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OBJETIVOS DE

APRENDIZAJE
Al estudiar el presente
capftulo usted aprendera a:
1. Identificar las clases
de operaciones y cuentas en el ciclo de cuentas y cobranza (pags.
385-389).
2. Describir lasfunciones
a d m i n i s t r a t e s y los documentos relacionados
y registros en el ciclo de
ventas y cobranza
(pags. 389-392).
3. Determinar los controles internos del cliente
sobre las operaciones
de venta, diseno y realizacion de pruebas de
los controles y pruebas
sustantivas de operaciones y evaluar el control
de riesgo relacionado
(pags. 392^02).
4. Aplicar la metodologi'a para controles sobre
las operaciones de venta a los controles sobre
devoluciones y rebajas
sobre ventas (pags.
402-403).
5. Determinar los controles internos del cliente
sobre las operaciones
de entradas de efectivo,
disenar y realizar pruebas de controles
y pruebas sustantivas de
operaciones, y evaluar
el riesgo de control relacionado (pags. 403-406).
6. Aplicar la metodologia para controles sobre
el ciclo de ventas y cobranza a los debitos de
cuentas por cobrar incobrables (pags. 406-407).
7. Elaborar un plan de
auditoria integrado para el ciclo de ventas y cobranza (pags. 408-417).

11
AUDITORIA DEL
CICLO DE VENTAS Y
COBRANZA: PRUEBAS
DE CONTROLES Y
PRUEBAS
SUSTANTIVAS DE
OPERACIONES

l objetivo global en la auditoria del ciclo de ventas y cobranza es evaluar


sHes-saTdbs en cuenta afectados por el ciclo se presentan razonablemente
de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Las siguientes son cuentas comunes que se incluyen en el ciclo de ventas
y cobranza:

Ventas.
Rebajas y devoluciones sobre ventas.
Gastos de deudas incobrables.
Descuentos en efectivo tornados.
Cuentas por cobrar con cargo a clientes.
Estimacion para cuentas incobrables.
Efectivo en bancos (cargos de las entradas de efectivo).

385

OBJETIVO 1
Identrficar las clases
de operaciones y
cuentas en el ciclo de
ventas y cobranza.

Por ejemplo, vease la balanza de comprobacion ajustada para Hillsburg Hardware


Co., figura 5-3. Las cuentas de la balanza de comprobacion afectadas por el ciclo
de ventas y cobranzas se identifican con la letra S en el margen izquierdo. Cada
una de las cuentas anteriores se incluye, salvo los descuentos en efectivo. Para
otras auditonas tal vez varien los nombres y la naturaleza de las cuentas, por
supuesto, dependiendo de la industria y del cliente involucrado. Existen diferencias en los titulos de cuenta para una industria de servicio, una compania detallista
y una de seguros; sin embargo, los conceptos clave son los mismos. A fin de
proporcionar un marco de referenda para entender el contenido del presente
capitulo, vamos a suponer que trabajamos con una compania mayorista.

En la figura 11.1 se muestra un breve resumen de la forma en que fluye la


inf ormacion de contabilidad a traves de las diversas cuentas en el ciclo de ventas
y cobranza, esto se hace utilizando las cuentas T. Esta figura muestra que existen
cinco clases de operaciones incluidas en el ciclo de ventas y cobranza:

Ventas (efectivo y ventas a cuenta). y


Entradas de efectivo. \/
Rebajas y devoluciones sobre ventas. i/
Debitos de cuentas incobrables. S
Gastos de ventas incobrables. \/

En la figura 11.1 tambien se muestra que con excepcion de las ventas en efectivo,
todas las operaciones y montos finalmente se incluyen en dos cuentas del
FIGURA 11-1
Cuentas en el ciclo
de ventas y cobranza

3 8 6 PARTE 3 APLICACION DEI. PROCESO DE AUDI'I ORIA AL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

balance, cuentas por cobrar o estimaciones para cuentas incobrables. A fin de


hacer las cosas sencillas, supongamos que existe la misma estructura de control
interno tanto para efectivo como para ventas a credito.
En su parte mas importante, la auditoria del ciclo de ventas y cobranza se
realiza de forma independiente de la auditoria de otros ciclos y p u e d e combinarse subjetivamente con otras partes de la auditoria a medida que avanza el
proceso de acumulacion de hechos. Los auditores deben recordar que el concepto de importancia requiere que consideren la combinacion de errores en
todas las partes de la auditoria antes de emitir un juicio final sobre la presentacion razonable de los estados financieros. Esto se hace deteniendo en varias
ocasiones la auditoria integrando las partes de la misma.
Los cinco tipos de pruebas de auditoria que se analizan en el capitulo 10, y
que se muestran en la figura 11.2, se utilizan exclusivamente en la auditoria del
ciclo de ventas y cobranza (procedimientos para conocer la estructura de control
interno y pruebas de controles, estas se combinan porque son en esencia las
mismas). Las pruebas de controles se utilizan principalmente para verificar la
eficacia de los controles internos sobre las cinco clases de operaciones en el ciclo.
Las pruebas sustantivas de operaciones se utilizan tanto para probar la eficacia
de los controles internos como para probar los montos en dolares de las mismas
cinco clases de operaciones. Se utilizan procedimientos analiticos para probar
las relaciones entre los saldos en cuentas en el ciclo, tanto entre si como con los
saldos de anos anteriores. Las pruebas de detalles de saldos se utilizan para
verificar los saldos en cuenta finales, principalmente de cuentas por cobrar. La
parte sombreada de la figura 11.2 indica que las pruebas de controles y las
pruebas sustantivas de operaciones se estudian en el presente capitulo.

NATURALEZA
DEL CICLO DE
VENTAS Y
COBRANZA

El ciclo de ventas y cobranza implica las decisiones y procesos necesarios para


la transferencia de la propiedad de bienes y servicios a los clientes despues de
que se ponen a disposicion para su venta. Se inicia con una peticion por parte
de un cliente y concluye con la conversion del material o servicio en una cuenta
por cobrar y por ultimo en efectivo.
El ciclo incluye varias clases de operaciones, cuentas y funciones administrativas, asi como varios documentos y registros. Esto se muestra en la tabla 11.1
de la pagina 388.

FIGURA 11-2
Uso de pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para reducir el riesgo de control y
el riesgo planeado de deteccion

CAPITULO 11

AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

387

TABLA11-1
CLASE DE TRANSACCIONES, CUENTAS, FUNCIONES COMERCIALES, Y DOCUMENTOS RELACIONADOS
Y REGISTROS PARA EL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA
CLASE DE
TRANSACCIONES
Veritas

CUENTAS

FUNCIONES
COMERCIALES

DOCUMENTOS
Y REGISTROS

Veritas y cuentas por


cobrar

Procesamiento de las
ordenes del cliente

Orden del cliente


Orden de venta

Concesion de credito

Orden del cliente u orden de venta

Documento de envfo

Envfo de mercanefa

Facturacion al cliente y
registro de las ventas

Factura de venta
Diario de venta
Reporte resumido de ventas
Archivo maestro de cuentas por
cobrar
Balanza de comprobacion de
cuentas por cobrar
Estado mensual

Recepcion
de efectivo

Efectivo en el banco
(debitos de la recepcion
de efectivo)
Cuentas por cobrar

Procesamiento y registro
de recepcion de efectivo

Aviso de remesa
Lista preliminar de recepcion de
efectivo
Diario de recepcion de efectivo

Devolucion y
descuentos de ventas

Devolucion y rebajas
sobre ventas
Cuentas por cobrar

Procesamiento y registro
de devoluciones y
rebajas sobre ventas

Memorandum de credito
Diario de devoluciones y rebajas
sobre ventas

Eliminacion de
cuentas no cobrables

Cuentas por cobrar


Asignacion para cuentas
incobrables

Eliminacion de cuentas
por cobrar no cobrables

Forma de autorizacion para cuenta


no cobrable

Gastos por
cuentas malas

Gastos por cuentas malas


Asignacion para cuentas
no cobrables

Asignacion para deudas


malas

No aplicable

FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS
EN EL CICLO Y
DOCUMENTOS Y
REGISTROS
RELACIONADOS

Las funciones administrativas para un ciclo son las actividades importantes que
una empresa realiza para ejecutar y registrar las operaciones administrativas.
En la columna tres de la tabla 11.1 se identifican las ocho funciones administrativas en un ciclo de ventas y cobranza tipico. Es util conocer estas funciones
administrativas del ciclo de ventas y cobranzas para entender la forma en que
se realiza la auditoria del ciclo. Con frecuencia a los estudiantes les parece dificil
determinar cuales documentos existen en cualquier area de auditoria y como
fluyen en la empresa del cliente. Las funciones administrativas del ciclo de venta
y cobranza, la mayoria de los documentos comunes q u e se utilizan en cada
funcion se examinan en esta seccion.

PROCESAMIENTO
DE PERIODO DE
LOSCLIENTES

La peticion de bienes por parte de un cliente es el p u n t o de partida de todo el


ciclo. Legalmente, es una oferta para comprar bienes de acuerdo con terminos
especificados. La recepcion de un pedido de un cliente con frecuencia da como
resultado la creacion inmediata de una orden de venta.
Pedido del cliente Es una peticion de mercancia por parte de un cliente. Esta
p u e d e recibirse por telefono o carta, u n a forma impresa que haya sido

388

PARTE 3 APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA AL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

enviada a los clientes posibles ya existentes, a traves de los v e n d e d o r e s o


en otras formas.
Orden de venta Es un documento para comunicar la descripcion, cantidad e
informacion relacionada de bienes solicitados por un cliente. Con frecuencia se
utiliza para indicar la aprobacion de credito y la autorizacion del embarque.

OTORGAMIENTO
DEL CREDITO

Antes que se embarquen los bienes, una persona debidamente autorizada debe
aprobar el credito para el cliente por las ventas a cuenta. Las practicas malas de
la aprobacion de credito frecuentemente ocasiona un n u m e r o excesivo de ventas
malas y cuentas por cobrar que quizas sean incobrables. Para la mayoria de las
empresas, una indicacion de la aprobacion del credito en la orden de venta es
la aprobacion para embarcar los bienes.

EMBARQUE DE
LOS BIENES

Esta funcion importante es el primer punto en el ciclo en donde los activos de


la compania son otorgados. La mayor parte de las companias reconoce las ventas
cuando los bienes han sido embarcados. Se prepara un documento de embarque
en el momento del mismo; esto puede hacerse de manera automatica en una
computadora con base en la informacion de la orden de venta. El documento
de embarque, que a m e n u d o cuenta con varias copias, es esencial para la
facturacion adecuada de los embarques a los clientes. Las companias que
conservan registros perpetuos de inventario tambien los actualizan con base en
la informacion del embarque.

OBJETIVO 2
Describir las
funciones
administrativas y los
documentos
relacionadosy
registros en el cido
de ventas y
cobranzas.

FACTURACION A
LOS CLIENTES Y
REGISTRO DE LAS
VENTAS

Documento de embarque Es un documento preparado para indicar el embarque


de los bienes, especificando la descripcion de la mercancia, la cantidad embarcada y otros datos pertinentes. El original es enviado al cliente y una o mas
copias se conservan en la compania. Tambien se utiliza como una serial de
facturacion para el cliente. Un tipo de documento de embarque es un conocimiento de embarque, el cual es un contrato por escrito entre el transportista y el
vendedor del receptor y el embarque de los bienes. Con frecuencia los conocimientos de embarque incluyen solo el numero de cajas o libras embarcadas y
no los detalles completos de cantidad y descripcion. A lo largo del presente
texto, suponemos que se incluyen detalles completos de los conocimientos de
embarque. El operador captura en la computadora los bienes descritos en el
documento de embarque que han sido enviados.

Dado que la facturacion a los clientes es el medio por el cual el cliente es


informado del monto que debe por los bienes, esto debe hacerse de manera
correcta y oportuna. Los aspectos mas importantes de la facturacion son asegurarse que todos los embarques hayan sido facturados, que n i n g u n embarque
haya sido facturado mas de una vez y que cada uno sea facturado por el monto
adecuado. La facturacion por el monto adecuado depende de cobrar a los
clientes por la cantidad embarcada al precio autorizado. El precio autorizado
incluye los cargos de flete, seguro y condiciones de pago.
En la mayoria de los sistemas, la facturacion de los clientes incluye la
preparacion de una factura de ventas con varias copias y la actualizacion

CAPITULO11 AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

389

simultanea del archivo de operaciones de ventas, del archivo maestro de cuentas


por cobrar y el archivo maestro del mayor para ventas y cuentas por cobrar.
Esta informacion se utiliza para generar el diario de ventas y, junto con las
entradas de efectivo y los cargos varios, permite la preparacion del balance de
comprobacion de cuentas por cobrar.
Factum de ventas Es un documento en el que se indica la descripcion y
cantidad de los bienes vendidos. El precio incluye el flete, el seguro, condiciones
y otros datos pertinentes. Por lo regular la factura de ventas se prepara de forma
automatica en la computadora despues que se captura el n u m e r o del cliente,
la cantidad, el destino de los bienes embarcados y las condiciones de venta. La
factura de ventas es el metodo para indicar al cliente el monto de una venta y
la fecha de vencimiento del pago. El original se envia al cliente y se conserva
una o mas copias.
Diario de ventas Es un diario para registrar las operaciones de ventas. Un
diario de ventas detallado incluye cada una de las operaciones de venta. Por lo
general indica las ventas brutas para dif erentes clasif icaciones, tales como lineas de
productos, la captura en cuentas por cobrar, cargos y abonos varios. El diario
de ventas tambien p u e d e incluir las devoluciones y rebajas sobre ventas. Este
diario se elabora para cualquier periodo de las operaciones de ventas incluidas
en el archivo de la computadora.
Resumen del informe de ventas Es un documento generado por la computadora en el cual se resumen las ventas de un periodo. Por lo general el informe
incluye informacion analizada por componentes importantes tales como el
vendedor, el producto y el territorio.
S

Archivo maestro de cuentas por cobrar Es un archivo para registrar las ventas
individuales, las entradas de efectivo y las previsiones de ganancias sobre
ventas para cada cliente y para conservar los estados de cuenta de los clientes.
El archivo maestro se actualiza con las ventas, las ganancias y previsiones sobre
ventas y las entradas de efectivo y los archivos de operaciones. El total de los
saldos en cuenta individuales del archivo maestro es igual al balance total de
las cuentas por cobrar del libro mayor. Una impresion del archivo maestro
de cuentas por cobrar muestra, por cliente, el saldo inicial en las cuentas por
cobrar, cada operacion de venta, devoluciones y rebajas sobre ventas, las
entradas de efectivo y el saldo final. Cada vez que se utilice el vocablo archivo
maestro en este libro, se refiere ya sea al archivo de computadora o a una
impresion de ese archivo.
' Balanza de comprobacion o relacion de cuentas por cobrar Es una lista de los
montos que debe cada cliente en determinado momento. Se prepara directamente a partir del archivo maestro de cuentas por cobrar. Con mucha frecuencia
es una balanza de comprobacion de saldos vencidos, en la que se muestra la
antigiiedad de los componentes de las cuentas por cobrar de cada saldo del cliente
a la fecha del informe.
Estado de cuenta mensual Es un documento enviado a cada cliente en el que
se indica el saldo inicial de cuentas por cobrar, el monto y la fecha de cada venta,

390

PARTE 3 APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA AL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

los pagos en efectivo recibidos, los memorandos de creditos emitidos y el saldo


final pendiente de pago. Es en esencia, una copia de la porcion que corresponde
a ese cliente el archivo maestro de cuentas por cobrar.
PROCESAMIENTO
Y REGISTRO DE
LAS ENTRADAS
DE EFECTIVO

Las cuatro funciones anteriores son necesarias para enviar los bienes a las manos
del cliente, facturarlos de forma adecuada y reflejar la informacion en los
registros contables. El resultado de estas cuatro funciones es la operacion de
ventas. Las cuatro funciones restantes implican la cobranza y el registro de efectivo, las devoluciones y rebajas sobre ventas, los debitos de cuentas incobrables
y los gastos por deudas malas.
El procesamiento y registro de las entradas de efectivo incluye el recibir,
depositar y registrar el efectivo. La preocupacion mas importante es la posibilidad de robo. Un robo puede ocurrir antes que las entradas se capturen en los
registros o posteriormente. La consideracion mas importante en el manejo de
las entradas de efectivo es que todo el efectivo debe ser depositado en el banco
en el monto adecuado en forma oportuna y registrado en el archivo de operaciones de entradas de efectivo, que se utiliza para preparar el diario de entradas
de efectivo y actualizar los archivos maestros de cuentas por cobrar y del libro
mayor. Los avisos de remesas son importantes para este proposito.
Avisos de retnesa Es un documento que acompana a la factura de ventas
enviada al cliente y que puede ser devuelta al vendedor con el pago en efectivo.
Se utiliza para indicar el nombre del cliente, el n u m e r o de factura de ventas y
el monto de la factura cuando se recibe el pago. Si el cliente no incluye el aviso
de remesa con su pago, es comun que la persona que abra el correo prepare u n o
a la vez. Un aviso de remesa se utiliza para permitir el deposito inmediato del
efectivo y para mejorar el control sobre la custodia de los activos.
Listado de las entradas de efectivo Es una lista que prepara una persona
independiente cuando se recibe el efectivo. Se utiliza para verificar si el efectivo
recibido fue registrado y depositado en los montos correctos y en forma oportuna.
Diario de entradas de efectivo Es un diario para registrar las entradas de
efectivo por cobranzas, ventas en efectivo y otras entradas de efectivo. Indica el
total del mismo recibido, el abono a las cuentas por cobrar en el monto bruto de
la venta original, descuentos comerciales, en efectivo, otros abonos y cargos. En
el diario de entradas de efectivo se apoyan con los avisos de remesa. El diario
se genera para cualquier periodo a partir de las operaciones de entradas de
efectivo incluidas en los archivos de computadora.

