1.

1 INTRODUCCIN AL CURSO
FUNDAMENTOS DE LA ASIGNATURA
Las unidades de informtica son entidades claves para el logro de la
misin y de los objetivos de toda organizacin, por lo cual, la efectiva
administracin de sus funciones y recursos es una responsabilidad vital de todo
directivo informtico.
Tradicionalmente las unidades de informtica han sido dirigidas por
especialistas tcnicos que no han sido preparados para administrar una unidad
organizacional.
Por lo anterior, es indispensable incluir dentro de la formacin del
Licenciado en Informtica de UPIICSA, la enseanza de conceptos, tcnicas,
mtodos y uso de herramientas que lo habiliten para administrar unidades de
informtica en forma efectiva.
[GAO,01]

OBJETIVO DE LA ASIGNATURA
Al termino del curso, el alumno: Estar capacitado en el uso de
conceptos, tcnicas, metodologas y herramientas que le faciliten el
administrar con mayor efectividad los recursos, operaciones, productos y
servicios, de la funcin informtica, con un enfoque que destaca las
interrelaciones de la tecnologa de informacin y los objetivos y estrategias de
la organizacin.
Esta asignatura tiene como colateral Auditoria y Seguridad Informtica y
como consecuente Informtica Empresarial.
[GAO,01]

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1.2. LA INFRAESTRUCTURA CLSICA DE LA FUNCIN

INFORMTICA

El rea de Informtica representa una entidad dentro de la

organizacin, la cual tiene como objetivo satisfacer las necesidades de
informacin de la empresa o Institucin de manera veraz y oportuna.
Su funcin primordial es complementar la labor administrativa
para hacerla ms segura, fluida y as simplificarla. Es responsable de
centralizar, custodiar y procesar la mayora de los datos con los que
opera la empresa o institucin . Prcticamente todas las actividades de
los dems departamentos se basan en la informacin que proporciona el
rea de Informtica, la toma de decisiones depende en gran medida de
la capacidad de respuesta del procesamiento de datos.
Por lo anterior, casi no se escatima la inversin para proveerla del
equipo tcnico, (material y humano) necesario. De hecho en la mayora
de las organizaciones el rea de Informtica absorbe la mayor parte del
presupuesto de operacin.
La importancia que tiene el rea de Informtica dentro de la
organizacin , la coloca en una posicin que influye incluso en gran
parte de las decisiones administrativas y de proyeccin de las empresas.
Como se puede apreciar, el rea de Informtica es uno de los
engranajes vitales dentro de la maquinaria organizacional de la
empresa; permite que muchos otros engranajes se detengan o
funcionen sistemticamente. De hecho la efectividad del rea significa
la culminacin de la sistematizacin de la empresa.
El anlisis y diseo de sistemas de informacin implica un alto
grado de eficiencia administrativa dentro de la organizacin. Se puede
afirmar que la sistematizacin reclama que los mecanismos
administrativos de la organizacin estn claramente establecidos.
Por lo que se vuelve sumamente importante que dentro de sus
funciones el rea de Informtica se encargue de que la organizacin
adquiera la conciencia sobre lo que significa un nivel administrativo
eficiente.

Por lo que antes de iniciar cualquier anlisis y diseo o

implantacin de tecnologa el rea usuaria debe tener sus mecanismos
administrativos claramente establecidos y mejorados.
[SER,01]
UBICACIN TRADICIONAL DEL REA DE INFORMATICA EN LA
ORGANIZACIN

Direccin
general

Unida
d
Usuari
a
Deptos
.

Unida
d
Usuari
a

Deptos
.

Deptos
.

SERVICIO
rea de
Informtic
a
centralizad
a

Unida
d
Usuari
a

Deptos
.

Deptos
.

Deptos
.
[GAO,01]

UBICACIN ACTUAL DEL REA DE INFORMTICA BAJO EL

CONCEPTO DE ADMINISTRACIN DE LA FUNCIN DE
INFORMTICA (AFI), DE LA ORGANIZACIN
Direccin
general de
la empresa

Unidad
Usuari
a

De
pto
s.

De
pto
s.

Unidad
Usuari
a

De
pto
s.

De
pto
s.

rea
administrad
ora de la
funcin
Informtica
de la
organizaci
n
Cent
ro de
com
puto

Unidad
Usuari
a

Dep
tos.

Dep
tos.

La estructura del enfoque cliente-servidor bajo el concepto de red, se

ajusta al esquema

[GAO,01]

Qu es un Plan?
Un plan es un conjunto de actividades propuestas con la finalidad
de alcanzar objetivos o resultados previstos.
Qu es una Unidad Usuaria?
Se define como una entidad, dentro de la organizacin, que
cubre una funcin completa y que acta con autonoma operativa
para lograr sus propios objetivos.
PLAN DE ACCIN PARA LOGRAR LA ADMINISTRACIN DE LA
FUNCIN INFORMTICA

Primer objetivo: Descentralizar el rea de Informtica.

1. Paso 1. Formacin de un comit de poltica informtica
2. Paso 2. Anlisis de la situacin actual (Diagnostico)
3. Paso 3. Anlisis de las ventajas que traer la descentralizacin
del rea de informtica
4. Paso 4. Visualizacin de la organizacin total de la empresa por
medio del enfoque de unidades usuarias
5. Paso 5. Esquematizacin de la funcin informtica a travs de
las distintas unidades usuarias
6. Paso 6. Exposicin ante los directivos de la empresa de los
argumentos ventajosos que implica la descentralizacin de
rea de informtica con el fin de obtener su aprobacin (tabla
comparativa)
7. Paso 7. Inicio de la Administracin de la Funcin Informtica de
la empresa.

