos de cuenta relevantes de una fecha/rango de fechas seleccionado
y se visualizan de acuerdo con su cajn, nivel y tipo. Generalmente, se generan el ltimo da de cada ejercicio o
perodo contable.
Seleccione Finanzas Informes financieros Financiero y luego Balance o Balance de sumas y saldos o
Cuenta de prdidas y ganancias para generar estos informes financieros.
Puede crear informes de comparacin que comparen las cifras de una empresa o un ejercicio especficos con las
de una empresa o ejercicio diferentes. Seleccione Finanzas Informes financieros Comparacin.
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El flujo de caja proporciona informacin sobre la liquidez de la empresa. El informe de flujo de caja
de SAP Business One muestra los totales y los saldos de las siguientes cuentas para el intervalo
seleccionado:
Las cuentas que representan medios de pago.
Las cuentas que esperan un flujo de caja en el futuro (pagos efectuados y recibidos).
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La probabilidad de llegada de un flujo de caja vara considerablemente. Por este motivo, el sistema
asigna los saldos a diferentes niveles de seguridad. El trmino seguridad se refiere en este contexto al
nivel de certeza de la relevancia de un saldo de cuenta para el flujo de caja. Existen los siguientes
niveles de seguridad:
Efectivo (todas las cuentas monetarias se asignan a este nivel. Una cuenta se define como cuenta
monetaria en Plan de cuentas Propiedades de cuenta de mayor).
Documentos de tarjetas de crdito (todas las cuentas de documentos de tarjetas de crdito se asignan
a este nivel).
Deudas con proveedores (todas las cuentas de proveedores se asignan a este nivel).
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SAP Business One incluye dos informes para supervisar las fechas de vencimiento de crditos de
clientes y deudas de proveedores pendientes:
Ambos informes permiten limitar la informacin a determinadas cuentas de interlocutor comercial. Puede
especificar una fecha de antigedad a partir de la cual se calcularn las fechas de vencimiento. Tambin puede
especificar un intervalo en das, meses o perodos a partir del cual se agruparn las posiciones adeudadas. En
la versin 8.8, existe una definicin flexible del intervalo en das (vase el ejemplo en la diapositiva). Puede
visualizar el informe por fecha de contabilizacin o fecha de vencimiento. Ambos informes incluyen una lista
ampliable con todos los interlocutores comerciales y los documentos, lo que permite examinar los detalles en
una pantalla (nueva pantalla del release 8.8).
Puede ejecutar el informe Antigedad de crditos de cliente desde Finanzas Informes financieros
Puede ejecutar el informe Antigedad pasivo proveedor desde Finanzas Informes financieros Finanzas
Tambin puede contabilizar un asiento de provisin para crditos de dudoso cobro desde el informe
Antigedad de crditos de cliente. Para configurar una provisin para crditos de dudoso cobro, seleccione
Gestin Definicin Finanzas Crditos de dudoso cobro. Explicamos la opcin de crditos de dudoso
cobro en la unidad 4: Proceso de perodos contables.
Otras mejoras del release 8.8:
importe del pago pendiente se resta del importe del saldo vencido.
Ms columnas en el informe.
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Antes de ejecutar el asistente de reclamaciones, debe configurar los niveles de reclamacin y las
condiciones de reclamacin de la empresa:
Es posible configurar una condicin de reclamacin por defecto para los nuevos clientes en Gestin
Inicializacin sistema Parametrizaciones generales ficha IC.
Para obtener detalles acerca del asistente de reclamaciones y las condiciones de reclamacin,
consulte el apndice.
Para obtener ms informacin acerca del proceso de reclamacin, consulte la gua prctica How to Set
Up an Automated Dunning Process.
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Debe tomar decisiones respecto de las definiciones de Presupuesto, Proyectos y Contabilidad de costes
junto con la persona responsable del rea de contabilidad del cliente.
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En el transcurso de las tareas rutinarias, la aplicacin comprueba la columna del Debe de las cuentas
de mayor para las que se ha definido un presupuesto. Si se supera el presupuesto, la aplicacin emite
una advertencia o bloquea la accin, segn la opcin seleccionada.
Para obtener ms informacin acerca de cmo inicializar y trabajar con presupuestos, consulte la gua
How To Manage Budgets in Release 8.8.
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Puede utilizar la opcin Marcar cuentas PyG (todas) como cuentas de presupuesto.
Seleccione S. De este modo, la casilla Relev.p.presup. se selecciona en todas las cuentas de mayor de
prdidas y ganancias.
Nota
Puede encontrar esta casilla en Finanzas Plan de cuentas botn Info detallada de cuenta.
Puede seleccionar manualmente cuentas de mayor que no son de prdidas y ganancias como relevantes
para el presupuesto. Para ello, seleccione la casilla Relev.p.presup. para cada cuenta de mayor.
Si se seleccionaron las casillas Pedido, Entrada mercancas (Pedido) y Finanzas, la aplicacin realiza
una comprobacin de desviacin del presupuesto durante la generacin de pedidos, pedidos de entrada
de mercancas y facturas de proveedores.
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Los escenarios se utilizan para crear un pronstico de una situacin especial en el presupuesto de la
empresa y para obtener informacin importante sobre cul sera el saldo de presupuesto en funcin del
escenario seleccionado.
Cuando se define una nueva empresa, la aplicacin proporciona un escenario por defecto denominado
Presupuesto principal. Este escenario no se puede modificar.
Tenga en cuenta que en el transcurso de las tareas rutinarias, la desviacin del presupuesto se
comprueba nicamente con el presupuesto principal. Los dems escenarios se utilizan slo para
los informes de presupuesto.
La funcin Importar escenario de presupuesto permite importar datos de presupuesto de otra empresa
a la empresa con la que actualmente est trabajando y duplicar un escenario de presupuesto en la
misma empresa, para el mismo ejercicio o para el siguiente ejercicio.
Nota: Durante la operacin, asegrese de que los cdigos de cuentas de mayor de la empresa de origen
coincidan con los de la empresa de destino.
En el men principal de SAP Business One, seleccione Finanzas Definicin del presupuesto
Escenarios presupuesto.
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En el columna Cargo/abono (ML), especifique un importe en la moneda local para cada cuenta de
mayor.
Nota:
Slo puede definir importes de presupuesto para cuentas de mayor que estn definidas como
Relev.p.presup. en el plan de cuentas.
SAP Business One comprueba la desviaciones del presupuesto con la columna Debe. Por lo
tanto, slo se activan alertas para las cuentas con un importe de presupuesto en la columna Debe.
Puede utilizar el campo Haber para las cuentas de ventas a fin de definir objetivos de ingresos que
se puedan controlar con el informe de presupuesto.
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Informe presupuesto.
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Para utilizar las funciones de contabilidad de costes en SAP Business One, debe definir los
departamentos o centros de coste de la empresa como centros de beneficio. Posteriormente, podr
compilar una cuenta de prdidas y ganancias para cada centro de beneficio en cada perodo.
El sistema crea automticamente un centro de beneficio cero (Centro_z) que rene los costes e ingresos
que no pueden distribuirse claramente a otros centros de beneficio debido a que no se dispone de
suficiente informacin. El centro de beneficio Centro_z tambin puede registrar costes que no se
incluyen en la contabilidad de costes interna. Por ejemplo, si slo desea mostrar el 80% de sus gastos
de alquiler como costes, puede asignar el 20% restante al Centro_z.
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Las normas de reparto definen cmo se distribuyen los costes o ingresos contabilizados en una
cuenta en los centros de beneficio.
Cuando se crea un centro de beneficio, el sistema crea automticamente una norma de reparto
con el mismo nombre. Esta norma (que no puede modificarse) se configura para que el sistema
contabilice todos los costes o ingresos en el centro de beneficio correspondiente. En otras palabras, el
sistema no divide los importes. Puede utilizar estas normas de reparto para costes e ingresos
directos, que puede asignar exclusivamente y por completo a un centro de beneficio especfico.
Por ejemplo, en OEC Computers, los gastos de automviles de la empresa se asignan directamente al
centro de beneficio servicio, ya que slo los tcnicos poseen un automvil de la empresa.
Seleccione Finanzas Contabilidad de costes Normas de reparto para definir y actualizar normas
de reparto.
Seleccione Finanzas Contabilidad de costes Tabla para centro de beneficio y reglas de reparto
para visualizar las asignaciones de las normas de reparto.
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Para que los costes se incluyan en la contabilidad de costes, puede realizar una de las acciones
siguientes:
Incluir una norma de reparto en una lnea de asiento o lnea de documento de marketing.
Utilice Parametrizaciones de formulario para visualizar el campo Norma de reparto (en asientos) o
el campo Centro de beneficio (en documentos de marketing). En el caso de los asientos, utilice
Desplegar modo de tratamiento a fin de indicar una norma de reparto para la lnea.
Contabilizar un asiento o documento de marketing en una cuenta de mayor que est enlazada a
una norma de reparto. Slo puede enlazar cuentas del tipo ventas o salida en el plan de cuentas.
Para enlazar una cuenta a una norma de reparto, seleccione Plan de cuentas.
Puede utilizar el informe Centro de beneficio para visualizar un resumen de los costes e ingresos
contabilizados. Seleccione Finanzas Contabilidad de costes Informe de centro de beneficio.
Puede generar algunos informes estndar para un centro de beneficio especfico, por ejemplo, Cuenta
de prdidas y ganancias, Balance de sumas y saldos, Informe de presupuesto.
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En SAP Business One, puede utilizar proyectos para supervisar los grandes proyectos clave de la
empresa y su xito econmico. Para ello, debe definir primero los proyectos en el sistema. Seleccione
Gestin Definicin Finanzas Proyectos. A continuacin, puede introducirlos en las partidas
individuales relevantes o en el asiento o el documento de marketing.
El informe de transaccin por proyectos enumera todas las contabilizaciones realizadas en un proyecto
seleccionado. Seleccione Finanzas Informes financieros Finanzas Informe de transaccin
por proyectos.
Puede generar varios informes estndar para un proyecto especfico, por ejemplo, Cuenta de prdidas y
ganancias, Balance de sumas y saldos, Informe de presupuesto.
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El sistema fiscal se determina de acuerdo con la localizacin seleccionada para la base de datos de la
empresa.
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Para asegurarse de que el sistema utilice el grupo impositivo adecuado en los documentos, debe definir correctamente los parmetros
fiscales en la ficha Impuesto de la ficha Finanzas, en los registros maestros de interlocutor comercial.
Definicin - Grupos impositivos: SAP Business One proporciona grupos impositivos predefinidos para cada localidad admitida que
utilizar su empresa para compras, ventas y pagos. Cada grupo impositivo debe estar conectado a una cuenta de mayor que se utilizar
automticamente en los asientos creados por documentos que incluyan este grupo. Gestin Definicin Finanzas Impuesto
Grupos impositivos
Datos maestros de interlocutor comercial - Sujeto a impuestos/Exento de impuestos/UE
Clientes nacionales
Si el cliente est sujeto a impuestos, especifique Obligat. en el campo Status de impuesto. Deje el campo Grupo impositivo en blanco.
Si especifica un documento para este cliente, el sistema copiar el grupo de IVA repercutido de la ficha Ventas del registro maestro
de artculos en el documento.
Si el cliente est exento de impuestos, especifique Exento en el campo Status de impuesto. A continuacin, el campo Grupo impositivo
desaparecer. Si especifica un documento para este cliente, el sistema utilizar el grupo de IVA repercutido estndar con un tipo
impositivo del 0% en el documento, por ejemplo, A0.
Proveedores nacionales
Si el proveedor est sujeto a impuestos, especifique Obligatorio en el campo Status de impuesto. Deje el campo Grupo impositivo en
blanco. Si especifica un documento para este proveedor, el sistema copiar el grupo de IVA soportado de la ficha Compras del
registro maestro de artculos en el documento.
Si el proveedor est exento de impuestos, especifique Exento en el campo Status de impuesto. A continuacin, el campo Grupo
impositivo desaparecer. Si especifica un documento para este proveedor, el sistema utilizar el grupo de IVA soportado estndar
con un tipo impositivo del 0% en el documento.
Si especifica un grupo impositivo en el registro maestro de interlocutor comercial, dicho grupo sobrescribir el grupo impositivo del
registro maestro de artculos. Esto no es recomendable para los interlocutores comerciales nacionales. Por lo tanto, debe mantener vaco
el campo Grupo impositivo del registro maestro de interlocutores comerciales nacionales.
Para las facturas del tipo Servicio, si no hay ningn grupo impositivo definido en los datos maestros de interlocutor comercial, SAP
Business One utiliza el grupo impositivo por defecto definido en Gestin Definicin Finanzas Determinacin de cuentas de
mayor ficha Ventas/Compras subficha Impuesto campo Grupo de impuesto de compras/ventas (servicios).
Luego, el sistema calcula automticamente el impuesto para cada lnea del documento y resume el importe de impuesto total del
documento en el rea de pie de pgina del documento.
Se crean lneas adicionales en el asiento automtico del documento. Estas lneas contabilizan el importe de impuesto en la cuenta de
impuestos correcta.
Utilice el informe fiscal para visualizar documentos y asientos manuales que incluyan importes de impuestos, clasificados segn el
indicador de impuestos.
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SAP Business One puede gestionar la contabilidad en dos monedas paralelas: la moneda local y la
moneda del sistema.
La moneda local es la moneda en la que la empresa est obligada legalmente a llevar sus libros. En
nuestro ejemplo, la libra esterlina.
La moneda del sistema puede ser diferente de la moneda local y resulta especialmente til en
subsidiarias de empresas internacionales cuya sede central utiliza una moneda diferente a ellas (por
ejemplo, EUR () en la subsidiaria y USD ($) en la sede central). En este caso, el sistema calcula
automticamente todas las contabilizaciones en la moneda local y gestiona un saldo de cuenta
adicional en la moneda del sistema. Esto facilita la agregacin de informes en todas las subsidiarias y
permite una mejor integracin con el sistema de la sede central. Por ejemplo, puede exportar datos
financieros en la moneda del sistema desde los sistemas SAP Business One de las subsidiarias a SAP
Business Suite o SAP Business Information Warehouse de la sede central. Como alternativa, la
consolidacin financiera puede llevarse a cabo con Microsoft Excel o con cualquier otro producto
basado en los datos financieros en la moneda del sistema.
En nuestro ejemplo, OEC Computers es una empresa local y no tiene requisitos de gestin de informes
en otra moneda. Por lo tanto, puede definir la moneda del sistema en la moneda local (libra
esterlina).
Seleccione Gestin Inicializacin sistema Detalles empresa para definir la moneda local y la
moneda del sistema en la ficha Inicializacin bsica.
Tenga en cuenta que no puede modificar la moneda local o la moneda del sistema una vez que haya
comenzado a trabajar con la base de datos.
En algunos informes financieros y contables, existe la opcin Revaloracin, que permite revalorizar
los resultados del informe de acuerdo con tres mtodos predefinidos. Tenga en cuenta que la
revaloracin se realiza con fines de visualizacin nicamente y no afecta los valores de
contabilizaciones.
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Cada registro de datos maestros de interlocutor comercial y cada cuenta de mayor deben tener definida una
moneda de la cuenta:
El sistema define la moneda local como moneda por defecto para todos los registros de datos maestros de
interlocutor comercial.
Puede definir una moneda por defecto para las nuevas cuentas de mayor mediante el campo Moneda de la
cuenta por defecto de la ficha Inicializacin bsica en Gestin Inicializacin sistema Detalles
empresa.
En nuestro ejemplo, la mayora de los proveedores y los clientes de OEC Computers se definirn en libra
esterlina (moneda local). Los proveedores y los clientes de los EE. UU. se definirn en USD (moneda
extranjera
especfica). La cuenta bancaria de la empresa se definir en Monedas (todas), ya que necesita registrar asientos
y documentos en ms de una moneda extranjera especfica (por ejemplo, transferencias bancarias).
La tabla de la diapositiva detalla las opciones para introducir asientos y visualizar el saldo de cuenta para cada
opcin de la moneda de la cuenta: Moneda local, Moneda extranjera y Monedas (todas):
Si define la moneda local en el campo Moneda, podr introducir asientos en la moneda local, y el sistema
gestionar el saldo de cuenta en la moneda local y en la moneda del sistema de forma paralela.
Si define cualquier moneda extranjera especfica en el campo Moneda, podr introducir asientos en la
moneda extranjera definida o en la moneda local. A continuacin, el sistema gestionar el saldo de cuenta en
la moneda extranjera definida, en la moneda local y en la moneda del sistema de forma paralela.
Si introduce Monedas (todas) en el campo Moneda, podr contabilizar asientos en la cuenta o el interlocutor
comercial en cualquier moneda. Sin embargo, el sistema slo gestiona el saldo de cuenta en la moneda local
y del sistema. En otras palabras, no gestiona el saldo en las monedas en que se registraron las posiciones.
Para las cuentas que utilizan todas las monedas, slo se pueden realizar reconciliaciones bancarias externas en
la moneda local. Tenga esto en cuenta cuando trabaje con cuentas con varias monedas.
En cualquier momento, puede cambiar una moneda de la cuenta a Monedas (todas), pero no podr volver a
modificarla una vez realizada la actualizacin.
El informe Cuentas LM e interlocutores comerciales genera una lista de todas las cuentas que incluye el
nombre, el grupo de cuentas y los saldos. Para ejecutar el informe Cuentas LM e interlocutores comerciales,
seleccione Finanzas Informes financieros Finanzas Cuentas LM e interlocutores comerciales.
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Nivel de empresa: seleccione Gestin Inicializacin sistema Detalles empresa para definir la
moneda local y la moneda del sistema en la ficha Inicializacin bsica.
Moneda de la cuenta Cuenta de mayor: puede definir una moneda por defecto para las nuevas
cuentas de mayor mediante el campo Moneda de la cuenta por defecto de la ficha Inicializacin bsica
en Gestin Inicializacin sistema Detalles empresa.
Lista de precios Precio unitario: Inventario Datos maestros artculo seleccione una lista de
precios campo Precio unitario.
Ventana Especificar tipos de cambio moneda extranjera: Gestin Especificar tipos de cambio
moneda extranjera. Si no especifica ningn valor para un da especfico, la ventana Especificar tipos
de cambio moneda extranjera aparecer cuando cree un documento que incluya una moneda
extranjera. Por ejemplo, cuando seleccione un interlocutor comercial que utiliza una moneda
extranjera o un artculo con un precio unitario en moneda extranjera.
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ste es un ejemplo de clculo del valor para un interlocutor comercial que utiliza una moneda extranjera:
La moneda del interlocutor comercial fija la moneda por defecto del documento (en nuestro ejemplo, USD).
Una vez definida la fecha de contabilizacin, SAP Business One toma el tipo de cambio de la moneda
seleccionada de la ventana Especificar tipos de cambio moneda extranjera.
Puede actualizar manualmente el tipo de cambio en el documento.
El sistema graba el tipo de cambio de la lnea para las monedas que son diferentes de la moneda local.
El precio unitario en la moneda local se divide/multiplica por el tipo de cambio. El resultado luego se
multiplica por la cantidad para presentar el valor total de la lnea en la moneda del interlocutor comercial.
- Nota: Existe una parametrizacin que determina la visualizacin de los tipos de cambio en SAP Business
One. Esta parametrizacin afecta el clculo que utiliza para indicar los tipos de cambio en la ventana
Especificar tipos de cambio moneda extranjera. Seleccione Gestin Inicializacin sistema
Parametrizaciones generales ficha Visualizacin campo Contabilizaciones de tipos de cambio.
Seleccione Directo para visualizar el tipo de cambio de acuerdo con la moneda extranjera.
Seleccione Indirecto para visualizar el tipo de cambio de acuerdo con la moneda local.
Esta parametrizacin se actualiza por empresa, para todos los usuarios, despus de la prxima entrada en el
sistema, pero no se puede modificar una vez que se registran transacciones en la empresa. Los valores de tipo de
cambio siempre se graban en el sistema de acuerdo con el tipo de cambio directo. El tipo de cambio indirecto se
utiliza nicamente con fines de visualizacin.
El valor total del documento, en este ejemplo, tambin se presenta en la moneda del interlocutor comercial.
Nota: Puede visualizar los valores totales de la lnea y el documento en la moneda local o del sistema
mediante el men desplegable ubicado en la cabecera del documento.
En el asiento creado por el documento, el tipo de cambio se aplica en los importes del Debe y el Haber en la
moneda IC y alcanza los importes del Debe y el Haber en la moneda local.
Moneda del sistema: se calcula aplicando el tipo de cambio al valor contabilizado de la moneda local.
6-18
El tipo de cambio de una moneda extranjera puede cambiar todos los das. Esto afecta los documentos
creados para un interlocutor comercial extranjero o los precios gestionados en una moneda extranjera
para interlocutores comerciales locales. SAP Business One permite este tipo de escenario:
Al crear un documento de ventas o de compras basado en documentos existentes (Copiar de), SAP
Business One abre la ventana Asistente creacin de documentos, en donde puede definir los factores
que afectan el documento de destino creado.
Algunos campos de la ventana Asistente creacin de documentos tratan las diferencias de tipo de
cambio:
Utilizar el tipo de cambio del documento base.
Utilizar tipo cambio de documento y apunte de documento base (nueva opcin de la versin 8.8).
Utilizar tipo de cambio actual desde la tabla Tipo de cambio.
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Las fluctuaciones de tipo de cambio pueden provocar diferencias de tipo de cambio cuando se pagan
facturas en monedas extranjeras:
En la figura, se muestra una factura de proveedores emitida por un proveedor extranjero en una
moneda extranjera. En el da de la contabilizacin de la factura, el tipo de cambio era 0,5. El sistema
convierte las 10 unidades de moneda extranjera en 20 unidades de moneda local y contabiliza ambos
valores en paralelo en la columna Haber de la cuenta de proveedor.
En el momento de contabilizar el pago de esta factura, el tipo de cambio ha pasado a ser 0,25. 10
unidades de moneda extranjera equivalen ahora a 40 unidades de moneda local. En comparacin con
el valor en el momento de la factura, existe una diferencia de tipo de cambio de 20 unidades de
moneda local. Al contabilizar el pago, el sistema contabiliza automticamente esta diferencia de tipo
de cambio en una cuenta de diferencia de tipo de cambio.
El sistema contabiliza automticamente las diferencias de tipo de cambio como gastos o ingresos en las
cuentas que ha especificado en el campo Beneficios por diferencia de tipo de cambio y Prdida por
diferencia de cambio realizada de las fichas Ventas y Compras, en Gestin Definicin
Finanzas Determinacin de cuentas de mayor.
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Las cuentas de interlocutor comercial y de mayor que gestiona en una moneda extranjera
contabilizan un saldo de cuenta en la moneda extranjera correspondiente y un saldo de cuenta
en la moneda local. El saldo en la moneda local contiene las posiciones en moneda extranjera
convertidas mediante el tipo de cambio de la tabla de tipos de cambio durante la fecha de
contabilizacin o la fecha fiscal. En otras palabras, el saldo se basa en tipos de cambio pasados. En el
cierre del perodo, por tanto, debe valorar los saldos de cuenta en moneda extranjera con el tipo
de cambio en la fecha clave de contabilizacin.
Seleccione Finanzas Diferencias de TC. Cuando ejecuta la funcin, el sistema genera una lista de
propuestas para las contabilizaciones de diferencias. Puede aceptar o rechazar cada propuesta de forma
individual.
Puede seleccionar cuentas en moneda extranjera y una moneda extranjera, as como especificar una
fecha de ejecucin. El sistema contabiliza por defecto las diferencias de tipo de cambio definidas en el
campo Beneficios por diferencia de tipo de cambio y Prdida por diferencia de cambio realizada de
las fichas Ventas y Compras, en Gestin Definicin Finanzas Determinacin de cuentas de
mayor.
Puede introducir una fecha futura en el campo Anulaciones automticas. Esto permite anular esta
contabilizacin de forma automtica en el futuro.
Adems de la moneda local, el sistema gestiona los datos en la moneda del sistema de forma paralela.
Si la moneda local de la empresa es diferente de la moneda del sistema, pueden surgir diferencias de
tipo de cambio. El sistema puede compensar estas diferencias automticamente. Esto se realiza con la
funcin Diferencias de conversin en Finanzas Diferencias de conversin, de la misma forma que
en las diferencias de tipo de cambio.
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Asiento automtico
Asiento automtico
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Para obtener ms informacin acerca de los sistemas de inventario, consulte las guas prcticas:
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Un artculo de inventario se enlaza con una cuenta de existencias que tiene un determinado valor de las
transacciones anteriores.
En las siguientes diapositivas, repasaremos algunos conceptos del sistema de inventario permanente.
Algunos de los temas ya se explicaron en TB1000.
6-28
En los datos maestros de artculo, se definen las cuentas de mayor que se incluirn en las transacciones
monetarias (analizamos este tema en detalle en TB1000):
Nivel de almacn: en este caso, el sistema recupera automticamente las cuentas de la definicin de
almacn. Para actualizar las cuentas en la definicin de almacn, seleccione Gestin Definicin
Inventario Almacenes y seleccione la ficha Finanzas.
Nivel de grupo de artculos: en este caso, el sistema recupera automticamente las cuentas de la
definicin de grupo de artculos. Para actualizar las cuentas en la definicin de grupo de artculos,
seleccione Gestin Definicin Inventario Grupos de artculos y seleccione la ficha
Finanzas.
Seleccione el mtodo de cuentas de mayor por defecto para nuevos artculos: Gestin
Inicializacin sistema Parametrizaciones generales ficha Inventario Artculos campo
Fijar cuentas de mayor por.
6-29
FIFO
Cada transaccin de entrada de inventario crea una capa de cantidades vinculadas a costes. Una capa
FIFO se define como la cantidad de un artculo en un almacn con un valor de coste determinado.
Cada transaccin de salida de inventario utiliza cantidades y sus costes correspondientes de las
primeras capas abiertas.
Puede definir un mtodo de valoracin por defecto por grupo de artculos, en Gestin Definicin
Inventario Grupos de artculos ficha General campo Mtodo estndar de valoracin.
Cada artculo que asigne a este grupo recibir automticamente este mtodo de valoracin.
Puede especificar el mtodo de valoracin por defecto para los grupos de artculos recin aadidos.
Seleccione Gestin Inicializacin sistema Detalles empresa ficha Inicializacin bsica
campo Mtodo de valoracin de grupos de artculos.
Puede definir si el sistema calcula un precio de inventario para todos los almacenes o un precio de
inventario independiente para cada almacn. Seleccione Gestin Inicializacin sistema Detalles
empresa en la ficha Inicializacin bsica con la casilla Gestionar precios de artculos por almacn.
6-30
Cada transaccin de entrada de inventario crea una "capa" de cantidades vinculadas a costes.
Cada transaccin de salida de inventario utiliza cantidades y sus costes correspondientes de las
primeras capas abiertas.
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Nota: Una vez contabilizada la primera transaccin de inventario, esta opcin se desactiva y su status
no se puede modificar.
SAP Business One permite modificar el mtodo de valoracin de un artculo. Sin embargo, esto
slo es posible si el artculo no est enlazado a ningn documento pendiente y su cantidad en stock
es cero.
Utilice las ventanas Mtodo de valoracin de stocks y Actualizar mtodo de valoracin para
actualizar el mtodo de valoracin de los artculos.
Puede modificar manualmente el mtodo de valoracin para cada artculo por separado mediante la
ventana Datos maestros artculo.
Actualizacin del coste de artculo calculado para cada artculo: vaya a Inventario Operaciones
de stock Revaloracin de inventario para revalorizar los valores de stock.
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Nota:
El informe de auditora de inventario slo est disponible para las empresas que utilizan el
sistema de inventario permanente.
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Volvamos al pedido de entrada de mercancas que Joe especific segn la entrega que recibi del
proveedor.
Si suponemos que la empresa utiliza un inventario permanente, el valor del coste de artculo se calcula
automticamente en cada transaccin de stocks.
Cuando Joe especific el pedido de entrada de mercancas en SAP Business One, el valor de la lista
de precios de compra (100 por unidad) afect el precio unitario del pedido de entrada de
mercancas y tambin el valor del coste de artculo.
El valor del coste de artculo se calcula automticamente, de acuerdo con el mtodo de valoracin
seleccionado para el artculo (Media variable, FIFO, Estndar). El valor del coste de artculo
calculado despus del pedido de entrada de mercancas era 90.
Joe especific una cantidad de 10 reproductores multimedia porttiles. Por lo tanto, el valor total del
asiento creado por el pedido de entrada de mercancas era 1000, y stos son los importes del Haber y
el Debe registrados en las cuentas por defecto del inventario.
El valor del asiento enlazado a la entrega enviada al cliente es 360. Es decir, la cantidad de 4 artculos
multiplicada por el valor del coste de artculo en ese momento (90).
Recuerde que el valor total de la factura en funcin de esa entrega era 440. Se calcul de acuerdo con
la lista de precios de revendedor (110) que se defini como lista de precios por defecto en el registro
de datos maestros de cliente.
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Nota: Los siguientes pases tienen un sistema de inventario no permanente como sistema de gestin de
inventario por defecto: Alemania, Israel, Italia, Panam, Sudfrica y Suiza. En la localizacin para
Italia, al trabajar con un sistema de inventario no permanente, tambin es posible trabajar con un
sistema de contabilizacin de cuentas de compras.
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6-39
1-1
2-1
1-2
Cobro con descuento por pronto pago (con el medio de pago Cheque)
1-2-1 Cree una factura de clientes con descuento por pronto pago.
Cree una factura de clientes para un cliente nacional. Contabilice la
factura con unas condiciones de pago que permitan descuento por
pronto pago.
Sugerencia: Para verificar las condiciones de pago de un cliente,
haga clic en la flecha de navegacin naranja del campo
Condiciones de pago. Si el campo Descuento por pronto pago est
en blanco, seleccione un descuento por pronto pago en la lista
desplegable. Para ver las condiciones del descuento por pronto
pago, haga clic en la flecha de navegacin naranja.
1-2-2 Contabilice un cobro por cheque.
El cliente paga el importe de la factura menos el descuento,
mediante un cheque. Contabilice el pago con el medio de pago
Cheque.
1-2-3 Verifique la contabilizacin.
Revise el asiento para ver si se aplic el descuento por pronto pago.
2-3
2-4
1-1
Valores
Fecha de contabilizacin
<Fecha actual>
Fecha de vencimiento
<Fecha pasada>
Valores
Cdigo
2-5
Sugerencia:
Cobro con descuento por pronto pago (con el medio de pago Cheque)
1-2-1 Cree una factura de clientes con descuento por pronto pago.
Seleccione Ventas - clientes Factura de clientes.
Nombre de campo o tipo de
datos
Valores
Fecha de contabilizacin
<Fecha actual>
2-6
Valores
Cdigo
Valores
Fecha de contabilizacin
<Fecha actual>
Fecha de vencimiento
<Fecha pasada>
2-7
Valores
datos
Cdigo
Valores
Cdigo
2-8
2-9
Ejercicios
Unidad: Gestin de bancos
Tema: Depsitos de efectivo y cheques
Al finalizar este ejercicio, podr:
Contabilizar un depsito en efectivo.
Contabilizar un depsito de cheques.
Transferir dinero de la caja registradora a la cuenta bancaria: tambin
depositar en la cuenta bancaria cheques recibidos de los clientes. Esto
debe reflejarse en el sistema contable y controlarse desde ste.
2-1
2-2
2-9
2-10
Soluciones
2-1
Valores
Cuenta bancaria
Cuenta de mayor
<Nmero de cuenta de la
cuenta de saldo de caja>
Importe
2.000
Seleccione Aadir.
2-11
2-2
Valores
Cuenta bancaria
Cheques
2-12
Ejecute la tarea 3-1 (Pago por cheque) o 3-2 (Transferencia bancaria), segn
el mtodo de pago que prefiera.
3-1
2-13
3-2
2-14
3-1
2-15
Valores
Fecha de contabilizacin
<Fecha anterior>
Fecha de vencimiento
Valores
Fecha de contabilizacin
Seleccione Pago.
Seleccione Cheque.
Seleccione Siguiente.
Seleccione Aadir.
Seleccione OK.
Slo seleccione el proveedor para el que ha contabilizado la factura
de proveedores en el paso anterior.
Seleccione Siguiente.
Nombre de campo o tipo de
datos
Valores
Fecha de vencimiento
Seleccione Siguiente.
Seleccione el mtodo de pago Cheques emitidos.
Seleccione Siguiente. El sistema muestra el informe de
recomendaciones.
Seleccione los pagos que desea generar.
Seleccione Siguiente.
Seleccione Ejecutar. Seleccione Siguiente.
2-16
3-2
Valores
Proveedor
V10000
2-17
Fecha de contabilizacin
<Fecha actual>
Fecha de vencimiento
Valores
Fecha de contabilizacin
Seleccione Pago.
Seleccione Transferencia bancaria.
Seleccione Siguiente.
Seleccione Aadir.
Seleccione OK.
Seleccione nicamente el proveedor V10000.
Seleccione Siguiente.
Nombre de campo o tipo de
datos
Valores
Seleccione Siguiente.
Seleccione el mtodo de pago Transferencia bancaria emitida.
Seleccione Siguiente. El sistema muestra el informe de
recomendaciones.
Seleccione los pagos que desea generar.
Seleccione Siguiente.
Seleccione Ejecutar.
Seleccione Siguiente.
Aparece una ventana que dice El asistente de pago se ha ejecutado
con xito.
Seleccione OK.
2-18
2-19
4-2
Valores
Cuenta de mayor
2-19
4-3-1
Valores
Cliente
C20000
Fecha de contabilizacin
Fecha actual
Fecha de vencimiento
Nmero de artculo
Seleccione un artculo
500
Indicador de impuestos
X0 (exento)
Seleccione Aadir.
Autorice los mensajes del sistema.
Repita estos pasos con los mismos valores para crear la segunda
factura de clientes.
4-3-2
Valores
Cliente
C20000
Fecha de contabilizacin
Fecha actual
Fecha de vencimiento
Nmero de ref.Cliente
666333
Nmero de artculo
Seleccione un artculo
2.000
Indicador de impuestos
X0 (exento)
Seleccione Aadir.
Autorice los mensajes del sistema.
2-20
4-4
4-5
Valores
Pas
Reino Unido
Banco
Barclays Bank
Cuenta
<Seleccione el nmero de
cuenta>
Valores
N extracto cuenta
Fecha actual
Saldo inicial
Saldo final
2.940
2-21
Doc.cuenta
mayor: N
identificacin
Importe de
entrada
808
Inters de la
cuenta
051
Transferencia
bancaria
Importe de
salida
Cdigo
IC
60
El nmero de
referencia
factura de
clientes es el
del paso 4-3-2:
666333
051
Transferencia
bancaria
2.000
1.000
2-22
C20000
Valores
Cdigo externo
808
Importe saliente
60
2do artculo
Nombre de campo o tipo de
datos
Valores
Cdigo externo
051
Doc.cuenta mayor: N
identificacin.
Introduzca el
nmero de
referencia
factura de
clientes del
paso 4-3-2:
666333
Importe
entrante
2.000
3er artculo
Nombre de campo o tipo de
datos
Valores
Cdigo externo
051
Importe entrante
1.000
Doc.cuenta mayor: N
identificacin.
Dejar en blanco
Cdigo IC
C20000
2-23
4-6
Documento contabilizado
2-24
Ejercicios
Unidad: Gestin de bancos
Tema:
5-1
5-2
2-25
Podr ver que el campo Stock terico compensado se actualiza segn las lneas
seleccionadas. El campo Diferencia tambin se actualiza.
5-3
Cree ajustes.
Ver que existe una diferencia de XX entre las transacciones compensadas y el
saldo final. En este caso, podemos crear una correccin.
Introduzca un Cheque para pago que sabe que es el importe faltante.
5-3-1 Seleccione Ajustes para abrir esta ventana.
Seleccione Cheques para pagos.
Seleccione OK.
5-3-2 Cheques para pagos
Seleccione un proveedor.
Sugerencia: Seleccione un proveedor con la combinacin CTRL +
Tab.
Seleccione la cuenta bancaria para la cuenta de mayor del Haber.
En el campo de comentarios, escriba: Pago a cuenta.
Introduzca el importe de diferencia como el importe del cheque.
Selecciones los detalles del cheque y del banco para el cheque creado
en esta ventana.
5-3-3 Vuelva a la ventana Extracto bancario de reconciliacin.
En la tabla ver el asiento de correccin se ha aadido
automticamente y se ha seleccionado como compensado.
Ahora la diferencia es cero.
5-4
2-26
5-1
Valores
Cdigo de cuenta
161000
Saldo final
Proporcionado por su
instructor
Fecha final
Hoy
5-2
2-27
Podr ver que el campo Stock terico compensado se actualiza segn las lneas
seleccionadas. El campo Diferencia tambin se actualiza.
5-3
Cree ajustes.
Ver que existe una diferencia de XX entre las transacciones compensadas y el
saldo final. En este caso, podemos crear una correccin.
Introduzca un Cheque para pago que sabe que es el importe faltante.
5-3-1 Seleccione Ajustes para abrir esta ventana.
Seleccione Cheques para pagos.
Seleccione OK.
5-3-2 Cheques para pagos.
Nombre de campo o tipo de
datos
Valores
En favor de
Seleccione un proveedor
con la combinacin CTRL +
Tab
161000
Comentarios
Pago a cuenta
Importe
Diferencia de XX
Pas
Reino Unido
Banco
Seleccione un banco
Seleccione Aadir.
5-3-3 Vuelva a la ventana Extracto bancario de reconciliacin.
En la tabla ver el asiento de correccin se ha aadido
automticamente y se ha seleccionado como compensado.
Ahora la diferencia es cero.
5-4
2-28
6-2
2-29
6-2-2
6-2-3
2-30
6-1
Valores
Cuenta de mayor
161000
Fecha
Proporcionado por su
instructor
Referencia
Proporcionado por su
instructor
Detalles
Proporcionado por su
instructor
Importe en el Haber/Importe en
el Debe
Proporcionado por su
instructor
2-31
Valores
Cuenta de mayor
161000
Opcin
Manual
Fecha de vencimiento a
Hoy
Seleccione Reconciliar.
6-2-2
6-2-3
2-32
Transacciones
Qu funcin utiliza para modificar las propiedades de una cuenta de
mayor?
__________________________________________________________
_
Qu funcin utiliza para eliminar una cuenta de su plan de cuentas?
__________________________________________________________
_
1-2
3-1
1-3
1-4
3-2
1-1
Transacciones
Qu funcin utiliza para modificar las propiedades de una cuenta de
mayor?
Finanzas Plan de cuentas
Qu funcin utiliza para eliminar una cuenta de su plan de cuentas?
Finanzas Tratar plan de cuentas
.
1-2
Valores
Cuenta de mayor
<Escriba un nmero
adecuado>
Nombre de cuenta
Banco Nacional
1-2-2
3-3
Valores
Cuenta de mayor
<Escriba un nmero
adecuado>
Nombre
Moneda
Seleccione Aadir.
1-3
Valores
Cuenta de mayor
Nombre
Internet
Cdigo externo
Dejar en blanco
Moneda
Clase de cuenta
Gastos
Seleccione Aadir.
3-4
1-4
inicial.
La cuenta:
o No est definida como una cuenta asociada.
o No est incluida en la Determinacin de cuentas de mayor.
3-5
3-6
Asientos: Ejercicios
Unidad: Finanzas
Tema: Introduccin de un asiento manual
Al finalizar este ejercicio, podr:
Contabilizar asientos manuales.
Anular un asiento contabilizado.
La mayora de las transacciones registradas en el libro mayor se
generan directamente a partir de documentos de SAP Business
One. Adems, el departamento de contabilidad puede utilizar
asientos para hacer ajustes manuales en el libro mayor.
2-1
Contabilice un asiento.
Se desea transferir dinero de una cuenta bancaria a la nueva cuenta del
Banco Nacional.
Contabilice una transferencia bancaria con un valor de 10.000 en la cuenta
de mayor del Banco Nacional (nacional) que ha creado. Utilice una
cuenta bancaria existente como cuenta de contrapartida.
Introduzca Transferencia bancaria como referencia en Comentarios.
2-2
2-3
Anule un asiento.
Anule el asiento realizado en el paso 2-1 y vea qu efectos tiene esta
anulacin.
3-7
Asientos: Soluciones
Unidad: Finanzas
Tema: Introduccin de un asiento manual
2-1
Contabilice un asiento.
Seleccione Finanzas Asiento.
Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Fecha de vencimiento
<Fecha actual>
Fecha de contabilizacin
<Fecha actual>
Fecha de documento
<Fecha actual>
Comentarios
Transferencia bancaria
Primer artculo
Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Cuenta de mayor/Nombre IC
Debe
10.000
Segundo artculo
Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Haber
10.000
2-2
Verifique contabilizaciones.
2-2-1
Visualice el saldo.
Seleccione Finanzas Plan de cuentas.
Seleccione Banco Nacional (nacional). El sistema muestra el
3-9
Anule un asiento.
Seleccione Finanzas Asiento.
Con el icono Registro de datos anterior en la barra de mens, visualice le
asiento que contabiliz en el paso 2-1. Tambin puede buscar
Transferencia bancaria en el campo Comentarios.
Desde la barra de mens, seleccione Datos Cancelar. O haga clic con
el botn derecho y seleccione Cancelar.
Seleccione S en la ventana de dilogo Crear anulacin para esta
transaccin?
El asiento anulado se visualiza en la pantalla Asiento.
Seleccione Aadir.
3-10
3-1
Verdadero o falso?
3-3-1 Slo puede aadir un asiento a un documento preliminar si cuadran
los artculos del Debe y el Haber.
___________________________
3-11
3-4
3-5
3-12
3-1
3-2
3-13
3-3
Verdadero o falso?
3-3-1
3-3-2
3-14
3-4
Valores
Cdigo
Descripcin
Complemento anual
<Dejar en blanco>
Cuenta de mayor/Nombre IC
Cuenta de empleado
115
100
15
Seleccione Aadir.
3-4-2 Utilizacin de un modelo de contabilizacin.
Seleccione Finanzas Asiento.
Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Tipo de modelo
Porcentaje
Modelo
3-15
Primera lnea
Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Haber
<del modelo>
Segunda lnea
Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Cuenta de mayor/Cdigo IC
<del modelo>
Debe
<escriba un importe>
Tercera lnea
Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Cuenta de mayor/Cdigo IC
<del modelo>
Debe
<del modelo>
3-16
3-5
Valores
Cdigo
Pgina inicial
Descripcin
Actualizacin de pgina
inicial
Ref 1
08400
Valores
Cuenta de mayor/Cdigo IC
Debe
200
Grupo impositivo
Haber
Valores
Frecuencia
Mensualmente + En <fecha
actual>
Prxima ejecucin
<Fecha actual>
3-17
3-18
2-1
2-2
4-7
4-8
2-1
2-2
4-9
4-10
Preguntas
1-1-1 Qu clase de cuentas se deben reconciliar internamente?
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
1-1-2 Cul es la diferencia entre la reconciliacin de sistema y la
reconciliacin de usuario?
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
4-1
1-2
1-4
4-2
1-1
Preguntas
1-1-1 Qu clase de cuentas se deben reconciliar internamente?
Las reconciliaciones internas son, por lo general, necesarias para la
compensacin de cuentas, como la cuenta Entrada de
mercancas/Recepcin de factura (cuenta Dotacin). La
reconciliacin interna reconcilia las partidas del Debe con las del
Haber y, por lo tanto, confirma que se ha concluido la operacin
comercial. En ocasiones, es necesario efectuar reconciliaciones
internas en cuentas de interlocutor comercial si la cuenta no se
reconcili durante la gestin de pagos.
1-1-2 Cul es la diferencia entre la reconciliacin de sistema y la
reconciliacin de usuario?
El sistema lleva a cabo la reconciliacin de sistema cuando se
asigna un pago a una factura. El usuario lleva a cabo la
reconciliacin de usuario mediante la funcin Reconciliacin.
1-2
Valores
Cuenta de mayor
<Nmero de cuenta de la
cuenta de dotacin del precio>
Seleccione Reconciliar.
En la ventana que se abre, seleccione un par de partidas
coincidentes del Debe y el Haber.
Seleccione Reconciliar.
Seleccione S en el mensaje de sistema.
4-3
Valores
Cuenta de mayor
<Nmero de cuenta de la
cuenta de dotacin del precio>
Seleccione Reconciliar.
El sistema muestra las partidas abiertas del Debe y el Haber en
columnas contiguas. Haga doble clic en una partida del Debe o del
Haber. Si el sistema encuentra partidas coincidentes, las muestra
con una clasificacin. Seleccione la partida y haga clic en
Reconciliar.
