Anlisis y gestin de repuestos en almacn

15/09/2013mecantechDeja un comentarioGo to comments

Hoy en da el grado de automatizacin en la industria en general y ms

concretamente en la industria papelera es enorme. La mano de obra se ha visto as reducida
casi a la mnima expresin a la vez que han aparecido en escena mquinas y equipos que
realizan el trabajo de manera casi inagotable. Una de las consecuencias que esta situacin
provoca es que la gestin de activos fsicos de nuestra planta se convierte en un aea
estratgica de primer orden. Es imprescindible mantener una funcionalidad correcta de los
equipos para obtener unos niveles de produccin, seguridad y calidad de acuerdo a los
objetivos establecidos. Tenga en cuenta que incluso hoy en da esta situacin se agrava en
tanto en cuanto los stocks intermedios de produccin se han visto reducidos igualmente y
as, las paradas por avera de las lneas de produccin afectan casi de manera directa al
cliente final que advierte el retraso en la entrega de sus pedidos. Es evidente que debemos
evitar siempre este tipo de situaciones tratando de minimizar el tiempo de parada no
planificada de nuestras lneas de produccin. Una de las herramientas a nuestro alcance es el
correcto anlisis y gestin del almacn de repuestos. El objetivo de dicho anlisis es llegar al
punto de equilibrio entre dos intereses claramente enfrentados, a saber, tcnico y econmico.
Partir de una idea que defina la causa de nuestra necesidad es de vital importancia como se
ver a continuacin. El hecho de mantener un determinado stock de un conjunto de
repuestos y consumibles debe originarse a partir de una necesidad y con un objetivo
claramente definido. Algunas personas podrn apuntar que los repuestos son necesarios para
mantener la continuidad de la produccin, otras pueden indicar que son necesarios para
evitar en la planta paradas de larga duracin, para regenerar la funcionalidad de los equipos,
para optimizar el coste de la reposicin de materiales consumibles de precio variable o
simplemente para evitar plazos de entrega que en algunas ocasiones pueden llegar a ser
extremadamente largos. No obstante podemos reunir todas estas respuestas apuntando que
el objetivo fundamental de los repuestos de almacn es el de apoyar y dar soporte a las
tareas llevadas a cabo por los departamentos de Mantenimiento y Produccin ya sean stas
programadas o no.

Las tareas de Mantenimiento precisan un conjunto de repuestos que permitan realizarlas

Esta definicin es importante, marcando este objetivo queda claramente definida la poltica
de gestin del repuesto. En una industria como es la papelera cada hora que pasa sin

producir tiene un coste muy elevado, es totalmente inadmisible que puedan provocarse
averas o paradas de larga duracin por la falta de un repuesto y ste, segn queda definido
de forma implcita en el objetivo marcado, debe gestionarse ms como una necesidad de dar
soporte a ciertas tareas que con otras tcnicas de gestin tradicionales y encaminadas hacia
la optimizacin econmica de los inventarios en las que se adquirieren lotes de repuestos
bajo objetivos puramente econmicos, definiendo siempre el nmero de unidades requeridas
segn la demanda que de los mismos sea necesaria en la planta y olvidando el verdadero
origen de la demanda de los repuestos.

La hora de parada de una linea de produccin de papel tiene un coste muy elevado
El concepto funcional de las mquinas diseadas para la fabricacin de papel y cartn no ha
variado mucho con el trascurso del tiempo pero no podemos decir lo mismo con la tecnologa
implementada en las mismas. Hoy en da el grado de sofisticacin y precisin de los equipos
mecnicos as como los elementos de regulacin y control incluidos en las lneas de
produccin de papel es elevado lo cul incrementa el nmero de fallos posibles que pueden
producirse sobre los equipos provocando de esta manera el paro por avera. La prdida de
funcionalidad de los equipos de produccin por la falta de un repuesto es inadmisible y por
ello el incremento del nmero de repuestos incluidos en nuestros almacenes se ha
incrementado proporcionalmente.