PROCESAMIENTO
Y REGISTRO DE
GANANCIASY
PROV1SIONES
DE VENTAS

Cuando un cliente no esta satisfecho con los bienes, a m e n u d o el vendedor


acepta la devolucion de bienes u otorga una reduccion en los cargos. Las
devoluciones y rebajas se registran en forma correcta y oportuna, en el archivo
de operaciones de devoluciones y rebajas sobre ventas, y del archivo maestro de
cuentas por cobrar. Regularmente se emiten notas de credito por las devoluciones
y rebajas para conservar un control y facilitar la contabilidad.
Nota de credito Es un documento que indica una reduccion en el monto a favor
de un cliente debido a la devolucion de bienes o a una prevision otorgada. Con
CAPITULO11

AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

39 1

frecuencia toma la misma forma general de una factura de ventas, pero apoya
reducciones en las cuentas por cobrar en lugar de aumentarlas.
Diario de devoluciones y rebajas sobre ventas Es un diario en el que se
registran las devoluciones y descuentos sobre ventas. Tiene la misma funcion
que el diario de ventas.

DEBITO DE LAS
CUENTAS POR
COBRAR
INCOBRABLES

Independiente de la agresividad del departamento de credito, es usual que


algunos clientes no paguen sus facturas. Cuando la compania llega a la conclusion q u e u n a cantidad ya no se p u e d e cobrar a m e n u d o es descartada. Comunmente, esto ocurre despues que un cliente se declara en bancarrota o cuando la
cuenta se transfiere a una agencia de cobranzas. La contabilidad adecuada
requiere un ajuste para estas cuentas incobrables.
Forma de autorizacion de cuentas incobrables Es un documento que se utiliza
en forma interna para el debito (cargo a gastos) de una cuenta por cobrar por
considerarse incobrable.

ESTIMACION
PARA CUENTAS
MALAS

La estimacion para cuentas malas debe ser suficiente para compensar en el


periodo de ventas actual porque la compania no podra cobrar en el futuro; para
la mayoria de las companias la estimacion representa un residuo que proviene
del ajuste administrativo del final del periodo de la estimacion de cuentas
incobrables.

METODOLOGIA
PARA EL DISENO
DE PRUEBAS DE
CONTROLES Y
PRUEBAS
SUSTANTIVAS
DE
OPERACIONES
DE VENTAS

La metodologia para comprender la estructura de control interno del cliente,


disenar pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones para ventas

OBJETIVO 3
Determinar los
controles internos
del cliente sobre las
operaciones de
venta, diseno y
realization de
pruebas de controles
y pruebas
sustantivas de
operacione y evaluar
el riesgo de control
relacionado.

392

FIGURA11-3
Metodologia para disenar pruebas de controles y pruebas sustantivas de
transacciones para ventas
Conocimiento de la estructura
de control interno ventas

i Evaluar riesgo de control


planeado ventas
Evaluar costo-beneficto de
las pruebas de controles

Disenar pruebas de
controles y pruebas sustantivas
de transacciones para ventas
que satisfagan los objetivos
de auditoria relacionados
con las transacciones

Procedimiehtos de auditoria
Tamano de la muestra
Partidas a sejeccionar'"'T'""
Momento oportuno

PARTE 3 APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA AL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

se muestra en la figura 11.3. Esa metodologia se estudio en terminos generales


en los capitulos 9 y 10. Se aplica en especial a las ventas en esta seccion. El cuadro
inferior de la figura 11.3 muestra las cuatro decisiones sobre hechos que debe
tomar el auditor. La presente seccion trata acerca de decidir sobre los procedimientos de auditoria adecuados. En cuanto a la decision de oportunidad, por
lo general las pruebas se realizan en una fecha provisional si la estructura de
control interno es eficaz, pero tambien se realiza despues de la fecha del balance.
Las decisiones sobre el tamano adecuado de la muestra y las partidas a escoger
se estudian en el capitulo 12.
La figura 11.3 es apoyada por la tabla 11.2 (pagina 397) en la que se resume
la aplicacion de la metodologia en la figura. En la tabla 11.2 se enumeran los
objetivos de auditoria especificos relacionados con operaciones para ventas
junto con los controles clave relacionados, las pruebas de esos controles y las
pruebas sustantivas de operaciones para los objetivos. A m e n u d o se hace
referenda a la tabla 11.2 en esta seccion.

CONOCIMIENTO
DELA
ESTRUCTURA
DE CONTROL
INTERNO,
-VENTAS

En el capitulo 9 se analizo la forma en que los auditores logran conocer la


estructura de control interno. Un metodo comun para ventas es estudiar los
flujogramas de los clientes, preparar un cuestionario de control interno y
realizar pruebas de las ventas. En las figuras 11.4 (pagina 408) y 11.5 (pagina
409) se incluye un organigrama, y un flujograma para Hillsburg Hardware Co.,
que se utilizan para demostrar el diseno de las pruebas de controles y las
pruebas sustantivas de operaciones de procedimientos de auditoria.

EVALUACION DEL
RIESGO DE
CONTROL
PLANEADO:
VENTAS

El auditor utiliza la informacion que obtiene al conocer la estructura de control


interno para evaluar el riesgo de control. Existen cuatro pasos esenciales en esta
evaluacion, todos los cuales se analizaron en el capitulo 9.
En primer lugar, el auditor necesita un marco de referenda para evaluar
el riesgo de control. Este marco de referenda para todos los tipos de
operaciones lo constituyen los objetivos de auditoria relacionados con operaciones. En el caso de ventas, estos se muestran en la figura 11.6 de la
pagina 410 para Hillsburg Hardware, Co. Estos seis objetivos son los
mismos para cada auditoria de ventas.
En segundo lugar, el auditor identifica los controles intemos clave y las
debilidades para ventas. Estas tambien se muestran en la pagina 410. Los
controles y debilidades seran diferentes para cada auditoria.
Despues de identificar los controles y las debilidades, el auditor las asocia
con los objetivos. Esto tambien se muestra en la pagina 410 en donde las
letras D y C aparecen en las columnas adecuadas.
Por ultimo, el auditor evalua el riesgo de control para cada objetivo
evaluando los controles y debilidades de cada uno. Este paso es importante
porque afecta las decisiones del auditor sobre las pruebas de controles y
las pruebas sustantivas. Es una decision m u y subjetiva. En la parte inferior
de la pagina 410 se muestran las conclusiones del auditor para la compania
Hillsburg Hardware, Co.
En la seccion siguiente se analizan las actividades de control importantes
(vease las paginas 309-310) para ventas. Conocer estas actividades de control es
CAPITULO 11

AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

393

importante para identificar los controles y debilidades importantes de los


ventas lo cual es el segundo paso en la evaluacion del riesgo de control.
Separation adecuada de responsabilidades
La separation adecuada de deberes es util a fin de evitar varios tipos de errores tanto intencionales como no
intencionales. Para prevenir el fraude, es importante que cualquier persona
responsable de capturar las ventas y operaciones de entrada de efectivo en la
computadora se le niegue acceso al efectivo. Tambien es deseable separar las funciones de otorgamiento de credito de las funciones de venta, dado q u e las
verificaciones de credito tienen como objetivo eliminar la tendencia natural del
personal de ventas a optimizar el volumen incluso a costa de altos debitos de
deudas malas. De igual manera es deseable que el personal responsable de hacer
las comparaciones internas sean independientes de aquellas que capturan los
datos originates. Por ejemplo, la comparacion de los totales de control en lote
con los informes de r e s u m e n y la comparacion de los totales del archivo maestro
de cuentas por cobrar con el saldo del libro mayor debe hacerlo una persona
independiente de aquellas que capturan las operaciones de venta y entradas de
efectivo.
Autorizacion adecuada Al auditor le preocupa la autorizacion en tres puntos
clave: el credito debe ser autorizado en forma adecuada antes que ocurra la
venta; los bienes deben ser embarcados despues de la autorizacion adecuada; y
los precios, incluyendo los terminos basicos, flete y descuentos deben ser
autorizados. Los primeros dos controles tienen como objetivo evitar la perdida de activos de la compania haciendo envios a clientes f icticios o aquellos que
no pagan sus facturas. La autorizacion de precios tiene como objetivo asegurar
que la venta sea facturada en un precio establecido por la politica de la compania.
Documentos y registros adecuados
Dado que cada compania tiene un sistema
unico para originar, procesar y registrar operaciones, quizas sea dificil evaluar
si sus procedimientos estan disenados para un control maximo; no obstante,
deben existir procedimientos adecuados de contabilidad antes de cumplir con
la mayoria de los objetivos de auditoria relacionados con operaciones. Por
ejemplo, algunas companias preparan automaticamente facturas de venta prenumeradas y con varias copias en el momento que se recibe el pedido del cliente.
Las copias de este documento se utilizan para probar el credito, autorizar el
embarque, registrar el numero de unidades embarcadas y para facturar a los
clientes. De acuerdo con este sistema, casi no hay errores en la facturacion de
los clientes si todas las facturas se justifican periodicamente. En un sistema
diferente, en el q u e la factura de venta se prepara tan solo despues q u e se ha
hecho un embarque, la probabilidad de errores en la facturacion de los clientes
es alta a no ser que exista algiin tipo de control q u e compense esto.
Documentos prenumerados Una caracteristica importante de los documentos
para ventas es el uso de la prenumeracion, que tiene como objetivo evitar tanto
los errores en facturacion o el registro de ventas como la ocurrencia de facturacion duplicada y registros duplicados. Por supuesto, no es m u y bueno tener
documentos prenumerados si no estan contabilizados de manera adecuada. Un
ejemplo del uso de este control es la presentation, por parte del empleado de

394

PARTE 3 APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA AL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

facturacion, de una copia de todos los documentos de embarque en orden


secuencial despues que se factura cada embarque, mientras que otra persona
justifica periodicamente todos los numeros e investiga la razon de que falten
algunos documentos. Otro ejemplo es programar la computadora para que
prepare una lista de los numeros no utilizados al final del mes y que el personal
adecuado haga un seguimiento.
Envio de estados de client as mensuales El envio de estados de cuentas mensuales por una persona que no tenga responsabilidad en el manejo de efectivo,
preparacion de los registros de ventas y cuentas por cobrar es un control util
porque fomenta u n a respuesta de los clientes si el saldo es inadecuado. A fin de
tener mayor eficacia, todas las controversias sobre el saldo en una cuenta son
dirigidas a una persona designada que no tenga responsabilidad en el manejo
de efectivo ni en el registro de ventas o cuentas por cobrar.
Procedimientos de verification interna
El uso de personas independientes para verificar el procesamiento y registro de las operaciones de venta es esencial para
satisfacer cada uno de los seis objetivos de auditoria relacionados con operaciones.
Entre los ejemplos de estos procedimientos se incluye el contabilizar la secuencia
numerica de los documentos prenumerados, verificar la precision en la preparacion del documento y revisar los informes de partidas inusuales o incorrectas.

EVALUAR EL
COSTO BENEFICIO
DELOS
CONTROLES DE
PRUEBAS

Despues de que el auditor ha identificado los controles internos y debilidades


importantes y que ha evaluado el riesgo de control, es importante decidir si se
reduciran considerablemente las pruebas sustantivas para justificar el costo de
la realizacion de las pruebas de control. Cuando sea practico, los auditores
tomaran esta decision antes de llenar una matriz como la que se ilustra en la
figura 11.6 de la pagina 410. No tiene sentido incurrir en el costo de identificar
los controles y evaluar el riesgo de control por abajo del maximo si no habra
reduccion en las pruebas sustantivas.

DiSENODE
PRUEBAS DE
CONTROL PARA
VENTAS

Para cada control en el que planee confiar el auditor para reducir el riesgo de
control evaluado, debe disenar una o mas pruebas de controles para verificar
su eficacia. En la mayoria de las auditorias es facil determinar la naturaleza de
la prueba de control de la naturaleza del control mismo. Por ejemplo, si el control
interno es firmar los pedidos de los clientes despues que su credito h a s i d o
aprobado, la prueba de control es examinar el pedido del cliente a fin de verificar
que tenga la antefirma adecuada.
En la columna tres de la tabla 11.2 se muestra una prueba de control para
cada control interno importante de la columna dos. Por ejemplo, el primer
control interno importante es "el registro de ventas es apoyado por documentos
de embarque autorizados y pedidos de clientes aprobados". La prueba de
control es "examinar las copias de las facturas de venta para ver si tienen los
datos de embarque de apoyo y los pedidos de los clientes". Para esta prueba es
importante que el auditor inicie con las facturas de ventas y examine los
documentos de apoyo de las mismas en vez de ir en la direccion contraria. Si el
auditor empezara con los documentos de embarque hasta las facturas de venta,
esta seria una prueba de integridad.

CAPl'TULO 11 AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

395

Una prueba de control comtin para ventas es justificar una secuencia de


diversos tipos de documentos, como las copias de las facturas de venta escogidos del diario de ventas, verificar la omision o numeros duplicados o facturas
fuera de secuencia normal. Esta prueba simultanea da evidencia tanto de la
existencia como de los objetivos de integridad.
Las pruebas adecuadas de controles para separacion de deberes por lo
general se restringen a las observaciones que hace el auditor sobre las actividades y platicas con el personal. Por ejemplo, es posible observar si el empleado
de facturacion tiene acceso al efectivo cuando abre el correo o deposita el
efectivo. Generalmente tambien es necesario preguntar al personal cuales son
sus responsabilidades y si existen algunas circunstancias en que sus responsabilidades sean diferentes de la politica normal. Por ejemplo, el empleado responsable de facturar a los clientes puede decir que no tiene acceso al efectivo.
En futuras platicas se puede descubrir q u e cuando el cajero esta de vacaciones,
esa persona asume el puesto o las responsabilidades del cajero.
Varias de las pruebas de controles de la tabla 11.2 p u e d e n realizarse utilizando la computadora. Por ejemplo, uno de los controles internos importantes para
evitar operaciones invalidas es incluir una lista de numeros de clientes validos
en los archivos de la computadora. Si se captura un numero de cliente no valido en la computadora sera rechazado por esa misma razon. Una prueba de
control es que el auditor intente ingresar numeros de clientes no validos en la
computadora para asegurarse que el control de la misma esta en operacion. Las
pruebas de controles en donde el auditor utiliza la computadora se estudian en
el capitulo 15. Para el presente capitulo, todas las pruebas de control se realizan
en forma manual.

DISENODE
PRUEBAS
SUSTANTIVAS DE
OPERACIONES
PARA VENTAS

Al decidir sobre las pruebas sustantivas de operaciones, se emplean comunmente algunos procedimientos en cada auditoria independiente de las circunstancias, en donde otros dependen de la propiedad de los controles y de los
resultados de las pruebas de control. En la tabla 11.2, las pruebas sustantivas de
operaciones de la columna cuatro se relacionan con los objetivos de auditoria
relativos con operaciones de la columna 1 y estan disenados para determinar si
existen errores o irregularidades monetarias para ese objetivo en la operacion.
Los procedimientos de auditoria que se utilizan se ven afectados por los
controles internos y las pruebas de control para ese objetivo. La importancia,
los resultados del ano anterior y otros factores analizados en el capitulo 8,
tambien afectan los procedimientos utilizados. Algunos de los procedimientos
de auditoria empleados cuando los controles internos son inadecuados se
analizan mas adelante en la presente seccion.
Determinar las pruebas sustantivas adecuadas de procedimientos de operaciones para ventas es relativamente dificil porque varian considerablemente
dependiendo de las circunstancias. En parrafos posteriores, los procedimientos
que frecuentemente no se realizan se destacan dado que son los que requieren
una decision de auditoria. Las pruebas sustantivas de procedimientos de operaciones se analizan en el orden de los objetivos de auditoria relacionados con
operaciones de ventas en la tabla 11.2. Debe observarse q u e algunos procedimientos cumplen con mas de un objetivo.
Existencia de ventas registradas Para este objetivo, el auditor se concentra en
la posibilidad de tres tipos de errores: que las ventas se incluyan en diarios para

396

PARTE3 APUCACION DEL PROCESO DE AUDITORIA AL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

TABLA11-2
RESUMEN DE OBJETIVOS DE AUDITORIA RELACIONADOS CON TRANSACCIONES CONTROLES
CLAVES, PRUEBAS DE CONTROLES, Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES PARA VENTAS

CLASES DE
TRANSACCIONES

CONTROL INTERNO
CLAVE

Las ventas asentadas


se refieren a
embarques
efectuados
realmente a clientes
no ficticios (existencia).

Se respalda el asiento de las


Examinar las copias de las
ventas por los documentos
facturas de ventas para
de embarque autorizados y
verificar los conocimientos
las ordenes aprobadas de
de embarque y ordenes del
clientes.
cliente que las respaldan.
Se autoriza el credito
t' Examinar la orden del cliente
para verificar la aprobacion
antes de efectuarse el envio.
del credito.
Se folian con anterioridad las
^Contabilizar la integridad de
facturas de venta y se
la secuencia numerica de las
contabilizan debidamente
facturas de venta. **
las mismas.
Solo se aceptan los numeros v Examinar los impresos de
transacciones rechazadas
del cliente como validos en los
por la computadora porque
archivos de datos de
tienen numeros
computadora cuando se les
y- de cliente no validos.t
captura.
) Observar si se han enviado los
Se envian estados de cuenta
estados de cuenta y examinar
mensuales a los clientes; las
los archivos de
quejas reciben un seguimiento
correspondencia con los
independiente.
clientes.

Se asientan las
transacciones de
' ventas existentes
V
(integridad).

El asiento de ventas se
refiere a la cantidad de
mercancias enviadas y
que estan facturadas y
registradas
correctamente
(precision).

PRUEBACOMUNDE
CONTROL

Se numeran por anticipado los A )Se contabiliza la integridad de la


documentos de embarque y se
secuencia numerica de los
contabilizan los mismos.
documentos de embarque.
Se folian por anticipado las
rQ Se contabiliza la integridad de la
facturas de ventas y se da
secuencia numerica de las
cuenta de las mismas.
facturas de ventas.

PRUEBAS SUSTANTIVAS
COMUNES DE
TRANSACCIONES
Revisar el diario de ventas,
el libro mayor general, y el
archivo maestro de cuentas
por cobrar o la balanza de
comprobacion para verificar
si hay partidas grandes o
desusadas.*
Rastrear los asientos en el diario
de ventas a las copias de
las ordenes de venta, factura
de venta y documentos de
embarque.
Rastrear en los documentos
de embarque los asientos de
embarques en los registros de
inventario perpetuo.
Rastrear los asientos de credito
en el archivo maestro de
cuentas por cobrar a una
fuente valida.

Rastrear los documentos de


embarque en las facturas
de venta resultantes, su
asiento en el diario de ventas y
el archivo maestro de cuentas
por cobrar.

Esta autorizada debidamente V Examinar copias de facturas de Comparar los totales con los
reportes resumidos.
la determination de precios,
venta para verificar su debida
Recalcular la information en las
terminos, fletes y descuentos.
aprobacion.
facturas de venta
Verificacion interna de la
V Examinar la indication de la
Rastrear los asientos en el
preparation de las facturas.
verificacion interna en todos
diario de ventas
Se ingresan los precios
los documentos afectados.
a las facturas de venta.
unitarios aprobados de venta Examinar el impreso aprobado
Rastrear los detalles en las
en la computadora y se les usa
de la computadora de los
facturas de venta de los
para todas las ventas.
precios de venta unitarios.t
documentos de embarque, las
Se compara el total de lotes con iExaminar el archivo de los totales
listas de precios aprobadas
los reportes resumidos de la
de lote para verificar las
y las ordenes de los clientes.
computadora.
iniciales del empleado de
control de datos.t

Las transacciones
de ventas estan
debidamente
clasificadas
(clasificacion).

Uso adecuado del catalogo de . Verification de la adecuabilidad


cuentas.
de la grafica de cuentas.
Revision interna y verificacion. u Examinar indicacion de la
verificacion interna de los
documentos afectados.

Examinar los documentos que


respaldan las transacciones de
ventas para su clasificacion
correcta.

Se asientan las ventas en


las fechas correctas
(momento oportuno).

Examinar los documentos para


Los procedimientos requieren la
comprobar embarques no
facturacion y el registro de
facturados y ventas no
ventas sobre una base diaria
tan cerca del momento de su registradas.
regisxraaas.
ocurrencia como sea posible. ^/Examinar la indicacion de la
Verificacion interna.
verificacion interna en los
documentos afectados.

Comparar las fechas de las


transacciones de ventas
registradas con las fechas
en los registros de embarque.

CAP1TULO11

AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

39/

T A B L A 1 1 - 2 (CONTINUACION)
CLASES DE
TRANSACCIONES

CONTROL INTERNO
CLAVE

PRUEBACOMUNDE
CONTROL

Las transacciones de
ventas estan incluidas
debidamente en el
archivo maestro
de cuentas por cobra r
y estan resumidas en
forma correcta
(asientos y resumen).

Preparation y envio de estados


de cuenta mensuales a
los dientes.
Verificacion interna
del contenido del
archivo maestro de las
cuentas por cobrar.
Comparacion del archivo
maestro de cuentas por cobrar
o los totales de la balanza
de comprobacion con los
saldos en el mayor general.

Observar si se han enviado los


estados de cuenta.
Examinar la indication de la
verificacion interna.
Examinar las iniciales en la
cuenta del mayor general que
indiquen una comparacion.

PRUEBAS SUSTANTIVAS
COMUNES DE
TRANSACCIONES
Sume los diarios y rastree los
asientos en el mayor general
y el archivo maestro de
cuentas por cobrar.

* Tambien se aplica este procedimiento analitico a otros objetivos de auditoria relacionados con transacciones, incluyendo su
integridad, precision y momento oportuno.
t Se comprobarfa este control en muchas auditorfas usando la computadora.

los cuales no se hicieran embarques, los embarques se hacen a clientes ficticios


y se registran como ventas, y que las ventas se registren mas de una vez. Como
podra imaginarse, la inclusion de ventas invalidas es rara, pero las consecuencias potenciales son significativas porque conducen a u n a exageracion de los
activos y los ingresos.
Las pruebas sustantivas de operaciones adecuadas para detectar operaciones
invalidas depende de donde crea el auditor que probablemente ocurran los errores. Normalmente, el auditor hace pruebas para detectar ventas invalidas solo
si cree que existe u n a debilidad de control; por lo tanto, la naturaleza de las
pruebas depende de la naturaleza de la debilidad. Para verificar las ventas
registradas para las cuales no hubo embarques reales, el auditor rastrea en
asientos seleccionados en el diario de ventas para asegurarse que existe u n a
copia relacionada del conocimiento de embarque y otros documentos de apoyo.
Si al auditor le preocupa tambien la posibilidad de u n a copia ficticia de un
documento de embarque, seria necesario rastrear los montos en los registros de
inventario perpetuo para probar que se redujo el inventario. Las ventas duplicadas se determinan revisando una lista numerica al azar de las operaciones
de venta registradas para ver si existen numeros duplicados. Otro metodo eficaz
para auditar las operaciones de venta invalidas es rastrear el credito de cuentas
por cobrar en el archivo maestro y hasta en su fuente. Si la cuenta por cobrar de
hecho fue cobrada en efectivo o si los bienes fueron devueltos, originalmente
debio haber habido una venta valida. Si el credito fue para una deuda mala o
p a r a una nota de credito, o si la cuenta estaba a u n pendiente de pago en el
momento de la auditoria, se requiere un seguimiento intensivo examinando los
documentos de embarque y el pedido del cliente dado que cada uno de estos
podria indicar u n a operacion de ventas ficticia.
Debe recordarse que la auditoria comun no tiene como objetivo principal detectar
fraudes a no ser que el efecto en los estados sea importante. Las anteriores
pruebas sustantivas de operaciones deberian ser solo si al auditor le preocupa
la ocurrencia de un fraude debido a controles inadecuados.
Se registran las operaciones de ventas existentes
En muchas auditorias, no se
hacen pruebas sustantivas de operaciones para el objetivo de integridad porque
las sobre estimaciones de activos e ingresos son una preocupacion principal en
la auditoria de las operaciones de venta que su subestimacion. Si existen

398
--..

PARTE 3 APUCACION DEL PROCESO DE AUDITORIA AL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

controles inadecuados, lo cual es probable si el cliente no hace n i n g u n rastreo


interno desde los documentos de embarque hasta el diario de ventas, son
necesarias las pruebas sustantivas.
Un procedimiento eficaz para probar los embarques no f acturados es rastrear
algunos documentos de embarque desde un archivo en el departamento de
embarque hasta las facturas de venta relacionadas y el diario de ventas. Para
llevar a cabo una prueba significativa utilizando este procedimiento, el auditor debe confiar en que todos los documentos de e m b a r q u e estan incluidos
en el archivo. Esto p u e d e hacerse revisando la secuencia numerica de los
documentos.
Es importante que los auditores entiendan la diferencia entre rastrear desde
los documentos originales hasta los diarios y rastrear desde los diarios hasta los
documentos de apoyo. Lo primero es una prueba de operaciones emitidas (objetivo de integridad), en tanto que lo segundo es u n a prueba de operaciones
invdlidas (objetivo de existencia).
Al comprobar el objetivo de existencia, el punto de partida es el diario. Se
escoge una muestra de numeros de facturas del diario y se rastrean hasta la copia
de la factura de ventas, los documentos de embarque y los pedidos del cliente.
Al comprobar el objetivo de integridad, el punto de partida probable es el
documento de embarque. Se escoge una muestra de documentos de embarque
y se rastrean hasta las copias de las facturas de ventas y el diario de ventas para
verificar que existen omisiones.
Cuando se disenan procedimientos de auditoria para los objetivos de existencia e integridad, el punto de partida para rastrear el documento es esencial.
Este se conoce como la direccion de las pruebas. Por ejemplo, si al auditor le
preocupa el objetivo de existencia pero investiga en el sentido opuesto (a partir
de los documentos de embarque hasta los diarios), existe una seria deficiencia de
auditoria.
Al realizar pruebas para los otros cuatro objetivos de auditoria relacionadoscon operaciones, por ultimo la direccion de las pruebas no es relevante. Por
ejemplo, la precision de las operaciones de venta p u e d e probarse rastreando a
partir de las facturas de ventas hasta el documento de embarque o viceversa.
Las ventas se registran adecuadamente El registro preciso de las operaciones
de venta se refiere al embarque de la cantidad de productos ordenados, la
facturacion adecuada por el monto de los productos embarcados y el registro
preciso de la cantidad facturada en los registros contables. Por lo general las
pruebas sustantivas para asegurarse que cada uno de estos aspectos de precision sea correcto se realizan en cada auditoria.
Entre las pruebas comunes sustantivas de operaciones se incluye el recalculo
de la informacion del registro contable a fin de verificar que es adecuado. Un
metodo comun es iniciar con los asientos en el diario de ventas y comparar el
total de las operaciones seleccionadas con los asientos del archivo maestro de
cuentas por cobrar y las copias de las facturas de venta. Generalmente los
precios de las facturas de venta se comparan con una lista de precios aprobada,
se recalculan las multiplicaciones y totales y se comparan los detalles indicados
de las facturas con los registros de embarque para verificar la descripcion, la
cantidad y la identificacion del cliente. A menudo, tambien se examinan pedidos
de los clientes y pedidos de venta para tener la misma informacion.
La comparacion de las pruebas de controles y las pruebas sustantivas de
operaciones para el objetivo de precision es un buen ejemplo de como puede
CAPITULOII

AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

399

ahorrarse tiempo de auditoria cuando existen controles internos eficaces. Es


obvio que la prueba de control de este objetivo casi no lleva tiempo porque
implica el examinar solo una firma u otros hechos de verificacion interna. Dado
que el tamano de la muestra para las pruebas sustantivas de operaciones p u e d e
reducirse si este control es eficaz, se obtendran grandes ahorros al realizar la
prueba de control debido a su bajo costo.
Las ventas registradas se clasifican adecuadamente
Cargar la cuenta adecuada del mayor es menos problematico en las ventas q u e en algun otro ciclo
de operaciones, pero siguen siendo preocupacion. Cuando existen ventas en
efectivo y a credito, es importante no cargar a las cuentas por cobrar u n a venta
en efectivo ni abonar a las ventas por la cobranza de u n a cuenta. Tambien es
importante no clasificar las ventas de activos operativos, tales como edificios,
como ventas. Para aquellas compafiias que utilizan mas de u n a clasificacion de
ventas, tales como las compafiias q u e emiten estados financieros de ganancias
segmentadas, es esencial una clasificacion adecuada.
Es comun probar las ventas para verificar la clasificacion adecuada como
parte de las pruebas de precision. El auditor examina los documentos de apoyo
a fin de determinar la clasificacion adecuada de u n a operacion especifica y
compara esto con la cuenta real a la que se atribuye.
Las ventas se registrar! en lasfechas correctas Es importante que las ventas
sean facturadas y registradas lo mas pronto posible despues q u e ocurre el
embarque a fin de evitar omisiones no intencionales de operaciones de los
registros y para asegurarse que las ventas se registran en el periodo adecuado.
Al mismo tiempo q u e se realizan las pruebas sustantivas de operaciones para
precision es comun comparar la fecha de los conocimientos de embarque
seleccionados u otros documentos de embarque con la fecha que aparece en las
facturas de venta, el diario de ventas y el archivo maestro de cuentas por cobrar.
Diferencias significativas indican la existencia de un problema potencial de
fechas de corte.
Las operaciones de venta son incluidas adecuadamente en el archivo maestro
y se resumen correctamente La inclusion adecuada de todas las operaciones de
venta en el archivo maestro de cuentas por cobrar es esencial debido a la precision de estos registros porque afecta la capacidad del cliente para cobrar las
cuentas pendientes. De igual forma, el diario de ventas debe ser totalizado y
asentado correctamente en el mayor si los estados financieros h a n de ser
correctos. En la mayoria de las auditorias, es comun realizar algunas pruebas
sencillas de precision tales como la totalizacion de los diarios y el rastreo de
totales y detalles con el mayor y el archivo maestro a fin de verificar si existen
errores intencionales o no intencionales en un procesamiento de las operaciones
de venta. El alcance de dichas pruebas es afectado por la calidad de los controles
internos. Rastrear de los diarios de ventas al archivo maestro tipicamente se
hace como parte del cumplimiento de otros objetivos de auditoria relacionados
con operaciones, pero la totalizacion de los diarios de venta y el rastreo de totales
en el mayor se hace como un procedimiento separado.
La distincion entre asentamiento y resumen y otros objetivos de auditoria
relacionados con operaciones, es q u e el asentamiento y el resumen incluye el
total de los diarios, registros del archivo maestro y mayores en tanto que el rastreo

400

PARTE 3 APUCACION DEL PROCESO DE AUDITORIA AL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

de uno a otro ocurre entre ellos tres. Cuando la totalizacion y las comparaciones
se restringen a estos tres registros, el proceso es de asentamiento y resumen. Por
el contrario, la precision implica comparar documentos entre si con diarios y
registros de archivo maestro. Por ejemplo, comparar una copia de una factura
de ventas ya sea con el diario de ventas o con la partida en el archivo maestro
es un procedimiento de objetivo de precision. Rastrear un asiento del diario de
ventas hasta el archivo maestro es un procedimiento de asentamiento y resumen.

RESUMEN DE
METODOLOGIA
PARA VENTAS

En la figura 11.3 y en la tabla 11.2 se proporcionan resumenes de los parrafos


anteriores. En la figura 11.3 (pagina 392) se muestra la metodologia para disenar
pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones de ventas. En la tabla
11.2 (pagina 397) se combinan las cuatro partes de los parrafos anteriores.
Objetivos y auditoria relacionados con operaciones (columna 1)
Los objetivos
de auditoria relacionados con operaciones incluidos en la tabla se derivan del
marco de referenda desarrollada en los capitulos 5 y 9. A u n q u e algunos
controles internos satisfacen mas de un objetivo, es deseable considerar cada
objetivo en forma separada a fin de facilitar una mejor evaluacion del riesgo de
control.
Controles internos importantes (columna 2)
Los controles internos de ventas
estan disenados para lograr los seis objetivos de auditoria relacionados con
operaciones que se analizaron en los capitulos 5 y 9. Si los controles necesarios
para satisfacer cualquiera de los objetivos es inadecuado, aumenta la probabilidad de errores relacionados con ese objetivo, independiente de los controles
para los otros objetivos. En el capitulo 9, se estudio la metodologia para
determinar los controles existentes.
La fuente de los controles de la columna dos son los controles de una matriz
de riesgo de control como el que se muestra en la pagina 410. Se incluira un control en mas de una hilera de la tabla 11.2, si existe mas de una C para ese control
en la matriz de riesgo de control.
Pruebas de controles (columna 3) Para cada control interno de la columna 2,
el auditor selecciona una prueba de control para verificar su eficacia. Observe
que las pruebas de controles de la tabla 11.2 se relacionan directamente con los
controles internos. Para cada control habra por lo menos una prueba de control.
Pruebas sustantivas de operaciones (columna 4)
El proposito de estas pruebas
es determinar si existen errores o irregularidades monetarias en las operaciones
de ventas. En la tabla 11.2 las pruebas sustantivas de operaciones se relacionan
con los objetivos de la primera columna.
Es esencial entender las relaciones entre las columnas de la tabla 11.2. La
primera columna incluye los seis objetivos de auditoria relacionados con operaciones. Los objetivos generales son los mismos para cualquier clase de operaciones, pero los objetivos especificos varian para las ventas, las entradas de
efectivo o cualesquier otras clases de operaciones. En la columna dos se enumeran uno o mas controles internos ilustrativos para cada objetivo de auditoria
relacionado con operaciones. Es esencial que cualquier control este relacionado con
uno o mas objetivos especificos. En seguida, cada prueba de control comun en

CAPITULO 11

AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

40 1

la columna tres se relaciona con un determinado control interno. Una prueba de


control no tiene sentido si no prueba un control especifico. En la tabla se muestra
por lo menos u n a prueba de control en la columna tres para cada control interno
de la columna dos. Por ultimo, las pruebas sustantivas comunes de operaciones de
la ultima columna de la tabla son evidencias que sirven como apoyo de un
objetivo de auditoria especifico relacionado con operaciones de la columna 1. Las
pruebas sustantivas de operaciones no se relacionan directamente con el control
clave o con las pruebas de columnas de control. Pero el alcance de las pruebas
de operaciones sustantivas depende, en parte, de cuales controles clave existen
y de los resultados de las pruebas de controles.

DISENOY
EJECUCION
DELOS
FORMATOS DE
PROCEDIMIENTOS
DE AUDITORIA

La informacion presentada en la tabla 11.2 tiene como objetivo ayudar a los


auditores a disenar programas de auditoria que satisfagan los objetivos de auditoria relacionados con operaciones en determinadas circunstancias. Si algunos
objetivos son importantes en determinada auditoria o cuando los controles son
diferentes para clientes distintos, la metodologia ayuda al auditor a disenar un
programa de auditoria eficaz y eficiente.
Despues que se han disenado los procedimientos de auditoria apropiados
para determinadas circunstancias, deben ponerse en practica. Es probable ser
ineficiente al realizar los procedimientos de auditoria tal y como estan indicados
en el formato de diseno de la tabla 11.2 Al convertir de un diseno a un forma to
de desempeno, se combinan los procedimientos. Esto es,
Se eliminaran procedimientos duplicados.
Se asegurara que cuando se examine determinado documento, todos los
procedimientos que se realicen en ese documento se hagan en ese momento.
Y permitira al auditor realizar procesos en el orden mas eficaz. Por ejemplo, al totalizar el diario y revisar primero la existencia de partidas inusuales en los diarios, el auditor obtiene una mejor idea de lo que esta haciendo
al realizar pruebas detalladas.
El proceso de convertir un diseno a un formato de desempeno se presenta
para el caso de aplicacion de Hillsburg Hardware al final del presente capitulo.
El formato de diseno se muestra en las paginas 413-416. El formato de desempeno se muestra en la pagina 417.

DEVOLUCIONES
Y REBAJAS
SOBRE VENTAS
OBJETIVO 4
Aplicar la
metodologia para
controles sobre
operadones de
ventas a los controles
por devoluciones y
rebajas sobre ventas.

402

Los objetivos de auditoria relacionados con operaciones y el metodo del cliente


para controlar los errores son en esencia los mismos para procesar las notas de
credito como las notas para ventas, con dos diferencias importantes. La primera se relaciona con la importancia. En muchos casos, las devoluciones y rebajas sobre ventas son tan poco importantes que son ignoradas por completo
en la auditoria. La segunda diferencia importante se relaciona con el enfasis en
los objetivos. En el caso de devoluciones y rebajas sobre ventas, el enfasis
principal esta normalmente en la prueba de la existencia de operaciones registradas como medio para descubrir cualquier desviacion de efectivo de la cobranza de las cuentas que haya sido cubierto por devoluciones y rebajas ficticias
sobre ventas.

PARTE 3 APLICACION DEL PROCESO DE AUDI'lORIA AL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

Por lo regular, no deberian olvidarse los demas objetivos. Sin embargo, d=z.:
que los objetivos y metodologia para auditar las devoluciones y rebajas sobre
venta son en esencia los mismos que para las ventas, no incluiremos un estudio
detallado en esta area. El lector aplicara la misma logica para llegar a controles
adecuados, pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones para
verificar los montos.

CONTROLES
INTERNOS,
PRUEBAS DE
CONTROLES Y
PRUEBAS
SUSTANTIVAS DE
OPERACIONES
DE ENTRADAS
EN CAJA
OBJETIVO 5
Determinar los
controles internos
del cliente sobre las
entradas de caja,
disenary realizar
pruebas de los
controles y pruebas
sustantivas de
operaciones, y
evaluar el riesgo de
control relacionado.

DETERMINAR SI
SE REGISTRO
EL EFECTIVO
RECIBIDO

La misma metodologia utilizada para disenar las pruebas de controles y las


pruebas sustantivas de operaciones para ventas se utilizan para las entradas de
caja. De igual forma, los procedimientos de auditoria para las pruebas de controles
de entradas de caja y las pruebas sustantivas de operaciones se desarrollan en
torno al mismo marco de referenda utilizado para ventas; es decir, dados los
objetivos de auditoria relacionados con operaciones, se determinan controles
internos importantes para cada objetivo, se desarrollan pruebas de control para
cada control y se desarrollan pruebas sustantivas de operaciones para los
errores o irregularidades monetarias relacionadas con cada objetivo. Al igual
que en las otras areas de auditoria, las pruebas de controles d e p e n d e n de los
controles que el auditor haya identificado a fin de reducir el riesgo de control
evaluado despues de haber considerado las pruebas de controles y otras consideraciones de la auditoria.
En la tabla 11.3 (paginas 404-405) se presentan los controles internos importantes, las pruebas de controles comunes y las pruebas sustantivas comunes de
operaciones para satisfacer cada uno de los objetivos de auditoria de entradas
de caja relacionados con operaciones. Dado que este resumen tiene el mismo
formato que el anterior para ventas, no es necesario dar mas explicaciones sobre
susignificado.
No se incluye un analisis detallado de los controles internos, las pruebas de
controles y las pruebas sustantivas de operaciones que se mencionaron para la
auditoria de ventas en el caso de las entradas de caja. Mas bien, se explican con
mayor detalle los programas de auditoria que probablemente no se entiendan
correctamente.
Una parte esencial de la responsabilidad al auditar las entradas de caja es
identificar las debilidades de la estructura de control interno que aumentan la
probabilidad de un fraude. Al explicar la tabla 11.3, se p o n d r a enfasis en
aquellos procedimientos de auditoria q u e estan disenados principalmente para
descubrir fraudes. Sin embargo, el auditor debe tener en mente a lo largo de este
analisis que los procedimientos de no fraude incluidos en la tabla son responsabilidad principal del auditor. Aquellos procedimientos que no se analizan se
omiten solo porque su proposito y la metodologia para aplicarlos debe deducirse de la descripcion.

El tipo mas dificil de desfalco de efectivo que p u e d a detectar el auditor es aquel


que ocurre antes de que el efectivo sea registrado en el diario de ventas en efctivo u
otras listas de efectivo. Por ejemplo, si el encargado de una tienda de abarrotes
toma el efectivo e intencionalmente no registra la entrada de ese dinero en la
caja registradora, es m u y dificil descubrir el robo. A fin de evitar este tipo de
fraude, en muchas companias se instrumentan los controles internos tales come

CAPITULO11 AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

-::-

TABLA11-3
RESUMEN DE OBJETIVOS DE AUDITORIA RELACIONADOS CON TRANSACCIONES, CONTROLES
CLAVES, PRUEBAS DE CONTROLES, Y SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES DE ENTRADA DE EFECTIVO
OBJETIVO DE
AUDITORIA
RELACIONADO CON
TRANSACCIONES
La recepcion de efectivo
asentado se refiere a
fondos que la
compania
realmente recibio
(existencia).

CONTROL
INTERNOCLAVE

PRUEBA COMUN DE
CONTROL

Separacion de tareas entre el


manejo de efectivo y el
m a n t e n i m i e n t o de registros.
Conciliacion independiente de
las cuentas bancarias.

Observar la separacion de
funciones.
Observar la conciliacion
independiente de las
cuentas bancarias.

PRUEBAS SUSTANTIVAS
COMUNES DE
TRANSACCIONES
Revisar el diario
de entradas de
efectivo, el mayor
general y el archivo
maestro de cuentas por
cobrar o balanza de
comprobacion
para detectar cantidades
grandes y poco usuales.*
Rastrear desde diario de
recepcion de efectivo
hasta los estados
bancarios.
C o m p r o b a c i o n de la
entrada de efectivo.

Se asienta la entrada
de efectivo en el
diario de entradas de
efectivo (integridad).

Separacion de funciones entre el


manejo del efectivo y el
m a n t e n i m i e n t o de los
registros.
Uso de aviso de remesas o una
lista preliminar de efectivo.
Endoso inmediato de los
cheques que llegan.
Verificacion interna de los
registros de recepcion
e efectivo
Estados mensuales normales
a los clientes

Platicas c o n el personal y
observacion.

Rastrear desde las remesas


o de la lista preliminar
hasta el diario de
entradas de efectivo.

Contabilizar la secuencia
numerica o examinar
la lista preliminar.
Observar el endoso
inmediato de los cheques
que ingresan.
Examinar la indicacion de la
verificacion interna.
Observar si se estan
enviando los estados de
cuenta mensuales a
los clientes.

Se deposita y asienta
la entrada de
efectivo de acuerdo
con las cantidades
recibidas (precision).

Igual que el objetivo anterior.


A p r o b a c i o n de los descuentos
en efectivo.
Conciliacion periodica de las
cuentas bancarias.
Se c o m p a r a n los totales de los
lotes con los reportes
resumidos de la
computadora.

Igual que el objetivo anterior.


Se examinan los avisos de
remesa para verificar la debida
aprobacion.
Se revisan las conciliaciones
bancarias mensuales.
Se examina el archivo de
totales de lotes para verificar
las iniciales del empleado de
control de datos; se comparan
los totales con los reportes
resumidos.

C o m p r o b a c i o n de la
entrada de efectivo.
Examinar la notificacion
de remesa y facturas
de ventas para
determinar
si los descuentos que
se dieron son
consistentes con la
poh'tica de la compania.

Las transacciones de
entradas de efectivo
estan clasificadas
correctamente
(clasificacion).

Uso adecuado del catalogo


de cuentas.
Revision interna y verificacion.

Revision del catalogo de cuentas.


Examinar la indicacion de la
verificacion interna.

Examinar los
documentos que
respaldan las entradas
de efectivo para su
clasificacion corrects.

Se asienta la entrada
de efectivo en las
fechas correctas
(momento oportuno)

El procedimiento requiere el
registro diario de la entrada
de efectivo.
Verificacion interna.

Observar entradas de efectivos


no registradas en cualquier
momento.
Examinar la indicacion de la
verificacion interna.

Comparar las fechas de


depositos con las fechas
en el diario de entradas
de efectivo y el listado
preliminar de efectivo.

4 0 4 PARTE 3 APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA AL CACAO DE VENTAS Y COIJRANZA

T A B L A 11-3 (CONTINUACION)
OBJETIVO DE
AUDITORIA
RELACIONADO CON
TRANSACCIONES
La entrada de
efectivo esta incluida
de forma correcta en
el archivo maestro
de cuentas por cobrar
y esta resumida
debidamente
(asientos y resumen).

CONTROL
INTERNO CLAVE

PRUEBA COMUNDE
CONTROL

Preparacion y envi'o de
estados de cuenta mensuales
a los clientes.
Verificacion interna del
contenido del archivo maestro
de cuentas por cobrar.
Comparacion del archivo
maestro de cuentas por cobrar
o los totales en la balanza de
comprobacion con el saldo
en el mayor general.

Observar si se han enviado los


estados de cuenta.
Examinar la indication de la
verificacion interna.
Examinar las iniciales en la
cuenta del mayor general que
indiquen una comparacion.

PRUEBAS SUSTANTIVAS
COMUNES DE
TRANSACCIONES
Sumar los diarios y
rastrear los asientos
en el mayor general y el
archivo maestro de las
cuentas por cobrar.

* Tambien se aplica este procedimiento analftico a otros objetivos de auditoria relacionados con transacciones, incluyendo
integridad, precision y momento oportuno.

los incluidos en el segundo objetivo de la tabla 11.3. El tipo de control, por


supuesto, dependera del tipo de empresa. Por ejemplo, los controles para una
tienda detallista en el que la misma persona que vende la mercancia recibe el
efectivo y hace las entradas en caja debe ser diferente de los controles para una
compania en la que todas las entradas de caja son recibidas a traves del correo
varias semanas despues que ocurren las ventas.
Es una practica comun rastrear desde los avisos de remesasprenumerados o las
listas de entradas de cajas hasta el diario de entradas de caja y los registros de
cuentas por cobrar como prueba sustantiva que ha ocurrido realmente el
registro de la entrada de efectivo. Esta prueba sera eficaz solo si se emplea
la cinta de la caja registradora o si se utiliza algun otro tipo de lista en el momento
en que se recibio.

PREPARACION
DE PRUEBA DE
LAS ENTRADAS
DE CAJA

Un procedimiento de auditoria util para verificar si todas las entradas de caja


registradas se han depositado en la cuenta bancaria es una prueba de entradas
de caja. En esta prueba, el total de las entradas de caja registradas en el diario
durante un periodo determinado, como puede ser un mes, se concilian con los
depositos reales hechos al banco durante el mismo periodo. Existen muchas
diferencias entre los dos debido a los depositos en transito y otras partidas, pero
pueden compararse y conciliarse los montos. Este procedimiento no es util para
descubrir entradas de caja que no hayan sido registradas en los diarios o
periodos prolongados entre los depositos, pero puede ser util para descubrir
entradas de caja registradas que no hayan sido depositadas, depositos no
registrados, prestamos no registrados, prestamos bancarios depositados directamente en la cuenta bancaria, y errores similares.
En el capitulo 21, pagina 770 se muestra una prueba de entradas de caja y
desembolsos de efectivo. Este procedimiento un tanto tardado generalmente se
utiliza cuando los controles son debiles. En raros casos en los que los controles
son sumamente debiles el periodo que cubre la prueba de las entradas de caja
pueden ser todo el aho.

CAPITULO 11

AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

405

PRUEBA PARA
DESCUBRIREL
TRASLAPE DE
CUENTAS POR
COBRAR

El traslape de cuentas por cobrar, es un tipo comun de desfalco, es la posposicion


de partidas p a r a la cobranza de cuentas a fin de ocultar una escasez de efectivo
existente. El desfalco lo realiza una persona que maneja las entradas de caja y
despues las captura en el sistema de c o m p u t e Esa persona difiere el registro
de las entradas de caja de un cliente y cubre los faltantes con entradas de
otro. Estas a su vez se cubren con las entradas de un tercer cliente unos dias
despues. El empleado debe seguir cubriendo los faltantes mediante un traslape
repetido, reemplazar el dinero robado o encontrar otra forma de ocultar el
faltante.
Este desfalco es facil de prevenir mediante la separacion de responsabilidades. Puede detectarse comparando el nombre, la cantidad y fechas mostradas
en los avisos de remesa con las entradas del diario de entradas de caja y las fichas
de deposito relacionadas. Dado que este procedimiento es relativamente tardado, por lo general se realiza cuando existe la inquietud de un desfalco debido a
una debilidad de la estructura de control interno.

PRUEBAS DE
AUDITORIA
PARA CUENTAS
INCOBRABLES

La existencia de debitos registrados es el objetivo de auditoria relacionado con


operaciones mas importantes que el auditor debe tener en mente en la verificacion de la eliminacion de cuentas incobrables individuales. Una preocupacion
importante en la prueba de cuentas descargadas como incobrables es la posibilidad que un cliente cubra un desfalco descargando cuentas por cobrar que ya
hayan sido cobradas. El control principal para evitar este tipo de errores es la
apreciacion adecuada de la descarga de cuentas incobrables por un nivel
designado de la administracion solo despues que se haya hecho una investigacion profunda de la razon por la que no ha pagado el cliente.
Generalmente, la verificacion de las cuentas descargadas lleva poco tiempo.
Un procedimiento comun es el examen de las aprobaciones por parte de las
personas adecuadas. Para una muestra de cuentas descargadas, tambien es
necesario que el auditor examine regularmente la correspondencia de los archivos del cliente estableciendo su incobrabilidad. En algunos casos, el auditor
tambien examinara los informes de credito como los que proporciona D u n &
Bradstreet. Despues que el auditor ha llegado a la conclusion que las cuentas
descargadas por las partidas del mayor son adecuadas, algunas partidas seleccionadas se rastrean desde el archivo maestro hasta las cuentas por cobrar como
prueba de los registros.

OBJETIVO 6
Aplicax
metodologia para
controles sobre las
ventas y el ciclo de
cobranza a los
debitos de las
cuentas por cobrar
incobrables.

CONTROLES
INTERNOS
ADICIONALES
SOBRE SALDOS
DE CUENTA

El parrafo anterior hizo enfasis en los controles internos, las pruebas de controles y las pruebas sustantivas de operaciones para las cinco clases de operaciones
que afectan los saldos de cuenta en el ciclo de ventas y cobranza. Si los controles
internos p a r a estas clases de operaciones resultan ser eficacesjy las pruebas
subjetivas relacionadas de operaciones apoyan las conclusiones, se reduce la
probabilidad de errores en los estados financieros.
Ademas, existen muchos controles internos directamente relacionados con
los saldos en cuenta que no han sido identificados o probados como parte de las
pruebas de controles o pruebas sustantivas de operaciones. Para el ciclo de ventas
y cobranza, es m u y probable que estos afecten los tres objetivos de auditoria

4 0 6 PARTE 3 APLICACION DEL I'ROCESO DE AUDI TORI A AL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

relacionados con saldos: valor de venta, derechos y obligaciones y presentacion


y manifestacion.
El valor de venta es un objetivo de auditoria importante relacionado con
saldos para cuentas por cobrar porque a m e n u d o la cobrabilidad de las cuentas
es una partida importante de los estados financieros y ha sido un problema en
varios casos de responsabilidad de los contadores. Por lo tanto, es comun que
el riesgo inherente sea alto para el objetivo de valor de venta.
Varios controles son comunes para el objetivo de valor de venta. Uno que ya
se ha analizado es la aprobacion de credito por parte de una persona adecuada.
Un segundo es la preparation de una balanza de comprobacion de cuentas por
cobrar vencidas periodica para analizar y dar seguimiento por parte del personal directivo adecuado. Un tercer control es una politica de castigo de cuentas
incobrables cuando ya no es probable que sean cobradas.
Los derechos y obligaciones y la presentacion y manifestacion en dadas
ocasiones constituyen un problema significativo para cuentas por cobrar. Por
lo tanto, un personal de contabilidad competente es un control suficiente para
estos dos objetivos de auditoria relacionados con saldos.

EFECTO DE LOS
RESULTADOS DE
PRUEBAS DE
CONTROLES Y
PRUEBAS
SUSTANTIVAS
DE OPERACIONES

Los resultados de las pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones


tendran un efecto significativo en el resto de la auditoria, en especial en las
pruebas sustantivas y detalles de saldos. Las partes de la auditoria que se afectan
mas por las pruebas de controles y las pruebas sustantivas de operaciones para
el ciclo de ventas y cobranza son los saldos en Ins cuentas por cobrar, efectivo, gastos
de deudas mains y estimacion para cuentas dudosns. Ademas, si los resultados de las
pruebas son insatisfactorios, es necesario revisar pruebas sustantivas adicionales para verificar la precision de las ventas, devoluciones y rebajas sobre ventas,
castigo de cuentas incobrables y procesamiento de entradas de caja.
Al terminar las pruebas de controles y las pruebas sustantivas de operaciones, es esencial analizar cada excepcion a fin de determinar su causa y la
implication de dicha excepcion con el riesgo de control evaluado, lo que
afectaria el riesgo de detection soportado y por ende el resto de las pruebas
sustantivas. La metodologia e implicaciones del analisis de excepciones se
examina con mayor detalle en el capitulo 12.
El efecto mas significativo de los resultados de las pruebas de controles y las
pruebas sustantivas de operaciones o de ciclo de ventas y cobranza esta en la confirmation de cuentas por cobrar. El tipo de confirmation, el tamano de la muestra
y la oportunidad de la prueba se ven afectados. El efecto de las pruebas en
cuentas por cobrar, gastos de deudas malas y estimacion para cuentas incobrables se considera en el capitulo 13.

CASO

Los conceptos para probar el ciclo de ventas y cobranzas presentado en este capitulo se ilustran ahora para la compania Hillsburg Hardware Co. Los
estados financieros y la balanza de comprobacion del mayor de esta compania se muestran en el capitulo 5. En otros capitulos se incluyo information
adicional. Un estudio de este caso tiene como objetivo ilustrar una metodologia
para disenar procedimientos de auditoria e integral - las diferentes partes de la

ILUSTRATIVO:
HILLSBURG
HARDWARE,
PARTE I

CAPITULO n AUDITOR! A DEL CICLO DH VHNTAS Y COBRANZA 4 0 7

OBJETIVO 7
Elaborar un plan de
auditoria integrado
para el cido de
ventas y cobranza

Hillsburg Hardware Co., es un pequefio distribuidor mayorista de ferreterias


independientes de alta calidad en la parte sureste de Estados Unidos. Este es el
cuarto ano de auditoria para este cliente y nunca ha habido errores significativos
descubiertos en las pruebas. En el presente ano, ha ocurrido un cambio importante. El contador en jefe abandono la compania y ha sido reemplazado por
Erma Swanson. No ha habido rotacion de otros empleados del departamento
de contabilidad.
La evaluacion general por parte de la direccion es que el personal de contabilidad es razonablemente competente y sumamente confiable. El presidente
Rick Chulick, ha sido el funcionario en jefe de operaciones durante aproximadamente 10 anos. Ha sido considerado como sumamente competente y honesto
y como una persona que hace un trabajo concienzudo. Se proporciona la
siguiente informacion para los archivos del auditor:
El organigrama y flujograma de la estructura de control interno preparado para
la auditoria. Esta informacion se incluye en las figuras 11.4 y 11.5. Las
devoluciones y rebajas sobre ventas para este cliente son poco importantes
para incluirlas en el flujograma o para verificarlas en auditoria.

FIGURA11-4
Grafica
organizational de
Hillsburg Hardware:
Personal

Duenos, directores

Presidente

Max Mohf.
Mary M o h r J l l I
Stuart Fata

RickChuiik
{no es dueno)

Gerentede
ventas

Compras y control
de inventario

Bob Jolly

Arthur Rusk

|
Vendedores
fuera de la
ciudad

Embarques y
recepcion
Harry Morton

~|
" ddntadora en jefe
..: >; EfmaiiS^^sonil

"

Compras

Empleadaide
:
drdenesf*

Procesador
: de dato'li

Oscar Reed

Pam Plifey

Virgilio
Gillihgs

Controles internos y debilidades y evaluacion del riesgo de control para ventas y


entradas de caja. Un metodo adecuado para identificar y documentar los
controles internos y debilidades y evaluar el riesgo de control se incluye
en la figura 11.6 (pagina 410) para ventas y en la figura 11.7 (paginas 411)
para entradas de caja. Existen varias cosas que el auditor, Fran Moore,
realizo para completar cada matriz. En primer lugar identified los controles internos en los flujogramas, cuestionarios de control interno y platicas
con el personal del cliente. Tan solo se disponen de flujogramas en el caso
de Hillsburg. En segundo lugar, la auditora identifico debilidades utilizando las mismas fuentes. En tercer lugar, decidio cuales objetivos de auditoria relacionados con operaciones se ven afectados por los controles internos y las debilidades. Por ultimo, evaluo el riesgo de control utilizando la

408

PARTE 3 APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA AL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

NOTAS
1. Se envia toda la correspondencia al presidente.
2. El contador en jefe revisa por semana todos los numeros de ordenes de compra.
3. El contador en jefe revisa cada semana todos los conocimientos de embarque.
4. La cantidad de las ventas registradas en la factura de ventas se basa en una lista de precios estandar. Se le
almacena en un archivo de datos de computadora y solo cambia con autorizacion del contador en jefe.
5. Pam Dilley compara el duplicado de la factura de ventas con el conocimiento de embarque revisando
diariamente lasdescripciones ycantidades, yse revisa la factura de ventas para determinar la razonabilidad
de las extensiones y sumas. Ella pone sus iniciales en una copia de la factura antes de que se envie el
original al cliente.
6.

Pam Dilley reuna diario las ventas en lotes. Se compara por semana el total de los lotes con el diario de
ventas.
7. Se envian estados de cuenta mensuales a los clientes.
8. El contador en jefe compara de forma mensual el total del archivo maestro de cuentas por cobrar con el
mayor general.

9. Se archivan por separado las facturas no pagadas de las pagadas.


10. La recepcionista sella los cheques que llegan endosados con restricciones despues desu recepcion.
11. No hubo ventas en efectivo.
12. Se efectuan los depositos cada semana, por lo menos.
13. La recepcionista junta diario las recepciones de efectivo. Se comparan por semana los totales de los lotes
con el diario de entradas de caja.
14. El contador en jefe concilia por mes el estado de cuenta bancario.
1 5. El presidente, despues que el contador en jefe ha puesto sus iniciales, aprueba todos los gastos por deudas
malas y su elimination.
16. El contador imprime cada mes estados f inancieros, que son revisados por el presidente.
17. El contador en jefe revisa diario todos los errores despues de la corrida de actualization. Se hacen las
correcciones el mismo dia.

FIGURA11-6
Matriz de riesgos de control para Hillsburg Hardware Co.Ventas

\A
_i
tc
z
8

Dilley examina los documentos antes de enviar la


factura al cliente (C1)

El presidente aprueba el credito antes del embarque


(C2)

El contador contabiliza semanalmente los


conocimientos de embarque para asegurarse que
han sido facturados (C3)

Se comparan los totales de los lotes con los reportes


resumidos de la computadora (C4)

Se incluyen correctamente las


transacciones por ventas en el
archivo maestro de cuentas por
cobraryse resumen correctamente
(asientos y resumen)

Se registran las ventas en las fechas


correctas (momento oportuno)

Se dasifican correctamente las


transacciones de ventas
(dasificacion)

Las cuentas registradas se refieren a


la cantidad de bienes embarcados
que son facturados y registrados
correctamente (precision)

Se registran las transacciones de


ventas existentes (integridad)

CONTROL INTERNO

Las ventas registradas son de


embarques efectuados realmente a
clientes no ficticios (existencia)

OBJETIVOS DE AUDITORIA RELACIONADADOS CON LAS


TRANSACCIONES DE VENTAS

El contador compara el total del archivo maestro de


las cuentas por cobrar con la cuenta en el mayor
general (C5)

Se envfan estados mensuales a los clientes (C6)

Carencia de verificacion interna de la posibilidad que se


registre mas de una vez la factura de venta (D1)

UJ

^
3
5

Carencia de control para comprobar los asientos


oportunos (D2)

a
D

Carencia de verificacion interna de que las facturas


de venta se incluyen en el diario de ventas (D3)
Riesgo de control evaluado

Mediano

Mediano

Bajo

Bajo*

* Puesto que no hay ventas en efectivo, la dasificacion no es problema


C - Control
D - Debilidad

410

PARTE 3 APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA AL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

Alto

Bajo

F I G U R A 11-7
Matriz de riesgo de control para Hillsburg Hardware Co. Entradas de caja

El contador concilia la cuenta del banco

Se sellan los cheques con un endoso con restricciones (C2)

Se induyen correctamente las


entradas de efectivo en elarchivo
maestro de cuentas por cobraryse
resumen correctamente (asientosy
resumen)

Se registra la entradas de efectivo


(momento oportuno)

Se clasifican correctamente las


transacciones de entradas de
efectivo (clasificacion)

J2 Se envi'an estados mensuales a los clientes (C3)

2 Se comparan los totales de los lotes con los reportes


u resumidos de la computadora (C4)

Se depositan los entradas recibidas


en la cantidad recibida (precision)

CONTROL INTERNO

Se registran entradas de efectivo en


el diario de entradas de efectivo
(integridad)

El registro de entradas de efectivo es


de fondos realmen te recibidos por la
compania (existencia)

OBJETIVOS DE AUDITORIA RELACIONADADOS CON


TRANSACCIONES DE ENTRADAS DE EFECTIVO

El contador compara el total del archivo maestro de las


cuentas por cobrar con la cuenta en el mayor general (C5)

No se utiliza la lista preliminar para verificar el registro de la


recepcion de efectivos (D1)

La recepcionista maneja el efectivo despues que se le han


UJ devuelto las entradas de efectivo (D2)

<
Q

_i

CQ El procesador de datos tiene acceso a las entradas de


Q efectivo y mantiene los registros de cuentas por cobrar (D3)

No se depositan diariamente los efectivos recibidos (D4)

Carencia de la verificacion interna de la clasificacion de la


recepcion de efectivo (D5)
Riesgo de control

Bajo

Alto

Bajo

Alto

Alto

Mediano

C - Control

D - Dobilidad

CAPITULOll AUDITORIA DHL CICLO DE VENT AS Y COBRANZA 41 1

informacion obtenida en los tres pasos anteriores. El uso de la matriz de


objetivos por objetivos de las figuras 11.6 y 11.7 es principalmente para
ayudar a Fran Moore a evaluar adecuadamente el riesgo de control.
Pruebas de control para cada control interno. Las pruebas de controles para
ventas se incluyen en la tercera columna de la tabla 11.4 (pagina 413) y para
entradas de caja en la misma columna en la tabla 11.5 (paginas 415). La
fuente de los controles internos es la figura 11.6 para ventas y la figura 11.7
para entradas de caja. Fran decidio sobre las pruebas adecuadas para cada
control.
Pruebas sustantivas de operaciones para cada objetivo de auditoria relacionado
con operaciones. Las pruebas sustantivas de operaciones se incluyen en la
ultima columna de ventas (tabla 11.4) y entradas de caja (tabla 11.5). Fran
decidio sobre las pruebas sustantivas adecuadas de operaciones para cada
objetivo despues de considerar el riesgo de control evaluado, las pruebas
de controles planeados y las debilidades del control interno para ese
objetivo.
Observe que el uso del formato de objetivo por objetivo de las tablas 11.4 y
11.5 es para ayudar a Fran a decidir con eficacia sobre las pruebas sustantivas
adecuadas de operaciones. La auditora ha decidido hacer pruebas de controles
para cada control interno incluido en las figuras 11.6 y 11.7.
Pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones del programa de
auditoria en un formato de desempeno. Las pruebas de controles y las pruebas
sustantivas de operaciones de la tabla 11.4 y de la tabla 11.5 se combinan
en un programa de auditoria en la figura 11.8 de la pagina 417. En la
referenda cruzada de los numeros entre parentesis muestra que no se han
agregado ni eliminado procedimientos de las tablas 11.4 y 11.5 y la redaccion permanece invariable. Las razones por las cuales Fran preparo el
formato de desempeno del programa de auditoria fueron eliminar los
procedimientos de auditoria que se incluyeron mas de una vez en las tablas
11.4 y 11.5 e incluirlos en una orden que permita a los asistentes de
auditoria terminar los procedimientos en la forma mas eficiente posible.
No se incluyen aqui el tamafio de la muestra y las partidas o para incluir
en la muestra, pero se consideran en u n a ampliacion del caso en el capitulo 12.
Actualizacion de la hoja de cdlculo de planeacion de hechos. Despues de terminar
las pruebas de controles y las pruebas sustantivas de operaciones, el
auditor completa las hileras tres a siete de la hoja de calculo de planeacion
de hechos. Esta hoja de calculo para Hillsburg H a r d w a r e se muestra en la
figura 12.8 de la pagina 467. Recuerde que en el capitulo 9 las hileras del
riesgo de control se llenaron antes q u e se hicieran las p r u e b a s de
controles y despues se modificaron si los resultados de las pruebas no eran
satisfactorias.
Despues que se hayan realizado las pruebas de controles y las pruebas
sustantivas de operaciones, sera esencial analizar cada prueba de control y prueba
sustantiva de operaciones para determinar su causa y la implicacion de la
excepcion en riesgo de control evaluado, lo que afecta el riesgo de deteccion
soportado y por lo tanto el resto de las pruebas sustantivas. La metodologia y

412

PARTE 3 APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA AL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

TABLA11-4
CONTROLES INTERNOS, PRUEBAS DE CONTROLES, Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES
PARA Hillsburg Hardware Co. -VENTAS* (FORMATO DE DISENO)
OBJETIVO DE
AUDITORIA
RELACIONADOCON
TRANSACCIONES
Las ventas registradas
se refieren a
embarques
efectuados en
realidad a clientes no
ficticios.

PRUEBAS
SUSTANTIVAS
C O M U N E S DE
TRANSACCIONES

CONTROL
EXISTENTEt

PRUEBA DE
CONTROL

Dilley examina los


d o c u m e n t o s antes
de enviar la factura
al cliente (C1)

Contabilizar una
Carencia de
Revisar los diarios y el
secuencia de facturas
verificacion interna de
archivo maestro para
de venta en el diario
detectar transacciones
la posibilidad que
de v e n t a s ( 1 1 )
y cantidades
se registren mas de
desusadas(l)
Examinar los
una vez las facturas
d o c u m e n t o s de
Rastrear las ventas
de ventas (D1)
respaldo para verificar
asentadasdesde
la indicacion de
diario de ventas hasta
verificacion interna
el archivo de los
p o r P a m Dilley (12b)
d o c u m e n t o s de
respaldo, q u e incluyen
Examinar la orden del
un duplicado de la
cliente para verificar
factura de v e n t a ,
la aprobacion de
c o n o c i m i e n t o de
credito por Rick
embarque, orden de
Chulick(12e)
venta y o r d e n del
Examinar el archivo de
cliente (13)
totales de lotes para

El credito es a p r o b a d o
por el presidente
antes del e m b a r q u e
(C2)
Los totales son
c o m p a r a d o s con los
reportes resumidos de
c o m p u t a d o r a (C4)

Los estados mensuales


son enviados a los
clientes (C6)

DEBILIDAD

verificar las iniciales


del empleado de
control de datos (8)
Observar si se han
enviado los estados
de cuenta mensuales
(6)

Se registran las
transacciones
existentes de
ventas

Las ventas registradas


se refieren a la
cantidad de bienes
embarcados y estan
facturados y
asentados
correctamente

El c o n t a d o r
contabiliza cada
semana los
conocimientos de
e m b a r q u e para
cerciorarse que
han sido facturados
(C3)
Se c o m p a r a n los
totales de los lotes
con los reportes
resumidos de la
c o m p u t a d o r a (C4)

Se contabiliza una
secuencia de
d o c u m e n t o s de
e m b a r q u e (9)

Dilley examina los


d o c u m e n t o s antes de
enviar la factura al
cliente (C1)

Se examinan los
d o c u m e n t o s de
respaldo para verificar
la indicacion de la
verificacion interna de

Carencia de una
Rastrear d o c u m e n t o s
verificacion interna de
de e m b a r q u e
que se incluyen las
seleccionados al diario
facturas de ventas en
de ventas para
el diario de ventas
asegurarse que se
(D3)
ha incluido a cada
u n o de ellos (10)

Examinar el archivo de
totales de lote para
verificar las iniciales
del empleado de
control de datos (8)

Dilley (12b)
El presidente aprueba
Se examina la o r d e n
el credito antes de los
del cliente para
embarques (C2)
verificar la aprobacion
del credito por Chulick
(12e)
Se c o m p a r a n los
Se examina el archivo
totales de los lotes
de totales de lote
con los reportes
para cotejar las
resumidos de
iniciales del empleado
c o m p u t a d o r a (C4)
del control de datos
(8)

CAPlTULO 11

Rastrear numeros
seleccionados de
duplicados de facturas
desde ventas del diario
hasta ventas de: (12)
a. Duplicado de
facturas de venta y
revision de la
cantidad total
registrada en el
diario, fecha,
nombre del cliente y
clasificacion de la
cantidad. Verificar el
precio, extensiones y
totales (12b)

AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

413

T A B L A 1 1 . 4 (CONTINUACION)
OBJETIVO DE
AUDITORIA
RELACIONADOCON
TRANSACCIONES

CONTROL
EXISTENTEt

PRUEBA DE
CONTROL

Se envian estados de
cuenta mensuales a
los clientes (C6)

Observar si se han
enviado los estados
de cuenta mensuales
(6)

DEBILIDAD

PRUEBAS
SUSTANTIVAS
COMUNES DE
TRANSACCIONES
Conocimientode
embarquey
comprobacion del
nombre del cliente,
descripcion del
producto, cantidad y
fecha(12c)
Duplicado de la
orden de ventasy
comprobacion del
nombre del cliente,
descripcion del
producto, cantidad y
fecha(12d)
orden del cliente y
comprobacion del
nombre del cliente,
descripcion del
producto, cantidad y
fecha(12e)

Las transacciones de
ventas estan
clasificadas de forma
correcta

Ninguna

Examinar el duplicado
de la factura de venta
para verificar la
clasificacion correcta
de la cuenta (12b)

Se asientan las ventas


en las fechas
correctas

Ninguna

Comparar las fechas


Carencia de control
en el conocimiento de
para la comprobacion
embarque, duplicado
del asentamiento
de la factura de
oportuno (D2)
ventasy diario de
ventas (14)

Las transacciones de
El contador compara
ventas estan incluidas
el total del archivo
debidamente en el
maestro de cuentas
archivo maestro de
por cobrar con la
cuentas por cobrar y
cuenta en el mayor
estan resumidas
general (C5)
correctamente
Se envfan estados
mensuales a los
clientes (C6)

Observar si el
contador compara el
total en el archivo
maestro con la cuenta
en el mayor general
(7)
Observar si se han
enviado los estados
de cuenta mensuales
(6)

Rastrear numeros
seleccionados de
duplicados de las
facturas de ventas del
diario de ventas al
archivo maestro de
cuentas por cobrar y
comprobar la
cantidad, fecha, y
numero de factura
(12a)
Sumar y cruzar el
diario de ventasy
rastrear los totales al
mayor general (3)

* Se resumen los procedimientos en un formato de desempeno en la figura 11-8. El numero entre parentesis despues de cada prueba de control y prueba
sustantiva de transacciones se refiere a un procedimiento de auditoria en la figura 11-8.
T Solo se muestran los controles principales (clave) para cada objetivo de auditoria relacionado con transacciones. La mayoria de los objetivos tambien son
aceptados por uno o mas controles adicionales.

414

PARTE 3 APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA AL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

TABLA 11-5
CONTROLES INTERNOS, PRUEBAS DE CONTROLES, Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES
PARA Hillsburg Hardware Co. -ENTRADAS DE EFECTIVO* (FORMATO DE DISENO)
OBJETIVO DE
AUDITORiA
RELACIONADOCON
TRANSACCIONES

CONTROL
EXISTENTEt

PRUEBA DE
CONTROL

DEBILIDAD

Las entradas de
efectivo registradas
se refieren a fondos
que la companfa
realmente recibe

El contador concilia el
Observar si el
estado de cuenta
contador concilia la
bancario (C1)
cuenta bancaria (4)
Se comparan los
Examinar en el archivo
totales de lote con los
de totales de lote las
reportes resumidos de iniciales del empleado
computadora (C4)
de control de datos (8)

Las entradas de
efectivo se asientan
en el diario de
recepcion de efectivo

Se sellan los cheques


con un endoso con
restricciones (C2)

Observar si se utiliza
un endoso con
restricciones en la
recepcion de efectivo
(5)
Observar si se han
enviado los estados
de cuenta mensuales
(6)

Se depositan y se
registran las
entradas de
efectivo de acuerdo
con la cantidad
recibida

El contador concilia la
cuenta bancaria (C1)

Observar si el
contador concilia la
cuenta bancaria (4)
Observar si se envian
cada mes los estados
de cuenta a los
clientes (6)
Examinar el archivo
de totales de lotes
con los reportes
resumidos de
computadora (8)

PRUEBAS
SUSTANTIVAS
COMUNES DE
TRANSACCIONES
Revisar los diariosy el
archivo maestro para
detectar transacciones
y cantidades poco
usuales (1)
Revisar el archivo
maestro para verificar
creditos miscelaneos
(2)
Preparar una
comprobacionde
recepcion de efectivo
(18)
Rastrear los asientos
de recepcion de
efectivo desde el diario
de recepcion de
efectivos hasta el
estado bancario,
comprobando fechas
y cantidades de
depositos(19)

Obtener el listado
No se utiliza un
listado preliminar para
preliminar de las
verificar las entradas
entradas de efectivo
de efectivo asentadas
y rastrear las
(D1)
cantidades en el diario
de entradas de
Se envian de forma
La recepcionista
maneja el efectivo
efectivo,
mensual los estados
despues que se le
comprobando
de cuenta a los
regresa de la
nombres, cantidades
clientes (C3)
entradas de efectivo
y fechas (15)
(D2)
Comparar el estado
El procesador de
Examinar el archivo
preliminar de entradas
Se comparan los
datos tiene acceso a
totales de lote con
de totales de lote
de efectivo con el
las entradas de
los reportes resumidos para verificar las
duplicado de la ficha
efectivo y mantiene
de computadora (C4)
iniciales del empleado
de deposito,
de control de datos (8) los registros de
comprobando
cuentas por cobrar
nombres, cantidades
(D3)
y fechas (16)

Se envian
mensualmente
estados a los clientes
(C3)
Se comparan los
totales de lotes con
los reportes
resumidos de
computadora (C4)

CAPITULO11

Los procedimientos
para el objetivo de
existencia tambien
satisfacen este
objetivo

AUDITORiA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

415

T A B L A 11-5 (CONTINUACION)
OBJETIVO DE
AUDITORiA
RELACIONADO CON
TRANSACCIONES

CONTROL
EXISTENTEt

PRUEBA DE
CONTROL

DEBILIDAD

PRUEBAS
SUSTANTIVAS
COMUNES DE
TRANSACCIONES

Las transacciones de
entradas recepcion
de efectivo estan
clasificadas
debidamente

Ninguna

Carencia de
Examinar el listado
verificacion interna de
preliminar para la
la clasif icacion de
clasificacion correcta
entradas de efectivo
de las cuentas (17)
(D5)

Las entradas de
efectivo estan
registradas en la
fecha correcta

Ninguna

No se deposita
diariamente la
entradas de efectivo
(D4)

El contador compara
Las entradas de
el total en el archivo
efectivo estan
incluidas debidamente maestro de cuentas
por cobrar con la
en el archivo maestro
cantidad en el mayor
de las cuentas por
general (C5)
cobrar y esta
resumido de forma
correcta

Observar si el
contador compara el
total en el archivo
maestro con la cuenta
en el mayor general
(7)

Rastrear el total desde


el diario de entrada
de efectivo hasta el
estado bancario,
comprobando si hay
una demora en el
deposito (16)
Rastrear asientos
seleccionados desde el
diario de recepcion de
efectivo hasta los
asientos en el archivo
maestro de cuentas
por cobrar, y
comprobar fechas y
cantidades(20)
Rastrear creditos
seleccionados desde el
archivo maestro de
cuentas por cobrar
hasta el diario de
recepcion de efectivo
y comprobar fechas y
cantidades(21)
Sumar y cruzar en el
diario de recepcion de
efectivo y rastrear los
totales en el mayor
general (3)

* Se resumen^los procedimientos en un formato de desempeno en la figura 11-8. El numero en parentesis despues de cada prueba de control y prueba
sustantiva de transacciones se refiere a un procedimiento de auditoria en la figura 11-8.
I Solo se muestran los controles principales (clave) para cada objetivo de auditoria reladonado con transacciones. La mayoria de los objetivos tambien son
aceptados por uno o mas controles adicionales.

las implicaciones del analisis de excepciones se explica con mayor detalle en el


capitulo 12.
El efecto mas significativo de los resultados de las pruebas de controles y las
sustantivas de operaciones en el ciclo de venta y cobranza esta en la confirmacion de cuentas por cobrar. El tipo de confirmacion, el tamano de la muestra y
la oportunidad de la prueba se ven afectados por los resultados tanto de las pruebas de controles como de las sustantivas de operaciones. El efecto de las pruebas
por cobrar, los gastos de deudas malas y la estimacion de cuentas incobrables
se considera en el capitulo 13.

416

PARTE 3 APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA AL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

F I G U R A 11-8
Programa de
auditoria para las
pruebas de
controles y pruebas
sustantivas de
transacciones para
Hillsburg Hardware
Co.: formato de
desempeno

HILLSBURG H A R D W A R E CO.
Pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones de p r o c e d i m i e n t o s de
auditoria para las v e n t a s y recepcion de efectivo
( n o se incluye el t a m a n o de m u e s t r a y las partidas en la m u e s t r a )
GENERAL
1. Revision de los diarios y el archivo maestro para transacciones y cantidades poco usuales.
2. Revision del archivo maestro para creditos miscelaneos.
3. Suma y suma cruzada de los diarios de ventas y recepcion de efectivo, y el rastreo de los totales al mayor
general.
4. Observar si el contador concilia el estado bancario.
5. Observar si se utiliza un endoso con restricciones en la recepcion de efectivos.
6. Observar si se envian los estados mensuales.
7. Observar si el contador compara el total del archivo maestro con la cuenta en el mayor general.
8. Examinar el archivo de totales de lotes para verificar las iniciales del empleado de control de datos.
ENVIO DE MERCANCIA
9. Contabilizar la secuencia de los documentos de embarque.
10. Rastrear documentos de embarques seleccionados en el diario de ventas para asegurarse que esta
incluido cada uno.
FACTURACION DE LOS CLIENTES Y EL ASIENTO DE LAS VENTAS EN LOS REGISTROS
11. Contabilizar una secuencia de las facturas de ventas en el diario de ventas.
12. Rastrear numeros seleccionados de facturas duplicadas de ventas desde el diario de ventas hasta:
a. archivo maestro de cuentas por cobrar y la comprobacion de la cantidad, fecha, y numero de factura.
b. duplicado de facturas de ventas y revision de la cantidad total asentada en el diario, fecha, nombre del
cliente y clasificacion de la cuenta. Verificar los precios, extensiones y sumas. Examinar los documentos
respaldadores para una indicacion de la verificacion interna de Pam Dilley.
c. conocimiento de embarque y comprobacion del nombre del cliente, descripcion del producto, cantidad
y fecha.
d. duplicado de la orden de venta y comprobacion del nombre del cliente, descripcion del producto,
cantidad, fecha e indicacion de la verificacion interna de Pam Dilley.
e. la orden del cliente y comprobacion del nombre del cliente, descripcion del producto, cantidad, fecha y
aprobacion del credito por Rick Chulick.
13. Rastrear las ventas asentadas del diario de ventas en el archivo de los documentos de respaldo, que
incluye un duplicado de la factura de ventas, conocimiento de embarque, orden de compra y orden del
cliente.
14. Comparar las fechas en el conocimiento de embarque duplicado de la factura de ventas y diario de
ventas.
PROCESAMIENTO DE LA RECEPCION DE EFECTIVO Y EL ASENTAMIENTO DE LAS CANTIDADES EN LOS
REGISTROS
15. Obtener la lista preliminar de las entradas de efectivo, y rastrear las cantidades en el diario de entradas
de efectivo, comprobando los nombres, cantidades y fechas.
16. Comparar la lista preliminar de las entradas de efectivo con el duplicado de la ficha de deposito,
comprobando los nombres, cantidades y fechas. Rastrear el total del diario de recepcion de efectivo en el
estado bancario, verificar si hay demora en el deposito.
17. Examinar la lista preliminar para una clasificacion correcta de las cuentas.
18. Preparar una comprobacion de las entradas de efectivo.
19. Rastrear los asientos de entradas de efectivo desde el diario de recepcion de efectivo hasta el estado de
cuenta bancario, comprobar las fechas y cantidades depositadas.
20. Rastrear partidas seieccionadas desde el diario de entradas de efectivo hasta archivo maestro de cuentas
por cobrar, comprobar las fechas y cantidades.
21. Rastrear creditos seleccionados desde el archivo maestro de cuentas por cobrar hasta el diario de
recepcion de efectivo y comprobar las fechas y cantidades.

CAPITULO11 AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

417

TERMINOS IMPORTANTES
Ademas de estos terminos, veanse las paginas 387
a la 392 en donde se encuentran las descripciones de los documentos y registros importantes
que se utilizan en el ciclo de ventas y cobranza.
Ciclo de ventas y cobranza. Implica las decisiones
y procesos necesarios p a r a la transferencia de la
propiedad de bienes y servicios a los clientes
despues q u e h a n sido puestos a la venta. Empieza con u n a solicitud de un cliente y concluye con
la conversion de material o servicio en una cuenta por cobrar y finalmente en efectivo.
Clases de operaciones en el ciclo de ventas y
cobranza. Las categorias de operaciones para el
ciclo de ventas y cobranza en u n a compania
tipica: Ventas, entradas de efectivo, devoluciones y rebajas de ventas, debitos de cuentas incobrables y gastos de deudas malas.
Diseiio de formato de programa de auditoria. Los
procedimientos de auditoria resultantes de las
decisiones del auditor sobre los procedimientos
de auditoria adecuados para cada objetivo de
auditoria; este programa de auditoria se utiliza
para preparar un formato de desempeno de
programa de auditoria.
Formato de desempeno de programa de auditoria. Los procedimientos de auditoria para una
clase de operaciones organizados en el formato
en que se van a realizar; el programa de auditoria se prepara a partir de un formato de diseno
de programa de auditoria.
Funciones empresariales para el ciclo de ventas y
cobranza. Las actividades principales q u e u n a

empresa debe realizar para cumplir y registrar


operaciones de ventas, entradas de caja, devoluciones y rebajas en ventas, debitos de cuentas
incobrables y deudas malas.
Objetivos de auditoria relacionados con operaciones en el ciclo de ventas y cobranza. Los seis
objetivos que el auditor debe satisfacer para
cada clase de operaciones en el ciclo de ventas y
cobranza.
Prueba de entradas de efectivo. Un procedimien to de auditoria para probar si todas las
entradas de caja registradas se han depositado
en la cuenta bancaria conciliando las entradas
de efectivo totales registradas en el diario de
entradas de efectivo para un periodo determinado en el que se han hecho los depositos realmente en el banco.
Pruebas de controles en el ciclo de ventas y cobranza. Procedimientos de auditoria realizados
para determinar la eficacia del diseno y operaciones de controles internes especificos.
Pruebas sustantivas de operaciones en el ciclo de
ventas y cobranza. Procedimientos de auditoria
para verificar errores e irregularidades monetarias a fin de determinar si los seis objetivos de
auditoria relacionados con operaciones se han
satisfecho para cada clase de operaciones en el
ciclo de ventas y cobranza.
Traslape de cuentas por cobrar. La posposicion de
partidas para cobranza de cuentas cobrables
para ocultar un faltante de efectivo existente; un
tipo c o m u n de desfalco.

CUESTIONARIO DE REPASO
11.1 Describa la naturaleza de los siguientes documentos y registros y explique su uso en el ciclo
de ventas y cobranza: conocimiento de embarque,
facturas de venta, nota de credito, aviso de remesa,
estado de cuenta mensual para los clientes.
11.2 Explique la importancia y las aprobaciones de
credito adecuadas para ventas. i Q u e efecto tienen
los controles adecuados en la funcion de credito en
la acomodacion de evidencias por parte del auditor?
11.3 Distinga entre gastos de deudas malas y el
castigo de cuentas incobrables. Explique porque se
auditan en formas por completo diferentes.
11.4 Enumere los objetivos de auditoria relacionados con operaciones para la verificacion de operaciones de venta. Para cada objetivo, indique un
41 8

control interno que puede utiiizar el cliente a fin


de reducir la probabilidad de errores.
11.5 Indique una prueba de control y u n a prueba
sustantiva de operaciones que utiliza el auditor
para verificar los siguientes objetivos de ventas
relacionados con operaciones: las ventas registradas se indican en el monto adecuado.
11.6 Enumere las tareas mas importantes que deben segregarse en el ciclo de ventas y cobranza.
Explique por que es deseable que se separe cada
actividad.
11.7 Explique la forma en que los documentos de
embarque prenumerados y las facturas de venta
p u e d e n ser controles utiles para evitar errores en
ventas.

PARTE 3 APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA AL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

11.8 ^Cuales tres tipos de autorizaciones se utilizan


por lo comun en una estructura de control interno
para ventas? Para cada autorizacion, indique una
prueba sustantiva que el auditor utiliza para verificar si el control fue eficaz para prevenir errores.
11.9 Explique el proposito de la totalizacion directa e indirecta del diario de ventas en el rastreo
de totales en el mayor.
11.10 ^Cual es la diferencia entre el enfoque del
auditor al verificar las devoluciones y rebajas en
ventas, y el enfoque para ventas? Explique las
razones de la diferencia.
11.11 Explique por que los auditores por lo general hacen enfasis en la deteccion de un fraude en la
auditoria de efectivo. ^Esto esta de acuerdo o en
desacuerdo con la responsabilidad del auditor en la
auditoria? Explique su respuesta.
11.12 Enumere los objetivos de auditoria relacionados con operaciones para la verificacion de entradas de efectivo. Para cada objetivo, indique un
control interno que utiliza el cliente para reducir la
probabilidad de errores.
11.13 Enumere varios procedimientos de auditoria que el auditor utiliza para determinar si se
registro todo el efectivo recibido.
11.14 Explique lo que quiere decir pruebas de en~
tradas de efectivo e indique su proposito.

11.15 Explique lo que quiere decir traslape y analice la forma en que puede descubrirlo el auditor.
^Bajo que circunstancias deberia el auditor hacer
un esfuerzo especial para descubrir el traslape?
11.16 ^Cuales procedimientos de auditoria tienen mas probabilidad de ser utilizados para identificar las cuentas por cobrar castigadas como
incobrables? Indique el proposito de estos procedimientos.
11.17 Indique la relacion entre la confirmacion
de cuentas por cobrar y los resultados de las
pruebas de controles y pruebas sustantivas de
operaciones.
11.18 ^Bajo que circunstancias es aceptable realizar pruebas de controles y pruebas sustantivas de
operaciones para ventas y entradas de en una
fecha provisional?
11.19 Diane Smith, contadora piiblica, realizo
pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones para ventas para el mes de marzo en u n a
auditoria de los estados financieros para el ano
concluido el 31 de diciembre de 1994. Con base en
los excelentes resultados de las pruebas de controles y de las pruebas sustantivas de operaciones,
decidio reducir significativamente sus pruebas
sustanciales de detalles de saldos a final de ano.
Evalue esta decision.

PREGUNTAS DE OPCION MULTIPLE DE LOS EXAMENES PARA CP


11.20 Las siguientes preguntas se refieren a los
controles internos en el ciclo de ventas y cobranza.
Escoja la mejor respuesta.
a. Para un control interno eficaz, la funcion de
f acturacion de PED debe realizarse por
(1) el departamento de contabilidad.
(2) el departamento de ventas.
(3) el departamento de embarque.
(4) el departamento de credito y cobranza.
b. Una politica de la compania debe indicar claramente que la mercancia defectuosa devuelta
por los cliente ha de entregarse a
(1) elvendedor.
(2) el encargado de recepcion.
(3) el encargado de control de inventario.
(4) el encargado de cuentas por cobrar.
c. Para un buen control interno, el gerente de
credito debe ser responsable ante el
(1) gerente de ventas.
(2) gerente de servicio a clientes.

(3) contralor.
(4) tesorero.
d. Para un buen control interno, el departamento
de facturacion PED debe estar bajo la direccion

del
(1)
(2)
(3)
(4)

contralor.
el gerente de credito.
el gerente de ventas.
tesorero.