El sistema muestra la siguiente partida recomendada para
reconciliacin. En este momento, no reconcilie ms partidas.
Seleccione Cancelar para cerrar la ventana.
Sugerencia: Si no est de acuerdo con una reconciliacin, puede
seleccionar Omitir o Cancelar y pasar a la reconciliacin Manual.
Nota: Si no ve las recomendaciones, trate de configurar los
parmetros de la manera siguiente:
Parmetros
Ponderacin
Importe
Alta
Fecha
Media
Ref.1
Alta
Desviacin
mxima
31
Valores
Cuenta de mayor
<Nmero de cuenta de la
cuenta de dotacin del precio>
1-3
Valores
<Nmero de cuenta de la
cuenta de dotacin>
<Nmero de cuenta de la
cuenta de dotacin>
Sugerencia: Si no indica un
nmero de cuenta en este
campo, ver todas las
reconciliaciones, no slo
las de la cuenta.
Seleccione OK.
Las reconciliaciones se visualizan en la parte superior de la ventana.
Seleccione reconciliacin de usuario.
Seleccione Cancelar reconciliacin.
1-4
Valores
Interlocutor comercial
C30000
4-5
4-6
4-7
3-1
5-1
3-2
3-3
Reclamaciones (opcional)
3-3-1 Cree una factura de clientes con fecha vencida
Cree una factura de clientes para un cliente nacional cuya fecha de
vencimiento sea de un mes antes. Puede contabilizar esta factura en
el perodo contable actual y slo cambiar manualmente la fecha de
vencimiento. Ignore los mensajes de advertencia que aparecern.
3-3-2 Cree una condicin de reclamacin.
Cree una condicin de reclamacin con dos niveles de reclamacin.
El primero ser efectivo cinco das despus y el segundo, 15 das
despus. Para evitar el franqueo, esta condicin de reclamacin
debe incluir una carta de reclamacin por interlocutor comercial.
Indique esta condicin de reclamacin en el interlocutor comercial
para el que ha contabilizado la factura de clientes.
3-3-3 Utilice el asistente de reclamaciones.
Utilice el asistente de reclamaciones para crear una reclamacin
para el deudor.
5-2
3-1
Valores
Fecha de vencimiento
<Fecha actual>
Intervalo/Das
10, 20, 30
Seleccione OK.
En la ventana de resultados, seleccione Antigedad por fecha de
vencimiento.
Revise la lista de documentos para la cuenta de cliente relevante.
Tome nota del nombre de un deudor y su saldo pendiente.
3-2
Valores
Fecha de vencimiento
<Fecha actual>
Intervalo/Das
Seleccione OK.
En la ventana de resultados, seleccione Antigedad por fecha de
vencimiento.
Revise la lista de documentos para la cuenta de proveedor relevante.
Tome nota del nombre de un acreedor y su saldo pendiente.
5-3
3-3
Reclamaciones (opcional)
3-3-1 Cree una factura de clientes con fecha vencida.
Seleccione Ventas - clientes Factura de clientes.
Nombre de campo o tipo de
datos
Valores
Fecha de contabilizacin
<Fecha pasada>
Fecha de vencimiento
Valores
Cdigo
Nombre
Formato de carta
1
Reclamacin 01
Reclamacin 02
15
5-4
5-5
5-6
4-1
4-2
Ctd.de radiadores
HR
IT
MKT
5-7
4-4
Asigne costes.
4-4-1 Cree una factura de proveedores para contabilizar los costes de
calefaccin en la cuenta de gastos de mayor. Seleccione un
proveedor adecuado; por ejemplo, V50000.
4-4-2 Cree un asiento para contabilizar los costes de calefaccin en la
norma de reparto CostesCalefacc. Sugerencia: Utilice Desplegar
modo de tratamiento para indicar la norma de reparto en la lnea
del asiento.
4-5
4-6
Utilice proyectos.
La empresa prev abrir una nueva tienda en el plazo de tres meses y se
necesita dar cuenta de los gastos conectados con la apertura de la tienda.
4-6-1 Defina un proyecto llamado Tienda20.
4-6-2 Cree una factura de proveedores o un asiento para contabilizar los
gastos de equipamiento de la nueva tienda. Utilice una cuenta de
gastos de mayor adecuada e indique el cdigo de proyecto.
4-7
5-8
4-1
Valores
Centro de beneficio
HR
Nombre
Recursos Humanos
Cdigo de clasificacin
ADM
Seleccione Aadir.
Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Centro de beneficio
IT
Nombre
IT
Cdigo de clasificacin
ADM
Seleccione Aadir.
Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Centro de beneficio
MKT
Nombre
Marketing
Cdigo de clasificacin
Seleccione Aadir.
5-9
4-2
Valores
Cdigo
CostesCalefacc.
Descripcin
Costes de calefaccin
Total
Valores
Cdigo de centro
HR
Valor
Cdigo de centro
IT
Valor
Cdigo de centro
MKT
Valor
Seleccione Aadir.
Seleccione Cancelar.
4-3
Valores o accin
Norma de reparto
Seleccionar indicador
5-10
4-4
Asigne costes.
4-4-1 Seleccione Compras proveedores Factura de proveedores.
Seleccione el proveedor V50000. Seleccione Servicio en el campo
Clase de artculo/servicio. Seleccione la cuenta de gastos de mayor
que enlaz con la norma de reparto CostesCalefacc. Indique 500
como importe.
Indique una Fecha de contabilizacin.
Aada la factura.
4-4-2 Seleccione Finanzas Asiento.
Contabilice un importe en el Debe en una cuenta de gastos distinta
(no la que enlaz a la norma de reparto).
Contabilice la contrapartida en una cuenta de proveedor.
Sugerencia: En el campo Cuenta de mayor/Nombre IC, pulse la
combinacin de teclas Ctrl + Tab para seleccionar un proveedor en
la lista de interlocutores comerciales.
Seleccione Desplegar modo de tratamiento e indique la norma de
reparto CostesCalefacc. en la lnea de gasto (lnea del Debe) del
asiento.
Aada el asiento.
4-5
4-6
Utilice proyectos.
4-6-1 Defina un proyecto.
Seleccione Gestin Definicin Finanzas Proyectos.
Nombre de campo o tipo de
datos
Valores
Proyecto
Tienda20
Nombre de proyecto
Seleccione Actualizar.
5-11
5-12
7-1
Contabilizaciones en el Debe:
Contabilizaciones en el Haber:
Los importes suelen ser positivos. Es posible que existan importes negativos si selecciona el indicador
Utilizar importe negativo para anular operacin en Gestin Inicializacin sistema Detalles
empresa, en la ficha Inicializacin bsica. Estos importes negativos indican las contabilizaciones de
anulacin.
El saldo es la diferencia entre la suma de todas las contabilizaciones en el Haber y la suma de todas las
contabilizaciones en el Debe.
Normalmente, el sistema visualiza un saldo Haber con un signo negativo porque este saldo representa
los pasivos en una cuenta de activo. Si desea visualizar este tipo de informacin, asegrese de que el
indicador Visualizar saldo Haber con signo negativo est seleccionado. Seleccione Gestin
Inicializacin sistema Detalles empresa y la ficha Inicializacin bsica.
7-2
7-3
En la definicin del banco, se asigna el nombre del banco y el cdigo SWIFT a una clave que consta de un cdigo de pas y un cdigo
bancario. El cdigo bancario es un identificador exclusivo de un banco, que vara de pas a pas. Si se utiliza la funcionalidad Trat amiento
de extracto bancario de SAP Business One, existen campos adicionales (Definicin fecha contabilizacin, Definicin fecha vencimiento y
Lista cdigos operaciones banc.) disponibles para su tratamiento.
Seleccione Gestin Definicin Gestin de bancos Bancos para definir bancos.
Una vez finalizada la definicin del banco, puede consultar el banco definido al especificar los detalles bancarios en un registro maestro de
interlocutor comercial, en la ficha Condiciones de pago.
Los bancos que utiliza la empresa se definen como banco propio. Seleccione Gestin Definicin Gestin de bancos Cuentas
banco propio para definir los nmeros de cuenta.
En Cdigo bancario, pulse Tab para seleccionar el banco correspondiente. Defina la sucursal, el nmero de cuenta y el nmero de cheque
siguiente. Cada cuenta bancaria debe estar representada por una cuenta de mayor y, opcionalmente, por una cuenta provisional.
La cuenta de mayor se utilizar en los pagos efectuados manuales y en el asistente de pago. La cuenta provisional se utilizar en el
asistente de pago, en funcin de la configuracin de la va de pago y en la utilidad Tratamiento de extracto bancario, donde la
parametrizacin Cdigos internos de operacin bancaria controla el mtodo de contabilizacin.
Opcionalmente, se puede asignar una Clase de papel, un nmero Mximo de lneas y un Modelo a cada nmero de cuenta. Esto
determinar el mtodo de impresin de los cheques emitidos.
Clase de papel incluye tres opciones:
Documento en blanco se emplea para la impresin de cheques en soporte magntico.
