Comisin Mixta Permanente de Capacitacin y Adiestramiento

7. IMPRESIN DE DATOS
Objetivo especfico:
Al finalizar el capitulo, el participante conocer los comandos necesarios para configurar
las pginas de una hoja de clculo y realizar una impresin adecuada.

7.1.

Configurar pgina

Antes de mandar a imprimir los datos de una hoja de clculo, es necesario configurar las
opciones de diseo de pgina con la finalidad de mejorar la presentacin de la
informacin impresa.
Para trabajar con las opciones de configuracin de pgina, d clic en la Ficha Diseo de
pgina y dentro del grupo Configurar pgina, modifique las opciones de tamao,
orientacin, mrgenes, etc., de la hoja seleccionada.
A continuacin se detallan los comandos contenidos en este grupo:
Permite elegir un tamao de margen predefinido, de tres opciones disponibles:
Normal, Ancho y Estrecho.
Permite cambiar la orientacin de la pgina a Horizontal o Vertical.

Permite elegir un tamao de papel para la hoja seleccionada (Carta/Letter,

Oficio/Legal, Ejecutivo, A4, etc.)
Permite establecer un rea de la hoja para imprimirla. Para esta accin primero
seleccione el rango de celdas que desea especificar como rea de impresin y elija
la opcin:
Inserta un salto de pgina a partir de la celda seleccionada. El salto de pgina se
inserta en la parte superior e izquierda de la celda seleccionada:

Abre un cuadro de dilogo para establecer una imagen como fondo para la hoja de
clculo seleccionada.
Abre el cuadro de dilogo Configurar pgina para establecer una fila o columna
como ttulo para cada pgina impresa.

Si desea personalizar cada una de las opciones vistas anteriormente, puede dar clic en el
selector de cuadro de dilogo Configurar pgina:

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Ahora, se explicarn las opciones que se pueden modificar en el cuadro de dilogo
Configurar pgina:
FICHA PGINA
Orientacin: Cambiar la orientacin de la hoja a
vertical u horizontal.
Escala: Aumenta o disminuye el porcentaje de los
datos impresos. Con una reduccin lograr que
mayor nmero de datos se impriman en una hoja.
Ajustar a: Ajusta los datos para que quepan en el
nmero de pginas que se especifique.
Tamao del papel: Cambia el tamao de la
pgina a carta, oficio, A4, etc.
Calidad de impresin: Cambia la resolucin de
impresin (nmero de puntos por pulgada).
Primer nmero de pgina: Se encuentra de
forma predeterminada en Automtico e inicia con
el nmero uno, si desea iniciar en un nmero
diferente puede escribirlo en la casilla.
FICHA MRGENES
Permite escribir el tamao de los mrgenes
Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho, del
Encabezado y Pie de pgina.
El rea Centrar en la pgina, centra en forma
Horizontal y/o Verticalmente los datos de la hoja
de clculo dentro de la pgina.

FICHA ENCABEZADO Y PIE DE PGINA

Permite insertar y personalizar el encabezado y/o
o pie de pgina.
D clic en el botn Personalizar encabezado o
Personalizar pie de pgina, segn sea el caso, y
se abrir un cuadro de dilogo donde podr
agregar elementos en cualquiera de las tres reas
disponibles: izquierda, centrado o derecha.

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Los iconos que permiten agregar elementos al Encabezado o Pie de pgina son los
siguientes:
Configurar tipo, tamao y estilo de
fuente del texto seleccionado.

Insertar el nmero actual de la pgina.

Insertar el nmero total de pginas.

Insertar la fecha actual del sistema.

Insertar la hora actual del sistema.

Insertar la ubicacin de carpetas del

archivo.

Insertar el nombre del archivo.

Insertar el nombre de la hoja.

Insertar una imagen.

Dar formato a la imagen insertada.

Para insertar cualquiera de estos elementos, site el cursor en el rea deseada dentro
del cuadro de edicin y elija el botn apropiado.
Este es un ejemplo de configuracin de pie de pgina:

FICHA HOJA
rea de impresin: Seleccione o escriba el rango
de la hoja de clculo que desea establecer como
rea de impresin.
Imprimir ttulos: Elija Repetir filas en extremo
superior o Repetir columnas a la izquierda,
seleccionando la fila o columna que se usar
como ttulo para cada pgina impresa. O
introduzca una referencia de celda.

En el rea Imprimir puede activar o desactivar las siguientes opciones:

Lneas de divisin: Imprime las lneas de divisin de las celdas.
Blanco y negro: Imprime los objetos de dibujo en blanco y negro. Si usa una
impresora en color pero desea una impresin blanco y negro active esta opcin.
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Calidad de borrador. Imprime menos grficos y suprime la impresin de las lneas

de divisin de las celdas.
Ttulos de filas y columnas. Imprime los nmeros de las filas y las letras de las
columnas.
Comentarios. Imprime todos los comentarios de celdas de la hoja en el lugar
donde aparecen o al final de la misma.

7.2.

rea de impresin

El grupo rea de impresin permite ajustar de forma automtica el rea de los datos de
una hoja de clculo que se desean imprimir.
A continuacin se detallan los comandos contenidos en el grupo Ajustar rea de
impresin, que se encuentra dentro de la Ficha Diseo de pgina:
Permite ajustar el ancho del rea de impresin a un nmero
determinado de hojas, reduciendo el resultado de impresin en
anchura.
Permite ajustar el alto del rea de impresin a un nmero
determinado de hojas, reduciendo el resultado de impresin en
altura.
Aumenta o disminuye en porcentaje del tamao real, creando una
escala de los datos.

Para cualquier opcin que elija, aparecer una lnea punteada que le servir de gua
para visualizar los lmites de impresin de la hoja.
Puede establecer un rea de impresin fija para imprimir de forma ms rpida el rango
de datos seleccionado, utilizando el comando visto anteriormente:
Para utilizar esta opcin, deber seleccionar primero el rango de celdas que
desea establecer como rea de impresin y posteriormente dar clic en el
comando y elegir la opcin Establecer rea de impresin.
Cuando realiza esta accin alrededor del rango de celdas aparecer una recuadro
punteado, ste recuadro es el rea de impresin, que indica la parte de la hoja que se
imprimir.
Una vez establecida el rea de impresin, se quedar fija hasta que se cambie o elimine.
Para cambiar o eliminar el rea de impresin establecida, realice el mismo
procedimiento que utiliz, pero ahora seleccione la opcin:

7.3.

Imprimir

Para realizar la impresin de sus datos, realice lo siguiente:

1. D clic en la Ficha Archivo.
2. Seleccione la opcin Imprimir.
3. Elija el nmero de juegos:

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4. Elija la impresora que utilizar para la impresin:

5. En el rea de Configuracin, especifique si desea imprimir las Hojas activas,

Todo el libro o la Seleccin:

6. Si lo considera necesario, escriba el intervalo de pginas a imprimirse:

7. Cuando imprima copias, puede elegir si desea que stas se intercalen o no:

Si anteriormente no se configuraron las opciones de orientacin, tamao de pgina,

mrgenes y escala, puede especificarlas o cambiarlas con las opciones que aparecen al
final:

Observe que en el lado derecho aparece una vista previa de los datos a imprimirse,
puede desplazarse por las hojas con los botones que aparecen en la parte inferior:

Nmero de
pgina actual

Total de
pginas
agina actual

8. Una vez que ha elegido las opciones que considera necesarias, d clic en el
comando: