Direccin de Ingeniera de Procesos

Descripcin de T14040203
Arquear Activos Fijos

Macroproceso
Proceso
Subproceso
Fecha de Generacin

T14 Gestin de servicios

corporativos
T1404 Gestionar activos
T140402 Administrar activos
jueves 1 de julio de 2010

Tabla de contenido
Tener presente............................................................................................................. 3
Proceso principal.......................................................................................................... 3
14040203 Arquear Activos Fijos.................................................................................. 3
Actividades de Negocio.................................................................................................. 5
01. Recibir notificacin de apertura, cierre, remodelacion o traslado de sucursal o sede
................................................................................................................................. 5
02. Programar ejecucin del arqueo de activos...........................................................5
03. Generar lista de inventarios ().............................................................................. 6
04. C001 Realizar inventario fsico............................................................................. 7
05. C002 Registrar hallazgos e inconsistencias de arqueo de inventario........................7
06. Revisar hallazgos de arqueo de activos (1)............................................................8
07. C003 Evaluar inconsistencia y gestionar accin a seguir........................................8
08. Notificar cierre de arqueo................................................................................... 9
Glosario...................................................................................................................... 10

Tener presente

Proceso principal
14040203 Arquear Activos Fijos
Descripcin:
Objetivo: El objetivo del procedimiento Arqueo de Activos es realizar el arqueo de
inventarios de activos fijos una vez se ha generado una solicitud de apertura, cierre,
remodelacin o traslado de sucursal; o bien, por requerimiento de programacin peridica
de arqueo, generando la lista de inventarios a travs del sistema para realizar el inventario
fsico, reportando los hallazgos y generando la lista de inventario definitivo.
Inicio: El procedimiento inicia una vez se ha recibido, en la Gerencia de Activos Fijos, la
notificacin de apertura, remodelacin cierre o traslado de sucursal o sede, o segn poltica

de programacin de arqueos de activos.

Fin: El procedimiento finaliza una vez se evalan las inconsistencias y se gestionan las
acciones a seguir.
Areas involucradas: Gerencia de Activos Fijos, Areas de Grupo, Proveedor (Operador
logstico u otros)
Escenarios del procedimiento para filiales:
Este procedimiento aplica para el Banco y las filiales nacionales. Tambin aplica para las
filiales internacionales con los siguientes escenarios:

* Miami: El arqueo es realizado anualmente por representantes del rea

administrativa y tecnologa, se genera el cruce y los respectivos ajustes. Si se han
identificado inconsistencias en el arqueo, y por consiguiente existe la necesidad de
retirar, trasladar o ingresar activos, el encargado contable realiza las
correspondientes modificaciones a la data maestra en el sistema.
* Puerto Rico: Un asistente administrativo realiza inventario y el encargado
contable realiza los ajustes. Si se han identificado inconsistencias en el arqueo, y
por consiguiente existe la necesidad de retirar, trasladar o ingresar activos, el
encargado contable realiza las correspondientes modificaciones a la data maestra
en el sistema.
* Panam: El arqueo es realizado anualmente por el encargado contable. Si se han
identificado inconsistencias en el arqueo, y por consiguiente existe la necesidad de
retirar, trasladar o ingresar activos, el encargado contable realiza las
correspondientes modificaciones a la data maestra en el sistema.
Entradas:
Datos asociados
Proyecto de Activos

Estado

Salidas:
Datos asociados

Estado

Actividades de Negocio
01. Recibir notificacin de apertura, cierre, remodelacion o traslado de sucursal o sede

Descripcin:
Objetivo: Conocer las fechas de novedades en la sucursales o sedes que requieran de un
arqueo de activos, para realizar la respectiva programacin.
El analista de Activos Fijos recibe de manera procedimental las notificaciones de

apertura, cierre o traslado de sucursales o sedes para realizar el arqueo de los activos.
Estas notificaciones pueden venir de los proyectos de Activos Fijos.
Rol:
Analista

Unidades organizativas:

02. Programar ejecucin del arqueo de activos

Descripcin:
Objetivo: Realizar la programacin de las fechas de ejecucin del arqueo de activos por
parte de cada una de las reas responsables.
La programacin de arqueo se realiza de manera peridica o cada vez que se recibe
notificacin de apertura, cierre, remodelacion o traslado de sucursales o sedes, por flujo
de trabajo (WebSphere).
Escenario 1: Si el arqueo es para cierre definitivo de sucursal o sede administrativa, se
debe programar el arqueo para la fecha definitiva de cierre, con el fin de efectuar el
desmonte y traslado de los activos a la ubicacin designada para su fin.
Escenario 2: Si el arqueo es de apertura, traslado o remodelacin, se debe programar
visita para el da del inicio de obra o mximo ocho (8) das despus, con el fin de acordar
con el Director de Servicios el control de los activos durante el periodo de intervencin y
asi garantizar la actualizacion del inventario.
Rol:
Analista

Unidades organizativas:

03. Generar lista de inventarios ()

Descripcin:
Objetivo: Generar la informacin de los activos que se deben realizar arqueo.