Segundo objetivo: Formar un mecanismo para la

administracin global del entorno informtico de la empresa.
1. Paso 1. Contar con la estructura descentralizada del rea

de informtica

2. Paso 2. Constituir el rea administradora de la funcin

informtica de la empresa
3. Paso 3. Adoptar un modelo de aprendizaje por seguimiento
como funcin. (diagrama)
Tercer objetivo: Crear una cultura informtica a nivel de la
empresa.
1. Paso 1. Realizar un anlisis de requerimientos de informacin
dentro de cada unidad usuaria
2. Paso 2. Efectuar una campaa de creacin de conciencia
informtica.
[GAO,01]

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1.3. EL AMBIENTE DE LA TECNOLOGA

IFORMTICA:

TENDENCIAS DE HARDWARE, SOFTWARE, DATOS Y

COMUNICACIONES
Hardware
Los avances en las ciencias de materiales, en la fabricacin y en los
conceptos el cmputo prometen mantener la tendencia histrica de
crecimiento en el poder del hardware. A lo largo de los ltimos 30 aos, los
costos de la computacin han cado en un factor de 10 por cada dcada, y la
capacidad se ha incrementado en un factor de al menos 100 en cada dcada.
Los microprocesadores de hoy pueden poner una macrocomputadora
encima del escritorio, y tambin en un portafolios o aun en el bolsillo de la
camisa, la macrocomputadora tradicional esta siendo suplantada por redes de
poderosas mquinas de escritorio, aun cuando la macrocomputadora nunca
ser eliminada.
Las computadoras de pluma de cuaderno y de palma de mano sern tan
comunes como la calculadora de mano. Las computadoras de un chip podrn
ayudar a manejar autos, armas militares, robots y aparatos domsticos todos
los das. Las computadoras y las tecnologas de informacin asociadas
mezclaran los datos, las imgenes y el sonido, envindolas por rutas de
complejas y vastas redes que las procesarn con igual facilidad. Veremos cmo

es esto posible mediante el uso de la multimedia, los superchips y las

computadoras de quinta generacin.

Software
En lo que respecta al software este se hace cada vez ms interactivo
mediante el uso de dispositivos de sealamiento o apuntadores como el ratn,
la pantalla sensible al tacto, y el block grfico. El software de reconocimiento
de voz convierte la palabra hablada en una forma digital que las computadoras
pueden reconocer.
Una segunda tendencia es la gran facilidad que el software ofrece al
usuario final para el acceso de datos, ya que los programas principales de
administracin cuenta con programas de extraccin que pueden enviar datos a
las redes de usuarios finales.
Una tercera tendencia es la comercializacin del software a usuarios
finales (con un gran peligro por el bombardeo de publicidad que es difcil de
evaluar).
Una cuarta tendencia muy importante en cuanto al software es el
desarrollo de programas integrados que soportan necesidades institucionales
para la comunicacin y control. Avances significativos en la computacin
orientada al usuario final, as como el advenimiento de sistemas sofisticados en
lnea en el comercio por Internet.

Datos
Entre las recientes tendencias en las bases de datos se incluye el
crecimiento de las bases de datos distribuidas y el surgimiento de las bases de
datos orientadas a objetos e hipermedia.

Telecomunicaciones
La tendencia de las telecomunicaciones estar determinada por el gran
impacto que la red de Internet ofrece a los usuarios, ya que cada vez es mayor
el uso de este medio, demandando grandes flujos de informacin y alta
seguridad en la transmisin de datos, por lo que el hardware, software y
canales de telecomunicaciones deber responder a dichas demandas, por otro
lado los anchos de banda a nivel de redes locales debern contemplar la
transmisin de multimedia, en donde la informacin requiere cada vez ms
envos de grandes cantidades de informacin.
[GAO,01]

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1.4. EL AMBIENTE DE LOS NEGOCIOS.

Desde el punto de vista de los negocios y administracin, los sistemas de
informacin son mucho ms que mquinas de Insumo. Procesamiento-Producto
que opera en un vaco. Desde el punto de vista de negocios, un sistema de
informacin es una solucin de organizacin y administracin basada en la
tecnologa de informacin a un reto que surge del medio ambiente. Es
necesario examinar esta definicin de cerca, ya que destaca la naturaleza
organizacional y de administracin proporcionan la solucin institucional ms
importante a los retos y problemas que surgen del medio ambiente de
negocios. Para entender a los sistemas de informacin, para ser letrado en
computacin, un administrador debe conocer en amplitud las tecnologas de la
organizacin, administracin e informacin en los sistemas (ver figura) y su
poder para dar soluciones a los retos de negocios.