11.21 Para cada uno de los siguientes tipos de


errores (partes de la a a la d), escoja el control que
debio haber evitado el error:
(a) Una compania manufacturera recibio una considerable devolucion de ventas en el ultimo
mes del ano, pero la nota de credito por la
devolucion no fue preparada sino hasta despues que los auditores terminaron su trabajo de
campo. La mercancia devuelta fue incluida en
el inventario fisico.

CAPITULO11 AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

(1) La balanza de comprobacion o relacion de


cuentas por cobrar se prepara.
(2) Se p r e n u m e r a n las notas de credito y se
toman en cuenta todos los numeros.
(3) Periodicamente se prepara una conciliacion
con la balanza de comprobacion de cuentas
de clientes con el control del mayor.
(4) Los informes de recepcion se p r e p a r a n para todos los materiales recibidos y tales
informes se toman en cuenta en forma regular.
b. El gerente de ventas atribuyo a un vendedor,
Jack Smith, las ventas que de hecho fueron
ventas "de cuenta interna". Posteriormente,
Smith dividio su exceso de comisiones de ventas con el gerente de ventas.
(1) Las partidas de ventas de resumen se verifican periodicamente por personas independientes de las funciones de venta.
(2) Las ordenes de ventas se revisan y se aprueban por personas independientes del departamento de ventas.
(3) El auditor interno compara los estados de
cuentas de comisiones de ventas con el registro de salidas de efectivo.
(4) Las ordenes de venta estan prenumeradas y
todos los numeros estan justificados.
c. Una factura de 5,200 dolares fue calculada correctamente pero, por error, fue tecleada como
2,500 dolares en el diario de ventas y en el
archivo maestro de cuentas por cobrar. El
cliente envio solamente 2,500 dolares, la cantidad q u e aparecia en su estado de cuenta
mensual.
(1) Las listas p r e v i a s y los totales p r e d e t e r m i n a d o s se utilizan p a r a controlar los
asientos.
(2) Los numeros de serie de las facturas de venta, precios, descuentos, extensiones y totales
se verifican en forma independiente.
(3) Los estados de cuenta mensuales de los
clientes se verifican mensualmente y son
enviados por correo por una persona responsable diferente del contador que los
prepara.
(4) Las d e d u c c i o n e s de r e m e s a s no autoriz a d a s q u e h a c e n los clientes, y o t r o s
a s u n t o s en aclaracion se investigan de
i n m e d i a t o p o r p a r t e de u n a p e r s o n a ind e p e n d i e n t e de la funcion de cuentas por
cobrar.

420

d. Las copias de las facturas de venta muestran


diferentes precios unitarios por articulos aparentemente identicos.
(1) Todas las facturas de venta son verificadas
en cuanto a todos los detalles despues de su
preparacion.
(2) Las diferencias que reportan los clientes son
investigadas de forma satisfactoria.
(3) Los datos de ventas estadisticos son compilados y reconciliados con las ventas registradas.
(4) Se compara todas las facturas de ventas con
las ordenes de compra de los clientes
r
11.22
Las siguientes preguntas se refieren a he11.
chos
de
auditoria para el ciclo de ventas y cobranchc
za. Seleccione la mejor respuesta.
a. En ocasiones los auditores utilizan la comparacion de indices como evidencias de auditoria. Por
ejemplo, una disminucion no explicada en el indice de margen de utilidad bruta de ventas puede
sugerir ^cual de las siguientes posibilidades?
(1) Adquisicionesnoregistradas.
(2) Ventas no registradas.
(3) Adquisiciones de mercancia que se cargan
a los gastos de ventas y generates.
(4) Ventas ficticias.
b. Un auditor realiza pruebas sustantivas para
ventas. Un paso es rastrear una muestra de partidas de abonos desde el archivo maestro de
cuentas por cobrar hasta las copias de las facturas de venta. <j,Que pretenderia establecer el
auditor con este paso?
(1) Las facturas de venta representan ventas
existentes.
(2) Todas las ventas h a n sido registradas.
(3) Todas las facturas de venta han sido adecuadamente asentadas en las cuentas de los clientes.
(4) Las partidas de abonos en el archivo maestro de cuentas por cobrar son soportadas de
forma adecuada por las facturas de venta.
c.
c. Para verificar que todas las transacciones de
venta hayan sido registradas, debe realizarse
una prueba sustantiva de operaciones en una
muestra representativa obtenida de
a. las partidas en el libro de ventas.
b. el archivo de ordenes de venta del encargado de facturacion.
c. un archivo de copias de facturas de ventas
para los cuales todas las formas prenumeradas de la serie han sido contabilizadas.

PARTE 3 APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA AL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

(4) el archivo de copias de conocimientos de


embarque del encargado de embarques.
d. Un contador publico esta auditando los estados
financieros de u n a compafiia telefonica pequefia y desea probar que todos a los clientes se les
esta facturando. Un procedimiento que podria
utilizar es
(1) verif icar una muestra de listas en el directorio
telefonico con el control de facturacion.

(2) rastrear u n a muestra de asientos del control


de facturacion hasta los registros de cuentas
por cobrar subsidiarios.
(3) obtener un saldo de los archivos maestros
de cuentas por cobrar con las cuentas de
control del mayor.
(4) confirmar un n u m e r o representative de
cuentas por cobrar.

PUNTOS DE DEBATE Y PROBLEMAS


11.23 Los puntos del 1 al 8 son pruebas seleccionadas del tipo que generalmente se encuentra en
los cuestionarios de control interno que utilizan los
contadores para lograr conocer la estructura de
control interno en el ciclo de ventas y cobranza. Al
utilizar el cuestionario para un cliente, una respuesta "afirmativa" a una pregunta indica un posible control interno, en tanto que u n a respuesta
"negativa" indica una debilidad potencial.
1. ^Las facturas de ventas se compara indep e n d i e n t e m e n t e con las ordenes de los
clientes en cuanto a precios, cantidades, extensiones y totales?
2. ^Las ordenes de venta, facturas y notas de
credito emitidas y archivadas en secuencia
numerica y las secuencias son contabilizadas frecuentemente?
3. ^Las funciones de venta y las funciones de cajero son independientes de las entradas de
caja, embarques, entrega y funciones de facturacion?
4. ^Todos los COD, desechos, equipo y ventas en
efectivo se cuentan de la misma forma que las
ventas a cuenta y la contabilidad es independiente del procedimiento de cobranzas?
5. ^La funcion de cobranza es independiente
de y constituye una verificacion en facturacion y registro de ventas?
6. ^Los archivos maestros de cuentas por cobrar son balanceados en forma regular para
controlar las cuentas por parte de un empleado independiente de las funciones de
facturacion?
7. ^Las entradas de efectivo son anotadas en los
libros en partidas originales por personas
independientes de las funciones de apertura
del correo y registro de las entradas?
8. <j,Las entradas son depositadas intactas a
diario en forma oportuna?

Tarea
a. Para cada una de las preguntas anteriores, indique los objetivos de auditoria relacionados
con operaciones que se estan satisfaciendo si el
control est'a en funcionamiento.
b. Para cada control enumere un procedimiento
de prueba de control para verificar su eficacia.
c. Para cada una de las preguntas anteriores,
identifique la naturaleza de los errores financieros potenciales.
d. Para cada error potencial en la parte c, enumere
un procedimiento de auditoria sustantivo para
determinar que existen errores importantes.
11.24 Los siguientes errores o irregularidades se
incluyen en los registros contables de Goyce Manufacturing Co:
1. Una factura de v e n t a s fue s u m a d a m a l
por 1,000 dolares d e b i d o a un error de
captura.
2. Una venta importante fue registrada en forma no intencional por segunda vez en el
ultimo dia del ano. La venta habia sido registrada originalmente dos dias antes.
3. El efectivo pagado en cuentas por cobrar fue
robado por el encargado del correo cuando
se abria el correo.
4. El efectivo p a g a d o en c u e n t a s por cobrar
q u e habia sido p u e s t o e n u n a lista p o r
u n a secretaria fue r o b a d o p o r el contador q u e registra las e n t r a d a s de efectivo
y c u e n t a s p o r cobrar. No registro las operaciones.
5. Un embarque a un cliente no fue facturado
porque se perdio el conocimiento de embarque.
6. La mercancia fue enviada a un cliente, pero
no se preparo un conocimiento de embar-

CAPITULO11 AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

421

que. Dado que las facturas son preparadas


a partir de los conocimientos de embarque,
no se facturo al cliente.
7. Una venta a un cliente residencial fue clasificada en forma no intencional como una
venta comercial.
Tare a
a. Identifique si cada error es un error o una irregularidad.
b. Para cada error, indique un control que hubiese
prevenido que ocurriese en forma continua.
c. Para cada error, indique un procedimiento de
auditoria sustantivo que pudiese descubrirlo.
11.25 Las siguientes son pruebas de controles que
se realizan comunmente y pruebas sustantivas de
operaciones de procedimientos de auditoria en los
ciclos de venta y cobranza:
1. Examine las devoluciones de venta para ver
que hayan sido aprobadas por funcionario
autorizado.
2. Encuentre la secuencia de documentos de
embarque y examine cada uno para asegurarse que tengan adjunta u n a copia de la
factura de ventas.
3. Encuentre una secuencia de facturas de venta y examine cada una para asegurarse que
una copia del documento de embarque este
adjunta.
4. Compare la cantidad y descripcion de productos en los documentos de embarque con
las facturas de venta relacionadas.
5. Rastree las ventas registradas en el diario de
ventas con el archivo maestro de cuentas
por cobrar y compare el nombre del cliente,
la fecha y el monto de cada una.
6. Revise las listas en el libro de entradas de
caja para determinar si el efectivo esta asentado todos los dias.
7. Reconcilie las entradas de caja registradas
en la lista con el diario de ventas en efectivo
y el estado de cuenta bancario para un periodo de un mes.
Tarea
a. Identifique si cada procedimiento de auditoria
es una prueba de control o una prueba sustantiva de operaciones.

422

b. Indique cual de los seis objetivos de auditoria


relacionados con operaciones satisface cada
uno de los procedimientos de auditoria.
c. Identifique el tipo de evidencia utilizada para
cada procedimiento de auditoria, como u n a
confirmacion y observacion.
11.26 Los siguientes son selecciones de objetivos de
auditoria relacionados con operaciones y procedimientos de auditoria para operaciones de venta:
OBJETIVOS DE AUDITORIA RELACIONADOS
CON OPERACIONES
1. Existen ventas registradas.
2. Se registran las ventas existentes.
3. Las operaciones de ventas se incluyen adecuadamente en el archivo maestro de cuentas por cobrar y se resumen en forma correcta.
PROCEDIMIENTOS
1. Rastree una muestra de documentos de embarque con las facturas de venta relacionadas y el diario de ventas para asegurarse
que se facturo el embarque.
2. Examine una muestra de copias de facturas
de ventas para determinar si cada una tiene
adjunto un documento de embarque.
3. Examine el diario de ventas para una muestra de operaciones de ventas a fin de determinar si cada una tiene una marca en el
margen que indique que ha sido comparada
con el archivo maestro de cuentas por cobrar en cuanto al nombre del cliente, la fecha
y el monto.
4. Examine una muestra de los documentos de
embarque a fin de determinar si cada uno
tiene un numero escrito en la esquina inferior izquierda en la copia de la factura de
ventas.
5. Rastree una muestra de partidas de abonos
en el archivo maestro de cuentas por cobrar
con el diario de ventas a fin de determinar
si la fecha, el nombre del cliente y el monto
son los mismos.
6. Rastree una muestra de copias de facturas
de ventas con los documentos de embarque
relacionados que se encuentran en el departamento de embarques para asegurarse que
se hizo un embarque.

PARTE 3 APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA AE CICEO DE VENTAS Y COBRANZA

Tarea

a. Para cada objetivo, identifique por lo menos un


error especifico que ocurrio.
b. Describa las diferencias entre los propositos del
primer y segundo objetivos.
c. Para cada procedimiento de auditoria, identifiquelo como una prueba de control o una prueba
sustantiva de operaciones. (Existen tres de cada
uno.)
d. Para cada objetivo, identifique una prueba de
control y una prueba sustantiva de operaciones.
e. Para cada prueba de control, identifique el control interno que se esta probando. De igual
forma, identifique o describa un error que el
cliente este tratando de evitar utilizando un
control.
11.27 Los siguientes procedimientos de venta se
encontraron durante la auditoria anual de Marvel
Wholesale Distributing Company.
Las ordenes de los clientes son recibidas por el
departamento de ordenes de venta. Un oficinista
calcula el monto aproximado en dolares de la orden y la envia al departamento de credito para su
aprobacion. La aprobacion de credito se pone en
forma de sello en el pedido y se envia al departamento de contabilidad. Se utiliza entonces una
microcomputadora para generar dos copias de
una factura de ventas. El pedido se archiva en el
archivo de pedidos de clientes.
La copia del cliente de la factura de ventas se
pone en un archivo de pendientes en espera de la
notificacion de que el pedido ha sido enviado. La
copia de embarque de la factura de ventas es enviada a traves del almacen, y el departamento de
embarques tiene las autorizaciones de los departamentos respectivos para liberar y embarcar la mercancia. El personal del departamento de embarques empaca el pedido y prepara manualmente un
conocimiento de embarque en tres copias: el original es enviado al cliente, la segunda copia es enviada con el embarque y la tercera se archiva en
secuencia en el archivo de conocimiento de embarque. La copia de embarque de la factura de venta
es enviada al departamento de contabilidad con
cualesquier cambios resultantes de la f alta de mercancia disponible.
Un empleado en contabilidad compara la copia
de embarque de la factura de embarque recibida
CAPI'TULO 11

con la copia de la factura de venta del cliente del


archivo de pendientes. Las cantidades en las dos
facturas se comparan y los precios tambien se
comparan en una lista de precios aprobada. La
copia del cliente se envia posteriormente por correo al cliente y la copia del embarque se envia al
departamento de procesamiento de datos.
El encargado de procesamientos de datos en
contabilidad captura los datos de la factura de
ventas en la computadora, que se utiliza para preparar el diario de ventas y actualizar el archivo
maestro de cuentas por cobrar. Archiva la copia de
embarque en el archivo de facturas de ventas en
secuencia numerica.
a. A fin de reunir evidencias de auditoria respecto a la aprobacion de credito por ventas adecuado, el auditor elegiria una muestra de documentos de operaciones de la poblacion que le
presente el
(1) archivo de pedidos de clientes.
(2) archivo de conocimientos de embarque.
(3) archivo maestro de cuentas por cobrar de
los clientes.
(4) archivo de facturas de venta.
b. A fin de determinar si los controles internos
funcionan adecuadamente para reducir casos
de fallas en el asiento de facturas en el archivo
maestro de cuentas por cobrar de clientes, el
auditor seleccionaria una muestra de operaciones de la poblacion representada por
(1) el archivo de pedidos de clientes.
(2) el archivo de conocimiento de embarque.
(3) el archivo maestro de cuentas por cobrar del
cliente.
(4) el archivo de facturas de ventas.
c. A fin de determinar si los controles internos
funcionaron eficazmente para reducir los casos
de fallas en la facturacion de un embarque, el
auditor elegiria una muestra de operaciones de
la poblacion que le presentara el
(1) archivo de pedidos de clientes.
(2) archivo de conocimientos de embarque.
(3) archivo maestro de cuentas por cobrar de
clientes.
(4) archivo de facturas de ventas.
d. A fin de reunir evidencias de auditoria que los
productos no cobrados en las cuentas de los clientes representaron efectos por cobrar existentes
con cargo a clientes, el auditor escogeria una
muestra de partidas de una poblacion representada por
AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

423

(1) el archivo de pedidos de clientes.


(2) el archivo de conocimientos de embarque.
(3) el archivo maestro de cuentas por cobrar de
clientes.
(4) el archivo de facturas de venta.*

b. Indique cual de los objetivos de auditoria relacionados con operaciones satisface cada uno de
los procedimientos de auditoria.
c. Para cada prueba de control de la parte a, indique una prueba sustantiva que podria utilizarse para determinar si existio un error o irregularidad monetarios.

11.28 Los siguientes son procedimientos de auditoria comunes para pruebas de ventas y entradas
de caja.
11.29 Appliances Repair and Service Company
1. Compara la cantidad y descripcion de las factura a todos sus clientes en lugar de cobrar en
partidas en las copias de facturas de ventas efectivo cuando se proporcionan servicios. Todo el
con los documentos de embarque relaciona- correo es abierto por Tom Gyders, el tesorero.
dos.
Gyders, contador publico, es la persona mas califi2. Rastree las entradas de efectivo registradas cada en la compania que esta en la oficina todos los
en el archivo maestro de cuentas por cobrar dias. Por lo tanto, el p u e d e solucionar problemas
con el diario de entradas de caja y compare y responder rapidamente a las necesidades de los
el nombre del cliente, la f echa y el monto de clientes. Al recibir efectivo, prepara inmediatamente u n a lista del efectivo y u n a copia de la ficha
cada una.
3. Examine las copias de las facturas de venta de deposito. El efectivo es depositado todos los
para ver si hay indicios que los precios de dias. Gyders utiliza la lista para capturar las opeventa unitarios se compararon con la lista raciones financieras en los registros contables computarizados. Tambien se pone en contacto con los
de precios aprobada.
4. Examine las copias de facturas de ventas pa- clientes cuando hay cuentas por cobrar pendienra determinar si la clasificacion de cuentas tes. Dado que el tambien conoce el negocio y a cada
para ventas se ha incluido en el documento. cliente, otorga credito, autoriza todas los rebajas
5. Examine el diario de ventas para ver las sobre ventas, y castiga las cuentas incobrables. El
operaciones de partes relacionadas, los efec- propietario esta sumamente complacido con la eficiencia de la compania. Puede dirigir su negocio
tos por cobrar y otras partidas inusuales.
6. Seleccione una muestra de pedidos de clien- sin dedicar mucho tiempo al mismo debido a la
tes y rastree los documentos en los docu- eficiencia de Gyders.
mentos de embarque relacionados, las facImaginemos la sorpresa del cliente cuando desturas de proveedores y el archivo maestro cubren que Gyders ha cometido un robo importande cuentas por cobrar p a r a comparar el te de las entradas de efectivo de la compania. Lo
nombre, la fecha y el monto.
hizo no registrando ventas, registrando creditos
7. Realice una prueba de las entradas de efectivo. inadecuados en las cuentas por cobrar registradas
8. Examine una muestra de los avisos de reme- y exagerando las cuentas por cobrar.
sa para ver la aprobacion de los descuentos
Tarea
en efectivo.
9. Justifique u n a secuencia numerica de las
notas de remesas y determine si existe una a. Dado que el efectivo estaba puesto en u n a lista,
marca de referenda cruzada para cada uno,
iba solo a la tesoreria y era depositado todos los
indicando que ha sido registrada en el diario
dias. ^Que deficiencia de control interno perde entradas de caja.
mitio el fraude?
b. ^Cuales son los beneficios de poner en una lista
Tarea
el efectivo? ^Quien deberia preparar la lista y
que deberes no deberia realizar esa persona?
a. Identifique si cada procedimiento de auditoria c. Supongamos que una persona apropiada, tal y
como se indica en la parte b, prepara u n a lista
es u n a prueba de control o u n a prueba sustandel efectivo. ^Que evitara que esa persona tome
tiva de operaciones.
el efectivo despues de que se asienta en la lista,
pero antes de q u e sea depositado?
*Adaptado de AICPA.
424

PARTE 3 APLICACIONDEL PROCESODE AUDITORIA ALCICLODE VENTAS YCOBRANZA

d. ^Quien deberia depositar el efectivo, dada su


respuesta en la parte b?
11.30 El recepcionista de Jones Supply Co. pone
en u n a lista el efectivo antes de hacer los depositos
diarios. Da los avisos de remesas al encargado de
procesamiento de datos que los utiliza para capturar las operaciones de entradas de efectivo en los
registros contables computarizados. Cada mes, el
contralor prepara una prueba de las entradas de
efectivo e imprime una copia del diario de entradas
de efectivo y lo compara con las listas.
Tarea
a. Defina una prueba de entradas de efectivo e
indique su proposito.
b. Para los siguientes errores o irregularidades,
indique si (i) es probable el que se descubra
mediante una prueba de entradas de caja. (ii) Es
probable que sea descubierto por una comparacion de las listas del diario de entradas de
efectivo. (iii) Es probable que se descubra ya sea
mediante una prueba de entradas de efectivo o
una comparacion de las listas del diario de
entradas de efectivo o (iv) no es probable que
se descubra por una prueba de las entradas de
efectivo ni por una comparacion de la lista del
diario de entradas de efectivo.
(1) El efectivo fue asentado en u n a lista y capturado adecuadamente en los registros contables computarizados, pero el banco abono
el monto adecuado a la cuenta bancaria de
Jones.
(2) El recepcionista por accidente no dio los dos
avisos de remesa al encargado de procesamiento de datos los cuales se habia asentado
el efectivo.
(3) El recepcionista por accidente tiro un sobre
cerrado que incluia un cheque y un aviso de
remesa.
(4) El encargado de procesamiento de datos
cometio un error de trasposicion al capturar
la operacion en los registros contables comp u t a r i z a d o s (registro u n a entrada como
4,621 dolares en lugar de 6,421 dolares).
(5) El encargado de procesamiento de datos
registro el efectivo recibido en la forma corrects, pero lo abono a la cuenta de otro
cliente.

CAPITULO11

(6) El recepcionista indico las entradas de efectivo, pero despues retuvo un cheque para
utilizarlo el mismo y no envio el aviso de remesa al encargado de procesamiento de datos.
c. Para las preguntas de la parte b, que usted
respondio (iv), identifique un procedimiento
de auditoria que probablemente descubra el
error.
11.31 El consejo de f iduciarios de una iglesia local
le ha pedido revisar sus procedimientos contables.
Como parte de esta revision usted ha preparado
los siguientes comentarios sobre las cobranzas hechas en los servicios semanales y la contabilidad
de las aportaciones de los miembros:
1. El consejo de fiduciarios de la iglesia ha
delegado la responsabilidad de la administracion financiera y de la auditoria de los
registros financieros al comite de finanzas.
Este grupo prepara el presupuesto anual y
aprueba los desembolsos de efectivo importantes pero no participa en la cobranza ni en
la contabilidad. No se ha considerado necesaria ninguna auditoria en anos recientes
porque el mismo empleado en quien se ha
confiado ha llevado la contabilidad de la
iglesia y ha servido como secretario de finanzas durante 15 anos.
2. La cobranza en el servicio semanal esta a
cargo de un grupo de miembros. El jefe del
equipo cuenta el dinero cobrado en la oficina de la iglesia despues de cada servicio.
Despues coloca el dinero y u n a nota de la
cantidad en la caja fuerte de la iglesia. La
siguiente manana el secretario de finanzas
abre la caja y vuelve a contar el dinero cobrado. Conserva aproximadamente 100 dolares para cumplir con los gastos en efectivo
durante la siguiente semana y deposita el
resto intacto. A fin de facilitar el deposito,
los miembros que hacen sus aportaciones en
cheque se les pide que hagan sus cheques al
portador.
3. A peticion de unos cuantos miembros se les
proporciona sobres prenumerados y prefechados en los cuales insertan sus aportaciones
semanales. El jefe del equipo saca el efectivo de los sobres para contarlo con el efectivo
suelto incluido en la cobranza y desecha los
sobres. No se lleva ningun registro de la

AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

425

emision o devolucion de sobres y no se fomenta el sistema de sobres.


4. A cada miembro se le pide preparar una
tarjeta de aportacion cada ano. Esta tarjeta
se considera como un compromiso moral
q u e hace el miembro para contribuir con
una cantidad determinada cada semana. Con
base en los montos q u e se muestran en las
tarjetas, el secretario de f inanzas proporciona u n a carta a los miembros, a solicitud,
para apoyar la deducibilidad de impuestos
con sus aportaciones.

Tarea
Identifique las debilidades y recomiende mejoras
en los procedimientos de cobranza que se hacen en
los servicios semanales y la contabilidad de las
aportaciones de los miembros.
Utilice la metodologia para identificar las debilidades q u e se analizo en el capitulo 9. Organice su
respuesta en la forma siguiente.*

DEBILIDADES

MEJORA
RECOMENDADA

11.32 Las funciones de facturacion a clientes y


entradas de efectivo de Robinson Company, una
pequena fabrica de pinturas, estan a cargo de un
recepcionista, un encargado de cuentas por cobrar
y un cajero que tambien funge como secretario. Los
productos de la compania se venden a mayoristas
y tiendas detallistas.
Lo siguiente describe todos los procedimientos que
realizan los empleados de Robinson Company relativos a la facturacion de clientes y entradas de efectivo:
1. El correo lo abre el recepcionista, quien entrega los pedidos de clientes al encargado de
cuentas por cobrar, cada dia se reciben entre
15 y 20 pedidos, dado que tiene instrucciones
de acelerar el embarque de pedidos, el encargado de cuentas por cobrar prepara de una
sola vez una f actura de ventas en cinco copias,
mismas que distribuye de la forma siguiente.
a. La copia uno es la copia de facturacion del
cliente y se conserva en cuentas por cobrar
hasta que se recibe la nota de embarque.

*AdaptadodelAICPA.

426

b. La copia dos es la copia para el departamento


de cuentas por cobrar y se conserva para la
actualizacion final de los registros contables.
c. Las copias tres y cuatro se envian al departamento de embarques.
d. La copia cinco se envia al almacenista como
persona que tiene autoridad para liberar los
productos al departamento de embarques.
2. Despues que ha pasado el pedido de pintura
del almacen al departamento de embarque,
este ultimo prepara los conocimientos de
embarque y las etiquetas de las cajas. La
copia de la factura de ventas n u m e r o cuatro
se inserta en una caja como ficha de empaque. Despues que el transportista ha recogido el embarque, la copia del cliente del conocimiento de embarque y la copia 3, en la
que se anotan cualesquier faltantes, se devuelven al encargado de cuentas por cobrar. La
compania no surte faltantes en caso de que
ocurran; se espera a que los clientes vuelvan
a pedir la mercancia. La copia del conocimiento de embarque de Robinson Company se
archiva en el departamento de embarques.
3. Cuando la copia tres y la copia del cliente del
conocimiento de embarque se recibe en cuentas por cobrar, las copias uno y dos se numeran
y se insertan las cantidades embarcadas, los
precios unitarios, los calculos, las rebajas y
los totales. Las copias dos y tres se engrapan.
4. El encartado de cuentas por cobrar captura
las operaciones de ventas en los registros de
contabilidad computarizados a partir de la
copia dos. Solo se capturan las cantidades,
precios, rebajas y cuentas d a d o que la computadora calcula las multiplicaciones y los
totales. Estas multiplicaciones y totales se
c o m p a r a n d e s p u e s con la copia u n o . El
encargado de cuentas por cobrar envia entonces la copia u n o y la copia del conocimiento de embarque al cliente. Se archiva la
copia dos junto con la copia tres en orden
numerico.
5. Dado que Robinson Company tiene escasez
de efectivo, tambien se acelera el deposito de
las entradas de efectivo. El recepcionista entrega todas las cartas recibidas y correspondencia relacionada al encargado de cuentas
por cobrar, quien examina los cheques y determina que los comprobantes acompanantes
o la correspondencia contiene suficientes de-

PARTE 3 APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA AL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

talles para permitir la captura de las operaciones en la computadora. El encargado de


cuentas por cobrar endosa los cheques y los
da al cajero quien prepara el deposito diario.
No se recibe efectivo en el correo y no se
vende pintura directamente en la fabrica.
6. El encargado de cuentas por cobrar utiliza
los comprobantes o la correspondencia que
acompana a los cheques para capturar las
operaciones en los registros contables computarizados. El encargado de cuentas por
cobrar es el que tiene correspondencia con
los clientes sobre deducciones no autorizadas para descuentos, flete o descuentos por
publicidad, devoluciones, etc., y prepara las
notas de credito pertinentes. Las aclaraciones de montos grandes son remitidos al gerente de ventas para que los aclare. Cada
mes el encargado de cuentas por cobrar im-

prime una balanza de comprobacion de las


cuentas por cobrar y compara el total con
las cuentas de control del mayor de cuentas
por cobrar.
Tare a
a. Identifique las debilidades del control interno
en los procedimientos de Robinson Company
relacionados con la facturacion a clientes y entradas de efectivo y la contabilidad de estas
operaciones. Utilice la metodologia para identificar las debilidades que se analizaron en el
capitulo 9.
b. Para cada debilidad identifique el error o irregularidad que pudiese surgir.
c. Para cada debilidad, enumere un procedimiento de auditoria sustantivo para verificar la
importancia del error potencial.*

CASO
11.33 La Meyers Pharmaceutical Company, un
fabricante de medicamentos, tiene los siguientes
controles internos para facturacion y registro de
cuentas por cobrar:
1. Un of icinista del departamento de pedidos
recibe una orden de compra de un cliente
y prepara una orden de venta de la compafiia prenumerada en la que se inserta la
informacion pertinente, como el nombre
del cliente y su direccion, el niimero de
cuenta del cliente, cantidad y productos
pedidos. Despues que ha preparado la orden de venta, la orden de compra del cliente se le adjunta.
2. Posteriormente el formato de orden de
venta se pasa al departamento de credito
p a r a su aprobacion. Se hacen calculos
aproximados de los valores de facturacion
de los pedidos en el departamento de credito para aquellas cuentas a las que se les
impone limites de credito. Despues de una
investigation, la aprobacion del credito se
anota en la forma.
3. Posteriormente, la orden de venta es enviada al departamento de facturacion, en
donde un oficinista utiliza una microcomputadora para generar la factura del cliente. Automaticamente multiplica el niimero
CAPITULO 11

de productos por el precio unitario y suma


las cantidades para obtener el total de la
factura. El encargado de facturacion determina los precios unitarios de los productos
a partir de una lista de precios de facturacion.
La microcomputadora automaticamente
acumula los totales diarios de los numeros
de cuenta de cliente y montos de facturas
para proporcionar totales "aproximados"
de los montos de control. Estos totales, que
se insertan en un registro diario, sirven
como totales en lote predeterminados para
la verification de entradas en los registros
contables computarizados.
La facturacion se hace en formatos prenumerados continuos con papel carbon intercalado que tienen las siguientes designaciones:
(1) Copia del cliente.
(2) Copia del departamento de venta, para
proposito de informacion.
(3) Copia de archivo.
(4) Copia del departamento de embarques,
que sirve como una orden de embarque,
tambien se preparan los conocimientos
de embarque en copias al carbon del
procedimiento de facturacion.
'Adaptado del AICPA.
AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBKANZA

427

4. La copia del departamento de embarque


de la f actura y los conocimientos de embarque se envian entonces al departamento de
embarque. Despues que el pedido ha sido
enviado, las copias del conocimiento de
embarque se envian de regreso al departamento de facturacion. La copia del departamento de embarque de la factura se archiva en el departamento de embarque.
5. En el departamento de facturacion una copia del conocimiento de embarque se adjunta a la copia de la factura del cliente, y
ambos documentos son enviados por correo al cliente. La otra copia del conocimiento del embarque, junto con el f ormato
de orden de venta, se engrapa entonces a
la copia de la factura que va a archivo y se
archiva en orden numerico de facturas.
6. C u a n d o la m i c r o c o m p u t a d o r a g e n e r a
facturas tambien esta almacenando las
operaciones en un disco. Este disco se
utiliza posteriormente p a r a actualizar los
registros contables computarizados. Este
procedimiento de actualizacion se corre
diario y se genera un informe resumido.
Se p r e p a r a u n a impresion de todos los
diarios y may ores.

7.

Periodicamente, un auditor interno rastrea


una muestra de ordenes de venta en la
estructura de control interno de los mayores y diarios, y prueba tanto los procedimientos como los montos en dolares. Este
procedimiento incluye comparar los totales
de control con los resultados, recalculo de
facturas y retotalizacion de diarios y rastreo de totales al archivo maestro y mayor.

Tarea
a. Haga un diagrama de flujo de la funcion de
facturacion a fin de entender el sistema.
b. Enumere los controles internos sobre ventas
para cada u n o de los seis objetivos de auditoria relacionados con operaciones.
c. Para cada control, enumere una prueba de control util para verificar la ef icacia del control.
d. Para cada objetivo de auditoria relacionado
con operaciones p a r a ventas, enumere las
pruebas sustantivas adecuadas de operaciones de procedimientos de auditoria, considerando la estructura de control interno.
e. Combine los procedimientos de auditoria de
las partes c y d de un programa de auditoria
eficiente para realizar la auditoria.

APL1CACION DELCASO INTEGRADO


11.34 Bj Auditoria ABC. Parte II.
En la parte I de este estudio de caso, paginas
347-349, usted logro entender la estructura de
control interno y realizo u n a evaluacion inicial
del riesgo de control de cada uno de los objetivos de
auditoria relacionados con operaciones de adquisicion y operaciones de desembolso de efectivo.
El proposito de la parte II es continuar con la
evaluacion del riesgo de control decidiendo sobre
las pruebas de control adecuadas y pruebas sustantivas de operaciones.
Supongamos q u e en la parte I, se determino
que los controles internos clave son los siguientes.
1. Separacion de las funciones de compra,
recepciony desembolso de efectivo.
2. Revision de los documentos de apoyo y
firma de cheques por una persona independiente autorizada.
3. Uso de cheques p r e n u m e r a d o s debidamente contabilizados.
428

4. Utilizacion de ordenes de compra prenumeradas debidamente contabilizadas.


5. Utilizacion de paquetes de documentos
prenumerados debidamente contabilizados.
6. Verificacion interna de paquetes de documentos antes de la preparacion de cheques.
7. Conciliation mensual independiente de estados de cuentas bancarios.
Para los requerimientos a y b, debe seguir un
f ormato similar al que se ilustra p a r a ventas en la
tabla 11.2, pagina 397. Debe usted preparar u n a
matriz de adquisiciones y u n a mas para salidas
de efectivo. Observe que la primera columna en
cada matriz debe incluir la misma informacion
que la hilera superior en la hoja de calculo que
usted preparo p a r a el problema 9.32. De igual
forma, los controles internos importantes incluyen solamente los siete de arriba y las pruebas de

PARTE3 APUCACION DEL PROCESODE AUDITORIA ALCICLODE VENTAS YCOBRANZA

controles incluyen solamente las que usted elaboro en el requisito a. Las pruebas sustantivas de los
procedimientos de operaciones deben disenarse
con base en una suposicion de que los resultados
de las pruebas de control seran favorables.
Tarea
a. Disene pruebas de control de procedimientos
de auditoria que proporcionan evidencias
adecuadas para cada uno de estos controles.
No incluya mas de dos pruebas de control
para cada control interno.
b. A u n q u e los controles parecen estar bien disenados y las pruebas de controles de desviaciones no se esperan, los resultados del afio anterior
indican que quizas existan todavia algunos
errores. Por lo tanto, usted decide realizar

pruebas substantivas de operaciones de adquisiciones y salidas de efectivo. Disene pruebas sustantivas de operaciones para cada
objetivo de auditoria relacionado con operaciones. No incluya mas de dos pruebas sustantivas de operaciones para cualquier objetivo.
Utilice las tablas 11.4 de las paginas 413 y 414
y 11.5 de las paginas 415 y 416 como marcos
de referenda,
c. Combine las pruebas de controles y pruebas
sustantivas de operaciones disenadas en los
requerimientos a y b en un f ormato de desempeno. Incluya tanto las pruebas de adquisiciones
como las pruebas de salidas de efectivo en el
mismo programa de auditoria. Utilice la figura 11.8 de la pagina 417 como marco de refere n d a para preparar el programa de auditoria
en formato de desempeno.

CAPITULO11 AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

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