El incremento tecnolgico de los activos en la fabricacin de papel es notable

As pues, la dependencia que la produccin tiene de forma directa con el buen
funcionamiento de los equipos y el incremento del nmero de repuestos que stos precisan
ha provocado el aumento del coste del stock de repuestos almacenados, convirtindose as
en una fabulosa inversin de varios millones de euros. Todo equipo o parte de alguna
mquina susceptible de provocar un fallo crtico ser respaldado con su correspondiente
repuesto de almacn, aunque algunos de ellos no sern usados jams. Es totalmente
comprensible que esta importante inversin se convierta en el punto de mira de la direccin
de la empresa fijndose entonces una serie de objetivos cuyo fin sea la reduccin del capital
inmovilizado que representa. Ser entonces cuando aparezcan polticas un tanto
desacertadas que tiendan a la reduccin de los stocks de almacn bajo criterios puramente
econmicos y olvidando el objetivo final del repuesto como medio para dar soporte a las
tareas de Mantenimiento. Es normal as encontrar que todo repuesto no usado en los ltimos
aos se ha retirado del stock o que un elemento se ha dejado de reponer porque no tiene

una demanda peridica regular o importante, provocando a veces el incremento del coste del
repuesto motivado por su compra urgente, por ejemplo.

La produccin industrial depende directamente del buen funcionamiento de equipos y

maquinaria
Cul debe ser entonces la poltica adecuada para la gestin del repuesto?. El sistema que
permita definir nuestros requerimientos de repuestos debe estar determinado a partir de
nuestros requerimientos de mantenimiento. Es necesario analizar especialmente aquellos
repuestos crticos, estratgicos, de baja rotacin o aquellos que presenten un alto coste. Para
llevar a cabo este anlisis podemos aplicar cuatro preguntas bsicas:
1.

2.

Cules son los requerimientos de Mantenimiento sobre el activo

fsico?. Esta pregunta define de forma categrica las necesidades de Mantenimiento en
cuanto al repuesto determinado para un equipo o activo fsico. El conjunto de tareas a
realizar sobre un determinado equipo se convierte en el punto de partida a la hora de fijar la
poltica de repuestos. Ahora bien, es necesario analizar y revisar el conjunto de tareas que
Mantenimiento realiza sobre ese equipo para asegurarse que la estrategia que se sigue es
correcta puesto que tambin es cierto que ninguna poltica de gestin de repuestos va a
mejorar una poltica de mantenimiento mal definida. Por ejemplo, podemos cambiar el
conjunto completo de tuberas flexibles para el accionamiento hidrulico de una mquina
enrolladora cada cierto tiempo (de forma preventiva) con el fin de evitar el paro de la
mquina por rotura de alguna de ellas, podemos partir de esta tarea fijada por
Mantenimiento para determinar un stock en cuanto a mangueras y latiguillos hidrulicos que
el almacn deber entregar de forma peridica pero es correcta esta poltica de
mantenimiento sobre la enrolladora?, en mi opinin NO, es claramente mejorable aplicando
otras estrategias preventivas ms adecuadas que permitan detectar cuando una manguera
hidrulica se encuentra en mal estado y programar el cambio de la misma. Pero si finalmente
la empresa decide aplicar esta estrategia de mantenimiento, el almacn de repuestos no
puede hacer nada por mejorarla y estar gestionando un repuesto para cumplir con una
tarea de mantenimiento que claramente puede mejorarse. Para determinar los niveles de
stock de repuestos de un determinado equipo es necesario entender los distintos modos de
fallo que puede presentar dicho equipo as como las tareas de mantenimiento a llevar a cabo
sobre el mismo.
Qu sucede cuando el repuesto no est disponible o ha dejado de existir en
el almacn?. Tras la determinacin e identificacin del repuesto necesario para cumplir con
los requerimientos de Mantenimiento es necesario preguntarse que ocurrira si el repuesto no
estuviera disponible en el almacn, es decir, debemos valorar econmicamente el hecho de
encontrarnos en un momento determinado con que el repuesto no est disponible, por la
causa que sea, por rotura de stock, por que se haya eliminado, por que se encuentre en mal
estado, etc. De esta forma podremos definir de la mejor manera posible el stock o nmero
de elementos que deben existir en el almacn, siempre en base a un equilibrio entre el coste
del repuesto y el coste que supone el hecho de no tenerlo. Por otro lado, la determinacin

3.