[KEN,96]
SISTEMAS DE INFORMACIN COMO SOLUCIONES INSTITUCIONALES

Instituciones

Tecnologa

Sistemas de
Informacin

Administracin

INSTITUCIONES.
Los sistemas de informacin son parte de las instituciones. De hecho, para
algunas empresas como las de investigacin de crdito, sin tales sistemas
no habra negocio. Los elementos claves de una institucin son su personal,
la estructura, los procedimientos de operacin y su cultura.
Las organizaciones formales estn compuestas de diferentes niveles y
especialidades. Sus estructuras reflejan una clara divisin del trabajo. Los
expertos son reclutados y entrenados para realizar diferentes funciones en
las que se incluyen ventas, produccin, contabilidad, finanzas y recursos
humanos. Una institucin coordina el trabajo mediante una jerarqua
estructurada y procedimientos de operacin de acuerdo a normas. La
jerarqua ordena a las personas en una estructura piramidal con niveles
ascendentes de autoridad y responsabilidad. Los niveles superiores de la
jerarqua estn formados por personal directivo, profesional y tcnico
mientras que en los niveles inferiores se tiene al personal operativo.
ADMINISTRACIN.
Los administradores perciben los retos de negocio en el entorno. Ven la
estrategia de la institucin para responder y asignar los recursos humanos y
financieros para alcanzar su estrategia y coordinar el trabajo. En todo
momento deben ejercer un liderazgo responsable. Los sistemas de
informacin de negocios descritos en esta obra reflejan las esperanzas,
sueos y realidades de los administradores
en la vida real. stas
constituyen las responsabilidades convencionales de los administradores.
Pero se entiende menos el hecho de que los administradores deben hacer
ms que administrar lo que ya tienen, deben crear nuevos productos,
servicios y adems, de tiempo en tiempo, deben crear de nuevo a la
institucin. Una parte sustancial de la administracin es el trabajo creativo
impulsado por nuevos conocimientos e informacin. La tecnologa de la
informacin puede jugar un papel poderoso al llevar a cabo la reingeniera
de la institucin.
Es importante advertir que los roles y las decisiones varan a los diferentes
niveles de la organizacin. Los administradores de nivel superior o
directivos son responsables de las decisiones estratgicas a largo plazo
sobre qu productos y servicios producir. Loas administradores de nivel
medio o gerentes llevan a cabo los programas de los directivos. Loas
administradores operativos o superiores son responsables del seguimiento
de las actividades diarias de la institucin. Se espera que todos los niveles
de administracin sean creativos para desarrollar soluciones nuevas para

una amplia gama de problemas. Cada nivel de administracin tiene

diferentes necesidades de informacin y diferentes requerimientos en el
sistema.
TECNOLOGA
La tecnologa de los sistemas de informacin es una de las muchas
herramientas de las que los administradores pueden disponer para
enfrentar al cambio. De mayor importancia hoy da, la tecnologa de
informacin es el pegamento que mantiene unidad a la informacin. Es el
instrumento a travs del cual la administracin controla y crea, y es flecha
en el carcaj del administrador. Los SIBC utilizan la tecnologa de software,
hardware, almacenamiento y telecomunicaciones.
El hardware de computadora es el equipo fsico empleado para las
actividades de alimentacin el procesamiento y la salida en un sistema de
informacin. Consta de la unidad de procesamiento en la computadora,
diversos dispositivos de alimentacin, salida y almacenamiento y los
elementos fsicos que permiten enlazar a dichos elementos.
El software de computadora son las instrucciones detalladas,
previamente programada, que controlan y coordinan los componentes del
hardware de computadora de un sistema de informacin.
La tecnologa de almacenamiento incluye los medios fsicos para el
almacenamiento de la informacin, como los discos magnticos o las cintas,
y el software que rige la organizacin de los datos en estos medios fsicos.
La tecnologa de telecomunicaciones formada por los dispositivos fsicos
y el software enlaza las distintas piezas del hardware y transfiere los datos
de un lugar a otro.
Regresando al sistema Stride Rite fija el sistema de anlisis en la Ventana
sobre Tecnologa, es necesario identificar a los elementos de administracin,
organizacin y tecnologa. El elemento de organizacin fija el sistema de
anlisis de inventarios en la funcin de ventas de Stride Rite. Identifica los
procedimientos necesarios para la toma de decisiones, como el conteo del
nmero de cajas de cada tienda, y proporciona reportes para los gerentes
de las tiendas y para los directivos mismos de Stride Rit. El sistema debe
tambin satisfacer las necesidades de los gerentes y operativos de Stride
Rite.

[KEN,96]

De una muestra de 500 empresas en el ao de 1918 menos del 10%

sobrevivieron 50 aos.
Menos del 4% de todas las dependencias del gobierno federal
sobreviven desde que nacieron.
50% de las nuevas instituciones de la iniciativa privada quedan fuera de
operaciones luego de cinco aos.
Las principales razones para el fracaso de las instituciones son la
incapacidad para adaptarse a entornos rpidamente cambiantes y la falta
de recursos (en particular entre las empresas jvenes) para soportar aun en
periodos cortos de vicisitudes. Las nuevas tecnologas, los nuevos productos
y el cambio en los gustos del sector publico y en sus valores (nuevas
reglamentaciones gubernamentales) provocan tensiones en la cultura, la
poltica y las personas de cualquier institucin.

La IBM y el sector de computacin proporcionan un ejemplo poderoso de

inestabilidad ambiental ocasionado por el vertiginoso cambio tecnolgico y por
la incapacidad de la administracin, para ajustar su cultura interna, sus
polticas, y su estructura organizacional. Desde 1965 a 1980 IBM dominaba en
un tiempo el mercado pero posteriormente perdi el control en:
Tecnologa de microprocesadores ante Intel Corporation.
Tecnologa de software ante Microsoft (y muchos otros proveedores de
software).
Mercado de PCs frente a los fabricantes de clones muy baratos.
(Actualmente IBM ha superado esta situacin, formando alianzas con los
proveedores de diferentes tecnologas de hardware y software.)

[GAO,01]

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1.4.1. EL MERCADO DE LOS NEGOCIOS.

Entre los elementos de Tecnologa de Informacin importantes en las Redes

de Negocios estn las soluciones de Administracin de Recursos Empresariales
- Enterprise Resource Management (ERP) y el E-Business.
Los sistemas ERP son la base para que las empresas puedan salir al
exterior, convirtindose en un elemento esencial y complementario de una
solucin integradora de E-Business.
Una de los grandes proveedores de sistemas ERP como lo es la empresa
J.D. Edwards, para el ao 2001 con el objeto de obtener mayor participacin en
el mercado ha introducido una nueva filosofa de trabajo basada en el llamado
Comercio Colaborativo, ERP II o siguiente nivel del E-Business, el cual consiste
en la sincronizacin de la cadena de suministro a travs del intercambio de
procesos crticos de negocios.
La estrategia que ha seguido J.D. Edwards para lograr aplicar el concepto
es la creacin de un software totalmente flexible antes, durante y despus de
su implementacin. Otro elemento importante lo constituye la interoperabilidad
a travs de herramientas habilitadoras como Extended Process Integrator para
procesos externos (XPI) y Extended Process Enterprise para los internos (XPE),
que permiten la comunicacin con otras plataformas y soluciones de tal forma
de facilitar a los clientes evolucionar sus soluciones. Un ltimo aspecto es la
incorporacin al software, de aplicaciones preintegradas para lo cual ha
establecido socios tecnolgicos como ser Ariba (e-procurement), Siebel (CRM),
Atlas
Commerce
(marketplaces),
MicroStrategy
(administracin
de
conocimiento) y Advanced Planning and Scheduling (APS).
Es importante enfatizar que en este mundo de la economa global,
existen muchos proveedores de tecnologas, por lo que los mismos deben
preocuparse cada vez ms por ofrecer al cliente una natural comunicacin con
soluciones de la competencia, es decir brindar software de tecnologa "abierta",
de tal forma de contar con la capacidad de integrar fcilmente las diversas
soluciones que los clientes puedan tener.
Los APS son una herramienta valiosa que contribuye mucho en la
sincronizacin de la cadena de suministro, y por consiguiente facilitar la
planeacin de compras y ventas en el momento y lugar correcto, y adems con
inventarios adecuados. La cadena de suministro constituye un siguiente nivel
del ERP, ya que realiza anlisis ms profundos de la informacin y toma
mejores decisiones.
Otro punto importante a considerar por las empresas es que deben
buscar soluciones que faciliten una integracin total de aplicaciones front-office
y back-office que les permitan reaccionar rpida y permanentemente a las
necesidades cada vez ms cambiantes de los clientes y as poder tomar las
mejores decisiones y ser mucho ms competitivas.
Sobre este respecto la empresa Epicor con su producto "e by Epicor"
ofrece una solucin que ayuda principalmente a empresas de tamao mediano
y pequeo a extender sus procesos empresariales en su cadena de valor, a

travs de la integracin mejorada de funciones de front office y back office,

ofreciendo una completa vista de los clientes a travs de avanzados recursos
de Inteligencia de
Negocios (eIntelligence).
En lo que corresponde a soporte del nivel estratgico las empresas
principalmente de tamao medio deben buscar soluciones que ofrezcan
capacidades de Data Warehousing y Data Mining de tal forma de poder
implementar Sistemas de Soporte a la Decisin (DSS) o Inteligencia de negocio
que permitan a los altos ejecutivos tomar las mejores decisiones. Capacidades
importantes son las de anlisis de sensibilidad "what if" y "goal seek" para la
realizacin de pronsticos, capacidades de "drill down" o profundizacin para
anlisis a distintos niveles de la informacin.

El Futuro del e-business

Primero y como estructura base y herramienta fundamental para el EBusiness es importante conocer que suceder con el Internet. Las tendencias
para dicha red mundial son a que no sea vista como simple tecnologa Internet,
sino como un Modelo de Negocio a travs del cual se
puedan implementar soluciones eCRM, eSCM, eProcurement, otras.
Continuando con el anlisis, los analistas opinan positivamente referente
a un futuro que consideran prometedor para el Comercio Electrnico,
Administracin de la Relacin con los Clientes - Customer Relationship
Management (CRM), Application Service Providers (ASP), Tecnologas
Inalmbricas, Seguridad y Privacidad.

Comercio electrnico
A pesar de la crisis de iniciativas de Comercio Electrnico, el futuro del
mismo depende de como las organizaciones se anticipen a los cambios que
esta tecnologa puede producir, como ser la transformacin de la estructura
social y el propio modo de operar de las empresas.
En este sentido iniciativas Business to Business (B2B) dejarn de ser
comunidades de suministradores bastante limitadas, para convertirse en
mercados digitales abiertos. Otratendencia es el establecimiento de vas de
conexin entre ambientes B2B y Business to Consumer (B2C).
Administracin de la relacin con los clientes (CRM)
El futuro de herramientas de administracin de la relacin con los
clientes (CRM) definitivamente es prometedor, dado que uno de los elementos
claves de xito para las empresas es precisamente enfocar sus recursos a
atender al cliente, pero no solamente eso, ms bien convertir a los clientes

como socios de negocio, administrando sus perfiles de tal manera de buscar su

lealtad y por consiguiente contar con las competencias clave para sobrevivir
ante la competencia. El cliente ahora tiene mayor conocimiento de la
tecnologa y mltiples canales de compra que le permiten decidir qu y cmo
quiere las cosas, dndole cada vez ms importancia al valor agregado que se
le de como parte de la atencin personalizada.
En muchos casos lo que existe es una comunicacin directa entre la
empresa y el cliente, sin embargo tambin cabe la posibilidad de la
participacin de un intermediario entre ambos, que acta como contacto en el
proceso de comercializacin. En estos caso se aplica un concepto reciente que
los expertos llaman Partner Relationship Management (PRM).
El PRM permite administrar el contacto con los clientes de forma
automatizada a travs de los propios canales. Tanto el Cliente como el
Proveedor se sienten cerca uno del otro, pero concientes de que el distribuidor
esta presente como el eslabn intermedio. El PRM es administrado por el
proveedor o fabricante lo que facilita la obtencin de datos sobre el canal y sus
clientes. La cara de un sitio Internet que se halle bajo este esquema parecer
al usuario como si fuera parte del canal, lo que puede servir a los
intermediarios pequeos o con pocos recursos, como alternativa ideal para
integrarse a la nueva economa. (Enrquez G., E., Febrero 5, 2001).
Otras ventajas que ofrece un PRM es el poder realizar anlisis sobre el
comportamiento del canal, niveles de ventas, relacin distribuidor - clientes,
demandas de los clientes entre otros.
El PRM tiene bastante futuro ya que se ha pronosticado que de las
ventas del 2001 al 2006, entre un 30% y 35% sern generadas por el canal de
distribucin. Se espera entonces un crecimiento estimado en el ao 2001 de un
30% a 40% en comparacin con el ao 2000, ubicndose casi a la par del CRM.
Para el ao 2003 se espera un crecimiento de un 200%.
Lo anterior debe ser tomado en cuenta por las empresas que cuentan
con un ambiente proveedor - intermediario - cliente, de tal forma de apoyar al
intermediario con herramientas del tipo PRM.
Por qu Integracin e Infraestructura?
La integracin permite conocer de manera exhaustiva a la cadena de
valor que incluye desde el cliente, distribuidor y proveedor.
La infraestructura es las base que permite satisfacer las demandas de
capacidad y velocidad requeridas. Esta infraestructura debe ser abierta y no
propietaria ya que el e-business demanda infraestructura compatible entre s,
robusta, escalable, veloz, que permita ofrecer un servicio rpido y de calidad.
Seguridad

Por otro lado el aspecto Seguridad siempre ser un elemento importante

que permite garantizar la confidencialidad de la informacin, su transportacin
integra, acceso controlado. La misma debe ir mejorando cada vez ms,
considerando que se incrementar la fabricacin y utilizacin de dispositivos
mviles con accesos inalmbricos.
Debe tenerse muy en cuenta los dos estndares existentes, diseados
para el comercio electrnico:
SSL (Secure Socket Layer) encargado de no permitir la
descodificacin del documento por terceros, para lo cual usa Claves
aleatorias, con un certificado y una firma digital.
SET (Secure Electronic Transaction). Estndar de pago seguro
basado en tcnicas de encripcin avanzada, cuya finalidad es elaborar
transacciones en Internet. Utiliza llaves pblicas y privadas las cuales, a
su vez, estn protegidas por SSL, que en conjunto encriptan las
transacciones para mantenerlas a salvo.
Por otro lado la revolucin del E-Business esta siendo guiada por
estndares abiertos como ser Transmission Control Protocol/Internet Protocol
(TCP/IP), HyperText Transfer Protocol (HTTP), HyperText Markup Language
(HTML) que habilitan la comunicacin va Internet y el World Wide Web. La
programacin en Java ha permitido portabilidad de aplicaciones y reutilizacin
de componentes. Y ahora XML como estndar de datos para compartir e
intercambiar datos a travs de mltiples sistemas conectados por Internet.

[FOR,01]

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1.5. LA MISIN DE LA UNIDAD INFORMTICA.

Visin de la Unidad Informtica.

Es la unidad que planifica, coordina, y desarrolla Sistemas de
Informacin Gerenciales para la toma de decisiones y de apoyo informtico
administrativo al ms alto nivel de la Vicerrectoria Administrativa. Cuenta con
una infraestructura fsica ptima de espacio, recurso humano y equipo
poderoso y moderno debidamente conectado; adems del software de la ms
alta tecnologa para la expansin de servicios de informacin, como para el

desarrollo de aplicaciones a nivel gerencial y de apoyo logstico para la

Vicerrectoria Administrativa.

Misin de la Unidad Informtica.

Ser la unidad coordinadora de la poltica informtica de la Vicerrectoria
Administrativa, proveer apoyo informtico para la toma de decisiones
gerenciales del ms alto nivel de la Vicerrectoria, proveer un servicio de correo
electrnico interno y una INTRANET administrativa que mejore la comunicacin
interdepartamental en la Vicerrectoria y que brinde informacin general sobre
la Vicerrectoria Administrativa respectivamente, a todos los estamentos de la
Universidad Tecnolgica.

Metas de la Unidad Informtica.