Desbordamiento stock de cheques prenumerados se emplea para imprimir los cheques en papel de cheque predefinido que a su vez
est prenumerado. Esta opcin imprimir todas las pginas de cheque al mismo tiempo. En caso de que un exista un desbordamiento
que se traduzca en gran cantidad de documentos de pago, la segunda pgina y el resto de las pginas se imprimirn sucesivamente
despus de la primera pgina.
Desbordamiento papel en blanco slo imprimir en primer lugar la primera pgina del cheque. Luego, se le avisar que existe un
desbordamiento y se le permitir reemplazar el papel de cheque por cheques sin numeracin previa. En ese momento, el sistema
tambin asignar la numeracin de cheques.
El valor por defecto del nivel de empresa se define en Gestin Inicializacin sistema Parametrizaciones de impresin Por
documento Cheques para pagos
.Si se utiliza la funcionalidad Tratamiento de extracto bancario, en esta ventana habr otras parametrizaciones disponibles.
7-4
La figura muestra las transacciones y contabilizaciones del proceso de transferencia bancaria, desde
la factura pendiente hasta el extracto bancario.
Para procesar un pago efectuado por transferencia bancaria, utilice la operacin Pago efectuado
con el medio de pago Transferencia bancaria, o bien utilice el asistente de pago para generar una
contabilizacin en la columna Debe de la cuenta de proveedor y en la columna Haber de la cuenta
bancaria, as como para reconciliar la factura pendiente. La partida individual creada en la cuenta
bancaria permanece abierta hasta que se reconcilia con la salida asociada del extracto bancario
mediante una reconciliacin externa.
Para procesar un cobro por transferencia bancaria, se registra la partida individual que indica una
transferencia bancaria recibida del extracto bancario en el sistema al procesar el extracto bancario. Esta
partida individual suele contener el cdigo del interlocutor comercial y una referencia al documento (el
nmero de documento de la factura, una referencia de pago o un nmero ISR). Si selecciona el
indicador Crear pago, el sistema intentar encontrar la factura de clientes a la que hace referencia la
partida individual de la transferencia bancaria y crear automticamente un documento de cobro para
dicha factura. La partida individual creada en la cuenta bancaria permanece abierta hasta que se
reconcilia con la entrada asociada del extracto bancario mediante una reconciliacin externa.
7-5
Cuando se recibe el pago de una tarjeta de crdito de un cliente, se crea un Cobro con el medio de pago Tarjeta
de crdito, que cierra la factura pendiente en la cuenta del cliente y contabiliza el importe en una cuenta de
tarjeta de crdito. Esta cuenta representa el cajn de documentos de tarjetas de crdito en su caja registradora. El
sistema recoge los detalles de la tarjeta de crdito para la transaccin del registro maestro del interlocutor
comercial. En cada documento de tarjeta de crdito, existe una fecha valor que especifica la fecha en la que se
recibe el pago de la empresa de la tarjeta de crdito. Seleccione Gestin Definicin Gestin de bancos
Pago con tarjeta de crdito para definir la forma en que el sistema calcula esta fecha valor. Este clculo se basa
en la fecha de entrada (cuando se utiliza la emisin automtica) o la fecha de depsito (cuando se utiliza la
emisin manual). La clase de emisin se define en el campo Presentar documentos de tarjeta de la ficha IC en
Gestin Inicializacin sistema Parametrizaciones generales.
Si lleva los documentos de tarjetas de crdito al banco antes de la fecha valor, el banco conserva el documento
por separado en una cuenta diferida. Seleccione Gestin de bancos Depsitos Depsito y, a continuacin,
la ficha Tarjetas de crdito para crear un asiento en la columna Debe de la cuenta diferida y en la columna
Haber de la cuenta de tarjeta de crdito. Este depsito puede reconciliar automticamente las contabilizaciones
del Debe y el Haber en la cuenta de tarjeta de crdito. La reconciliacin automtica se lleva a cabo utilizando el
campo Ref.3, que contiene el nmero del documento de tarjeta de crdito y el nmero de plazo.
Cuando llega la fecha valor, el banco cobra los documentos de tarjetas de crdito y le informa sobre ello.
Seleccione Gestin de bancos Depsitos Depsito doc.tarjeta fecha post. para crear un asiento en la
columna Debe de la cuenta bancaria y en la columna Haber de la cuenta diferida. La partida individual creada en
la cuenta bancaria permanece abierta hasta que se reconcilia con la entrada asociada del extracto bancario
mediante una reconciliacin externa.
Seleccione Gestin de bancos Cobros Gestin tarjetas crdito para realizar un seguimiento de todas las
transacciones de cobros con tarjeta de crdito. Seleccione Gestin de bancos Cobros Total tarjetas crdito
para obtener un resumen del importe total de los documentos de tarjetas de crdito aceptados cada da.
Es posible integrar herramientas externas, como sistema de punto de venta y autorizacin de transacciones con
tarjeta de crdito, en el proceso estndar.
7-6
Si ha creado un Pago efectuado con el medio de pago Tarjeta de crdito, el documento de pago crea
un asiento que cierra la factura pendiente en la cuenta de proveedor y contabiliza la contrapartida en la
cuenta de mayor que representa la cuenta bancaria. La partida individual creada en la cuenta bancaria
permanece abierta hasta que se reconcilia con la salida asociada del extracto bancario mediante una
reconciliacin externa.
7-7
Cuando se selecciona Transferencia bancaria como va de pago, el sistema utiliza formatos de fichero
bancario de SAP especficos de pas. SAP Business One se suministra con un gran nmero de formatos
de fichero bancario de SAP especficos de pas. El sistema utiliza un add-on integrado, Payment
Engine, para crear o leer ficheros bancarios segn el formato. Payment Engine lee el cdigo de pas de
la base de datos y slo aade los formatos especficos de pas. Debe asignar formatos de fichero
bancario a cada va de pago para la que desee crear ficheros bancarios. Seleccione Gestin
Definicin Gestin de bancos Vas de pago.
Los prrafos siguientes describen los diferentes campos en un formato de fichero bancario:
rea
OP: Pagos efectuados
IP: Cobros
IB: Extractos bancarios recibidos
Nombre de formato
Si los formatos nacionales y extranjeros tienen el mismo nombre, se aadir una de las extensiones
siguientes:
- DO: Nacional
- FO: Extranjero
7-8
El asistente de pago de SAP Business One crea datos de pagos efectuados y datos de dbitos
automticos que se almacenan en las tablas OPEX y PEX1. Los documentos de pago y dbito se
encuentran en la tabla OPEX, mientras que los documentos que se han pagado o cobrado se
encuentran en la tabla PEX1.
El programa de pago asigna a todos los documentos el status O (abierto) en el campo Estatus de la
tabla OPEX. A continuacin, Payment Engine lee los datos de pago de la tabla OPEX y los procesa
en el formato de soporte de datos apropiado. Una vez que se ha creado correctamente el fichero de
datos, Payment Engine le asigna el status C (cerrado).
Payment Engine crea un fichero para cada cuenta de banco propio. Tenga en cuenta que siempre debe
completar correctamente una ejecucin de prueba antes de iniciar una ejecucin de produccin.
Fichero log.
Ficheros de texto para la hoja adjunta al soporte de datos (depende de los requisitos de un formato
de fichero bancario determinado).
Los ficheros de salida estn en formato de texto (cdigo nico). Puede evitar el acceso no autorizado a
sus datos mediante la restriccin de autorizaciones dentro del sistema operativo.
Debe definir determinadas parametrizaciones especficas de pas en SAP Business One. Consulte la
documentacin de Payment Engine para conocer qu parametrizaciones son relevantes para su pas.
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Para acceder a esta ventana, seleccione Gestin Definicin Finanzas Segmentacin de cuenta.
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SAP Business One ofrece una opcin para anular automticamente determinados asientos. Para ello,
seleccione el indicador Anular e introduzca una fecha de anulacin en el asiento. Seleccione Finanzas
Anular transacciones para obtener una lista de todos los asientos cuya anulacin se haya
programado para el da de hoy.
Adicionalmente, puede marcar los asientos realizados para las operaciones de cierre seleccionando el
indicador Transacciones de correccin (perodo 13) y, a continuacin, puede seleccionar si desea
incluirlos o no en los informes financieros.
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Puede utilizar anulaciones automticas para los aplazamientos. Los aplazamientos se utilizan cuando se
desea aplazar parte del ingreso o el gasto del ejercicio anterior al nuevo ejercicio. Esto debe hacerse
porque algunos gastos o ingresos contabilizados en el ao anterior pertenecen desde un punto de vista
econmico al nuevo ejercicio.
En el ejemplo, puede ver cmo se contabiliza una factura de 100 en el ejercicio anterior. Debe
aplazarse la cantidad de 60 hasta el nuevo ejercicio:
La factura de 100 se contabiliza en el ejercicio anterior.
Gastos: Debe 100; Proveedor: Haber 100
Desea aplazar 60 al siguiente ejercicio. Para ello, contabilice un aplazamiento e introduzca el primer
da del nuevo ejercicio como fecha de anulacin.
Gastos diferidos: Debe 60; Gastos: Haber 60
Este aplazamiento deja 40 como gastos del ejercicio anterior.
El sistema le recuerda la anulacin programada de la contabilizacin del aplazamiento.