4.

econmica de la no disponibilidad del elemento nos dar una idea del esfuerzo que hay que
hacer para asegurar la existencia y disponibilidad del repuesto en el almacn.
Cul es el objetivo de la poltica de repuestos?. Cabe hacerse igualmente esta
pregunta para determinar el criterio u objetivo en base al cul se tomarn las decisiones
pertinentes en cuanto a la poltica de inventarios. Se trata de fijar los criterios que debemos
seguir a la hora de determinar las polticas de inventarios. Lo habitual y no siempre correcto
es tratar de determinar una serie de criterios comunes a todos los elementos del almacn,
por ejemplo, podemos fijar un nivel de disponibilidad determinado y as ajustar el stock de
almacn para satisfacerlo. Este criterio sencillo puede llevarnos a situaciones complicadas
puesto que no tiene en cuenta las consecuencias o el coste provocado por la no
disponibilidad del repuesto. Para marcar un criterio adecuado que permita determinar las
polticas de repuestos debemos tener muy claro la importancia de cada repuesto y cmo
afecta la no disponibilidad del mismo. Las tcnicas modernas de gestin de repuestos restan
importancia a la rotura de stocks o falta de disponibilidad del repuesto y simplemente se
apoyan sobre las consecuencias provocadas por dicha rotura de stocks para determinar el
correcto objetivo de la poltica de repuestos.
Qu poltica de inventarios me permite cumplir el objetivo de la poltica de
repuestos con coste mnimo?. Una vez que se se ha establecido el objetivo de la poltica
de repuestos para cada uno de los elementos de almacn analizados debemos estar en
disposicin de elegir la mejor poltica de inventarios para cumplir ese objetivo de la forma
mas interesante posible desde el punto de vista econmico. Es en esta etapa del proceso
cuando debemos decidir si es necesario tener el repuesto en nuestros almacenes, el stock
necesario y de seguridad, si es suficiente anticiparnos a su uso y comprarlo con la suficiente
antelacin, si es posible mantenerlo en almacenes externos o de terceros, etc. Todas estas
decisiones engloban la poltica de inventario para un determinado repuesto y nos ayudarn a
cumplir el objetivo fijado en el punto nmero 3.

La gestin de nuestros almacenes debe apoyarse en una poltica de repuestos e inventarios

adecuada
Es claro que implementar esta metodologa es un proceso costoso en cuanto a esfuerzos se
refiere, deben emplearse mtodos de captacin de informacin adecuados y la metodologa a
implementar debe ser totalmente conocida y comprendida por parte de la direccin. El
volumen de anlisis es muy grande y debe ser todo un conjunto de personas las que se
impliquen en dicho proceso. Los departamentos de Mantenimiento, Almacn, Compras,
Finanzas e incluso Seguridad y Medio Ambiente deben colaborar y participar para llevar a
buen puerto estas polticas de repuestos e inventarios. Todo la actividad del grupo debera
estar coordinada por una persona que pertenezca a la empresa y que sepa obtener la
informacin adecuada de aquellas otras personas que la poseen. Como toda actividad
perdurable en el tiempo, esta metodologa admite cambios y posibilidad de optimizacin,
frutos ellos de auditorias internas que se deberan llevar a cabo peridicamente.

Os invito a dejar vuestros comentarios e ideas al respecto. Es un tema que ha evolucionado

mucho hoy en da, agravado por las distintas crisis econmicas, y puesto en boca de
empresas y compaas que tienen la necesidad de optimizar sus activos. Gracias.
Un saludo
mecantech@gmail.com

Fuente
https://areamecanica.wordpress.com/2013/09/15/analisis-y-gestion-derepuestos-en-almacen/