La documentacin de los flujos de Informacin, formas de trabajo,
procedimientos y relacin entre los diferentes departamentos. Se espera
alcanzar la documentacin de la Dir. Presupuesto, Dpto. de Compras y lo
correspondiente a Ingresos en Finanzas.
La mejora continua de las formas de trabajo acordes con los cambios y
el dinamismo de la organizacin y evolucin de la tecnologa.
Sistema Automatizado de Control Previo y Control de Ingresos, Sistema
Automatizado Pago de Servicios de Telfonos, Sistema Automatizado de
Emisin de Contratos Docentes.
Red administrativa conectada a un servidor.
Desarrollo del WEB Administrativo.

Estrategias de la Unidad de Sistemas de Informacin

a.
Una documentacin actualizada de las formas de trabajo y los
procedimientos manuales y automatizados integralmente mejorada.
b.
Sistemas Automatizado de Control Previo del Presupuesto, de
Ingresos y de Pagos de Servicio de Telefona.
c.

WEB Administrativo.

Algunas de las Funciones de la Unidad de Sistemas de Informacin

Formular el
Administrativa.

Plan

Maestro

de

Informtica

de

la

Vicerrectoria

Formular y evaluar polticas, directrices, estrategias en el campo de la

informtica atendiendo lineamientos y requerimientos
a nivel
institucional.
Dar seguimiento a la implantacin de nuevos sistemas, equipos y
tecnologa informtica a fin de determinar la adecuacin tcnica a los
requerimientos del usuario y al plan de informtica de la Vicerrectoria
Administrativa.
Realizar y garantiza mantenimiento a los sistemas e infraestructura
operacional existente.
Asesorar a las dependencias administrativas de la Vicerrectoria
Administrativa en la seleccin de nuevos recursos informticos.
Asesorar a las diferentes dependencias administrativas de la
Vicerrectoria Administrativa en la seleccin de nuevos recursos
informticos.
Revisar y consolidar el Plan Anual de actividades y el Anteproyecto de
Presupuesto de toda la Vicerrectoria Administrativa.
[VIC,01]

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1.6. UN MODELO FUNCIONAL DE LA UNIDAD DE INFORMTICA.

QUE ES UN SISTEMA DE INFORMACIN ?
Un sistema de informacin puede definirse tcnicamente como un
conjunto de componentes interrelacionados que permite capturar, procesar,
almacenar y distribuir la informacin para apoyar a la toma de decisiones, la
coordinacin y el control en una institucin, as como tambin pueden ayudar

a los administradores y al personal analizar problemas, visualizar cuestiones

complejas y crear nuevos productos.
Los sistemas de informacin pueden contener datos acerca de personas,
lugares y cosas importantes dentro de la institucin y el entorno que la rodea,
como a continuacin se muestra:

SISTEMA DE INFORMACIN

MEDIO
AMBIENTE

Clientes

ENTIDAD
ES
REGLAM
ENTADORA
S

INSTITUCI
NSISTEMA DE

Almacenamiento o
insumo

Proveedores

INFORMACIN

Procesami
Salida o
ento
product
Clasificar
o
Ordenar
Calcular
Retroalimentacin

Competidor

Accionistas
Tres actividades
de un sistema de informacin
producen la
es
informacin que la institucin requiere para la toma de decisiones, para
el control de las operaciones, el anlisis de los problemas y la creacin
de nuevos productos y servicios. Estas actividades son el insumo,
procesamiento y producto. La alimentacin o insumo captura o
recolecta datos dentro de la organizacin o del entorno que la rodea. El
procesamiento transforma estos datos primos a algo que tenga ms
sentido. El producto o salida transfiere la informacin procesada a las
personas o actividades donde deba ser empleado. Los sistemas de
informacin tambin requieren de donde deba ser empleado. Los
sistemas de informacin tambin requieren de retroalimentacin que
es el producto regresado a personas indicadas dentro de la institucin
para ayudarles a evaluar o a corregir la etapa de alimentacin.
Direccin
[GAO,01]

MODELO FUNCIONAL DE LA UNIDAD DE INFORMTICA

Desarrollo
de
Sistemas

Consultora
tcnica a
usuarios

Servicios
de
Computo

Desarrollo
Tcnico e
investigacin

[SER,01]

MODELO DE APRENDIZAJE POR SEGUIMIENTO COMO FUNCIN

*
Surge el
error

Se rompe
la
estabilidad

Se acumula experiencia
Exista
un
procedi
miento
des
control
i
?
Se
apl
ic
? Si

N
o

N
o

Se
Se
analizan
corrige
las
el error
causas
del errorSe acumula experiencia
Se investigan
las razones y
se toman
medidas

Se aplica el
procedimie
nto
establecido

Nuevamente se analizan
las causas del error
Se acumula
experiencia

Se verifica el
procedimiento y se
corrige su deficiencia
Se corrige el error
Se capacita en la operacin del procedimiento y se
deja establecido