Si el arqueo es por apertura, traslado o cierre de oficina, el auxiliar de la Gerencia de

Activos Fijos ingresa al sistema para generar la lista de inventarios de los activos fijos.
Las listas de inventario en el sistema SAP se determinan por:
S_ALR_87011979 por centro de costo
S_ALR_87011980 por emplazamiento
S_ALR_87011981 por clase de activos fijos

S_ALR_87011982 por centro (ubicacin fsica)

El modulo de AM SAP contiene el listado de activos fijos, el cual es invocado por
el flujo de trabajo a travs de campos de bsqueda por centro de costos y cdula
del responsable.
Escenario 1: Si el arqueo es realizado por Operador Logstico la lista de
inventarios de activos a arquear debe ser generada por funcionario de las reas
del grupo y remitida por flujo de trabajo al encargado del arqueo.
Escenario 2:En caso de que el arqueo sea de sucursal o rea administrativa, el
empleado responsable genera la lista a travs del flujo de trabajo.
Rol:
Analista
Vicepresidente
Jefe de Seccion - Centro
Gerente
Director de Servicio

Unidades organizativas:

04. C001 Realizar inventario fsico

Descripcin:
Objetivo: Comparar la informacin del sistema contra los activos fisicos.
Actividad procedimental en la cual el funcionario responsable de realizar el arqueo de
activos, de acuerdo a la fecha programada, efecta la validacin de los activos objeto del
arqueo.

Escenario 1: Si el arqueo es de reas administrativas o sucursales, el arqueo es realizado

por el funcionario encargado. Si el arqueo es en la bodega del proveedor, el arqueo es
realizado por funcionarios del banco trasladados al sitio.
Escenario 2: Si el arqueo es por Operador Logstico, ste es el encargado de realizar el
arqueo de los activos.
Rol:
Director de Servicio

Unidades organizativas:

05. C002 Registrar hallazgos e inconsistencias de arqueo de inventario

Descripcin:
Objetivo: Dejar evidencia de la realizacin del arqueo y de los hallazgos encontrados.
Una vez realizado el inventario fsico por el responsable, ste debe ingresar al flujo de
trabajo para registrar las diferencias o inconsistencias encontradas en el arqueo. En ese
momento, se cambia el estado del mismo en el flujo de trabajo.
Escenario 1: Si el arqueo es de reas administrativas o sucursales, el funcionario
encargado ingresa al flujo de trabajo para el registro de inconsistencias.
Escenario 2: Si el arqueo es por Operador Logstico, ste ingresa al flujo de trabajo para
el registro de inconsistencias.

Rol:
Director de Servicio

Unidades organizativas:

06. Revisar hallazgos de arqueo de activos (1)

Descripcin:
Objetivo: Analizar los resultados del arqueo fisico y evaluar las inconsistencias o
hallazgos encontrados.
Una vez realizado el registro de los hallazgos del arqueo, el analista de la Gerencia de
Activos Fijos ingresa al flujo de trabajo a revisar las diferencias o inconsistencias
registradas, con el fin de evaluar dichas inconsistencias para gestionar las acciones
correspondientes a seguir.
Si se presentaron inconsistencias se continua con la actividad "Evaluar inconsistencia y
gestionar accin a seguir".

Si no se presentaron inconsistencias se continua con la actividad "Notificar cierre

de arqueo".
Rol:
Analista

Unidades organizativas:

07. C003 Evaluar inconsistencia y gestionar accin a seguir

Descripcin:
Objetivo. Gestionar las inconsistencias o hallazgos encontrados en el arqueo de activos,
con el fin de solicitar las modificaciones en la maestra de activos, cuando se requieran.
Si de acuerdo a la revisin del listado de activos y los hallazgos del arqueo se han
encontrado inconsistencias, el Analista gestiona la soluciones de dichas inconsistencias
informando por correo electrnico al auxiliar encargado de acuerdo al tipo de
inconsistencia.
Escenario 1. Cuando la inconsistencia en el arqueo es por inconvenientes en el ingreso y
marcacin de los activos, el encargado del arqueo debe comunicarse con el funcionario
responsable de la maestra de activos, para que realice los ajustes.
Escenario 2. Cuando la inconsistencia es por diferencias en centros de costos, ubicaciones
o responsables, el encargado del arqueo debe solicitar a travs de flujo de trabajo el
traslado de los activos.
Escenario 3. Cuando la inconsistencia es por perdida, dao o se tome la decision de dar de
baja al activo, el encargado del arqueo debe solicitar a travs de flujo de trabajo el
retiro de los activos.
Escenario 4: En caso de filiales internacionales, el auxiliar contable realiza el cruce y
hace los respectivos ajustes. Si se han identificado inconsistencias en el arqueo, y por
consiguiente la necesidad de retirar, trasladar o retirar activos, el auxiliar contable

realiza las correspondientes modficaciones a la data maestra en el sistema. En este los

flujos correspondientes a retiro o traslado de activos no inician desde el principio de los
flujos de trabajo.
Rol:
Analista

Unidades organizativas:

08. Notificar cierre de arqueo

Descripcin:
Objetivo: Formalizar el cierre del arqueo realizado en el periodo.
Cuando finalice el arqueo de inventario se debe generar notificacin desde la herramienta
informando el estado actual de ejecucin del arqueo y los hallazgos encontrados.
Rol:
Analista

Unidades organizativas:

Glosario