Gastos: Debe 60; Gastos diferidos: Haber 60
Esta anulacin contabiliza 60 como gastos del ejercicio siguiente.
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El modelo por defecto que especifica la estructura para presentar los informes financieros en SAP
Business One es el modelo del plan de cuentas.
En el caso de algunos pases, SAP Business One proporciona modelos que se pueden utilizar para crear
modelos propios de informes financieros. Tambin puede copiar la estructura del plan de cuentas y
realizar las modificaciones necesarias. Puede utilizar los modelos de informes financieros para
compilar balances, cuentas de prdidas y ganancias e informes de balance de sumas y saldos
(totales y saldos de las cuentas de mayor y de interlocutor comercial).
Balance: el sistema propone las cuentas del grupo Activo como cuentas de activo y las de los grupos
Pasivo y Neto como cuentas de pasivo. Puede modificar estas propuestas en los niveles superiores
del modelo de informe financiero. El sistema muestra automticamente las prdidas o ganancias del
perodo (Perodo de beneficios).
Cuenta de prdidas y ganancias: el sistema propone las cuentas de todos los dems grupos
(Ingresos y Gastos, Ingresos y Gastos imputados al patrimonio Neto,Otros Ingresos y Gastos I,Otros
Ingresos y Gastos II,Otros Ingresos y Gastos III) y ofrece el clculo de subtotales.
Balance de sumas y saldos: el modelo de informe financiero puede contener las cuentas de todos
los grupos. Muestra los totales de todos los grupos, pero no ofrece ningn clculo de subtotales.
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Seleccione Finanzas Modelos informe financiero para definir y actualizar modelos de informes
financieros.
El tratamiento de un modelo de informe financiero es similar, aunque no idntico, al tratamiento de un
plan de cuentas.
Todos los modelos de informes financieros disponen exactamente de cinco niveles.
Los niveles del 1 al 4 slo contienen ttulos.
Las cuentas de mayor se asignan en el quinto nivel.
Si desea visualizar los totales de las cuentas de mayor en un nivel superior, puede ocultar los ttulos
superiores seleccionando el indicador Ttulo ficticio.
Puede ocultar cuentas de mayor si no desea visualizarlas.
En un modelo de informe financiero para balances, puede permitir que el sistema transfiera cuentas
automticamente al otro lado del balance en el caso de que el saldo de la cuenta sea negativo. Para ello,
seleccione el indicador Transferir cuentas con signo negativo y especifique el lugar donde debe
arrastrarse dicha cuenta.
En un modelo de informe financiero para cuentas de prdidas y ganancias, el sistema puede insertar un
subtotal en cada nivel:
Nivel 1 (nivel de grupos de cuentas):
Seleccione Resumen automtico para que el sistema utilice frmulas predefinidas para el beneficio
bruto, beneficio de explotacin, beneficio tras gastos financieros y perodo de beneficios.
Todos los niveles:
Puede definir sus propias frmulas. Seleccione Frmula totales y, a continuacin, Frmula para
introducir una frmula basada en los ttulos del mismo nivel que el subtotal.
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Puede utilizar el asistente de reclamaciones para imprimir automticamente cartas para los clientes por
sus facturas vencidas. Cada ejecucin del asistente de reclamaciones se identifica mediante un nombre
nico y la fecha.
Al imprimir las cartas de reclamacin, el sistema almacena al mismo tiempo el nivel de reclamacin y
la fecha de la ejecucin de la reclamacin en la factura de clientes. Tambin almacena el nivel de
reclamacin ms elevado de las facturas en el registro maestro de clientes.
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El nmero de niveles de reclamacin, las cartas de reclamacin asignadas, los das tras los cuales
se hace efectivo cada nivel de reclamacin, as como los importes mnimos para cada nivel de
reclamacin. Generalmente, las reclamaciones que pertenecen a un nivel superior se expresan de
manera ms severa. Puede disear las cartas de reclamacin con el Diseador de configuracin de
impresin. Es posible crear hasta 10 niveles de reclamacin con diferentes cartas. Seleccione
Gestin Definicin Interlocutores comerciales Niveles de reclamacin para definir los
niveles de reclamacin que aparecen por defecto al crear una condicin de reclamacin nueva, pero
que pueden modificarse en la condicin de reclamacin.
Las tasas de reclamacin de cada nivel de reclamacin y el clculo del inters de reclamacin.
El mtodo de reclamacin, que define si una carta de reclamacin se enva por factura, nivel de
reclamacin o cliente.
En los registros maestros de clientes, debe especificar las condiciones de reclamacin que desea
utilizar para cada cliente. Tambin puede fijar una condicin de reclamacin por defecto para la
creacin de clientes nuevos en Gestin Inicializacin sistema Parametrizaciones generales
ficha IC.
En los registros maestros de clientes, puede especificar si desea bloquear cartas de reclamacin. Los
bloqueos de reclamacin tambin pueden efectuarse en las facturas. Esta opcin bloquea la emisin de
cartas de reclamacin para el cliente.
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Las entregas a los clientes de pases fuera de la UE estn exentas de impuestos (0% de IVA
repercutido).
Las entregas a los clientes de pases de la UE estn exentas de impuestos (0% de IVA repercutido).
El proveedor debe notificar el volumen de negocios exento de impuestos a las autoridades fiscales en
un informe de volumen de negocios de la UE. Esta lista de volmenes de negocios tambin contiene
los destinatarios de las mercancas. Para identificar a estos destinatarios, se asigna un N.I.F.
comunitario a cada empresa. Este nmero debe especificarse en cada factura entre empresas de la UE.
El informe de volumen de negocios de la UE muestra todas las entregas con un indicador de IVA
repercutido de la UE. Las entregas se agrupan segn pas, nmero de identificacin fiscal, nmero de
operacin triangular (posible) y clase de actividad. Seleccione Finanzas Informes financieros
Finanzas Impuesto Declaracin renta UE.
El cliente calcula el impuesto de adquisicin y debe notificarlo a las autoridades fiscales en el informe
fiscal. En dicho informe, el impuesto de adquisicin puede considerarse como IVA soportado. Por lo
tanto, de hecho, la empresa no tiene que pagar ningn impuesto por la adquisicin. El impuesto de
adquisicin es slo una herramienta para notificar las compras de la UE a las autoridades fiscales.
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Para asegurarse de que el sistema utilice el grupo impositivo adecuado en los documentos, debe definir
correctamente los parmetros fiscales en la ficha Impuesto de la ficha Finanzas, en los registros
maestros de interlocutor comercial. En la figura, se muestran los parmetros correctos para los
interlocutores comerciales extranjeros. Se supone que la empresa se encuentra en un pas de la UE.
Clientes extranjeros
Si el cliente pertenece a un pas de la UE, especifique UE en el campo Status de impuesto. En el
campo Grupo impositivo, especifique un grupo impositivo que est definido para IVA de la UE. Este
grupo impositivo tiene una tasa del 0% y debe tener seleccionado el indicador UE en su definicin.
Si especifica un documento para este cliente, el sistema copiar este grupo impositivo en el
documento.
Si el cliente no pertenece a un pas de la UE, especifique Obligat. en el campo Status de impuesto.
En el campo Grupo impositivo, especifique un grupo impositivo que est definido como grupo de
IVA para exportaciones (normalmente, 0%). Si especifica un documento para este cliente, el sistema
copiar este grupo impositivo en el documento.
Proveedores extranjeros
Si el proveedor pertenece a un pas de la UE, especifique Adquisicin en el campo Status de
impuesto. En el campo Grupo impositivo, especifique un grupo impositivo que est definido como
grupo de impuestos de adquisicin. Este grupo impositivo debe tener seleccionado el indicador
Adquisicin/Anular en su definicin. Si especifica un documento para este proveedor, el sistema
copiar este grupo impositivo en el documento.
Si el proveedor no pertenece a un pas de la UE, especifique Obligat. en el campo Status de
impuesto. En el campo Grupo impositivo, especifique un grupo impositivo que est definido como
grupo impositivo para los impuestos de importacin. Si especifica un documento para este
proveedor, el sistema copiar este grupo impositivo en el documento.
Los grupos impositivos de los registros maestros de interlocutor comercial siempre sobrescriben el
grupo impositivo del registro maestro de artculos.
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En la partida individual de cuenta de mayor, puede especificar el importe neto en los campos Debe o
Haber, o bien el importe bruto en el campo Valor bruto. En cualquier caso, el sistema calcula el otro
valor y el importe del impuesto a partir de la definicin del grupo impositivo.
Tambin puede indicar un Grupo IVA por defecto en el registro maestro de cuenta de mayor y
especificar si el usuario puede modificar el grupo impositivo al introducir un asiento manual o no
seleccionando el indicador Permitir otro grupo de IVA en los detalles de la cuenta de mayor.
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1-1
Nombre de cuenta
Modificar a:
Existencias
Activo en efectivo
Neto
Capital y reservas
Sugerencia:
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1-2
7-2
1-1
Valores o accin
Informe
Balance
Modelo
Nombre de cuenta
Modificar a:
Existencias
Inventario y materias
primas
Activo en efectivo
Neto
Capital y reservas
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1-2
Valores
Modelo
7-4