Situacin estable se aprendi a

controlar el error

Se
formaliza
el
procedimi
ento de
control
Se
corrige
el error

ASPECTOS IMPORTANTES PARA CREAR UNA CULTURA

INFORMTICA.
Disear mdulos de capacitacin de informtica en funcin de las
distintas responsabilidades de la organizacin con reconocimiento de
diplomado, lo cual redituar en muchos beneficios para la empresa y sus
integrantes.
Implantar un mecanismo de seguimiento para garantizar y evaluar la
aplicacin practica del conocimiento de informtica adquirido.
Establecer un plan maestro global de capacitacin sobre sistemas de
informacin.
Coordinar la capacitacin en funcin del plan maestro.
Evaluar el avance hacia los objetivos del plan maestro mediante una
estrategia de seguimiento.
Ser imprescindible que a las personas, desde los niveles de menor
jerarqua hasta los de nivel directivo se les ensee a pensar en trminos de
sistemas.
CUADRO COMPARATIVO DE LAS VENTAJAS QUE REPRESENTA EL REA DE
INFORMTICA DESCENTRALIZADA CON RESPECTO A LA CENTRALIZADA.
REA DE INFORMTICA
DESCENTRALIZADA
VENTAJAS
Racionalizacin del uso de los
recursos de computo
Anlisis detallado del costobeneficio de las
Inversiones en los proyectos de
informtica.
Satisfaccin de las verdaderas
necesidades de informacin de
las unidades usuarias.

REA DE INFORMTICA
CENTRALIZADA
DESVENTAJAS
Despilfarro computacional.
No existen.

Muchos sistemas improvisados

que no
cubren
plenamente
las
necesidades de los usuarios.

Efectivo direccionamiento de la
reingeniera de los sistemas de
informacin
Posibilidades reales y costeables
para restablecer una cultura
informtica en el mbito de la
empresa.
Capacidad
informtica para
adaptarse rpidamente a los
cambios y objetivos de la
empresa
Verdadero apoyo informtico al
plan de crecimiento futuro.

Confusin y descontrol.
Pocas posibilidades, demasiado
esfuerzos y dinero
.
Imposibilidad
adaptacin.

absoluta

de

Insuficiencia de apoyo para el

plan de modernizacin de la
empresa.
Verdadero
enfoque
de
la Tendencia al rezago como una
informtica como una arma estrategia de competencia para
estratgica de competencia de la la empresa.
empresa.

[GAO,01]

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BIBLIOGRAFA
C. Laudon Kenneth y P. Laudon Jane.
Administracin de los Sistemas de Informacin:
Organizacin y Tecnologa
Editorial: Prentice Hall Hispanoamericana Americana S.A.
Ao: 1996.
PP: 11-13
Apuntes de la Profesora Servin P. Edna Martha.
Materia: Administracin Informtica.
Ao: 2001.

Apuntes del Profesor Gaona Prez Fernando.

Materia: Administracin Informtica.

Ao: 2001.

SITIOS.

http://www.viceintra.utp.ac.pa/usi.htm
http://www.fortunecity.es/sopa/botones/132/index10.html

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2.1. NUEVAS RESPONSABILIDADES DEL DIRECTIVO INFORMTICO.

Conceptos:
Rol es el papel, carcter, o represen
Liderazgo : Gua o conduccin aceptada por un grupo de personas
para encaminar sus acciones a un determinado objetivo .
Direccin: Comprende la influencia interpersonal del administrador a
travs de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la
organizacin mediante la supervisin, la comunicacin .

Porque nuevas responsabilidades?

-

Las disposiciones gubernamentales

La competencia Empresarial
El cliente, el ciudadano
Las tendencias de los mercados
La Industria Tecnolgica
La visin empresarial

Las nuevas responsabilidades:

El directivo informtico actualmente tiene un rango de influencia que ha
rebasado los lmites de la planeacin tecnolgica.
Actualmente existe un fuerte combinacin entre habilidades tecnolgicas
y ejecutivas; si dejar a un lado su responsabilidad principal el buen
desempeo de la infraestructura informtica- el directivo contemporneo
colabora en la planeacin estratgica, sugiere posibles objetivos
comerciales y en general su nivel de participacin va en aumento.
Sus actividades se incluyen en las plataformas de planeacin gerencial
Cuenta con un fuerte poder de intervencin en la toma decisiones
estratgicas de la empresa.

Sus responsabilidades:
Lograr que sus servicios de telecomunicaciones sean de alta
disponibilidad
Presentar proyectos que aumenten la productividad y
competitividad de la compaa.
Automatizar los procesos administrativos
Sugerir estrategias productivas y de mercado
Ser agente de cambio y fomentar la reingeniera de
procesos.
Adquisicin de tecnologa
Evitar el despilfarro tecnolgico
Ser agente de cambio fomentar la reingeniera y una
filosofa de mejoramiento continuo
Sobre Adquisicin de tecnologa podemos comentar que se
asumen 2 posiciones:
1. En la primera se define una filosofa de adquisiciones, de
acuerdo a sus necesidades se busca
-

Fomentar un cambio significativo en la productividad de

la empresa
Beneficiar los objetivos comerciales de la empresa
Conseguir aplicaciones rpidas de implantar y confiables
Terminar en el menor tiempo posible

2. La segunda posicin es adquirir tecnologa que en ese momento

se adecue a las necesidades que en ese momento tiene la
empresa

Cambio de nuevas versiones de HW y SW con el nico

motivo de renovar equipo por necesidades comerciales,
continuar con el soporte tcnico por ejemplo
Nuevas aplicaciones
Obsolescencia del HW o SW.

En el Organigrama de las empresas las reas de informtica o

tecnologa de la informacin han ido aumentando de jerarqua,
mientras hace unas dcadas estas reas se ubicaban como
departamentos de apoyo para las gerencias de finanzas y
contabilidad ; ahora llegan en ocasiones a estar al mismo nivel que
las gerencias de estas reas o inclusive a niveles jerrquicos
superiores.
[100,01]
Liderazgo Del Directivo Informtico
Un jefe deber ser una persona con conocimientos de informtica
suficientes para que estos le permitan
evaluar la magnitud y
complejidad de un proyecto, antes de adquirir un compromiso ante
superiores o usuarios.

Deber
tener
capacidad
tcnica
para
desglosar
en
macroactividades el esquema de un proyecto y en base a esto
deber tomar una posicin sincera para determinar si cuenta con
los recursos para el desarrollo de dicho proyecto.
Un jefe deber ser capaz de detectar desde el punto de vista
tcnico que las fechas programadas por sus subordinados no estn
demasiado holgadas y de esta manera el personal tcnico
asignado no sea el idneo; por su falta de experiencia.
Es funcin del jefe establecer controles de avance y seguimiento
de proyectos, ya que esto le ayudar a visualizar las desviaciones
imprevistas que pudieran surgir, y as establecer correctivos
oportunos.
Los doce principios del liderazgo.

1. El Principio de la VISIN.
2. El Principio de las METAS.
3. El Principio del AMAR.
4. El Principio del RECONOCER NUESTRAS LIMITACIONES.
5. El Principio del CONTROL.
6. El Principio de la COMUNICACIN.
7. El Principio de la INVERSIN
8. El Principio de la OPORTUNIDAD.
9. El Principio de la ENERGIA.
10.El Principio de la PERSEVERANCIA.
11.El Principio de la AUTORIDAD.
12.El Principio del CONOCIMIENTO.

RETOS DE ADMINISTRACIN
Las dificultades de administrar el cambio
Encuadrando la tecnologa en la institucin (o viceversa)
Comprensin de las limitaciones de la tecnologa de informacin
El reto estratgico de los negocios: cmo pueden los negocios emplear
tecnologa de la informacin para disear instituciones que sean
competitivas y eficaces?
El reto de la globalizacin: Como pueden entender las empresas los
requerimientos de negocios y de sistemas dentro de un entorno
econmico global?
El reto de la arquitectura de informacin Como pueden las instituciones
desarrollar una arquitectura de informacin que de soporte a sus metas
organizacionales?
El reto de la inversin en los sistemas de informacin: Como pueden las
instituciones determinar el valor de negocios de sus sistemas de
informacin

El reto de la responsabilidad y el control: Como pueden las instituciones

disear sistemas que las personas puedan entender y controlar? Como
pueden asegurarse las instituciones de que sus sistemas de informacin
sean usados de una manera tica y responsable?
SOLUCIN A LA PROBLEMTICA MAS COMN QUE SE PRESENTA EN LAS
REAS DE INFORMTICA
1. Seminarios tcnicos para sensibilizar a los directivos de una empresa del
potencial real de los recursos de humanos y de equipo con que cuenta la
empresa.
2. Informar constantemente a los directivos de la empresa de los avances
de los proyectos y los recursos asignados, con el fin de que consideren
los compromisos adquiridos.
3. En caso de que las solicitudes de trabajo sobrepasen la capacidad de los
recursos del rea de informtica, y que por su importancia se requiera
variar las prioridades de los trabajos ya asignados es vital que esto sea
en forma excepcional, ya que si esto ocurre con frecuencia solo se
lograr dejar trabajos a medias.
4. Para el caso anterior una opcin prudente es solicitar apoyo de asesores
externos, preparados para cubrir las caractersticas de un proyecto
urgente con las siguientes ventajas:
Garanta de los productos sern pagados a la entrega de
resultados.
Los tcnicos de la instalacin no se vern afectados.
No se requiere contratar mas personal, ya que a la larga esto
resulta mas caro para la institucin.

[GAO,01]

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2.3. CREANDO UNA VISIN DE LA FUNCIN

INFORMTICA.
Empezaremos definiendo que es la visin:
Una visin es una imagen muy clara de lo que el dirigente espera
que haga o sea su grupo dentro de los objetivos de una empresa.
La visin del dirigente es diferente de la del cientfico que trabaja a
solas. El xito solitario del cientfico beneficia a otros, pero no requiere
de la participacin directa de otras personas. Sin embargo el dirigente
trabaja por medio de otras personas.
No basta con tener una visin, es preciso que exista una entrega y
el deseo de poner por obra esa visin, esto es lo que se llama una
misin. Al mismo tiempo es necesario que se sigan unos pasos
determinados para hacer posible la realizacin de la misin. Esos pasos
se llaman metas. Las metas disean el programa para llevar a cabo la
misin y de ese modo es posible cumplir con la visin. Un dirigente
tendr una visin y una misin, pero muchas metas.

Ejemplo:
En 1960 el presidente John F. Kennedy lanzo un desafo al pueblo
americano por medio de un sueo de poder colocar a un
americano en la luna por el ao de 1970. Eso fue una visin, y de
esto naci una misin, el programa de la misin Apolo, que se dio
a la tarea de realizar la elaboracin de unas metas muy complejas
que consistan de miles de metas individuales.
Para finalizar podemos decir, que la visin de la funcin Informtica es:
Automatizar los procesos administrativos y productivos
de la empresa o institucin tomando como base a sus
objetivos estratgicos, aplicando las mejores practicas
administrativas de la funcin informtica y las tecnologas
que ms se adapten a estas necesidades de la empresa; as
como fomentar la cultura informtica en la institucin.
[GAO,01]

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